Что такое методическая упаковка тренинга? Это словосочетание все чаще встречается в описании вакансий, моделях тренерских компетенций, должностных инструкциях. Но все же, что именно вкладывается в этот профессионализм, пока что не каждому понятно. О чем конкретно идет речь? Из чего состоит эта методическая упаковка? И нужна ли она каждому обучающему решению? Читайте статью!
Для кого упаковываем?
Методическая упаковка применима к любому обучающему решению от классического тренинга до сложной модульной программы, длящейся месяцы. Она переводит программу с уровня «придумал и провожу сам» на уровень законченного продукта, который можно тиражировать — передавать другим тренерам, сертифицировать на право ведения, оценивать единообразие проведения. Методическая упаковка программы включает в себя все необходимые документы и материалы для организации, проведения и последующего сопровождения участников обучения.
Кому нужна такая упаковка? Мы уверены, что она необходима каждой из участвующих в обучении сторон.
Заказчику
Заказчик хочет знать, каковы цели обучения, как оно будет проходить, сколько будет групп, какова продолжительность и, главное, результаты. Ему необходимо понимать не то, какие рабочие тетради вы хотите сделать, а какие бизнес-задачи будут решены благодаря обучению. Ключевыми документами для Заказчика будут Бриф и Архитектура программы обучения.
Тренеру
При чем любому тренеру. И тому, кто разработал и проводит программу, и тому, кто собирается ее перенять у методолога. Тренеру необходимы материалы, которые позволят разобраться в нюансах и тонкостях процесса обучения, а также материалы, с помощью которых он и будет ее проводить. Ключевыми документами для тренера, осваивающего программу, являются Бриф, Карта и Описание тренинга.
Участникам
И участникам методическая упаковка тоже важна. Им нужны материалы, которые помогут продвигаться в содержании в ходе программы и материалы, которые помогут перенести результаты обучения в рабочую практику. Ключевыми документами для участников будут Рабочая тетрадь, материалы для рабочего места.
Как видите, интересы всех игроков объединяются. Методически упакованный тренинг — это объем всех материалов и документов, которые описывают программу, учитывая интересы заказчика, тренера и участников.
Что упаковываем?
Теперь, когда мы выяснили пользу от методической упаковки, давайте разберем подход, который используют при создании программ эксперты Института Тренинга. Мы сосредоточимся на документах, из которых на наш взгляд должен быть составлен тренинг как продукт, который можно использовать и передавать.
Мы выделяем 16 разновидностей материалов, входящих в методическую упаковку. В этой статье мы остановимся на тех, которые являются наиболее распространенными — без них сложно представить программу обучения.
Бриф тренинга
Бриф — это паспорт программы. Всего один лист формата А4, на котором расписаны ее цели. То есть то, каких результатов мы сможем добиться этим тренингом. Здесь же можно найти информацию о продолжительности, количестве обучающихся, целях применения и обучения. Бриф — обязательный документ. Мы призываем никогда не отказываться от него. И не важно,проводите ли вы программу сами или разрабатываете, чтобы передать другому тренеру. Чтобы поставить цели бриф просто необходим.
Описание программы для руководителей и участников
С одной стороны, как и бриф, это — одностраничное описание программы. Его мы отправляем руководителям, когда впервые рассказываем о программе. По сути своей, это — клиентоориентированное описание. Если в брифе мы используем профессиональный методологический язык, то в описании хотим вызвать любопытство и интерес к программе. Люди должны читать его и понимать, зачем им это нужно, узнавать себя, свои проблемы, которые обучение позволит решить. Язык описания программы — это язык выгоды ее участников.
Архитектура программы (дизайн, концепция)
Архитектура программы — также короткий документ. Он должен наглядно и легко демонстрировать все устройство программы обучения. Мы рекомендуем делать архитектуру в виде блок-схемы, чтобы пользователю было ясно, как будет выглядеть движение по программе, из каких обучающих событий и этапов она состоит. . В ходе обучения эта карта позволяет участникам ориентироваться, где они находятся, какой следующий шаг.
Карта тренинга (рабочий план, сценарий)
Карта тренинга — это поминутный план обучения. Его можно использовать даже в ходе программы, чтобы сверяться с таймингом. Включайте в него планируемый результат, метод, время для каждой дидактической единицы. Одна строка — один элемент программы (короткая лекция, задание, обсуждение и пр.) Результаты переносим в Карту сразу из Брифа — так при проектировании проверяем, что в содержание не проскочило что-то лишнее.
Описание тренинга (мануал, руководство)
Вот мы и подобрались к первому объемному документу. Описание тренинга — это подробное описание проведения каждого элемента программы. В нем записаны тезисы коротких лекций, инструкции к заданиям в прямой речи, методические рекомендации. По мере накопления опыта проведения Описание тренинга дополняют распространенными вопросами участников, рекомендованными ответами и другими ценными наблюдениями, которые могут быть полезны в ходе подготовки тренера. Особенно ценно вложиться в Описание, когда программу нужно масштабировать для нескольких ведущих. В этот момент ключевой задачей для нас становится единообразие проведения и конечного результата. Если же вы разрабатываете и проводите программу исключительно самостоятельно, то от этого документа вполне можно отказаться.
Мы закончили первую пятерку, в которую вошли документы, касающиеся разработки и описания проведения программы. Теперь же давайте взглянем на материалы, которые помогают ее проведению непосредственно в аудитории.
Управляющая презентация
Опорные слайды тренера для проведения программы. Презентация — необязательный материал программы. Но если презентация присутствует в программе, нужно помнить: слайды помогают тренеру, а не участникам. Поэтому классической просьбе отправить презентацию можно спокойно отказать. Она — индикатор того, что людям не хватает подкрепляющих материалов.
Раздаточные материалы для проведения тренинга (для участников, для тренера)
Все, что раздается участникам для работы в ходе тренинга — описание учебных кейсов, материалы для выполнения заданий в случае если они не включены в Рабочую тетрадь участника.
Плакаты, мемо-карточки
Это учебные пособия, создающие информационное поле на тренинге (плакаты) и помогающие запоминать и тренироваться (мемо-карточки). Важно чтобы визуализация алгоритмов/подходов/моделей была едина для слайдов, плакатов, рабочей тетради и мемо-карточек. Мы способствуем тому, чтобы участник несколько раз взаимодействовал с материалом в разных ситуациях, но узнавал его.
Буклет (рабочая тетрадь)
Материал для участника, который помогает ему двигаться по программе, глубже понимать материал. В ней может быть все, что вы посчитаете необходимым для достижения конечной цели: шаблоны, памятки, задания, теория, места для записей… Кстати, рабочая тетрадь должна быть в разы более полной и основательной, чем содержание слайдов. Качественно разработанная рабочая тетрадь позволяет обращаться к ней и после обучения (понятна без дополнительных комментариев тренера) и зачастую живет у участника многие годы в непосредственной близости от рабочего места.
Инфографика (one-pager)
Лист А4, сверстанный постер. На нем визуально отражены все модели, алгоритмы и их взаимосвязи, к которым обращались в ходе обучения. Необходима инфографика для того, чтобы обучающийся мог лучше научиться и перенести результаты обучения в работу. Фактически, это — содержание тренинга на одном листе. Если дать его человеку просто так, то оно, конечно, не сработает. Но если он действительно прошел обучение, познакомился со всеми моделями, то в конце ему необходимо собрать в голове целостную картинку. И вот здесь-то нам и пригодится инфографика.
Инструкции, памятки (job aids)
Материалы, которые помогают переносить результаты обучения в работу. Предположим, у нас есть указание в брифе: начиная со следующего дня, вы даете обратную связь своим сотрудникам по определенному алгоритму. Для того чтобы человек мог на что-то опереться и освежить в голове алгоритм, мы предлагаем ему небольшую памятку. Ее захочется повесить рядом с монитором, положить на рабочий стол. Ее цель — помогать в изменении рабочей деятельности. Памятка не является буклетом. Она должна быть удобной, краткой и полезной. Ведь нужна она нам для того, чтобы подкрепить подсказками новую форму рабочего поведения сотрудника.
Дизайн и итоги
Мы с вами разобрали основные виды документов, которые необходимы для методической упаковки тренинга или иного обучающего решения. Конечно, их объем и содержание будет варьироваться от программы к программе. Но минимальный перечень материалов остается неизменным.
Для каждого документа есть свой чек-лист и правила его составления — этому мы учим в Институте Тренинга. Специалистов, умеющих грамотно методически упаковывать программы, единицы, а спрос на их навыки очень высок. Кажется, это одна из востребованных компетенций ближайшего будущего. Улучшайте свои навыки профессиональной методической упаковки программ!
Learn how to create the best training manual and help your employees become more productive using Bit.ai. Read on…
If your company is like a car, your employees are the engine that keeps it running. However, every now and then the engine requires some fine-tuning and oiling to continue running smoothly. This fine-tuning is what training is all about.
Employees, whether new or old, need continuous training to be in-tune with the latest skill sets. It’s important for them to keep evolving and understanding the latest practices, technology, and cutting-edge tools to perfect their craft.
You don’t have to take our word for it though, take a look at the results of a study conducted by “The American Society for Training and Development (ASTD),” which collected training information from over 2500 firms and found that companies that offer comprehensive training:
- Have a 218% higher income per employee than those with less comprehensive training
- Have a 24% higher profit margin than those who spend less on training
- Generate a 6% higher shareholder return
So, how do you make sure that your employees stay on top of all the training, learning and development? The answer is, by using a training manual. In this blog, we’ll tell you everything you need to know about training manuals and how to create them. Let’s get started!
What is a Training Manual? (Definition)
A training manual is a guide that teaches new employees about a company and its processes. It plays a critical role in employee training. Whereas, existing employees can grow and learn about new systems, tools, or software using the training manuals.
These manuals help employees continuously grow and get better at their jobs, but they also directly affect the company’s bottom line. They can help increase employee efficiency, proficiency, productivity, and overall profits.
But what role does a company training manual play in the overall training of employees? Let’s dive in and find out.
Why Training Manuals are Important?
Employees who are not constantly learning or new hires who are not familiar with the tools, apps, software, or machinery used by their company can become disengaged in their work.
This disengagement often leads to poor job satisfaction and higher employee turnover. In the end, both the employee and the employer gets hurt.
The stats are there to prove it:
- 40% of employees with poor training leave their jobs within the first year.
- 74% of employees feel that they weren’t achieving their full potential at work due to a lack of development opportunities.
- 72% of employees even think of financially contributing to their own training.
- 68% of workers claim that training and development is the most important company policy.
- Only 15% of employees worldwide are engaged.
- Over $500 billion is lost every year due to employee disengagement.
The stats are never-ending. The problem is real. Employees want to grow and hone their skill sets through regular training and developmental opportunities. A good way for companies to start this much-needed process is by crafting an awesome company training manual or training guide.
Let’s get straight to the point and see what are the most important elements of a perfect training manual!
Read more: How to Write A Stellar Instruction Manual
Create the Perfect Training Manual by Following these Steps:
In order to create a training manual that is not only informative but interesting to read, you need to have a plan in place. We have put together some key points you need to keep in mind to create the best training manual.
1. What’s the objective?
The first step in creating an effective training guide is to have a clear objective in mind.
- What’s is the purpose of creating the training manual?
- What business goal is supported by the training manual?
- What activities should be included in the training manual?
Answers to questions like these will help you figure out the main objective of creating the training guide. After the training is complete, the employees must be able to carry out the tasks for which the training manual is being created.
2. Get yourself some help!
Writing a training manual is not an easy task. You can’t be casual about it. Your employees are counting on you for help as their entire work might depend upon the information present in the training manual.
A good way of making sure you don’t miss out or miswrite some critical information is to get some help. Gather your peers around and start working on a training manual collaboratively.
One person could be in charge of writing it, while others search for information, organize information, or create visual assets for the manual.
Read more: How to Create a Customer Service Training Manual Easily
3. Think about what you want to include…
In order to create an effective training guide, you need to have a good idea of what type of content you want to include in it.
Compile all the information, knowledge, process, checklists, etc. that need to be included in the training manual. Make sure you are thorough with every point and have everything you need to write a training manual. Never, ever, rely on your memory!
Even skipping a small step may lead to confusion amongst your readers. For example, forgetting to tell the reader about an important switch in a piece of new machinery, can not only be misleading but can also be dangerous.
4. Keep your audience in mind.
A common mistake company’s make while crafting their training manuals is ignoring their intended audience. The content of the training manual directly depends upon the type of audience reading it.
If your training your employees on new software that no one has used before (or training new hires), then going in deep with explanations and describing the steps precisely and clearly can help them grasp the knowledge quickly.
However, if you are teaching them some additional features of software they already use, no need to go all-in from scratch. Keeping your audience in mind will give you an idea of how broad or specific you need to be throughout the manual.
5. Get organized!
Once you have an idea of what information you want to include in the training manual, it’s time to organize that information. Outline the flow of the training guide into chapters, sections, or parts.
Make sure that the training manual is in a smooth flow and covers all the steps in-depth from start to finish. Organizing the information is important to avoid confusion and make it an easy read for your audience.
6. Add a table of contents.
Adding a table of contents to your training manual is a must. If your training manual is heavy on pages, the importance of having a table of contents increases exponentially. The table of contents provides navigation to the reader and helps them go to a particular topic quickly.
This is especially useful when employees need to go back to the training manual to refresh their memory on a particular topic, helping them save time and effort. Using a document editor that automatically creates a table of contents along with subheadings is a good way to achieve this.
7. Summarize each section.
Ending each section of the training manual with a summary can do wonders for your employees.
They can quickly get a recap of whatever they have learned so far, which helps save them a lot of time and effort. Try to highlight only the most important information from the chapter/section that people should take away.
Read more: How To Create An Interactive PDF In Minutes
How to Make Your Training Manuals Interactive?
Let’s face it. Training manuals are well, boring. They are filled with text and are not very engaging. Studies have shown that we can get the sense of a visual scene in less than 1/10 of a second!
On top of that, visuals are processed 60,000 times faster in the brain than text. It’s clear- images and videos convey a richer communication experience than text-heavy content alone.
Making your training guides interactive with training videos and audio lessons can be a great way to enhance engagement and generate interest amongst employees.
However, most document editors don’t allow you to add video or audio to your documents. Don’t worry, we’ve got you covered with a neat trick to add audio, video, and various types of interactive content to your training manuals at the end of this blog. Keep on reading!
1. Add quizzes at the end!
At the end of each major section of the manual, add a short quiz or learning activity to measure employee learning and retention.
You can add quick-fire multiple choice questions or fill in the blanks to make learning engaging and fun. Include answers to these quizzes in a separate section so that the employees can gauge their learning and see if they need a refresher on a particular topic.
2. Ask for feedback.
Since training plays a crucial role in the work-life of every employee of the organization, it’s important to always keep on improving the training process and material to make it even more perfect. Therefore, always ask employees to give their honest feedback and suggestions on how to make training more effective.
You can conduct a feedback session after distributing the training guides or include a section at the end of the manual for employees to write in their suggestions. This is an important step as it helps you craft the perfect training manual and ensure that manuals are beneficial and productive for everyone in the future.
Create Training Manuals the Right Way with Bit
After learning about all the key points to include in your training manuals, we know you are itching to get on with the work of creating one.
However, what good is knowledge if you don’t have the means to deploy it? This is why we would like to introduce you to Bit, the smartest document collaboration tool to create training manuals and other digital workplace documents for free!
Bit is a new age cloud-based document collaboration tool that helps teams create, manage and track workplace documents including training manuals, fact sheets, sales decks, project proposals, ebooks, case studies, employee onboarding docs, media kits, and many more.
Bit helps you make sure your training manuals are more than just plain boring text and images. Apart from allowing multiple users to collaborate on a training manual, Bit also allows users to add any sort of rich media like YouTube videos, Google Docs, One Drive Excel Spreadsheets, GIFs, Tweets, interactive charts, etc. by adding a shareable link on a blank line. Bit will automatically turn that weblink into live visual content that lives on your Bit documents!
Imagine how rich and interactive your training guides can become! Here’s a fun visual diagram of how Bit’s powerful documents work:
Read more: How To Write Project Reports That “Wow” Your Clients
Why Create Training Manuals on Bit.ai?
Not sure how Bit can help you write the excellent training manual? Let’s see some of Bit’s awesome capabilities!
1. A minimal yet powerful editor.
Bit has a minimal document editor which allows you to write your training manual without the distraction of unnecessary buttons and tabs. At the same time, it’s powerful enough to format your training manual document in any way you like.
2. Bring your writers, editors, and peers under one roof!
Creating a training manual from scratch takes a lot of time and effort. You have to research content, come up with an outline, add awesome visuals, and create an overall interactive experience for your employees. Doing this amount of work alone can be pretty daunting and time-consuming.
Thus, Bit allows you to work with your peers to get the training manual ready as quickly as you can. Working in teams also allows you to brainstorm ideas together and get your content and design people together in a single workplace.
Bit allows teams to collaborate together, give real-time feedback, suggest changes, and get work done quicker. Most importantly, say goodbye to back and forth emails.
3. Create an interactive and never-before-seen training manual!
In this digital age, you need more than just text to engage your readers. All the other document editors limit your creativity by only allowing you to incorporate text and static images in your documents.
Since training manuals are long-form professional documents, having to read so much text can be dull and ineffective.
This is why we empower you to add any type of rich media content, like YouTube videos, Google Docs Spreadsheets, PDFs, presentations, Spotify playlists, SlideShares, GIFs, Polls, and Quizzes, etc. With Bit, you can create smart training manuals by incorporating hundreds of file types and making them dynamic and interactive. Users can also make use of Bit’s wiki features to interlink important documents, making it easier to share knowledge.
Read more: Employee Development Plan: What is it & How to Create it? (Steps Included)
5. Perfect brand consistency.
Focus on the content and let Bit help you with the design and formatting. Bit documents are completely responsive and look great on all devices, irrespective of the screen size they are viewed on. With amazing templates and themes, the training manuals created with Bit provide you with the type of brand and design consistency that is unheard of in the documentation industry. With a click of a button, your entire document can reflect a theme or brand color, etc.
5. Track those training manuals.
How do you even know whether your employees or customers have fully gone through the training manuals you distributed? Imagine if you were able to track the time spent by employees and customers on these training guides, how frequently they were viewed, and whether they were viewed at all.
That way you know whether new employees or customers have actually read the training material given to them. Bit allows you to track your documents and gain amazing insights, helping you create an even better version of your documents.
6. Embed those training manuals.
A great feature of Bit is the ability to embed documents on any website or blog. You can embed your training manual on your company website, blog, or forum in one click. The training manuals fully render and are responsive. Moreover, any changes made to the training manual will reflect live on the site.
Here’s a Bit training manual template:
Few more documents templates you might be interested in:
- Instruction Manual Template
- Brainstorming Template
- Meeting Minutes Template
- Employee Handbook Template
- Transition Plan Template
- Customer Service Training Manual Template
- Employee Contract Template
- Performance Improvement Plan Template
Conclusion
Bit allows various types of teams in marketing, sales, HR, technology, customer service, designers, etc. to work together, collaborate, brainstorm ideas, and create the best looking internal as well as external documents quickly and easily.
Since creating a training manual is no easy task- you have to research, write, and design it effectively to get the most out of it- Bit.ai empowers teams to get the work done in half the time and with more conviction. Have a great time crafting that training manual with Bit! If you need any help, let us know in the comments below.
Further reads :
- How To Write An Impressive Business One Pager (Template Included)
- How to Write an Operations Manual?
- Your Ultimate Guide to Writing Policy & Procedure Manual!
- How To Create A Smarter Employee Handbook
Краткое содержание
Введение
Предтренинговая диагностика
Структура тренинга
О мотивации участников тренинга
Методики тренинга
Коротко о правилах
Пишем обучающий блок
Акцент внимания на теме обучения
Основа блока. Разработка мини-лекций
Практические задания
Что такое разминка и с чем ее едят?
Оформление методических материалов и пособий
Постренинг «Как объять не объятное?»
Оценка качества обучения
Отчет об обучении
Заключение
Введение
Доброго времени суток дорогой читатель!
Ранее я начинала читать книгу, всегда пропуская вступления и напутственные слова автора. Как нетерпеливый ребенок, читающий сказку, сразу же начинала искать развязку книги, ее основную мысль. И только потом явилось осознание, чтобы понять суть и уловить все важные моменты нужно прочесть всю книгу от вступления до заключения. Я рада, что вы начинаете читать книгу с введения, здесь я постараюсь предоставить вам массу полезной информации, как пользоваться «Мануалом по тренингам».
Почему моя книга называется «Мануал по тренингу»? Представьте спортсмена, который поставил цель стать чемпионом мира. Он много времени проводит в тренировках, направляя все свои усилия на развитие, необходимой ловкости и силы. Но всегда есть те, кто впереди тебя, те, кто проворнее, сильнее духом и упорнее в достижении цели. Чтобы вы сделали в подобной ситуации? Наступил момент, когда наш будущий чемпион, решает использовать допинг. Пусть и моя книга послужит «допингом» (в хорошем смысле слова) для молодых специалистов желающих научиться писать тренинги, или значительно улучшить их качество. Эта книга – простое руководство для пользователя, где я предлагаю пошаговую инструкцию по разработке тренинга, а также в качестве наглядности варианты готовых наработок.
Можно прочесть массу статей, пообщаться с множеством умных людей, пройти не один километр книжных полок, прежде чем найдешь ту крупицу знания, которая будет полезной для создания «идеального» тренинга. Знания найти можно, вопрос их качества и применения. Как писал Л.Н. Толстой «Важно не количество знаний, а качество их. Можно знать очень многое, не зная самого нужного». Основная идея моей книги, дать «нужные» знания, выделить золотые крупицы.
Предтренинговая диагностика
Из двух зол, выбирай третье.
М.Л. Литвак
Запрос на проведение тренинга от руководителя, очень похож на ситуацию, когда родители решили подтянуть своего ребенка по математике. На их взгляд дитя совсем скатилось с пятерок на тройки, что может плачевно повлиять на поступление в институт. И вот в заботах о своем чаде, нанимают репетитора по математике. С чего начнет обучение репетитор? Представьте, что репетитор начинает обучать десятиклассника по курсу математики за 1 класс. Будет ли толк? Ребенку совсем, станет не интересно, он с легкостью будет выполнять элементарные вычисления. Качество знаний за 10-й класс не улучшится. Или наоборот учитель, движимый благими намерениями, обеспечить ребенку безоблачное будущее в институте, вводит его в мир вычислений высшей математики, не пройдя основ. В итоге мы получим встревоженного молодого человека, который будет считать, что математика не для него. Как репетитор может создать идеальную программу обучения для ребенка? Этим же вопросом задаются и специалисты по обучению, когда сталкиваются с вопросом разработки обучающей программы для заказчика. Директор желает поднять уровень своих подчиненных на порядок выше, но не всегда у тренера есть четкое видение и понимание, в чем заключается основная проблема. Запрос по обучению может звучать как угодно: «Научите нас чему – нибудь», «Нужно взбодрить сотрудников», «Они плохо продают», «Научите их разговаривать», «Сделайте из них людей» и т.д. Чтобы не уподобляться «плохому» учителю, необходимо провести предтренинговую диагностику.
«80% эффективности тренинга зависит от того, что происходит перед разработкой программы»
Наталья Ефремова.
Действия
Дорогой читатель не будем терять бесценное время и сразу же перейдем к действию. Если у вас есть конкретный запрос на обучение, а тренинг еще не разработан, самое время прояснить ситуацию. Предтренинговая диагностика даст возможность не только нащупать дыры и проколы в работе сотрудника, но и выявить истинное положение дел.
1. Как определить цели и задачи обучения?
В моей практике приходилось слышать различные запросы на обучение, один из последних просто поразил мое воображение: «Я хочу тренинг для разъяренных покупателей». В процессе дальнейшего «расследования» удалось выяснить, что речь идет ни о чем ином, как о поведение в конфликтной ситуации. Или вот, «мы хотим, чтобы наши сотрудницы научились разбираться в людях» — перевод — оценка соискателя при проведении собеседования. И таких примеров может быть массу. Как уточнить основные задачи и цели обучения?
Самый простой и действенный метод это интервью с заказчиком\руководителем. Если вы тренер на вольных хлебах, вам просто необходимо ознакомиться со спецификой бизнеса заказчика, так как в процессе обучения может выясниться, что обкатанная программа по управлению персонала просто напросто не подходит клиенту. Если вы являетесь специалистом по корпоративному обучению, вам тоже стоит провести интервьюирование с руководством, чтобы пропустить через себя основные аспекты задачи. Цели обучения могут быть разными, например: накопление плоских знаний, овладение определенным навыком, обучение с целью выработки позиции, мотивация, решение нестандартных задач и т.д. Проблема может быть в полной мере не осознана, задача тренера прояснить запрос клиента. Может ли она быть решена с помощью тренинга или же это просто вопрос не корректной организации бизнеса?
На интервью с заказчиком важно включить следующие вопросы:
1. Какую проблему вы хотите решить с помощью этого тренинга? В чем суть проблемы?
2. Кого обучаем (должность, опыт работы, количество сотрудников)?
3. Чему обучаем (что сотрудник должен уметь делать после обучения)? В данном пункте важно оценить степень разрыва.
4. Проходил ли персонал подобное обучение ранее? Чему учили? Каков результат?
5. Когда обучаем? Сколько времени заказчик\руководитель готов выделить для обучения персонала (1-5 дней)? Бывали случаи, когда заказчик хотел бы сделать чудо за 1 час. Сами понимаете можно дать минимум информации и поэтому важно понимать, какую цель преследует клиент.
Краткое содержание
Введение
Предтренинговая диагностика
Структура тренинга
О мотивации участников тренинга
Методики тренинга
Коротко о правилах
Пишем обучающий блок
Акцент внимания на теме обучения
Основа блока. Разработка мини-лекций
Практические задания
Что такое разминка и с чем ее едят?
Оформление методических материалов и пособий
Постренинг «Как объять не объятное?»
Оценка качества обучения
Отчет об обучении
Заключение
Введение
Доброго времени суток дорогой читатель!
Ранее я начинала читать книгу, всегда пропуская вступления и напутственные слова автора. Как нетерпеливый ребенок, читающий сказку, сразу же начинала искать развязку книги, ее основную мысль. И только потом явилось осознание, чтобы понять суть и уловить все важные моменты нужно прочесть всю книгу от вступления до заключения. Я рада, что вы начинаете читать книгу с введения, здесь я постараюсь предоставить вам массу полезной информации, как пользоваться «Мануалом по тренингам».
Почему моя книга называется «Мануал по тренингу»? Представьте спортсмена, который поставил цель стать чемпионом мира. Он много времени проводит в тренировках, направляя все свои усилия на развитие, необходимой ловкости и силы. Но всегда есть те, кто впереди тебя, те, кто проворнее, сильнее духом и упорнее в достижении цели. Чтобы вы сделали в подобной ситуации? Наступил момент, когда наш будущий чемпион, решает использовать допинг. Пусть и моя книга послужит «допингом» (в хорошем смысле слова) для молодых специалистов желающих научиться писать тренинги, или значительно улучшить их качество. Эта книга – простое руководство для пользователя, где я предлагаю пошаговую инструкцию по разработке тренинга, а также в качестве наглядности варианты готовых наработок.
Можно прочесть массу статей, пообщаться с множеством умных людей, пройти не один километр книжных полок, прежде чем найдешь ту крупицу знания, которая будет полезной для создания «идеального» тренинга. Знания найти можно, вопрос их качества и применения. Как писал Л.Н. Толстой «Важно не количество знаний, а качество их. Можно знать очень многое, не зная самого нужного». Основная идея моей книги, дать «нужные» знания, выделить золотые крупицы.
Предтренинговая диагностика
Из двух зол, выбирай третье.
М.Л. Литвак
Запрос на проведение тренинга от руководителя, очень похож на ситуацию, когда родители решили подтянуть своего ребенка по математике. На их взгляд дитя совсем скатилось с пятерок на тройки, что может плачевно повлиять на поступление в институт. И вот в заботах о своем чаде, нанимают репетитора по математике. С чего начнет обучение репетитор? Представьте, что репетитор начинает обучать десятиклассника по курсу математики за 1 класс. Будет ли толк? Ребенку совсем, станет не интересно, он с легкостью будет выполнять элементарные вычисления. Качество знаний за 10-й класс не улучшится. Или наоборот учитель, движимый благими намерениями, обеспечить ребенку безоблачное будущее в институте, вводит его в мир вычислений высшей математики, не пройдя основ. В итоге мы получим встревоженного молодого человека, который будет считать, что математика не для него. Как репетитор может создать идеальную программу обучения для ребенка? Этим же вопросом задаются и специалисты по обучению, когда сталкиваются с вопросом разработки обучающей программы для заказчика. Директор желает поднять уровень своих подчиненных на порядок выше, но не всегда у тренера есть четкое видение и понимание, в чем заключается основная проблема. Запрос по обучению может звучать как угодно: «Научите нас чему – нибудь», «Нужно взбодрить сотрудников», «Они плохо продают», «Научите их разговаривать», «Сделайте из них людей» и т.д. Чтобы не уподобляться «плохому» учителю, необходимо провести предтренинговую диагностику.
«80% эффективности тренинга зависит от того, что происходит перед разработкой программы»
Наталья Ефремова.
Действия
Дорогой читатель не будем терять бесценное время и сразу же перейдем к действию. Если у вас есть конкретный запрос на обучение, а тренинг еще не разработан, самое время прояснить ситуацию. Предтренинговая диагностика даст возможность не только нащупать дыры и проколы в работе сотрудника, но и выявить истинное положение дел.
1. Как определить цели и задачи обучения?
В моей практике приходилось слышать различные запросы на обучение, один из последних просто поразил мое воображение: «Я хочу тренинг для разъяренных покупателей». В процессе дальнейшего «расследования» удалось выяснить, что речь идет ни о чем ином, как о поведение в конфликтной ситуации. Или вот, «мы хотим, чтобы наши сотрудницы научились разбираться в людях» — перевод — оценка соискателя при проведении собеседования. И таких примеров может быть массу. Как уточнить основные задачи и цели обучения?
Самый простой и действенный метод это интервью с заказчиком\руководителем. Если вы тренер на вольных хлебах, вам просто необходимо ознакомиться со спецификой бизнеса заказчика, так как в процессе обучения может выясниться, что обкатанная программа по управлению персонала просто напросто не подходит клиенту. Если вы являетесь специалистом по корпоративному обучению, вам тоже стоит провести интервьюирование с руководством, чтобы пропустить через себя основные аспекты задачи. Цели обучения могут быть разными, например: накопление плоских знаний, овладение определенным навыком, обучение с целью выработки позиции, мотивация, решение нестандартных задач и т.д. Проблема может быть в полной мере не осознана, задача тренера прояснить запрос клиента. Может ли она быть решена с помощью тренинга или же это просто вопрос не корректной организации бизнеса?
На интервью с заказчиком важно включить следующие вопросы:
1. Какую проблему вы хотите решить с помощью этого тренинга? В чем суть проблемы?
2. Кого обучаем (должность, опыт работы, количество сотрудников)?
3. Чему обучаем (что сотрудник должен уметь делать после обучения)? В данном пункте важно оценить степень разрыва.
4. Проходил ли персонал подобное обучение ранее? Чему учили? Каков результат?
Читать дальше
Содержание
- Этапы разработки плана тренинга
- Постановка целей и задач
- Разработка общего содержания и структуры
- Детализация этапов
- Завершение проектирования
- Видео по теме
- Комментарии
Этапы разработки плана тренинга
План тренинга – это порядок, в котором тренер предполагает подавать информацию в процессе обучения. По сути, это его базовая программа, и на ее основе даже начинающий тренер сможет создать свой тренинг с нуля. Но с чего начать ее разработку?
В начале рекомендуется ознакомиться с концепцией Национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 29990 — 2012 «Услуги по обучению в сфере неформального образования и тренингов. Основные требования к поставщикам услуг».
Далее следует выбор одного из вариантов – разработать программу тренинга под потребности заказчика или под собственную идею. Рассмотрим случай, когда обучающая программа создается под реалии компании-заказчика — технология создания такого тренинга предполагает прохождение нескольких этапов.
Постановка целей и задач
В классической трактовке учебные цели тренинга определяются навыками, знаниями и умениями, которые его участники должны усвоить по завершении обучения. Под задачами тренинга обычно понимают проблемы, решаемые на пути к достижению его цели. Все задачи и цели тренинга составляют его «конечное явление» — то, что должны знать, понимать и уметь делать участники после его окончания.
Определению целей и задач корпоративного тренинга предшествуют определенные диагностические процедуры.
Шаг 1 – Определение потребности клиента. Предполагает интервью с заказчиком или систематизированный опрос руководителей подразделений предполагаемой тренинговой группы. В процессе консультаций необходимо выяснить:
- причину возникновения идеи о проведении тренинга;
- какие цели заказчик ставит перед тренингом (проблема, которую он хочет решить с его помощью);
- для какой группы работников он предназначен;
- что не устраивает в действиях сотрудников этой категории на данный момент, что нужно развить и улучшить;
- чего (знаний, навыков, уверенности в себе, мотивации) им не хватает, чтобы действовать по-новому;
- каких изменений в их действиях и поведении он ожидает после обучения;
- какие тренинги эти сотрудники уже прошли, какой результат обучения;
- как он будет оценивать результаты этого тренинга.
Сразу дать на них полные ответы руководство организации вряд ли сможет. Свое видение целей обучения заказчики обычно определяют очень обобщенно и не называют конкретных навыков и умений, которым нужно учить. Тренеру важно прояснить результат обучения и понять, каким должно стать рабочее поведение сотрудников после обучения.
Например: поступил запрос о серии тренингов продаж для сети мебельных салонов. В качестве результатов обучения менеджер одного из магазинов пожелал «Чтобы сотрудники стали продавать больше». Тренеру следует объяснить, что продажа включает несколько этапов (установление контакта, презентацию, работу с возражениями и пр.), и конкретизировать то, на чем нужно сделать акцент. Также можно привести примеры из практики: «Недавно мы работали с транспортной компанией. Там ситуация была такая… с помощью тренинга мы… А на прошлой неделе работали с банком, там запрос был другой… руководителя не устраивало … А какая у вас ситуация? Как в транспортной компании, в банке, или другая?».
Шаг 2 – Прояснение существующей ситуации — выявление причин, по которым персонал не действуют сейчас так, как должен. Этим шагом, по сути, определяется то, чему надо обучать сотрудников, и зачастую он требует применения дополнительных инструментов диагностики (интервью с непосредственным руководителем подразделения; опрос коллег; наблюдение за работой сотрудников; анкетирование; тестирование). С их помощью раскрываются такие факторы, как исходный уровень знаний, навыков и умений участников; наличие или отсутствие у них эффективных техник решения задач, стереотипного мышления или ошибочных представлений; уровень мотивации. Чтобы увидеть, какие качества требуются сотрудникам, и что развивать в процессе тренинга, также рекомендуется изучить должностные инструкции и протоколы аттестаций.
В продолжение примера о тренинге продаж. В ходе наблюдений за работой продавцов выяснилось: те боятся проявлять инициативу и испытывают трудности на всех этапах общения с клиентами. Тренер совместно с директором магазина пришли к выводу, что сотрудники не «вытягивают» план продаж, поскольку не владеют соответствующими техниками. Было решено провести классический тренинг продаж для продавцов розничного магазина и обучить их стандартным приемам работы.
Шаг 3 — Сбор ожиданий участников — какие профессиональные задачи они хотят решить для себя в результате этого тренинга? Не выяснив это, тренер рискует столкнуться с а) неожиданностями вроде « Мы думали, что будут другие темы… мы это уже знаем…» и б) апатией, отсутствием интереса, невключенностью группы. Тренинг должен решать проблемы участников, и если те не разделяют его цели и задачи, требуемых изменений добиться вряд ли удастся.
Сбор ожиданий участников в ходе разработки программы тренинга можно провести при помощи предтренинговой анкеты или посредством личных встреч тренера с группой. В рамках него нужно выяснить:
- чему участники хотят научиться;
- что в их профессиональной деятельности получается лучше всего, с какими трудностями и в каких ситуациях они сталкиваются;
- какой видят траекторию своего профессионального развития.
Собранная информация поможет наметить основные точки приложения усилий.
Шаг 4 – Формулирование целей и задач тренинга. С появлением четкого представления о проблеме и ожиданиях клиента и участников самое время сформулировать цели обучения. Они могут быть направлены на изменение уровня:
- знаний;
- владения навыками;
- установок и убеждений.
Цели формулируются в терминах совершения действий или поступков, которые можно наблюдать и измерять: участник тренинга должен быть в состоянии продемонстрировать выполнение конкретных действий и процедур, владение определенными навыками или применение полученных знаний.
Цели описывают ожидаемый результат тренинга, и сразу после их согласования с заказчиком необходимо договориться – как тот будет оценивать результаты обучения. Например, в тренинге продаж в качестве индикатора уровня знаний и умений продавцов можно использовать конверсию по магазину (соотношение числа чеков покупателей и количества посетителей) до и спустя некоторое время после обучения.
Когда цели определены, следует сосредоточиться на задачах, т.е. на том, что участники должны делать для достижения поставленных целей. Их формулировки выглядят так: в результате тренинга участники должны получить…, понять…, быть в состоянии продемонстрировать…, овладеть … и т.д.
Таким образом, цели корпоративного тренинга можно определить как желаемые изменения в рабочем поведении сотрудников, а его задачи – как необходимые изменения в сотрудниках.
Разработка общего содержания и структуры
Разобравшись с тем чего нужно достичь, можно переходить непосредственно к планированию тренинга. Вначале следует определить, каким будет его содержание, т.е. что участники должны узнать в процессе обучения. Тренеру необходимо владеть этим материалом в полной мере, но, планируя конкретный тренинг и учитывая его ограниченное время, включать в него темы исходя из критериев:
- что участникам абсолютно необходимо узнать в связи с данной темой;
- что было бы полезным, но не абсолютно необходимым;
- о чем участникам было бы желательно узнать, если бы не лимит времени.
Рассматриваемые темы следует разбить на 3-7 пунктов (подтем) и объединить по содержательным блокам — в порядке, необходимом для последовательного решения задач и развития участников до состояния, когда они станут действовать в соответствии с ожиданиями заказчика. В каждый содержательный блок также необходимо включить установочный (презентация учебной программы, знакомство с участниками и их ожиданиями и т.д.) и завершающий (подведение итогов) блоки. Общее содержание блоков должно:
- быть ориентированным на последовательное достижение запланированных изменений;
- давать ответы на реальные потребности и проблемы участников;
- влиять на формирование знаний, умений, навыков и ценностей, являющихся основой поведения.
Чтобы верно выстроить порядок передачи знаний для решения конкретных образовательных задач, крайне рекомендуется составить план тренинга. Помимо последовательности изложения материала в нем также стоит прописать временные промежутки каждого блока. Это не означает, что тренинг пойдет полностью так, как запланирован – в процессе обучения обязательно возникают «побочные» проблемы, и обсуждение их более или менее важно участникам. Между тем, время занятия истекает, и обязательные вопросы могут остаться без рассмотрения. План помогает придерживаться темы и достичь поставленной цели.
Таблица 1 – Пример плана тренинга
| Рабочая сессия | Время | Тема | Решаемые задачи |
|---|---|---|---|
| 1 | 9.30 – 9.50 | Знакомство, сбор ожиданий, правила тренинга | В итоге прохождения блока участники овладеют технологией противостояния манипуляции при работе с возражениями |
| 9.50 – 10.00 | Разминка | ||
| 10.00 – 11.00 | Тема 1 — Работа с возражениями | ||
| 11.00 – 11.15 | Кофе-брейк | ||
| 2 | 11.15 – 11.25 | Разминка | |
| 11.25 – 13.00 | Завершение темы 1 или раскрытие новой темы | ||
| 13.00 – 14.00 | Обеденный перерыв | ||
| 3 | 14.00 – 14.10 | Разминка | |
| 14.10 – 15.30 | Продолжение темы 2 | ||
| 15.30 – 15.45 | Кофе-брейк | ||
| 4 | 15.45 – 15.55 | Разминка | |
| 15.55 – 17.30 | Завершение темы 2 | ||
| 17.30 – 17.40 | Разминка | ||
| 17.40 – 18.00 | Подведение итогов |
Составляя план тренинга, тренер создает своего рода каркас. Далее необходимо наполнить его содержанием — подобрать соответствующие методы обучения и учебный материал (упражнения) для каждого содержательного блока.
Детализация этапов
Это стадия методической разработки тренинга. Для каждого тематического блока подбираются методы и техники подачи информации, прорабатываются детали программы и составляется сценарий тренинга.
Тренер передает содержание тренинга его участникам при помощи целого арсенала методов, и каждый более или менее подходит для достижения той или иной цели:
| Область, в которой нужны результаты | Наиболее приемлемые методы |
|---|---|
| Знания |
Мини-лекция Видеопросмотр материалов Групповая дискуссия Експресс-опрос |
| Навыки |
Ролевая игра Моделирование Решение практических ситуаций (кейс-метод) |
| Поведенческие установки |
Упражнения Имитации Психологический тренинг Рассмотрение проблемной ситуации Ситуационные задачи Обмен опытом Дебаты |
При выборе учебного метода также следует ориентироваться на особенности данной аудитории. Например, рисуночные техники, визуализация уместны лишь в группе доброжелательных, позитивно настроенных участников. В ином случае есть вероятность, что они станут им сопротивляться.
Далее для каждого вида активности необходимо подготовить содержательные (учебные) материалы:
- тексты мини-лекций;
- презентации, видеоматериалы;
- задания – для индивидуальной, групповой и самостоятельной работы;
- вопросы — для экспресс-опросов, мозговых штурмов и дискуссий;
- сценарии ролевых игр;
- контрольные вопросы (тесты, задачи с множественным выбором, задания с развернутым ответом и пр.).
На этом шаге у начинающих тренеров часто возникают трудности – какую информацию «заложить» для передачи тем или иным способом? Что вынести на мини-лекцию, а что преобразовать в игровую форму? Чтобы правильно составить учебный материал для тренинга, за ориентир следует взять то, что участники должны знать, понимать и уметь делать после его окончания.
В продолжение примера о тренинге продаж. Один из его обязательных тематических блоков – «Работа с возражениями». Цель прохождения – научить продавцов грамотно и эффективно работать с возражениями покупателей. Одна из задач – чтобы они умели справляться с возражениями вроде «дорого», «я вам перезвоню», «в той компании быстрее». По прохождении блока продавцы должны показать способность противостоять манипуляциям при работе с возражениями. Для этого им нужно:
- узнать что такое манипуляция (донести знание поможет мини-лекция);
- научиться отличить ее от возражения (различия лучше всего видны в процессе демонстрации);
- стать способными не поддаваться ее воздействию и контролировать ситуацию (вот и тема для упражнения на навыки);
- научиться перехватывать инициативу (лучше всего в игровой форме);
- овладеть техниками работы с манипуляциями (этому стоит посвятить целый блок упражнений).
Опытные тренеры обычно переводят книжную информацию в учебную еще на этапе проработки спецлитературы по теме – из чего-то делают слайд, что-то преобразуют в раздаточный материал или игру. В будущем, чтобы не перечитывать книги по нужным темам еще раз, при написании содержания тренинга стоит заносить интересные мысли в компьютер или блокнот — на этом этапе они найдут свое применение.
Новичкам при разработке программы тренинга удобно использовать технику стикеров:
- записать на отдельных листочках все планируемые идеи по каждой теме (теоретический блоки, игры, обсуждения, мозговой штурм и др.);
- наклеить стикеры на лист А3;
- сгруппировать их соответственно темам и задачам.
При взгляде на лист, обклеенный стикерами, хорошо видно — по каким-то задачам не достаточно теоретического материала, а где-то могло быть больше практических упражнений и игр. Тогда по этой теме стоит добавить дополнительную информацию.
Когда стикеры сгруппированы по блокам, появляется четкое представление о том, какое содержание и каким образом будет прорабатываться в каждом блоке. Представив весь процесс тренинга, можно просуммировать время, необходимое для реализации того или иного метода или упражнения и составить текстовый сценарий тренинга.
Шаг 1 – создание временного каркаса:
- чистый формат А3 разбить на колонки по числу дней тренинга;
- поперек колонок провести «линию обеда»;
- параллельно ей, пунктирными линиями выделить перерывы на чай-кофе.
Шаг 2 — заполнение временного каркаса. Названия всего имеющегося материала (мини-лекция «Что такое манипуляция», упражнение «Продай попугая» и пр.) переносятся на лист соответственно блокам. Повторяющиеся виды активностей следует ставить как можно дальше друг от друга. Например, между двумя отработками в парах поставьте мозговой штурм или игру-разминку. При последовательном использовании различных обучающих методов лучше усваивается материал, а программа тренинга не кажется однообразной и скучной.
Шаг 3 – определение временных параметров тренинга. Для этого нужно мысленно представить, как будет реализован тот или иной метод. Например, планируется общее обсуждение 3 вопросов с 3 участниками. Тренер дает установку – определяет тему, раскрывает ее практическую значимость и связь с предыдущими темами (на все – 2-3 минуты), и задает первый вопрос. На высказывание каждому участнику отводится по 1 мин.; у 15 человек это займет 15 мин. Тренер резюмирует основные мысли участников и задает новый вопрос – 3-5 мин. И так – по всем тренинговым упражнениям. Время на выполнение каждой активности следует прописать соответственно блокам. В случае, когда временные рамки тренинга заданы заказчиком, следует отобрать те виды активностей, которые наиболее способствуют достижению ожидаемых результатов.
Шаг 4 — оформление текстового сценария тренинга. На новом листе создать таблицу из 3 колонок:
- 1 – вид активности (мини-лекция, просмотр видеофрагмента и пр.) и выделяемой под нее время;
- 2 – содержание (тезисы лекции, инструкции к упражнениям, вопросы фасилитауции и пр.);
- 3- ожидаемый результат упражнения (создана рабочая атмосфера и т.п.). Если его не сформулировать участникам, те могут не понять, зачем это делают.
Таким образом, сценарий объединяет все элементы и эпизоды тренинга в одно полотно.
Завершение проектирования
Включает рассмотрение нескольких учебно-организационных моментов.
Подготовка раздаточных материалов. Сюда обычно входят конспекты или сброшюрованные листы с тезисами по тематике тренинга и рабочие тетради участников с заданиями и упражнениями соответственно количеству тем. По необходимости также могут быть использованы книги (лучше электронные), аудио- и видеокурсы. Раздавать их рекомендуется последовательно, перед началом соответствующего содержательного блока. При выдаче желателен комментарий тренера по их содержанию и использованию.
Создание комфортной среды обучения. Выберите место проведения тренинга. Оно должно быть просторным настолько, чтобы можно было передвигать мебель, светлым, с хорошей вентиляцией. Позаботьтесь об обеспечении канцтоварами (листы в клетку для флипчарта, маркеры, скотч) и техническом оснащении тренинга (проектор, компьютер, флипчарты, аудиоколонки, MP3-плеер и т.д.). Продумайте организацию обедов и кофе-брейков.
Важные моменты
При разработке программы тренинга следует помнить:
- наиболее эффективно обучение, в основе которого — личный опыт участников. Они должны быть активными персонажами тренинга, практически непрерывно говорящими или действующими;
- по той же причине большинство заданий следует строить на взаимодействии. Кроме того, это повысит срабатываемость участников в повседневной практической деятельности;
- переходы от одного элемента тренинга к другому должны быть логичными для участников, а сам он в целом – связным;
- цели занятий должны быть актуальными, а процесс их достижения — ясным для каждого участника;
- тренинг – живое мероприятие, в процессе которого неожиданно рождаются важные вопросы, требующие обсуждения. Будьте готовы к возможным отступлениям от первоначального плана, но не в ущерб ключевым вопросам.
Тренер, который тщательно прописал содержание тренинга, может считать, что большая часть работы уже сделана, и чувствовать себя комфортно. Остается лишь еще раз проверить комплектацию предназначенных участникам материалов, сделать кое-какие дополнительные заметки, и наконец-то расслабиться.