Мануал на оборудование что это

Документ, в котором прописаны пошаговые действия пользователя по сборке и использованию того или иного устройства, может иметь разные названия: паспорт по эксплуатации, руководство по эксплуатации, руководство по монтажу, инструкция по применению и так далее. Но формально правильнее называть документ руководство по эксплуатации или паспорт по эксплуатации. Часто также применяется аббревиатура РЭ.

Руководство по эксплуатации входит в состав технико-эксплуатационной документации изделия. Туда также входят такие документы, как технический паспорт, каталог деталей, формуляры и многое другое.

Основная цель паспорта или руководства по эксплуатации – ознакомить пользователя с принципами работы технического устройства или оборудования, его монтажом, обслуживанием и ремонтом.

Содержание руководства по эксплуатации

Руководство или паспорт по эксплуатации разрабатывается, принимая за основу ГОСТ 2.601-2019, в котором описаны принципы разработки разной эксплуатационной документации технического оборудования.

Обычно руководство по эксплуатации состоит из следующих основных разделов:

• Описание технического устройства и функции;
• Назначение и эксплуатация;
• Обслуживание устройства;
• Ремонт устройства;
• Правила хранения, перевозки и утилизации.

Это далеко не полный перечень разделов содержания руководства по эксплуатации. Паспорт может быть дополнен любыми необходимыми разделами, так как стиль оформления документа вполне свободный.

В руководстве по эксплуатации, согласно ГОСТу, следует применять глаголы в повелительном наклонении, например, «нажать», «включить», «взять», «повернуть» и т.п. Также нельзя забывать о логике действий пользователя. То есть, каждое действие, выполнить которое призывает документ, должно исходить из логики предыдущего.

При оформлении руководства по эксплуатации на особо сложное или опасное оборудование, следует особое внимание обратить на правила безопасности. В нужных точках всегда нужно приписывать такие предостерегающие слова, как «Осторожно!», «Внимание» и т.п. А для оборудования повышенной опасности на титульном листе руководства по эксплуатации нужно обязательно прописывать предостерегающую надпись.

Также важно приводить разного рода схемы, чертежи и рисунки, которые помогут пользователю лучше воспринимать текст документа.

Что касается технического оформления руководства по эксплуатации, информация об этом также прописана в ГОСТе 2.601-2019. В нём можно найти такие детали, как носитель документа, формат и качество бумаги, шрифт и размер, и многое другое.

Для быстрого и качественного выполнения разработки руководства или паспорта эксплуатации рекомендуем обратиться в наш центр. За плечами наших сотрудников десятки лет разработки технической документации – технических условий, обоснований безопасности, паспортов безопасности и много другого.

Здравствуйте, уважаемые читатели блога: My-busines.ru. Из содержания
предлагаемой вашему вниманию статьи вы сможете узнать о том, что такое мануал.

Что это такое

Под мануалом необходимо понимать инструкцию или же краткое руководство к чему-либо. Проще говоря, он представляет собой какую-либо информацию, которая служит для ознакомления с материалом, компьютерной программой, девайсом или же предметом. В подавляющем большинстве инструкций, кроме непосредственно текста, имеются также и изображения. То есть, если это инструкция какой-либо компьютерной программы, то будет снимок экрана. Если это руководство гаджета, то изображения будут представлять собой рисунки.

Что же касается текста, то составляется он таким образом, чтобы даже неподготовленному пользователю все сразу стало понятно. Все категории, рубрики, а также страницы являются тщательно пронумерованными. Это делается для того, чтобы на них можно было ссылаться из самого мануала или же из какого-либо другого документа.

Для чего нужен

Если с вашим гаджетом случится какая-либо неприятность, то мануал поможет вам не поддастся панике и не впасть в ступор. Допустим, необходима замена какой-либо детали. В руководстве вы найдете ее точное наименование, серийный номер, а также размеры. Но всех неприятностей можно избежать, если прочитать инструкцию заранее, а не после того, как проблема уже возникла. Если не ознакомиться с ней, прежде чем приступать к эксплуатации какого-либо устройства, то можно нарушить условия гарантии.

Формат

Наиболее распространенными являются следующие форматы: PDF, Word, HTML. Рассмотрим каждую из этих разновидностей форматов более подробно.

PDF-формат наиболее распространен, потому как он является межплатформенным. Изначально данный формат был создан фирмой Adobe Systems с использованием специального языка PostScript. Наиболее подходящей программой для открытия данного формата является Adobe Reader.

В формате Word мануал обычно пишется в тех случаях, когда имеется необходимость в специальных символах, абзацах, шрифтах, медиафайлах.

Формат HTML используется, когда имеется необходимость в специальной разметке, делающей возможным просмотр через интернет браузер. Изменять его можно в обычном текстовом редакторе.

Как
составить (написать, сделать) мануал

Написание грамотного мануала включает в себя следующие этапы:

1. Указание темы. В границах и сфере темы необходимо быть предельно внимательным и точным;
2. Определение аудитории, для которой составляется (новички, профессионалы, люди со средними знаниями, будут ли изучать самостоятельно или же коллективно);
3. Выбор количества разделов;
4. Выбор названий разделов;
5. Выбор логической структуры изложения материала. Взаимосвязь разделов должна определяться исходя из последовательности действий;
6. Составление словаря терминов, если планируется использование специальных жаргонизмов. Его необходимо будет обновлять по мере написания;
7. Определение тем, которые требуют дополнительного исследования. Если вы не уделите подготовке мануала должного внимания, то от него не будет абсолютно никакой пользы. По этой причине очень важно закончить проведение различного рода дополнительных исследований до того, как вы приступите к написанию;
8. Определение структуры каждого из разделов;
9. Организация логической последовательности каждой секции и каждого раздела, постепенно сужая границы темы.

В мануале должно быть как можно больше подробных описаний заданий. Читатель гораздо лучше поймет, если в нем будут содержаться конкретные примеры.

Лучше всего, если эти примеры будут в виде изображений. Однако не следует вставлять изображения до тех пор, пока он не будет полностью написан.

Изображения обязательно должны быть подогнаны под размеры текста.

К чужим мануалам лучше не обращаться. А если уж без этого никак нельзя обойтись, то обязательно указывайте, откуда именно вы позаимствовали информацию.

После того как мануал будет написан, обязательно все проверьте. А еще лучше перепроверьте. И желательно не один раз. В случае обнаружения каких-либо ошибок немедленно исправляйте их. Также очень важно делать заметки об обнаруженных ошибках. Если вы считаете, что какой-то раздел может показаться другим людям непонятным, лучше его переписать. Также имеет смысл дать прочитать написанный вами текст разным людям. Только так вы сможете удостовериться в том, что написали все правильно.

Проверять готовый мануал лучше всего в следующей
последовательности:

• самостоятельная вычитка на предмет обнаружения ошибок;
• вычитка посторонним человеком;
• вычитка специалистом в соответствующей области;
• вычитка руководителем если он пишется для организации.

Также имеет смысл дать прочитать только что написанный вами мануал не разбирающемуся человеку. Так вы сможете узнать насколько написанный вами текст является понятным для непрофессионалов.

Руководство по эксплуатации оборудования представляет собой документ, в котором содержится вся информация о конструктивных особенностях, составных частях, способах эксплуатации, а также требования безопасности при использовании изделия. РЭ является одним из главных технических документов для любого оборудования.

Руководство по эксплуатации оборудования должно дать представление потребителям или пользователям продукции о его назначении и правильном применении.

Разработка документа осуществляется на основе требований двух государственных стандартов:

• ГОСТ 2.601-2006 – регламентирует правила оформления,
• ГОСТ 2.105-2006 — указаны требования к содержанию текстовой части.

Как правило, руководство по эксплуатации оборудования включает в себя не только текст, но и схемы, чертежи, фотографии и другие  графические элементы, призванные наглядно объяснить потребителю нюансы использования устройства и должно содержать следующие разделы:

• Описание и работа;
• Использование по назначению;
• Техническое обслуживание;
• Текущий ремонт;
• Хранение;
• Транспортирование;
• Утилизация.

Руководство по эксплуатации оборудования является непременным приложением для всех устройств, имеющих сложную конструкцию или требующих специальных условий обслуживания эксплуатации или ремонта.

Без наличия руководства по эксплуатации изделия для многих устройств невозможно получение разрешительной документации. Руководства по эксплуатации,  в соответствии со всеми существующими Техническими Регламентами таможенного союза, является основным конструкторским и товаросопроводительным  документом.

Группа компаний Тех-Серт разработает руководство по эксплуатации. Наши сотрудники — профессионалы в данной области. Обратившись к нам Вы сможете в течении недели получить готовый документ в соответствии с государственными требованиями.

Looking to create an awesome instruction manual? You’ve come to the right place! This blog post will make you a pro on how to create a stellar instruction manual. A free template is also there to make things easier for you!

One of the first things customers of your business do before reaching out to you with questions about your product review your instruction manual!

In order to make a customer journey as smooth as possible, the user manual should be an integral part of any product experience.

Companies often postpone the creation of these manuals until after the product is ready, which usually doesn’t turn out so well.

Businesses should start planning these documents as early as possible in order to note down each and every step and minor problem that can cause a problem in the future.

So what exactly are instruction manuals and how can you create them? Let’s find out!

What is Instruction Manual? (Definition)

An instruction manual, also known as a “user manual” is an important document that helps your customers get on board with your product or service quickly, or helps them solve an issue when they get stuck.

Almost all products, whether physical, hardware, or software, are aided with an instruction manual to help users get up to speed with their product quickly.

But the problem is not the value of the user manual, we all know it’s extremely crucial to create one. The problem arises when you actually sit down to write an instruction manual for the first time.

That’s why we’re going to talk about the things you need to include in your instruction manual.

What to Include in Your Instruction Manual?

Instruction manuals are not novels. Customers don’t read them for pleasure or to pass time.

They read them to get actionable advice on how to navigate your product or to overcome an issue when they encounter one.

Customers typically look at the table of content, find the topic or page they are looking for, and then quickly read the part in which they want to know more.

Nobody is reading manuals from start to finish, but everyone is reading parts of them.

This is why you need to be extremely detailed while writing this technical document.

A successful user manual provides users with quick and detailed answers to the questions that they might have about your product.

Below are some tips on writing user manuals that will help you write an awesome instruction manual that your customers are bound to find useful!

1. Objective Of Your Instruction Manual

The first step in creating an effective manual is to have a clear objective in mind.

Answers to questions like “What’s is the purpose of creating the instruction manual?” and “What activities should be included in the instruction manual?” should be thought of well before you begin writing.

Make sure you know exactly what your instruction manual needs to cover in order to avoid information overload or confusion.

2. Think About What You Want to Include

In order to create an effective user manual, you need to have a good idea of what type of content you want to include in it.

Compile all the information, knowledge, process, checklists, etc. that need to be included.

Make sure you are thorough with every point and have everything you need to write the instructions. Never, ever, rely on your memory!

Even skipping a small step may lead to confusion amongst the readers.

For example, forgetting to tell the reader about an important switch in a new piece of equipment can not only be misleading but can also be dangerous.

3. Keep Your Readers in Mind

When writing a manual, you need to think like a user. We know that you know everything about your product, but guess what, your customers don’t.

When you begin to prepare instructions, you need to get out of your own head and start thinking from your customer’s point of view who are engaging with your product for the first time in their lives.

Assume that your readers have absolutely zero knowledge of the subject matter and write away!

You are more likely to write an effective manual if you have a good understanding of who your customers are and what their major use cases are.

If you have the opportunity to watch a user test your product, it can help you in determining how customers are interacting with the product and where they get stuck and have problems.

4. Collaboration is Key

Writing these documents is not an easy task. You can’t be casual about it.

Your customers are counting on you for help as they rely on the information present in the instruction manual.

A good way of making sure you don’t miss out or miswrite some critical information is to get some help. Gather your peers around and start working on the document collaboratively.

One person could be in charge of writing it while others review it, help organize the information, and create visual assets for the user manual.

5. Get Organized

Once you have an idea of all the information you want to include in the instruction manual, it’s time to organize that information. Outline the flow of the manual into different sections, or parts.

Think about breaking it up into categories based on what users may search for.

Make sure that the instruction manual is in a smooth flow and covers all in-depth processes from start to finish.

Organizing the information is important to avoid confusion amongst the readers and make it an easy read for them.

6. Write Clear Instructions

Now that you have everything outlined and organized with a clear structure in mind, the next step would be to start writing!

Always keep in mind that the primary purpose of user manuals is to help users complete tasks and solve problems.

Thus, giving clear, to-the-point instructions help your customers get up to speed with your product or solve their issues with it quickly.

Always using numbered lists for instructions and keeping the content concise are some great practices for writing a good manual.

7. Add Structure with Table of Contents

Adding a table of contents to your instruction manual is a must. If your instruction manual is heavy on pages, the importance of having a table of contents increases exponentially.

The table of content provides navigation to the reader and helps them go to a particular topic quickly.

Since customers are not looking to read your manual from start to finish and are just looking to solve a particular problem or learn about a topic, adding a table of contents helps them save time and effort.

Using a document editor that automatically creates a table of contents around headings and subheadings is a great way to go about it.

8. Add Visual Aid to Your Instruction Manual

Let’s face it. Instruction manuals are well, boring. They are filled with text and are not very engaging.

Studies have shown that we can get the sense of a visual scene in less than 1/10 of a second! On top of that, visuals are processed 60,000 times faster in the brain than text.

It’s clear, that images and videos convey a richer communication experience than text-heavy content alone.

Making your online manual interactive with how-to videos and audio instructions can be a great way to enhance engagement and help customers or clients effectively.

However, most document editors don’t allow you to add a video or audio to your documents. Don’t worry, we got you covered with a neat trick to add audio/video content to your instruction manuals at the end of this blog. Keep on reading!

9. Time for a test drive!

Since an instruction manual will play a crucial role in helping your users understand your product, it’s important to always keep on improving the user manual and try to make it even more perfect.

Therefore, always ask employees, especially those who are unfamiliar with the product or have not worked with you in creating the instruction manual, to give their honest feedback and suggestions on how to make it more effective.

Read more: Technical Manual: What, Types & How to Create One? (Steps Included)

Create Instruction Manuals the Right Way with Bit.ai

After learning about all the key points to include in your instruction manuals, we know you are itching to get on with the work of creating one.

However, what good is knowledge if you don’t have the means to deploy it? This is why we would like to introduce you to Bit, the smartest document collaboration tool to create instruction manuals and other digital workplace documents for free!

Bit is a new age cloud-based document collaboration tool that helps teams create, manage and track workplace documents including-

• instruction manuals
• fact sheet
• sales decks
• project proposals

Bit helps you make sure your instruction manuals are more than just plain boring text and images.

Apart from allowing multiple users to collaborate on a manual, Bit also allows users to embed any sort of rich media like YouTube videos, Google Docs, One Drive Excel Spreadsheets, GIFs, Tweets, interactive charts, etc. by adding any web link in Bit’s editor.

Bit will automatically turn it into a live visual web link or embed content that lives on your workplace documents!

Just copy-paste the URL of your content on a blank line of the document editor and hit enter. Bit then generates a live preview of your digital content within your document. Imagine how rich and interactive your instruction manuals can become!

Few Awesome Features Of Bit.ai

Not sure how Bit can help you write the perfect instruction manual? Let’s see some of Bit’s awesome capabilities!

1. A minimal yet powerful editor

Bit has a minimal document editor which allows you to write your instruction manual without the distraction of unnecessary buttons and tabs.

At the same time, it’s powerful enough to format your document in any way you like.

2. Bring your staff under one roof!

Creating an instruction manual from scratch takes a lot of time and effort.

You have to research content, come up with an outline, add awesome visuals, and create an overall interactive experience for your readers. Doing this amount of work alone can be pretty daunting and time-consuming.

Thus, Bit allows you to work with your peers to get the instruction manual ready as quickly as you can.

Working in teams also allows you to brainstorm ideas together and get your content and design people together in a single workplace.

Bit allows teams to collaborate together, give real-time feedback, suggest changes and get work done quicker. Most importantly, say goodbye to back and forth emails.

3. Create an interactive and never-seen-before instruction manual!

In this digital age, you need more than just text to engage your readers.

All the other document editors limit your creativity by only allowing you to incorporate text and static images in your document.

Since instruction manuals are long-form professional documents, having to read so much text can be dull and ineffective.

This is why we empower you to add any type of rich media content, like YouTube videos, Google Docs Spreadsheets, PDFs, presentations, Spotify playlists, SlideShares, GIFs, Polls, Quizzes, etc.

With Bit, you can create smart instruction manuals by incorporating hundreds of file types and making them dynamic and interactive.

4. Save time with an automated table of contents

Bit also has an automated table of contents based on the headers you add to your instruction manual.

It’s a fast way to scroll to different sections of your document as a creator, collaborator, and for your audience viewing the final published user manual!

5. Track those instruction manuals

Imagine if you were able to track the time spent by readers on these instruction manuals, how frequently they were viewed, and if they were viewed at all.

That way you know whether users have actually read the instruction material given to them.

Bit allows you to track your documents and gain amazing insights, helping you create an even better version of your documents.

Our team at bit.ai has created a few more templates to make your business processes more efficient. Make sure to check them out before you go, your team might need them!

• Training Manual Template
• Brainstorming Template
• Meeting Minutes Template
• Employee Handbook Template
• Transition Plan Template
• Customer Service Training Manual Template
• Employee Contract Template
• Performance Improvement Plan Template

🎥Watch this video to learn more👇

Conclusion

Bit allows various types of teams in marketing, sales, HR, technology, customer service, designers, etc. to work together, collaborate, brainstorm ideas, and create the best looking internal as well as external documents quickly and easily.

Since creating an instruction manual is no easy task- you have to research, write, and design it effectively to get the most out of it- we empower teams to get the work done in half the time and with more conviction. Have a great time crafting that instruction manual with Bit!

Further reads: 

• The Ultimate Guide To Process Documentation (Template Included)
• Your Ultimate Guide to Writing Policy & Procedure Manual!
• Operations Manual: What is it & How to Write it?
• How To Write An Impressive Business One Pager (Template Included)