Лнд для руководства

11.08.2021

Система «Управление локальными нормативными документами»

• добиться, чтобы сотрудники одинаково понимали правила и выполняли их во всех подразделениях компании;
• наладить доступ к документам, чтобы сотрудники пользовались только актуальными версиями;
• управлять изменениями фонда локальных нормативных документов (ЛНД), не прекращая его использовать;
• иметь документальные доказательства того, что управление регламентами и записями ведётся в соответствие с международными стандартами ISO и законодательством.

Для решения этих задач мы предлагаем использовать систему «Управление локальными нормативными документами». Система автоматизирует жизненный цикл нормативного документа от планирования и разработки до актуализации и хранения, сокращает до минимума ручной ввод и ошибки, снижает риски хозяйственной деятельности и увеличивает производительность компании.
Система ориентирована на предприятия, использующие процессный подход к управлению:
— компании, которые обязаны работать с соблюдением корпоративных регламентов, технологических инструкций: опасные производства; органы государственной и муниципальной власти, промышленные и перерабатывающие предприятия, в том числе госкорпорации;
— холдинги с территориально распределенной структурой. Система помогает единообразно трактовать и соблюдать корпоративные стандарты всем дочерним обществам. Помогает филиалам избежать противоречий с требованиями общекорпоративных стандартов при разработке собственных ЛНД.

Возможности системы

Укрупненно бизнес-процесс управления нормативной документацией выглядит так

Чтобы облегчить работу сотрудников и уменьшить вероятность ошибок, система выполняет все рутинные операции автоматически. Запоминает данные, которые в неё внесены один раз: повторный ввод не требуется.

Кейс

Как понять, какие документы нужно изменить или разработать?

Если изменились требования законодательства, условия труда, технологические процессы, нужно менять нормативный документ, в котором они упоминаются, или издавать новый. Иначе компания несёт убытки из-за штрафов, теряет в качестве продукции и услуг. Обнаружив несоответствие, подразделение или руководство компании через систему «Управление локальными нормативными документами» подают инициативу о разработке или актуализации нормативного документа.
Все данные для регистрации уже есть в системе, они выбираются из выпадающих списков (например: тип документа, вид документа), или заполняются автоматически (например: дата, номер, кто регистрирует). Остаётся заполнить только название документа.

Как запланировать изменение и разработку нормативных документов и контролировать эти работы?

Все инициативы система собирает в общий реестр. На его основе автоматически формируется годовой план-график разработки и актуализации нормативных документов. Если нужно выпустить документ срочно, вне плана — эти сведения тоже отмечаются в карточке проекта документа.
План-график проходит свои стадии жизненного цикла: согласуется, утверждается, ставится на контроль. В нем зафиксировано, к какому числу разработчик должен подготовить проект документа. Если сотрудник или подразделение задерживают разработку, система сигнализирует отделу нормативного обеспечения, что пора отправить напоминание. Вышестоящие инстанции и головная компания требуют ежеквартально и чаще представлять отчёты по исполнению плана-графика. Если раньше у специалистов отдела нормативного обеспечения бизнеса (НОБ) на подготовку этой базы уходила неделя, сейчас всю отчётность они моментально выгружает в Excel.

Как согласовать проект нормативного документа?

Когда сотрудник разработал проект нормативного документа, он указывает, какие руководители, согласно внутренним правилам компании, должны согласовать документ. Создает маршрут согласования: последовательный, параллельный (документ отправляется всем одновременно) или смешанный. Если необходимо, разделяет на этапы. Кнопкой «Отправить на согласование» рассылает проект согласующим лицам. Руководители дают замечания или согласуют документ. Одновременно система формирует электронный лист согласования и журнал изменений. Каждое утро специалист отдела НОБ просматривает сроки в листе согласования и кнопкой «Напомнить участнику согласования» мобилизует тех, кто не торопится с ответом.

Разработчик контролирует свой проект: в любой момент открывает лист согласования и видит, кто сейчас работает с проектом и какие оставляет замечания. Чтобы не терять время, он может создать локально новую версию документа и корректировать ее по мере поступления замечаний. Пока руководители анализируют документ, разработчик улучшает его, а не ходит по кабинетам в ожидании подписи.

Когда все участники согласовали документ, система присваивает ему электронный гриф «Проект согласован», теперь документ уже нельзя изменить. Вся история согласования сохранилась: из карточки всегда можно узнать, кто разработал, согласовал, утвердил документ и какие внес правки.

Как ввести в действие новый документ и ознакомить с ним сотрудников?

После согласования делопроизводители выпускают распоряжение о том, что новый ЛНД вступает в силу. Распорядительный документ согласуется, утверждается и автоматически рассылается по всем подразделениям. Из письма в рассылке можно посмотреть и сам нормативный документ.
Карточка с регистрационными данными нормативного документа уже есть в системе, все, что нужно сделать, это поменять в ней статус с «Проекта» на «Действует» и нажать кнопку «Опубликовать». При этом система отменяет действие предыдущей редакции и перемещает ее в архив и публикует документ на корпоративном портале.
Одновременно в плане-графике у документа автоматически изменяется статус с «Согласован» на «Утвержден и опубликован».
Если документ изменился, нужно менять все действующие инструкции, положения, стандарты, где он упоминается. Система автоматически покажет эти документы, чтобы сотрудники отдела нормативного обеспечения запланировали их актуализацию.

Как быстро найти документ или сделать выборку по определенным параметрам?

Чтобы найти документы в системе Docsvision, можно воспользоваться строкой быстрого поиска.
Найти группу документов, сформировать отчет поможет расширенный поиск. Для этого в форме поиска просто укажите интересующие вас реквизиты: например, номер, наименование, вид, тип, подразделение.
Аналогичный механизм поиска используется на корпоративном портале.

Как добиться того, чтобы сотрудники использовали только актуальные документы?

Рассылка в почту, рассылка в Docsvision, корпоративный портал
Для ознакомления сотрудников с документами есть несколько способов.

• Первый способ – рассылка внутри системы электронного документооборота. Если система организована на платформе Docsvision и к ней подключены ответственные сотрудники подразделений, задания на ознакомления поступят в их личные папки. На экране появится всплывающее окно «Личный помощник» с напоминанием о том, что нужно ознакомиться документом.
• Второй способ: рассылка в электронную почту. Сотрудник отдела нормативного обеспечения выбирает из списка работников или подразделения, нажимает кнопку «Отправить на ознакомление», и письма с заданием уходят на выбранные электронный адреса.
• Третий способ – ознакомление через корпоративный портал на платформе MS SharePoint.

Ресурс нормативного обеспечения на корпоративном портале состоит из двух разделов: Фонд актуальных нормативных документов (Фонд ЛНД) и Сайт отдела нормативного обеспечения.
Каждый день новые и измененные документы автоматически загружаются на корпоративный портал в Фонд ЛНД, а устаревшие версии изымаются. Благодаря этому рядовые сотрудники пользуются только актуальной документацией. Корпоративный портал позволяет крупнейшему в Сибири нефтеперерабатывающему предприятию полностью отказаться от бумажных копий ЛНД. Ежедневно обновлять Фонд ЛНД на портале проще и экономически выгоднее, чем поддерживать в актуальном состоянии многотысячный массив бумажных копий во всех подразделениях. 3500 сотрудникам, включая руководителей, удобно искать документы на портале и работать с ними.
Для удобства пользователей, документы в Фонде ЛНД сгруппированы по папкам и имеют три варианта представления: табличное, в виде карточек и в виде списка.
Табличное представление показывает основные реквизиты документа: наименование, номер, тип, вид, дата, и реестры, куда он включен. Реестры – это тематические подборки, которые создаются ответственными в подразделениях. Рядовой сотрудник также может создавать свои реестры, чтобы быстро открывать часто используемые положения, инструкции, стандарты.
Документы можно группировать: по направлению деятельности, виду и типу. Сортировать по реквизитам: наименование, номер, дата вступления в силу. Самостоятельно настраивать фильтры по разным параметрам.

Нажав на наименование, сотрудник попадает в карточку документа. Из карточки можно открыть сам нормативный документ, его приложения, распорядительные документ о вводе в действие.
Все документы доступны в режиме предпросмотра без открытия офисных программ. С текстом можно работать как в Microsoft Word: выделять, искать, копировать фрагменты текста.

В своей деятельности компания руководствуется как внутренними, так и внешними нормативными документами, в число которых входят законы РФ, соглашения с другими организациями, ГОСТы. Эти нормативные акты сотрудники отдела НОБ публикуют в разделе Фонда ЛНД «Прочие документы».

В соответствии с требованиями международных стандартов, кадрового делопроизводства и законодательства РФ, каждый работник должен иметь доступ к перечню документов, регулирующему его профессиональную деятельность. В любой момент времени работник вправе воспользоваться любым нормативным документом, входящим в этот перечень.
Подраздел Фонда ЛНД «Реестры и перечни» помогает сформировать и актуализировать такие списки автоматически. Задача ответственного в подразделении — из общего перечня ЛНД компании на портале, выбрать документы, относящиеся к его подразделению. Теперь любой сотрудник видит на портале список всех документов, которыми он обязан руководствоваться, и может открыть любой из них, просто нажав на название. Благодаря тому, что фонд ЛНД на портале обновляется ежедневно, в реестре подразделения всегда находятся только актуальные нормативные документы.

Как защитить документы от несанкционированного использования, передачи третьим лицам?

В системе Docsvision во вкладке «Журнал» сохраняется информация обо всех действиях с документами и сотрудниках, которые с ним работали. Сохраняются также все промежуточные версии проекта и правки согласующих лиц.
Права на чтение, печать и выгрузку зависят от роли и прав пользователя и от конфиденциальности документа (мандатная, дискреционная и ролевая модели безопасности). При необходимости файлы защищает электронно-цифровая подпись.
На корпоративном портале документы также защищены от редактирования, полного копирования, скачивания, печати. Выгрузить документ могут только администраторы, редакторы раздела и сотрудники отдела нормативного обеспечения. При этом на полях документа автоматически появятся колонтитулы: кто, когда выгрузил данный файл.

Как провести анализ бизнес-процесса управления документацией и записями?

Вы можете автоматически формировать отчёты по важным для Вас показателям. Выгружать их в Excel, представлять в виде графиков и диаграмм. Например, провести анализ по срокам разработки документов определенной категории или документов, закрепленных за конкретным подразделением. Для этого достаточно мышкой перетащить заголовок столбца с критичным показателем в верхнюю часть таблицы — система сама сформирует отчёт.

Как улучшать качество документации, добиться единого понимания корпоративных стандартов?

В разделе «Система нормативного обеспечения» публикуется информация о мероприятиях, графике обучения, новые документы, регулирующие управление документацией, график аудитов, план-график разработки ЛНД, протоколы по обмену опытом, календарь. Здесь же сотрудники могут задать вопрос по разработке нормативного документа, записаться на курсы, скачать шаблоны нормативных документов. Благодаря ресурсу сотрудники компании всегда в курсе изменений, происходящих в нормативном обеспечении.

Централизованное управление нормативными документами в филиалах холдинга

Единые нормативные документы для филиальной сети разрабатывает головная компания. Чтобы исключить вероятность ошибок, издать легитимный документ, компания предварительно направляет проект документа в филиалы для сбора замечаний. Обсуждение таких проектов происходит в электронном виде в «Системе управления нормативными документами» на платформе Docsvision. Все замечания подразделений автоматически собираются в общий реестр и направляются в головную компанию. Ответ головной компании с возражениями и комментариями снова рассылается для обсуждения.

Результаты обсуждения проекта нормативного документа, принятые и отклоненные замечания сохраняются в системе Docsvision и публикуются на корпоративном портале в разделе «Проекты и обсуждения». Каждое заинтересованное подразделение, которое в дальнейшем будет руководствоваться этими нормативными документами, контролирует, все ли замечания и пожелания филиала учтены. Такой формат дискуссий исключает риск издать неработающий документ.

Головная компания контролирует нормотворческую деятельность филиалов. С этой целью филиал направляет в компанию план-график, где автоматически зафиксировались все изменения за период: какие документы введены в действие, в какой стадии подготовка проектов, есть ли нарушение по срокам. Контроль плана-графика помогает дисциплинировать филиалы сети, централизовать управление ЛНД.

Компоненты системы

Система состоит из 4-х информационных блоков, каждый из которых автоматизирует группу взаимосвязанных бизнес-процессов.
1. Ядро системы — «Библиотека нормативных документов». Этот блок решает две главные задачи управления нормативной документацией: ведение фонда нормативных документов и информирование сотрудников. Снабжён набором отчётов. Может использоваться самостоятельно.
Функции:

• управляемый доступ пользователей к базе данных ЛНД: документ видит, распечатывает, копирует только тот, кто имеет на это право.
• досье документа: когда и кем разработан, согласован и утвержден, предыдущие версии, приложения, изменения, распорядительный документ о вводе в действие, лист согласования хранятся в карточке.
• ввод в действие и отмена действия ЛНД: статус документа указывается в карточке;
• анализ связанных ЛНД: актуализация ссылок;
• поиск по реквизитам;
• отчёты;
• рассылка новых и измененных документов на ознакомление по корпоративно почте и через систему Docsvision

2. «Планирование и актуализация ЛНД». Блок предназначен для управления фондом ЛНД, изменения и разработки нормативных документов.
Функции:

• учёт и ведение инициатив по разработке ЛНД;
• формирование плана-графика по разработке/актуализации ЛНД;
• контроль исполнения плана-графика;
• пакетная обработка связанных документов: отмена действия предыдущей версии, изменение статуса в инициативах и в плане-графике;
• автоматическая ревизия предыдущих версий ЛНД;
• автоматическое обновление ссылочной базы в новых версиях ЛНД;
• отчёты.

3. «Согласование проектов ЛНД». Блок автоматизирует согласование ЛНД и сопутствующих распорядительных документов. Помогает дисциплинировать подразделения в части своевременной разработки и согласования документов.
Функции:

• учёт проектов ЛНД;
• согласование (обсуждение) проектов ЛНД параллельное, последовательное. смешанное;
• согласование проектов распорядительных документов;
• контроль согласования ЛНД;
• автоматическое формирование листов согласования;
• отчёты.

4. «ЛНД на корпоративном портале» на платформе MS Sharepoint предоставляет доступ к актуальным документам всем сотрудникам компании с учетом разграничения прав. Помогает организовать работу с подразделениями. Состоит из двух компонентов:
— фонд актуальных нормативных документов для всех сотрудников компании;
— сайт отдела управления нормативной документацией.
Функции:

• публикация актуальных ЛНД на портале для общего доступа сотрудников компании, создание структурированного хранилища файлов;
• удобный интерфейс для ознакомления с документами;
• обеспечение доступа в соответствии с ролью пользователя;
• поиск ЛНД;
• формирование системных и пользовательских реестров ЛНД.

Стоимость и условия поставки

Система отличается высокой степенью готовности. Мы можем дополнительно адаптировать ее под специфику конкретного предприятия: настроить рабочие места и скорректировать входящие в базовую комплектацию маршруты согласования. Экспертная оценка требуемых ресурсов составляет 500 — 750 чел/час. Стоимость доработки и лицензий уточните по телефону: +7 (812) 500-25-99

Контактная информация

Если вы хотите посмотреть систему в действии, у вас есть вопросы по ее возможностям, цене и проекту внедрения – звоните:
+7 (3952) 55-93-99
+7 (812) 500-25-99
sales@rkit.ru
www.rkit.ru

Возможности решения

Решение позволяет организовать на предприятии работу с локально-нормативными документами, актами и документами СМК.

Процесс ведения локально-нормативной документации включает в себя:

• разработку и согласование документов;
• составление их перечня;
• актуализацию и ввод документов в действие;
• отслеживание сроков окончания их действия;
• ознакомление сотрудников с документами.

Решение «Управление локально-нормативными документами» помогает:

• создавать и согласовывать проекты локально-нормативных документов;
• создавать и подписывать приказы о вводе в действие;
• знакомить сотрудников с новыми документами, а также с изменениями в действующих;
• вести реестр локально-нормативных документов.

Создание и согласование проекта документа

Инициатор создает локально-нормативный документ (ЛНД), в карточке которого указывает соответствующий вид:

Далее ЛНД согласуется по утвержденному в организации регламенту.

Создание приказа о введении ЛНД в действие

После согласования ЛНД инициатор создает приказ о вводе его в действие. Приказ можно создать прямо из карточки ЛНД:

При сохранении приказа он автоматически связывается с ЛНД соответствующим типом связи:

Ознакомление сотрудников с ЛНД

После подписания приказа система автоматически:

• преобразует ЛНД и приказ в один документ в формате PDF;
• наносит на итоговый документ водяной знак и штамп электронной подписи.

Инициатор может ознакомить сотрудников с ЛНД с помощью стандартных механизмов Directum RX.

Уведомление об изменениях в ЛНД

Если необходимо актуализировать действующий ЛНД и изменения незначительные, то инициатор создает по утвержденному шаблону документ «Извещение об изменении НД»:

В извещении инициатор описывает изменения ЛНД и отправляет его на согласование по регламенту. Ознакомить сотрудников с ЛНД можно с помощью стандартных механизмов Directum RX.

Если изменения к ЛНД значительные, создается новый нормативный документ. Чтобы отразить замену ЛНД, инициатор устанавливает соответствующую связь:

Анализ

Все ЛНД и извещения об их изменении доступны в реестре внутренних документов. С помощью гибкого механизма фильтрации можно оперативно получить доступ к списку в различных разрезах: например, по дате, статусу, виду документа или автору:

Решение — пример реализации для конкретного заказчика (ООО «Белэнергомаш-БЗЭМ»), может быть разработано под индивидуальные требования вашей компании.