Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с должностной инструкцией .docСкачать образец листа ознакомления с должностной инструкцией .doc
Суть и роль должностной инструкции
Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.
Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.
Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.
Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.
После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.
Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.
Зачем нужна подпись работника
Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.
Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.
Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.
На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией
Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.
Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию
В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.
В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.
Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.
Кто формирует лист
Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.
В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.
Как составить лист
С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:
- порядковый номер работника;
- его должность;
- дата и номер приказа о приеме на работу;
- дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.
Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).
Как оформить лист
Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.
Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Сколько и как хранить бланк
Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.
Лист ознакомления с должностной инструкцией
Лист ознакомления с должностной инструкцией составляют в одном образце для всех. Его должны подписать сотрудники после того, как прочли должностную инструкцию. Так они подтверждают, что согласны с ней. Тогда, если сотрудник нарушит инструкцию, его можно будет привлечь к ответственности
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 43 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Содержание
- Подробное руководство для создания листа ознакомления с должностной инструкцией
- Подготовка и заполнение бланка листа ознакомления
- Важные моменты при оформлении листа ознакомления с должностной инструкцией
- Требования к содержанию листа ознакомления
- Предоставление листа: когда и как правильно сделать
- Процедура отказа от ознакомления с должностной инструкцией
Отказ от ознакомления с должностной инструкцией может привести к непониманию требований и ожидаемых результатов в рамках рабочих обязанностей. Поэтому мы рассказываем, как правильно использовать лист ознакомления для ознакомления с должностной инструкцией для 2023 года.
Должностная инструкция является важным документом, который определяет правила и требования, необходимые для эффективного выполнения рабочих обязанностей. Ознакомление с ней позволяет понять, какие задачи и ответственности возлагаются на должность, а также какие навыки и качества требуются для ее успешного выполнения.
Оформление листа ознакомления с должностной инструкцией включает в себя основные сведения о сотруднике, дату его ознакомления с документом и подписи руководителя и сотрудника. Этот лист подтверждает факт ознакомления сотрудника с должностной инструкцией и может использоваться как доказательство при возможных спорах или конфликтах на рабочем месте.
Подробное руководство для создания листа ознакомления с должностной инструкцией
Когда вы составляете лист ознакомления с должностной инструкцией для сотрудников, очень важно сделать все правильно. В этом руководстве мы рассказываем, как сформировать такой лист.
Прежде всего, стоит определиться с форматом листа. Вы можете выбрать формат электронного документа, например, PDF, чтобы обеспечить удобное чтение. Также можно выбрать формат бумажного документа, который будет распечатан и вручен сотрудникам.
Далее необходимо указать наименование организации и должности, для которой составляется лист ознакомления. Важно также указать дату, чтобы было понятно, что данный лист актуален и соответствует текущей должностной инструкции.
В самом листе ознакомления рекомендуется кратко рассказать о содержании должностной инструкции и о том, как сотруднику следует её изучить. Можно указать, что нужно внимательно прочитать инструкцию, задать вопросы в случае необходимости, и подтвердить своё ознакомление с документом подписью.
Чтобы лист ознакомления выглядел более структурированным, можно использовать списки. Например, введение содержит список пунктов, которые должны быть рассмотрены в должностной инструкции. Также можно использовать нумерованный или маркированный список для указания пунктов, которые сотрудник должен особенно усвоить.
В конце листа ознакомления нужно оставить место для подписи сотрудника. Подпись следует ставить после того, как сотрудник внимательно ознакомился с должностной инструкцией. Это важный шаг, так как позволит убедиться, что сотрудник понимает и соглашается с требованиями, предъявляемыми к его должности.
Создание листа ознакомления с должностной инструкцией требует внимания к деталям. Он должен быть понятным, структурированным и информативным. Следуя руководству, вы сможете создать такой лист, который поможет сотрудникам правильно ознакомиться с должностной инструкцией и подтвердить своё ознакомление.
Подготовка и заполнение бланка листа ознакомления
Для сформирования бланка листа ознакомления с должностной инструкцией важно следовать определенным правилам, чтобы все данные были указаны правильно и полностью.
Как правило, бланк листа ознакомления состоит из нескольких полей, в которых нужно указать информацию о сотруднике, его должности и дату ознакомления. Важно рассказывать сотруднику о том, что от отказа ознакомления с должностной инструкцией может зависеть его дальнейшая работа в компании.
При заполнении бланка листа ознакомления необходимо обратить внимание на правильность указания всех данных, таких как ФИО сотрудника, его должность, дата ознакомления и подписи главного руководителя и сотрудника. Также важно указать, что сотрудник ознакомлен с должностной инструкцией и все вопросы были рассмотрены.
Отказ от ознакомления с должностной инструкцией может быть серьезным нарушением трудовой дисциплины и повлечь за собой негативные последствия для сотрудника. Поэтому очень важно правильно заполнить и подписать бланк листа ознакомления, демонстрируя свою ответственность и готовность соблюдать требования компании.
Важные моменты при оформлении листа ознакомления с должностной инструкцией
Правильно сформировать лист ознакомления с должностной инструкцией является важным аспектом для всех сотрудников компании. Этот документ подтверждает факт ознакомления с требованиями и обязанностями, которые возлагаются на сотрудника в рамках его должности.
В первую очередь, необходимо указать информацию о сотруднике: его ФИО, должность, дату и место ознакомления. При этом, важно убедиться, что указанная информация соответствует действительности.
Как укажите ФИО сотрудника, следует уточнить, что он ознакомился с должностной инструкцией и осознает свою ответственность и обязанности. В случае отказа сотрудника от ознакомления, это также следует указать в листе ознакомления.
Лист ознакомления составляется в двух экземплярах: один остается у сотрудника, а другой хранится в его личном деле. Это необходимо для дальнейшей проверки факта ознакомления и может быть использовано в случае споров или конфликтной ситуации.
При оформлении листа ознакомления рекомендуется использовать такие элементы, как нумерованный или маркированный список для более наглядного представления информации. Также можно составить таблицу, в которой указать даты прохождения ознакомления разных сотрудников или другую структуру, удобную для вашей компании.
Требования к содержанию листа ознакомления
Лист ознакомления является важной частью должностной инструкции, и требования к его содержанию необходимо учитывать. От отчетности ознакомления зависит тот факт, что работник в полной мере понимает свои обязанности и права.
При составлении листа ознакомления следует рассказать о главных аспектах должностной инструкции, сформировать его таким образом, чтобы он правильно отражал все основные моменты. Оператору необходимо изложить информацию четко и лаконично.
Каждый пункт листа ознакомления должен быть оформлен с помощью подходящих тегов. Рекомендуется использовать теги , ,
- ,
- и, при необходимости,
. Такой подход позволит улучшить восприятие информации и облегчит понимание работником содержания инструкции.Отказ от ознакомления с листом может повлечь за собой неправильное выполнение трудовых обязанностей и создание производственной опасности. Поэтому важно поддерживать заинтересованность сотрудников в ознакомлении с должностной инструкцией и регулярно проводить проверку их знаний и понимания правил и требований, отраженных в листе ознакомления.
Предоставление листа: когда и как правильно сделать
Предоставление листа ознакомления с должностной инструкцией – важный этап в организации рабочего процесса. Компания несет ответственность перед сотрудником за детальное ознакомление с его должностными обязанностями и правилами, а сотрудник должен быть в курсе всех требований и политики организации, чтобы эффективно выполнять свою работу.
Рассказываем, как правильно сформировать лист ознакомления с должностной инструкцией. В начале документа следует указать дату, в которую сотрудник получает лист ознакомления.
Далее следует перечислить пункты, которые должен ознакомиться сотрудник: обязанности, права и ответственности, процедуры и правила работы, требования и политика компании.
Лист ознакомления должен быть подписан как сотрудником, так и руководителем компании, что свидетельствует о прочтении и понимании документа. Важно также сохранить подписанный лист в личном деле сотрудника.
Процедура отказа от ознакомления с должностной инструкцией
Лист, который предназначен для отказа от ознакомления с должностной инструкцией, является важным документом для сотрудников организации. Отказ отознакомления с должностной инструкцией может возникнуть по различным причинам, например, если сотрудник уже проходил подобную ознакомительную программу ранее или если должностная инструкция содержит несогласованные или недостоверные сведения.
Рассказываем, как сформировать лист отказа от ознакомления с должностной инструкцией. В начале документа следует указать полные данные сотрудника: ФИО, должность, подразделение. Затем, в отдельных пунктах, необходимо указать основания и причины, по которым сотрудник отказывается от ознакомления с должностной инструкцией.
При формировании листа отказа от ознакомления с должностной инструкцией также можно использовать таблицу, где каждый пункт правил и обязанностей, предусмотренных в должностной инструкции, приводится в виде списка с указанием причин отказа. Такая таблица позволяет четко структурировать информацию и облегчает процесс заполнения документа.
Adblock
detector
- ,
Лист ознакомления с должностной инструкцией — это документ, который подписывают сотрудники до подписания трудового соглашения, выражая согласие выполнять трудовые обязанности. Он оформляется в качестве приложения к типовому акту, единому для определенной группы работников.
Зачем нужен лист ознакомления
При трудоустройстве сотрудника руководство компании обязано еще до подписания соглашения дать ему прочитать правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и иные документы, которые относятся к выполнению трудовых обязанностей (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). К таким ЛНА относится и должностная инструкция (ДИ), в которой указывают должностные функции. Иногда она оформляется как приложение к трудовому договору. Но для удобства чаще всего обязанности прописывают в отдельном типовом документе для целой группы работников.
Согласно трудовому законодательству, ознакомить работников с внутренними нормативными актами необходимо под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Чтобы собрать подписи от всех заинтересованных лиц, оформляют специальный лист в качестве приложения к ДИ. В законодательстве не прописана обязательность заполнения листа ознакомления с должностной инструкцией, но для удобства на практике его используют. В нем подчиненные ставят автографы, подтверждая согласие с указанными правилами и должностными обязанностями. Если типовых ДИ в организации нет, то обязательные для работника функции указывают в трудовом договоре. Подписывая его, он принимает условия работы.
Автографы работников в листе ознакомления — не простая формальность. Если возникнет спорная ситуация между руководством и подчиненным о выполнении тех или иных обязанностей, подпись поможет решить вопрос. Если человек нарушал трудовую дисциплину, его подпись в листе ознакомления докажет, что он осведомлен о необходимости выполнять те или иные возложенные на него функции. Или станет доказательством обратной ситуации, что та или иная обязанность, которую пытается возложить на него руководство, в подписанной им ДИ не предусмотрена.
Обычно с ДИ знакомят новых сотрудников при трудоустройстве. Но иногда, когда в нее внесли значительные корректировки или до сих пор не использовали вовсе, ознакомление и подпись инструкции проводят во время текущего рабочего процесса.
С 01.03.2022 вступит в силу Приказ Минтруда РФ № 773н от 29.10.2021, который предусматривает способы ознакомления с правами работников на рабочем месте при помощи различной печатной и визуальной информации. Сюда включают информирование работника (п. 1 приложения № 1 к вышеуказанному приказу):
- при трудоустройстве об условиях трудового договора;
- во время работы о результатах СОУТ на рабочих местах;
- о требованиях ДИ, об охране труда и иных ЛНА работодателя.
Если у работодателя есть возможность, он вправе использовать разные способы, чтобы донести информацию до сотрудников, — плакаты, листовки, официальный сайт, видеоролики, корпоративные печатные издания.
Если в компании есть электронный документооборот, то информировать сотрудников руководство вправе в электронной форме. В том числе есть возможность подтвердить, что сотрудник ознакомлен с должностными обязанностями, при помощи электронной цифровой подписи.
Как составить документ
Унифицированных универсальных бланков для этого приложения к ЛНА не существует. Как нет и жестких требований, в какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией, основное правило — составить лист в виде таблицы. Обычно оформляют его по стандартам, утвержденным в компании. Составляют в одном экземпляре на бумаге формата А4 или официальном бланке организации с указанием основных реквизитов. В шапке пишут название документа, затем размещают таблицу. В нее вносят следующие графы:
- порядковый номер сотрудника;
- фамилия, имя и отчество полностью, должность;
- номер и дата распоряжения о приеме на работу;
- дата прочтения и автограф служащего.
Если возникнет необходимость, таблицу дополняют другими графами, например, для примечаний. Если компания крупная, то принято составлять несколько документов в качестве уведомления об ознакомлении с должностной инструкцией — отдельно для конкретных специальностей (когда сотрудников на аналогичных должностях много). Если сотрудников мало, то его оформляют для отдельных групп или подразделений.
Если в компании трудятся много служащих, то документ не уместится на одной странице. Тогда их между собой следует пронумеровать и сшить или закрепить степлером. Лист с собранными автографами заверяет исполнитель (кадровик, секретарь или другое уполномоченное лицо). Затем его регистрируют в журнале учета внутренней документации.
Еще один вариант — завести специальную ведомость об ознакомлении с инструкцией, которая оформляется аналогично. На титульном листе ведомости необходимо отметить даты начала и завершения ее ведения.
Вот как выглядит лист ознакомления с инструкцией, утвержденной директором и оформленной как типовой документ для группы сотрудников:
А это шаблон:
ООО ______________________________
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
С ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ
С должностной инструкцией ознакомлен:
| № п/п | Фамилия, имя и отчество сотрудника полностью | Должность | Дата и номер приказа о приеме на работу, назначении на должность | Дата и подпись об ознакомлении с ДИ и с получением ее копии |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 | ||||
| 6 |
Сколько хранить лист ознакомления
Обычно рекомендуют сложить лист подписания должностной инструкции вместе с самой ДИ в отдельную папку. Законом не предусмотрен срок его хранения. Но поскольку он является приложением к ДИ, то и сохраняют его в течение аналогичного периода. Сколько времени хранить ДИ, указано в пунктах 442 и 443 перечня архивных документов, утвержденных Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Индивидуальные ДИ необходимо оставлять на хранение 50 лет (для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003) или 75 лет (завершенных после указанной даты). Типовые ДИ — 3 года после замены новыми. Сначала их оставляют в отделе кадров, затем отдают в архив компании. Если компанию ликвидируют, то их отдают в госархив, в котором после завершения периода хранения проведут проверку ценности этих актов.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Ломова Анна
Автор-эксперт
Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.
Все статьи автора