- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Кто должен разрабатывать должностные инструкции
Кто должен разрабатывать должностные инструкции
Подборка наиболее важных документов по запросу Кто должен разрабатывать должностные инструкции (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по кадровым вопросам. Как принять на работуКто должен разрабатывать должностные инструкции, законодательством не определено. На практике это чаще всего делают руководители профильных подразделений, юристы или кадровики. Кому поручить эту работу и как оформить должностную инструкцию, решает работодатель.
Нормативные акты
Кто же должен писать должностные инструкции?
Один из самых серьёзных внутрикорпоративных споров – кто же должен писать должностные инструкции? Отдел кадров? Юристы? Руководство компании?
Отвечаем: Должностная инструкция составляется непосредственным руководителем сотрудника или его заместителем, после чего согласовывается с юридическим отделом (если таковой имеется) или другими подразделениями компании. Неправильно привлекать для работы над составлением инструкции отдел кадров, как часто бывает на практике. Кадровики не могут знать специфики работы каждого сотрудника компании и вынуждены подходить к составлению инструкции формально, из-за чего этот инструмент управления не работает.
Для чего нужны должностные инструкции?
Основная функция должностной инструкции – подробное описание обязанностей, полномочий, а главное, сферы ответственности сотрудника организации, занимающего конкретную должность. Но помимо этого должностные инструкции помогают лучше организовать связи между сотрудниками, определить критерии оценки полноты и качества работы сотрудника, служат основой при трудовых спорах или при проверках контролирующими органами. К сожалению, зачастую работодатель не придает значения должностным инструкциям, из-за этого часто возникают разногласия между сотрудниками и руководством: сотрудники отказываются выполнять какую-либо работу, ссылаясь на то, что это не их обязанности. Поэтому мы рекомендуем разработать должностную инструкцию перед приемом нового сотрудника на работу, чтобы избежать неприятных ситуаций в дальнейшем.
Все мы помним известную сказку Дж. Р. Толкиена «Властелин Колец». Мы решили показать вам важность наличия у сотрудника должностной инструкции на примере хранителя кольца Фродо Беггинса. Эта должностная инструкция шуточная, образцы настоящих должностных инструкций, которые вы можете скачать и отредактировать, представлены внизу статьи.
Правила оформления должностных инструкций
Должностная инструкция печатается на фирменном бланке предприятия, который содержит информацию о наименовании и местонахождении компании. В правом верхнем углу обязательно поставить гриф утверждения. В тексте самой инструкции указываются общие положения (о чем настоящая инструкция, о какой должности идет речь, какие требования выдвигаются к сотруднику, кому подчиняется и т.д.), должностные обязанности, права и ответственность.
Подписывается инструкция руководителем структурного подразделения, для которого написана должностная инструкция. В обязательном порядке указывается его ФИО, должность, ставится его подпись и дата. Ниже располагаются визы лиц, согласовавших должностную инструкцию (также с указанием ФИО, должности, проставлением подписи и даты). В самом конце должностную инструкцию подписывает сам сотрудник, занимающий эту должность (он пишет: с инструкцией ознакомлен. Должность, подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления). Документ должен быть составлен в трех экземплярах, один экземпляр хранится у сотрудника, второй – у руководителя, третий – в отделе кадров.
Как и обещали, вот примеры должностных инструкций:
- Должностная инструкция Бухгалтера (скачать в word)
- Должностная инструкция Директора (скачать в word)
- Должностная инструкция Заведующего складом (скачать в word)
- Должностная инструкция Инженера по строительству (скачать в word)
- Должностная инструкция Маркетолога (скачать в word)
- Должностная инструкция Менеджера (скачать в word)
- Должностная инструкция Мастера участка (скачать в word)
- Должностная инструкция Начальника отдела кадров (скачать в word)
НАСТОЯЩИМ ВЫРАЖАЮ СОГЛАСИЕ
Обществу с ограниченной ответственностью «Кадровое агентство «ОСНОВА+» (ОГРН 1101690061098), расположенному по адресу: 420111, Республика Татарстан, город Казань, Вахитовский р-н, улица Право-Булачная, дом 13, офис 12. (далее – «Общество»)
Обрабатывать следующие мои персональные данные: фамилия, имя, отчество; пол; дата и место рождения; паспортные данные, в том числе, сведения об адресе регистрации; идентификационный номер налогоплательщика; номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; место фактического проживания; семейное положение и количество детей; сведения о полученном образовании; сведения о форме занятости и среднем размере месячного дохода и расхода; номера контактных телефонов; адрес электронной почты; сведения о наименовании работодателя, адресе места работы и должности; трудовом стаже; а также иные данные, предоставляемые мной Обществу в процессе заполнения анкеты на сайте Общества.
В случае предоставления мною Обществу персональных данных третьих лиц, я заявляю и гарантирую, что мною получено согласие этих лиц на передачу их персональных данных Обществу и обработку этих персональных данных Обществом.
Мое согласие распространяется на обработку моих персональных данных Обществом в следующих целях:
- рассмотрение Обществом моих заявок, при котором производится оценка моей профессиональной квалификации и трудоспособности;
- осуществление и выполнение функций, полномочий и обязанностей Общества, возложенных на него законодательством Российской Федерации, а также прав и законных интересов Общества;
- оказание мне Обществом консультаций в целях содействия в трудоустройстве, а также с целью осуществления Обществом деятельности, связанной с управлением человеческими ресурсами;
Мое согласие распространяется на следующие действия общества по обработке моих персональных данных, осуществленные в указанных выше целях: сбор, запись, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передача третьим лицам (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение, как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.
Настоящее Согласие действует в течение 1 (одного) года.
Настоящее Согласие может быть отозвано мной путем подачи Обществу соответствующего письменного заявления. Заявление об отзыве настоящего Согласия может быть подано только мной лично, для чего я должен (должна) явиться в Общество с документом, удостоверяющим личность и подать сотруднику Общества соответствующее заявление, либо направить заявление на отзыв Согласия на юридический адрес Общества, в таком заявлении должны быть указаны мои паспортные данные, а моя подпись заверена нотариально.
Между мной и Обществом достигнуто соглашение о том, что в случае отзыва мною настоящего Согласия Общество вправе продолжать обрабатывать мои персональные данные в целях исполнения Обществом требований законодательства.
Настоящим я признаю и подтверждаю, что в случае необходимости предоставления моих персональных данных для достижения указанных выше целей третьему лицу, передачи Обществом принадлежащих ему функций и полномочий иному лицу, а равно при привлечении третьих лиц к оказанию услуг в указанных целях, Общество вправе в необходимом объеме раскрывать для совершения вышеуказанных действий информацию обо мне лично (включая мои персональные данные) таким третьим лицам, а также предоставлять таким лицам соответствующие документы, содержащие такую информацию.
Любая компания растет и развивается, только когда каждый сотрудник производит продукт высокого качества. Как этого добиться? Объяснить сотруднику, что он должен выполнять на своем рабочем месте, описать его функции и обязанности. Для этого нужны должностные инструкции под каждую должность.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция (ДИ) – нормативный акт компании, в котором описаны обязанности сотрудника, его права, ответственность и требования к квалификации. Назначение этого документа — описать, что именно должен делать сотрудник на рабочем месте и по каким правилам ему взаимодействовать с коллективом.
В Трудовом Кодексе ничего не сказано о необходимости разрабатывать должностные инструкции работников. Однако в ст. 57 указано, что в трудовом договоре нужно перечислить трудовые функции работника. На практике, эти функции часто описывают в ДИ и оформляют как приложение к договору или как самостоятельный документ. Это хорошая возможность зафиксировать в одном документе ВСЕ требования к должности.
Изначально должностные регламенты были востребованы на крупных предприятиях, где одну должность могли занимать по 50-100 человек. Тогда были оправданы усилия, затраченные на разработку и актуализацию многостраничного документа. Но с развитием экономики становилось все больше должностей. Сейчас можно часто увидеть ситуацию в компании, когда 50 сотрудников из 100 имеют разные должности. Трудозатратно разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии все 50 инструкций.
В таких случаях трудовые функции чаще описывают сразу в трудовом договоре. Как правило, указывают те обязанности, которые были прописаны в вакансии. А если возникает необходимость изменить трудовые функции работника, оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору.
Зачем нужны должностные инструкции
Должностная инструкция рабочего места нужна как сотруднику, так и работодателю.
Сотрудник узнает какие задачи он должен выполнять на рабочем месте, какой результат ожидает от него получить компания и как ему производить продукт нужного качества. Для него это в прямом смысле инструкция о том, как хорошо выполнять свою работу.
Работодателю ДИ помогают:
- Рационально распределить ВСЕ функциональные обязанности и подробно описать их. Функции, описанные в ДИ для разных должностей не должны дублироваться.
- Обосновать решение при найме и увольнении работников, опираясь на квалификационные и иные требования в ДИ. Объективно оценить результаты сотрудника в период испытательного срока и адаптации.
- Решить любой конфликт с подчиненными и привлечь их к ответственности в случае дисциплинарных нарушений. Наличие ДИ – это веский аргумент в трудовых конфликтах, спорах и судебных разбирательствах.
Чтобы должностные инструкции приносили бизнесу описанную пользу, нужно правильно их составить.
Структура и оформление должностной инструкции
Многие задаются вопросом, какой порядок разработки должностных инструкций, какие есть правила составления? Для оформления ДИ нет жестких требований, поэтому можно их оформить в том виде, в котором принято оформление других документов в организации.
В классическом должностном регламенте есть следующие разделы:
- Общие положения. Это название должности, ее цель, требования к образованию и опыту, положение должности на организационной структуре.
- Функции должности. Описание конкретных действий, которые должен выполнять работник. Для заполнения используются профессиональные стандарты и квалификационный справочник.
- Права работника. Перечень прав, которые предоставляются сотруднику для успешного выполнения своих обязанностей — что он может потребовать от компании.
- Ответственность работника. За что отвечает сотрудник, что его ждет за нарушение должностных обязанностей.
- Заключительные положения. Этот раздел может включать порядок вступления данного документа в силу и порядок пересмотра рабочей инструкции.
Далее рассмотрим подробно, что писать в каждом пункте.
Что писать в должностной инструкции: 5 ключевых разделов
Общие положения
В раздел «Общие положения» важно включить:
- Название должности
- Цель поста. Важно простыми словами описать результат, который должен производить сотрудник. То, ради чего он приходит в компанию.
- Положение в организационной структуре компании. Желательно показать всю структуру и выделить текущую должность, чтобы сотрудник наглядно увидел все линии подчинения. Указать, с какими подразделениями он будет взаимодействовать.
- Требования к уровню образования и опыту, к знаниям, умениям и навыкам. При заполнении можно опираться на два государственных стандарта – образовательный и профессиональный.
Остановимся подробней на последнем пункте. В России существует единая система нормативных документов по профессиям и должностям. Образовательный стандарт (ФГОС) регулирует процесс получения той или иной профессии, а профессиональный – процесс пребывания в должности.
Если для какой-то должности важно наличие среднего или высшего образования, изучите перечень компетенций по ФГОС, конкретизируйте их, сопоставьте с профессиональным стандартом и укажите в ДИ. Однако зачастую в современных компаниях уровень образования уходит на второй план, а берутся во внимание только результаты профессиональной деятельности. Поэтому иногда достаточно указать компетенции только из профстандарта.
Профессиональные стандарты – хорошее подспорье для HR’а. Они охватывают широкий перечень компетенций и трудовых действий, универсальны и актуальны. Выбирайте компетенции из списка компетенций для конкретной должности, можете дополнить их или перенести в ДИ частично. Если для какой-то должности нет профстандарта, выберите похожую должность и актуализируйте требования к ней или воспользуйтесь образовательными стандартами.
Пример требований профстандарта к компетенциям для должности «Маркетолог»:
Функции должности
Это основной раздел должностной инструкции. Для его заполнения также можно использовать профстандарт. Выберите подходящие действия работника, конкретизируйте их и приведите в соответствие тактическим целям и задачам компании. Чем конкретнее вы пропишете обязанности, тем «прозрачнее» будут взаимоотношения компании с работником, тем легче сотруднику будет выполнять эти обязанности. Как правило, сложно охватить все обязанности сотрудника, поэтому можно добавить в конце фразу: «и другие поручения руководства в рамках компетенции».
Чтобы конкретизировать обязанности сотрудника, удобно оформить их в табличном виде. Пример обязанностей для руководителя тендерного отдела:
Совет. Дополнительно пропишите статистики должности и типовые ошибки, чтобы должностная инструкция рабочего не воспринималась поверхностно.
Права работника
Что можно и нужно прописать в правах? Перечень прав тесно связан с предыдущим разделом – «Обязанности». Здесь вы указываете все права, без которых работник не может качественно выполнить свои функции. Например, сотрудник имеет право:
Ответственность
Укажите, за какой результат несет ответственность сотрудник и какие последствия его ожидают за несоблюдение требований ДИ и локальных нормативных актов организации. Здесь же уточняют административную, дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность работника.
Например, начальник отдела маркетинга несет ответственность за:
Заключительные положения
Определите периодичность и причины пересмотра рабочей инструкции: ежегодно / по мере необходимости / в связи с внесением изменений в организационную структуру. Хороший HR понимает: если ДИ так плотно связана с тактическими задачами организации, то её переработка – вопрос времени. За изменениями реалий компании или ее организационной структуры неизбежно следует корректировка должностных регламентов. Она должна происходить по взаимному соглашению сторон.
Совет. Образцы стандартных должностных инструкций можно скачать из интернета и использовать их как шаблоны. Но любой шаблон нужно дополнять и добавлять необходимую конкретику.
Использование должностной инструкции
Согласуйте и утвердите готовый документ с юристом, подпишите у генерального директора компании. После утверждения ДИ, ознакомьте с ней сотрудников и попросите расписаться в листе ознакомления.
Важно учитывать, что должностная инструкция — это юридический документ, который написан преимущественно юридическим языком. Иногда такие документы сложно воспринимать сотрудникам. Поэтому рабочую инструкцию желательно сделать интерактивной — упростить ее, оформить в виде учебной программы и добавить в корпоративную базу знаний. Разместите такую должностную инструкцию на платформе для онлайн-обучения, чтобы у сотрудников всегда был к ней доступ, а вы могли проконтролировать, что они изучили и усвоили все положения.
Когда вы берете на работу нового сотрудника, сразу поручите ему пройти курс «Пособие по должности». А если со временем у вас возникнет необходимость изменить или актуализировать должностную инструкцию, сотруднику подсветятся эти изменения на платформе и он сможет ознакомиться с новой информацией.
Совет. Сама по себе рабочая инструкция окажет слабое влияние на сотрудников. Чтобы навести порядок в организации, следует поэтапно внедрять разные инструменты управления: организационную структуру, регламенты и должностные инструкции по профстандартам, систему обучения сотрудников, систему мотивации, планирование и координации.
Ответы на популярные вопросы
Кто занимается разработкой должностных инструкций?
Как правило, разработка или составление ДИ ложится на руководителей подразделений. Например, руководитель отдела продаж составляет рабочие инструкции для менеджеров. А помогают ему HR-менеджеры и бухгалтеры — могут предоставить шаблон должностной инструкции и квалификационные справочники.
В каких случаях должностной регламент обязателен по закону?
В госучреждениях обязательно наличие должностных регламентов, например, для сотрудников полиции и местных муниципалитетов. Остальные компании руководствуются собственными потребностями, их не накажут за отсутствие ДИ.
Какие ошибки часто допускают при разработке должностной инструкции?
1. Расплывчатые формулировки. Когда вместо описания конкретных задач и метрик, пишут «Менеджер должен качественно выполнять свою работу».
2. Пересечение обязанностей у разных должностей. Следите, чтобы функции должности были уникальными.
3. Гонка за объемом. Если написание ДИ заняло 15 листов, это не говорит о ее высоком качестве. Не добавляйте «воду» для объема.
4. Дублирование положений о правах и обязанностях из Трудового кодекса.
Какие виды должностных инструкций бывают?
ДИ может быть индивидуальной или типовой. Индивидуальная разрабатывается под конкретного сотрудника, а типовая — под конкретную должность. Необходимость создать индивидуальную ДИ возникает, например, когда сотрудники одной должности выполняют разные функции. Обычно же, для каждого работника нецелесообразно делать отдельную инструкцию.
Можно ли сделать одну должностную инструкцию на всю компанию?
Если у вас маленькая компания, в которой всего одна должность — можно. Но в этом случае скорее всего нет необходимости в рабочих инструкциях. А если у вас большое предприятие, для каждой должности нужна своя инструкция, потому что права и обязанности будут отличаться.
Нужно ли разрабатывать новую ДИ, если работник временно выполняет функции другого человека?
Часто случается, что во время отпуска задачи одного сотрудника переходят к другому. В этом случае достаточно ознакомить сотрудника с настоящей должностной инструкцией того человека, которого он замещает. Нет необходимости составлять новую.
Как вносить изменения в должностную инструкцию?
Чаще всего инициатором обновления должностного регламента является работодатель. Например, появляется необходимость передать сотруднику несколько новых задач или изменилась организационная структура компании. В этом случае нужно издать приказ об изменении текста ДИ или выпустить новую рабочую инструкцию. В обоих случаях нужно ознакомить сотрудника с изменениями и попросить расписаться.
Как оформить должностную инструкцию
Редактор: Наталья Митькина
Бывает, в компаниях обязанности сотрудникам объясняют только устно. А потом сотрудники отказываются выполнять поручения, и ничего с этим не сделаешь. Не допустить такого поможет грамотная должностная инструкция.
Ольга Семенова
Эксперт по кадровому делопроизводству
Поделиться
Бывает, в компаниях обязанности сотрудникам объясняют только устно. А потом сотрудники отказываются выполнять поручения, и ничего с этим не сделаешь. Не допустить такого поможет грамотная должностная инструкция.
Ольга Семенова
Эксперт по кадровому делопроизводству
Поделиться
Обычная история с должностной инструкцией в компании: скачали шаблон, а реальные обязанности объяснили на словах. А потом руководитель дает поручения, а сотрудник такой: «С чего это я буду делать? У меня в обязанностях этого нет». И сидит в потолок плюет.
И никакой управы компания найти не может, трудовая инспекция будет на стороне сотрудника. Сейчас расскажем, как не попасть в такую ситуацию.
Должностная инструкция — внутренний документ с подробным описанием, чем сотрудник занимается в компании. В документе перечислены:
- требования к квалификации сотрудника;
- опыт работы, обязанности;
- права и ответственность;
- кому он подчиняется;
- как взаимодействует с начальством и другими сотрудниками.
По Трудовому кодексу РФ утверждать должностные инструкции для сотрудников обязаны только госкомпании. Все остальные могут писать их по своему усмотрению, без строгого шаблона.
Руководитель решил, что ему не нужна вся эта морока с оформлением инструкций → работники компании должны будут соблюдать только нормы закона и устные распоряжения начальника, в суде доказать их проступок будет очень сложно.
Руководитель решил, что пора навести порядок с обязанностями работников и подстраховаться на случай трудовых споров → утвердил должностные инструкции в своей компании → сотрудники должны будут соблюдать не только государственные нормы трудовых отношений, но и все пункты должностной инструкции.
Судебная практика доказывает: если есть должностная инструкция, у компании больше шансов выиграть судебный спор.
Сотрудник хотел оспорить увольнение и получить с компании деньги, но не тут-то было
Что случилось. Управляющий магазином плохо выполнял обязанности, и его решили уволить. Ущерб от плохой работы оценили в 3 млн рублей.
Сотрудник не согласился и подал иск в суд. Он требовал изменить формулировку причины увольнения, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. В общем, требований — вагон.
Что нарушил сотрудник. Суд изучил все материалы дела, должностная инструкция там тоже была.
В обязанности управляющего входило: 70% рабочего времени находиться в торговом зале с персоналом, контролировать, как работники магазина выполняют свои обязанности, обеспечивать замены отсутствующих работников и т. д. Управляющий подписал договор о полной материальной ответственности.
В реальности оказалось, что большую часть рабочего времени управляющий сидел в офисе, за сотрудниками не следил и вообще пустил работу на самотек. А компании — ущерб.
Решение суда. Компания смогла доказать, что сотрудник нарушил должностную инструкцию, и суд встал на ее сторону. Все потому, что:
- В магазине были утверждены должностные инструкции.
- В должностной инструкции были четко прописаны должностные обязанности и ответственность.
- Сотрудники ознакомились с должностной инструкцией под роспись.
Если бы в компании не было инструкции, доказать проступок было бы сложнее.
Апелляционное определение Московского областного суда от 01.10.2014 № 33-21839/2014
Иногда все обязанности работников вносят в трудовой договор. Это не всегда удобно — договор выходит огромный, да и менять его будет сложно. В трудовом договоре лучше указать общие обязанности работника, а дополнительные расширить в должностной инструкции.
Чтобы более четко прописать обязанности каждого работника, компания может разработать разные виды должностных инструкций. В законе нет единых требований к форме и содержанию, но исходя из практики должностные инструкции можно разделить на индивидуальные и типовые.
Индивидуальные — составляются, если у сотрудников должности называются одинаково, но есть различия в обязанностях.
В магазине два продавца-консультанта. Один обслуживает посетителей и следит за товарным видом продукции, другой — обслуживает посетителей и пробивает товары на кассе.
Типовые — если на одинаковой должности работники занимаются одним и тем же.
В японском кафе два сушиста. Обязанности обоих — делать роллы и суши.
Вот основные различия типовой и индивидуальной должностной инструкции:
Чтобы должностная инструкция носила официальный характер и работники были обязаны ее выполнять, надо выполнить два условия:
- Утвердить должностную инструкцию — это значит правильно оформить документ, поставить подпись работодателя.
- Сотрудник должен с ней ознакомиться и подписать.
Если просто написать список обязанностей и назвать это должностной инструкцией, она не будет иметь юридическую силу.
Без должностной инструкции сотрудник не всегда знает и понимает свои задачи: за что его могут наказать или, наоборот, поощрить. Работодатель не может эффективно управлять персоналом, быстро решать конфликты в компании и трудовые споры в суде. Вот основные преимущества должностной инструкции для работодателя и работника.
Для работодателя:
1. Равномерное распределение задач. В инструкции описаны задачи каждого сотрудника. Нет такого, что один сотрудник горит и зашивается, а другой спокойно пьет кофе каждые 10 минут и смотрит фотки в соцсетях.
2. Возможно наказать сотрудника за нарушение сроков и качества работы. Например, вынести дисциплинарное взыскание, если сотрудник не отправил важный документ и компания потеряла клиента.
3. Понятная иерархия. Каждый сотрудник знает, кому подчиняется. Нет такого, что все сразу бегут со своими проблемами к генеральному директору, — сотрудники решают вопросы через своего руководителя;
Если сотрудники не понимают свои обязанности, они могут ссориться, кто возьмет наиболее сложные задачи. С должностной инструкцией так не получится. Они не могут сказать: «Я не успеваю, пусть лучше Иван Петрович возьмется — он более опытный».
4. Работодателю легче решить вопросы в суде. Допустим, сотрудник плохо работал, его уволили и он подал в суд. Без должностной инструкции его, скорее всего, восстановят на работе, а компания должна будет выплатить компенсацию за время, пока он не работал.
Другое дело — с должностной инструкцией: компания предъявит ее в суде и докажет нарушение. Тогда суд будет на стороне компании.
5. Возможность провести аттестации сотрудников. Если предусмотреть в должностной инструкции аттестации, компания может тестировать сотрудников, проверять их знания и квалификацию.
Например, бухгалтерия в компании перешла на 1С. Все бухгалтеры должны изучить программу и сдать экзамен. Если кто-то откажется и продолжит сводить баланс в «Экселе», можно его уволить за несоответствие занимаемой должности.
В должностной инструкции много плюсов и для сотрудников:
1. Фиксированный список обязанностей. Работник знает, что неожиданно не добавят обязанностей, не будут спрашивать свыше того, что прописано в инструкции. Например, продавец точно знает, что работает в магазине и ему не придется развозить товары, которые заказали через интернет.
2. Понятные KPI. Сотрудник понимает, что надо делать и что будет, если не выполнить требование. Например, в должностной инструкции прописано количество продаж в месяц.
3. Защита в суде. Сотрудник может отстоять свои права в суде. Должностную инструкцию можно использовать как доказательство того, что человека наказали без оснований.
Должностная инструкция не нужна для работника, который трудится по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Если он подпишет инструкцию, договор ГПХ переквалифицируют в трудовые отношения. Тогда трудовая инспекция может оштрафовать компанию. Штраф от 50 — 100 тысяч ₽.
В законе ничего не сказано о том, как составить должностную инструкцию, поэтому оформление, разделы, их названия, содержание и количество пунктов компания может составить под себя.
Вот структура, которую чаще всего используют при разработке должностной инструкции:
- Заголовок.
- Общие положения.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
- Взаимодействие.
Заголовок. В заголовке указывают название организации, гриф утверждения документа и должность того, кто утверждает инструкцию.
Утверждать может как руководитель, так и любой работник по его приказу — например, начальник отдела, кадровый работник. Дальше надо написать название структурного подразделения компании, если оно есть: управление, отделение, отдел, служба, бюро, цех, лаборатория, сектор.
После этого идут данные о профессии или специальности, для которой составлена инструкция, и ФИО работника, если инструкция индивидуальная.
Общие положения. В этом разделе содержатся пункты, обязательные для всех сотрудников:
- Кто назначает и увольняет работника. Например, помощника юриста назначает и освобождает от должности руководитель юридической службы.
- Образование и опыт. Например, помощник юриста должен иметь юридическое образование (можно неоконченное высшее), а опыт работы по профилю не требуется.
- Кто заменяет сотрудника при болезни или отпуске. Например, бухгалтера временно замещает другой сотрудник, которого назначает главный бухгалтер.
- Чем руководствуется в работе. Например, администратор руководствуется правилами внутреннего трудового распорядка: должен работать с 09:00 до 18:00 с понедельника по пятницу.
- Что должен знать, квалификация. Здесь можно указать все, что должен знать сотрудник на этой должности: теорию, законы, правила, инструкции, СанПиНы, ГОСТы, приказы, программы.
Функции, должностные обязанности. Здесь подробно описывается, какую работу должен выполнять сотрудник: все обязанности, из чего складывается его работа, какие сроки он должен соблюдать.
Старший продавец розничного магазина: консультирует покупателей, рассказывает о скидках и акциях, решает конфликты с покупателями, контролирует подготовку торгового помещения к началу рабочего дня.
Должностная инструкция должна соответствовать тому, чем на самом деле сотрудник занимается в компании. Например, в должностной инструкции повара нельзя прописать, что он должен чинить электроприборы на кухне.
Часто в типовых инструкциях пишут непонятным языком, канцеляритом, общими фразами. Пишите простым языком, иначе работнику тяжело понять, что конкретно он должен делать.
Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.
Менеджер по продажам имеет право: получать от коллег техническую информацию, получать компенсацию от фирмы за мобильную связь и транспорт, проходить обучение раз в год за счет компании.
Ответственность. Здесь перечисляют случаи, за которые сотрудника можно наказать. Например, когда выполнил работу некачественно и не в срок, не соблюдал трудовую дисциплину, не соблюдал нормы труда, не выполнял поручения руководства.
Программист 1С не помог бухгалтеру обновить программу. За это ему могут вынести замечание.
Взаимодействие. В разделе указывают, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.
Бухгалтер получает от директора и замдиректора приказы, распоряжения, указания и письма для бухгалтерии. Выдает другим сотрудникам: справки, ведомости, сведения о состоянии расчетов, о наличии основных средств.
Дополнительные пункты. Компании могут дополнять список основных разделов должностной инструкции под свои задачи. Например, отдельно выделить блок с результатами работы (KPI) и прописать там критерии, по которым оценивается эффективность: объем продаж, количество заявок, скорость доставки заказа.
Можно указать конкретные показатели — 50 продаж в месяц. Но если эти цифры часто меняются, удобнее прописать, что сотрудник обязан выполнять согласованный план, и каждый месяц обновлять этот план, чтобы не менять должностную инструкцию.
Чтобы разработать должностную инструкцию, нужно пройти несколько этапов. Давайте разберем процедуру по шагам.
Шаг 1. Изучить профстандарты и нормативную базу. Сначала надо изучить нормативную базу, которая относится к деятельности компании: кодексы, федеральные законы, постановления, приказы, СНиПы, СанПиНы, ГОСТы, своды правил, акты о требованиях к охране труда на предприятиях, а также различные отраслевые и межотраслевые соглашения.
Если вы не хотите сами читать гору документов, проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву.
Для некоторых профессий при разработке должностной инструкции обязательно соблюдать профстандарты — например, для всех госслужащих, работников производств с вредными условиями труда или главных бухгалтеров АО. Но единого списка для всех отраслей нет.
Для малого бизнеса чаще всего профстандарты не обязательны: достаточно, чтобы требования должностной инструкции не нарушали базовые законы РФ.
Профстандартами можно воспользоваться справочно: взять основные требования к квалификации, опыту работы, обязанности и адаптировать под конкретную должность в компании.
Не всегда то, что указано в профстандартах, подходит конкретной компании. Трудовые обязанности и требования к уровню квалификации по одной и той же должности могут существенно различаться.
В несколько магазинов требуются менеджеры по продажам. В один магазин нужен сотрудник с опытом работы три года и высшим образованием. В другой возьмут без опыта и со средним специальным образованием.
Шаг 2. Разработать должностную инструкцию. Стандартной формы нет, за основу можно взять пункты, которые мы предложили выше.
Разрабатывать должностную инструкцию может руководитель организации, кадровая служба, юристы или вообще сам работник. Бывает, руководитель либо сам берет типовые требования для должностной инструкции, либо поручает работу юристам или кадровикам.
Проблема может возникнуть, если руководитель или кадровики не очень хорошо понимают суть работы специалиста, для которого создается инструкция.
Руководитель организации не очень хорошо понимает, чем занимается системный администратор. Он скачал типовую инструкцию из интернета и добавил туда еще необходимых, по его мнению, требований. Решил, что системный администратор должен обеспечивать функционирование сайта, а еще адаптировать бухгалтерскую программу 1С для компании. Потом отдал юристам и кадровикам на проверку. Они тоже не очень хорошо разбираются в ИT, поэтому все согласовали.
Системный администратор не разбирался в 1С, для этого нужен более узкий специалист. Сотрудник не мог выполнить такие требования, но теперь по инструкции эта работа входила в его обязанности.
Когда пришло время, он попытался обновить 1С через интернет, как смог. В результате вся отчетность компании пропала. Пришлось дорого заплатить за восстановление данных и установку нового программного обеспечения.
Чтобы не попасть в такую ситуацию, лучше, если в разработке должностной инструкции будут участвовать все заинтересованные лица: руководитель, юристы, кадровики, руководители структурных подразделений и сам сотрудник.
Шаг 3. Проверить у юристов. Юристы должны проверить, что должностная инструкция соответствует законодательству, нормам охраны труда и другим локальным нормативным актам компании.
Шаг 4. Подписать и утвердить должностную инструкцию. Инструкцию надо подписать в двух местах: на первой странице в грифе «Утверждаю» и в конце документа. Утверждает руководитель всей организации, а подписывает — руководитель структурного подразделения, к которому относится инструкция. Если компания небольшая, то обе подписи может поставить директор или ИП.
Шаг 5. Ознакомить с должностной инструкцией работника под роспись. Это надо сделать после подписания трудового договора или при переводе сотрудника на другую должность.
Если работник не подписал должностную инструкцию, он все равно должен ее исполнять. В этом случае необходимо составить акт об отказе подписывать должностную инструкцию. При трудовом споре компания может использовать этот документ как основание вины сотрудника.
Шаг 6. Хранить должностную инструкцию. Один экземпляр надо отдать работнику под роспись на руки, а второй — в отдел кадров или непосредственному руководителю.
Бывает, что в компании меняется структура, штатное расписание, название должностей, обязанности. В этом случае надо изменить и должностные инструкции.
Если компания просто меняет название, нужно:
- Изменить титульный лист.
- Утвердить должностную инструкцию у руководителя.
- Ознакомить работника с документом под роспись.
Чтобы изменить часть должностной инструкции, нужно:
- Выпустить приказ об изменении текста части инструкции и сделать ее приложением к имеющейся должностной инструкции.
- Ознакомить с приказом работника под роспись.
Или можно утвердить новую должностную инструкцию, а старую считать утратившей силу.
Если обязанности работника — трудовая функция — меняются в одностороннем порядке, его нужно предупредить не менее чем за два месяца.
Трудовая функция меняется, если водитель, например, раньше возил товары, а теперь должен еще их загружать и разгружать.
Если в работе ничего не меняется, просто работник будет работать больше, меньше или другим способом, — предупреждать не обязательно.
Официант будет обслуживать не пять столиков, а десять.
Если должностная инструкция меняется кардинально, то компании лучше утвердить новую, в другой редакции.