В процессе одновременной обработки нескольких таблиц иногда может потребоваться объединение содержащихся в них однотипных данных, что позволит существенно упростить дальнейшую работу с ними. К счастью, делать это вручную не надо, т.к. в программе Excel специально для таких случаев предусмотрена функция “Консолидация”. Давайте посмотрим, что это за инструмент и как с ним работать.
- Требования к таблицам
- Выполняем консолидацию
- Заключение
Требования к таблицам
Обращаем Ваше внимание на то, что воспользоваться “Консолидацией” получается не всегда. Чтобы это было возможно, исходные таблицы (могут быть расположены на одном листе или на разных листах/книгах) должны соответствовать следующим требованиям:
- в них не должно быть пустых строк/столбцов;
- к ним должны быть применены одни и те же шаблоны;
- названия их столбцов должны быть одинаковыми (но порядок может отличаться).
Выполняем консолидацию
В результате применения функции “Консолидация” формируется новая, так называемая, консолидированная таблица. Давайте пошагово разберем на практическом примере, как ее собрать из 3 таблиц, соответствующих требованиям, перечисленным выше. Итак, выполняем следующие действия:
- Жмем по значку создания нового листа, после чего программа автоматически добавит его справа от текущего и переключит нас на него. Подробная информация по данной операции представлена в нашей отдельной публикации – “Как добавить лист в Excel”.Примечание: Можно переместить добавленный лист в удобное для нас место (например в конец списка) с помощью зажатой левой кнопки мыши, “зацепив” его за вкладку с названием. Также лист можно переименовать при желании (режим редактирования запускается двойным щелчком по имени, завершается нажатием Enter).
- В добавленном листе встаем в ячейку, с которой планируем вставить консолидированную таблицу (в нашем случае оставляем выбранную по умолчанию). Затем переходим во вкладку “Данные”, находим группу инструментов “Работа с данным”, где щелкаем по значку “Консолидация”.
- На экране отобразится небольшое окошко с настройками инструмента.
- Здесь представлены следующие параметры:
- Функция – кликнув по текущему варианту мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое требуется выполнить для консолидируемых данных:
- Сумма (выбрана по умолчанию; используется чаще всего, поэтому оставляем ее в качестве примера);
- Количество;
- Среднее;
- Максимум;
- Минимум;
- Произведение;
- Количество чисел;
- Стандартное отклонение;
- Несмещенное отклонение;
- Дисперсия;
- Несмещенная дисперсия.
- Функция – кликнув по текущему варианту мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое требуется выполнить для консолидируемых данных:
- Переходим к полю “Ссылка”, щелкнув внутри него. Здесь мы поочередно выбираем диапазон ячеек исходных таблиц, которые должны быть обработаны. Для этого:
- Переключаемся на лист с первой таблицей.
- Видим, что в поле автоматически появилось название выбранного листа (но если смены листа не было, название добавлено не будет). Теперь с помощью зажатой левой кнопки мыши выделяем таблицу вместе с шапкой (например, от самой левой верхней ячейки до правой нижней). Убеждаемся, что координаты выбранных элементов корректно указаны в поле, после чего жмем кнопку “Добавить”. Кстати, указать/изменить координаты можно и вручную, введя их с помощью клавиатуры, но это не так удобно, как при работе с мышью, к тому же, в этом случае есть вероятность ошибиться.Примечание: чтобы выбрать диапазон из другого файла, предварительно открываем его в программе. Затем, запустив функцию консолидации в первой книге и находясь в поле “Ссылка”, переключаемся во вторую книгу, выбираем в ней нужный лист и выделяем требуемую область ячеек. При этом в начале ссылки обязательно должно добавиться имя файла. В нашем случае это не нужно, мы просто продемонстрировали, как это можно сделать.
- В результате в “Списке диапазонов” появилась первая запись, соответствующая выполненному нами выделению.
- Возвращаемся в поле “Ссылка”, удаляем содержащуюся в нем информацию, после чего добавляем в “Список диапазонов” координаты двух оставшихся таблиц.
- Теперь остаются только заключительные штрихи – напротив нужных опций ставим галочки:
- “Подписи верхней строки” – в результате консолидации в полученную таблицу автоматически будет добавлена шапка с учетом исходных данных.
- “Значения левого столбца” – требуется, чтобы была заполнена левая колонка соответствующими значениями.
- “Создавать связи с исходными данными” – очень важный параметр, включив который любые изменения первоначальных данных сразу же отобразятся в консолидированной таблице, которая, к тому же, будет сформирована с группировкой, что может быть очень удобно. Но стоит учитывать, что если в дальнейшем потребуется изменение структуры одной из исходных таблиц, процедуру придется выполнить повторно. Это же касается и случаев, когда галочка не установлена.
- По готовности нажимаем OK.
- Эксель сделает консолидацию данных и сформирует новую таблицу согласно заданным настройкам и выбранным опциям.В нашем случае – мы выбрали создание связи, поэтому получили группировку данных, которая позволяет отобразить/скрыть детализацию.
Заключение
Консолидация данных в программе Excel – это крайне удобный и полезный инструмент, с помощью которого работа, в первую очередь, с большими таблицами в значительной степени будет оптимизирована и автоматизирована, что позволит не только сэкономить время, но и сведет к минимуму возможные ошибки, которые могут возникнуть в результате ручной обработки данных.
Консолидация данных с нескольких листов
Excel для Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще…Меньше
Чтобы суммировать и отчеты о результатах отдельных листов, можно объединить данные с каждого листа в главный лист. Листы могут находиться в той же книге, что и главный лист, или в других книгах. При консолидации данных вы собираете данные, чтобы было проще обновлять и агрегировать их по мере необходимости.
Например, если в каждом из региональных офисов есть свой лист расходов, с помощью консолидации можно свести эти данные на главном листе корпоративных расходов. Главный лист также может содержать итоговые и средние значения продаж, данные о складских запасах и информацию о самых популярных товарах в рамках всей компании.
Совет: Если вы часто консолидируете данные, это может помочь создать новые листы из шаблона листа, использующего согласованный макет. Дополнительные сведения о шаблонах см. в статье Создание шаблона. Также советуем добавить в шаблон таблицы Excel.
Существует два способа консолидации данных: по позиции или категории.
Консолидация по позициям. Данные в исходных областях имеют одинаковый порядок и используют одни и те же метки. Используйте этот способ, чтобы консолидировать данные из нескольких листов, основанных на одном шаблоне, например отчетов о бюджете.
Консолидация по категории: данные в исходных областях не расположены в одном и том же порядке, но имеют одинаковые метки. Используйте этот способ, чтобы консолидировать данные из нескольких листов с разными макетами, но одинаковыми метками данных.
-
Консолидация данных по категориям аналогична созданию сводной таблицы. Однако с помощью сводной таблицы можно легко реорганизовать категории. Если требуется более гибкая консолидация по категориям, рассмотрите возможность создания сводной таблицы .
Примечание: Примеры, приведенные в этой статье, были созданы с помощью Excel 2016. Хотя ваше представление может отличаться, если вы используете другую версию Excel, шаги будут одинаковыми.
Чтобы объединить несколько листов в главный лист, выполните следующие действия.
-
Если вы еще этого не сделали, настройте данные на каждом листе, выполнив следующие действия.
-
Убедитесь, что каждый диапазон данных имеет формат списка. Каждый столбец должен иметь метку (заголовок) в первой строке и содержать аналогичные данные. В списке не должно быть пустых строк или столбцов.
-
Поместите каждый диапазон на отдельный лист, но не вводите ничего на главном листе, где планируется объединить данные. Excel сделает это за вас.
-
Убедитесь, что каждый диапазон имеет одинаковый макет.
-
-
На основном листе щелкните левый верхний угол области, в которой требуется разместить консолидированные данные.
Примечание: Чтобы избежать перезаписи существующих данных на главном листе, оставьте достаточно ячеек справа и под этой ячейкой для объединенных данных.
-
Щелкните Data>Консолидация (в группе Data Tools).
-
Выберите в раскрывающемся списке Функцияитоговая функция, которую требуется использовать для консолидации данных. По умолчанию используется функция SUM.
Ниже приведен пример выбора трех диапазонов листа:
-
Выделите данные.
Затем в поле Ссылка нажмите кнопку Свернуть , чтобы сжать панель и выбрать данные на листе.
Щелкните лист с данными, которые вы хотите консолидировать, а затем нажмите кнопку раскрытия диалогового окна справа, чтобы вернуться в диалоговое окно Консолидация.
Если лист, содержащий данные, которые необходимо объединить, находится в другой книге, нажмите кнопку Обзор , чтобы найти эту книгу. После поиска и нажатия кнопки ОК Excel введет путь к файлу в поле Ссылка и добавит восклицательный знак в этот путь. Затем можно продолжить выбор других данных.
Ниже приведен пример выбора трех диапазонов листа:
-
Во всплывающем окне Консолидация нажмите кнопку Добавить. Повторите это, чтобы добавить все объединяемые диапазоны.
-
Автоматическое обновление и обновление вручную Если вы хотите, чтобы Excel автоматически обновлял таблицу консолидации при изменении исходных данных, просто установите флажок Создать ссылки на исходные данные . Если этот флажок не установлен, можно обновить консолидацию вручную.
Примечания:
-
Связи невозможно создать, если исходная и конечная области находятся на одном листе.
-
Если необходимо изменить экстент диапазона или заменить диапазон, щелкните диапазон во всплывающем окне Консолидация и обновите его, выполнив описанные выше действия. При этом будет создана новая ссылка на диапазон, поэтому вам потребуется удалить предыдущую ссылку перед консолидацией. Просто выберите старую ссылку и нажмите клавишу DELETE.
-
-
Нажмите кнопку ОК, и Excel создаст консолидацию. При необходимости можно применить форматирование. Необходимо отформатировать только один раз, если вы не выполните консолидацию повторно.
-
Все названия, не совпадающие с названиями в других исходных областях, приведут к появлению дополнительных строк или столбцов в консолидированных данных.
-
Убедитесь, что все категории, которые не требуется консолидировать, имеют уникальные метки, которые отображаются только в одном исходном диапазоне.
-
Если данные для консолидации есть в разных ячейках на разных листах:
Введите формулу со ссылками на ячейки других листов, по одной на каждый лист. Например, чтобы консолидировать данные из листов «Продажи» (в ячейке B4), «Кадры» (в ячейке F5) и «Маркетинг» (в ячейке B9), в ячейке A2 основного листа, введите следующее:
Совет: Ввод ссылки на ячейку, например Sales! B4 — в формуле без ввода введите формулу до точки, в которой требуется ссылка, затем перейдите на вкладку листа и щелкните ячейку. Excel заполтит имя листа и адрес ячейки. ПРИМЕЧАНИЕ. Формулы в таких случаях могут быть подвержены ошибкам, так как очень легко случайно выбрать неправильную ячейку. Также может быть трудно обнаружить ошибку после ввода сложной формулы.
Если данные для консолидации находится в одних и том же ячейках на разных листах:
Введите формулу с трехмерной ссылкой, которая указывает на диапазон имен листов. Например, чтобы объединить данные в ячейках A2 от Sales до Marketing включительно, в ячейке E5 главного листа необходимо ввести следующее:
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.
См. также
Полные сведения о формулах в Excel
Рекомендации, позволяющие избежать появления неработающих формул
Поиск ошибок в формулах
Сочетания клавиш и горячие клавиши в Excel
Функции Excel (по алфавиту)
Функции Excel (по категориям)
Нужна дополнительная помощь?
Нужны дополнительные параметры?
Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.
В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.
Содержание
- Условия для выполнения процедуры консолидации
- Создание консолидированной таблицы
- Вопросы и ответы
При работе с однотипными данными, размещенными в разных таблицах, листах или даже книгах, для удобства восприятия лучше собрать информацию воедино. В Microsoft Excel с этой задачей можно справиться с помощью специального инструмента, который называется «Консолидация». Он предоставляет возможность собрать разрозненные данные в одну таблицу. Давайте узнаем, как это делается.
Условия для выполнения процедуры консолидации
Естественно, что не все таблицы можно консолидировать в одну, а только те, которые соответствуют определенным условиям:
- столбцы во всех таблицах должны иметь одинаковое название (допускается лишь перестановка столбцов местами);
- не должно быть столбцов или строк с пустыми значениями;
- шаблоны у таблиц должны быть одинаковыми.
Создание консолидированной таблицы
Рассмотрим, как создать консолидированную таблицу на примере трех таблиц, имеющих одинаковый шаблон и структуру данных. Каждая из них расположена на отдельном листе, хотя по такому же алгоритму можно создать консолидированную таблицу из данных расположенных в разных книгах (файлах).
- Открываем отдельный лист для консолидированной таблицы.
- На открывшемся листе отмечаем ячейку, которая будет являться верхней левой ячейкой новой таблицы.
- Находясь во вкладке «Данные» кликаем по кнопке «Консолидация», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».
- Открывается окно настройки консолидации данных.
В поле «Функция» требуется установить, какое действие с ячейками будет выполняться при совпадении строк и столбцов. Это могут быть следующие действия:
- сумма;
- количество;
- среднее;
- максимум;
- минимум;
- произведение;
- количество чисел;
- смещенное отклонение;
- несмещенное отклонение;
- смещенная дисперсия;
- несмещенная дисперсия.
В большинстве случаев используется функция «Сумма».
- В поле «Ссылка» указываем диапазон ячеек одной из первичных таблиц, которые подлежат консолидации. Если этот диапазон находится в этом же файле, но на другом листе, то жмем кнопку, которая расположена справа от поля ввода данных.
- Переходим на тот лист, где расположена таблица, выделяем нужный диапазон. После ввода данных жмем опять на кнопку расположенную справа от поля, куда был внесен адрес ячеек.
- Вернувшись в окно настроек консолидации, чтобы добавить уже выбранные нами ячейки в список диапазонов, жмем на кнопку «Добавить».
Как видим, после этого диапазон добавляется в список.
Аналогичным образом, добавляем все другие диапазоны, которые будут участвовать в процессе консолидации данных.
Если же нужный диапазон размещен в другой книге (файле), то сразу жмем на кнопку «Обзор…», выбираем файл на жестком диске или съемном носителе, а уже потом указанным выше способом выделяем диапазон ячеек в этом файле. Естественно, файл должен быть открыт.
- Точно так же можно произвести некоторые другие настройки консолидированной таблицы.
Для того, чтобы автоматически добавить название столбцов в шапку, ставим галочку около параметра «Подписи верхней строки». Для того, чтобы производилось суммирование данных устанавливаем галочку около параметра «Значения левого столбца». Если вы хотите, чтобы при обновлении данных в первичных таблицах обновлялась также и вся информация в консолидированной таблице, то обязательно следует установить галочку около параметра «Создавать связи с исходными данными». Но, в этом случае нужно учесть, что, если вы захотите в исходную таблицу добавить новые строки, то придется снять галочку с данного пункта и пересчитать значения вручную.
Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».
- Консолидированный отчет готов. Как видим, данные его сгруппированы. Чтобы посмотреть информацию внутри каждой группы, кликаем на плюсик слева от таблицы.
Теперь содержимое группы доступно для просмотра. Аналогичным способом можно раскрыть и любую другую группу.
Как видим, консолидация данных в Эксель является очень удобным инструментом, благодаря которому можно собрать воедино информацию расположенную не только в разных таблицах и на разных листах, но даже размещенную в других файлах (книгах). Делается это относительно просто и быстро.
Еще статьи по данной теме:
Помогла ли Вам статья?
Консолидация данных – опция в Excel, которая позволяет объединять данные из разных таблиц в одну, а также объединять листы, расположенные в одном или разных файлах, в один. Чем же так полезна консолидация для интернет-маркетолога?
Разберем два наглядных примера.
Пример №1
У нас есть статистика по ключевым словам из контекстной рекламы с привязкой к основным показателям – кликам, расходам, транзакциям и доходу.
Специальный отчет в Google Analytics
Выгрузив данные в Excel, мы увидим, что в таблице есть строки, которые «по сути» являются дублями.
«Дубли» ключевых слов в статистике
Это связано с тем, что статистика выгружена из двух рекламных систем (Яндекс.Директ и Google Ads), и в Google Рекламе для ключевых слов используется модификатор широкого соответствия (знак «+»).
То есть, вместо двух строчек доставка цветов москва и +доставка +цветов +москва мы должны получить одну с объединенными данными. Ведь это один ключ и нам нужно оценить его эффективность.
Аналитика не может автоматически просуммировать такие ключи. Не может и Excel, если только не выбирать поочередно строки и смотреть итоговые значения на панели, а потом в соседней таблице вручную сводить их.
Суммирование данных вручную
Это очень долго, особенно когда у вас много данных. С этой задачей легко справляется Консолидация данных. За 1 минуту и с помощью нескольких щелчков мыши можно автоматически сделать то, что мы привыкли делать вручную.
Но перед этим нужно не забыть воспользоваться функцией Заменить, убрав все + из таблицы.
Удаляем + в ключевых словах перед консолидацией
Последовательность действий:
— переходим на соседний лист (так удобнее);
— выделяем ячейку, в которую хотим вставить данные;
— переходим в Данные — Консолидация
Данные — Консолидация
В открывшемся окне нас интересуют следующие настройки:
- Функция – Сумма (поскольку хотим суммировать данные);
- Ссылка – выбираем весь диапазон данных на соседнем листе;
- Использовать в качестве имен – ставим галочки для подписи верхней строки и значения левого столбца.
Настройки консолидации
Нажимаем ОК. Если все сделали верно, то на текущем листе получите результат в виде объединенных (консолидированных) данных:
Итоговая таблица после консолидации
Таблица наша также уменьшилась. До консолидации было 252 строки, после объединения данных их стало 212:
ДО и ПОСЛЕ консолидации
Видео консолидации примера №1:
Консолидация данных в Excel
Пример №2
Вы каждый месяц для своего клиента готовите отчет по рекламе. Наступает момент, когда нужно свести данные за предыдущие периоды. Например, ежемесячные, чтобы получить годовой отчет. Или 6 месяцев, чтобы построить суммарный отчет за полгода. В общем, любой период, за который вам нужна консолидированная статистика.
Да, можно просто выгрузить данные из рекламных кабинетов Яндекс.Директ и Google Ads за общий период. Но что делать, когда данные по показам, кликам, расходам и конверсиям привязаны к бизнес-показателям, которых нет в интерфейсах, но которые завязаны на контекстной рекламе? А если в каждый из этих месяцев работали разные рекламные кампании (в один месяц – 10, в другой – 5 и т.д.)? Опять ручной процесс сведения данных.
И для таких случаев пригодится Консолидация в Excel. Давайте сведем данные с помощью данной настройки на примере выгрузки интернет-магазина за 3 месяца в один отчет. Статистика по месяцам расположена на разных вкладках (сентябрь — ноябрь — декабрь).
Статистика по 3 месяцам на разных вкладках файла
Мы хотим свести данные в одну таблицу. Воспользуемся консолидацией.
В открывшемся окне нас интересуют следующие настройки:
- Функция – Сумма (поскольку хотим суммировать данные);
- Ссылка – выбираем весь диапазон данных на листах поочередно (с помощью кнопки Добавить);
- Использовать в качестве имен – ставим галочки для подписи верхней строки и значения левого столбца.
Настройки консолидации
Галочка Создавать связи с исходными данными позволит производить пересчет консолидированного отчета автоматически при изменении данных в исходных файлах (в нашем примере – это листы сентябрь, октябрь, ноябрь). Нажимаем ОК.
Если все сделали правильно, то на текущем листе получите результат в виде объединенных (консолидированных) данных с трех таблиц в одной:
Объединенная таблица
Слева появятся новые значки:
Связи с исходными данными
- 1 – свернуть все связи с исходными данными;
- 2 – развернуть все связи с исходными данными.
При нажатии на + раскроется соответствующая строка, в которой будут отображены данные по каждому из исходных листов.
Видео консолидации примера №2:
Консолидация данных в Excel
Таким образом, консолидация данных в Excel позволяет всего в несколько кликов объединить данных из разных файлов, листов и таблиц в единый объект. Еще один шаг на пути к автоматизации и упрощению работы с отчетностью!
Понравился эксперимент с видео? Поставь 5.0 статье ->
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Microsoft Office Excel поставляется с несколькими функциями для настройки таблиц и диаграмм, полные важных данных. Программа также предлагает эффективные способы объединения и обобщения данных из нескольких файлов, известных также как листы. Общие методы по консолидации данных в Excel включают консолидацию по позиции, по категории, по формуле или с помощью функции сводных таблиц (Pivot Table) Excel. Читайте далее, чтобы узнать, как консолидировать данные в Excel так, чтобы ваша информация появлялась на главном листе в качестве ссылки, когда вам нужно создавать отчеты.
-
1
Убедитесь, что данные на каждом листе появляются в виде списка. Убедитесь, что вы удалили все пустые столбцы и строки, и что каждый столбец помечен соответствующей информацией.
- Добавьте и расположите каждый диапазон столбца в отдельном листе. Однако, не добавляйте диапазоны на главном листе, который вы планируете консолидировать.
- Выделите каждый диапазон и назовите их, выбирая вкладку Formulas, а затем стрелочку расположенную возле Name a Range. Введите имя диапазона в поле Name.
-
2
Приготовьтесь к консолидации данных Excel. Кликните на левой верхней ячейке, где вы хотите разместить консолидированные данные с вашего главного листа.
- Перейдите на вкладку Data с главного листа, а затем выберите группу Data Tools. Выберите Consolidate.
- Получите доступ к перечню характеристик функции (Summary Function) из поля Function для создания настроек консолидации данных.
-
3
Введите названия диапазонов в Summary Function. Нажмите кнопку Add, чтобы начать процесс консолидации данных.
-
4
Обновите консолидацию данных. Выберите поле Links to Source Data, если хотите автоматически обновлять исходные данные. Снимите галочку в этом поле, если предпочитаете обновлять данные консолидации вручную.
Реклама
-
1
Повторите задачи первого шага выше для настройки данных в виде списка. На главном листе нажмите на верхнюю левую ячейку, где вы хотите разместить консолидированные данные.
-
2
Перейдите в группу Data Tools. Найдите вкладку Data, а затем нажмите Consolidate. Используйте Summary function в поле Function, чтобы выбрать настройки для консолидации данных. Назовите каждый диапазон, а затем нажмите кнопку Add, чтобы закончить процесс консолидации данных. Повторите эту процедуру обновления консолидированных данных, описанную выше.
Реклама
-
1
Начните с главного листа. Введите или скопируйте заголовки строк и столбцов, которые хотите использовать для консолидации данных Excel.
-
2
Выделите ячейку, где хотите консолидировать свои результаты. На каждом листе введите формулу, которая ссылается на ячейки, которые необходимо объединить. В первой ячейке, где вы хотите включи информацию, введите формулу, например: =SUM (Department A!B2, Department B!D4, Department C!F8). Чтобы консолидировать данные Excel включительно из всех ячеек, введите формулу, например: =SUM (Department A:Department C!F8)
Реклама
-
1
Создайте отчет сводной таблицы (PivotTable). Эта функция позволяет консолидировать данные Excel из нескольких диапазонов с возможностью реорганизации категорий при необходимости.
- Запустите мастера сводных таблиц (PivotTable) и сводных диаграмм (PivotChart), нажав Alt + D + P на клавиатуре. Выберите Multiple Consolidation Ranges (несколько диапазонов консолидации), затем Next.
- Выберите команду «I Will Create the Page Fields» и нажмите Next.
- Перейдите в Collapse Dialog , чтобы скрыть диалоговое окно на листе. На листе выберите диапазон ячеек, Expand Dialog, затем Add. Ниже опции страницы поля введите 0 и выберите Next.
- Выберите расположение на листе для создания отчета сводной таблицы PivotTable и нажмите Finish.
Советы
- С опцией PivotTable также можете использовать мастера для консолидации данных листа Excel, используя поля: одна страница, несколько страниц или Нет страниц.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 15 940 раз.