Конфликт интересов руководство по качеству

Что такое беспристрастность?
Из каких компонентов состоит беспристрастность?
Что такое конфликты интересов?
Требования к беспристрастности и конфликтам интересов
Угроза для беспристрастности
Создание системы обеспечения беспристрастности
Место лаборатории на предприятии

Что такое беспристрастность?

Нормативной документацией часто даны туманные и громоздкие определения. ГОСТ Р 54294-2010 «Оценка соответствия. Беспристрастность. Принципы и требования» говорит о том, что:

Беспристрастность — это элемент, состоящий из нескольких компонентов. Данные компоненты — это свойства, которые считаются основополагающими в органе или для персонала, который осуществляет деятельность по оценке соответствия.

Чтобы понять этот термин, используем простое определение применительно к лабораториям:

Беспристрастность – это объективность, непредвзятость испытаний (измерений).

Вернуться к содержанию

1. Объективное и непредвзятое выполнение действий по испытаниям.
2. Идентификация имеющихся и потенциальных конфликтов интересов и активное управление ими с тем, чтобы обеспечить объективность.
3. Независимость лаборатории, а также отдельных сотрудников, осуществляющих деятельность по испытаниям (измерениям), от какой-либо другой организации или лиц, заинтересованных в результатах испытаний.
4. Принятие ответственности и обязательств, связанных с выполнением действий по испытаниям (измерениям) и принятием решений по испытаниям (измерениям).

ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 также включает этот термин: «Беспристрастность – это наличие объективности».

Объективность означает, что отсутствуют конфликты интересов или они разрешаются таким образом, что не оказывают негативного влияния на последующую деятельность лаборатории.

Какими признаками характеризуется беспристрастность:

• объективность;
• независимость;
• нейтралитет;
• честность;
• открытость;
• справедливость;
• отстраненность;
• равновесие;
• отсутствие конфликта интересов;
• отсутствие предвзятости;
• отсутствие предубеждения.

Вернуться к содержанию

Под конфликтом интересов понимается ситуация, при которой личная заинтересованность (прямая или косвенная) лица влияет или может повлиять на надлежащее, объективное исполнение им должностных (служебных) обязанностей (осуществление полномочий).

Мы должны понимать, что появление конфликтов интересов – это нормальное явление. Но необходимо уметь управлять ими, предотвращать и минимизировать.

Вернуться к содержанию

Мы разобрали понятия, о которых пойдет речь далее. Теперь определим, что требуют от лабораторий законодательство и нормативные документы.

Разделом 4 ГОСТ 17025 определены следующие требования:

4.1.1. Лабораторная деятельность должна осуществляться беспристрастно, а также структурироваться и управляться таким образом, чтобы обеспечивать беспристрастность.
4.1.2. Руководство лаборатории должно принять обязательства по беспристрастности.
4.1.3. Лаборатория должна нести ответственность за беспристрастность своей лабораторной деятельности и не должна допускать коммерческое, финансовое или иное давление, ставящее беспристрастность под угрозу.
4.1.4. Лаборатория должна идентифицировать риски для своей беспристрастности на постоянной основе. Это должно включать риски, которые возникают в процессе ее деятельности, в результате ее отношений или отношений ее персонала. Вместе с тем такие отношения не обязательно представляют собой риск для беспристрастности лаборатории.
4.1.5. При обнаружении риска для беспристрастности лаборатория должна быть в состоянии продемонстрировать то, как она устраняет или минимизирует такой риск.

Отношения, которые угрожают беспристрастности лаборатории, могут основываться на:

• праве собственности,
• управлении,
• руководстве,
• персонале,
• общих ресурсах,
• финансах,
• договорах,
• маркетинге (включая брэндинг),
• и комиссионных выплатах или на других видах стимулирования в отношении новых заказчиков.

Данные требования соответствуют требованиям, определённым в ГОСТ Р 54294-2010 «Оценка соответствия. Беспристрастность. Принципы и требования».

Зачем все это нужно?

Отсутствие беспристрастности при осуществлении деятельности по испытаниям (измерениям) может привести к неправильным или некорректным практикам и результатам испытаний. Необходимо, чтобы лаборатории и их персонал были беспристрастными и воспринимались как беспристрастные для обеспечения доверия к их деятельности и результатам деятельности.

Вернуться к содержанию

Ранее мы выяснили, что беспристрастность — это отсутствие предвзятости. Предвзятость создает угрозу для беспристрастности, и возникает она по следующим возможным причинам:

1. Первой является личная выгода (например, чрезмерная зависимость от договора на оказание услуг или вознаграждений, либо страх потерять заказчика, или страх оказаться безработным до такой степени, что это неблагоприятно влияет на объективность при осуществлении деятельности по испытаниям (измерениям));

Примеры:
1. Сотрудники лаборатории получают премию, если качество исследуемого объекта соответствует нормативным требованиям. 2. Сотрудники и руководитель лаборатории на производстве испытывают административное давление при выявлении несоответствий качества производимой продукции, в том числе происходит увеличение объемов работ по дополнительному контролю продукции. 3. Заключение договора с заказчиком с оплатой после предоставления результатов испытаний. Отказ заказчика от контракта и потеря потенциального дохода от дальнейших исследований.

2. Вторая причина возникновения угрозы беспристрастности — это самопроверки (например, осуществление испытаний (измерений), в которых лаборатория организации проверяет результаты других услуг своей организации).

Примеры:
1. Лаборатория проверяет у заказчика качество воды после системы очистки. Системы очистки воды производит и реализует организация, которой принадлежит данная лаборатория. 2. Испытания продукции и ее производство осуществляются одним подразделением на предприятии.

3. Следующей причиной является заступничество (например, лаборатория (или его персонал) выступает в поддержку или в противовес определенной компании, которая одновременно является ее заказчиком, при разрешении спора или на судебном процессе).

Примеры:
1. Лаборатория заключает новый договор с заказчиком и участвует в арбитражных испытаниях качества производимой продукции потенциального заказчика.

4. Еще одна причина — это чрезмерная фамильярность.

Это угроза, которая возникает вследствие того, что лаборатория (или ее персонал) действует слишком фамильярно или чересчур доверительно, развивая с течением времени отношения между персоналом, осуществляющим исследования, и персоналом заказчика или организации.

Это неблагоприятно влияет на объективность и тщательность выполнения действий по испытаниям (измерениям) для данного заказчика.

5. Устрашение (например, угрозы клиента или другой заинтересованной стороны или страх, связанный с ними, могут влиять на объективность действий лаборатории или ее персонала).

6. Соперничество между двумя лабораториями за одного заказчика. Лаборатория может стремиться выдать результаты исследований, по которым продукция заказчика соответствует требованиям.

Разобравшись с причинами угроз беспристрастности и требованиями законодательства и нормативных документов, можно переходить к реализации данных требований. Как мы будем это делать?

Вернуться к содержанию

Создадим систему обеспечения беспристрастности организации, в которую входит лаборатория. Для этого нам необходимо:

1. Описать, что будет включать система. Мы сделаем это в Руководстве по качеству.
2. Заявить о принципах руководства организации и лаборатории в части независимости и беспристрастности лаборатории в деятельности по испытаниям (измерениям). Реализуем это в Декларации беспристрастности и независимости. Декларация – это документ (акт), формулирующий согласованные общие принципы и цели.
3. Определить, как лаборатория будет обеспечивать беспристрастность. Включить это описание в руководство по качеству.
4. Определить действия по управлению конфликтами интересов в виде Процедуры.
5. Рассмотреть организационную структуру юридического лица и место лаборатории в ней.
6. Учесть в рамках должностных и рабочих инструкций персонала:

a. ответственность за обеспечение беспристрастности при выполнении испытаний (измерений);
b. определить в них, чем персонал должен руководствоваться при реализации действий по предотвращению и разрешению конфликтов интересов;
c. обязать персонал лаборатории не участвовать в деятельности, ставящей под сомнение беспристрастность лаборатории.

7. Провести идентификацию и оценку рисков. Для этого начнем разработку Реестра рисков, а также мероприятий по минимизации рисков.

В соответствии с ГОСТ 17025 определим в руководстве по качеству: «Лабораторная деятельность осуществляется беспристрастно, а также структурируется и управляется таким образом, чтобы обеспечивать беспристрастность».

Опишем, что будет включать система обеспечения беспристрастности:

1. Гарантии беспристрастности и независимости лаборатории от коммерческого, финансового или иного давления при выполнении испытаний, ставящее беспристрастность под угрозу, и обязательства лаборатории и ее руководства не участвовать в деятельности, ставящей ее беспристрастность под сомнение.
2. Меры по управлению конфликтами интересов. Предотвращение и разрешение конфликтов интересов.
3. Идентификацию и оценку рисков беспристрастности, разработку мероприятий по снижению рисков, связанных с беспристрастностью.

Определим, как мы будем обеспечивать систему:

1. Наличием на правах собственности или на ином законном основании, предусматривающем право владения и пользования помещений, испытательного оборудования, средств измерений и стандартных образцов. Важно, чтобы система исключала зависимость лаборатории от материального оснащения со стороны заказчика.
2. Организационной структурой, которая будет обеспечивать независимость лаборатории.
3. Принятием декларации о беспристрастности и независимости лаборатории.
4. Системой оплаты и поощрения персонала исключающее финансовую зависимость от результатов испытаний и количества заказов. Необходимо понимать, что лаборатория в целях обеспечения беспристрастности не должна участвовать в выполнении работ по испытаниям, если это ставит под сомнение беспристрастность при выполнении работ. Система оплаты труда может быть определена в специальных положениях организации.
5. Требованиями к персоналу (обязанностями), определенными должностными и рабочими инструкциями. В том числе исключением функций, при которых беспристрастность осуществляемой деятельности по испытаниям (измерениям) может быть поставлена под сомнение.
6. Разграничением функциональных обязанностей персонала, связанных с работами по испытаниям (измерениям), работы с заказчиками, отбора образцов, утверждение результатов испытаний (измерений).
7. Регламентированием деятельности лаборатории при взаимодействии с другими подразделениями организации.
8. Регламентированием порядка взаимодействия с заказчиком подразделений организации и лаборатории, включая правила рассмотрения заказов, тендеров, договоров.
9. Идентификацией, учетом и анализом рисков, связанных с беспристрастностью выполнения работ по испытаниям (измерениям), разработкой плана мероприятий по снижению рисков.
10. Регламентированием процедуры выявления конфликтов интересов, их предотвращения и разрешения.

В каждом пункте обозначим в Руководстве по качеству ссылку на реквизиты документа, которым обеспечена система беспристрастности, в т. ч. их реализацию непосредственно в Руководстве по качеству. Также важно подтвердить, что эти компоненты обеспечивают беспристрастность. Дадим утверждения об этом.

Например:
Организационная структура предприятия и лаборатории устроена так, что она обеспечивает беспристрастность при выполнении испытаний (измерений). Лаборатория подчиняется Генеральному директору организации, а персонал лаборатории Руководителю лаборатории. Персонал лаборатории не участвует в деятельности, ставящей под сомнение беспристрастность при проведении работ по испытаниям (измерениям).

Вернуться к содержанию

Теперь рассмотрим организационную структуру юридического лица и место лаборатории на предприятии, осуществляющей деятельность, связанную с производством продукции.

С целью минимизации самоконтроля как угрозы беспристрастности необходимо, чтобы лаборатория административно подчинялась лицу, в обязанности которого не входит обеспечение качества производимой продукции.

Обращаем внимание на то, что в данном случае проводится мероприятие по минимизации рисков угрозы беспристрастности без их полного устранения. Организованных мероприятий достаточно, чтобы выполнить требования нормативных документов, в частности п. 4.1.5. ГОСТ 17025.

Мы сейчас проходим подтверждение компетенции с расширением, только вчера проводили выездную комиссию. У нас тоже встал вопрос о «конфликте интересов», я прописала в РК эту процедуру как поняла сама, то есть разрешение спорных ситуаций с заказчиком по результатам анализа (арбитраж). Нам написали несоответствие по этому пункту, попросила их пояснить. Оказывается это по-русски «сговор с заказчиком», то есть надо прописать процедуры, исключающие этот «сговор». Дебилизм, иначе не скажешь!!! Вы, или кто-то из персонала вступили в сговор с клиентом, и написали результат, нужный заказчику, а не фактический. Вот и надо прописать процедуру, исключающую сей момент!

Я всё время думала, что конфликт интересов связан именно с внутренней структурой организации, чтобы, например, начальник цеха, производящего продукцию,не оказывал влияния на испытательную лабораторию, которая выдает сертификаты на эту же произведенную продукцию.А из ваших слов получается, что в Руководстве по качеству должно быть прописано отсутсвие сговора со всеми заказчиками? Просто наша лаборатория это единственная структура в организации, подчинается непосредственно директору. И я полагала, что никакого конфликта интересов у нас нет.

Вот цитата из ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009 п.4.1.4

4.1.4. Если лаборатория входит в состав организации, осуществляющей деятельность, отличную от испытаний и/или калибровки, то обязанности руководящего персонала организации, принимающего участие или имеющего влияние на деятельность лаборатории по проведению испытаний и/или калибровки, должны быть четко определены, чтобы идентифицировать потенциальные конфликты интересов.

Примечание1 -Если лаборатория входит в состав более крупной организации, то организационные меры должны быть такими, чтобы подразделения, интересы которых находятся в конфликте, например производство, служба маркетинга ,сбыта или финансовая служба, не оказывали отрицательного влияния на соответствие лаборатории настоящему стандарту.

Примечание2 -Если лаборатория хочет быть признана лабораторией третьей стороны, то она должна быть способна продемонстрировать, что она беспристрастна, и что ни она, ни ее сотрудники не испытывают никакого коммерческого ,финансового или другого давления, которое могло бы оказать влияние на их техническое суждение. Испытательной или калибровочной лаборатории, являющейся третьей стороной, не следует заниматься деятельностью, которая может поставить под угрозу доверие к независимости ее суждений и честности в связи с деятельностью по проведению испытаний и калибровки.

Есть также ГОСТ Р 54294-2010 Оценка соответствия. Беспристрастность. Принципы и требования

До 2017 года предприятие (2 категория НВОС) использовало для проведения измерений на источниках выбросов, границе СЗЗ и жилой зоне и качества сточной воды собственную аттестованную лабораторию. При проверке предприятия в 2017 году РПН выявил нарушение, что производственный экологический контроль проводился с нарушением требований законодательства, а именно: для выполнения измерений использовалась аттестованная лаборатория. В связи с этим предприятие стало выполнять все измерения с привлечением аккредитованной лаборатории. Наше предприятие также рассматривает вопрос по созданию собственной аккредитованной лаборатории. Предварительно проработав вопрос с аккредитованными лабораториями, оказывающими услуги для различных организаций, натолкнулись на неоднозначность ответов: разные лаборатории утверждают, что предприятие может создать и аккредитовать собственную лабораторию и использовать ее для производственного экологического контроля и что не может, так как нарушаются критерии аккредитации – возникает конфликт интересов.

Правильно ли мы понимаем требования указанных пунктов, что работники лаборатории должны исключить влияние руководителя юрлица, в состав которого входит лаборатория? Если это так, каким образом можно это сделать?

На вопрос отвечает Н.В. Королева, юрист ООО «Дельфи».

Конфликт интересов

Минтрудом России были разработаны и утверждены «Меры по предупреждению коррупции в организациях» (текст документа приведен в соответствии с публикацией на сайте https://rosmintrud.ru/ по состоянию на 19.09.2019), согласно которым одним из важнейших инструментов предупреждения коррупции в организации является выявление и урегулирование конфликта интересов. Основной задачей деятельности организации по предотвращению и урегулированию конфликта интересов является ограничение влияния личной заинтересованности работников на реализуемые ими трудовые функции, принимаемые деловые решения. Объектом регулирования в данном случае является ситуация, при которой работник получает возможность использовать предоставленные ему организацией полномочия и ресурсы не для выполнения своих трудовых обязанностей и способствования достижению целей организации (в вашем случае, целей подразделения организации — лаборатории), а для получения непредусмотренной выгоды для себя или для лиц, связанных с ним родственными, имущественными или иными отношениями (в вашем случае, выгоды для предприятия и отдельно взятых его должностных лиц).

При этом следует понимать, что сам по себе конфликт интересов не является правонарушением и тем более не тождественен коррупции: даже при наличии возможности реализовать свой личный интерес работник может отказаться от возможной выгоды и продолжить исполнять свои обязанности должным образом. Тем не менее, поскольку конфликты интересов легко могут перерасти в коррупционные правонарушения, организациям рекомендуется принимать меры по выявлению и урегулированию таких ситуаций.

При внедрении в организациях механизмов регулирования конфликта интересов следует учитывать, что в настоящее время в законодательстве закреплены различные определения понятия конфликт интересов и процедуры его урегулирования.

Частью 1 статьи 10 Федерального закона от 25 декабря 2008 г. №273-ФЗ «О противодействии коррупции» дано следующее определение понятия «конфликт интересов» — ситуация, при которой личная заинтересованность (прямая или косвенная) лица, замещающего должность, замещение которой предусматривает обязанность принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов, влияет или может повлиять на надлежащее, объективное и беспристрастное исполнение им должностных (служебных) обязанностей (осуществление полномочий).

Одновременно частью 2 статьи 10 Федерального закона «О противодействии коррупции» предусмотрено определение понятию «личная заинтересованность» — возможность получения доходов в виде денег, иного имущества, в том числе имущественных прав, услуг имущественного характера, результатов выполненных работ или каких-либо выгод (преимуществ) лицом, указанным в части 1 рассматриваемой статьи, и (или) состоящими с ним в близком родстве или свойстве лицами (родителями, супругами, детьми, братьями, сестрами, а также братьями, сестрами, родителями, детьми супругов и супругами детей), гражданами или организациями, с которыми лицо, указанное в части 1 рассматриваемой статьи, и (или) лица, состоящие с ним в близком родстве или свойстве, связаны имущественными, корпоративными или иными близкими отношениями.

При этом, организации, не являющиеся государственными корпорациями, публично-правовыми компаниями, государственными внебюджетными фондами, иными организациями, созданными Российской Федерацией на основании федеральных законов, не обязаны при разработке соответствующих регулятивных мер основываться на определении «конфликта интересов», закрепленном в Федеральном законе «О противодействии коррупции». Вместе с тем рекомендуется, чтобы вводимые организациями определения понятия «конфликт интересов» не противоречили общим подходам, заложенным в соответствующих определениях Федерального закона «О противодействии коррупции». Отдельным категориям организаций следует также руководствоваться нормативными правовыми актами, регулирующими сферу, в которой организация осуществляет свою деятельность, и содержащими соответствующие понятия и их определение и (или) описание.

Что необходимо сделать

Вне зависимости от выбранного подхода к определению понятия «конфликт интересов» организации рекомендуется разработать перечень типовых ситуаций конфликта интересов с учетом специфики деятельности данной организации. Это необходимо, чтобы сформировать у работников понимание того, как определение «конфликта интересов» соотносится с их повседневной трудовой деятельностью.

При определении наличия или отсутствия конфликта интересов учитывать одновременное наличие следующих обстоятельств:

1) наличие личной заинтересованности;

2) фактическое наличие у должностного лица полномочий для реализации личной заинтересованности;

3) наличие связи между получением (возможностью получения) доходов или выгод должностным лицом и (или) лицами, с которыми связана его личная заинтересованность, и реализацией (возможной реализацией) должностным лицом своих полномочий. <3>

<3> При квалификации ситуации в качестве ситуации конфликта интересов организации могут руководствоваться Методическими рекомендации по вопросам привлечения к юридической ответственности за непринятие мер по предотвращению и (или) урегулированию конфликта интересов размещены на официальном сайте Минтруда России и доступны для ознакомления и скачивания по ссылке: https://rosmintrud.ru/ministry/programms/anticorruption/9/15. Вместе с тем следует учитывать, что при подготовке указанных материалов принимались во внимание институционально-правовой статус отдельных категорий лиц.

Ключевые элементы

При выстраивании системы регулирования конфликта интересов следует помнить, что этот процесс требует участия как работодателя, так и работников. Ключевыми элементами такой системы являются предупреждение, выявление и урегулирование конфликта интересов.

1) Предупреждение конфликта интересов предусматривает:

— проработанную систему антикоррупционных мер, затрудняющих попадание работника в ситуацию конфликта интересов (например, установление особенностей получения указаний от лиц, заинтересованных в расположении работника в связи с его трудовыми обязанностями);

— внедрение проверочных процедур при принятии кадровых решений и при распределении обязанностей на предмет возможности возникновения конфликта интересов;

2) Выявление конфликта интересов может включать:

— декларирование работником наличия у него определенных (личных) интересов; такое декларирование может осуществляться при приеме на работу и в дальнейшем на регулярной основе (например, ежегодно) и (или) ситуативно (непосредственно в случае возникновения определенных ситуаций);

— самостоятельное выявление ситуаций конфликта интересов подразделением (работниками), ответственным за предупреждение коррупции в организации, путем сопоставления информации, предоставляемой работником, со сведениями, содержащимися в различных государственных и коммерческих базах данных.

Обязательное самостоятельное декларирование интересов работниками имеет фундаментальное значение с точки зрения выявления конфликта интересов. Рекомендуется уделить пристальное внимание разработке формы деклараций и порядка их рассмотрения. <4>

<4> Типовые формы для регулярного и ситуативного декларирования размещены на официальном сайте Минтруда России в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»: https://rosmintrud.ru/ministry/programms/anticorruption/015.

При этом следует учитывать, что декларирование интересов является достаточно обременительной процедурой как для работников, так и для работодателя. В этой связи при принятии решения о том, кому из работников целесообразно декларировать интересы и насколько детальной будет форма декларации, рекомендуется оценить реальные возможности организации и ответственных за антикоррупционную деятельность сотрудников по сбору и обработке деклараций. Так, целесообразным может быть распространение декларирования не на всех работников организации, а только на определенный круг лиц, в перечень которых, прежде всего, должны быть включены работники, чьи должности связаны с повышенными коррупционными рисками. Возможным также является использование разных форм деклараций для разных категорий работников, отличающихся по объему и степени детализированности предоставляемой информации. Еще одним вариантом может стать распространение на работников организации ситуативного декларирования, а на работников, чьи должности связаны с повышенными коррупционными рисками, — еще и регулярного декларирования.

3) Урегулирование конфликта интересов может осуществляться различными способами, например, посредством:

— усиления контроля за исполнением работником трудовых обязанностей, при выполнении которых может возникнуть конфликт интересов;

— отстранения работника от совершения действий (принятия решений) в отношении юридического или физического лица, с которым связан его личный интерес;

— ограничения доступа работника к информации, владение которой может привести к конфликту интересов;

— перевода работника на другую работу как внутри структурного подразделения, так и в другое подразделение организации;

— предложения работнику отказаться от полученной или предполагаемой к получению выгоды, явившейся причиной возникновения конфликта интересов.

При этом необходимо учитывать, что эффективное урегулирование конфликта интересов требует детального анализа каждой конкретной ситуации с тем, чтобы определить наиболее релевантные меры по недопущению совершения работником коррупционного правонарушения. В отдельных случаях, особенно в крупных предприятиях, целесообразно предусмотреть возможность обсуждения ситуаций конфликта интересов с участием специализированного коллегиального совещательного органа (например, комиссии по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов).

Одним из возможных способов предотвращения конфликта интересов среди работников микропредприятий, малых и средних предприятий является коллегиальное принятие решений. Такой подход обусловлен, в первую очередь, структурными особенностями таких организаций. Так, в указанных ситуациях целесообразно предусмотреть, что в случае возникновения ситуации конфликта интересов, работнику организации необходимо обратиться к уполномоченному должностному лицу (например, заместителю руководителя организации), которое наделено правом принимать окончательное решение по такому вопросу.

Положение о регулировании конфликта интересов

При выстраивании в организации системы мер по предотвращению, выявлению и урегулированию конфликта интересов рекомендуется разработать отдельное положение о регулировании конфликта интересов и утвердить его либо в качестве приложения к антикоррупционной политике организации, либо в качестве отдельного локального нормативного акта.

В такое положение могут включаться:

1) цели и задачи принятия положения;

2) круг лиц, попадающих под его действие;

3) основные используемые понятия и определения (в том числе понятия «личная заинтересованность», «конфликт интересов», «связанные лица» и иные);

4) принципы раскрытия и урегулирования конфликта интересов в организации;

5) действия работников в связи с предупреждением, раскрытием и урегулированием конфликта интересов и порядок их осуществления;

6) порядок раскрытия конфликта интересов (декларирования);

7) порядок рассмотрения деклараций и урегулирования конфликта интересов;

меры ответственности.

Все процедуры, предусматриваемые положением о регулировании конфликта интересов, должны быть тщательно проработаны с учетом особенностей управленческих процессов в конкретной организации.

Вопросы, связанные с объемом и содержанием представляемых сведений, также должны быть четко прописаны в соответствующем локальном нормативном акте организации (с которым также необходимо ознакомить соответствующих работников).

Действия работников в связи с предупреждением, раскрытием и урегулированием конфликта интересов и порядок их осуществления

В положении о конфликте интересов рекомендуется закрепить, например, следующие действия работников в связи с предупреждением, раскрытием и урегулированием конфликта интересов и порядок их осуществления:

— при принятии решений по деловым вопросам и выполнении своих трудовых обязанностей руководствоваться интересами организации — без учета своих личных интересов, интересов своих родственников и друзей;

— избегать (по возможности) ситуаций и обстоятельств, которые могут привести к конфликту интересов;

— раскрывать возникший (реальный) или потенциальный конфликт интересов;

— содействовать урегулированию возникшего конфликта интересов.

14.02.2023, 17:08

В ООО «МСЦ» в целях обеспечения беспристрастности и независимости при проведении подтверждения соответствия продукции реализованы основные принципы беспристрастности, определенные положениями ГОСТ Р 54294-2010/ISO/PAS/17001:2005 «Оценка соответствия. Беспристрастность. Принципы и требования».

В соответствии с данным стандартом беспристрастность подразумевает фактическое и воспринимаемое наличие объективности.
Под объективностью понимается, что конфликты интересов отсутствуют или разрешаются не оказывая неблагоприятного влияния на деятельность органа по сертификации.

Полную ответственность за соблюдение принципов и выполнение требований беспристрастности и независимости в ОСП (Орган по Сертификации продукции) ООО «МСЦ» несет руководитель ОСП.

Мониторинг процесса осуществляет менеджер по качеству.

Меры предотвращения и разрешения конфликта интересов

Конфликт интересов — ситуация, при которой личная заинтересованность сотрудника органа по сертификации влияет или может повлиять на результаты работ по подтверждению соответствия продукции, и при которой возникает или может возникнуть противоречие между личной заинтересованностью сотрудника и законными интересами изготовителей, потребителей, разработчиков, покупателей, приобретателей, продавцов продукции, способное нанести ущерб независимости и беспристрастности при проведении подтверждения соответствия продукции и, в конечном итоге, привести к причинению вреда законным интересам изготовителей, потребителей, разработчиков, покупателей, приобретателей и продавцов.

Угрозами нарушения беспристрастности и независимости могут быть:

• личная выгода: угроза возникает в случае, когда сотрудник или орган по сертификации действуют в личных интересах (при проведении подтверждения соответствия продукции угрозой беспристрастности и независимости является финансовый интерес);
• близкие отношения (или доверительность, фамильярность): угроза возникает в случае, если сотрудник или орган по сертификации находятся в очень близких отношениях или слишком доверяют другому лицу вместо поиска свидетельств подтверждения соответствия продукции;
• запугивание: угроза возникает, когда у сотрудника или органа по сертификации возникает ощущение, что им открыто или скрытым образом угрожают, например, увольнением или жалобой в вышестоящую инстанцию;
• соперничество: угроза возникает, когда орган по сертификации привлекает к работам по подтверждению соответствия сторонних, внештатных экспертов, которые могут быть соперниками по отношению к заявителю.

Среди условий, способствующих возникновению конфликта интересов между работниками органа по сертификации, могут быть:

• высокий уровень неопределенности компетентности;
• дублирование полномочий между работниками органа по сертификации;
• недостаточное информирование о деятельности органа по сертификации;
• существующие пробелы в правовом регулировании;
• несоблюдение служебной дисциплины;
• отсутствие или недостаточное использование моральных и материальных ресурсов мотивации работников, дискриминация и неодинаковое вознаграждение при выполнении равного объема служебных функций ввиду необъективности и неэффективности системы оплаты труда и др.

Обязанностью директора ООО «МСЦ» и руководителя ОСП, которым стало известно о возникновении угрозы нарушения беспристрастности и независимости, возникновения конфликта интересов, возникновении у работника личной заинтересованности, способной привести к конфликту интересов, является предотвращение или урегулирование конфликта интересов.

Директор ООО «МСЦ» и руководитель ОСП в качестве источников информации о возникновении угрозы нарушения беспристрастности и независимости, возникновения конфликта интересов могут использовать:

• любую информацию от членов группы, экспертов, сотрудников, назначенных для проведения подтверждения соответствия продукции;
• любую информацию, поступившую от заявителя;
• отчетные документы по результатам проведенных работ при подтверждении соответствия продукции, не в полной мере соответствующие требованиям технических регламентов, нормативных документов в области подтверждения соответствия продукции.

Директор ООО «МСЦ» и (или) руководитель ОСП при получении любой информации о возникновении угрозы нарушения беспристрастности и независимости в связи с возникновением у сотрудника (сотрудников) ОСП личной заинтересованности, которая привела или может привести к конфликту интересов, обязаны принять меры по предотвращению или урегулированию конфликта интересов:

• Выяснить причины возникновения личной заинтересованности, источники этих причин;
• В зависимости от причины возникновения угрозы нарушения беспристрастности и независимости рассмотреть возможность принятия различных мер:
  • перемещение сотрудника (сотрудников) ОСП на объекты, не входящие в сферу коммерческих интересов заявителей подтверждения соответствия продукции, предлагающих решение финансовых интересов, имеющих близкие и (или) доверительные отношения с сотрудниками;
  • решение с вышестоящим руководством заявителей подтверждения соответствия продукции, предлагающих решение финансовых вопросов, действий по урегулированию возникшего или могущего возникнуть конфликта интересов;
  • рассмотрение вопроса о прекращении запугивания со стороны заявителей;
  • отстранение сотрудника (сотрудников), являющегося (ихся) стороной конфликта интересов, от занимаемой должности (не допускать к исполнению должностных обязанностей) в период урегулирования конфликта интересов;
  • использование самостоятельных независимых работников, ответственных за задание;
  • выполнение процедуры, препятствующей доступ к информации (например, конфиденциальное и безопасное хранение информации);
  • выдача четких инструкций, разъяснений работникам по вопросам безопасности и конфиденциальности; использование предупреждений о соблюдении правил беспристрастности, конфиденциальности, подписанных всеми работниками органа по сертификации;
  • проведение переговоров, совещаний, бесед с привлечением всех заинтересованных сторон с целью предотвращения или урегулирования конфликта интересов;
  • чередование время от времени персонала по подтверждению соответствия продукции в работе с различными заявителями;
  • другое.

Гарантии независимости

Гарантии независимости ОСП ООО «МСЦ» от коммерческого, финансового, административного или иного давления, способного оказать влияние на качество осуществляемой органом по сертификации деятельности.

• Статус, организационная структура, административная подчиненность и система оплаты сотрудников исключают возможность оказания коммерческого, финансового, административного или какого-либо другого давления на ОСП ООО «МСЦ» и его сотрудников, способного повлиять на результаты проводимых работ в процессе подтверждения соответствия продукции, в том числе требованиям технических регламентов Таможенного союза.

• ООО «МСЦ» и ОСП ООО «МСЦ» не являются частью какой-либо организации, имеющей непосредственную коммерческую заинтересованность в продукции, подвергаемой исследованиям (испытаниям) и измерениям в процессе подтверждения соответствия продукции.

• Уставом ООО «МСЦ» не предусмотрены виды деятельности, касающиеся проектирования, производства, реализации, внедрения, эксплуатации продукции, входящей в область аккредитации ОСП ООО «МСЦ», что обеспечивает независимость органа по сертификации.

• ООО МСЦ» не связано административными, финансовыми, коммерческими или иными связями с организациями, имеющими коммерческую заинтересованность в продукции, подвергаемой подтверждению соответствия (обязательной сертификации) и/или оценки соответствия, кроме договорных отношений по проведению подтверждения (оценки) соответствия в качестве «третьей стороны».

• В состав учредителей ООО «МСЦ» не входят ни юридические лица, являющиеся заявителями на подтверждение соответствия продукции, ни физические лица, имеющие коммерческую заинтересованность в результатах подтверждения соответствия продукции.

• Гарантией независимости и беспристрастности деятельности ОСП ООО «МСЦ» является также наличие Совета по обеспечению беспристрастности.

В случаях, когда путем принятия перечисленных мер конфликт интересов не удалось ликвидировать, созывается Совет по обеспечению беспристрастности ОСП ООО «МСЦ».

Совет не является постоянно действующим структурным подразделением ОСП ООО «МСЦ» и созывается по мере необходимости.

Случаи его привлечения определяются директором или руководителем ОСП ООО «МСЦ».

Положение о Совете по обеспечению беспристрастности ОСП ООО «МСЦ» утверждается директором ООО «МСЦ» и приведено в Приложении А настоящего документа.

Ответственность Органа Сертификации (ОСП)

При распределении заявок на сертификацию продукции руководитель ОСП назначает ответственного исполнителя: эксперта или специалиста ОСП, при этом он обязан дать оценку беспристрастности и должен учитывать отсутствие у данного сотрудника родственных или партнерских связей с юридическими и физическими лицами, имеющими коммерческую заинтересованность в результатах подтверждения соответствия продукции по каждой конкретной заявке.

Сотрудники ООО «МСЦ» и ОСП ООО «МСЦ» гарантированно не имеют обязательственных прав вне юридически оформленных договоров в отношении объектов подтверждения соответствия.

Сотруднику ОСП ООО «МСЦ», ранее работавшему у заявителя, или услугами которого по проектированию, управлению или консультированию в отношении продукции, заявленной заявителем для подтверждения соответствия, запрещается выполнять какие-либо работы на объектах подтверждения соответствия заявителя в течение двух лет. Сотрудник обязан уведомить руководителя ОСП.

Обязательства обеспечения беспристрастности принятия решений ОСП ООО «МСЦ» при проведении работ по подтверждению соответствия

• ОСП ООО «МСЦ» и его сотрудникам Положением об ОСП ООО «МСЦ» и должностными инструкциями запрещается принимать участие в осуществлении каких-либо видов деятельности, выходящих за рамки проведения подтверждения соответствия, которые могут снизить уровень доверия к органу по сертификации в части беспристрастности.

• Сотрудникам ОСП ООО «МСЦ» должностными инструкциями запрещается самостоятельно, по личной инициативе, предоставлять и (или) предлагать услуги по проведению проверок, исследований, испытаний и измерений для подтверждения соответствия продукции, а также оказывать услуги по проектированию и консультационные услуги в отношении продукции, подлежащей оценке соответствия в ОСП ООО «МСЦ».

• ОСП ООО «МСЦ» берет на себя обязательства по обеспечению беспристрастности, объективности при проведении работ по подтверждению соответствия.

ОСП ООО «МСЦ» анализирует и документирует возможные конфликты интересов, возникающие при проведении сертификации, включая конфликты, вытекающие из его взаимоотношений.

ОСП ООО «МСЦ» гарантирует, что весь его персонал, а также структурные подразделения могущие оказывать влияние на деятельность по подтверждению соответствия, будут действовать беспристрастно, и не будут допускать коммерческого, финансового или другого давления, компрометирующего их беспристрастность.

ОСП ООО «МСЦ» будет требовать от любого сотрудника сообщать о ситуациях, о которых работники знают и которые могут вовлечь их или ООО «МСЦ» в конфликт интересов.

ОСП ООО «МСЦ» использует данную информацию в качестве входных данных при определении угроз для обеспечения беспристрастности вследствие деятельности таких работников и не будет привлекать такой персонал к подтверждению соответствия, пока работники не продемонстрируют отсутствие конфликта интересов.

Все сотрудники ОСП ООО «МСЦ», как штатные, так и привлекаемые, подписывают заявление о беспристрастности и конфиденциальности, форма которого приведена в Приложении Б настоящего документа, и берут на себя обязательства соблюдать требования беспристрастности, независимости, объективности при проведении работ по подтверждению соответствия.

Информация о существовании лиц, аффилированных с ООО «МСЦ», аккредитованном в качестве органа по сертификации продукции.

Система обеспечения независимости и беспристрастности ОСП ООО «МСЦ» при осуществлении деятельности предусматривает:

• разработку и реализацию мер предотвращения и разрешения конфликта интересов;
• гарантии независимости органа по сертификации продукции от коммерческого, финансового, административного и иного давления, способного оказать влияние на качество осуществляемой ОСП ООО «МСЦ» деятельности;
• обязанность обеспечивать беспристрастность принятия решений органом по сертификации при проведении работ по подтверждению соответствия;
• раскрытие информации о существовании лиц, аффилированных с аккредитованным юридическим лицом в соответствии с антимонопольным законодательством Российской Федерации (информация раскрыта в СМК-01 РК приложение 7, заявление о раскрытии информации – приложение Г СМК-08).

ООО «МСЦ» ведет учет аффилированных лиц путем составления и ведения списка аффилированных лиц.

ООО «МСЦ» не препятствует раскрытию информации о существовании аффилированных лиц, и предоставляет ее по запросам заинтересованных сторон в соответствии с антимонопольным законодательством Российской Федерации.

Совет по обеспечению беспристрастности

С целью обеспечения беспристрастности, объективности, компетентности и доверия к результатам сертификации, включая открытость, при проведении работ по подтверждению соответствия продукции и исключения возможности дискриминации по отношению к заявителям в любой форме, для противодействия возникновению любых тенденций, препятствующих последовательному и объективному выполнению работ по сертификации продукции при ОСП ООО «МСЦ» создан Совет по обеспечению беспристрастности.

Идентификация рисков беспристрастности

При проведении работ по подтверждению соответствия органом по сертификации продукции ООО «МСЦ», на всех этапах работ, проводится идентификация потенциальных угроз беспристрастности. В случае выявления угроз беспристрастности при проведении работ по подтверждению соответствия владелец процесса, на котором установлена угроза, направляет Руководителю ОСП служебную записку с описанием угрозы, при этом работы по подтверждению соответствия приостанавливаются до принятия решения по устранению или минимизации риска, или принятия решения об отказе выполнения работ по подтверждению соответствия.

Идентификация недопустимых угроз беспристрастности.

Органом по сертификации продукции ООО «МСЦ» идентифицированы недопустимые угрозы для обеспечения беспристрастности при проведении работ по подтверждению соответствия. Перечень недопустимых угроз беспристрастности приведен в Приложении В. В случае выявления недопустимых угроз беспристрастности при проведении работ по подтверждению соответствия владелец процесса, на котором установлена недопустимая угроза прекращает работу и направляет Руководителю ОСП служебную записку с описанием недопустимой угрозы. Руководитель ОСП принимает решение о дальнейших действиях.

Оценивание уровня риска беспристрастности.

В ОСП проводится оценка уровней идентифицированных рисков беспристрастности при проведении работ по подтверждению соответствия, которые исходят из различных видов деятельности, взаимоотношений или других обстоятельств.

Уровень риска выражается как точка непрерывной шкалы, находящаяся в диапазоне от «нет риска» до «максимальный риск» (см. таб. 1):

Оценка уровней рисков беспристрастности проводится не реже одно раза в год, перед заседанием Совета по обеспечению беспристрастности. Внеплановая оценка уровней риска может быть проведена по решению Руководителя ОСП или по решению директора ООО «МСЦ».

Меры защиты беспристрастности.

ОСП отвечает за беспристрастность своей деятельности при проведении работ по подтверждению соответствия и не допускают коммерческого, финансового или иного давления, ставящего беспристрастность под угрозу.

К мерам защиты беспристрастности при проведении работ по подтверждению соответствия отнесены следующие меры:

• поддержание высокого уровня культуры в ОСП, придающей особое значение ожиданию того, что персонал будет действовать в интересах обеспечения беспристрастности;
• поддержание профессиональной среды и культуры в ОСП, оказывающих поддержку такому поведению всего персонала, которое согласуется с беспристрастностью;
• система менеджмента качества, которая включает политику, процедуры и практику, непосредственно относящиеся к поддержанию беспристрастности;
• политику, процедуры и практику найма, подготовки, продвижения, удержания и вознаграждения персонала, подчеркивающие важность беспристрастности, опасности потенциальных угроз, исходящих из различных обстоятельств, с которыми могут встретиться сотрудники ОСП;
• предупреждающие меры защиты – вводная программа для вновь нанятых сотрудников, в которой подчеркивается важность беспристрастности;
• меры защиты, смысл которых заключается в том, чтобы помешать нарушению других мер защиты путем наказания нарушителей, – например политика «нулевой терпимости» органов по аккредитации, выражающаяся в немедленной приостановке аккредитации или ее лишении.

Анализ соблюдения принципа беспристрастности.

Органом по сертификации продукции ООО «МСЦ» ежегодно проводится анализ соблюдения принципа беспристрастности в рамках анализа СМК со стороны руководства ОСП.

Входными данными для анализа соблюдения принципа беспристрастности являются:

• отчеты по внутренним аудитам ОСП;
• служебные записки с выявленными потенциальными и/или недопустимыми угрозами беспристрастности;
• акты комиссий по оценке соответствия ОСП критериям аккредитации;
• жалобы или претензии потребителей, контрольно-надзорных органов или общественных организаций.

Выходными данными процесса анализа соблюдения принципа беспристрастности являются:

• отчет результатов анализа со стороны руководства ОСП;
• план мероприятий по обеспечению принципа беспристрастности ОСП.

Оценка соблюдения принципа беспристрастности Советом по обеспечению беспристрастности.

Органом по сертификации продукции ООО «МСЦ» ежегодно предоставляются данные по обеспечению беспристрастности в Совет по обеспечению беспристрастности.

Входными данными для Совета являются:

• отчеты по внутренним аудитам ОСП;
• служебные записки с выявленными потенциальными и/или недопустимыми угрозами беспристрастности;
• акты комиссий по оценке соответствия ОСП критериям аккредитации;
• жалобы или претензии потребителей, контрольно-надзорных органов или общественных организаций;
• решения об отказе в проведении работ по подтверждению соответствия;
• решения об отмене сертификатов соответствия.

Выходными данными процесса Оценки соблюдения принципа беспристрастности являются:

• решения об отмене сертификатов соответствия.