Конференция как средство руководства

Улучшать свои скилы можно с помощью практики и чтения специальной литературы. А можно и с помощью профильных конференций. На первый взгляд кажется, они нужны только для прокачки soft-skills.

Но работа с аудиторией и выступления спикеров — это еще не все. У конференций есть много других ресурсов: пиар, повышение квалификации сотрудников и представление компании. Подробнее об этих целях и их пользе мы поговорили с Александром Мишиновым, Head of Client Relations JUG Ru Group. Он контролирует общение с клиентами: изучает их вкусы, помогает решать свои задачи и поддерживает лояльность к компании.

Работников стоит отправлять на конференции не реже раза в год?

Да, мы рекомендуем поступать именно так. Это позволит сотрудникам оставаться в тренде: успевать отслеживать изменения и адаптироваться к меняющейся среде.

Обязательно ли начальнику ехать со своими подчиненными?

Совсем нет, конференция — это место, свободное от должностей, званий и иерархии. Мы в JUG Ru Group стараемся сделать так, чтобы все чувствовали себя максимально комфортно. Если начальник хочет послушать доклады — добро пожаловать, если хочет пообщаться с аудиторией на стенде — тоже отлично: не каждый найдет время на такое. Но ехать на конференцию для контроля за подчиненными явно не стоит.

Как решить, какой сотрудник поедет на конференцию?

Большинство компаний стараются отправлять на конференции всех желающих. Ведь IT — очень конкурентный рынок с точки зрения кадров. Поэтому участие в профильных конференциях — это дополнительная опция от работодателя, такая же полезная, как добровольное медицинское страхование.

Если нет возможности отправить сразу всех, нужно составить график, чтобы в течение года каждый сотрудник посетил хотя бы одну конференцию. Многие отправляют туда особо отличившихся. Но ведь расширять свои знания в первую очередь нужно не особо отличившимся, так что мы не рекомендуем идти по такому пути.

Какой бюджет стоит выделять на такие мероприятия?

Такой, который позволит отправить на конференции всех желающих. Наш опыт показывает, все эти траты со временем окупаются: сотрудники узнают и внедряют новое, повышают свою эффективность, становятся более лояльными к компании. Конференции помогают нейтрализовать выгорание и вдохновляют людей на новые свершения.

Как провести время на конференции максимально эффективно?

1. Подготовиться заранее: посмотреть программу, выделить интересные доклады, которые обязательно хочется послушать.
2. Пообщаться с другими участниками. Нетворкинг — важная часть конференции, обмен опытом приносит пользу обеим сторонам.
3. Отдохнуть от работы, постараться не открывать JIRA и рабочие чаты, коллеги справятся сами.
4. Получать удовольствие.

Как внедрить полученные знания в работу?

Если какая-то идея показалась интересной, лучше сразу ее записать, обсудить с командой и взять в работу. Чем позже за нее возьмешься, тем ниже шанс, что получится ее реализовать.

Конференция, в том числе, и про эмоции — тот заряд, который получаешь на ней, стоит использовать и при внедрении идей. Сотрудники могут негативно воспринимать любые изменения, а положительные эмоции и энтузиазм помогают побороть внутрикомандное неприятие.

При этом стоит понимать, что не все, о чем говорят на конференции, будет полезно. Поэтому всегда нужно начинать с анализа и соотнесения новых знаний с контекстом работы.

Что в итоге конференции дают бизнесу?

Мероприятия могут дать бизнесу совершенно разные вещи, начиная от идей и заканчивая наймом новых сотрудников. Все зависит от формата интеграции компании и ее целей. На макроуровне эти вещи помогают бизнесу зарабатывать больше денег, быть более конкурентоспособным и устойчивым к изменениям.

Можно ли использовать участие в конференции как пиар-инструмент?

Безусловно, на таких мероприятиях всегда есть зона выставки, где компании-партнеры размещают стенды. Там можно пообщаться с участниками, рассказать им о своей работе, проектах и задачах. Мы как организаторы изучаем потребность компании и помогаем эффективно выстроить коммуникацию с аудиторией.

Полезные знакомства — тоже про конференции?

Конечно. Конференции посещает большое количество представителей самых разнообразных компаний, у всех за собой тележка знаний, богатый опыт и желание этим всем поделиться. Тем более что атмосфера конференций к этому располагает. Именно на таких мероприятиях довольно часто завязываются долгосрочные B2B-отношения.

Зачем нужны деловые конференции и трудно ли их организовать – вопросы, которые мы рассмотрим прямо сейчас.

Что такое деловая конференция

Деловая конференция – один их форматов бизнес-мероприятий, который выбирают, если цель – решение различных бизнес-вопросов, привлечение клиентов и партнеров, организация бизнес-площадки для обмена опытом и налаживания связей.

Для обучения нужным навыкам проводят бизнес тренинги для руководителей в компании. Это мероприятия, где есть две стороны – тренер и участники (обучающиеся). Руководители для повышения своего профессионализма могут участвовать в открытых мероприятиях – для этого существуют открытые тренинги для руководителей, на которых они могут знакомиться с руководителями других компаний, налаживать деловые связи. Существуют также тренинги по развитию руководителей, однако для полноценного развития руководителей и ведущих специалистов компании этого недостаточно – нужен еще обмен опытом. Для этого в основном и существуют бизнес-конференции. Это мероприятия, в которых участвуют две стороны – спикеры и участники (слушатели).

Цели бизнес-конференции

Конференции проходят довольно часто, они посвящаются бизнесу в целом и отдельным его направлениям, проводятся в масштабе города, области и в международных масштабах, собирают разное количество людей, проходят в очном и онлайн-форматах. Каковы их основные цели?

У спикеров своя цель, у слушателей своя. Спикеры заинтересованы поделиться важной и интересной бизнес-информацией, найти новых клиентов, продвинуть свой бренд и свой товар. Спикер также заинтересован наладить партнерские связи, познакомиться с коллегами и конкурентами, а также усовершенствовать свой опыт спикера.

Если бизнес тренинги для руководителей, к примеру, учат ораторскому мастерству, то конференция – то место, где этот навык можно проверить и усовершенствовать на практике. Тем более, что руководителям успешных бизнесов обычно есть что сказать широкой публике и профессиональному сообществу.

Участники посещают конференции, чтобы иметь возможность услышать из первых уст о том, как строят успех эффективные компании. Иногда это единственная площадка, где можно услышать доклады некоторых лидеров. Участники получают на конференциях свежие полезные знания по определенной теме, советы и идеи, которые способны обеспечить их профессиональный рост. Помимо этого, участники конференций заинтересованы познакомиться с интересными и полезными людьми, найти единомышленников, встретиться с конкурентами.

Зарядиться

Спикеры, в роли которых на конференции часто выступают харизматичные лидеры, достигшие успеха, обычно излучают энергию и позитив, заражают всех присутствующих верой в успех. Ради этого стоит посещать такие мероприятия. Это глоток свежей энергии, которая способна поднять эффективность бизнеса участников.

Многие приходят на конференции, чтобы получить заряд энергии и порцию мотивации, которая поможет реализовать свои цели, даст новый толчок и воодушевит на свежие решения. Бизнес-тренеры, которые проводят управленческие тренинги для руководителей, тоже заряжают энергией и дают мотивацию, но на конференции собирается сразу много самых ярких и успешных людей того или иного направления или отрасли.

Цели организатора

Есть еще организатор, который тоже преследует определенные цели. Мероприятие формирует и поддерживает имидж компании-организатора, помогает привлечь партнеров для эффективного сотрудничества.

Виды бизнес-конференций в России

В России принято проводить несколько видов бизнес-конференций.

Виды бизнес-конференций зависят от задач:

• Конференции-презентации.
• Маркетинговые конференции.
• Отраслевые.
• Дилерские.

Разделяют конференции по локализации:

• Международные.
• Всероссийские.
• Региональные.
• Смешанные.
• Локальные (внутри компании).

По типу организации:

• Локальные (проводимые в одном месте).
• Распределенные (в нескольких местах).
• Аудио- и видео-конференции.

По способу участия:

• Платные.
• Бесплатные.

На бизнес-конференции многие хотят попасть потому что это уникальный способ познакомиться с людьми, которые работают над одним проектом, и не видят друг друга в своей ежедневной работе, увидеть людей, которые работают в той же области, но никогда не пересекаются между собой и т.д.

Существуют торговые, образовательные, венчурные, сетевые и другие конференции. На конференциях обмениваются опытом, получают новые знания, знакомятся. Ученые знакомят общественность с открытиями, бизнесмены сообщают о новых продуктах и решениях.

Как организовать

Организация бизнес-мероприятия – ответственное дело и сложный процесс. Он включает в себя ряд задач: подобрать формат и тему, сформулировать задачи мероприятия, разработать программу и подобрать профессиональных спикеров.

Еще среди задач, необходимых для успешной организации бизнес-конференции, – подготовка раздаточного материала, продвижение мероприятия, выбор места и обеспечение его оборудованием. Конечно, самое главное – информация, которую услышат участники. Подготовка к мероприятию – это серьезный сбор информации об отрасли, проблемах, тенденциях, прогнозах, законодательной базе и много другого.

Организация мероприятия – это и подготовка, и последующее информирование о прохождении мероприятия, и информационная поддержка участников.

25–50–25

Самой эффективной формулой контента конференции считается 25-50-25. 25% — новая информация, 25% — обратная связь, 50% — кейсы из жизни. Часто конференции проходят в несколько дней, включая в себя и развлекательную программу.

Деловая пресс-конференция

Существует еще один формат конференции – деловая пресс-конференция. Основная ее цель – информирование общественности и организация общения между бизнесом и СМИ. На таких мероприятиях компанию представляют ключевые фигуры. Такие мероприятия обычно продолжаются не более часа и делятся на сообщение и ответы на вопросы СМИ.

Зачем и как

Подведем итоги. Деловые конференции – источники новых знаний, опыта и контактов. Поэтому их нельзя игнорировать, они наряду с тренингами для руководителей развивают руководителя и приносят пользу всей компании.

Для тех, кто решил организовать бизнес-конференцию – советы по каждому важному этапу.

Планирование

1. Определитесь, для кого мероприятие. Опишите и сегментируйте ЦА.
2. Продумайте дату. Обычно для участников своего города конференции назначают на будний день во второй части недели, а для приезжих выбирают выходные.
3. Подберите место. Площадка должна быть достаточно просторной, располагать парковкой и хорошим техническим оснащением.
4. По всем задачам назначьте ответственных, установите сроки и промежуточные итоги.
5. Оценив все расходы, принимайте решение, какую часть можно взять на себя, а какую закрыть за счет спонсоров и партнеров.

Привлечение партнеров

1. Привлекать партнеров можно на бартерной или коммерческой основе. Бартер обычно предполагает рекламу партнера – размещение его логотипа на пригласительных, рекламных материалах, упоминание в приветственной и финальной речах, публикации на ресурсах организатора.
2. Бартером можно закрыть затраты на полиграфию, информационное партнерство, сувенирную продукцию, кайтеринг.
3. Для партнеров на коммерческой основе подготовьте несколько вариантов спонсорских пакетов со стоимостью пакета в зависимости от статуса спонсора (обычный, генеральный).

Приглашение спикеров

1. Продумайте тематики.
2. Составьте список признанных экспертов в каждой теме.
3. Составьте приглашения и условия: что хотят спикеры за выступления и что вы хотите от спикеров.
4. Обсудите предварительно длительность и формат выступления.
5. Предупредите, что вам не нужны рекламные доклады (они подрывают доверие к организаторам).
6. Выбирайте спикеров-практиков: конференция получится интересной и полезной.
7. Соберите темы и тезисы и поработайте над тем, чтобы в докладах не было пересечений и рекламы. Для этого запросите презентации за пару недель до события и предупредите о таком условии заранее.
8. Позаботьтесь о спикерах и убедитесь, что учтено все: при необходимости бронируйте для них билеты, номера в гостиницах и пр.

Составление программы

1. При необходимости группируйте доклады по тематике. Если залов несколько, распределите доклады так, чтобы залы не пустовали.
2. Включите в программу мастер-классы.
3. Продумайте перерывы и соблюдите баланс. Гости не должны заскучать или устать от долгого сидения.
4. Не затягивайте программу. Человек способен активно воспринимать новое не более 5 часов.

Подбор участников

1. Для привлечения используйте все возможности рекламы в сети, привлекайте партнеров, используйте прямые продажи.
2. Создайте страницу мероприятия в сети и информируйте о ходе подготовки. Выложите на сайте программу не позднее, чем за 2-3 недели.
3. Предусмотрите возможность регистрации и оплаты онлайн. Предусмотрите промокод, для каждого канала продвижения свой. Это поможет собрать статистику эффективности каналов продвижения и создаст дополнительные стимулы для участия.

Распределение ответственности

1. За каждой задачей закрепите куратора.
2. Закрепите куратора за каждым спикером.
3. Во время мероприятия у кураторов должны быть опознавательные знаки – одинаковая одежда, логотипы, надпись «Организатор» на одежде.
4. Обеспечьте каждый зал модератором, администратором и техническим специалистом. Модератор выполняет роль ведущего, администратор встречает гостей и следит, чтобы всем было удобно, технический специалист настраивает технику и решает возникающие технические проблемы.
5. Подумайте о хороших фотографиях. В каждом зале желателен фотограф, минимум один фотограф на два зала. Подготовьте чек-лист для фотографов, в котором укажите, какие планы нужно обязательно снять. Заранее сообщите фотографу, какой будет цвет стен на площадке.
6. Видео поручите профессионалам.

Брендирование

1. Разработайте фирменный стиль, чтобы мероприятие стало узнаваемым.
2. Фирменный стиль нужно предусмотреть минимум для пакетов, папок, раздаточных и рекламных материалов, а также для дизайна сайта.
3. Учтите фирменный стиль на мониторах конференции.
4. Раздаточный материал заготовьте с запасом.
5. Бейджи лучше делать неименные. Пусть гости сами заполнят свое имя.
6. Используйте хештег мероприятия.

Это только некоторые советы по проведению конференций. Если вы практикуете тренинги по развитию руководителей, не забывайте и о таком формате как конференция. Руководить бизнесом эффективно – это также и обмениваться, делиться опытом, информировать общественность и сообщество отрасли о своих проектах и достижениях, а также формировать такое сообщество.

И, само собой, посещая управленческие тренинги для руководителей, не стоит забывать и о посещении отраслевых конференций, включая онлайн-конференции, которых сейчас становится все больше – как отечественных, так и зарубежных. 

Этапы организации и проведения мероприятия

В первую очередь надо отметить, что ошибки оглашения информационной составляющей конференции быстро будут забыты, но о технических провалах ее участники будут вспоминать долго.

Каждое мероприятие имеет четкие временные рамки, нарушение которых в редких случаях возможно, но нежелательно. Получается, что если в каком-то массовом мероприятии всё действие распланировано точно по минутам, но в процессе проведения появились внезапные обстоятельства, то временные периоды приходится все же немного перестраивать.

Каждое мероприятие включает в себя организационный план, предписывающий логичность и порядок действий, нацеленных на структурирование мероприятия в общем. План мероприятия состоит из пунктов, которые требуют выполнения конкретных обязанностей. Чтобы мероприятие прошло на высоком уровне, нужно провести хорошую подготовку. Весь цикл работы в этом направлении должен быть отлажен и находиться под контролем специалистов. Обязательным условием всегда будет четкое распределение функций, обязанностей между вовлеченными в этот процесс. Оргкомитет обязан относиться к своим функциям с полным пониманием ответственности и со знанием дела. К примеру, при проведении делового приема нужно подобрать вид приема, составить список гостей, разослать приглашения и т.д.

В общем следует выделить следующие этапы организации и проведения конференции:

1. Возникновение идеи конференции и её закрепление.
2. Определение состава участников.
3. Оповещение о конференции.
4. Встреча участников конференции.
5. Размещение участников конференции.
6. Питание участников конференции.
7. Регистрация участников конференции.
8. Программа конференции.
9. Техническая часть конференции.
10. Культурная программа.
11. Анкетирование участников после конференции.
12. Отчет о проведении.

Идея конференции может появиться по субъективным или объективным причинам. В одном случае она может быть запланирована в связи со знаменательной датой: 20-летие создания компании, 10-летие публикации первой книги издательства, открытие объекта и т.д. Во другом случае она может быть предложена кем-то из сотрудников компании: проведение научной конференции, презентация нового продукта, новые свершения или подведение итогов.

Появившаяся идея мероприятия не реализуется без принятия решения руководителем, без рассмотрения служебной записки по этому поводу или обсуждения на собрании коллектива.

Принятое решение закрепляется приказом, который фактически закрепляет необходимость проведения мероприятия, организаторов и осуществление контроля за исполнением.

Выбор состава участников выполняется организаторами или сотрудником по согласованию с руководителем.

Информирование намеченных участников конференции зависит от типа мероприятия и его масштабности. Как правило, это рекламные, коммерческие или информационные сообщения, содержание которых выглядит таким образом:

• приглашающая сторона
• название и описание мероприятия
• место проведения
• порядок участия
• приглашение к участию.

Встреча участников тоже зависит от типа и размеров конференции, особенностей ее проведения. Иногородних участников встречают в месте прибытия, например, на вокзале или в аэропорту, а местных — в точке проведения мероприятия.

При проведении больших мероприятий принято встречать почетных участников и спикеров, назначенных регламентом конференции. Для этого разрабатывается график встреч, который состоит из фамилии, места работы и должности прибывающего участника, даты и места прибытия, данных ответственного за встречу. Нанимается персональный транспорт.

Считается неэтичным встретить почетного участника, не обращая внимания на участников, прибывших одновременно с ним.

Иногородние участники конференции обычно заселяются в гостиницы, общежития, пансионаты, квартиры компании-организатора.

При размещении гостей необходимо учесть:

• уровень конференции;
• количество участников;
• социальный статус гостя;
• финансовые условия;
• фактическую удаленность и транспортную доступность места проведения.

Возможны следующие виды организации питания участников конференции:

1. классическое трехразовое питание;
2. перерыв на кофе-брейк;
3. неформальный вечерний банкет.

Организация завтрака и ужина, как правило, не актуальна для организаторов конференции – это заботы самих участников. Завтрак в большинстве случаев входит в стоимость гостиничного номера. Но необходимо продумать реализацию обеда участников.

Регистрация участников почти всегда происходит прямо перед началом конференции, а её способ зависит от типа мероприятия и его размеров. На многих массовых конференциях регистрация участников вообще не предусмотрена, если вход на них свободный.

Особенности конференций

Одним из ярчайших событий деловой жизни являются конференции, которые помогают обмениваться опытом, создавать профессиональные ассоциации, привлекать к себе внимание общества.

Конференции бывают:

• внутрифирменными;
• отраслевыми;
• межотраслевыми;
• региональными;
• общенациональными;
• международными.

Они имеют практический, научный или научно-практический характер и проходят в самых разных областях – экономической, политической, научно-технической, природоохранной, образовательной, медицинской и др. Новейшие способы ведения конференций подразумевают применение возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.