Концепция руководства временем это

Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем. © Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм-менеджмент — техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм — менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм-менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм-менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

<<Оглавление>>

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм-менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Кто такой тайм-менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм-менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм-менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм-менеджмента

1. Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
2. Постановка, формулирование и определение цели.
3. Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
4. Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
5. Составление списков дел, которые необходимо сделать.
6. Фиксация времени с помощью хронометража.

Преимущества человека, планирующего своё время

Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь. © Э.Юнг

1. Достигает поставленных целей.
2. Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
3. Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
4. Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
5. Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
6. Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
7. Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
8. Всегда имеет четкий план действий.
9. Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм-менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм-менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм-менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм-менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм — менеджмента

Концепция управления временем — это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм-менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем — определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем — комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Тайм-менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• нет расписания работы на день
• помощник руководителя не в курсе его распорядка дня
• телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности
• управляющий не умеет распределять обязанности
• работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости
• работники не соответствуют своим должностям
• сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы
• нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата)

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм-менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм-менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм-менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм-менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

3 основных правила тайм-менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель — стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2. Приоритизация

Уметь расставлять приоритеты — это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3. Планирование

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм-менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм-менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес-проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С. Дела категории А — самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В — важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С — это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат — 15%.
2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например: 20% людей владеют 80% капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.
3. Хронометраж — этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.
4. Составления списка задач — это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно… Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Принципы тайм-менеджмента

1. Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
2. Ведите записи.
3. Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
4. Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
5. Всегда носите с собой ручку и блокнот.
6. Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
7. Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
8. Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
9. Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
10. Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
11. Выделяйте время на самосовершенствование.
12. Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

• Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
• Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
• Все действия выполняйте на основе приоритетов.
• Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
• Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу — время.

Неординарные приемы и рекомендации тайм-менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и упрощению своей деятельности

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм-менеджменту

• «Результативный тайм-менеджмент». Б. Трейси
• «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Г. Архангельский
• «Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль». Д. Кеннеди
• «Работай меньше, успевай больше». К. Глисон
• «К чёрту всё! Берись и делай». Р. Брэнсон
• «Экстремальный тайм-менеджмент». Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• «Практический курс по тайм-менеджменту». И. Абрамовский
• «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Т. Феррис
• «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Д. Аллен

Эффективность тайм-менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Тематика: Личная эффективность, Тайм-менеджмент, Цели и желания

Time management is the process of planning and exercising conscious control of time spent on specific activities — especially to increase effectiveness, efficiency, and productivity. It involves of various demands upon a person relating to work, social life, family, hobbies, personal interests, and commitments with the finite nature of time. Using time effectively gives the person «choice» on spending or managing activities at their own time and expediency.^[1] Time management may be aided by a range of skills, tools, and techniques used to manage time when accomplishing specific tasks, projects, and goals complying with a due date. Initially, time management referred to just business or work activities, but eventually, the term broadened to include personal activities as well. A time management system is a designed combination of processes, tools, techniques, and methods. Time management is usually a necessity in any project management as it determines the project completion time and scope.

Cultural views of time management[edit]

Differences in the way a culture views time can affect the way their time is managed. For example, a linear time view is a way of conceiving time as flowing from one moment to the next in a linear fashion. This linear perception of time is predominant in America along with most Northern European countries, such as Germany, Switzerland, and England.^[2] People in these cultures tend to place a large value on productive time management and tend to avoid decisions or actions that would result in wasted time.^[2] This linear view of time correlates to these cultures being more «monochronic», or preferring to do only one thing at a time. Generally speaking, this cultural view leads to a better focus on accomplishing a singular task and hence, more productive time management.

Another cultural time view is the multi-active time view. In multi-active cultures, most people feel that the more activities or tasks being done at once the better. This creates a sense of happiness.^[2] Multi-active cultures are «polychronic» or prefer to do multiple tasks at once. This multi-active time view is prominent in most Southern European countries such as Spain, Portugal, and Italy.^[2] In these cultures, people often tend to spend time on things they deem to be more important such as placing a high importance on finishing social conversations.^[2] In business environments, they often pay little attention to how long meetings last, rather the focus is on having high-quality meetings. In general, the cultural focus tends to be on synergy and creativity over efficiency.^[3]

A final cultural time view is a cyclical time view. In cyclical cultures, time is considered neither linear nor event related. Because days, months, years, seasons, and events happen in regular repetitive occurrences, time is viewed as cyclical. In this view, time is not seen as wasted because it will always come back later, hence there is an unlimited amount of it.^[2] This cyclical time view is prevalent throughout most countries in Asia, including Japan and China. It is more important in cultures with cyclical concepts of time to focus on completing tasks correctly, therefore most people will spend more time thinking about decisions and the impact they will have, before acting on their plans.^[3] Most people in cyclical cultures tend to understand that other cultures have different perspectives of time and are cognizant of this when acting on a global stage.^[4]

Creating an effective environment[edit]

Some time-management literature stresses tasks related to creating an environment conducive to «real» effectiveness. These strategies include principles such as:

• «get organized» — the triage of paperwork and of tasks,
• «protecting one’s time» by insulation, isolation, and delegation,
• «achievement through goal-management and through goal-focus» — motivational emphasis,
• «recovering from bad time-habits» — recovery from underlying psychological problems, e.g. procrastination and construal level theory biases.

Also, the timing of tackling tasks is important. As tasks requiring high levels of concentration and mental energy are often done at the beginning of the day when a person is more refreshed. Literature^[which?] also focuses on overcoming chronic psychological issues such as procrastination.

Excessive and chronic inability to manage time effectively may result from attention deficit hyperactivity disorder (ADHD).^[5] Diagnostic criteria include a sense of underachievement, difficulty getting organized, trouble getting started, trouble managing many simultaneous projects, and trouble with follow-through.^[6] Daniel Amen focuses on the prefrontal cortex which is the most recently evolved part of the brain. It manages the functions of attention span, impulse management, organization, learning from experience, and self-monitoring, among others. Some authors^[quantify] argue that changing the way the prefrontal cortex works is possible and offer a solution.^[7]

Setting priorities and goals[edit]

Time management strategies are often associated with the recommendation to set personal goals. The literature stresses themes such as:

• Rank priority of tasks by considering value divided by work.^[8]
• «Work in Priority Order» – set goals and prioritize,
• «Set gravitational goals» – that attract actions automatically^{[citation needed]}.

These goals are recorded and may be broken down into a project, an action plan, or a simple task list. For individual tasks or for goals, an importance rating may be established, deadlines may be set, and priorities assigned. This process results in a plan with a task list, schedule, or calendar of activities. Authors may recommend daily, weekly, monthly, or other planning periods, associated with different scope of planning or review. This is done in various ways, as follows:

ABCD analysis[edit]

A technique that has been used in business management for a long time is the categorization of large data into groups. These groups are often marked A, B, C and D—hence the name. Activities are ranked by these general criteria:

• A – Tasks that are perceived as being urgent and important,
• B – Tasks that are important but not urgent,
• C – Tasks that are unimportant but urgent,
• D – Tasks that are unimportant and not urgent.

Each group is then rank-ordered by priority — to further refine the prioritization, some individuals choose to then force-rank all «B» items as either «A» or «C». ABC analysis can incorporate more than three groups.^[9]

Pareto analysis[edit]

The Pareto principle is the idea that 80% of consequences come from 20% of causes. Applied to productivity, it means that 80% of results can be achieved by doing 20% of tasks.^[10] If productivity is the aim of time management, then these tasks should be prioritized higher.^[11]

The Eisenhower Method[edit]

The «Eisenhower Method» or «Eisenhower Principle» is a method that utilizes the principles of importance and urgency to organize priorities and workload. This method stems from a quote attributed to Dwight D. Eisenhower: «I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.»^[12] Eisenhower did not claim this insight for his own, but attributed it to an (unnamed) «former college president.»^[13]

Using the Eisenhower Decision Principle, tasks are evaluated using the criteria important/unimportant and urgent/not urgent,^[14][15] and then placed in according quadrants in an Eisenhower Matrix (also known as an «Eisenhower Box» or «Eisenhower Decision Matrix»^[16]). Tasks in the quadrants are then handled as follows.

1. Important/Urgent quadrant tasks are done immediately and personally,^[17] e.g. crises, deadlines, problems.^[16]
2. Important/Not Urgent quadrant tasks get an end date and are done personally,^[17] e.g. relationships, planning, recreation.^[16]
3. Unimportant/Urgent quadrant tasks are delegated,^[17] e.g. interruptions, meetings, activities.^[16]
4. Unimportant/Not Urgent quadrant tasks are dropped,^[17] e.g. time wasters, pleasant activities, trivia.^[16]

POSEC method[edit]

POSEC is an acronym for «Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing». The method dictates a template which emphasizes an average individual’s immediate sense of emotional and monetary security. It suggests that by attending to one’s personal responsibilities first, an individual is better positioned to shoulder collective responsibilities.^[18]

Inherent in the acronym is a hierarchy of self-realization, which mirrors Abraham Maslow’s hierarchy of needs.

1. Prioritize your time and define your life by goals.
2. Organize things you have to accomplish regularly to be successful (family and finances).
3. Streamline things you may not like to do, but must do (work and chores).
4. Economize things you should do or may even like to do, but they’re not pressingly urgent (pastimes and socializing).
5. Contribute by paying attention to the few remaining things that make a difference (social obligations).

Elimination of non-priorities[edit]

Time management also covers how to eliminate tasks that do not provide value to the individual or organization.

The software executive Elisabeth Hendrickson asserts^[19] that rigid adherence to task lists can create a «tyranny of the to-do list» that forces one to «waste time on unimportant activities».

Part of setting priorities and goals is the emotion «worry,» and its function is to ignore the present to fixate on a future that never arrives, which leads to the fruitless expense of one’s time and energy. It is an unnecessary cost or a false aspect that can interfere with plans due to human factors. The Eisenhower Method is a strategy used to compete with worry and dull-imperative tasks.^[20] Worry, manifested as stress, emerges in reaction to a set of environmental factors. Understanding that this reaction is not inherently tied to one’s own identity gives the individual the possibility to effectively manage these stressors. Athletes under a coach call this management as «putting on the game face.»^[21]

Change is hard, and daily life patterns are the most deeply ingrained habits of all. To eliminate non-priorities in study time, it is suggested to divide the tasks, capture the moments, review task handling method, postpone unimportant tasks (understanding that a task’s current relevancy and sense of urgency reflect the wants of the person rather than the task’s importance), manage life balance (rest, sleep, leisure), and cheat leisure and nonproductive time (hearing audio taping of lectures, going through presentations of lectures when in a queue, etc.).^[22]

Certain unnecessary factors that affect time management are habits, lack of task definition (lack of clarity), over-protectiveness of the work, the guilt of not meeting objectives and subsequent avoidance of present tasks, defining tasks with higher expectations than their worth (over-qualifying), focusing on matters that have an apparent positive outlook without assessing their importance to personal needs, tasks that require support and time, sectional interests, and conflicts, etc.^[23] A habituated systematic process becomes a device that the person can use with ownership for effective time management.

Implementation of goals[edit]

«To do» redirects here. For the auxiliary use of the verb «to do» in the English language, see Do-support.

A task list (also called a to-do list or «things-to-do») is a list of tasks to be completed, such as chores or steps toward completing a project. It is an inventory tool which serves as an alternative or supplement to memory.

Task lists are used in self-management, business management, project management, and software development. It may involve more than one list.

When one of the items on a task list is accomplished, the task is checked or crossed off. The traditional method is to write these on a piece of paper with a pen or pencil, usually on a note pad or clip-board. Task lists can also have the form of paper or software checklists.

Writer Julie Morgenstern suggests «do’s and don’ts» of time management that include:

• Map out everything that is important, by making a task list.
• Create «an oasis of time» for one to manage.
• Say «No».
• Set priorities.
• Don’t drop everything.
• Don’t think a critical task will get done in one’s spare time.^[24]

Numerous digital equivalents are now available, including personal information management (PIM) applications and most PDAs. There are also several web-based task list applications, many of which are free.

Task list organization[edit]

Task lists are often diarized and tiered. The simplest tiered system includes a general to-do list (or task-holding file) to record all the tasks the person needs to accomplish and a daily to-do list which is created each day by transferring tasks from the general to-do list. An alternative is to create a «not-to-do list», to avoid unnecessary tasks.^[24]

Task lists are often prioritized in the following ways.

• A daily list of things to do, numbered in the order of their importance and done in that order one at a time as daily time allows, is attributed to consultant Ivy Lee (1877–1934) as the most profitable advice received by Charles M. Schwab (1862–1939), president of the Bethlehem Steel Corporation.^[25][26][27]
• An early advocate of «ABC» prioritization was Alan Lakein, in 1973. In his system «A» items were the most important («A-1» the most important within that group), «B» next most important, «C» least important.^[9]
• A particular method of applying the ABC method^[28] assigns «A» to tasks to be done within a day, «B» a week, and «C» a month.
• To prioritize a daily task list, one either records the tasks in the order of highest priority, or assigns them a number after they are listed («1» for highest priority, «2» for second highest priority, etc.) which indicates in which order to execute the tasks. The latter method is generally faster, allowing the tasks to be recorded more quickly.^[24]
• Another way of prioritizing compulsory tasks (group A) is to put the most unpleasant one first. When it’s done, the rest of the list feels easier. Groups B and C can benefit from the same idea, but instead of doing the first task (which is the most unpleasant) right away, it gives motivation to do other tasks from the list to avoid the first one.

A completely different approach which argues against prioritizing altogether was put forward by British author Mark Forster in his book «Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management». This is based on the idea of operating «closed» to-do lists, instead of the traditional «open» to-do list. He argues that the traditional never-ending to-do lists virtually guarantees that some of your work will be left undone. This approach advocates getting all your work done, every day, and if you are unable to achieve it, that helps you diagnose where you are going wrong and what needs to change.^[29]

Various writers have stressed potential difficulties with to-do lists such as the following.

• Management of the list can take over from implementing it. This could be caused by procrastination by prolonging the planning activity. This is akin to analysis paralysis. As with any activity, there’s a point of diminishing returns.
• To remain flexible, a task system must allow for disaster. A company must be ready for a disaster. Even if it is a small disaster, if no one made time for this situation, it can metastasize, potentially causing damage to the company.^[30]
• To avoid getting stuck in a wasteful pattern, the task system should also include regular (monthly, semi-annual, and annual) planning and system-evaluation sessions, to weed out inefficiencies and ensure the user is headed in the direction he or she truly desires.^[31]
• If some time is not regularly spent on achieving long-range goals, the individual may get stuck in a perpetual holding pattern on short-term plans, like staying at a particular job much longer than originally planned.^[32]

Software applications[edit]

Many companies use time tracking software to track an employee’s working time, billable hours, etc., e.g. law practice management software.

Many software products for time management support multiple users. They allow the person to give tasks to other users and use the software for communication and to prioritize tasks.

Task-list applications may be thought of as lightweight personal information manager or project management software.

Modern task list applications may have built-in task hierarchy (tasks are composed of subtasks which again may contain subtasks), may support multiple methods of filtering and ordering the list of tasks, and may allow one to associate arbitrarily long notes for each task.^{[citation needed]}

Time management systems[edit]

Time management systems often include a time clock or web-based application used to track an employee’s work hours. Time management systems give employers insights into their workforce, allowing them to see, plan and manage employees’ time. Doing so allows employers to manage labor costs and increase productivity. A time management system automates processes, which eliminates paperwork and tedious tasks.

GTD (Getting Things Done)[edit]

Getting Things Done was created by David Allen. The basic idea behind this method is to finish all the small tasks immediately and a big task is to be divided into smaller tasks to start completing now. The reasoning behind this is to avoid the information overload or «brain freeze» which is likely to occur when there are hundreds of tasks. The thrust of GTD is to encourage the user to get their tasks and ideas out and on paper and organized as quickly as possible so they’re easy to manage and see. Getting Things Done Website

Pomodoro[edit]

Francesco Cirillo’s «Pomodoro Technique» was originally conceived in the late 1980s and gradually refined until it was later defined in 1992. The technique is the namesake of a Pomodoro (Italian for tomato) shaped kitchen timer initially used by Cirillo during his time at university. The «Pomodoro» is described as the fundamental metric of time within the technique and is traditionally defined as being 30 minutes long, consisting of 25 minutes of work and 5 minutes of break time. Cirillo also recommends a longer break of 15 to 30 minutes after every four Pomodoros. Through experimentation involving various workgroups and mentoring activities, Cirillo determined the «ideal Pomodoro» to be 20–35 minutes long.^{[33][self-published source?]}

[edit]

Time management is related to the following concepts.

• Project management: Time management can be considered to be a project management subset and is more commonly known as project planning and project scheduling. Time management has also been identified as one of the core functions identified in project management.^[34]
• Attention management relates to the management of cognitive resources, and in particular, the time that humans allocate their mind (and organize the minds of their employees) to conduct some activities.
• Timeblocking is a time management strategy that specifically advocates for allocating chunks of time to dedicated tasks in order to promote deeper focus and productivity.

Organizational time management is the science of identifying, valuing and reducing time cost wastage within organizations. It identifies, reports and financially values sustainable time, wasted time, and effective time within an organization and develops the business case to convert wasted time into productive time through the funding of products, services, projects, or initiatives as a positive return on investment.

See also[edit]

Books:

• First Things First (book)
• The 7 Habits of Highly Effective People

Psychology/Neuroscience/Psychiatry

• Habit
• Self-control
• Impulsivity
• Inhibitory control
• Attention deficit hyperactivity disorder

References[edit]

Further reading[edit]

• Allen, David (2001). Getting things done: the Art of Stress-Free Productivity. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, Neil A (2006). The Now Habit: A Strategic Program for Overcoming Procrastination and Enjoying Guilt- Free Play. New York: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, Raymond (2008). Achieving Objectives Made Easy! Practical goal setting tools & proven time management techniques. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.
• Secunda, Al (1999). The 15 second principle: short, simple steps to achieving long-term goals. New York: New York: Berkley Books. p. 157. ISBN 0-425-16505-1.

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Урок 1. Основы тайм-менеджмента

Содержание

1. Многообразие форм тайм-менеджмента
2. Определение целей управления временем
3. Этапы управления временем: прежде чем начать
4. Проверочный тест

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

• причину и повод управления временем;
• цель управления временем;
• ценности и принципы управления временем;
• философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

1. регистрация времени;
2. управление временем;
3. укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

• Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
• Оценка степени наполненности прожитого времени.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):

1. Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
2. Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
3. Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Тайм-менеджмент — одна из наиболее популярных тем в бизнес-обучении. На российском рынке она уже не нова, тем не менее, тренинги по управлению временем стабильно и активно покупают. И в открытом формате, и в корпоративном. Эта компетенция важна как для руководителей, так и для исполнителей, как для наемных работников, так и для собственников. И, тем не менее, дисциплина времени постоянно в дефиците. У нас, в России, это очень остро чувствуется: менеджеры часто ошибаются в планировании, поставщики срывают сроки, сотрудники сервиса нарушают договорные обязательства. Люди продолжают опаздывать, несвоевременно давать обратную связь, упускать важное в результате недочетов, связанных с временем. В чем корень проблем?

Во-первых, принципиальный момент: временем управлять нельзя — оно объективно и не зависит от нашей воли. В году 365 дней, в сутках 24 часа, в часе 60 минут, в минуте 60 секунд. К тому же, время необратимо. Поэтому можно лишь управлять собой во времени и своим отношением к нему. Точнее, к своим делам и их планированию. Но и этого на практике оказывается вполне достаточно, ведь не зря же о мастерах тайм-менеджмента говорят: «У них в одних сутках 48 часов».

Во-вторых, любое планирование, прежде, чем «завязаться» на времени, должно исходить из правильно расставленных приоритетов. А для этого, как минимум, нужно уметь отличать цель от видения, цели от задач, а в задачах выстраивать логическую последовательность. И, разумеется, корректно ставить цели. Хотя бы, по такому классическому алгоритму, как SMART.

В-третьих, тайм-менеджмент предполагает и «отрицательные» методы. Например, важно не только запланировать и учесть то, что нужно сделать. Важно понимать и то, чего делать совершенно не нужно. Что избыточно, излишне, безрезультатно, малоэффективно, нерентабельно в плане вложений такого ценнейшего — невосполнимого! — ресурса, как время. Понимание, что нужно отсечь и вынести за скобки, дает концентрация — эффект такой компетенции, как осознанность.

Итак, тайм-менеджмент — это система контроля над расходованием времени, правильным его распределением на различные виды деятельности для повышения эффективности и продуктивности. Ниже мы порассуждаем о законах, принципах и инструментах тайм-менеджмента, а также о проблемах и ошибках в обращении с ресурсом времени. Эта статья не претендует на высокую авторскую оригинальность и новые открытия, здесь мы коротко, но системно лишь изложили то, что уже более или менее известно, и приправили комментариями на злобу дня.

1. Законы тайм-менеджмента: как это работает

Об управлении временем написано много статей со всевозможными советами и рекомендациями. Далее собраны самые действенные законы тайм-менеджмента, которые нужно обязательно брать во внимание при разработке своего плана действий.

Ваша эффективность напрямую зависит от порядка действий

Когда у вас прилив сил, лучшее, что вы можете сделать — это заниматься большими делами, которые требуют творчества, энергии, креативности и полной самоотдачи. А когда вы уже подустали, самое время поперекладывать бумажки, поискать нужную информацию в сети и позаниматься прочими монотонными делами.

При получении первых результатов продуктивность снижается

Знакома ли вам такая ситуация — вы начинаете новый проект, и всё у вас получается так здорово, что вы решаете похвалить себя, сделать перерыв и выпить кофе. Вы расслабляетесь, потом снова возвращаетесь к работе и обнаруживаете, что ваша эффективность пошла на спад.

Похожий пример можно привести и в спорте. Допустим, ваша цель — 10 подтягиваний. Вы подтягиваетесь 7 раз и решаете сделать маленький перерыв, перевести дух, при этом всё ещё вися на турнике. Вы даёте себе немного повисеть, и в итоге всё заканчивается тем, что вы не можете добить эти три подтягивания. Мораль в обоих случаях одна — начал забег, беги и не останавливайся, иначе можешь сбить дыхание.

Если вы занимаетесь любимым делом, время летит быстро

Время тянется как жвачка, если вам скучно. Но скучно не бывает, если вы заняты тем, что вам по душе, поэтому в таком случае время проходит незаметно. И это прекрасно, когда вы действительно любите вашу работу. Однако, есть тут и некая опасность. Не замечая ход времени, можно часто зарабатываться, и тогда его уже не будет хватать на другие важные вещи — на семью, друзей, здоровье и отдых. Важно об этом помнить: жизнь состоит не только из работы, карьеры и добывания денег.

Вы потратите на дело столько времени, сколько вы отвели на него

Если вы не поставили себе чёткий дедлайн, то можно и небольшую статью писать целый день, то и дело прерываясь на что-то стороннее. Однако, как только вы станете измерять задачи не днями, а часами, то заметите, как улучшилась ваша продуктивность.

20% усилий приносят 80% результата

В конце XIX века итальянский инженер, экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал принцип, который гласил, что «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20% результата». Верно? Не совсем. На самом деле, идею принципа в 1951 году предложил видный теоретик менеджмента Джозеф Джуран.

Резюмировать историю принципа Парето можно следующим образом.

Концепция «значительности немногого и незначительности многого» существовала всегда. Парето исследовал её проявление на примере распределения благосостояния населения. Его вклад был в том, что он обнаружил логарифмическую зависимость распределения дохода, соответствующую теории значительности немногого и незначительности многого. А Джуран был первым, кто понял, что этот принцип (который ещё не был принципом, а только наблюдением) универсален и может применяться в отношении большинства видов деятельности. Именно он создал этот принцип и выразил его суть как «значительность немногого и незначительность многого». Иначе говоря, закон гласит о том, что в ситуации, где результат складывается из различных факторов, их вклад часто бывает разным.

Закон или принцип Парето известен, наверное, всем, кто интересуется управлением временем. Однако не все его верно понимают. Если объяснять кратко, то принцип можно перефразировать так — только часть наших действий по-настоящему эффективна, поэтому акцентировать внимание нужно стараться только на этих «20%» наших результативных действий.

В наше время закон Парето всё ещё релевантен и активно используется в различных сферах жизни, хотя он и был подвергнут критике. И на наш взгляд, чтобы лучше понимать этот принцип и эффективнее его использовать, нужно иметь о нём полное представление.

В отношении закона Парето есть две основные претензии, и обе они касаются его математической части. Если вкратце, она неверна. Более того, следствие закона вообще может не сбываться в каждом случае. Таким образом можно заключить, что принцип Парето нельзя рассматривать как непреложный и точный закон. Однако, применение его как общего правила, требующего замечать неравномерность вклада различных факторов в результат и необходимость уделять разное внимание этим факторам, исходя из их значимости, полезно.

Принцип Парето является хоть и не точным законом, но, безусловно, полезным инструментом в самых разных сферах трудовой деятельности. Благодаря ему, человек может находить причины появления проблем, устранять самые важные из их, а также концентрировать свои усилия на тех областях, которые могут иметь наибольший эффект. Таким образом, принцип Парето служит одним из лучших инструментов повышения эффективности и качества.

А теперь небольшой кейс из практики консультанта.

Отдел продаж крупной IT-компании не радовал своими показателями топ-менеджмент. Помимо изготовления и реализации серверов, сетевого оборудования и компьютеров, компания создавала программный софт, чаще всего, под конкретный запрос клиента. Поэтому помимо относительно простых продаж продуктов типовой конфигурации, отдел должен был заниматься сложными «длинными» продажами индивидуальных решений. На это у сотрудников уходило много времени. Они жаловались, что его категорически не хватает для выполнения плана продаж на сто процентов. Для решения этой проблемы был приглашен консультант.

Все вышеописанные базовые законы тайм-менеджмент он применил в данной ситуации как инструменты. А именно, сделано было следующее.

Закон ваша эффективность напрямую зависит от порядка действий в прикладном аспекте сработал следующим образом. Каждый рабочий день отдела продаж начинался с небольшого брифинга-планерки. РОП собирал своих сотрудников в количестве двенадцати человек и забрифовывал их каждого по отдельности и всех вместе, определяя и корректируя индивидуальные планы относительно общего плана отдела. Выясняя проблемы, руководитель отдела работал как фасилитатор, помогая сотрудникам решать их коллегиально. В начале это всех напрягало, но затем сотрудники увидели пользу синергетического эффекта групповой работы и больше почувствовали себя коллегами, нежели конкурентами. Главное, что в результате такого брифинга каждое утро для отдела разрабатывался конкретный порядок действий в соответствии с законом Парето.

20% усилий приносят 80% результата: в данном случае под 20% подразумевался наиболее продуктивный с точки зрения биоэнергетики человека временной отрезок — это первый 20% от 100% длительности всего рабочего дня. Каждое утро сразу же после ежедневного брифинга-планерки сотрудники отдела продаж выполняли самые крупные, сложные и щедрые в смысле финансового результата дела: звонки крупным клиентам, разработка крупных потенциальных клиентов, назначение и проведение серьезных встреч, неприятные, но необходимые дела. Иными словами, именно те, которые в совокупности дают 80% желаемого результата и выполнения плана в денежных показателях.

Закон вы потратите на дело столько времени, сколько вы отвели на него отлично работал в системе промежуточного контроля и условных процессных KPI, помогающих оцифровать рабочий день сотрудника отдела продаж посредством графика, который вскоре был заведен в систему CRM. Количество и результативность звонков, встреч, переговоров в переписке, расширение клиентской базы и т.д.

Чтобы при получении первых результатов, продуктивность не снижалась помогали индивидуальные планы сотрудника и, опять же, индивидуальная система контроля. Эти инструменты давали возможность переходить от одного вида работы к другому таким образом, чтобы соблюдать границы их тайминга — ограниченности во времени на решение своих задач.

Если вы занимаетесь любимым делом, время летит быстро: теперь на практике это работало прекрасно! Внедрение индивидуальных планов с четким таймингом, системы промежуточного контроля и системы KPI вкупе с сокращением фиксированной части вознаграждения за труд сыграло роль «промывки» отдела продаж. Из него ушли все «процессники», привыкшие работать по принципу «день да ночь — сутки прочь». Остались одни результатники, которым удавалось дружить со своим временем.

Продолжение следует.

От редакции

Ни на что не хватает времени? Предприниматель и эксперт PennyStock Тимоти Сайкс предлагает четыре простых способа достичь большего за те же 24 часа в сутки: https://psy.systems/post/chetyre-sposoba-maksimalno-povysit-svou-effektivnost.

Как грамотно распределять часы и расставлять приоритеты, чтобы добиться профессионального успеха и быть счастливыми в личной жизни, знает журналист-фрилансер Лора Вандеркам. «Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете» — сборник ее рекомендаций по эффективному расходованию времени: https://psy.systems/post/lora-vanderkam-kniga-o-poteryannom-vremeni.

Задачи поставлены, планы написаны, но вдруг наступает состояние «надо, но никак не могу начать». Как победить приступы внезапной лени, найти мотивацию для работы и выработать эффективное отношение к труду, рассказывает психолог и бизнес-консультант Ольга Юрковская: https://psy.systems/post/kak-zastavit-sebya-rabotat.