Комплексное руководство для сотрудников

Есть ли у вашего малого бизнеса «Руководство для сотрудников компании»?

Многим владельцам бизнеса может показаться, что «Руководство для сотрудников компании» связано с бюрократизмом, и об этом нужно беспокоиться лишь крупным корпорациям. А некоторые могут вообще не знать, что это, или никогда над этим не задумываться. Но на самом деле, как только у вас появляется определённое количество сотрудников, такое руководство может стать очень полезным.

Из этого урока вы узнаете, как составить «Руководство для сотрудников компании». Вы поймёте, что именно это значит, почему оно может пригодиться вашему малому бизнесу и что в него стоит включить. Мы также рассмотрим несколько полезных шаблонов и примеров, которые помогут вам начать делать своё собственное руководство для сотрудников компании малого бизнеса.

1. Что такое «Руководство для сотрудников компании»?

«Руководство для сотрудников компании», которое ещё иногда называют просто руководством для сотрудников или руководством по политике и процедурам, — это документ, сообщающий сотрудникам штата, чего ожидать от работы с вами.

Хотя в нём часто приводятся такие практические подробности, как время отпуска, соцпакет, дисциплинарные процедуры и так далее, это может быть отличным местом, чтобы по-иному представить компанию сотрудникам. Вы можете разъяснить ценности компании и тип рабочего пространства. Вы можете рассказать сотрудникам, к кому обращаться, если у них возникнут вопросы или сложности. Есть много чего ещё, что можно в нём затронуть, позже в этом уроке мы коснёмся содержания подробнее.

Для написания руководства для сотрудников нет установленного формата. Это ваш документ, и вы можете сами выбрать, как хотите общаться со своими сотрудниками; на самом деле, используемые вами тон и формат тоже могут кое-что рассказать о ценностях компании. Это руководство может быть игривым или формальным, современным или традиционным, полным изображений или текста. Позже в этом уроке мы также рассмотрим несколько примеров и шаблонов руководств, чтобы вы увидели, как их составляли другие компании.

Традиционно руководство создавалось в виде напечатанной книги, и многие компании до сих пор используют этот формат. Но вы также можете создать цифровую копию, которая будет доступна по внутренней сети компании или через общий сервер. Это будет особенно удобно, если ваши сотрудники часто путешествуют или работают удалённо, так они смогут получить доступ к нему откуда угодно.

Основная цель руководства для сотрудников – установить ожидания. Оно позволяет вашим работникам узнать, какие выгоды и поддержку можно от вас ожидать, а также какие стандарты работы и поведения вы ожидаете от них в ответ. Оно проясняет ситуацию для обеих сторон.

Если вы только начинаете и у вас в штате работает один-два сотрудника, возможно, вам пока не нужно подобное руководство, на этом этапе неформального общения будет вполне достаточно.  о по мере расширения вы действительно увидите преимущества наличия чёткой документации. В следующем разделе мы рассмотрим несколько из таких преимуществ. 

2. Преимущества наличия «Руководства для сотрудников компании»

Если вы ещё не убедились в том, что вашему бизнесу нужно руководство для сотрудников, прочитайте этот раздел, рассказывающий о его преимуществах.

Улучшает политику касательно рабочего пространства 

Основная суть руководства – изложить всё, что нужно знать сотрудникам штата, чтобы выполнять свою работу. Но иногда, когда вы расписываете всё это, вам на ум приходят варианты получше.

Например, вы можете составлять раздел по политике посещения и осознать, что для выполнения определённой работы неважно, если кто-то опаздывает, важно, что он успевает выполнить работу (в то время как для других может быть очень важно приходить в конкретное время). Так вы составляете более гибкую формулу, чем та, которую вы раньше использовали.

Помогает новым сотрудникам войти в рабочий ритм 

Вам, наверное, известно, что значит устроиться на новую работу. Так много новых лиц, незнакомый офис, непохожие правила и жаргон, который вы никогда не использовали на старой работе. У вас обычно возникает тысяча вопросов, и вам не хочется их задавать, потому что все вокруг, кажется, заняты своей собственной работой.

Хорошо написанное руководство для сотрудников идеально поможет новым работникам быстро встать на ноги. Возможно, они не будут читать всю книгу от корки до корки, но они могут быстро сослаться на неё, чтобы легко найти ответы на множество вопросов.

Устраняет постоянные вопросы касательно политики фирмы 

Если у вас нет руководства для сотрудников, ожидайте постоянных вопросов, и не только от новых работников, но и от существующих. Сколько у нас будет дней отпуска? За какие национальные праздники нам будут платить? Каковы правила касательно конфликта интересов или работы в других местах?

Множество вещей на рабочем месте могут вызывать сомнения, и в итоге вы можете потратить много времени, отвечая на одни и те же вопросы, или ещё хуже, если сотрудники будут вести себя неправильно просто потому, что они не спросили, как нужно.

Всё собрано в одном месте 

Иногда компании описывают свою политику, но по частям. Какие-то вещи указаны во внутренней сети, но в разных местах, а другие сообщаются только по электронной почте. Когда сотрудникам нужно что- то найти, они отправляются на сложную охоту за сокровищами.

Это может раздражать ваш штаб, и совершенно точно такая работа не эффективна. Руководство для сотрудников собирает всю информацию в одном месте, и найти её будет быстро и легко. 

Сообщает ваши ценности

Легко увязнуть в скучных подробностях политики и процедур, но руководство для сотрудников – это
также возможность рассказать историю вашей компании и настроить сотрудников на её ценности. Для
чего существует ваша компания? К чему вы все стремитесь в работе? Какова ваша позиция касательно таких вещей, как разнообразие и социальная ответственность? Это может стать прекрасным способом мотивировать ваших сотрудников, зарядить их энергией и убедиться, что все находятся на одной волне по отношению к ценностям фирмы.

Поможет избежать судебных исков

Я упомянул в первом разделе, что основная цель руководства для сотрудников заключается в том, чтобы установить чёткие ожидания для обеих сторон. Такая ясность также защищает вас в юридическом плане.

Например, скажем, вам нужно уволить одного из своих сотрудников за непосещение или за домогательство по отношению к коллеге. Этот сотрудник может попытаться предъявить вам иск за несправедливое увольнение, утверждая, что его никогда не ставили в известность о том, что подобные вещи могут послужить основанием для увольнения. Если вы опишете свою политику в руководстве и укажете тот факт, что всем сотрудникам предоставляется его копия, вы сможете лучше себя защитить. 

3. Что нужно включить в «Руководство для сотрудников компании» 

Как я заметил ранее, не существует установленного формата по написанию руководства для сотрудников, но есть несколько обычных разделов, которые включают многие компании и предприятия малого бизнеса. В этом пункте мы рассмотрим эти разделы и то, что вы, возможно, захотите включить. Но имейте в виду, что вы всегда можете добавить к ним свои пункты или приспособить этот документ, чтобы он охватывал то, что важно для вашего бизнеса. 

Важно: В некоторых юрисдикциях трудовой кодекс оговаривает конкретные вещи, которые нужно включить в руководство для сотрудников. У Envato Tuts+ международная аудитория, и мы не можем рассмотреть здесь все местные вариации. Убедитесь, что вы изучили возможные местные нормы. Также стоит попросить юриста просмотреть руководство, чтобы не сомневаться, что вы соблюдаете все соответствующие законы и не делаете себя уязвимым для будущих судебных разбирательств.

Хорошо, теперь давайте рассмотрим общие разделы, которые нужно включить в руководство для сотрудников малого бизнеса. 

Обзор компании

Руководство для сотрудников часто начинается с общего представления и обзора компании. Можно
включить краткую историю своего бизнеса, временную шкалу ключевых событий и сформулировать
важные ценности и цели.

Политика безопасности 

Ваши сотрудники проводят много времени на работе, и их безопасность важнее всего. Этот раздел поясняет, что делать в случае чрезвычайной ситуации или несчастного случая на работе, как вызвать скорую помощь, процедуры по пожарной безопасности и так далее.

Указания касательно разнообразия и равенства 

Это ваш шанс продемонстрировать, что вы готовы предоставить людям равные возможности на работе и заявить, что вы не потерпите дискриминации или преследования из-за возраста, расы, религии, пола или сексуальной ориентации, неполноценности и так далее.

Вы также можете уточнить, что именно понимается под дискриминацией и преследованием, чтобы сотрудникам было понятно содержание и их действия в случае преследования или дискриминации на работе. Больше о разнообразии вы можете узнать из нашей серии по разнообразию на рабочем месте.

Выплаты и льготы 

Объясните подробно, когда и как сотрудникам нужно ожидать оплаты, каким образом будут удерживаться налоги и другие вычеты и могут ли их просить остаться после работы (будут ли оплачиваться каким-то сотрудникам переработки, будет ли кто-то работать полный или неполный рабочий день — полностью проясните эти вопросы). Можно также подробно описать другие виды денежного вознаграждения, например, бонусы и опционы на акции, если они имеются.

Затем укажите детали всего предлагаемого компанией соцпакета, такие как страхование здоровья, пенсия и так далее. Можно также описать политику оплачиваемых отпусков, например, запланированного отпуска, отпуска по уходу за ребёнком и так далее. В предыдущем уроке из этой серии мы более подробно рассказываем о выплатах и соцпакете: 

Нормы поведения 

Какого поведения вы ждёте от своих сотрудников? Здесь вы можете уточнить всё, от норм одежды до ожидаемого уровня посещения и пунктуальности. Можно также затронуть пользование интернетом и 

Тем не менее, то, насколько вы будете вдаваться в подробности, зависит только от вас. Некоторые компании предпочитают не приводить карательный список правил, а вместо этого предоставляют общие принципы для руководства, давая сотрудникам возможность действовать  Позже вы увидите несколько примеров. Тем не менее, могут быть вещи, по которым у вас чёткая позиция и которые вы захотите прояснить в «Руководстве для сотрудников компании», например, обязательство о неразглашении информации и компании и клиентах. 

Дисциплина и увольнение 

Чётко объясните работникам, что составляет основу для принятия дисциплинарных мер и какие именно меры будут приняты. Также дайте им знать, что нужно делать, если им кажется, что к ним отнеслись несправедливо. Дальше вы можете изложить политику того, что произойдёт в случае увольнения.

Имейте в виду, что любые дисциплинарные процедуры, которые вы приведёте в этом разделе, могут обязывать вас к каким-то действиям, так что будьте осторожны, если не хотите следовать им в каждом отдельном случае. Например, если вы укажете в руководстве, что в случае дисциплинарных нарушений вы выносите несколько устных и письменных предупреждений, у вас могут возникнуть сложности, если позже вы уволите сотрудника, не сделав всех этих предупреждений.

Подтверждение получения

Важно отметить тот факт, что каждому сотруднику была передана копия руководства. Пусть каждый из них оставит подпись, что получил его: обычно в конце книги есть страница для подписи, которую можно оторвать и сохранить в персональном файле работника. В случае, если позже возникнет спор, люди не станут утверждать, что просто были не в курсе политики фирмы. 

Юридические уведомления 

Когда юрист будет пересматривать ваше руководство для сотрудников, он может посоветовать включить дополнительные формулировки, например, что это лишь руководство, а не контракт, и оно не гарантирует будущее трудоустройство. Отдельные формулировки будут зависеть от того, в какой конкретной ситуации вы находитесь, так что обязательно обратитесь к юристу за личным советом. 

4. Шаблоны и примеры «Руководства для сотрудников компании» 

Хотя «Руководство для сотрудников» — это документ, отдельный для каждой компании, который вы, вероятно, захотите составить самостоятельно, удобно будет начать работать с готовым шаблоном. В этом разделе я приведу ссылки на полезные ресурсы, где вы найдёте шаблоны руководств для сотрудников. Мы также рассмотрим несколько жизненных примеров. Они помогут вам составить своё руководство для сотрудников малого бизнеса. 

Шаблоны «Руководства для сотрудников компании» 

Есть несколько сайтов, на которых можно найти шаблоны руководства для сотрудников. Например,
британская компания «Human Resource Solutions» предлагает на своём сайте бесплатный шаблон
руководства для сотрудников. Документ довольно подробный и состоит из 40 страниц, так что он станет хорошей отправной точкой для создания вашего собственного документа.

Если хотите что-то более персонализированное, попробуйте этот интернет-инструмент от Rocket Lawyer. Это не шаблон, вы можете создать свой собственный документ онлайн, введя информацию о компании и пункты политики, которую хотите включить. Чтобы получить доступ к итоговому документу, вам нужно подписаться на бесплатный пробный период членства в Rocket Lawyer.

Есть и множество других шаблонов и программ для создания документов. Например, FitSmallBusiness или FormSwift. Просто имейте в виду, что некоторые шаблоны подогнаны под правила отдельных стран, так что если вы находитесь в другой стране, вам может понадобиться поменять их и/или обратиться за юридической помощью.

Также запомните, что чем более индивидуализированным будет ваш документ, тем лучше. Используйте шаблоны в качестве отправной точки, а не окончательного продукта. Через мгновение вы увидите, что по-настоящему уникальное руководство может быть очень действенным средством общения с сотрудниками.

Реальные примеры «Руководств для сотрудников компании» 

Теперь давайте рассмотрим несколько руководств от настоящих компаний. Во-первых, взгляните на руководство для сотрудников «Rock Spring Farm», которое было любезно предоставлено ассоциацией «Practical Farmers of Iowa». Это простое руководство для малого бизнеса, рассказывающее кое-что о компании и охватывающее многие разделы, которые мы только что обсуждали. Оно длиной всего 12 страниц, легко читается и содержит много милых уникальных штрихов: посмотрите страницу «Секреты команды» в конце.

Некоторые компании на этом не останавливаются. Эта статья от «Nasdaq» перечисляет несколько классных примеров, которые можно использовать для вдохновения.

Например, у руководства компании «Valve Corporation», создающей видеоигры, лучший в мире подзаголовок:

«Бесстрашное приключение со знанием, что делать, когда никто вам не говорит, что делать»

В такой же чудесной манере общения оно продолжает рассказывать вам, что значит работать в «Valve». В нём поясняется политика и некоторые процедуры, но совсем не чувствуется, что вы читаете документ по политике компании. Кажется, что это дружеское знакомство с местом, где работать будет одно удовольствие.

С другой стороны, на сайте о финансах Motley Fool приведены интерактивные «Дурацкие правила», слайд-шоу с видео, более подробной информацией по определённым разделам и так далее. Опять же, там представлены основные нормы любого традиционного руководства, но более творческим образом и с сильным упором на правила компании.

Начните создавать своё собственное «Руководство для сотрудников компании» 

Из этого урока вы узнали всё о руководстве для сотрудников компании малого бизнеса. Вы увидели, что это такое, и каковы его преимущества. Вы узнали, какая информация обычно содержится в руководствах для сотрудников, и увидели несколько отличных примеров настоящих руководств для сотрудников, а также несколько шаблонов для создания вашего собственного документа.

Теперь вы можете начать составлять руководство для сотрудников вашего предприятия. Если этот урок вам показался полезным, посмотрите другие уроки из этой серии, в которых мы более подробно рассказываем о функциях отдела по персоналу малого бизнеса. В последнем уроке мы изучали выплаты и льготы, а в следующем затронем обучение и развитие.

Подпишитесь на деловую новостную рассылку Tuts+ через форму на боковой панели, чтобы еженедельно узнавать как о будущих статьях из этой серии, так и о других новых статьях о бизнесе. 

The first few days of an employee’s new job set the foundation for their time in your organization. Your company must provide information and guidance for employees to understand your culture, policies, and processes. One of the best ways to improve the onboarding experience is to create a company employee handbook for your new hires.

An employee handbook is a document created for employees that provides essential information regarding your company culture, policies, and terms of employment. It is an employee manual that sets expectations and guides employee behavior in the workplace.

What should be in an employee handbook? 

When creating an employee guide, you should include all the necessary information required to succeed in your organization and answer the common questions that a new employee may have. Here is a list of items that are typically included in a company handbook:

1. Company mission statement

2. Background information on the company

3. Non-disclosure agreements (if applicable)

4. Conflict of interest statements

5. Code of conduct

6. Sexual harassment policies

7. Anti-discrimination policies

8. Safety and security

9. Technology

10. Media relations

11. Employee benefits

12. Compensation

13. Payroll deductions

14. Performance reviews

15. Hours of work and availability policies

16. Leave policies

17. Promotions

18. Transfers

19. Termination

20. Exit policies

21. Acknowledgment forms

How to create an employee handbook?

By building effective employee handbook content, you can keep your employees fully informed and address questions regarding your company’s policies and procedures. The following are some tips to keep in mind while creating your employee handbook design:

Tell your story

Including the history and culture of your organization can make employees feel acquainted from their first day of work. Add your vision and mission statement to communicate your values and help employees align themselves towards your organization’s goal.

Create a checklist of the documents

Before creating your handbook, you can build an outline of what to include in it. Creating a checklist will ensure no information is forgotten and avoids confusion and unintentional noncompliance with your policies.

Make it simple and engaging

Your company handbook should not be an information overload for employees. Keep your sentences simple and straightforward to explain complex concepts clearly. You can also include pictures and illustrations to boost your handbook’s readability.

Add a summary for each section

Policy statements in employee handbooks can often contain legal verbiage that may be difficult for employees to comprehend. To avoid this, add a paragraph summarizing each policy and procedure in simple language to help employees understand them better.

Get it reviewed by the legal team

Your company employee handbook likely contains legal guidelines and policies that may change over time. Get your handbook regularly reviewed by a legal team to ensure compliance with all applicable laws and avoid conflicts. 

Create an acknowledgment form

A signed acknowledgment is a way for the organization to establish that their employees were made aware of their policies. Add an acknowledgment form stating that employees are responsible for reading, understanding, and complying with the policies and guidelines in the employee handbook.

Gather feedback and make improvements

As employee handbooks are written from the management’s perspective, there is a chance you could leave out some information employees may want or need. Gather feedback from your current employees to make sure your handbook has adequate and readable information or needs improvement.

Since employee handbooks play a key role in standardizing your operations, you’ll need to put consideration and effort into creating that handbook. However, balancing your organization’s goals with the needs of your employees to create an effective employee handbook will make investing that time and energy well worth it.

Related Topics

• Knowledge Management
• knowledge sharing
• organizational knowledge
• employee onboarding
• employee handbook

You may also like

Knowledge management: Challenges and solutions

• Posted on June 06, 2023 June 06, 2023
• by Dhanya Krishnan

Best practices for process documentation

• Posted on April 28, 2023 April 28, 2023
• by Dhanya Krishnan

7 tips for building a company knowledge base

• Posted on April 19, 2023 April 19, 2023
• by Vivek Parameswaran

How to choose knowledge base software for your business: Our ultimate 2023 guide

• Posted on November 01, 2022 November 01, 2022
• by Dhanya Krishnan

Hidden costs of poor knowledge management

• Posted on April 22, 2022 April 22, 2022
• by Dhanya Krishnan

Types of knowledge in an organization

• Posted on January 21, 2022 January 21, 2022
• by Dhanya Krishnan

Why do businesses need to scale up from traditional wikis?

• Posted on January 07, 2022 January 07, 2022
• by Dhanya Krishnan

How to build a knowledge-sharing culture in your organization?

• Posted on November 24, 2021 November 24, 2021
• by Dhanya Krishnan

В этой статье мы расскажем о том, как правильно написать инструкции для сотрудников и как сделать так, чтобы они действительно работали, а не просто лежали бесполезной грудой цифровых файлов или стопкой распечатанных документов на столе.

Правильно написанные инструкции для сотрудников помогают наладить и отшлифовать разные процессы в бизнесе.

Зачем писать инструкции для сотрудников

1. Обучение новых сотрудников

Одним из довольно болезненных моментов почти в каждой компании является обучение новых сотрудников. А если бизнес развивается активно, то новые сотрудники нужны все чаще, а это большие временные затраты на их обучение. Ведь логично, что люди, которые приходят в компанию, не обладают нужными именно вам знаниями и, соответственно, передача опыта просто необходима. Обычно обучением новичков занимается самый компетентный сотрудник в компании, а на первых порах эту функцию выполняет сам владелец. К примеру, вы набираете менеджеров по продажам и, естественно, что обучает их самый крутой менеджер по продажам в вашей компании. 

А теперь смотрите, что происходит. Продавцов обучает самый крутой продавец, т.е. он не продает, а тратит свое время на обучение людей, которые только что пришли в компанию и далеко не факт, что останутся в ней работать. И вот представьте себе, что самый опытный человек, который делает самые лучшие продажи, занимается обучением и не продает. Со временем этот человек теряет компетенцию продаж, потому что он все меньше и меньше продает и все больше обучает. В результате обучения все пять менеджеров обладают разной компетенцией, потому что одному что-то объяснили не совсем так, второму вообще не объяснили, третий не понял, а четвертый услышал не так. И в итоге в компании образуется пять новых менеджеров, которые продают не очень и один продавец, который фактически перестает продавать, за счет чего компания несет убытки. Согласитесь, что в этой схеме явно что-то не так.

В случае, если наш пример вызвал у вас сомнение, предлагаем проверить компетенцию своих сотрудников, задав им всем один вопрос средней сложности, например, сколько стоит доставка вашего продукта во Владивосток. Скорее всего, вы получите разные ответы.

2. Конфликтные ситуации

Помимо довольно средней компетенции каждого сотрудника, между людьми при решении спорных вопросов возникают конфликты, так как каждый опирается на полученные во время обучения данные, однако никто из них не обладает твердыми знаниями о том, где можно найти ответ и проверить правильность своих знаний.

3. Носители уникальных знаний 

Другая довольно частая проблема заключается в наличии в компании сотрудника, который является своеобразным хранителем знаний — «звезда», которую вы очень боитесь потерять.  И чаще всего это опытные и матерые старички, и когда они всем довольны, то в офисе все спокойно, но при накале ситуации они чаще всего начинают манипулировать, так как понимают что обладают опытом и знаниями, которыми не обладают другие сотрудники. И это довольно неприятная ситуация.

В итоге складывается такая картина: большие временные затраты на обучение каждого сотрудника, неэффективное использование ключевых сотрудников, разрозненные бессистемные знания у новых кадров, конфликтные ситуации, наличие «звездных» сотрудников и в результате бардак в бизнесе, бардак в процессах.

Решение есть: инструкции

И решение этому есть — правильное написание регламентов или инструкций. Но инструкция не просто должна быть написана (в довольно многих компаниях регламенты есть), она должна реально работать (и тут уже все гораздо хуже). А документы часто не работают из-за того, что пользоваться ими просто невозможно: очень формальный язык, не учтено много нюансов, документы оторваны от реально происходящих процессов, введены в повелительной форме, и люди просто не понимают, как их использовать.

Как написать инструкции для сотрудников

Давайте разбираться, как писать инструкции для сотрудников так, чтобы они работали, а владелец бизнеса, тратил бы на это минимум времени. Ведь написание регламентов — это далеко не ключевая компетенция руководителя.

Техника “диктофон”

Одна из эффективных техник — техника «диктофон». Когда в компании случается какая-то проблема, вместо того, чтобы ругаться и кричать, пригласите к себе человека и попросите его включить диктофон, после чего вы совместно подробно разбираете сложившуюся ситуацию и описываете то, как нужно поступить. Таким образом, у сотрудника на руках оказывается аудио инструкция относительно конкретной ситуации.  А теперь попросите его написать документ, отражающий эти знания и то, как их использовать. Когда вы прочтете этот документ, вы увидите, что он не будет иметь ничего общего с тем, что вы ожидали.

В данной ситуации произошла очень частая проблема разрыва коммуникации, когда вас не воспринимают так, как вы думаете и, возможно, вы толком не умеете доносить свою мысль. После этого вы просто даете новые правки и со второго или третьего раза сотрудник сделает документ, который вас будет полностью устраивать.

В итоге: документ написан не вами, а сотрудником, который непосредственно работает в этой области, за счет чего вы экономите свое время, документ вызывает больше доверия среди остальных сотрудников, ну и самое главное — у вас на руках есть работающий алгоритм. И на каждую такую ситуацию «узкого горлышка» нужно писать работающие инструкции для сотрудников. Это то, что мы называем правильно созданным активом компании — способ, который решает проблему и не создает проблем в будущем.

Принцип здравого смысла

При написании инструкций для сотрудников очень важно помнить о принципе здравого смысла.

Во-первых, не нужно описывать очевидные вещи, например, как взять ручку со стола. 

Во-вторых, если человек добивается результата, действуя не совсем по регламенту, не мучайте сотрудника. Не нужно требовать соблюдения регламента один к одному. Например, у вас есть скрипт продаж, новенький менеджер конечно же изучает этот скрипт, узнает через него особенности вашего продукта, и было бы странным, если бы он начал продавать так, как считает нужным. Но со временем человек набирается опыта, и если это талантливый продавец, он понимает как сделать лучше, то он будет продавать каким-то другим образом и его результат будет в разы лучше.  В таком случае нет никакого смысла добиваться от него выполнение скрипта. Здесь лучше сделать скрипт, основанный на опыте этого менеджера. Тогда у вас на руках будет две работающие инструкции.

Не устраивайте из документов бюрократию. Эти документы пишутся для того чтобы сделать результат, а не для их досконального выполнения. 

Регламенты — это отличный инструмент, который помогает навести порядок в организации или в какой-то области деятельности. Помните, что со временем документы нужно пересматривать, дорабатывать, менять и убирать неактуальные.

Когда нужно писать инструкции для сотрудников

Смена должности

Создавать регламенты можно не только в случае возникновения проблемы, но и тогда, когда человек покидает область своей деятельности. В такой ситуации с сотрудником можно договориться (предложив, например, бонус или поставив задачу на период последних двух недель его работы) о написании инструкции по области его деятельности, чтобы с приходом нового сотрудника не возникло проблем с передачей дел. И тогда при смене сотрудника вам не придется обрывать телефон и закрывать старые вопросы с людьми, которые занимаются другими задачами или находятся в отпуске.

Повышение

И еще одна ситуация, когда уместно создавать инструкции для сотрудников. Например, отдел развивается и там есть человек, который хочет стать руководителем, тогда вы объясняете ему, что задача руководителя в том, чтобы сотрудники обладали едиными знаниями, и для этого нужно описать область деятельности отдела, так как это входит в задачу руководителя. Вы можете попросить написать документы с ответами на самые частые вопросы и при наличии таких документов сотрудники просто перестают постоянно дергать руководителя.

Проблемные области

Документ пишется тогда, когда действительно есть проблема. Например, ситуация, когда все создаваемые регламенты выглядели совершенно по-разному — не совпадали шрифты, цвета, выравнивание. Это очень раздражает и отвлекает, работать неудобно. Поэтому была написана инструкция о том, как писать регламенты, где описан стиль форматирования и структуру документа.

Или регламент по встрече гостей в офисе. Когда в офис приходят предприниматели, юристы или журналисты, офис-менеджер настойчиво пытается выяснить, чем угостить людей — чаем или кофе, немного отвлекая всех от процесса. Потом во время чаепития гостям приносили разные кружки, и в целом возникали неловкие ситуации в виде отсутствия салфеток, чайной ложечки, сахара, размокших от чайных пакетиков салфеток и было неловко.

В итоге появился документ, где прописали, что про вкусовые предпочтения гостей нужно спрашивать не в процессе экскурсии, а в кабинете, что чай подавать в отдельной специальной для этого посуде, купить тростниковый сахар и к нему специальные щипчики. И проблема ушла, теперь при смене офис-менеджера ничего не поменяется, а гости и хозяева избавлены от неловких ситуаций.

Поэтому, если в вашей компании есть места, которые вас напрягают, вызывают стресс, вам что-то не нравится — просто исправьте это и опишите процесс так, каким бы вы его хотели видеть. Создавайте актив в виде инструкции для сотрудников, и эти ситуации больше не повторятся.

Памятки

Нужный документ для любой компании — памятка по отпускам и больничным, где расписано, кому и какие документы нужно отправлять.

Должностные инструкции

Документы, описывающие каждую позицию, с описанием того, как нужно работать, чтобы качественно выполнять свою работу. Ведь довольно часто люди некачественно выполняют свою работу не специально, а потому что они просто не знают, как сделать правильно и какой результат от тебя ожидает твой работодатель или руководитель. Задача руководителя — объяснить сотруднику как сделать свою работу хорошо, описать что хочет получить компания и какие действия при этом нужно сделать. Должностные инструкции в этом помогут.

Структура инструкций для сотрудников

Вступление

Начните документ со вступления, опишите проблему, которую решает документ, опишите ситуацию, которая привела к созданию регламента, кому этот документ предназначается и кому он может помочь.

Тело регламента

Сам регламент. Детальное описание действий и результата. Сама инструкция к действию.

Успешные примеры

Опишите успешные примеры применения данного регламента

Неуспешные кейсы

Приведите неуспешные кейсы, которые возникали до внедрения или при неисполнении данного регламента.

Используя такую довольно простую структуру, вы создадите более человечный документ с большим количеством примеров, что поможет сотрудникам с разным рабочим и жизненным опытом лучше понять о чем идет речь.

Как внедрить инструкции для сотрудников

Теперь расскажем немного о том, где внедрить регламенты. Если у вас сейчас нет инструмента, который помогает в создании, использовании и хранении регламентов, создавайте их хотя бы на обычной бумаге и раздавайте своим сотрудникам. И это будет гораздо лучше, чем их отсутствие. Со временем вы можете начать использовать Google Документы, или создавать их на специальных платформах.

Обязательно изучите автоматизированные сервисы, там есть много интересных особенностей, которые помогут вам отслеживать актуальность документов, тестировать знания сотрудников и добиваться того, чтобы регламенты действительно работали.

Даже самая хорошо написанная инструкция для сотрудников может лежать без дела. И если вы хотите, чтобы документы жили в компании, чтобы они работали, а люди их читали и ими пользовались, то нужно проводить с ними ознакомление, а потом тестирования, а также делать регулярные проверки знаний по этим документам.

Мощные функции презентации

Шаблон справочника сотрудников Visme был разработан специально для тех, кто не является дизайнером. Вы можете создать привлекательное и визуально насыщенное руководство для сотрудников без навыков дизайна.

Шаблоны справочника для профессиональных сотрудников

Объясните процессы и политики вашей компании с помощью профессионального шаблона презентации руководства для сотрудников. Создатель справочника сотрудников Visme позволяет вам полностью настроить презентацию в соответствии с вашей компанией. Выберите основные элементы и настройте их по своему усмотрению.

Создать руководство

Визуализируйте культуру вашей компании при помощи анимации персонажей

Выберите из нашего набора анимированных персонажей и значков, чтобы обогатить информацию в справочнике сотрудника. Визуализируйте культуру вашей компании, настраивая персонажей в разных позах, а также текстовые поля и визуализацию данных.

Создать справочник

Используйте шаблон справочника для сотрудников, чтобы быстро приступить к работе

Онлайн-редактор справочника для сотрудников от Visme имеет все элементы, необходимые для разработки информативного и привлекательного руководства для новых и уже давно работающих сотрудников. В слайды легко вставить информацию о вашей компании, сохранив фирменный стиль. Просто измените цвета и шрифты, сохраняя фирменный стиль компании.

Заголовок

Оглавление

Добро пожаловать

Введение

Миссия

Ценности компании

История компании

Расположение офисов

Оформление документации

График работы

Политика выхода

Оценка эффективности

Компенсация и льготы

Нормы поведения

Политика компании

Благодарю вас

Создать руководство

Бесплатно и удобно.

ВСЕ, ЧТО ВАМ НУЖНО И ДАЖЕ БОЛЬШЕ

Больше, чем онлайн-редактор

Дайте своим сотрудникам все, что им нужно, и даже больше с вдохновляющим справочником для сотрудников. Легко создавайте и делитесь интерактивными руководствами, чтобы ваша команда была в восторге и чувствовала себя желанными.

ВПЕЧАТЛЯЙТЕ

Интерактивность

Персонализируйте руководство для сотрудников с интерактивным контентом и анимацией. Превратите традиционно статичный документ в увлекательный опыт для ваших сотрудников.

ВИЗУАЛИЗИРУЙТЕ ДАННЫЕ

Виджеты и таблицы

Сделайте важную информацию о компании более понятной для ваших сотрудников с помощью таблиц, диаграмм и графиков. Добавьте виджеты данных, чтобы визуализировать числа и отображать важную информацию о вашей компании.

ПЕРСОНАЛИЗАЦИЯ

Брендинг

Создайте красивое фирменное руководство для сотрудников за считанные минуты. С легкостью загружайте и добавляйте шрифты, цвета, изображения и логотипы вашего бренда или попросите сделать это за вас с помощью нашего искусственного интеллекта.

Часто задаваемые вопросы

Сколько стоит создать справочник сотрудника с помощью шаблона Visme?

С Visme можно совершенно бесплатно создать руководство или справочник для сотрудников. Вы можете скачать в формате PDF для печати или поделиться в Интернете в качестве ссылки для сохранения интерактивности и анимации.

Какие типы визуализации данных доступны в Visme?

В Visme доступно более 40 диаграмм и диаграмм, а также многочисленные виджеты данных, средство создания блок-схем, создатель карт и многое другое. Используйте их комбинацию для визуализации процессов и сроков.

Могу ли я использовать свой бренд-кит и фирменный стиль, чтобы создать руководство для сотрудников с помощью Visme?

Конечно! Ваш бренд-кит можно использовать для персонализации каждого аспекта вашего руководства для сотрудников. Чтобы создать фирменный комплект компании, вам необходимо перейти на премиум-план.

Есть ли персонажи, которые я могу использовать для визуализации корпоративной культуры?

Да! Панель анимированной графики Visme содержит большую коллекцию анимированных персонажей, полностью настраиваемых по цвету, позе и анимации.

Могу ли я использовать любое изображение из фотобиблиотеки для моего справочника сотрудников?

Конечно! Все фотографии в библиотеке доступны как для личного, так и для коммерческого использования. Просто используйте панель поиска, чтобы найти идеальное изображение для вашего проекта.

Укажите регион, чтобы мы точнее рассчитали условия доставки

Начните вводить название города, страны, индекс, а мы подскажем

Например: 
Москва,
Санкт-Петербург,
Новосибирск,
Екатеринбург,
Нижний Новгород,
Краснодар,
Челябинск,
Кемерово,
Тюмень,
Красноярск,
Казань,
Пермь,
Ростов-на-Дону,
Самара,
Омск