Когда можно вносить изменения в должностную инструкцию

Изменить должностную инструкцию можно по согласованию с работником и без него. Для каждого случая свой алгоритм действий.

Работодатель вправе изменить должностную инструкцию, если она оформлена как отдельный документ. Если должностные обязанности работника являются неотъемлемой частью трудового договора, изменить их без согласия работника сложно.

Должностная инструкция – это основной документ, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника фирмы при выполнении им работы по занимаемой должности. Работодатель самостоятельно решает, как ее оформить, когда и какие изменения с нее вносить.

Когда должностная инструкция не обязательна?

Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) является обязательным условием для включения в трудовой договор.

Если в трудовом договоре отражен полный перечень трудовых обязанностей работника, утверждать отдельно должностную инструкцию необязательно.

Как изменить должностную инструкцию

Изменение условий ведения бизнеса, развитие технологий, появление новых задач – все это требует периодического изменения должностных инструкций сотрудников.

Причины, по которым чаще всего меняют должностные инструкции:

• утверждено новое штатное расписание;
• изменились полномочия и обязанности работников;
• перераспределили обязанности в компании, у работников появились новые либо дополнительные обязанности;
• внедрили новые технологии;
• увеличили или сократили количество отделов, то есть изменили оргструктуру;
• другое.

Ограничения в ТК РФ по изменению должностной инструкции

Статья 74 ТК РФ обязывает работодателя, предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца.

Это еще не все требования, предъявляемые к работодателям. Если изменение должностной инструкции повлечет изменение трудовой функции работника, то сделать это без его письменного согласия нельзя.

Без согласия сотрудника изменить его должностную инструкцию можно, если это временные изменения, в случаях, регулируемых ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК:

1. В случае катастрофы, аварии, несчастного случая, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии и других случаях, когда есть угроза жизни.
2. В случаях простоя по чрезвычайным обстоятельствам, при необходимости предотвратить уничтожение или порчу имущества, временно заменить отсутствующего работника.

Временное изменения трудовой функции допускается на срок до 1 месяца.

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от:

• Типа документа. То есть от того, как оформлена должностная инструкция: это часть трудового договора или отдельный документ.
• Статуса работника: до принятия на работу или после.
• Сути изменений. Меняются трудовая функция работника или нет.

Как оформляется изменение должностной инструкции

Внесение изменений в должностные инструкции может осуществляться на основании соответствующего распоряжения (приказа) работодателя.

Ознакомить работников с новой редакцией должностной инструкции следует под роспись в обычном порядке.

Правки в должностную инструкция можно внести несколькими способами:

• Утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него).
• Внести изменения в действующую инструкцию с помощью приказа, в котором перечислены все новые либо исправленные пункты инструкции.
• Изменить трудовые функции дополнительным соглашением к договору.

Если инструкция оформлена как отдельный документ

Если должностная инструкция оформлена отдельным самостоятельными документом, внести в нее корректировки можно одним из двух вариантов.

• Утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него).
• Внести изменения отдельным приказом.

Если инструкция – часть трудового договора

В таком случае нужно вносить изменения в сам трудовой договор. Для этого нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если трудовые функции работника меняются после корректировки должностной инструкции согласие работника обязательно.

Если вводится новая трудовая функция

Новая трудовая функция устанавливается и вводится с исполнением положений статей 72, 72.1 Трудового кодекса РФ.

Работодатель обязан предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца согласно статье 74 ТК РФ.

Если с изменением должностной инструкции у работника изменятся трудовые функции, внести поправки можно только с письменного согласия работника.

Больше по теме:

Изменение должностной инструкции по соглашению сторон

Если работник согласен с изменением должностной инструкции, и она не меняет его трудовые функции, внести изменения очень просто.

Алгоритм изменения должностной инструкции по соглашению сторон

1. Планируемые изменения должностной инструкции обсудить устно.
2. Подготовить проект новой должностной инструкции и получить подпись работника, выражающую его согласие.
3. Издать приказ об утверждении нового варианта должностной инструкции.
4. Получить подпись работника на экземпляре должностной инструкции, которая хранится в кадровых документах компании.
5. Зафиксировать изменения в трудовом договоре, если в нем есть ссылки на должностную инструкцию. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения. В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции. 

Важно. Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ. Если изменения утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после утверждения новой редакции.

Изменение должностной инструкции без согласия работника

Руководитель вправе принять решение о внесении изменений в должностную инструкцию без согласия работника.

В соответствии со статьей 74 ТК руководитель предприятия обязан письменно уведомить работника об изменении должностной инструкции.

Задача уведомления — обосновать необходимость корректировки инструкции изменением организационных и технологических условий труда в организации.

Если работодатель вносит изменения в соответствии со статьей 74 ТК, а работник не согласен с меняющимися условиями и предложенными вариантами продолжения трудовых отношений, договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК.

Алгоритм изменения должностной инструкции без согласия работника

1.  Подготовить уведомление об изменении должностной инструкции не позднее чем за 2 месяца.
2. Подготовить проект новой должностной инструкции.
3. Издать приказ об утверждении новой должностной инструкции.
4. Если работник не согласен письменно предложить ему другую имеющуюся работу.
5. Если иной работы нет или работник откажется от работы оформить увольнение в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 НК РФ.

Является ли внесение изменений в должностную инструкцию изменением обязательных условий трудового договора, с которыми необходимо было ознакомить работника не менее чем за два месяца до вступления их в силу? 

Перечень обязательных условий трудового договора приведен в ч.2 ст.57 ТК РФ, в числе которых должностная инструкция прямо не названа. Более того, в действующем трудовом законодательстве нет определения понятия должностной инструкции. Законодатель, по общему правилу, не требует от работодателя разрабатывать должностную инструкцию, что не означает ее ненужности. 

Инструкция позволяет объективно оценить деловые качества претендента при приеме на работу, а также деятельность работника в процессе его аттестации на соответствие занимаемой должности, дает возможность оценить поведение работника в случае его поощрения или наказания. 

Согласно «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденному постановлением Минтруда России от 21.08.1998 « 37 (в ред. от 17.09.2007), должностные инструкции работников разрабатываются на основе квалификационных характеристик должностей. В соответствии с п.4 Справочника квалификационные характеристики на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов — должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности. 

При необходимости внести изменения в должностную инструкцию в каждом конкретном случае следует учитывать, каким образом вносимые изменения повлияют на содержание трудовой функции, определенной трудовым договором с работником. Имеет значение, есть ли в трудовом договоре ссылки на должностную инструкцию, а также порядок принятия и утверждения работодателем должностной инструкции, был ли работник ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. 

Изменения, вносимые в должностную инструкцию можно квалифицировать на две группы: условия, затрагивающие трудовую функцию, и условия, непосредственно не затрагивающие трудовую функцию, но изменяющие квалификационные требования по должности (например, в связи с изменением в технике и технологии производства либо в связи со структурной реорганизацией производства), что влечет за собой изменение других определенных сторонами условий трудового договора. 

Первый случай квалифицируется как перевод на другую работу, проводимый в порядке, установленном статьями 72 и 72(1) ТК РФ (только с письменного согласия работника и с заключением дополнительного соглашения к трудовому договору с работником). 

Второй случай — как изменение условий трудового договора в порядке, предусмотренном ст.74 ТК РФ. Такие изменения возможны по инициативе работодателя (ч.1 ст.74 ТК РФ). О предстоящих изменениях, определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (ч.2 ст.74 ТК РФ). 

Отсутствие в трудовом договоре ссылки на должностную инструкцию, нарушение порядка утверждения должностной инструкции или неознакомление работника с таким документом под роспись позволяют утверждать, что работник не должен соблюдать должностную инструкцию, так как ст.60 ТК РФ запрещает работодателю требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. 

Впервые опубликовано в журнале «Служба кадров и персонал». №1, 2009 

← предыдущая статья  
архив статей  
следующая статья →