Какую юридическую силу имеет должностная инструкция

Должностная инструкция: что это за документ и как его оформить

Должностная инструкция — важный, хотя и не обязательный кадровый документ. Расскажем, зачем он может понадобиться, как его правильно оформить и скорректировать. Также перечислим положения, которые надо включить в должностную инструкцию.

Что такое должностная инструкция

Это кадровый документ, который содержит требования, предъявляемые к занимаемой должности. Также в нем устанавливается конкретный перечень должностных обязанностей работника, его права и пределы ответственности (письма Роструда от 31.10.07 № 4412-6 и от 30.11.09 № 3520-6-1). Несмотря на то, что на практике этот документ получил широкое распространение, в Трудовом кодексе термин «должностная инструкция» не упоминается.

Возможность издания должностных инструкций (ДИ) вытекает из части 2 статьи 57 ТК РФ. В ней сказано, что трудовой договор должен содержать сведения о трудовой функции: работе по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, и (или) конкретный вид поручаемой работы. Выполнить это требование можно напрямую, включив все необходимые положения непосредственно в трудовой договор.

А можно выполнить требование опосредованно — издать отдельный документ (должностную инструкцию) и дать на него ссылку в тексте договора. Также см. «Роструд сообщил, обязательно ли составлять должностную инструкцию».

Виды должностных инструкций

Итак, должностная инструкция может существовать как в виде самостоятельного документа, так и в виде приложения к трудовому договору (письмо Роструда от 27.05.22 № ПГ/13204-6-1; см. «В Роструде рассказали, как правильно составлять должностные инструкции».

При этом нужно учитывать следующее: утвержденная работодателем ДИ сама по себе не считается соглашением сторон трудового договора. Поэтому, если она является самостоятельным документом, то на нее должна быть ссылка в договоре. Также в этом случае нужно составить отдельный документ, подтверждающий согласие сотрудника с текстом инструкции. Лучше всего, если это будет специальный лист ознакомления, являющийся неотъемлемой частью ДИ. Такой вариант позволит избежать спора о том, с какой именно редакцией инструкции согласен работник.

Если же инструкция является приложением к трудовому договору, то ее нужно включить в каждый из двух экземпляров договора, так как она составляет с ним единый документ (Апелляционное определение Верховного суда Республики Крым от 12.02.20 № 33-1410/2020).

Не исключен и третий вариант: обязанности работника указываются как в трудовом договоре, так и в отдельной должностной инструкции, с которой он ознакомлен под роспись. В этом случае нужно помнить: ДИ может лишь конкретизировать указанную в договоре трудовую функцию, но не расширять ее.

Для каких целей используется

Основная цель составления ДИ — оптимизация работы компании. Наличие этого документа позволяет не перечислять обязанности сотрудников в трудовых договорах, а значит, экономит время при оформлении персонала на работу. Одновременно ДИ позволяет избежать ошибок или неточностей при изложении должностных обязанностей в текстах договоров, а, следовательно, споров с работниками.

Еще один важный момент. Должностная инструкция содержит квалификационные и иные требования к сотрудникам (уровень образования, стаж, навыки). Это дает возможность обоснованно отказывать в трудоустройстве неподходящим кандидатам.

Также она может пригодиться в случае привлечения работников к дисциплинарной ответственности, включая увольнение. Ведь основанием для этого является неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. А они исчерпывающим образом перечислены в инструкции к должности.

При помощи должностной инструкции можно сэкономить не только время, но и деньги.  Во-первых, грамотно составленные инструкции помогают устранить дублирование функций работников, а значит, более рационально использовать их труд и фонд оплаты.

Во-вторых, если в инструкции указано, что в период отсутствия человека на рабочем месте другой сотрудник со схожей трудовой функцией исполняет его обязанности, то работодатель не должен доплачивать за совмещение. Ведь при такой формулировке дополнительная работа по исполнению обязанностей временно отсутствующего работника будет выполняться строго в рамках трудового договора (письмо Минтруда от 06.04.18 № 14-2/ООГ-2682).

Наконец, при помощи должностной инструкции можно обосновать разный уровень зарплат сотрудников на одинаковой должности. Такое возможно, если их права и обязанности различаются (см. «Роструд уточнил, в каком случае для одинаковых должностей можно установить разные оклады»). Также отличия в оплате труда сотрудников, занятых на одинаковых должностях, может вытекать из разных требований к квалификации, закрепленных в ДИ.

Обязательна ли должностная инструкция

Как было сказано выше, этот документ не обязательный. Если в трудовом договоре определены все функции (обязанности) работника, то дополнительно составлять должностную инструкцию не нужно.

Соответственно, ее отсутствие не является нарушением трудового законодательства и никакой ответственности не влечет.

Кто разрабатывает должностные инструкции

Этим занимается работодатель. Как правило, за основу берутся требования к должностям, указанные в утвержденных Минтрудом квалификационных справочниках или в различных профессиональных стандартах.

Но работодатель не связан указанными документами. Он вправе включить в ДИ те или иные обязанности по своему усмотрению. В том числе, разграничивая таким образом сотрудников, занятых на разных участках, подразделениях, машинах и т.п. Такой подход к определению должностных обязанностей не является нарушением (апелляционное определение Московского городского суда от 04.03.15 по делу № 33-6840/2015).

Содержание должностной инструкции

Обычно в нее включаются следующие сведения:

• должностные обязанности;
• права работника при выполнении трудовой функции;
• порядок взаимодействия с другими работниками и структурными подразделениями работодателя;
• ответственность, к которой может быть привлечен работник за нарушения в процессе трудовой деятельности;
• квалификационные требования, предъявляемые к должности.

При необходимости, инструкцию можно дополнить разделом, в котором указывается порядок приема человека на должность и увольнения с нее. Помимо этого, можно включить информация о подчиненности по должности (кому подчиняется работник и кто подчиняется ему), а также порядок горизонтального взаимодействия сотрудника внутри компании. Допустимо также указать основные правовые и локальные акты, которыми должен руководствоваться сотрудник во время работы. Не лишним будет зафиксировать и порядок внесения изменений в текст инструкции.

Как оформить инструкцию в соответствии с ГОСТом

Какой-либо унифицированной формы ДИ не существует. Если работодатель принял решение оформить ее как отдельный документ (а не в качестве приложения к трудовому договору), то можно ориентироваться на общие требования ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В частности, рекомендуется указать: наименование организации в точном соответствии с уставом; наименование документа (должностная инструкция); дату и место ее составления, а также регистрационный номер (если в компании введен такой порядок). Если документ состоит из двух и более листов, то их необходимо нумеровать. Номера проставляются начиная со второй страницы посередине верхнего поля листа.

Должностная инструкция утверждается руководителем организации или другим уполномоченным должностным лицом. Соответствующий гриф ставится в правом верхнем углу первого листа. Он состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Добавим, что инструкция будет действовать даже в том случае, если она составлена с нарушением ГОСТа. Ответственность за несоблюдение требований стандартов при разработке ДИ не установлена.

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то, как уже упоминалось, потребуется оформить два экземпляра. При этом договор и инструкция составляют единый документ. Это значит, что все листы должны иметь сквозную нумерацию.

Порядок утверждения и подписания инструкции

Законодательно он не установлен. Работодатель самостоятельно определяет порядок утверждения и введения в действие инструкций для той или иной должности.

Как правило, они утверждаются руководителем компании по представлению заинтересованных лиц (кадровой службы, линейных руководителей и т.п.). Что касается ДИ самого директора организации, то возможны варианты. Он может утвердить ее сам, либо это может сделать другой орган — совет директоров, общее собрание, единственный участник.

Как внести изменения в должностную инструкцию

Порядок внесения изменений зависит от вида инструкции: отдельный документ или приложение к трудовому договору. В первом случае корректировки оформляются работодателем в одностороннем порядке — путем утверждения изменений или новой редакции документа. А во втором — потребуется составить и подписать дополнительное соглашение к договору.

Но сказанное не означает, что если ДИ оформлена в виде отдельного документа, то работник должен будет исполнять любые прихоти работодателя, стоит лишь ему изменить ее текст. Если корректировка инструкции приводит к изменению трудовой функции, добавлению обязанностей, или затрагивает другие условия трудового договора, то работодателю придется заблаговременно письменно уведомить об этом работника. Обновленная инструкция начнет действовать только после того, как сотрудник согласится на продолжение трудовых отношений на новых условиях (письмо Роструда от 31.10.07 № 4412-6).

Если же изменения носят технический характер, то согласие сотрудника не требуется — достаточно ознакомить его с новым текстом документа. К примеру, так могут вноситься правки, которые уточняют порядок выполнения работы или детализируют круг трудовых обязанностей, не расширяя его.

Алексей Крайнев, юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Материал предоставлен порталом «Бухонлайн»

Должностную инструкцию можно определить как корпоративный организационно-распорядительный документ, определяющий и детализирующий задачи, права, функции и обязанности работника.

Статья 57 Трудового кодекса РФ не содержит императивного требования к работодателю составлять должностные инструкции (либо включать в текст трудового договора детальный перечень его должностных обязанностей сотрудника). Трудовой Кодекс РФ определяет лишь обязательный минимум — согласно части 2 статьи 57 Трудового Кодекса РФ в трудовом договоре обязательно должна быть указано только трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Наличие должностной инструкции в настоящее время является правом, но не обязанностью работодателя, что подтверждается, в том числе, письмом Федеральной службы по труду и занятости от 9 августа 2007 г. N 3042-6-0, согласно которому «само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием».

Практически, должностная инструкция – это эффективный и необходимый прикладной инструмент регулирования трудовых отношений работника и работодателем. В определенных обстоятельствах, надлежащим образом оформленная должностная инструкция может быть использована в качестве аргумента при наличии спора, как работником, так и работодателем.

Согласно статье 8 Трудового Кодекса РФ работодатель (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) имеет право принимать локальные нормативные акты, соответствующих действующему трудовому законодательству и не ухудшающих положение работника, по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Поскольку порядок составления инструкции на законодательном уровне не определен, каждая компания абсолютно свободна в выборе порядка ее оформления. Для инструкций, как для корпоративного документа, могут быть использованы другие названия, например, «описание должности», «рабочая инструкция», «должностной регламент», «перечень обязанностей работника», «функциональные обязанности по должности».

Каковы цели должностной инструкции?

• Четкая регламентация обязательств сторон трудового договора (прозрачность трудовых отношений), как на этапе подбора персонала, так и в процессе трудовой деятельности.

• Определение конкретных трудовых функций сотрудника, детализация порядка его действий, ограничение зоны его ответственности и пределы полномочий

• Быть руководством к действию, а также основой для разрешения споров в случае возникновения разногласий (между работником и работодателем, между работниками внутри структурного подразделения, между структурными подразделениями, в суде).

• Стать инструментом оценки персонала и, в конечно счете, корпоративного управления бизнес-процессами.

Кто разрабатывает должностную инструкцию?

• Инструкция может быть разработана руководителем структурного подразделения либо работником отдела кадров, согласовывается непосредственным руководителем, другими ответственными лицами (главный инженер, заместители, специалист по охране труда, юрист), утверждается руководителем организации.

• Разработчиком инструкции может быть сторонняя организация, профессионально занимающаяся управлением в сфере HR. Пока это не широко распространенное явление в нашей стране.

Какой порядок разработки и составления должностной инструкции?

• Порядок разработки и утверждения должен быть установлен локальным нормативным актом работодателя. Обычно процесс включает в себя этапы подготовки, разработки, согласования и утверждения документа. Ключевым является ознакомление работника с инструкцией, а также всеми ее изменениями.

• Самый распространенный, привычный, вид инструкции – документ, содержащий полное описание всех должностных обязанностей и способа их выполнения. Тем не менее, инструкция может быть краткой, максимально сжатой, определяя только ключевые должностные обязанности работника, но при этом содержать ссылки на регламенты и карты процессов, которые в свою очередь детализируют порядок выполнения каждой функции.

• При разработке перечня должностных (трудовых) обязанностей по конкретной должности за основу принимаются положения профессиональных стандартов, квалификационные характеристики, содержащиеся в ЕКС, ЕТКС, а также типовые формы.

Какова структура должностной инструкции?

Работодатель свободен в выборе структуры должностной инструкции: это может быть документ с единственным разделом — перечень должностных обязанностей работника, либо сложноорганизованный текст с параграфами, разделами, подробным описанием всех производственных процессов.

Общие положения

В этом разделе, как правило,

• описывается должность, ее наименование, основные требования к работнику – наличию у него специального образования, квалификации, стажа, опыта работы;

• указывается лицо, назначающее на должность и освобождающее работника от должности;

• определяются документы, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности;

• устанавливается порядок замещения работника, его субординацию.

Обязанности

Необходимо составить список конкретных обязанностей работника, условно их можно подразделить на общие функциональные обязанности и специальные обязанности. Рекомендуется избегать дублирования обязанностей работника, указанных в трудовом договоре.

Права

В данном разделе целесообразно перечислить полномочия работника. Нет необходимости дублировать права работника, установленные в Трудовом кодексе РФ и трудовом договоре.

Ответственность

Существует мнение, что раздел является необязательным, так как работодатель не имеет права вводить новые виды ответственности по сравнению с установленными законодательно.

Взаимодействие

В данном разделе определяют положение должности (работника) в компании, устанавливают специальные обязанности по отношению к другим структурным подразделениям компании, другим сотрудникам, руководителям и подчиненным. Например, регулируются взаимоотношения с бухгалтерией, службой охраны труда, различными уровнями руководства.

Как включить должностную инструкцию в трудовой договор работника?

• Инструкцию можно оформить как неотъемлемое приложение трудового договора, указав на его наличие в тексте договора. Должностная инструкция становится обязательной с момента подписания трудового договора.

• Трудовой договор может содержать ссылку на должностную инструкцию, как на отдельный документ. В таком случае, обязательно ознакомление с инструкцией под подпись работника.

• Трудовой договор может не содержать упоминания о должностной инструкции. В таком случае, должностная инструкция вводится на предприятии отдельным приказом либо распоряжением руководителя. При соблюдении процедуры ознакомления и отсутствии изменений в трудовой функции работника по сравнению с указанной в трудовом договоре, она становится обязательной для работника.

Каких ошибок необходимо избежать при работе с должностными инструкциями?

• Формальный подход — это самая распространенная ошибка со стороны работодателей. Инструкции разрабатываются по устаревшим шаблонам и формам, без должного внимания к содержательной части документа и его прикладному характеру..

• Бессодержательный текст. Инструкция содержит большое количество текста с отсутствием смысловой нагрузки, трудночитаемого, многократно повторяющего положения Трудового Кодекса РФ, трудового договора работника.

• Включение в перечень обязанностей «распоряжения руководителей, не предусмотренные должностной инструкцией». Такое положение, с большой вероятностью, не будет признано судом соответствующим закону.

• Дублирование. Должностные инструкции разрабатываются бессистемно, процесс согласования не соблюдается, в связи, с чем должностные обязанности отдельных сотрудников пересекаются, положения инструкций противоречат друг другу, имеют двойное толкование.

• Нарушается порядок внесения изменений. Не соблюдается порядок изменения должностной инструкции в процессе трудовой деятельности работника: не предоставляется двухмесячный срок для ее ознакомления, отсутствует документально зафиксированный диалог между работником и работодателем по поводу вносимых изменений, отсутствуют подписи сторон, нарушается процедура ознакомления с инструкцией при переводе и перемещении работника, совместительстве.

Судебная практика

Должностная инструкция часто оказывается основным, существенным письменным доказательством тех или иных обстоятельств по судебным делам:

• О признании увольнения незаконным, восстановлении на работе и компенсации морального вреда (установление факта нарушения трудовых обязанностей, неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

• О признании должностной инструкции не соответствующей трудовому договору, незаконной (установление факта изменения трудовой функции работника либо отсутствия таких изменений).

• О признании гражданско-правового договора с физическим лицом трудовым.

• О включении отработанного времени в специальный стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии по старости (определяется спорный период, когда сотрудник работал в должности тождественной выполняемым функциям).

• О нарушении работником или работодателем требований по охране труда.

Как оформить должностную инструкцию

Редактор: Наталья Митькина

Бывает, в компаниях обязанности сотрудникам объясняют только устно. А потом сотрудники отказываются выполнять поручения, и ничего с этим не сделаешь. Не допустить такого поможет грамотная должностная инструкция.

---

Ольга Семенова

Эксперт по кадровому делопроизводству

Поделиться

Обычная история с должностной инструкцией в компании: скачали шаблон, а реальные обязанности объяснили на словах. А потом руководитель дает поручения, а сотрудник такой: «С чего это я буду делать? У меня в обязанностях этого нет». И сидит в потолок плюет.

И никакой управы компания найти не может, трудовая инспекция будет на стороне сотрудника. Сейчас расскажем, как не попасть в такую ситуацию.

Должностная инструкция — внутренний документ с подробным описанием, чем сотрудник занимается в компании. В документе перечислены:

Судебная практика доказывает: если есть должностная инструкция, у компании больше шансов выиграть судебный спор.

Чтобы более четко прописать обязанности каждого работника, компания может разработать разные виды должностных инструкций. В законе нет единых требований к форме и содержанию, но исходя из практики должностные инструкции можно разделить на индивидуальные и типовые.

Индивидуальные — составляются, если у сотрудников должности называются одинаково, но есть различия в обязанностях.

Типовые — если на одинаковой должности работники занимаются одним и тем же.

Вот основные различия типовой и индивидуальной должностной инструкции:

Чтобы должностная инструкция носила официальный характер и работники были обязаны ее выполнять, надо выполнить два условия:

Если просто написать список обязанностей и назвать это должностной инструкцией, она не будет иметь юридическую силу.

Без должностной инструкции сотрудник не всегда знает и понимает свои задачи: за что его могут наказать или, наоборот, поощрить. Работодатель не может эффективно управлять персоналом, быстро решать конфликты в компании и трудовые споры в суде. Вот основные преимущества должностной инструкции для работодателя и работника.

Для работодателя:

1. Равномерное распределение задач. В инструкции описаны задачи каждого сотрудника. Нет такого, что один сотрудник горит и зашивается, а другой спокойно пьет кофе каждые 10 минут и смотрит фотки в соцсетях.

3. Понятная иерархия. Каждый сотрудник знает, кому подчиняется. Нет такого, что все сразу бегут со своими проблемами к генеральному директору, — сотрудники решают вопросы через своего руководителя;

Если сотрудники не понимают свои обязанности, они могут ссориться, кто возьмет наиболее сложные задачи. С должностной инструкцией так не получится. Они не могут сказать: «Я не успеваю, пусть лучше Иван Петрович возьмется — он более опытный».

4. Работодателю легче решить вопросы в суде. Допустим, сотрудник плохо работал, его уволили и он подал в суд. Без должностной инструкции его, скорее всего, восстановят на работе, а компания должна будет выплатить компенсацию за время, пока он не работал.

Другое дело — с должностной инструкцией: компания предъявит ее в суде и докажет нарушение. Тогда суд будет на стороне компании.

5. Возможность провести аттестации сотрудников. Если предусмотреть в должностной инструкции аттестации, компания может тестировать сотрудников, проверять их знания и квалификацию.

Например, бухгалтерия в компании перешла на 1С. Все бухгалтеры должны изучить программу и сдать экзамен. Если кто-то откажется и продолжит сводить баланс в «Экселе», можно его уволить за несоответствие занимаемой должности.

В должностной инструкции много плюсов и для сотрудников:

2. Понятные KPI. Сотрудник понимает, что надо делать и что будет, если не выполнить требование. Например, в должностной инструкции прописано количество продаж в месяц.

3. Защита в суде. Сотрудник может отстоять свои права в суде. Должностную инструкцию можно использовать как доказательство того, что человека наказали без оснований.

В законе ничего не сказано о том, как составить должностную инструкцию, поэтому оформление, разделы, их названия, содержание и количество пунктов компания может составить под себя.

Вот структура, которую чаще всего используют при разработке должностной инструкции:

Заголовок. В заголовке указывают название организации, гриф утверждения документа и должность того, кто утверждает инструкцию.

Утверждать может как руководитель, так и любой работник по его приказу — например, начальник отдела, кадровый работник. Дальше надо написать название структурного подразделения компании, если оно есть: управление, отделение, отдел, служба, бюро, цех, лаборатория, сектор.

После этого идут данные о профессии или специальности, для которой составлена инструкция, и ФИО работника, если инструкция индивидуальная.

Общие положения. В этом разделе содержатся пункты, обязательные для всех сотрудников:

Функции, должностные обязанности. Здесь подробно описывается, какую работу должен выполнять сотрудник: все обязанности, из чего складывается его работа, какие сроки он должен соблюдать.

Должностная инструкция должна соответствовать тому, чем на самом деле сотрудник занимается в компании. Например, в должностной инструкции повара нельзя прописать, что он должен чинить электроприборы на кухне.

Часто в типовых инструкциях пишут непонятным языком, канцеляритом, общими фразами. Пишите простым языком, иначе работнику тяжело понять, что конкретно он должен делать.

Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.

Ответственность. Здесь перечисляют случаи, за которые сотрудника можно наказать. Например, когда выполнил работу некачественно и не в срок, не соблюдал трудовую дисциплину, не соблюдал нормы труда, не выполнял поручения руководства.

Взаимодействие. В разделе указывают, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.

Дополнительные пункты. Компании могут дополнять список основных разделов должностной инструкции под свои задачи. Например, отдельно выделить блок с результатами работы (KPI) и прописать там критерии, по которым оценивается эффективность: объем продаж, количество заявок, скорость доставки заказа.

Можно указать конкретные показатели — 50 продаж в месяц. Но если эти цифры часто меняются, удобнее прописать, что сотрудник обязан выполнять согласованный план, и каждый месяц обновлять этот план, чтобы не менять должностную инструкцию.

Чтобы разработать должностную инструкцию, нужно пройти несколько этапов. Давайте разберем процедуру по шагам.

Если вы не хотите сами читать гору документов, проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву.

Для некоторых профессий при разработке должностной инструкции обязательно соблюдать профстандарты — например, для всех госслужащих, работников производств с вредными условиями труда или главных бухгалтеров АО. Но единого списка для всех отраслей нет.

Для малого бизнеса чаще всего профстандарты не обязательны: достаточно, чтобы требования должностной инструкции не нарушали базовые законы РФ.

Не всегда то, что указано в профстандартах, подходит конкретной компании. Трудовые обязанности и требования к уровню квалификации по одной и той же должности могут существенно различаться.

Шаг 2. Разработать должностную инструкцию. Стандартной формы нет, за основу можно взять пункты, которые мы предложили выше.

Разрабатывать должностную инструкцию может руководитель организации, кадровая служба, юристы или вообще сам работник. Бывает, руководитель либо сам берет типовые требования для должностной инструкции, либо поручает работу юристам или кадровикам.

Проблема может возникнуть, если руководитель или кадровики не очень хорошо понимают суть работы специалиста, для которого создается инструкция.

Чтобы не попасть в такую ситуацию, лучше, если в разработке должностной инструкции будут участвовать все заинтересованные лица: руководитель, юристы, кадровики, руководители структурных подразделений и сам сотрудник.

Шаг 3. Проверить у юристов. Юристы должны проверить, что должностная инструкция соответствует законодательству, нормам охраны труда и другим локальным нормативным актам компании.

Шаг 6. Хранить должностную инструкцию. Один экземпляр надо отдать работнику под роспись на руки, а второй — в отдел кадров или непосредственному руководителю.

Бывает, что в компании меняется структура, штатное расписание, название должностей, обязанности. В этом случае надо изменить и должностные инструкции.

Если компания просто меняет название, нужно:

Чтобы изменить часть должностной инструкции, нужно:

Или можно утвердить новую должностную инструкцию, а старую считать утратившей силу.

Если обязанности работника — трудовая функция — меняются в одностороннем порядке, его нужно предупредить не менее чем за два месяца.

Если в работе ничего не меняется, просто работник будет работать больше, меньше или другим способом, — предупреждать не обязательно.

Если должностная инструкция меняется кардинально, то компании лучше утвердить новую, в другой редакции.

Должностная инструкция — это основной организационный документ, определяющий права и обязанности каждого сотрудника, а также способы взаимодействия различных должностей.

Чем же грозит работнику и работодателю нарушение должностной инструкции и невыполнение предписаний? Давайте разберемся.

Что такое должностная инструкция и как она принимается?

Именно должностная инструкция определяет основные функции работника, его права и обязанности, а также его ответственность при осуществлении им трудовой деятельности на определённой должности.

Разработка должностной инструкции основывается на положении о структурном подразделении организации. Оба документа взаимосвязаны, поскольку обязанности каждого конкретного работника следуют из общих задач предприятия. Поэтому противоречия в них недопустимы!

Должностная инструкция должна содержать предельно чёткие формулировки, поскольку каждое неполное или недостаточно чёткое определение приводит к неэффективным действиям работника и, как следствие, к нестабильности всего предприятия.

Разработкой занимаются, как правило, руководители структурных подразделений, поскольку именно они максимально разбираются в специфике производственных процессов своего отдела.

При написании инструкции каждый работодатель сам определяет степень её детализации: будет ли это один печатный лист или многостраничный том.

В этом случае лучше избегать крайностей и отразить в документе основные аспекты трудовой деятельности, находящие применение в его повседневной работе.

Составленный документ должен быть одобрен юридическим отделом организации и его непосредственным руководителем.

Требования к оформлению

Заглавная часть инструкции должна содержать наименование организации и структурного подразделения, название документа и место его подготовки, а также заголовок текста, согласованный с названием документа в падеже.

Содержимое документа может быть согласовано с определённым кругом лиц по усмотрению работодателя, однако, это не является обязательным требованием.

Начальник структурного подразделения должен быть ознакомлен с инструкцией, о чём делается отметка (виза согласования), содержащая должность и подпись согласующего лица, её расшифровку и дату визирования.

После подписания документа его составителем и прочими заинтересованными лицами, он утверждается руководителем. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности руководителя, его подписи и расшифровки, а также даты утверждения.

Должностная инструкция приобретает юридическую силу только при соблюдении вышеперечисленных требований, однако её качество определяется исключительно содержанием!

Как происходит процедура ознакомления сотрудника с должностной инструкцией?

Ознакомление работника с инструкцией происходит под роспись, о чём делается отметка «Виза ознакомления». Данный реквизит содержит наименование должности сотрудника, его личную подпись и расшифровку и дату ознакомления.

Виза согласования проставляется в самом конце документа, на его последней странице, после виз согласования прочих заинтересованных должностных лиц.

Если на одной должности занято несколько работников, то и должностных инструкций может быть несколько. В этом случае оформляется специальный журнал, в котором работник расписывается об ознакомлении со всеми локальными документами предприятия.

Какую ответственность несёт работник за нарушение должностной инструкции?

Ст. 192 Трудового кодекса РФ предусматривает ответственность работника за совершение им дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или неполное исполнение трудовых обязанностей. Данная ответственность возлагается на работника в виде дисциплинарных взысканий. Трудовое законодательство признаёт 3 вида взысканий: замечание, выговор и увольнение. Прочие виды наказания провинившихся сотрудников недопустимы и незаконны, если речь не идёт о специальной дисциплинарной ответственности работника. В этом случае помимо трёх основных взысканий, законодательство предусматривает дополнительные: предупреждение о несоответствии занимаемой должности и освобождение от неё.

При этом к дисциплинарной ответственности может быть привлечён работник, нарушивший не только должностную инструкцию, но и другие локальные нормативные акты организации, а также положения Трудового кодекса РФ.

Помимо взыскания, нарушение должностной инструкции может повлечь за собой материальное наказание. Это возможно в случае причинения имуществу организации реального ущерба.

Под реальным ущербом понимается уменьшение действительного имущества предприятия или ухудшение его состояния, повлёкшее за собой материальные затраты на восстановление испорченного имущества или приобретение нового взамен утерянного.

Какую ответственность несёт работодатель за нарушение должностной инструкции?

1. В первом случае работодатель рассматривается как работник предприятия, поэтому соблюдение трудовой инструкции — его прямая обязанность. Данный проступок карается дисциплинарным взысканием, а также в определённых случаях материальным, административным и уголовным наказанием.
2. Во втором случае работодатель может быть привлечён к ответственности за нарушение прав работника, перечисленных в трудовой инструкции. Наиболее часто работодатель привлекается к ответственности за следующие нарушения: невыплата дополнительного вознаграждения работнику за совмещение нескольких должностей или увеличение объёма работ, несоблюдение графика отпусков и т. д.

Подобные нарушения должностной инструкции работодателем предполагают административную ответственность, а также возмещение работнику причинённого материального и морального ущерба.

Решение спорных вопросов в суде

В судебной практике нередки случаи признания положений должностной инструкции незаконными. В этом случае формулировка должна быть исключена из документа, а дисциплинарные взыскания, наложенные по причине их нарушения — сняты.

1. Выполнение ежемесячного плана по реализации розничных товаров. Данное требование признано незаконным, поскольку противоречит равенству прав и обязанностей работников: потребности покупателей не всегда совпадают с объёмом предлагаемого товара, поэтому регулярное выполнение плана не представляется возможным.
2. Выполнение дополнительной работы, не предусмотренной положениями инструкции. Незаконность данного пункта инструкции в том, что выполнение дополнительных обязанностей возможно лишь с письменного согласия работника. Поэтому увольнение сотрудника за отказ от сверхурочной работы незаконно и признаётся судом недействительным.
3. Постоянное высказывание об организации в положительном ключе. В этом случае нарушается право гражданина на свободу мысли и её выражения, поэтому требование к сотруднику давать исключительно положительный отзыв об организации незаконно.

Наложение дисциплинарного взыскания и его обжалование

Максим Иванов Автор статьи Практикующий юрист с 1990 года

От ошибки во время осуществления трудовых обязанностей не застрахован никто.

Нередко оплошность работника дорого обходится компании. В этом материале мы расскажем об ответственности за нарушения на службе и объясним, что делать, если вас наказали или уволили по статье.

В каких случаях применяется дисциплинарное взыскание?

Дисциплинарным взысканием именуется наказание, которое накладывается на работника из-за нарушения им правил трудовой дисциплины.

Нарушение трудовой дисциплины — неисполнение или ненадлежащее исполнение работником обязанностей, прописанных в трудовом соглашении.

Кроме этого, санкции налагаются также в ситуациях, если гражданин:

• нарушил свою должностную инструкцию или требования внутренних локальных актов организации (например, проигнорировал приказ начальника);
• совершил действие, запрещенное рабочими инструкциями или другими регламентирующими документами;
• не соблюдает трудовую дисциплину (постоянно опаздывает или вообще не приходит на работу).

Мера наказания в каждом конкретном случае определяется в зависимости от тяжести проступка.

Не является дисциплинарным нарушением и не подлежит наказанию отказ:

• выполнять личное поручение руководителя;
• участвовать в общественной работе, в том числе в субботниках, митингах и демонстрациях;
• выполнять дополнительные функции, не оговоренные трудовым соглашением;
• совершать противоправные действия.

Не считается нарушением также забастовка, если она проведена в соответствии законодательными нормами.

ТК РФ выделяет три основных вида дисциплинарных наказаний:

1. Замечание считается самой мягкой санкцией. Обычно оно используется, если сотрудник совершил нарушение впервые, и его проступок не очень серьезный (например, один раз опоздал на работу).

2. Выговор объявляется при более серьезном проступке и издается в форме приказа. Хотя юридически выговор — более суровое наказание, чем замечание, на практике они мало чем отличаются и влекут за собой одинаковые последствия.

3. Серьезные служебные проступки могут повлечь за собой дисциплинарное взыскание в виде расторжения трудового договора (увольнения).

При появлении второго выговора в течение одного года сотрудник может быть уволен.

В организациях с развитой системой материального стимулирования к провинившимся работникам применяются дополнительные штрафные санкции. Нарушитель частично или полностью лишается надбавок к зарплате или премии на определенный период времени (обычно на месяц).

Основанием для снятии с должности будут следующие нарушения:

• совершение аморального проступка, повлекшего за собой утрату доверия (например, воровство на рабочем месте, порча имущества работодателя);
• отказ выполнять приказы и распоряжения начальства, недобросовестное исполнение трудовых обязанностей;
• предание огласке конфиденциальной информации;
• систематические опоздания и прогулы, самовольный уход с работы раньше положенного времени;
• нарушение норм и правил охраны труда, что стало причиной серьезных последствий (травма или смерть человека);
• появление на рабочем месте в неадекватном состоянии (пьяным или под действием наркотиков)
• иные ситуации, предусмотренные действующим законодательством.

Чтобы наложить дисциплинарное взыскание, необходимо правильно зафиксировать инцидент.

Привлечь виновного работника к ответственности при некорректно оформленных документах не получится.

Для некоторых категорий работников — военнослужащих и госслужащих — действуют особые уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые соответствующими федеральными законами. Поэтому для них предусматриваются дополнительно другие виды дисциплинарной ответственности.

Порядок наложения наказания

Наложение дисциплинарного взыскания происходит в несколько этапов:

1. Произошедшее оформляется документально с помощью составления акта, докладной записки, решения дисциплинарной комиссии.

2. После того как все зафиксировано, необходимо затребовать у виновника письменное объяснение с указанием причин его проступка. Такое требование оформляется на бумаге и передается гражданину лично в руки под роспись.

3. На этом этапе оцениваются все собранные документы, определяется тяжесть совершенного проступка. Также учитываются обстоятельства, которые могут смягчить вину нарушителя.

Отказ сотрудника от подписания требования или непредоставление в течение 2 рабочих дней пояснительной записки фиксируется соответствующим актом.

Обратите внимание!

Отсутствие письменных объяснений не является препятствием для вынесения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).

Если же виновный вовремя предоставил объяснительную, она прикладывается к остальным материалам дела и будет рассмотрена работодателем.

Если сотрудник представил письменные объяснения и причины, которые работодатель посчитает уважительными, наказание не последует. В противном случае записка станет основанием для наложения взыскания.

Необходимо помнить, что если доказательств, собранных по факту совершения нарушения, недостаточно, то работодатель не может применять дисциплинарное взыскание. Это будет считаться нарушением прав и свобод трудящегося.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Если по результатам рассмотрения дела администрация решила применить к нарушителю дисциплинарное взыскание, это оформляется соответствующим распорядительным актом — приказом.

Образец приказа о дисциплинарном взыскании

Документ должен содержать следующие сведения:

• личные данные сотрудника, должность и название подразделения организации, к которому он относится;
• описание инцидента со ссылками на нарушенные нормы (названия и пункты соответствующих документов);
• выводы о степени тяжести произошедшего и наличии вины работника;
• вид наказания;
• основания для взыскания (реквизиты документов, которыми было зафиксировано нарушение).

Обратите внимание!

Готовый и подписанный руководителем приказ доводится до сотрудника в течение трех рабочих дней (под роспись). При отказе виновника подписать документ составляется акт.

В трудовую книжку вносить сведения о замечаниях или выговорах не нужно.

Необходимо отметить, что к ответственности за служебные нарушения могут быть привлечены не только рядовые сотрудники, но и руководители фирм, подчиняющиеся главному работодателю. Процедура в этом случае осуществляется следующим образом:

1. уполномоченный представитель от лица работников (чаще всего это профсоюз) подает в головную организацию заявление о нарушениях, совершенных руководителем организации или его заместителями;
2. ходатайство рассматривается, после чего принятое решение доводится до заявителей;
3. в случае подтверждения фактов нарушений главный работодатель применяет к виновниками дисциплинарные взыскания вплоть до увольнения.

За один проступок накладывается только одно дисциплинарное наказание.

Образец приказа о дисциплинарном взыскании

prikaz-o-vziskanii ≈ 11 КБ

Мы не рекомендуем вам составлять документ самостоятельно. Обратитесь к юристу!

Скачать образец

Сроки наложения и действия взыскания

Дисциплинарное наказание может быть наложено в течение одного месяца с момента обнаружения факта нарушения, но не позднее шести месяцев с момента его совершения.

В этот период не входит время отсутствия сотрудника на работе по уважительным причинам (например, нахождение на больничном, в отпуске, командировке).

Время расследования уголовного дела, возбужденного по факту нарушения, также не входит в общий период давности проступка.

Если нарушение выявлено в процессе аудита или ревизии, указанный срок увеличивается до двух лет.

Период действия дисциплинарного взыскания составляет один год со дня издания приказа о его наложении.

Если работник провинится еще раз, этот срок увеличивается до момента окончания последнего наказания.

При увольнении действие дисциплинарного взыскания будет бессрочным и не подлежит отмене. Однако его может прекратить комиссия по трудовым спорам, восстановив сотрудника в его должности.

Кроме этого, уволенный может быть снова принят на предприятие, но уже в другое подразделение. В этом случае считается, что у него нет взыскания.

Как снимается дисциплинарное взыскание?

Оно аннулируется автоматически либо по инициативе работодателя.

В первом случае наказание отменяется ровно через год с момента его наложения (ст. 194 ТК РФ). Главным условием здесь является отсутствие у данного сотрудника в течение года других трудовых нарушений.

Обратите внимание!

Если срок наказания истек, считается, что работник не имеет дисциплинарных взысканий.

Работодатель может отменить санкцию досрочно:

• по своей инициативе;
• по заявлению виновного сотрудника;
• по ходатайству его непосредственного начальника;
• по просьбе профсоюза или иного представительного органа.

Основанием для снятия дисциплинарного наказания также является перевод на другую должность.

Досрочное снятие оформляется приказом, на котором работник должен поставить свою подпись.

Последствия для работника

Если в течение срока действия уже вынесенного дисциплинарного взыскания работник совершит еще одно нарушение, работодатель имеет право его уволить.

Нарушитель может быть лишен любых дополнительных материальных выплат, если это предусмотрено внутренними нормативными документами организации.

Как обжаловать?

Если на вас наложили дисциплинарное взыскание, вы вправе оспорить решение работодателя в соответствующих органах. Вы можете это сделать в следующих случаях:

• вина отсутствует или не доказана;

• у вас не были запрошены письменные объяснения;
• взыскание наложено повторно за один проступок;
• нарушены сроки применения санкции;
• не соблюдены другие процессуальные требования (неправильно оформлен приказ, не приняты принятия во внимание документы, подтверждающие уважительную причину совершения нарушения и др.).

Сроки обжалования:

Штрафы в кадровом делопроизводстве

До подписания договора будущий работник должен предъявить сотруднику отдела кадров комплект документов, список которых определяется трудовым законодательством. Это базовые (паспорт, СНИЛС и прочие) и дополнительные (образовательные документы, военный билет и другие) документы.

https://www.youtube.com/watch?v=3kY7ee9h1Co\u0026pp=ygWMAdCd0LDRgNGD0YjQtdC90LjQtSDQtNC-0LvQttC90L7RgdGC0L3QvtC5INC40L3RgdGC0YDRg9C60YbQuNC4INC-0YLQstC10YLRgdGC0LLQtdC90L3QvtGB0YLRjCDRgNCw0LHQvtGC0L3QuNC60LAg0Lgg0YDQsNCx0L7RgtC-0LTQsNGC0LXQu9GP

Если заключить трудовой договор с физическим лицом, которое не предоставило все обязательные документы, то работодателю может быть выписан штраф от 1 тысячи до 70 тысяч рублей (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП).

В особых случаях при трудоустройстве требуется обязательный медицинский осмотр. Эта процедура обязательна при заключении договора с несовершеннолетними, при устройстве сотрудников на вредное или опасное производства, в районы Крайнего Севера.

Полный перечень оснований для прохождения обязательного осмотра установлен федеральным законодательством и иными подзаконными актами.

Допуск работника без предварительного медосмотра квалифицируется в качестве нарушения требований охраны труда и влечет ответственность в виде штрафа (от 15 тысяч рублей), дисквалификации ответственного сотрудника или приостановки деятельности компании (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП).

Работодатель в обязательном порядке должен ознакомить будущего сотрудника с корпоративными нормативными документами, в число которых включаются:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила хранения и использования персональных данных сотрудников;
• положение об оплате труда;
• правила и инструкции по охране труда.

При ведении кадрового электронного документооборота с сотрудниками ознакомить не только вновь принятого в штат, но и весь коллектив с локальными документами компании можно в облачном сервисе Астрал iКЭДО — это быстро и удобно.

Локальные регламенты компания разрабатывает самостоятельно исходя из особенностей деятельности. С документами необходимо ознакамливать под роспись всех сотрудников.

Сумма штрафа за нарушение этих правил варьируется от 1 тысячи рублей для должностного лица до 50 тысяч — для компании (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

При повторном нарушении — штрафные санкции значительно больше (ч. 2 ст. 5.27 КоАП).

Важно отметить, что отсутствие должностных инструкций не является нарушением трудового законодательства и штрафа не будет.

Подписание трудового соглашения — это ключевой этап оформления сотрудника в штат компании. К форме и содержанию этого документа установлены жесткие требования законодательства.

Например, в обязательном порядке указывают сведения о сторонах договора, месте и дате его заключения и другие данные.

За неоформление или ошибки в этом документе (например, отсутствие обязательных пунктов) компанию привлекут к ответственности: штраф составит от 10 тысяч до 200 тысяч рублей в зависимости от лица, которое несет ответственность и наличия аналогичных штрафов в течение года (ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП).

Дополнительные обязательства работодателя возникают при заключении трудового договора с некоторыми категориями граждан.

Например, если сотрудник ранее замещал должности государственной или муниципальной службы, работодатель обязан в 10-дневный срок сообщить представителю нанимателя (работодателю) по последнему месту службы этого лица о заключении договора. За несообщение текущий работодатель может быть привлечен к штрафу от 2 тысяч до 500 тысяч рублей (ч. 4 ст. 18.9 КоАП).

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, при трудоустройстве на работодателя возлагается обязанность по заполнению и сохранности этого документа. За нарушение правил оформления и работы компании грозит ответственность в виде штрафа от 1 тысячи до 70 тысяч рублей (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП).

При ненадлежащем ведении электронных трудовых книжек (сведений о трудовой деятельности) кроме обычного штрафа, для должностных лиц предусмотрены дополнительные штрафные санкции в размере от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП).

Важно отметить, что с 1 сентября 2021 года работодатели освобождены от обязанности вести личные карточки сотрудников по форме Т-2, соответственно их наличие не подлежит контролю со стороны трудовых инспекций. При этом организация может продолжать вести подобные документы в целях кадрового учета.

https://www.youtube.com/watch?v=3kY7ee9h1Co\u0026pp=YAHIAQE%3D

При приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, работник должен предоставить удостоверение гражданина, подлежащего призыву, или военный билет.

Работодатель обязан в двухнедельный срок направить информацию о военнообязанном работнике в военный комиссариат.

За неуведомление государственного органа предусмотрен штраф от 1 тысячи до 3 тысяч рублей (ст. 21.1 КоАП).

Нарушения в документах по кадровому учету

Все кадровые процессы в компании должны сопровождаться оформлением соответствующих документов. В противном случае будут штрафы.

Отсутствие штатного расписания

Штатное расписание — это обязательный внутренний документ компании. В нем определяется структура, штатный состав и численность сотрудников.

За отсутствие штатного расписания грозит штраф от 1 тысячи до 70 тысяч рублей (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП) или дисквалификации должностного лица (при повторных нарушениях).

Отсутствие табеля учета рабочего времени

• Табель учета рабочего времени — документ, в котором фиксируется фактически отработанное работниками время в течение рабочего дня или смены, а также — учет неотработанного времени (время болезни, отпуска, простоя).
• Табель — это обязанный документ не только для кадрового делопроизводства, но и для бухгалтерского учета — он является основанием для начисления и выплаты заработной платы.
• За отсутствие этого документа работодателя могут привлечь к нескольким видам ответственности:

• за нарушение законодательных о труде (штраф от 1 тысячи рублей — ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП);
• за грубое нарушение правил бухгалтерского учета (штраф от 5 тысяч рублей — ст. 15.11 КоАП);
• за непредставление документов, связанных с уплатой страховых взносов (штраф от 300 рублей — ст. 15.33.2 КоАП).

Отсутствие графика отпусков

График отпусков — это регламентированный кадровый документ, в которому указывается информация об отпусках сотрудников компании на будущий год. График составляется ежегодно и утверждается руководителем организации не позднее 17 декабря.

Отсутствие этого документа грозит работодателю штрафом до 50 тысяч рублей при первом нарушении и до 70 тысяч рублей — при повторном нарушении (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП).

Отсутствие документов по служебным командировкам

При направлении сотрудника в командировку, требуется письменное распоряжение работодателя. Как правило, это приказ о направлении в командировку. За его отсутствие предусмотрен штраф (от 1 тысячи до 70 тысяч рублей — ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП) или дисквалификации должностного лица (при повторных нарушениях).

Другие документы (например, командировочные удостоверение) потребуется оформить, только если они предусмотрены внутренними правилами компании.

Нарушения при оформлении СОУТ

Специальная оценка условий труда — обязательный процесс для определения вредных и опасных производственных факторов, также — для установления класса условий труда для каждого рабочего места. В рамках этой проверки требуется оформить приказ, в котором указывается график проведения СОУТ и комиссия по ее проведению.

Комиссия составит перечень рабочих мест, далее — совместно со специализированной организацией — определить аналогичные рабочие места. По итогам исследований будет составлен отчет о СОУТ. После его составления, нужно отправить в трудовую инспекцию декларацию на рабочие места с условиями труда 1 и 2 класса.

Дополнительно: необходимо ознакомить каждого сотрудника с картой оценки его рабочего места. Если в трудовом договоре не указан класс условий труда, требуется заключить дополнительное соглашение.

Нарушение при оформлении документов и уведомлений по спецоценке квалифицируются как административное правонарушение, за которое предусмотрен штраф от 5 тысяч до 80 тысяч рублей при первом нарушении (ч. 2 ст. 5.

27.1 КоАП). За повторные ошибки штраф будет значительно больше: 30 тысяч до 200 тысяч рублей и дополнительные санкции (дисквалификация должностных лиц или приостановление деятельности) — ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП.

Нарушения оформления периодических обязательных медосмотров

Регулярный обязательный медицинский осмотр обязаны проходить некоторые категории сотрудников. В рамках этой процедуры требуется оформление обязательных кадровых документов:

1. Составление списка работников, подлежащих осмотру.
2. Заключение договора с медицинской организацией;
3. Письменное ознакомление с календарным планом осмотров.
4. Оформление направлений на медосмотр.
5. Заполнение журнала учета прохождения медосмотров и другую документацию.

За несоблюдение порядка составления документов и требований по охране труда предусмотрен штраф от 2 тысяч до 80 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП). Если организация допустит до работы сотрудника, которые не прошел обязательный медицинский осмотр, то штраф составит от 15 тысяч до 130 тысяч рублей (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП).

Нарушения в документах по миграционному законодательству

При привлечении к труду иностранных граждан компания берет на себя дополнительные обязательства по учету и документированию. Основные нарушения по оформлению документов на иностранцев следующие:

1. Ошибки при составлении документов на право пребывания, проживания или переезда иностранцев. Штраф: от 40 тысяч до 500 тысяч рублей (ч. 5 ст. 18.9 КоАП).
2. Неисполнение обязанностей по миграционному учету. Штраф: от 2 тысяч до 500 тысяч рублей (ч. 4 ст. 18.9 КоАП).
3. Предоставление заведомо ложных сведений при оформлении документов для его въезда в Россию. Штраф: от 45 тысяч до 500 тысяч рублей (ч. 6 ст. 18.9 КоАП).
4. Нарушения, связанные с разрешением на работу (отсутствие этого разрешения или отсутствие нужной профессии в разрешении). Штраф от 2 тысяч до 800 тысяч рублей (ч. 1 ст. 18.15 КоАП).
5. Неуведомление или нарушение порядка и (или) формы уведомления ФМС о заключении договора с иностранным гражданином. Штраф: от 2 тысяч до 800 тысяч рублей (ч. 3 ст. 18.15 КоАП).

В системе кадрового ЭДО iКЭДО от Калуги Астрал можно обмениваться документами в том числе и с нерезидентами.

Для всех сотрудников в сервисе выпускается УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись, которой работник может подписывать документы со своей стороны.

Если вашим сотрудникам требуются усиленные подписи, их также можно получить в нашем аккредитованном удостоверяющем центре. Стоимость подписи Астрал-ЭТ: Базис от 900 рублей.

Нарушения, связанные с персональными данными

Многие сведения, которые используются работодателями в кадровых процессах, подпадают под действие законодательства о персональных данных. Работодатель обязан хранить и обрабатывать эти сведения по особым правилам, за нарушение которых компании грозит ответственность. В частности, наказание возможно:

1. За работу с персональными данными без формализованного и подписанного согласия работника. Штраф: от 3 тысяч до 75 тысяч рублей (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).
2. За отсутствие или неопубликование политики по обработке персональных данных. Штраф: до 30 тысяч рублей (ч. 3 ст. 13.11 КоАП).
3. Несвоевременное обновление или уничтожение персональных данных по требованию работника. Штраф: от 1 тысячи до 45 тысяч рублей (ч. 5 ст. 13.11 КоАП).

Важно: законодательные требования о порядке работы с персональной информацией периодически меняются и, как правило, ужесточаются, поэтому нужно постоянно следить за новациями в этой сфере права.

Невыдача расчетного листка

Расчетный лист — некадровый документ, но если не выдавать его сотрудникам, тоже будут штрафы. Расчетный лист содержит сведения по начислению заработной платы, а также — данные по удержаниям. Он направляется каждому работнику при выплате зарплаты за вторую половину месяца. Его можно выдавать в бумажной или электронной форме.

Штраф за невыдачу расчетного листа — от 1 тысячи до 50 тысяч рублей при первом выявлении нарушения (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). При повторных — санкции строже: придется заплатить штраф (от 10 тысяч до 70 тысяч рублей), а для должностных лиц допустивших нарушения возможна дисквалификация до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП).

В системе кадрового ЭДО iКЭДО можно заводить не только кадровые документы, но любые типы документов, необходимые для взаимодействия с сотрудниками, например: расчетные листки, авансовые отчеты по командировкам. Кадровое ЭДО — это надежно и эффективно. Посчитайте выгоду от внедрения Астрал iКЭДО на нашем калькуляторе.

Существенная экономия времени.

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:

Прокурор разъясняет — Прокуратура Курской области

Работника нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности, если он не ознакомлен со своими должностными обязанностями

Вопрос:Работник был фактически допущен к работе без заключения трудового договора в письменной форме.

В связи с отсутствием надлежащим образом оформленной должностной инструкции  он был ознакомлен со своими обязанностями устно.

Правомерно ли привлечение работника к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей?

Отвечает старший прокурор отдела по обеспечению участия прокуроров в  гражданском и арбитражном процессе  Тинькова Т.Н.

: Трудовой кодекс РФ к числу основных принципов правового регулирования трудовых отношений относит обязанность сторон трудового договора соблюдать его условия, включая право работодателя требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей (абз. 17 ст. 2 ТК РФ).

Реализация указанного принципа обеспечивается предоставлением работодателю полномочий по привлечению работников к дисциплинарной ответственности (абз. 6 ч. 1 ст. 22ТК РФ).

В соответствии с ч. 1 ст. 192ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание.

Таким образом, одним из юридически значимых обстоятельств, подлежащих установлению судом при рассмотрении дела о признании незаконным приказа о наложении дисциплинарного взыскания, выступает перечень должностных обязанностей, которые должны исполняться работником.

ТК РФ устанавливает письменную форму трудового договора, обязанность соблюдения которой возложена на работодателя (ч. 1и 2 ст. 67). Кроме того, в силу ч. 3 ст. 68ТК РФ при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Очевидно, что должностная инструкция является документом, который имеет прямое отношение к трудовой деятельности, так как в ней определены трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Следовательно, работодатель обязан ознакомить работника с ней под роспись.

В случае невыполнения указанного требования закона работодатель не сможет привлечь работника к дисциплинарной ответственности, поскольку невозможно установить одно из обстоятельств, имеющих значение для дела, а именно круг его должностных обязанностей.

В связи с изложенным,  работник не может быть на законных основаниях привлечен к дисциплинарной ответственности, если работодатель только в устной форме ознакомил его с должностными обязанностями. ТКРФ устанавливает, что доведение до сведения работника названной информации должно подтверждаться его подписью.

Прямая ссылка на материал
Поделиться

Вопрос:Работник был фактически допущен к работе без заключения трудового договора в письменной форме. В связи с отсутствием надлежащим образом оформленной должностной инструкции  он был ознакомлен со своими обязанностями устно.

Правомерно ли привлечение работника к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей?

Отвечает старший прокурор отдела по обеспечению участия прокуроров в  гражданском и арбитражном процессе  Тинькова Т.Н.

: Трудовой кодекс РФ к числу основных принципов правового регулирования трудовых отношений относит обязанность сторон трудового договора соблюдать его условия, включая право работодателя требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей (абз. 17 ст. 2 ТК РФ).

Реализация указанного принципа обеспечивается предоставлением работодателю полномочий по привлечению работников к дисциплинарной ответственности (абз. 6 ч. 1 ст. 22ТК РФ).

В соответствии с ч. 1 ст. 192ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание.

Таким образом, одним из юридически значимых обстоятельств, подлежащих установлению судом при рассмотрении дела о признании незаконным приказа о наложении дисциплинарного взыскания, выступает перечень должностных обязанностей, которые должны исполняться работником.

ТК РФ устанавливает письменную форму трудового договора, обязанность соблюдения которой возложена на работодателя (ч. 1и 2 ст. 67). Кроме того, в силу ч. 3 ст. 68ТК РФ при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Очевидно, что должностная инструкция является документом, который имеет прямое отношение к трудовой деятельности, так как в ней определены трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Следовательно, работодатель обязан ознакомить работника с ней под роспись.

В случае невыполнения указанного требования закона работодатель не сможет привлечь работника к дисциплинарной ответственности, поскольку невозможно установить одно из обстоятельств, имеющих значение для дела, а именно круг его должностных обязанностей.

В связи с изложенным,  работник не может быть на законных основаниях привлечен к дисциплинарной ответственности, если работодатель только в устной форме ознакомил его с должностными обязанностями. ТКРФ устанавливает, что доведение до сведения работника названной информации должно подтверждаться его подписью.