Добавить в «Нужное»
Ведение электронных трудовых книжек
С 2020 года начался постепенный переход на ведение электронных трудовых книжек взамен бумажных. Этапы такого перехода мы рассмотрели в отдельной консультации. Скажем лишь, что на техническую подготовку к переходу у работодателей был весь 2020 г.
Как вести электронные трудовые книжки работодателю: пошаговая инструкция
Еще год назад бухгалтерские форумы пестрели вопросами о том, как ведется электронная трудовая книжка. Сегодня же всем понятно, что электронные трудовые книжки в РФ ведет Пенсионный фонд, а работодатели лишь подают в ПФР с определенной периодичностью сведения о кадровых передвижениях в своих организациях. Соответственно обязанности работодателей в связи с ведением электронных трудовых книжек ограничиваются передачей ряда сведений о работниках.
Далее поговорим подробнее о некоторых таких обязанностях.
Отчет СЗВ-ТД
Начиная с февраля 2020 г. работодатели сдают в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД. Его нужно подавать не позднее 15 числа месяца, следующего за истекшим, если в истекшем месяце (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ):
- работнику был оформлен перевод на другую постоянную работу;
- работник подал заявление на ведение электронной трудовой книжки или заявление с просьбой продолжить вести его трудовую книжку на бумаге. Ведь если у работника не было возможности подать такое заявление в 2020 году (к примеру, из-за того, что он вообще не работал в 2020 году, хотя трудовой стаж у него есть), то в 2021 году он может это сделать.
Если же имело место увольнение кого-либо из работников, либо наоборот прием на работу нового сотрудника, то СЗВ-ТД необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда был издан соответствующий приказ.
Электронные трудовые книжки: что делать кадровику
В 2020 г. работодатели в связи с переходом на электронные трудовые книжки должны были (ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ):
- внести изменения в локальные нормативные акты, установив в них порядок ведения электронных трудовых книжек;
- не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о введении электронных трудовых книжек с 2020 г.;
- не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о том, что они должны выбрать, в каком виде будет вестись их трудовая книжка: в электронном или на бумаге. Свой выбор работники делали (и в ряде случаев делают) путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления. Эту информацию работодатели включали (и включают) в сведения о трудовой деятельности, подаваемые в ПФР, то есть в отчет СЗВ-ТД.
Журнал учета электронных трудовых книжек
Как вести учет электронных трудовых книжек работодателю? Никак, ведь обязанности такой у работодателя нет. Поскольку все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на ЭТК, собирает и хранит у себя ПФР, он же ведет и учет электронных трудовых книжек. Работодатель же в день выдачи бумажной трудовой книжки сотруднику на руки должен сделать соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек о том, что она выдана работнику на основании его заявления (Письмо Минтруда от 12.02.2020 N 14-2/В-150). А заводить отдельный регистр или журнал учета со сведениями об электронных книжках ваших работников нет необходимости.
Вместе с тем, если вам нужна такая информация, то вы, конечно, можете организовать для себя такой учет. Тогда в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы, к примеру, сразу будете знать, нужно вам оформлять на сотрудника форму СТД-Р или нет.
Как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой
Если к вам в организацию принят новый работник, который ранее сделал выбор в пользу электронной трудовой книжки, то вам нужно сделать следующее:
— убедиться, что в его бумажной трудовой есть соответствующая запись о переходе на ЭТК. То есть пусть работник предъявит вам бумажную книжку. Делать в ней запись о приеме на работу не нужно. Определите на основании бумажной трудовой (а также формы СТД-Р или СТД-ПФР) стаж работника и верните ему книжку;
— подать форму СЗВ-ТД в ПФР с записью о приеме сотрудника на работу не позднее следующего рабочего дня за днем оформления соответствующего приказа.
Подробнее о приеме на работу соискателя в 2021 году с учетом выбранного им ранее «типа» ведения трудовой книжки написано в статье «Новый работник – 2021: вести ли трудовую книжку и как подать СЗВ-ТД».
Работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Но если у работника такой документ имеется, предложите ему добровольный переход на электронные трудовые книжки в 2023 году, объяснив преимущества сбора и хранения сведений о стаже в государственных базах данных. При этом вы, как кадровик (ответственное лицо), обязаны придерживаться специальных правил передачи информации.
Электронные трудовые книжки: что говорит закон
Перевод информации о деятельности работников в цифровую форму регламентирует статья 66.1 ТК РФ. Из нее следует, что электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Пенсионного фонда РФ. Данные о стаже граждан из бумажных книжек фактически переносят в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК).
Чтобы государственный реестр содержал полную и достоверную информацию, для работодателей ввели обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях, а в КоАП РФ закрепили ответственность за несоблюдение сроков подачи данных о работе и стаже сотрудников или их искажении.
С 1 января 2023 года Пенсионный фонд объединят с Фондом социального страхования, и его функции перейдут к новой структуре — Фонду пенсионного и социального страхования РФ. Несмотря на такие организационные изменения, трудовая книжка в электронном виде сохранится, у работодателей останутся те же обязанности, а у работников — права.
Обязателен ли переход на цифровой формат
Переход добровольный. Если работник захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки. Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления. Тем, кто устраивается на работу впервые в этом году и позже, оформляют исключительно ЭТК.
Независимо от того, что решил сотрудник, работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности гражданина в Пенсионный фонд. Очевидно, что кадровику приходится выполнять двойную работу: и бумажный вариант заполнять, и электронные данные передавать. Но пока нет законодательных инициатив, которые бы меняли трудовые книжки с 2023 года, последние новости для работодателей неутешительны: придется продолжать вести документы и на бумаге, и онлайн.
Подробнее: как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Какие данные включают в ЭТК
На основании принятого в 2020 году ФЗ об электронных трудовых книжках, который и внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», сначала сведения вносили за период с 01.01.2020. Уже с декабря 2020 г. Пенсионный фонд России начал собирать информацию о работе россиян за период до 31.12.2019 включительно. Сейчас в ЭТК доступны сведения о стаже, начиная с 2002 года, но при условии, что они имеются в распоряжении ПФР.
Если гражданин обнаружил, что в его ЭТК устаревшие, неполные, некорректные сведения, он вправе обратиться в ПФР с заявлением о переносе недостающих данных о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. Чиновники внесут всю информацию за период до 2020 года, а если возникнут сомнения — проконсультируются с прежними работодателями гражданина. Если в отчете СТД-Р, поданном ранее работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК в ПФР не будут. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2023 году проходит в индивидуальном порядке.
Отличается ли чем-то ЭТК от бумажной версии
Состав информации в обоих документах идентичен. Но увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2023 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Гражданин может посмотреть внесенные в базу данные в личном кабинете ПФР. Либо есть возможность получить их в виде выписки:
- от работодателя по форме СТД-Р;
- от Пенсионного фонда по форме СТД-ПФР.
Плюсы и минусы нового формата
Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:
- невозможно потерять или испортить документ;
- легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
- нельзя вносить изменения «задним числом».
Подробнее: минусы электронных трудовых книжек
Как перейти на ЭТК: пошаговый алгоритм
В 2020 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Те работники, кто сначала отказался от электронного варианта документа, вправе изменить первоначальное мнение и написать заявление о переходе на ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2023 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.
Шаг 1. Работник пишет заявление
Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.
В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР. Используйте их, чтобы упростить жизнь и себе, и работнику.
Шаг 2. Кадровик проверяет информацию по бумажному документу
Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между ними и цифровым вариантом не было расхождений. Иначе в ПФР попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет сам фонд.
Может пригодиться: как получить копию, если трудовая книжка электронная
Шаг 3. Кадровик готовит и сдает отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР
После того, как работник подал заявление о переходе на ЭТК, кадровик (ответственное лицо, назначенное руководителем) формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам по форме СЗВ-ТД. Подать его следует в срок до 15-го числа следующего месяца.
При иных кадровых изменениях сроки подачи СЗВ-ТД отличаются.
Поскольку данные о работе и стаже гражданина уже имеются в фонде, дублировать их при очередной подаче отчета не следует. Кадровик заполняет только 2 блока:
- первый — со сведениями о работодателе (регистрационный номер, наименование, ИНН/КПП);
- третий — с персональными данными о работнике (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС).
Второй блок, с информацией о правопреемнике, заполняют при необходимости.
Чуть ниже в форме СЗВ-ТД есть строки о датах подачи заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажного документа. В нужной строке укажите дату, когда работник принес необходимое обращение.
Далее следует табличная часть, ее заполнять не придется. Но последний блок, с подписью руководителя и датой подачи формы СЗВ-ТД, заполнять обязательно.
Посмотрите образец заполнения отчета в ПФР.
Подать отчетность допустимо на бумаге, но при условии, что в компании трудятся меньше 10 человек. Если сотрудников больше, ПФР примет отчет только в онлайн-варианте, подписанный электронной цифровой подписью.
Если кадровик не подаст сведения вовремя или направит неполную, недостоверную информацию, его смогут оштрафовать по ст. 15.33.2 КоАП РФ на 300-500 руб. Но это полбеды: работник сможет подать в суд на такие действия должностного лица, если они привели, например, к снижению размера социальных выплат или отказе в назначении досрочной пенсии.
Шаг 4. Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы
Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК.
Сотруднику, который отказался от ведения бумажной ТК, в книжке делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.
Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку
Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.
Если сделан выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.
Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — сделать в книге учета движения ТК следующую запись:
Выдана на руки на основании письменного заявления Пэпэтэшиной Паулины Петровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).
Как гражданину получить сведения о стаже
Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В виде выписки их предоставляют:
- в отделе кадров;
- в ПФР;
- в местном МФЦ.
Обратите внимание: увидеть образец электронной трудовой книжки невозможно, так как в полном объеме информация доступна только Пенсионному фонду и другим уполномоченным органам. Работодатели получают сведения из реестра в виде выписок по конкретным работникам.
Как работодателю узнать, какая трудовая книжка у сотрудника — бумажная или электронная
Независимо от того, на каком варианте хранения сведений о стаже остановился работник, новый работодатель обязан передавать данные в ПФР и фактически формировать ЭТК. Узнать, подавал ли на прошлом месте работы человек заявление о переходе на онлайн-формат или решил сохранить бумажный документ, можно только у него самого. Если он отказывается предоставить такую информацию, сделать самостоятельный запрос в Пенсионный фонд или другую структуру и уточнить, работал ранее сотрудник или нет, у кадровика не получится. Такую информацию вправе получить только сам гражданин или его законный представитель.
При увольнении в пакет документов, который обязательно передают работнику, вкладывают форму СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности в конкретной компании. Эту справку вместе с бумажным документом, если он сохранился, работник и передает новому работодателю.
Если гражданин отказывается предоставлять выписку СТД-Р или СТД-ПФР, в отделе кадров могут объяснить ему, что данные о стаже влияют, например, на размер пособия по временной нетрудоспособности и иные выплаты. Еще одна рекомендация — рассказать работнику, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно через личный кабинет на сайте ПФР, в МФЦ или непосредственно в отделении Фонда.
Напомним, что ЭТК входит в пакет основных документов, предъявляемых при трудоустройстве, и равнозначна бумажному экземпляру. Отказать в заключении трудового договора из-за отсутствия документа нельзя, но в некоторых случаях, когда необходимо подтвердить стаж работы, непредоставление сведений о стаже станет законным основанием для отказа соискателю.
Как принять на работу сотрудника, который принес ЭТК
Законодательством ЭТК приравнена к бумажному документу. Поэтому особенностей, как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой, нет: работодатель получает минимальный пакет данных, необходимых для заключения договора с гражданином, перечисления положенных ему выплат, подачи отчетности. Кроме сведений о трудовой деятельности в виде выписки СТД-Р от прежнего работодателя (СТД-ПФР или бумажной трудовой книжки), в этот пакет входит паспорт, ИНН и СНИЛС, а в зависимости от ситуации, потребуются военный билет, диплом, медицинская книжка и прочие документы.
Если у кадрового специалиста возникнут сомнения в подлинности предоставленной справки о стаже, он вправе требовать выписку из ПФР с цифровой печатью, которая при распечатывании остается в виде штампа.
Дополнительно: можно ли иметь две трудовые книжки
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Ваши работники уже определились, какую трудовую книжку они хотят иметь — бумажную или электронную? А вы разобрались в том, как выдавать сотруднику СТД-Р и в какие сроки сдавать СЗВ-ТД? Мы собрали инструкцию по всем основным вопросам специально для работодателя — проверьте, все ли правильно вы делаете.
Поясним, для тех, кто возможно еще не в теме — с 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК), а для работодателя еще и новые отчеты, плюс бонусом дополнительные кадровые документы.
ЭТК хранит данные о трудовой деятельности, формируется она в базе ПФР, для этого работодатель передает сведения о кадровых событиях (прием на работу, увольнение, перевод на другую должность и т.п.) в Фонд.
Ранее был установлен срок информирования работников о праве выбора формы трудовой книжки — до 30 июня 2020 года. Но, как вы знаете, в этом году у нас многие сроки сместились. Срок оповещения ПФР также сдвинул до 31 октября 2020 года.
А дальше дело за работником — он пишет заявление с просьбой оставить бумажную книжку или о переходе на ЭТК. Для сотрудников тоже есть сроки — написать заявление необходимо до конца 2020 года. Хотя Фонд утверждает, что если есть объективные причины, почему гражданин не подал соответствующее заявление, то он может сделать это позднее. Например, если отсутствовало место работы в этом году или гражданин уволился в начале года, не написав заявления и в течение года не трудоустраивался — ему просто некому было писать заявление.
С 2021 года те, кто устраивается на работу впервые, без всяких заявлений сразу становятся гордыми обладателями ЭТК, им бумажные книжки уже не положены.
Временный порядок подачи сведений СЗВ-ТД
В этом году форма СЗВ-ТД должна была сдаваться раз в месяц — до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Однако, опять же из-за пандемии, правила изменили. О случаях приема на работу и увольнения нужно сообщать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (или других документов, подтверждающих оформление трудовых отношений). А вот о подаче работником заявления можно по-прежнему отчитаться до 15 числа.
Кто не должен подаваться сведения СЗВ-ТД: самозанятые и индивидуальные предприниматели, не имеющие работников.
Даже если в течение 2020 года с работником вообще ничего не произошло достойного внимания ПФР, то до 15 февраля 2021 года нужно все равно подать отчет СЗВ-ТД, с данными на 1 января 2020 года, например, со сведениями о приеме на работу ранее этой этой даты.
Порядок подачи СЗВ-ТД с 2021 года
С 1 января 2021 года временный порядок станет постоянным — о каждом кадровом событии необходимо будет сообщать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
А что за кадровые события, о которых мы все время говорим? Вот таблица, в которой перечислены все мероприятия, о которых необходимо сообщать в Пенсионный фонд и их коды:
.
Создавать, проверять и отправлять СЗВ-ТД, а также любую другую отчетность, можно при помощи сервиса Астрал Отчет 5.0:
- создание документов в сервисе или импорт данных из программ автоматизации бухгалтерского учета;
- проверка отчетности на полноту и корректность заполнения;
- передача отчетности, заверенной квалифицированной электронной подписью (КЭП) — юридически значимый документооборот;
- автоматическое обновление форм отчетности;
- обмен неформализованными документами с контролирующими органами.
Инструкция по формированию СЗВ-ТД
Когда выдавать работнику СТД-Р
Кроме формы СЗВ-ТД появился и еще один новый документ — «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» или СТД-Р.
Сведения передаются работнику при увольнении или по его заявлению. Документ содержит информацию о периоде работы у данного работодателя.
Сформировать и передать СТД-Р можно разными способами, каким именно — выбирает работник в заявлении. Передать документ можно на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Сведения формируются на основании внутренних кадровых документов — о приеме, переводе, увольнении.
СТД-Р выдается только тем сотрудникам, которые перешли на электронную трудовую книжку, остальным данные, как и прежде, заносят в бумажную, им форма СТД-Р не выдается.
Как работнику получить сведения из электронной трудовой книжки
Сотруднику вовсе не обязательно писать заявление, он может самостоятельно получить сведения от ПФР (это более расширенная форма по сравнению с СТД-Р), причем не по одному работодателю, а сразу по всем. Сделать это можно:
- через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда — pfrf.ru;
- на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru;
- у работодателя, написав заявление.
Работодатель может сформировать форму СТД-Р в сервисе Астрал Отчет 5.0. Пользователям сервиса доступен функционал формирования выписки по данным СЗВ-ТД, отправленным в ПФР и возможность ее корректировки — внесение недостающих мероприятий.
Инструкция по формированию СТД-Р
Подключайте Астрал Отчет 5.0 — сдавайте отчетность, заполняйте электронные трудовые книжки, работайте с электронными больничными, переключайтесь между разными компаниями когда вам это удобно — даже во время заполнения отчета.
Web-сервис «Астрал Отчет 5.0»
Сдавайте электронную отчетность с космической скоростью!
Выгодные тарифы для любого бизнеса!
Оставьте заявку на подключение и наш специалист свяжется с вами:
Как работать с электронными трудовыми книжками
Редактор: Анастасия Волошенко
В 2022 году все работодатели должны вести электронные трудовые книжки, исключений нет. В статье разбираемся, как с ними работать
Елена Устимко
Эксперт по трудовому праву
Поделиться
В 2022 году все работодатели должны вести электронные трудовые книжки, исключений нет. В статье разбираемся, как с ними работать
Елена Устимко
Эксперт по трудовому праву
Поделиться
Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.
В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.
По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка, или ЭТК.
При приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую. А вот с бумажной трудовой все не так однозначно.
Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:
- Человек впервые устраивается на работу.
- Человек отказался от ведения бумажной трудовой.
Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам по-прежнему придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.
Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:
- Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
- В тот же день или в ближайший рабочий подать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
- В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.
Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.
Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:
- Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
- Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР.
Сотрудник может сам запросить справку напрямую в ПФР через Госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.
В 2022 году все российские работодатели обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде. Никаких исключений нет, даже если работники хотят продолжить вести бумажные трудовые. Это их законное право, которое никак не отменяет обязанность работодателя подавать сведения в ПФР.
Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.
У всех, кто работал в 2020, 2021 или 2022 году, уже есть электронная трудовая книжка. Перейти на ЭТК нужно только двум категориям сотрудников:
- после 31 декабря 2020 года числился в штате, но на работу не выходил и раньше не писал заявление о переходе на электронную трудовую: например, болел, был в отпуске или отстранен от работы;
- до 31 декабря 2020 года уволился и после этого не подавал заявление о способе ведения трудовой книжки, а теперь решил отказаться от бумажного варианта.
У этой категории сотрудников есть только бумажная трудовая книжка. Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую, работодатель обязан будет вести обе книжки. Тогда заявление о переходе на электронную трудовую не нужно.
Дальше описываем порядок, если сотрудник готов отказаться от бумажной трудовой:
- Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу.
- Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК.
- Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК.
- Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Она больше не нужна работодателю.
Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу. Ее нужно внести не позднее пяти рабочих дней с даты, которая указана в приказе о приеме на работу.
Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК. Форма заявления законом не установлена. Каждый работодатель может утвердить ее самостоятельно.
Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК. Это нужно сделать в день подачи заявления.
Пример записи о переходе в бумажной трудовой
Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Выдать бумажную трудовую книжку нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления о переходе на электронный формат трудовой.
В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» нужно сделать запись «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Запись о переходе на электронный формат нужно заверить подписью директора или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя, если она есть.
Все изменения в штате надо отражать в форме СЗВ-ТД, которую ваши бухгалтеры или кадровики отправляют в ПФР. Это касается новых сотрудников и тех, кто уже в штате.
Форму сдают по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор, когда с ним происходит какое-то кадровое изменение. Если с человеком заключен договор ГПХ, сдавать форму не нужно.
Сведения из этих форм вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.
Вот что нужно включить в форму:
- информацию о компании или ИП, где работает сотрудник;
- информацию о работнике: Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС, должность;
- сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении;
- информацию о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.
Сдавать форму надо каждый раз, когда:
- сотрудника приняли на работу;
- уволили;
- перевели на другую должность;
- присвоили новую квалификацию или специальность;
- сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.
По каждому сотруднику — отдельная форма, которую надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать форму по нему не нужно.
Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:
- если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня;
- в остальных случаях — до 15-го числа следующего месяца.
Форма утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 10 человек, вы можете сдавать ее в бумажном или электронном виде. Если больше 10 — только в электронном.
Руководитель самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести ЭТК и подавать в ПФР форму СЗВ-ТД. Ответственным может быть только один сотрудник.
Как назначить ответственного:
- Внести изменения в должностную инструкцию для сотрудника.
- Издать приказ о назначении ответственного и ознакомить с ним сотрудника.
Приказ о назначении ответственного составляют в произвольной форме. В документе указывают Ф. И. О. и должность работника, которого назначили ответственным. За образец можно взять приказ о назначении ответственного за ведение бумажных трудовых книжек.
Есть два вида стажа: трудовой и страховой. Трудовой — это общая продолжительность трудовой деятельности работника. Страховой стаж — периоды, входящие в стаж для назначения пенсии по старости.
Узнать о стаже сотрудник может у работодателя. А если не хочет его беспокоить или хочет перепроверить информацию — запросить информацию на Госуслугах или в пенсионном фонде.
У работодателя. Чтобы узнать трудовой стаж, сотрудник может в любое время запросить заверенную копию трудовой книжки или форму СТД-Р, если человек отказался от бумажной трудовой. Работодатель должен предоставить документ в течение трех календарных дней с даты подачи заявления. Справка может быть бумажной и электронной.
Если сотрудник хочет узнать страховой стаж, он может запросить у работодателя форму СЗВ-СТАЖ. В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку или СТД-Р, а также форму СЗВ-СТАЖ независимо от того, попросил сотрудник документ или нет.
На Госуслугах. Трудовой стаж можно узнать из формы СТД-ПФР. Для этого нужно в мобильном приложении госуслуг перейти в раздел «Услуги». Там выбрать «Справки Выписки», затем «Выписка из электронной трудовой книжки». В отличие от СТД-Р, в выписке будут все периоды работы, а не только у последнего работодателя.
Чтобы узнать страховой стаж, в том же разделе «Справки Выписки» нужно выбрать «Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР». Сервис сформирует выписку в течение дня, ее можно будет скачать или переслать себе на электронную почту.
В пенсионном фонде. Трудовой стаж можно узнать из личного кабинета на сайте ПФР. Там выбрать раздел «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажать кнопку «Запросить».
Чтобы узнать страховой стаж, сотруднику нужно выбрать «Заказать справку (выписку) о состоянии индивидуального лицевого счета» и нажать кнопку «Запросить». Система сформирует выписку и пришлет ее на электронную почту.
Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.
Плюсы для работодателя:
Сокращается объем бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, отказавшихся от них.
При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых. Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.
Для сотрудника:
Нет риска, что работодатель исчезнет вместе с трудовой, потеряет ее или будет угрожать, что не отдаст трудовую при увольнении. Сведения о работе будут храниться в общей базе пенсионного фонда, и их всегда можно проверить и подтвердить.
Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:
- уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
- начать сдавать форму СЗВ-ТД;
- внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.
Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.
Если в 2022 году работодатель не перешел на ЭТК, ведет только бумажные трудовые и не предоставляет сведения в ПФР, ему грозит штраф:
- для ИП — до 5000 ₽;
- для малых предприятий — до 5000 ₽;
- для средних и крупных компаний — до 50 000 ₽.
Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.
Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.
- В 2022 году все компании и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки.
- Когда с сотрудником происходят кадровые изменения, надо сдавать форму СЗВ-ТД.
- Если с сотрудником ничего не произошло, подавать пустую СЗВ-ТД или дублировать данные из предыдущей формы не нужно.
В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.
Из этой статьи вы узнаете:
- Что такое переход на электронные трудовые книжки
- Отчеты работодателя по трудовой деятельности для ПФР и сотрудников: условия и порядок предоставления
- Какие права имеют сотрудники, которые перешли на электронную трудовую книжку или сохранили бумажный формат
- Что запомнить о переходе на электронные трудовые книжки
Что такое переход на электронные трудовые книжки
Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п. Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока. Никакой специальной отчетности в ПФР по кадровым операциям не было.
Как стало теперь: с 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде (ПФР). Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.
То есть все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном.
Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.
Отчеты работодателя по трудовой деятельности для ПФР и сотрудников: условия и порядок предоставления
Отчет по форме СЗВ-ТД для передачи в ПФР
С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу сведений о трудовой деятельности.
Если у работодателя до 25 сотрудников, он может сдать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, то отчет обязательно надо сдавать в электронном формате.
Форма СЗВ-ТД содержит:
- сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
- персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;
- информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.
Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, которые указаны ниже в п. 2.
Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:
- когда принимаете сотрудника на работу;
- когда увольняете сотрудника.
Форму нужно сдать до 15-го числа следующего месяца:
- когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;
- когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;
- когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).
Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.
Получается, что по таким сотрудникам не было оснований для сдачи СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021 года и сведения о них вообще не попали в электронную базу ПФР. Чтобы закрыть пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года сдать отчет СЗВ-ТД со сведениями об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020.
За нарушение сроков предоставления формы СЗВ-ТД или сдачу недостоверных сведений для ответственных должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.
Отчет по форме СТД-Р для передачи работнику
Если работник выберет для себя электронную трудовую книжку, то с этого момента все сведения о его трудовой деятельности будут формироваться в базе ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего стажа и профессионального опыта в бумажном виде.
- при увольнении — в день увольнения;
- по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.
Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.
СЗВ-ТД нужно сдавать или сразу после кадрового мероприятия, если это прием или увольнение, или по итогам месяца в иных случаях. Поэтому в СЗВ-ТД будет или одно последнее кадровое мероприятие, или информация за истекший месяц. А в форму СТД-Р нужно включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работой у данного работодателя.
Работодатели обязаны выдавать форму СТД-Р только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто пока не перешел на новый формат, будут, как и раньше, подтверждать свой стаж и опыт записями в бумажной трудовой книжке.
Какие права имеют сотрудники, которые перешли на электронную трудовую книжку или сохранили бумажный формат
Кто и какой формат трудовой книжки может использовать
В 2020 году работники могли сделать выбор: перейти на электронные трудовые книжки или оставить себе бумажные. Если работник не подал работодателю никаких заявлений до конца 2020 года, то по умолчанию считается, что он решил оставить себе бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, он может в любой момент перейти на электронную как в 2021 году, так и позднее. Для этого нужно подать заявление своему нынешнему работодателю (п. 5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Сотрудники, у которых есть стаж в 2020 году и ранее, но которые по состоянию на 31 декабря 2020 были без работы, могут выбрать любой формат трудовой книжки. Это право сохраняется за ними бессрочно. То есть, когда они выйдут на работу в 2021 году или позднее, они смогут продолжать пользоваться бумажной трудовой без ограничения срока и в любой момент перейти на электронную. Но после этого вернуться к бумажной будет нельзя.
Если работник решит перейти на электронную трудовую книжку, то работодатель должен выдать ему бумажную в течение трех рабочих дней после заявления (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).
Сотрудники, которые впервые выйдут на рынок труда в 2021 году или позднее, выбирать уже не смогут. С 1 января 2021 новые бумажные трудовые книжки не заводят, поэтому для таких сотрудников останется только электронный формат (п. 8 ст. 2 закона 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Как теперь подтвердить свой стаж и где получить о нем сведения
Работник, который перешел на электронную трудовую книжку, может в любой момент запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также работодатель по умолчанию обязан выдать СТД-Р в день увольнения.
Еще работник может получить сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионном фонде. Там ему выдадут выписку по форме СТД-ПФР. Она утверждена приказом Минтруда № 23н и содержит ту же информацию о трудовой деятельности, что и форма СТД-Р.
В отчете СТД-Р будут только сведения о трудовой деятельности у одного работодателя, а в форму СТД-ПФР войдет вся информация, которая есть по этому работнику в базе Пенсионного фонда.
Форму СТД-ПФР работник может получить в отделении ПФР, в личном кабинете на сайте фонда или через портал Госуслуги.
Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку и устраивается на работу в 2021 году или позднее, он должен предъявить работодателю (ст. 65 ТК РФ):
- бумажную трудовую книжку, чтобы подтвердить профессиональный опыт и стаж до перехода на электронный формат;
- выписку СТД-Р или СТД-ПФР, которые содержат информацию о его трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.
Сотрудник, который сохранил бумажную трудовую книжку, как и прежде предъявляет для подтверждения трудового опыта только ее. Никаких дополнительных справок в этом случае не требуется.
Что запомнить о переходе на электронные трудовые книжки
- В 2021 году и далее все работодатели обязаны предоставлять в ПФР отчеты о кадровых мероприятиях. На основании этих отчетов в базе фонда формируются данные о трудовой деятельности всех работников — электронные трудовые книжки.
- Работник, у которого уже была бумажная трудовая книжка на 31.12.2020 года, может продолжать ее использовать. Однако работодатель обязан предоставлять информацию в ПФР и по таким сотрудникам. Сотрудник, сохранивший бумажную трудовую книжку, имеет право в любой момент отказаться от нее.
- Все, кто впервые устраивается на работу в 2021 году или позднее, бумажную трудовую книжку уже не получат. Информация об их трудовой деятельности будет храниться только в электронном виде.
- Сотрудники, которые отказались от бумажных трудовых книжек, могут в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности у работодателя или в ПФР.