Как провести анализ со стороны руководства

Отчет включает в себя:

1) Статус действий предыдущих анализов со стороны руководства (9.3.2.a):

• количество выполненных / невыполненных (с указанием причин невыполнения) действий.

2) Изменения внешних и внутренних проблем, имеющих отношение к СМБПП, включая изменения в организации и ее контексте (9.3.2. b):

• законодательство и изменения в нем (в т.ч. и внутреннее);
• изменения конъюнктуры рынка (положительные и отрицательные);
• изменения рынка.

3) Информация о производительности и эффективности СМБПП, включая тенденции:

— результата (-ов) мероприятий по обновлению системы:

• предложения по усовершенствованию СМБПП;
• количество обученного персонала по каждой из разработанных программ;
• количество новых видов продукции (с точки зрения безопасности пищевой продукции (БПП));
• перестройка производственных помещений;
• количество новых видов сырья (с точки зрения БПП);
• количество поломок и остановок оборудования.

— Результатов мониторинга и измерения;
— анализа результатов действий по верификации, связанных с ППУ и планом управления опасностью (см. 8.8.2):

• количество проверенной продукции, полуфабрикатов (проверяются на соответствие показателям качества в собственной лаборатории);
• количество проверенной продукции, полуфабрикатов (проверяются в независимой лаборатории);
• количество отклонений от норм.

— Результаты анализов по ППР;
— несоответствий и корректирующих действий:

• основные несоответствия, выявленные за отчетный период;
• выполнение коррекции и корректирующих действий по выявленным несоответствиям за отчетный период.

— Результатов аудита (внутреннего и внешнего);
— проверок (например, нормативных, со стороны клиентов:

• количество внутренних аудитов и проверенных подразделений;
• количество санитарных аудитов подразделений;
• основные замечания, выявленные в рамках внутреннего и санитарного аудитов;
• выполнение коррекции и корректирующих действий по результатам санитарного и внутреннего аудитов;
• количество внешних аудитов;
• основные несоответствия и контроль их устранения.

— Производительности внешних поставщиков.
Претензии по работе с поставщиками (сырье и материалы и услуги), все несоответствия
— обзора рисков и возможностей и эффективности мер, предпринятых для их решения (см. 6.1):

• актуализация анализа рисков по новому сырью / новой ГП / изменения в технологическом процессе;
• актуализация анализа рисков в связи с обновленными внешними данными.

— Степени выполнения задач СМБПП:
степень достижения поставленных задач – выполненных / невыполненных (с указанием причин невыполнения).

4) Достаточности ресурсов:

• предложения по усовершенствованию СМБПП.

5) Любой произошедшей чрезвычайной ситуации, случайности или изъятия / отзыва.

• количество и перечень произошедших чрезвычайных обстоятельств;
• мероприятия по корректировке процедуры «Действия персонала в случае аварийной ситуации»;
• тренировочный отзыв (количество и результаты);
• реальные отзывы (количество, результаты, последствия для потребителей).

6) Соответствующая информация, полученная посредством обмена с внешними организациями и внутри организации, включая запросы и жалобы от заинтересованных сторон:

• работа поставщиков сырья, вспомогательных материалов;
• работа поставщиков услуг;
• работа подрядных организаций;
• количество и анализ принятых жалоб и рекламаций (причины; понесенные затраты; принятые меры).

7) Возможности постоянного улучшения:

• итог по входным данным.

9. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РУКОВОДСТВА

9.4. Ответственность, полномочия и взаимосвязи

Это может быть генеральный директор или его заместитель. Подводный камень: назначают ответственного человека, не имеющего определенных полномочий.

Для эффективного функционирования системы менеджмента качества важны хорошие информационные связи (рис. 9.1). Руководство обеспечивает процесс обмена информацией, активно поощряет обратную связь с сотрудниками с целью улучшения деятельности организации, вовлекает их в достижение целей качества.

Рис. 9.1. Информационные связи системы менеджмента качества

Обмен информацией, как правило, включает: информирование, проводимое руководством на рабочих местах; совещания; использование доски объявлений;

обмен информацией по электронной почте и специально выделенным общим ресурсам сети;

web-сайт организации и другие средства информирования.

9.5. Анализсостороныруководства

Высшее руководство определяет методы измерения деятельности организации, чтобы установить, достигнуты ли запланированные цели и другие показатели успеха. Эти методы представляются в стандарте предприятия. Информация, полученная в результате таких измерений и оценок, рассматривается как входные данные для анализа со стороны руководства.

Анализ со стороны руководства – это процесс оценивания результативности и эффективности системы менеджмента качества высшим руководством с целью принятия решений, обеспечивающих ее пригодность и адекватность. Результаты анализа представляются в виде исходных данных при планировании улучшения деятельности организации.

9.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РУКОВОДСТВА

9.5.Анализ со стороны руководства

5.6.Анализ со стороны руководства

5.6.1. Общие положения

Высшее руководство должно через запланированные промежутки времени проводить анализ системы менеджмента качества для обеспечения уверенности в сохранении ее пригодности, адекватности и результативности. Этот анализ должен включать оценку возможностей для улучшений и необходимости изменений системы менеджмента качества, включая политику и цели в области качества.

Должны вестись и сохраняться записи об анализе со стороны руководства

(см. п. 4.2.4).

5.6.2. Входные данные для анализа

Входные данные для анализа со стороны руководства должны включать информацию:

a) о результатах аудитов;

б) обратной связи с потребителем; в) результатах функционирования процессов и степени соответствия продукции;

г) состоянии предупреждающих и корректирующих действий; д) результатах деятельности, являющихся следствием предыдущих анализов со

стороны руководства; е) изменениях, которые могут повлиять на систему менеджмента качества;

ж) рекомендациях по улучшению.

5.6.3. Выходные данные (результаты) анализа

Результаты анализа со стороны руководства должны включать все решения и действия, относящиеся:

a) к повышению результативности системы менеджмента качества и ее процес-

сов;

б) улучшению продукции с точки зрения требований потребителя; в) потребностям в ресурсах.

Проводить анализ системы менеджмента качества достаточно один раз в год. Если планируются или внедряются изменения в систему, то такой анализ надо проводить чаще.

Для того чтобы гарантировать полноту анализа всей системы менеджмента качества, необходимо учесть, что анализ должен охватывать следующие аспекты:

соответствие политики и целей в области качества современным нуждам организации;

функционирование системы менеджмента качества и достижение поставленных целей в области качества;

любые проблемы в области качества и действия по их разрешению; любые претензии потребителей; отчеты об аудите качества (как внутреннего, так и внешнего);

необходимые области изменений или усовершенствований; информацию обо всех мероприятиях, выполненных по результатам

предыдущих анализов.

Выявляя проблемы, относящиеся к перечисленным выше областям, и основываясь на результатах анализа, можно в дальнейшем разрабатывать и пересматривать стратегические бизнес-планы организации и планы дальнейших действий в области качества. Например, если внедрены усовершенство-

9.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РУКОВОДСТВА

9.5.Анализ со стороны руководства

вания и разрешены проблемы, то можно пересмотреть способы и глубину инспекционных проверок. Следует ответить на вопрос, сохраняют ли они свое значение или благодаря их модификации и внедрению других методов контроля можно сэкономить средства, поскольку устранены причины возникавших ранее проблем.

«Анализ со стороны руководства» и «аудит» – разные понятия. Это с очевидностью следует из того, что результаты аудита являются одним из объектов рассмотрения при анализе.

Методы анализа со стороны руководства должны соответствовать особенностям бизнеса и могут включать:

официальные совещания с повесткой дня, расписанием и документально оформленными планами мероприятий;

совещания в форме видеоконференций или с использованием внутренней компьютерной сети;

частные анализы, проводимые на различных уровнях внутри организации с последующими докладами высшему руководству, которое изучает соответствующие отчеты. В малом бизнесе этот анализ может быть частью ежегодного общего собрания, проведения которого требует закон;

отчеты о результатах анализа, сводящие все рассмотренные вопросы и запланированные мероприятия с датами выполнения. Эти отчеты могут составляться в форме, наиболее подходящей для данной организации, например в виде записей в дневнике, официально оформленных повестки дня и протокола. Отчеты составляют, распространяют и хранят на бумаге или на электронных носителях.

По результатам анализа могут вырабатываться и внедряться некоторые решения. Это не означает, что каждое такое решение должно относиться к одной из трех категорий, упомянутых в стандарте. Важно лишь определить, на сколько то или иное решение обосновано, имеются ли необходимые ресурсы для его проведения в жизнь и как оно должно быть реализовано.

Контрольныевопросы

1.Дайте определение понятию «высшее руководство».

2.Какие обязательства берет на себя высшее руководство в области ка-

чества?

3.Кто является заинтересованными сторонами организации?

4.Что такое политика в области качества?

5.На что направлена политика в области качества?

6.Дайте определение понятию «миссия организации».

7.Для чего используется политика в области качества?

8.Каким образом политика в области качества доводится до сведения персонала?

9.Для чего устанавливаются цели в области качества организации?

10.Что включается в цели в области качества?

9. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РУКОВОДСТВА

Контрольные вопросы

11.С какой целью в организации проводится планирование?

12.Какие информационные связи системы менеджмента качества устанавливаются?

13.Что такое анализ со стороны руководства?

14.Что является входными и выходными данными для анализа со стороны руководства?

15.Какие аспекты охватывает анализ со стороны руководства?

10.06.2020

Введение

Посредством анализа со стороны руководства организация может разработать свою систему качества и всю её структуру.

Цели анализа со стороны руководства

     Анализ со стороны руководства поможет организации разработать и улучшить свою систему менеджмента и станет дополнительным инструментом для правильного управления её структурой.

     Поэтому необходимо рассматривать все различные процессы организации и изменения, вызванные внутренними и внешними воздействиями.

     Следует оценивать политику и цели в области качества и, при необходимости, вносить изменения. Следует четко сформулировать цели и способы их достижения.

Организация анализа со стороны руководства

     Целью анализа со стороны руководства является оценка и улучшение всей деятельности организации. Это основная задача высшего руководства и других сотрудников, вовлеченных в процессы принятия решений. Это единственный способ гарантировать, что намеченные цели и задачи могут быть реализованы на оперативном уровне.

     
     Однако кто бы ни организовывал анализ со стороны руководства, итоговая ответственность и окончательные решения должны оставаться за высшим руководством.

Подготовка анализа со стороны руководства

     Анализ со стороны руководства следует организовывать через запланированные интервалы. Полезным будет созывать специальные совещания для подготовки анализа со стороны руководства. Количество участников зависит от размера организации. В крупных компаниях специальные совещания следует организовывать в кругу руководства. В небольших компаниях можно вовлечь весь персонал. Как минимум должна быть встреча между руководителем и менеджером по качеству.

Выполнение анализа со стороны руководства

При подготовке совещания уместным будет создание повестки, в которую следует или требуется включить следующие пункты (Требования ISO/IEC 17025:2017, 8.9.2):

Помимо заключения о соответствии, анализ со стороны руководства следует сосредоточить на проблемах, а также рисках и возможностях.

• вопросы предыдущих анализов со стороны руководства;
• статус действий, запланированных после предыдущих анализов со стороны руководства;
• достижение поставленных целей;
• среднесрочные и долгосрочные цели политики в области качества;
• изменения во внутренних и внешних вопросах, имеющих отношение к лаборатории;
• 
  изменения объёма и вида работы или области деятельности лаборатории, планы на будущее, включая оценку затрат, развитие персонала и потребности в новом оборудовании;
• результаты идентификации рисков;
• пригодность политик и процедур;
• отчёты от административно-управленческого и руководящего технического персонала и обратная связь от персонала;
• результат(ы) последних внутренних аудитов;
• оценки, проводимые внешними органами;
• результативность реализованных улучшений;
• анализ корректирующих действий;
• итоги деятельности по обеспечению достоверности результатов, таких как анализ тенденций изменения результатов межлабораторных сличений или проверок квалификации, анализ тенденций результатов деятельности по мониторингу достоверности результатов;
• достаточность ресурсов (персонала и оборудования);
• анализ тенденций жалоб и другой обратной связи от заказчиков;
• оценка значимых поставщиков;
• другие значимые факторы, такие как мониторинг деятельности и обучение

(Выделенные    жирным    шрифтом    части    соответствуют    требованиям     стандарта ISO/IEC 17025:2017)

     Среднесрочные и долгосрочные цели следует четко определить для улучшения системы менеджмента качества. Если некоторые цели не могут быть реализованы в течение предусмотренного календарного плана работ, необходимо проанализировать причины и определить альтернативные цели. Также следует назначить ответственных лиц и определить сроки.

Результаты и записи анализов со стороны руководства

    Следует сохранять записи о всех этапах анализа со стороны руководства. Записи могут включать протоколы совещаний вместе с планом действий, ответственными лицами и сроками реализации.

   
   Записи должны содержать все решения и действия, относящиеся, по крайней мере, к: (см. 8.9.3 ISO/IEC 17025)

• результативности системы менеджмента и её процессов;
• улучшению лабораторной деятельности, относящейся к выполнению требований этого стандарта;
• предоставление необходимых ресурсов;
• любой необходимости изменений.

   Важно, чтобы весь персонал был проинформирован о результатах анализа со стороны руководства, выводах и новых целях.

  Записи должны быть заархивированы.