Жизненные обстоятельства и Трудовой кодекс нередко предусматривают возможность законного отсутствия сотрудника на работе в течение длительного времени. Например, работник пребывает в очередном отпуске, проходит плановое обучение, надолго заболел или уехал в долгую командировку – все это время он не может выполнять свои основные обязанности. Однако, далеко не всегда работа может быть просто оставлена на означенное время, чаще ее прекращение нерентабельно, и тогда сотруднику необходима временная замена.
- Как оформить ВРИО – временное исполнение обязанностей отсутствующего на законных основаниях работника?
- Каким образом оплачивается такая деятельность?
- Какие моменты не стоит упускать из виду?
Рассмотрим ниже все эти вопросы, а также поможем в составлении соответствующего приказа.
Можно ли заключать срочный трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника?
ВРИО по Трудовому кодексу РФ
Трудовой Кодекс Российской Федерации в ст. 60.2 говорит о совмещении профессий, увеличении количества возлагаемых трудовых функций, расширении зоны влияния, а также отдельно отмечает вопросы, касающиеся исполнения обязанностей работника, который временно отсутствует, но не освобожден от работы по трудовому договору. Эта статья введена в ТК на основании Федерального закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.
Ст. 151 ТК РФ позволяет сотрудникам соглашаться на предложенную им дополнительную работу в придачу к основным обязанностям за прибавку к оплате.
Кадровики обычно понимают под ВРИО исполнение дополнительных трудовых функций вместе с основными обязанностями согласно подписанного трудового договора как по той же, так и по иной должности, предусматривающее дополнительное вознаграждение.
Поводы для введения сотрудника для ВРИО
Отсутствие сотрудника на работе, когда потребуется его временная замена, может быть вызвано различными причинами:
- любой отпуск (ежегодный, декретный, за свой счет, для обучения и т.п.);
- командировка;
- больничный лист;
- возложение общественных или государственных обязанностей (избирательная комиссия, занятость в качестве присяжного и пр.);
- любые другие обстоятельства неявки на работу, в том числе и не выясненные.
Нужно ли вносить в трудовую книжку записи об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника?
Три вещи, без которых невозможно ВРИО
Для того, чтобы замена работника была законной, нужно одновременное соблюдение трех условий.
- Письменное соглашение сторон. Без письменно оформленного согласия сотрудника (допсоглашения) работодатель не может привлечь его к замене другого работника.
- Приказ по организации. Любой вариант замены должен быть оформлен приказом руководителя по учреждению, проведенного обычным порядком.
- Назначение доплаты за дополнительный труд. Временная замена должна быть оплачена сверх обычного вознаграждения занятого сотрудника. Размер законом не оговаривается, он может рассчитываться любым способом, удобным работодателю, на который согласен работник.
К СВЕДЕНИЮ! Подпись работника об ознакомлении с приказом не является законодательным обоснованием оформления замены. Необходим и дополнительный документ, специально оформляющий согласие обеих сторон, то есть и п.1, и п.2 должны быть в наличии, не исключая и не заменяя друг друга.
Варианты временной замены
ТК РФ предоставляет работодателю выбор из нескольких возможных способов привлечения сотрудника к временному исполнению дополнительных обязанностей.
- Своими силами. Используя собственные ресурсы фирмы, можно возложить дополнительные трудовые функции на согласного и подходящего для этой цели постоянного сотрудника. При этом следует учитывать важный нюанс:
- если работнику поручили выполнять в дополнение к своей должности точно такие же, но дополнительные обязанности, такая замена будет проведена в рамках расширения зоны обслуживания или увеличения объема работы;
- если сотрудник берет на себя обязанности, связанные с другой должностью, речь пойдет о внутреннем совмещении.
- Перевод на время. Работодатель может на временной основе или даже на постоянной изменить трудовую функцию сотрудника, призванного заменить отсутсвующего (ст. 72 ТК РФ). Поменять можно должность и/или структурное подразделение на то, в котором трудился нуждающийся в замене работник.
- Перемещение. Его можно применить, если в результате условия трудового договора, подписанного сотрудником ранее, не изменяются (в таком случае, не нужно даже его согласие). Таким образом, нельзя переводить в другую местность, на другой оклад и др., но можно, к примеру, перевести работника на другой станок, в другой цех и т.п.
- Помощь со стороны. Если нельзя дополнительно загрузить «своего» сотрудника, можно пригласить для временной замены новые кадры. Совместительство (внутреннее или внешнее) допустимо применить, если заключается новый трудовой договор, но в этом случае речь идет не совсем о ВРИО. Более универсальным способом может выступить заключение срочного трудового договора (ст. 58 ТК РФ).
ВАЖНО! Работодателю следует трезво оценивать возможности сотрудника выполнять дополнительную работу вне своей основной должности.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В обычных ситуациях срок такого перевода в рамках одной организации обычно не превышает годичный срок. Но в оговоренных законом случаях, например, при переводе на декретное место, этот срок может быть увеличен.
ПРОВЕРЬТЕ! Если в трудовом договоре четко сформулировано структурное подразделение, где должен трудиться сотрудник, то перевести его в другое даже на идентичную должность без его согласия уже нельзя, так как меняются условия договора.
ВАЖНО ПОМНИТЬ! Срок действия такого оговора не может быть неопределенным, придется указать в нем или конкретную дату, или обстоятельства его расторжения (обычно указывают «до выхода основного рабтника»).
ВРИО – это не совместительство!
Путаница может возникнуть, так как у временной замены работника и совместительства есть общая черта – оба эти вида дополнительной загруженности выполняются работником, который при этом должен обеспечить обязательное выполнение и основной своей работы.
Отличия состоят в следующем:
- Трудовой Кодекс регулирует эти виды дополнительной занятости разными статьями: совместительство рассматривается в гл. 44 ТК РФ, а ВРИО – ст. 60.2;
- при совместительстве дополнительные обязанности нужно исполнять во время, не занятое основным трудом, а при ВРИО это происходит параллельно в рамках того же самого рабочего дня или смены;
- для совместительства нужен новый трудовой договор, для ВРИО достаточно письменно оформленного согласия;
- прекращение совместительства происходит только с расторжением соответствующего договора или истечением его срока, а для ВРИО возможна отмена в любое время (с предупреждением за 3 дня), как со стороны работодателя, так и занятого сотрудника.
Как составить приказ на ВРИО
ВАЖНО! Образец допсоглашения к трудовому договору на ВРИО от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Особенности формулировок в приказе зависят от выбранного способа замещения. В целом, приказ по предприятию обязательно должен содержать такие данные:
- названия основной должности и той, что принимается в рамках замещения;
- сроки выполнения дополнительной работы;
- причину отсутствия замещаемого работника, если она установлена;
- основание для оформления замещения (номер заключенного допсоглашения);
- сумму назначенной доплаты;
- подписи сторон об ознакомлении и согласии с приказом.
Пример приказа о временном замещении отсутствующего наемного работника
Общество с ограниченной ответственностью «Перекресток»
г. Тула
ПРИКАЗ № 14-7
от 12 февраля 2017 г.
О поручении дополнительных обязанностей в порядке совмещения должностей
В связи с отсутствием старшего экономиста Зарубиной Э.Л. по причине прохождения дополнительного обучения с отрывом от производства на основании ст. 60.2 и 151 ТК РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Поручить экономисту Рубинштейну О.Д. выполнение во время установленного рабочего дня наряду с его основными обязанностями, определенными пудовым договором, дополнительной трудовой функции по участку Зарубиной Э.Л. в рамках расширения зоны обслуживания.
- Установить для Рубинштейна О.Д. дополнительное ежемесячное вознаграждение за выполнения обязанностей сверх основных в порядке совмещения в размере 75% оклада Зарубиной Э.Л.
- Определить срок увеличения объема работ Рубинштейна О.Д. с 13.02.2017 до 25.03.2017 г.
ОСНОВАНИЕ: дополнительное соглашение к трудовому договору от 11.02.2017 с Рубинштейном О.Д. от 10.05.2015 г.
Генеральный директор ООО «Перекресток» /Гумиленко/ Гумиленко Н.П.
С приказом ознакомлены и согласны:
Старший экономист /Зарубина/ Зарубина Э.Л. 12.02.2017
Экономист /Рубинштейн/ Рубинштейн О.Д. 12.02.2017
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
Существует несколько способов замены отпускников:
- Совмещение. Работник совмещает свою работу и работу отпускника (ст. 60.2 ТК РФ).
- Временный перевод. Работник выполняет только обязанности отпускника (ст. 72.2 ТК РФ).
- Совместительство. Работник тратит на работу отпускника свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК РФ).
- Прием временного сотрудника. Сотрудник принимается на работу с заключением срочного договора на срок, соответствующий сроку отпуска заменяемого сотрудника (ст. 59 ТК РФ).
Расширение обязанностей или совмещение
Если один работник уходит в отпуск, то другому могут поручить выполнять его обязанности, не освобождая его от основной работы. Эта работа может соответствовать его должности или нет (ст. 60.2 ТК РФ).
Если дополнительная работа схожа с работой работника — это расширение обязанностей, если нет — совмещение.
Положена ли доплата штатному заместителю руководителя, если в отпуск уходит руководитель и его обязанности возлагаются на штатного заместителя? Ответ на вопрос дискуссионный, ведь по должностным обязанностям зам. должен «подхватить» дела руководителя во время его отсутствия. Узнайте авторитетное мнение эксперта КонсультантПлюс, бесплатно получив пробный доступ к системе.
Обязать работника выполнять дополнительную работу принудительно нельзя. Работник должен дать на это письменное согласие.
Доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оговаривается в дополнительном соглашении и может производиться за фактическую выполненную работу или рассчитываться пропорционально отработанному времени (ст. 151 ТК РФ). В приказе о совмещении необходимо указать, как оплачивается замещение на время отпуска и срок, на который оно оформляется.
Каждая из сторон трудовых отношений может их досрочно прекратить. Для этого инициатор расторжения должен за 3 рабочих дня предупредить об этом противоположную сторону в письменной форме.
Как правильно составить приказ о совмещении, читайте в статье «Приказ о совмещении должностей — образец на 2023 год».
Но может случиться так, что доплату за отсутствующего работника никто не получает. Это происходит, когда работник замещает коллегу со схожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции четко оговорены замещения такого рода. В этом случае письменное согласие работника также не требуется.
На что нужно обратить внимание при привлечении к совместительству работников своей организации, читайте в статье «Оформление совмещения должностей в одной организации».
Пример
ООО «Кукушка». В январе кассир уходит в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска его обязанности согласился выполнять второй бухгалтер.
Издается приказ о совмещении должностей. В нем указывается, что доплата за совмещение будет рассчитываться пропорционально отработанному времени.
Оклад бухгалтера равен 20 000 руб.
Оклад кассира равен 17 000 руб.
Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 17 000 руб. / 17 дн. (количество рабочих дней в январе) = 1000 руб.
Размер доплаты за 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 1000 руб. = 10 000 руб.
Итого, в январе бухгалтер получит зарплату: 20 000 руб. + 10 000 руб. = 30 000 руб.
С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить взносы.
Выполнение и оплата временного перевода
Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).
Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.
На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».
После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.
В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.
Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.
По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.
В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.
Как оформляется и оплачивается совместительство
Если расширение трудовых обязанностей невозможно, работодатель может оформить совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).
Совместительство — это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Но это время нормировано и не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени. Следить за тем, чтобы эта норма не была превышена, — обязанность работодателя. Все остальные функции остаются неизменными (ст. 282, 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство оформляют заключением отдельного трудового договора.
Подробнее о внешнем совместительстве читайте в статье «Как правильно оформить внешнее совместительство?».
Оплата труда совместителей может производиться пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объем работ. Это должно быть отражено в трудовом договоре.
Пример
В магазине «Лукошко» в феврале кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска на его место оформили совместителя.
Оклад по совмещаемой должности равен 15 120 руб.
Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 15 120 руб. × 50% / 18 дн. (количество рабочих дней в феврале) = 420 руб.
Размер оплаты 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 420 руб. = 4200 руб.
С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить налоги в фонды (30%).
Отдельные разъяснения по вопросам совмещения дают эксперты КонсультантПлюс, например:
Если у вас нет доступа к КонсультантПлюс, получите пробный доступ к системе и бесплатно узнайте ответы.
Прием временного сотрудника
Еще один из способов заменить работника, ушедшего в отпуск, — это нанять на его место нового работника, заключив с ним срочный договор (ст. 59 ТК РФ).
Этот способ замены будет предпочтителен для предприятий, на которых есть технически сложные должности. И если их пытаться совместить, может пострадать весь трудовой процесс. Например, это может быть крупное производственное предприятие. Наладчик технически сложного оборудования уходит в отпуск. Преимущества способа найма временного сотрудника очевидны: руководитель получает полноценного сотрудника, и трудовой процесс не останавливается.
Оплата, условия и срок работы оговариваются и указываются при заключении срочного трудового договора.
Итоги
Если на предприятии работник уходит в отпуск, то на его место, скорее всего, нужно будет подобрать замену. Вариантов такой замены несколько. Выбирайте тот, что удобен именно вам. Но какой бы из них вы ни выбрали, помните, что обязанностью доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника пренебрегать нельзя.
Добавить в «Нужное»
Актуально на: 12 февраля 2021 г.
Отпуска
Доплата за совмещение должностей на время отпуска
Уход работника в отпуск не должен влиять на работу организации. Поэтому, когда не удается распределить обязанности отпускника между оставшимися сотрудниками без увеличения трудовой нагрузки на них, оформляется совмещение или замещение.
Совмещение на время отпуска
Совмещение заключается в том, что выбранный работодателем работник выполняет одновременно и свою работу, и работу ушедшего в отпуск коллеги (ст. 60.2 ТК РФ).
Совмещение на время отпуска возможно только с согласия работника, которому планируется поручить исполнение трудовых обязанностей отпускника.
Оплата за совмещение на время отпуска
Работнику, совмещающему свою работу и работу отпускника, помимо собственной зарплаты, полагается доплата за совмещение. Размер данной доплаты определяется исходя из объема и специфики выполняемой дополнительной работы. Доплата устанавливается по соглашению между работником-заместителем и работодателем (ст. 151 ТК РФ). Она может быть установлена как в твердой сумме, так и, к примеру, в процентах от оклада сотрудника, ушедшего в отпуск.
Соглашение о совмещении
Дополнительное соглашение к трудовому договору при совмещении должностей на время отпуска сотрудника может быть оформлено так:
Дополнительное соглашение
к трудовому договору от 22.12.2011 № 21-ТД
г. Москва 06.04.2021
Общество с ограниченной ответственностью «Шелковый путь», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Шелкопрядова Г.С., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Сметанина Людмила Константиновна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем.
1. В связи с нахождением в ежегодном основном оплачиваемом отпуске старшего кассира Золотаревой Е.М. Работнику в период с 12.04.2021 по 25.04.2021 включительно наряду с работой, определенной трудовым договором, поручается исполнение трудовых обязанностей Золотаревой Е.М. в соответствии с ее должностной инструкцией, с которой Работник ознакомлен до подписания настоящего соглашения.
2. Работнику устанавливается доплата за совмещение должностей на время отпуска Золотаревой Е.М. в размере 10000 рублей.
3. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а Работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую Сторону в письменной форме не позднее чем за 3 (три) рабочих дня.
4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.
Подписи Сторон
Работодатель_________Г.С. Шелкопрядов
Работник__________Л.К. Сметанина
Приказ о совмещении на время отпуска
Совмещение оформляется соответствующим приказом, в котором желательно отразить:
- причину, по которой работник будет совмещать свою и чужую работу. В данном случае причиной является отпуск другого сотрудника;
- время, на которое работнику предстоит совмещать свою работу и работу отпускника;
- обязанности, которые будет исполнять работник в связи с совмещением;
- размер доплаты за совмещение.
Приказ о совмещении на время отпуска: образец
Данный приказ может выглядеть следующим образом:
ООО «Шелковый путь»
Приказ о совмещении должностей
06.04.2021 № 33
В соответствии со ст. 60.2 Трудового кодекса РФ приказываю:
1. В связи с отпуском старшего кассира Золотаревой Е.М. с 12.04.2021 по 25.04.2021 возложить обязанности старшего кассира согласно должностной инструкции в порядке совмещения должностей на бухгалтера Сметанину Л.К.
2. Установить Сметаниной Л.К. за данный период времени доплату в размере 10000 (Десять тысяч) руб.
Генеральный директор Г.С. Шелкопрядов
С приказом ознакомлена:
Бухгалтер Л.К. Сметанина
Против совмещения
должностей не возражаю Л.К. Сметанина
Доплата за совмещение и НДФЛ
Сумма доплаты, причитающаяся работнику-совместителю, облагается НДФЛ, а также страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Совмещение должностей и кадровые документы
Информация о том, что работник совмещал свою работу и работу сотрудника, находящегося в отпуске, не отражается ни в его трудовой книжке, ни в личной карточке, ни в табеле учета рабочего времени. И хотя совмещение должностей свидетельствует об определенных кадровых изменениях, подавать в связи с этим на работника СЗВ-ТД в ПФР не нужно (ст. 66.1 ТК РФ, п. 1.4 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).
Замещение на время отпуска
Замещение на время отпуска представляет собой перевод какого-либо работника на место отпускника (ст. 72.2 ТК РФ). Т.е. работник на время замещения отпускника свои трудовые обязанности не исполняет, а только выполняет работу сотрудника, ушедшего в отпуск.
Временный перевод работника оформляется письменным соглашением между работником и работодателем. Такое соглашение можно сделать по аналогии с соглашением о совмещении, заменив в нем информацию на сведения, подходящие для конкретной ситуации (например, указав размер оклада на период замещения, а также информацию о том, что в период замещения работник выполняет только работу отпускника).
Замещение сотрудника на время отпуска: оплата
Работник, замещающий коллегу на время его отпуска, получает зарплату в соответствии с выполняемой работой.
Заявление на замещение на время отпуска: образец
При замещении заявление не оформляется. Однако нужно составить приказ о замещении. Для его составления вы можете воспользоваться одной из унифицированных форм (Т-5 или Т-5а, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ). К примеру, приказ о замещении по форме Т-5 будет выглядеть так:
| Код | ||||
|---|---|---|---|---|
| Форма по ОКУД | 0301004 | |||
| ООО «Шелковый путь» по ОКПО | 45617843 | |||
| наименование организации | ||||
| Номер документа | Дата составления | |||
| Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу |
33 | 06.04.2021 | ||
| Дата | ||||
| Перевести на другую работу | с | 12.04.2021 | ||
| по | 25.04.2021 | |||
| Табельный номер | ||||
| Сметанину Людмилу Константиновну фамилия, имя, отчество |
145 | |||
| временно вид перевода (постоянно, временно) |
||||
| Прежнее место работы | Бухгалтерия структурное подразделение |
|||
| Бухгалтер должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации |
||||
| ежегодный основной оплачиваемый отпуск старшего кассира Золотаревой Е.М. причина перевода |
||||
| Новое место работы | Бухгалтерия структурное подразделение |
|||
| Старший кассир должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации |
||||
| Тарифная ставка (оклад) 45000 руб. 00 коп. цифрами |
||||
| Надбавка — руб. — коп. цифрами |
||||
| Основание: изменение к трудовому договору от «22» декабря 2011 г. № 21-ТД _____________________________________________________________________ документ (заявление, медицинское заключение и пр.) |
||||
| Руководитель организации Генеральный директор ______________ Г.С. Шелкопрядов должность личная подпись расшифровка подписи |
||||
| С приказом (распоряжением) работник ознакомлен ___________________ «6» апреля 2021 г. личная подпись |
||||
Поскольку замещение другого работника на время отпуска предполагает временный перевод, а не постоянный, то подавать на работника-«заместителя» форму СЗВ-ТД так же не нужно.
Оплата при замещении и НДФЛ
Так же, как и при совмещении, деньги, полученные работником за замещение отпускника, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке.
Традиционно осенне-зимний период сопровождается большим количеством больничных. На время болезни работника его функции можно перепоручить.
В небольших фирмах вопрос замещения работника, который заболел, не столь уж актуален. Как правило, в небольших коллективах работники взаимозаменяемы, и без лишних указаний со стороны руководства заменяют друг друга. В средних и больших компаниях, где всё зарегламентировано, работники строго исполняют только свои функции, редко по своей инициативе берут на себя чужие обязанности, без указания руководителя не будут замещать заболевшего.
Роструд в ответе на вопрос о передаче обязанностей заболевшего другому работнику подчеркивал (ответ с «Онлайнинспекция.РФ», октябрь 2021 г.), что Трудовой кодекс позволяет руководителю компании поручить работнику выполнение дополнительных обязанностей в течение рабочего дня наряду с его основными.
Если в трудовом договоре или должностной инструкции работника не предусмотрено, что он обязан выполнять обязанности временно отсутствующих коллег, поручить ему дополнительную работу можно только:
- во-первых, с его письменного согласия;
- во-вторых, за дополнительную плату.
Если в трудовом договоре ли должностной инструкции работника предусмотрено исполнение обязанностей временно отсутствующих коллег, дополнительная оплата за увеличение объема работ не полагается, и согласие работника тоже не нужно.
Как передать работнику дополнительные обязанности заболевшего
Если в трудовом договоре или должностной инструкции не предусмотрено замещение коллег, которые находятся на больничном, а работу заболевшего нужно передать другому работнику, оформить это можно одним из двух способов, разрешенных статьями 60.2 (совмещение) и 72.2 (перевод) ТК РФ.
Варианты передачи функций заболевшего работника его коллегам
- Временный перевод на должность работника, который ушел на больничный, на основании статьи 72.2 ТК РФ.
- Совмещение должностей (своих и заболевшего) на основании статьи 60.2 ТК РФ. Этот вариант удобен, если объем дополнительных обязанностей небольшой.
- Найм на работу нового сотрудника. Этот вариант удобен только в том случае, если болезнь работника продлится несколько месяцев, например, предстоит сложная операция и т.п.
Перевод сотрудника на должность заболевшего (замещение)
В этом случае сотрудник, который замещает больного, выполняет только работу заболевшего коллеги и получает зарплату в соответствии с выполняемой работой. Если новая работа сложнее или больше по объему за нее может быть назначена зарплата в большем размере, который устанавливается в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Заставить одного работника «перевестить» на должность другого нельзя. Порядок перевода регламентирован статьей 72.2 ТК РФ. Перевод оформляется только с согласия работника, кроме чрезвычайных ситуаций (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ). И совершенно недопустим перевод работника на другую должность, если у него есть противопоказания по состоянию здоровья.
Если руководитель и работник согласны на перевод, нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о замещении на время больничного.
Период замещения равен периоду болезни работника. Но, нужно иметь в виду, что в ТК РФ установлен максимальный срок замещения – это 1 год.
Если дата выхода заболевшего сотрудника не известна, в допсоглашении нужно указать, что замещение проводится до того момента, как основной работник выйдет с больничного.
Никаких записей в трудовую книжку вносить не нужно и сдавать СЗВ-ТД тоже не нужно.
Приказ о замещении
Вы вправе разработать собственную форму приказа о замещении или воспользоваться унифицированными формами: Т-5 или Т-5а.
Сотрудника нужно ознакомить с приказом под роспись.
Образец приказа о замещении
Общество с ограниченной ответственностью «Название»
ПРИКАЗ № ___
от «___»_______2022 г.
О возложении обязанностей временно отсутствующего работника
В связи с временной нетрудоспособностью главного бухгалтера Фамилия И.О.
ПРИКАЗЫВАЮ:
Возложить на Фамилия И.О. исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера Фамилия И.О. без освобождения ее от основной работы по должности бухгалтера, предусмотренной трудовым договором от «___»_______2022 № ___
Срок возложения обязанностей, указанных в п. 1 настоящего приказа: от «___»_______2022 № ___ до даты окончания периода временной нетрудоспособности Фамилия И.О. включительно.
За выполнение дополнительной работы по должности главного бухгалтера Фамилия И.О. производить ежемесячную доплату в размере _____________________ (______________) руб.
Бухгалтеру по расчету заработной платы Фамилия И.О. при начислении зарплаты руководствоваться настоящим приказом.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Основание: дополнительное соглашение от «___»_______2022 № ___ к трудовому договору от «___»_______2022 № ___.
Генеральный директор _____________________ Фамилия И.О.
С приказом ознакомлены:
Совмещение своих обязанностей и заболевшего работника
Совмещение означает, что сотрудник помимо своей работы в течение рабочего дня исполняет еще и обязанности сотрудника, находящегося на больничном. Совмещение регулируется статьей 60.2 ТК РФ.
Этот способ подойдет в том случае, если объем дополнительно работы относительно небольшой, и работник в состоянии выполнять свои обязанности и обязанности заболевшего.
За совмещение работнику к его основной зарплате доплачивается сумма, размер которой определяется на основании соглашения между работником и работодателем.
Так же, как и при замещении (переводе), с работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем помимо срока совмещения прописывается размер доплаты (ст. 151 ТК РФ) за увеличенный объем его работы. Сумма доплаты может быть любой, в законодательстве этот момент не урегулирован.
В трудовую книжку никаких записей вносить не нужно.
Приказ о совмещении
Унифицированная форма приказа о совмещении должностей не установлена. Вы можете составить приказ в свободной форме с учетом всех требований и обстоятельств или доработать форму Т-1, утвержденную Госкомстатом.
Образец Приказа о совмещении
Общество с ограниченной ответственностью «Название»
ПРИКАЗ № ____
«___»___________ 2022 г
О совмещении профессий (должностей)
В связи с болезнью главного бухгалтера (или, например, увольнением главного бухгалтера) на период до назначения нового главного бухгалтера в соответствии со статьей 151 Трудового кодекса РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
Возложить исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей на Фамилия И.О. с ее согласия с «___»___________ 2022 г. до того момента, как основной работник выйдет с больничного (или, например, до назначения нового главного бухгалтера).
Установить доплату за совмещение должностей в размере _______ процентов оклада по совмещаемой должности.
Бухгалтерии при начислении зарплаты руководствоваться настоящим приказом.
Отделу кадров ознакомить Фамилия И.О. с настоящим приказом под подпись.
Основание: дополнительное соглашение № __ к трудовому договору от «___»________ 2022 г
Директор
__________________
Фамилия И.О
С приказом ознакомлен(а):
Должность
_____________________
Фамилия И.О.
«___»___________ 2022 г.
Если выполнение работы заболевшего коллеги предусмотрено трудовым договором
Если в трудовом договоре работника прямо прописано, что он исполняет обязанности другого работника на время его болезни, никаких приказов и дополнительных соглашений не нужно. В этом случае, достаточно проинформировать работника, о том, что его коллега заболел.
При заключении трудового договора определяется круг обязанностей каждого работника. Если он не может их выполнять, нарушается нормальный ход работы организации. В статье расскажем, как грамотно оформить возложение обязанностей директора и секретаря на период их отпуска, какую роль играет приказ о передаче полномочий и доверенность.
Способы замещения отсутствующего работника
Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) предусматривает четыре способа оформления замещения отсутствующего работника. Их различия мы упорядочили в Таблице 1.
Если в отпуск уходят директор или секретарь, чаще всего оформляют совмещение должностей. Этот вариант имеет неоспоримые преимущества:
- обязанности выполняет «свой» человек, знающий специфику работы;
- проще оформить документы;
- работа по замещаемой должности выполняется в привычное рабочее время;
- работник не освобождается от выполнения обязанностей по прежней должности, ход работы организации не останавливается.
Как возложить обязанности секретаря на другого работника?
Рассмотрим ситуацию, когда секретарь уходит в отпуск, а его обязанности поручают другому работнику в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ.
Для поручения дополнительной работы следует оформить:
- дополнительное соглашение к трудовому договору;
- приказ о совмещении должностей;
- доступ к персональным данным (конфиденциальной информации (при необходимости)), если работник, который будет замещать секретаря, еще не имеет права на доступ;
- доверенность на получение документов (например, писем на почте), которые раньше имел право получать только секретарь.
Как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору?
ТК РФ не содержит прямого требования обязательно оформлять соглашение к трудовому договору при поручении работнику дополнительной работы. В статье 60.2 ТК РФ говорится только о письменном согласии работника.
Статья 151 ТК РФ, которая регулирует оплату за дополнительную работу, также не содержит требования оформлять соглашение именно в письменном виде.
Получается, что соглашение к трудовому договору о совмещении должностей может отсутствовать, ведь договориться о размере доплаты стороны могут устно, а свое согласие выполнять определенный объем работы работник может выразить на предложении дополнительной работы или путем оформления отдельного документа. То есть какой-то документ все же оформить надо. Однако на практике предпочтение отдают дополнительному соглашению к трудовому договору (Пример 1). Этот документ закрывает все вопросы и больше отвечает интересам работника, поскольку опыт работы по другой должности не отражается в его трудовой книжке (и соответственно, в сведениях о трудовой деятельности), а для человека важно показать свою компетентность и опыт работы в другой сфере.
Дополнительное соглашение к трудовому договору – это как раз тот документ, который остается у работника и подтверждает срок выполнения и объем работы по другой должности. В соглашении к трудовому договору надо указать:
- содержание дополнительной работы (перечислить конкретные обязанности, которые будет выполнять работник);
- срок, на который поручено выполнять дополнительную работу;
- размер доплаты за совмещение должностей.
Доплату можно установить разными способами (Таблица 2). Работодатель вправе выбрать любой вариант. Если кроме оклада заработная плата работника включает премии, компенсационные и стимулирующие выплаты, в соглашении лучше указать, начисляются ли они на доплату за работу по совмещению должностей. А вот районный коэффициент и процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях начисляются обязательно[1].
Доплата должна соответствовать объему и содержанию дополнительной работы. В дополнительном соглашении к трудовому договору о совмещении должностей (Пример 1) работнику поручили примерно половину обязанностей, которые зафиксированы в должностной инструкции секретаря, поэтому и доплата составляет не полный оклад.
Законодательство не ограничивает размер доплаты. Если работник будет успевать выполнять обязанности по совмещаемой должности в полном объеме (что в реальности трудновыполнимо, поскольку надо еще делать и свою обычную работу), можно установить доплату даже в размере 100 %.
[1] См. Письмо Роструда от 19.02.2021 № ПГ/01549-6-1.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2021.