Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.
Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:
Нормативные акты
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».
Требования для государственных учреждений
Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:
- документы необходимо скрепить в 3 дырки;
- расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
- сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
- на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.
Как правильно прошивать документы
Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.
В 2 прокола
Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.
Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.
Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:
В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.
После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.
На 3 дырки
Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:
- Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
- Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
- Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
- На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
- После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото
Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:
На 4 дырки
Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.
Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:
Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.
- Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
- Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
- После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
- Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
- В крайний прокол с тыльной стороны
- С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
- И соединяем концы нитки
- При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
- Остается завязать нитку узлом
- Обрезать лишнюю длину концов нитки
Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).
На уголок
Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.
Видео — образец сшивки документов через уголок:
Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Как заверить прошитый документ
После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.
На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.
Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.
Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.
Исправления
При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:
- не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
- допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.
Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:
Содержание
- Как прошить документы нитками в 2, 3, 4, 5 дырок?
- Необходимые инструменты для прошивки документов
- Регламент процесса прошивки документов
- Требования к прошивке документов нитками
- Прочность и надежность прошивки документов
- Возможные проблемы и их решения при прошивке документов
- Важные моменты и рекомендации при прошивке документов
Прошивка документов нитками в 2, 3, 4 или 5 дырок является одним из способов крепления нескольких листов бумаги вместе без использования степлера или скобы. Такой способ крепления обеспечивает долговечность и надежность соединения, а также позволяет легко открыть и просмотреть содержимое документа.
Для прошивки документов нитками потребуются следующие инструменты: игла с острым концом, специальные прошивальные нитки, перфоратор для отверстий и деревянная подставка для удобного размещения документов. Игла должна быть достаточно прочной, чтобы прошивка была надежной, и иметь острый кончик для легкого прокола бумаги.
Процесс прошивки начинается с перфоратором, которым делаются отверстия на левой стороне документа. Отверстия должны быть равномерно расположены и иметь одинаковый диаметр. После перфорации документ крепится к деревянной подставке с помощью зажимов, чтобы облегчить процесс прошивки.
После этого берется игла с прошивальной нитью и ветвь нити вставляется в одно из отверстий. Затем игла протаскивается через остальные отверстия, создавая рядом ниток, которые образуют прошивку. Нитки должны быть достаточно туго затянутыми, чтобы документы не разъезжались, но при этом не слишком туго, чтобы не повредить бумагу.
Правильное прошивание документов нитками является важным требованием в некоторых организациях и учебных заведениях. Оно помогает сохранить четкость и порядок в документах, а также предотвращает их случайное разрывание или потерю.
Прошивка документов нитками в две, три, четыре или пять дырок является одним из наиболее распространенных способов их скрепления. Для прошивки вам потребуется набор необходимых инструментов.
Основным инструментом для прошивки является игла. Она должна быть тонкой и острым концом, чтобы легко проходить через дырки в документах. Также понадобится нитка или шнур достаточной длины, чтобы прочно скрепить все страницы документа.
Процесс прошивки начинается с выравнивания страниц документа. Расставьте дырки на страницах таким образом, чтобы они совпали между собой. Затем проколите дырки иглой, прокладывая ее через все страницы документа.
Выберите конец нитки и протяните его через первую дырку снизу вверх. Затем протяните нитку через следующую дырку снизу вверх и затем обратно через предыдущую дырку. Продолжайте этот процесс, пока не пройдете через все дырки.
После прошивки нитку нужно завязать в узел. Проделайте это несколько раз, чтобы узел был надежным и надежно закрепил нитку. Проверьте, чтобы все страницы документа были тщательно скреплены и не соскальзывали.
Теперь ваш документ прошит и готов к использованию. Такой способ скрепления документов нитками обеспечивает надежность и удобство при работе с ними.
Необходимые инструменты для прошивки документов
Для прошивки документов нитками в 2, 3, 4 или 5 дырок требуется набор необходимых инструментов. Независимо от количества дырок, оснастка для прошивки включает в себя:
- Штамповку: это механизм, позволяющий делать отверстия в документе. Штамповка может быть ручной или электрической и выбирается в зависимости от интенсивности прошивки.
- Перфоратор: это небольшой инструмент с острыми зубцами, который используется для снятия небольшого квадратного отрезка из документа для создания дырок.
- Ножницы: необходимы для обрезки документов до необходимого размера перед прошивкой. Ножницы должны быть острыми, чтобы легко справляться с различными типами бумаги.
- Нитки для прошивки: основной материал, который используется для прошивки документов в дырки. Нитки должны быть прочными и выдерживать требуемую нагрузку.
- Иголки: используются для продевания ниток через различные дырки в документах. Иголки должны быть тонкими, но прочными, чтобы не повредить бумагу.
Помимо основных инструментов, также могут понадобиться дополнительные материалы, такие как клей или скотч для фиксации концов ниток, и маркеры или этикетки для обозначения прошитых документов.
Регламент процесса прошивки документов
Прошивка документов является важным и неотъемлемым шагом в их оформлении. Этот процесс позволяет гарантировать сохранность и целостность документов. Для выполнения прошивки необходимы определенные инструменты и соблюдение регламента.
Инструменты для прошивки документов:
- Полые иглы различных размеров для прокалывания дырок в документах.
- Нитки из прочного материала, совместимого с типом документов, которые необходимо прошить.
- Ножницы для подготовки ниток и отрезания излишков после прошивки.
Регламент процесса прошивки документов:
- Подготовьте документы для прошивки: выравняйте их края, уберите излишки бумаги.
- Выберите необходимое количество дырок в зависимости от объема документа и его типа.
- Определите расположение дырок на документах и отметьте их места.
- Проколите дырки с помощью полых игл, обеспечивая равномерное расположение и соблюдение отмеченных мест.
- Подготовьте нитки, согласно длине и количеству документов.
- Прошейте документы, пропуская нить через дырки и делая узлы для закрепления.
- Проверьте надежность прошивки, убедитесь, что документы не ослабнут и не выпадут.
- Отрежьте излишки ниток с помощью ножниц.
- Убедитесь, что прошитые документы легко открываются и закрываются без ограничений.
Соблюдение данного регламента позволяет прошивать документы профессионально и качественно. Регулярная проверка и обновление инструментов также важны для успешной прошивки.
Требования к прошивке документов нитками
Прошивка документов нитками является важным этапом их оформления, поэтому необходимо соблюдать определенные требования для обеспечения сохранности и надежности прошитых материалов.
1. Выбор ниток и иглы: Для прошивки документов рекомендуется использовать прочные нитки, соответствующие качеству бумаги. Игла должна быть острая и прочная, чтобы обеспечить легкое прокалывание бумаги и надежное крепление ниток.
2. Количество дырок: Количество дырок, через которые следует прошивать документы, может варьироваться от 2 до 5 в зависимости от их объема и размера. Важно учитывать, что чем больше дырок, тем более надежной будет прошивка в долгосрочной перспективе.
3. Расстояние между дырками: Расстояние между дырками должно быть равномерным и составлять примерно 2-3 сантиметра. Это обеспечит равномерное распределение нагрузки на нитки и предотвратит их растяжение или вырывание.
4. Порядок прошивки: Для обеспечения удобства использования и сохранности документов, рекомендуется прошивать их в порядке увеличения номеров страниц. Такой подход облегчит навигацию и предотвратит возможные потери страниц.
5. Надлежащее крепление: Нитки должны быть плотно затянуты и надежно зафиксированы на обратной стороне документа, чтобы избежать их самопроизвольного разрыва. Рекомендуется завязывать узлы или использовать специальные фиксаторы для ниток.
6. Документация: Важно вести документацию о прошивке, указывая дату, номер документа и другую необходимую информацию. Это облегчит поиск нужных документов в будущем и поможет поддерживать систему учета в порядке.
Соблюдение требований к прошивке документов нитками гарантирует их сохранность и облегчает их использование в долгосрочной перспективе. Учет этих факторов также позволяет сделать прошивку более надежной и удобной для пользователей.
Прочность и надежность прошивки документов
Прошивка документов нитками — это надежный и проверенный способ укрепления их структуры. Важным аспектом процесса является прочность такой прошивки, обеспечивающая сохранность документов в течение длительного времени.
Одним из ключевых факторов, влияющих на прочность прошивки, является количество дырок, через которые проходят нитки. Зависит от количества дырок и промежутка между ними прочность всей конструкции. Важно учесть, что чем больше дырок, тем более надежной будет прошивка.
Выбор правильного инструмента для прошивки также имеет значение. Это может быть специальный инструмент с ручкой и колышками, которые облегчают задачу прошивки документов. Такой инструмент обеспечивает ровные и аккуратные отверстия, что повышает прочность прошивки.
Регламент и требования к прошивке документов также влияют на ее прочность. Важно следовать рекомендациям и правилам процесса прошивки, чтобы избежать деформации и повреждения документов. Например, регламент может предусматривать равное расстояние между дырками и использование специальной нитки определенной прочности.
Для улучшения прочности и надежности прошивки документов также можно использовать дополнительные элементы. Например, плоские металлические скобы или клеевые полосы, которые дополняют ниточную прошивку и повышают уровень защиты документов.
- В итоге, прочность и надежность прошивки документов напрямую зависит от:
- Количества дырок и промежутка между ними;
- Выбора правильного инструмента для прошивки;
- Соблюдения регламента и требований;
- Использования дополнительных элементов — скоб или клеевых полос.
Соблюдение всех этих факторов способствует созданию прочной и надежной прошивки, благодаря которой документы будут сохранять свою целостность на протяжении длительного времени.
Возможные проблемы и их решения при прошивке документов
При прошивке документов с использованием ниток возможны некоторые проблемы, которые могут затруднить процесс или привести к ошибкам:
- Отсутствие необходимого инструмента. Возможно, у вас не окажется подходящего инструмента для прошивки документов в нужном количестве дырок. В таком случае, стоит обратиться в офисные или хобби-магазины, где обычно продаются специальные проточки для пробивки дырок.
- Неправильная последовательность дырок. Если вы ошибочно пробили дырки в неверной последовательности, это может привести к тому, что документы будут неудобны в использовании или выглядеть неряшливо. В таком случае, лучше перепроверить и тщательно продумать порядок дырок перед тем, как начать прошивку.
- Превышение максимального количества страниц. Если вы пытаетесь прошить слишком большое количество страниц, нитки могут не справиться с нагрузкой и порваться. Чтобы избежать такой ситуации, стоит ограничиться определенным количеством листов и разделить документы на несколько частей, если это необходимо.
- Неправильная натяжка ниток. Если вы натянули нитки слишком сильно или, наоборот, слишком слабо, это может привести к тому, что документы будут выглядеть неровно или надежность прошивки будет недостаточной. Рекомендуется проверять натяжку ниток, чтобы достичь оптимального результата.
Понимая потенциальные проблемы и заранее предусмотрев их возможные решения, вы сможете прошивать документы более эффективно и качественно. Уделите достаточно времени подготовке и тщательно продумайте каждый шаг перед тем, как приступать к процессу прошивки.
Важные моменты и рекомендации при прошивке документов
При прошивке документов нитками необходимо учитывать несколько важных моментов, которые помогут обеспечить надежное крепление и удобство работы с документами.
Перед началом прошивки рекомендуется проверить состояние дырок на документах. В случае, если дырки затерты или неравномерные, рекомендуется использовать специальные перфораторы для получения ровных отверстий.
Для прошивки документов нитками можно использовать различные инструменты, включая перфораторы, специальные иглы и нитки. Иглы должны быть острыми и прочными, чтобы без проблем прокалывать бумагу, а нитки должны быть прочными и долговечными.
При прошивке рекомендуется уделять внимание правильности порядка документов. Отсортированные и выровненные документы обеспечат аккуратный и удобный вид, а также помогут предотвратить ошибки при дальнейшей работе с ними.
Для удобства организации документов можно использовать различные подходы, например, использование цветных ниток или наклеек. Это поможет быстро находить нужный документ и организовать документацию.
Важно помнить, что при прошивке документов нитками требуется аккуратность и внимательность. Неправильные или неровные отверстия, недостаточное натяжение ниток или их излишнее натяжение могут привести к повреждению документов или усложнить последующую работу с ними.
Соблюдение указанных рекомендаций и забота о правильной прошивке документов нитками помогут сохранить документацию в хорошем состоянии и обеспечить удобство при работе с ней.
Расскажем подробнее.
Как надо прошивать документы
Прошивка многостраничного документа как способ скрепления листов с целью обеспечения его целостности зависит от целей применения такого документа. В общем делопроизводстве руководствуются опытом лучших практик.
Общие правила
Если необходимо прошить один многостраничный документ или удостоверить копию многостраничного документа, то листы достаточно прошить на два прокола (это самый простой вариант).
От середины листа бумаги отмечаем вверх и вниз по 40 мм точки для проколов с учетом размеров полей (левое – 20 или 35 мм), расстояние между верхним и нижним проколом должно быть 80 мм.
Обратите внимание: нить из натуральных материалов (лен, хлопок) вводится в проколы. Концы нити связываются на обороте последнего листа, далее место узла и шире закрывается отдельным листом бумаги небольшого формата, на котором оформляется отметка об удостоверении, например, сшива копии или удостоверительная надпись с указанием номера экземпляра и количества листов документа с ограничением доступа.
В отметке используется типовая фраза «Прошито и пронумеровано…», указывается цифрами и прописью количество листов. При необходимости подпись лица, удостоверившего сшив, дополнительно удостоверяется специальной печатью организации.
Хотя для данных целей можно использовать и более сложный вариант сшива – на три прокола.
Сшив на три прокола еще применяют, когда хотят прошить несколько документов и сохранить их как первичный комплекс, досье в состоянии текущего оперативного хранения как отдельный сшив (например, так обычно делает бухгалтерия в процессе работы с бухгалтерскими документами дня).
С учетом размеров полей первый прокол делается в середине стопки листов, а два других – на расстоянии 40 мм от центрального прокола. Концы натуральной нити потом выводятся через срединный прокол, охватывают нить, стягиваются и связываются в узел.
Не каждый сшив удостоверяется – зависит от того, с какой целью он делается.
Прошивка для архива
В процессе подготовки документов к архивному хранению прошивка включается в технологию обязательной архивно-технической обработки дел. Обратите внимание Дела прошиваются на четыре прокола, таким образом изготавливается «архивный сшив».
Только при полном оформлении дела (дела постоянного хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет) оно сначала прошивается, а потом переплетается по типографской технологии с корешком, на котором потом будут нанесены поисковые данные дела.
А при частичном оформлении дела (дела временного до 10 лет срока хранения) дело прошивается вместе с картонными обложками, которые накладываются сверху на будущее дело-сшив.
Верхний и нижний проколы (с учетом размеров полей) делаются на расстоянии 30 мм от границ верхнего и нижнего полей пачки, два средних прокола делаются на расстоянии 80 мм от верхнего и нижнего проколов, расстояние между ними также составляет примерно 80 мм.
Технический сшив делается двумя способами: только одной иглой и одной ниткой или одной ниткой, но двумя иглами. Нить используется натуральная, ее концы затягиваются и связываются на тыльной стороне сшива (пачки-дела).
Этим же способом на четыре прокола (с картонной обложкой или без неё) рекомендуют также прошивать бухгалтерские документы дня или дела с иными первичными учетными документами, имеющими в основном пятилетний срок хранения.
А для обработки дел постоянного хранения и по личному составу советуем все-таки заключить договор с архивной компанией, которая может выполнить такую трудоёмкую и действительно пыльную работу, требующую применения дрели, струбцины и т .п.
Обратите внимание: прошивка документов регламентируется, но только в отдельных сферах деятельности, т. е. в специальном делопроизводстве.
Например, есть Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. постановлением Пленума ВАС от 25.12.2013 № 100. В ней есть такое правило про сшив копии судебного акта (п. 10.2):
«Все листы копии прошиваются на два прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии, заклеиваются бумажной наклейкой (в виде круга, квадрата, прямоугольника, размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм) и опечатываются печатью суда. Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, наименование должности лица, удостоверившего подлинность документа, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату».
П п. 6.10 Инструкции о порядке обеспечения бланками исполнительных листов и их приема, учета, хранения, использования и уничтожения в федеральных судах общей юрисдикции и федеральных арбитражных судах (утв. приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28.12.2015 № 399) про сшив исполнительных листов сказано следующее:
«Все листы документа прошиваются на два прокола в верхнем левом углу через левый и верхний край листа прочной нитью (не менее двух оборотов в каждую сторону), концы которой связываются и выводятся на оборотную сторону последнего листа. Прошивка также может быть осуществлена методом вальцовки с пропуском в образовавшееся металлическое кольцо прочной нити не менее двух оборотов на каждую сторону листа. Место прошивки заклеивается бумажной наклейкой (прямоугольной или квадратной формы, примерным размером от 45 до 55 мм на 35 до 45 мм), содержащей следующую удостоверительную надпись…».
Есть разъяснения в письме Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336:
«При формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендуется учитывать следующее:
-
сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;
-
все листы в сшиве прошиваются на 2–4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2–2,5 см».
Если говорить про архивный сшив дела на четыре прокола, то данное правило давно выработала практика, однако оно не включено в действующие документы, регламентирующие архивное дело.
Раньше прошивали на три прокола, но заметили, что документы меньшего формата, чем А4, часто оказывались захвачены только одним проколом. Большинство документов, которые меньше стандартного формата А4, оказываются вдвое меньше него. На практике заметили, что при прошивке дела на четыре прокола документ этого А5 формата прошивается минимум в двух местах, и этого оказывается достаточно, чтобы документ «не танцевал» внутри сшива.
Есть специфические дела, например, в бухгалтерии, где много документов еще меньшего размера, чем формат А5. Такие дела могут прошить и на большее число проколов.
Подшивку документации используют для систематизации значительных объемов бумаг в офисе, архиве. Она практикуется в делопроизводстве. Сам процесс систематизации считается важным организационным моментом, поэтому ответственное лицо должно знать, как прошить документы нитками. Сложностей в скреплении бумаг нет, но прошнуровывать документы нужно правильно.
Неправильная подшивка опасна такими последствиями:
- Документация не будет принята на хранение в гос. органы, архив.
- Отказ от сотрудничества с вашей компанией.
- Подмена официальных документов.
Какую документацию нужно прошивать
Прошивку проводят с целью предупреждения потери файлов, замены листов. Проведенная работа способствует защите от подделок, легкому хранению целостности документации, систематизации бумаг. Обычно скрепляют лишь многостраничные дела, которые стоит передать в соответствующие органы.
Сшивать следует нижеперечисленные дела:
- Архивные.
- Бухгалтерские.
- Корреспонденция.
- Копии, переводы, которые были нотариально удостоверенные.
- Штатное расписание.
- Кадровые приказы.
- Бумаги, подлежащие проверке.
Прежде, чем сшить документы, проследите, чтобы среди других файлов не оставались те, которые могут потребовать налоговая при проверке или ФНС (для отчета).
Как правильно прошить документы по ГОСТ
Прошивка документов не осуществляется по единому регламенту. В ГОСТ Р 7.0.8. — 2013 «Делопроизводство и архивное дело» указаны общие требования. Описание процедуры отсутствует.
Рассматриваемый процесс регулируется рекомендациями Росархива. Пункт 3.5.3 отмечает, что при оформлении документов предусматривается их подшивка, переплет.
Чтобы прошить документацию правильно, стоит придерживаться отраслевых нормативных актов, в которых описаны правила, по которым прошивают официальные документы. Представляем перечень этих нормативных актов:
- Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм.
- Типовая инструкция по делопроизводству.
- Инструкции по документированию Центробанка России.
Необходимые инструменты
При прошивке бумаг понадобятся специальные канцтовары (канцелярский клей, ножницы, игла, дырокол, нитки).
Сшивать документацию можно несколькими способами (зависит от толщины дела):
- Скрепление нитью. Можно использовать при скреплении незначительного объема листов. Используют дырокол, иглу, шило. Нитка закрепляется посредством наклейки с заверительной надписью.
- Использование переплетной машинки. Эти варианты оборудования используют в типографии.
- Применение шуруповерта, плотной веревки, тесьмы.
Прошивка документов
Прежде, чем начать прошивание нужных деловых бумаг, их нужно подготовить. Для этого следует выполнить по порядку такие действия:
- Удаление скрепок, скоб.
- Сортировка листов по дате, проставляются номера на листах.
- Подготовка обложки.
- Проверка нумерации на листах, размещение бумаг в ровные стопки.
Прошивать документацию можно в несколько проколов (2, 3, 4). Рассмотрим каждый из указанных вариантов подробнее.
Два прокола
Для сшивания бумаг в 2 дырки понадобятся такие инструменты: нитка, дырокол. Также можно воспользоваться толстой иглой. Протыкать отверстие следует вдоль левого края. При этом от края делают отступ на 1 см.
Через выполненные проколы продеваем нить, формируя петлю между отверстиями. Ее края завязывайте узлом, затем сложите вместе, приклейте к тыльной стороне листа пломбой (кусок прямоугольной бумаги белого цвета, размер пломбы 8х5 см.). Делайте надпись на файле: «Пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Также указываются инициалы, фамилия ответственного лица, ставится его роспись, указывается дата.
Три прокола
Подготовка стопки бумаг проводится точно таким же образом, как и для подшивания в два прокола (листы слаживают, выравнивают). Затем выполняются три прокола, расположенные по одной прямой. Чтобы продеть нитку в сформированные отверстия, используйте иглу с большим ушком. Концы следует оставлять с тыльной стороны документа. Их обязательно связывают узелком, подравнивают, фиксируют посредством бумажной пломбы.
Четыре прокола
Подготовка документации, как всегда предшествует процессу прокалывания отверстий. В сложенных в стопку листах выполняют четыре отверстия. Между ними следует соблюдать расстояние в 1,5–2 сантиметра.
Нить вводят в третье отверстие с задней стороны, а затем ведут по лицевой части в четвертую дырку. После этого нить направляется снова в третье отверстие (с обратной стороны), выходит на лицевую часть листа и направляется во второе отверстие. Выходит нить с тыльной стороны второй дырки, а уходит в первое отверстие с лица листа. Потом она проходит на тыльную сторону документации со второй дырки. Концы веревки завязывают узелком, пломбируют.
