Как построить доклад руководству - Большая энциклопедия инструкций и руководств

Описан оптимальный алгоритм сбора и подготовки документов на рассмотрение руководителю (на подпись, утверждение, проставление резолюции) – это позволит экономить драгоценное время и силы руководителя. Показываем, как распределить обязанности между отделом делопроизводства и личным помощником руководителя. Как перенести этот логичный сценарий в СЭД.

Чтобы снять избыточную и неоправданную нагрузку по рассмотрению документов с руководителя, обычно применяются следующие процедуры:

предварительное рассмотрение поступивших документов предусматривает их распределение:

на те, которые требуют обязательного рассмотрения именно руководителем;
и те, которые должны быть направлены на рассмотрение его заместителям или иным работникам структурных подразделений и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется квалифицированным работником, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного на предприятии распределения обязанностей и делегирования полномочий. Основанием для принятия решения является прежде всего содержание документа, а не его адресация руководителю;

делегирование права подписи документов. Данная процедура относится к внутреннему и исходящему документопотокам. Не всегда целесообразно тратить время руководителя на проставление подписи на каждом документе. Решением в данной ситуации является делегирование права подписи определенных категорий документов должностным лицам предприятия. Оформляется это право доверенностью и приказом.

Тем не менее всегда остаются документы, которые необходимо подать на рассмотрение именно руководителю организации. Но и в этой задаче вы можете ему помочь, повысив комфорт работы с такими документами и снизив риски принятия неверных решений – необходимо тщательно проверить и подготовить документы для доклада руководителю. Особенно актуальна данная функция при больших объемах документооборота или если руководитель желает лично принимать решения по максимуму документов (не делегирует). Такая практика не редкость и обусловлена, например, желанием руководителя отслеживать все процессы, участвовать во всей цепочке принятия решений и пр.

Технология подготовки бумажных документов для рассмотрения руководителем

Давайте сначала подробно разберем технологию процесса, а затем – варианты распределения обязанностей среди работников предприятия в рамках данной функции.

Несмотря на то что электронный документооборот набирает темпы, практически на каждом предприятии в достаточном количестве имеются бумажные документы: это и договоры, и переписка с контрагентами, и другие виды документов (те, что прошли согласование в электронном виде, но на рассмотрение руководителю подаются на бумаге).

Технологию сбора, проверки, подготовки и передачи на рассмотрение документов для доклада руководителю целесообразно проработать и утвердить в виде локального нормативного акта (либо отдельного регламента или раздела в Инструкции по делопроизводству). Что там стоит закрепить:

1. Четко установить место и время начала и окончания передачи документов работниками структурных подразделений. Как правило, это специально отведенная зона в помещении отдела делопроизводства 2 . Каждое подразделение может иметь отдельно выделенную ячейку, в которую его исполнители помещают документы. Необходимое условие – ячейки для сбора документов должны хорошо просматриваться с рабочего места ответственного работника ОД и исключать возможность несанкционированного доступа к документам.

Плохой отчет может стоить вам карьеры.Сергей Бурых рассказывает, как залезть в голову босса, и делится готовым шаблоном для успешного отчета.

Из диалога на отчете:
Босс, — Каким методом вы изучаете рынок?
Ответ, — Методом перманентного сканирования!

Доклад руководителю, или Как залезть в голову своего босса

Доклад руководителю ― это стресс для любого работника, даже если отчеты и носят регулярный характер. Проведение отчета в виде устного доклада при помощи заранее подготовленного и выученного рассказа на пять-десять минут ― это способ рассказать о вашей работе боссу и скорректировать тактику и планы работы в соответствии с целями и стратегией, носителем которых является ваш руководитель.

С помощью отчета работник и руководитель получают необходимую им информацию, которая нужна для анализа, планирования деятельности и оценки деятельности как сотрудника, так и подразделения. Особая роль здесь отводится сбытовым подразделениям, как центрам прибыли предприятия.

Контроль деятельности сотрудников сбыта позволяет руководителю своевременно принимать меры для координации работы своих подчиненных и рационально распределять имеющиеся в наличии ресурсы. Простой отчет об объемах продаж не может удовлетворять руководителя, ибо количественные показатели не отражают всех аспектов торговой деятельности. Применение для контроля только этих показателей снижает эффективность управления, так как руководство узнает об упущенных продажах уже тогда, когда перспективные сделки сорвалась, а выход на новые территориальные рынки замедлился, и у потенциальных клиентов сложилось негативное впечатление о продукции компании.

Неправильная подготовка сотрудника к отчету лишает руководителя достоверной и актуальной информации для принятия решения, а также вызывает в процессе доклада массу наводящих и уточняющих вопросов. Это еще больше усугубляет ситуацию, так как мысль докладчика сбивается, и его память лихорадочно начинает искать ответы на заданные вопросы.

Специалисты рекомендуют правильно составить отчет о своей работе и с этой целью всегда иметь план доклада. Советуют также подготовить шаблон, в который впоследствии заносить актуальные результаты и данные.

А как влезть в голову босса, спросите вы?

Есть такой способ и без хирургического вмешательства! Вам понадобится немного времени, внимания, аналитического мышления и современный гаджет в виде диктофона или мобильного телефона с такой функцией. И, если повезет, то за один-два отчета вы запишете видение вашего босса на план доклада.

Для написания приведенного ниже шаблона устного доклада понадобилось всего один раз провести запись на диктофон отчет региональных менеджеров внешнеторгового направления у руководителя предприятия. Повезло и в том, что раздраженный очередным докладом босс в течение пяти минут рассказывал, что он хотел бы услышать от своих специалистов.

Предлагаемый вариант шаблона доклада содержит два раздела и до трех уровней детализации каждого из них, что позволяет, при необходимости, либо сократить, либо увеличить его информативность. Каждый регион разрабатывается как отдельный проект с учетом человеческих и финансовых ресурсов. В третьем разделе отмечены ряд правил, которые необходимо учесть при подготовке и проведении процедуры отчета. Но, если после неоднократных попыток обобщить видение босса в достаточно стройную структуру шаблона, это вам не удается, все равно необходимо составить план доклада по своему разумению, а потом вносить в него коррективы.

Шаблон доклада может иметь примерно следующий вид:

1. Текущий проект

1. Дать оценку состояния выполнения ранее поставленных задач и планируемых действий:

1.1. Указать приближение или отдаление от планируемого результата.

1.2. Отметить обстоятельства, указывающие на достижение результата или на отдаление от него.

1.3. Изложить предпринимаемые системные действия.

1.4. Сделать выводы по результату действий и перспективе работы.

2. При наличии договоренности по поставкам или проявлении конкретного интереса покупателем, изложить информацию:

Краткую историю предыдущих поставок (в том числе за предыдущие годы)
Количество продукции в перспективной поставке
Модели (номенклатура)
Условия поставки
Условия оплаты
Итоги согласование цен

3. Доложить:

3.1. План действий по поставкам:

Сроки поставки
Сроки изготовления
Согласованность модельного ряда с возможностями производства
Даты (в том числе планируемые) проведения переговоров и/или подписания документов (перечень лиц и документов)
Последовательный план действий (пошагово и со сроками)
Изложить альтернативные планы действий

3.2. Анализ регионального рынка (корректная его проработка, и при необходимости, продолжение работы на нем)

4. Предоставить формальное подтверждение выводов по перспективе проекта или планируемых действий и доложить о наличии:

4.1. Документарного подтверждения:

Наличие контракта и/или спецификаций (подписанных или нет)
Наличие заявки (письменный запрос)
Протокола намерений
Гарантийного (электронного или обычного) письма

4.2. Внятного устного подтверждения намерений покупателя:

Полученного в процессе переговоров при личной встрече
Полученного в процессе телефонных переговоров

5. Сделать обобщающие выводы по проекту (корректная его оценка).

2. Новый проект

1. Дать оценку новому рынку:

1.1. Изложить повод (следствие каких действий) возникновения активного интереса на этом рынке и его реальность.

1.2. Дать корректную оценку региональному рынку и его перспективности:

Емкость рынка
Историю поставок продукции (или аналогов) на этот рынок (если были, то когда и кем)

2. Изложить:

2.1. Факты, подтверждающие реальный интерес на новом рынке к продукции вашего предприятия:

2.2. План действий на этом рынке:

Количество продукции в перспективной поставке
Модели (номенклатура)
Планы проведения выставок, переговоров и/или подписания документов (перечень лиц, участвующих с обеих сторон и документов, планируемых к подписанию)
Последовательный план действий (пошагово и со сроками)

3. Особые требования

Доклад должен быть корректным:

Рекомендуется начинать доклад с текущих проектов, где особенно уделить внимание ходу выполнения задач и сроков, поставленных или одобренных боссом при предыдущих встречах. Если вам удастся получить одобрение или положительную эмоцию у руководителя по первой части, то вторая часть ― предложения по новым проектам, не останутся без его внимания и могут тут же получить продолжение.

Отчет о проделанной работе — это документ, позволяющий руководителю оценить продуктивность труда сотрудника. Он необходим при внедрении в организации различных систем мотивации работников.

Кто и для чего отчитывается

Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.

Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое ключевой показатель эффективности и есть ли выгоды от установления KPI. Используйте эти инструкции бесплатно.

Форма и содержание документа

Законодательно закрепленного шаблона документа не существует, поэтому информация о проделанной работе подается в свободной форме. Это связано с тем, что невозможно предусмотреть корректные бланки для каждой отрасли и всего многообразия специалистов. Но разные организации вправе согласовать собственный бланк. Единый формат позволяет быстрее анализировать большие объемы информации.

Но какой бы формат документа ни был принят в организации, как правило, в него включены следующие сведения:

Ф.И.О. сотрудника;
период отчетности;
поставленные задачи;
выполненные задачи;
невыполненные задачи и обоснование;
предложения по оптимизации;
планы на следующий период.

Важен не только сам факт присутствия перечисленных сведений, но и правильная и удобная их подача. Исходя из этого, документ делается:

Особенности для удаленки

В связи с ростом количества удаленных сотрудников возникла необходимость контролировать их производительность труда. По большому счету, такие работники отчитываются по тем же правилам, что и остальные. Но есть несущественные отличия, как правильно отчитаться о проделанной работе на удаленке:

документы подаются в электронном виде;
отчетность готовится чаще (еженедельно, ежемесячно).

Согласно информации Роструда, работодатель определяет не только порядок доведения до сведения сотрудников заданий, но и как отчитываться о выполненном труде. Это делается, чтобы избежать нежелательных трудовых споров.

Читайте также:

Коммуникативный компонент культуры речи доклад

Доклад на тему плюсы и минусы работы

Маркетинговые исследования в казахстане доклад

Доклад на тему аланская держава

Доклад по истории 6 класса 6 параграф

Источник

Как сделать хороший короткий доклад

Время на прочтение
9 мин

Количество просмотров 15K

Конец мая и начало июня — традиционное время защиты дипломов в вузах. Помимо самой выпускной работы, студентам нужно подготовить короткое (на 7–10 минут) выступление перед экзаменационной комиссией, а также сделать презентацию. И зачастую для студента подготовить нормальный доклад/презентацию — чуть ли не более сложная вещь, чем написать сам диплом. При этом часто оказывается, что чем содержательнее и интереснее работа, тем сложнее бывает сделать по ней качественное выступление/презентацию. В этой статье мы предлагаем наш взгляд на то, как решать эту проблему.

Мы в Питерской Вышке традиционно тратим апрель-май на то, чтобы отработать со студентами выпускных курсов их выступления на защите (а шесть предыдущих месяцев — на то, чтобы заслушать полные доклады). И мы уже как-то смирились с тем, что, несмотря на очень высокий уровень наших студентов, мало кому из них удается пройти репетицию с первого раза. Как правило, нам приходится по 2–3 раза переслушивать доклады, править презентации, добавлять/изменять/корректировать подачу материала прежде, чем признать презентацию годной и выпустить с ней студента на защиту. Ну и конечно же, из года в год нам приходится объяснять студентам одни и те же базовые принципы построения доклада, организации презентации и пр. Данная статья — некоторая попытка изложить в письменном виде все основные моменты, которые мы традиционно объясняем студентам, выходящим на защиту. И мы будем рады, если те соображения, которые мы здесь изложим, окажутся полезными не только нашим, но и всем остальным студентам — читателям Хабра, выходящим в этом году на защиты своих дипломов, а также всем тем, кому по работе приходится готовить короткие презентации по результатам своей текущей работы.

Примечание: дальнейшие иллюстрации взяты из презентации к дипломной работе студента 1-го года обучения нашей магистратуры “Программирование и анализ данных”, выпускника бакалаврской программы “Прикладная математика и информатика” Егора Богомолова.

1. Прежде всего, формат 7–10-минутного выступления существенным образом ограничивает количество слайдов в презентации. Опыт подсказывает, что в ней должно быть не более 12–15 слайдов. Почему? Если мы возьмем 7-минутный доклад и поделим 7 на количество слайдов, то в среднем на слайд у нас получится около 30 секунд. 30 секунд — это достаточно небольшой промежуток времени, что-то содержательное за это время сказать тяжело. Если же количество слайдов становится больше, то либо доклад превращается в пулеметную очередь и никто ничего не успевает понять, либо докладчик гарантированно не укладывается в отведенное для него время. Исходя из этого, давайте зафиксируем количество слайдов (12–15) и поймем, что на них должно быть.

2. С первым слайдом все более-менее понятно: на нем указывается название доклада, автор, научный руководитель, организация. Желательно также отметить город и год. Единственный тонкий момент: хочется, чтобы размещенная на первом слайде информация была нормально оформлена. Данный слайд задает стиль всей презентации: стиль и размер штифта, цвета, которые будут использоваться далее. Например, мы рекомендуем использовать синий и белый цвет — корпоративные цвета Вышки.

Сразу скажу о стиле оставшихся слайдов. На каждом из них желательно делать и верхний, и нижний колонтитулы. В верхнем желательно указать название блока презентации (о блоках скажем чуть ниже), в нижнем — еще раз фамилию докладчика, краткое название доклада, и, важно, номер слайда в формате x/y, где x — номер текущего слайда, y — общее количество слайдов. Зачем это делается? Слушателям, как правило, хочется понимать, в какой точке доклада они находятся и сколько еще слайдов впереди. Если этой информации нет, то либо создается впечатление, что доклад может длиться бесконечно, либо что он может кончиться в любой момент. Это раздражает.

3. Теперь перейдем к содержанию слайдов. Весь доклад условно можно поделить на две части: вводная часть (до формулировки цели и задач работы) и содержательная часть (после цели и задач). Важно: в хорошем докладе вводная часть занимает примерно половину (!) всей презентации, и вот почему. Если докладчик не сделает нормальное введение, не добьется того, чтобы всем присутствующим стали предельно понятны тема работы, постановка задачи и пр., то содержательную часть никто слушать уже не будет — слушатели просто не будут понимать, о чем же в докладе идет речь. Поэтому 50 % успеха — это грамотно построенная вводная часть.

Важно: с нашей точки зрения, вводная часть обязана состоять из трех блоков. Первый блок — постановка задачи, в нем докладчик рассказывает, в чем состоит задача, к какой предметной области она относится, вводит основные понятия и определения, указывает, почему решение этой задачи важно. И этот блок, за редким исключением, не забывают включить в свой доклад все. Однако не все, увы, умеют правильно ее рассказывать. Типичное заблуждение докладчика — что об этой задаче слушателям известно почти все, за исключением мелких деталей. И вместо того чтобы на пальцах объяснить, в чем же его задача состоит, докладчик начинает свободно использовать термины, определения и факты, известные, как правило, только ему и узкой группе его коллег, никак их не объясняя.

Я могу сказать довольно крамольную вещь, но постановка задачи должна в какой-то степени быть похожей на ответ родителям/друзьям/знакомым в баре на вопрос “А чем ты там у себя в вузе/на работе занимаешься?” И вряд ли, сидя в баре или на кухне с родителями, вы будете сыпать незнакомыми терминами и строить из себя крутого специалиста. Скорее всего вы попытаетесь на пальцах объяснить хотя бы предметную область, в которой вы проводите исследования. И как правило, сидя в баре/на кухне, вам это удается сделать, а вот во время доклада — почему-то нет. Вы должны понимать: чем проще, яснее и понятнее вы расскажете о своей предметной области, тем большее количество народа дослушает ваш доклад до конца.

Перейдем ко второму блоку — обзору имеющихся в данной области результатов. С ним у большей части докладчиков просто беда. Почему-то считается, что его смело можно выкидывать, особенно в случае коротких докладов. Между тем, это — колоссальное заблуждение, этот блок категорически необходим. Если его в докладе нет, то это, как правило, означает два варианта.

Первый вариант — докладчик просто не понимает, что, помимо него, существуют сотни, а то и тысячи исследователей, работающих и получающих результаты в данной области. Как следствие, высока вероятность того, что все, о чем докладчик собирается говорить, уже кем-то где-то давным-давно сделано, а он лишь переизобретает велосипед.

Второй вариант — что задача настолько неинтересная и никому не нужная, что ею никто не занимается. Следовательно, актуальность данной задачи близка к нулю и слушать эту работу также смысла не имеет. Это, конечно же, крайние случаи, есть и промежуточные. Например, пара ссылок на работы 1994 года. И если это все — то снова беда, смотри рассмотренные выше два варианта.

Уважаемые коллеги, без обзора результатов других исследователей вся ваша работа не имеет совершенно никакого смысла! В ней вы должны убедить слушателей, что вы в курсе всех последних исследований в данной области, полностью владеете материалом, знаете, кто, что и когда сделал за последние 4–5 лет. Если этого нет, дальше доклад можно не слушать.

Казалось бы, на обзоре литературы можно заканчивать вводную часть и переходить к формулировке цели и задач исследования. Собственно, большинство неопытных докладчиков так и пытаются поступать. А это очень грубая ошибка: в любой презентации обязательно должна быть еще один крайне важный блок, а именно, блок под условным названием “Большое НО”. В этом блоке вы должны говорить примерно следующее: да, в моей области (смотри обязательную 1-ю часть) много чего уже сделано (смотри обязательную 2-ю часть), но: в такой-то работе имеются такие-то недостатки, в такой-то работе не сделано то-то и то-то, а из этой работы осталось непонятно то-то и то-то. И вот в моей работе я собираюсь эти моменты устранить / эти недоделанные задачи дорешать / предложить свои, более удачные решения. И только после этого вы можете переходить к центральной части доклада — формулировке цели и задач работы.

4. Цель у любой работы должна быть одна. Не допускается несколько целей. Если их несколько — это, скорее, не в том месте и не в той форме сформулированные задачи исследования. Цель — это нечто, чего вы интегрально хотите достичь своей работой: создать программный продукт, собрать датасет, построить модель, провести анализ и т. д. Подумайте, чего вы хотите достичь своей работой. Как правило, это и будет ваша цель.

Важно: в очень многих работах в этом месте встречается довольно существенная ошибка — цель формулируется слишком общо, например, “создание системы фильтрации спама” или “обнаружение ботов в социальных сетях”. Коллеги, это — задачи, которые на протяжении нескольких лет решают огромные IT-компании типа Google или Facebook. И будет очень забавно, если вдруг окажется, что именно в вашей работе эта глобальная задача будет наконец решена. С очень малой вероятностью слушатели поверят в столь оптимистичный сценарий. Скорее всего, подобным образом широко сформулированная цель — это все же, как правило, признак неопытности и/или некомпетентности. Пожалуйста, не делайте подобного рода ошибок — формулируйте цель предельно конкретно.

Перейдем к задачам. Задачи — это, по сути, краткий план вашей работы, краткое описание того, как вы собираетесь достичь поставленной выше цели. Например, “для создания модели нужно”: 1) создать такой-то инструмент; 2) собрать такой-то датасет; 3) построить прототип модели; 4) протестировать этот прототип на таких-то данных. Часто для того, чтобы правильно сформулировать задачи, вам просто нужно еще раз посмотреть на свою работу, разбить ее на 3–4 больших блока и как-то эти блоки назвать. Собственно, это и будут ваши задачи.

Важно: и в цели, и в задачах не должно быть никаких новых терминов. Если вдруг они появляются, это означает, что вы не доделали постановку задачи, не до конца объяснили все термины, инструменты, механизмы, использующиеся обычно для решения подобного рода задач и т. д. Далее, задач не должно быть много. Как правило, это 3–4 глобальные задачи. Не дробите их, не делайте 7–8 задач. Наконец, задачи должны быть достаточно короткими и емкими. В идеале, каждая из этих задач должна на последующих слайдах помещаться в колонтитул.

5. Перейдем теперь ко второй, содержательной части доклада. Ее строить очень просто. У вас осталось в запасе где-то 7 слайдов. Последний слайд вы должны оставить на выводы, остается 6 слайдов. Эти слайды разбиваются на блоки по числу задач. И на каждую задачу в своем коротком докладе вы оставляете 1–2 слайда. Увы, это — максимум, что вы можете себе позволить из-за лимита по времени. Что туда выносить — это уже довольно специфический вопрос, каждый должен эту задачу решить для себя сам. Здесь важно выбрать действительно принципиальные моменты в каждой из задач и постараться сжато про них рассказать. Общих рецептов для этой части маловато, и здесь очень важен опыт: ваш, вашего научного руководителя и ваших коллег.

Часто в этом месте студенты задают вопрос: ну хорошо, я как-то схематично, на пальцах, успею на 1–2 слайдах что-то там показать; но ведь там же куча важных деталей, десятки важных подробностей, и ни один профессионал, слушающий доклад, не сможет оценить работу без этой дополнительной информации. Что же делать в этом случае?

Здесь вы должны понимать следующее. Как правило, среди слушателей есть только 2–3 человека, которые действительно понимают, о чем идет речь в вашем докладе. Скорее всего, им действительно было бы интересно узнать о деталях исследования. Остальным же детали не важны, им нужна общая идея. Объясните ее на пальцах, а для узких профессионалов подготовьте от каждого блока несколько дополнительных слайдов за пределами презентации. Например, в вашем докладе 15 слайдов. Нумерацию оставьте по прежнему x/15, где x — номер текущего слайда. За 15-м слайдом сделайте дополнительные 16–17-й слайды в формате x/15, x=16,17 и так далее, на которые можно вынести не поместившуюся в основные блоки информацию.

Если вдруг (что не факт) после вашего доклада кто-то из слушателей решит задать вам конкретный вопрос, вы откроете эти слайды и подробно на этот вопрос ответите. При этом, отвечая на вопрос, вы уже не будете ограничены теми 7–10 минутами, которые вам отвели на доклад. Поэтому вы сможете добавить ту информацию, которая физически не влезла в основной доклад, но про которую вам так хотелось что-то рассказать.

6. Переходим к последнему слайду. На этом слайде вы формулируете выводы или результаты своего исследования. По сути, здесь вы просто должны продублировать те задачи, которые были сформулированы в середине вашего доклада. Однако при этом возникает вопрос: зачем же тогда вообще этот слайд нужен? Не легче ли просто еще раз показать задачи и сказать, что все они выполнены? Нет, здесь есть важные отличия. Дело в том, что, формулируя задачи исследования, вы еще не можете апеллировать к той информации, которая у вас появится в содержательной части вашего доклада. Вы еще не раскрыли, с помощью каких идей, методов и подходов вы достигли поставленной цели, насколько удачными оказались ваши подходы, насколько хорошо было проведено тестирование и т. д. Однако в конце вашего доклада слушатели уже погружены в тему, им известна терминология, известны предложенные вами решения, и вы можете смело в выводах сформулированные выше задачи раскрыть и коротко описать, как именно вы эти задачи решили.

Ну и вишенкой на тортике в этой части работы будут, например, ссылки на статьи, которые вы написали по результатам исследования, на доклады, которые вы сделали на той или иной конференции, на программные продукты, которые стали использовать написанный вами код и т. д.

Мелкое замечание: заключительный отдельный слайд “Спасибо за внимание” не нужен — эту фразу совершенно спокойно можно сказать в конце словами. Также неуместен слайд типа “Ваши вопросы?” Эту фразу должен сказать тот человек, который председательствует на этом собрании, не надо отнимать его хлеб.

7. Ну и в заключение пара слов о том, что делать, если у вас не короткий, 7–10-минутный, а большой, 30–40-минутный доклад. Важно: вся описанная выше структура категорически остается неизменной. Остаются блоки “постановка задачи”, “обзор имеющихся результатов”, блок “но”, слайд “цель и задачи”, слайд “выводы”. Что же меняется? Меняется количество слайдов, прежде всего в содержательной части: теперь вместо 1–2 слайдов вы, наконец, можете вставить 5–7 подробных слайдов по каждой задаче.

Но это еще не все: расширяя содержательную часть, вы не должны забывать о вводной части. Она также должна быть расширена: нужно обстоятельнее рассказать о постановке задачи, дать более подробный обзор имеющихся результатов. Помните, что вводная часть по-прежнему остается не менее, если не более, важной частью вашего доклада. Сделаете ее некачественно — и всю оставшуюся информацию либо никто не поймет, либо никто не будет слушать.

На этом в целом все. Очень надеемся, что эти заметки окажутся полезными всем, кто готовит свои доклады, а особенно — тем студентам, которые прямо сейчас готовят презентации своих выпускных работ.

P.S. Здесь можно посмотреть дипломы и презентации выпускников нашего бакалавриата “Прикладная математика и информатика” за 2019 год. Конечно же, и они далеко не идеальны, и их можно (и нужно) было бы улучшать, однако представление о некоторой финальной части большой работы по подготовке наших студентов к защитам они могут дать.

Источник

Спичрайтерство
– работа по подготовке исходных
материалов для устных выступлений
руководителей, а также докладов,
предоставляемых в высшие инстанции.

Этапы
подготовки:

1-я
стадия

уточнение
темы
разработка
плана проспекта будущего документа

2-я
стадия

работа
над текстом документа
подготовка
списка или тематической подборки
релевантных документов
составление
плана будущего выступления
согласование
плана и информации с руководством

3-я
стадия

аналитическая
переработка
подготовка
презентации
создание
раздаточных материалов

Требования
к содержанию выступления:

наличие
фактических сведений в достаточном
объёме
точность
используемой терминологии
полнота
раскрытия вопроса
показ
разных точек зрения
соответствие
содержания, стиля написания и выводов
целям подготовки доклада,
соблюдение
этических норм заимствования и наличия
всех необходимы ссылок на цитируемые
работы.

40. Отчёты по результатам коммуникативного аудита: понятие, целевое предназначение, методика написания

Коммуникативный
аудит
– это процесс выявления и анализа
внешней и внутиорганизационной
информации, прямо или косвенно
характеризующей репутацию учреждения,
его образ, сформировавшийся в представлении
различных групп общественности и
персонала.

Целевое
предназначение:
они предназначаются руководству
организации, персоналу, передаются во
властные структуры или используются
при подготовке ежегодных докладов для
вышестоящих организаций, привлекаются
при подготовке рекламных и имиджевых
материалов.

Методика
написания:

отбираются
внешние материалы, посвящённые
деятельности организации;
анализируются
публикации аналогичных по профилю
учреждений;
анализируются
сообщения, распространяемые от имени
организации;
изучается
внутриорганизационная информация;
обсуждение
с руководством полноты и правильности
описания;
анализ
исходящих и внутренних документов;
сопоставление
результатов анализа внешних, исходящих
и внутренних документов.

42. Общие принципы обеспечения качества продукции

Качество
продукции определяется требованиями
потребителя.
Качество
закладывается в продукцию на этапе её
проектирования. Каждый сотрудник
выступает потребителем продукции
предыдущего в единой технологической
цепочке.
В
систему качества входят связи с
поставщиками.
В
систему качества входят связи с
потребителями.
Обязательность
непрерывного обучения персонала.
Регламентация
процессов предоставления услуг.

43. Условия обеспечения качества информационной продукции

Качество
информационной продукции определяется
пользователем.
Применительно
ко всем видам информационной продукции
должны быть определены требования
качества.
Качество
информационной продукции зависит не
только от постановки обслуживания в
каждой конкретной библиотеке или службе
информации, но и от деятельности
множества других учреждений.
Обязательность
мониторинга информационных потребностей
и предпочтений пользователей.
Повышение
квалификации персонала.
Разработка
и постоянная актуализация комплекса
документов системы качества.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Источник фотографии

Плохой отчет может стоить вам взбучки от начальства или даже карьеры. Хотите не просто сохранить голову на совещании, а выйти из кабинета руководства победителем? Сергей Бурых рассказывает, как залезть в голову босса, и делится готовым шаблоном для успешного отчета.

Из диалога на отчете:
Босс: — Каким методом вы изучаете рынок?
Ответ: — Методом перманентного сканирования!

Доклад руководителю, или Как залезть в голову своего босса

Доклад руководителю — это стресс для любого работника, даже если отчеты и носят регулярный характер. Проведение отчета в виде устного доклада при помощи заранее подготовленного и выученного рассказа на пять-десять минут — это способ рассказать о вашей работе боссу и скорректировать тактику и планы работы в соответствии с целями и стратегией, носителем которых является ваш руководитель.

Первые трудности при подготовке шаблона доклада возникают из-за влияния личности руководителя, уровня его личной подготовки, степени делегирования полномочий подчиненным, да и просто способности держать в памяти ранее полученную информацию. Тут обычно подчиненные и начинают оправдывать свой провальный доклад попаданием «шлеи под мантию».

Вспомним всем известное «первое правило» подчиненного — начальник всегда прав. Не руководитель подстраивается под ваше видение структуры доклада, а вы подстраиваетесь под его требования.

А как влезть в голову босса, спросите вы?

Шаблон доклада может иметь примерно следующий вид:

1. Текущий проект

1. Дать оценку состояния выполнения ранее поставленных задач и планируемых действий:

1.1. Указать приближение или отдаление от планируемого результата.

1.2. Отметить обстоятельства, указывающие на достижение результата или на отдаление от него.

1.3. Изложить предпринимаемые системные действия.

1.4. Сделать выводы по результату действий и перспективе работы.

2. При наличии договоренности по поставкам или проявлении конкретного интереса покупателем, изложить информацию:

— Краткую историю предыдущих поставок (в том числе за предыдущие годы)
— Количество продукции в перспективной поставке
— Модели (номенклатура)
— Условия поставки
— Условия оплаты
— Итоги согласование цен

3. Доложить:

3.1. План действий по поставкам:

— Сроки поставки
— Сроки изготовления
— Согласованность модельного ряда с возможностями производства
— Даты (в том числе планируемые) проведения переговоров и/или подписания документов (перечень лиц и документов)
— Последовательный план действий (пошагово и со сроками)
— Изложить альтернативные планы действий

3.2. Анализ регионального рынка (корректная его проработка, и при необходимости, продолжение работы на нем)

4. Предоставить формальное подтверждение выводов по перспективе проекта или планируемых действий и доложить о наличии:

4.1. Документарного подтверждения:

— Наличие контракта и/или спецификаций (подписанных или нет)
— Наличие заявки (письменный запрос)
— Протокола намерений
— Гарантийного (электронного или обычного) письма

4.2. Внятного устного подтверждения намерений покупателя:

— Полученного в процессе переговоров при личной встрече
— Полученного в процессе телефонных переговоров

5. Сделать обобщающие выводы по проекту (корректная его оценка).

2. Новый проект

1. Дать оценку новому рынку:

1.2. Дать корректную оценку региональному рынку и его перспективности:

— Емкость рынка
— Историю поставок продукции (или аналогов) на этот рынок (если были, то когда и кем)

2. Изложить:

2.1. Факты, подтверждающие реальный интерес на новом рынке к продукции вашего предприятия:

2.2. План действий на этом рынке:

— Количество продукции в перспективной поставке
— Модели (номенклатура)
— Планы проведения выставок, переговоров и/или подписания документов (перечень лиц, участвующих с обеих сторон и документов, планируемых к подписанию)
— Последовательный план действий (пошагово и со сроками)

3. Особые требования

Доклад должен быть корректным:

— Информация должна иметь формальное подтверждение
— Отсутствие фантазий и домыслов
— Объективно оценивать происходящее
— Осмысленное изложение
— Тактические (детальные) подробности работы — должны быть опущены
— Детализация доклада (кто и с кем встречался, кому и сколько раз звонил, послал писем и с кем общался) — только после инициации вопроса руководителем
— Избегать ответов из серии — «мяч на их стороне»

Рекомендуется начинать доклад с текущих проектов, где особенно уделить внимание ходу выполнения задач и сроков, поставленных или одобренных боссом при предыдущих встречах. Если вам удастся получить одобрение или положительную эмоцию у руководителя по первой части, то вторая часть — предложения по новым проектам, не останутся без его внимания и могут тут же получить продолжение.

Что делать боссу с вашим докладом — это ему решать. Некоторые советы для руководителя можно прочитать в статье Александра Карбаинова «Методика работы с докладом руководителю о возникшей проблеме в текущей деятельности» (будет опубликавана завтра).

Кстати, мы завели канал в Telegram, где публикуем самые интересные новости о недвижимости и риэлторских технологиях.
Если вы хотите одним из первых читать эти материалы, то подписывайтесь:
t.me/ners_news.

При перепечатке материалов указание автора и активная ссылка на сайт обязательна!

Источник

Загрузить PDF

Доклад – это официальный документ, который пишется с целью рассмотрения конкретной темы или анализа проблемы.^[1] В какой-то момент от вас наверняка потребуется написать доклад по учебному курсу или по работе. Доклад может сопровождаться особыми требованиями или предоставлять свободу для творчества касательно выбора рассматриваемых деталей. Вне зависимости от наличия или отсутствия особых требований, хороший доклад всегда отличается точностью, лаконичностью, простотой и грамотной организацией.^[2]

1
Изучите требования к докладу. Если вы пишите доклад для школы, то можно попросить учителя предоставить вам конкретные указания по написанию. Для рабочего доклада нужно уточнить требования у начальника. Прежде всего, вы должны понимать, какую информацию необходимо включить в доклад. Обязательно соблюдайте все требования во время работы над докладом.^[3]
- Не забудьте уточнить у начальника или учителя требуемый объем документа, необходимость использования таблиц, изображений или схем, а также обсудите мелкие детали вроде размера и типа шрифта.
- Обычно доклад состоит из титульной страницы, аннотации, введения, описания используемых методов (если применимо), результатов (если применимо), комментариев и заключения.^[4]
2
Выберите тему. Тема доклада назначается руководителем или выбирается самостоятельно. Если это возможно, то выбирайте такую тему, которая вам интересна, особенно при работе над долгосрочным проектом. Также можно выбрать относительно незнакомую тему. В этом случае вы сможете узнать что-то новое.
- Перед началом работы необходимо разобраться в теме и понять цель написания доклада.^[5]
- Доклады являются неотъемлемой частью множества научно-технических курсов. Иногда может возникнуть необходимость написать отчет о прочитанной книге или другой доклад по гуманитарному предмету.^[6]
- Если вам сложно выбрать тему, то можно поискать вдохновение в газетах, любимом журнале или онлайн-службе новостей. Можно рассмотреть актуальное событие (политического, спортивного или экономического характера), так как тематика “массовой культуры” предоставляет огромное количество информации.
3
Ознакомьтесь с выбранной темой. Почитайте информацию по теме. Можно использовать книги из университетской или публичной библиотеки, а также поискать информацию онлайн. Для хорошего доклада от вас требуется глубокое понимание рассматриваемой темы. Очень важно использовать наиболее актуальную информацию, поэтому перед началом написания внимательно изучите все доступные сведения.
- Начните с “широкого” анализа темы (в противовес “глубокому” изучению). Это подразумевает беглое ознакомление с различными источниками информации вместо долгой и кропотливой работы с небольшим количеством статей.
- Если вы работаете над многогранной темой (например, допускающей разносторонние дебаты вроде допустимости смертной казни), то нужно иметь представление обо всех аспектах, чтобы рассмотреть аргументы за и против.
- Можно договориться о встрече с библиографом-консультантом, чтобы подобрать необходимую литературу. Библиограф-консультант умеет определить надежные источники, которые можно использовать для сбора информации по вашей теме. Вдобавок, библиограф-консультант может направлять вас в процессе исследования и научить пользоваться оперативными базами данных.^[7]
4
Используйте надежные источники. Ваша тема может рассматриваться множеством источников, из которых необходимо выбрать самые надежные и достоверные. В достоверных источниках будет указан автор, который может представлять уважаемое учреждение (университет, информационное агентство, государственную программу или ведомство).^[8]
- Если вы сомневаетесь в надежности источника, то обсудите его с преподавателем, начальником или библиотекарем. Иногда необоснованные или слабо написанные статьи публикуются под видом рецензированной научной работы, поэтому не попадайтесь на такую удочку.^[9]
5
Целевая аудитория. Важно понимать, для кого предназначается ваш доклад: для группы экспертов в конкретной теме или людей, не обладающих базовыми знаниями предмета? Доклад необходимо писать с учетом вашей целевой аудитории.^[10]
- Если вы пишите для людей, не знакомых с темой доклада, то обязательно приводите основные положения (сведения общего характера, фоновая информация и необходимая терминология). Не начинайте со сложного описания проблемы без предварительного ознакомления с контекстом.
  - Для погружения в контекст нужно дать ответы на вопросы “в чем важность данной темы?”, “кто изучает эту тему, какие проводятся исследования и зачем?”, а также “каковы широкие последствия изучения данного вопроса?”.
- Если вы пишите для специалистов, то можно свободно использовать сложную лексику и жаргон, характерный для вашей темы. Однако если ваша работа предназначается для новичков и людей, которые не знакомы с вопросом, то лучше обойтись без жаргона и непонятных терминов, либо тут же давать определения понятиям.
Реклама

1
Начните с аннотации. В этой части содержится краткое описание вашего доклада и ответ на вопрос «Что вы сделали, с какой целью и что вы узнали?». Объем аннотации составляет не больше половины страницы.^[11]
- Можно вернуться к составлению аннотации после завершения основной части документа. Важно лишь, чтобы в итоговой версии доклада аннотация располагалась перед основной частью.^[12]
2
Напишите введение. В этом разделе указывается фоновая информация по теме вашего доклада. Также в этой части следует приводить обзор литературы (при наличии).^[13]^[14]
- Во введении необходимо изложить проблему или тему, которая исследуется в вашем докладе. Это может быть научный вопрос вроде темпов роста мучных червей или текущие события вроде повышения безопасности аэропортов.^[15]
- Приведите обобщенные данные по проведенным исследованиям, но не увлекайтесь этой информацией. Основной вашего доклада должна стать ваша работа, а не рассмотрение сторонних исследований.
- Если вы провели эксперимент и пишите о нем отчет, то во введении нужно дать описание такого эксперимента.
3
Изложите ваши методы или основной аспект анализа. В научных работах такая информация обычно излагается в разделе «Методика».^[16] В этом разделе необходимо пояснить, какие методы, приемы и материалы вы использовали.
- Можно изложить методики в хронологическом порядке, начиная с первой. Также можно сгруппировать их по типу. Такой подход оптимален для гуманитарных исследований.^[17]
- Описывайте выполненные вами действия в прошедшем времени.
4
Изложите результаты. В этом разделе необходимо привести ваши наблюдения или результаты, полученные с использованием указанных методов.^[18] Нужно предоставить краткое описание эксперимента или операции (с меньшим количество деталей по сравнению с разделом “Методика”) и сообщить основные результаты.
- Возможны разные подходы к изложению результатов. Их можно располагать в порядке важности или сложности, а также по типу.
- Сейчас не время для объяснения результатов. Для этого предусмотрен следующий раздел.
5
Рассмотрите полученные данные. Это главная часть доклада. Здесь вы анализируете результаты и поясняете их значение.^[19] Обобщенно изложите наиболее важные открытия в самом начале раздела, а в последующих абзацах переходите к подробному рассмотрению.^[20]
- Поясните взаимосвязь между полученными результатами и научными выкладками.
- Укажите, какое дополнительное исследование поможет заполнить пробелы в вашей работе или решить оставшиеся вопросы.
- Поясните широкое значение результатов. Это будет ответ на вопрос «Что же дальше?». Что принесут ваши открытия? Почему они полезны и важны?
- В некоторых докладах необходимо приводить отдельное заключение, напоминающее читателю о наиболее важных моментах. Однако в большинстве случаев можно сделать выводы в конце основной части.^[21]
Реклама

1

Сообщите, что вы узнали. Попробуйте представить себе доклад как рассказ читателю на тему «вот что я сделал и вот что я узнал» или “вот, что я знаю конкретно по этой теме”.^[22] Не старайтесь впечатлить читателя; старайтесь донести информацию. Таким образом, вы сможете впечатлить его, не прибегая к “работе на публику”.
2
Используйте профессиональную лексику. Обходитесь без “сленга”. Например, вместо фразы “мы получили отличные результаты” напишите “полученные результаты имеют большую важность и значение”. Не используйте разговорные обороты.^[23] Ваш текст не должен выглядеть как разговор с другом, скорее как профессиональный доклад.
- Обсудите с учителем (или начальником) допустимость изложения от первого лица (написание предложений, где подлежащим выступает местоимение “я”). Как правило, в научных работах и докладах не допускается использование первого лица. Однако в некоторых случаях изложение от первого лица более эффективно и убедительно.^[24] Ответ на данный вопрос нужно не гадать, а уточнить у своего руководителя.
3
Пишите понятно и лаконично. Предложения не должны быть длинными или сложными для понимания. Используйте короткие предложения с четкой структурой. Обходитесь без излишних запятых, точек с запятой и двоеточий. Короткие и точные предложения – важный признак хорошего доклада.^[25]
- Используйте недвусмысленные и активные утверждения. Структура ваших предложений должна иметь примерно следующий вид: “Я исследовал тему, обнаружил следующие данные и получил следующие результаты”. По возможности обходитесь без пассивного залога, поскольку он может усложнить понимание доклада для читателя.
4
Разделы и заголовки.^[26] Они упрощают структурирование информации в докладе, а также делают его более интересным для читателя или рецензента.
- Чтобы заголовок выделялся на фоне остального текста, можно использовать для него жирное начертание, курсив или шрифт большего размера. При наличии конкретных рекомендаций, касающихся стиля оформления, в них приводятся все требования к заголовкам.
5
Используйте большое количество надежных источников. Чем больше источников, тем шире ваше представление и знания по рассматриваемой теме, больше информации, которую можно включить в доклад, а также ниже вероятность случайного заимствования.
- Надежными источниками могут выступать книги и учебники, газеты, научные и отраслевые журналы, правительственные доклады и правовые документы.^[27] Обычно их можно найти в печатном и электронном варианте.
- Не бойтесь обратиться к библиотекарю, если у вас возникают проблемы с поиском информации по вашей теме! Хороший библиотекарь успешно справится с такой задачей.
- Не следует доверять первоисточникам, в основе которых лежит субъективное мнение.^[28] Другими словами, вам нужны первоисточники, которые написаны на основе фактов, а все утверждения подкреплены реальными данными.
6
Подготовьтесь заблаговременно. Нужно немало времени, чтобы написать хороший доклад. Важно предусмотреть достаточно времени, чтобы успеть подготовить, написать и отредактировать ваш доклад. Рекомендуется начинать работу за несколько недель до предполагаемого срока сдачи. Точное время зависит от скорости работы, объема и дополнительных требований.
- Отдельно выделите время на изучение рассматриваемого вопроса. Вы должны детальнейшим образом ознакомиться со своей темой, изучить весь доступный материал. Когда вы будете готовы начинать писать, у вас уже сформируется четкое представление о знаниях, которые вы сообщите в своем докладе.
Реклама

1

Зарезервируйте время, необходимое для вычитки и пересмотра доклада. Первоначальный вариант должен представлять собой лишь черновик. До момента сдачи учителю или начальнику ваш доклад ожидает несколько вычиток и пересмотров. Оставьте достаточное количество времени, чтобы успеть выполнить необходимые правки и внести изменения, если вы хотите написать действительно хороший доклад.
2

Проверьте грамматику и орфографию. Внимательно перечитайте свой доклад, чтобы обнаружить все возможные ошибки. Компьютерная проверка правописания не идеальна. Например, вы можете неправильно использовать слова “им” и “ним”, что останется незамеченным при автоматической проверке правописания. Обращайте внимание на каждую незначительную деталь (включая грамматику и правописание), ведь они определяют качество вашего доклада.
3

Проверьте форматирование. Документ должен соответствовать всем выдвигаемым требованиям. Они могут касаться наличия титульной страницы, типа и размера шрифта, а также размера полей и отступов.^[29]
4
Критический осмотр работы. Пересмотр должен представлять собой нечто большее, чем просто вычитку с исправлением ошибок. Устройте критическую проверку всей работы. Прежде всего, вы должны обращать внимание на такие ошибки, которые снижают общее качество вашего доклада. Возможно, вам придется удалить или переписать целые абзацы.
- Задайте себе вопрос: мой доклад достигает поставленной цели? При отрицательном ответе вам не обойтись без значительных изменений.
5

Рецензирование доклада. Если возможно, то попросите надежного друга, ровесника или коллегу прочитать ваш доклад. Помимо незамеченных вами ошибок правописания, сторонние замечания могут содержать важный критический взгляд на качество материала. Это позволит сделать доклад еще лучше.

Реклама

Предупреждения

Если вы используете информацию из сторонних источников, не забывайте указывать автора данного материала. Использование чужих слов от своего имени является плагиатом. Обязательно указывайте авторов использованных источников, чтобы избежать проблем в школе или на работе.

Об этой статье

Эту страницу просматривали 7567 раз.

Была ли эта статья полезной?

Источник