Расшифровка ЭЦП — электронно-цифровая подпись. Это обязательный инструмент для отправки официальной отчетности в онлайн-режиме, удаленного взаимодействия с госпорталами, участия в аукционах и электронном документообороте. Порядок применения цифровой подписи регулирует ФЗ № 63 от 06.04.2011. Алгоритмы создания и проверки ЭЦП устанавливает российский стандарт ГОСТ Р 34.10-2012, вступивший в силу 1.01.2019.
В ст. 5 ФЗ-63 выделено три вида электронных идентификаторов: простая, неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная подпись (КЭП). Простая — это связка цифровых атрибутов для идентификации личности, например, логин и пароль для входа в корпоративную почту. НЭП — это усиленная подпись, создаваемая с помощью средств криптозащиты. Ее можно получить в любом неаттестованном центре. Физические лица используют НЭП для отправки документов в ФНС. Юрлица могут организовать ЭДО внутри своей компании или с постоянными контрагентами при условии предварительной договоренности (заключения соглашения). Ранее НЭП применялась поставщиками для участия в госзакупках, но была отменена с 1 июля 2018.
КЭП — это единственная ЦП, которая придает электронному документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной подписи. Она соответствует стандартам ФСБ, формируется на основе криптографических процессов и выдается УЦ, прошедшими аккредитацию. На этой ЭП мы остановимся подробнее. Рассмотрим, как пользоваться электронной подписью, для чего она предназначена и какие функции выполняет.
Закажите электронную подпись у нас!
Оставьте заявку и получите консультацию.
ЭЦП — что это простыми словами
Электронная подпись (ЭП, ЭЦП, ЦП, КЭП) — это эквивалент рукописной подписи, подтверждающий подлинность, целостность и неизменность цифровой формы с момента заверки.
По сути, под электронной цифровой подписью понимается не какой-то конкретный видимый глазу атрибут, а результат криптографических процессов. Пользователь видит только факт наличия подписи в файле, но не саму ЭЦП (эта информация доступна в свойствах документа). В некоторых программах при заверке документа можно подключить специальный стикер «Документ подписан электронной подписью». Графическая метка выглядит как обычный штамп с Ф. И. О. подписанта, номером и сроком действия сертификата.
Если создается открепленная подпись, то в одной папке с подписанной формой появляется отдельный файл с расширением .sig.
Чтобы понять, что такое ЭП, необходимо разобраться, как делается электронная подпись и рассмотреть все компоненты и средства, участвующие в ее создании.
Как делается электронная подпись
ЭП не генерируется сама по себе. Сначала необходимо обратиться в УЦ и получить набор средств создания идентификатора: ключевую пару, сертификат ключа проверки (СКПЭП) и аппаратный носитель (токен).
Ключи — это обезличенные наборы байт (уникальная последовательность произвольных символов). С помощью закрытого (секретного) ключа отправитель генерирует ЭП, а адресат (используя свой личный ЗК из пары) расшифровывает полученный пакет данных.
Открытый ключ (ОК) функционирует в связке с закрытым, но в отличие от него, не является секретной информацией. Чтобы передавать друг другу зашифрованные файлы, участники ЭДО обмениваются открытыми ключами. Подписант зашифровывает информацию, используя ОК, запрошенный у адресата. А адресат, в свою очередь, проверяет с помощью ОК отправителя актуальность КЭП.
Сертификат ключа проверки ЭП (СКПЭП) — это документ на бумажном или цифровом носителе, который связывает набор произвольных символов открытого ключа с личностью конкретного владельца ЭП. Иными словами, СКПЭП подтверждает тот факт, что открытый ключ принадлежит конкретному лицу.
В сертификате содержится номер, даты его выдачи и окончания срока, сведения о держателе, наименование УЦ и другая информация из ч. 2 ст. 17 ФЗ-63. Как правило, сертификат выдается на год. По истечении этого срока его необходимо продлить.
Таким образом, распространенное выражение «выдача электронной подписи» является некорректным. Обращаясь в УЦ, ЮЛ или ФЛ приобретает не ЭЦП, а средства для ее формирования и проверки, а также для зашифровки и дешифрования цифровых форм.
Средства КЭП записываются на ключевой носитель (токен), который можно приобрести в УЦ в комплекте с сертификатом. Самые популярные USB-токены в России — Рутокен, eToken и JaCarta.
При выдаче сертификата сотрудники УЦ рассказывают, как работает электронная подпись, и дают инструкции по использованию.
Мы готовы помочь!
Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям
Какие операции позволяет выполнять электронно-цифровая подпись
Прежде чем разбираться, для чего нужна электронная подпись, рассмотрим ее основные функции. Для каждого файла с помощью секретного ключа, размещенного на токене, генерируется уникальная ЦП. Сертификат электронно-цифровой подписи позволяет проверить ЭП на достоверность и актуальность. Успешно пройденная проверка служит гарантией того, что подпись была сформирована именно для этого файла, и с момента заверки текст не менялся и не дополнялся. Авторство можно уточнить в сведениях, указанных в сертификате.
Зашифровка документа предотвращает компрометацию данных. Владелец сертификата зашифровывает заверенный файл посредством открытого ключа, который запрашивается у адресата. Отправленный документ сможет расшифровать только держатель сертификата, с помощью которого была закодирована информация. Этот сертификат должен быть загружен на ПК адресата, в противном случае открыть файл не получится.
Для чего нужна электронная подпись
Информация, заверенная квалифицированной ЭП, признается юридически значимой и принимается во всех официальных инстанциях с ЭДО:
- площадки для электронных торгов: 44-ФЗ (госзаказы), 223-ФЗ — реализация имущества банкротов, коммерческие торги в секторе B2B;
- арбитражные суды (дистанционная подача заявлений, жалоб и апелляций);
- информационные госпорталы: ЕГАИС, Госуслуги, ФАС, ЕАИС ФСТ, Роскомнадзор и др.;
- государственные органы, принимающие отчетность в режиме онлайн: ФНС, ФСС, ПФР;
корпоративный ЭДО; - отраслевой документооборот (медицина, ЖКХ, банковский сектор и др.).
Использование электронной подписи распространено и в частной жизни, например, для ведения ЭДО с работодателем, регистрации сделок с недвижимостью на сайте Росреестра, отправки заявлений в Роспатент, оформления онлайн-кредитов, отправки документов на поступление в ВУЗ и др.
Владельцам кассовых аппаратов цифровая подпись нужна для удаленной постановки ККТ на учет в ФНС, а также для заключения договора с ОФД.
От чего спасает цифровая подпись
Электронный документооборот успешно решает одну из ключевых проблем современного бизнеса — избавляет от длительной бумажной волокиты. Держатели СКПЭП могут отправлять отчетность в контролирующие органы и обмениваться документацией с контрагентами из любой точки, где есть доступ к интернету.
Для чего нужна ЭЦП и какие преимущества она дает:
- сокращение издержек за счет отказа от бумажных носителей;
- упрощение системы документооборота (при использовании ЭП нет необходимости лично встречаться с адресатом и передавать бумажные версии документов);
- минимизация риска потери файлов при отправке;
- гарантия достоверности и неизменности отправленной информации.
С помощью электронной подписи предприниматели имеют возможность развивать бизнес-отношения по всему миру без личного взаимодействия с контрагентами.
Как работает электронная подпись
Выше мы рассмотрели, зачем нужна электронная подпись, в каких сферах применяется и какие задачи решает. Теперь разберемся, как пользоваться ЭЦП, что нужно для участия в электронном документообороте, и как подготовить рабочее место.
Хранение идентификатора в организации требует назначения ответственных лиц, наделенных соответствующими правами. Сертификат можно использовать сразу на нескольких компьютерах, многократно копировать ключи на флешки и другие ПК. Но есть один нюанс — на каждом компьютере должно быть установлено средство криптозащиты информации (СКЗИ), например, КриптоПро CSP. В УЦ в составе ключа можно сразу приобрести лицензию криптопровайдера на одно рабочее место. Чтобы пользоваться этим сертификатом на других ПК, придется купить дополнительные лицензии в соответствии с количеством рабочих мест. Для чего именно нужен КриптоПро, рассмотрим чуть позже.
После выпуска сертификата в УЦ ключи могут быть переданы клиенту несколькими способами:
- Записаны на обычную флешку (этот способ небезопасен и не рекомендуется к использованию).
- Загружены на специальный USB-токен — это надежное хранилище для ключей с двухфакторной аутентификацией пользователей (доступ к подписи открывается после подключения флешки к ПК и ввода пароля).
- Отправлены на электронную почту. Держатель сертификата имеет право получить ключи без записи на физический носитель и самостоятельно записать их в реестр ОС. В этом случае флешка вообще не нужна, поскольку ключи хранятся на ПК и подпись создается без обращения к ключевому носителю. Такой вариант небезопасен, поскольку ключи доступны всем, у кого есть пароль к ПК, на котором они записаны.
Самый оптимальный вариант хранения ключевой пары — специальные USB-токены. Они предотвращают компрометацию ключей даже при утере (сертификатом невозможно воспользоваться без пароля). При создании ЭЦП криптопровайдер, установленный на ПК, обращается к токену за закрытым ключом. Операция занимает считанные секунды.
Если приобрести токен со встроенным СКЗИ (например, Рутокен ЭЦП или JaCarta PKI/ГОСТ/SE), инсталляция криптопровайдера на ПК не потребуется, поскольку криптографические преобразования происходят внутри флешки.
Оформим ЭЦП для вашего бизнеса. Поможем установить и настроить в день подачи заявки!
Оставьте заявку и получите консультацию.
Для чего нужен Криптопро
Открытый ключ не участвует в непосредственной генерации идентификатора, его функция — подтвердить, что данная ЭЦП была сформирована владельцем сертификата и дать адресату информацию об авторе документа.
Сама подпись генерируется с помощью закрытого ключа. Технически закрытый ключ представляет собой набор файлов (контейнер закрытого ключа): header.key, masks.key, masks2.key, name.key, primary.key, primary2.key. Именно из этой совокупности файлов путем криптографических преобразований и генерируется цифровой идентификатор. Но происходит это не само собой, а посредством специальной программы, которая отвечает за криптошифрование данных.
КриптоПро CSP — самая популярная криптографическая утилита. На сегодняшний день есть две актуальные версии этого ПО — 4.0 и 5.0 Последняя сборка пока не сертифицирована и используется в тестовом режиме. Оба релиза СКЗИ поддерживают обновленный стандарт создания ЭЦП — ГОСТ Р 34.10-2012.
Дистрибутив программы доступен для бесплатного скачивания на сайте разработчика в разделе «Центр загрузки». Исполняемый файл для скачивания выбирайте с учетом версии и разрядности операционной системы.
В течение 90 дней пользователю предоставлен тестовый период, в течение которого можно пользоваться утилитой бесплатно. По истечении этого срока необходимо приобрести годовую или бессрочную лицензию.
Вам будет интересно: Скачать КриптоПро или использовать Контур Крипто — что выбрать для работы с ЭЦП?
Подготовка рабочего места к использованию электронной подписи
Для участия в ЭДО пользователю нужны средства ЭЦП (ключи и сертификат), записанные на аппаратный носитель или в реестр ОС, лицензированное СКЗИ и плагины для корректной работы в веб-браузерах. Процедуру подготовки и настройки ПК для работы с ЭП можно выполнить самостоятельно или воспользоваться услугами сотрудников УЦ.
В первую очередь убедитесь, что на ПК установлено СКЗИ КриптоПро версии не ниже 4.0. Если нет — установите или обновите программу до актуального релиза.
Установка криптопровайдера осуществляется от имени пользователя с правами администратора.
Следующий этап — инсталляция драйвера ключевого носителя, который можно скачать бесплатно на официальном сайте производителя:
- Рутокен,
- eToken,
- JaCarta.
Без драйвера компьютер не «увидит» USB-носитель, а пользователь не сможет получить доступ к ключам. По завершении инсталляции софта необходимо перезагрузить ПК.
Установка сертификатов на ПК
После установки программного обеспечения загрузите на ПК личный сертификат владельца ЭЦП:
- подсоедините USB-токен к компьютеру;
- через панель управления найдите ПО КриптоПро CSP;
- зайдите на страницу «Сервис» и нажмите на клавишу «Посмотреть сертификаты в контейнере»;
- с помощью команды «Обзор» найдите контейнер (в строке присутствует название УЦ и дата выпуска сертификата), нажмите «Ок» и «Далее»;
- дайте согласие на инсталляцию клавишей «Установить»;
- если кнопка с командой установки отсутствует, во вкладке «Сертификат для просмотра» перейдите в «Свойства» → «Установить»;
- в окне «Мастер импорта» подтвердите операцию клавишей «Далее»;
- поставьте галочку напротив пункта «Автоматически выбрать хранилище», нажмите «Готово».
По завершении процедуры появится уведомление о том, что СКПЭП сохранен в папку «Личное».
Есть еще один способ записи сертификата на ПК. Для этого, как и в первом случае, требуется найти программу CryptoPro через панель управления и зайти в раздел «Сервис». Далее выберите команду «Установить личный сертификат» и следуйте указаниям Мастера установки.
Чтобы просмотреть записанные на ПК сертификаты, зайдите через панель управления в папку «КРИПТО-ПРО» → «Сертификаты» → «Личное» и найдите нужный файл по названию.
Для копирования сертификата на другой USB-носитель или ПК найдите документ в хранилище «Личное», перейдите во вкладку «Состав» → «Копировать в файл». Закрытый ключ — секретная информация, и чтобы скопировать его вместе с сертификатом, введите пароль. После этого укажите место для копирования и подтвердите операцию кнопками «Далее» и «Готово». Файл скопируется на выбранный носитель.
После загрузки личного СКПЭП установите корневой сертификат — документ, подтверждающий аккредитацию УЦ, выпустившего ЭЦП:
- зайдите в свойства СКПЭП → вкладка «Путь сертификации»;
- левой кнопкой мыши кликните по корневому файлу → «Установить» и «Далее»;
- с помощью команды «Обзор» найдите папку «Доверенные корневые центры сертификации»;
- подтвердите сохранение кнопкой «ОК».
Настройка браузера
На завершающем этапе владельцу сертификата остается настроить браузер, чтобы работать с цифровой подписью на интернет-страницах. Зайдите в раздел «Продукты» на портале КРИПТО-ПРО и скачайте бесплатный модуль КриптоПро ЭЦП Browser plug-in. Плагин поддерживается всеми современными интернет-браузерами и ОС. Сайты, с которыми вы взаимодействуете на постоянной основе, рекомендуется добавить в каталог надежных ресурсов. Для этого через меню «Пуск» найдите СКЗИ CryptoPro и перейдите в настройки плагина. На странице «Список доверенных узлов» укажите адреса всех веб-сайтов, которые принимают от вас личный сертификат.
Как пользоваться ЭЦП
Для заверки документа цифровой подписью можно воспользоваться специальными настольными приложениями, веб-сервисами или плагинами для определенных форматов. Рассмотрим каждый из этих способов подробнее.
Плагины для документов Office
Чаще всего владельцам ЭЦП приходится работать с документами в формате Word. В среде приложений Office есть штатная функция создания ЭП, но она не наделяет заверенные документы юридической силой, поскольку не поддерживает криптографические процессы. Самый оптимальный вариант для подписания файлов форматов Word и Excel — установка программного модуля КриптоПро Office Signature. Это лицензионный продукт, но в течение пробного периода функциями софта можно пользоваться безвозмездно.
Чтобы добавить ЭЦП к документу с помощью этого ПО, выполните ряд действий:
- сохраните документ;
- на вкладке «Файл» в разделе «Сведения» выберите опцию «Добавить ЦП»;
- в открывшейся форме из списка выберите сертификат для визирования файла и нажмите клавишу «Ок»;
- введите пароль для доступа к контейнеру с ключами.
После добавления ЭЦП в строке состояния окна отобразится статус, подтверждающий факт наличия ЦП в документе.
Важно учесть, что если текст был создан в одной версии программы, а проверяется в другой, могут возникать проблемы (файл не открывается, некорректная проверка и т. д.), поэтому заранее согласуйте с адресатом, в какой версии Word создавать документ.
Файл, заверенный в Office Signature, можно открывать даже на тех ПК, где этот плагин не установлен.
Для цифровых документов формата PDF, созданных в приложениях Adobe, есть отдельный плагин — КриптоПро PDF. Чтобы добавить цифровой идентификатор, из меню PDF-документа перейдите в раздел «Подписание» → «Работа с сертификатами». В появившейся форме укажите способ подписания (CryptoPro PDF) и сертификат, после чего нажмите «Ок».
КриптоАРМ
Универсальная программа широко используется для шифрования и подписания документов любых размеров и форматов. У ПО есть несколько версий с разным набором функций. Стартовая версия с минимальным набором функций доступна для бесплатного пользования. У лицензионных релизов есть демо-период, в рамках которого можно бесплатно опробовать возможности приложения.
Порядок подписания файла в КриптоАрм:
- сохраните и закройте созданный документ;
- кликните правой клавишей мыши и в меню выберите пункт «КриптоАрм» → «Подписать» (откроется мастер создания ЭП);
- из списка выберите документ для заверки и нажмите «Далее»;
- укажите место для сохранения файла;
- выберите СКПЭП из хранилища и подтвердите согласие на добавление подписи клавишей «Далее» и «Готово».
В программе можно создавать открепленные и совмещенные ЭЦП, визировать отдельные файлы и целые папки с документами.
Веб-сервисы
Документы можно визировать ЭЦП и без установки десктопных программ, например, через сервис Контур.Крипто. Чтобы воспользоваться этим приложением, установите КриптоПро CSP и зарегистрируйте аккаунт на сайте:
- авторизуйтесь в веб-сервисе и выберите файл для визирования;
- укажите СКПЭП, которым планируется подтвердить документ;
- сформируйте файл подписи, нажав кнопку «Подписать».
В онлайн-приложении можно создавать только открепленные ЭП и подписывать документацию не более 100 Мб по размеру.
Этот вариант подходит для предпринимателей, которые периодически отправляют отчетность в ФНС, подают котировочные заявки и другие цифровые формы с небольшим весом.
Если владелец сертификата регулярно подает отчеты, взаимодействует с госорганами, ведет одновременную деятельность на нескольких торговых площадках, рекомендуется выбирать десктопные программы, поскольку они не имеют ограничений по размеру файлов.
За 30 минут настроим ЭЦП Рутокен для работы под ключ.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Марк Трегубов
Стратегический консультант в области оптимизации бизнес-процессов с 2005 года, специализируется на складской логистике и розничной торговле.
Оцените, насколько полезна была информация в статье?
Наш каталог продукции
У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.
Посмотреть весь каталог
Из нашей статьи вы узнаете:
Ключ сертификата электронной подписи (ЭП или ЭЦП) создаётся методом криптографических преобразований с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеет только владелец.
Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия.
Электронная подпись используется в следующих случаях:
- подача налоговой декларации в ФНС;
- подтверждение авторства электронного документа;
- заключение сделок по торгам, соглашениям и финансовым операциям;
- подписание права передачи полномочий или аналогичных процедур;
- ведение внутреннего электронного документооборота;
- согласование включённых в файл данных группой лиц.
Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭП.
Регистрация права на подпись проводится через аккредитованные удостоверяющие центры. Право принимать, проверять и хранить конфиденциальную информацию о клиенте имеют только сертифицированные организации. Каждая созданная ЭП уникальна по своей структуре и коду.
Где получить сертификат электронной подписи
Сертификат ЭЦП можно получить только в специальном удостоверяющем центре (УЦ). Порядок и место выдачи зависит от получателя. Индивидуальным предпринимателям и руководителям юридического лица выдают подписи только в УЦ ФНС и её доверенных лиц. Необходимо прийти лично в отделение налоговой с пакетом документов и сертифицированным токеном, на который запишут электронную подпись. Клиенты обслуживаются в порядке очереди по графику выбранного филиала.
Для ускоренного выпуска рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».
Физическим лицам и работникам юрлица можно получить сертификат подписи только в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы Министерством цифрового развития. Перечень таких УЦ размещён на сайте Минцифры. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска сертификатов электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и равнозначны рукописным.
Принцип работы: что необходимо для использования ЭП
Принцип работы подписи заключается в кодировании файла. Как только нанесена электронная подпись, добавить новую информацию в файл невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть файл, внести в него правки и затем подписать файл электронной подписью с Рутокена снова. При этом на документе будет проставлена новая подпись с актуальным временем и датой подписания. Именно это качество придаёт документу надёжность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП
Порядок работы с электронным документом и ЭП:
- Документ редактируется и вычитывается до подписи. Внести правки после подписания файла не получится — электронная подпись под документом станет невалидной.
- В торговле, документообороте с ФНС и ведении финансовых операций по законодательству признаётся только квалифицированная электронная подпись. С её помощью подписывают соглашения между разными сторонами.
- На официальной странице производителя СКЗИ можно скачать пробную версию продукта, которая действует 3 месяца. По истечении этого срока потребуется приобрести лицензию.
- Для работы с разными версиями документа требуются плагины, веб-сервисы и отдельные программы.
Подпись наносится не только на электронный документ, созданный в специализированной программе. ЭП можно подписывать файлы AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет её функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа файла свои правила работы и внесения ЭП в документ.
Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF
Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader можно подписать с помощью программы «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, с ним можно создавать электронную подпись в ПДФ формате. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.
Чтобы подписывать файлы электронной подписью, необходима программа для чтения ПДФ-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. После подписания электронный файл распознаётся в «КриптоПро».
Инструкция, как поставить ЭП:
- Заходите на онлайн-сервис «КриптоПро», нужно найти плагин и установить на компьютер.
- Настроив программу, входите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
- Выбираете меню «Подписание».
- В появившемся окне выбираете искомую подпись.
- Чтобы подписать PDF, необходимо выбрать место и положение электронной подписи в документе.
Электронная цифровая подпись PDF аналогична подписям в «КриптоПро». Подпись распознаётся системой при подаче документов в налоговую службу или аналогичные организации.
Шаг 1
Открыть файл PDF и выбрать дополнительные инструменты.
Шаг 2
Установить расширение PDF.
Шаг 3
Выбрать сертификаты.
Шаг 4
Выбрать действия с Сертификатами.
Шаг 5
Выбрать место штампа.
Шаг 6
Выбрать сертификат.
Шаг 7
Просмотреть сертификат.
MS Word: подписываем документы электронной подписью
Документы Microsoft Office могут быть подписаны электронной цифровой подписью самостоятельно. Для этих целей к стандартному пакету нужно скачать плагин, отвечающий расширению документов Word. На компьютере должна быть установлена система не младше 2007 года.
Простота использования позволяет эффективно вести работу в программах-редакторах, которые наиболее удобны пользователю. Перед работой необходимо проверить, насколько корректно взаимодействуют плагин программы электронной подписи и Word. Справка: в Word создаются трудовые и хозяйственные договоры, иски в арбитражные суды, заявления для вуза и т. д. Аналогично создаются файлы в Excel для XLS. Для работы с этим типом файлов необходима установка плагина MSInfopath. Чаще всего он поставляется в пакете с Microsoft Office.
Шаг 1
Открываем файл Word. На верхней панели открываем раздел «Файл». В версиях 2007-2010 года пункт спрятан под значком Microsoft Office в верхнем левом углу. В открывшемся перечне нужно кликнуть по блоку «Защита документа». В раскрывшемся меню выбираем строку с названием «Добавить цифровую подпись».
Шаг 2
Всплывает окно «Подписание». В нём указывается роль подписанта. Выбираются сертификаты и оставляются комментарии, входящие в подписание документа.
Шаг 3
Если к ПК привязано несколько сертификатов, функционал Word подтянет самую последнюю версию подписи. Изменить текущее положение можно в настройках, кликнув на «Изменить».
Шаг 4
Заполнив обязательные поля, нажмите кнопку «Подписать». Электронный сертификат соединяется с документом и обеспечивает его защиту.
OpenOffice: подписание документов с помощью ЭП
Подписать с помощью ЭЦП электронный документ, созданный в бесплатном офисном пакете программ OpenOffice, не получится. Он не поддерживает создание подписи в файле с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработка плагина для OpenOffice КриптоПро пока не планируется.
Картинки: визирование подписью графических файлов
Электронная печать может применяться на графических файлах. Подписывать можно файловые разрешения формата BMP, JPEG, PNG, PDF и др. Цифровая подпись служит защитой изображения и устанавливает авторство рисунка. Подпись используется для защиты:
- авторских логотипов;
- заверения скан-копии документа;
- защиты договоров в формате PDF;
- защиты чертежей и проектной документации формата PDF;
- заверения чертежей, графиков работы и др.
Чтобы воспользоваться для защиты электронной цифровой подписью, на ПК устанавливается дополнительный патч «КриптоАРМ». ПО предоставляется бесплатно, его можно скачать с сайта разработчика. Аналоги зачастую конфликтуют с лицензированной программой и продаются в виде платных подписок.
Крипто АРМ: помощник предпринимателя
«КриптоАРМ» — специализированное ПО, созданное под программу взаимодействия электронных подписей. Это удобный и финансово выгодный инструмент, официально лицензированный в РФ.
В «КриптоАРМ» можно создавать подпись в форматах:
- jpeg;
- rar;
- png;
- ppt;
- видеофайлы;
- расширения базы данных и т. д.
Программа имеет несколько версий, каждая наделена уникальным функционалом. «КриптоАРМ Старт» — базовая версия с минимальным набором инструментов, предоставляется бесплатно. Платные версии дают тестовый период, за который пользователь может выбрать необходимые для работы функции.
После установки на ПК программа позволяет нанести электронную подпись на файл из контекстного меню или в главном окне программы. Алгоритм работы слегка различен. Но в обоих вариантах работа завершается пунктом «Подписать».
Купить подходящую лицензию КриптоПро можно в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку, для бесплатной консультации специалиста.
Документы для ФНС: как подписать электронной подписью
Для работы в личном кабинете на сайте ФНС нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Она имеет юридическую значимость и является аналогом бумажной подписи. С её помощью можно сдавать отчётность онлайн, подписывать договоры с контрагентами и участвовать в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Помимо подписи, необходим идентификатор налогоплательщика.
Что нужно сделать, чтобы его получить:
- перейти на страницу сервиса самостоятельной регистрации налогоплательщиков в системе сдачи налоговой отчётности;
- указать электронный адрес и пароль;
- перейти по ссылке активации профиля, которая будет отправлена на электронную почту;
- отправить на регистрацию сертификат ЭП — выбрать файл сертификата и нажать на кнопку «Зарегистрировать сертификат»;
- когда заявление будет успешно обработано, за сертификатом будет закреплён индивидуальный идентификатор абонента.
После этого можно создавать и подписывать документы, чтобы вести электронный документооборот с налоговой через личный кабинет.
Для отправки отчётности рекомендуем сервис «1С-Отчетность». Это сервис для передачи отчётности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие». С помощью него можно отправлять документы в госорганы по всем направлениям с любой УКЭП.
Ошибки: часто встречающиеся трудности в работе с ЭП
Причины возникновения ошибки:
- сертификат не установлен или не настроен в системе;
- не установлено ПО «КриптоПро»;
- установлен Word младше версии 2007 года (чаще всего это 2003 год);
- срок службы сертификата закончен;
- попытка продублировать сертификат на документе;
- применение несовместимого с «КриптоПро» программного обеспечения.
В случае возникновения ошибки обратитесь к администратору. Чаще всего причины сбоев вскрываются при детальной проверке программного обеспечения, установленного на оборудовании.
Если после нажатия кнопки «Подписать» вместо документа выдаётся ошибка, значит, на компьютере не установлены программные пакеты от «КриптоПро».
«Калуга Астрал» выпускает электронные подписи для физлиц и работников ЮЛ — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». С ними можно работать на государственных порталах, подписывать отчётность и любые документы, в том числе в формате Word и PDF. Специалисты техподдержки готовы оказать помощь в установке электронной подписи на компьютер и настройке рабочего места.
Электронная подпись обычно выдается или на флеш-носителе, или на токене, или на дискете. Работать с реквизитом просто вне зависимости от выбранного типа носителя: интерфейс ПО понятен, а проблемы в использовании возникают редко. Удобство и простота в использовании делают электронную подпись доступной даже для людей, не имеющих технических навыков и опыта работы со сложными программами.
Содержание
- 1 Как начать работать с ЭП
- 2 Как использовать ЭЦП с флешки
- 3 Использование флешки как электронного ключа
- 4 Как скопировать ЭЦП с флешки
- 5 Почему может не работать ЭП
Как начать работать с ЭП
Перед началом использования ЭЦП пользователь должен убедиться, что у него на ПК имеются все необходимые инструменты и средства. К ним относят:
- криптопровайдер;
- закрытый ключ и сертификат ЭЦП;
- настроенное рабочее место.
Криптопровайдером называют специальное программное обеспечение, отвечающее за криптографические алгоритмы. Он необходим для создания, проверки, шифрования и расшифрования ЭЦП. Данные хранятся на зашифрованном флеш-накопителе, к которому и обращается криптопровайдер при выполнении операций.
Настройка рабочего места — один из важнейших процессов в подготовительной работе к использованию ЭЦП. Сюда входит установка сертификата удостоверяющего центра, а также настройка и установка сертификата ключа и кросс-сертификата Минкомсвязи. Также необходимо настроить браузер так, чтобы он позволял осуществить все требуемые операции. Тут подразумевается установка необходимых плагинов и надстроек.
Как использовать ЭЦП с флешки
Освоить работу с цифровой подписью не сложно: процесс занимает всего несколько минут и заключается в последовательном выполнении простых действий.
Настройка ЭЦП
Пользоваться электронной подписью с флешки не составит труда: для начала, носитель должен быть подключен к компьютеру. Когда флешка отобразилась в системе, нужно выбрать «КриптоПро» — «Оборудование» — «Настроить считыватели»:
В новом окне должны быть такие пункты меню, как «Все считыватели смарт-карт» и «Все съемные диски»:
Если по каким-то причинам они отсутствуют, то необходимо:
- во вкладке «Настроить считыватели» нажать «Добавить» и «Далее»;
- в новом окне выбрать «Все производители»;
- затем выбрать «Все считыватели смарт-карт» и нажать «Готово».
Подпись готова к использованию, а процесс подписания зависит от типа документа.
Подписание документов MS Word
В нужном файле пользователь открывает:
- «Сведения» — «Добавить ЭЦП»;
- выбирает сформированную подпись, при необходимости добавляет комментарий, и нажимает «Подписать»;
- если ошибок нет, то система выдает сообщение:
Подписание документа через плагин КриптоПро с использованием эцп с флешки похоже на предыдущий способ:
- пользователь открывает нужный документ, выбирает пункт меню «Файл» — «Добавить ЭЦП»;
- затем выбирает нужную подпись, и добавляет к документу, завершая действие нажатием «Подписать».
При отсутствии ошибок плагин выдаст сообщение об успешном подписании документа.
Подписание документа PDF
Формирование подписи для PDF-документов также проходит в несколько этапов. На первом, пользователь открывает нужный файл, и через панель «Инструменты» переходит в раздел «Сертификаты»:
Затем нажимает на «Поставить подпись», и выбирает область, где она будет располагаться:
После этого в окне с набором цифровых реквизитов пользователь выбирает нужный, и нажимает «Продолжить»:
Откроется новое окно с предварительным изображением электронной подписи:
Если все верно, то пользователь завершает действие через кнопку «Подписать». После подписания документа при отсутствии ошибок выдается сообщение об успешном завершении процесса.
Использование флешки как электронного ключа
Флешку можно использовать как аналог ЭЦП, воспользовавшись РАМ-модулем. В его задачу входит тестирование каждого электронного носителя на соответствие заложенным данным. Блокировка данных или доступ к системе зависит от результатов проверки.
Флешка, используемая как электронный ключ, работает так: каждый удачный вход в систему запускает процесс перезаписи данных, хранящихся в резервной части. Во время следующего входа система сравнивает марку, серийный номер, данные резервного хранилища и изготовителя.
Для настройки РАМ-модуля необходимо:
- установить библиотеку libpam_usb.so и утилиты, нужные для управления модулем;
- вставить в USB-порт флешку, собрать и записать всю информацию о носителе для последующей идентификации пользователя;
- ввести команду, закрепляющую имя флешки к учетной записи пользователя;
- запустить проверку корректности данных;
- наделить модуль pam_usb правом управления системой. При необнаружении подходящего носителя система должна запросить ввод пароля и логина, или заблокировать вход.
К плюсам такого использования носителя можно отнести возможность хранения на флешке информации и быстрый вход в систему, автозащиту, отсутствие необходимости запоминать большое количество информации.
Как скопировать ЭЦП с флешки
Несмотря на то что флеш-носитель относится к надежным, ЭП с него рекомендуется скопировать в реестр ПК. Нужно это для того, чтобы иметь резервную копию на случай поломки носителя. Также это избавит пользователя от необходимости везде возить с собой флешку, что снизит риск кражи или потери.
Как скопировать ЭЦП:
- через Пуск/Панель управления/КриптоПро выбрать «Сервис» и «Скопировать»;
- в открывшемся окне нажать «Обзор», выбрать ключевой контейнер и подтвердить действие «ОК»;
- нажать «Далее» и перейти к копированию контейнера закрытого ключа. В окне «Имя ключевого контейнера» ввести название ЭП. Нажать «Готово»;
- в новом окне нажать «Реестр» и «ОК».
Установить скопированный сертификат. Для этого:
- во вкладке «Сервис» выбрать «Просмотреть сертификаты»;
- через «Обзор» перейти к выбору сертификата;
- выбрать нужный сертификат и подтвердить действие через «ОК» и «Далее»;
- завершить процесс последовательным нажатием «Установить», «Да», «ОК».
Установка ЭЦП завершена. Теперь можно пользоваться подписью как с флешки, так и с ПК.
Почему может не работать ЭП
Обычно работа с электронной подписью не вызывает проблем, однако, есть ряд случаев, когда сертификат ключа перестает отвечать на действия пользователя.
Если закрытый ключ не подходит к открытому, то необходимо проверить все закрытые контейнеры на используемом ПК. Проблема может заключаться в том, что выбран не тот порт. Если закрытый контейнер выбран правильно, а ошибка повторяется — нужно обратиться в УЦ для перевыпуска ЭП.
Иногда, при запуске система выдает ошибку: certificate isn’t valid. Для ее устранения переустанавливается ЭЦП по инструкции УЦ. Также, иногда выходит сообщение о том, что нет доверия к сертификату ЭП. В этом случае переустанавливается корневой сертификат.
Часто проблема в работе ЭП связана с истекшим сроком действия КриптоПро. Для продления лицензии нужно связаться с представителями УЦ и получить новый ключ.
Если на ПК не найден ни один действительный сертификат, то нужно переустановить ЭЦП и проверить сроки действия ключей.
КриптоПро может не видеть ЭП из-за отсутствия стабильного подключения к Интернету, а также из-за некорректно установленной программы.
Реже, возникает случай, когда плагин не видит установленного и добавленного сертификата даже после переустановки. Проблема может крыться в списке отзыва сертификатов УЦ. Если пользователь работает с Интернетом через прокси-сервер, то в режиме онлайн ПО не видит в справочнике отзывов установленный сертификат. Для устранения неисправности нужно лишь добавить данный справочник на ПК.
Для работы с электронной подписью с флешки на ПК должны быть установлены специальные средства. К ним относят криптопровайдер и настроенный браузер. Подписание документов проходит с использованием плагинов КриптоПро, которые выпускаются как для MS Office, так и для файлов форматом PDF. Флеш-носитель можно использовать и для хранения ключа электронной подписи. Удобно это тем, что пользователю не нужно запоминать все данные, а вход в систему происходит автоматически при подключении и проверке флешки. Если есть необходимость в частых поездках и работе с сертификатами ЭЦП вне офиса или дома, то желательно скопировать сертификат ЭП с флешки на ПК. Это убережет от поломки, утери или кражи носителя, и последующего восстановления ЭЦП.
Содержание
- Этап 1: Подготовка
- Этап 2: Настройка менеджера ЭЦП
- Этап 3: Использование подписи с флешки
- Microsoft Word
- Adobe Acrobat Pro DC
- Вопросы и ответы
Этап 1: Подготовка
Для того чтобы использовать электронно-цифровую подпись (далее ЭЦП) с флешки, понадобится приложение-криптопровайдер, например КриптоПро.
Скачать КриптоПро с официального сайта
Также проверьте сам носитель – на нём должен находиться каталог с электронными ключами.
После этого можно переходить к настройке приложения.
Этап 2: Настройка менеджера ЭЦП
Теперь настроим криптопровайдер – процедура заключается в добавлении носителя к его каталогу.
- Запустите КриптоПро CSP – например, папки из меню «Пуск».
- Перейдите на вкладку «Оборудование» и нажмите на элемент «Настроить считыватели…».
- В средстве настройки должны присутствовать пункты, как на скриншоте ниже.
- Если какой-то из них отсутствует, нажмите «Добавить».
В «Мастере добавления…» кликните «Далее».
В левой части окна выберите «Все производители», а в правой – «Все считыватели смарт-карт».
Снова нажмите «Далее».
Щёлкните «Готово», после чего перезагрузите компьютер.
На этом настройка завершена и можно переходить непосредственно к использованию ЭЦП.
Этап 3: Использование подписи с флешки
ЭЦП может использоваться для множества операций и рассмотреть их все в рамках этой статьи невозможно. Поэтому приведём примеры в виде защиты документов в программах Microsoft Word и Adobe Acrobat Pro DC.
Microsoft Word
- Откройте в Ворде нужный вам документ, затем воспользуйтесь пунктом «Файл».
- Далее кликните по кнопке «Защита документа».
В меню выберите вариант «Добавить цифровую подпись».
- Появится окно добавления. Выберите тип подтверждения и цель подписания в соответствующих полях, затем проверьте сертификат. Последний можете изменить при необходимости, для чего нажмите на кнопку «Изменить» и установите требуемую ЭЦП, а после кликните «Подписать».
Таким образом файл будет защищён вашей цифровой подписью.
Adobe Acrobat Pro DC
- Откройте в Адоби Акробат требуемый документ, затем перейдите на вкладку «Инструменты», на которой выберите вариант «Сертификаты», расположенный в блоке «Формы и подписи».
- Появится панель инструментов, щёлкните в ней по кнопке «Поставить цифровую подпись».
Прочитайте инструкцию, нажмите «ОК» и укажите местоположение будущей подписи.
- Далее выделите нужный сертификат и кликните «Продолжить».
- Ознакомьтесь с предварительным просмотром – если вас всё устраивает, нажмите «Подписать».
Готово – документ подписан.
Еще статьи по данной теме:
Помогла ли Вам статья?
На какие носители можно записать электронную подпись
Размещение полученной в удостоверяющем центре электронной подписи возможно на следующих носителях:
- в памяти персонального компьютера (либо ноутбука) – ЭЦП записывают на жесткий тип машины;
- на съемном жестком диске;
- токене – специальном съемном носителе, предназначенном для хранения цифровой подписи, с предусмотренной защитой; установлен аппаратный или программный ключ, чтобы авторизовать пользователя;
- на флешке.
Носитель для электронной подписи подбирают, с учетом условий использования ЭЦП.
Возможно размещение на облачном сервере. Но такой способ подходит только при подписи для заверения внутрикорпоративной документации, поскольку ЭЦП, хранящиеся на облаке, не разрешено использовать при подтверждении официальных государственных и прочих бумаг, по действующим законодательным нормам.
Какие из перечисленных носителей лучше выбрать для хранения электронной подписи
Удостоверяющие центры рекомендуют использовать для хранения цифровой подписи токены – специальные носители, содержащие защиту от несанкционированного применения.
Такая флешка защищена пин-кодом и блокируется, после трех неправильных вводов пароля.
На новом устройстве устанавливают стандартную защиту из восьми символов.
Мнение эксперта
Владимир Аникеев
Специалист отдела технической поддержки
Поскольку этот код может быть известен многим, при использовании владелец должен сменить этот пароль на индивидуально подобранную комбинацию, исключающую открытие хранилища посторонними людьми.
Дополнительное преимущество токена – мобильность, при возможности применения на разных компьютерах.
Если пользователь работает на одном ПК, можно обойтись без флешки, разместив ЭЦП в корневой папке операционной системы.
При таком способе главное – выбор надежного антивирусного программного обеспечения, чтобы защитить содержание жесткого диска от постороннего вмешательства.
Использование съемного жесткого диска – не самое лучшее решение, учитывая недостаточную надежность данного устройства. Флешка или токен занимают намного места, при незначительной опасности повреждения хранилища.
Какие типы сертификатов можно хранить только на токене
Регламент использования некоторых типов сертификатов предусматривает размещение подписи исключительно на токенах, без записи на жесткие диски и прочие носители, лишенные надлежащей защиты.
Такое положение о правилах использования ЭЦП относится к электронным подписям, используемым для заверения документации таможенной службы или автоматической системы, при обороте алкогольной продукции.
Какой должен быть объем у флешки для электронной подписи
Электронная цифровая подпись занимает минимальный объем памяти, не превышающий 4 кБ.
Поэтому для записи ЭЦП возможно использование любого носителя, ведь объем всех мобильных и стационарных средств для размещения цифровой информации значительно превышает характеристики по объему, которые потребуются в данной ситуации.
На одну флешку или токен можно записать несколько ЭЦП. Главное условие – подписи должны принадлежать одному владельцу, учитывая необходимость надежной защиты носителя.
Как записать электронную подпись на флешку
Порядок записи электронной подписи зависит от избранного владельцем способа. Далее рассмотрены различные варианты.
С помощью КриптоПро CSP
КриптоПро CSP – специализированное программное обеспечение на компьютер для работы с цифровыми подписями. Этот комплекс можно использовать для записи ЭЦП. Для этого необходимо выполнить следующие манипуляции:
- нажать на значок программы, размещенный на рабочем столе или в панели управления (при входе через меню Пуск);
- перейти на вкладку Сервис, нажав кнопку копирования информации;
- после открытия окна, выбрать опцию обзора, выбрав каталог цифровой подписи, который необходимо перенести на съемный носитель;
- указать наименование раздела, где будет размещена ЭЦП;
- подключить к компьютеру съемный носитель, выбрав установленную флешку для записи информации;
- при размещении ЭЦП на незащищенном устройстве, настроить доступ для входа с вводом пароля, указав надежную цифровую комбинацию; при использовании токена подобные действия не потребуются, ввиду наличия защиты на данном носителе.
После осуществления перечисленных операций, программный комплекс скопирует данные. По завершении манипуляций система вернется к вкладке Сервис.
Стандартными средствами Windows
Инструкция по порядку записи электронной подписи посредством стандартной операционной системы Microsoft Windows на компьютере достаточно простая. Для этого необходимо:
- вставить носитель для размещения ЭЦП;
- отыскать папку, предусматривающую закрытый ключ и содержащую цифровую подпись; идентифицировать каталог можно по присутствию шести файлов с расширением . key;
- после нажатия правой кнопкой мыши на папку, из открывшегося контекстного меню выбирают функцию копирования, вставляя данные на съемное устройство.
После останется лишь дождаться окончания дублирования файлов, на что не потребуется много времени, учитывая незначительный размер подписи.
Запись в профиле Контур.Диагностики
Контур.Диагностика – специализированный плагин, принцип действия которого обеспечивает надежное и защищенное скачивание цифровых подписей.
Чтобы начать работать с данным ресурсом, выполняют следующий алгоритм действий:
- заходят в раздел программы о копировании сертификатов;
- устанавливают съемное устройство для записи подписи;
- выбирают необходимый сертификат, нажимают на кнопку копирования данных;
- если потребуется, вводят пароль для защиты информации;
- указывают на носитель, где требуется разместить сертификат;
- вводят наименование каталога, нажимая кнопку о продолжении операции.
Система перенесет ЭЦП в указанное пользователем место.
Как пользоваться электронной подписью с флешки и токена
Для флешки и токена предусмотрены одинаковые способы использования цифровой подписи.
Перед подписанием документации, следует уточнить, какой тип ЭЦП допускается для заверения со стороны контрагента, с применением открепленной, прикрепленной или встроенной. Это определяет программу или ресурс, используемый для подтверждения документов.
Возможно использование следующего обеспечения:
Контур.Крипто – бесплатный ресурс в сети, при создании открепленных подписей, которые работают с сертификатами любых УЦ.
КриптоПро Office Signature – применяют для заверения файлов, созданных посредством инструментов Word или Excel; также предусматривает оплату купленной лицензии.
КриптоПро PDF – данная программа используется для сканированных документов.
Крипто АРМ – при открепленных или совмещенных ЭП; программа предполагает пробное использование с бесплатным доступом, по окончании данного периода потребуется покупка лицензии.
Для подписи документа ЭЦП, записанной на съемный носитель, потребуется:
- проверить правильность редакции заверяемой документации, поскольку после использования подписи изменять содержание будет уже поздно;
- вставить носитель с электронной подписью;
- запустить программу из представленных выше для заверения документа, с учетом чего файл загружают в сервис или просто открывают;
- определить формат ЭЦП (при необходимости);
- указать сертификат, размещенный на носителе;
- нажать на кнопку подписания документа.
Если ключ защищен паролем, потребуется дополнительный ввод соответствующей цифровой комбинации.
Как пользоваться электронной подписью с компьютера
При размещении цифровой подписи на компьютере, порядок ее использования ничем не отличается. Единственная особенность – для заверения документа указывают сертификат, размещенный на каталоге ПК. В остальном, порядок подписи документации аналогичен, при использовании ЭЦП с флешки или токена.
Пользоваться электронной подписью достаточно просто. Главное – обеспечить надежную защиту при размещении сертификата. В противном случае владелец не сможет гарантировать безопасность применения ЭЦП.