Как получить должностную инструкцию с предыдущего места работы

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Выдача копии должностной инструкции работнику

Выдача копии должностной инструкции работнику

Подборка наиболее важных документов по запросу Выдача копии должностной инструкции работнику (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

По статье 62 ТК РФ работодатель по письменному заявления работника в течение трех рабочих дней обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой:

• копию приказа о приеме на работу,
• копию приказов о переводах на другую работу,
• копию приказа об увольнении с работы;
• выписку из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

В перечне нет самого трудового договора, но, если работник его потеряет и затем попросит выдать копию – вы должны ее выдать.

Это все документы, которые прямо поименованы в статье 62 ТК РФ. Но есть еще и приписка: «и другие документы». Работники часто просят выдать должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, графики, характеристику, положения об оплате труда и премировании и т.п. Не все эти документы нужно и можно выдавать.

Какие документы вы обязаны выдать при увольнении

Каждому увольняемому сотруднику необходимо выдать следующий комплект документов:

1. Трудовая книжка.
2. Расчетный лист.
3. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 РСВ.
4. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
5. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ.
6. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих.
7. Медицинская книжка (при наличии).

По заявлению увольняющегося вы обязаны предоставить:

• 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
• справку о среднем заработке за последние 3 месяца, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
• Записка-расчет по форме № Т-61 со сведениями об использованных и неиспользованных отпусках, а также расчет выплат при увольнении;
• копию формы СПВ-2, если работник уходит на пенсию;
• копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Уволенный работник вправе повторно запросить у вас копии вышеперечисленных документов, если потеряет их.

Какие документы нельзя выдавать работнику

Работодатель обязан исполнять не только трудовое законодательство, но и Закон о защите персональных данных. Никакие документы, которые содержат персональные данные других работников выдавать нельзя.

Если кроме запроса от работника есть еще и запрос из суда, выдать нужно выписку о конкретном работнике из общего документа, в котором есть персданные других работников.

Какие документы можно не выдавать

Статья 62 ТК РФ четко конкретизирует, что выдать нужно документы, связанные с работой конкретного работника. Общеорганизационные документы, локальные нормативные акты, которые не имеют прямого отношения к рабочим функция конкретного работника можно не выдавать.

Документы, которых у вас нет или которые работник просит составить исключительно для него, вы выдавать не обязаны.

Коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда и премировании

Эти документы можно не выдавать, поскольку они не имеют прямого отношения к рабочим функциям.

Штатное расписание

Штатное расписание не имеет отношения к трудовым обязанностям работника и может содержать конфиденциальную информацию. Этот документ вы выдавать не должны. Если будет решение суда о выдаче штатки, нужно выдать выписку по конкретной должности, которую занимал работник.

Должностная инструкция

Должностная инструкция составляется к должности, а не для конкретного работника. Этот документ касается неопределенного круга лиц, поэтому его выдать вы не обязаны.

Докладная или служебная записка

Если докладная записка стала основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности, ее нужно выдать. Все остальные служебки, в которых согласовываются рабочие процессы, графики, объемы производства, расходы и т.д. выдавать не нужно.

Эти документы не связаны напрямую с конкретным работником, они нужны для согласования коммуникаций и управления бизнес-процессами. Как правило, это промежуточные документы, на основании которых готовятся приказы и распоряжения.

Характеристика с места работы

В перечне документов, которые приведены в статье 62 ТК РФ, служебной характеристики нет. Законодательство обязывает выдавать характеристику, если она требуется работнику для поступления на работу или участия в конкурсе.

Учитывая то, что сейчас большинство госструктур при трудоустройстве на работу требуют характеристику – вам ее придется выдать. Вы вправе попросить у работника объяснение, зачем ему характеристика или попросит запрос от компании, которая планирует принять вашего бывшего работника к себе. Но, нужно иметь в виду, что суды чаще всего в данном вопросе на стороне работников. На основании той же статьи 2 ТК РФ судьи делают вывод о том, что что служебная характеристика является документом, связанным с работой.

Примеры в решениях судов: определения Курганского облсуда от 29 января 2019 г. № 33-202/2019, Санкт-Петербургского горсуда от 12 июля 2016 г. № 33-12492/2016.

Утраченные документы

Вы вправе отказать работнику в выдаче документов, которые утрачены. Единственно условие — факт утраты нужно зафиксировать.

Выдача документов для суда

Итак, есть документы, которые вы выдавать не обязаны. Но, если суд будет рассматривать трудовой спор, например, связанные с невыдачей заработной платы, судьи сами направят запрос в компанию о предоставлении им необходимого документа. В таком случае вам нужно будет предоставить затребованный судом документ.

Если же работник через суд по потребует выдавать ему определенные документы, шансы у него 50/50. Судебная практика неоднозначна.

Как выдавать копии документов

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

При выдаче копий документов обязательно нужно взять с работника расписку о получении запрошенных копий документов. Это избавит вас от возможных претензий со стороны работника и многочисленных повторных запросов.

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.

Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.

КАК ЗАПРАШИВАТЬ ДОКУМЕНТЫ

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль. Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник. В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.

Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕ ВПРАВЕ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью. В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы. И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].

Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].

КАК ОФОРМЛЯЮТСЯ СПРАВКИ

Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)

Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:

• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;

• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;

• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).

Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.

Справка о занимаемой должности и зарплате

Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.

Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.

Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования к содержанию и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).

Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).

Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.

Рекомендованная форма справки приведена в письме Минтруда России от 15.08.2016 № 16-5/В-421. При этом ведомство разъясняет, что орган занятости обязан принять справку в произвольной форме, если она содержит все сведения, необходимые, чтобы определить размер и сроки выплаты пособия по безработице.

Как правило, эту справку готовит бухгалтер, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Печать ставится при ее наличии.

Справка о стаже работы в организации

Справку запрашивают, когда нужно подтвердить, что работник трудился у работодателя в течение определенного времени. Составляется в произвольной форме на фирменном бланке.

Сначала выясните, для чего работник запрашивает справку — от этого будет зависеть объем содержащихся в ней сведений. Уточните, указывать ли периоды работы по всем должностям, которые занимал работник, или достаточно общего трудового стажа в организации, нужны ли ссылки на приказы о приеме и увольнении и т. п.

Справка о неполучении пособия по уходу за ребенком

Получать ежемесячное пособие по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет может один из родителей или другое лицо, фактически осуществляющее уход. Поэтому родитель, который не будет получать пособие и использовать отпуск по уходу за ребенком, должен взять об этом справку.

Форму справки закон не устанавливает. Ее составляют в произвольном виде, подписывают руководитель компании и главный бухгалтер.

Справка о характере и условиях труда по основному месту работы

Если работник хочет трудиться по совместительству у другого работодателя, но там условия труда вредные или опасные, он должен представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Это связано с тем, что нельзя работать по совместительству на вредном производстве, если основная работа связана с такими же условиями.

Справку оформляют в произвольном виде. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное лицо.

Запрос документов у работодателя — это официальное обращение с просьбой предоставить бумаги, связанные с трудовой деятельностью. Требовать выдачу копий или оригиналов каких-либо актов вправе любой работник, в том числе бывший. Сведения предоставят и новому работодателю сотрудника, но при выполнении определенных условий.

Какие документы запрашивают у работодателей

На основании нескольких статей ТК РФ работники вправе запрашивать у работодателей все документы, касающиеся их трудовой деятельности. Полный перечень бумаг, которые обязаны выдать, если поступил запрос работодателю о предоставлении документов, в законодательстве отсутствует, а судебная практика исходит из реальных ситуаций, поэтому сложно перечислить весь список. Гораздо проще перечислить те бумаги, копии которых работодатель вправе не выдавать (на основании судебной практики):

• копии локальных нормативных актов, с которыми ранее сотрудник ознакомился (см. Апелляционное определение суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 16.01.2018 по делу №33-418/2018);
• документы:
  • касающиеся работы всего предприятия (штатное расписание, любые распоряжения, регулирующие деятельность структурных подразделений (см. Апелляционное определение Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу №33-663/2017);
  • содержащие персональные данные иных сотрудников (должностные инструкции, график отпусков, табели учета рабочего времени (см. Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14.10.2015 по делу №33-3515/15);
  • не имеющие прямого отношения к выполняемой работе (первичные учетные бухгалтерские документы (см. Решение Арзамасского городского суда Нижегородской области от 22.01.2018 по делу №2-164/2018), бумаги, содержащие конфиденциальные сведения).

Форма запроса

Законом оговорено (см. статью 62 ТК РФ), что когда поступает письменный запрос копий документов у работодателя, уполномоченное лицо готовит нужные копии или оригиналы в трехдневный срок. Если работник обратился в устной форме, разрешается игнорировать такое обращение.

Чтобы работодатель исполнил обязанности и выдал запрашиваемые бумаги, работникам следует не только подать письменное заявление, но и оформить его определенным образом. Конкретной формы запроса на уровне закона нет, его составляют в свободной форме. Но организациям проще подготовить шаблон и предлагать его сотрудникам. Редакция Clubtk.ru экономит ваше время и рекомендует образец запроса, который легко подправить под требования организации.

В предложенный вариант добавьте как можно больше позиций, чтобы работники корректно указывали, что им надо. Оформленный таким образом запрос работником документов у работодателя легко обрабатывать, поскольку понятна суть обращения.

Выдавать ли документы после увольнения

У бывших работников сохраняется право запрашивать бумаги, связанные с их трудовой деятельностью. Но часто такие сотрудники не могут или не хотят появляться в организации, где раньше работали, и забрать нужные акты лично не в состоянии. В таком случае им следует оформить запрос документов, связанных с работой, по почте: и заявление, и ответ на него отправляют заказными письмами с описью вложения. Само обращение рекомендуем оформить следующим образом:

Если с запросом обращается третье лицо

Сведения о работе и документы, касающиеся трудовой деятельности гражданина, относятся к персональным данным, потому закон не разрешает работодателям предоставлять какую-либо информацию о сотрудниках третьим лицам, в том числе супругам, детям, другим родственникам, бывшим работодателям.

Но бывают ситуации, когда сам работник обратиться не может, а данные получить необходимо. В таком случае от сотрудника требуют получить письменное согласие на получение персональной информации у третьих лиц. Оформляют такое согласие в свободной форме, но обязательно указывают:

• в какие организации направят запросы;
• какие бумаги потребуются;
• для чего они нужны.

После того как согласие получено, его прилагают к запросу в другую организацию. Для удобства предлагаем образец запроса документов, связанных с работой, у прежнего работодателя. В примере запрашиваются сведения для внесения данных в дубликат трудовой книжки:

Обратите внимание, что гражданин в любой момент вправе отозвать согласие на обработку и получение персональных данных. Если у вас остались какие-то контакты, рекомендуем связаться с бывшим коллегой и уточнить, насколько запрос организации правомерен.

Что делать, если работодатель не реагирует на запрос

У организации есть 3 рабочих дня на подготовку запрашиваемых бумаг либо мотивированного отказа их предоставлять. Если работник посчитает, что ему выдали не те документы или не в полном объеме, он вправе пожаловаться в инспекцию труда или сразу пойти в суд. Туда же следует обращаться, если работодатель проигнорировал обращение. Его накажут как минимум по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (минимальный штраф по ней для юрлиц — 30 000 рублей).