Как подписать документ невидимой подписью
Как подписать документ видимой подписью
Как проверить, действительна ли подпись
Чтобы подписать документ в Word или Excel электронной подписью, нужно установить плагин КриптоПро Office Signature. В нем можно создать два вида подписи: с графическим обозначением и без него.
|
Подпись без графического обозначения |
Подпись с графическим обозначением |
|
В документе не будет элемента подписи, но программа все равно проверит сертификат и проинформирует, что документ подписан. Такую подпись будем называть невидимой. |
В месте, где должна стоять подпись, отобразится графический элемент, который вы задаете сами. Это может быть скан вашей подписи или просто фамилия. Такую подпись будем называть видимой. |
Как подписать документ невидимой подписью
Шаг 1. Установите плагин КриптоПро Office Signature на компьютер.
Если подписываете и работаете с документами Word или Excel, установите на компьютер программу КриптоПро CSP и плагин КриптоПро Office Signature. Это нужно для того, кто подписывает, и для того, кто получает документ. Иначе созданная подпись не отобразится.
Электронная подпись для любых задач
В комплекте сертификат, сертифицированный токен и лицензия «КриптоПро» — все, что нужно для работы
Заказать подпись
С помощью плагина сможете подписывать документы, созданные в Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 2016 и 2019 года.
Чтобы скачать плагин, зайдите на официальную страницу продукта. Без лицензии он будет работать 90 дней. Потом сможете пользоваться, если купите лицензию и введете ее серийный номер в настройках. Для физических лиц лицензия стоит 2 100 ₽, для юридических — 1 200 ₽.
Шаг 2. В Microsoft Office версии 10 и новее зайдите во вкладку «Файл» и на странице «Сведения» кликните «Добавить электронную подпись».
Шаг 3. Если появилось окно с предупреждением, кликните «Да» и сохраните файл в формате Word или Excel.
Шаг 4. Вставьте носитель с ЭЦП в компьютер.
Шаг 5. В окне «Подписание» выберите подходящие параметры. Например, если вы готовили проект договора, выберите пункт «Создал данный документ». Если только согласовываете текст, выберите «Утвердил данный документ»
Поле «Цель подписания» можно оставить пустым.
Шаг 6. Кликните «Подписать», введите пин-код электронной подписи и кликните «Ок». Документ подписан.
Чтобы подписать документ ЭЦП в Microsoft Office 3 и 7 версии, во вкладке «Сервис» выберите пункт «Параметры» → «Безопасность». Кликните на кнопку «Цифровые подписи» → «Добавить». Выберите сертификат, установленный на компьютер и кликните «Ок». Введите пин-код электронной подписи. Если подпись создана, в правом нижнем углу появится красная иконка.
Если вы внесете изменения в подписанный документ, подпись станет недействительной, и ее придется создать заново.
Любой документ можно подписать несколькими подписями. Для этого второй подписант должен выполнить действия, описанные выше, не меняя содержание текста.
Как подписать документ видимой подписью
Шаг 1. Установите плагин КриптоПро Office Signature. О том, как это сделать, рассказали выше. Вставьте токен в компьютер.
Шаг 2. Откройте документ, который нужно подписать. Зайдите во вкладку «Вставка». В разделе «Текст» выберите пункт «Строка подписи КРИПТО-ПРО».
Шаг 3. Установите настройки подписи: ФИО, должность и электронная почта подписанта.
Шаг 4. В документе появится крестик — графическое изображение подписи. Его можно переместить в любое место.
Шаг 5. Кликните на подпись правой кнопкой мыши и выберите «Подписать». В новом окне введите свою фамилию или загрузите изображение подписи.
Этот алгоритм подходит и для подписания документов в Excel.
Как проверить, действительна ли подпись
Шаг 1. Откройте подписанный файл, кликните на кнопку «Просмотр подписей».
Шаг 2. В открывшемся боковом поле увидите, кто подписал документ и когда. Если кликните на стрелку и выберите «Состав подписи» , увидите развернутую информацию, в том числе, действительна ли подпись.
Второй способ, как подписать документ ЭЦП в Word и Excel — использовать программу КриптоАРМ. О том, как это сделать, рассказали в статье. Чтобы подписать документ в pdf, используйте инструкцию из статьи.
Материал актуален на 10.01.2022
Цифровая подпись (ЦП) используется там, где требуется подтверждение достоверности, авторства и неизменности электронной формы с момента ее заверки, а также придание ей юридической силы. Завизированный файл можно будет только читать, и если внести в него правки, ЦП потеряет значимость в системе электронного обмена информацией.
Чаще всего участники ЭДО работают с документами Word — это самый востребованный и удобный текстовый процессор для внесения поправок и просмотра текстовых данных.
Рассмотрим все способы, как поставить электронную подпись на документ Word, и расскажем, какие программные средства для этого требуются.
Закажите электронную подпись у нас!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Что обеспечивает электронная подпись на документе
ЦП создается благодаря средствам криптозащиты и заменяет ручную в ЭДО. Только квалифицированная ЭП придает цифровой информации юридическую значимость без предварительных договоренностей с адресатом. Об этом атрибуте и будем говорить далее. Что обеспечивает электронная подпись на документе:
- позволяет идентифицировать автора письма;
- гарантирует достоверность и актуальность информации;
- защищает пакет данных от подделки;
- подтверждает отсутствие поправок после подписания цифровой формы;
- исключает доступ к сведениям посторонних лиц — благодаря криптошифрованию файл может открыть только адресат, которому предназначалось письмо.
Сферы применения КЭП:
- корпоративный и отраслевой ЭДО;
- подача обращений в арбитражный суд;
- удаленная подача отчетности в госорганы, например, в Федеральную налоговую службу РФ или Пенсионный фонд;
- отправка информации в госсистемы: ЕГАИС, ЕАИС, ЕСИА и др.;
- участие в онлайн-торгах.
ЭП упрощает и ускоряет процесс обмена данными, повышает уровень защиты информации, снижает издержки на бумагу, услуги курьеров и почтовую доставку. Чтобы использовать КЭП в разных видах документооборота, обратитесь в аккредитованный УЦ и приобретите сертификат ЭП, который будет подтверждать ваше авторство на заверенных онлайн-формах. Электронно-цифровой идентификатор можно создавать в таблицах, текстовых и графических файлах.
Далее рассмотрим, как подготовить ПК, чтобы подписать вордовский документ электронной подписью.
Как подписать вордовский документ электронной подписью в КриптоПро CSP
Итак, ЭЦП — это основной инструмент для удаленного обмена информацией между участниками ЭДО. Идентификатор формируется не сам по себе, а с использованием специальных средств, полученных в аккредитованном центре:
- ключевая пара: закрытый (секретный) и открытый (публичный) ключи;
- сертификат ЭП (СКПЭП).
ЭП создается посредством секретного ключа, который записывается в УЦ на защищенный аппаратный носитель (флешку, электронную карту) или на ПК (в реестр операционной системы). Кроме генерации ЭЦП, секретный ключ нужен для расшифровки полученного письма. Публичный ключ работает в связке с секретным, служит в качестве доказательства подлинности ЭЦП и идентифицирует автора письма.
Для публичного ключа выпускается СКПЭП — это документ в цифровом или бумажном виде. Он содержит открытый ключ и сведения о владельце. При отправке файла, заверенного ЭЦП, сертификат автоматически передается адресату. Как правило, СКПЭП выпускается на 12 месяцев, по истечении этого срока он требует продления.
Зачастую все перечисленные средства КЭП записываются на специальную флешку (USB-токен, аппаратный носитель), например, Rutoken, eToken или JaCarta. У каждой системы, принимающей сертификаты ЭП, есть свои условия по ее реализации. Например, для работы с ЕГАИС подойдут не все USB-токены, а только Рутокен ЭЦП 2.0 и JaCarta SE.
Перед тем как подписать ЭЦП документ Ворд (Word), рекомендуется произвести соответствующие настройки ПК:
- Поставить на ПК КриптоПро CSP 4.0 или 5.0. СКЗИ принимает непосредственное участие в генерации ЭЦП — получает доступ к закрытому ключу и преобразовывает информацию при помощи алгоритмов криптошифрования. Дистрибутив для скачивания размещен в открытом доступе на сайте ООО «КРИПТО-ПРО». По истечении пробного периода (90 дней) пользователю необходимо приобрести годовую или бессрочную лицензию на каждый ПК, где используется ЦП.
- Инсталлировать драйверы для ключевых носителей, пользуясь подсказками Установщика. Драйверы доступны для бесплатной загрузки на сайте компании.
- Сохранить на ПК личный и корневой сертификаты, полученные в УЦ. Они добавляются через CryptoPro в папку «Корень консоли»: корневой — в «Доверенные», а личный СКПЭП — в папку «Личное».
- Настроить браузер для работы с КЭП на интернет-ресурсах: установить бесплатный плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in и скачать расширение (чтобы веб-обозреватель не препятствовал сайту получать доступ к данным). Также рекомендуется добавить онлайн-сервисы, которые принимают от вас документацию, в каталог надежных узлов.
Теперь подробно рассмотрим все способы, как подписать документ Ворд посредством ЭЦП.
Мы готовы помочь!
Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям
Как подписать вордовский документ электронной подписью
На рынке криптографических утилит представлен большой выбор продуктов для заверки текстовой информации в формате .docx в разных версиях MS Office. Веб-компоненты MS Office 365 не поддерживают функциональность электронного атрибута, для остальных релизов, начиная с v.2003, можно подобрать оптимальный продукт для реализации функций ЭП.
Подпись бывает прикрепленной — присоединяется к пакету данных, или открепленной — в отдельной форме. Все способы, как подписать документ World электронной цифровой подписью:
- В самом приложении (через специальный плагин или без него).
- В КриптоАРМ или в другом вспомогательном ПО.
- В веб-сервисах, например, Крипто.Контур.
Чтобы у адресата не было проблем с просмотром файла, рекомендуется создавать его в той же версии Word. Как правило, госорганы, принимающие отчетность в онлайн-режиме, указывают версию текстового процессора в требованиях. Независимо от используемых средств для заверки, на ПК обязательно должен стоять криптопровайдер.
Как поставить электронную подпись на документ Word без программ
В сборках Word 2003 и 2007 предусмотрена возможность генерации ЭП в самом приложении без использования отдельных программ и плагинов. Проблема этих версий состоит в том, что они уже устарели и почти нигде не применяются. Если у адресата стоит более поздний релиз ПО, подпись не отобразится, поэтому заранее согласуйте версию создания файла. Для проверки КЭП адресату также необходимо инсталлировать на ПК СКЗИ актуальной сборки (4.0 или 5.0). Порядок подписи документа ЭЦП в Ворде 2003 включает следующие шаги:
- В контекстном меню выберите опцию «Параметры».
- Перейдите на страницу «Безопасность» и щелкните по клавише «ЦП» — откроется список сертификатов, загруженных в реестр.
- Найдите в списке нужный СКПЭП и нажмите «ОК».
- Введите пароль от контейнера выбранного сертификата и подтвердите операцию клавишей «ОК».
Для версии пакета приложений 2007 порядок действий аналогичен, только вначале на боковой панели необходимо выбрать команду «Подготовить» и пункт «Добавить ЦП». В нижней части страницы отобразится значок, подтверждающий наличие идентификатора.
Если в файл вносятся правки, ЦП пропадает, и потребуется повторная заверка по описанному выше алгоритму. Для v. 2010-2019 такой вариант не подойдет. Придется задействовать специальный плагин, о котором поговорим ниже.
Как подписать документ Ворд электронной подписью в КриптоПро Office Signature
Плагин позволяет подписывать пакеты данных напрямую из приложения Ворд без установки отдельного софта. Этот модуль актуален для любых версий текстового процессора, кроме 2003. В v. 2007 можно работать как с плагином, так и без него (алгоритм описан ранее), в v. 2010-2019 — только с плагином.
Office Signature не является самостоятельным ПО, а применяется только в качестве дополняющего компонента, расширяющего возможности MS Office. Утилиту можно бесплатно скачать на сайте cryptopro.ru. В течение первых 90 дней действует демо-период, по окончании которого необходимо купить лицензию и ввести лицензионный номер в настройках: меню «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер».
Ниже рассмотрим, как посредством плагина подписать электронной подписью документ на примере Word 2010.
Оформим ЭЦП для вашего бизнеса. Поможем установить и настроить в день подачи заявки!
Оставьте заявку и получите консультацию.
Как подписать электронной цифровой подписью документ Word 2010
Прежде чем присоединить КЭП к файлу, отредактируйте его и сохраните изменения. После визирования информацию можно будет только просматривать. Если в заверенный пакет данных внести коррективы, появится уведомление о присутствии неактуальных ЦП, и файл придется заверять заново. Как подписать электронной подписью вордовский документ в КриптоПро Office Signature:
- Из меню перейдите в подраздел добавления ЦП.
- Выберите СКПЭП из открывшегося каталога.
- Нажмите «ОК» — всплывет новое окно с уведомлением об успешном сохранении идентификатора вместе с пакетом данных.
- Завершите процедуру клавишей «ОК».
В меню «Файл» во вкладке «Сведения» отражается информация о том, что файл завизирован и внесение поправок запрещено. Внизу страницы в Ворде появится значок ЭП. При нажатии на картинку справа откроется вкладка «Подписи», в которой отображаются статусы КЭП (действительные или недействительные).
Кликните по строке ЦП и выберите «Состав». Откроется форма с информацией о держателе сертификата. У адресата для проверки завизированной документации также должен быть загружен плагин Office Signature, иначе подпись не будет показана.
Вам будет интересно: Как подписать документ электронной подписью
Как подписать документ Ворд ЭЦП в КриптоАРМ
Специальный программный продукт от компании ООО «Цифровые технологии» имеет встроенные механизмы для генерации КЭП и зашифровки документации любого размера и формата. Стоимость и функциональные возможности софта зависят от тарифа.
«КриптоАрм СТАРТ» — базовая бесплатная сборка с минимальным набором опций. Функции ЭЦП реализуются с помощью «родных» средств криптозащиты, встроенных в ОС Windows. Остальные версии («Стандарт Плюс», «Терминал» и «СКЗИ КриптоАРМ 5») требуют покупки лицензии. В платных версиях есть 2-недельный демо-период. Дистрибутив размещен в свободном доступе на официальном сайте разработчика:
- Скачайте программу и зайдите в ОС под правами администратора.
- Установите ПО, следуя подсказкам Мастера установки. При первичной инсталляции по умолчанию активируется 14-дневный демо-период сборки «Стандарт Плюс» или «Терминал». По окончании ознакомительного периода автоматически включается режим «Старт», и система предлагает купить лицензию.
При каждом запуске всплывает окно с предложением установить лицензию. Подтвердите согласие на установку клавишей «Перейти» и введите серийный номер. ПО позволяет заверять и зашифровывать одновременно несколько документов с любым расширением.
Как подписать ЭЦП документ Word в КриптоАрм:
- Откройте программу (ярлык появится на рабочем столе после инсталляции).
- В главном окне на верхней панели активируйте опцию «Подписать» — всплывет окно с Мастером создания ЭЦП.
- Нажмите «Выбор файлов» и загрузите цифровые формы клавишей «Добавить».
- В следующем окне задайте выходной формат, место сохранения папки и нажмите «Далее».
- В подразделе «Параметры подписи» оставьте комментарий к КЭП и уточните тип подписи (открепленная, присоединенная), после чего перейдите к следующему этапу с помощью кнопки «Далее».
- Выберите СКПЭП из реестра.
На следующей стадии всплывет окно с уведомлением о том, что все данные для формирования ЭЦП собраны. Сохраните информацию в профиль, чтобы в дальнейшем при визировании файлов ЭП загружалась автоматически, и завершите операцию кнопкой «Готово».
Если все сделано правильно, система сообщит пользователю, что форма успешно завизирована и сохранена в выбранном месте. Открепленная ЦП генерируется в отдельном документе с расширением .sig. Если переименовывать цифровую форму и файл после заверки, КЭП станет неактуальной и файл придется визировать заново.
Подпись документа ЭЦП в Ворде через Крипто Контур
Crypto.Kontur — один из самых востребованных веб-сервисов для заверки цифровых файлов. Приложение от «СКБ Контур» позволяет визировать цифровые формы с расширением .pdf, .doc, .xml, но по размерам есть ограничения — до 100 Мб. Еще один минус онлайн-сервиса — возможность формировать только отсоединенные КЭЦП. Преимуществ у Крипто Контур значительно больше:
- реализация всех функций КЭП: создание, зашифровка, проверка подлинности и дешифрование;
- полная совместимость с КриптоПро CSP;
- в веб-сервисе можно работать бесплатно сразу после авторизации на сайте;
- обмен данными без установки на ПК вспомогательных программ и плагинов;
- проверка достоверности сертификатов от любых УЦ.
Получатель письма сможет открыть пакет данных и подтвердить подлинность идентификатора в Крипто Контур или любом другом приложении. Для создания ЭЦП авторизуйтесь в онлайн-сервисе и пройдите несколько простых шагов:
- В ЛК войдите в раздел «Создание ЭП».
- Выберите цифровую форму, которую требуется заверить, и СКПЭП.
- Щелкните по клавише «Подписать».
Онлайн-сервис сохраняет отдельный файл КЭП в папку с завизированным документом с таким же названием и форматом .sig. Архив с информацией хранится на сервере системы. Владелец СКПЭП может отправить адресату пакет данных в виде ссылки, полученной с сервера в личном аккаунте.
При проверке подлинности идентификатора система покажет результат процедуры и даст возможность выгрузить протокол. Чтобы зашифровать пакет данных, в ЛК зайдите на страницу «Шифрование документа»:
- Загрузите файл для зашифровки.
- Выберите сертификат получателя (его следует заранее скачать или запросить у адресата).
- Кликните по клавише «Зашифровать документ» и выберите место для хранения папки.
Дешифрование возможно в веб-сервисе Крипто Контур или в любом другом софте, предназначенном для этих операций. На компьютере адресата должен быть загружен СКПЭП, посредством которого был зашифрован файл.
За 30 минут настроим ЭЦП Рутокен для работы под ключ.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Марк Трегубов
Стратегический консультант в области оптимизации бизнес-процессов с 2005 года, специализируется на складской логистике и розничной торговле.
Оцените, насколько полезна была информация в статье?
Наш каталог продукции
У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.
Посмотреть весь каталог
Из нашей статьи вы узнаете:
Ключ сертификата электронной подписи (ЭП или ЭЦП) создаётся методом криптографических преобразований с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеет только владелец.
Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия.
Электронная подпись используется в следующих случаях:
- подача налоговой декларации в ФНС;
- подтверждение авторства электронного документа;
- заключение сделок по торгам, соглашениям и финансовым операциям;
- подписание права передачи полномочий или аналогичных процедур;
- ведение внутреннего электронного документооборота;
- согласование включённых в файл данных группой лиц.
Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭП.
Регистрация права на подпись проводится через аккредитованные удостоверяющие центры. Право принимать, проверять и хранить конфиденциальную информацию о клиенте имеют только сертифицированные организации. Каждая созданная ЭП уникальна по своей структуре и коду.
Где получить сертификат электронной подписи
Сертификат ЭЦП можно получить только в специальном удостоверяющем центре (УЦ). Порядок и место выдачи зависит от получателя. Индивидуальным предпринимателям и руководителям юридического лица выдают подписи только в УЦ ФНС и её доверенных лиц. Необходимо прийти лично в отделение налоговой с пакетом документов и сертифицированным токеном, на который запишут электронную подпись. Клиенты обслуживаются в порядке очереди по графику выбранного филиала.
Для ускоренного выпуска рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».
Физическим лицам и работникам юрлица можно получить сертификат подписи только в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы Министерством цифрового развития. Перечень таких УЦ размещён на сайте Минцифры. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска сертификатов электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и равнозначны рукописным.
Принцип работы: что необходимо для использования ЭП
Принцип работы подписи заключается в кодировании файла. Как только нанесена электронная подпись, добавить новую информацию в файл невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть файл, внести в него правки и затем подписать файл электронной подписью с Рутокена снова. При этом на документе будет проставлена новая подпись с актуальным временем и датой подписания. Именно это качество придаёт документу надёжность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП
Порядок работы с электронным документом и ЭП:
- Документ редактируется и вычитывается до подписи. Внести правки после подписания файла не получится — электронная подпись под документом станет невалидной.
- В торговле, документообороте с ФНС и ведении финансовых операций по законодательству признаётся только квалифицированная электронная подпись. С её помощью подписывают соглашения между разными сторонами.
- На официальной странице производителя СКЗИ можно скачать пробную версию продукта, которая действует 3 месяца. По истечении этого срока потребуется приобрести лицензию.
- Для работы с разными версиями документа требуются плагины, веб-сервисы и отдельные программы.
Подпись наносится не только на электронный документ, созданный в специализированной программе. ЭП можно подписывать файлы AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет её функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа файла свои правила работы и внесения ЭП в документ.
Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF
Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader можно подписать с помощью программы «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, с ним можно создавать электронную подпись в ПДФ формате. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.
Чтобы подписывать файлы электронной подписью, необходима программа для чтения ПДФ-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. После подписания электронный файл распознаётся в «КриптоПро».
Инструкция, как поставить ЭП:
- Заходите на онлайн-сервис «КриптоПро», нужно найти плагин и установить на компьютер.
- Настроив программу, входите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
- Выбираете меню «Подписание».
- В появившемся окне выбираете искомую подпись.
- Чтобы подписать PDF, необходимо выбрать место и положение электронной подписи в документе.
Электронная цифровая подпись PDF аналогична подписям в «КриптоПро». Подпись распознаётся системой при подаче документов в налоговую службу или аналогичные организации.
Шаг 1
Открыть файл PDF и выбрать дополнительные инструменты.
Шаг 2
Установить расширение PDF.
Шаг 3
Выбрать сертификаты.
Шаг 4
Выбрать действия с Сертификатами.
Шаг 5
Выбрать место штампа.
Шаг 6
Выбрать сертификат.
Шаг 7
Просмотреть сертификат.
MS Word: подписываем документы электронной подписью
Документы Microsoft Office могут быть подписаны электронной цифровой подписью самостоятельно. Для этих целей к стандартному пакету нужно скачать плагин, отвечающий расширению документов Word. На компьютере должна быть установлена система не младше 2007 года.
Простота использования позволяет эффективно вести работу в программах-редакторах, которые наиболее удобны пользователю. Перед работой необходимо проверить, насколько корректно взаимодействуют плагин программы электронной подписи и Word. Справка: в Word создаются трудовые и хозяйственные договоры, иски в арбитражные суды, заявления для вуза и т. д. Аналогично создаются файлы в Excel для XLS. Для работы с этим типом файлов необходима установка плагина MSInfopath. Чаще всего он поставляется в пакете с Microsoft Office.
Шаг 1
Открываем файл Word. На верхней панели открываем раздел «Файл». В версиях 2007-2010 года пункт спрятан под значком Microsoft Office в верхнем левом углу. В открывшемся перечне нужно кликнуть по блоку «Защита документа». В раскрывшемся меню выбираем строку с названием «Добавить цифровую подпись».
Шаг 2
Всплывает окно «Подписание». В нём указывается роль подписанта. Выбираются сертификаты и оставляются комментарии, входящие в подписание документа.
Шаг 3
Если к ПК привязано несколько сертификатов, функционал Word подтянет самую последнюю версию подписи. Изменить текущее положение можно в настройках, кликнув на «Изменить».
Шаг 4
Заполнив обязательные поля, нажмите кнопку «Подписать». Электронный сертификат соединяется с документом и обеспечивает его защиту.
OpenOffice: подписание документов с помощью ЭП
Подписать с помощью ЭЦП электронный документ, созданный в бесплатном офисном пакете программ OpenOffice, не получится. Он не поддерживает создание подписи в файле с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработка плагина для OpenOffice КриптоПро пока не планируется.
Картинки: визирование подписью графических файлов
Электронная печать может применяться на графических файлах. Подписывать можно файловые разрешения формата BMP, JPEG, PNG, PDF и др. Цифровая подпись служит защитой изображения и устанавливает авторство рисунка. Подпись используется для защиты:
- авторских логотипов;
- заверения скан-копии документа;
- защиты договоров в формате PDF;
- защиты чертежей и проектной документации формата PDF;
- заверения чертежей, графиков работы и др.
Чтобы воспользоваться для защиты электронной цифровой подписью, на ПК устанавливается дополнительный патч «КриптоАРМ». ПО предоставляется бесплатно, его можно скачать с сайта разработчика. Аналоги зачастую конфликтуют с лицензированной программой и продаются в виде платных подписок.
Крипто АРМ: помощник предпринимателя
«КриптоАРМ» — специализированное ПО, созданное под программу взаимодействия электронных подписей. Это удобный и финансово выгодный инструмент, официально лицензированный в РФ.
В «КриптоАРМ» можно создавать подпись в форматах:
- jpeg;
- rar;
- png;
- ppt;
- видеофайлы;
- расширения базы данных и т. д.
Программа имеет несколько версий, каждая наделена уникальным функционалом. «КриптоАРМ Старт» — базовая версия с минимальным набором инструментов, предоставляется бесплатно. Платные версии дают тестовый период, за который пользователь может выбрать необходимые для работы функции.
После установки на ПК программа позволяет нанести электронную подпись на файл из контекстного меню или в главном окне программы. Алгоритм работы слегка различен. Но в обоих вариантах работа завершается пунктом «Подписать».
Купить подходящую лицензию КриптоПро можно в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку, для бесплатной консультации специалиста.
Документы для ФНС: как подписать электронной подписью
Для работы в личном кабинете на сайте ФНС нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Она имеет юридическую значимость и является аналогом бумажной подписи. С её помощью можно сдавать отчётность онлайн, подписывать договоры с контрагентами и участвовать в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Помимо подписи, необходим идентификатор налогоплательщика.
Что нужно сделать, чтобы его получить:
- перейти на страницу сервиса самостоятельной регистрации налогоплательщиков в системе сдачи налоговой отчётности;
- указать электронный адрес и пароль;
- перейти по ссылке активации профиля, которая будет отправлена на электронную почту;
- отправить на регистрацию сертификат ЭП — выбрать файл сертификата и нажать на кнопку «Зарегистрировать сертификат»;
- когда заявление будет успешно обработано, за сертификатом будет закреплён индивидуальный идентификатор абонента.
После этого можно создавать и подписывать документы, чтобы вести электронный документооборот с налоговой через личный кабинет.
Для отправки отчётности рекомендуем сервис «1С-Отчетность». Это сервис для передачи отчётности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие». С помощью него можно отправлять документы в госорганы по всем направлениям с любой УКЭП.
Ошибки: часто встречающиеся трудности в работе с ЭП
Причины возникновения ошибки:
- сертификат не установлен или не настроен в системе;
- не установлено ПО «КриптоПро»;
- установлен Word младше версии 2007 года (чаще всего это 2003 год);
- срок службы сертификата закончен;
- попытка продублировать сертификат на документе;
- применение несовместимого с «КриптоПро» программного обеспечения.
В случае возникновения ошибки обратитесь к администратору. Чаще всего причины сбоев вскрываются при детальной проверке программного обеспечения, установленного на оборудовании.
Если после нажатия кнопки «Подписать» вместо документа выдаётся ошибка, значит, на компьютере не установлены программные пакеты от «КриптоПро».
«Калуга Астрал» выпускает электронные подписи для физлиц и работников ЮЛ — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». С ними можно работать на государственных порталах, подписывать отчётность и любые документы, в том числе в формате Word и PDF. Специалисты техподдержки готовы оказать помощь в установке электронной подписи на компьютер и настройке рабочего места.
Иногда в документообороте предприятия возникает ситуация, когда документ создан вне системы ЭДО со встроеными механизмами по созданию и проверке электронной подписи. При этом для придания ему юридической силы его нужно заверить квалифицированной электронной подписью. Как подписать такой электронный документ?
На рынке существует ряд специализированных механизмов – программные, веб- и в формате плагинов. Остановимся на тех решениях, которые предлагает компания Такском.
Что требуется для подписания
Сначала разберёмся, какой необходимый минимум нужен для подписания электронного документа.
Первый шаг – это непосредственно сама усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Законодательство РФ гласит, что квалифицированная ЭП – это единственный вид подписи для придания электронному документу юридической силы без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО. Подобрать ЭП можно в каталоге Удостоверяющего центра компании Такском.
Второй шаг – приобрести лицензию на программное обеспечение КриптоПро CSP. Это обязательный атрибут юридически значимого ЭДО. Его также называют средством электронной подписи. Данное ПО необходимо для создания и проверки ЭП согласно закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года № 63-ФЗ. Лицензию также можно приобрести в Удостоверяющем центре Такском. Необходимый тип и версию уточняйте в специальном разделе сайта компании.
Третий шаг – внести финальные правки в сам документ и сохранить его окончательную редакцию. Важно помнить, что после подписания в файл уже нельзя внести изменения.
Последний шаг – использовать механизм для создания ЭП. Такском предлагает два варианта.
ПО для пакета Microsoft Office
Первый вариант – приобрести лицензию КриптоПро Office Signature. Она используется для создания и проверки электронной подписи в документах Word и Excel из состава Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019.
Преимущество этого варианта в том, что лицензия является сертифицированным решением компании КриптоПро. Некоторым организациям, например, банкам, внутренние требования безопасности разрешают использовать только сертифицированное ПО –официального разработчика. И поэтому, если требуется подписание только документов Word и Excel, то данный вариант вам подойдёт.
Заказать КриптоПро Office Signature можно по ссылке. После загрузки и установки плагина на компьютере подписание документов происходит по общему алгоритму:
- В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры»;
- Далее выберите вкладку «Безопасность» и нажмите на «Цифровые подписи»;
- В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на вашем компьютере;
- С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.
Нюансы подписания отличаются исходя из используемой версии пакета MS Office. Актуальную и подробную для вашей версии инструкцию можно посмотреть здесь.
Программа КриптоЛайн
Второй вариант – установить бесплатную программу КриптоЛайн. Это разработка компании Такском. Программа позволяет комплексно работать с документами, подписывать любые виды – не только Word и Excel, но и PDF, JPEG и многие другие. В КриптоЛайн можно также проверять и удалять подпись.
Загрузить программу КриптоЛайн можно отсюда. Для установки распакуйте архив, запустите файл CryptoLineInstaller.exe, примите лицензионное соглашение и далее следуйте указаниям мастера установки. После установки КриптоЛайн будет доступна в главном меню. При первом запуске программу нужно настроить. Как это сделать, можно узнать на странице техподдержки сайта Такском.
Чтобы добавить документ в программу:
- Нажмите кнопку «Добавить»;
- Выберите нужный документ, нажмите «Открыть»;
- Выделите загруженный файл, нажмите «Подписать»;
- Нажмите «добавить», выделите сертификат и нажмите «Выбрать», затем – «Подписать».
- Если выбраны несколько сертификатов, документы будут подписаны каждым из них. Лишний сертификат можно убрать из списка, нажав «Удалить» напротив него.
При необходимости, в разделе «Параметры подписи»:
- Отметьте галками «Открепленная подпись» и «Помещать каждую подпись в отдельный файл». Если нужно упаковать в zip, поставьте галку «Упаковать в zip»;
- Нажмите «Подписать». В графе «Статус» появится «Подписан».
КриптоЛайн позволяет создавать как присоединённую, так и отсоединённую ЭП. Первый вид подписи подразумевает, что она встроена в сам файл документа, второй – что будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
Неотображаемая электронная подпись
2.1. Создание и проверка электронной подписи
После завершения редактирования и сохранения документа можно добавить электронную подпись к документу. Подписанный документ будет доступен только для чтения. Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа, поскольку они станут недействительными.
Ниже описывается работа с русскими версиями Microsoft Office.
Для создания неотображаемой электронной подписи в Microsoft Office Word 2007 или Excel 2007 в главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).
Рисунок 4. Добавление электронной подписи в Microsoft Word 2007
Для создания неотображаемой электронной подписи в Microsoft Office Word 2010/2013/2016 или Excel 2010/2013/2016 на вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО) (см. Рисунок 5)
Рисунок 5. Добавление электронной подписи в Microsoft Office 2010/2013/2016
После этого появится диалог подписи документа, в котором нажатием кнопки Изменить можно выбрать личный сертификат подписи. После выбора сертификата нажмите Подписать.
Рисунок 6. Подписание документа
Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.
Рисунок 7. Ввод пароля для контейнера
Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится сообщение о статусе подписания документа.
Рисунок 8. Сообщение о подтверждении подписи
После подписи документа в меню Файл, разделе Сведения выводится информация о том, что документ подписан и редактирование запрещено.
Рисунок 9. Сведения о подписанном документе
В строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет электронную подпись.
Рисунок 10. Строка состояния Microsoft Word 2007/2013/2016
Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка
Подписи, в которой указан статус подписи.
Рисунок 11. Статус подписи
Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи. Появится детальное сообщение о составе подписи.
Рисунок 12. Состав подписи
Если открыть документ для редактирования, все подписи удаляются, об этом выводится предупреждение.
При открытии измененного документа, содержащего недействительную ЭП, появится сообщение.
Рисунок 13. Документ с недействительной подписью
Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния. В результате справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи. Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мыши и выбором пункта Состав подписи в выпадающем меню.
Рисунок 14. Состав недействительной подписи
2.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись
Если документ уже содержит электронную подпись, его можно подписать еще раз.
Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2007 или Excel 2007 в главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).
Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2010/2013/2016 или Excel 2010/2013/2016 на вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).
Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.
В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.
Рисунок 15. Несколько подписей в документе
Строка подписи
3.1. Добавление строки подписи
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО).
Рисунок 16. Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО)
Появится диалоговое окно Настройка подписи (см. Рисунок 17).
Рисунок 17. Настройка подписи
В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты не обязательно.
· в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего;
· в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего;
· в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего;
· в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись;
· для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи;
· для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.
Нажмите кнопку ОК. Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.
Рисунок 18. Строка подписи
При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи, например, если документ подписывается разными людьми. Добавление второй и следующих видимых подписей должно происходить до того, как будет добавлена первая электронная подпись, так как в этот момент содержимое документа становится защищенным от редактирования.
3.2. Добавление электронной подписи в строку подписания
Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется поместить электронную подпись, или выберите Подписать в контекстном меню, щелкнув правой кнопкой мыши по элементу подписи. Появится диалоговое окно Подписание.
Рисунок 19. Выбор параметров электронной подписи
В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается…
При нажатии ссылки Выбрать рисунок можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.
Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически. Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат.
В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Выводится окно, в которое нужно ввести пароль к контейнеру закрытого ключа, после ввода правильного пароля по- явится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это со- общение.
Рисунок 20. Подтверждение подписи
Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.
Рисунок 21. Требуемые подписи
После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.
Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается. Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.
При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.
Рисунок 22. Документ с несколькими подписями
Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.
Рисунок 23. Список подписей на документе
Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа, либо выберите действие Подписать в контекстном меню элемента, либо в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать.
Рисунок 24. Добавление подписи
В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать.
После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи.
Рисунок 25. Документ с несколькими подписями
3.3. Просмотр свойств электронной подписи
В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.
Рисунок 26. Меню свойств подписи
Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне.
Рисунок 27. Просмотр состава подписи
Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку
Просмотр.
Рисунок 28. Сведения о сертификате
Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена. Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.
При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно.
Рисунок 29. Сохранение подписанного документа
Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.
Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.
Рисунок 30. Сообщение при попытке редактирования документа
Если нажать кнопку Да, то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут удалены.
Рисунок 31. Документ с подписями, удалёнными в результате редактирования
Документ можно подписать повторно, для этого на вкладке Подписи щелкните по требуемой подписи и выберите команду Подписать… Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать…
Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать.