Как писать руководство для сотрудников

Вам будет интересно

Перейти на главную блога

Есть ли у вашего малого бизнеса «Руководство для сотрудников компании»?

Многим владельцам бизнеса может показаться, что «Руководство для сотрудников компании» связано с бюрократизмом, и об этом нужно беспокоиться лишь крупным корпорациям. А некоторые могут вообще не знать, что это, или никогда над этим не задумываться. Но на самом деле, как только у вас появляется определённое количество сотрудников, такое руководство может стать очень полезным.

Из этого урока вы узнаете, как составить «Руководство для сотрудников компании». Вы поймёте, что именно это значит, почему оно может пригодиться вашему малому бизнесу и что в него стоит включить. Мы также рассмотрим несколько полезных шаблонов и примеров, которые помогут вам начать делать своё собственное руководство для сотрудников компании малого бизнеса.

1. Что такое «Руководство для сотрудников компании»?

«Руководство для сотрудников компании», которое ещё иногда называют просто руководством для сотрудников или руководством по политике и процедурам, — это документ, сообщающий сотрудникам штата, чего ожидать от работы с вами.

Хотя в нём часто приводятся такие практические подробности, как время отпуска, соцпакет, дисциплинарные процедуры и так далее, это может быть отличным местом, чтобы по-иному представить компанию сотрудникам. Вы можете разъяснить ценности компании и тип рабочего пространства. Вы можете рассказать сотрудникам, к кому обращаться, если у них возникнут вопросы или сложности. Есть много чего ещё, что можно в нём затронуть, позже в этом уроке мы коснёмся содержания подробнее.

Для написания руководства для сотрудников нет установленного формата. Это ваш документ, и вы можете сами выбрать, как хотите общаться со своими сотрудниками; на самом деле, используемые вами тон и формат тоже могут кое-что рассказать о ценностях компании. Это руководство может быть игривым или формальным, современным или традиционным, полным изображений или текста. Позже в этом уроке мы также рассмотрим несколько примеров и шаблонов руководств, чтобы вы увидели, как их составляли другие компании.

Традиционно руководство создавалось в виде напечатанной книги, и многие компании до сих пор используют этот формат. Но вы также можете создать цифровую копию, которая будет доступна по внутренней сети компании или через общий сервер. Это будет особенно удобно, если ваши сотрудники часто путешествуют или работают удалённо, так они смогут получить доступ к нему откуда угодно.

Основная цель руководства для сотрудников – установить ожидания. Оно позволяет вашим работникам узнать, какие выгоды и поддержку можно от вас ожидать, а также какие стандарты работы и поведения вы ожидаете от них в ответ. Оно проясняет ситуацию для обеих сторон.

Если вы только начинаете и у вас в штате работает один-два сотрудника, возможно, вам пока не нужно подобное руководство, на этом этапе неформального общения будет вполне достаточно.  о по мере расширения вы действительно увидите преимущества наличия чёткой документации. В следующем разделе мы рассмотрим несколько из таких преимуществ. 

2. Преимущества наличия «Руководства для сотрудников компании»

Если вы ещё не убедились в том, что вашему бизнесу нужно руководство для сотрудников, прочитайте этот раздел, рассказывающий о его преимуществах.

Улучшает политику касательно рабочего пространства 

Основная суть руководства – изложить всё, что нужно знать сотрудникам штата, чтобы выполнять свою работу. Но иногда, когда вы расписываете всё это, вам на ум приходят варианты получше.

Например, вы можете составлять раздел по политике посещения и осознать, что для выполнения определённой работы неважно, если кто-то опаздывает, важно, что он успевает выполнить работу (в то время как для других может быть очень важно приходить в конкретное время). Так вы составляете более гибкую формулу, чем та, которую вы раньше использовали.

Помогает новым сотрудникам войти в рабочий ритм 

Вам, наверное, известно, что значит устроиться на новую работу. Так много новых лиц, незнакомый офис, непохожие правила и жаргон, который вы никогда не использовали на старой работе. У вас обычно возникает тысяча вопросов, и вам не хочется их задавать, потому что все вокруг, кажется, заняты своей собственной работой.

Хорошо написанное руководство для сотрудников идеально поможет новым работникам быстро встать на ноги. Возможно, они не будут читать всю книгу от корки до корки, но они могут быстро сослаться на неё, чтобы легко найти ответы на множество вопросов.

Устраняет постоянные вопросы касательно политики фирмы 

Если у вас нет руководства для сотрудников, ожидайте постоянных вопросов, и не только от новых работников, но и от существующих. Сколько у нас будет дней отпуска? За какие национальные праздники нам будут платить? Каковы правила касательно конфликта интересов или работы в других местах?

Множество вещей на рабочем месте могут вызывать сомнения, и в итоге вы можете потратить много времени, отвечая на одни и те же вопросы, или ещё хуже, если сотрудники будут вести себя неправильно просто потому, что они не спросили, как нужно.

Всё собрано в одном месте 

Иногда компании описывают свою политику, но по частям. Какие-то вещи указаны во внутренней сети, но в разных местах, а другие сообщаются только по электронной почте. Когда сотрудникам нужно что- то найти, они отправляются на сложную охоту за сокровищами.

Это может раздражать ваш штаб, и совершенно точно такая работа не эффективна. Руководство для сотрудников собирает всю информацию в одном месте, и найти её будет быстро и легко. 

Сообщает ваши ценности

Легко увязнуть в скучных подробностях политики и процедур, но руководство для сотрудников – это
также возможность рассказать историю вашей компании и настроить сотрудников на её ценности. Для
чего существует ваша компания? К чему вы все стремитесь в работе? Какова ваша позиция касательно таких вещей, как разнообразие и социальная ответственность? Это может стать прекрасным способом мотивировать ваших сотрудников, зарядить их энергией и убедиться, что все находятся на одной волне по отношению к ценностям фирмы.

Поможет избежать судебных исков

Я упомянул в первом разделе, что основная цель руководства для сотрудников заключается в том, чтобы установить чёткие ожидания для обеих сторон. Такая ясность также защищает вас в юридическом плане.

Например, скажем, вам нужно уволить одного из своих сотрудников за непосещение или за домогательство по отношению к коллеге. Этот сотрудник может попытаться предъявить вам иск за несправедливое увольнение, утверждая, что его никогда не ставили в известность о том, что подобные вещи могут послужить основанием для увольнения. Если вы опишете свою политику в руководстве и укажете тот факт, что всем сотрудникам предоставляется его копия, вы сможете лучше себя защитить. 

3. Что нужно включить в «Руководство для сотрудников компании» 

Как я заметил ранее, не существует установленного формата по написанию руководства для сотрудников, но есть несколько обычных разделов, которые включают многие компании и предприятия малого бизнеса. В этом пункте мы рассмотрим эти разделы и то, что вы, возможно, захотите включить. Но имейте в виду, что вы всегда можете добавить к ним свои пункты или приспособить этот документ, чтобы он охватывал то, что важно для вашего бизнеса. 

Важно: В некоторых юрисдикциях трудовой кодекс оговаривает конкретные вещи, которые нужно включить в руководство для сотрудников. У Envato Tuts+ международная аудитория, и мы не можем рассмотреть здесь все местные вариации. Убедитесь, что вы изучили возможные местные нормы. Также стоит попросить юриста просмотреть руководство, чтобы не сомневаться, что вы соблюдаете все соответствующие законы и не делаете себя уязвимым для будущих судебных разбирательств.

Хорошо, теперь давайте рассмотрим общие разделы, которые нужно включить в руководство для сотрудников малого бизнеса. 

Обзор компании

Руководство для сотрудников часто начинается с общего представления и обзора компании. Можно
включить краткую историю своего бизнеса, временную шкалу ключевых событий и сформулировать
важные ценности и цели.

Политика безопасности 

Ваши сотрудники проводят много времени на работе, и их безопасность важнее всего. Этот раздел поясняет, что делать в случае чрезвычайной ситуации или несчастного случая на работе, как вызвать скорую помощь, процедуры по пожарной безопасности и так далее.

Указания касательно разнообразия и равенства 

Это ваш шанс продемонстрировать, что вы готовы предоставить людям равные возможности на работе и заявить, что вы не потерпите дискриминации или преследования из-за возраста, расы, религии, пола или сексуальной ориентации, неполноценности и так далее.

Вы также можете уточнить, что именно понимается под дискриминацией и преследованием, чтобы сотрудникам было понятно содержание и их действия в случае преследования или дискриминации на работе. Больше о разнообразии вы можете узнать из нашей серии по разнообразию на рабочем месте.

Выплаты и льготы 

Объясните подробно, когда и как сотрудникам нужно ожидать оплаты, каким образом будут удерживаться налоги и другие вычеты и могут ли их просить остаться после работы (будут ли оплачиваться каким-то сотрудникам переработки, будет ли кто-то работать полный или неполный рабочий день — полностью проясните эти вопросы). Можно также подробно описать другие виды денежного вознаграждения, например, бонусы и опционы на акции, если они имеются.

Затем укажите детали всего предлагаемого компанией соцпакета, такие как страхование здоровья, пенсия и так далее. Можно также описать политику оплачиваемых отпусков, например, запланированного отпуска, отпуска по уходу за ребёнком и так далее. В предыдущем уроке из этой серии мы более подробно рассказываем о выплатах и соцпакете: 

Нормы поведения 

Какого поведения вы ждёте от своих сотрудников? Здесь вы можете уточнить всё, от норм одежды до ожидаемого уровня посещения и пунктуальности. Можно также затронуть пользование интернетом и 

Тем не менее, то, насколько вы будете вдаваться в подробности, зависит только от вас. Некоторые компании предпочитают не приводить карательный список правил, а вместо этого предоставляют общие принципы для руководства, давая сотрудникам возможность действовать  Позже вы увидите несколько примеров. Тем не менее, могут быть вещи, по которым у вас чёткая позиция и которые вы захотите прояснить в «Руководстве для сотрудников компании», например, обязательство о неразглашении информации и компании и клиентах. 

Дисциплина и увольнение 

Чётко объясните работникам, что составляет основу для принятия дисциплинарных мер и какие именно меры будут приняты. Также дайте им знать, что нужно делать, если им кажется, что к ним отнеслись несправедливо. Дальше вы можете изложить политику того, что произойдёт в случае увольнения.

Имейте в виду, что любые дисциплинарные процедуры, которые вы приведёте в этом разделе, могут обязывать вас к каким-то действиям, так что будьте осторожны, если не хотите следовать им в каждом отдельном случае. Например, если вы укажете в руководстве, что в случае дисциплинарных нарушений вы выносите несколько устных и письменных предупреждений, у вас могут возникнуть сложности, если позже вы уволите сотрудника, не сделав всех этих предупреждений.

Подтверждение получения

Важно отметить тот факт, что каждому сотруднику была передана копия руководства. Пусть каждый из них оставит подпись, что получил его: обычно в конце книги есть страница для подписи, которую можно оторвать и сохранить в персональном файле работника. В случае, если позже возникнет спор, люди не станут утверждать, что просто были не в курсе политики фирмы. 

Юридические уведомления 

Когда юрист будет пересматривать ваше руководство для сотрудников, он может посоветовать включить дополнительные формулировки, например, что это лишь руководство, а не контракт, и оно не гарантирует будущее трудоустройство. Отдельные формулировки будут зависеть от того, в какой конкретной ситуации вы находитесь, так что обязательно обратитесь к юристу за личным советом. 

4. Шаблоны и примеры «Руководства для сотрудников компании» 

Хотя «Руководство для сотрудников» — это документ, отдельный для каждой компании, который вы, вероятно, захотите составить самостоятельно, удобно будет начать работать с готовым шаблоном. В этом разделе я приведу ссылки на полезные ресурсы, где вы найдёте шаблоны руководств для сотрудников. Мы также рассмотрим несколько жизненных примеров. Они помогут вам составить своё руководство для сотрудников малого бизнеса. 

Шаблоны «Руководства для сотрудников компании» 

Есть несколько сайтов, на которых можно найти шаблоны руководства для сотрудников. Например,
британская компания «Human Resource Solutions» предлагает на своём сайте бесплатный шаблон
руководства для сотрудников. Документ довольно подробный и состоит из 40 страниц, так что он станет хорошей отправной точкой для создания вашего собственного документа.

Если хотите что-то более персонализированное, попробуйте этот интернет-инструмент от Rocket Lawyer. Это не шаблон, вы можете создать свой собственный документ онлайн, введя информацию о компании и пункты политики, которую хотите включить. Чтобы получить доступ к итоговому документу, вам нужно подписаться на бесплатный пробный период членства в Rocket Lawyer.

Есть и множество других шаблонов и программ для создания документов. Например, FitSmallBusiness или FormSwift. Просто имейте в виду, что некоторые шаблоны подогнаны под правила отдельных стран, так что если вы находитесь в другой стране, вам может понадобиться поменять их и/или обратиться за юридической помощью.

Также запомните, что чем более индивидуализированным будет ваш документ, тем лучше. Используйте шаблоны в качестве отправной точки, а не окончательного продукта. Через мгновение вы увидите, что по-настоящему уникальное руководство может быть очень действенным средством общения с сотрудниками.

Реальные примеры «Руководств для сотрудников компании» 

Теперь давайте рассмотрим несколько руководств от настоящих компаний. Во-первых, взгляните на руководство для сотрудников «Rock Spring Farm», которое было любезно предоставлено ассоциацией «Practical Farmers of Iowa». Это простое руководство для малого бизнеса, рассказывающее кое-что о компании и охватывающее многие разделы, которые мы только что обсуждали. Оно длиной всего 12 страниц, легко читается и содержит много милых уникальных штрихов: посмотрите страницу «Секреты команды» в конце.

Некоторые компании на этом не останавливаются. Эта статья от «Nasdaq» перечисляет несколько классных примеров, которые можно использовать для вдохновения.

Например, у руководства компании «Valve Corporation», создающей видеоигры, лучший в мире подзаголовок:

«Бесстрашное приключение со знанием, что делать, когда никто вам не говорит, что делать»

В такой же чудесной манере общения оно продолжает рассказывать вам, что значит работать в «Valve». В нём поясняется политика и некоторые процедуры, но совсем не чувствуется, что вы читаете документ по политике компании. Кажется, что это дружеское знакомство с местом, где работать будет одно удовольствие.

С другой стороны, на сайте о финансах Motley Fool приведены интерактивные «Дурацкие правила», слайд-шоу с видео, более подробной информацией по определённым разделам и так далее. Опять же, там представлены основные нормы любого традиционного руководства, но более творческим образом и с сильным упором на правила компании.

Начните создавать своё собственное «Руководство для сотрудников компании» 

Из этого урока вы узнали всё о руководстве для сотрудников компании малого бизнеса. Вы увидели, что это такое, и каковы его преимущества. Вы узнали, какая информация обычно содержится в руководствах для сотрудников, и увидели несколько отличных примеров настоящих руководств для сотрудников, а также несколько шаблонов для создания вашего собственного документа.

Теперь вы можете начать составлять руководство для сотрудников вашего предприятия. Если этот урок вам показался полезным, посмотрите другие уроки из этой серии, в которых мы более подробно рассказываем о функциях отдела по персоналу малого бизнеса. В последнем уроке мы изучали выплаты и льготы, а в следующем затронем обучение и развитие.

Подпишитесь на деловую новостную рассылку Tuts+ через форму на боковой панели, чтобы еженедельно узнавать как о будущих статьях из этой серии, так и о других новых статьях о бизнесе. 

В этой статье мы расскажем о том, как правильно написать инструкции для сотрудников и как сделать так, чтобы они действительно работали, а не просто лежали бесполезной грудой цифровых файлов или стопкой распечатанных документов на столе.

Правильно написанные инструкции для сотрудников помогают наладить и отшлифовать разные процессы в бизнесе.

Зачем писать инструкции для сотрудников

1. Обучение новых сотрудников

Одним из довольно болезненных моментов почти в каждой компании является обучение новых сотрудников. А если бизнес развивается активно, то новые сотрудники нужны все чаще, а это большие временные затраты на их обучение. Ведь логично, что люди, которые приходят в компанию, не обладают нужными именно вам знаниями и, соответственно, передача опыта просто необходима. Обычно обучением новичков занимается самый компетентный сотрудник в компании, а на первых порах эту функцию выполняет сам владелец. К примеру, вы набираете менеджеров по продажам и, естественно, что обучает их самый крутой менеджер по продажам в вашей компании. 

А теперь смотрите, что происходит. Продавцов обучает самый крутой продавец, т.е. он не продает, а тратит свое время на обучение людей, которые только что пришли в компанию и далеко не факт, что останутся в ней работать. И вот представьте себе, что самый опытный человек, который делает самые лучшие продажи, занимается обучением и не продает. Со временем этот человек теряет компетенцию продаж, потому что он все меньше и меньше продает и все больше обучает. В результате обучения все пять менеджеров обладают разной компетенцией, потому что одному что-то объяснили не совсем так, второму вообще не объяснили, третий не понял, а четвертый услышал не так. И в итоге в компании образуется пять новых менеджеров, которые продают не очень и один продавец, который фактически перестает продавать, за счет чего компания несет убытки. Согласитесь, что в этой схеме явно что-то не так.

В случае, если наш пример вызвал у вас сомнение, предлагаем проверить компетенцию своих сотрудников, задав им всем один вопрос средней сложности, например, сколько стоит доставка вашего продукта во Владивосток. Скорее всего, вы получите разные ответы.

2. Конфликтные ситуации

Помимо довольно средней компетенции каждого сотрудника, между людьми при решении спорных вопросов возникают конфликты, так как каждый опирается на полученные во время обучения данные, однако никто из них не обладает твердыми знаниями о том, где можно найти ответ и проверить правильность своих знаний.

3. Носители уникальных знаний 

Другая довольно частая проблема заключается в наличии в компании сотрудника, который является своеобразным хранителем знаний — «звезда», которую вы очень боитесь потерять.  И чаще всего это опытные и матерые старички, и когда они всем довольны, то в офисе все спокойно, но при накале ситуации они чаще всего начинают манипулировать, так как понимают что обладают опытом и знаниями, которыми не обладают другие сотрудники. И это довольно неприятная ситуация.

В итоге складывается такая картина: большие временные затраты на обучение каждого сотрудника, неэффективное использование ключевых сотрудников, разрозненные бессистемные знания у новых кадров, конфликтные ситуации, наличие «звездных» сотрудников и в результате бардак в бизнесе, бардак в процессах.

Решение есть: инструкции

И решение этому есть — правильное написание регламентов или инструкций. Но инструкция не просто должна быть написана (в довольно многих компаниях регламенты есть), она должна реально работать (и тут уже все гораздо хуже). А документы часто не работают из-за того, что пользоваться ими просто невозможно: очень формальный язык, не учтено много нюансов, документы оторваны от реально происходящих процессов, введены в повелительной форме, и люди просто не понимают, как их использовать.

Как написать инструкции для сотрудников

Давайте разбираться, как писать инструкции для сотрудников так, чтобы они работали, а владелец бизнеса, тратил бы на это минимум времени. Ведь написание регламентов — это далеко не ключевая компетенция руководителя.

Техника “диктофон”

Одна из эффективных техник — техника «диктофон». Когда в компании случается какая-то проблема, вместо того, чтобы ругаться и кричать, пригласите к себе человека и попросите его включить диктофон, после чего вы совместно подробно разбираете сложившуюся ситуацию и описываете то, как нужно поступить. Таким образом, у сотрудника на руках оказывается аудио инструкция относительно конкретной ситуации.  А теперь попросите его написать документ, отражающий эти знания и то, как их использовать. Когда вы прочтете этот документ, вы увидите, что он не будет иметь ничего общего с тем, что вы ожидали.

В данной ситуации произошла очень частая проблема разрыва коммуникации, когда вас не воспринимают так, как вы думаете и, возможно, вы толком не умеете доносить свою мысль. После этого вы просто даете новые правки и со второго или третьего раза сотрудник сделает документ, который вас будет полностью устраивать.

В итоге: документ написан не вами, а сотрудником, который непосредственно работает в этой области, за счет чего вы экономите свое время, документ вызывает больше доверия среди остальных сотрудников, ну и самое главное — у вас на руках есть работающий алгоритм. И на каждую такую ситуацию «узкого горлышка» нужно писать работающие инструкции для сотрудников. Это то, что мы называем правильно созданным активом компании — способ, который решает проблему и не создает проблем в будущем.

Принцип здравого смысла

При написании инструкций для сотрудников очень важно помнить о принципе здравого смысла.

Во-первых, не нужно описывать очевидные вещи, например, как взять ручку со стола. 

Во-вторых, если человек добивается результата, действуя не совсем по регламенту, не мучайте сотрудника. Не нужно требовать соблюдения регламента один к одному. Например, у вас есть скрипт продаж, новенький менеджер конечно же изучает этот скрипт, узнает через него особенности вашего продукта, и было бы странным, если бы он начал продавать так, как считает нужным. Но со временем человек набирается опыта, и если это талантливый продавец, он понимает как сделать лучше, то он будет продавать каким-то другим образом и его результат будет в разы лучше.  В таком случае нет никакого смысла добиваться от него выполнение скрипта. Здесь лучше сделать скрипт, основанный на опыте этого менеджера. Тогда у вас на руках будет две работающие инструкции.

Не устраивайте из документов бюрократию. Эти документы пишутся для того чтобы сделать результат, а не для их досконального выполнения. 

Регламенты — это отличный инструмент, который помогает навести порядок в организации или в какой-то области деятельности. Помните, что со временем документы нужно пересматривать, дорабатывать, менять и убирать неактуальные.

Когда нужно писать инструкции для сотрудников

Смена должности

Создавать регламенты можно не только в случае возникновения проблемы, но и тогда, когда человек покидает область своей деятельности. В такой ситуации с сотрудником можно договориться (предложив, например, бонус или поставив задачу на период последних двух недель его работы) о написании инструкции по области его деятельности, чтобы с приходом нового сотрудника не возникло проблем с передачей дел. И тогда при смене сотрудника вам не придется обрывать телефон и закрывать старые вопросы с людьми, которые занимаются другими задачами или находятся в отпуске.

Повышение

И еще одна ситуация, когда уместно создавать инструкции для сотрудников. Например, отдел развивается и там есть человек, который хочет стать руководителем, тогда вы объясняете ему, что задача руководителя в том, чтобы сотрудники обладали едиными знаниями, и для этого нужно описать область деятельности отдела, так как это входит в задачу руководителя. Вы можете попросить написать документы с ответами на самые частые вопросы и при наличии таких документов сотрудники просто перестают постоянно дергать руководителя.

Проблемные области

Документ пишется тогда, когда действительно есть проблема. Например, ситуация, когда все создаваемые регламенты выглядели совершенно по-разному — не совпадали шрифты, цвета, выравнивание. Это очень раздражает и отвлекает, работать неудобно. Поэтому была написана инструкция о том, как писать регламенты, где описан стиль форматирования и структуру документа.

Или регламент по встрече гостей в офисе. Когда в офис приходят предприниматели, юристы или журналисты, офис-менеджер настойчиво пытается выяснить, чем угостить людей — чаем или кофе, немного отвлекая всех от процесса. Потом во время чаепития гостям приносили разные кружки, и в целом возникали неловкие ситуации в виде отсутствия салфеток, чайной ложечки, сахара, размокших от чайных пакетиков салфеток и было неловко.

В итоге появился документ, где прописали, что про вкусовые предпочтения гостей нужно спрашивать не в процессе экскурсии, а в кабинете, что чай подавать в отдельной специальной для этого посуде, купить тростниковый сахар и к нему специальные щипчики. И проблема ушла, теперь при смене офис-менеджера ничего не поменяется, а гости и хозяева избавлены от неловких ситуаций.

Поэтому, если в вашей компании есть места, которые вас напрягают, вызывают стресс, вам что-то не нравится — просто исправьте это и опишите процесс так, каким бы вы его хотели видеть. Создавайте актив в виде инструкции для сотрудников, и эти ситуации больше не повторятся.

Памятки

Нужный документ для любой компании — памятка по отпускам и больничным, где расписано, кому и какие документы нужно отправлять.

Должностные инструкции

Документы, описывающие каждую позицию, с описанием того, как нужно работать, чтобы качественно выполнять свою работу. Ведь довольно часто люди некачественно выполняют свою работу не специально, а потому что они просто не знают, как сделать правильно и какой результат от тебя ожидает твой работодатель или руководитель. Задача руководителя — объяснить сотруднику как сделать свою работу хорошо, описать что хочет получить компания и какие действия при этом нужно сделать. Должностные инструкции в этом помогут.

Структура инструкций для сотрудников

Вступление

Начните документ со вступления, опишите проблему, которую решает документ, опишите ситуацию, которая привела к созданию регламента, кому этот документ предназначается и кому он может помочь.

Тело регламента

Сам регламент. Детальное описание действий и результата. Сама инструкция к действию.

Успешные примеры

Опишите успешные примеры применения данного регламента

Неуспешные кейсы

Приведите неуспешные кейсы, которые возникали до внедрения или при неисполнении данного регламента.

Используя такую довольно простую структуру, вы создадите более человечный документ с большим количеством примеров, что поможет сотрудникам с разным рабочим и жизненным опытом лучше понять о чем идет речь.

Как внедрить инструкции для сотрудников

Теперь расскажем немного о том, где внедрить регламенты. Если у вас сейчас нет инструмента, который помогает в создании, использовании и хранении регламентов, создавайте их хотя бы на обычной бумаге и раздавайте своим сотрудникам. И это будет гораздо лучше, чем их отсутствие. Со временем вы можете начать использовать Google Документы, или создавать их на специальных платформах.

Обязательно изучите автоматизированные сервисы, там есть много интересных особенностей, которые помогут вам отслеживать актуальность документов, тестировать знания сотрудников и добиваться того, чтобы регламенты действительно работали.

Даже самая хорошо написанная инструкция для сотрудников может лежать без дела. И если вы хотите, чтобы документы жили в компании, чтобы они работали, а люди их читали и ими пользовались, то нужно проводить с ними ознакомление, а потом тестирования, а также делать регулярные проверки знаний по этим документам.

Как написать инструкцию так, чтобы тебя поняли

Есть такая поговорка: «Хочешь сделать хорошо — сделай сам».

Для себя, действительно, так будет быстрее и спокойнее. Однако любому руководителю известно, что плохой менеджер это тот, кто не умеет объяснять и делегировать полномочия. Соответственно, умение давать четкие инструкции и план действий — задача хорошего руководителя. А помогает ему в этом «юзабельность». Давайте и разберёмся с этим понятием.

Юзабилити (от англ. usability) означает удобство в использовании, эргономичность и легкость в понимании.

Инструкция для сотрудников — эффективная и легкая, если результат ее выполнения успешен. При подготовке статьи анализировались внутренние инструкции для сотрудников, выложенные на внутреннем ресурсе Wiki. Однако многие из них оставляют вопросы даже при подробном изучении материала.

Итак, а теперь непосредственно к главному.

Выражение: «И так сойдет» — точно не для инструкций.

1. Постановка цели: для кого и для чего инструкция предназначена. Здесь следует упомянуть, что не следует памятку перегружать терминологией, иначе к ней будет прилагаться словарь терминов — целая энциклопедия и, увы, мало шансов, что её прочитают.

2. Не используем в инструкции много сленга. Есть шанс, что не все сотрудники его поймут.
Пример: «Уточнить у манагеров, получила ли апрув статья». С одной стороны, написано всё понятно, но для официального документа такой сленг не подходит.

3. Текст разбавляем скриншотами. Их желательно делать на своем компьютере и в той программе или интерфейсе, который есть у всех сотрудников. Возможно редактирование скриншотов стрелками и выделением цветом пунктов.

Примеры скриншотов с вполне понятными шагами:

4. Не пропускаем шаги, которые кажутся нам слишком простыми. Пусть лучше сотрудник, читая инструкцию, сам пропустит этот степ.

5. В тексте нежелательно использовать большие предложения. Коротко: «Зайдите в меню», «Добавьте значение…», «Выберите параметр…» и т.д.

6. Для сокращения объема текста возможно применение графических элементов. Например,

Local area connection ——> properties—>TCP/IPv4—>properties.

7. Применение шрифтовых выделений допустимо. Это привлекает внимание на особо важных пунктах.

8. Не используйте в инструкции ничего из вашего личного опыта применения того или иного продукта или использования программы. Для этого существуют отдельные встречи с сотрудниками, где вы передаете им свой ценный опыт. А инструкция — это логичная структура, где описан «шаг — действие» и ничего более.

9. Будьте точны и логичны в написании. Помните, если сотрудник, работая по вашей инструкции сделает ошибку, то это будет ваша недоработка.

Эффективная юзабельная инструкция — это не простая формальность, это один из шагов к успешности и автоматизации рабочего процесса. Зеркальный юзабилити эффект заключается в том, что вещи, которые имеют отношение к собственного опыту, мы запоминаем лучше, чем те, которые не имеют к нам никакого отношения. Поэтому написание инструкций и памяток прокачивает менеджерские навыки специалистов. А это, в свою очередь, идет в «копилку скилов».

Считаете ли вы, что вам не нужно беспокоиться о создании надежного руководства для сотрудников? Подумайте еще раз.
По мере роста вашей компании руководство для сотрудников служит руководством к тому, что ваши сотрудники могут ожидать от вас и что вы ожидаете от них. Поэтому, если вы не являетесь единственным сотрудником своей компании или не управляете семейной фирмой, в которой работают только вы, ваша сестра и двоюродный брат, вам необходимо руководство для сотрудников. С другой стороны, создание справочника для сотрудников может оказаться сложной задачей. В этой статье обсуждаются преимущества справочника для сотрудников, что должно быть включено в справочник для сотрудников и как часто следует пересматривать и обновлять справочник для сотрудников.

Что такое справочник сотрудника?

Справочники для сотрудников часто известны как полевые руководства для сотрудников или руководства для персонала. Он информирует новых сотрудников и сотрудников о компании, таких как ее:

• Наша миссия
• Наше видение
• Наши ценности
• Налоги и сборы
• Процедуры
• Условия на рабочем месте
• Ожидания от поведения/кодекса поведения

Эта информация имеет решающее значение для новых сотрудников, чтобы начать работу в первый день. У них должно быть четкое представление о компании после прочтения справочника, в том числе о том, как все делается и что от них ожидается. Это дает им больше уверенности в подходе к своей работе и сразу повышает их эффективность.

Существующие сотрудники могут использовать справочник в качестве ресурса всякий раз, когда им требуются знания о рабочем месте, такие как процедуры расчета заработной платы или их трудовые права.
Справочник должен быть выдан новым сотрудникам в первый рабочий день. Каждый раз, когда справочник обновляется, существующие сотрудники должны получать копию.

Что должно быть в справочнике сотрудника?

Справочник сотрудника должен быть разделен на части, чтобы можно было предоставить широкий спектр информации.
Вот несколько примеров того, что должно быть включено в справочник сотрудника:

• Основы трудоустройства
• Политика на рабочем месте
• Моральный кодекс
• Компенсация и продвижение
• Достоинства и преимущества
• Рабочее время, оплачиваемый отпуск и отпуск
• Отставка и увольнение работника.

Соединяя эти разделы, вы можете создать всеобъемлющее руководство для сотрудников фирмы. Весь шаблон включает в себя эти элементы, а также введение, которое поможет вам приветствовать новых сотрудников в вашей организации.

Чтобы помочь вам еще больше, вот наше объяснение того, что включает в себя каждый раздел, а также рекомендации по уточнению вашего собственного руководства для сотрудников в соответствии с потребностями вашей компании:

№1. Основы трудоустройства

Эта часть в значительной степени поучительна и поможет вам установить основные определения, связанные с работой. Он будет информировать ваших сотрудников об условиях их контракта и классификации должностей. Они могут обратиться к этой части как к ресурсу в любое время, когда у них возникнут фундаментальные вопросы.
Это также хорошее место для установления политики посещаемости. Вы также можете описать процесс найма потенциальным менеджерам по найму в вашей фирме.
Вот некоторые вещи, которые следует упомянуть в разделе «Основы трудоустройства»:

• Различные формы трудовых договоров. Определите сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день, а также стажеров, учеников и других работников.
• Равные возможности трудоустройства. Это обязательное заявление не только по юридическим причинам, но и для укрепления меритократии и культуры уважения в вашем бизнесе.
• Процесс найма и отбора. Опишите здесь типичные этапы процесса найма. Кроме того, если вы часто проводите проверки перед приемом на работу, укажите этап, на котором менеджеры по найму могут их заказать, и даже то, как с ними справиться. Точно так же, если у вас есть постоянная реферальная программа или вы часто предоставляете реферальные бонусы, это хорошее место, чтобы прояснить подход и соответствующие рекомендации.
• Посещаемость. Политика штата в отношении посещаемости, например, описывает, что должны делать сотрудники, если они не могут присутствовать на работе, или обстоятельства, при которых незарегистрированное отсутствие может быть оправдано.

№ 2. Политика на рабочем месте

Этот раздел определяет ваше рабочее место и то, каким оно должно быть. Речь идет о рабочих условиях вашего персонала. Включите стандарты защиты от домогательств и охраны здоровья и безопасности в руководство для сотрудников, чтобы создать правовую и приятную среду, в которой ваши сотрудники могут процветать.
Вот включенные политики, а также предложения по их адаптации к вашему рабочему месту:

• Конфиденциальность и безопасность данных. Упомяните об этих законах и о том, как вы обеспечиваете их соблюдение, а также о том, чего вы ожидаете от своих сотрудников.
• Преследование и насилие. Уважение к коллегам и со стороны коллег является важным компонентом приятной рабочей атмосферы. В этом разделе вы можете недвусмысленно подтвердить свою приверженность искоренению домогательств и насилия на рабочем месте. Вы также определите, что представляет собой домогательство, и обсудите возможные последствия.
• Здоровье и безопасность на рабочем месте. В этом разделе приведены рекомендации, которым должны следовать сотрудники, чтобы поддерживать здоровье и безопасность на рабочем месте. Вы можете включить действия, предпринятые вашей организацией для обеспечения соблюдения законов о гигиене труда и технике безопасности, а также для защиты сотрудников на опасных работах или в случае чрезвычайной ситуации. Наш шаблон включает разделы о профилактике, управлении чрезвычайными ситуациями, курении и рабочем месте, свободном от наркотиков. Если у вашей организации есть соответствующие требования, вы также можете включить политику охраны психического здоровья.

№3. Моральный кодекс

Ваш Кодекс поведения служит руководством для поведения сотрудников. Вы объясните, как вы ожидаете, что сотрудники будут относиться к другим, будь то коллеги, партнеры, клиенты или внешние заинтересованные лица. Все дело в этике и доверии, а также в создании безопасной и профессиональной среды для всех.
Включите следующие разделы в собственный Кодекс поведения:

• Дресс-код. Даже если в вашей компании нет дресс-кода, вы можете указать это здесь. Сотрудники должны знать, что им можно и что нельзя носить. Максимально подробно опишите критерии; например, что означает для вашей организации «официальная одежда»?
• Цифровые гаджеты и кибербезопасность. Обратите внимание на использование Интернета, корпоративных мобильных телефонов, корпоративной электронной почты, корпоративных и личных социальных сетей. Устанавливать стандарты без необоснованных ограничений для сотрудников; большинство людей ожидают некоторой свободы действий в этих вещах, если соблюдаются правила безопасности и защиты данных.
• Конфликт интересов. Вы можете описать, что такое конфликт интересов, что могут сделать сотрудники, если они столкнутся с ним, и каковы последствия умышленного нарушения соответствующих законов или правил компании.
• Сближение и братание сотрудников. Хотя многие фирмы открыты для сотрудников, которые заводят друзей или встречаются, необходимо соблюдать основные правила, чтобы избежать слухов или непрофессиональных инцидентов.
• Работающие родственники. Эта часть имеет решающее значение для избежания обвинений в кумовстве и фаворитизме. Предоставьте четкие рекомендации по рабочим отношениям, разрешенным между родственниками в вашей организации.
• Посетители на рабочем месте. Это вопрос безопасности, а также защиты данных и собственности компании. Наметьте порядок приглашения посетителей на корпоративную территорию, чтобы персонал всегда был бдительным и ответственным.
• Распространение и вымогательство. В этом разделе вы можете обсудить попытки посторонних лиц или сотрудников запрашивать или распространять листовки, продукты или услуги, а также то, как сотрудники должны поступать в таких ситуациях.

№ 4. Компенсация и продвижение

В этом разделе объясняется, как вы вознаграждаете и признаете сотрудников за их усилия, а также помогаете им в их развитии. Эти политики демонстрируют вашу признательность сотрудникам и побуждают их оставаться с вами.
Включите следующие разделы, чтобы работать над этим:

• Состояние заработной платы и компенсаций. Этот раздел особенно важен для Соединенных Штатов, где действуют правила, регулирующие освобожденный и не освобожденный персонал. Вы можете объяснить правовую базу и разъяснить законы, касающиеся сверхурочной работы. Вы также можете указать дни, в которые сотрудники получают свою зарплату или заработную плату.
• Управление производительностью Эта часть информирует сотрудников о том, как будет оцениваться их производительность, и готовит руководителей к управленческим обязанностям. Вы можете обсудить цели оценки эффективности и то, как менеджеры должны руководить своими командами.
• Развитие и обучение сотрудников. Это ваша возможность подчеркнуть важный аспект вашей стратегии удержания: обеспечение личного и профессионального роста сотрудников. Вы можете обсудить возможности обучения и, если применимо, бюджет на образование.

Читайте также: КТО ТАКОЙ НАЕМНЫЙ РАБОТНИК? Все, что тебе нужно знать

№ 5. Компенсация и развитие

Вы когда-нибудь слышали, как сотрудник говорит: «Ну и дела, я не знал, что у нас есть скидка на спортзал»? Очень вероятно, что сотрудники не знают обо всем спектре льгот и поощрений, предоставляемых вашей организацией. Этот раздел поможет вам информировать персонал по этой теме.
Следующие части могут быть включены в наши преимущества и привилегии (но, пожалуйста, добавьте свои собственные уникальные преимущества и привилегии):

• Самочувствие сотрудников. Частное медицинское страхование, членство в тренажерном зале и оздоровительные программы — все это примеры. Включите разъяснения соответствующих законов, таких как FMLA и COBRA.
• Компенсация рабочим. Опишите процедуру, которую сотрудники должны предпринять, если они получили травму на работе, а также льготы, которые вы им предоставите. Измените наш шаблон в соответствии с местным законодательством.
• Вариант работы из дома. Возможность работать из дома становится все более распространенной. Объясните, как сотрудники могут запросить удаленную работу и правила, которым они должны следовать (например, кибербезопасность дома). Также изложить правила для постоянных удаленных работников.
• Затраты на сотрудников. Укажите, какие расходы, связанные с работой, вы покроете и как работает процедура возмещения.
• Автомобиль предоставлен компанией. Если вы предоставляете корпоративные автомобили в качестве льготы, обязательно сообщите сотрудникам о том, как вы ожидаете, что они будут вести себя за рулем, и какие расходы вы покроете (например, бензин и сборы).
• Парковка. Как и в случае с корпоративным автомобилем, если вы предоставляете бесплатную парковку на рабочем месте, убедитесь, что сотрудники понимают, как обращаться с выделенным им местом. Опишите критерии, которые вы используете для распределения парковочных мест, если у вас их ограниченное количество.
• Оборудование предоставлено компанией. Если вы предоставляете сотрудникам оборудование (например, телефоны или портативные компьютеры), убедитесь, что они знают, как за ним ухаживать. Укажите, что произойдет, если устройство будет украдено или повреждено.

№ 6. Рабочее время, оплачиваемый отпуск и отпуск

Это один из разделов, который больше всего заинтересует сотрудников. Они хотят знать, как они могут разделить свое время между работой и отдыхом или внерабочими обязанностями, когда они присоединятся к вашей организации.
Вы можете создать свои собственные применимые политики, обратившись к следующим областям:

• Рабочее время и ПТО (оплачиваемый отпуск). Укажите общие часы работы вашей компании, а также любые отклонения. Затем укажите количество оплачиваемых выходных, которые вы предлагаете сотрудникам, и опишите процесс запроса отгулов.
• Каникулы. Перечислите все праздники, отмечаемые вашей организацией, и объясните, как вы будете оплачивать работу сотрудников, если они будут вынуждены работать в эти дни.
• Больной отпуск. Опишите, что закон требует от вас, чтобы вы предлагали сотрудникам, а также любые дополнительные пособия по болезни, которые вы решили предоставить. Вы можете включить как краткосрочное, так и долгосрочное определение болезни.
• Оставить на скорбь. Предоставьте сотрудникам, потерявшим близкого человека, несколько дней отпуска в связи с тяжелой утратой — это деликатное преимущество, которое может помочь вам построить доверительные отношения с сотрудниками.
• Работа жюри и голосование. Объясните закон, касающийся отпуска по гражданским обязательствам, и какие документы могут потребоваться от сотрудников.
• Отпуск по уходу за ребенком. Это может включать предусмотренный законом или спонсируемый компанией отпуск по уходу за ребенком и отпуск по беременности и родам для сотрудников, которые имеют или усыновляют ребенка. Вы также можете включить льготы для родителей, например, несколько часов свободного времени для посещения школьных собраний.

Читайте также: СКИДКА ДЛЯ СОТРУДНИКОВ: преимущества и идеи скидок

№ 7. Отставка и увольнение сотрудника

Сотрудникам необходимо знать, чем закончатся их трудовые отношения с вашей организацией в случае, если что-то не получится. Особенно, если речь идет о дисциплинарном производстве.
Ниже приводится схема содержания:

• Прогрессивная дисциплина. Пройдитесь по этапам процесса прогрессивной дисциплины и подумайте, как вы ожидаете от менеджеров их выполнения.
• Отставка. Когда сотрудник уходит в отставку, он должен знать о времени уведомления, а также о процессе увольнения. Это также отличное время для решения таких проблем, как оплата обучения или возмещение расходов на переезд, а также четкого запрета на принудительный уход.
• Прекращение действия. Укажите применимые законы, а также собственную внутреннюю процедуру увольнения сотрудников. Упомяните условия выплаты выходного пособия, а также то, как вы планируете компенсировать оставшиеся отпуска и больничные.
• Рекомендации. Включите краткое заявление о предоставлении рекомендаций сотрудникам, которые уволились или были уволены. Например, если работник был уволен по уважительной причине, вы имеете право отказаться от предоставления сведений о нем.

№8. Заключение

Вы можете использовать заключение, чтобы уведомить сотрудников о будущих изменениях и попросить их подтвердить, что они прочитали руководство. Тем не менее, вы должны закончить руководство для сотрудников в хорошем тоне. Еще раз скажите, как вы рады, что сотрудник присоединился к вашей организации, и выразите свою благодарность.

Почему вы должны составить руководство для сотрудников?

№1. Соблюдение закона

Нет требования, чтобы у вас был справочник сотрудника. Однако многие федеральные и государственные постановления обязывают предприятия информировать сотрудников об их трудовых правах. Один из лучших способов донести эту информацию до ваших сотрудников — это руководство для персонала.

№2. Решение конфликта

Кодекс поведения компании изложен в руководстве для сотрудников, поэтому сотрудники знают, какие действия приемлемы, а какие нет. Он также подчеркивает последствия плохого поведения. Это может отговорить сотрудников от вредного поведения и побудить их принять здоровые взгляды и привычки.

№3. Приветствуем новых сотрудников

Справочники для сотрудников могут помочь новым сотрудникам чувствовать себя непринужденно на своих рабочих местах. Вовлеченность и лояльность сотрудников можно повысить, узнав об истории, миссии и основных ценностях компании.
Кроме того, должностная инструкция:

• Позволяет вам установить свою кадровую политику и процедуры.
• Упрощает адаптацию сотрудников, предоставляя каждому новому сотруднику простой доступ к необходимой информации.
• Помогает в разработке согласованных политик и процессов, гарантируя, что все члены команды находятся на одной волне.
• Снижает вероятность подачи жалоб и судебных исков со стороны сотрудников, например, когда сотрудники утверждают, что вы не проинформировали их об их правах на рабочем месте.
• Служит справочной информацией о требованиях к одежде сотрудников, положениях об отпусках и отпусках по болезни, советах по парковке, правилах учета рабочего времени и т. д.

Крайне важно написать руководство для сотрудников, как только у вас появится формулировка цели и вы узнаете, какой информацией вы должны или хотите поделиться со своими сотрудниками.

Читайте также: ЗАЩИТА СОТРУДНИКОВ: как создать программу защиты интересов

Сотрудникам следует выдать Справочник сотрудника

На ориентациях новых сотрудников и ежегодном бизнес-тренинге вы можете предоставить печатные экземпляры справочника для сотрудников. Если у вас есть удаленный офис, вы можете отправить сотрудникам руководство по электронной почте. Вы также должны проинформировать сотрудников о том, как получить доступ к справочнику сотрудников в любое время, будь то печатная копия в корпоративной комнате отдыха или электронная копия во внутренней сети компании или на общем Google Диске.

Регулярно просматривайте Справочник сотрудника и обновляйте его по мере необходимости.

Справочник сотрудника должен регулярно пересматриваться руководством компании, чтобы убедиться, что политики и процедуры соблюдаются и соответствуют практике компании. Справочник сотрудника должен обновляться по мере необходимости, и о любых изменениях следует уведомлять сотрудников как можно скорее.

Советы для справочника сотрудников

• Поддерживайте позитивный, профессиональный и понятный тон.
• Избегайте использования юридического жаргона или двусмысленных формулировок.
• Держите копию справочника сотрудников под рукой у всех сотрудников.
• В своих личных делах храните благодарности сотрудников.
• Включите контактные данные сотрудника компании, который может ответить на вопросы.
• Сообщайте об обновлениях персоналу как можно скорее.

Что я должен включить в справочник сотрудника?

Начните с шаблона, охватывающего все основные темы, которые должны быть включены в справочник, а затем добавьте соответствующую информацию для вашей фирмы.

Обязательны ли фирмы для предоставления справочника сотрудников?

Справочники для сотрудников не требуются в соответствии с федеральным законодательством. Однако в зависимости от вида, размера и состояния компании может существовать информация, которую необходимо предоставлять сотрудникам. Справочник может по закону предлагать любую необходимую информацию, а также важную и полезную информацию для сотрудников.

Какие характеристики отличают отличное руководство для сотрудников?

При создании руководства для сотрудников следите за тем, чтобы оно было актуальным и кратким. Избегайте жаргона, демонстрируя культуру и дух вашей компании. Мобильная версия вашего справочника также полезна.

Имеют ли Справочники сотрудников юридическую силу?

Справочники для сотрудников считаются продолжением трудового договора и, таким образом, являются юридически обязательными в суде, если прямо не указано иное.

Что по закону требуется в справочнике работника?

По закону вы не обязаны иметь руководство для сотрудников, но вы должны информировать сотрудников об их правах. Некоторым организациям требуются вывески на рабочем месте, в то время как другие предоставляют письменные уведомления во время процесса адаптации.

Нужно ли подписывать трудовую книжку?

Хотя это не требуется по закону, получение подписанного подтверждения от сотрудников предпочтительнее, поскольку в справочнике описываются принципы и руководящие принципы компании. Даже если сотрудник отказывается подписать уведомление о получении, он или она все равно могут быть привлечены к ответственности в соответствии с политиками и рекомендациями, указанными в руководстве. Если сотрудник отказывается подписывать акт приема-передачи, следует поговорить с ним об этом.

Как часто следует пересматривать справочники сотрудников?

Справочник сотрудника должен обновляться не реже одного раза в год. Будьте в курсе трудового законодательства и нормативных актов, чтобы защитить себя и своих сотрудников, и отражайте любые изменения в своем справочнике сотрудников.

Заключение

Хороший справочник для сотрудников должен быть профессиональным и полезным, не содержать юридического языка и поддерживать культуру и принципы компании.

Статьи по теме

• Шесть главных вещей, которые нужно знать владельцам бизнеса о трудовом праве
• КАК НАЧАТЬ ЗАРПЛАТУ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: 2023 Лучшее простое руководство
• ЛЬГОТЫ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: Лучшее простое руководство
• ПРЕИМУЩЕСТВА ДЛЯ СОТРУДНИКОВ МАЛОГО БИЗНЕСА: бесплатное пособие и все, что вам нужно знать

Рекомендации

• Выполнимый
• Zenefits
• Лучшая команда