Что изменили в Трудовом кодексе
Добавили три статьи, которые дают возможность все документы, связанные с трудовыми отношениями, создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде:
Статья 22_1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
Статья 22_2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
Статья 22_3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.
И для работодателя, и для работника это право, а не обязанность. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может отказаться, даже если работодатель его внедрил.
Не все документы можно перевести в электронный вид. Строго на бумаге должны остаться:
-
трудовые книжки, если сотрудник не отказался от бумажной формы;
-
акты о несчастном случае на производстве;
-
приказы (распоряжения) об увольнении;
-
документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда.
Как будет работать кадровый электронный документооборот
Работодатель создаёт документ в электронной форме, подписывает электронной подписью и выгружает в систему. Сотрудник в своем личном кабинете читает документ и подписывает. Таким же образом сотрудник может отправить заявление работодателю, например, о выдаче справки о доходах, и получить документ в электронном виде в своем личном кабинете.
Электронный документооборот разрешено применять не только с сотрудниками, но и с соискателями при приеме на работу.
Где вести кадровый электронный документооборот
КЭДО можно вести на платформе «Работа в России» или в другой системе. Платформа «Работа в России» будет доступна для использования с 1 сентября 2022 года. Доступ через портал «Госуслуги». Это бесплатно и для организации, и для работников. Возможный минус в том, что государственные органы получат доступ ко всем загружаемым на портал документам. Порядок работы с системой пока не разработан.
У организаций есть право использовать любую собственную разработку или другую коммерческую систему. В этом случае нужно будет потратиться на её создание или покупку.
Какая электронная подпись нужна
Это зависит от вида документа и от того, где ведётся КЭДО. Если работодатель использует коммерческое решение, ему для подписи документов потребуется усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник при этом может использовать простую или усиленную подпись.
Но некоторые документы в коммерческой системе КЭДО работодатель сможет подписать только усиленной квалифицированной подписью, а работник — любой усиленной:
-
трудовой договор и изменения к нему;
-
договор о материальной ответственности и изменения к нему;
-
ученический договор и изменения к нему;
-
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и изменения к нему;
-
приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания и уведомление о нём;
-
уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
-
согласие на перевод;
-
заявление об увольнении и его отзыв.
На платформе «Работа в России» для любых документов работнику доступны все варианты подписей, в том числе простая подпись. Её можно получить бесплатно через портал «Госуслуги». Организации при работе на платформе со всеми документами могут использовать любую квалифицированную подпись.
Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.
Отчётность в ИФНС, ПФР и ФСС в 2022 году
практическое пособие для работодателя
Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись.
Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота
Плюсы:
-
Кадровые процедуры будут проходить легче и быстрее. Для приёма на работу или увольнения не придётся приезжать в офис или отправлять документы по почте или с курьером. Это особенно удобно для тех, кто практикует удалёнку.
-
Можно быстро найти нужный документ или восстановить его копию. Если будет проверка или запрос от контролирующих организаций, вы оперативнее подготовите ответ на запрос.
-
Будет меньше трат на бумагу, канцтовары и содержание бумажного архива.
Минусы:
-
Нужно будет потратиться на создание или покупку программного обеспечения, оформление электронных подписей для фирмы и работников.
-
Если хотя бы часть сотрудников не захочет переходить на КЭДО, придётся вести как электронный документооборот, так и привычный бумажный.
Как перейти на кадровый электронный документооборот
Если вы решили перейти на КЭДО, нужно создать внутренний регламент с описанием порядка работы с системой. Можно разделить регламент на две части: порядок перехода и порядок ведения кадрового электронного документооборота. Ключевые моменты, которые нужно описать:
-
ответственное лицо;
-
выбранная система;
-
дата начала работы в системе;
-
порядок доступа к системе;
-
сроки уведомления сотрудников и форма уведомления;
-
сроки для ответа и ознакомления с документами;
-
перечень документов, в отношении которых применяется электронная форма;
-
категории сотрудников, в отношении которых вводится КЭДО;
-
порядок проведения инструктажа;
-
порядок взаимодействия с профсоюзом;
-
сроки хранения документов;
-
сроки передачи в архив.
Ознакомьте всех сотрудников с этим положением, направьте им уведомление о переходе на КЭДО и получите ответное согласие или отказ. Отказавшиеся сотрудники при желании смогут присоединиться к КЭДО позже. Те, кто согласился сразу, наоборот, уже не смогут вернуться к документам на бумаге.
Если работник не написал ни согласие, ни отказ, его документы остаются в бумажной форме.
Получать согласие нужно только от работников, у которых уже есть трудовой стаж. Если устраивается на работу сотрудник, у которого по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, получать у него согласие не нужно. Он автоматически переводится на КЭДО, если работодатель его применяет.
С сотрудниками, которые согласились на электронный документооборот, нужно провести инструктаж по работе с системой и оформить для них электронные цифровые подписи за счёт работодателя.
Электронные кадровые документы нужно хранить и передавать в архив. Сроки хранения электронных документов такие же, как и у бумажных. Для передачи документов в архив нужны единые требования к формату и составу документов. Их введут в действие с 1 марта 2023 года.
Если ваша организация была участником эксперимента по использованию кадровых электронных документов и приняла решение оставить КЭДО, завершить переход нужно до 1 июля 2022 года.
Сроки внедрения кадрового электронного документооборота
Контрольные точки перехода на электронное взаимодействие с сотрудниками:
-
с 22 ноября 2021 года организации по желанию могут перейти на КЭДО;
-
с 1 сентября 2022 года можно будет использовать платформу «Работа в России»;
-
с 1 марта 2023 года будут доступны единые требования к составу и форматам электронных документов (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ);
-
до 31 декабря 2023 года государство планирует решить все переходные моменты и полностью реализовать систему ЭКДО на платформе «Работа в России» (распоряжение Правительства от 06.11.2021 № 3144-р).
КЭДО уже доступен в аутсорсинге «Моё дело Бухобслуживание». При приобретении тарифов на бухгалтерское обслуживание с услугой КЭДО мы настроим и будем поддерживать систему КЭДО, выпустим электронные подписи вашим сотрудникам, поможем с подготовкой локальных нормативных актов, и обучением сотрудников работе в системе. А ведение кадрового учета уже входит в базовый тариф нашего аутсорсинга.
Моё дело Бухобслуживание
Зарплата и кадры от 2633 руб. в месяц. Полный аутсорсинг бухгалтерии от 6566 руб. в месяц!
На кадровый электронный документооборот переходит всё больше российских работодателей, при этом перед каждой компанией встаёт вопрос: «Как перейти на КЭДО?»
Попробуем разобраться, как это правильно сделать.
Этап I. Определимся с продуктом для организации кадрового ЭДО.
Рекомендуем решение «1С:Кабинет сотрудника», так как его внедрение не требует серьёзных усилий. «1С:Кабинет сотрудника» встроен в программы 1С и сохраняет привычный порядок ведения учета и, самое главное, не требует установки дополнительных модулей и обучения по их использованию. Более подробная информация здесь.
При подборе решения для организации кадрового ЭДО необходимо обращать внимание на такие важные параметры, как:
- интеграция с учетной системой (есть ли модули интеграции, сложность их внедрения);
- какую часть работы придется перенести или задублировать в системе КЭДО (чем меньше переносится, тем лучше);
- есть ли мобильное приложение для сотрудников, насколько оно простое и интуитивно понятное (основной сценарий использования систем КЭДО сотрудниками — это их смартфон, поэтому чем проще и понятнее приложение, тем быстрее они его смогут освоить и меньше вопросов поступит в отдел кадров);
- если требуется настроить маршрут согласования, то желательно, чтобы это делал сам работодатель и сотрудник не мог выбрать, кому он хочет направить заявление (серьёзно уменьшает количество ошибок, не придется выяснять, с кем согласовывать документы);
- из чего складывается стоимость внедрения (чем меньше модулей, из которых в итоге складывается стоимость решения, тем лучше).
Этап II. Подготовка документов для перехода на КЭДО.
При переходе на кадровый ЭДО необходимо соблюсти прописанную в законе процедуру перехода.
Для этого необходимо:
-
принять локальный нормативный акт (ЛНА) о введении на предприятии КЭДО (чаще всего это приказ). Если в организации есть профсоюз, то необходимо учесть его мнение о переходе на КЭДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ);
-
принять Положение о КЭДО. Положение регулирует порядок ведения кадрового электронного документооборота у работодателя. Если в организации есть профсоюз, следует учесть его мнение (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ);
-
уведомить работников и получить их письменное согласие.
Если работник отказался от перехода на кадровый электронный документооборот, это не может служить основанием для увольнения или каких-либо штрафных санкций для работника. С такими работниками необходимо продолжать бумажный документооборот. При этом работник вправе изменить своё решение в любое время и перейти на кадровый ЭДО.
Работники, которые дали согласие на переход на кадровый ЭДО, не вправе его отозвать или отказать от использования кадрового ЭДО.
Получить образцы документов и подробнее ознакомиться с разъяснением законодательства, регулирующего применение КЭДО, можно по этой ссылке.
Этап III. Электронная подпись.
По закону обязанность обеспечивать сотрудников электронной подписью возложена на работодателя. Производить какие-либо удержания стоимости электронной подписи из заработной платы сотрудников запрещено, поэтому вопрос обеспечения сотрудников электронной подписью лучше продумать заранее.
Хотим отметить, что при внедрении решения «1С:Кабинет сотрудника» усиленная неквалифицированная подпись выдается всем сотрудникам бесплатно, это позволяет удешевить и упростить компании переход на кадровый ЭДО.
Кроме того, электронные подписи потребуются сотрудникам отдела кадров, которые будут подписывать документы от имени организации. Нужно заранее продумать вопрос с назначением ответственных за подписание документов от имени организации и обеспечить их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Усиленную квалифицированную электронную подпись можно заказать с помощью решений 1С которые называются 1С:Подпись и 1С-ЭТП.
Если у сотрудника отдела кадров подпись уже есть, важно убедиться, что в доверенности, которую организация предоставляет для выпуска электронной подписи организации на сотрудника, указана возможность подписи кадровых документов. Если возможность подписи кадровых документов не отражена в доверенности, придется получать подпись заново.
Если вам необходима помощь, рекомендуем обращаться к партнерам фирмы «1С» со статусом «Центр компетенции по кадровому ЭДО». Выбрать партнера, обладающего этим статусом, можно в рейтинге.
Отправим материал Вам на почту
5 шагов на пути к кадровому ЭДО
Кадры решают все! Но решают, к сожалению, не так быстро, как хотелось бы. Потому что кадровое делопроизводство в компании – своего рода «последний из могикан», бизнес-процесс, до которого еще не добралась цифровизация. Однако ситуация начала быстро меняться: государство поставило в приоритет Минтруда перевод российского кадрового документооборота в электронный вид. Как перейти на электронный кадровый документооборот, какие шаги в этом направлении необходимо сделать — подробности в нашей статье.
Когда-то обязательным атрибутом рабочего места кадровика была машинка для заточки карандашей. Потому что весь документооборот был на бумаге. Машинка для заточки карандашей ушла в прошлое, не за горами времена, когда в прошлое уйдет и сам бумажный кадровый документооборот.
Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.
Подберем оптимальный тариф ЭДО
Весной 2020 года пресса запестрила заголовками: «Государство разрешило вести любые кадровые документы в электронном виде». Дело в том, что в 2020 году стартовал эксперимент по внедрению кадрового ЭДО на предприятиях. Его участники могут трудовые договоры, приказы об отпусках, заявления об увольнении и т.п. документы вести в электронном виде, без дублирования на бумаге. В проекте участвуют такие гиганты как РЖД, «Мегафон», Сбербанк, Почта России, Пенсионный фонд, присоединился к эксперименту и СБИС.
В 2021 году эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид завершится, на основе его результатов государство будет запускать в широкие массы цифровизацию кадрового делопроизводства. Сейчас не дублировать кадровые документы на бумаге можно «дистанционщикам», «удаленщикам», а также участникам кадрового эксперимента. Однако уже сейчас абсолютно все могут перевести большинство кадровых документов (по подсчетам – до 80%) в электронный вид.
17% компаний переводят кадровое делопроизводство в электронный вид. Экспертная оценка, данные на конец 2019 года.
Далее дадим инструкцию для перехода на электронный кадровый документооборот, расскажем, как пошагово наладить работу направления и перевести документацию «на цифру». Остановимся не только на том, как выбрать программное решение или отразить ЭДО в учетной политике, но и как организовать работу кадрового подразделения так, чтобы переход на ЭДО не стал стрессом для организации.
Шаг 1. Организуйте оптимальное подразделение.
Чтобы оцифровывать систему, сначала ее надо создать – это аксиома. Автоматизировать хаос невозможно. Поэтому первый шаг к цифровизации кадров – это построение системы работы с персоналом.
Каким по численности должно быть кадровое подразделение – это первый вопрос, которым задаются как начинающие предприниматели, так и те, у кого «кадры» уже работают. Простого ответа на этот вопрос нет. Есть нормы 80-90-х годов, которые устарели, однако многие их берут за основу.
Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров регламентировали Постановление Комитета СССР по труду от 11 апреля 1985 года № 95/9-18, затем Постановление Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78. Нормативы, принятые в 90-е, носили рекомендательный характер.
Из истории:
35 минут – время на оформление увольнения работника, согласно норматива 80-х годов.
18 часов – подготовка отчета о составе и кадровом передвижении сотрудников, согласно норматива 80-х годов.
Типовое рабочее место инспектора по кадрам 80-х годов:
Стол с приставкой; стул подъемно-поворотный; табурет для посетителей; пишущая машина; лотки для документов; комбинированный канцприбор; телефонный аппарат; телефонный справочник; машинка для заточки карандашей.
Сейчас никаких обязательных нормативов по времени на оформление документов и по числу сотрудников отдела кадров нет. Есть рыночный показатель, на который все ориентируются: в среднем 250 работников на одного кадровика. Этот показатель может колебаться в «вилке» от 200 до 270 сотрудников.
250 сотрудников в среднем ведет кадровик «на бумаге»,
до 1000 человек может вести кадровик в электронном ЭДО.
Способы организации кадрового делопроизводства:
- Внутренне совмещение. В микро и малых предприятиях часто кадровое делопроизводство поручают вести секретарю или бухгалтеру. Важно помнить, что данный функционал должен быть оформлен. Чтобы оформить совмещение, должность должна быть включена в штатное расписание.
- Один специалист по кадровому делопроизводству.
- Отдел во главе с руководителем.
Шаг 2. Наведите порядок в документации.
- Штатное расписание. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание. Оно – основа основ кадрового делопроизводства. Специалист разрабатывает штатное расписание, оно утверждается приказом, в случае необходимости — в штатное расписание вносятся изменения. Число изменений не регламентировано.
- Трудовой договор. Этот документ устанавливает «правила игры» с работником. В большинстве случае кадровик самостоятельно разрабатывает форму трудового договора под задачи предприятия (утверждена типовая форма трудового договора только для руководителей госучреждений и работодателей, чье предприятие имеет статус микропредприятия).
При разработке формы трудового договора нужно внимательно читать статью 57 Трудового кодекса РФ «Содержание трудового договора». Законодательно установлены обязательные для внесения в трудовой договор сведения, а также те, что работодатель может внести на свое усмотрение. Ошибки в трудовом договоре или его отсутствие очень дороги: например, юридическое лицо могут оштрафовать на сумму до 100 тыс. руб. по каждому не соответствующему требованиям трудовому договору.
- Локальные нормативные акты. Все детали взаимодействия между работодателем и работником должны быть отражены в локальных нормативных актах ЛНА. Есть локальные нормативные акты, обязательные для всех работодателей, например, правила внутреннего трудового распорядка, ЛНА, устанавливающие системы оплаты труда, порядок обработки персональных данных, особенности передачи и хранения персональных данных, права работников. Есть ЛНА, необходимость в которых возникает при определенных условиях работы, например, коллективный договор, положение об аттестации работников, положение о командировках и др. Единого списка НЛА, подходящего для абсолютно всех компаний, нет, каждая организация формирует его под свою специфику.
Исключением являются микропредприятия, которые могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов, при условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в форму трудового договора.
С ЛНА необходимо ознакомить работников – под подпись. При приеме на работу сотрудник сначала знакомится и удостоверяет факт знакомства с ЛНА, а затем подписывает трудовой договор.
- Пакет документов, необходимых для оформления кадровых процедур.
К таким документам относятся документы для приема на работу, для оформления движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные, должностные перемещения и др.), а также документы на увольнение.
Шаг 3. Выберите решение для КЭДО.
Документы, которые не нужно визировать у работника, например, ОРД, служебные записки, доверенности, заявки на пропуска и т.п., компания может перевести в электронный вид уже сейчас, не дожидаясь «отмашки» от государства.
Для перехода на электронный кадровый документооборот нужна система, которая позволит вести все документы в цифре. Например, участникам проходящего госэксперимента по тестированию кадрового ЭДО могут воспользоваться системой «Работа в России». Однако это условие не является обязательным, каждый волен выбирать. Значительная часть участников эксперимента выбирают свои системы электронного документооборота.
Такой системой может стать СБИС Кадровый электронный документооборот. В СБИС не нужно вводить вручную данные паспорта или СНИЛС – документы сканируются, и система автоматически заполнит сведения в карточке. СБИС КЭДО поможет оформить личную карточку сотрудника по форме Т-2. Если условия труда или оплаты работника изменились, легко создать документ с новыми данными. Оформление больничных, отпусков, командировок – все делается в системе за несколько кликов. В том числе «автоматом» заполняется штатное расписание и формируются отчеты в военкомат. Решить локальную задачу по управлению рабочим временем сотрудников можно с помощью сервиса СБИС Учет и контроль рабочего времени.
Электронные системы позволяют вести кадры даже неквалифицированному сотруднику.
Шаг 4. Отразите изменения в учетной политике.
Электронный способ обмена документами должен быть отражен в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Необходимо всесторонне описать процесс: какие документы ведутся в электронном виде, какие документы какими видами ЭП подписываются, как проходит ознакомление с документом работников и т.п. Такими ЛНА могут быть положение об ЭДО, дополнения в коллективный договор, в правила внутреннего трудового распорядка, соглашение с работниками по использованию электронной подписи и т.п.
По данным из открытых источников, 35% тех, кто внедряет КЭДО, разработали комплексный локальный нормативный акт, включающий в себя наиболее типичные положения (права и обязанности работника и работодателя, процедуру идентификации сторон, защиту персональных данных, доступ к хранению электронных документов).
Шаг 5. Обеспечьте электронные подписи.
Цифровизация кадрового документооборота подразумевает наличие электронной подписи у всех его участников. В кадровом электронном документообороте одним из субъектов обмена документами становится сотрудник, находящийся в статусе физлица.
На электронную подпись для физлиц распространяется закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В зависимости от вида документа, физлицу может понадобиться одна из трех видов цифровых подписей – простая, неквалифицированная и юридически значимая квалифицированная электронная подпись. В зависимости от юридической значимости документа, понадобится одна из трех вышеперечисленных подписей. Например, когда сотрудник заверяет график учета рабочего времени – достаточно простой ЭП, подписывает ЛНА – нужна неквалифицированная подпись, подписывает трудовой договор на работу в дистанционном формате – нужна КЭП.
Какую электронную подпись использовали в КЭДО в 2019 г.:
80% — использовали простую электронную подпись (ПЭП).
14% — использовали неквалифицированную электронную подпись (НЭП).
6% — использовали квалифицированную электронную подпись (КЭП).
КЭДО на пороге цифровизации.
Аналитики отмечают, что госмашина становится на сторону цифровизации. Суды всё чаще принимают электронные кадровые документы как доказательства, ФНС и аудиторы тоже принимают в работу электронные кадровые документы.
Если еще год назад 73% предпринимателей говорили, что их останавливает от внедрения КЭДО позиция государства в этом вопросе, то сейчас ситуация меняется. Вопросы к нам, как к оператору ЭДО, о КЭДО
носят не общий характер, а максимально прикладной, за которым и следуют решения СБИС.
По всем вопросам организации электронного кадрового делопроизводства с помощью СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.
Скачайте памятку по корректному переходу на электронный кадровый документооборот.
Краткий обзор возможностей СБИС для КЭДО смотрите в видео:
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
В 2021 году были приняты поправки в Трудовой кодекс о введении электронного документооборота, которые позволяют вести кадровое делопроизводство без бумажного дублирования и подписывать все документы с сотрудниками с помощью цифровых подписей.
Какие документы переходят в цифровой формат
Функционал электронного кадрового документооборота был протестирован в рамках эксперимента Минтруда с 2017 года. Первым нововведением были электронные трудовые книжки, но регулируются они отдельной статьей 66-66.1 ТК РФ.
В электронном формате можно вести все трудовые процессы, кроме отдельных документов:
- Приказ об увольнении;
- Акты о несчастном случае на производстве;
- Прохождение инструктажа по охране труда.
Регулятор требует вести эти документы в бумажном виде, на них необходимо личное подписание сотрудника.
Стало доступным массовое электронное обязательное подписание ЛНА, теперь сотрудники на удаленке своевременно подписывают документы электронной подписью.
Виды ЭП для работников
Чтобы документ был признан и зарегистрирован, его необходимо подписать с помощью электронной цифровой подписи. Со стороны работодателя используется только УКЭП или УНЭП.
Выпуск электронной цифровой подписи для сотрудника — это обязанность работодателя. В случае использования платных ЭЦП, работодатель несет все расходы на получение и использование электронной подписи.
Виды электронных подписей и документов
| Вид подписи | Документы |
|---|---|
| УКЭП |
– трудовой договор; – договор о материальной ответственности; – договор на получение образования; – согласие на перевод; – заявление об увольнении; – отзыв заявления об увольнении; – изменение условий трудового договора; – приказ о дисциплинарном взыскании. |
| УНЭП | любые документы, кроме тех, что подписываются только УКЭП |
| ПЭП | любые документы, кроме тех, что подписываются только УКЭП, по соглашению сторон с требованием к соблюдению конфиденциальности ключа подписи |
Каковы права и обязанности работодателей и работников
До начала работы с КЭДО необходимо разработать локальные нормативные акты, в которых будут сведения об информационной системе КЭДО, порядок регистрации и доступа к системе, перечень документов и категорий работников, которые будут осуществлять документооборот, а также сроки внедрения КЭДО.
Перед введением в систему сотрудников, необходимо уведомить сотрудников и собрать от них согласие на переход на электронный документооборот:
- согласие на взаимодействие с работодателем по КЭДО;
- уведомление о переходе на КЭДО;
- соглашение о признании ЭП.
Согласие на КЭДО не требуется получать от лиц, принимаемых на работу после введения КЭДО, или лиц без трудового стажа. Сотрудник имеет право отказаться от участия в кадровом ЭДО, в таком случае работодателю будет необходимо продолжить бумажный документооборот с конкретным сотрудником.
Важно! Отказ сотрудника от участия в электронном кадровом документообороте или отсутствие у него электронной подписи не может являться основанием для увольнения.
Также работники имеют право получить по запросу копии подписанных электронных документов в личный кабинет на Госуслугах или на бумажном носителе.
Как обмениваться и подписывать электронные документы
Работники могут направлять заявления, сообщения и уведомления с помощью информационной системы работодателя, а также с помощью Госуслуг или портала “Работа в России”, если их применение регламентировано внутренними документами о переходе на КЭДО.
Документы необходимо подписывать в порядке, установленном для кадрового документооборота. Необходимо настроить маршрутизацию подписания и согласования документов, чтобы информационная система выдавала правильный порядок подписантов.
Заявления сотрудников, поданные в информационной системе, поступают руководителю на согласование, если это требуется. После чего они автоматически регистрируются в 1С и кадровик в два клика инициирует документооборот в зависимости от сценария: выдача справки, создание приказа, подписание документа и другие.
Сообщения сотрудников считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их отправления.
ТК РФ Статья 22.3
В процедуре обязательного подписания локальных нормативных актов у сотрудников блокируется кабинет, и появляется уведомление о необходимости ознакомиться и подписать документы.
Рис.1 Сценарий обязательного подписания ЛНА в личном кабинете EmplDocs
Чтобы приступить к цифровому документообороту, нужно пройти следующие этапы:
- Анализ внутренней структуры компании
- Определить бюджет для перехода на КЭДО;
- Собрать проектную команду и ответственных;
- Выбрать кадровые сценарии и документы, необходимые для перевода в цифру;
- Установить сроки и план перехода;
- Подготовка
- Разработка ЛНА для внедрения КЭДО;
- Выбор провайдера ЭЦП;
- Выбор информационной системы для интеграции;
- Оповещение сотрудников о переходе в электронный документооборот;
- Интеграция КЭДО
- Внедрение выбранной системы в 1С;
- Тестирование сценариев, техническая отладка работы;
- Подключение и обучение сотрудников.
1С-WiseAdvice разработала решение для автоматизации кадровых процессов на основании своего многолетнего опыта в кадровом аутсорсинге.
WiseAdvice EmplDocs уже помогает десяткам компаний быстро и эффективно работать, используя КЭДО.
Чек-лист выбора системы КЭДО
Вопросы для выбора системы, которые вы можете задать себе и провайдеру:
- Какое количество сотрудников необходимо подключить к системе?
- Нужна серверная или облачная версия решения?
- Как поддерживается информационная безопасность данных у провайдера?
- Предусмотрена ли в решении ролевая модель доступа?
- Предоставляет ли провайдер пакет шаблонов ЛНА или нужно разработать самостоятельно?
- Поддерживает ли решение кастомную доработку форм заявок и сложные кадровые сценарии?
- Это стандартное решение или интегратор будет дорабатывать продукт под процессы компании?
- С какими видами ЭЦП работает решение (Госключ, РвР, собственные УНЭП)?
- Какие модули включает в себя решение?
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
-
Главная
-
О компании
-
Блог
-
Полезные статьи
- Как перейти на кадровый электронный документооборот
21858
Как перейти на кадровый электронный документооборот
Руководитель Центра
сопровождения 1С
КЭДО
Актуальность проверена: 23.08.2023
Получить консультацию
Бесплатно
Для предприятий со штатом более 300 сотрудников, работа с кадровыми документами — это достаточно объемный участок внутренних процессов. В случаях, когда работа ведется в бумажном виде, не все сотрудники находятся «под рукой» в офисе, сами офисы территориально-распределены, а кадровая служба работает в состоянии «стресс и аврал», — актуальность оптимизации становится особенно очевидной. Путь здесь один — переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Бумажный документооборот, удаленные сотрудники, территориальное распределение офисов, высокая загрузка кадровой службы — все это признаки необходимого перехода на КЭДО
Выгоды для сотрудников от перехода на кадровый электронный документооборот
При автоматизации кадровых процессов и переводе документации в электронный формат возникают следующие преимущества во взаимодействии с сотрудниками предприятия:
- Не нужно ногами ходить в отдел кадров, чтобы решить любой вопрос;
- Увеличивается оперативность взаимодействия;
- Кадровые документы в электронном виде всегда актуальны;
- Легко прослеживается история работы с документами;
- Все изменения фиксируются, всегда можно понять, кто, когда и какие внес изменения;
- Процессы кадрового делопроизводства требуют меньше усилий по их обслуживанию, многие действия с документом происходят в более комфортном и удобном формате;
- Снижается проблема «пиковых нагрузок» на кадровую службу, за счет многопоточного способа взаимодействия в электронном виде. Не возникает «очередей в коридоре» для решения кадровых вопросов;
- Документы, подписанные электронной подписью, имеют юридическую силу;
- Сотрудники компании и специалисты кадровой службы могут находиться в территориально разных местах, и это никак не влияет на взаимодействие.
Экономия при переходе на КЭДО
По расчетам специалистов WiseAdvice-IT, годовые расходы на бумажный документооборот на 1000 сотрудников в среднем составляют более 2 000 000 рублей. Данные актуальны на январь 2022 года.
|
Затраты на бумажный документооборот |
Стоимость в рублях на 1000 чел/год |
|
Бумага |
355 000 |
|
Логистика |
501 000 |
|
Операции |
1 450 000 |
|
Итого: |
2 306 000 |
Переход на КЭДО в соответствии с ТК РФ. Сократите затраты на бумагу на 80%!
Инструменты ЭДО в кадровом делопроизводстве
Для работы с ЭДО в кадровом делопроизводстве применяются следующие программные решения фирмы «1С»:
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (1С:ЗУП) – это специализированный программный продукт для расчета зарплат и взаимодействия с сотрудниками предприятия;
- «1С:Документооборот 8 КОРП» (1С:ДО) – система электронного документооборота (СЭД), которая предназначена для упорядочивания работы с документами в электронном виде, для организации взаимодействия сотрудников между собой. Программа легко интегрируется с другими программами на платформе «1С:Предприятие 8», в данном случае, с программой 1С:ЗУП. 1С:ДО КОРП поддерживает сервисы ЭДО (обмен электронными документами).
Электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) выдается аккредитованными сертифицированными центрами, позволяет подписывать кадровые документы в электронном виде, обеспечивает их юридическую значимость. ЭП бывают следующих типов:
- Простая неквалифицированная (ПЭП);
- Усиленная неквалифицированная (НЭП);
- Усиленная квалифицированная (КЭП).
Для работы с разными кадровыми документами могут быть использованы разные типы, все зависит от вида документа и условий взаимодействия. Стоит отметить, что практически все документы, которые подписываются со стороны работодателя, должны визироваться КЭП. Работник подписывает документы НЭП, а отдельные наиболее значимые документы, например, трудовой договор, — только КЭП. Простые документы, такие как график отпусков, могут быть подписаны ПЭП при наличии соответствующего приказа о порядке применения ЭП на предприятии.
Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота
|
Кадровые документы |
Работодатель может использовать ЭП |
Работник может использовать ЭП |
|
|
|
|
Все остальные кадровые документы |
(порядок проверки устанавливается соглашением «работодатель – сотрудник») |
|
WA:Личный кабинет сотрудника – основа КЭДО
Разработчиками нашей компании WiseAdvice на основе лучших практик был создан уникальный программный продукт для организации кадрового документооборота (КЭДО) и простого взаимодействия с работниками компании — WA:Личный кабинет сотрудника (WA:ЛКС).
Приложение можно использовать через веб-браузер или скачать на свой смартфон. Благодаря ЛКС каждый сотрудник постоянно на связи с кадровой службой, легко и в удобном для него режиме делает запросы, получает и подписывает нужные кадровые документы.
Какие возможности предоставляет продукт WA:Личный кабинет сотрудника:
- Прямое взаимодействие с 1С:ЗУП без промежуточных баз данных, что исключает потерю персональных данных;
- Удобный и приятный дизайн для сотрудников, привычный интерфейс 1С — для кадровиков;
- Все кадровые операции в электронном виде, без бумаги. С учетом изменения стоимости бумаги в последнее время, это важная статья экономии;
- Соответствие всем нормам текущего законодательства по КЭДО;
- Рост качества и эффективности работы кадровой службы до 65%, простое и удобное взаимодействие с сотрудниками;
- Все вопросы решаются удаленно через личный кабинет сотрудника;
- Все кадровые документы, подписанные ЭП, имеют юридическую силу;
- Любой документ в формате PDF можно отправить сотруднику на подпись, а само подписание в личном кабинете осуществляется буквально одной кнопкой;
- Настройки программного продукта WA:ЛКС позволяют: добавить любые виды заявок, использовать англоязычный интерфейс (что важно для крупных международных компаний), использовать в оформлении корпоративный стиль;
- Благодаря уникальной разработке Графибот от WiseAdvice доступно подключение telegram-бота, автоматически посылающего уведомления и документы сотруднику в мессенджер Telegram;
- Управление отпусками сотрудников. План и факт отпусков в едином корпоративном календаре, всегда доступном для руководителей отделов;
- Управление отсутствиями сотрудников в любых формах: командировка, служебная поездка, отгул, работа в выходной, дополнительный выходной, больничный, работа вне офиса, и любые другие формы, которые можно добавить самостоятельно.
Внедрение СЭД
Комплексная автоматизация документооборота. Обработка документов в 2 раза быстрее! +45% к трудовой дисциплине
Пошаговая инструкция по переходу на кадровый электронный документооборот
- Оценить и приемлемые для компании риски перехода от бумажных документов к электронным.
- Составить перечень кадровых документов для внедрения.
- Определить для них законодательно разрешенные виды электронных подписей.
- Проработать методологическую и правовую основу для внедрения КЭДО:
- разработать Положение по работе с кадровым электронным документооборотом (виды документов, порядок подписания и хранения документов, а также процедуры выдачи и хранения электронных подписей);
- разработать и подписать с сотрудниками соглашение о присоединении к КЭДО;
- провести реинжиниринг кадровых процессов на предмет включения в них объектов КЭДО (формы документов, задачи подписания, маркеры контроля).
- Определиться с выбором состава программных продуктов и приобрести достаточное количество пользовательских лицензий 1С.
- Развернуть корпоративный удостоверяющий центр для выдачи своим сотрудникам НЭП и выпустить необходимое количество электронных подписей. Обычно это делают в компании силами собственных IT-специалистов.
- Выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, заключить с ним договор, заказать необходимое количество КЭП для своих сотрудников. Мы помним, что все документы со стороны компании подписываются КЭП, для сотрудников в режиме удаленной работы также должна применяться КЭП.
- Развернуть или реорганизовать IT-инфраструктуру компании, настроить взаимосвязи программных продуктов, серверов, хранилищ, сертификатов.
- Зафиксировать введение в эксплуатацию КЭДО приказом по предприятию.
- Провести обучение сотрудников, написать инструкции по работе с новыми технологиями кадрового делопроизводства и ознакомить с ними всех заинтересованных лиц.
Новые технологии все активнее входят в нашу жизнь, и лучше внедрять их планово по своему усмотрению, а не дожидаться обязательного предписания от государства. Напоминаем, что с ноября 2021 года вступили в силу изменения в ТК РФ, регламентирующие работу с электронными кадровыми документами.
Организуем кадровый ЭДО под нужды бизнеса. Собственная разработка, внедряем КЭДО с 2020 года!
Другие статьи по теме
Электронный кадровый документооборот – законодательство
Новые правила работы с электронной подписью в трудовых отношениях с 2022 года, изменения в 63‑ФЗ. Что делать, если на работе требуют электронную подпись. Кто оплачивает ЭП. Чем отличается ЭЦП работода…
Цифровая трансформация в кадровой работе
С 2022 года активно началась цифровая реформа в работе кадровика. Рассказываем об основных изменениях в законе 2021-2023, и как организовать кадровый ЭДО в компании.
Электронный документооборот в сфере охраны труда
Электронный документооборот по охране труда в 2023 году. Как вести ЭДО в сфере охраны труда, в каких программах. Пошаговый алгоритм по переходу на ЭДО по охране труда. Подробнее в блоге федерального 1…