Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с должностной инструкцией .docСкачать образец листа ознакомления с должностной инструкцией .doc
Суть и роль должностной инструкции
Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.
Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.
Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.
Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.
После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.
Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.
Зачем нужна подпись работника
Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.
Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.
Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.
На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией
Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.
Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию
В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.
В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.
Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.
Кто формирует лист
Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.
В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.
Как составить лист
С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:
- порядковый номер работника;
- его должность;
- дата и номер приказа о приеме на работу;
- дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.
Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).
Как оформить лист
Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.
Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Сколько и как хранить бланк
Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу
Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу
Подборка наиболее важных документов по запросу Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2022 год: Статья 67 «Форма трудового договора» Трудового кодекса РФ«Отказывая в удовлетворении требований истца об установлении факта наличия трудовых отношений, суд первой инстанции, с учетом установленных по делу обстоятельств, дав оценку представленным доказательствам, в соответствии со статьей 67 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, руководствуясь положениями Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», статей 15, 16, 20, 67 Трудового кодекса Российской Федерации, регулирующих порядок возникновения трудовых отношений и заключение трудового договора, обоснованно исходил из того, что истцом не представлено никаких доказательств наличия между сторонами трудовых отношений, а также допуска ответчиком истца к работе в должности электромонтажника с заработной платой в размере 2500 рублей за 8 часов работы в день, подачи ответчику документов необходимых для его трудоустройства (заявления о трудоустройстве, трудовой книжки, документов подтверждающих квалификацию), а также доказательств принятия ответчиком в отношении истца кадровых решений, издания приказа о приеме его на работу и увольнении, оформления трудовой книжки, ознакомления истца с должностной инструкцией, режимом рабочего времени, определения ему рабочего места, выплаты заработной платы. Кроме того, суд исходил из того, что должность электромонтажника в штатном расписании АО отсутствует.»
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.
Должностная инструкция – крайне удобный механизм документального закрепления обязанностей работников. Несмотря на необязательность этого документа, большинство работодателей использует должностные инструкции, поскольку это позволяет регламентировать работу и избежать споров с работниками.
Порядок оформления должностной инструкции
Трудовое законодательство не устанавливает требований ни к оформлению, ни к содержанию должностных инструкций. Более того, данный документ вообще не упоминается в Трудовом кодексе РФ. Поэтому должностная инструкция – необязательный документ. За ее отсутствие работодатель не может быть привлечен к административной ответственности.
Между тем, в виду отсутствия регулирования в отношении оформления должностной инструкции, у работодателей возникают вопросы. Специалисты Роструда поясняют (письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1), что должная инструкция может быть оформлена:
- приложением к трудовому договору;
- отдельным самостоятельным документом.
Но здесь надо понимать, что в том случае, если должностная инструкция будет оформлена приложением к трудовому договору, то при внесении любого изменения, в том числе, не связанного с трудовой функцией, потребуется получать согласие работника (ст. 72 ТК РФ), либо обосновывать корректировку технологическими или организационными изменениями (ст. 74 ТК РФ). Фактически изменение должностной инструкции будет производиться по правилам, установленным для изменений трудового договора.
Поэтому целесообразно должностную инструкцию оформить в виде самостоятельного документа. Утвердить должностную инструкцию должен руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо. Работника с документом надо ознакомить под подпись.
Если работник откажется проставить подпись, подтверждающую, что он ознакомился с должностной инструкцией, составьте акт. В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В этой связи, ознакомить сотрудника под подпись с должностной инструкцией – прямая обязанность работодателя, и составленный акт будет подтверждать добросовестность компании.
Если должностная инструкция – самостоятельный документ, делать копию для работника работодатель должен только в том случае, если получит письменное заявление (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Выдать копию должностной инструкции надо с течение 3 рабочих дней с даты получения заявления.
Какие условия прописать в должностной инструкции
Поскольку законодатель не предъявляет требований к должностной инструкции, содержание документа работодатель определяет самостоятельно.
Отметим, что должностная инструкция является документом, в котором конкретизируются трудовые обязанности работника. Кроме того, в данном документе могут устанавливаться требования, предъявляемые к работнику, претендующему на данную должность. Соответственно, в должностной инструкции можно прописать квалификационные требования к должности: уровень образования, стаж работы по специальности и т. д.
Итак, в должностной инструкции рекомендуем отразить:
- квалификационные требования к работнику, занимающему данную должность;
- перечень должностных обязанностей (их содержание и объем);
- подчиненность (непосредственный и функциональный руководитель работника);
- руководство (если работник осуществляет руководство другими сотрудниками, это следует указать);
- пределы ответственности работника (указать за какие направления деятельности отвечает работник).
Это примерный перечень условий, которые могут быть включены в должностную инструкцию. Работодатель вправе расширить данный перечень. Главное, чтобы условия должностной инструкции не нарушали права работника. В частности, перечень должностных обязанностей должен соответствовать трудовой функции работника. В должностную инструкцию не следует включать обязанности по иной должности. Если сотрудник будет также выполнять функционал по иной должности, это необходимо оформить путем совмещения должностей (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 06.07.2020 № 77/10-26013-ОБ/18-1299).
Перечислить должностные обязанности работника следует максимально полно. При этом перечень обязанностей целесообразно оставить открытым и предусмотреть обязанность работника выполнять поручения руководителя, прямо не предусмотренные должностной инструкцией, но, соответствующие трудовой функции работника или включенные в функционал подразделения, в котором трудится работник.
В случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, именно должностная инструкция поможет вам обосновать позицию о невыполнении работником должностных обязанностей или некачественном выполнении обязанностей.
Оформите ЭП для сотрудников в удостоверяющем центре «Такском»
Лист ознакомления с должностной инструкцией
Лист ознакомления с должностной инструкцией составляют в одном образце для всех. Его должны подписать сотрудники после того, как прочли должностную инструкцию. Так они подтверждают, что согласны с ней. Тогда, если сотрудник нарушит инструкцию, его можно будет привлечь к ответственности
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 43 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее