Как отправить отчет в пфр через контур экстерн пошаговая инструкция

Согласно требованиям Пенсионного Фонда, для передачи отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи страхователь обязан:

• Заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с территориальным органом ПФР по месту учета организации.
• Предоставить в региональное отделение ПФР «Заявление о подключении к электронному документообороту».

Подробную информацию о подключении к отчетности в ПФР можно найти в разделе Электронная отчетность в Пенсионный фонд.

Процесс подготовки сведений в ПФР описан в ролике:

При первом входе в сервис необходимо заполнить регистрационные данные, которые в дальнейшем будут использоваться при передаче сведений. Для этого достаточно выполнить следующее:

В Экстерн выберите меню «ПФР» > «Регистрация в ПФР» > «Регистрационная информация ПФР». Либо страница откроется автоматически, если она еще не заполнена или присутствуют ошибки в данных.

Проверьте заполненные данные и введите недостающие:

• «УПФР» — код отделения ПФР, в которое отчитывается организация.
• «УПФР для пенсионных дел» — появляется, если в поле «УПФР» указан код отделения региона, в котором есть возможность отправлять макеты пенсионных дел через Экстерн. Введите код УПФР, в который будут отправляться макеты.
• «Регистрационный номер» — регистрационный номер страхователя, присвоенный Пенсионным фондом России.
• «Номер соглашения» и «Дата соглашения» — номер и дата «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи», которое заключается с территориальным отделением ПФР по месту учета. Не обязательны для заполнения — это только справочная информация, в ПФР не отправляется.
• «Сертификат для подписи документов ПФР» — выберите сертификат, которым будет подписываться отчетность в ПФР. Согласно требованиям ПФР, отправляемые сведения должны быть подписаны либо руководителем организации-страхователя, либо лицом, действующим на основании доверенности на право подписи отчетности в ПФР.

Нажмите на кнопку «Отправить информацию в ПФР».

После отправки регистрационной информации можно сразу приступать к передаче отчетности.

При смене регистрационных данных или сертификата для подписи внесите соответствующие изменения в меню «Регистрационная информация ПФР» и заново отправьте регистрационную информацию.

Электронные трудовые книжки

Для того, чтобы отправить сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД необходимо подключиться к новой информационной системы ПФР. Для этого необходимо отправить «Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД)» по инструкции.

1. Выберите пункт меню «ПФР» > «Загрузить из файла». Если готовых файлов нет, ознакомьтесь с заполнением сведений в сервисе.

2. В следующем окне кликните по кнопке «Добавить файлы».

3. В открывшемся окне выберите подготовленные файлы отчетности. При необходимости выберите приложения к отчету. Нажмите «Открыть». 

Одновременно можно загрузить несколько файлов, если:

• Организация в файлах совпадает с организацией, выбранной в системе.
• Отчетный период и регистрационный номер ПФР во всех пачках совпадают.
• Файлы могут быть отправлены в ПФР одним пакетом. Подробная информация о порядке передачи пачек в ПФР опубликована в следующей инструкции. Если необходимо отправить корректирующие сведения за прошлые периоды по старым правилам приема пакетов, то пакет следует формировать в соответствии с рекомендациями.

4. Файлы добавляются в систему. На странице отображается список добавленных файлов.

• Если при добавлении файлов возникли ошибки, исправьте их и заново загрузите.

5. Нажмите «Проверить и перейти к отправке».

6. Ознакомьтесь с результатами проверки.

• Если обнаружены ошибки, нажмите на ссылку протокола проверки и посмотрите, какие ошибки найдены. Исправьте их здесь же в Экстерн (кнопка «Редактировать») либо в программе, в который были подготовлены файлы отчета.
• Если в отчете обнаружены предупреждения, нажмите на ссылку протокола проверки и прочитайте предупреждения. Они носят рекомендательный характер и допустимы в представляемых отчетных документах. Отчеты, в которых обнаружены только предупреждения, могут быть отправлены в ПФР.
• Если нет ни ошибок, ни предупреждений, документ готов к отправке.

Если отчет был отредактирован в Экстерн и не был отправлен, он останется в сервисе (пункт «ПФР» → «Отчеты в работе»).

7. Чтобы отправить отчет, нажмите «Отправить в ПФР».

8. Отчет будет отправлен через 10 минут.

Чтобы заполнить отчет в Экстерн, выполните следующее:

1. На главной странице нажмите «ПФР» → «Создать новый».

2. Выберите нужный отчет.

3. Если необходимо, укажите тип сведений (исходный, корректирующий отчет) и отчетный период. Если нет, перейдите к пункту 4.

4. Нажмите «Создать отчет». Открывается форма отчета.

• Если отчет за выбранный период уже создан, появится сообщение об этом. Нажмите «Редактировать отчет».

5. Заполните отчет и перейдите к его отправке по кнопке «Проверить и отправить»  

Подробнее про отправку описано в инструкции «Передача готовых сведений в ПФР».

После отправки отчета необходимо дождаться получения квитанции и протокола контроля от Пенсионного Фонда.

Квитанция (подтверждение о получении) – документ, подтверждающий факт доставки отправленных документов в ПФР. Регламентированный срок получения квитанции составляет 2 рабочих дня.

Протокол контроля — документ, содержащий результат проверки отчета на стороне контролирующего органа. В случае, если ошибок не обнаружено, протокол имеет статус «положительный» и свидетельствует об удачной сдаче отчета в ПФР. «Отрицательный» протокол свидетельствует о наличии ошибок, в таком случае требуется повторная отправка отчета. Регламентированный срок получения протокола составляет 2 рабочих дня с момента получения квитанции о доставке.

Для просмотра или сохранения переданного отчета, квитанции или протокола обработки выберите этот отчет в списке отправленных документов.

Все отправленные отчеты находятся в разделе «ПФР» → «Отправленные отчеты».

Значки в списке отчетов означают следующее:

Отчеты для ПФР можно формировать непосредственно в Контур.Экстерн или загружать в сервис в виде файлов. Далее отчет нужно проверить и отправить. Затем в сервисе будет отражаться статус переданного документа, чтобы пользователь мог видеть результат своей работы.

Формирование отчета в сервисе

На главной странице сервиса нужно выбрать «ПФР» — верхний блок ссылок во всплывшем меню посвящен отчетам. Для формирования документа нужно нажать ссылку «Заполнить отчет или корректировку», а далее выбрать отчет:

При необходимости нужно указать тип отчета — исходный или корректирующий, а также выбрать период формирования, после чего нажать «Создать отчет»:

За выбранный период можно создать только один отчет данного типа. Если он уже создавался, сервис предупредит об этом. Таком случае нужно отредактировать имеющийся отчет:

Теперь следует заполнить отчет, внося данные в пустые поля. Навигация между разделами осуществляется при помощи кнопки «Далее»:

Когда все разделы заполнены, следует вновь нажать «Далее», чтобы сервис сформировал отчет. Перед этим документ будет проверен:

• Если проверка показала, что есть ошибки, их нужно исправить. Какие именно ошибки найдены, можно посмотреть в протоколе проверки «Check ПФР». Чтобы перейти к исправлению, на странице с результатами проверки нужно нажать кнопку «Редактировать». Когда все ошибки исправлены, следует вновь сформировать отчет и проверить его.
• Если найдены предупреждения, то их тоже желательно проверить. Хотя отправить отчет можно и с ними.
• Если ошибок и предупреждений нет, отчет можно отправлять. Но можно сделать это и позже. Чтобы вернуться к заполненному ранее документу, нужно во вкладке «ПФР» выбрать пункт «Отчеты в работе».

Для отправления отчета нужно нажать «Отправить в ПФР». В течение 10 минут документ будет передан.

Загрузка готового файла

На главном экране сервиса во вкладке «ПФР» нужно выбрать «Загрузить отчет или данные» и нажать кнопку «Добавить файлы»:

Откроется окно, в котором нужно выбрать файл, а при необходимости и приложения к нему. Затем все выбранное нужно открыть. На одновременное открытие файлов есть ограничения:

• в них должна быть указана та же организация, которая выбрана в системе;
• должны совпадать отчетные периоды и регистрационные номера ПФР;
• все файлы можно отправить одним пакетом.

Когда файлы будут загружены, система покажет их список:

Если отчет не требует редактирования, нужно нажать «Проверить и перейти к отправке». Система проверит отчет и покажет итоги. Далее нужно действовать также, как при обнаружении ошибок при формировании отчета в системе.

Когда все исправлено, можно переходить к отправке. Для этого нужно нажать «Отправить в ПФР». Спустя 10 минут отчет будет передан.

Работа с отправленными отчетами

Все отчеты, переданные в Пенсионный фонд, находятся во вкладке «ПФР» по ссылке «Отправленные отчеты»:

Ниже названия и даты отправления указывается статус отчета. Он может принимать три значения:

• отправлен в ПФР;
• принят ПФР;
• не принят ПФР.

В следующей таблице приведена расшифровка статусов и действия, которые требуются от пользователя.

Статус	Расшифровка	Примечание
	Отчет отправлен в ПФР, получено подтверждение о получении	Подтверждение приходит не позже 2 рабочих дней с даты отправки
	Отчет принят ПФР, поступил положительный протокол контроля	Не позднее 4 рабочих дней после отправки. Требуется подписание
	Отчет не принят ПФР, поступил отрицательный протокол контроля
При отправке произошла ошибка	Требуется повторить отправку

Подписание протокола контроля

Вне зависимости от того, какой пришел протокол — положительный или отрицательный — его нужно подписать. Но прежде следует ознакомиться с приложением к протоколу, если оно имеется:

• если он отрицательный, то в приложении будут перечислены ошибки, из-за которых он не принят — нужно их исправить и повторить отправку;
• если протокол положительный и есть приложение, в нем могут содержаться требования представить дополнительные документы.

Теперь протокол можно подписать.

Также читайте о том, как через Контур.Экстерн направлять в ПФР письма и получать ответы.

Заполнение, проверка и отправка

Чтобы заполнить отчет в Экстерне, выполните следующее:

1. На главной странице нажмите «ПФР» → «Создать новый».

   

2. Выберите нужный отчет.

3. Проверьте отчетный период. При необходимости выберите другой.

   

4. Нажмите «Создать отчет». Открывается форма отчета.
   Если отчет за выбранный период уже создан, появится сообщение об этом. Нажмите «Редактировать отчет».
   

5. Заполните отчет. Переключайтесь между разделами, нажимая «Далее».

   

6. После заполнения всех разделов нажмите «Далее», чтобы сформировать отчет.
7. При формировании отчета сервис его проверит. 
   
   • Если обнаружены ошибки, исправьте их. Для этого нажмите на ссылку протокола проверки «Check ПФР» и посмотрите, какие ошибки найдены. Вернитесь на страницу с результатами проверки и нажмите «Редактировать». Отредактируйте отчет, снова сформируйте и проверьте.
   • Если найдены предупреждения, проверьте их. Предупреждения носят рекомендательный характер и допустимы в представляемых отчетных документах. Отчеты, в которых обнаружены только предупреждения, могут быть отправлены в ПФР.

   • Если в отчете не обнаружено ни ошибок, ни предупреждений, документ готов к отправке.

      Созданный отчет можно отправить позже. Он будет отображаться в списке отчетов в работе (пункт «ПФР» → «Отчеты в работе»).

8. После проверки отправьте отчет. Для этого нажмите «Отправить в ПФР».

9. Отчет будет отправлен через 10 минут.

Загрузка и отправка готового отчета

1. На главной странице нажмите «ПФР» → «Загрузить из файла».

   

2. Нажмите «Добавить файлы».

3. В открывшемся окне выберите подготовленные файлы отчетности. При необходимости выберите приложения к отчету. Нажмите «Открыть». 

   Одновременно можно загрузить несколько файлов, если:

   • Организация в файлах совпадает с организацией, выбранной в системе.
   • Отчетный период и регистрационный номер ПФР во всех пачках совпадают.
   • Файлы могут быть отправлены в ПФР одним пакетом.

4. Файлы добавляются в систему. На странице отображается список добавленных файлов.
   
   Если при добавлении файлов возникли ошибки, исправьте их и заново загрузите.

5. Нажмите «Проверить и перейти к отправке».

6. Ознакомьтесь с результатами проверки.

   • Если обнаружены ошибки, нажмите на ссылку протокола проверки и посмотрите, какие ошибки найдены. Исправьте их здесь же в Контур.Экстерн (кнопка «Редактировать») либо в программе, в который были подготовлены файлы отчета.

   • Если в отчете обнаружены предупреждения, нажмите на ссылку протокола проверки и прочитайте предупреждения. Они носят рекомендательный характер и допустимы в представляемых отчетных документах. Отчеты, в которых обнаружены только предупреждения, могут быть отправлены в ПФР.

   • Если нет ни ошибок, ни предупреждений, документ готов к отправке.

7. Чтобы отправить отчет, нажмите «Отправить в ПФР».

Отчет будет отправлен через 10 минут.

Отправленные отчеты ПФР

Все отправленные отчеты находятся в разделе «ПФР» → «Отправленные отчеты».

Чтобы в списке отправленных быстро находить отчеты, используйте поиск по отчетам.

Выберите параметры отчета, который ищете, и нажмите «Найти». Сервис найдет и покажет, которые соответствуют выбранным фильтрам.

Чтобы вернуться к полному списку отправленных отчетов, нажмите «Отменить поиск».

Значки в списке отправленных отчетов

Значок 

• Отчет отправлен в ПФР.
• Получено подтверждение о получении. Подтверждение о получении должно поступить в течение 2-х рабочих дней после отправки.

Значок 

Отчет принят в ПФР. Для всех отчетов, кроме СЗВ-ТД, это означает, что поступил положительный протокол контроля. Он должен поступить в течение 4-х рабочих дней дней после отправки отчета. Протокол нужно подписать. Для этого:

1. Откройте страницу с документооборотом, нажав на строку с отчетом.

2. Если вместе с протоколом поступили приложения, обязательно просмотрите их. В них может быть статус «Принят частично», и нужно представить в ПФР дополнительные сведения.

   

3. Нажмите «Подписать протокол и приложения».

   Для отчета СЗВ-ТД поступление протокола не предусмотрено. Для удобства по аналогии с остальными отчётами мы добавили кнопку «Подтвердить получение». Данная кнопка ни на что не влияет и обязательств по подтверждению у страхователей нет.

   

   Теперь отчет сдан.

Значок 

Отчет принят частично. Означает, отчет принят не полностью (принята только часть сотрудников). Нужно посмотреть протокол, исправить информацию по сотрудникам, которые не приняты.

Значок 

• Отчет не принят в ПФР. На отчеты, кроме СЗВ-ТД, поступил отрицательный протокол контроля.  Он должен поступить в течение 4-х рабочих дней после отправки отчета. Протокол нужно подписать. Для этого откройте страницу с документооборотом, нажав на строку с отчетом. Нажмите «Подписать протокол и приложения».

  
  Ошибки, из-за которых сведения не были приняты, указаны в приложении к протоколу. Исправьте все ошибки и снова отправьте отчет в ПФР.
  Для отчета СЗВ-ТД поступление протокола не предусмотрено. Для удобства по аналогии с остальными отчетами мы добавили кнопку «Подтвердить получение». Данная кнопка ни на что не влияет и обязательств по подтверждению у страхователей нет.
  
  
• При отправке или получении отчета произошла техническая ошибка.

Печать отправленного отчета

1. Перейдите в раздел «ПФР» → «Отправленные отчеты».
2. Найдите и откройте отчет.
3. Нажмите «Напечатать» или «Сохранить».
   

Сохранение всего пакета документооборота

1. Перейдите в раздел «ПФР» → «Отправленные отчеты».
2. Найдите и откройте отчет.
3. Нажмите «Сохранить все документы и подписи».
   

Система Контур. Экстерн позволяет отправлять отчеты в 4 основных направления (налоговая, ФСС, ПФР, Росстат) и 2 дополнительных (Росалькоголь и Росприроднадзор).

Читайте также:

• Контур. Экстерн — общий обзор возможностей сервиса
• Контур. Экстерн — как зарегистрироваться, войти в личный кабинет и подключить отправку отчетности

Как отправлять отчеты, подготовленные непосредственно в программе?

Перед отправкой отчетов нужно не забыть добавить необходимые данные в пункте меню ФНС и ПФР. Там нужно будет ввести некоторые реквизиты, которые «подружат» программу с направлениями сдачи.

Что делать далее?

Выбираем направление сдачи (мы показываем на примере ФНС) и нажимаем «Заполнить в системе»:

В открывшемся списке нужно найти нужную форму отчета выбрать ее — откроется окно редактирования. В этом окне и происходит заполнение самого отчета. Что полезно — есть две ссылки на «матчасть» — нормативные документы и инструкции по заполнению:

По окончании процесса работы с отчетом нужно нажать «Сохранить и закрыть», затем «Отправить». Отчет будет автоматом проверен на наличие технических ошибок и соответствие формату. Если ошибки найдены, появится предупреждение. Тогда нужно будет отредактировать отчет.

Автоматическое тестирование — это отличная функция Экстерна, который не предлагает пользователю выбрать возможность — проверять или не проверять отчет, а делает это сразу и принудительно. Таким образом, даже самые торопливые клиенты будут застрахованы от ошибок.

Если ошибок нет, то появится окошко:

Нажимаем «Перейти к отправке»:

Нажимаем «Подписать и отправить» — и отчет отправлен.

Как отправлять отчеты, подготовленные в сторонней бухгалтерской программе?

Самый первый шаг — подготовить отчет в вашей программе учета и выгрузить его файлом формата xml в удобное место на компьютере или переносном носителе (флешка, например).

Далее нужно открыть Контур. Экстерн и перейти в нужный пункт меню. Мы рассмотрим этот шаг на примере отчета в ФНС:

После нажатия на «Загрузить из файла» появится окно выбора файла. Выбираем, сохраняем. Получаем следующее сообщение:

Таким образом, программа предлагает два варианта:

• Загрузить для редактирования.
• Загрузить сразу для отправки.

Если выбрать первый вариант, появится форма, где можно внести в отчет требуемые изменения.

Если выбрать второй вариант, то файл с отчетом будет сразу проверен на соответствие формату и наличие технических ошибок.

При наличии ошибок программа выдаст предупреждение с описанием, что именно нужно поправить. Правки можно внести как в программе, где отчет был изначально и сделан, так и непосредственно в Контур. Экстерне.

Когда отчет корректен, появляется следующее сообщение:

Нажимаем «Перейти к отправке»:

Нажимаем «Подписать и отправить» — и отчет уходит в нужном направлении. Отменить это действие уже нельзя.

Как переписываться с госорганами?

Контур. Экстерн позволяет переписываться с налоговой и ПФР и отправлять запросы на сверку с бюджетом.

Чтобы отправить сообщение в госорган, нужно:

1. Выбрать в левом меню программы ФНС или ПФР (в зависимости от того, куда направляется сообщение).
2. Выбрать пункт соответствующий меню на странице:
   
3. Откроется форма сообщения, ее нужно заполнить, а потом нажать «Подписать и отправить».
   

Как отслеживать статус отправленных отчетов и писем?

В программе Контур. Экстерн удобно и наглядно реализована информация по отправленным отчетам. Можно просматривать статус отчета, выбрав нужный отправленный отчет:

Как видно на иллюстрации, по каждому отчету можно отследить его текущий статус и распечатать документы (подтверждение отправки и т.п.).

Что касается требований, присылаемых налоговым органом, то они тоже будут приходить в Контур. Экстерн. Найти требования и начать с ними работу можно в меню «Новое»:

Также по направлениям ФНС и ПФР в программе есть возможность отправлять и получать письма. Для этого нужно выбрать госорган и открыть пункт меню «Письма».

Формируйте и отправляйте отчетность в ПФР в электронном виде. Контур.Экстерн проверит отчет перед отправкой и подскажет, как исправить ошибки. Отчет будет передан в ПФР через интернет, и вам не придется лично ходить в отделение или на почту.

Почему бухгалтеры выбирают Экстерн?