Неумение отказываться от дополнительной работы приводит к переутомлению и обидам, которые постоянно накапливаются. Когда же недовольство зашкаливает — начинается конфликт
Научитесь говорить «нет» боссу и отказываться от лишней работы
Трудиться приходится вечерами и в выходные? Научитесь тактично говорить «нет» и уклоняйтесь от дополнительной нагрузки, сохранив статус-кво. А именно: комфортные служебные отношения с руководителем и карьерные притязания.
Согласно исследованиям, при работе более 40 часов в неделю накапливаются усталость и стрессы, которые приводят к профессиональному выгоранию, проблемам со здоровьем и в личной жизни. Учитывая неприятные последствия, психологи рекомендуют говорить «нет» шефу и подтверждают свой тезис статистикой: отказываются от сверхнормативных переработок в США до 40 %, а в Европе — до 60 % сотрудников.
Научитесь говорить «нет» руководителю
Вспомните шутку: «Лучше всех в колхозе трудилась лошадь, но председателем она не стала». Безотказные специалисты редко получают прибавку к зарплате и повышение в должности. Причина: таких людей считают неуверенными в себе и используют ничего не предлагая взамен. Пройдите тест «Умеете ли вы говорить «нет».
Скажите «нет» в 3 случаях
1. Босс не мотивирует усердие благодарностью, гибким графиком, финансовыми поощрениями и продвижением по службе.
2. Выполнять сверхурочные поручения приходится в личное время, плюс качество и результативность страдают из-за спешки.
3. Передается заваленный коллегой проект или требуется «разгрести» проблемы, образовавшиеся из-за несвоевременных и ошибочных указаний.
Тут надо обязательно отметить: в постсоветских странах людям, использующим рекомендации представителей западной школы менеджмента, зачастую приходится увольняться. Причина: отказ трактуется как неумение взаимодействовать в команде, превалирование собственных интересов и эгоизм. Подобные аргументы позволяют руководителям расчетливо игнорировать нужды персонала. Соответственно, народ учится хитрить и изворачиваться, причем тактика дает результаты. Хотя сказать «нет» можно без ущерба для чувства собственного достоинства и продвижения по службе.
Как сказать начальнику, что вы перегружены работой?
Говорите «нет» распоряжениям относительно дополнительной нагрузки, а не руководителю. Сказать начальнику, что вы перегружены работой помогут правила дипломатии. Попробуйте вместо отрицательных частицы «не» и союза «но» апеллировать объективными фактами и цифрами: объемом текущих заданий и необходимым временем для их выполнения.
Обязательно начните разговор с тезиса о готовности выкладываться при форс-мажорных обстоятельствах. Затем добавьте: в штатном режиме без отдыха обойтись трудно, ведь ухудшается качество, и падает результативность. Отказываясь от дополнительной нагрузки, избегайте слова «извините» — предпочтительнее использовать обороты речи: «мне жаль», «к сожалению», «сейчас не получится».
Отказ от работы, не предусмотренной трудовым договором
Рекомендация зарубежных психологов отказываться от работы, не предусмотренной трудовым договором, ссылаясь на нормативные документы, — может дать противоположный от запланированного результат.
За пять лет службы в компании к обязательному и творческому веб-дизайнеру Игорю претензий шеф не имел. Специалиста эксплуатировали на износ — в режиме постоянного аврала, плюс вечерами и в выходные. Молодой мужчина иногда тихо жаловался: «Заставляют работать за двоих», — вторая штатная единица оставалась вакантной годами (экономились деньги). Когда переутомление сотрудника зашкалило, то он, сославшись на должностные инструкции, корректно задал вопрос о дополнительном материальном вознаграждении или отгулах.
Проблема решился в стиле фирмы — босс позвонил кадровикам и приказал: «Через час веб-дизайнер с трудовой книжкой и расчетом должен находиться за дверями проходной». Выяснилось: Игорь рискнул тактично обратиться к первому лицу структурного подразделения в присутствии коллег, которые в будущем могли взять пример со строптивого специалиста».
Советы
- Урегулируете производственные сложности только с глазу на глаз с патроном. В присутствие третьих лиц авторитарные командиры прибегают к жестким мерам.
- Ссылка на нормативные документы может восприниматься ультиматумом — лучше подготовьте справку о своей загруженности.
- Соглашайтесь выполнять задания, но попросите в помощь сотрудника и точно изложите его функционал. Обязательно добавьте о возможностях повышения эффективности и качества.
Как отказать начальнику, когда сильно нагружают на работе
Поручения поступают одно за другим? Отказать начальнику помогут уточнения приоритетов заданий. Ведь вполне вероятно, что патрон упустил из виду то, сколько «нарезал» команд. Хотя бывают и другие варианты…
Елену всегда сильно нагружают на работе. Так, получив очередные три ценных указания (каждое следующее с интервалом в сутки) женщина не сомневалась: если после первой задачи, на выполнение которой требуется три-четыре дня, следует вторая, то она более срочная. Поэтому сразу откладывает систематизацию баз данных и берется за подготовку внепланового отчета. Затем поступает третья вводная — алгоритм рассуждения аналогичный, то есть принимается за подготовку презентации. В результате за неделю не было выполнено ничего. Опытная сотрудница, гордившаяся навыкам самоорганизации и исключительной пунктуальностью, услышала: «Не умеешь планировать». В следующий раз Елена уточнила у шефа, с чего начинать. Ответ ее поразил: «Все и сразу». Пришлось действовать на свое усмотрение и трудностей больше не возникало.
Фразы для разговора с начальником, позволяющие ранжировать важность ценных указаний:
- «Распоряжения будут выполнены, пожалуйста, определите приоритеты»;
- «Хочу качественно все сделать — давайте согласуем график»;
- «Готов взяться за новое задание, однако имеющиеся поручения и поставленные сроки могут отразиться на результативности».
Если в ответ прозвучало «все и сразу», констатируйте: «Всегда стараюсь выкладываться по полной, но перегрузка способствует снижению эффективности — не хочу вас подводить».
Совет. Обязательно обсудите возможность взять отгулы, причем используйте их сразу.
Когда поздно говорить «нет» начальнику
Если безотказный годами сотрудник решается сказать «нет» боссу, то на голову «наглеца» часто обрушивается недовольство или гнев, а за ними могут последовать административные взыскания вплоть до увольнения.
С первых дней трудоустройства заведующий валил кулем работу на Алексея. И что еще хуже — новые задачи нарезались в пятницу после 15 часов, а в понедельник с утра требовались готовые отчеты. По выходным специалист трудился постоянно, а отказавшись услышал емкое «увольняйтесь».
Фразы для разговора с начальником в самых запущенных случаях. Сдаваться без аргументов и попытки отстоять свою позицию не следует. Используйте «переадресацию» и «самоотвод»:
- «Сейчас готовлю отчет — в ситуации многозадачности могу допустить ошибку. Предлагаю: пусть по данному вопросу Иванов соберет информацию, а я помогу систематизировать данные, проверю результат и подкорректирую при необходимости. Таким образом, качественнее и быстрее закончим проект»;
- «Сложно будет совместить свои обязанности, плюс подготовить отчет за коллегу по-новому для меня направлению деятельности. А Петров имеет нужный опыт»;
- «Есть предложение по распределению задания, дабы все выполнить качественно и в срок».
Как отказаться от задания на работе
Подсказка: отказаться от задания — весьма спорная. Хотя вежливое отклонение распоряжений заведующего позволит избежать ярлыка безотказного человека, которого можно заваливать поручениями, но существует опасности: испортить служебные отношения; затормозить карьерный рост; для новичка не пройти двухмесячный испытательный срок.
Наталию на новом месте службы загоняли по командировкам, следовавших с интервалом в несколько дней. Причем каждая вторая поездка предполагала переезды в три-пять городов, а по возвращению документы приходилось обрабатывать ночами и в выходные. Осложняли ситуацию действия руководителя. В день отъезда он назначал разговор за час до начала трудового дня, а сам являлся позже. Затем отправлял сотрудницу в офисы, расположенные в других районах столицы, после чего требовалось вернуться, оформить документы, сбегать за билетами, приехать домой за вещами и к вечеру успеть на поезд. Женщина с трудом выдерживала напряженный темп, но говорила себе: «Другие могут, значит и у меня все получится». Сейчас Наталия констатирует: «На меня свалили всю работу по командировкам. И лишь через полгода выяснилось: коллеги выезжают редко и в пределах области — в регионах есть филиалы».
Совет новичку присмотреться в каком режиме трудятся сотрудники дельный, но сложно-выполнимый. Тому есть причины: нужно время, чтобы разобраться в ситуации; обращаться с подобным вопросом к сослуживцам опасно; при отказе могут не зачислить в штат.
Фразы для разговора с начальником, которые помогут отказаться от задания на работе:
- «Смогу взяться за очередное поручение через неделю. Сейчас готовлю отчет по командировке (варианты: рассчитываю новый проект; верстаю презентацию; провожу переговоры с партнерами)»;
- «Очень интересный проект, приступлю к выполнению чуть позже, по причине…»
Безотказные сотрудники редко продвигаются по карьерной лестнице, ведь они становятся незаменимыми, плюс их удобно эксплуатировать
Психолог Светлана Луценко: «Считается: расставлять точки над «i», то есть решать вопрос с начальником при переработках и отказываться от постоянных ночных и выходных подвигов надо с первых дней трудоустройства. Однако если все специалисты постоянно вкалывают в режиме форс-мажорных обстоятельств, то существует только два варианта: принять условия шефа или попытаться урегулировать с ним вопрос. Решаются на и подобную авантюру лишь уверенные в себе и смелые люди — большинство сотрудников безотказно тянут лямку. Когда же становится невмоготу и произносят слово «нет» — начинаются неприятности. Самое печальное в этой ситуации то, что годы труда в авральном режиме часто приводят к профессиональному выгоранию и синдрому хронической усталости. В сухом остатке — подорванное здоровье проблемы в личной жизни».
Кстати, кадровики знают: увольнения в течение двух месяцев испытательного срока чаще всего происходит при проблемном патроне, сложностях в коллективе, нарушениях условий труда.
22 фразы, которые нельзя говорить начальнику
Существуют фразы, которые нельзя говорить шефу — они портят комфортные служебные отношения и отражаются на карьерном росте. Ведь неправильный отказ от выполнения распоряжений характеризует сотрудника по одному из трех критериев: ценность; управляемость; безопасность.
Первый критерий — ценность специалиста. Руководитель хочет видеть в рядах своих подчиненных профессионалов, умеющих работать по целям и в команде. Вывод: не перечисляйте затруднения, а предлагайте варианты решений, плюс своевременно отчитывайтесь о выполненных заданиях и о достижениях.
Фразы, которые нельзя говорить, если хотите, чтобы вас ценили:
- «Выполнить нереально»;
- «Сделал все, что в моих силах»;
- «Рад бы, но не могу;
- «Не знаю, как реализовать проект»;
- «Ничего не получится»;
- «Постараюсь»;
- «Виноват не я, а…»;
- «С коллегой нельзя сработаться».
Второй критерий — управляемость подчиненного. Босс рассчитывает на готовность сотрудника, точно следовать его указаниям и на получение результата, не требующего исправлений, переделок или переносов сроков.
Фразы, которые нельзя говорить, ведь они трактуются, как игра по своим правилам:
- «Занят, выполню позже»;
- «Это не входит в мои обязанности»;
- «Не моя головная боль (вариант: не мои проблемы)»;
- «Я за это не получаю зарплату»;
- «Мне платят не столько, чтобы взваливать добавочную нагрузку»;
- «Прошу прощения, но…»;
- безапелляционное: «Нет».
Третий критерий — безопасность подчиненного для шефа. Патрон хочет работать с союзниками и единомышленниками то, есть с людьми, далекими от мысли подсидеть или подставить. Поэтому не демонстрируйте свое превосходство, не поддерживайте его оппонентов, не критикуйте в присутствии других людей.
Фразы, которые нельзя говорить, чтобы не стать опасным сотрудником:
- «Хочу записаться на прием к генеральному директору компании»;
- «Не согласен с концепцией нововведений»;
- «Вы ошибаетесь»;
- «Вы неправы»;
- «Так не делается»;
- «Это проще простого»;
- «Уволюсь».
Говорите начальнику «да» вместо «нет» в 3 случаях
Соглашайтесь на сверхнормативную нагрузку и говорите руководителю «да» вместо «нет» исключительно при возможности реализовать свои собственные планы.
1. Если засиделись на должности от 3 до 5 лет, переросли ее или перегорели, но цените компанию, коллектив и босса, то есть менять место службы не намерен. При подобном раскладе, плюс интересе к новому виду деятельности можно и постараться. Однако сначала обговорите нюансы: обязанности, требующие дополнительного ресурса времени, и возможность, после успешного завершения проекта, курировать новое направление. А коль в планах передать другому специалисту свой участок, то пообещайте шефу помочь кому-то из персонала разобраться в специфике вашей зоны ответственности.
2. Появился удобный случай получить новые знания и навыки, позволяющие повысить квалификацию, чтобы претендовать на повышение оклада или перейти в более престижную организацию.
3. Если патрон не манипулирует словами, а действительно считает вас лучшем спецом, тогда имеет смысл поддержать свое реноме, продемонстрировать потенциал и оправдать доверие. Ведь в перспективе труды дадут возможность добиться повышения в должности.
Как правило, нет ничего плохого в том, чтобы предложить помощь, когда команде не хватает людей. Но иногда нам в принципе сложно отказаться от дополнительной работы. Рассмотрим, в каких случаях уместно говорить «нет» и как сделать это тактично и профессионально.
Оцените свою среднюю рабочую неделю. Какой процент из ежедневных задач подходит под описание ваших обязанностей? Амбициозные люди часто берут на себя дополнительные обязанности. Но что они приносят — профессиональное продвижение или лишь дополнительную усталость?
Сейчас многих специалистов просят делать больше с меньшими затратами. А когда людей не хватает, нагрузку обычно перераспределяют между оставшимися членами команды. Как правило, такая временная мера может временно повысить приверженность и производительность отдельных людей, но в долгосрочной перспективе она приводит к выгоранию и вредит результатам на уровне всей организации.
Итак, в каких случаях будет более чем уместно отказаться от дополнительной нагрузки?
Если это помешает основным обязанностям
Допустим, вы работаете в продуктовой команде, но вас попросили помочь с маркетингом. Вскоре вы можете обнаружить, что тратите так много времени на просмотр рекламных материалов, что это сказывается на основных задачах, вроде исследования пользователей или разработки стратегии.
Если задание отвлекает от основных обязанностей или ставит под угрозу способность стабильно и качественно работать, при этом не давая существенных преимуществ с точки зрения обучения или приобретения навыков, лучше отказаться и сосредоточиться на том, что у вас уже есть.
Не стоит говорить: «Извините, это не входит в мои должностные инструкции». Лучший подход — объяснить, почему отказ отвечает интересам всех сторон. Это может помочь как: «Если я помогу вам, то подведу других». Можно выразиться конкретнее: «У меня бы не получилось хорошо выполнить проект, и пострадала бы другая работа».
Исследования показывают, что такая стратегия помогает выглядеть неравнодушным и ответственным сотрудником. Например, можно сказать: «Мне придется сказать «нет», ведь если я потрачу время на маркетинг, мы пропустим ключевые сроки по запуску продукту, а это скажется на целях по выручке».
Если это чужая работа
В эпоху матричных организаций и процессов с высокой степенью взаимодействия очень легко начать заниматься тем, что не является прямой обязанностью. Например, торговый представитель может выполнять функции службы поддержки клиентов.
Если вы не против дополнительных задач или чувствуете, что это способствует вашему значимому росту, четко обозначьте свои ожидания от возросшей ответственности. Возможно, вы надеетесь на лучшие задания в будущем, продвижение по службе или упоминание на заседании правления.
Не лишним будет поговорить о корректировке зарплаты, чтобы отразить вашу добавленную стоимость. Например: «За последние шесть месяцев я принял обязанности A, B и C. Как лучше привести компенсацию в соответствие с моими расширенными задачами?».
Если нет четкого плана
Берите дополнительные обязанности только тогда, когда вы понимаете их масштаб. Это поможет избежать бесконечного недопонимания в будущем и не ввязаться в бесконечный проект.
Если начальник просит поучаствовать в новой инициативе, спросите о деталях. Как долго потребуется ваша помощь? Какие встречи вам нужно будет посетить?
Читайте по теме:
Как получить работу, которую вы никогда раньше не делали?
Что делать, если у вас на выступление всего 4 минуты?
Если вы поймете, что условия вам не подходят, выразите благодарность за предоставленную возможность. «Проект кажется очень интересным, но с моей стороны будет неправильно соглашаться, зная, что у меня не будет пропускной способности или нужных ресурсов».
Впрочем, можно предложить иную помощь. Например, поучаствуйте в мозговом штурме или обсудите по проекты бизнес-плана. Такой подход продемонстрирует профессионализм и стремление помочь команде.
Если просьба неразумна
Возможно, высшее руководство запросило подготовить бизнес-план с нуля в течение двух рабочих дней. Вы знаете, что это невозможно, но что вам делать? Ответьте уверенным отказом, чтобы сэкономить время, продолжая при этом развивать отношения. В ответ на просьбу высшего руководства вы могли бы объяснить, что вы можете сделать за отведенное время.
Одно из решений — предложить скорректировать график, сказав что-то вроде: «Я понимаю, что это важно. В пятницу это невозможно, но я могу приготовить все к полудню понедельника».
Возможно, стоит рекомендовать руководителю коллегу, который может помочь, или познакомить с подрядчиком, которого можно нанять. Это может звучать примерно так: «Это не моя сфера компетенции, но я отправлю вам по электронной почте имя коллеги, с которым я бы предложил поработать».
Мы не может отказывать всем возможностям. Но говоря «нет», имея вескую причину, можно почувствовать увереннее и обрести новые возможности.
Источник.
Фото на обложке: Stokkete / Shutterstock
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!
Карьера
Эксклюзивно по подписке
Как сказать «нет» неподходящим просьбам и дедлайнам
Если у вас нет времени на второстепенные дела, вы слишком загружены или сроки нереальны
Отказывать нелегко. Вы боитесь расстроить собеседника, упустить перспективную возможность или опасаетесь, что отказ будет воспринят как неумение работать. Но если никогда ни в чем не отказывать, эти опасения станут реальностью. Как отклонять просьбы, если от вас требуют выделить время, которого нет, или сделать дело в нереальные сроки?
Нет времени на второстепенные дела. Если вы хотите, чтобы ваш график был намного свободнее, перестаньте выбирать путь наименьшего сопротивления и выполнять все, о чем вас просят. Вместо этого задайте себе вопрос: «То, о чем меня просят, – это правильная трата моего времени или нет?»
Представьте, что вас попросили посетить совещание, на котором ваше присутствие необязательно. Более того, для этой цели лучше подойдет другой человек из вашей команды. Вы можете отклонить приглашение и сказать: «Я получил ваше приглашение. Благодарю, что сообщили о встрече, нашу команду представит Джерри. Уверен, он отлично справится и проинформирует нас обо всем, что нужно знать».
Или вас пригласили пообедать люди, которых вы достаточно часто видите, но у вас есть незаконченная работа, планы посетить спортзал или же вы просто хотите отдохнуть. В таком случае отказ можно сформулировать так: «Спасибо за приглашение, но у меня уже есть планы». Поначалу вы будете чувствовать дискомфорт, отвечая отказом на просьбы, зато сэкономите время.
Слишком большая загрузка. У многих людей количество задач в списке дел сильно превышает физически выполнимое. Помните, что вы всегда имеете право отказаться, если вас просят сделать что-то, что не относится к вашим рабочим обязанностям. Ваш ответ должен звучать так: «Это не моя область экспертизы. Я с радостью передам вам контактные данные моей коллеги Шерил. Уверен, она с удовольствием поможет вам». Или: «Думаю, что организовать обед для завтрашнего совещания сможет наш стажер. Я переадресую ему вашу просьбу». Или: «Отчетом по итогам презентации в таких случаях обычно занимаются организаторы совещания».
Если вас просят взяться за необязательный для вас проект, а у вас накопилось больше задач, чем вы успеваете сделать, просьбу также следует отклонить. Вы можете сформулировать отказ так: «Ваше предложение звучит интересно, но, к сожалению, я сейчас уже максимально загружен. Я не смогу приступить к этому в ближайшие пару недель. Будет лучше, если вы обратитесь с тем же предложением к тому, кто сможет уделить этому достаточно времени и внимания». Наконец, если вы находитесь на совещании, где обсуждают разные задачи, требующие исполнения, а у вас нет лишнего времени, будьте осторожны: не поднимайте руку и не проявляйте инициативу. Один из лучших способов сказать «нет» – не предлагать свою помощь.
Нереальные сроки. Иногда вам слишком поздно сообщают о задании. В таких случаях нужно умение отказываться (в той степени, в которой это возможно) от нереалистичных сроков.
Возможно, условия работы не позволят вам применить подобную стратегию. Тем же, у кого все же есть некоторая свобода действий, будет полезно обратиться к следующим способам отказаться от предложенных дедлайнов. Если вас просят сделать небольшое задание без четких сроков, просьбу можно отклонить, предложив альтернативу. Скажите: «Я хотел бы помочь, но мое время сегодня полностью занято обязательствами перед руководством (или клиентами). Я сделаю это к пятнице».
Такие ответы могут раздражать. Но со временем этот подход научит людей предлагать более разумные сроки. Если вас часто беспокоят по вечерам или выходным и у вас есть возможность обозначить границы личного времени, нужно дать это понять. Хороший способ – отказаться от проверки почты и убрать подальше телефон. Но если вам все же нужно ответить, сделайте это в такой форме: «Привет, Джо! Я только хотел сказать, что видел твое письмо. Я изучу твою просьбу, как только вернусь в офис».
Наконец, если вам поручен обязательный проект, но вы понимаете, что установленный дедлайн делает его невыполнимым, потому что есть и другие задачи, надо попробовать изменить условия. Можно рассказать руководству о ваших задачах и приоритетах и спросить, на чем лучше сконцентрировать усилия. Если проект обсуждается с коллегами или клиентами, а вашего авторитета недостаточно для изменения сроков, потребуется помощь начальства. Можно сказать ему: «Я слышал, что компания хочет закончить проект до конца месяца. Однако из-за других текущих проектов мы не сможем успеть к обозначенному сроку. Я хотел бы предложить середину следующего месяца в качестве альтернативы. Как считаете, так будет разумно?» Результатом такого разговора может стать привлечение к проекту дополнительных ресурсов (например, подрядчиков) или перераспределение нагрузки.
Говорить «нет» непросто, но оно стоит того. И надо действовать быстро. Как правило, люди легче принимают отказ, если вы сообщаете о нем как можно раньше. Не забывайте о том, что нужно вести себя уверенно. Не переусердствуйте с извинениями. Произнесите необходимые слова и двигайтесь дальше. Помните: говоря другим людям «нет», вы говорите «да» тому, что важно для вас.
Об авторе: Элизабет Грейс Сондерс – консультант по управлению временем, основатель компании Real Life E Time Coaching & Training.
Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: как отказать работодателю после собеседования. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.
От того как отказать работодателю после собеседования, зависит не только общее впечатление о вас как о человеке и специалисте, которое останется надолго в памяти сотрудников фирмы. Результатом станут еще и возможности, которыми не стоит пренебрегать в случае нового поиска работы.
Стоит ли сообщать, что не готовы работать в компании
Каждый, кто ищет работу, иногда принимает решение не приходить на назначенные рекрутерами встречи, например, почитав о компании негативные отзывы, ожидая другое место или по иным причинам. Стоит ли сообщать об этом или достаточно просто не явиться?
Или другая ситуация: встреча с работодателем прошла успешно, но что-то вас не устроило, или вы получили более выгодное предложение. Что делать в этом случае?
Некоторые соискатели считают, что задумываться о правильном отказе не имеет смысла. Рекрутеры часто не находят времени сообщить соискателю, что он не подходит. Так зачем же это делать кандидату? Но такая точка зрения не соответствует нормам деловой этики.
Сообщить о своем отказе стоит, и вот почему:
-
вы сможете сохранить «лицо» и репутацию;
-
грамотный и корректный отказ убережет вас от попадания в черные списки соискателей, а пригласившей вас компании позволит, не теряя времени, начать поиск нового кандидата;
-
в случае необходимости вам проще обратиться в компанию, сотрудники которой запомнили вас как вежливого и обязательного человека, знакомого с правилами делового этикета.
Как сообщить работодателю о неготовности принять предложение о работе
В современном мире большинство компаний для поиска сотрудников широко используют специальные рекрутинговые интернет-порталы.
Если вас пригласили на встречу с помощью такого портала, то придумывать вежливые варианты отказа работодателю до собеседования нет необходимости. Для этого существуют специально разработанные формы с готовыми формулировками, вам достаточно лишь выбрать наиболее подходящую и нажать кнопку.
Если вы ведете общение через сайт компании, то доступна и такая возможность как отказ от собеседования по электронной почте. Для этого достаточно написать ответное письмо на приглашение:
Спасибо, что заинтересовались моей кандидатурой, но обстоятельства складываются так, что сейчас я не готов вести переговоры о работе в Вашей компании. Желаю вам подобрать подходящего менеджера. Удачного дня.
Если вас пригласили по телефону, то и отменять встречу логичнее таким же способом. Достаточно пары общих фраз типа:
К сожалению, в данное время я не готов рассматривать предложения о трудоустройстве в Вашу компанию.
или:
Здравствуйте! Спасибо за приглашение на вакансию «Офис-менеджер». В настоящий момент я не готов рассмотреть Ваше предложение.
Сложнее сориентироваться, как вежливо отказать работодателю после собеседования, проходившего в несколько этапов. Ведь уже потрачено немало сил и времени на переговоры, да и компания рассчитывает на вас. Возможны следующие варианты:
1. Вы еще на встрече поняли, что не хотите работать в этом месте. Целесообразно сразу же сообщить об этом работодателю. Можете использовать такие формулировки:
Я трезво оценила свои возможности и вынуждена отказаться от Вашего предложения, так как мне неудобен предлагаемый график работы.
или:
Большое спасибо Вам за предложение, но, к сожалению, эта вакансия мне не совсем подходит, это не то, что я ищу в данный момент.
2. Вы взяли таймаут для дальнейших размышлений. Перед тем, как отказаться от работы после собеседования, необходимо трезво оценить плюсы и минусы предложенной вакансии. Вы все же приняли решение не принимать предложение работодателя? Уведомите об этом одним из двух способов.
По телефону
Такие разговоры не слишком приятны, поэтому к ним стоит готовиться заранее, в том числе прорабатывать ответы на возможные возражения со стороны эйчара.
Благодарю, что вынесли положительное решение по моей кандидатуре, но хочу сообщить, что я подыскал более подходящую мне вакансию в другой компании, поэтому вынужден отказаться от Вашего предложения. Желаю успехов в поисках сотрудника.
В письменной форме
Этот способ предпочтительнее для многих соискателей, т. к. не подразумевает ответной реакции. Вдобавок он становится единственно возможным, когда предложение о работе получено в виде официального документа — джоб оффера (job offer — англ., предложение о работе). Раздумывая, как отказаться от вакансии после собеседования письменно, учтите следующие моменты:
-
Обращение. К рекрутеру обращайтесь по имени. Нелишне поблагодарить за уделенное вам время.
-
Причины отказа. Излагайте их правдиво, но корректно. Не стоит заострять внимание на особенностях личности директора или других сотрудниках, интерьера офиса и пр.
-
Пожелание успехов в дальнейшей работе позволит закончить общение на позитивной ноте и оставить о себе приятное впечатление.
Чтобы проиллюстрировать, как правильно отказать работодателю после собеседования в письменной форме, приведем примеры таких сообщений.
Большое Вам спасибо за предложение о работе на позицию «инженера». После тщательного рассмотрения я вынужден Вам сообщить, что отказываюсь от этого предложения. Несмотря на то, что Вы очень подробно описали будущие возможности продвижения внутри компании «Y», я принял предложение от другой компании, позиция в которой больше соответствует моим навыкам и карьерным целям.
Мне было очень приятно познакомиться с Вами и с остальными сотрудниками компании (можете перечислить поименно). На всех этапах собеседований Вы были очень добры ко мне, и я сожалею, что обстоятельства не позволяют мне принять Ваше предложение.
Желаю Вам всего наилучшего.
С отказами в деловой и личной жизни сталкивался каждый. И каждый по собственному опыту знает, как сильно может повлиять слово «нет» на человека, которому оно адресовано. Обычные последствия в этом случае — охлаждение отношений и разрыв деловых связей. Но даже если разговор прошел корректно, все равно остается осадок. Что нужно знать, чтобы сгладить такие последствия и сохранить поле для дальнейшего сотрудничества?
Отказ всегда обусловлен несовпадением интересов: одна сторона хочет что-то получить или предлагает что-то сделать, а другая не поддерживает это. Как у просьбы, так и у отказа есть свои причины. И чем меньше собеседник понимает их, тем выше вероятность того, что общение пойдет по негативному сценарию и закончится на слишком эмоциональной ноте.
Но сохранить взаимопонимание и дружественные отношения сторон после того, как произнесено слово «нет», разумеется, можно. Как же отказывать другим, работать с чужими отказами и достойно выходить из сложившегося положения?
Как отказывать другим?
Отказ может возникнуть в любом виде делового общения: в разговоре с подчиненным, коллегой, начальником или клиентом, в процессе переговоров с партнером или представителем вышестоящей организации. И здесь у каждого имеется свой арсенал средств — от категоричного «исключено» и туманного «надо подумать» до техник делового общения, позволяющих сохранить позитивный фон диалога.
Приведем несколько распространенных видов отказа, которые применяются в разных ситуациях и в отношении разных групп собеседников.
|
Вид отказа |
Характерная черта |
Пример |
Ситуация, где используется отказ |
Комментарий |
|
Категоричный отказ |
Не предполагает объяснения причины и какого-либо возражения |
«Нет, это невозможно», «Денег нет», «Исключено» |
Чаще всего используется руководителем в разговоре с подчиненными |
Не способствует укреплению взаимопонимания в коллективе и налаживанию обратной связи с подчиненными. Злоупотреблять такими отказами не стоит |
|
Обоснованный отказ |
Не предполагает возражений, но содержит объяснение причины отрицательного решения |
«Не получится, потому что у нас сейчас нет на это финансирования» |
Используется в отношении подчиненных, коллег, начальников и деловых партнеров |
Объяснение причин делает ответ убедительным не только с точки зрения эмоций, но и с точки зрения логики. Это одно из требований делового этикета и необходимое условие сохранения хороших отношений |
|
Отложенный отказ |
Не содержит четкого ответа, но оставляет шансы на положительное решение |
«Прежде чем дать ответ, я должен обсудить ситуацию с директором (учредителем)», «Позвоните через два месяца» |
Используется в разговоре с коллегами, партнерами, внешним окружением, в ситуациях, когда не выработано единое решение |
С одной стороны, отсрочка дает время для принятия взвешенного решения. С другой — отсутствие четкого ответа и реального намерения решать вопрос становится завуалированным отказом и дает ложную надежду собеседнику, что выходит за рамки деловой этики |
|
Дипломатичный отказ |
Содержит приглашение к дальнейшим переговорам, повышает шансы на положительное решение |
«У нас сейчас нет на это денег, но мы заинтересованы в вашем предложении. Оставьте заявку, мы рассмотрим ее в конце года» |
Используется в отношении партнеров, клиентов, представителей вышестоящих организаций, реже — в отношении коллег и подчиненных |
Предполагает не столько отказ, сколько поиск взаимоприемлемого решения. При этом в переговорном процессе налаживается обратная связь и повышается значимость обоих сторон |
|
Отказ-компромисс |
Содержит частичное согласие с предложением или требованием |
«До конца лета мы сможем провести только одно мероприятие, а второе перенесем на зиму» |
Используется при контактах «по горизонтали» или с вышестоящими органами, реже — с подчиненными |
Тактический ход, позволяющий сторонам отстоять то, что им важно, и пойти на уступки в менее существенном. Здесь обе стороны одновременно получают и отказ, и согласие |
|
Альтернативное предложение |
Отказ сопровождается бонусом, представляющим для собеседника ценность |
«К сожалению, финансирование проектов уже распределено. Но вы можете подать заявку на получение гранта» |
Используется при контактах со всеми группами, но требует от отказывающей стороны понимания интересов собеседника |
Сглаживает негативную реакцию, вызванную отказом, и сохраняет позитивный контекст беседы. Приносит пользу (приятный бонус, хорошую новость) стороне, которой отказывают |
Как видим, отказы отличаются друг от друга двумя характеристиками: степенью жесткости формулировок и степенью готовности к компромиссу. Чем выше и значимее статус собеседника, тем чаще используются гибкие тактики и мягкие формы отрицательного ответа.
Как «упаковать» отказ?
От степени жесткости формулировок во многом зависят эмоции и реакция человека, вызванные отказом. Чем вежливее и мягче подан отрицательный ответ, тем спокойнее будет отношение к нему собеседника, а значит, разговор получится продолжить в рациональном русле. И наоборот: категоричность ответа и резкий тон настроят человека негативно, подведут к грани конфликта либо вынудят скрыто сопротивляться (так бывает, например, с подчиненными).
Сформулировать правильный отказ, «упаковав» его в нужную форму, помогут следующие приемы.
Смягчайте ответ вежливыми оборотами и выражениями. Это самый простой способ сгладить негативное впечатление, предусмотренный деловым этикетом. Фразы «К сожалению, я не могу», «Я бы с удовольствием, но…» звучат намного нейтральнее и уважительнее, чем «Нельзя» и «Не положено».
Обеспечьте психологическую и эмоциональную поддержку. В этом особенно нуждаются клиенты, сталкивающиеся с отказами. Если применять такие формулировки, как «Я вас понимаю», «Мне жаль, что так получилось», ответ не покажется жестким, а человек, давший его, — черствым.
Объясните причины решения. Аргументировать свой отказ — признак соблюдения делового этикета. Если собеседник понимает, что за отрицательным ответом стоят веские обстоятельства, которые сложно игнорировать (особенно если на решение влияет третья сторона), то принять отказ, сохранить добрые отношения становится проще.
Используйте «принцип сэндвича». Он заключается в том, чтобы поместить отрицательный ответ внутрь приятной «упаковки». То есть начать и закончить ответ надо двумя позитивными высказываниями, которые смягчат негативный эффект от основной мысли. Например: «Спасибо за то, что вы обратились в нашу организацию. Это очень приятно. К сожалению, ваш проект не совсем отвечает нашим требованиям. Но давайте сохраним контакты друг друга и продолжим сотрудничество в будущем».
Превращайте минус в плюс. Как и предыдущий прием, относится к «высшему пилотажу» в переговорах. Его суть — полностью избегать слова «нет» и любых глаголов с частицей «не». В этом искусстве особенно преуспели японцы, которые даже на вопрос «Хотите чая?» вместо «Нет, спасибо» отвечают фразой «Мне и так прекрасно». В деловых реалиях прием используется, например, следующим образом: на просьбу дать денег взаймы (выделить дополнительное финансирование) можно отреагировать фразой «Я бы с удовольствием дал, если бы были».
Как принимать отказ?
Принимать отказы, конечно, сложнее, чем отказывать самим. Поэтому здесь тоже нужны мастерство и позитивный настрой, позволяющие достойно выйти из сложившейся ситуации и сохранить дружественные отношения. Чтобы за отказом не последовал спор, в котором каждая из сторон, не слушая друг друга, пытается доказать свою правоту, важно придерживаться двух правил.
1. Общайтесь в форме диалога, а не двух встречных монологов. Только так можно прояснить позицию собеседника и понять, чем вызван отказ. Чем больше подробностей вы узнаете о причине отрицательного ответа, тем больше получите шансов его обойти. Например, под фразой «Денег нет» вышестоящий руководитель может понимать не тотальное отсутствие финансирования на месяцы вперед, а недостаточную проработку идеи, которой требуется финансирование. Если же оформить ее в соответствии с правилами и придать актуальности, деньги найдутся (пусть даже и из другого источника), а вышестоящий руководитель в этом поможет.
Кстати, здесь не надо недооценивать силу вопроса «Почему?». Многих так обескураживает отказ, что они и не пытаются продолжить разговор. В то же время вовремя озвученное «Почему?» способно открыть много новых возможностей и сделать отказ всего лишь проходной ступенью на пути к наилучшему решению.
2. Посмотрите на ситуацию глазами собеседника, давшего отказ, а не убеждайте его в том, что он не прав. Благодаря этому вы не только лучше поймете причины отказа, но и выстроите убедительную встречную аргументацию.
Свои доводы тоже надо приводить, исходя из пользы и выгоды положительного решения для собеседника, — это поможет сместить его точку зрения с отказа к согласию. Например, в разговоре с учредителем целесообразно сделать акцент на достижении его интересов: «Да, поездка действительно дорогостоящая. Но если мы будем участвовать в этом фестивале, мы заявим о себе на российском уровне и сможем достойно представить нашу область».
* * *
Вне зависимости от того, с какой «стороны» отказа вы находитесь, уважительное отношение к собеседнику и внимание к его интересам станут главными факторами, позволяющими смягчить эффект отрицательного ответа и прийти к приемлемому решению. Отказывает, конечно, один, но усилия по сохранению позитивного поля делового общения должны приложить оба собеседника.
Слово «нет» означает не конец общения, а начало конструктивного диалога. В большинстве случаев с полученным отказом можно продолжить работать.
Источник: КонсультантПлюс