Как организовать склад с нуля пошаговые инструкции

В этой статье мы описали перечень рекомендаций по улучшению показателей работы склада и получения максимальной прибыли.

В перечень рекомендаций по улучшению показателей работы склада и получения максимальной прибыли.

Организация труда

1. Назначьте эффективного управляющего. Он должен соответствовать следующим требованиям:

• опыт работы, знание нюансов складской логистики;
• уверенный пользователь ПК и ПО для автоматизации процессов;
• знание всех процессов.

Хорошо, если такого эффективного управленца может «вырастить» самостоятельно из своих работников. Нет такой возможности? Начинайте поиск на стороне.

2. Следите за штатной численностью персонала. Не превышайте её без острой необходимости, но и не выходите за рамки нормирования рабочего времени работников согласно действующим нормам законодательства.

3. Разрабатывая нормы, локальные правовые акты, руководствуйтесь законодательством: Трудовым Кодексом, Постановлениям Санпина, действующими межотраслевыми нормами и правилами, федеральными законами, рекомендациями различных ведомств. Проведите аттестацию рабочих мест.

4. Разработайте чёткую организационную структуру персонала. Со временем её можно модернизировать и вводить новые структурные подразделения или штатные единицы.

5. Регламентируйте рабочий процесс, чтобы у персонала была чёткая инструкция к действию. Разработайте и внедрите:

• Положение о складе (это будет ваша основа основ — Конституция склада);
• регламенты, расписывающие по пунктам процессы приёмки, перемещения, хранения, отпуска, возврата, комплектации, списания;
• на каждый процесс составьте технологическую схему;
• должностные, рабочие инструкции;
•  инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности.

Следите за сроком действия разработанной документации.

6. Следите за разделением трудовых и технологических ресурсов. Они должны быть распределены равномерно. Ситуация, когда одна часть склада простаивает, а вторая работает на износ — недопустима!

7. Переведите работников на сдельно-премиальную оплату.

8. Начисляйте зарплату по показателям эффективности (КТР). Учитывайте не более 10 показателей, иначе их учёт приведёт к ещё большим затратам. Можно ограничиться учётом таких показателей:

— объём отгруженной продукции;
— скорость отгрузки;
— качественные показатели (отсутствие боя, брака, точности оформления ).

9. Организуйте рабочие места, оснастите их всем необходимым для выполнения должностных обязанностей. Кабинеты непосредственных руководителей расположите максимально близко к рабочим зонам подчинённых.

10. Следите за рынком труда в сфере складской логистики, отслеживайте уровень занятости и изменение зарплат.

Разгрузка и приёмка

11. Прежде чем начать разгрузку автомашины необходимо произвести сверку номеров пломб с указанными в сопроводительных документах. Проверить их целостность, правильность пломбирования. Осмотреть транспортное средство на предмет неисправности (разрыв тента, нарушение шнуровки).

12. Разработайте регламент, определяющий порядок разгрузки транспортных средств, если они прибыли одновременно. Решение о первоочерёдности принимайте исходя из специфики прибывшей продукции, её количества. В первую очередь целесообразно разгружать позиции, которые не будет храниться, а пойдут сразу на комплектацию и отправку заказчику.

13. Разгрузка должна вестись рационально в соответствии с разработанными технологическими схемами. Целесообразно вести разгрузку с одновременным занесением товара в реестр и контролем по количеству, качеству.

14. Укладывать на поддон товар можно только одного наименования. Не допускайте смешивания и пересортицы. Можно установить правило, что на одном поддоне могут храниться разные наименования, но при этом, если они отправляются в одну зону. Ставьте упаковки так, чтобы этикетки легко читались.

15. Применяемые для хранения паллеты (поддоны, штабеля) должны быть устойчивыми, исправными, обеспечивать целостность товара при перемещении. Для сохранности продукции необходимо провести её «паллетовку» — обмотать 2-3 верхних ряда несколькими слоями стрейч-плёнки.

16. Разгрузка должна осуществлять максимально быстро лучшими работниками.

17. Разгрузку принятие на хранение проводите в день прибытия.

18. Проверяйте соответствие количеству, указанного в ТТН путём:

• частичного или полного взвешивания;
• пересчёт единиц в упаковке;
• пересчёт количества упаковок.

Обязательно вскрывайте все подозрительные, повреждённые упаковки для проверки сохранности вложений.

19. Эффективный метод увеличить скорость разгрузки и постановки на учёт — присвоить поставщикам определённые категории: «сверхнадёжный», «надёжный», «требующий проверки» и т.д. Проверять груз от сверхнадёжного поставщика не надо. «Надёжный» поставщик нуждается в проверке не более 30% от объёма поставки. Груз от поставщика, который «требует проверки» проверяется досконально.

20. В случае обнаружения недостачи, излишков, пересортицы, брака и прочих претензий составляйте акт. Можно применять унифицированную форму ТОРГ-2, разработанную Госкомстатом, но она очень громоздка. Закон разрешает использовать собственную утверждённую форму акта.

Хранение

21. Для каждой категории товара должна быть выделена своя зона. А в системе управления складом должны быть созданы отдельные или так называемые «виртуальные» склады. К примеру, склад «в зоне длительного хранения» или склад «в зоне ожидания отгрузки». Таким образом Вы всегда будете знать, как перемещается товар внутри «физического» (основного) склада.

22. Внутри выделенной зоны должно быть отведено место (ящик, полка, поддон, стеллаж) для определённого артикула.

23. Часто востребованные товары должны быть легкодоступны. Такие позиции нужно размещать максимально близко к зоне отгрузки. Для определения востребованности используйте анализ АВС или специальную методику процентной доли обращения.

24. Иногда «правило востребованности» имеет исключения: крупногабаритный товар, независимо от востребованности лучше хранить рядом возле зоны отгрузки. Продукцию большой ценности целесообразно хранить в глубине помещения.

25. Определите категории товара для статистического хранения — на выделенные места, а динамического хранения — располагайте на свободные места в момент его поступления. Назначьте сотрудников, ответственных за организацию размещения.

26. Нельзя хранить товар на полу! Используйте поддоны единого стандарта 800х1200, 1000х1200 или любого другого размера.

27. Товар на хранение передавайте максимально бережно. Ежедневно осматривайте его на предмет целостности.

28. Введите правило «3 шага» для быстрого поиска: 1-ый шаг — разложите товар по группам. Персонал запомнит место хранения данной группы.

29. 2-ой шаг — адресное хранение (продукт в количестве «х» хранится в отделе «А», на стеллаже «Б», на полке «1», в ячейке «11»). Информацию занесите в учётную систему. Ярлыки сделайте разных цветов. Цвет будет помогать в идентификации.

30. 3-й шаг — внедрение автоматизированной системы учёта, использование штрих-кодов, бар-кодов, цифровых кодов, электронных меток. Данный метод помогает наладить работу быстро и эффективно, но имеет недостатки:

• высокая стоимость;
• строгое регламентирование всех действий;
• хранение только зонированное;
• наличие хорошего ПО;
• необходимо обучить персонал работе с системой.

Комплектация и отгрузка

31. Никогда не отпускайте груз без сопроводительных документов. Система управления складом ЕКАМ позволяет формировать товарно-транспортные накладные, счет-фактуру, ТОРГ-12 и многие другие документы.

32. Разработайте комплектовочные маршруты, установите сроки подготовки сопроводительных документов.

33. Установите время приёма заявок от клиентов: например заявки поданные после 16 ч, обрабатываются на следующий день, заявки поданные до 12 ч обрабатываться в этот же день после 15 ч и т.д. Назначьте должностное лицо, которое будет уполномочено принимать решение об изменение регламентов по времени комплектации.

34. Определите приоритетные к отгрузке позиции. Это:

• заказы, которые будут доставлены клиенту раньше;
• заказы на последнюю точку разгрузки транспортного средства-перевозчика.

35. Разумно использовать сочетание двух способов комплектации:

• индивидуального, когда из отделов изымается нужное количество товара для одного заказа;
• комплексного, когда изымается продукт, присутствующий в нескольких заказах.

Назначьте работника, который будет принимать решение о методе комплектации.

36. Скомплектованный товар укладывайте в тару, контейнер, ставьте на отдельную паллету, обматывайте плёнкой. Маркируйте, указывая наименование клиента, адрес доставки.

37. Заведите «Журнал комплектации», где каждый работник, ответственный за комплектацию заказа, будет ставить свою подпись.

38. Осматривайте транспортное средство на предмет соответствия перевозимому грузу. Не допускайте отгрузку в несоответствующий транспорт.

39. Не превышайте разрешённую грузоподъёмность транспортного средства, нагрузку на ось.

40. Не допускайте загрузки «навалом» или установки тяжёлого товара поверх лёгкого. Если продукция повредилась в процессе отгрузки, то сразу замените её — возврат от клиента неизбежен, но обойдётся дороже. По завершению загрузки пломбируем транспортное средство согласно установленному регламенту.

Зонирование склада

41. Определите, какие помещения вам необходимы, исходя из рисунка:

42. Разделите всю площадь помещения на зоны.

34. Площадь каждой зоны необходимо использовать с максимальной пользой, тогда может оказаться, что часть помещений можно сдать в аренду.

44. Не допускайте распространения зоны хранения на другие отделы.

45. Используйте научный подход для расчёта необходимых площадей для каждой зоны. Расчёт ведётся на основании показателей грузооборота и оборачиваемости складских запасов.

46. Создайте зону «брака», складывайте туда продукцию, не соответствующую установленным требованиям. Желательно наглядно отгородить её.

47. Пусть управляющий ежемесячно представляет отчёт о продукции в зоне «брака» с предложением решений о её дальнейшем использовании.

48. Примите меры, чтобы количество брака уменьшалось:

• снижение цены;
• бонусы для менеджеров по продажам;
• акции, распродажи;
• возврат производителю;
• ремонт, восстановление;
• продажа своим работникам;
• благотворительные акции;
• утилизация.

49. Наличие проходов и проездов внутри склада обязательно!

50. Административно-бытовые помещения должны быть в достаточном количестве: туалеты, душевые, раздевалки, комнаты отдыха. Оптимальная норма — 3 кв. метра на 1 человека.

Порядок на складе

51. Даже при значительной нехватке площади оставьте вдоль стен проходы минимум 50 см, это даст возможность обходить склад по периметру для осмотра и во время уборки.

52. Если не хватает места, то продумайте возможность добавочных полок на стеллажах, пристройки антресолей сверху. А может можно сократить пространство между полками?

53. Не храните на складе посторонние вещи.

54. Используйте современную осветительную систему. Потолок покрасьте в светлый цвет — это усиливает световой поток.

55. Создайте такую систему освещения, которая будет освещать только те части, которые необходимо осветить в данный момент. Это значительно сократит энергозатраты.

56. Используйте принципы эргономики: стены, потолок светлого цвета визуально увеличат пространство. Яркой окраской выделите травмоопасные места.

57. На пол нанесите разметку для движения техники. Обозначьте места её стоянки.

58. Оборудуйте склад предупреждающими знаками, информационными табличками. Обязательно повесьте стенд с информацией о технике безопасности.

59. Поддерживайте чистоту. Проводите систематическую уборку, дератизацию. Следите за исправностью всех систем: канализации, вентиляции, кондиционирования.

60. Учтите, что о вашем складе будут знать далеко за пределами вашего региона — перевозчики охотно делятся информацией об условиях работы.

Складская техника

61. Погрузочно-разгрузочная техника весьма недешёвая. Расчёт её необходимого количества лучше провести по известной методике Гаджинского. Важно правильно рассчитать показатель запаса: когда определённое число тележек при разгрузке можно дополнить простаивающими из соседнего отдела.

62. Каждая единица техники должна быть закреплена за конкретным человеком — индивидуальная ответственность многократно повышает срок её службы.

63. В техническом отделе должно быть всё необходимое для обслуживания: щётки, тряпки, пылесос, вёдра. Материалы для смазывания и ухода также должны быть доступны и располагаться в техотделе.

64. Учтите, что сотрудники, работающие со сложной техникой, обязаны пройти обучение. Для проведения обучения требуется заключить контракт с учебной организацией.

65. Гарантийный срок истёк? Проведите осмотр на основании которого примите решение о целесообразности дальнейшего использования, продаже, закупке новой техники.

66. Старайтесь делать закупку у одного производителя. Запчасти от списанной техники подойдут для ремонта.

67. Въезд техники в вагон или кузов транспортного средства — оправдан. Используйте для этого эстакады, регулировочные мостики.

68. Выбирая производителя учитывайте:

• стоимость, условия оплаты;
• срок эксплуатации;
• отзывы других покупателей;
• технические характеристики;
• как организовано сервисное обслуживание.

69. На ровном полу применяйте колёса с полиуретановым покрытием. При неровном, земляном полу, асфальтовом покрытии — резиновые колёса или ролики из нейлона.

70. Купите 80% гидравлических тележек с двумя роликами — для работы по всей длине поддона. 20% тележек с одним роликом — для работы с поддоном сбоку, вполне достаточно.

Снижение себестоимости, оптимальное бюджетирование

71. Управляйте себестоимостью операций, которая рассчитывается как зависимость расходов на обработку от грузооборота за период времени. Данные о себестоимости позволят увидеть пути оптимизации технологических процессов.

72. Сделайте показатель себестоимости основной мотивацией управляющего персонала: чем он ниже, тем больше бонусов.

73. По возможности определите себестоимость каждой операции — это поможет выявить и исключить не нужные, не приносящие прибыль.

74. Для уменьшения себестоимости внедряйте ИТ-технологии и принципы бережливости.

75. Уменьшите количество ручных операций с перемещением груза до минимально возможного. Производительность труда повысится – затраты уменьшатся.

76. Повышайте уровень подготовки персонала. Создайте гибкую систему мотивации.

77. Утвердите нормы на расходные материалы. Периодически их пересматривайте.

78. Составляйте бюджет заранее — это позволит эффективно расходовать средства.

79. Предоставьте управляющему некоторую финансовую независимость: пусть он решает вопросы с приоритетностью платежей.

80. Помните! Склад не тратит деньги, он их зарабатывает! Способов много:

Сохранность материальных ценностей

81. С каждым работником заключайте договор о материальной ответственности.

82. Требуйте от персонала строгого соблюдения установленных правил, норм , регламентов.

83. Не допускайте наличия «пиковой» нагрузки на склад, это приводит к возникновению разного результата по факту и документации.

84. Сотрудники должны знать, что убытки покрываются из чистой прибыли компании.

85. Не наказывайте никого материально без установления причин и условий недостачи (порчи продукции).

86. Исключите возможность кражи товаров, нахождения посторонних.

87. Особый контроль требуется зонам отгрузки — здесь происходит 90% краж.

88. Выплачивайте вовремя заработную плату персоналу.

89. Периодически проверяйте работников на предмет алкогольного опьянения, наркозависимости.

90. Применяйте современные охранные системы или хотя бы их муляжи.

Инвентаризация

91. Регламентируйте процедуру инвентаризации. Чётко определите цели, сроки проведения. Целями инвентаризации могут быть:

• выявление несоответствие между документальными и фактическими данными;
• повышение эффективности управления запасами;
• повышение уровня сервиса и другое.

92. Проведение инвентаризации объявляется приказом, где определяется дата проведения мероприятия, состав комиссии, цели, участники.

93. Перед процедурой остановите движение продукции внутри и за пределы склада.

94. Поручите работникам подготовить склад к проведению мероприятия.

95. В инвентаризации должны принимать участие самые компетентные работники склада.

96. Полную инвентаризацию проводите 1 раз в год, периодическую — ежемесячно или еженедельно. Анализируйте данные предыдущих проверок.

97. Иногда проводите внеплановые инвентаризации для проверки эффективности управляющего.

98. Используйте разные методики: по географическому признаку, производителю, группе товаров и т.д.

99. Снятие остатков — задача ответственных людей! Добейтесь выполнения этого.

100. Результаты инвентаризации оформляются актом, подписи ставят все материально ответственные работники.

Складская логистика — сложная система, выполняющая решающую роль в цепочке поставок. Данная сфера многогранна и разнообразна, здесь всегда есть место улучшению, повышению эффективности и прибыльности.

В этой статье мы привели перечень советов и рекомендаций, которые помогут улучшить показатели работы склада. Рекомендации основаны на многолетнем опыте нашей команды внедрения, которая выполнила более 50 комплексных проектов по организации и улучшению работы складов разных форматов.

Организация и улучшение работы склада

Организация склада и складского учета включает работу над самими процессами склада, так же требует автоматизации рутинных процессов. Сохраните этот перечень себе и отметьте, какие работы у вас уже выполнены, а что еще предстоит реализовать.

Разгрузка и приёмка

1. Используйте регламент для упорядоченной разгрузки, с учетом специфики товаров, количества, необходимости комплектации и времени отправки.
2. Ведите разгрузку, одновременно регистрируя и контролируя по количеству/качеству.
3. Не допускайте пересортиц, этикетки должны легко читаться.
4. В день прибытия разгружайте и принимайте на хранение.
5. Количество должно соответствовать указанному в накладной.
6. Увеличение скорости разгрузки и постановки на учёт возможно за счет присваивания поставщикам определённых категорий: «самый надежный», «надёжный», «нужно проверить» и т.д. — таким образом вы можете сэкономить время на контроле товара.
7. Составляйте акт при недостачах, излишках, пересортицах.

Размещение товаров после приема должно производиться с учетом весогабаритных характеристик

Зонирование склада

1. Площадь склада делите на зоны на основании показателей грузооборота и оборачиваемости складских запасов.
2. Используйте каждую зону склада с максимальной пользой, неиспользуемые помещения сдавайте в аренду.
3. Создайте зону «брака» для товаров, которые не соответствуют установленным требованиям.
4. Обеспечьте достаточную ширину проходов и проездов внутри склада.

Кейс Организация складского учета для сети АЛЛО

Как эффективная организация складского учета товаров и автоматизация склада на базе системы складского учета ABM WMS позволила сети АЛЛО оптимизировать складские процессы и улучшить финансовые результаты. В ходе проекта:

• Выстроены масштабируемые и легко адаптируемые под задачи бизнеса процессы склада.
• Улучшена эффективность использования площадей и ресурсов склада.
• Оптимизированы расходы на содержание склада.

Порядок на складе

1. На складе не должны храниться посторонние вещи (макулатура, автомобильные колеса и так далее).
2. Пользуйтесь принципами эргономики: пространство зрительно увеличивается за счет светлого цвета стен, потолка. Нанесите на пол разметку для движения техники, обозначьте места стоянки.
3. Оборудовать склад желательно предупреждающими знаками, информационными табличками. Должен быть стенд по технике безопасности.
4. Содержите склад в чистоте, а системы канализации/вентиляции/кондиционирования/пожаротушения исправными.

Ознакомьтесь с функционалом системы ABM WMS



Эффективная организация работы складского персонала

1. Эффективный управляющий, знающий все процессы и нюансы, опытный, желательно «выращенный» из работников склада.
2. Не превышайте штатную численность персонала и нормируйте рабочее время согласно пунктам законодательства, регламентируйте рабочий процесс, используйте биллинг ресурсов склада.
3. Не допускайте простоев частей склада, равномерно распределяйте трудовые и технологические ресурсы.
4. Внедрите сдельно-премиальную оплату труда согласно показателям эффективности (объем отгруженной продукции, скорость отгрузки, отсутствие боя/брака).

Сохранность материальных ценностей

1. Уделите особенное внимание зонам отгрузки — здесь происходит 90% краж.
2. Применяйте современные охранные технологии.
3. Не задерживайте выплату заработной платы персоналу.
4. Проводите периодическую проверку работников склада.

Инвентаризация

1. Процедура инвентаризации должна быть регламентирована, анализируйте данные предыдущих проверок. Чётко определите цель и сроки проведения. Для проведения инвентаризации не останавливайте работу склада.
2. Используйте разные методики проведения инвентаризации: по географическому признаку, по производителю, по группе товаров и т.д.

Склад играет значительную роль в цепочке поставок, нет предела совершенствованию — повышение эффективности работы склада и прибыльности происходит в компании постоянно.

Хотите организовать или улучшить ваш склад?

Обращайтесь к нашим экспертам!

Запросить презентац

Для компаний, специализирующихся на производстве или торговле товарами, наличие собственной площади под хранение продукции является одним из основных условий, определяющим эффективность построения и управления процессами логистики. При этом стоит учитывать, что аренда, а тем более строительство подобных объектов требуют особого учета и грамотного подхода, позволяющих избежать ненужных трат и потерь уже на старте работы — еще до того, как первая поставка доберется до розничного магазина или клиента. Как оборудовать и открыть оптовый склад с нуля, какие идеи для организации бизнеса использовать и что нужно, чтобы открытие принесло желаемый результат без лишних потерь? Давайте разбираться.

Общее представление

План и стратегия обустройства изначально определяются исходя из представления о том, какой функционал должен обеспечивать будущий комплекс. Руководствуясь общепринятой классификацией, можно выделить три основных категории складских помещений:

• Административно-бытовые. Предназначены для размещения инвентаря, расходных материалов и запасов, не относящихся к реализуемой ассортиментной матрице.
• Технологические. Промежуточный пункт, на котором размещается продукция собственного производства, а также товары, закупаемые у сторонних поставщиков.
• Подсобные. Вспомогательные объекты для выполнения сопутствующих задач, не связанных напрямую с основной деятельностью организации.

Некоторые предприниматели, демонстрирующие чудеса экономии, ухитряются использовать одну и ту же площадь для обустройства складов всех трех видов, однако это вряд ли можно назвать эффективным решением. В первую очередь — из-за постоянного пересечения сотрудников и возникновения помех для полноценной реализации системы бизнес-процессов.

С чего начать

Последовательность действий в решении рассматриваемой задачи можно представить следующим образом.

Выбор формата складского помещения

Сократить продолжительность выхода на точку окупаемости позволяет уменьшение инвестиций в строительство и оснащение, что во многом определяется как конструктивными характеристиками, так и разновидностью будущего склада.

Тип конструкции

Выбор между монолитными строениями и металлическими каркасами обусловливается перечнем конкретных задач, результатами предварительных маркетинговых исследований и издержками, связанными с региональной и климатической спецификой. Каждый из вариантов имеет свои преимущества, также принимаемые во внимание при проектировании.

Плюсы бетонного монолита

• Подходит для построек различной конфигурации.
• Позволяет рационально использовать выделенный участок.
• Гарантирует прочность конструкции.
• Обходится на 25% дешевле.

Положительные стороны металлоконструкций

• Сокращение времени, необходимого для строительства.
• Простота обустройства высоких потолков для вертикальной загрузки.
• Возможность реализации масштабных проектов.

Аренда помещений

Альтернативный вариант, заметно уменьшающий статью расходов на предварительном этапе — поиск подходящего объекта, предлагаемого на арендных условиях. В этом случае важным аспектом становится юридическая проработка заключаемого договора, уточнение сопутствующих нюансов — от оплаты коммунальных расходов до ответственности за прилегающую территорию. Кроме того, нужно учитывать срочность подобных соглашений — внезапное решение собственника о смене арендатора может обернуться серьезными проблемами, связанными с поиском нового склада в авральном режиме.

Организация рабочих условий

Арендовать складское помещение — половина дела, однако эффективность его эксплуатации во многом зависит от того, насколько качественно будет организована инфраструктура для персонала. Создание оптимальной среды предусматривает:

• Проведение черновых работ — расстановку стеллажей и перегородок, подготовку участка и установку необходимого оснащения.
• Согласование внешней или внутренней логистики для перевозки товарных запасов на новый объект в указанные сроки.
• Формирование штата, соответствующего запланированной численности, и обладающего достаточной квалификацией.
• Интеграция специализированного программного обеспечения для складского учета товаров от компании «Клеверенс», разработанного с целью оптимизации рутинных бизнес-процессов.

Внимание к сотрудникам

Человеческий фактор — один из ключевых в организации любого бизнеса, и открытый склад является наглядным примером его значимости с точки зрения достижения намеченных целей. Подбирать персонал можно как самостоятельно, так и с помощью кадрового агентства, в распоряжении которого имеется не только база резюме потенциальных кандидатов, но и проверенные методики, позволяющие отсеять недостаточно компетентных претендентов. Параллельно нужно решить вопросы, связанные с обеспечением комфортных условий труда — начиная с закупки спецодежды и инвентаря, обустройства раздевалок и мест для отдыха, и заканчивая проработкой техники безопасности.

Контроль работы

В любом деле важно уметь делегировать полномочия, но при этом постоянно «держать руку на пульсе», отслеживая качество исполнения вмененных обязанностей. Понятно, что ежедневно сидеть на складе, наблюдая за тем, как трудятся грузчики и кладовщики, занятие бессмысленное и бесполезное. Оптимальный вариант — использование современных учетных программ, позволяющих отслеживать процессы товародвижения в режиме реального времени, контролировать погрузку и остатки, анализировать скорость обработки заявок и количество возникающих потерь. Сегодня для этого достаточно обычного смартфона или планшета, технические характеристики которых позволяют запускать профильные приложения без потери производительности.

Как организовать склад: простые советы

Исходя из личной практики, стоит сделать акцент на некоторых моментах, заслуживающих особого внимания.

№1. Аренда — лучший вариант для старта

Складское помещение можно построить, купить или арендовать. При желании можно обратиться к идее с аутсорсом, при котором процедурами обработки продукции будет заниматься нанятая сторонняя компания. Однако из всех перечисленных опций именно подписание арендного соглашения видится наиболее целесообразным решением, позволяющим сократить объем стартовых инвестиций, разобраться в особенностях функционирования распределительного центра и выстроить грамотную логистику. Наработки и полученный опыт станут залогом для дальнейшего развития, в рамках которого уже может возникнуть идея о собственном объекте.

№2. Анализ расположения клиентов и маршрутов доставки

Если основной объем заказчиков базируется в центре города, а склад при этом находится в области — обслуживать заявки будет как минимум неудобно. Для сокращения логистических затрат важно проработать все каналы поставок и сбыта, выбирая оптимальные схемы. В некоторых случаях более выгодным решением оказывается одновременный запуск сразу нескольких точек, ориентированных на отдельные районы, чем увеличение штата машин и персонала, вынужденного развозить продукцию в круглосуточном режиме.

№3. Цена — не единственный критерий выбора

Стоимость аренды или приобретения складского помещения — значимый аспект, который, безусловно, влияет на принятие итогового решения. Однако выбирая объекты по бросовым ценникам, стоит заранее проанализировать причину подобной «лояльности» действующего собственника. Вполне возможно, что будущие издержки, связанные с необходимостью восстановления инфраструктуры, отсутствием нормальных подъездных путей или периодическими отключениями электроэнергии на местной подстанции, обойдутся дороже, чем вложение в более дорогой, но при этом полностью готовый к эксплуатации склад.

№4. Транспортная доступность

Для доставки грузов используются различные виды автомобилей, отличающиеся габаритами, весом и типом шасси. У каждой логистической компании свой автопарк, и если речь идет о создании терминала, который планирует принимать разные машины — нужно позаботиться о том, чтобы все разновидности имели возможность свободного доступа на территорию. Не стоит забывать, что в городской черте могут действовать ограничения на проезд тяжелых грузовиков, а конфигурация зоны погрузки должна предусматривать наличие инфраструктуры для обслуживания как небольших фургонов, так и стандартных еврофур.

№5. Особенности выбранного помещения

На первых порах бизнес обычно ориентируется на поиск площадей, в полной мере удовлетворяющих его запросам с точки зрения возможности размещения необходимого товарного запаса. Обязательное требование — достаточная прочность напольного покрытия, возможность использования погрузочного оборудования и установки массивных стеллажей, качественное освещение, проветривание и надлежащий уровень температуры при любых внешних погодных условиях.

№6. Проверка арендного соглашения

Об ухищрениях, используемых недобросовестными арендодателями для получения дополнительной прибыли, вполне можно написать отдельную статью. Заявления на возмещение убытков от мнимых повреждений инфраструктуры, штрафы за несоблюдение регламента подачи данных по коммунальным приборам, попытки выселения арендаторов под видом торгов с конкурентами в целях повышения ежемесячной платы — все это создает давление на предпринимателей, мешая сосредоточиться на развитии бизнеса. Однако большинства проблем можно успешно избежать — достаточно внимательно проверить содержание заключаемого договора, убрав из него спорные пункты и сноски мелким шрифтом, и внеся все необходимые положения, связанные с ответственностью сторон.

№7. Качественная организация

Как сделать склад эффективнее и создать условия, способствующие достижению поставленных целей? Во-первых, следует заранее продумать планировку и внутреннюю логистику помещений, через которые товар проходит путь от поступления до отгрузки. Во-вторых — обеспечить систему взаимодействия сотрудников, сводящую к минимуму влияние человеческого фактора на реализацию бизнес-процессов. В-третьих — контролировать работу и вносить оперативные корректировки в проблемных зонах, требующих оптимизации.

№8. Грамотное хранение

Хаотично разбросанные по стеллажам товарные остатки, отсутствие полноценного алгоритма учета, невозможность быстрой обработки заявок и проведения инвентаризации — все это последствия пренебрежения принципами размещения продукции на территории складского помещения. Для каждой номенклатурной позиции, в зависимости от ее специфики, должно быть предусмотрено отдельное место складирования, отвечающее требованиям в плане габаритов и температурного режима, и обеспечивающее свободный доступ сотрудников и погрузочной техники. Любая операция товародвижения должна учитываться в единой базе, гарантируя своевременное пополнение остатков и отсутствие перебоев.

№9. Правильный выбор системы складского учета

Программные решения для автоматизации хранения и регистрации движения товаров, предлагаемые компанией «Клеверенс», позволяют повысить эффективность базовых бизнес-процессов, выполняемых сотрудниками ежедневно. Современные стандарты комплектования предусматривают использование терминалов сбора данных, применяемых для работы с маркированными позициями, и помогающих персоналу склада быстро обрабатывать как входящие поступления, так и заявки на отгрузку.

№10. Настройка приемки грузов

Ручной пересчет по накладным от поставщиков не только увеличивает время обслуживания отдельно взятой машины, но и повышает вероятность возникновения ошибок, вызванных человеческим фактором. Упростить и автоматизировать задачу помогает интеграция системы электронного документооборота, применение сканирующих модулей и согласование нанесения маркеров со штрих-кодами, для считывания которых используются вышеупомянутые ТСД.

№11. Каждому месту — свой адрес

Грамотно выстроенная учетная система позволяет моментально сориентироваться в разнообразии товарных остатков и найти нужную позицию при условии, что она отмечена в программе надлежащим образом. Деление стеллажей на ячейки и сегменты заметно облегчает работу с продукцией на складе, и способствует ускоренной адаптации новых сотрудников, которым не приходится проводить часы в поисках той или иной коробки.

№12. Подготовка к проверкам

Государственные органы очень любят проверять, насколько тщательно собственники и сотрудники складских помещений соблюдают стандарты безопасности и правила организации хранения товаров. Поводом для посещения может служить как плановое мероприятие, информация о котором появляется заранее, так и сигнал от «неравнодушных» конкурентов, беспокоящихся о возможных нарушениях. Кроме того, периодическим визитам проверяющих способствует недобросовестность контрагентов, участвующих в цепочках поставок — достаточно кому-то не заплатить налоги или подать заявку на необоснованное возмещение НДС.

В целом, для тех, кто не нарушает закон, достаточно будет периодически проводить внутреннюю оценку соответствия склада с точки зрения требований СЭС, МЧС, миграционной и прочих служб. Стоит помнить о том, что к штрафам может привести любая мелочь — начиная с отсутствия санитарной книжки у нового грузчика, и заканчивая просроченным огнетушителем.

Как еще можно использовать складские помещения

Помимо самостоятельной эксплуатации или сдачи в аренду, собственники также могут выбрать и другие способы получения прибыли, в том числе подходящие для начальных этапов, на которых речь идет о предварительном проектировании.

Проекты под заказ

Популярная опция — возведение объектов под конкретных клиентов, готовых к заключению долгосрочного договора пользования на арендной основе. Многие развивающиеся компании нуждаются в складах, однако не хотят строить их самостоятельно — в этом случае услуги со стороны квалифицированного исполнителя окажутся как нельзя кстати.

Комплексная аренда

Совмещение площадей для хранения с офисными помещениями — практичный вариант, позволяющий минимизировать финансовые риски и повысить доходность. При этом стоит учесть, что неудачное расположение может отпугнуть потенциальных арендаторов, не готовых организовывать собственный офис посреди условной промышленной зоны.

Где лучше строить склад

В последние годы наиболее популярным вариантом становятся складские комплексы, расположенные в непосредственной близости от черты города. Преимущества — сниженные ставки аренды, приемлемая транспортная доступность, близость междугородних магистралей и возможность заключения договора на большие площади с современной инфраструктурой.

Издержки строительства

Постройка и обустройство собственного склада предполагает внушительные вложения. В число статей затрат входят приобретение и оформление собственности на землю, подготовка и реализация проектных работ, комплектование объекта и подведение коммуникаций. При этом важно помнить, что участок должен располагаться в удобном месте — как с точки зрения собственной торговой и производственной логистики, так и в плане доступности для персонала, клиентов и поставщиков.

Вывод

Любой бизнес требует грамотных предварительных расчетов, здравого оптимизма и рациональной оценки перспектив. На сегодняшний день организация склада с нуля — перспективное направление как для компаний, специализирующихся на выпуске собственной продукции, так и для дистрибьюторов, занимающихся перепродажей. Кроме того, если речь идет о постройке объекта — существуют дополнительные опции, которые также позволяют получить коммерческую прибыль.

Количество показов: 7926

Автоматизация складского учета упрощает работу магазина, но главный её плюс не в этом. Многие бизнесмены отмечают — после замены тетрадей и excel табличек на программное обеспечение прекратились недостачи. Когда движение каждой единицы товара можно отследить, красть становится сложно и опасно.

Приятный бонус: планируя закупки, вы не гадаете на кофейной гуще, а ориентируетесь на спрос. Никаких больше пустых полок и партий непопулярного товара, пылящихся на складе.

В этой статье разобрались, чем чревато ведение складского учёта “на коленке” и как действовать, решившись на автоматизацию. За 10 минут вы узнаете:

• Какие возможности упускают те, кто ведет складской учет вручную
• Как размещать товар на складе, чтобы сотрудники быстрее работали и реже ошибались
• Как с помощью грамотного учета уменьшить процент просрочки и исключить пересортицу
• Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
• Как вернуть поставщику бракованный товар
• Как упростить инвентаризацию, исключить воровство и повысить лояльность клиентов одним махом.

Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса

1. Складской учет ведут вручную: в журнале или Excel. Такой подход может позволить себе только маленькая фирма с небольшим количеством товаров и клиентов, но нужно быть готовым к тому, что:
• На инвентаризацию уходит много времени. Приходится закрывать магазин в рабочее время и терять прибыль либо оставаться работать в ночную смену и доплачивать сотрудникам.
• Велико влияние человеческого фактора: сотрудник может забыть что-то внести, перепутать артикулы или намеренно подтасовать цифры, чтобы скрыть недостачу. Например, по накладной вы получили 200 штук красных карандашей и 100 штук серых, а оприходовали их под наименованием “Карандаши”, 300 штук. В конце месяца при подведении итогов получится или ошибка в виде 600 карандашей, или недостача при неверном ценообразовании: продали все карандаши по 33 рубля (цена серых), при этом красные должны были стоить 37 рублей, а так как они и в закупке были дороже, вы теряете прибыль.
• Таблицу могут случайно удалить, а журнал — потерять. Или какой-то продавец, уходя от вас, может напакостить на прощание.
2. Не определяют товар-локомотив. Представим, что житель одного из спальных районов Москвы Владимир каждый день по пути с работы заезжает за пятилитровой баклажкой воды и заодно покупает продукты. Если воды не окажется, он в следующий раз пойдет в другой магазин, чтобы не стоять в очереди дважды, и отнесет деньги конкурентам.
3. Не отслеживают спрос. Планируя закупки, опираются на предположения, поэтому одних товаров постоянно не хватает, а другие пылятся на складе (вместе с ними — вложенные владельцем бизнеса деньги).
4. Не контролируют сроки годности скоропортящегося товара и его остатки. В результате регулярно списывают просрочку и недополучают прибыль.

Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:

• увеличить производительность труда;
• исключить вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
• видеть и анализировать статистику по остаткам и продажам.

Как организовать складской учет

Прежде всего нужно определиться, кто будет отвечать за сохранность продукции и вести складской учет. Это упростит процесс подготовки к приемке и оприходованию товаров.

Затем нужно продумать место для хранения и подготовить документацию по оформлению приема-сдачи товаров.

Один из важных процессов — приемка товаров. Иногда поставщики могут привезти на склад бракованные товары или не всю продукцию, которая указана в документах. Доказать ответственность поставщика за повреждение товара можно только в момент приемки, поэтому важно проверить упаковку, тару, маркировку и ассортимент на соответствие по количеству и качеству. Если не обучить этому ответственного за склад, будете регулярно нести убытки.

Читать также:Бухгалтерский учет в розничной торговле

Затем нужно определиться с методом складского учета. Какой выбрать — зависит от ассортимента и объема номенклатуры. Есть четыре основных варианта.

Сортовой. Товары хранят по сортам и наименованиям, новые партии смешивают с остатками старых. Стоимость и дата поступления товара на склад не важны. Учет ведут в товарной книге и каждый сортовой продукт записывают на отдельном листе. На нем указывают название и артикул продукта и отражают движение товара. С помощью такого метода размещения можно быстро найти товары одного наименования и экономно использовать место на складе, оперативно управлять остатками и иметь возможность адресно хранить продукты. Из минусов — сложнее разделить товары одного сорта по цене и времени поступления.

Номенклатурный. В таком случае товары не делят по категориям. У каждого товара своя карточка. На практике это не самый удобный способ складского учета, поэтому подойдет фирмам с небольшим товарооборотом.

Партионный. Товары хранятся по партиям, в каждой могут быть продукты разных видов и наименований. У каждой партии своя карточка, где отражают наименования товаров, артикулы, сорта, цены, количество и дату поступления на склад, а также движение партионных товаров. Такой метод подойдет для фирмы, которая продает однотипные товары с ограниченным сроком годности. Если хранить продукты партионно, можно лучше контролировать их сохранность и минимизировать вероятность пересортицы. Из недостатков — площадь склада не удастся оптимизировать, а также может быть сложнее оперативно управлять запасами.

Партионно-сортовой. Используя такой метод, учитывать и хранить товар можно партиями, но внутри партии товары можно разделить по сортам. Этот способ будет удобен, если приходится работать с большом ассортиментом. Тогда удастся эффективно следить за сохранностью товара.

Как лучше вести складской учет: журнал, Excel, специальное ПО, 1С

Если использовать журнал для ведения учета, данные о товаре придется вносить вручную. Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.

Плюсы: вести учет в блокноте можно бесплатно, журнал можно взять с собой на склад.

Минусы: можно забыть внести данные; каждый сотрудник ведет свой журнал, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе. Если ошибиться в записях, придется исправлять и потом будет сложно разобраться в данных.

Пример разметки внутри журнала складского учета. Источник:
ekam.ru

Можно вести складской учет в Excel. Программа может делать простые расчеты и изменять данные.

Плюсы: данные можно быстро корректировать или пересылать по почте; если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу — искать нужную страницу в журнале не придется.

Минусы: одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям; данные могут пропасть по ошибке сотрудника; для товароучета придется скачивать платные шаблоны; невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.

Так выглядит учет товаров в Excel. Источник:
ekam.ru

Можно установить на компьютер специальную программу. В таких программах можно следить за конкретными данными по товарно-материальным ценностям, оформлять стандартные первичные документы, контролировать расчеты с клиентами, планировать продажи и закупки или следить за сроками годности. Система будет предупреждать, у каких товаров заканчивается срок, поэтому можно будет навсегда избавиться от просрочки. Такой вариант хорошо подойдет для среднего и крупного бизнеса в сфере торговли, где одному человеку невозможно за всем уследить.

Плюсы: полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета; можно круглосуточно контролировать действия сотрудников, ценообразование и сроки годности; анализировать данные; интегрировать с кассой и видеть остатки; получать накладные ТОРГ-13, счета-фактуры и другие документы. Если учет ведется в специальной программе, то чаще информация хранится в облаке. Это удобнее и безопаснее остальных способов хранения, так как работа с данными происходит онлайн и по шифрованным каналам связи.

Минусы: программа платная, придется обучать персонал.

Выбирать программу нужно в зависимости от вида деятельности. Рассмотрим пять популярных программ для ведения складского учета.

Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии

Обмениваться данными с бухгалтерией можно разными способами: делать это вручную или с помощью разных конфигураций 1С, которые смогут автоматически собирать складские отчеты и передавать их в бухгалтерию.

Вести учет вручную — в специальных книгах, где объединены складской учет и отчетность кладовщика, реально только для небольших предприятий с ограниченной номенклатурой материальных ценностей. В этой книге нужно будет отражать остатки материалов на начало отчетного периода, день и время, когда поступил и выбыл товар, и остатки на конец отчетного периода. Данные нужно составлять в двух экземплярах, один сдают в бухгалтерию.

На больших предприятиях складской учет лучше вести на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену. Заполняют их кладовщики.

Более удобный способ — автоматизировать складской учет. Специальные программы также, как книги и карточки, содержат информацию о товарах, но следить за движением и состоянием материалов на складе будет гораздо эффективнее. Для этого можно подключить складскую программу, интегрировать ее с бухгалтерией, внести туда справочник номенклатуры, контрагентов и перенести товары, разделив по складам.

С помощью таких программ можно избежать дублирования документов или ошибок в учете. Также они помогут быстро готовить декларации по налогам, расчеты по взносам, отчеты по сотрудникам, бухгалтерский баланс и отчеты о финансовых результатах.

Как сопровождать перемещение товара

Вернуть товар поставщику можно, если товар не соответствует качеству, ассортименту, комплекту, таре и упаковке. Причем не всегда для этого нужно оформлять возврат, иногда поставщик может что-то заменить или переупаковать.

Бракованные товары. Вернуть бракованную продукцию не всегда удается так же быстро, как испорченную. Чтобы оформить возврат, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, затем при поставщике заполнить акт о расхождении количества и качества при приемке товаров (ТОРГ-2) и разместить их на складе. Поставщик должен подтвердить неликвидность товара, и затем следует написать претензию.

Пример акта о расхождении количества и качества при приемке товаров ТОРГ-2

Пример шаблона претензии к поставщику

Когда претензию удовлетворят, нужно составить в двух экземпляров возвратную накладную ТОРГ-12. В графе «Основание» указать — возврат некачественного товара.

Возврат непроданного товара поставщику. В этом случае претензий к товару нет, но необходимо вернуть поставщику непроданные товары. Чтобы отправить товар поставщику, нужно оформить для него накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.

Продукты с истекающим сроком годности. Отказаться от просроченных товаров можно на месте. Для этого нужно подкорректировать накладную — из
товарной накладной ТОРГ-12, которую привез поставщик, можно вычеркнуть просроченные позиции. Исправлять документ можно только в присутствии поставщика или его материально-ответственного представителя. После исправлений поставщик должен поставить подпись и забрать товар.

Так выглядит товарная накладная ТОРГ-12

Если вы плательщик НДС, поставщику придется составить счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам.

Пример счет-фактуры для возврата НДС

Если отношения с поставщиком доверительные, можно подписать документы и подождать поставку качественного товара.

Подведем итоги

Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара. Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности. Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.

Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.

С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.