Загрузить PDF
Загрузить PDF
Предложение руководству будет полезным в том случае, если вы хотите озвучить процедурные усовершенствования, дополнительные возможности дохода или способы экономии. Также можно составить предложение, если вы заметили аспекты, которые, на ваш взгляд, следует изменить. Для подготовки предложения руководству компании важно собрать все необходимые сведения. Сообщите идею сотрудникам и узнайте их мнение. Текст предложения должен быть тактичным.
-
1
Сформулируйте идею или проблему. Если вы хотите оптимизировать производство или снизить расходы, то важно определить основную проблему. Часто идея будет казаться вам понятной, но если вы пытаетесь устранить проблему, то будьте наблюдательны.
-
2
Исследуйте вопрос. Прежде чем составлять предложение, проверьте все факты. Нужно поговорить с причастными людьми — сотрудниками, руководством или клиентами. Читайте о других компаниях и отличиях в работе.
- Например, если вы считаете, что руководству следует сменить поставщика продовольствия, то сначала поговорите с работниками кухни. Что они думают об этом? Они работали в других фирмах с другими поставщиками? Что думают ваши сотрудники? Возможно, ваше недовольство является не вопросом качества, а личных предпочтений.
-
3
Составьте описание проблемы. Прежде всего необходимо описать текущую ситуацию. Укажите все уместные детали (задействованные лица, даты, места). На данном этапе не высказывайте суждений, а просто объясните положение вещей.
- Например, напишите: «Последние семь лет компания X пользуется услугами поставщика Y. За это время количество основных блюд сократилось с пяти до двух. Количество вегетарианских блюд также сократилось, а в некоторые дни они вообще отсутствовали».
-
4
Объясните свое решение. Очертите проблему и ясно сформулируйте свое предложение. Сразу сообщите ключевую идею. Покажите, что вы опираетесь на исследования.
- Например, напишите: «Я рекомендую компании X сменить поставщика провизии. Доступно сразу несколько вариантов на выбор. Поставщик W и поставщик Z предлагают обширное меню с ценами, которые сопоставимы с расценками нынешнего поставщика. Более того, поставщик Z предлагает ежедневные основные блюда вегетарианской и веганской кухни, а также блюда без глютена, что позволит лучше удовлетворить потребности всех сотрудников. Поставщик W предлагает меньше веганских позиций в меню, но также является хорошим вариантом. По результатам исследования 2011 года 40 % наших сотрудников являются вегетарианцами, 10 % — веганы и 2 % отказались от глютена».
-
5
Составьте план. Опишите каждый шаг, включая время и стоимость реализации. Четко укажите известные факты и неизвестные аспекты. Используйте пронумерованный план. Сообщите больше подробностей. Не преувеличивайте ценность своего предложения, но опишите потенциальные результаты.
- Для смены поставщиков нам потребуется: 1. Дождаться завершения договора с поставщиком Y 2. Запросить у поставщиков W и Z пробные образцы 3. Выбрать одну фирму 4. Заключить договор с выбранной фирмой. Расходы будут сопоставимы с расценками нынешнего поставщика Y. По завершении срока действия договора с поставщиком Y штрафы не предусмотрены. Более того, если сотрудникам больше понравятся новые продукты, то удовлетворенность на рабочем месте возрастет.
-
6
Перечислите возможные возражения. Покажите, что вы осведомлены о возможных недостатках вашего плана. Возможно сопротивление среди сотрудников? Например, некоторым сотрудникам нравится нынешний поставщик. Вам придется убеждать вышестоящие инстанции в безопасности такой идеи? Расскажите, как вы собираетесь убедить других в успехе идеи.
-
7
Укажите необходимые материалы и сотрудников. Если для изменения требуется закупить новые материалы или нанять новых сотрудников, то сообщите об этом после плана. Также сообщите требуемое время (время тоже ресурс). Создайте контрольный список. Например, можно указать следующее:
- Требуется: подкомитет для оценки поставщиков (4 представителя разных отделов компании), 2 часа на пробы образцов, 3 часа на составление отчета.
-
8
Завершите предложение первоочередной выгодой. В конце документа повторите предложенное изменение. Переформулируйте три ключевых пункта и составьте итоговое предложение. Можно рассматривать это как пояснительную записку. Например:
- «Как сказано в предложении, за последние семь лет поставщик Y сократил количество главных блюд в меню. Поставщики W и Z предлагают больше разнообразия за сопоставимую стоимость. Я рекомендую провести пробу образцов товара новых поставщиков, чтобы сделать окончательный выбор. Такой шаг наверняка повысит степень удовлетворенности и лояльности сотрудников».
- Укажите конкретные финансовые или количественные преимущества. Например, инновации позволят сократить расходы? Сообщите об этом.
- Упомяните качественные преимущества. Иногда пользу для компании не получится показать в количественном выражении с помощью цифр и голых фактов. Сообщите, если изменения повысят уровень удовлетворенности сотрудников. Подобные улучшения также ценны.
Реклама
-
1
Покажите предложение сотруднику. Лучше всего показать предложение коллеге и попросить высказать мнение. Сотрудник может согласиться с вами. В случае несогласия уточните причины. Если замечания покажутся вам справедливыми, то пересмотрите свое предложение. Если же вы признаете уместность замечаний, но не согласны с точкой зрения коллеги, добавьте возражения в соответствующий раздел предложения.
-
2
Проверьте документ. Завершите текст предложения и покажите другу или коллеге, после чего убедитесь в отсутствии стилистических, грамматических и пунктуационных ошибок. Также следите за объемом. Не пишите слишком большое предложение, иначе руководители могут даже не читать документ! Одной-двух страниц вполне достаточно.
-
3
Подайте предложение руководству. Когда предложение будет готово, определите руководителя, которому следует подать документ. В некоторых организациях используется очевидная структура управления и принятия решений. В других компания с более горизонтальной структурой не всегда понятно, кто имеет реальные полномочия. Изучите этот вопрос и выявите подходящего человека. Подайте ему свой отчет.
- Попробуйте организовать личную встречу. Часто начальники лучше реагируют на предложения перемен при разговоре лицом к лицу. В противном случае отправьте предложение в обычном или электронном письме.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 18 809 раз.
Была ли эта статья полезной?
Download Article
Download Article
Writing to management is useful if you want to propose procedural improvements, additional income possibilities, or ways to be more economical. You also might write a proposal if you notice something that you feel must change. If you want to write a proposal to the management of your company, take the time to gather needed information. Run your ideas by your co-workers to see if they agree. Approach management tactfully.
Sample Proposals
-
1
Determine your idea or problem. Whether you want to write about streamlining operations or reducing costs, figure out what the key issue is. Often, the idea needs to be clear to you.[1]
If, however, you are trying to make a mark or troubleshoot, be observant.[2]
-
2
Do your research. Before writing a proposal, be sure to check all the facts. Talk to relevant people whether co-workers, managers, or customers. Read about similar companies and see what they do differently.
- For example, if you think the management should change its caterer, talk first to the kitchen staff. What do they think? Have they worked in other places with different caterers? What do your co-workers think? Maybe your disgruntlement is a matter of personal taste rather than quality.
Advertisement
-
3
Write a problem description. To start your proposal, describe what is happening at present. Include all relevant facts (who is involved, dates, locations). In this part, do not issue judgement; rather, just explain things as they are.[3]
- For example, you might write “Company X has been using Caterer Y for the past seven years. During this time, the number of available entrees has decreased from five to two. The amount of vegetarian-friendly items also has decreased with some days there being none.”
-
4
Explain your solution. After identifying the problem, write specifically what you propose to do. Lead with your key point. Show what your findings are based on your research.[4]
- For example, you might write, “I recommend that Company X switch to another caterer. Company X has several other caterer options. Caterer W and Caterer Z both offer larger menus and have comparable costs to our existing provider. Furthermore, because Caterer Z offers daily vegetarian, vegan, and gluten-free entrees, they could better meet the needs of our workforce. Caterer W offers fewer vegan-specific items but also could be a good choice. A survey completed in 2011 showed that 40% of our employees are vegetarian, 10% are vegan, and 2% are gluten-free.”
-
5
Outline a plan. Describe each step and its related implementation times or costs.[5]
Be clear with what you know and what remains to be seen. Consider writing numbered steps. Then offer more details. Do not overestimate the value of your change but do suggest what you think the results could be.[6]
- To switch caterers, we will need: 1. To end our contract with Caterer Y 2. Ask Caterers W and Z for trial tastings 3. Choose one of the firms 4. Sign a contract with the chosen firm. The costs should be comparable to our current costs with Caterer Y. As long as we finish our contract term with Caterer Y, there should be no financial penalties. Furthermore, if our employees like the new food more, their workplace satisfaction is likely to improve.
-
6
State possible objections. Show your awareness of any possible hitches to your plan. Will there be resistance among employees? For instance, some people might love your current caterer. Could you have to convince a government agency that your new product idea is safe? Talk about steps you would take to convince others of your project.
-
7
Mention needed materials and/or personnel. If your change requires the purchase of materials or the hiring of new employees, include this after the steps. Also, mention needed time, as that too is a resource. Create a checklist of sorts. For example you might write:[7]
- Needed: sub-committee for caterer evaluation (4 people from different parts of the company), 2 hours for tasting, 3 hours to write the report.
-
8
Conclude with the primary benefits. Whatever change you plan to implement, repeat it once at the end. Rehash your three main points and then offer a concluding sentence. Think of this as your executive summary. For example:[8]
- ”As this proposal demonstrates, Caterer Y has decreased its entree offerings over the past seven years. Caterers W and Z offer comparatively priced, more diverse options. I recommend that we do trial tastings with these caterers in order to choose a new food supplier for this office. This in turn likely will boost employee satisfaction and retention”
- Mention specific monetary or quantitative benefits. For example, will your innovation cut costs? Say so.[9]
- Outline qualitative benefits. Sometimes a company benefits in ways we cannot quantify with hard facts or numbers. If you will increase employee happiness, mention this. These improvements can be just as valuable as quantitative ones.
Advertisement
-
1
Have a co-worker read it. Preferably, ask a peer to read and give you feedback on your proposal. Perhaps they agree. If they do not, think about their objections. If you think they are valid and perhaps override your proposal, consider revision. Instead, if you see the validity of their points but disagree, add their sentiments to your objection section.
-
2
Revise. Once you have crafted your proposal, ask someone you trust to review it. Then, revise it based on the purpose of the proposal for flow, grammar, accuracy, and word count. You do not want too long of a proposal or your managers might not read it! Aim for one to two pages if possible.[10]
[11]
-
3
Submit it to management. After you feel your proposal is ready, determine to which person you should submit it. In some organizations, it is clear who is in charge and makes decisions. In other companies with more lateral structures, it can be trickier to know who the real decision-makers are. Do a bit of background research into your firm to determine the right person.[12]
- Remember to tailor your proposal according to your target audience. It’s really important to articulate your message in a clear and concise way that will truly resonate with the ones reading it.
- Once you know who that person is, see whether an in-person meeting is possible. Oftentimes, people respond to requests for change better when speaking face-to-face. Otherwise, send a paper copy or if not possible, an email.[13]
Advertisement
Video
Add New Question
-
Question
How do you write a job proposal for a management position?
Maureen Taylor is the CEO and Founder of SNP Communications, a leadership communications company based in the San Francisco Bay Area. She has been helping leaders, founders, and innovators in all sectors hone their messaging and delivery for almost 30 years, and has worked with leaders and teams at Google, Facebook, Airbnb, SAP, Salesforce, and Spotify.
Corporate Communications Advisor
Expert Answer
Be clear about what the candidate needs to be able to do, whether that’s coding, writing, editing, or something else. It’s also important to be clear about the culture of the company and the kind of person you want. That’s key, especially with the newer workforce—they want a place that fits their personality. The work you do might be similar to other places, but mentioning all that info about your company will be a magnet for the right type of people.
-
Question
How do I write a proposal to employer training that would benefit staff?
Don’t. Write one that benefits the employer so the employer actually agrees to it. They spend the money so the employees get X, BUT, employees getting X means the employer gets Y, so it’s good for them.
-
Question
How do I write a proposal to the director of a school to provide materials for sporting activities?
Look at the school’s budget to see if there are areas where you can suggest cutbacks. Look into different school fundraisers and get permission to hold them, along with a list of adult volunteers who would be willing to help. Explain how important these activities are to maintain the overall unity of students, and how that positive bonding carries over into schoolwork, show statistics to back it up. If that fails, petition the board.
See more answers
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Thanks for reading our article! If you’d like to learn more about technical writing, check out our in-depth interview with Maureen Taylor.
References
About This Article
Article SummaryX
To write a proposal to management, start by stating your idea or problem, such as asking management to change its caterer. Then, follow up with relevant facts to support your idea, like data on rising food costs or input from other employees. Next, explain your solution and outline a plan for implementing it, with details like how to end the contract with the current caterer so that there are no financial penalties. Finally, explain the benefits of making the change, such as lower food costs or greater employee satisfaction. For advice on how to bring your proposal to your boss, read on!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 705,340 times.
Reader Success Stories
-
Mathews Mashegoane
Oct 9, 2018
«I was looking for clues on how to start my proposal, and fortunately I found that and more in this article. This…» more
Did this article help you?
Елена Филипова, сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг»
Видеть проблему – это первый шаг на пути к ее решению, следующим шагом должно быть понимание того, что конкретно необходимо сделать. И, что немаловажно, необходимо грамотно презентовать план своих действий топ-менеджеру, принимающему решение о внедрении. Какие цели корпоративной системы управления проектами (КСУП) озвучить первому лицу компании, какие возможные результаты предложить и как оценить требуемые ресурсы?
Формулируйте достижимые цели
Действительно, после осознания проблемы хорошо бы предложить конкретное решение. К сожалению, в своей практике я вижу, что именно на этом этапе слишком часто искажается суть проекта, ему присваиваются невыполнимые цели, чужеродные результаты и совсем неподходящие показатели. Это похоже на предложение волшебной конфетки в золотой обертке, которая приукрашает действительность и вводит руководство компании в заблуждение, что КСУП решит все проблемы компании сразу. Например, зачастую целями КСУП является повышение доходов или более высокая окупаемость инвестиций бизнеса. Было бы здорово, если бы это было так! Тогда после внедрения КСУП у всех стали бы расти доходы! Почему же этого не происходит?
Конечно, при стандартизации управления проектами вы переходите на новый уровень управления: появляются стандарты, ответственность, контроль, растет экспертиза и общая компетентность проектного персонала, появляются удобные инструменты для принятия решений. Но все-таки намерение о вложении активов или создании высокодоходных продуктов не может быть реализовано исключительно при помощи внедрения методологии управления проектами и создания проектного офиса. Это целиком ответственность руководства компании, и такие показатели зависят именно от их решения, кроме того, на них влияет рынок, конкуренты и т.д.
Формулируйте те цели, которые зависят от составляющих КСУП: методологии, процессов и методик, персонала, программного продукта для управления проектами. В первую очередь, для определения целей проекта КСУП стоит придерживаться существующей проблематики, ведь проект, прежде всего, инициируется для решения выявленных проблем:
- если вы выяснили, что у вас высокая доля проектов с превышением сроков и бюджетов, значит, целью КСУП может стать сокращение этой доли;
- если топ-менеджмент слишком низко оценивает уровень управления проектами, значит, должна вырасти степень удовлетворенности топ-менеджмента управлением проектами;
- если ваши проекты слишком медленно запускаются или решения связанных с ними вопросов чересчур затягиваются, то в целях КСУП также стоит определить сокращение сроков запуска проектов и ускорение решения вопросов.
Для каждой цели, конечно, необходимо определить срок и измеримый показатель, тогда она будет выглядеть законченной и логичной.
При этом, чтобы избежать невыполнимых обещаний, сроки достижения целей стоит устанавливать не на конкретные даты, а использовать период от начала или завершения проекта. Ведь на момент разговора решение о проекте может быть еще не принято, и, возможно, для его рассмотрения потребуется еще несколько месяцев.
Учитывая нетерпение многих топ-менеджеров к длительным срокам, обязательно приведите в презентации статистику по проектам построения КСУП. Такие проекты выполняются, в среднем, два или три года, а достижение целей возможно только при наличии комплекса результатов.
Разработайте план получения результатов
Результаты проекта для первого лица – это то конкретное, что вы обещаете сделать. В рамках предложения это должны быть крупные, понятные шаги с определенной датой или периодом, которые иллюстрируют динамику проекта. При этом таких шагов не должно быть много. Не стоит готовить первому лицу огромный список для изучения, это напрасная трата времени. PMBok, к примеру, рекомендует руководителю держать в поле зрения не более пяти-шести ориентиров. По-крупному результаты проекта КСУП могут выглядеть так:
- Утверждена временная методология или основные процессы управления проектами (инициация, выполнение, изменение, завершение);
- Утверждена организационная структура, принято решение о создании Проектного офиса, Проектного комитета;
- Сотрудники Проектного офиса приняты в штат (Проектный офис начал свою работу);
- Введена в опытную эксплуатацию информационная система для управления проектами;
- Проведен обучающий курс для первой группы руководителей проектов.
- Завершен период опытной эксплуатации КСУП, первая группа проектов выполнена в рамках КСУП.
Расположите результаты на оси времени для более удобного восприятия, и тогда для руководителя будет готов наглядный план выполнения проекта.
Определите необходимые ресурсы
Как правило, после озвучивания сути интересного предложения, речь заходит о его стоимости. Не стоит исключать этот важный пункт и в случае предложения КСУП. Бюджет проекта, как правило, состоит из следующих статей:
- заработная плата проектного офиса и его рабочие места;
- обучение персонала и топ—менеджмента;
- программный продукт для управления проектами (проект внедрения), его лицензии и ежегодная поддержка;
- бюджет на мотивацию команды проекта.
Однако стоимость проекта КСУП сильно варьируется в зависимости от множества факторов:
- какие функции будет выполнять проектный офис, какой штат подразделения требуется;
- какой уровень обучения топ-менеджмента и основного персонала необходим, кому поручить обучение;
- необходим ли внешний консультант для разработки и внедрения методологии;
- какое программное обеспечение вы выберете.
Для определенности стоит сделать запрос предложений, проанализировать рынок, определить возможные риски и учесть текущую практику затрат для вашей компании. Например, если компания «привыкла» учиться у признанных лидеров рынка обучения, стоит ориентироваться на их цены. И наоборот, если предприятие, как правило, не выделяет на это средства, стоит посмотреть подходящие курсы на периферии.
В итоге вы можете получить ориентировочную стоимость проекта, которая вмещает разбег от +75% до -25%, по мнению PMBoK. То есть после получения точных оценок стоимость вашего проекта может увеличиться почти вдвое или снизиться на четверть. Укажите такие риски в слайде с ориентировочной оценкой.
Резюме
Предложение для первого лица, основанное на результатах исследования проблематики компании, определяющее измеримые цели и конкретные результаты, должно, в первую очередь, быть образцом для всех последующих проектов организации. Сделайте его особенным: кратким, конкретным и понятным. Облеките его в формат презентации, содержащей не более десяти слайдов. Для многих компаний такой формат презентаций высшему руководству является стандартом. Подготовив подобное предложение, вы обеспечите особое качество этой важной встречи, снимите многие ненужные вопросы и настроите топ-менеджера на продуктивную работу.
Пример презентации системы ADVANTA для первого лица компании
Помню, как мой руководитель, когда я работала в крупном холдинге, впервые смотрел мое предложение КСУП. Оно было впечатляюще весомым, проработанным до мелочей и содержащим множество несомненно полезной, но не интересной ему информации. Он внимательно посмотрел только первые три страницы, а затем закрыл презентацию и просто стал задавать интересующие его вопросы. Это было похоже на экзамен. «Сколько сейчас бюджет проектов?», «А сколько был в прошлом году?», «Какие у нас есть потери?», «Когда мы получим результат?» и т.п. После этого он попросил подготовить ему краткое резюме и оформить его на пяти слайдах. Мне казалось, что выполнить это невозможно, однако, удалив подробности и сосредоточившись на главном, я сделала это. Структура моего предложения была такова:
- Проблематика
- Что такое КСУП
- Цели и результаты
- Требуемые ресурсы, оценки
Подготовив свое предложение по этому плану, я расставила акценты, прежде всего, для себя, выявила важнейшие результаты и составила логичное доказательство выполнимости проекта, достижения его целей. Впоследствии, когда наша КСУП заработала, мы продолжили эту практику подготовки коротких предложений. А для некоторых категорий наших проектов даже утвердили стандарты таких презентаций.
Первое лицо – особый человек в любом проекте, не только в проекте внедрения КСУП. В большинстве крупных проектов, которые являются наиболее значимыми, для усиления управленческих инструментов компании именно первое лицо выступает и заказчиком, и спонсором, а иногда и руководителем проекта. Правильная подача идеи внедрения КСУП первому лицу может быть важным шагом на пути к росту производительности, конкурентоспособности, повышению уровня культуры и прочим благам грамотного управления проектами.
И наоборот, неверно построенный диалог, плохо подготовленные материалы или ошибочное понимание выгод могут надолго отложить решение этого вопроса. Если вы сами верите в успех проекта, понимаете его значение и результаты и можете привести неоспоримые доказательства его необходимости, тогда поддержка руководителя самого высшего ранга вам обеспечена.
Предложение для руководителей бизнеса может быть написано по разным причинам, например, с предложением улучшения производственных процессов, новых мер безопасности, деловых предприятий для получения прибыли или идей по экономии средств. Изложение мнений в письменной форме требует анализа, организации, сбора информации и консультации экспертов. Вот шаги, необходимые для составления этого документа.
Шаги
Метод 1 из 1: Написание предложения руководству
Шаг 1. Определите текущую ситуацию, проблему или проблему, требующую анализа и внимания
Например, это могут быть чрезмерные затраты, длительные производственные процессы, чрезмерная текучесть кадров или неудовлетворенность клиентов.
Шаг 2. Подробно объясните начальству предложение, которое вы делаете
Например, вы хотите предложить исключить необходимый этап в процессе проекта, создать инновационный продукт или установить новые меры безопасности.
- Перечислите шаги, которые необходимо выполнить, чтобы внести это изменение. Например, для повышения безопасности информации, циркулирующей в компании, можно было бы предложить создать внутреннюю программу сертификации: она потребует от каждого отдельного сотрудника прохождения курса по защите данных с приложением экзамена.
- Укажите шаги, необходимые для внесения изменения. Перечислите их в правильном порядке. Например, возможно, руководству необходимо пройти курс обучения, чтобы узнать о новых процессах, им нужно купить новое оборудование или им нужно нанять сотрудников со специальными навыками.
- Включите список необходимого оборудования, ресурсов и материалов. Возможно, вам потребуется купить новое программное обеспечение, просмотреть материалы по обучению сотрудников или обновить технологические устройства.
Шаг 3. Укажите основные преимущества предложения
Ваша цель может заключаться в повышении эффективности, снижении затрат на проект, получении дохода или повышении удовлетворенности клиентов.
- Получите в первую очередь самое интересное. Основываясь на ваших знаниях о ценностях и целях организации, подчеркните преимущества предложения, которое будет отвечать основным потребностям и интересам руководства. Например, если ваша идея принесет больший доход и повысит удовлетворенность клиентов, компания может быть больше привлечена к первой части предложения, чем ко второй.
- Укажите преимущества в количественном выражении. Если цель состоит в том, чтобы сэкономить больше денег, объясните, как это будет достигнуто в заданные сроки. Если предложение ускорит процесс, пожалуйста, подробно укажите, сколько времени будет сэкономлено.
- Объясните преимущества реалистично и практично. Представление амбициозных целей по прибыли или нереалистичной экономии затрат приведет к потере доверия к предложению.
Шаг 4. Рассмотрите возможные возражения против предложения и постарайтесь понять, как их решать
Например, возможно, у компании в прошлом был неудачный опыт создания новых продуктов, и она хочет сделать ставку на проверенные. Объясните, почему ваша идея прибыльна.
Включите статистику и документы, подтверждающие вашу аргументацию. Проведите анализ рынка и приведите примеры из практики, чтобы подкрепить свое предложение
Шаг 5. Попросите доверенных коллег рассмотреть идею
Выберите людей, которые работают в отделах, связанных с предложением, и других экспертов, которые могут понять тонкости процесса, продуктов и мер, которые вы предлагаете. Спросите их мнение и предложения относительно деталей, необходимых для воплощения идеи в жизнь.
Шаг 6. Просмотрите предложение, чтобы убедиться, что оно включает существенные моменты
Избегайте многословия и ввода неважной информации, так как они только запутают читателя.
Шаг 7. Исправьте документ
Безошибочное предложение ограничит отвлекающие факторы для читателей и даст им возможность сосредоточиться на обоснованности ваших идей.
Рекомендуемые:
Как написать проектное предложение: 12 шагов
Умение написать хороший проект — ключевой навык во многих сферах, от школы до управления бизнесом и геологии. Цель состоит в том, чтобы получить необходимую поддержку, проинформировав нужных людей. На самом деле, если вы можете общаться ясно, кратко и увлекательно, предлагаемые идеи и предложения, скорее всего, встретят одобрение.
Как написать предложение: 10 шагов (с картинками)
Как и все, количество предложений, которые вы пишете день за днем, будь то по обязательствам или по другим причинам, не поддается подсчету. Может быть, вы не уверены, правы ли они. Тем не менее, все предложения, какими бы длинными и сложными они ни были, нуждаются только в двух вещах:
Как написать эффективный и важный профиль компании
Хорошо составленный профиль компании полезен по разным причинам как для ассоциаций, так и для компаний. Его можно использовать в качестве маркетингового инструмента или для поиска новых инвесторов или клиентов, которые могут быть заинтересованы в продуктах или услугах компании.
Как написать миссию компании: 12 шагов
Миссия компании (или просто «миссия») выражает сердце и душу компании в одном или двух интересных и острых абзацах. Ваша корпоративная миссия дает вам возможность предложить миру привлекательный образ вашей компании. Для начала дайте себе время подумать и найти вдохновение, а также выбрать, какое содержание дать заявлению.
Как написать профиль компании: 10 шагов
Профиль компании важен для предприятий любого типа и размера. Помимо предоставления информации клиентам, его можно использовать многими другими способами — например, его можно использовать для поиска инвесторов или потенциальных сотрудников и для предоставления общей информации средствам массовой информации.
Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.
Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:
• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.
Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
• Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…
Стандартные выражения деловой переписки
Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…
При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…
Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.
Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:
• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным,
деятельность — успешной,
вклад — значительным,
позиции — конструктивными (прочными),
доводы — вескими,
необходимость — настоятельной,
спектр (услуг) — широким,
скидки — значительными / незначительными,
предложение — конструктивным,
разногласия — существенными / несущественными,
рентабельность — высокой / низкой,
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.