Письмо-просьба – один из распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но несмотря на это, оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Отметим, оно может быть адресовано как группе лиц, например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д., так и конкретному адресату.
Данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
- сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
- причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
- ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
- цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента, к примеру, «зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Отметим, такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма обычно секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то в начале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить, письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, письмо-просьба представляет собой письмо, где содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Пояснение:
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
- Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
- Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
- Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
Пояснение:
В письме есть следующие важные пункты:
- Объяснение необходимости скидки.
- Указание точного размера скидки, сроков.
- Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
Пояснение:
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
Пояснение:
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Скачать пример письма-просьбы об отсрочке платежа поставщику .rtf
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
- 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
- 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Скачать пример письма-просьбы оплатить за другую организацию .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Скачать пример письма-просьбы о содействии в решении вопроса .rtf
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Уметь писать деловые письма — нужный навык для каждого, поскольку он может пригодиться как в профессиональной деятельности, так и в повседневной жизни. Например, чтобы обратиться в государственный орган или к должностному лицу за помощью. Поэтому разберем, как правильно составить текст с просьбой, дадим полезные образцы.
В каких случаях пишется
Одним из самых распространенных видов деловых писем является просьба или ходатайство. Давайте разберем, в каком случае пишется просьба. Обычно ее составляют, чтобы сподвигнуть какое-либо должностное лицо, руководство организации или иное лицо, обладающее необходимыми полномочиями, к решению вопроса в пользу просителя и подразумевает действие. Просителем вправе выступать как представитель юридического лица, так и обычный гражданин для решения частных задач. А цели обращения юрлиц могут быть, например, такими:
- предоставление отсрочки по оплате долга;
- снижение стоимости аренды помещения;
- выделение средств на оплату проекта;
- содействие в разрешении сложной ситуации;
- продление срока при исполнении каких-либо юридических действий.
Для сведения: как учитывается и облагается налогами спонсорская помощь
Как составить письмо-просьбу
Если мы говорим о крупной компании, то там, скорее всего, существует локальный акт, устанавливающий требования к тому, как составить текст с просьбой. В остальных случаях стоит придерживаться общих правил делопроизводства, актуальных по отношению ко всем официальным документам. Для начала важно соблюсти структуру документа, состоящую из:
- шапки (кто к кому обращается, с обязательным указанием должности, названия организации и Ф.И.О. как адресата, так и просителя, контактный номер, если обращается физлицо);
- основной, просительной части (непосредственное описание ситуации, просьба о помощи в ее разрешении, приведение аргументов). Если вопрос, которого касается прошение, не слишком сложный, приступите сразу к сути. Если ситуация требует пояснений, начните со ссылок на законы и нормативные акты, судебную практику, приведите сначала весомые аргументы, в итоге изложите просьбу. Не забудьте начать с уважительного обращения по имени, отчеству (Уважаемый Иван Иванович!) или приветствия (Добрый день!);
- заключительной части (сюда входят приложения (если есть), должность и подпись с расшифровкой заявителя, дата составления. Юрлицо указывает Ф.И.О. исполнителя и его контактный номер).
Если ходатайство направляет юридическое лицо, используйте бланк компании с указанием данных о компании в полном объеме — название, ОГРН, ИНН, КПП, юр. адрес и другая важная для идентификации просителя информация. Между шапкой и обращением к адресату указывают название письма (письмо-прошение).
Этот вид писем не предполагает проставление печати на подписи заявителя, однако некоторые организации ее ставят, чтобы придать весомость документу.
Надо знать: требования к оформлению документации
Образцы шаблона писем-просьб с пояснениями
Предлагаем вашему вниманию актуальные варианты составления для использования в работе. Рассмотрим пример официального письма-просьбы.
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН/КПП 1234567890/121001001
ОГРН 2323454567001 ОКПО 90100101
адрес: 456789, пр. Замечательный, д. 1
Генеральному директору ООО «Звезда»
Иванову И.И.
456789, пр. Замечательный, д. 3
Генерального директора ООО «Ppt.ru»
Петрова П.П.
Письмо-прошение № 1 от 10.04.2023
Уважаемый Иван Иванович!
Между ООО «Ppt.ru» и ООО «Звезда» 10.03.2022заключен договор № 13 об аренде нежилого помещения, расположенного по адресу: Челябинская обл., Озерск, пр. Замечательный, д. 1, сроком на 1 год, предусматривающий пролонгацию. В указанном помещении размещается магазин непродовольственных товаров.
Ввиду сложной экономической ситуации, сложившейся из-за санкций, роста курса валют и снижения покупательской способности населения, компания несет убытки.
За время сотрудничества у нас сложились прекрасные деловые отношения, основанные на добросовестном исполнении обязательств и взаимовыгодном партнерстве. Учитывая изложенное, просим с пониманием отнестись к сложившейся ситуации, снизив арендную плату на 15%.
Выражаем надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество и нахождение обоюдно выгодного оптимального коммерческого решения.
Генеральный директор П.П. Петров
Исп. П.П. Пэпэтэшина
123-45-67
Это пример письма в другую коммерческую организацию, установленной формы нет, составлен свободно, структура, описанная выше, соблюдена.
Теперь посмотрим пример письма-просьбы в администрацию. Форма обращения такая же, но есть нюанс. Обращаясь к государственным чиновникам, должностным лицам, в бюджетные учреждения, используйте более официальную стилистику, нейтральное изложение фактов, принцип «аргумент-просьба», не забывайте придерживаться логики в изложении.
Главе государственной администрации
Г. Иваново
Ивановой Н.П.
от Пэпэтэшина П.П.,
Проживающего по адресу: Садоводство-1
Иваново г., участок 87
тел.: 123-45-67
Письмо-прошение
Уважаемая Наталья Петровна!
Я являюсь собственником дачного участка, расположенного по вышеуказанному адресу, с 2022 года. Обращаюсь к Вам для решения проблемы, связанной с ремонтом дачной дороги, расположенной вдоль всего садоводства. После зимы дорога в рытвинах и ямах, отсутствуют куски асфальта и пешеходная зона отсутствует, что влечет невозможность использования как личного транспорта, так и прохода пешком до автобусной остановки. Жизнь и здоровье садоводов, которые пользуются этой дорогой, подвергаются опасности. Учитывая изложенное, прошу рассмотреть мое прошение и решить вопрос с ремонтом дороги. Прошу дать письменный ответ на мое обращение в кратчайший срок.
Приложение: фото на 3 листах.
10.04.2023 П.П. Пэпэтэшина
Рассмотрев образец просьбы к главе, вы убедились, как полезно уметь писать ходатайства? Это еще не все, мы подготовили для вас еще несколько полезных примеров.
Не забывайте об оформлении: выровняйте текст, выбирайте 12-14 шрифт с интервалом 1-1,5. Выделяйте абзацы, одна мысль — один абзац. Обратите внимание, насколько читаем выбранный шрифт, чаще всего используется Times New Roman.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Яценко Виктория
Юрист по трудовому праву
Эксперт по трудовому праву и кадровым вопросам. 7 лет работала инспектором по труду. Более 16 лет посвятила государственной службе. С 2017 года автор статей на кадровые темы для профильных изданий и сайтов.
Все статьи автора
Содержание
- Как правильно составить обращение
- Примеры писем в разные инстанции
- Письмо поддержки
В ходе взаимодействия организации с подрядчиками, местными органами власти и бюджетными учреждениями. Причины этих взаимодействий различны. Они варьируются от официальных переговоров до просьб о подписке для решения вопросов.
Наиболее распространенными причинами таких взаимодействий являются
- Заказ образца продукции,
- Запросы о сотрудничестве для решения проблемы — Предложения о сотрудничестве,
- Предложения о сотрудничестве,
- запросы на информацию и т.д.
Как правильно составить обращение
Единой модели деловых писем на законодательном уровне не существует, так как организации имеют свои внутренние правила документооборота.
Юридические или хозяйствующие лица вправе ссылаться на требования ГОСТа при составлении деловых документов. Для хозяйствующих субъектов не является обязательным установление правил составления документов.
Если в организации есть утвержденный эталон, сотрудники пишут письма по единому стандарту.
При составлении письменного обращения необходимо придерживаться следующих правил
- Используйте фирменный бланк письма. Если нет пробелов, документ пишется на чистом листе А4.
- В верхней части обращения указывается информация об организации, составляющей его: название, адрес, НДС и контактные данные.
- Далее указывается адресат письма. Название учреждения, должность и имя получателя или отдела.
- Указывается дата письма и исходящий номер.
- Следует указать название письма: например, «обращение, просьба».
- Далее создайте текст письма.
При написании текста следуйте алгоритму.
- Запрос должен начинаться с обращения, например, ‘Уважаемый руководитель, уважаемый партнер’. Если вам известны имя и местонахождение получателя документа — контактные имя и фамилия.
- Текст начинается с описания просьбы. ‘потому что ваша компания обладает необходимыми навыками’, ‘учитывая ваше сотрудничество на протяжении многих лет’ и т.д. В письме следует подробно объяснить обстоятельства, при которых вы передали письмо. Советуем вам быть полезным.
- Затем вам необходимо изложить просьбу. Если существует много шагов, которые необходимо предпринять поставщику услуг, их следует пронумеровать и изложить в последовательности.
- Письмо должно заканчиваться словами «Со всем уважением (имя подписавшего)».
При необходимости приложите к письму любую документацию, необходимую контрагенту для ответа на ваш запрос.
Если у вашего органа есть утвержденный образец письма-заявки на подписку, следуйте утвержденному формату. Если нет, следуйте рекомендациям.
- Подгоните текст по ширине.
- Шрифт — 12-14.
- Расстояние от 1 до 1,5 строк.
- Соблюдайте абзацы.
- Не используйте одновременно много выделений, например, горизонтальное, подчеркивание, жирный текст. Если вы хотите привлечь внимание к какому-то фрагменту текста — используйте смысловое выделение или поместите идеи в отдельные абзацы.
Подготовленные документы подписывает руководитель или другой сотрудник. Рекомендуется сохранять контактное имя лица, подписывающего документ.
Примеры писем в разные инстанции
Ниже приведен пример того, как правильно составить запрос на выделение средств
Гбуу Дод Солидей ‘Аллюр’
Адрес: москва, 3-й рудничный проезд, 1 тел. 8-980-111-11-11
Комитет по дополнительному образованию
Адрес: Москва, 2- й рудничный проезд, 1
Уважаемый Петр Иванович!
В связи с длительной поддержкой и помощью нашему фонду со стороны Комитета просим Вас заработать деньги.
Заменены все окна во всех залах здания, за исключением комнаты №14. В этом зале установлены деревянные окна. Рамы находятся в критическом состоянии. Зимой в классах очень холодно, и дети мерзнут.
Пожалуйста, помогите заменить окна на современные пластиковые окна с двойным остеклением.
С уважением, директор ГБОУ ДОД ДЮСШ олимпийского резерва «Аллюр
Иванов / Иванов И. И.
Ниже приведен образец письма-обращения к директору Фонда.
В 2017 году я окончила НФИ КемГУ по специальности «Юриспруденция». Начала работать помощником арбитражного управляющего (банкротство).1 Через пять лет я перешла в руководство Бизнес-центра на должность начальника юридического отдела. Сопровождение бизнеса.
Письмо поддержки
Партнер» информирует «название проекта» о своем намерении оказать информационную поддержку проекту. Полное название организации. номер НДС :
Предоставляется план (описание плана, по которому подается заявка на грант)
В рамках поддержки российская некоммерческая организация «Пан — Российская общественная организация содействия развитию» готова опубликовать на своем сайте (https://reg-nko. ru/- охват 1 млн. человек).
Зарегистрирована как СМИ (№ ФС77-84174) и в социальных сетях (https: /vk. com/partnernko, https: /t. me/+ baxzaox0wla1mzji- 1, 500 организаций и 15, 000 членов сообщества сообщества и поле из 15, 000 общественных организаций сообщества) не менее трех публикаций о работе и ее ходе (см.
имена спонсоров), без пощады.
Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
— как инициативные.
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст.
7. Подпись.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…
В порядке исключения…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с принятием решения о…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
По взаимной договоренности между…
Согласно Вашей заявке…
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…
Ставим Вас в известность о том, что…
Организация извещает о…
Сообщаю Вам…
Довожу до Вашего сведения, что…
Докладываю о…
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию…
Обязать руководителя…
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…
Назначить расследование по факту…
Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес…
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Безопасность гарантируется…
Документация выслана в ваш адрес курьером…
Предпринимаются энергичные меры по…
Конфиденциальность информации обеспечена…
Содержание проекта оперативно корректируется…
Выявленные недостатки уже устраняются…
Выделены дополнительные средства на…
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…
В кратчайшие сроки организуется…
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный… наиболее важный…
наилучший эффект… наихудший результат…
оказать помощь… произвести проверку…
руководство считает возможным… организация не возражает…
срочно сообщите… немедленно устраните…
обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…
доложите предложения по… оптимальное решение…
вероятные сроки… подтвердите получение…
сообщите данные… направьте в мой адрес…
подготовьте к отправке… решите самостоятельно…
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
Следует использовать:
Вместо Пишите
В отношении, относительно… О…
Благодаря тому факту, что… Потому что…
Приобретать… Покупать…
Принять во внимание… Учесть…
При сем прилагается… Приложение…
Оказывать влияние… Влиять…
За исключением… Кроме…
В целях… Для…
В том случае, если… Если…
В настоящее время… Сейчас…
Перечисление… Платеж…
Наращивать темпы… Ускорять…
Прилагать усилия… Пытаться…
Элементы стиля
Личный стиль
Формальный стиль
Использование местоимений «я»,
«мы», «вы», «нам», «наш»
Мы предлагаем вам…
Отказ от местоимений, замена их
существительными «организация»,
«подразделение», «сотрудник» и т.п.
Предприятие предлагает клиентам…
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
в срок…
Констатация
Отчет необходимо подавать в срок…
Использование эмоционально
окрашенных выражений
Стремительный рост
Использование нейтральной лексики
Увеличение
Использование оценочных
выражений
Мы победили
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Выполняем, предлагаю
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Переработка, сейчас
Использование «книжных» оборотов
Утилизация, в настоящее время
Использование глагольных
сказуемых
Менеджер руководил
Замена глаголов абстрактными
конструкциями
Менеджер осуществлял руководство
Упоминание чувств
Я с огорчением узнал о…
Мы были рады услышать…
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что…
Мероприятие имеет своей целью…
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.
В процессе работы в офисе или на предприятии мы часто сталкиваемся с необходимостью обращаться к начальству с различными просьбами или вопросами. Корректность и уместность нашего обращения может существенно повлиять на результат и наше отношение с руководством.
В данной статье мы рассмотрим ряд полезных фраз, которые помогут вам эффективно обращаться к начальству, увеличивая шансы на положительный ответ и улучшая свою деловую репутацию.
Первое и самое важное правило — быть вежливым и уважительным в своем обращении. Независимо от того, какая просьба стоит перед вами, начните свой запрос с учтивого приветствия и обращения к начальству по имени и отчеству. Например: «Уважаемый Иван Иванович,» или «Дорогой Виктор Петрович,». Это поможет построить положительное восприятие со стороны начальства и создать хороший тон для дальнейшего общения.
Далее, вам следует четко и конкретно изложить свою просьбу или вопрос. Используйте ясные и понятные фразы, избегая лишних деталей и обозначений. Например, вы можете сказать: «Я хотел бы попросить вашего разрешения на использование дополнительного компьютерного оборудования для выполнения задачи, которая требует больших вычислительных мощностей.» или «У меня возник вопрос по поводу организации конференции, и я был бы благодарен, если бы вы могли уделить некоторое время для его обсуждения и разрешения.»
Также важно выразить свою благодарность заранее и показать, что вы цените время и усилия руководства. Например, вы можете сказать: «Я хочу поблагодарить вас заранее за ваше время и внимание к моей просьбе.» или «Я очень ценю ваше мнение и знания в данной области, поэтому обращаюсь к вам с этим вопросом.»
В заключение, не забудьте поблагодарить начальство за рассмотрение вашей просьбы и показать свою готовность сотрудничать. Например: «Я буду рад сотрудничать с вами на этом проекте и благодарю за ваше время и рассмотрение моей просьбы.» или «Надеюсь, наше сотрудничество будет успешным, и я готов сотрудничать со всеми необходимыми ресурсами.»
Полезные фразы для эффективного обращения
1. Выразите просьбу с ясностью и конкретикой
Пожалуйста, могли бы вы предоставить мне отчет до завтрашнего утра?
Было бы замечательно, если вы могли бы согласовать эту дополнительную неделю отпуска для меня.
2. Объясните, почему вам это важно
Мне необходим отчет, чтобы я мог своевременно предоставить информацию клиентам.
Дополнительная неделя отпуска поможет мне восстановиться и вернуться на работу с полной энергией.
3. Определите возможные выгоды для начальства
Если вы предоставите мне отчет, мы сможем закрыть сделку с нашим крупным клиентом.
Если мне предоставят дополнительную неделю отпуска, я смогу более эффективно работать и повысить свою производительность.
4. Предложите альтернативные решения или компромисс
Если времени не хватает на подготовку полного отчета, я могу предоставить вам промежуточные результаты.
Может быть, можно рассмотреть возможность сократить мой отпуск на несколько дней, чтобы с учетом текущих обстоятельств найти подходящий компромисс.
Вежливое обращение к начальству
Когда вам нужно обратиться к начальству, важно проявить уважение и вежливость. Ваше обращение должно быть ясным, конкретным и в то же время вежливым. В этом случае, у вас больше шансов получить положительный ответ на вашу просьбу.
Начало обращения
Для начала обращения вы можете использовать фразы типа «Уважаемый/Уважаемая» или «Дорогой/Дорогая». Важно упомянуть имя начальника или должность, чтобы показать, что вы обращаетесь именно к конкретному лицу. Например: «Уважаемый генеральный директор» или «Уважаемая г-жа Иванова».
Формулировка просьбы
Следующий шаг — формулировка самой просьбы. При этом важно быть конкретными и четкими. Используйте вежливые формулировки, такие как «Было бы возможно…» или «Я бы хотел/хотела просить…». Например: «Было бы возможно увеличить мой оклад?» или «Я бы хотела просить вас рассмотреть возможность отпуска в указанный период».
Также особое внимание следует уделить форматированию текста вашего обращения. Выделите ключевые моменты с помощью тега , используйте нумерованные или маркированные списки при необходимости:
- Укажите свои контактные данные: в конце обращения не забудьте указать свои контактные данные, чтобы начальство могло связаться с вами для дальнейшей информации или ответа на вашу просьбу.
- Выразите благодарность: выразите свою благодарность за уделенное время и внимание. Например, «Заранее благодарю вас за рассмотрение моей просьбы».
Важно помнить, что при обращении к начальству необходимо использовать формальный и вежливый тон. Используйте уровень вежливости, соответствующий вашему предприятию или организации. Убедитесь, что ваше обращение не содержит ошибок, так как это может негативно повлиять на восприятие вашего сообщения.
Использование конструктивной критики
Конструктивная критика — это способ выражения своего мнения о работе или решениях начальства таким образом, чтобы помочь улучшить процесс или достичь лучших результатов. Применение конструктивной критики может быть полезным и эффективным инструментом коммуникации в рабочей среде.
1. Будьте спокойны и объективны. Перед тем, как выразить свою критику, убедитесь, что вы спокойны и не эмоционально воспринимаете ситуацию. Будьте объективны в своих высказываниях и постарайтесь оценить ситуацию со всех сторон.
2. Формулируйте свои мысли четко и ясно. Важно сформулировать свою критику таким образом, чтобы она была понятна и не вызывала неприятных эмоций у вашего начальства. Используйте конкретные примеры или факты для поддержки своих аргументов.
3. Предлагайте альтернативные решения. Конструктивная критика должна быть сопровождена предложениями по улучшению ситуации или альтернативными решениями. Предоставьте свои идеи и предложения, чтобы показать свое участие в процессе и готовность помочь.
4. Будьте готовы выслушать и принять критику в свой адрес. Когда вы выражаете конструктивную критику, будьте готовы выслушать и принять критику в свой адрес. Будьте открытыми для обмена мнениями и конструктивной дискуссии.
5. Учитесь на своих ошибках и растите профессионально. Использование конструктивной критики поможет вам развиваться как профессионал. Осознавайте свои ошибки, учитесь на них и стремитесь стать лучше.
Предложение решений проблем
Анализ ситуации
Прежде чем предлагать решение проблемы, необходимо провести анализ ситуации. Определить причины возникновения проблемы, выявить основные факторы, которые ее поддерживают. Возможно, проблема связана с несоответствием сроков исполнения задач, нехваткой ресурсов или недостаточной компетентностью сотрудников. Важно четко определить все аспекты и составить полное представление о проблеме.
Поиск альтернативных решений
Когда проблема проанализирована и понятна, можно переходить к поиску альтернативных решений. Это подразумевает предложение нескольких вариантов, которые могут помочь решить проблему. Необходимо оценить каждое предложение с точки зрения эффективности, ресурсоемкости и последствий его внедрения. Важно быть гибким и готовым к рассмотрению нестандартных подходов в решении проблемы.
Реализация выбранного решения
После выбора наилучшего варианта решения проблемы, необходимо приступить к его реализации. Это включает в себя разработку плана действий, определение ролей и ответственности, а также выделение необходимых ресурсов. Важно обеспечить эффективное взаимодействие между отделами и сотрудниками, чтобы реализация решения была максимально эффективной.
Оценка результатов
После внедрения выбранного решения необходимо провести оценку его эффективности. Это позволит увидеть, насколько успешно была решена проблема и насколько достигнутые результаты соответствуют поставленным целям. Если необходимо, можно внести корректировки в решение, чтобы повысить его эффективность. Важно иметь открытую обратную связь с сотрудниками, чтобы собрать их мнения и предложения по улучшению решения.
Деловая просьба и объяснение ситуации
Уважаемый/ая [Имя начальника],
Сегодня я обращаюсь к вам с важной деловой просьбой, связанной с текущей ситуацией в нашем отделе. Я хотел/а бы обратить ваше внимание на проблему, которая влияет на эффективность нашей работы и потенциально может привести к негативным последствиям.
В ходе последнего проекта, нам столкнулись с отсутствием достаточного количества специализированного оборудования, необходимого для выполнения работы. Это привело к задержкам в выполнении задач и увеличению времени, затраченного на осуществление проекта. Кроме того, такая ситуация создает дополнительные неудобства для команды и может негативно сказываться на нашей репутации перед клиентами.
Я обратил/а внимание на то, что некоторые другие отделы уже имеют необходимое оборудование, которое можно было бы временно перераспределить нам для выполнения текущего проекта. Я уверен/а, что такое решение поможет нам справиться с текущей ситуацией и своевременно завершить работу. Кроме того, это позволит нам продемонстрировать нашу способность решать проблемы и достигать поставленных целей.
Я предлагаю устроить краткую встречу, чтобы обсудить эту ситуацию и возможные варианты решения. Вместе мы сможем найти наилучшее решение, которое будет соответствовать нашим потребностям и принести максимальную пользу компании.
Я бы хотел/а получить ваше согласие на проведение встречи в ближайшее время. Спасибо за внимание и понимание. Я уверен/а, что с вашей поддержкой мы сможем решить данную проблему и продолжить работу в полную силу.
Ожидаю вашего ответа и надеюсь на успешное разрешение данной ситуации.
С уважением,
Подчеркивание важности запроса
Когда вы обращаетесь к своему начальнику с просьбой или запросом, важно проявить уверенность и подчеркнуть важность того, что вы просите. Это поможет вашему начальнику понять, что ваше обращение требует пристального внимания и возможностей.
Подготовьте факты и аргументы. Прежде чем обратиться к начальнику, важно провести предварительное исследование и подготовиться. Соберите все необходимые факты, данные и аргументы, которые подчеркнут важность вашего запроса. Это поможет вам убедительно объяснить, почему ваше просьба важна для организации и почему она должна быть одобрена.
Сфокусируйтесь на результате. Подчеркните, какой положительный результат может быть достигнут, если ваш запрос будет удовлетворен. Объясните, как это может повлиять на эффективность работы, улучшение процессов или достижение целей. Например, вы можете сказать: «Если мы получим необходимое оборудование, мы сможем увеличить производительность на 20% и сэкономить дополнительные затраты на аренду внешнего оборудования.»
Приведите примеры. Приведите примеры из своего опыта или научных исследований, которые демонстрируют, как именно ваш просьба может принести пользу. Это поможет вашему начальнику лучше представить себе ситуацию и понять, как он может помочь вам. Например, вы можете сказать: «В прошлом году мы использовали подобное оборудование на протяжении шести месяцев и заметили значительное повышение эффективности.»
Быть уверенным и вежливым. Когда обращаетесь к начальнику, важно представлять свою идею или просьбу уверенно и вежливо. Покажите, что вы действительно верите в важность своего запроса, однако не забывайте проявлять уважение к начальству. Быть вежливым и профессиональным поможет создать положительное впечатление и увеличит вероятность того, что ваш запрос будет рассмотрен серьезно.