Загрузить PDF
Загрузить PDF
Предложение руководству будет полезным в том случае, если вы хотите озвучить процедурные усовершенствования, дополнительные возможности дохода или способы экономии. Также можно составить предложение, если вы заметили аспекты, которые, на ваш взгляд, следует изменить. Для подготовки предложения руководству компании важно собрать все необходимые сведения. Сообщите идею сотрудникам и узнайте их мнение. Текст предложения должен быть тактичным.
-
1
Сформулируйте идею или проблему. Если вы хотите оптимизировать производство или снизить расходы, то важно определить основную проблему. Часто идея будет казаться вам понятной, но если вы пытаетесь устранить проблему, то будьте наблюдательны.
-
2
Исследуйте вопрос. Прежде чем составлять предложение, проверьте все факты. Нужно поговорить с причастными людьми — сотрудниками, руководством или клиентами. Читайте о других компаниях и отличиях в работе.
- Например, если вы считаете, что руководству следует сменить поставщика продовольствия, то сначала поговорите с работниками кухни. Что они думают об этом? Они работали в других фирмах с другими поставщиками? Что думают ваши сотрудники? Возможно, ваше недовольство является не вопросом качества, а личных предпочтений.
-
3
Составьте описание проблемы. Прежде всего необходимо описать текущую ситуацию. Укажите все уместные детали (задействованные лица, даты, места). На данном этапе не высказывайте суждений, а просто объясните положение вещей.
- Например, напишите: «Последние семь лет компания X пользуется услугами поставщика Y. За это время количество основных блюд сократилось с пяти до двух. Количество вегетарианских блюд также сократилось, а в некоторые дни они вообще отсутствовали».
-
4
Объясните свое решение. Очертите проблему и ясно сформулируйте свое предложение. Сразу сообщите ключевую идею. Покажите, что вы опираетесь на исследования.
- Например, напишите: «Я рекомендую компании X сменить поставщика провизии. Доступно сразу несколько вариантов на выбор. Поставщик W и поставщик Z предлагают обширное меню с ценами, которые сопоставимы с расценками нынешнего поставщика. Более того, поставщик Z предлагает ежедневные основные блюда вегетарианской и веганской кухни, а также блюда без глютена, что позволит лучше удовлетворить потребности всех сотрудников. Поставщик W предлагает меньше веганских позиций в меню, но также является хорошим вариантом. По результатам исследования 2011 года 40 % наших сотрудников являются вегетарианцами, 10 % — веганы и 2 % отказались от глютена».
-
5
Составьте план. Опишите каждый шаг, включая время и стоимость реализации. Четко укажите известные факты и неизвестные аспекты. Используйте пронумерованный план. Сообщите больше подробностей. Не преувеличивайте ценность своего предложения, но опишите потенциальные результаты.
- Для смены поставщиков нам потребуется: 1. Дождаться завершения договора с поставщиком Y 2. Запросить у поставщиков W и Z пробные образцы 3. Выбрать одну фирму 4. Заключить договор с выбранной фирмой. Расходы будут сопоставимы с расценками нынешнего поставщика Y. По завершении срока действия договора с поставщиком Y штрафы не предусмотрены. Более того, если сотрудникам больше понравятся новые продукты, то удовлетворенность на рабочем месте возрастет.
-
6
Перечислите возможные возражения. Покажите, что вы осведомлены о возможных недостатках вашего плана. Возможно сопротивление среди сотрудников? Например, некоторым сотрудникам нравится нынешний поставщик. Вам придется убеждать вышестоящие инстанции в безопасности такой идеи? Расскажите, как вы собираетесь убедить других в успехе идеи.
-
7
Укажите необходимые материалы и сотрудников. Если для изменения требуется закупить новые материалы или нанять новых сотрудников, то сообщите об этом после плана. Также сообщите требуемое время (время тоже ресурс). Создайте контрольный список. Например, можно указать следующее:
- Требуется: подкомитет для оценки поставщиков (4 представителя разных отделов компании), 2 часа на пробы образцов, 3 часа на составление отчета.
-
8
Завершите предложение первоочередной выгодой. В конце документа повторите предложенное изменение. Переформулируйте три ключевых пункта и составьте итоговое предложение. Можно рассматривать это как пояснительную записку. Например:
- «Как сказано в предложении, за последние семь лет поставщик Y сократил количество главных блюд в меню. Поставщики W и Z предлагают больше разнообразия за сопоставимую стоимость. Я рекомендую провести пробу образцов товара новых поставщиков, чтобы сделать окончательный выбор. Такой шаг наверняка повысит степень удовлетворенности и лояльности сотрудников».
- Укажите конкретные финансовые или количественные преимущества. Например, инновации позволят сократить расходы? Сообщите об этом.
- Упомяните качественные преимущества. Иногда пользу для компании не получится показать в количественном выражении с помощью цифр и голых фактов. Сообщите, если изменения повысят уровень удовлетворенности сотрудников. Подобные улучшения также ценны.
Реклама
-
1
Покажите предложение сотруднику. Лучше всего показать предложение коллеге и попросить высказать мнение. Сотрудник может согласиться с вами. В случае несогласия уточните причины. Если замечания покажутся вам справедливыми, то пересмотрите свое предложение. Если же вы признаете уместность замечаний, но не согласны с точкой зрения коллеги, добавьте возражения в соответствующий раздел предложения.
-
2
Проверьте документ. Завершите текст предложения и покажите другу или коллеге, после чего убедитесь в отсутствии стилистических, грамматических и пунктуационных ошибок. Также следите за объемом. Не пишите слишком большое предложение, иначе руководители могут даже не читать документ! Одной-двух страниц вполне достаточно.
-
3
Подайте предложение руководству. Когда предложение будет готово, определите руководителя, которому следует подать документ. В некоторых организациях используется очевидная структура управления и принятия решений. В других компания с более горизонтальной структурой не всегда понятно, кто имеет реальные полномочия. Изучите этот вопрос и выявите подходящего человека. Подайте ему свой отчет.
- Попробуйте организовать личную встречу. Часто начальники лучше реагируют на предложения перемен при разговоре лицом к лицу. В противном случае отправьте предложение в обычном или электронном письме.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 18 809 раз.
Была ли эта статья полезной?
Download Article
Download Article
Writing to management is useful if you want to propose procedural improvements, additional income possibilities, or ways to be more economical. You also might write a proposal if you notice something that you feel must change. If you want to write a proposal to the management of your company, take the time to gather needed information. Run your ideas by your co-workers to see if they agree. Approach management tactfully.
Sample Proposals
-
1
Determine your idea or problem. Whether you want to write about streamlining operations or reducing costs, figure out what the key issue is. Often, the idea needs to be clear to you.[1]
If, however, you are trying to make a mark or troubleshoot, be observant.[2]
-
2
Do your research. Before writing a proposal, be sure to check all the facts. Talk to relevant people whether co-workers, managers, or customers. Read about similar companies and see what they do differently.
- For example, if you think the management should change its caterer, talk first to the kitchen staff. What do they think? Have they worked in other places with different caterers? What do your co-workers think? Maybe your disgruntlement is a matter of personal taste rather than quality.
Advertisement
-
3
Write a problem description. To start your proposal, describe what is happening at present. Include all relevant facts (who is involved, dates, locations). In this part, do not issue judgement; rather, just explain things as they are.[3]
- For example, you might write “Company X has been using Caterer Y for the past seven years. During this time, the number of available entrees has decreased from five to two. The amount of vegetarian-friendly items also has decreased with some days there being none.”
-
4
Explain your solution. After identifying the problem, write specifically what you propose to do. Lead with your key point. Show what your findings are based on your research.[4]
- For example, you might write, “I recommend that Company X switch to another caterer. Company X has several other caterer options. Caterer W and Caterer Z both offer larger menus and have comparable costs to our existing provider. Furthermore, because Caterer Z offers daily vegetarian, vegan, and gluten-free entrees, they could better meet the needs of our workforce. Caterer W offers fewer vegan-specific items but also could be a good choice. A survey completed in 2011 showed that 40% of our employees are vegetarian, 10% are vegan, and 2% are gluten-free.”
-
5
Outline a plan. Describe each step and its related implementation times or costs.[5]
Be clear with what you know and what remains to be seen. Consider writing numbered steps. Then offer more details. Do not overestimate the value of your change but do suggest what you think the results could be.[6]
- To switch caterers, we will need: 1. To end our contract with Caterer Y 2. Ask Caterers W and Z for trial tastings 3. Choose one of the firms 4. Sign a contract with the chosen firm. The costs should be comparable to our current costs with Caterer Y. As long as we finish our contract term with Caterer Y, there should be no financial penalties. Furthermore, if our employees like the new food more, their workplace satisfaction is likely to improve.
-
6
State possible objections. Show your awareness of any possible hitches to your plan. Will there be resistance among employees? For instance, some people might love your current caterer. Could you have to convince a government agency that your new product idea is safe? Talk about steps you would take to convince others of your project.
-
7
Mention needed materials and/or personnel. If your change requires the purchase of materials or the hiring of new employees, include this after the steps. Also, mention needed time, as that too is a resource. Create a checklist of sorts. For example you might write:[7]
- Needed: sub-committee for caterer evaluation (4 people from different parts of the company), 2 hours for tasting, 3 hours to write the report.
-
8
Conclude with the primary benefits. Whatever change you plan to implement, repeat it once at the end. Rehash your three main points and then offer a concluding sentence. Think of this as your executive summary. For example:[8]
- ”As this proposal demonstrates, Caterer Y has decreased its entree offerings over the past seven years. Caterers W and Z offer comparatively priced, more diverse options. I recommend that we do trial tastings with these caterers in order to choose a new food supplier for this office. This in turn likely will boost employee satisfaction and retention”
- Mention specific monetary or quantitative benefits. For example, will your innovation cut costs? Say so.[9]
- Outline qualitative benefits. Sometimes a company benefits in ways we cannot quantify with hard facts or numbers. If you will increase employee happiness, mention this. These improvements can be just as valuable as quantitative ones.
Advertisement
-
1
Have a co-worker read it. Preferably, ask a peer to read and give you feedback on your proposal. Perhaps they agree. If they do not, think about their objections. If you think they are valid and perhaps override your proposal, consider revision. Instead, if you see the validity of their points but disagree, add their sentiments to your objection section.
-
2
Revise. Once you have crafted your proposal, ask someone you trust to review it. Then, revise it based on the purpose of the proposal for flow, grammar, accuracy, and word count. You do not want too long of a proposal or your managers might not read it! Aim for one to two pages if possible.[10]
[11]
-
3
Submit it to management. After you feel your proposal is ready, determine to which person you should submit it. In some organizations, it is clear who is in charge and makes decisions. In other companies with more lateral structures, it can be trickier to know who the real decision-makers are. Do a bit of background research into your firm to determine the right person.[12]
- Remember to tailor your proposal according to your target audience. It’s really important to articulate your message in a clear and concise way that will truly resonate with the ones reading it.
- Once you know who that person is, see whether an in-person meeting is possible. Oftentimes, people respond to requests for change better when speaking face-to-face. Otherwise, send a paper copy or if not possible, an email.[13]
Advertisement
Video
Add New Question
-
Question
How do you write a job proposal for a management position?
Maureen Taylor is the CEO and Founder of SNP Communications, a leadership communications company based in the San Francisco Bay Area. She has been helping leaders, founders, and innovators in all sectors hone their messaging and delivery for almost 30 years, and has worked with leaders and teams at Google, Facebook, Airbnb, SAP, Salesforce, and Spotify.
Corporate Communications Advisor
Expert Answer
Be clear about what the candidate needs to be able to do, whether that’s coding, writing, editing, or something else. It’s also important to be clear about the culture of the company and the kind of person you want. That’s key, especially with the newer workforce—they want a place that fits their personality. The work you do might be similar to other places, but mentioning all that info about your company will be a magnet for the right type of people.
-
Question
How do I write a proposal to employer training that would benefit staff?
Don’t. Write one that benefits the employer so the employer actually agrees to it. They spend the money so the employees get X, BUT, employees getting X means the employer gets Y, so it’s good for them.
-
Question
How do I write a proposal to the director of a school to provide materials for sporting activities?
Look at the school’s budget to see if there are areas where you can suggest cutbacks. Look into different school fundraisers and get permission to hold them, along with a list of adult volunteers who would be willing to help. Explain how important these activities are to maintain the overall unity of students, and how that positive bonding carries over into schoolwork, show statistics to back it up. If that fails, petition the board.
See more answers
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Thanks for reading our article! If you’d like to learn more about technical writing, check out our in-depth interview with Maureen Taylor.
References
About This Article
Article SummaryX
To write a proposal to management, start by stating your idea or problem, such as asking management to change its caterer. Then, follow up with relevant facts to support your idea, like data on rising food costs or input from other employees. Next, explain your solution and outline a plan for implementing it, with details like how to end the contract with the current caterer so that there are no financial penalties. Finally, explain the benefits of making the change, such as lower food costs or greater employee satisfaction. For advice on how to bring your proposal to your boss, read on!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 705,269 times.
Reader Success Stories
-
Mathews Mashegoane
Oct 9, 2018
«I was looking for clues on how to start my proposal, and fortunately I found that and more in this article. This…» more
Did this article help you?
Как подготовить предложение руководству
1 методика:Составление своего предложения руководству
Причины подготовки предложения руководству разнообразны. Целью может стать оптимизация процессов, введение новых мер по обеспечению безопасности, увеличение прибыли или экономия материальных средств. Изложение предложения в письменной форме требуют определенной подготовки, то есть сбора информации, ее организации, консультаций с компетентными лицами. Ниже приведены советы по составлению предложения руководству.
Шаги
Составление своего предложения руководству
-
1
Оцените текущую ситуацию, проблемы, вопросы, требующие решения. Это могут быть не рациональные, завышенные расходы, длительный производственный процесс, кадровая текучка, недовольство клиентов. -
2
Объясните руководству суть вашего предложения. Это может быть, например, исключение нецелесообразных звеньев из производственного процесса, создание нового продукта или введение дополнительных мер по обеспечению безопасности.- Изложите пути выполнения предложенных вами преобразований. К примеру, для повышения уровня информационной безопасности в организации необходимо внедрение обязательной внутренней программы сертификации и проведение курса обучения персонала информационной безопасности.
- Определите конкретные шаги по воплощению вашего плана в жизнь. Перечислите шаги в порядке их очередности. Например, руководство должно понять суть нового процесса, закупить новое оборудование, нанять персонал, обладающий требуемой квалификацией.
- Приложите к предложению список необходимого оборудования, перечислите ресурсы и материалы, которые понадобятся для реализации вашего плана. Возможно, потребуется приобрести новое программное обеспечение, пересмотреть программу подготовки специалистов или модернизировать техническое оснащение.
-
3
Укажите конкретные преимущества от реализации вашего предложения. Вашей целью может стать повышение уровня эффективности, снижение производственных расходов, увеличение объема продаж или достижение удовлетворенности сотрудников.- Для начала продемонстрируйте руководству потенциальную выгоду. Основываясь на своих знаниях о мощности вашей организации и ее целей, подчеркните возможные выгоды от реализации вашего предложения и сыграйте на интересах руководства. Например, если результатом вашего нововведения станет увеличение прибыли компании или удовлетворение интересов сотрудников, ваша организация будет заинтересована в воплощении вашей идеи в кратчайшие сроки.
- Подайте информацию о выгодах в цифрах. Если вашей целью является экономия средств компании, то покажите сумму сохраненных денег за определенный отрезок времени. Если вы хотели бы ускорить производственный процесс, то посчитайте количество сэкономленного времени.
- Будьте реалистичны и прагматичны при описании потенциальных выгод. Анонсирование слишком амбициозных финансовых перспектив или обещание невероятной экономии средств лишит ваше предложение кредита доверия.
-
4
Подумайте, какие у руководства могут возникнуть возражения в связи с вашим предложением и подготовьтесь к аргументированному переубеждению. К примеру, если ваша компания уже имеет негативный опыт создания нового продукта, то вам предстоит объяснить руководству, почему ваша товарная идея будет иметь спрос.- Включите в свое предложение статистические данные и необходимую для подкрепления ваших аргументов, документацию. Проведите маркетинговые исследования, а также анализ практических примеров.
-
5
Попросите коллег, которым можно доверить просмотр вашего предложения. Подберите сотрудников из соответствующих отделов и экспертов, знакомых с тонкостями процесса или мер, которые вы хотите ввести и попросите их выразить свое мнение о вашем предложении. -
6
Отредактируйте свое предложение и включите в него только самое важное. Избегайте словоблудия и отступления от темы предложения, так как это лишь запутает читающего. -
7
Проверьте ваш документ. Предложение, написанное без ошибок, легче читается, и позволяет сфокусироваться на описанной в нем идее.
Предложение для руководителей бизнеса может быть написано по разным причинам, например, с предложением улучшения производственных процессов, новых мер безопасности, деловых предприятий для получения прибыли или идей по экономии средств. Изложение мнений в письменной форме требует анализа, организации, сбора информации и консультации экспертов. Вот шаги, необходимые для составления этого документа.
Шаги
Метод 1 из 1: Написание предложения руководству
Шаг 1. Определите текущую ситуацию, проблему или проблему, требующую анализа и внимания
Например, это могут быть чрезмерные затраты, длительные производственные процессы, чрезмерная текучесть кадров или неудовлетворенность клиентов.
Шаг 2. Подробно объясните начальству предложение, которое вы делаете
Например, вы хотите предложить исключить необходимый этап в процессе проекта, создать инновационный продукт или установить новые меры безопасности.
- Перечислите шаги, которые необходимо выполнить, чтобы внести это изменение. Например, для повышения безопасности информации, циркулирующей в компании, можно было бы предложить создать внутреннюю программу сертификации: она потребует от каждого отдельного сотрудника прохождения курса по защите данных с приложением экзамена.
- Укажите шаги, необходимые для внесения изменения. Перечислите их в правильном порядке. Например, возможно, руководству необходимо пройти курс обучения, чтобы узнать о новых процессах, им нужно купить новое оборудование или им нужно нанять сотрудников со специальными навыками.
- Включите список необходимого оборудования, ресурсов и материалов. Возможно, вам потребуется купить новое программное обеспечение, просмотреть материалы по обучению сотрудников или обновить технологические устройства.
Шаг 3. Укажите основные преимущества предложения
Ваша цель может заключаться в повышении эффективности, снижении затрат на проект, получении дохода или повышении удовлетворенности клиентов.
- Получите в первую очередь самое интересное. Основываясь на ваших знаниях о ценностях и целях организации, подчеркните преимущества предложения, которое будет отвечать основным потребностям и интересам руководства. Например, если ваша идея принесет больший доход и повысит удовлетворенность клиентов, компания может быть больше привлечена к первой части предложения, чем ко второй.
- Укажите преимущества в количественном выражении. Если цель состоит в том, чтобы сэкономить больше денег, объясните, как это будет достигнуто в заданные сроки. Если предложение ускорит процесс, пожалуйста, подробно укажите, сколько времени будет сэкономлено.
- Объясните преимущества реалистично и практично. Представление амбициозных целей по прибыли или нереалистичной экономии затрат приведет к потере доверия к предложению.
Шаг 4. Рассмотрите возможные возражения против предложения и постарайтесь понять, как их решать
Например, возможно, у компании в прошлом был неудачный опыт создания новых продуктов, и она хочет сделать ставку на проверенные. Объясните, почему ваша идея прибыльна.
Включите статистику и документы, подтверждающие вашу аргументацию. Проведите анализ рынка и приведите примеры из практики, чтобы подкрепить свое предложение
Шаг 5. Попросите доверенных коллег рассмотреть идею
Выберите людей, которые работают в отделах, связанных с предложением, и других экспертов, которые могут понять тонкости процесса, продуктов и мер, которые вы предлагаете. Спросите их мнение и предложения относительно деталей, необходимых для воплощения идеи в жизнь.
Шаг 6. Просмотрите предложение, чтобы убедиться, что оно включает существенные моменты
Избегайте многословия и ввода неважной информации, так как они только запутают читателя.
Шаг 7. Исправьте документ
Безошибочное предложение ограничит отвлекающие факторы для читателей и даст им возможность сосредоточиться на обоснованности ваших идей.
Рекомендуемые:
Как написать проектное предложение: 12 шагов
Умение написать хороший проект — ключевой навык во многих сферах, от школы до управления бизнесом и геологии. Цель состоит в том, чтобы получить необходимую поддержку, проинформировав нужных людей. На самом деле, если вы можете общаться ясно, кратко и увлекательно, предлагаемые идеи и предложения, скорее всего, встретят одобрение.
Как написать предложение: 10 шагов (с картинками)
Как и все, количество предложений, которые вы пишете день за днем, будь то по обязательствам или по другим причинам, не поддается подсчету. Может быть, вы не уверены, правы ли они. Тем не менее, все предложения, какими бы длинными и сложными они ни были, нуждаются только в двух вещах:
Как написать эффективный и важный профиль компании
Хорошо составленный профиль компании полезен по разным причинам как для ассоциаций, так и для компаний. Его можно использовать в качестве маркетингового инструмента или для поиска новых инвесторов или клиентов, которые могут быть заинтересованы в продуктах или услугах компании.
Как написать миссию компании: 12 шагов
Миссия компании (или просто «миссия») выражает сердце и душу компании в одном или двух интересных и острых абзацах. Ваша корпоративная миссия дает вам возможность предложить миру привлекательный образ вашей компании. Для начала дайте себе время подумать и найти вдохновение, а также выбрать, какое содержание дать заявлению.
Как написать профиль компании: 10 шагов
Профиль компании важен для предприятий любого типа и размера. Помимо предоставления информации клиентам, его можно использовать многими другими способами — например, его можно использовать для поиска инвесторов или потенциальных сотрудников и для предоставления общей информации средствам массовой информации.
Вопрос от пользователя:
Напиши как предложение руководителю организации о сотрудничестве в рамках поставки оргтехники, картриджей, компьютеров и комплектующих.
Ваш вопрос в очереди на обработку, пожалуйста подождите.
Подождите!
Не закрывайте страницу. Нейросеть пишет ответ. Он появится тут.
Этот ответ написан нейросетью.
Искуственный интеллект во многом преуспевает, но в некоторых областях может давать неточные ответы.
Если вам не понравился ответ, попробуйте задать его более развёрнуто и конкретно, используя точные параметры.
Ответ нейросети:
Уважаемый руководитель организации!
Я пишу Вам от имени нашей компании, которая занимается поставками оргтехники, картриджей, компьютеров и комплектующих. Я бы хотел предложить нашу компанию как надежного и ответственного поставщика для Вас.
Наша компания имеет многолетний опыт в поставках оргтехники, картриджей, компьютеров и комплектующих, а также имеет хорошую репутацию на рынке поставщиков. Мы работаем только с проверенными поставщиками и производителями, что гарантирует надежность и качество поставок.
Мы готовы предложить вам широкий ассортимент товаров, а также конкурентные цены на продукцию. Кроме того, мы готовы предоставить гибкие условия сотрудничества в зависимости от вашего объема заказов.
Мы также обеспечиваем своих клиентов сервисом и технической поддержкой в случае необходимости. Это значительно сокращает возможные риски для вашей организации в случае проблем с техникой.
Мы надеемся на то, что Вы оцените наше предложение и возможностей, которые мы можем Вам предложить. Если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы или желание обсудить детали сотрудничества, то мы будем рады предоставить вам необходимую информацию.
С наилучшими пожеланиями,
компания поставщик оргтехники, картриджей, компьютеров и комплектующих.
⚠️Зарепортить пост!