Друзья! В этой статье рассмотрим вопрос, как начать деловое письмо. Начало делового письма начинается с обращения к адресату. Оно должно быть составлено в вежливом, но нейтральном тоне.
Как начать деловое письмо. Начало делового письма.
Итак, чтобы начать деловое письмо нужно для начала обратиться к адресату письма. Деловое письмо всегда должно быть написано в нейтральном тоне. Ни в коем случае нельзя в начале писать «Добрый день», «Доброе утро», «Добрый вечер». Если вы пишите e-mail письмо, то грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте».
Однако правильнее будет обратиться к адресату по имени и отчеству, например «Уважаемый Сергей Викторович». Если вы не знаете имени адресата, то в таком случае лучше сразу начать с текста письма. Также нельзя обращаться к адресату «Уважаемый господин» и нельзя использовать сокращений «г-н»,» г-жа». Исключением является, когда вы обращаетесь к группе лиц, тогда уместно обратиться «Уважаемые господа».
Начало делового письма — ВСТУПЛЕНИЕ.
После обращения к адресату деловое письмо следует начать со вступления. Начало делового письма начинается со вступительной части.
В этой части письма обычно принято: 1) приветствие; 2) анонс о чем пойдет речь далее (без приветствия); 3) или представление себя (если адресат письма не знает вас).
Приведенные в статье варианты ВСТУПЛЕНИЯ стандартные и носят рекомендательный характер. Применять их или нет, автор делового письма должен решать самостоятельно.
1. Деловое письмо можно начать с приветствия, когда вы пишите уважаемому вами или знакомому вам адресату. Также приветствие принято писать в зависимости от цели и вида делового письма. К таким видам относятся письма приглашения, поздравления, соболезнования, подтверждения, предложения, письма просьбы и другие письма. В зависимости от вашего намерения и цели письма, вы вправе выбирать поприветствовать адресата или нет.
Начало делового письма с приветствием, пример,
______ПРИМЕР КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ _____
Уважаемый Петр Сергеевич,
Издательский Дом «БМ» выражает вам искреннее уважение и представляет Вашему вниманию уникальное предложение о размещении Вашей рекламы в нашем журнале.
Исходя из нашего телефонного разговора, мы узнали, что Ваше предприятие единственный производитель продукции Х с такими высокоэкономичными показателями. И в настоящий момент позиционирование Ваших конкурентных преимуществ на рынке материалов действительно важная для Вас задача.
По Вашей просьбе высылаю к этому письму необходимую информацию о размещении рекламы Вашей продукции Х в нашем журнале. В этом издании как раз поднимается тема: «Экономически эффективные устройства … обеспечение прочностных характеристик». Считаем, что реклама именно в этом издании журнала позволит Вам привлечь потенциальных клиентов и заинтересованных покупателей.
Предлагаем Вам встретиться для обсуждения деталей Вашего участия и других вариантов взаимовыгодного сотрудничества. Для нашей встречи Вы можете связаться с нами по телефону +7ХХХХХХХХХ в любое удобное для Вас время.
с уважением, ……
_______________________________________________________________
2. Вполне логично, что в письме требовании к должнику вам не захочется его поприветствовать и выразить ему симпатию. В таком случае, вы можете начать деловое письмо с анонса. А именно, во вступительной части письма вы можете вкратце описать суть дела или о чем пойдет речь далее.
Начало делового письма с анонсом, пример,
_____________ Пример письма требования_______________
Уважаемый Виктор Сергеевич,
АО «Х» согласно Договору поставки от 12 декабря 2018 года No31-1 доставила Вам партию офисной мебели по накладной No123-1 от 17 декабря 2018 года. Срок оплаты по Договору составляет десять дней со дня получения Вами товара.
В связи с задолженностью Вашей компании перед АО «Х», просим Вас погасить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге в срок до 20 декабря 2018 года.
В случае непогашения образовавшейся задолженности в выше указанный срок Вам в соответствии с п. 7.1 Договора будет начислена пеня в размере 0.02 % на сумму просроченного долга за каждый день просрочки.
с уважением,
Зайцева И.П.
_______________________________________________________
3. Также есть и другой сценарий начала делового письма — это когда ваш адресат не знаком с вами. В этом случае вы просто можете представиться ему и вкратце описать, кем вы являетесь и чем занимаетесь.
Начало делового письма с представлением себя, пример,
________Просьба о финансовой помощи__________________
Уважаемый Имя Отчество,
Благотворительный фонд «Подари жизнь» проводит сбор средств для помощи детям с сердечными заболеваниями.
Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь до 1 миллиона рублей. Так как этой суммы не достает для отправки на лечение в Германию 10 больных детей.
Сердечно благодарим Вас за внимание к нашей просьбе и неравнодушие к судьбам нуждающихся людей. Надеемся на Вашу помощь в лечении граждан нашей страны.
с уважением,
___________________________________________________________
Общие рекомендации, выводы
Таким образом, прежде чем начать писать деловое письмо, нужно определиться с его видом (требование, предложение, приглашение и прочие). И уже в зависимости от того, какое письмо писать, вы определитесь, как начать деловое письмо. То есть если вы пишите письмо поздравление, можете выразить адресату почтение. Если вы пишите письмо претензию, то начните с краткого описания сути вопроса. Если вы пишите письмо просьбу незнакомому адресату, то вкратце представьтесь ему и т.д. По этой теме также будет полезна статья https://delovoe-pismo.com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/
Всегда следите за тем, чтобы письмо было составлено грамотно, без орфографических, синтаксических и лексических ошибок. При наличии таких ошибок у адресата может сложиться неблагоприятное впечатление о вас или недоверие к вам. Из-за наличия явных ошибок адресат может подумать, что вы безграмотны или недальновидны. Соответственно вы не сможете достигнуть результата от вашего письма (заключить сделку, создать партнерские взаимоотношения и пр.).
Итак для того, чтобы ваши деловые письма производили благоприятное впечатление придерживайтесь следующих основных рекомендаций:
— в одном письме раскрывайте одну тематику (цель);
— соблюдайте нейтральный уважительный тон;
— старайтесь писать коротко и ясно, не более 1 страницы. Дополнительную информацию прикладывайте к письму в виде приложений;
— разбивайте текст на абзацы;
— текст письма должен быть без помарок, исправлений, зачеркиваний;
— не сокращайте слова;
— не используйте сленги и двусмысленные слова и фразы;
— придерживайтесь достоверности информации, апеллируйте только фактами.
Related posts:
Download Article
Download Article
By its nature, email is not as formal as letter-writing. However, you’ll still have times when you need to be more formal in your email writing. Think about who the recipient is, and then choose a greeting appropriate to the situation. Once you’ve figured that out, you can move on to formatting the greeting and writing the opening sentences.
-
1
Decide how formal you need to be. Even if you are writing a «formal» email, how formal that email is depends on the person who’s receiving it. For instance, you wouldn’t use the same level of formality when writing a professor that you would when applying for a job.
- When you’re first contacting someone, it’s better to be more formal than you need to be, just to be on the safe side.[1]
- Keep in mind that, although email is a casual form of communication, if you’re writing one in a business situation, it still should follow the format of a formal written letter.
- When you’re first contacting someone, it’s better to be more formal than you need to be, just to be on the safe side.[1]
-
2
Find the person’s name. Do some research to dig up the person’s name if you don’t already know it. Knowing the person’s name makes the greeting seem more personable, even while you are employing formal techniques for your email.[2]
Advertisement
-
3
Follow the person’s lead. If the person has emailed you already, it’s fine to copy their greeting style. For example, if they use «Hi» and your first name, it’s acceptable to reply in the same style, by using «Hi» and the person’s first name when you address the email.[3]
Advertisement
-
1
Fall back on «Dear.» «Dear» (followed by the person’s name) is an old standby for a reason. It’s formal without being stuffy, and because it’s used so often, it often becomes invisible in a greeting, which is a good thing. You don’t want your greeting to stick out because it’s inappropriate.[4]
-
2
Try «Greetings,» when you don’t know the person’s name. Greetings is a relatively formal greeting that you can use in business emails, particularly if you don’t know the person’s name. However, it’s always better to find out the person’s name if possible.[5]
- You can also use «To Whom It May Concern» if the email is especially formal and you don’t know the person’s name. However, this greeting can be off-putting to some people.
-
3
Consider «Hi» or «Hello» in slightly less formal emails. Emails tend to be less formal than letters in general, so you can get away with something like «Hi» in a somewhat formal email. For example, if you’re emailing your professor, particularly one you actually interact with, «Hi» or «Hello» should work just fine.[6]
-
4
Skip «Hey.» While «Hi» may be acceptable in a semi-formal email, «Hey» is probably not. It’s a very informal greeting, even in speech, so you should avoid it in any type of formal email. Even if you know your boss fairly well, for instance, it’s probably best to skip «Hey» when emailing them.[7]
-
5
Use a title in place of a name when necessary. Sometimes, when you’re writing to a person, you only know their title within the company or organization. In that case, you can just the person’s title in place of the person’s name, such as «Dear Hiring Manager,» «Dear Hiring Committee,» or «Dear Professor.»[8]
-
6
Add the person’s honorific to make it more formal. When possible, add «Mr.,» «Mrs.,» «Dr.,» or «Professor» before the person’s name to make it more formal. Also, use the person’s last name or full name to be more formal, rather than just the person’s first name.[9]
Advertisement
-
1
Place the greeting on the first line. The top line should be the greeting you’ve chosen, followed by the person’s name. Use a title for the person when possible, such as Mr., Mrs., or Dr., followed by their first and last name.[10]
-
2
Use a comma. Generally, you’ll use a comma after the greeting. In formal letters, you can use a colon, but that is usually too formal for an email, even a formal one. A comma will suffice in most instances, though you might use a colon if you are writing a cover letter in an email.
-
3
Move to the next line. The greeting goes on its own line at the top, so once you’ve written it, hit the return key to move to the next line. If you’re using line breaks instead of indentions to make paragraphs, you’ll need to leave a blank line between the greeting and the first paragraph.[11]
-
4
Introduce yourself in the opening sentence, if necessary. If you are writing someone for the first time, you should provide an introduction, even if you know the person in real life. Giving the person a clue to who you are encourages them to keep reading.
- For example, you could write, «My name is Jessica Hills, and I am the marketing director for XYZ Company.» You could also include how you know the person: «My name is Robert Smith, and I’m in your marketing class (Marketing 101 that meets Tuesdays and Thursdays at noon).»
- If you already know the person and have written them before, you can use the first sentence as a greeting. For instance, you could say, «Thank you for getting back to me so quickly,» or «I hope you are doing well.»
-
5
Get to the point. Most formal emails need to get to the point quickly. That means that your first or second sentence should introduce the reason why you’re writing to the recipient. Remember to be as concise as possible when describing your purpose.[12]
- For example, you could write, «I’m writing to ask for your assistance with a marketing problem,» or «I’m writing to you because I’m having trouble in class, and I was hoping you’d have suggestions for extra material I could read to help.»
Advertisement
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
Don’t forget to add a proper closing to your email. «Warm regards» and «Best regards» are good options.
-
Remember to make sure that your spelling and grammar are correct.
Advertisement
Video
References
About This Article
Article SummaryX
To start a formal email, write «Dear,» the recipient’s first name, and a comma on the first line. If you don’t know the name, use «Greetings» instead of «Dear.» Write «Mr.,» «Mrs.,» «Dr.,» or «Professor» and use the person’s last name instead of their first name to be extremely formal. Then, hit the return key to move to the next line and introduce yourself in the opening sentence. If you already know the person, you can open with a sentence like, «I hope you are doing well.» For tips on creating the rest of a formal email, read on!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 317,007 times.
Is this article up to date?
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Письмо с мощным вступлением имеет больше шансов оказать хорошее впечатление на его адресата. Готовитесь ли вы написать личное, деловое или сопроводительное письмо, порой бывает трудно представить себе, как правильно оформить шапку письма и что включить в первые несколько предложений. Если вы еще не знакомы с общепринятым форматом оформления писем или у вас возникли сложности с тем, как начать свое письмо, есть некоторые общепринятые правила и стратегии, с которыми вам будет полезно ознакомиться.
-
1
Укажите свой обратный адрес в верхнем правом углу письма. В личном письме укажите свой собственный адрес в верхнем правом углу листа.[1]
Так адресату будет легче ответить вам, ведь ему не придется для этого сохранять конверт от письма или искать ваш адрес где-то еще.- При указании адреса нет необходимости указывать свое имя. Просто укажите первой строкой название улицы, номер дома и квартиры, ниже укажите населенный пункт и район, к которому он относится, в третьей строке напишите название региона или области, а в последней – почтовый индекс.
-
2
Ниже адреса поставьте дату письма. Очень важно указать дату создания письма, чтобы получатель знал, когда оно было написано. Также дата будет полезна и в том случае, если адресат захочет сохранить переписку с вами и решит отсортировать письма по датам. Укажите дату на следующей строке прямо под адресом.[2]
- Сначала укажите число месяца, затем месяц и год. Например: “22 апреля 2016 года”.
-
3
Обратитесь к адресату. Дальше вам необходимо пропустить одну строку и перейти к левому краю страницы. В качестве обращения в личных письмах обычно используют слова “дорогой”(ая), которые пишут с заглавной буквы. После слов “дорогой” или “дорогая” укажите имя человека и поставьте восклицательный знак.[3]
- Подумайте о том, как вы обычно обращаетесь к адресату при личном общении с ним или с ней. Например, вы можете использовать такие виды обращений, как “дорогая Светлана”, “дорогая бабушка” или “дорогой господин Иванов” в зависимости от того, называете ли вы человека обычно по имени, фамилии или по его родственному статусу.
-
4
Осведомитесь о делах адресата. В личном письме другу или родственнику обычно принято открывать текст каким-нибудь вопросом. Используемый в самом начале письма вопрос может демонстрировать вашу заинтересованность узнать, чем в настоящее время занимается адресат или как у него идут дела.
- Например, можно открыть письмо вопросом “… как идут твои дела?”, “… как тебе нравится новая школа?” или “… как ты себя чувствуешь?”
-
5
Продемонстрируйте свой интерес к тому, что человек когда-то говорил или делал. Еще один неплохой способ начать личное письмо – выразить интерес к тому, что адресат включил в свое последнее письмо к вам, скажем, рассказал вам о каком-то достижении, интересных каникулах или о возникших перед ним препятствиях.
- Например, можно начать письмо фразой “… поздравляю тебя с получением награды!” или “… похоже, что у тебя были действительно веселые каникулы!”, либо “… мне жаль слышать, что у тебя не очень ладится со школой”.
Реклама
-
1
Укажите свой адрес. Ваш полный почтовый адрес нужно указать в верхней части письма. Нет необходимости включать в него свое имя, но сам адрес при желании также можно дополнить снизу адресом электронной почты и/или номером телефона.[4]
- В российском деловом документообороте свой адрес принято располагать в верхнем левом углу.[5]
.
- В российском деловом документообороте свой адрес принято располагать в верхнем левом углу.[5]
-
2
Поставьте дату. Указав адрес и любые другие дополнительные контактные данные, пропустите одну строку и поставьте дату письма. Дату напишите полностью, указав день, месяц и год.[6]
- Например: “22 апреля 2016”.
-
3
Укажите адрес получателя в верхнем правом углу. Согласно принятым нормам российского делового документооборота, имя получателя письма, а также его полный почтовый адрес должны указываться в правом верхнем углу листа. При необходимости также указывается должность человека и наименование организации, в которой он работает.[7]
- После оформления шапки письма с адресами и датой пропустите строку перед тем, как написать на следующей строке обращение с заглавной буквы («Уважаемый ___» или “Вниманию заинтересованных лиц”).
-
4
Решите, уместно ли вам будет использовать обращение “уважаемый”. Начало делового письма со слова “уважаемый” является стандартной практикой, но оно не всегда считается уместным. Например, обращение “уважаемый” может показаться слишком личным для письма-рекламации или излишним для служебной переписки.[8]
- Подумайте о том, кому вы пишете и уместно ли в вашем случае использовать обращение “уважаемый”. Если в дальнейшем вы надеетесь установить с адресатом тесную деловую связь, например, на совместное участие в проекте, вероятно, будет уместно обратиться к нему со слова “уважаемый”.[9]
- Если вам некомфортно начинать письмо с обращения “уважаемый”, всегда можно опустить его и оставить лишь слово “господин” и имя адресата. Например, можно начать письмо с обращения “Господин Петров В.И.”, после которого написать свое вводное предложение.
- Еще одной альтернативой обращения в деловом письме служит фраза “Вниманию заинтересованных лиц!”, она звучит еще более отстраненно и официально, чем отсутствие обращения “уважаемый”. Ее уместно использовать только в том случае, когда вы не знаете имя необходимого вам адресата.
- Подумайте о том, кому вы пишете и уместно ли в вашем случае использовать обращение “уважаемый”. Если в дальнейшем вы надеетесь установить с адресатом тесную деловую связь, например, на совместное участие в проекте, вероятно, будет уместно обратиться к нему со слова “уважаемый”.[9]
-
5
Подумайте о том, как будет лучше обращаться к адресату. Прежде чем написать обращение к адресату по имени, подумайте, как это будет лучше сделать. В большинстве случаев в деловой переписке используется более официальная форма обращения по имени и отчеству, либо обращение по фамилии с указанием звания. Также можно принять во внимание способ обращения этого человека к вам в своих письмах.
-
Учтите звание или должность человека, к которому обращаетесь. Если человек, которому вы пишете обладает определенным званием или находится на особой должности, то это можно включить в обращение. Например, если человек носит звание доктора наук, к нему можно обратиться фразой “Уважаемый доктор Сидоров! …”. Если же вы пишете военному человеку в звании генерала, письмо можно начать фразой “Уважаемый генерал Волков! …”. К человеку в особой должности можно обратиться, например, так: “Уважаемый господин президент! …”[10]
-
Обратитесь к письму, на которое отвечаете. Если вы подготавливаете ответ на другое письмо, полезно будет проверить, какая форма обращения была использована в нем, чтобы принять решение о способе обращения в ответном письме. Например, если к вам обращались фразой “Уважаемая госпожа Зайцева! …”, то вам также рекомендуется использовать обращение “Уважаемый/уважаемая господин/госпожа ____! …”.[11]
- Подумайте о том, насколько хорошо вы знаете получателя письма. При выборе формы обращения также не помешает принять во внимание, насколько хорошо вы знаете адресата. Обращаетесь ли вы друг к другу по имени? Или же вы используете имя и отчество для обращения к этому человеку? Помните, что даже если когда-то в прошлом вы обращались к человеку лишь по имени, это может оказаться слишком неформальной формой обращения для делового письма. В случае возникновения сомнений ради предосторожности лучше склониться в сторону более формального обращения с использованием слов “уважаемый”, “господин” или указанием звания или должности.
-
Учтите звание или должность человека, к которому обращаетесь. Если человек, которому вы пишете обладает определенным званием или находится на особой должности, то это можно включить в обращение. Например, если человек носит звание доктора наук, к нему можно обратиться фразой “Уважаемый доктор Сидоров! …”. Если же вы пишете военному человеку в звании генерала, письмо можно начать фразой “Уважаемый генерал Волков! …”. К человеку в особой должности можно обратиться, например, так: “Уважаемый господин президент! …”[10]
-
6
Задайте письму приятный тон. Вне зависимости от цели вашего письма будет полезно придать ему приятный тон, чтобы увеличить шансы на внимательное отношение к нему адресата. Даже если вы пишете ради того, чтобы выразить жалобу, или по иному неприятному поводу, никогда не стоит начинать письмо с грубостей и требований. Вместо этого постарайтесь выразить адресату добрые пожелания или поздравить его с каким-либо достижением.
- Например, если вы с самого начала хотите задать письму приятный тон, то его можно начать с фразы: “… надеюсь, это письмо найдет вас в полном здравии!” Или можно использовать такую фразу: “… поздравляю вас с повышением по службе!”
-
7
Объясните цель письма. Несмотря на то, что будет совсем неплохо открыть письмо в дружелюбном тоне, также очень важно сразу перейти к сути дела и указать цель своего письма. Объяснить адресату свою цель можно простой и прямой шаблонной фразой, которая начинается со слов: “Пишу вам касательно/с целью …”[12]
- Эта вводная фраза подходит к самым разнообразным случаям. Например, она может предстать в следующем виде: “Пишу вам касательно наших общих интересов”. А также в таком: “Пишу вам с целью подать жалобу”. Или в таком: “Пишу вам с целью предложить партнерство между нашими компаниями”.
Реклама
-
1
Используйте формат делового письма при оформлении шапки сопроводительного письма. Для указания адресов в сопроводительном письме можно использовать тот же формат, который используется для деловых писем.
- Напишите собственный адрес в верхнем левом углу своего письма. Не указывайте при этом своего имени, а только лишь адрес.
- На строке ниже дополните почтовый адрес адресом электронной почты, наименованием личного веб-сайта и/или номером телефона.
- Пропустите одну строку.
- Поставьте дату с указанием месяца прописью: «22 апреля 2016»
- Пропустите еще строку.
- Напишите приветствие. Это может быть фраза «Уважаемый ___» или «Вниманию заинтересованных лиц».
-
2
Сообщите в обобщенном виде о своих достижениях. Допустимо начать сопроводительное письмо такими простыми словами, как “… направляю вам резюме в целях предложить свою кандидатуру на должность X”. Однако, если вы хотите попробовать немного другой подход, можно начать письмо с обобщенного описания самых важных своих достижений. Краткая справка достижений может привлечь внимание работника отдела кадров и повысить ваши шансы быть приглашенным на собеседование.[13]
- Например, письмо можно начать так: “… за последние пять лет я удвоил продажи компании и расширил рынок продаж на три соседних региона”. Затем можно чуть подробнее рассказать о своем профессиональном опыте, образовании, дополнительных курсах и прочих важных профессиональных навыках.
-
3
Выразите свой энтузиазм. Когда вы пишете сопроводительное письмо, отражение на бумаге того волнения, которое вы испытываете в надежде получить работу, также может увеличить шансы того, что вас пригласят на собеседование. Работника отдела кадров может впечатлить ваше стремление приступить к работе.[14]
- Например, можно воспользоваться фразой такого рода: “Меня очень обрадовало появление вакансии именно в вашей компании, так как меня всегда привлекала идея работать у вас”. Затем можно объяснить, чем именно вас привлекает компания, по какой причине вы так стремитесь в ней работать и почему вы считаете, что подойдете на открытую вакансию.
-
4
Используйте в тексте важные ключевые слова. Ключевые слова могут оказаться очень полезными в том случае, когда вы будете конкурировать за вакансию со многими другими людьми. Использование ключевых слов в самом начале содержания письма может повысить ваши шансы быть замеченным, особенно если эти ключевые слова будут указывать на то, что вы, возможно, являетесь хорошей кандидатурой на соответствующую должность.[15]
- Неплохими ключевыми словами могут быть те же слова, что встречаются в описании вакансии, например, особые навыки или определенный опыт, которым вы обладаете. К примеру, можно начать сопроводительное письмо таким образом: “… за пять лет работы в должности менеджера продаж я разработал немало успешных стратегий реализации, регулярно устраивал рекламные презентации продукции, а также подготовил множество коммерческих заготовок для своих непосредственных подчиненных”.
- Также можно упомянуть имя того человека (или сразу нескольких), который порекомендовал вам данную вакансию. Это тоже может обратить на себя внимание работника отдела кадров и гарантировать вам приглашение на собеседование. Например, можно написать нечто следующее: “… я узнал о вакансии Х от начальника нашего управления, господина Васильева С. И.”
Реклама
Советы
- Личные письма могут быть настолько длинными, насколько вам нравится. Однако, если вы пишете сопроводительное письмо к резюме, чтобы устроиться на работу, или участвуете в деловой переписке, следите за тем, чтобы письма были максимально возможно краткими и по существу дела. В таких видах писем необходимо уметь выразить всю необходимую информацию на одной странице текста.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 41 768 раз.
Была ли эта статья полезной?
Как лучше всего начать письмо? При написании письма в профессиональных целях необходимо соответствующее приветствие. Ваше приветствие задает тон вашему письму или электронной почте и является показателем ваших письменных коммуникативных навыков.
Варианты начала письма
Решая, какое приветствие использовать, вы должны подумать, знаете ли вы этого человека и насколько хорошо. Ответ определит, с чего вы начнете свое письмо. Если вы плохо знаете получателя письма или электронного письма, важно использовать официальное и профессиональное приветствие.
Личное приветствие
Когда использовать имя человека: если вы пишете кому-то в профессиональном качестве, с которым знакомы лично в течение многих лет, целесообразно использовать только его имя.
Профессиональные приветствия
Когда использовать профессиональное приветствие: если вы плохо знаете человека, лучше всего использовать мистер, мисс или доктор в качестве подходящего приветствия в деловом письме. Если у вас есть какие-либо сомнения относительно того, какое приветствие вам следует использовать, проявите осторожность и используйте более формальный стиль обращения.
Используйте формальное приветствие
Сохраняйте формальность: постарайтесь избежать соблазна начать свое профессиональное письмо неформальными приветствиями, такими как «Привет», «Приветствую», «Привет!» Или «Доброе утро», если вы не знаете имя своего контактного лица.
Хотя эти неформальные приветствия подходят для обычных электронных писем друзьям или даже для более официальных электронных писем, которые вы можете отправлять группам людей, в профессиональном письме вам необходимо использовать личное приветствие с использованием имени и / или фамилии («Уважаемый Мистер Доу «) или название должности (» Уважаемый менеджер по найму «).
Обязательно дважды проверяйте написание имени получателя. В противном случае вы произведете плохое впечатление с самого начала вашего письма.
Пунктуация
Также не забудьте включить точку после «Mr.» и «Мисс» и после приветствия поставьте двоеточие (например, «Уважаемая мисс Доу:»).
Примеры профессионального письма-приветствия
Все эти приветствия подходят для профессионального общения.
Когда хорошо знаешь человека:
- Дорогая Синди
- Привет Питер
- Привет Боб
Когда вы знаете имя человека:
- Уважаемый господин / госпожа. Фамилия; например, «Уважаемый мистер Долан» или «Уважаемая мисс Батлер».
- Уважаемый господин / госпожа. Имя Фамилия; например, Уважаемый г-н Мартин Хейнс или Уважаемая г-жа Мелисса Тандор.
- Уважаемый Имя Фамилия; например, Дорогой Майкл Кэрнс
Когда вы не знаете пол человека:
если у вас есть имя, но вы не уверены в том, какой пол человека, которому вы пишете, допустимо опустить почетный знак и использовать только имя и фамилию. Например:
- Дорогой Робин Миллер
- Дорогой Джеймисон Кавано
Попробуйте найти контактное лицо
По возможности используйте контактное имя, когда пишете. Это делает ваше письмо более личным и создает непосредственные отношения с читателем. Если у вас нет контактного имени, проведите небольшое исследование, чтобы найти человека, которому можно адресовать свое письмо.
Чтобы попытаться найти имя, не требуется много лишнего времени, и чувство, которое оно передает, того стоит. Стоит попробовать, даже если у вас ничего не получилось.
Иногда имя будет на веб-сайте компании или вы сможете найти нужного человека в LinkedIn. Возможно, кто-то из ваших коллег или знакомых знает, кто может быть подходящим человеком. Вы также можете позвонить в офис неизвестного человека, которому вы пишете, и спросить у администратора, как его зовут, объяснив причину своего звонка.
Например: «Я подаю заявление о приеме на работу в вашей компании. Не могли бы вы назвать мне имя вашего менеджера по найму, чтобы я знал, кому адресовать мое сопроводительное письмо?»
Когда у вас нет контактного лица
Иногда, несмотря на все ваши усилия, вы просто не можете найти имя, которому адресовали бы письмо. В этом случае у вас есть множество вариантов, каждый из которых является профессиональным и уместным.
Чем больше у вас информации о том, куда вы отправляете письмо, тем лучше. (Например, отдел кадров компании или менеджер отдела, связанный с вашим запросом.) Таким образом, вы можете сделать более конкретный выбор при выборе приветствия.
Если у вас нет контактного лица, есть несколько вариантов на выбор:
- Уважаемый менеджер по найму
- Уважаемый менеджер по персоналу
- Уважаемая команда по подбору персонала
- Уважаемый [Название компании] Рекрутер! например, Уважаемый рекрутер компании ABC
- Уважаемый [Название отдела] Рекрутер! например, Уважаемый рекрутер службы поддержки ИТ
- Уважаемая команда [Название отдела]! например, Уважаемый специалист по подбору персонала
- Привет
- Уважаемый сэр или мадам (это устарело, по возможности избегайте)
- Кому это может быть интересно (используйте, если у вас нет других подходящих вариантов)
Привет, которого следует избегать
Следующие приветствия не подходят для официальных писем или сообщений электронной почты:
- Добрый день
- Доброе утро или день (вы не знаете, когда они получат письмо или сообщение электронной почты)
- Привет
- Всем привет
- Привет
- Привет
Советы по написанию и отправке письма
Приветствие
Начните свое письмо с соответствующего приветствия, как указано выше.
Первый параграф
После приветствия начните свой первый абзац, который обычно представляет собой введение, которое позволяет читателю узнать, кто вы и о чем пишете. Если у вас есть общий знакомый, который направил вас к читателю, вам следует упомянуть их сейчас.
Тело письма
Тело вашего письма обычно состоит из параграфа или двух текста. Здесь вы можете подробно остановиться на теме вашего письма и предоставить дополнительные сведения по теме.
Вы должны сделать его кратким и уместным для человека и темы.
Будьте внимательны, но не повторяйтесь и не говорите о неважных деталях.
Вывод
Далее вам нужно подвести итоги своего письма. Ваше резюме должно включать благодарность человеку за его или ее время и внимание. Если вы планируете связаться с ним позже, вы также можете предоставить подробную информацию о том, когда и как вы с ним или с ней свяжетесь.
Варианты закрытия
Завершите свое профессиональное письмо заключительным словом, например «С уважением» или «С уважением». Если вы планируете отправить письмо почтовой службой, после вашей подписи должно быть указано ваше имя.
Если вы отправляете электронное письмо, после вашего набранного имени должна быть указана ваша контактная информация, которую вы можете ввести вручную или сделать это автоматически. Вот как настроить автоматическую подпись электронной почты.
Ключевые выводы
ВЫБЕРИТЕ ОФИЦИАЛЬНОЕ ПРИВЕТСТВИЕ:
Если вы плохо знаете человека, которому пишете, не используйте случайные приветствия.
ПОПРОБУЙТЕ НАЙТИ КОНТАКТНОЕ ЛИЦО:
Если вы не можете найти контактное лицо, можно использовать обычное приветствие.
ПРОЧИТАЙТЕ ПИСЬМО ИЛИ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ:
Отправляя профессиональную корреспонденцию, важно тщательно вычитать документ перед его отправкой.
Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.
Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:
• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.
Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
• Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…
Стандартные выражения деловой переписки
Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…
При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…
Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.
Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:
• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным,
деятельность — успешной,
вклад — значительным,
позиции — конструктивными (прочными),
доводы — вескими,
необходимость — настоятельной,
спектр (услуг) — широким,
скидки — значительными / незначительными,
предложение — конструктивным,
разногласия — существенными / несущественными,
рентабельность — высокой / низкой,
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.