К какой группе документов относятся устав положение инструкция

Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.

Организационные
документы реализуют нормы административного
и гражданского права, являются правовой
основой деятельности учреждения и
строго обязательны для исполнения. Эти
документы проходят обязательно процедуру
утверждения непосредственно руководителем
с проставлением грифа утверждения или
распорядительным документом
(постановлением, решением, приказом или
распоряжением) или заседанием
коллегиального органа и действуют до
утверждения новых. В случае реорганизации
деятельности учреждения разрабатываются
новые организационные документы.

УСТАВ – правовой
акт, определяющий статус, порядок
образования, компетенцию организации,
ее функции, задачи, порядок работы.
Содержание устава в соответствии с
законодательством РФ должно включать:

• наименование
  учреждения, организации, предприятия,
  его вид;

• местонахождение
  (почтовый адрес);

• предмет
  и цель деятельности;

• порядок
  образования имущества (или уставного
  капитала, выпуска и распределения акций
  и т.д.);

• порядок
  распределения прибыли;

• порядок
  образования учреждения (организации,
  предприятия),

• порядок
  управления и прекращения деятельности;

• органы
  управления (внутренняя организационная
  структура).

В зависимости от
вида организации (учреждения) в устав
могут быть добавлены другие сведения:

• для
  банков – перечень проводимых банком
  операций и его функции;

• для
  акционерных обществ – сведения о
  категории выпускаемых акций, условия
  их приобретения, размеры долей каждого
  участника и др.

Текст устава может
содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный
капитал (уставной капитал).

3. Порядок
деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность,
распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение
деятельности.

УСТАВ оформляется
на общем бланке с указанием реквизитов:
наименование организации – автора
документа (с указанием министерства,
ведомства вышестоящей организации);
наименование вида документа – УСТАВ;
дата; регистрационный номер, место
издания (город); гриф утверждения (если
предприятие частное, указывают, кем
зарегистрировано); текст; отметка о
наличии приложения; оттиск печати
организации и регистрирующего органа;
подпись.

Положения
– правовые акты, определяющие порядок
образования, правовое положение, права,
обязанности, организацию работы
учреждения, структурного подразделения
(службы коллегиального органа).

Положения могут
быть типовыми и индивидуальными. Типовые
разрабатываются для однотипных
организаций и используются при разработке
индивидуальных. Различаются положения
об организациях, о структурных
подразделениях, положения о коллегиальных
и совещательных органах, положения о
временных органах (совещаниях, комиссиях,
советах).

Структура текста
положения и его формуляр унифицированы
в УСОРД. Положения оформляют на общем
бланке организации с указанием реквизитов:
наименование организации, структурного
подразделения, вид документа, а также
дата и гриф утверждения, регистрационный
номер, место издания, заголовок к тексту,
текст, подпись, гриф согласования или
визы согласования, оттиск печати в грифе
утверждения.

Текст положения
включает следующие разделы:

1. Общие положения

2. Цели и задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения
с другими подразделениями

7. Дополнения и
изменения.

Положения оформляется
на общем бланке подразделения, подписывают
должностные лица, являющиеся
непосредственными разработчиками
(например, начальник структурного
подразделения или заместитель
руководителя), визирует юридическая
служба (юрист), утверждает руководитель.
Положение вступает в си-лу с момента
утверждения. Пример оформления положения.

Инструкция
– правовой акт, содержащий правила,
регулирующий организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий
(их структурных подразделений, должностных
лиц).

Инструкции издаются
в целях разъяснения применения
законодательных актов, распорядительных
документов, по заполнению и ведению
документов (например, бухгалтерских,
отчетных и др.).

Инструкция
оформляется на общем бланке организации
и должна содержать реквизиты: наименование
организации; наименование вида документа;
дата; место издания; заголовок к тексту;
текст; подпись; гриф утверждения; гриф
согласования или виза согласования,
оттиск печати. Текст инструкции
разбивается на разделы, которые нумеруются
арабскими или римскими цифрами, а
количество разделов определяется
разработчиками. Подписывается инструкция
руководителем того подразделения,
которое ее разработало (если документ
оформлен на бланке структурного
подразделения) или заместителем
организации (в случае оформления
документа на общем бланке организации),
а утверждается руководителем организации
или специальным распорядительным
документом. Инструкции бывают, например,
должностные; по безопасности труда и
др. Должностные инструкции определяют
функции, права и обязанности сотрудников
организации и разрабатываются на все
должности, предусмотренные штатным
расписанием.

Текст должностной
инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные
обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения
по должности

7. Дополнения и
изменения.

Штатное расписание
– документ, закрепляющий должностной
и численный состав предприятия,
указывающий фонд заработной платы.

Форма
штатного расписания унифицирована
УСОРД и оформляется на общем бланке
организации с указанием реквизитов:
наименование организации; наименование
вида документа; дата; место издания;
гриф утверждения; текст; визы согласования;
подпись; оттиск печати; регистрационный
номер; заголовок к тексту. Текст
оформляется в виде таблицы, указывается
перечень должностей, сведения о количестве
штатных единиц, должностных окладов,
надбавок и месячном фонде заработной
платы. Штатное расписание визируют
главный бухгалтер, юрист, начальник
отдела кадров, подписывает заместитель
руководителя, утверждает руководитель
организации распорядительным документом,
печатью.

Структура и
штатная численность
– документ, который закрепляет
наименования всех структурных
подразделений, должностей и количество
штатных единиц каждой должности
организации (учреждения). Оформляется
на общем бланке предприятия с указанием
реквизитов: наименование организации,
наименование вида документа, дата, место
издания, заголовок к тексту, текст, гриф
утверждения, визы согласования, подпись,
печать. Текст оформляется в виде таблицы.
Документ визирует начальник отдела
кадров, подписывает заместитель
руководителя, утверждает руководитель
организации. Согласовывают его с главным
бухгалтером и юристом. Подпись руководителя
в грифе утверждения заверяется оттиском
печати.

Регламент
– документ, устанавливающий порядок
деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного
органа.

Регламент работы
коллегиального или совещательного
органа определяет: статус коллегиального
или совещательного органа; порядок
планирования работы; порядок подготовки
материалов для рассмотрения на заседании;
внесение материалов на рассмотрение;
порядок рассмотрения материалов и
принятия решений на заседании; ведение
протокола заседания; оформление решений
коллегиального или совещательного
органа; порядок доведения решений до
исполнителей; материально-техническое
обеспечение заседаний.

Регламент оформляется
на общем бланке учреждения. Обязательные
реквизиты: наименование учреждения
(организации), вид документа, заголовок
к тексту (наименование коллегиального
или совещательного органа), наименование
вид документа, дата, место составления,
регистрационный номер, виза согласования,
гриф утверждения, текст, подпись.
Регламенты обсуждаются в процессе
подготовки на заседаниях коллегиального
органа и согласовываются с юридической
службой, подписываются руководителем
организации или руководителем
коллегиального органа, утверждаются
коллегиально.

Распорядительные
документы – постановления, решения,

приказы,
распоряжения и др.

Все распорядительные
документы должны строго соответствовать
положениям действующего законодательства.

Первая стадия
разработки проекта распорядительного
документа – определение круга вопросов,
которые предстоит в нем отразить. Прежде
всего изучают законодательные акты и
правительственные постановления, ранее
издававшиеся по данному вопросу
распорядительные документы. Затем
приступают к составлению его проекта.
Далее документ согласовывается и
подписывается. Постановления и решения
еще проходят стадию обсуждения.

Текст распорядительного
документа чаще всего состоит из двух
взаимозависимых частей – констатирующей
и распорядительной.
Констатирующая часть является введением
в существо рассматриваемого вопроса.
Нередко в констатирующей части дается
пересказ акта вышестоящего органа, во
исполнение которого издается данный
распорядительный документ. В этом случае
указывается вид акта, его автор, дата и
номер, полное название (заголовок), т.е.
приводятся все поисковые данные.
Констатирующая часть может и отсутствовать,
если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная
часть излагается в повелительной форме.
В зависимости от документа она начинается
словами: «постановляет»
(«постановил»)
– в постановлении; «решает»
(решил»)
– в решении; «предлагаю»
— в распоряжении; «приказываю»
— в приказе. Эти слова печатаются
прописными буквами или в разбивку т.е.
они зрительно выделяются и таким образом
отделяют констатирующую часть документа
от распорядительной. Располагаются эти
слова на отдельной строке прямо от полей
с двоеточием.

С
новой строки абзаца печатается текст
постановляющей части.

Распорядительная
часть может делится на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами. В каждом
пункте указываются исполнитель
(организация, структурное подразделение,
конкретное должностное лицо, например,
в приказах), действие, которое поручается
выполнить, и срок исполнения. Исполнитель
указывается в дательном падеже. Можно
указывать и обобщенно, например: ректорам
вузов, директорам школ.
Предписываемое действие выражается
глаголом в неопределенной форме –
«подготовить»,
«зачислить», «организовать», «обеспечить»,
«возложить», «разработать»
и т.д.

В
конце текста распорядительного документа
помещается перечень документов,
утративших силу или подлежащих изменению
с изданием данного акта. Если
распорядительные документы имеют
приложения, указание на них дается в
соответствующих пунктах текста.

Текст распорядительного
документа должен иметь заголовок.

Подготовив текст
распорядительного документа, приступают
к его оформлению на бланке конкретного
вида документа. Подготовленные проекты
документов представляются на подпись.
Приказы и распоряжения подписываются
руководителем или его заместителем.
Постановления и решения имеют две
подписи – председателя и секретаря
(управляющего делами) коллегиального
органа. Подписывается первый экземпляр
документа, изготовленный на бланке.
Распорядительные документы вступают
в силу с момента их подписания или
доведения до сведения исполнителя.
(Приложения № 10, 11).

Решение
– это распорядительный документ,
являющийся правовым актом, принимаемый
коллегией министерства или ведомства,
научным советом, советом директоров и
т.д.

Распоряжение
– распорядительный документ, издаваемый
руководителем коллегиального органа
управления в пределах присвоенной
должностному лицу, государственному
органу компетенции. Распоряжения
являются делятся на 2 группы:
распоряжения общего, длительного
действия и распоряжения, касающиеся
конкретного вопроса. Распоряжения
издают министерства, ведомства,
администрации краев, областей, городов,
районов, администрации предприятий
(учреждений) в пределах прав, предоставленных
им законами Российской Федерации.
Подготовка и оформление распоряжения
аналогично остальным видам распорядительных
документов.

Указание
– распорядительный документ, издаваемый
министерствами, ведомствами, организациями
преимущественно по вопросам, связанным
с организацией исполнения приказов,
инструкций и др. актов. Указание должно
иметь конкретных исполнителей и по
оформлению не отличается от приказа,
его распорядительная часть начинается
словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

Приказ
– распорядительный документ, издаваемый
руководителем организации, предприятия,
учреждения, действующим на основе
принципа единоначалия. Приказ издается
для решения основных задач, стоящих
перед данной организацией. Оформляется
приказ на бланке, где указаны наименование
организации, наименование вида документа
– ПРИКАЗ, место издания, регистрационный
номер, дата, заголовок к тексту, текст,
визы согласования, отметка об исполнении
документа, отметка об ознакомлении,
подпись.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Общая
характеристика организационных документов. Основные виды
организационных документов.

Организационные документы
– это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи,
функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности специалистов
предприятия (например: устав, положение, инструкция, правила, регламент,
штатное расписание и др.).

Организационные документы
обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае
разрешения конфликтных ситуаций.

По своему содержанию
организационные документы являются сложными документами, они велики по объему.
Создаются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или
назначаемой) при участии юристов.

Организационные документы
имеют длительный срок действия, они перерабатываются только лишь в случае
реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия.

Устав  предприятия
– это свод правил, регулирующих деятельность организации, ее взаимоотношения с
другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной
или хозяйственной деятельности (например, Устав добровольного спортивного
общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав, устав организации и т.п.)
(см. приложение к уроку 1 – образец формуляра устава предприятия).

Общие уставы утверждаются
высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных
организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий,
учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами,
администрацией субъектов РФ), устав юридического лица утверждается его
учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в
установленном порядке. Уставы подлежат обязательной регистрации в финансовых
органах. После регистрации вновь созданная организация может начинать свою
деятельность.

Уставы могут быть типовыми
и индивидуальными. Типовые уставы разрабатываются для ряда однородных
предприятий, на их основе составляются индивидуальные уставы.

Общие требования к
порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в I
части Гражданского кодекса РФ.

Реквизиты формуляра
устава:

1. наименование
министерства или ведомства;

2. название организации;

3. название вида
документа;

4. дата, индекс;

5. место издания;

6. гриф утверждения;

7. текст;

8. подпись руководителя.

Основные разделы текста
устава:

1. общие положения;

2. основные функции предприятия;

3. права и обязанности;

4. руководство;

5. взаимоотношения и
связи;

6.
производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность;

7. имущества и средства;

8. контроль, проверка и
ревизия;

9. реорганизация или
ликвидация;

10. порядок образования
имущества;

11. порядок распределения
прибыли;

12. порядок образования
организации, порядок управления и прекращения деятельности;

13. органы управления.

Устав служит основой для
разработки положения.

Положение
– это организационно-правовой акт, определяющий порядок образования, задачи,
обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом
или его структурных подразделений (например, Общее положение о
министерствах, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение
комиссии) (см. приложение к уроку 2 – образец формуляра положения о службе
доставки и реализации товара).

Положения бывают общими,
типовыми и конкретными (индивидуальными).

Общие положения
разрабатываются для однородных организация.

Типовые положения
действуют обычно в пределах одной отрасли, одной системы и утверждаются
вышестоящими органами управления.

Индивидуальные положения
разрабатываются на основе типовых, в них отражается специфика данного органа
или должностного лица. Утверждаются руководителями организаций и предприятий.

Под положением может
пониматься также свод правил, регулирующих определенное направление
деятельности, например Положение по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в РФ, Типовое положение о ведении делопроизводства по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на
предприятиях, в учреждениях и др.

Наиболее часто
встречаемой разновидностью положения является Положение о структурном
подразделении. Оно должно быть разработано на каждое подразделение
организации.

Положения разрабатываются
по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных
подразделений.

Исполнитель составляет
проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения
(деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому
подчиняется данное подразделение и разработчик.

Проект согласовывается с
юридическим отделом.

Проект положения
представляется на утверждение руководителю предприятия. положение об
организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

Реквизиты формуляра
положения:

1. наименование
ведомства;

2. наименование организации;

3. наименование
структурного подразделения;

4. гриф утверждения;

5. наименование вида
документа;

6. дата, индекс;

7. место издания;

8. заголовок;

9. текст;

10. подписи;

11. виза;

12. печать.

Основные разделы текста
положения:

1. общие положения;

2. основные задачи;

3. структура;

4. функции;

5. права и обязанности;

6. ответственность;

7. руководство;

8. контроль, проверка и
ревизия деятельности;

9. реорганизация и
ликвидация.

Правила –
документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении
какой-либо деятельности, определяющий, как и в каждой последовательности должна
вестись работа на том или ином участке.

Правила подразделяются
на:

Общие,
имеющие значение для всех отраслей (например, Правила по технике безопасности).

Отраслевые,
относящиеся только к одной отрасли (например, Правила приема в высшие учебные
заведения).

 В каждой организации
существуют Правила внутреннего трудового распорядка (Положение о персонале),
ст. 189 Трудового кодекса РФ – это локальный нормативный акт организации,
регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права,
обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время
отдыха, меры поощрения и взыскания и другое (см. приложение к уроку 3 –
правила внутреннего трудового распорядка).

Реквизиты формуляра
правил внутреннего распорядка:

1. наименование
ведомства;

2. наименование
организации;

4. гриф утверждения;

5. наименование вида
документа;

6. дата, индекс;

7. место издания;

8. заголовок;

9. текст;

10. подписи;

11. виза;

12. печать.

Основные разделы текста
правил внутреннего распорядка:

1. общие положения;

2. порядок приема и
увольнения работников;

3. основные права и
обязанности работников;

4. основные права и
обязанности работодателя;

5. режим труда и отдыха;

6. поощрения за успехи в
труде;

7. ответственность за
нарушение трудовой дисциплины.

Инструкция –
правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил,
регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и
иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их
подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкция издается также
в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и
разъяснительных документов, например, приказов.

Инструкции могут быть индивидуальными
и типовыми.

При составлении
инструкции по делопроизводству в конкретных организациях используются Типовая
инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Отдельной разновидностью
инструкции является должностная инструкция.

Должностная инструкция
– организационный документ длительного или постоянного срока действия, в
котором определены научно-технические, финансовые деятельности должностных лиц (см.
приложение к уроку 4 – формуляр должностной инструкции товароведа).

На основании должностной
инструкции разрабатывается контракт с работником.

Должностная инструкция
разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с
юристом и утверждается руководителем предприятия.

При ее разработке
необходимо опираться на классификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих (берется соответствующая квалификационная
характеристика), Трудовой кодекс РФ, Положение организации и структурного
подразделения.

Условиями пересмотра
должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, вызвавшие
перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, внедрение
компьютерных технологий и другое. Но чаще указывают срок обязательного
пересмотра или переутверждения инструкции (через 3 года или 5 лет).

Реквизиты формуляра
должностной инструкции:

1. наименование
организации;

2. название вида
документа;

3. гриф утверждения;

4. заголовок к тексту;

5. дата;

6. индекс;

7. место издания;

8. текст;

9. подпись;

10. визы;

11. отметка об
ознакомлении работника с инструкцией.

Основные разделы текста
должностной инструкции:

1. общие положения;

2. должностные
обязанности;

3. функции;

4. права;

5. ответственность;

6. связи по должности;

7. оценка работы.

Штатное расписание
– правовой акт, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с
указанием фонда заработной платы (см. приложение к уроку 5 – образец
штатного расписания).

Штатное расписание
оформляется по унифицированной форме, в которой указывается перечень должностей
с указанием фонда заработной платы.

Подписывается штатное
расписание руководителем предприятия, согласовывается с главным бухгалтером,
утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения
указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной
платы.

Изменения в штатное
расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная
численность – организационный документа, в котором
указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии
должности и количество штатных единиц по каждой из должностей (см.
приложение к уроку 6 – образец структуры и штатной численности).

Данный документ
составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя
предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем
предприятия.

Изменения в этот документ
вносятся приказом руководителя предприятия.

Организационные документы включают уставы, положения и инструкции.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере их деятельности.

Уставы должны содержать определенные положения, без которых государственная регистрация организации не допускается.

Так, в уставе должны быть определены: наименование организации, ее местонахождение, предмет и цели деятельности, порядок образования имущества или формирования уставного капитала, органы управления и контроля, условия реорганизации и прекращения деятельности и др.

Положения — нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы структурного подразделения, комиссии, деятельность должностных лиц и т.п.

В отдельную группу можно выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Положения утверждаются в установленном порядке. И уставы, и положения являются сложными документами, их структура и содержание обычно определяются учреждениями-разработчиками .

Инструкции — правовые акты, которые издаются в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организаций, их подразделений и служб, должностных лиц, граждан, а также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов.

Инструкция оформляется на общем бланке, утверждается специальным распорядительным актом или непосредственной подписью руководителя.

При утверждении инструкции в распорядительном документе (например, приказе) устанавливается срок ее введения, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов и лиц, на которых распространяются ее требования, например «Инструкция о ведении делопроизводства …».

Текст инструкции состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Любая инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области применения, порядок пользования, другие сведения общего характера.

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). Текст инструкции носит указывающий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «рекомендуется» , «запрещается» и др.

Излагается текст от третьего лица («Руководители должны анализировать…») или в безличной форме («Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс…»).

Должностная инструкция имеет немаловажное значение в деятельности организации. Она должна разрабатываться руководителем структурного подразделения или ведущим специалистом, визироваться юристом, утверждаться руководителем учреждения/организации.

Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

В разделе «Общие положения» устанавливаются сфера деятельности конкретного работника (должности), порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, называются квалификационные требования, подчиненность работника и должностные лица, которыми он руководит, перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника в соответствии с его трудовым договором.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, возложенных на работника, и указывается форма его участия в процессе управления, например: руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует.

В разделе «Права» определяются права, предоставляемые работнику для выполнения возложенных на него функций и должностных обязанностей по согласованию, подписанию и утверждению документов, по отношению к вышестоящему руководству, по представительству в других организациях, по отношению к другим руководителям структурных подразделений, по отношению к подчиненным подразделениям и отдельным работникам.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за несвоевременное или некачественное выполнение специалистом своих должностных обязанностей, неиспользование предоставленных ему прав, несоблюдение конфиденциальности служебной информации.

Указывается также, в каких случаях работник несет материальную ответственность за причиненный ущерб, неправильную постановку учета и хранения материальных и денежных средств, документов.

В разделе «Взаимоотношения (связи) по должности» устанавливается круг функциональных служб и должностных лиц, с которыми данный конкретный работник вступает в официальные служебные взаимоотношения, обменивается информацией (могут быть указаны сроки получения и предоставления информации), определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

После ознакомления инструкцию подписывает специалист, на которого она составлена.

Новая страница 1

Система организационно-правовой документации

Понятие организации лежит в
основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является
первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно
организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и
контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции,
например создание организации, установление структуры и штатной численности,
распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности
подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и
др. Содержанием организационной функции определяется назначение
организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации
во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся:
устав организации (или
положение об организации), штатное расписание, положения о структурных
подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы,
правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления
деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и
наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения,
инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению
деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об
оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по
документационному обеспечению).

Система организационно-правовой
документации представлена большим количеством разновидностей документов,
например:

Вид документа	Разновидности документа
Инструкция	Инструкция по документационному обеспечению управления
Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.
Должностная инструкция	Должностная инструкция специалиста 2-й категории
Должностная инструкция кассира и др.
Положение	Положение об отделе
Положение о совете директоров и др.
Регламент	Регламент коллегии
Регламент работы руководства и др.

Система плановой документации

Общим назначением плановой
документации является установление целей и задач деятельности организации,
определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам.
Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может
деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и
подразделениям.

Плановые документы могут иметь
разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые
документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по
определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации
или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их
основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации
также представлена большим количеством разновидностей документов:

Вид документа	Разновидности документа
План	План мероприятий по выполнению постановления…
План социально-экономического развития коллектива организации
План работы совета директоров
Бизнес-план
План работы отдела
Индивидуальный план работы и др.

Система распорядительной документации

Система распорядительных
документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование
деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов).
Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех,
отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача
регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и
должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе
регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной
документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы,
распоряжения, указания.

Распорядительные документы
также представлены большим количеством разновидностей документов:

Вид документа	Разновидности документа
Приказ	Приказ о распределении обязанностей между руководством
Приказ о создании филиала (отделения, представительства)
Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)
Приказ о финансировании работ…
Приказ о приеме на работу
Приказ о командировании и др.

Система отчетной документации

Документы, входящие в систему
отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется
управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция
управления заключается в количественной и качественной оценке результатов
деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления
сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или
программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную
связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения,
использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как
отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на
такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является
весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных
класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы
ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом,
система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей
документов:

Вид документа	Разновидности документа
Отчет	Отчет о научно-исследовательской работе
Отчет о командировке
Отчет о работе структурного подразделения
Отчет о проведении рекламной кампании и др.

Система информационно-справочной документации

Управленческие функции
реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения.
Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы,
которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации
включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой
документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс
принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой
исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа:
информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора
информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и
собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о
необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган
в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы,
которые в практике управления принято называть справочными,
информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих
документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении
дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке
посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может
поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников,
подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными
целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих
документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма,
справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и
др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они
обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому
бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот
комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из
рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов
одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они
создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в
самостоятельную систему документации.

Каждый вид
информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей,
например:

Вид документа	Разновидности документа
Акт	Акт ревизии
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности
Акт приема-передачи дел
Акт экспертизы и др.
Письмо	Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договора
Письмо (претензия) о нарушении условий договора
Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара)
Письмо (приглашение) об участии в выставке и др.

Система договорной документации

В процессе осуществления своей
деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими
организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для
реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними
контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.
Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации.
Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже
руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного
типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или
иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или
сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет
два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере
трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые
договоры.                                                            

Вид документа	Разновидности документа
Договор	Договор купли-продажи
Договор поставки
Договор аренды (договор субаренды)
Договор подряда (договор субподряда)
Договор комиссии
Договор перевозки и др.

Системы документации обеспечивающего типа

Рассмотренные системы
документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие
функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых
отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая,
образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и
др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности
организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность
отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по
объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей
массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы
учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов
являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки,
экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем
документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов,
составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера,
то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих
документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал
(учета) и др.