Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего канцелярией, образец 2023 года. Должностная инструкция заведующего канцелярией должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.
В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:
Должностные обязанности заведующего канцелярией
1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.
Заведующий канцелярией должен знать
2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации заведующего канцелярией
3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1. Общие положения
1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.
4. Заведующий канцелярией должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- структуру предприятия, учреждения, организации;
- организацию делопроизводства;
- схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок сдачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:
- законодательством РФ,
- Уставом организации,
- приказами и распоряжениями директора организации,
- настоящей должностной инструкцией,
- Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность).
7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией:
1. Организует работу канцелярии.
2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
10. Руководит работниками канцелярии.
11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.
12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.
3. Права заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией имеет право:
1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:
- по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
- о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
- о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4.Ответственность заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция заведующего канцелярией — образец 2023 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.
Пока никто не оставил комментарий. Вы можете сделать это первым!
В канцелярии суда ведутся книги учета
поступающих в суд уголовных дел, дел об
административных правонарушениях,
заявлений по гражданским делам, иных
документов, подлежащих рассмотрению в
народном суде. По каждой категории
названных дел отдельно ведется общая
для суда (сквозная в течение года)
нумерация. Здесь же организуется
статистический учет рассмотренных дел,
по каждому из них заполняются
соответствующие карточки, другие
необходимые документы. В канцелярии
ведется делопроизводство по гражданским,
уголовным и иным делам, организуется
их хранение. Работники канцелярии
учитывают и хранят вещественные
доказательства, составляют описи
законченных дел и сдают их в архив.
Роль в правильном
осуществлении судом своих функций
принадлежит его канцелярии. Надлежаще
поставленное делопроизводство
обеспечивает своевременную подготовку
и рассмотрение дел, их учет и сохранность,
четкое и культурное обслуживание
граждан, а также представителей
организаций. По данным первичного учета
организуется работа по ведению
статистической отчетности. Данные
судебной статистики отражают различные
показатели судебной деятельности, что
позволяет определить эффективность
тех или иных мер борьбы с правонарушениями
в районе (городе).
Заведующий канцелярии организует работу
канцелярии, руководит работой секретарей,
делопроизводителя, архивариуса. На
заведующего канцелярии возлагают:
распределение работы между сотрудниками
канцелярии суда и контроль за выполнением
ими своих
обязанностей; распределение корреспонденции,
поступившей в суд; контроль за ведением
документов первичного учета, нарядов,
учета и регистрации обращений граждан
и юридических лиц; организацию учета и
хранения судебных дел, вещественных
доказательств; контроль за своевременным
отправлением дел с жалобами, представлениями,
протестами высшего звена суда; обеспечения
сохранности и правильного заполнения
трудовых книжек работников суда, личных
дел и карточек учета и т.п.
Раздел 6 секретарь судебного заседания
Основные обязанности
секретаря судебного заседания:
·
Оформление
гражданских, уголовных дел и дел об
административных правонарушениях с
момента поступления в суд и после
рассмотрения;
·
Подготовка
дел к судебному заседанию: выписка и
направление повесток, извещений,
запросов, писем, копий исковых заявления;
·
Вызов
участников процесса и свидетелей,
извещение участников процесса и других
лиц о времени и месте судебного
разбирательства;
·
Составление
и вывешивание списков дел, назначенных
к рассмотрению в судебном заседании;
·
Проверка
уведомлений об извещении участников
процесса;
·
Проверка
явки лиц, вызванных в судебное заседание
и оформление отметок в судебных повестках
о времени их нахождения в суде;
·
Ведение
протоколов судебных заседаний и
ознакомление с ними участников процесса
по их ходатайствам;
·
Изготовление
протокола судебного заседания;
·
Оформление
разрешений на свидание с осужденным;
·
Оформление
оконченных производством дел для
последующей их сдачи в канцелярию суда;
·
Ознакомление
осужденного с протоколом судебного
заседания;
·
Изготовление
копий судебных документов по рассмотренному
делу;
·
Оформление
исполнительных документов немедленного
исполнения;
·
Оформление
материалов в порядке выполнения
отдельного судебного поручения;
·
Оформление
материалов, связанных с исполнением
приговора;
·
Выполнение
других работ по поручению председателя
суда, заместителей председателя суда,
судей, начальников отделов.
На
основании данной статьи секретарь
судебного заседания:
1.
Знакомиться
с документами, определяющими
его должностные обязанности,
права и ответственность, критерии оценки
качества работы и условия
продвижения по службе.
2.Принимать
решения и участвовать в их подготовке
в соответствии с настоящим
должностным регламентом.
3.Получать
в установленном порядке
информацию и материалы,
необходимые
для исполнения должностных обязанностей.
4.Осуществлять
взаимодействие с
государственными служащими
Октябрьского
районного суда города Архангельска;
привлекать в случае необходимости
с разрешения руководства специалистов
к
решению возложенных на него задач.
5.Согласовывать
документы, давать заключения и
предложения
по решению вопросов, относящихся к его
компетенции.
6.Требовать
от председателя суда,
необходимых для
исполнения должностных
обязанностей;
оказания содействия в: исполнении
должностных обязанностей, возложенных
на него; реализации
прав, предусмотренных
настоящим должностным
регламентом.
7.Выносить
на рассмотрение председателя
суда предложения по
улучшению
деятельности суда, совершенствованию
его работы, а также
своей
деятельности; предлагать
варианты устранения
недостатков в
деятельности
суда.
Ответственность
секретаря судебного заседания.
Секретарь
судебного заседания несет установленную
законодательством., ответственность
за неисполнение или ненадлежащее
исполнение
возложенных на него должностных
обязанностей, за несоблюдение
ограничений и запретов, связанных с
гражданской службой, а также
за:
-действия
или бездействия, ведущие к нарушению
прав или законных интересов
граждан;
-разглашение
сведений, ставших известными ему в связи
с исполнением должностных обязанностей;
-несвоевременное
выполнение заданий, приказов, распоряжений
и указаний
вышестоящих в порядке подчиненности
руководителей, за исключением
незаконных;
представление
руководству недостаточной и необъективной
информации.
Осуществляет оформление удостоверительной
надписи для направления копий судебных
решений сторонам и другим лицам, которые
принимали участие в деле, но не
присутствовали в судебном заседании(ч.2
ст.222 ГПК Украины);
Готовит исполнительные листы по делам,по
которым предусмотрено немедленное
исполнение (алименты на сдержание
несовершеннолетнего ребенка, восстановление
на работе и взыскание заработной платы)
и дубликаты исполнительных листов по
всем категориям дел;
Оформляет материалы судебных дел
(уголовные, гражданские, административные
дела и материалы об административном
правонарушении) и осуществляет передачу
дел в канцелярию суда.
Исполняет обязанности курьера, а именно:
доставляет почтовую коореспонденцию
и исковые заявления, жалобы, административные
материалы, уголовные дела и т.д. из
соответствующих канцелярий к судье;
Выполняет другие поручения судьи,руководителя
аппарата суда, которые касаются
организации рассмотрения судебных дел.
Среди прав секретаря судебного заседания
указаны следующие:
Секретарь судебного заседания имеет
право:
1)Пользоваться
правами и свобоами, предусмотренными
Конституцией Украины, Законами Украины
«О государственной службе», «О
судоустройстве Украины» и другими
нормативно-правовыми актами;
2)На
социально-правовую защиту в соответствии
со своим статусом;
3)Уточнять
суть процессуального действия в целях
его правильного отображения в журнале
судебного заседания (протоколе судебного
заседания);
4)Вносить
предложения относительно совершенствования
работы по обеспечению деятельности
секретарей судебного заседания;
5)Получать
от работников аппарата суда необходимую
информацию для выполнения своих задач
и обязанностей;
6)Принимать
участие в совещаниях и собраниях
трудового коллектива суда.
Секретарь судебного заседания в
соответствии с Кодексом законов о труде
Украины, Законами Украины «О государственной
службе», «О борьбе с коррупцией» несет
ответственность за нарушение трудовой
дисциплины, некачественное или
несвоевременное выполнение должностных
задач и обязанностей, бездеятельность
или неипользование предоставленных
ему прав, нарушение норм этики поведения
государственного служащего и ограничений,
связанных с принятием на государственную
службу и ее прохождением.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #