2.1. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, предусмотренных в пунктах 1.5 и 1.6 настоящих Методических указаний.
2.2. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.
2.3. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение (приложение 1) <*> регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приложение 2).
———————————
<*> Формы, приведенные в приложениях 1 — 18, являются примерными.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).
В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
2.4. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
2.5. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации <*> не менее чем в двух экземплярах.
———————————
<*> В дальнейшем инвентаризационные описи, акты инвентаризации именуются описи.
Примерные формы описей и актов приведены в приложениях 6 — 18 к настоящим Методическим указаниям.
2.6. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
2.7. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
2.8. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
2.9. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
2.10. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.
2.11. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
2.12. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
2.13. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
2.14. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям 6 — 18 к настоящим Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами. В частности, при инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних насаждений, питомников применяются формы, утвержденные Министерством сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации для сельскохозяйственных организаций.
2.15. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (приложение 3) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение 4).
2.16. В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.
Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.
Имущество предприятия, в частности, объекты, участвующие в обороте, всегда должны находиться под строгим контролем: продукция, которая ожидает реализации, ресурсы и материалы, сырье для изготовления, расходники, которые необходимы для ведения хозяйственной деятельности. И время от времени их фактическое наличие нужно сверять с документарным. Но при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей в организации оформляются документы соответствующего образца, сам процесс имеет четкие требования, прописанные в законодательных нормах. А периодика определяется не только волей руководителя, но и некоторыми иными случаями и предписаниями. Попробуем разобраться в этой процедуре.
Что это такое
По сути, это проверка, учет объектов: существуют ли они, расположены ли на складах, прилавках, находятся в процессе транспортировки с одного склада на другой. А также учет, действительно ли списанная продукция была изъята из оборота и направлена на утилизацию.
Хотя, сама периодичность напрямую зависит от управленца или владельца предприятия, сроки и регламент, а также соответствующие решения по результатам выявляются посредством основных положений о бухгалтерском учете.
В принципе, процесс имеет две главные задачи. Первая заключается в фактической сверке. Вторая — носит производный характер. Если были выявлены какие-то расхождения, то необходимо определить количество излишков или недостатков по различным позициям.
Участие в оформлении инвентаризации товарно-материальных ценностей принимают несколько ответственных лиц. Старт происходит посредством решения руководителя, который издает соответствующий приказ. В нем отмечается сразу масса начальных данных. Является ли проверка плановой или внеплановой, касается ли оно конкретной локации, отдела, филиала, склада или в принципе будет браться в расчет все имущество предприятия. Выявляется форма проведения. А также состав комиссии, которая и будет выполнять эту деятельность. Причем она неоднородная, среди членов также выделяется свой руководитель, который будет ответственен за принятие решений, ведения отчетности по результатам. И он несет обязательства по корректному исполнению задачи всеми участниками комиссии. В фактической проверке запасов и остатков товаров также участвуют материально ответственные лица. В большинстве случаев, это кладовщик. Который будет заинтересован в том, чтобы учет происходил как можно более правильно. Иначе часто возмещать недостатки утерянной продукции придется лично ему.
Подведенные итоги обрабатываются, анализируются, и после этого выносится некоторый вердикт. Если итоги удовлетворительные, то деятельность продолжается в штатном режиме. Если существуют неучтенные потери, которые, однако, имеют вполне объяснимый характер, например, сгорели при пожаре, меняется экономический план на следующий период. Новый курс разрабатывается с учетом новых сведений. А если последующее документальное оформление инвентаризации ТМЦ выявило расхождения, но причина их не была установлена, зачастую инициируется специальное расследование внутри предприятия. Целью его, естественно, является установление источника расходов.
Особенности проверки
Такая процедура — это средство сохранения имущества организации, а также контроля существующего массива. Поэтому, помимо плановых действий, часто — это ответ на внешний фактор. Уволился кладовщик — нужно проверить, не часть ли это аферы по хищению средств. Произошла реорганизация, скорее всего, частично была сильно затронута продукция, ее могли перевезти, списать. Снова следует проверить, все ли на месте.
Ввиду различных целей и сопутствующих задач, выделяется локация изучения. В общем смысле, когда речь идет о ежегодных проверках, плановых, сверках перед сдачей финансовой отчетности — это общий охват. То есть, все ТМЦ будут строго учитываться. А если речь идет про увольнение конкретного ответственного лица, то зона охвата будет уже, только та, где этот человек принимал решения и вел деятельность. Обычно целевой склад или в крайнем случае — несколько. Примечательно то, что алгоритм проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей от задействованного объема не изменяется. А вот документация вполне может. Стоит понимать, что каждый объект нуждается в регистрации и собственной описи. Приказ и общая отчетность — это лишь верхушка айсберга. Во время процесса каждый объект получит свое документное оформление.
И все возможные варианты документации имеют строго закрепленный в правовых актах формат. Это точные бланки, где любое несоответствие поставит под сомнение в принципе корректность всей процедуры в целом. Хотя, это зачастую внутренние дела предприятия, но неправильный формат может сказаться весьма негативно. Например, такой документ не сможет стать доказательством в суде, если юридическое лицо хочет обвинить своего сотрудника в хищении.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Основания для проведения инвентаризации ТМЦ
Нужно понять, что руководство самостоятельно определяет регламент и периодику плановых проверок. В зависимости от того, насколько интенсивно идет товарооборот в компании, процессы могут быть чаще или реже. Только перед сдачей финансовой отчетности всегда стоит крупная сверка. Дальше же — на усмотрение директоров. Но при этом, обычно серьезные фирмы с крупным оборотом стремятся к показателям раз в три месяца. То есть, 4 раза в год.
Но это то, что касается плановых вариаций. А есть еще масса незапланированных. Они возникают по различным причинам. К наиболее частым основаниям следует отнести следующие варианты:
- Передача имущества. Это зачастую самые разные варианты, аренда части производственных или иных ценностей, продажа или покупка. Например, была закуплена партия нового оборудования. И их поместили в конкретное хранилище. Неплохо будет сверить после проверки, как наличие всей поставки, так и то, не пропали ли прошлые модели, которые нужно будет перевести в другой отдел.
- Появление нового ответственного лица. Еще до того, как новый сотрудник начнет свою деятельность, стоит точно сверить все ценное. Иначе непонятно, недостача была виной предыдущего работника или это уже ошибки нового.
- Смена руководителя. Принцип примерно тот же, только данный сотрудник мог производить незаконные манипуляции с имуществом в гораздо более крупном размере. Поэтому нужно понять, осталось ли после его ухода имущественная часть компании в неприкосновенности.
- Также инвентаризация товаро-материальных ценностей проводится, если произошла смена организационного устройства юридического лица. В том числе полная ликвидация действующего предприятия. Необходимо понимать, что особенно это важно, если подразумевается ликвидация при банкротстве. Наличие долгов предполагает формирование конкурсной массы, куда входит все материальные активы компании в полном объеме.
- Чрезвычайные ситуации, обстоятельства непреодолимой силы и схожее. Различные стихийные бедствия, пожары на складе, торговом зале. А также небольшие локальные проблемы. К примеру, затопления из-за проблем с сантехникой. Неясно, сколько объектов в результате могли испортиться и потерять свою потребительскую пригодность.
Документы для проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей
Принципиально важно понимать, что данный процесс функционирует посредством массы сопутствующих актов. И каждое действие комиссии, а также ответственных лиц должно фиксироваться. Итоги сверки имеют строгий характер. Если допускаются хоть какие-то ошибки, расхождения, противоречия во мнениях, сразу проводится дополнительная проверка. И вносятся соответствующие исправления.
Регламент строгий, используется необходимый бланк для каждого действия. Для сверки — свой, для списания — свой. Итак, рассмотрим, какие форматы нам понадобятся для этого:
- Опись ИНВ-3. Это основной документ, который руководитель передает сформированной комиссии. А точнее, конкретно лидеру группы. В нем отражаются остатки ТМЦ на текущий период. Именно их и предстоит сверять. Это, так сказать, база, на которую следует ориентироваться. В бланке есть графа о фактическом наличии. По сути, именно ее и нужно заполнить, пройдясь по всем позициям, указанным в бумаге. Очередность же остается на усмотрение проверяющих.
- ИНВ-19. Ее еще называют сличительной ведомостью. Это своего рода основной отчет, который формируется в виде результатов проделанной работы.
- ИНВ-6. К вопросу о том, как оформить и провести инвентаризацию ТМЦ, которые в этот момент находятся в транспорте. То есть, их перевозят, доставляют на склад или точку продаж, везут от поставщика. Именно данный акт и используется в таком случае.
- ИНВ-5. Этот акт составляется уже только по поводу некоторой категории товаров или иного имущества. То, что принимается на ответственное хранение. Объекты повышенной безопасности. И их проверяют особо тщательно, занося сведения в отдельную опись.
- ТОРГ-16. Этот акт уже относится к списанию товаров. В принципе, он оформляется в том случае, если выявилось, что продукт в наличии есть, но его эксплуатационные свойства исчерпали себя. Обычно это плановое списание. Было известно, что к этой дате срок годности уже выйдет. Либо, нарушены условия хранения. И тогда уже добавляется к ситуации и поиск виновного. Кроме того, есть некоторая категория товаров, срок годности которых не имеет четко выраженной даты. Так, при проведении инвентаризации ТМЦ оформляется данный акт и на продукты, которые непредвиденно вышли из срока эксплуатации.
Порядок и алгоритм проведения
Это действие проводится в четком соответствии с принятым регламентом. В первую очередь всегда выявляется причина, еще до этапа формирования соответствующего приказа. Второй пункт — это назначение членов комиссии, это уже происходит одновременно с публикацией приказа. Далее, проводится определение сроков, которые также заносятся в документ. Нарушать установленный временной диапазон недопустимо. Иначе будет инициирована повторная проверка.
Последний пункт — подведение итогов, формирование отчетности, направление ее в бухгалтерию для анализа. В дальнейшем, руководящий состав уже проводит совещание по итогам, предпринимает соответствующие шаги, если они, вообще, будут нужны.
Состав комиссии
Напомним, что инвентаризация материальных ценностей на предприятии — это сверка на местах хранения. Личная, которая проводится сотрудниками, не удаленная, не документарная, не электронная. А значит, придется сформировать список людей, которые этим и займутся.
Отдельно хотелось бы сказать, что всегда есть:
- Председатель. Лицо, ответственное за принятие ключевых решений, подведения итогов, передачу отчетов. При этом и все обязательства по качеству проведенных процедур кладутся на плечи именно этого человека.
- Участники администрации. И должность в этом случае уже не имеет принципиального значения. Это могут быть администраторы локального или общего уровня, приписанные к конкретному филиалу или из центрального аппарата.
- Представители бухгалтерии. Опять же, необязательно главный бухгалтер собственной персоной. Подойдет даже стажер, который пока еще не принят на работу по трудовому договору, а лишь проходит обучение.
Учитывая, как проводится инвентаризация ТМЦ, документы как раз обычно оформляются бухгалтерами. Они просто более компетентны в этом вопросе. Да и председатель зачастую назначается из этого отдела.
Приказ о проведении
Он имеет форму ИНВ-22. И важно понимать, что хотя инициатива может быть местная, без каких-то предписаний извне, все равно работать по собственному макету документа нельзя. В приказе четко обозначается причина, сроки, локация. То есть, проверка общего характера или отдельной зоны. А также указываются все назначенные члены комиссии, отдельно упоминается, кто берет на себя председательскую должность.
Инструкция проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей
Ни в коем случае нельзя издавать приказ, если последней приходной документации еще нет на руках. Ведь тогда руководствоваться проверяющим будет просто нечем. Передача бумаг происходит под подпись всех проверяющих. Равно, как и последующая отчетность.
Все данные должны быть отражены четко, в полном размере, без недопустимых сокращений. А также все действия выполняется под надзором лиц, которые несут личную ответственность за хранящуюся в зоне продукцию. Без их ведома или присутствия начинать сверку недопустимо.
Отдельно стоит сообщить, что любое исправление, даже самого мелкого характера вносится лишь при получении согласия каждого из членов комиссии. Деятельность является гласной, на местах проверок могут присутствовать работники этой зоны, цеха.
Поскольку при крупном объеме продукции процедура становится сложной и затянутой, логично воспользоваться специальным программным обеспечением. Оно поможет упростить проведение, заполнение отчетности, сверку, выявление результатов. Сложную работу с документами свести к минимуму.
Документное оформление результатов
Поскольку список документов достаточно обширный, не все кадры умеют с ними работать. Поэтому как раз в этом вопросе использование «умных» программ от «Клеверенс», которые помогут избежать ошибок, связанными с человеческим фактором, вполне обосновано.
Да и тем, кто уже отлично знаком с техникой заполнения бумаг, такая помощь точно не повредит. Еще ни одна деятельность не стала хуже от того, что ее упростили. При сохранении или даже повышении общего уровня продуктивности.
Инвентаризация материальных ценностей — это сложный процесс. Почему бы не сделать его проще?
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Сроки проведения
Этот аспект полностью зависит от руководителя. Только он определяет, в каких временных диапазонах будет происходить процедура.
Формы документов
Стоит заранее скачать необходимые бланки. Как уже было сказано, строгое соответствие образцам в этом случае обязательно.
- ИНВ-22. Сам приказ о начале процесса.
- ИНВ-3. Опись объекта.
- ИНВ-4. Продукция, которая прошла отгрузку.
- ИНВ-5. Уже принятые объекты.
- ИНВ-6. ТМЦ во время перевозки.
- ИНВ-26. Отчетность по результатам.
- ИНВ-19. Сличительная ведомость.
- ИНВ-24. Контрольная проверка корректности процедуры.
- ИНВ-25. Общий журнал с отметками о проведенных действиях и их соответствию регламенту.
Заключение
Итак, порядок инвентаризации товарно-материальных ценностей кажется не таким уж и сложным. Но главная проблематика лежит не в самой структуре, а в объеме. Если предстоит сверить тысячи позиций, то ошибку допустить легко. Поэтому специальные программы — это самые простой и логичный инструмент защиты от оплошностей. Например, мы в «Клеверенс» предлагаем программные продукты Учет имущества или «Инвентаризация ОС». С помощью этого софта можно оптимизировать и упростить процесс инвентаризации.
Количество показов: 22513
Добавить в «Нужное»
Инвентаризация товарно-материальных ценностей
В первую очередь, приведем наиболее часто встречающиеся случаи, когда инвентаризация ТМЦ является обязательной (ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц, отвечающих за товарно-материальные ценности;
- при выявлении фактов хищений, злоупотреблений, фальсификации в отношении ТМЦ;
- при реорганизации или ликвидации организации и т.д.
В зависимости от ситуации проводится инвентаризация всех ТМЦ (как, к примеру, при ежегодной инвентаризации перед составлением отчетности) или выборочная инвентаризация товарно-материальных ценностей (в частности, при смене материально ответственных лиц).
Отметим, что под ТМЦ, как правило, подразумеваются товары, материалы и готовая продукция.
Инвентаризация ТМЦ: порядок проведения и учет результатов
Для проведения инвентаризации издается приказ об инвентаризации товарно- материальных ценностей либо единый приказ об инвентаризации всего имущества и обязательств организации. О нем мы подробно рассказали в разделе «Формы».
Правила проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и оформления результатов инвентаризации ТМЦ установлены Методическими указаниями по инвентаризации (п. 3.15 – 3.26 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Так, инвентаризационная комиссия проверяет фактическое наличие ТМЦ и возможность их использования по назначению. Проверка проводится путем обязательного пересчета, перевешивания, перемеривания. Вносить в документы данные со слов материально ответственных лиц запрещено (п. 3.17 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей
Инвентаризация ТМЦ должна проводиться в порядке расположения ценностей в помещении. Если ТМЦ у одного материально ответственного лица хранятся в разных изолированных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки вход в помещение опломбировывается, и комиссия переходит для проверки в другое помещение (п. 3.16 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Если во время проведения инвентаризации поступают какие-то ценности, то материально ответственные лица должны принять их в присутствии членов комиссии и оприходовать уже по окончании инвентаризации по товарному отчету. Эти ценности заносятся в отдельную опись (п. 3.18 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Если же инвентаризация затянулась и требуется отпустить кому-то какие-то ценности, то такой отпуск производится материально ответственными лицами также в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ТМЦ тоже заносятся в отдельную опись (п. 3.19 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Об инвентаризации товаров читайте здесь. Кстати, при выявлении недостачи товаров можно составить акт недостачи товаров в произвольной форме. Об этом читайте здесь. Там же вы найдете образец акта.
О правилах инвентаризации готовой продукции читайте отдельно.
Документы по инвентаризации товарно-материальных ценностей
При проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей оформляется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (и при плановой, и при внеплановой инвентаризации). Удобно использовать для этих целей форму ИНВ-3. О ней мы подробно рассказали здесь.
ТМЦ заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (п. 3.15 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Описи подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица.
При выявлении расхождений между фактическими и учетными данными оформляется сличительная ведомость по форме ИНВ-19. О составлении сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ мы рассказали в отдельной консультации.
Отметим, что отдельный акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных оформляется на ТМЦ (п. 3.21 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):
- срок оплаты по которым не наступил;
- которые не оплачены покупателями в срок, установленный договором.
На такие ценности оформляются акты по форме ИНВ-4. Читайте об этом в отдельной консультации.
Пошаговая инструкция по инвентаризации разрабатывается каждым предприятием самостоятельно. При проведении ревизии необходимо опираться на нормы законодательства, методические рекомендации и указания. Объекты проверки и сроки проведения устанавливает руководитель компании. С 2025 г. Минфин России планирует ввести в действие новый ФСБУ.
Понятие инвентаризации
Заканчивается календарный год. Что делают организации по его итогам как экономические субъекты? Правильно: составляют годовой бухгалтерский отчет, перед которым необходимо провести инвентаризацию. Об этом сказано в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В статье 11 этого закона, которая так и называется — «Инвентаризация активов и обязательств», отсутствуют методические указания по инвентаризации и не указано никаких особенностей проведения проверки активов по итогам года. Просто сказано, что ревизия должна быть, и что она заключается в сверке учетных данных с данными фактическими. А за подробностями законодатель отсылает нас к «федеральным стандартам». В настоящее время в роли этих стандартов выступают ПБУ, ФСБУ и другие нормативные документы, принятые Минфином РФ. В мае 2022 года Минфин России разместил проект нового ФСБУ «Инвентаризация», который предполагает обязательный порядок применения с отчетности за 2025 год.
Правила проведения инвентаризации: периодичность
При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить ревизию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчета). Об этом идет речь:
- в пунктах 26 и 27 раздела II «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержден Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
- пункте 38 раздела VII ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»;
- пункте 1.5 раздела 1 «Методических указаний» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). Реже инвентаризируют только основные средства (один раз в три года) и библиотечные фонды (один раз в пять лет).
Организация самостоятельно определяет сроки проведения годовой инвентаризации в 2022 году и фиксирует их в приказе о проведении.
Кто обязан проводить инвентаризацию
Методичка предусматривает, что инвентаризацию должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:
- компании, которые являются субъектами малого предпринимательства;
- юрлиц, не подлежащих обязательному аудиту;
- фирмы, применяющие УСН или иные спецрежимы.
Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Малые предприятия обязаны подчиняться общим правилам.
Однако, если ООО «PPT.ru» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД, так как законодательно ответственность не установлена. Но штрафы все же возможны: если из-за отсутствия ревизии организация допустила грубые ошибки в бухгалтерской отчетности, то риск быть привлеченным к ответственности по ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП есть. В этих статьях речь идет о грубом нарушении правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения и бухгалтерского учета.
Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом, неужели руководству организации неинтересно знать, как обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризация хотя бы раз в год необходима всем организациям, в том числе и малым.
Виды инвентаризации в бухгалтерском учете
Если проводится инвентаризация в бюджетном учреждении в 2022 году с новыми стандартами или в коммерческой организации, она бывает: полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.
Признак |
Виды проверки |
---|---|
Объем проверки |
Полная Частичная |
Метод |
Натуральная Документальная |
Причина проведения |
Плановая Внеплановая |
Порядок проведения инвентаризации: поэтапно
Пройдем по всем этапам проведения ревизии ТМЦ вместе, разберем, как проводится инвентаризация (для чайников) на всех этапах, начиная от принятия решения о ее проведении, до подведения итогов.
Этап 1. Инвентаризационная комиссия
Согласно пункту 2.2 раздела 2 указаний, инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Перед началом проверки ее надо создать и утвердить приказом директора.
Чтобы понимать, кого в нее включают, посмотрим на пункт 2.3 указаний, в котором сказано, кто должен проводить инвентаризацию в организации, дословно:
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.
В переводе с канцелярского на русский это означает: «любые сотрудники организации». Существует некоторое исключение: материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Это связано с тем, что все виды инвентаризации предусматривают сверку фактических данных с учетными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо.
Возникает вопрос, можно ли проводить инвентаризацию без участия материально ответственного лица или его необходимо включить в состав комиссии? Напрямую в указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть чтобы они присутствовали при проведении проверки и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.
Этап 2. Определение сроков
После того как комиссию создали, определяемся со сроками проведения инвентаризации, то есть когда она начнется и по состоянию на какую дату закончится. Общий порядок закрепляют либо в учетной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.
Приказ выглядит так:
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно
Этап 3. Проверка остатков ТМЦ
Далее уже идет рутинный процесс. Вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь — сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть в наличии (то есть то, что комиссия видит своими глазами). Некоторые предметы легко сверяются с данными учета, поскольку если есть фактическое наличие имущества, то это не проблема. Как это делать, регламентирует порядок проведения и учет результатов инвентаризации ТМЦ в организации — отмечать в описи учетные остатки и фактическое наличие. При выявлении расхождений указывать количество и стоимость излишков или недостачи.
А как поступать с имуществом, которое в учете не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И все, из бухгалтерского учета объект исчезает. Что делать? Вести количественный учет такого имущества. В штуках. Поскольку раз имущество еще используется, значит, оно существует. Сформируйте отдельный регистр — хоть на базе бухгалтерской программы, хоть отдельно. Это делают далеко не все организации, но Минфин настоятельно рекомендует не пренебрегать этим (например, в части учета основных средств смотрите п. 5 ФСБУ 6/2020, в части учета запасов — п. 8 ФСБУ 5/2019).
Этап 4. Учет чужого имущества
Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на это право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он, с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор), так поступил. Что делаем? Есть варианты:
- оставить как есть. Если это его шкаф, куда хочет, туда и ставит. Пусть и стоит, пользу приносит. Ну и что, что он стоит на территории организации? Но этот вариант правильным не является;
- заключить договор хранения. И учитывать этот шкаф в забалансовом учете (на счете 002) в условной оценке. То есть в той, какую ему определили стороны договора.
Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут нет. Естественно, если мы говорим, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны, можете этого не делать. Как уже говорилось, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это делает собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не накажет же директор сам себя.
Этап 5. Излишки и недостачи
Последним этапом сверки остатков имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде чем его списать как некомпенсируемые расходы, проводят небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем как ответить на вопрос «Что делать?», отвечаем на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник ее возмещает в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ.
А если виновный не обнаружен или все сотрудники виноваты солидарно, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в налоговом учете просто так никто не даст.
Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Естественная убыль у помидоров или цемента предусмотрена, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. По таким итогам проверки в бухучете расходы будут, а в налоговом учете — нет.
Документальное оформление результатов
Для оформления результатов проверки активов и обязательств разработаны унифицированные описи и акты. Но строгих правил, как правильно оформить инвентаризацию документально, не предусмотрено. Если расхождений с бухучетом нет, все графы описей и актов заполняются автоматически. И подведение итогов упрощается. Если расхождения есть, требуется составлять сличительные ведомости.
По итогам годовой инвентаризации комиссия оформляет протокол. Если были выявлены излишки или недостачи, дополнительно заполните ведомость ИНВ-26. На основании этих документов издайте приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.
Правила проведения инвентаризации расчетов
Теперь поговорим о сверке расчетов. Это то, что обязательно нужно сделать во время годовой инвентаризации, — свериться со всеми контрагентами. Тут все просто: взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 000 рублей, просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали, значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины: кто из двух сторон прав и кто, кому и сколько должен.
Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это акт доброй воли организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.
Подведем итог. Сверка остатков и расчетов — нужная процедура, без которой увязать учет с фактом просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить ее «для галочки». Но в этом случае компания обманет только саму себя. Но налоговики не наказывают за отсутствие ежегодных проверок. И только аудиторы при обязательном аудите финансовой отчетности требуют ее проведения для обеспечения достоверности учетных данных. При отсутствии проведения ревизии нужно помнить и про искажение бухгалтерской отчетности и грубое нарушение правил учета. Здесь штрафы законодательно предусмотрены.
Может пригодиться:
- образец приказа о проведении инвентаризации;
- образец сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ.
Скачать
-
Образец приказа по инвентаризации товарно-материальных ценностей
47 Кб
-
Образец акта результатов инвентаризации отгруженных товарно-материальных ценностей
48 Кб
-
Образец сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ
49 Кб
Понятие инвентаризации
В идеале все материальные ценности и обязательства компании по факту должны соответствовать данным бухучета. Для того чтобы максимально приблизиться к идеалу, и существует такой метод учета, как инвентаризация. Она представляет собой периодическое сопоставление фактических и учетных данных по имуществу и обязательствам компании.
Кроме проверки наличия объектов и обеспечения достоверности учета, инвентаризация преследует следующие цели:
- Анализ состояния имущества с точки зрения его рыночной стоимости и необходимости переоценки или списания.
- Проверка соблюдения условий эксплуатации основных средств и хранения других видов ТМЦ.
- Выявление просроченной задолженности и анализ причин ее возникновения.
Инвентаризация проводится не только по собственному имуществу и обязательствам, но и по арендованным объектам, а также по ценностям, принятым для переработки.
Когда необходимо проводить инвентаризацию?
Условия, при которых инвентаризация должна быть проведена в обязательном порядке, перечислены в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н:
- перед составлением годовой отчетности (кроме тех объектов, по которым уже проводилась проверка после 1 октября текущего года);
- при любых видах отчуждения имущества, а также при его сдаче в аренду;
- при замене МОЛ;
- при выявлении фактов преступных посягательств на имущество;
- после любых форс-мажорных ситуаций, которые могли привести к порче материальных ценностей (например, пожара);
- при реорганизации или ликвидации компании.
Кроме установленных законом случаев, инвентаризация может проводиться и в других ситуациях, по решению руководства организации. Например, в рамках внутренней аудиторской проверки.
Регламент проведения инвентаризаций должен быть отражен в учетной политике.
Особенности проведения инвентаризации в отдельных случаях
В общем случае инвентаризация всех видов имущества и обязательств должна проводиться не реже одного раза в год. Однако из этого правила есть исключения, связанные с особенностями отдельных групп активов. Основные средства разрешается проверять один раз в три года, библиотечные фонды — один раз в пять лет.
В части основных средств (ОС) это можно объяснить тем, что по данной группе активов количество единиц и их «изменчивость», как правило, минимальны по сравнению с другими категориями имущества. Что же касается библиотек, то предусмотренное законом послабление, видимо, связано с большой трудоемкостью пересчета книжных фондов.
Кроме того, в районах Крайнего Севера товары и материалы можно проверять не при наступлении одного из событий, перечисленных выше, а в период их минимальных остатков. Это связано с особенностями поставки ТМЦ в труднодоступные северные районы, которая производится, главным образом в летний период (так называемый Северный завоз).
Приказ об инвентаризации материальных ценностей
Как и любая операция в бухучете, инвентаризация сопровождается составлением подтверждающих документов. В первую очередь, чтобы можно был начать процедуру, оформляется соответствующий приказ.
Данный документ можно составить по унифицированной форме ИНВ-22, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это постановление утверждает не только образец приказа на инвентаризацию ТМЦ, но и формы всех других необходимых документов, связанных с проведением инвентаризации, которые будут рассмотрены ниже (акты, описи и т. п.).
Хотя экономические субъекты имеют право самостоятельно разрабатывать первичные документы, на практике большинство бизнесменов при проведении инвентаризации пользуются формами, разработанными Госкомстатом. Поэтому далее в качестве примеров будем рассматривать именно их.
Образец приказа по инвентаризации материальных ценностей содержит всю информацию, необходимую для ее проведения:
- проверяемое имущество;
- местонахождения проверяемых объектов;
- основание для проведения;
- сведения о комиссии;
- период проведения и дату завершения инвентаризации.
Образец приказа по инвентаризации товарно-материальных ценностей можно скачать здесь.
Порядок проведения инвентаризации
Общий порядок проведения инвентаризации изложен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Первый этап проведения инвентаризации был описан в предыдущем разделе. Это принятие решения о проведении и издание соответствующего приказа, определяющего ее параметры (см. образец приказа о проведении инвентаризации имущества).
Затем нужно зафиксировать остатки имущества и обязательств по данным учета на момент начала проверки. Материально ответственные лица (МОЛ) должны дать расписку о том, что все поступившие и выбывшие ТМЦ на момент начала проверки оприходованы и списаны, а документы сданы в бухгалтерию.
Далее проводится собственно инвентаризация, то есть сравнение фактического наличия ценностей и обязательств с учетными данными. Проверка должна обязательно проходить в присутствии МОЛ.
Во время инвентаризации не должны производиться никакие операции с проверяемыми объектами.
Итоги инвентаризации оформляются документально, все выявленные отклонения отражаются в бухгалтерском учете. Подробно оформление и учет результатов инвентаризации рассмотрим в следующих разделах.
Акт, образец сличительной ведомости и другие итоговые документы при инвентаризации товарно-материальных ценностей
Формат оформления результатов инвентаризации зависит от категории актива. Это может быть акт инвентаризации или инвентаризационная опись. Опись составляется при инвентаризации объектов, наличие которых можно проверить физически, — основных средств и других ТМЦ. Если проверяемый объект не находится на территории предприятия или вообще не имеет физической формы и контролируется на основании документов, то составляется акт. Это относится, например, к расчетам с контрагентами, отгруженным товарам, расходам будущих периодов и т. п.
Независимо от вида объектов, итоговый документ будет содержать следующую информацию:
- Сведения об организации.
- Дата инвентаризации.
- Категория объектов.
- Место нахождения (для ОС и ТМЦ).
- Перечень объектов с указанием их характеристик, количества и стоимости (оценки).
- Сопоставление фактических и учетных данных по объектам.
Образец акта результатов инвентаризации отгруженных товарно-материальных ценностей можно скачать здесь.
С условиями обработки персональных данных согласен
Если по результатам инвентаризации ОС или ТМЦ обнаружены отклонения от данных учета, то заполняется дополнительный документ — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ИНВ-19) или ОС (ИНВ-18).
Эти формы содержат специальные графы, показывающие отклонения фактических показателей от учетных. Форма ИНВ-18, кроме того, включает информацию об отражении выявленных отклонений в учете.
Образец сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ можно скачать здесь.
Укрупненно все результаты инвентаризаций за год отражаются в форме ИНВ-26 «Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией». Эта форма содержит данные о выявленных отклонениях и их отражении в учете по группам активов.
Отражение в учете результатов инвентаризации ОС и других ТМЦ
Основная цель инвентаризации — обеспечение достоверности бухгалтерской отчетности. Поэтому при обнаружении отклонений их следует отразить в учете. Для ОС и других ТМЦ вариантов здесь может быть три — излишек, недостача или пересортица (ее можно считать комбинацией излишков и недостач).
Излишек относится на прочие доходы в корреспонденции с соответствующим счетом, в зависимости от вида актива. Оприходование излишков производят по рыночным ценам:
Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91.1.
Выявленная недостача сначала отражается по дебету сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее возможны несколько вариантов ее списания.
Если по данной категории ТМЦ установлены нормы естественной убыли, то в их пределах недостачу можно списать на затраты:
Дт 20, 23, 44 Кт 94.
Если размер нормы не установлены или недостача превышает их, то следует выявить виновное лицо. Если виновник — сотрудник компании, то сумма недостачи списывается за его счет:
Дт 73 Кт 94 — сумма недостачи отнесена на расчеты с виновным лицом;
Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из заработной платы;
Дт 50 Кт 73 — сумма недостачи добровольно внесена в кассу компании.
При взыскании с виновного лица следует учитывать положения ст. 241–243 ТК РФ. Если виновное лицо не является материально ответственным, в общем случае взыскать сумму недостачи можно только в пределах среднего месячного заработка. Взыскание полной суммы с виновника, не являющегося МОЛ, допускается только в особых случаях, например, если ущерб явился результатом противоправных действий или был причинен в состоянии опьянения.
Если выявленная недостача больше суммы, возможной для взыскания, оставшаяся сумма недостачи списывается на убытки. Аналогичная операция производится, если виновник не установлен:
Дт 91.2 Кт 94.
Особенности учета пересортицы
Иногда при проведении инвентаризации выявляется так называемая пересортица, т. е. ситуация, когда имеют место излишки по одним видам ТМЦ и недостача по другим.
По решению руководителя компании излишки могут быть зачтены как уменьшение недостачи, если они обнаружены у одного и того же МОЛ по одной товарной группе. В этом случае ответственное лицо должно дать подробные объяснения причин пересортицы.
Если после зачета пересортицы остались «незакрытые» недостачи или излишки, они учитываются на общих основаниях, как описано выше.
Отражение результатов инвентаризации расчетов
Отклонения могут быть выявлены не только по материальной части активов, но и по расчетам с контрагентами. В этом случае возможны два варианта: некорректное отражение суммы взаимной задолженности или пропуск срока списания просроченных долгов.
Некорректное отражение долга может возникнуть, например, из-за технических ошибок при занесении приходных документов в информационную базу. Выявляется оно, как правило, при сверке расчетов. В этом случае делается корректирующая проводка, аналогичная обычной операции оприходования ТМЦ. Например, если товар был ошибочно оприходован на меньшую сумму:
Дт 41 Кт 60 — на сумму выявленной разницы между данными учета и первичных документов.
Также в ходе инвентаризации расчетов может быть выявлена задолженность, подлежащая списанию вследствие истечения срока исковой давности.
Дебиторская задолженность может быть списана за счет резерва:
Дт 63 Кт 62 (60, 76…).
Если резерв не создавался или его суммы недостаточно, то остаток задолженности списывается на убытки:
Дт 91.2 Кт 62 (60, 76…).
Сумма задолженности должна в течение пяти лет после списания учитываться на забалансовом счете 007.
Просроченная кредиторская задолженность относится на прочие доходы организации:
Дт 60 (62, 76…) Кт 91.1.
Во всех случаях выявления просроченной задолженности нужно проанализировать причины ее появления и получить объяснения ответственных лиц.
Инвентаризация имущества и обязательств — один из методов бухучета, позволяющих обеспечить его достоверность. Она заключается в сравнении фактического наличия объектов учета с бухгалтерскими данными. Результаты инвентаризации оформляются документально. В случае обнаружения отклонений их суммы отражаются в учете.