Инструкция по заполнению сзв тд в 2022 году при увольнении

Разбираем с экспертом, как часто нужно подавать отчет и как правильно заполнить форму СЗВ-ТД.

Представлять СЗВ-ТД нужно только по сотрудникам, с которыми у работодателя заключен трудовой договор, в том числе по тем, кто работает по совместительству или дистанционно. По сотрудникам, которые работают по гражданско-правовым договорам, сдавать отчет не нужно.

Особенность отчета в том, что его не нужно подавать регулярно. СЗВ-ТД сдают, только если произошло какое-то кадровое событие:

Если кадровых изменений не было, значит, в ПФР сообщать не о чем и отчет сдавать не нужно.

Для разных кадровых событий сроки различаются, собрали их в таблице.

Сдать СЗВ-ТД нужно в электронном виде, если в компании более 10 сотрудников. Если сотрудников 10 и менее, можно сдать на бумаге.

Представлять форму СЗВ-ТД надо в пенсионный фонд по месту учета ИП, компании или обособленного подразделения.

Сведения о страхователе. Сюда вносят стандартную информацию о компании или ИП. Раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» нужно заполнять только работодателю-правопреемнику — если нужно изменить информацию, которую ранее предоставил реорганизованный работодатель.

Сведения о зарегистрированном лице. Нужно внести данные сотрудника, на которого подается форма.

Сведения о трудовой деятельности. В графе 3 нужно написать причину, по которой подается отчет. У каждой причины есть свое название, его пишут заглавными буквами.

Правила заполнения графы 3 таблицы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица»

Графу 4 заполняют в двух случаях:

В графу 5 вписывают название должности — с данными о квалификации и структурном подразделении, как они указаны в трудовом договоре.

Для СЗВ-ТД нужно выбирать код, который состоит из четырех цифр и контрольного числа.

Примеры кодов для некоторых должностей

Если у сотрудника несколько трудовых функций, выбирают код той, которую сотрудник выполняет больше. Например, бухгалтер выполняет обязанности кассира, но бухгалтерской работы у него больше. Значит, в СЗВ-ТД нужно указать код 2411.6.

Если работодатель подал СЗВ-ТД несвоевременно, предоставил неполную или недостоверную информацию, сдал отчет с ошибками, пенсионный фонд может выписать штраф — от 300 до 500 ₽.

Если принимаете, увольняете или переводите сотрудника на другую работу, то заполните сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. СЗВ-ТД нужно отправить в территориальный ПФР в определенные сроки, иначе страхователю грозит штраф.

Отмена формы СЗВ-ТД с 2023 года

С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединили в единый Соцфонд. Это повлекло изменения по отчетности. Сразу пять отчетных форм (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и 4-ФСС) заменили одним отчетом ЕФС-1.

По форме СЗВ-ТД последний раз отчитываемся за декабрь 2022 года в срок до 16.01.2023. После этого СЗВ-ТД сдавать не нужно. Данные подавайте в составе ЕФС-1.

В каких случаях заполняется СЗВ-ТД

Работодатели обязаны информировать Пенсионный фонд о кадровых мероприятиях:

• приеме на работу;
• увольнении;
• переводе;
• изменении должности;
• переходе сотрудника на электронные трудовые книжки.

Для уведомления ПФР о таких событиях страхователи подают особую форму СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (постановление Правления ПФ РФ № 730п от 25.12.2019).

Информацию формируют на каждого работника, с которым произошли кадровые изменения. На совместителей тоже подают такую отчетность. А если компанию переименовывают или ликвидируют, то сформируйте СЗВ-ТД на всех работников (п. 1.4, 2.8 Порядка заполнения формы из ПП № 730п). О работающих по договорам гражданско-правового характера отчитываться в ПФР не надо.

Если увольняете сотрудника, то обязательно подайте сведения о трудовой деятельности. Основания для увольнения значения не имеют. Укажите статью об увольнении по собственному желанию в СЗВ-ТД — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — или любую другую в разделе «Причины» и оперативно отправьте отчет в Пенсионный фонд.

Инструкция, как заполнить СЗВ-ТД по увольняемому работнику

Правила, как заполнять причину увольнения в СЗВ-ТД в 2022 году и другие графы отчета, приведены в Приложении 2 к постановлению № 730п. Когда сотрудник увольняется, в отчет включают сведения о кадровых мероприятиях, по которым отчетный период (месяц) не завершен или информация за предыдущий месяц не представлена (п. 1.8 Порядка).

Способ подачи зависит от штатной численности страхователя в прошлом месяце (п. 2.6 ст. 11 27-ФЗ от 01.04.1996). Если в компании работает 10 человек или меньше, то работодатель выбирает, как ему отчитываться — на бумаге или в электронном виде. Если же в компании больше 10 человек, то страхователь сможет отчитаться только электронно.

СЗВ о трудовой деятельности заполняйте корректно, без помарок и исправлений (п. 1.10 Порядка). Записывать сведения надо от руки, шариковой ручкой любого цвета, кроме зеленого или красного. А электронный документ заполняют в формате, который закреплен в Приложении 3 к постановлению № 730п.

Приведем пошаговую инструкцию по заполнению формы СЗВ при увольнении сотрудника.

Шаг 1. Заполняем вводную часть отчета. Указываем сведения о страхователе:

• регистрационный номер в ПФР;
• название работодателя — полное и краткое в скобках;
• ИНН и КПП.

Шаг 2. Отражаем сведения о застрахованном лице, по которому и подаем информацию в Пенсионный фонд. Пишем:

• ФИО;
• дату рождения;
• СНИЛС.

Шаг 3. Переходим к кадровому событию. Заполняем отчет по графам:

1. В графе № п/п указываем порядковый номер кадрового мероприятия в СЗВ-ТД.
2. В графе «Дата приема, перевода, увольнения» отражаем дату, когда уволили служащего. Формат заполнения ДД.ММ.ГГГГ.
3. В графе «Сведения» пишем «Увольнение».
4. В графе «Работа в районах Крайнего Севера» ставим код района Крайнего Севера, если увольняемый работал в РКС, или код приравненной местности, если трудился в МКС. Если служащий не работал в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, то строку не заполняем.
5. В графе «Причины» указываем норму Трудового кодекса. Пункт, часть статьи и статью ТК РФ пишем полностью — в точном соответствии с формулировками кодекса или других законов (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Вот образец основания увольнения в СЗВ-ТД по собственному желанию: трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
6. В графах «Наименование документа», «Дата» и «Номер документа» раздела «Основание» отражаем приказ или распоряжение руководителя, его дату в формате ДД.ММ.ГГГГ и номер, но без знака №.
7. Последнюю графу «Признак отмены» заполняем, если ошиблись в записях о кадровом мероприятии.

Особый порядок заполнения предусмотрен для граф «Трудовая функция» и «Код выполняемой функции». Если подаете сведения об увольняемом сотруднике в электронном виде, то не заполняйте их. Это подтверждают и проверочные таблицы на официальном сайте ПФР.

Если же сдаете бумажную СЗВ о трудовой деятельности, то заполните обе эти графы. Правила таковы:

1. Трудовая функция. Укажите наименование должности или работы, специальности, конкретный вид поручаемой работы по штатному расписанию. Если в трудовом договоре указывали отдельное структурное подразделение, то напишите его в отчете.
2. Код выполняемой функции. Это кодовое обозначение занятия, которое соответствует должности или профессии работника. Его указывают по ОКЗ — Общероссийскому классификатору занятий. Корректный формат — ХХХХ.Х: первые 4 знака — это цифровой код занятия, а последний знак обозначает контрольную цифру. При заполнении этой графы ориентируйтесь на фактическую работу, которую выполнял сотрудник, а не на должность (письмо ПФР № ЕК-08-19/20896 от 10.09.2021).

Заполненный отчет подпишите у руководителя или уполномоченного представителя. ИП подписывает форму личной подписью. Если используете в работе печать, то поставьте ее оттиск в бумажной отчетности.

Приведем пример, как выглядит СЗВ-ТД при увольнении сотрудника в 2022 году.

Когда сдавать СЗВ-ТД при увольнении

Отчетность о трудовой деятельности увольняемого подают в Пенсионный фонд по месту регистрации страхователя. Срок — не позднее рабочего дня после издания приказа или распоряжения (ч. 1, 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. 2 ст. 8, п. 1, 2.4, 2.5 ст. 11 27-ФЗ).

Отразите отпуск с последующим увольнением в отчете СЗВ-ТД, но с учетом некоторых особенностей. Если служащему предоставляют отпуск, после которого он уволится, то дата увольнения — последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Но Конституционный Суд РФ полагает, что последний день работы — это не день увольнения (последний отпускной день), а день, который предшествует первому дню отпуска (Определение КС РФ № 2656-О от 25.11.2020). Это решение приняли, чтобы работодатель успел выполнить все трудовые обязанности перед сотрудником. И Минтруд подтверждает вывод судебных органов (письмо № 14-2/ООГ-6377 от 06.07.2021).

То есть трудовые отношения прекращаются с первого дня отпуска, после которого сотрудник уволится (п. 1 Письма Роструда № 5277-6-1 от 24.12.2007). Последний день работы — день, который предшествует началу отпуска: этой датой издают приказ о предоставлении отпуска увольняемому. А СЗВ-ТД отправляют не позже следующего рабочего дня после издания распоряжения.

В самом отчете о трудовой деятельности указывают:

• фактическую дату, когда увольняется сотрудник;
• причину прекращения трудового договора;
• название и реквизиты документа-основания.

Приведем пример. Сотрудник ушел в отпуск с 20.08.2022, после которого он собирается уволиться. Дату, когда уволится служащий, определили последним днем отпуска — 30.08.2022. В графе «Дата» СЗВ-ТД тоже указывают 30.08.2022.

Предоставление отпуска не относят к кадровым мероприятиям и не включают в отчетные сведения о трудовой деятельности для ПФР. Но приказ об отпуске, после которого сотрудник прекратит работать в компании, является основанием для увольнения. И если его издали 15.08.2022, то СЗВ-ТД надо отправить до 16.08.2022.

Если не сдаете, несвоевременно сдаете или отправляете СЗВ-ТД с ошибками, то должностному лицу придется заплатить штраф — от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ). Для индивидуальных предпринимателей и организаций штрафы не предусмотрели. Но по нормам ч. 24 ст. 17 27-ФЗ и ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ для предпринимателей и компаний тоже есть риск привлечения к административной ответственности: штраф для ИП — от 1000 до 5000 рублей, для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.

Важно: в связи с объединением ПФР и ФСС в Социальный Фонд России отчёт СЗВ-ТД отменяется. Последний раз его сдают за декабрь 2022 года, крайний срок сдачи — 16.01.2023. После этого данные, которые отражали в СЗВ-ТД, будут указывать в новом отчёте ЕФС-1.

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника

Трудовые книжки перевели в электронный формат. Ведёт их Пенсионный фонд России на основе информации, поступающей от работодателей. Специально для этого разработана форма СЗВ-ТД — именно через неё компании и ИП и подают в ПФР нужные сведения. Рассмотрим эту форму, образец заполнения и правила подачи.

Кто и когда подаёт отчёт

Отчёт в ПФР должны подавать все компании и предприниматели, у которых есть наёмные работники. Основой для её заполнения служат документы кадрового учёта. В отчёт нужно включить всех, с кем заключён трудовой договор, в том числе удалённых работников и совместителей. На каждого сотрудника нужно сдавать отдельный отчёт.

Скачать новую форму отчёта СЗВ-ТД  (бланк)

Форма подаётся в ПФР за те месяцы, когда происходят кадровые перестановки, а именно:

• приём на работу;
• перевод на другую постоянную работу;
• увольнение;
• подача сотрудником заявления о форме трудовой книжки.

Что касается последнего события, суть его в следующем. Каждый работник должен был определиться, желает ли он продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде или нет. Если ТК в бумажном варианте нужна, надо было написать заявление об этом. Если выбран исключительно электронный вариант, подавалось заявление о представлении сведений о трудовой деятельности.

Соответственно, большинство работодателей уже закрыли вопрос выбора формы ведения ТК своих сотрудников. Тем не менее заявления о форме ведения трудовой могут быть поданы и сейчас. Например, если человек ранее выбрал ведение ТК в бумажном виде, а теперь хочет перейти на электронную версию. В таком случае он напишет заявление на выбор формы документа.

Сроки подачи

Теперь разберёмся, когда сдавать этот отчёт. Сроки установлены в пункте 1.8 Раздела I Порядка заполнения формы (Приложение 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).

В соответствии с этим документом отчёт нужно сдавать:

• при переводе на другую должность, подаче заявления на форму трудовой книжки — до 15 числа следующего месяца;
• если работник принят или уволен, то подать СЗВ-ТД в его отношении нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа (приказа, распоряжения).

Если указанных выше событий не было, то подавать СЗВ-ТД необходимости нет.

Подать отчёт СЗВ-ТД можно в электронной форме, подписав квалифицированной ЭЦП. Однако если у работодателя менее 25 сотрудников, то направить отчёт можно и на бумаге.

Порядок заполнения

Форма отчёта утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, последние изменения в неё были внесены Постановлением от 21.04.2022 № 62П. Расскажем, как заполнить СЗВ-ТД.

Форма заполняется на основании документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, приказов, распоряжений. Состоит она всего из одного листа, однако на каждого работника составляется отдельный отчёт.

Информация в форме поделена на блоки. Первый — «Сведения о страхователе». В нём нужно указать:

• регистрационный номер компании в ПФР в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ;
• наименование организации (ФИО ИП);
• ИНН;
• КПП — только для организаций.

Второй блок называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Этот блок следует заполнить при реорганизации в том случае, если правопреемнику работодателя, снятого с учета в качестве страхователя, нужно исправить ранее представленные предыдущим работодателем данные о работниках. Здесь указываются данные предыдущего работодателя — регистрационный номер в ПФР, название / ФИО ИП, ИНН, КПП.

Далее идёт блок «Сведения о зарегистрированном лице». В нем отражается такая информация:

• фамилия, имя и отчество застрахованного — каждое слово на отдельной строке;
• дата рождения;
• СНИЛС

В следующем блоке отражается информация о поданных заявлениях. Это может быть заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если одно из них подано, в соответствующей строке нужно указать дату подачи.

На практике может произойти так, что человек написал заявление с решением по поводу формата трудовой книжки, но затем изменил своё мнение. В этом случае в строке подлежащего отмене заявления в поле «Признак отмены» нужно указать знак «X» и рядом поставить дату заявления, которое должно быть отозвано.

В таблице отражаются данные о трудовой деятельности работника. Она состоит из 11 граф, в которых нужно указать:

1. Номер записи о кадровом мероприятии.
2. Дату приёма на работу, увольнения, перевода.
3. Сведения о приёме, переводе, увольнении. Нужно указать код мероприятия из пункта 2.5.3 Порядка заполнения отчета. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД».
4. Территориальные условия работы. Если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера, ставится код «РКС». Если работа осуществляется на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера, следует использовать код «МКС». В остальных случаях поле не заполняется.
5. Трудовую функцию. Здесь нужно отразить наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, а также наименование структурного подразделения (если работа в нём прописана в трудовом договоре).
6. Код выполняемой функции. В поле следует указать кодовое обозначение занятия, соответствующее должности / профессии, виду трудовой деятельности. Формат кода: XXXX.X, где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число. Раньше поле заполнялось только при наличии кода, теперь же они определены для всех должностей и профессий.
7. Причины увольнения. Информация указывается без сокращений со ссылками на нормы законодательства.
8. Наименование документа-основания кадровых действий.
9. Дата этого документа.
10. Номер документа без указания значка «№».
11. Признак отмены. Ставится знак «Х», если сведения нужно отменить. Графа заполняется при необходимости аннулировать или исправить поданные данные. Такой «отменяющий» отчёт полностью копирует поданный ранее, но в графе 10 ставится «Х».

Заполнение при смене названия

Если изменилось название работодателя, то об этом делается самостоятельная запись. Нужно заполнить графы:

• Графа 1 — номер записи;
• Графа 2 — дата смены названия организации;
• Графа 3 — «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ»;
• Графа 5 — запись о том, что с указанной даты ООО «Ромашка» переименовано в ООО «Василёк».

Скачать форму СЗВ-ТД — образец заполнения при приеме на работу

Ответственность

За непредставление или опоздание с подачей формы СЗВ-ТД работодателя могут призвать к ответственности по статье 5.27 КоАП, поскольку это нарушение трудового законодательства. Однако в данный момент Госдума рассматривает поправки к этой статье, которые позволят организациям и предпринимателям избежать штрафа. В неё планируется ввести часть 1.1, которая предусматривает предупреждение. Причём эта мера будет применяться и в том случае, если нарушение допущено неоднократно.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт