Инструкция по заполнению путевых листов 2022

С 1 марта 2023 года в путевые листы внесен ряд изменений. Расскажем, как выглядят новые путевые листы по Приказу Минтранса N 390 и приводим примеры.

Что изменилось в путевых листах с 01.03.2023

С 1 марта 2023 года начал свое действие Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390 (далее — Приказ N 390). Прежний аналогичный Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368 утратил силу несмотря на то, что изначально его срок действия устанавливался до 01.01.2027.

Приказ N 390:

• Обновил состав обязательной информации и правила заполнения путевых листов (далее будем пользоваться сокращением «ПЛ»). Так, из списка обязательных сведений исключили наименование и номер ПЛ. Их можно продолжать указывать, но это уже на выбор того, кто составляет документ. Вместо информации о собственнике (владельце) транспортного средства (далее — ТС) теперь в путевой лист надо вносить данные о юрлице или ИП, которые его выписали.
  

  Обязанность оформлять ПЛ в 2023 году по-прежнему лежит на собственнике транспорта. Поэтому информация о владельце все равно попадает в ПЛ, только теперь как о составителе путевого листа. А если авто передано в аренду, ПЛ должен сделать арендодатель.

• Закрепил состав информации и типовые формулировки, которые нужно указывать в сведениях о виде перевозки и виде сообщения.
• Зафиксировал правила подписания ПЛ, в том числе медработниками и лицами, отвечающими за техсостояние ТС. А также закрепил порядок такого подписания для электронных ПЛ.

Формат электронного путевого листа под нормы Приказа N 390 утвержден Приказом ФНС от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@. Оформить ПЛ по этому формату можно в том числе в Государственной информационной системе перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Если электронный ПЛ применяется при приеме груза для перевозки, водителю или представителю перевозчика нужно предъявить ПЛ грузоотправителю для сверки. Предъявлять можно в электронной или в бумажной форме. Для предъявления в бумажном варианте электронный ПЛ распечатывается (создается бумажная копия ПЛ).

Порядок предъявления ПЛ грузоотправителю в 2023 году в электронном виде прописан в п. 1 ст. 10 Устава автомобильного транспорта, утв. Законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ. Последовательность действий такая:

1. Водитель или перевозчик предъявляет отправителю груза подтверждение формирования электронного ПЛ. Для этого отправителю направляется файл обмена ПЛ через оператора информсистем электронных перевозочных документов.
2. Водитель (или представитель перевозчика), указанный в электронном ПЛ, предъявляет грузоотправителю документ, удостоверяющий личность. С 01.03.2023 водитель также может предъявить в качестве документа, удостоверяющего личность, свои водительские права.

Из правил формирования и ведения путевых листов исключили указание на необходимость ведения журнала их регистрации. Таким образом, с 01.03.2023 журнал учета ПЛ стал необязательным регистром. Хотя, если есть такое желание или необходимость, составители путевых листов могут продолжать его вести.

Сравнение старого и нового порядка формирования путевых листов в 2023 году мы сделали в материале Изменения в путевых листах с 2023 года

А в этой статье рассмотрим практические примеры заполнения путевых листов по новым правилам с 1 марта 2023 года.

Форма нового путевого листа

Обязательных к применению бланков путевых листов, оформляемых на бумаге, в 2023 году нет. Каждый составитель вправе разработать свой бланк, включив в него обязательный набор и перечень информации. С 01.03.2023 это нужно делать в соответствии с Приказом N 390н.

Разрабатывать свою форму (бланк) путевого листа можно только для его бумажной версии. Если пользоваться документом в электронной форме, необходимо соблюдать формат, установленный ФНС.

Поскольку документ достаточно сложный, на практике для разработки своих бланков компании и ИП чаще всего берут за основу типовые межотраслевые формы путевого листа, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78. Так же поступили и мы при подготовке этого материала.

Пример путевого листа легкового автомобиля после 01.03.2023

Пример заполнения путевого листа с 01.03.2023 для легкового автомобиляExcel
Шпаргалка с пояснениями по заполнению путевого листа с 01.03.2023 для легкового автомобиля

В качестве примера возьмем ситуацию, когда ПЛ оформляется для легкового авто, используемого в служебных целях частной компанией.

У транспортного средства один водитель, и ПЛ выписан в одном экземпляре. Возможные вариации и указания на изменения в путевых листах с 01.03.2023 приведены в примечаниях к путевому листу:

Формулировки для указания вида перевозки и вида сообщения особо представлены в п. 7 и п. 8 Приказа Минтранса N 390.

Новыми правилами уточнен порядок внесения показаний одометра для случаев, когда на авто работает не один водитель. В нашем примере он один, а что делать в ситуации с несколькими —представлено в примечании на схеме:

Путевой лист грузового автомобиля — пример заполнения после 01.03.2023

Образец заполнения путевого листа с 01.03.2023 для грузового автомобиляExcel
Шпаргалка с пояснениями по заполнению путевого листа с 01.03.2023 для грузового автомобиля

ПЛ для грузового транспорта представим на примере мебельного фургона, принадлежащего фирме, выполняющей грузоперевозки по заказам.

Наш путевой лист выписан на один день и на одного водителя. Как следовало бы поступить, если бы ПЛ оформлялся на срок более одного дня — смотрите в примечании:

А если бы в течение этого дня по правилам внутреннего распорядка компании автомобиль мог использовать не один водитель, но при этом оформлялся один ПЛ, то в бланк нужно было бы добавить дополнительные графы для указания всех необходимых сведений о еще одном водителе. В том числе графы для указания задания и отметках о медосмотре для каждого водителя. Заполнять такие графы путевого листа с 01.03.2023 нужно по порядку, предусмотренному Приказом N 390.

По другим частям ПЛ для грузового авто существенных изменений c 01.03.2023 не произошло. Они формируются под индивидуальные задачи исполнителя и заказчика грузоперевозок и, при необходимости, по согласованию между ними.

Например, так в нашем примере выглядит отрывной талон путевого листа грузового автомобиля после изменений 2023 года:

Запомните

• Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368, по которому формировали путевые листы в 2022 году и в начале 2023 года, утратил силу раньше срока. Вместе него с 01.03.2023 действует приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390.
• Новый приказ изменил обязательное содержание путевого листа и порядок его заполнения. Порядок сделали более подробным и конкретным, например, расписали формулировки, применимые при внесении данных о виде перевозки и виде сообщения.
• Обязательных бланков для путевых листов в 2023 году не появилось. Их можно разработать и использовать свой вариант. Главное — чтобы были указаны все обязательные сведения.
• В 2023 году путевой лист может быть электронным. В таком случае следует использовать формат по Приказу ФНС от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@. При этом самостоятельные нововведения в нем уже не допускаются. Для простого и быстрого заполнения можно использовать систему ГИС ЭПД.

См. также:

• Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
• ГСМ, поступление и списание по Путевому листу в 1С
• С 1 марта 2023 — новые правила оформления путевого листа

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Путевой лист — важнейший для владельца автотранспорта документ с точки зрения принятия в расходы затрат на ГСМ. Существует ряд критериев, необходимых для корректного заполнения путевых листов, которые определены в законодательстве РФ. Рассмотрим, как правильно заполнить путевой лист, какие ошибки в документе повлекут доначисление налогов, а также приведем правила и образец заполнения документа.

В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов, — приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Он применяется с 01.03.2023 до 01.03.2029. А с 01.09.2023 дейстует в новой редакции — приказа Минтранса от 05.05.2023 № 159. О нововведениях с 1 сентября читайте здесь.

С 01.03.2023 возможно оформление путевых листов в электронном виде.

Кроме того, правила заполнения первички регулируются законом о бухучете и ФСБУ 27/2021.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.  

Выделим ключевые положения:

• путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства; при посменном использовании машины разными водителями формируется отдельный лист на каждого из них;
• путевой лист оформляют на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Можно ли составлять путевые листы на месяц, см. здесь.
• в наименовании документа фиксируется тип машины, в заголовке — номер путевого листа и дата составления (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
• в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;

Образец заполнения можно скачать здесь.

• в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично.
  С 01.09.2023 показания одометра (полные километры пробега) вносятся при выпуске транспортного средства на линию, по его возвращении с линии по завершении последнего рейса, а также при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя, если оформляется несколько путевых листов в бумажном виде на одно ТС;
• в сведениях о водителе с 01.09.2023 в числе прочего указываются реквизиты его водителького удостоверения и СНИЛС;
• в путевом листе должно фиксироваться заключение о медосмотрах, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его подписью при обязательном указании Ф. И. О.;
• обязательным реквизитом путевого листа является отметка о проведении перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов;
• заполненные путевые листы могут регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (с 01.03.2023 вести журнал не обязательно, но целесообразно);
• все путевые листы должны содержать сведения о перевозке, которые включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.

Нужен ли путевой лист ИП? На эту тему рассуждают эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Ответ эксперта.

Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов. Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств.

Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Ошибки в путевом листе и налоговые последствия

Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист.

Например, обращают на себя внимание случаи, свидетельствующие об отказе ФНС в признании права на вычет по НДС по той причине, что путевые листы отсутствовали или были заполнены некорректно (например, постановления АС Волго-Вятского округа от 24.04.2023 по делу № А28-2249/2021, АС Московского округа от 21.08.2018 по делу № А40-76951/2017 и др.).

Также случаются споры из-за расходов по налогу на прибыль. Например, чиновники отказывают в учете расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей (письмо Минфина от 13.04.2007 № 14-05-07/6), расходов на транспортные услуги сторонних организаций (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.12.2009 по делу № А33-15933/2008).

Подробнее о спорных ситуациях и аргументах для защиты от них читайте в КонсультантПлюс: ЭСС по НДС, ЭСС по налогу на прибыль. Пробный доступ к системе бесплатный. 

Правила оформления путевого листа для бухгалтерии в 2023 году

На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. За основу можно брать те бланки, которые утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но в них нужно обязательно добавлять те реквизиты, которые периодически добавляет в свои НПА Минтранс.

Какая ответственность предусмотрена за отсутствие путевого листа или его составление с нарушениями, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе бесплатный.

Также эксперты КонсультантПлюс подготовили образец заполнения путевого листа по форме  № 3 для легкового автомобиля. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно скачайте документ с комментариями по его оформлению:

Наиболее часто используемые бланки путевых листов и образцы их заполнения вы можете скачать в наших статьях:

• «Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя»;
• «Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)».

Итоги

Путевой лист — документ, который может иметь самостоятельно разработанную форму, но должен содержать ряд обязательных реквизитов и заполняться в соответствии с законодательно установленными требованиями. Нарушение порядка заполнения может привести к налоговым последствиям для владельца транспорта.

Минтранс России приказом от 28.09.2022 №390 утвердил изменения в форме бланка путевого листа с 1 марта 2023 года. Про его новый образец и правила заполнения узнаете из статьи.

C 2022 года вступил в силу Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ, по которому право оформлять перевозочные документы в электронном виде закреплено в Уставе автомобильного транспорта. Пока речь идет о накладной, заказ-наряде, договорах. С 2023 года в электронный формат переведут путевые листы.

В электронном виде разрешено составлять:

• Транспортную накладную
• Заказ-наряд
• Электронную сопроводительную ведомость

С марта 2023 года в электронном виде можно будет оформлять еще и путевые листы.

С этого года запущена государственная информационная система (ГИС) электронных перевозочных документов. Все участники рынка перевозок, включая логистические, экспедиционные, транспортные компании и крупные грузоотправители и грузополучатели должны могут оформлять документы в электронном формате с регистрацией в системе.

Пока регистрация и работе в ГИС – дело добровольное. Обязательный переход на электронные перевозочные документы намечен на 1 января 2023 года.

Новые правила вступают в силу с 1 марта 2023 года (Федеральный закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ).

Правила оформления путевых листов в 2022 году

Правила заполнения путевого листа Минтранс России утвердил Приказом от 11 сентября 2020 года № 368. Они действуют до 1 января 2027 года.

1. Бланк путевого листа можно разработать самостоятельно или взять за основу типовую межотраслевую форму № 3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78. 
2. Необходимо предусмотреть в форме путевого листа обязательные реквизиты, установленные приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 года № 368. 
3. Образец бланка путевого листа нужно закрепить в учетной политике. 
4. При заполнении путевых листов руководствуйтесь правилами, которые приведены в пунктах 8–16.
5. Обязательных реквизитов и порядке заполнения путевых листов, утвержденном приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 года 

Электронная форма журнала учета путевых листов

С 2022 года разрешено вести журнал путевых листов в электронной форме. Он должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Сколько нужно путевых листов

Если у водителя в течение рабочей смены (одного дня) несколько рейсов заполнить можно путевой лист на один день.

Если водитель отправляется в дальний рейс, продолжительностью более дня или смены, путевой лист оформляется на срок, соответствующий длительности рейса.

Если отправлен рейс со сменными водителями, можно оформить несколько путевых листов на один автомобиль для каждого водителя.

Обратите внимание, сейчас путевой лист нужно заполнять на каждый автомобиль, который используется организацией или предпринимателем (п. 8 Приказа № 368).  Путевой лист составлять, даже если в транспортном средстве нет груза или пассажиров.

Обязательные реквизиты путевого листа

Перечень обязательных реквизитов для путевого листа можно составить, взяв данные из Приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368 и статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты из Приказа № 368 дают право на эксплуатацию автомобиля и допуск водителя к рейсу.

Обязательные реквизиты из статьи 9 закона № 402-ФЗ необходимы для бухгалтерии, чтобы учесть все транспортные расходы.

Допуск автомобиля и водителя к поездке

В путевом листе должны быть все обязательные реквизиты по Приказу № 368. Иначе автомобиль после проверки ГИБДД может быть остановлен, компании грозит штраф.

Наименование и номер

В наименовании нужно указать для какого авто составлен путевой лист. Например, «Путевой лист легкового автомобиля».

Сведения о сроке действия

Здесь нужно проставить число, месяц, год поездки по путевому листу. Путевой лист может быть выдан на несколько дней, но на один рейс и один автомобиль.

Сведения о перевозке в путевом листе

Реквизит «Сведения о перевозке» появился в 2021 году. Он включает в себя вид сообщения и вид перевозки. 

В письме от 3 марта 2021 года № Д3-468-ПГ Минтранс России уточнил порядок заполнения этого реквизита.

Все виды сообщений разделены на: городское, пригородное, междугородное, международное сообщение.

Если перевозка осуществляется в разных видах сообщения, то нужно указать все осуществляемые виды сообщения через запятую.

В графе «Вид перевозки» нужно указывать один из следующих видов:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• организованная перевозка группы детей;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• перевозка грузов;
• перевозка для собственных нужд.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства.

Нужно указать:

• Либо наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН организации.
• Либо фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП, если путевой лист составляет ИП.

Сведения о транспортном средстве

С 2022 года в сведениях о транспортном средстве нужно указывать:

• марку транспортного средства и прицепа (при наличии),
• показания одометра при выезде с парковки и возвращении на нее.

Ранее данные одометра по возвращении из рейса вносить в путевой лист не нужно было.

Кроме того, в путевой лист нужно внести следующие данные:

• тип транспортного средства: легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.;
• марку и модель транспортного средства и прицепа к нему;
• государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если есть);
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде с парковки и по возвращении не нее;
• день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом;
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Отметки о медосмотре и техконтроле

Сюда вносят ФИО водителя, дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если такой осмотр предусмотрен законом.

В правилах оформления путевых листов, которые действуют с 2022 года нужно проставлять отметки после медосмотра водителя и техосмотра автомобиля.

По медосмотру вносят отметки:

• по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

За допуск водителей к работе без медосмотров установлена административная ответственность.

По итогам техосмотра делается отметка: «Выпуск на линию разрешен» за подписью ответственного лица.

Обязательные реквизиты путевого листа для принятия его к учету бухгалтерией

Обязательные реквизиты документов, которые бухгалтерия вправе принять к учету и на их основании списать расходы поименованы в статье 9 Закона № 402-ФЗ.

Это:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации или ИП;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• единица измерения;
• наименование должности лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни;
• подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов.