Инструкция по заполнению отчета по персонифицированный

В 2023 году на смену привычной форме СЗВ-М пришел новый отчёт. Направлять его нужно всё так же ежемесячно, но в налоговую инспекцию, а не в ПФР. Впервые это предстояло сделать уже в феврале. Предлагаем разобраться с новой формой, порядком её заполнения и правилами подачи.

Новая отчётность

Новый отчёт называется «Персонифицированные сведения о физических лицах». Код по КНД – 1151162. Всё, что с ним связано, регламентирует приказ ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Им утверждены:

• бланк отчёта, он содержится в Приложении № 2 к Приказу;
• порядок его заполнения (далее – Порядок) – в Приложении № 4;
• электронный формат – в Приложении № 6.

Новая форма отчётности появилась в связи с реформированием системы страхования. С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в единый Социальный фонд. В него страхователи должны представлять форму ЕФС-1, которая заменяет СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. Однако персональные данные физлиц теперь передаются в ФНС.

Кто и за кого подаёт отчёт

Новый вид отчётности подают все, кто производит выплаты физическим лицам, а именно:

• организации;
• ИП с работниками;
• главы крестьянских (фермерских) хозяйств;
• адвокаты, нотариусы, оценщики, патентные поверенные и прочие физлица, которые ведут частную практику;
• физические лица, не являющиеся ИП, но нанимающие исполнителей (например, в качестве домашнего персонала).

Кто включается и не включается в персонифицированные сведения о физлицах, мы показали в Таблице 1.

Таблица 1. В отношении кого подаётся отчёт

Периодичность и сроки отчётности в 2023 году

Подавать персонифицированные сведения о физлицах нужно с той же периодичностью, что и СЗВ-М. То есть 1 раз в месяц. А вот крайняя дата сдачи меняется – теперь это 25 число следующего месяца. Как обычно, если это число попадает на выходной или праздник, срок сдвигается на следующий рабочий день.

В 2023 году новую форму подаём в сроки из Таблицы 2.

Таблица 2. Сроки направления отчёта в 2023 году

Отчёт за декабрь

За декабрь 2022 года персонифицированные сведения о физлицах подаются по старым правилам. Новый вид отчётности впервые представляется за январь 2023 года – это следует из п.3 приказа № ЕД-7-11/878@. То есть за декабрь 2022 необходимо подать форму СЗВ-М. Срок – до 16 января включительно, поскольку 15 января – воскресенье.

Раньше СЗВ-М подавали в отделение Пенсионного фонда. Но с начала 2023 года вместо ПФР будет новый объединённый СФР. Полагаем, адреса и реквизиты его территориальных органов станут известны в январе. Но всё же рекомендуем уточнить в своём отделении ПФР до конца 2022 года, куда направить СЗВ-М за декабрь.

Куда подавать новый отчёт и в какой форме

Ещё раз обращаем внимание на то, что персонифицированные сведения с отчёта за январь 2023 года нужно подавать в налоговую инспекцию, а не в ПФР.

Правила такие:

• ИП отчитываются в ИФНС по месту жительства;
• организации – по месту нахождения;
• обособленные подразделения со счётом, самостоятельно производящие выплаты физлицам, – по месту своего нахождения.

Форма представления отчёта – на бумаге или в электронном формате – зависит от численности застрахованных лиц за отчётный период:

• до 10 человек включительно – по выбору компании;
• 11 человек и более – отчитываться нужно строго в электронном виде.

Порядок заполнения

Рассмотрим, как подавать персонифицированные сведения о физических лицах с 2023 года в виде нового отчёта. Ниже вы можете скачать бланк и заполнить его по предложенной ниже инструкции.

Отчёт состоит из двух листов:

• титульного;
• листа для указания персональных сведений физического лица и выплаченных ему сумм.

Заполняют все поля формы, для которых есть данные. В пустых ячейках ставят прочерки, кроме полей, предназначенных для отражения сумм – в них ставятся «0». Если отчёт формируется на компьютере и затем распечатывается, пустые ячейки прочерками можно не заполнять.

Титульный лист

На первом листе нужно отразить информацию о плательщике и отчёте:

• ИНН и КПП (только для юрлиц);
• номер страницы в формате «001», «002» и так далее;
• номер корректировки (первичный отчёт – «0–»);
• код отчётного периода (месяца) из Приложения № 3 к Порядку. Действующие компании указывают код в соответствии с порядковым номером месяца (январь – «01», февраль – «02»). В случае реорганизации / ликвидации ЮЛ или снятия с учёта ИП используются специальные коды;
• год отчётного месяца;
• номер ИФНС, куда подаются сведения;
• код по месту учёта из Приложения № 4 к Порядку (в общем случае для ЮЛ – «214», для ИП – «120»);
• название организации или ФИО предпринимателя (иного физического лица – страхователя);
• ОГРНИП – для ИП или главы КФХ;
• информацию в блоке для реорганизованных / ликвидированных ЮЛ либо закрытых обособленных подразделений. В первой строке отражается код реорганизации / закрытия из Приложения № 2 к Порядку. В следующей строке – ИНН / КПП реорганизованного ЮЛ или закрытого ОП;
• номер телефона в формате «8 ХХХ ХХХХХХХ» (с пробелами между «8», кодом и номером);
• количество страниц отчёта и количество листов прилагаемых подтверждающих документов, в том числе копий (например, доверенности).

В нижней левой части титульного листа нужно подтвердить достоверность и полноту информации:

• указать код «1», если подпись на нём ставит ИП или директор ЮЛ, код «2» – если представитель;
• ФИО подписывающего лица – директора или представителя. ИП в этом блоке ФИО не дублирует;
• наименование организации-представителя, если отчётность ведёт сторонняя компания;
• название и реквизиты доверенности, если действует представитель.

Данные физических лиц

На втором листе отчёта 4 блока сведений о физлицах, то есть один лист содержит информацию о четырёх застрахованных. Если их больше, нужно взять необходимое количество вторых листов.

Если выплат не было, в поле ставят «0». Остальные пустые ячейки заполняют прочерками.

В каждом блоке по строкам отражают:

• 010 – прочерк при первичной подаче. Как заполнить это поле в случае корректировки, расскажем в конце статьи;
• 020 – ИНН физлица, если он есть;
• 030 – СНИЛС;
• 040 – фамилия;
• 050 – имя;
• 060 – отчество;
• 070 – сумма начисленных за период выплат. Если начислений не было, ставят нули.

В готовом отчёте на первом листе в блоке подтверждения достоверности нужно указать дату заполнения. Тут же свою подпись ставит руководитель, ИП или уполномоченный представитель страхователя.

Уточнение данных

Новый отчёт содержит информацию, которая включается в Раздел 3 Расчёта по страховым взносам. И конечно, данные двух форм должны быть идентичными. Поэтому ошибки в ранее поданных персонифицированных сведениях можно без последствий исправить до момента сдачи РСВ за соответствующий период. В этом случае у ИФНС не возникнет вопросов к страхователю.

Для исправления ошибки подают уточнённую форму отчёта. Общие правила её заполнения таковы:

• на титульном листе ставят номер корректировки «1–», «2–» и так далее;
• на втором листе заполняют блоки по каждому физлицу, информацию о котором необходимо изменить;
• остальных застрахованных в корректирующий отчёт не включают.

Уточнённая форма персонифицированных сведений о физлицах заполняется с некоторыми особенностями. И зависят они от того, что именно нужно исправить.

Если необходимо изменить ИНН, СНИЛС или ФИО, на каждого физлица придётся заполнить 2 блока строк 010-070:

1. Первый блок – аннулирование ранее поданных сведений. В строке 010 ставят код «1», означающий, что следующую информацию нужно удалить. В строках 020-060 повторяют те же сведения, которые отражены в первичном отчёте, то есть ошибочные. В строке 070 ставят прочерки, а не нули (п. 3.2 Порядка). Это будет означать, что информация о начислениях не содержит ошибки.
2. Второй блок – ввод верных данных. В строке 010 ставят прочерк. В строках 020-060 отражают корректную информацию. В строке 070 – ту же сумму выплаты, которая указана в первичном отчёте, поскольку она верная.

Если ошибка была допущена в сумме выплаты, заполняют лишь один блок строк 010-070. В строке 010 ставят прочерк, поскольку не нужно аннулировать персональные данные человека. В строках 020-060 указывают сведения о нём (такие же, как в первичном отчёте), а в строке 070 – верную сумму выплаты за отчётный период.

Если нужно изменить сведения по обособленному подразделению, которое на момент подачи уточнённого отчёта закрыто или прекратило делать выплаты физлицам, документ представляют в ИФНС по месту нахождения основной организации.

Будут ли штрафы

В заключение несколько слов об ответственности. До 2023 года за опоздание с СЗВ-М страхователей штрафовал Пенсионный фонд. Сумма штрафа – 500 рублей за каждого застрахованного, сведения о которым не поступили в срок или содержали ошибки.

Такой штраф налагался в соответствии с положениями ст. 17 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996. Но эта норма распространяется на персональные данные, направляемые в ПФР. Поскольку форму персонифицированных сведений о физлицах с 2023 года нужно передавать в ИФНС, то новый отчёт под действие ст. 17 закона № 27-ФЗ не попадает.

Как же ИФНС будет наказывать за отчёт «Персонифицированные сведения о физических лицах», поданный после установленного срока? Пока штрафы за такое нарушение в законах не прописаны. Но возможно, в будущем их всё же введут.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

С 2023 года работодатели должны заполнять новую отчетную форму — персонифицированные сведения о физлицах. Она введена вместо применявшегося до этого отчета СЗВ-М. Правила заполнения существенно не поменялись, однако есть некоторые особенности сдачи перссведений.

Новая обязанность работодателей

Персонифицированные сведения о физических лицах 2023 — образец заполнения

В персонифицированных сведениях о физических лицах указывается минимальная информация по сотрудникам — их персональные данные, а также размеры доходов.

Форма документа, его электронный формат, а также правила внесений информации в бланк регламентированы Приказом ФНС от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@. Кодировка по КНД — 1151162.

Персонифицированные сведения с 2023 года — отчет, похожий на разд. 3 РСВ, но данные фиксируются в сокращенном виде. Однако разд. 3 все равно надо сдавать, несмотря на то, что он содержит аналогичные данные. В перссведениях и разд.3 РСВ не должно быть разночтений.

Кто подает отчет

Персонифицированный отчет с 2023 года обязаны представлять плательщики страховых взносов, начисляющие доходы физлицам:

• юрлица (отечественные и иностранные), работающие в РФ, а также их обособленные подразделения;
• ИП;
• главы КФХ;
• частнопрактикующие специалисты (адвокаты, нотариусы и т. д.);
• физлица — не ИП.

Иными словами, отчет формируют работодатели, которые ведут деятельность на территории России вне зависимости от их формы собственности, организационно-правовой формы и видов деятельности.

Кого включать в отчет

Персонифицированные сведения с 2023 года заполняются по всем лицам, подлежащим обязательному страхованию — с которыми оформлены:

• трудовые договоры;
• ГПД на работы или услуги;
• договоры авторских заказов;
• договоры, связанные с отчуждением исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры на предоставление права использовать результаты интеллектуальной деятельности.

В отчете фиксируются данные о работнике, авторе или исполнителе вне зависимости от того, начислялись ли им доходы в отчетном периоде либо нет.

Внимание! Если оформлен ГПХ договор с физлицом-самозанятым, этого человека не включают в отчет. Не нужно указывать и физлиц, если с ними оформлены ГПХ договоры иного характера, например, при купле-продаже, дарении, аренде или займе, поскольку с выплат по подобным соглашениям не начисляются взносы.

Способ и место подачи отчета

Отчет по перссведениям в 2023 году передается в ИФНС. Компании направляют его по месту нахождения головного офиса или обособленного подразделения (если у него имеется счет в банке и право платить зарплату своим физлицам). ИП и обычные физлица подают документ по месту проживания.

Способы подачи:

• только электронно при количестве физлиц, указанных в отчете, больше 10 чел. — через оператора ЭДО или сайт ФНС. Обязательно использовать УКЭП;
• в бумажном виде при количестве физлиц, указанных в отчете, до 10 чел. включительно — лично, через представителя при сдаче инспектору ФНС или через Почту России. При такой численности отчет также можно по желанию отправлять электронно.

Срок подачи

Срок сдачи персонифицированных сведений в 2023 году — в течение 25 дней после отчетного месяца. Когда срок приходится на выходной или праздник, он сдвигается на следующий после него рабочий день.

Сроки сдачи персонифицированных сведений в 2023 году:

• за январь — до 27.02;
• за февраль — до 27.03;
• за март — до 25.04;
• за апрель — до 25.05;
• за май — до 26.06;
• за июнь — до 25.07;
• за июль — до 25.08;
• за август — до 25.09;
• за сентябрь — до 25.10;
• за октябрь — до 25.11;
• за ноябрь — до 25.12;
• за декабрь — до 25.01.2024.

Аналогичные сроки применяются для сдачи сведений при реорганизации либо ликвидации.

Внимание! ФНС выпустила Письмо от 28.03.2023 N БС-4-11/3700@, в котором разрешила не подавать персонифицированные данные за март, июнь, сентябрь и декабрь. Свое мнение ФНС согласовала с Минфином. Подробности рассказали здесь >>

Как указать информацию в отчете

Перед тем, как заполнить персонифицированные сведения в 2023 году, рекомендуем изучить правила формирования документа, указанные в прил. N 4 к Приказу ФНС N ЕД-7-11/878@. Вот основные:

• Для всех показателей — свое поле с определенным количеством знакомест.
• Чтобы указать дату, нужно использовать по порядку три поля — для дня (два знакоместа), месяца (два знакоместа) и года (четыре знакоместа). Они разделяются через точку.
• Для указания доходов с десятичной дробью используются два поля, которые разделяются точкой. Целая часть десятичной дроби — в первом поле, дробная часть — во втором.
• Страницы нумеруются сквозной нумерацией. Титульник также нужно нумеровать.
• Поля заполняются слева направо, запись начинается с первого знакоместа.
• Стоимостные показатели — в руб. и коп. Отрицательные числа по показателям недопустимы.
• Отчет заполняют черными, фиолетовыми или синими чернилами.
• В текстовых полях записи вносятся заглавными печатными буквами.
• Запрещено править ошибки корректирующими средствами.
• Нельзя печатать документ с двух сторон листа.
• Запрещено скреплять листы, если это приводит к порче бумажного документа.
• Если количественный показатель отсутствует, проставляется «0», в иных случаях — прочерк.
• При печати документа на ПК используется шрифт Courier New высотой 16-18 пунктов.

Порядок заполнения отчета

Порядок заполнения персонифицированных сведений в 2023 году сводится к внесению информации в титульник и персональные данные работников.

На титульнике указывается стандартная информация о налогоплательщике аналогично иным отчетным документам в ИФНС:

• ИНН и КПП (при наличии).
• Номер страницы — «001».
• Номер корректировки — «0—» при первичной подаче, «1—» и так далее при подаче корректировочных данных.
• Период подачи сведений (код) — кодировка месяца из прил. 3 к порядку. Например, в обычных условиях месяцы указываются — 01, 02, 03 …, а при реорганизации, ликвидации, снятии с регистрации ИП или главы КФХ используется особая кодировка.
• Календарный год — 2023.
• Представляется в налоговые органы (код) — кодировка ИФНС, в которую передается документ.
• По месту нахождения (учета) (код) — кодировка из прил. 4 к порядку. В частности, для ИП — «120», для российского юрлица — «214».
• Наименование — название компании, обособленного подразделения (если есть), ФИО физлица.
• ОГРНИП — графа для ИП или главы КФХ. Информацию можно посмотреть в выписке из ЕГРИП.
• Форма реорганизации (ликвидация) (код) — кодировка из прил. 2 к порядку. Например, для слияния — «2», для ликвидации — «0».
• ИНН/КПП реорганизованной организации или закрытого подразделения — если такое событие было.
• Номер контактного телефона — чтобы ИФНС могла связаться с плательщиком.
• Сведения составлены на — число страниц отчета и листов документов в подтверждение.
• Достоверность и полноту сведений подтверждаю — «1» при подаче документа плательщиком, «2» при подаче документа уполномоченным представителем.
• ФИО — данные плательщика или представителя.
• Подпись и дата.

На втором листе указываются персданные отдельно по каждому физлицу:

• ИНН и КПП (при наличии).
• Номер страницы — «002» и далее при необходимости.
• Признак аннулирования сведений о физлице (строчка 010) — «1», если нужно аннулировать ранее представленные сведения (тогда в строчке 070 информация не проставляется). В противном случае никакая кодировка не ставится.
• ИНН, СНИЛС, ФИО (строчки 020-060) — данные по конкретному работнику.
• Сведения о сумме выплат (строчка 070) — начисленная физлицу сумма за отчетный период. Указываются доходы, с которых рассчитываются взносы. Сумма проставляется до удержания НДФЛ.

В листе с персданными есть четыре блока для указания информации по четырем сотрудникам соответственно. Если работников больше, заполните следующие листы с персональными данными и присвойте им последовательную нумерацию — «003» и так далее.

Пример формирования отчета

Рассмотрим образец заполнения персонифицированных сведений о физических лицах.

В компании ООО «Мечта» в июле 2023 года было два сотрудника — директор (по нему выплата 59 650,78 руб.) и менеджер (выплата 35 612,24 руб.).

Вот как выглядит образец титульного листа:

А это лист с персональными данными:

Как сформировать отчет в 1С:ЗУП ред. 3.1

Персонифицированные сведения о физлицах в программе 1С:ЗУП ред. 3.1 заполняются через раздел 1С-Отчетность. Зайдите в него, нажмите кнопку Создать и выберите Налоговая отчетность. В этой папке и находится искомый отчет — Персонифицированные сведения о физических лицах.

Для формирования документа нажмите последовательно кнопки Выбрать и Создать, указав месяц, за который создается отчет.

Рассмотрим порядок заполнения отчета за июнь 2023 года:

1. Для автоматического заполнения информацией нажмите кнопку Заполнить. Сведения будут указаны автоматически на основании данных информационной базы. Образец заполнения титульного листа выглядит так:
2. Персонифицированные данные также заполнятся автоматически.
3. При необходимости можно вручную добавить или удалить работника (ссылки вверху).
4. Сведения нужно записать, а также можно проверить, напечатать, выгрузить на ПК или передать в ИФНС через 1С-Отчетность.

Как скорректировать отправленный отчет

Корректировать отчет разрешается, но сдать исправленную версию документа нужно до подачи РСВ за отчетный период, в который входит корректируемый месяц.

Корректировка персонифицированных сведений в 2023 году предусматривает включение в документ лишь тех физлиц, информацию по которым надо поменять. При этом на титульнике укажите номер корректировки.

Что касается персональных данных, то чтобы исправить ошибку или отменить ранее представленные сведения, используется строка «Признак аннулирования сведений о физлице»:

• Чтобы вообще аннулировать информацию, сданную по ошибке, поставьте код «1», а в строке по доходам — прочерк.
• Чтобы исправить персональные данные (ФИО, СНИЛС), сначала аннулируйте неверно сданные сведения (как в первом случае, но с указанием дохода), а затем в блоке ниже введите верные данные. В этом блоке признак не указывается.
• Чтобы исправить размер дохода, укажите прежние персданные и новую сумму выплат. При этом признак аннулирования не указывается.

Как сдать нулевой отчет

«Нулевка» как таковая по персонифицированным сведениям не подается. То есть в отчете все равно должна быть какая-то информация — как минимум, персональные данные физлиц. При этом данные о начисленных доходах могут отсутствовать.

Заполнение персонифицированных сведений о застрахованных лицах при отсутствии некоторой информации может быть таким:

• есть физлица, но нет начисленных доходов по ним — персональные данные указываются, а по выплатам в строке ставится «0»;
• нет филиц — тогда вообще не требуется подавать отчет (это касается ИП без сотрудников) или требуется подать на руководителя (это касается юрлиц), даже если по нему не было начислений.

Ответственность за неподачу отчета

Штраф за персонифицированные сведения о физических лицах при их не сдаче или несвоевременной сдаче законодательством не предусмотрен. К плательщику могут применить только общую ответственность:

• штраф 200 руб. за каждый непредставленный в ИФНС документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
• штраф 300-500 руб. на должностных лиц и 100-300 руб. на граждан за непредставление документов, отказ от их представления в ИФНС, а также за ошибки или искажения информации (ст. 15.6 КоАП РФ).

Запомните

• С 2023 года работодатели должны заполнять новую отчетную форму — перссведения о физлицах вместо применявшегося ранее отчета СЗВ-М.
• Отчет формируют все работодатели, ведущие деятельность на территории РФ независимо от формы собственности, организационно-правовой формы и видов деятельности.
• Персонифицированные сведения подаются по всем физлицам, подлежащим обязательному страхованию.
• Отчет подается в ИФНС до 25 числа месяца, следующего за прошедшим.
• Способы подачи: электронно — если в отчете больше 10 физлиц, на бумаге или электронно —до 10 чел. включительно.
• Корректирующий отчет надо успеть сдать до представления РСВ за отчетный период, в который входит корректируемый месяц.
• Нулевого отчета быть не может: если нет сотрудников, включаемых в отчет, — отчет не подается, а при отсутствии выплат в отчете будут как минимум персданные работника.
• За неподачу персонифицированных сведений о физлицах (или за просрочку подачи) работодателя могут оштрафовать на 200 руб. по п. 1 ст. 126 НК РФ. Есть отдельная ответственность по ст. 15.6 КоАП РФ: для руководителя — 300-500 руб., для физлиц — 100-300 руб.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно