Личная карточка государственного (муниципального) служащего применяется для объединения сведений о сотрудниках, принятых на госслужбу. Утвержденная государством форма — Т-ГС(МС). Заполнением бланка занимается кадровик исходя из переданных новым работником документов и устных сведений.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк личной карточки по форме Т-2ГС(МС) .docСкачать образец личной карточки по форме Т-2ГС(МС) .doc
Особенности работы с карточкой и ее оформления
Такой документ заводится на нового сотрудника после издания приказа о его приеме на должность. При внесении сведений сотрудник отдела кадров госучреждения (муниципального) использует паспорт, трудовую, военный билет и другие требуемые бумаги принимаемого на работу госслужащего.
Первые три раздела документа заполняют при приеме на работу сразу же, а остальные — в ходе трудовых задач. Если какие-либо данные корректируются, то эти изменения должны быть заверены кадровиком.
Для справок! При заполнении можно воспользоваться постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года №1. Им была введена в работу личная карточка Т-2ГС(МС). В разделе, который посвящен этой форме, есть рекомендации по работе с ней.
Что важно еще иметь в виду:
- Унифицированные формы перестали быть обязательными с января 2013 года (п. 4 ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете»), но государственные учреждения используют в своей работе именно законодательно предложенные бланки.
- Заполнять форму нужно аккуратно, печатными буквами, разборчивым почерком.
- Все формулировки нужно вносить именно так, как они указаны в документах-основаниях.
- Сам госслужащий расписывается в бумаге минимум 3 раза: когда с ним заключают трудовой договор, когда знакомится с записью о приеме на должность в трудовой книжке, при увольнении. Если в форму Т-2ГС(МС) вносятся какие-либо корректировки, то каждый раз с ними знакомят работника, а он ставит свою подпись.
- Хранить личные карточки нужно в специальных номенклатурных папках. Они не должны быть доступны посторонним лицам. Карточки уволенных работников хранят отдельно от действующих.
- Когда работник уволится, его личную карточку хранят в учреждении еще 75 лет.
Заполняем личную карточку по форме Т-2ГС(МС)
Документ состоит из 12 разделов. На обложке кадровик должен написать:
- Полное название госучреждения и его код по ОКПО.
- Дату «открытия» карточки.
- Табельный номер нового сотрудника.
- ИНН.
- Номер СНИЛС.
- Первую букву фамилии (графа «Алфавит»). Это делается для удобства поиска папки в будущем.
- Характер работы. Здесь отмечают, постоянная она или временная. Также не запрещается обозначить разъездной характер, дистанционную работу и т.п.
- Вид работы: основная это работа или труд по совместительству.
- Пол. Его можно обозначить буквами «М» и «Ж» или написать полностью слово.
Раздел I
Первым делом здесь записывают реквизиты трудового договора с новой штатной единицей: это номер и дата его составления. Для заполнения понадобится паспорт работника. Переписывать данные нужно внимательно и без сокращений.
Необходимо указать общие сведения о новом члене трудового коллектива:
- ФИО.
- Дату рождения. Ее нужно записать полностью, например, 12 апреля 1986 г., а в поле «Код» обозначают в формате «ДД.ММ.ГГ».
- Место рождения.
- Гражданство.
- Какие иностранные языки знает госслужащий. Надо отметить наименование языка и степень его знания.
- Образование. Здесь указывают название образовательного учреждения, реквизиты документа об образовании, год окончания, какую квалификацию имеет работник, специальность по документу об образовании. Еще вносят данные об образовании после окончания вуза, если таковое имеется.
- Ученую степень.
- Стаж работы. Обратите внимание, что надо вписать каждый вид стажа.
- Состояние в браке.
- Состав семьи. Записывают только близких родных, их ФИО и год рождения.
- Сведения из паспорта.
- Адрес места проживания с почтовым индексом (фактический и по паспорту). При их совпадении записи не дублируются — вторую графу можно оставить пустой. Также пишут дату регистрации по месту жительства и номер телефона.
В этом разделе напротив данных в текстовом виде указывают цифровые коды по классификаторам ОКАТО, ОКИН, ОКСО. Эти справочники должны быть доступны любому кадровику.
Раздел II
Раздел посвящен данным о воинском учете принимаемого госслужащего. Их нужно брать из военного билета, справки взамен военного билета, удостоверений лиц, подлежащих призыву на службу.
Этот раздел вызывает наибольшие сложности при внесении информации. Для тех граждан, кто пребывает в запасе, бумагу надо заполнять так:
- На офицеров запаса пункт 1 оставляют пустым.
- Чтобы узнать воинское звание, нужно посмотреть п. 5 военного билета.
- Информацию в п. 3 раздела пишут полностью.
- В п. 4 пишут тот код, который указан в военном билете.
- Категорию годности работника к воинской службе обозначают буквой. Надо вписать: А — если годен к военной службе, Б — годен с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен к военной службе, Г — временно не годен. Если в военном документе нет никакой записи о категории годности, то надо обозначить категорию А.
- Полное название военного комиссариата полностью копируют с документа.
- П. 7 следует заполнить, если есть мобилизационное предписание и/или штамп о выдаче и изъятии мобпредписаний или если лицо забронировано за учреждением на время мобилизации на военное время. Данный пункт заполняют карандашом.
- В п. 8 вносят информацию исходя из справки из военкомата о снятии лица с учета.
Для призывников заполняют с такими особенностями:
- П. 1, п. 3, п. 4 и п. 7 заполнять не надо.
- В п. 2 отмечают, что гражданин подлежит призыву.
- В п. 5 пишут данные из приписного удостоверения.
- В остальном заполняют так, как и у сотрудников в запасе.
В конце этой части документа кадровик и работник должны поставить свои подписи. Не забывают указать и дату.
Раздел III
В этой части надо отметить данные о приеме сотрудника на должность и переводах на иную работу.
Записываем:
- Дату (приема на работу, перевода).
- Структурное подразделение учреждения.
- Должность.
- Сумму оклада и различных надбавок.
- Приказ главы учреждения о приеме на работу или переводе (№ и дату).
В последней графе работник должен расписываться при каждом внесении данных в подтверждение ознакомления с этим.
Раздел IV
Он посвящен данным о присвоении квалификационного разряда, воинского звания, дипломатического ранга.
В таблице надо отметить:
- Дату присвоения разряда, чина и т.д.
- Разряд, чин, звание и т.д.
- Объем надбавки.
- Основание — приказ, его номер и дату формирования.
В последней графе таблицы госслужащий должен поставить свою подпись.
Раздел V
Здесь надо указывать сведения об аттестации: когда она проводилась, на каком основании, каково решение комиссии. Ну и обязательно отмечают реквизиты документа-основания для начала проведения аттестации.
Раздел VI
Работник на протяжении времени труда в организации может повышать свою квалификацию. Именно такие данные надо указать в этом разделе.
Что требуется написать в таблице:
- Когда проводилось обучение.
- Разновидность повышения квалификации.
- Название образовательного учреждения, где работник обучался. Также надо указать место нахождения учреждения.
- Реквизиты выданного документа об окончании обучения.
- Основание (номер и дату издания приказа).
Данные в эту часть документа вносят на основании бумаги об окончании обучения сотрудника.
Раздел VII
О профессиональной переподготовке. Оформляется так же, как и раздел VI. Основанием будет являться документ о профессиональной переподготовке штатной единицы.
Раздел VIII
Здесь надо указать данные о государственных и ведомственных наградах или каких-либо почетных званиях.
В таблице требуется написать название награды или другого поощрения и реквизиты документа, согласно которому работник получил ее.
Раздел IX
Кадровик должен внести сведения об отпусках работника:
- Вид отпуска.
- На какое время он был предоставлен.
- На какое количество дней.
- Когда начался и закончился.
- Дату и номер приказа об отпуске.
Если работник трудится в учреждении уже давно, то графы для вписания информации могут закончиться. Тогда можно будет вклеить дополнительную таблицу для новых сведений.
Раздел X
Он посвящен социальным льготам, которые полагаются лицу по законодательству. Указывают название льготы, реквизиты документа, на основании которого присудили льготу.
Раздел XI
Сюда можно вписать какие-либо дополнительные сведения о штатной единице, для которых не предназначены другие имеющиеся разделы бумаги.
Раздел XII
В этот раздел вписывают данные о расторжении трудового договора. Надо отметить причину увольнения, день, реквизиты приказа руководства о расторжении трудового договора.
Расписываются специалист отдела кадров и экс-сотрудник учреждения.
Внимание! Если меняется какая-то информация о работнике (семейное положение, фамилия, появились дети), то все новые данные кадровик должен вносить таким образом. Либо дополнить старые сведения, либо их зачеркнуть аккуратно, а выше или рядом написать новые (в зависимости от ситуации). Изменения надо завизировать отметкой «Исправленному верить». Кроме того, надо указать дату внесения изменений, документ, на основании которого они вносятся (приказ, свидетельство о браке и т.д.), его номер и дату. После этого кадровик расписывается в подтверждении достоверности новой информации. Сам госслужащий тоже должен расписаться для подтверждения верности данных.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Личная карточка работника
(форма N Т-2)
Личная карточка государственного (муниципального) служащего
(форма N Т-2ГС(МС))
Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
п. 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);
п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть цифр, например, «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):
строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты: п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
п. 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;
п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.
В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.
- Рубрики
- УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
- НАЛОГИ
- ВЗНОСЫ
- КАДРЫ
- ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
- СПЕЦРЕЖИМЫ
- ИП
- РАЗНОЕ
- ПРОВЕРКИ
- СУДЕБНЫЕ СПОРЫ
- ОРГАНИЗАЦИЯ БИЗНЕСА
- ИНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГИИ
- ТЕМПОДБОРКИ
- ФОРМЫ И БЛАНКИ
- Магазин бухгалтера
- СПРАВОЧНИК
- ФОРМЫ И БЛАНКИ
- КАЛЬКУЛЯТОРЫ
- Подписка 23
Бухгалтерияru
- Главная
- Формы и бланки
- Учет кадров, рабочего времени, оплаты труда
Для кого :
для заполнения сведений о принятом на работу государственном (муниципальном) служащем
Документ, утвердивший форму:
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1
Скачать инструкцию
Скачать форму
ЧЕК-ЛИСТИзменения-2023: II полугодие
большой обзорЕНП и уведомления — 2023: актуальная шпаргалка для бухгалтера
ГЛАВНОЕ ЗА НЕДЕЛЮ
Кадры
Переплата отпускных: как вернуть?
Учет и отчетность
Когда переходить зимние нормативы ГСМ
Налоги
Как супруги могут распределить имущественный вычет при покупке жилья?
Учет и отчетность
Документы, подтверждающие выдачу денег под отчет
Кадры
Российский суд впервые осудил женщину за уклонение от мобилизации
МЫ В СОЦСЕТЯХ
О применении нулевой ставки по налогу на прибыль
23.09.2023
Если российская организация более года владеет не мен�…
Уволенный по соглашению сторон работник имеет право на выходное пособие
23.09.2023
Работница уволилась по соглашению сторон. Работодатель…
Обновлены правила подсчета страхового стажа для назначения пособий
22.09.2023
Определено, что в страховой стаж для расчета пособий п�…
PreviousNext
Все комментарии
ПОЛЕЗНОЕ
Калькуляторы
Проводки
Тематические подборки
Годовой отчет 2022
Все правила и советы подготовки и сдачи годовой отчетности за 2022 год.
Изменения 2023
Все изменения бухгалтерского и налогового законодательства, которые вступают в силу с 2023 года.
Составьте правильно и проверьте свой РСВ за 9 месяцев вместе с бератором.
Регистрируйтесь бесплатно.
Начать работу
Прием работника на государственную или муниципальную службу всегда имеет много формальностей. В их числе — заполнение довольно объемной личной карточки работника, которая составляется на специальном унифицированном бланке. Ознакомимся с его назначением, структурой, а также с особенностями отражения данных в карточке.
Зачем нужна личная карточка?
Ст. 66 ТК РФ предписывает всем российским работодателям заводить трудовые книжки. Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 обязывает «синхронизировать» трудкнижки с личными карточками работника. Также в постановлении сказано, что карточки ведутся по формам, утвержденным Росстатом. Главное статистическое ведомство утвердило сразу несколько таких форм. В их числе:
- Т-2 — применяемая в общем случае;
- Т-2ГС (МС) — применяемая государственными и муниципальными органами власти при приеме работников на службу.
Таким образом, использование карточки — это, прежде всего, законодательное предписание. Если его нарушить, то Трудинспекция наложит на работодателя санкции по статье 5.27 КоАП РФ.
Кроме того, карточка — удобный инструмент систематизации важных персональных данных о работнике, и предприятию в принципе полезно иметь подобный источник в распоряжении.
В карточке, к примеру, отражаются важнейшие сведения по образованию и опыту работы человека: принимая решения о назначении людей на те или иные должности, работодатель будет иметь возможность оперативно получать данные о соответствии подчиненных установленным квалификационным требованиям по их карточкам. На госслужбе такой учет, базируемый на документально подтвержденных фактах, имеет особенно важное значение.
Форма бланка утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В целом карточка, несмотря на большой объем, имеет довольно простую структуру, и заполнять ее несложно.
Скачать актуальный бланк формы 2ГС (МС) в 2022 году.
Состав личной карточки Т-2ГС (МС)
Документ включает 12 разделов:
- Общие сведения.
- Сведения о воинском учете.
- Прием на работу и переводы на другую работу.
- Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания.
- Аттестация.
- Повышение квалификации.
- Профессиональная подготовка.
- Государственные и ведомственные награды, почетные звания.
- Отпуск.
- Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
- Дополнительные сведения.
- Основание прекращения трудового договора (увольнения).
Заполняем личную карточку работника Т-2ГС (МС): образец 2022
Наибольшие затруднения может вызывать отражение различных типов данных в Разделе I (Общие сведения). Дело в том, что значительная их часть показывается одновременно двумя способами:
- в текстом виде;
- в виде кода — установленного тем или иным классификатором.
К числу таких типов данных относятся:
Место рождения
Здесь показываются:
- сокращенное наименование типа населенного пункта и сам населенный пункт (текстом);
- код населенного пункта.
Оба типа данных берутся из классификатора ОКАТО ОК 019-95. Важно не путать его с классификатором ОКТМО ОК 033-2013, который используется для правильного указания категории муниципалитета в налоговой отчетности.
Гражданство
Фиксируются:
- тип гражданства;
- код гражданства.
В обоих случаях — по классификатору ОКИН ОК 018-2014. Если точнее, по фасету 02: «фасет» можно считать главным ориентиром по нужному типу данных в структуре классификатора.
Данные о знании работников иностранным языком
- язык и степень его знания текстом («Английский, владеет свободно»);
- комбинированный код языка и степени знания им в соответствии с фасетами 04 (содержит коды языков) и 05 (содержит коды степеней знания языков).
Так, свободному знанию английского соответствует комбинированный код 016 3.
Данные об образовании
- уровень образования в соответствии с классификацией, приведенной в Законе «Об образовании» от 29.12.2012 № 273-ФЗ;
- код по фасету 30 ОКИН для соответствующего уровня образования.
Так, уровню «высшее образование — специалитет, магистратура» соответствует код 7.
Данные по дипломам
В их числе — код специальности по еще одному классификатору — ОКСО (ОК 009-2016).
Данные по послевузовскому образованию
- наименование формы подготовки научных кадров в соответствии с Законом № 273-ФЗ, Законом «О науке» от 23.08.1996 № 127-ФЗ;
- код, соответствующий форме подготовки — по фасету 34 ОКИН.
Так, например, аспирантуре, где защищаются кандидатские диссертации, соответствует код 02.
Данные по ученой степени
- наименование (тут варианта два — кандидат или доктор наук);
- код ученой степени по фасету 35 ОКИН.
Стаж работы
Важно правильно разграничить общий стаж и тот, что отражает период работы человека на государственной или муниципальной службе. Второй тип стажа дает предусмотренные законом льготы по пенсии за выслугу лет, а также влияет на текущую зарплату на должности.
Семейное положение
Показывается с применением текстового статуса и кода по фасету 10 ОКИН. В графе «Степень родства» указывается, кем приходится работнику конкретный человек — в соответствии с наименованиями степеней родства по фасету 11, но без указания кодов.
Подробнее о заполнении перечисленных разделов личной карточки работника смотрите в этой статье.
Важно не допустить ошибок при отражении сведений в заголовочной части документа. Например — не перепутать характер и вид работы. Характер работы может быть постоянным или временным. По виду работа может быть основной или по совместительству. В графе «алфавит» ставится первая буква фамилии работника — для облегчения поиска его карточки в системе документооборота на предприятии.
Скачать образец заполнения формы Т-2ГС (МС) в 2022 году.