Инструкция по взаимодействию с дистанционным работником - Большая энциклопедия инструкций и руководств

Дистанционная работа или, как ее называют, работа с удаленным доступом, становится все более популярной. Спору нет, такой режим работы удобен и для работника, и для работодателя. Однако, поскольку работа удаленно появилась не так уж давно, работодатели допускают ошибки при ее установлении, регулировании или при увольнении. Кому может быть установлен такой режим работы? Как это сделать? Как осуществляется взаимодействие работника и работодателя? По каким основаниям можно уволить дистанционного работника? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.

Суть дистанционной работы

В силу ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:

– вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);

– вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Условием дистанционной работы является использование для выполнения трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Не нужно путать дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Результатом надомной работы является определенная продукция, а результатом дистанционной – информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности.

Стать экспертом кадрового учета — легко!

Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП», в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.Посмотреть программу и записаться.

Дистанционными работниками могут быть, например, программисты, редакторы, бухгалтеры, преподаватели, юристы. То есть те, кто осуществляет определенную работу дома или в другом месте, которое не находится под контролем работодателя, а взаимодействует с ним через «Интернет».

Однако некоторые работодатели оформляют дистанционную работу ошибочно. Например, работодатель заключил срочный трудовой договор о дистанционной работе с высококвалифицированным иностранным специалистом на должность бренд-шеф-повара, фактическим местом работы которого являлся ресторан на территории другой республики (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 18.07.2017 по делу № 33‑22475/2017). Вопрос о том, считается ли эта работа дистанционной, при рассмотрении дела не вставал. Тем не менее, хочется подчеркнуть, что в данном случае должен быть заключен обычный трудовой договор, согласно которому рабочим местом является структурное подразделение, находящееся в другой местности, но при этом контролируемое работодателем.

Кроме этого, Минтруд неоднократно (последний раз в Письме от 16.01.2017 № 14‑2/ООГ-245) высказывал мнение, что трудовым законодательством в настоящий момент для работодателя не предусмотрена возможность заключить трудовой договор о дистанционной работе с гражданином РФ, иностранным гражданином или лицом без гражданства, если он будет работать за пределами РФ, поскольку заключение трудового договора на таких условиях нарушает ТК РФ. В частности, работодатель не сможет выполнить свои обязанности по обеспечению дистанционных работников безопасными условиями труда и его охране (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ) в силу того, что федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, образующие трудовое законодательство, действуют только на территории нашей страны (ч. 1 ст. 13 ТК РФ). С такими гражданами рекомендовано заключать гражданско-правовые договоры.

Поэтому прежде, чем оформлять работника дистанционно, хорошенько подумайте, подпадает ли выполняемая работа под определение дистанционной.

Оформляем прием на «дистанционку»

Дистанционного работника принимают на работу по общим правилам, предусмотренным ст. 68 ТК РФ, но с соблюдением требований гл. 49.1 ТК РФ и Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63‑ФЗ).

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий этого договора могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае и работник, и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи в порядке, предусмотренном Законом № 63‑ФЗ.

Несмотря на заключение электронного трудового договора, законодательством установлено требование о наличии и бумажной формы договора. Работодатель в течение трех календарных дней со дня заключения данного договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного договора на бумажном носителе.

Из этого положения следует, что работодатель направляет подписанный им экземпляр трудового договора работнику. Для работника же не установлена обязанность отправлять работодателю по почте второй, подписанный собственноручно экземпляр.

Прежде чем заключить трудовой договор, дистанционный работник должен представить документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. Каким же образом это происходит?

В статье 312.2 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в электронной форме. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Если такой договор заключается лицом впервые, оно получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Кроме того, особенности имеются в оформлении трудовой книжки. В частности, по соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о ней могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка вообще может не оформляться.

Таким образом, если никаких записей в трудовую книжку о работе дистанционного работника не сделано, основным документом о его трудовой деятельности, подтверждающим трудовой стаж, для него будет трудовой договор о дистанционной работе.

Если работник хочет, чтобы запись о его дистанционной работе была внесена в трудовую книжку, он должен передать ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением.

Поскольку внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, запись о приеме на работу производится по общим правилам.

Как и обычные работники, дистанционные работники до заключения трудового договора должны быть ознакомлены с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ (с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором). Такое ознакомление тоже может осуществляться путем обмена электронными документами.

На основании трудового договора работодатель издает приказ о приеме на дистанционную работу. Его оформляют так же, как при приеме других работников организации. При этом в графе «Условия приема на работу, характер работы» указывают: «Дистанционная работа».

Если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то ознакомить работника с приказом о приеме на работу можно тем же способом (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Трудовой договор

В первую очередь отметим, что в трудовом договоре обязательно должен быть указан вид работы – дистанционная (ст. 312.2 ТК РФ). Например:

Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).

При этом, как и любой другой трудовой договор, договор о дистанционной работе должен включать в себя обязательные условия, названные в ст. 57 ТК РФ, в том числе:

– место работы. Здесь указывается организация и ее место нахождения. А вот место исполнения работы (адрес места жительства, электронный адрес) следует указать в дополнительном условии «Уточнение места работы»;

– режим рабочего времени и времени отдыха и др. Режим работы может быть установлен такой же, как для всех работников организации, но может и отличаться;

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

– условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Здесь обязательно укажите форму выплаты зарплаты – перечисление на банковскую карту (ст. 136 ТК РФ).

Укажите в договоре способ взаимодействия между работником и работодателем, а также срок подтверждения получения электронного документа от другой стороны (ст. 312.1 ТК РФ).

Помимо обязательных, в трудовой договор по соглашению сторон могут быть включены дополнительные условия, не ухудшающие положение работника (ч. 5 ст. 57, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ), в частности:

– о порядке внесения записей в трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2);

– о порядке и сроках обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением в соответствии с требованиями работодателя (ч. 8 ст. 312.2). Например:

Работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, модем, техническую документацию, необходимую для исполнения работником трудовых обязанностей, в срок ______________.

Если эта обязанность возложена на работника, условие может быть такое:

Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, принтером, факсом, телефонной связью, средствами доступа к сети «Интернет».

– о порядке использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2);

– о порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует оборудование и иные программные и технические средства, принадлежащие ему либо арендованные (ст. 188, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). При этом в договоре целесообразно четко прописать, какие именно расходы подлежат возмещению, какими документами они должны быть подтверждены и т. д.;

– о порядке и сроках и форме представления работником отчетов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3).

Кроме этого, можно указать дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Нюансы дистанционной работы

Поскольку во время трудовой деятельности общение между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством электронной связи, предполагается, что любые документы как работник, так и работодатель направляет в электронной форме. Но в ст. 312.1 ТК РФ уточняется, что такими документами, помимо трудового договора, приказов, уведомлений и других документов, в частности, являются заявления, объяснения и иная информация от работника. А еще установлено, что если работник направил такой документ, как заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Если работник заболел или собирается в отпуск по беременности или родам или по уходу за ребенком, он должен направить работодателю оригиналы соответствующих документов (листок нетрудоспособности, заявление и т. п.) по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

Отдельно внимание уделено соблюдению работодателем в отношении дистанционных работников норм охраны труда.

В силу ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет лишь некоторые обязанности, установленные ст. 212 ТК РФ, в частности:

– расследование и учет в определенном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2);

– выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки (абз. 20 ч. 2);

обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2).

Кроме этого, работодатель должен ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные Трудовым кодексом, федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов РФ, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

Особенности при увольнении

Имеются особенности при увольнении дистанционных работников, в частности, по инициативе работодателя.

По общему правилу трудовой договор с такими работниками можно расторгнуть по основаниям, установленным Трудовым кодексом. При этом в трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ). Например, увольнение за неоднократное невыполнение плановых показателей, за регулярное несоблюдение формата отчета о выполненном задании.

Отметим: дополнительные основания увольнения должны быть установлены именно трудовым договором. Если же они будут установлены не трудовым договором, а другим документом, например должностной инструкцией или локальным актом организации, уволенный будет восстановлен.

Например, дистанционный работник, уволенный за неоднократное невыполнение плановых показателей, был восстановлен судом, поскольку такое дополнительное основание увольнения было предусмотрено не трудовым договором, а должностной инструкцией. Работодатель считал, что она является неотъемлемой частью трудового договора.

Однако суд сделал вывод: должностные инструкции с учетом их содержания, порядка принятия, формы, сроков утверждения работодателем, порядка ознакомления с ними работника не могут быть квалифицированы как неотъемлемая часть заключенного сторонами трудового договора и не отвечают требованиям ст. 56 ТК РФ (не являются соглашением сторон), поэтому увольнение по правилам ч. 1 ст. 312.5. ТК РФ, предусматривающей право работодателя уволить дистанционного работника по дополнительным, согласованным сторонами основаниям, прописанным исключительно в трудовом договоре, незаконно (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.05.2017 по делу № 33‑7310/2017).

Должностная инструкция будет неотъемлемой частью трудового договора, если она в соответствии с этим договором является приложением к нему. Однако в любом случае обязательной она становится только в части должностных обязанностей и требований к работнику. Если должностной инструкцией установлены основания увольнения, они не подлежат применению, поскольку такая инструкция, в отличие от трудового договора, не считается соглашением сторон.

Прекращение трудовых отношений с дистанционным работником оформляется приказом (унифицированная форма Т-8), в качестве основания которого следует указать конкретное положение договора или статьи ТК РФ. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Если данный документ невозможно довести до сведения работника или тот отказывается ознакомиться с ним под подпись, в приказе (распоряжении) делается соответствующая запись.

Если взаимодействие между работодателем и дистанционным работником осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей, приказ об увольнении необходимо заранее направить работнику в электронном виде для ознакомления. Работник, в свою очередь, заверив приказ электронной подписью, обязан переслать его обратно.

В день увольнения бумажную копию приказа необходимо выслать работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).

На основании приказа, если заполнялась трудовая книжка работника, в ней делается запись об увольнении. Приведем образец записи при увольнении по дополнительному основанию, установленному трудовым договором.

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
1	2	3	4
5	20	11	2017	Трудовой договор прекращен	Приказ от 20.11.2017
				по инициативе работодателя в связи	№ 13‑у
				с неоднократным нарушением сроков
				сдачи проверенных материалов,
				пункт 6.3.1 Трудового договора
				о дистанционной работе от 15.04.2016
				№ 15/16‑тд, часть первая статьи 312.5
				Трудового кодекса
				Российской Федерации.
				Специалист ОК Петрова И. К. Петрова
				МП Иванов

* * *

Мы рассмотрели особенности дистанционной работы – в частности, касающиеся приема на работу, оформления трудового договора, режиме рабочего времени и времени отдыха, организации охраны труда и увольнении. В остальном на дистанционных работников распространяются общие нормы Трудового кодекса, в том числе по поводу предоставления отпусков, учета рабочего времени в зависимости от его режима и т. д.

Ну и конечно, на дистанционную работу не обязательно принимать новых сотрудников – можно перевести и уже работающих. Но осуществляется такой перевод только по соглашению сторон. В одностороннем порядке по инициативе работодателя он возможен лишь при наличии веских оснований.

Источник

ООО «ХХХ»		УТВЕРЖДАЮ
_{наименование организации}
ИНСТРУКЦИЯ по осуществлению взаимодействия между сторонами трудового договора о дистанционной работе	Генеральный директор
_{наименование должности руководителя организации или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностные инструкции}

_{м.п. подпись}	_{расшифровка подписи}

“		”	20__	г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкция по осуществлению взаимодействия между сторонами трудового договора о дистанционной работе (далее также — Инструкция) в ООО «ХХХ» (далее также — Работодатель) определяет порядок и правила осуществления взаимодействия Работодателя и дистанционных Работников (далее также — Работников) посредством обмена электронными документами и документами на бумажном носителе, использования иных способов взаимодействия Работодателя и Работника.

1.2. Работник и Работодатель далее вместе именуются также стороны, а по отдельности также — сторона.

1.3. Порядок и правила осуществления взаимодействия сторон также определяется:

1.3.1. Трудовым договором с Работником.

1.3.2. Должностной инструкцией Работника.

1.3.3. Настоящей инструкцией.

1.3.4. Иными локальными нормативными актами Работодателя, регламентирующими порядок и правила осуществления взаимодействия сторон.

1.4. При наличии условий, содержащихся в документах, поименованных в пункте 1.3 настоящей инструкции, противоречащих друг другу, или условий одних документов, которые не соответствуют условиям, указанным в других документах, приоритетное значение документов распределяется в следующем порядке (по убыванию):

1.4.1. Трудовой договор Работника.

1.4.2. Должностная инструкция Работника.

1.4.3. Настоящая инструкция.

1.4.4. Иные локальные нормативные акты Работодателя, содержащие требования к порядку осуществления взаимодействия между сторонами, к ведению и формам отчетной и иной документации, предоставляемой Работником или Работодателем.

1.5. Работодатель вправе изменить порядок и правила осуществления взаимодействия сторон в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в случае необходимости таких изменений.

1.6. Ответственность за организацию и осуществление взаимодействия сторон, своевременное и качественное направление электронных документов и документов на бумажном носителе, соблюдение требований настоящей инструкции возлагается на Работника, национального директора по продажам, иного Работника, определенного приказом генерального директора Работодателя.

2. ВИДЫ СВЯЗИ ПРИ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ СТОРОН

2.1. Взаимодействие сторон осуществляется посредством использования:

2.1.1. Информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее также – электронная связь).

2.1.2. Телефонной связи, предоставляемой операторами услуг телефонной связи, при этом используются мобильные и стационарные телефоны (далее также – телефонная связь).

2.1.3. Почтовой связи, предоставляемой операторами услуг почтовой связи, при этом почтовая корреспонденция направляется заказным письмом с уведомлением о вручении или ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (далее также – почтовая связь).

2.1.4. <…>.

2.1.5. Личной встречи сторон в офисе Работодателя или ином месте, определяемом Работодателем, а также вручения, ознакомления и подписания необходимых документов.

3. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СТОРОН ПОСРЕДСТВОМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ СВЯЗИ

3.1. Обмен документами посредством использования электронной связи осуществляется посредством направления одной стороной другой стороне электронного документа.

3.2. Электронным документом является документв электронном виде, направляемый одной из сторон другой стороне посредством использования информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (электронной связи), в порядке, предусмотренном настоящей инструкцией, трудовым договором, должностной инструкцией, иными локальными нормативными актами.

3.3. Электронные документы подразделяются на следующие виды:

3.3.1. Электронные рабочие документы.

3.3.2. Электронные распорядительные документы.

3.4. К электронным рабочим документам, в частности, относятся: планы выполнения работ, отчеты и обзоры различных форм и видов, распоряжения, уведомления, требования Работодателя, заявления и извещения Работника, запросы и электронная переписка сторон и т.д.

3.5. Планы выполнения работ (далее также — Планы) содержат необходимые сведения и данные, перечень планируемых действий Работника, в том числе выполнение определенных мероприятий и посещение определенных объектов, иных действий, которые должны быть выполнены Работником в следующем периоде (месяце, квартале).

3.6. Планы составляются ежемесячно (ежеквартально)на следующий месяц (квартал) в форме электронного рабочего документа. В целях проверки достоверности представляемой Работником информации и сведений, содержащихся в плане, Работодатель вправе затребовать предоставление плана на бумажном носителе и/или плана в форме электронного распорядительного документа.

3.7. Ежемесячные планы направляются Работником непосредственному руководителю и/или национальному директору по продажам, иному сотруднику, определенному приказом Работодателя, посредством электронной связи не позднее <…> рабочих дней до окончания текущего месяца. Ежемесячные планы согласуются и утверждаются вышеуказанными лицами в течение <…> рабочих дней. Рассмотрение, согласование и последующее направление ежемесячного плана Работодателем Работнику означает утверждение данного плана и обязательность его исполнения Работником.

3.8. <…>.

3.9. В процессе хозяйственной деятельности и осуществлении взаимодействия стороны вправе вносить изменения в планы. При внесении изменений согласование таких изменений является обязательным. Согласование плана осуществляется посредством электронной переписки сторон и/или телефонной связи.

3.10. Планы выполнения работ составляются в формате Microsoft Excel, «расширение .XLS или .XLSX». При условии обязательного согласования с Работодателем Работник вправе использовать иные форматы подготовки документа.

3.11. Отчеты о выполненных работах (далее также — Отчеты) основаны на ранее утвержденных планах, содержат необходимые сведения и данные, перечень выполненных Работником действий, в том числе выполнение ранее определенных мероприятий и посещение ранее определенных объектов, иных действий, которые были выполнены Работником в предшествующем периоде.

3.12. Отчеты составляются еженедельно (ежемесячно) за прошедшую неделю (месяц) в форме электронного рабочего документа. В целях проверки достоверности представляемой Работником информации и сведений, содержащихся в отчете, Работодатель вправе затребовать предоставление отчета на бумажном носителе и/или отчета в форме электронного распорядительного документа.

3.13. Еженедельные отчеты направляются Работником непосредственному руководителю и/или национальному директору по продажам, иному сотруднику, определенному приказом Работодателя, посредством электронной связи не позднее <…> последнего рабочего дня недели.

3.14. Еженедельные отчеты рассматриваются, согласуются и утверждаются вышеуказанными лицами в течение 2 (двух) рабочих дней. По требованию или запросу Работодателя Работник обязан предоставить необходимые объяснения и пояснения, связанные с отчетом. Отсутствие каких-либо запросов или требований Работодателя по истечении вышеуказанного срока является утверждением еженедельного отчета.

3.15. <…>.

3.16. Ежемесячные отчеты рассматриваются, согласуются и утверждаются вышеуказанными лицами в течение 5 (пяти) рабочих дней. По требованию или запросу Работодателя Работник обязан предоставить необходимые объяснения и пояснения, связанные с отчетом. Отсутствие каких-либо запросов или требований Работодателя по истечении вышеуказанного срока является утверждением ежемесячного отчета.

3.17. Отчеты составляются в формате Microsoft Excel, «расширение .XLS или .XLSX. При условии обязательного согласования с Работодателем Работник вправе использовать иные форматы подготовки отчета.

3.18. Формы и образцы планов и отчетов, иных электронных документов, иные требования к взаимодействию сторон посредством обмена документами путем электронной связи также определяются трудовым договором и должностной инструкцией Работника, настоящей инструкцией, иными локальными нормативными актами, приказами Работодателя, электронными распорядительными документами Работодателя.

3.19. К электронным распорядительным документам, в частности, относятся: локальные нормативные акты, акты о допущенных нарушениях, приказы и распоряжения Работодателя, уведомления о мероприятиях, иные обязательные для исполнения (распорядительные) документы Работодателя, заявления и объяснения Работника, содержащие его подпись, в том числе, заявления Работника, подтверждающие его ознакомление с исходящим от Работодателя электронным документом, заявление Работника об увольнении и т.д.

3.20. Электронные распорядительные документы направляются Работодателем Работнику в графическом изображении в форматах JPG, TIFF, PDF в отсканированном виде, содержат подписи и скреплены печатью Работодателя.

3.21. Электронные распорядительные документы направляются Работником Работодателю в графическом изображении в форматах JPG, TIFF, PDF в отсканированном виде, содержат подпись Работника.

3.22. <…>.

3.23. По требованию Работодателя Работник обязан направить Работодателю оригинал электронного документа на бумажном носителе, содержащим подпись Работника, посредством почтовой связи.

3.24. Работник обязан быть доступным для Работодателя и иметь доступ в «Интернет» в режиме реального времени в течение рабочего времени, режим которого указан в трудовом договоре, соблюдая порядок и сроки взаимодействия сторон, установленные трудовым договором, должностной инструкцией, настоящей инструкцией, иными локальными актами (далее также – «online» и/или «режим online»).

3.25. Соблюдение режима online означает выполнение Работником регулярно (ежедневно и своевременно) своих обязанностей, в том числе Работник обязан:

3.25.1. Проверять содержимое электронных почт (основной и дополнительной).

3.25.2. Получать и рассматривать поступающие от Работодателя электронные документы.

3.25.3. Направлять Работодателю электронные ответы, электронные документы.

3.25.4. Осуществлять электронную переписку с Работодателем, сотрудниками Работодателями, указанными в трудовом договоре, должностной инструкции, настоящей инструкции, иных локальных нормативных актах.

3.25.5. Выполнять иные разумные и зависящие от Работника действия, направленные на соблюдение порядка взаимодействия сторон.

3.26. Работник обязан сообщить Работодателю посредством телефонной связи о возникновении нижеуказанных обстоятельств в течение 2 (двух) рабочих дней с момента их возникновения, в том числе:

3.26.1. О техническом сбое, поломке технических средств, обеспечивающих электронную связь.

3.26.2. Об отсутствии электронной связи.

3.26.3. Об отсутствии электричества.

3.26.4. О возникновении иных обстоятельств, препятствующих выполнению Работником порядка взаимодействия сторон.

3.27. Реквизиты и иные данные, используемые сторонами для обмена электронными документами и осуществления взаимодействия сторон посредством электронной связи, указываются в трудовом договоре Работника или приложении к нему.

3.28. При направлении электронного документа отправитель должен использовать параметры электронного сообщения с «запросом уведомления о доставке сообщения» и с «запросом уведомления о прочтении сообщения».

3.29. <…>.

3.30. Стороны обязаны иметь на компьютере программу «Skype» либо по согласованию между ними иную аналогичную программу, поддерживающую IP-телефонию, видеосвязь, возможность быстрого обмена электронными сообщениями.

3.31. Работник обязан участвовать в видеоконференциях, тренингах, «круглых столах», иных мероприятиях, проводимых Работодателем или уполномоченным Работодателем лицом, посредством использования специальных программ, указанных в пункте 3.30 настоящей инструкции, либо иных программ, использование которых согласовано с Работодателем.

3.32. Реквизиты и иные данные, используемые сторонами для обмена электронными документами и осуществления взаимодействия сторон посредством электронной связи, указываются в трудовом договоре Работника или приложении к нему.

3.33. Стороны обязаны информировать друг друга об изменении данных и реквизитов, используемых для взаимодействия сторон посредством электронной связи, в течение 2 (двух) календарных дней со дня возникновения таких изменений.

3.34. Информация об изменениях направляется другой стороне заказным письмом с уведомлением о вручении либо посредством электронной связи в форме электронного распорядительного документа.

3.35. <…>.

3.36. Иные положения о порядке и правилах, сроках и условиях взаимодействия сторон посредством электронной связи указаны в трудовом договоре, должностной инструкции, иных локальных нормативных актах.

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СТОРОН ПОСРЕДСТВОМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕЛЕФОННОЙ СВЯЗИ

4.1. Взаимодействие сторон также осуществляется посредством использования телефонной связи.

4.2. При использовании телефонной связи Работник обязан быть доступным для Работодателя в режиме реального времени в течение рабочего времени, режим которого указан в трудовом договоре.

4.3. Обязанность Работника быть доступным для Работодателя означает выполнение Работником обязанностей, указанных в трудовом договоре, должностной инструкции, а также нижеуказанных обязанностей, в их совокупности и по отдельности:

4.3.1. Прием Работником телефонных сигналов (звонков), исходящих от Работодателя, предоставление ответов на них.

4.3.2. Ведение телефонных переговоров с Работодателем.

4.3.3. <…>.

4.3.4. Выполнять иные разумные и зависящие от Работника действия, направленные на соблюдение порядка взаимодействия сторон.

4.4. Работник обязан сообщить Работодателю посредством электронной связи о возникновении нижеуказанных обстоятельств в течение 2 (двух) рабочих дней с момента их возникновения, в том числе:

4.4.1. О техническом сбое, поломке, утере технических средств, обеспечивающих телефонную связь.

4.4.2. Об отсутствии телефонной связи.

4.4.3. О возникновении иных обстоятельств, препятствующих выполнению Работником порядка взаимодействия сторон.

4.5. Реквизиты и иные данные, используемые сторонами для осуществления взаимодействия сторон посредством телефонной связи, указываются в трудовом договоре Работника или приложении к нему.

4.6. Стороны обязаны информировать друг друга об изменении данных и реквизитов, используемых для взаимодействия сторон посредством телефонной связи, в течение 2 (двух) календарных дней со дня возникновения таких изменений.

4.7. Информация об изменениях направляется другой стороне заказным письмом с уведомлением о вручении либо посредством электронной связи в форме электронного распорядительного документа.

4.8. <…>.

4.9. Иные положения о порядке и правилах, сроках и условиях взаимодействия посредством телефонной связи сторон указаны в трудовом договоре, должностной инструкции, иных локальных нормативных актах.

5. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СТОРОН ПОСРЕДСТВОМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

5.1. Взаимодействие сторон также осуществляется посредством использования почтовой связи.

5.2. При использовании почтовой связи стороны обязаны обеспечить направление и получение почтовой корреспонденции и документации.

5.3. При направлении почтовой корреспонденции и документации каждая сторона обязана сообщить другой стороне о направлении документации, используя электронную связь.

5.4. Работник обязан по требованию Работодателя направить в его адрес нотариально заверенные копии документов, предусмотренные ст. 65 Трудового Кодекса РФ, на бумажном носителе, посредством почтовой связи ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении в течение 3 (трех) календарных дней со дня получения соответствующего требования Работодателя.

5.5. Работник обязан по требованию Работодателя направить в его адрес документы, истребуемые Работодателем, на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением о вручении в течение 3 (трех) календарных дней со дня получения соответствующего требования Работодателя.

5.6. Реквизиты и иные данные, используемые сторонами для осуществления взаимодействия сторон посредством почтовой связи, указываются в трудовом договоре Работника или приложении к нему.

5.7. <…>.

5.8. Информация об изменениях направляется другой стороне заказным письмом с уведомлением о вручении либо посредством электронной связи в форме электронного распорядительного документа.

5.9. Почтовые квитанции, уведомления о вручении, описи вложений, скриншоты сайтов почтовых организаций, подтверждающие направление и получение почтовой корреспонденции, иная информация, предоставляемая операторами почтовой связи, имеют полную юридическую силу и доказательственное значение в суде, в том числе при разрешении споров между сторонами в суде.

5.10. Иные положения о порядке и правилах, сроках и условиях взаимодействия сторон посредством почтовой связи указаны в трудовом договоре, должностной инструкции, иных локальных нормативных актах.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СТОРОН ПОСРЕДСТВОМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КУРЬЕРСКОЙ СВЯЗИ

6.1. Взаимодействие сторон также осуществляется посредством использования курьерской связи.

6.2. При использовании курьерской связи стороны обязаны обеспечить направление и получение документации.

6.3. При направлении документации посредством курьерской связи каждая сторона обязана сообщить другой стороне о направлении документации, используя электронную связь.

6.4. Документы, поименованные в настоящей инструкции, трудовом договоре, должностной инструкции, а также документы, истребуемые Работодателем, могут быть направлены в адрес Работодателя посредством курьерской связи.

6.5. <…>.

6.6. При использовании курьерской связи заполнение описи и перечня направляемых документов является обязательным.

6.7. Реквизиты и иные данные, используемые сторонами для осуществления взаимодействия сторон посредством курьерской связи, указываются в трудовом договоре Работника или приложении к нему, а также могут быть согласованы сторонами.

6.8. Стороны обязаны информировать друг друга об изменении данных и реквизитов, используемых для взаимодействия сторон посредством курьерской связи, в течение 2 (двух) календарных дней со дня возникновения таких изменений.

6.9. Информация об изменениях направляется другой стороне заказным письмом с уведомлением о вручении либо посредством электронной связи в форме электронного распорядительного документа.

6.10. Квитанции, описи, перечни, скриншоты сайтов организаций, оказывающих соответствующие услуги, иные документы, подтверждающие направление и получение документации, иная информация, предоставляемая операторами курьерской связи, имеют полную юридическую силу и доказательственное значение в суде, в том числе при разрешении споров между сторонами в суде.

6.11. Иные положения о порядке и правилах, сроках и условиях взаимодействия сторон посредством курьерской связи указаны в трудовом договоре, должностной инструкции, иных локальных нормативных актах.

Источник

Дистанционной (удаленной) работой (далее — дистанционная работа, выполнение трудовой функции дистанционно) является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор или дополнительное соглашение к нему о дистанционной работе, то есть в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему данное условие должно быть прямо указано.

Договор на дистанционную работу может заключаться для выполнения работы, результат которой не имеет материального выражения (например, с программистами, консультантами, журналистами, и прочими работниками умственного труда). Созданный дистанционным работником интеллектуальный продукт является собственностью работодателя.

На дистанционных работников в полной мере распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных Трудовым кодексом РФ.

Дистанционный работник входит в штат организации.

Важно! Трудовой кодекс РФ предусматривает случаи, когда взаимодействие работодателя и дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, может осуществляться путем обмена электронными документами, а также случаи запрета взаимодействия путем электронного документооборота.

При этом способ взаимодействия дистанционного работника и работодателя (использование бумажного, электронного документооборота или иного способа взаимодействия) следует определить в трудовом договоре, дополнительном соглашении к трудовому договору, коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Путем обмена электронными документами могут заключаться трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе. При этом работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

При заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами все документы, предъявляемые при поступлении на работу, за исключением трудовой книжки (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа; документы воинского учета; документ об образовании и (или) о квалификации; справка о наличии (отсутствии, прекращении) судимости и (или) факта уголовного преследования; другие документы), могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа. Однако по требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Если в соответствии с Трудовым кодексом работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа если иное не предусмотрено трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом.

Работодатель может при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, предоставить работнику эти копии в форме электронного документа, но только если такой способ предоставления указан в заявлении работника. В противном случае работодатель обязан направить дистанционному работнику копии документов по почте заказным письмом с уведомлением. Вне зависимости от способа предоставления копий документов работодатель должен выполнить требование не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления.

Работник не вправе использовать электронный документооборот для предоставления документов, связанных с получением обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Дистанционный работник обязан направлять [обязан направить?] работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, по почте заказным письмом с уведомлением либо представить работодателю сведения о серии и номере листка нетрудоспособности, сформированного медицинской организацией в форме электронного документа, в случае, если указанная медицинская организация и работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа.

Работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1 — 22.3 Трудового кодекса РФ.

Важно! При заключении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника.

Порядок получения и использования таких подписей установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, отвечающая следующим признакам:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи;

5) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

6) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Каждая из сторон трудовых взаимоотношений обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом.

Трудовой кодекс РФ устанавливает некоторые особенности содержания трудового договора с дистанционным работником и выполнения обязанностей работодателя, возникающих в связи с заключением договора.

Местом заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе, подписанных путем обмена электронными документами, указывается место нахождения работодателя.

Место исполнения обязанностей по договору работник выбирает самостоятельно.

В трудовом договоре о дистанционной работе помимо дополнительных условий, не ухудшающих положения работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, может предусматриваться дополнительное условие о праве дистанционного работника с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, принадлежащие работнику или арендованные им.

Порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом.

Причем время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время.

Коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору может определяться режим рабочего времени дистанционного работника, а при временной дистанционной работе также могут определяться продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно.

Коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору могут быть определены условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных статьей 312.9 ТК РФ) для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков дистанционному работнику, выполняющему дистанционную работу временно, осуществляется в порядке, предусмотренном главой 19 ТК РФ.

При заключении трудового договора путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа, самостоятельно.

Важно! По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку дистанционного работника при условии ее предоставления им, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

Важно! Законодательство РФ устанавливает особенности организации и охраны труда дистанционных работников.

В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет следующие предусмотренные Трудовым кодексом РФ обязанности в области охраны труда:

— расследование и учет в установленном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

— выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные Трудовым кодексом, иными федеральными законами сроки;

— обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

— осуществляет ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

Работодатель не обязан проводить специальную оценку условий труда дистанционных работников.

Важно! Законодательство РФ устанавливает особенности временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.

Работник может быть временно переведен по инициативе работодателя на дистанционную работу на период наличия следующих обстоятельств (случаев):
— в случае катастрофы природного или техногенного характера;
— производственной аварии;
— несчастного случая на производстве;
— пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии;
— в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части;
— принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления.
Согласие работника на такой перевод не требуется.
С целью регулирования порядка временного перевода работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации принимает локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу, содержащий:
— указание на обстоятельство (случай) из числа указанных в части первой настоящей статьи, послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу;
— список работников, временно переводимых на дистанционную работу;
— срок, на который работники временно переводятся на дистанционную работу (но не более чем на период наличия обстоятельства (случая), послужившего основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу);
— порядок обеспечения работников, временно переводимых на дистанционную работу, за счет средств работодателя необходимыми для выполнения ими трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок выплаты дистанционным работникам компенсации за использование принадлежащего им или арендованного ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств и возмещения расходов, связанных с их использованием, а также порядок возмещения дистанционным работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;
— порядок организации труда работников, временно переводимых на дистанционную работу (в том числе режим рабочего времени, включая определение периодов времени, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя (в пределах рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором), порядок и способ взаимодействия работника с работодателем (при условии, что такие порядок и способ взаимодействия позволяют достоверно определить лицо, отправившее сообщение, данные и другую информацию), порядок и сроки представления работниками работодателю отчетов о выполненной работе);
— иные положения, связанные с организацией труда работников, временно переводимых на дистанционную работу.
При временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным статьей 312.9 ТК РФ, внесение изменений в трудовой договор с работником не требуется.
Если специфика работы, выполняемой работником на стационарном рабочем месте, не позволяет осуществить его временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя либо работодатель не может обеспечить работника необходимыми для выполнения им трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, время, в течение которого указанный работник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, с оплатой этого времени простоя согласно части второй статьи 157 ТК РФ, если больший размер оплаты не предусмотрен коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

Важно! Трудовой договор о дистанционной работе помимо общих оснований прекращения, может быть расторгнут по инициативе по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (за исключением случая, если более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника, предусмотренным частью девятой статьи 312.3 ТК РФ), а также при изменении работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Источник

В современном мире многие документы разрешено вести в электронном формате. Возникает ряд вопросов: как внедрить необходимый функционал, потребуется ли электронная подпись (ЭП, ЭЦП), как официально обмениваться документами с дистанционными сотрудниками, можно ли подписать документы с сотрудником без ЭП и не нарушить закон. В статье разберем, как легально вести электронную документацию с офисными сотрудниками, удаленными работниками и самозанятыми.

Трудовой кодекс РФ позволяет организовать электронное взаимодействие с любым сотрудником компании. Однако есть правила такого взаимодействия, и они зависят от категории сотрудника

Удаленная работа — наша новая реальность. В последнее время ряды удаленных сотрудников пополнились вчерашними обитателями офисов. Сейчас в России каждый третий сотрудник работает в удаленном или смешанном формате.

Дистанционный сотрудник – это работник, подписавший трудовой договор о дистанционной работе и имеющий удаленный доступ с информационной системе компании. Практически в каждой компании есть такие работники. Удаленная форма трудовой деятельности позволяет удобно организовать трудовой процесс для работников, которые территориально проживают в разных местах.

Как оформить дистанционного сотрудника

При оформлении на работу дистанционного сотрудника HR-отдел компании должен провести следующие действия:

Получить от сотрудника обязательную документацию. Список установлен статьей 65 ТК РФ:
- паспорт или документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка, если у работника она есть в бумажном формате;
- свидетельство о пенсионном страховании (СНИЛС);
- документы воинского учета (для военнообязанных);
- документ об образовании;
- документ о квалификации;
- документы, подтверждающие наличие специальных знаний.
Уведомить каждого сотрудника (ознакомить под подпись) о локальных нормативных актах вашей компании, которые регламентируют его работу. Эту документацию может заверить электронная подпись дистанционного работника либо можно подписать все необходимые акты в бумажном формате.
Заключить трудовой договор.
Выпустить приказ о приеме на работу.
Заполнить личную карточку работника по форме № Т-2.
Оформить трудовую книжку, если она заполнена в бумажном виде.

После оформления документации дистанционные работники зачисляются в штат компании наравне с обычными сотрудниками.

В связи со всем вышеперечисленным перед работодателем встает вопрос обмена документацией с такими работниками.

Обмен документацией для сотрудников на дистанционной работе

Обмен кадровыми документами с дистанционными сотрудниками может проводиться:

В привычном бумажном формате. Работники оформляют документацию в офисе и приносят все нужные для трудоустройства документы с собой. Собственноручно подписывают трудовой договор и\или дополнительное соглашение.
Без визита сотрудника в офис. Вся необходимая документация подписывается и отправляется через курьерские службы и\или Почту России.
В электронном формате. Обмениваются электронными документами через интернет, электронные сервисы и системы с применением почтовых отправлений, мессенджеров и прочих способов и средств взаимодействия.

С какими сотрудниками можно организовать электронный обмен документами

Трудовой кодекс позволяет организовать электронное взаимодействие с любым сотрудником компании. Однако есть правила такого взаимодействия, и они зависят от категории сотрудника.

Существует три категории сотрудников:

Категория №1. Сотрудники, работающие по договору гражданско-правового характера, и самозанятые.
Категория №2. Сотрудники, оформленные по трудовому договору на дистанционную работу.
Категория №3. Сотрудники, работающие по трудовому договору.

Список документации для электронного обмена между сотрудниками и руководством, как и особенности такого обмена, зависят от категории сотрудника

Документы КЭДО для сотрудников категории №1: согласно части 2 статьи 160 и части 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ, всю документацию с сотрудниками этой категории работодатель может подписывать в электронном формате без дублирования на бумаге.

Для категории №2. Согласно статьям 312.2-312.9 Трудового кодекса РФ, все кадровые документы с сотрудниками работодатель может подписывать в электронном формате без дублирования на бумаге. Но есть исключение! Оно касается трех документов:

копии приказа об увольнении;
трудового договора и\или дополнительного соглашения;
бумажную трудовую книжку, если у работника она в бумажном виде.

Эту документацию работодатель обязан отправлять сотруднику в бумажном формате. Принципы электронного взаимодействия должны быть закреплены трудовым договором, дополнительным соглашением, коллективным договором или иным локально-нормативным актом компании. Главное, чтобы весь порядок был детально прописан, а обмен электронной документацией отражал факт получения сотрудником (работодателем) электронного документа или документа в электронном формате.

Дистанционный работник может получить копии всей документации, связанной со своим рабочим процессом в HR-отделе. Документация готовится в бумажном формате, и направляются сотруднику заказным письмом или в электронном формате в течение трех рабочих дней.

Для категории №3. Согласно статьям 22.1–22.3 ТК РФ всю кадровую документацию с сотрудниками работодатель может подписывать в электронном формате, без дублирования на бумаге. Но есть исключение! Оно касается пяти документов из части 3 статьи 22.1 ТК РФ, а именно:

приказ об увольнении;
акт о несчастном случае на производстве;
журнал инструктажа по охране труда;
бумажная трудовая книжка, если у сотрудника она в бумажном формате;
сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Готова ли ваша компания к КЭДО? Бесплатный чек-лист для оценки своими силами

Как правильно организовать обмен документами с дистанционным работником без ЭЦП

Существует два варианта организации электронного обмена документацией с удаленными сотрудниками:

Электронная почта. При обмене документами через электронную почту необходимо учитывать следующую особенность, которая прописана в части 3.4 статьи 312.3 ТК РФ, а именно: получатель электронной документации должен в ответ направить в электронном формате документ, подтверждающий получение документации в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. Например, работодатель отправил сотруднику трудовой договор, получил подтверждение от сотрудника о получении и только после этого получил подписанный договор.
Информационная система работодателя. Может использоваться как вариант обмена электронной документацией с удаленными сотрудниками.

Интерфейс сервиса Личный кабинет сотрудника от компании WiseAdvice-IT

В информационной системе (ИС) можно организовать отправку, получение, ознакомление, подписание документов без использования электронной подписи. Факт авторизации в системе является аутентификацией сотрудника, а подписание документации там приравнивается к подписанию простой электронной подписью (ПЭП).

При документообороте через ИС работодателя есть одна важная особенность – подписать в ней трудовой договор или дополнительное соглашение без применения ЭП нельзя. ПЭП для этих целей не подходит. Для такой документации потребуется усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись.

Чтобы внедрить кадровый ЭДО с действующими сотрудниками необходимо:

Подписать Соглашение об электронном взаимодействии (о применении НЭП или ПЭП). Это необходимо оформить для всех дистанционных сотрудников, самозанятых и офисных работников.
Для офисных сотрудников кроме соглашения потребуется оформить положение о КЭДО, Приказ о переходе документации на электронную и согласие подписанное всеми сотрудниками.

Чтобы сделать электронный обмен документами с новыми работниками официальным вам потребуется:

Подписать Соглашение об электронном взаимодействии.
Положение о кадровом ЭДО.
Согласие нового сотрудника на ведение документов в электронном формате. По закону, работники, не имеющие трудового стажа до 31.12.2021 года, могут не подписывать согласие.

Рассчитать на сайте стоимость автоматизации кадрового электронного документооборота под ключ!

Возможность перехода на кадровый ЭДО остается за каждой компанией и несет за собой ряд дополнительных преимуществ. КЭДО упрощает оформление документации, повышает эффективность работы HR-службы, ускоряет подписание и проведение документов на всех этапах их оформления. А для сотрудников, работающих дистанционно, такое взаимодействие является единственным возможным и удобным.

Источник

Особенности регулирования труда дистанционных работников

Договор на дистанционную работу может заключаться для выполнения работы, результат которой не имеет материального выражения (например, с программистами, консультантами, журналистами и прочими работниками умственного труда). Созданный дистанционным работником интеллектуальный продукт является собственностью работодателя.

Дистанционный работник входит в штат организации.

При заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами все документы, предъявляемые при поступлении на работу, за исключением трудовой книжки (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа; документы воинского учета; документ об образовании и (или) о квалификации; справку о наличии (отсутствии, прекращении) судимости и (или) факта уголовного преследования; другие документы), могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Однако по требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Работодатель может знакомить путем обмена электронными документами дистанционного работника (лицо, заключающее трудовой договор о дистанционной работе) с приказом о приеме на работу, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором, прочими приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами. При этом приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора о дистанционной работе работодатель обязан направить дистанционному работнику в течение трех рабочих дней со дня издания указанного приказа (распоряжения) по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе. Если в соответствии с Трудовым кодексом работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа, если иное не предусмотрено трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом.

Работник не вправе использовать электронный документооборот для предоставления документов, связанных с получением обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Дистанционный работник обязан направить работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, по почте заказным письмом с уведомлением, либо представить работодателю сведения о серии и номере листка нетрудоспособности, сформированного медицинской организацией в форме электронного документа, в случае, если указанная медицинская организация и работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа.

Порядок получения и использования таких подписей установлен Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, отвечающая следующим признакам:

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи;

5) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

6) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Каждая из сторон трудовых взаимоотношений обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе, дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом.

— Трудовой кодекс РФ устанавливает некоторые особенности содержания трудового договора с дистанционным работником и выполнения обязанностей работодателя, возникающих в связи с заключением договора.

Место исполнения обязанностей по договору работник выбирает самостоятельно.

Порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе, дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом.

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом. Это не освобождает работодателя от обязанности вести учет рабочего времени такого работника. Причем время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время. Коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору может определяться режим рабочего времени дистанционного работника, а при временной дистанционной работе также могут определяться продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно.

Трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом должен определяться порядок предоставления дистанционному работнику, работающему дистанционно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков. Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков дистанционному работнику, выполняющему дистанционную работу временно, осуществляется в порядке, предусмотренном главой 19 ТК РФ.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Работник может быть временно переведен по инициативе работодателя на дистанционную работу на период наличия следующих обстоятельств (случаев):

— в случае катастрофы природного или техногенного характера;

— производственной аварии;

— несчастного случая на производстве;

— пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии;

— в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части;

— принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления.

Согласие работника на такой перевод не требуется.

С целью регулирования порядка временного перевода работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации принимает локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу, содержащий:

— указание на обстоятельство (случай) из числа указанных в части первой настоящей статьи, послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу;

— список работников, временно переводимых на дистанционную работу;

— срок, на который работники временно переводятся на дистанционную работу (но не более чем на период наличия обстоятельства (случая), послужившего основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу);

— порядок обеспечения работников, временно переводимых на дистанционную работу, за счет средств работодателя необходимыми для выполнения ими трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок выплаты дистанционным работникам компенсации за использование принадлежащего им или арендованного ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств и возмещения расходов, связанных с их использованием, а также порядок возмещения дистанционным работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;

— порядок организации труда работников, временно переводимых на дистанционную работу (в том числе режим рабочего времени, включая определение периодов времени, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя (в пределах рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором), порядок и способ взаимодействия работника с работодателем (при условии, что такие порядок и способ взаимодействия позволяют достоверно определить лицо, отправившее сообщение, данные и другую информацию), порядок и сроки представления работниками работодателю отчетов о выполненной работе);

— иные положения, связанные с организацией труда работников, временно переводимых на дистанционную работу.

При временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным статьей 312.9 ТК РФ, внесение изменений в трудовой договор с работником не требуется.

Если специфика работы, выполняемой работником на стационарном рабочем месте, не позволяет осуществить его временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя либо работодатель не может обеспечить работника необходимыми для выполнения им трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, время, в течение которого указанный работник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, с оплатой этого времени простоя согласно части второй статьи 157 ТК РФ, если больший размер оплаты не предусмотрен коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

Важно! Законодательство РФ устанавливает особенности организации и охраны труда дистанционных работников.

В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет следующие предусмотренные ТК РФ обязанности в области охраны труда:

Работодатель не обязан проводить специальную оценку условий труда дистанционных работников.

Важно! Трудовой договор о дистанционной работе помимо общих оснований прекращения, может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (за исключением случая, если более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника, предусмотренным частью девятой статьи 312.3 ТК РФ), а также при изменении работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Источник