Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи челябинской области

Главная » 

Инструкция по судебному делопроизводству » 

Инструкция по судебному делопроизводству

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ

Председатель Государственного

Председатель Челябинского комитета по обеспечению деятельности

областного суда мировых судей Челябинской области

____________________Ф.М. Вяткин _______________________В.П. Быков
«__12__»__августа ______2008г. «_14__»___августа______2008г.

Начальник Управления

Судебного департамента

в Челябинской области
___________________С.И. Андреев
«_10_»__августа______2008г.

Инструкция

по судебному делопроизводству у мирового судьи
Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства путем унификации документооборота, установления единого порядка оформления и сроков подготовки документов.

Инструкция, являясь нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства у мирового судьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.
1. Общие положения

1.1. Инструкция по судебному делопроизводству устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех мировых судей и работников аппарата.
1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТа Р51141-98, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003г. № 36, Инструкции по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 декабря 2007 г. № 169 и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, локальными нормативными и методическими документами Государственного комитета.
1.3. Работники аппарата мирового судьи обязаны знать настоящую Инструкцию, неукоснительно соблюдать требования, предъявляемые к организации делопроизводства у мирового судьи, и нести персональную ответственность за нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

Они должны быть знакомы с нормами гражданского, уголовного, судопроизводства, законодательства об административных правонарушениях, совершенствовать свои знания и профессиональный уровень путем самостоятельной подготовки и обучения в организованных формах.
1.4. Помощник мирового судьи обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата мирового судьи с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5. Обязанности, права и ответственность работников аппарата мирового судьи определяются их должностными регламентами, утверждаемыми в установленном порядке.
2. Организация делопроизводства
2.1. Мировой судья руководит делопроизводством и отвечает за его состояние.

Мировой судья систематически проверяет состояние делопроизводства и своевременно принимает меры к исправлению выявленных ошибок и недостатков.

Мировой судья:

— организует работу аппарата;

-контролирует выполнение работниками аппарата внутреннего трудового распорядка;

— осуществляет общее руководство деятельностью аппарата;

-распределяет должностные обязанности между работниками аппарата;

— проверяет сроки прохождения дел и материалов, правильность ведения журналов, своевременность обращения к исполнению вынесенных судебных решений и т.д.;

— несет ответственность за законность использования и надежность хранения гербовой печати;

— отвечает за сохранность судебных дел;

— осуществляет иные полномочия по организации работы судебного участка.

Мировой судья контролирует выполнение всеми работниками аппарата требований настоящей Инструкции.

Порядок формирования статистических отчетов на основе данных первичного статистического учета, ведущегося на судебном участке мирового судьи, первичной статистической отчетности, ее обработки, подготовки сводной статистической отчетности, ее хранения и представления в Управление Судебного департамента по Челябинской области регламентирует Инструкция по ведению судебной статистики, утвержденная приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от «29» декабря 2007г. № 169.
3. Порядок приема посетителей
3.1. Прием посетителей мировым судьей, работниками его аппарата производится в установленные дни и часы:

— мировым судьей не реже двух раз в неделю;

— работниками аппарата мирового судьи (по выдаче справок и документов) -ежедневно в течение всего рабочего дня.

При необходимости прием граждан мировым судьей может производиться в выходные дни или вечерние часы.

Граждане, прибывшие из других населенных пунктов, принимаются в течение всего рабочего дня работниками аппарата и по возможности мировым судьей.

4. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции.
4.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в аппарат мирового судьи, принимаются, а также отправляются по назначению делопроизводителем по следующей схеме.

Регистрация входящей корреспонденции

↓

Журнал учета входящей корреспонденции (форма № 1), штамп, дата поступления, регистрационный номер

↓

Передача документов мировому судье не позднее следующего рабочего дня

4.2. Делопроизводитель вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп в нижнем правом углу, где указывается дата поступления материала, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции (форма № 1) таким образом, чтобы сохранилась полная возможность свободного прочтения текста.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам (форма № 1-б).

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Ошибочно доставленная корреспонденция не регистрируется в журнале учета входящей корреспонденции, а пересылается по назначению.
4.3. Поступившие дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).
4.4. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, отметки об исполнении).
При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским делам и т.д.

Корреспонденция, ошибочно поступившая на судебный участок, в трехдневный срок со дня поступления и регистрации направляется по назначению в тот орган или должностному лицу, к компетенции которого относится решение поставленных в корреспонденции вопросов.

Во всех случаях обратившимся к мировому судье лицам в пятидневный срок направляется уведомление о том, куда направлено на рассмотрение обращение (материалы).
4.5. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о дате поступления их на судебный участок для приобщения к делам:

а) судебные повестки, возвращенные за ненахождением адресата;

б) расписки в получении копий заявлений о возбуждении уголовного дела частного обвинения, обвинительных актов или заключений, судебных повесток, исковых заявлений.
4.6. После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня вся поступившая корреспонденция передается мировому судье для рассмотрения под роспись в журнале учета входящей корреспонденции.
4.7. Исковые заявления и другие материалы, принятые на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются делопроизводителю для учета в журнале входящей корреспонденции, после регистрации с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления возвращаются мировому судье для рассмотрения.
4.8. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.
4.9. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении по электронной почте, факсу, регистрация которых производится в журнале формы № 1-а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.
4.10. На переписке по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (кроме апелляционных и надзорных жалоб) проставляется индекс, состоящий из порядкового номера поступившей жалобы и буквы «ж» (например, «1-ж», «2-ж» и т.д.).
4.11. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы — заказными письмами, либо выдаются адресатам в установленном порядке на руки под роспись.

На заказные бандероли и письма составляется опись, отдельно на бандероли и на письма. Опись подшивается в хронологическом порядке в наряд № 18.

Судебные документы и корреспонденция, направляемые адресатам с делопроизводителем, записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.
4.12. Судебные повестки и копии процессуальных документов направляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 заказными письмами с уведомлениями о вручении. Бланк уведомления прикрепляется к оборотной стороне письма. На лицевой стороне письма и на бланке уведомления делается отметка «судебное». На бланке уведомления о вручении в свободном поле под адресными данными судебного участка делопроизводитель проставляет штамп с указанием номера дела, даты и времени рассмотрения дела.
5. Регистрация и учет уголовных, гражданских дел,

дел об административных правонарушениях.
5.1. Все поступившие дела регистрируются в соответствии с документами первичного статистического учета на учетно-статистических карточках (для уголовных дел — форма № 5, для гражданских дел — форма № 6, для дел об административных правонарушениях — форма № 7) и в алфавитном указателе (для уголовных дел — форма № 5-а. для гражданских дел — форма № 6-а для дел об административных правонарушениях — форма № 7-а).

Алфавитные указатели ведутся на бумажном носителе при отсутствии автоматизированного делопроизводства.
5.1.1. По делам и заявлениям, присланным мировому судье по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной делопроизводителем в день приема дела или заявления. По делам и заявлениям, принятым на личном приеме, дата поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной мировым судьей (помощником мирового судьи) при их приеме.
5.1.2.

Регистрация, учет и движение материалов, поступивших в порядке гражданского производства

↓

Делопроизводитель

↓

Журнал учета входящей корреспонденции (форма № 1)

↓

не позднее следующего рабочего дня

↓

Мировой судья

↓

не позднее 5 дней после передачи

↓

Секретарь судебного заседания

__________________________________↓____________________________

↓ ↓

В случае принятия к производству мировым судьей

В случае вынесения мировым судьей определения об отказе в принятии заявления, о возвращении или оставлении без движения

↓ ↓

Обложка (форма № 18)

Журнал формы № 1 (отметка)

↓ ↓

Справочный лист (форма № 17)

Журнал учета определений по заявлениям (жалобам) до принятия их мировым судьей к своему производству (форма № 6.1.)

↓________________________________________________________↓

↓

Мировой судья

По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки формы № 6, алфавитный указатель по делам искового производства ведется на каждого ответчика.
5.1.3. Не позднее пяти дней после передачи мировому судье материалы и заявления должны быть возвращены секретарю судебного заседания для оформления учетно-статистических карточек. Делопроизводителем на принятое к производству гражданское дело оформляется учетно-статистическая карточка формы № 6. В журнал учета входящей корреспонденции вносится регистрационный номер гражданского дела.

Определение об отказе в принятии заявления о вынесении судебного приказа мировой судья выносит в течение трех дней со дня поступления заявления.

Заявления, по которым вынесены определения об отказе в их принятии, о возвращении заявления или оставлении без движения, регистрируются в журнале формы № 6.1. В журнале учета входящей корреспонденции делаются отметки о движении заявлений (об отказе в их принятии, о возвращении заявления, оставлении без движения).
5.1.4. Заявления, не принятые мировым судьей по основаниям, перечисленным в ст. 134, 135 ГПК Российской Федерации, регистрации как гражданские дела не подлежат. Копия определения об отказе в принятии искового заявления либо о возвращении искового заявления вручается (направляется) истцу (заявителю) в течение пяти дней со дня поступления заявления. Вместе с копией определения истцу (заявителю) возвращаются поданные им документы. Подлинник определения, копия заявления и сопроводительное письмо о возврате документов хранятся в наряде № 15.
Порядок работы:

Исковые заявления, не принятые к производству мировым судьей по основаниям, предусмотренным ст.ст.134, 135 ГПК РФ

______________________________↓________________________________

↓ ↓

Подлинник определения, копия заявления, копии сопроводительных писем подшиваются в наряд № 15

Копия определения, подлинники документов направляются заявителю в течение 5 дней со дня поступления

↓

Опись заказных бандеролей (форма № 3) при необходимости

Перейти к контенту