Инструкция по работе в crm битрикс24

CRM (Customer Relationship Management System — cистема управления взаимоотношениями с клиентами) – это система управления продажами.

CRM оптимизирует работу с клиентами и сопровождает их от первого контакта до финальной сделки.

Как же начать работу с CRM в Битрикс24?

Настраиваем CRM

Каждая компания по-своему уникальна. Поэтому прежде всего надо настроить систему под специфику вашего бизнеса.

Основные параметры расположены в разделе CRM — Настройки.

Добавляем лиды

CRM оптимизирует работу с клиентами. Поэтому наш следующий шаг — добавить этих самых клиентов:)

Начнём с создания новых лидов. Лид — это холодный контакт, любая зацепка с потенциальным клиентом. Это любая минимальная информация — будь то номер телефона, адрес электронной почты или сообщение из социальной сети.

Существует несколько способов добавить лид:

• Занести их вручную
• Импортировать готовый список
• CRM-формы и виджет на сайте
• Входящие письма и звонки

Каждый лид — это потенциальный клиент, поэтому важно эффективно работать с каждым лидом.

Обрабатываем лиды

Теперь наша задача — привлечь клиента, запланировать звонки, письма и встречи.

Вся история общения с клиентом хранится в CRM — вы всегда будете в курсе текущего состояния дел.

После успешной обработки мы конвертируем лид в контакт или компанию, а в случае продажи — в сделку.

Нажмите Завершить обработку лида и выберите нужный результат из списка:

Работа с лидом закончена — он останется в CRM и будет привязан к новым элементам.

Планируем дела

Что же такое дела в CRM? Это любая запланированная активность — перезвонить клиенту, выслать предложение, провести презентацию и т.д.

Текущие дела можно просмотреть в разделе Мои дела. Здесь вы увидите все дела: как запланированные, так и выполненные для любых элементов (лидов, контактов, компаний и сделок).

Специальные счётчики подскажут, сколько дел требуют вашего внимания:

История

Вся история взаимодействий с клиентами расположена в разделе CRM — История.

У каждого элемента (лид, контакт, компания, сделка) есть своя карточка. В ней вы можете просмотреть информацию, последние события и запланированные дела.

Здесь же одним кликом можно добавить новое дело или оставить комментарий.

Работаем со сделками

Конечная цель любого бизнеса — продажа товаров и услуг, то есть сделка.

На этапе создания сделки мы добавляем товары, которые приобретает клиент.

Мы можем создать товары прямо в сделке (вкладка Товары) или выбрать их из каталога.

В сделке мы продолжаем общение с клиентом — обсуждаем детали покупки, звоним, пишем и выставляем счета.

Наконец сделка заключена, и мы успешно её закрываем.

Битрикс 24 – удобное решение для коммерческой деятельности. Система позволяет оптимизировать бизнес-процессы внутри компании и автоматизировать продажи. Главным преимуществом Б24 считается богатый инструментарий при наличии бесплатного тарифа. Это обеспечивает быстрый старт компании и ее внедрение на рынок без дополнительных затрат.

В этой статье мы детально расскажем о Битрикс24 и как в нем работать пошагово. Поехали!

Обзор интерфейса

Внутренний интерфейс Битрикс 24 насыщен обилием инструментов, позволяющих контролировать все внутренние процессы компании. Основой Б24 является колонка левого меню, определяющая категории программы. К списку основного инструмента Битрикс 24 относят следующие категории:

• Живая лента – новостной раздел, где отображаются все текущие задачи вашей компании. Постановка задач и их обсуждение происходит в режиме реального времени.
• Задачи – раздел, отображающий список, сроки и план задач. Интерфейс портала позволяет быстро создавать и редактировать задачи, а также коммуницировать с ответственными за проект сотрудниками.
• Календарь – удобный инструмент для планирования и согласования встреч, звонков или задач. Поддерживает опции напоминания и синхронизации с Google календарем и т.д.
• Диск – глобальное хранилище данных, где содержится вся информация, файлы и документы компании, предварительно загруженные в Битрикс 24. Доступ к диску есть у всех подключенных сотрудников системы. Все данные с диска могут быть синхронизированы с продуктами 1С.
• Чат и звонки – раздел для коммуникации и связи. Инструментарий портала поддерживает возможность проведения внутренних звонков среди сотрудников, а также подключение контрагентов в единый чат.
• Почта – раздел портала для внешней связи с клиентами компании. Интерфейс почты Б24 позволяет работать сразу с несколькими почтовыми ящиками, запускать рассылки CRM-маркетинга, а также обрабатывать все полученные письма.
• CRM – перечень инструментов, позволяющий обрабатывать корпоративные задачи и проводить сделки. Отличительным преимуществом Битрикс 24 считается возможность бесплатной работы с инструментами CRM малому бизнесу до 12 сотрудников.
• Сотрудники – раздел, содержащий все данные о сотрудниках компании. Интерфейс раздела позволяет просмотреть структуру компании, а также проводить поиск информацию по любому из сотрудников.
• Группы – раздел помогает сгруппировать всю информацию о проектах в одном месте. В группу проекта могут быть включены все документы компании, важные файлы, список задач и сообщения сотрудников. Группы могут создаваться как открытого, так и закрытого типа.
• Время и отчеты – раздел, отображающий рабочее время или график отсутствия всех сотрудников компании. Кроме того, данный инструмент позволяет настраивать собрания и планерки, а также просматривать рабочие отчеты.
• Сайты – категория содержит список всех подключенных сайтов компании. Предусматривает возможность редактирования и настройки сайтов и коммерческих площадок.
• Контакт-центр – раздел объединяет в CRM все способы коммуникации с клиентами. Синхронизирует данные клиента со всеми соц. сетями, мессенджерами, онлайн-чатами и формами захвата с сайтов.
• CRM-маркетинг – инструмент для работы базой клиентов. Позволяет настраивать профильные рассылки на почту и через социальные сети, а также работать с аудиторией в рекламных кабинетах.
• CRM-аналитика – инструмент анализа маркетинговой деятельности компании. CRM-аналитика позволяет отслеживать работу менеджеров, следить за воронкой продаж и прогнозировать доход.
• Сквозная аналитика – раздел, объединяющий все рекламные каналы компании и показывающий их эффективность в продажах. Инструмент для глобальной аналитики.
• Телефония – модуль работы со всеми телефонными звонками компании. Позволяет подключать телефонные аппараты, просматривать детализацию звонков и контролировать баланс.
• Приложения – раздел с дополнительными приложениями от разработчиков для расширения опций Битрикс. Есть как бесплатные, так и платные решения.
• Центр продаж – модуль для подключения платежных решений и система анализа всех финансовых операций компании. Позволяет охватить и проанализировать все этапы продаж.
• 1С + CRM Битрикс24 – модуль синхронизации и обмена данными между программами.
• Лаборатория AI – раздел для подключения голосовых помощников или интерактивных приложений. Позволяет оптимизировать внутренние бизнес-процессы и расширить способы продаж.
• Мой тариф – программное дополнение, позволяющее узнать информацию о текущем тарифе, или расширить Битрикс 24 платной подпиской.

Левое меню полностью интерактивное, что позволяет скрыть или переместить рабочие инструменты в любом порядке.

Это интересно! Внизу меню программы доступны настройки интерфейса системы Б24. Кроме того, рядом с настройками находится горячая кнопка «Пригласить сотрудников», позволяющая быстро добавить коллег через. Пригласить можно через мобильное сообщение, почту или ссылку.

Большим преимуществом портала является быстрый старт. В системе легко зарегистрироваться, быстро добавить сотрудников и начать принимать заказы.

Запуск и регистрация Б24

Для регистрации CRM достаточно перейти на главную страницу сайта, выбрать способ быстрой авторизации и нажать «Продолжить регистрацию». Программа самостоятельно создаст новый Битрикс и присвоит цифровое название компании.

После регистрации программа предложит вектор использования ее инструментов и настроит интерфейс соответствующим образом. Данный процесс можно отложить на потом.

Как задать имя компании?

Присвоить имя компании и выбрать домен можно в верхнем левом углу, рядом с названием программы. Если желаемый домен занят, портал предложит ряд альтернативных наименований.

Обратите внимание! В платных решениях возможно полное переименование домена компании в экосистеме Б24. Так тариф «Компания» позволяет полностью заменить доменное имя, а тариф «Команда» – переименовать домен 3 уровня.

Создаем команду и привлекаем сотрудников: все просто!

Теперь можно приступать к добавлению сотрудников в ваш корпоративный портал. Пригласить можно через главное меню нижней левой или в верхней правой части интерфейса. Уже прибывшим сотрудникам можно отправить сообщение или поставить задачу.

• Пригласить в Б24 можно через быструю ссылку, по sms или email, а также через партнера CRM – портал интегратора. Здесь же в настройках можно обозначить форму регистрации новых сотрудников и текст письма-приглашения.

Первоначальная настройка окончена. Теперь можно приступать непосредственно к работе.

Работа с функционалом Битрикс24 пошагово

Интерфейс оболочки Б24 интуитивно понятен, однако обширные опции программы поначалу могут сбить с толку. Наше руководство по битрикс24 поможет быстро сориентироваться в интерфейсе программы и начать работу.

Как создать задачу в Битрикс24?

Работа в битрикс24 начинается с составления задач для сотрудников. Для создания задачи необходимо перейти в «Задачи» и нажать кнопку «Добавить задачу».

В открывшемся интерфейсе можно заполнить текст задачи, а также указать сроки выполнения и всех ответственных лиц. Для типовых задач из меню в верхнем углу можно создать шаблон, позволяющий сократить время заполнения задач.

Раздел «Задачи» позволяет просматривать и редактировать активные задачи. Сам интерфейс может быть индивидуально настроен каждым пользователем.

Чат и звонки

Режим необходим для внутренней связи между сотрудниками компании. Технические возможности раздела позволяют совершать:

• Обмен сообщениями в общем и закрытых чатах.
• Телефонные звонки и многоканальную связь.
• Просмотр всех уведомлений внутри портала.
• Просмотр «живой ленты» компании.

Для более эффективного использования веб-мессенджера Б24 можно установить дополнительное приложение для Windows, Android или iOS.

Работа с группами

Группы позволяют объединить сотрудников, работающих в рамках одного проекта или выстроить вертикаль управления компанией.

Интерфейс системы позволяет создавать полностью или частично закрытые и открытые группы. Чтобы создать новую группу, необходимо справа в меню найти и выполнить соответствующую команду.

После выбора необходимого типа группы откроется окно редактирования. Здесь можно обозначить цели группы, выбрать руководителя или модераторов, а также добавить сотрудников.

После запуска внутри группы можно обмениваться сообщениями и документацией между всеми ее участниками.

Учет рабочего времени

Возможность учета времени работы персонала доступна только с тарифом «Компания». Режим позволяет контролировать время работы каждого из сотрудников, а также получать ежедневные отчеты.

Среди инструментов данной категории также следует выделить:

• Просмотр глобальной статистики.
• Просмотр начала и конца рабочего времени каждого сотрудника.
• Контроль нарушений графиков всего отдела или сотрудников.
• Подсчет, анализ и фильтр рабочих дней.

Для создания новых или редактирования текущих рабочих графиков необходимо кликнуть на шестеренку в правом углу сверху.

Управление и настройка календаря

Календарь позволяет контролировать все рабочие процессы компании, а также планировать свой график работы. Категория «Мой календарь» предназначена для планировки личных задач и событий, «Календарь компании» – для контроля этапов сделок и переговоров. Для работы в Битрикс 24 календарей можно создавать бесчисленное множество.

Работа с документацией

Весь документооборот компании проходит через раздел Б24 «Диск». Как и в других категориях, Битрикс24 предоставляет возможность сортирования и размещения файлов отдельно для каждого работника или на общий диск. Техническая сторона программы позволяет работать со всеми форматами файлов. Кроме того, можно подключать сетевые хранилища или решения от MS Office и Google.

Для комфортной работы все документы можно загрузить на диск для Windows или macOS, или подключить сетевой диск. Доступ к документации может индивидуально настраиваться через команду «Настройка прав».

Все удаленные документы для безопасности сначала попадают в корзину хранилища. Кроме того, Битрикс24 имеет решение для безопасной очистки пространства – все операции доступны через команду «Очистка места».

Телефония

Раздел «Телефония» позволяет подключить телефонные линии к вашему порталу и запустить работу колл-центра. Также в данном режиме доступна интеграция вашего приложения или виджетов с сайта компании.

Дополнительно в разделе можно просматривать детализацию по всем совершенным звонкам для оценки продаж и эффективности работы менеджеров.

Важно знать! В коробочной версии Б24 и в тарифах Старт+, CRM+, Команда и Компания можно распределить доступ к телефонии между сотрудниками. Распределение прав позволяет определить кто из сотрудников имеет право на:

• Прослушивание звонков и диалогов.
• Звонки по внешним номерам.
• Настройку маршрутизации звонков.
• Аренду номера и т.д.

Управление доступом настраивается главным администратором по адресу «Телефония» – «Права доступа».

Заключение

Битрикс24 идеально подойдет для малого бизнеса и начала коммерческой деятельности. Удобный интерфейс Б24 и возможность синхронизации с 1С, Офис и Гугл позволяет запустить любой проект или стартап. Дополнительным преимуществом считается также бесплатный тариф, и подробная инструкция как пользоваться Битрикс24 в виртуальном помощнике портала.

Чтобы Битрикс24 действительно работал и не покрылся вековой плесенью, нужно с самого начала в нем разобраться. В этой статье мы рассмотрим основные разделы, выстроим каркас, который поможет правильно организовать работу в компании.

Стоит сразу сказать, что уложить в одну статью всё, что нужно рассказать новому пользователю Битрикс24 невозможно — портал большой, функций много. Но мы подготовились. В тексте будет много гифок и ссылок на видеоуроки бесплатного курса по Битрикс24 от БизнесПрофи.

Разобраться с интерфейсом. Что и где находится

На первом этапе разберем основное меню в левом сайдбаре. В этом меню размещены все разделы, которые существуют в системе. Его можно редактировать и оставлять только то, чем вы чаще всего пользуетесь. Подробнее о персональной настройке рабочего пространства можно узнать в бесплатном уроке курса по работе с Битрикс24.

Абсолютно все инструменты и разделы можно посмотреть, нажав на бургер вверху сайдбара около названия вашей компании.

Теперь пройдемся по основным пунктам меню. Пока лишь кратко обозначим функционал, подробнее разберем дальше.

Живая лента

Здесь отображаются важные сообщения, обсуждения, опросы и идеи. Любой вид сообщения можно публиковать как для всех сотрудников компании, так и для конкретной группы людей.

Подробнее о работе с живой лентой смотрите в коротком видеоуроке на нашем YouTube-канале

Задачи и проекты

В этом разделе расположены все задачи, которые выполняете вы, в которых вы наблюдатель или соисполнитель, которые вы поручили кому-то из коллег. Также здесь можно посмотреть все задачи по конкретному проекту.

Чат и звонки

Здесь отображаются чаты групповые и индивидуальные, а также здесь расположена телефония Битрикс для звонков прямо из портала.

Группы

Раздел, в котором хранятся все созданные вами группы и проекты. Этот раздел напрямую связан с Задачами.

Диск

Здесь хранятся все аудио видео и текстовые материалы компании.

Календарь

В календаре удобно планировать события: встречи с клиентами, интервью в Skype, рабочие планерки и т.д.

Почта

В этом разделе вы привязываете почтовый ящик и пользуетесь почтой в режиме одного окна.

CRM

Большой раздел, где собрана и структурирована информация о клиентах, контактах, компаниях, товарах, сделках и делах.

Сайты

Раздел для создания лендингов. В этом разделе собраны шаблоны посадочных страниц, а также встроен конструктор для самостоятельного создания лендинга.

Настроить панель учета рабочего времени и разобраться с отчетами

В панели учета рабочего времени вы начинаете и заканчиваете рабочий день, учитываете перерыв и формируете отчет за день. Никаких сложных настроек у этой панели нет. В начале рабочего дня нажмите на кнопку «Начать рабочий день», а в конце — «Завершить».

Теперь о задачах. Они напрямую связаны с механизмом учета рабочего времени и отчетом. Отчет формируется на основе задач, которые вы выполняли в течение дня. Поэтому, все дела, которыми вы занимаетесь в течение дня нужно фиксировать в разделе «Задачи и проекты».

В противном случае никакого смысла в учете рабочего времени не будет. Система будет отображать только факт 8-часового рабочего дня, а что конкретно вы делали в это время будет неясно. Подробнее о том, как начать рабочий день и отправить ежедневный отчет в видеоуроке на нашем YouTube-канале

Правильно ставить и планировать задачи

Все задачи находятся в разделе «Задачи и проекты». Здесь вы ставите задачи коллегам, коллеги и руководитель ставят задачи вам, а также вы ставите задачи на себя самостоятельно, если требуется.

Возможно три варианта отображения списка задач: Список, Мой план, Гант. Самый удобный на наш взгляд формат — Мой план. Здесь задачи можно распределить по колонкам, обозначающим стадию, в которой находится задача. Например, в БизнесПрофи мы используем колонки: Бэклог, На неделе, Сегодня, На проверку, Завершено на неделе, Завершенные. Таких колонок может быть ровно столько, сколько нужно вам для работы и вы сами задаете их обозначение.

Путем проб и ошибок мы вывели несколько основных правил, которые унифицируют процесс постановки задач, чтобы в компании не было разнобоя.

1. Формулировка любой задачи должна начинаться с глагола. Сообщайте исполнителю действие, которое от него требуется уже на этапе названия задачи
2. Всегда указывайте крайний срок по задаче. Иначе задачи будут провисать и теряться
3. Не пренебрегайте описанием к задаче. Оставляйте здесь все важные подробности и ссылки
4. Создавайте проекты и группы, а уже внутри проекта — задачи. Этот шаг систематизирует общую массу задач в компании и поможет быстрее находить нужные

Подробнее о проектах и группах. Чтобы создать проект или группу, перейдите в раздел «Группы» в левом сайдбаре. Нажмите на кнопку «Создать» и выберите то, что вам нужно: группу или проект. Мы рекомендуем создавать группы для рабочих процессов внутри компании, у которых нет четкого крайнего срока. А проекты — для клиентских задач, например, проект «Клиент Х» и внутри все задачи по этому клиенту.

Вести активные коммуникации

Коммуникации — одно из главных преимуществ Битрикс24. Практически все сущности, которые есть в Битрикс24 предполагают возможность получить оперативную обратную связь в том или ином виде. Разберем основные формы коммуникаций на портале.

Чаты и панель уведомлений

Чаты могут быть индивидуальными и групповыми, закрытыми и открытыми. Чаты расположены в правом сайдбаре. Здесь же находится панель уведомлений, в которой отображаются все действия, которые происходят в задачах, CRM и Живой ленте, к которым вы имеете отношение. Подробнее о настройке панели уведомлений в уроке бесплатного курса по работе в Битрикс24.

Живая лента

По принципу работы напоминает ленту в ВК или ФБ. Здесь можно создавать сообщения разного типа и адресовать их как всем сотрудникам, так и определенной группе людей. Каждый сотрудник может устроить обсуждение какого-то вопроса, создать голосовалку, Просто поделиться какой-то полезной статьей или сервисом.
Детальный разбор работы с Живой лентой смотрите в бесплатном уроке курса по работе с Битрикс24

Комментарии к задачам и событиям

У любой задачи можно оставить комментарий и задать все интересующие вопросы вне зависимости в какой роли вы выступаете в задаче. Даже если вы в задаче не участвуете, но вам нужно получить по ней информацию, вы можете написать комментарий и, самое главное, отметить конкретного человека, которому адресован вопрос.
Такой же принцип с событиями, которые планируются в календаре. Любое событие можно открыть, посмотреть подробности в описании и задать вопрос в комментариях одному из участников.

Работать с CRM

Основные сущности CRM — Лид, Сделка, Контакт, Компания и Товары. У каждой сущности есть своя карточка. Карточки всех сущностей имеют одинаковую структуру, но могут содержать разные вкладки и поля.

Работа с потенциальным клиентом начинается с Лида. Лиды приходят в компанию через звонки, открытые линии, почту, переписку в мессенджерах, их можно создавать вручную и импортировать.

В карточке лида содержится информация по конкретному лиду. Чем подробнее заполнены поля в карточке, тем проще лид будет обработать и перевести в следующую стадию. Виды и названия полей — это настраиваемый параметр, в зависимости от задач конкретного бизнеса. В верхней части карточки указана стадия, в которой находится Лид.

Любой лид можно конвертировать в одну из других трех сущностей: Сделка, Контакт, Компания. Карточки Сделки, Контакта и Компании по структуре повторяют карточку Лида, но при этом у каждой сущности есть индивидуальные дополнительные разделы, а также свои стадии.

Раздел «CRM Старт» отображает основные показатели отдела продаж. Можно оценить эффективность каналов коммуникаций с клиентами, увидеть план продаж и понять, кто из менеджеров наиболее продуктивен. Вся информация представлена в виде удобных инфографиков. Также в разделе CRM вы можете формировать собственные отчеты или использовать предустановленные шаблоны.
Подробнее о работе в CRM Битрикс24 смотрите в бесплатном курсе Эффективный сотрудник в Битрикс24.

Работать с экстранетом

Экстранет — пространство, куда можно приглашать внештатных специалистов. Экстранет удобен, когда вы сотрудничаете со специалистом не на постоянной основе и нет смысла регистрировать его на портале как обычного сотрудника. Сотрудник экстранета прикреплен к специальной группе и видит информацию только в рамках этой группы. Все остальные разделы портала недоступны.

Например, вы хотите нанять юриста для разработки формы вашего договора, ставите ему задачу в экстранете и он видит только эту задачу, а вы продолжаете работать на портале, при этом всегда можете посмотреть как продвигается задача.

Итак, каркас для работы на портале готов, теперь можно начинать активно тестировать и пользоваться. Если вы решили погрузиться в тему с головой, подписывайтесь на наш YouTube-канал , там у нас выходит большой курс по работе с платформой — «Эффективный сотрудник в Битрикс24».

Битрикс24 не первый год является одной из самых популярных платформ для создания сайтов ведения бизнеса. Особенно ее полюбили коммерческие компании, которым дополнительный функционал необходим не меньше, чем воздух. Главное — Битрикс24 позволяет использовать его даже на бесплатном тарифе.

Интерфейс Битрикс24

Внутри Битрикс24 пользователя ждет широкий спектр CRM инструментов для бизнеса. Они позволяют руководителю и сотрудникам контролировать все внутренние бизнес-процессы. В основу интерфейса Битрикс24 входит колонка левого меню, где хранятся определяющие категории программы. К ним относится насколько позиций.

• Живая лента. Представляет собой новостной раздел, в котором собраны все действующие задачи организации. Каждую из них можно обсуждать в режиме реального времени.
• Календарь. Используют для согласования задач и планирования встреч, а также звонков. Есть опции напоминания и возможность синхронизации с календарем Google.
• Время и отчеты. Здесь пользователь видит графики работы и отсутствий сотрудников компании. Также с помощью этого раздела можно назначать локальные собрания и регулярные планерки, иметь доступ к просмотру рабочих отчетов.
• Задачи. Это раздел, где находится список задач, их сроки и планы. Портал прост в использовании и позволяет оперативно создавать и изменять задачи, а также общаться с работающими с данными задачами сотрудниками.
• Звонки и чаты. Необходимы для коммуникации сотрудников между собой и с поставщиками услуг. Доступна возможность совершения внутренних звонков среди сотрудников или подключения контрагентов к единому чату.
• Почтовый сервис. Данный раздел помогает осуществлять внешнюю связь сотрудника с клиентами. Почта имеет уникальный интерфейс, который позволяет отправлять и получать данные сразу с нескольких почтовых ящиков, а также подключать рассылки CRM-маркетинга.
• CRM. Включает несколько важных инструментов, которые улучшают коммуникацию сотрудников с клиентами и повышают эффективность продаж. С помощью инструментов CRM пользователь может обрабатывать корпоративные задачи и организовывать сделки.
• CRM-маркетинг. Важный инструмент для продвижения товаров или услуг и работы с базой клиентов. В этом разделе пользователь может запускать профильные рассылки на электронную почту или в социальных сетях. Также здесь можно выполнять задачи, связанные с рекламными кабинетами.
• CRM-аналитика. Необходимый раздел для анализа эффективности рекламных кампаний и используемых маркетинговых инструментов. Инструменты CRM-аналитики дает возможность контролировать работу менеджеров и следить за воронкой продаж. Это позволяет прогнозировать результаты продаж.
• 1С + CRM Битрикс24. Представляет собой синхронизацию и обмен информацией между несколькими программами.
• Сотрудники. В этой колонке находится вся доступная информация о сотрудниках организации. Здесь можно настроить и просматривать структуру компании в виде оргсхемы и найти информацию о конкретном человеке в компании.
• Группы. Этот раздел позволяет хранить информации о всех проектах компании в одном месте. Пользователь создает группу для конкретного проекта и добавляет туда все документы компании, файлы, списки задач и сообщений работников. Удобно, что группы могут быть не только открытого, но и закрытого типа.
• Диск. Представляет собой большое хранилище для информации пользователей. Здесь можно найти все данные и файлы, которые сотрудники ранее загружали в Битрикс24. Диск можно синхронизировать с решениями от фирмы «1С» а доступ к нему имеют все подключенные к системе пользователи.
• Сайты. Раздел включает список всех рабочих сайтов организации. Пользователь может вносить изменения и настраивать сайты или коммерческие площадки.
• Контакт-центр. Включает всевозможные все способы общения сотрудников с клиентами в системе CRM. Здесь происходит синхронизация данных клиента со любыми чатами, социальными сетями, мессенджерами или формами захвата с сайта.
• Телефония. Представляет собой модуль работы с рабочими телефонными разговорами в организации. Здесь можно подключать телефоны, получать детализацию звонков или контролировать баланс.
• Сквозная аналитика. Совокупность всех используемых рекламных каналов с анализом их пользы в продажах. Этот инструмент позволяет проводить глобальную аналитику.
• Лаборатория AI. Инструменты для работы с голосовыми помощниками или интерактивными приложениями. При необходимости, с помощью этого инструмента возможно оптимизировать бизнес-процессы внутри компании и увеличить количество способов продаж.
• Центр продаж. Инструмент для запуска платежных решений и системы анализа проведенных финансовых операций на всех этапах продажи.
• Мой тариф. Является программным дополнением для получения информации о действующем тарифе. Здесь также можно приобрести платную подписку на Битрикс.
• Приложения. Включает несколько видов приложений от разработчиков платформы для расширения функционала Битрикс24. Доступны бесплатные и платные варианты решений.

Одним из важных преимуществ работы с Битрикс24 считают бесплатное использование CRM малым бизнесом со штатом до 12 сотрудников.

Как начать работать в Битрикс24

Битрикс24 известен простотой использования и возможностью быстрого старта. Регистрация на платформе занимает мало времени, а после можно так же быстро добавить в систему сотрудников и осуществлять продажи с помощью функционала CRM Битрикс.

Регистрация и запуск

Для того чтобы зарегистрировать CRM, пользователю нужно зайти на сайт Битрикс24 и выбрать подходящий и самый удобный способ авторизации. Далее нажимаем кнопку «Продолжить регистрацию». Система сама создаст новый аккаунт в Битрикс, а также присвоит уникальное цифровое имя для вашей организации.

После регистрации программа предлагает пользователю выбрать вариант работы с ее функционалом. Ваш выбор будет основой для автоматической настройки интерфейса системы. Не обязательно выполнять этот шаг на этапе регистрации — его можно отложит на более удобное время.

Задаем имя для компании

Важный этап — присвоение имени и домена конкретной организации. Сделать это можно с помощью кнопки в левом углу экрана. После ее нажатия выпадает окно, где можно ввести имя компании и выбрать домен. В случае, если желаемый домен занят, система предложит альтернативные варианты.

Обратите внимание

Создание команды и приглашение сотрудников

После регистрации и выборе домена можно приступать к созданию команды и добавления всего актуального штата сотрудников на корпоративный портал компании.

Отправить приглашение конкретному сотруднику можно через главное меню нижней левой или в верхней правой части интерфейса. При необходимости можно отправить приглашение сообщением или поставить задачу.

Приглашение также можно отправить через быструю ссылку, по sms или по электронной почте. Если нужно, пользователь может установить форму для регистрации новых сотрудников, а также текст письма, которые они будут получать.

На этом этап настройки и регистрации окончен и можно приступать к работе.

Пошаговая инструкция о работе в Битрикс24

Огромный плюс Битрикс24 — интуитивно понятный и простой интерфейс. Это позволяет новичкам быстро освоиться в системе. Однако большое количество разных функций зачастую вводит в ступор при первом использовании Битрикс.

Создание задачи

Начать работу в Битрикс24 нужно с проставления задач сотрудникам. Для создания задачи нужно перейти в раздел «Задачи» и нажать на кнопку «Добавить задачу».

В открывшемся окне пользователь может внести текст задачи, прописать там конкретное техническое задание, указать сроки выполнения и ответственных за эту задачу сотрудников. Если задача типовая, в верхнем углу экрана можно выбрать подходящий шаблон, что значительно сокращает время постановки задач.

Посмотреть все актуальные задачи сотрудник может в одноименном разделе «Задачи». Здесь он видит, кто поставил задачу и до какого срока нужно ее выполнить. Интерфейс раздела можно настраивать индивидуально.

Чат и звонки

Данный раздел помогает наладить коммуникацию между сотрудниками внутри компании. Технические возможности раздела позволяют пользователю выполнять следующие действия:

• обмениваться сообщениями в общем или закрытом чате компании;
• просматривать «живую ленту» с новостями компании.
• звонить и осуществлять и многоканальную связь;
• просматривать любые уведомления с портала;

Работа с группами

В группах можно объединять несколько категорий сотрудников, к примеру, работающих над одним проектом. Также с помощью групп можно выстраивать вертикаль управления организацией.

Интерфейс раздела «Группы» позволяет пользователям создавать как открытые группы с общим доступом для любых сотрудников, так и закрытые группы для конфиденциальных проектов.

Для создания новой группы нужно найти и выполнить соответствующую команду в меню системы.

Далее нужно выбрать тип группы, после чего откроется окно для редактирования. В этом окне можно настроить права для руководителя или модератора группы, обозначить ее цели и добавить в нее сотрудников.

Когда группа создана и запущена, ее участники могут организовать обмен сообщениями и важными документами по теме группы.

Рабочее время

Учет рабочего времени доступен в платном режиме «Компания», но это очень важный управленческий инструмент. Учет рабочего времени позволяет руководителю видеть, сколько часов сотрудник тратит на свои задачи и оценивать эффективность его работы. Кроме этого, функционал позволяет составлять ежедневные отчеты.

К функциям этого инструмента относится:

• контроль за нарушениями графиков работы конкретного отдела или сотрудника;
• просмотр глобальной статистики;
• контроль за работой сотрудников с помощью просмотра часов рабочего времени каждого из них;
• анализ и фильтр для всех рабочих дней.

Для того чтобы создать новый или редактировать уже существующий рабочий график, нужно кликнуть на шестеренку в правом верхнем углу.

Календарь

С помощью календаря сотрудники могут контролировать все бизнес-процессы компании, добавлять и удалять встречи, выстраивать свой личный график работы.

Категория под названием «Мой календарь» необходима для планирования личных задач и встреч. Категория «Календарь компании» предназначена для контроля всех этапов сделок и переговоров сотрудников с клиентами. Календарей для работы можно создавать в любом количестве.

Документооборот

Для осуществления документооборота в системе Битрикс24 есть раздел «Диск». Здесь есть возможность размещения и сортировки файлов для каждого конкретного сотрудника или на отдельный общий диск.

Битрикс24 позволяет пользователю работать с любыми форматами файлов. Также можно подключать различные сетевые хранилища.

Для того чтобы работа с документами была более удобной, их можно загрузить на диск для Windows или macOS, а также подключить отдельный сетевой диск. Доступ сотрудников к документам можно настроить с помощью команды «Настройка прав».

ВАЖНО

Телефония

В данном разделе руководители могут подключать телефонные линии к порталу и запустить работу полноценного колл-центра. Здесь же можно запустить интеграцию приложений и виджетов с сайта компании.

Также пользователю доступна выгрузка детализации по звонкам сотрудников, что позволяет произвести оценку совершения сделки изучить эффективность продаж.

В коробочной версии Битрикс24 в рамках тарифов «Старт+», «CRM+», «Команда» и «Компания» есть возможность распределения прав доступа к телефонии компании. Такая функция позволяет определить права сотрудников на:

• прослушивание звонков и сообщений;
• звонки на внешние номера;
• маршрутизацию звонков;
• аренду номеров.

Управлять правами доступа сотрудников может главный администратор, используя путь «Телефония» — «Права доступа».

Итоги

Функционал CRM в Битрикс24 значительно упрощает жизнь сотрудникам бизнеса, позволяет планировать свой рабочий график на день, неделю и даже месяц. CRM не только призван координировать всей работу компании, но и помогает оценивать рентабельность бизнеса, повышать продажи и улучшать методики коммуникации с клиентами.

Битрикс24 позволяет настроить CRM-систему индивидуально для каждого сотрудника так, как ему комфортно с ней работать. Интуитивно понятный интерфейс не вызывает сложностей при использовании и подходит абсолютным новичкам.

С CRM в Битрикс24 легко контролировать бизнес и улучшать его там, где это необходимо.

Содержание

1. Описание интерфейса
2. Начало работы с Битрикс 24
3. Работа с функционалом Битрикс 24 пошагово

---

Битрикс 24 представляет собой удобную платформу для решения основного круга задач любого бизнеса. Главным преимуществом этой CRM-системы является широкий набор инструментов в составе бесплатного тарифа. Это обеспечивает быстрый старт компании и ее внедрение на рынок без дополнительных затрат.

Описание интерфейса

Начать изучение Битрикс 24 целесообразно с пользовательского интерфейса. Он прост и интуитивно понятен даже для новичка. Интерфейс Битрикс 24 имеет обширный инструментарий для контроля всех процессов в компании. Основной блок интерфейса — колонка меню слева, где можно выбрать категорию.

Рассмотрим основные инструменты платформы.

Рекомендуемые решения

• Живая лента

Представляет собой раздел новостей, где списком выводятся текущие задачи и новости. Выдача заданий и их обсуждение происходит в онлайн-режиме.

• Задачи

В данном разделе собраны все задачи в виде списка. Там же указаны сроки и план выполнения каждой задачи. Система позволяет оперативно создавать новые задачи, редактировать их параметры и общаться с сотрудниками, привлеченными к выполнению.

• Календарь

Инструмент для планирования деловых встреч, переговоров и задач. Совместим с Google-календарем, имеет настраиваемую функцию напоминаний.

• Диск

Хранилище для данных. Здесь содержится все, что загружает в Битрикс 24 любой пользователь. Доступ к диску имеют все подключенные клиенты системы в рамках компании, а также те, кому выдано такое право в системе назначения доступов. Предусмотрена возможность синхронизации диска с модулями программы 1С.

• Чат и звонки

Блок для обмена сообщениями и коммуникаций. Предусмотрена возможность осуществления внутренних телефонных переговоров сотрудников между собой, а также подключение контрагентов в единый чат.

• Почта

Раздел интерфейса для коммуникаций со сторонними партнерами и контрагентами. Возможность подключения нескольких ящиков, осуществления рассылки (особо актуально для CRM-маркетинга), обработки входящей корреспонденции.

Набор модулей, позволяющих работать с корпоративными задачами и управлять продажами. Еще одним плюсом Битрикс 24 является то, что небольшие компании численностью до 12 человек могут пользоваться блоком CRM бесплатно.

• Сотрудники

Данный блок предназначен для хранения информации о сотрудниках организации. Интерфейс дает возможность представлять в удобном формате организационную структуру компании, а также осуществлять поиск по данным конкретных сотрудников (ФИО, должность и пр).

• Группы

Блок, в котором можно собрать всю информацию о конкретном проекте (в рамках одной группы). В группу можно разместить всю документацию по объекту, важную информацию, планы, задачи, подключить тематический чат сотрудников. Группа может быть открытой для всех или закрытой (для ограниченного круга пользователей) — это определяется настройкой.

• Время и отчеты

Здесь отображаются графики занятости или отсутствия сотрудников организации. Можно использовать как планировщик (для настройки совещаний и планерок). Возможность просмотра рабочих отчетов.

• Сайты

Блок содержит информацию о всех электронных площадках компании. Предусмотрена возможность редактировать и настраивать сайты и лэндинги.

• Контакт-центр

Служит для объединения в CRM всех коммуникаций с клиентами. Позволяет связать между собой всю информацию о клиенте — его соцсети, чаты, данные, интересы и пр. Это позволяет вести более четкую политику таргетинга.

• CRM-маркетинг

Предназначен для работы с клиентской базой. Дает возможность осуществлять настройку рассылок через различные каналы и работать с целевой аудиторией через рекламные кабинеты.

• CRM-аналитика

Предназначена для анализа маркетинговой и рекламной активности организации. Позволяет оценить эффективность работы сотрудников, ответственных за тот или иной этап воронки продаж, анализировать саму воронку продаж и делать финансовые прогнозы.

• Сквозная аналитика

Раздел, который объединяет все коммуникационные каналы организации и демонстрирующий их эффективность для продаж. Дает возможность делать глобальные аналитические исследования.

• Телефония

В этом блоке собраны все телефонные звонки компании. Можно подключить любые телефонные линии, записывать и слушать звонки, анализировать детализацию и следить за балансом.

• Приложения

Здесь собраны неосновные разработки Битрикса 24, расширяющие возможности системы. Предлагаются как платные, так и бесплатные варианты.

• Центр продаж

Блок, в котором собраны все платежные системы и финансовые операции компании. Позволяет анализировать любой из этапов продаж.

• 1С+ CRM Битрикс 24

Модуль служит для синхронизации и обмена данными между отдельными приложениями.

• Лаборатория Al

Раздел служит для подключения голосовых помощников или интерактивных модулей. Оптимизирует внутренние процессы.

• Мой тариф

Дополнительный информационный блок, в котором можно получить информацию о действующем тарифе, подключить или отключить платные сервисы.

Левое меню, которое мы рассмотрели выше, является полностью интерактивным, что дает возможность управлять процессами в удобном для пользователя режиме. В нижней части меню размещается блок настроек интерфейса. Рядом располагается кнопка, позволяющая пригласить в систему участников (через почту, мобильное приложение или ссылку). Обучение Битрикс 24 с нуля начинается именно с настройки пользовательского интерфейса.

Начало работы с Битрикс 24

Первые шаги: регистрация и настройка портала. Изначально клиенту подключается бесплатный тариф «Проект» с ограниченным набором сервисов. Впоследствии можно перейти на расширенные тарифы «Команда» или «Компания». Переход можно оформить в разделе «Лицензия». Для потенциальных клиентов доступна демоверсия программы. Пользоваться ею можно бесплатно в течение месяца.

Второй шаг — подключение в систему новых пользователей и их регистрация, а также заполнение блока структуры компании (раздел «Компания», вкладка «Структура компании»). Четкое и корректное заполнение информации об актуальной организационной структуре компании позволит правильно выстроить бизнес-процессы и назначать ответственных. Структуру заполняют, начиная с руководителя компании. После заполняют информацию об отдельных подразделениях. Чтобы добавить новое подразделение, нужно кликнуть на кнопку в верхней части раздела. Каждое добавляемое подразделение должно иметь свое уникальное название. Далее заполняются данные сотрудников подразделения и его руководителя. Созданные сотрудники могут «перетаскиваться» между подразделениями «мышью».

После заполнения структуры компании можно перейти к настройке самого портала. Перейдите в раздел «Настройки портала» и укажите название компании. Оно будет отображаться в верхнем левом углу экрана. Установите время и его формат. Заполните поле адреса электронной почты. Определите права доступа к Живой ленте для каждого сотрудника (полностью открытый или ограниченный доступ). Выберите сервисы, которые хотите использовать, остальные отключите. Рекомендуется сразу установить ограничение на вход по IP-адресу.

Работа с функционалом Битрикс 24 пошагово

Интерфейс системы прост и интуитивно понятен, тем не менее, большое количество разнообразных опций и возможностей требуют определенной адаптации. Предлагаемое руководство позволит быстрее сориентироваться в новой программе и начать работу.

Как создать задачу

Работа с системой Битрикс 24 после настройки основных блоков начинается с создания задачи. Для этого нужно перейти в раздел «Задачи» и нажать кнопку «Добавить задачу». Заполните открывшуюся форму (текст задачи, сроки выполнения, ответственные сотрудники). Если задача является типовой, то на ее базе можно создать шаблон. Настроить шаблоны можно в любое время.

Чаты и звонки

Технические возможности раздела следующие:

• возможность обмена сообщениями в открытых и закрытых чатах;
• осуществление телефонных звонков, организация многоканальной связи;
• мониторинг всех уведомлений портала;
• отслеживание «живой ленты».

Работа с группами

Группы дают возможность объединять сотрудников, работающих над одним проектом, или строить системы управления проектами. Группы могут быть открытие и закрытые. Для назначения доступа к группе необходимо установить соответствующие настройки. После выбора типа доступа вам будет доступно окно редактирования группы. Опишите название группы, назначьте руководителя, укажите сотрудников, участвующих в проекте. После окончания создания группы можно полноценно пользоваться ее возможностями.

Учет рабочего времени

Данный раздел доступен только на тарифе «Компания». Позволяет контролировать занятость сотрудников и вести анализ эффективности использования ими рабочего дня. Кроме того, в этом разделе вам доступны:

• мониторинг глобальной статистики;
• контроль начала и окончания работы каждого работника;
• контроль соблюдения графиков работы;
• учет реально отработанного времени.

Для создания рабочего графика нужно кликнуть на символ шестеренки в правом верхнем углу.

Рекомендуемые решения

Работа с документацией

Документооборот компании хранится на Диске. Битрикс 24 позволяет сортировать файлы и хранить их отдельно для каждого сотрудника. Совместимость со всеми форматами файлов. Можно подключить внешние хранилища MS Office и Google. Доступ к тому или иному документу настраивается самостоятельно через команду «Настройка».

Все удаленные документы сначала попадают в корзину, при необходимости их можно восстановить. Очистка дискового пространства осуществляется посредством команды «Очистка места». Применение данной команды гарантирует, что освобождение места пройдет правильно.

Телефония

Раздел дает возможность подключать телефонные линии к порталу, а также является основой организации колл-центра. Использование данного раздела позволяет осуществить интеграцию портала с сайтами компании. Возможность просмотра детализации звонков (как входящих, так и исходящих) с целью оценки эффективности работы менеджеров.

В коробочной версии Битрикс 24 и в тарифах «Старт+», «CRM+», «Команда» и «Компания» можно назначить разный доступ к телефонии каждому сотруднику. Распределение прав доступа позволяет четко обозначить, кто из сотрудников сможет:

• слушать звонки и разговоры;
• совершать звонки на внешние номера;
• осуществлять настройку маршрутизации;
• размещать заказ на аренду номера и пр.

Управление правами доступа осуществляется лицом, имеющим права главного администратора, в разделе «Телефония» — «Права доступа».

Наше краткое руководство призвано научить пользоваться системой Битрикс 24 компании малого бизнеса, что позволит им оперативно начать работу на данной платформе. Внедрение системы Битрикс 24 на бесплатном тарифе не требует профессиональных консультаций, однако при дальнейшей адаптации системы под нужды конкретного бизнеса и ее эксплуатации может потребоваться специально обученный сотрудник.