Инструкция по проведению инвентаризации на складе

Инвентаризация товаров на складе — это проверка для уточнения данных о хранящихся на нем товарных запасах и материальных ценностях. Результаты исследования сопоставляются с информацией, указанной в бухгалтерских и финансовых документах. Такая ревизия позволяет своевременно выявить излишки и кражу на производстве.

Когда обязательно проводить инвентаризацию склада

Различают плановую и внеплановую проверку. Первая разновидность процедуры проводится 1 раз в год по утвержденному графику. Второй тип ревизии назначает руководство фирмы или контролирующие органы при наличии особого обстоятельства.

Перечень особых случаев прописан в ФЗ № 402 от 2011 г. К таким ситуациям относят:

• смену руководства или передачу права владения и управления компанией;
• сокращение более 50% штата работников;
• перевод организации в другую форму собственности;
• факт хищения, незаконного использования имущества, порчи;
• полное или частичное уничтожение запасов в результате ЧП.

Под ЧП подразумевают события, связанные с форс-мажорными происшествиями. К ним относят наводнения, пожар, ураган и прочие бедствия, не связанные с человеческим фактором. Ниже рассмотрим, как правильно проводится инвентаризация на складе, какие документы оформляются по завершении мероприятия.

Документы для скачивания.

• Распоряжение (форма ИНВ-22) — постановление руководителя обо всех шагах, которые необходимо предпринять относительно мероприятия. На крупных предприятиях по разным видам складских запасов допускается оформление нескольких экземпляров формы. Чаще всего большое количество распоряжений создают при необходимости проведения ревизии на нескольких помещениях в пределах одной компании. Скачать образец ИНВ-22 (.xlsx)
• Инвентаризационная опись ТМЦ (форма ИНВ-3) — необходима в 2 экземплярах для фиксации итога по факту подсчета изделий. Хранятся бумаги у проверяемого работника и в бухгалтерии. Скачать образец ИНВ-3 (.xlsx)
• Акт инвентаризации ТМЦ (форма ИНВ-4), выданных ранее (форма ИНВ-4) — заполняется для полученных наименований, по которым нет оплаты. По таким позициям существуют особые условия перехода прав владения. В бланке их классифицируют по двум категориям: не получена выручка из-за просрочки и в связи с не наступлением даты оплаты.Скачать образец ИНВ-4 (.xlsx)
• Опись ТМЦ, которая хранятся у ответственного за сбережение работника (форма ИНВ-5) — учитываются все запасы. В расписке к бланку указывается, какие наименования необходимо оприходовать или списать. Факты разногласия с данными учета в бухгалтерии прописывают в ведомости (форма ИНВ-19). Скачать образец ИНВ-5 (.xlsx)
• Акт ревизии ценностей, не прибывших на склад (ИНВ-6) — уместен для учета изделий, которые не доставлены из-за длительной транспортировки, доставляются, их декларируют с соответствующими пометками в период инвентаризации товара на складе, как правильно провести такую проверку, рассмотрим подробнее ниже. Скачать образец ИНВ-6 (.xlsx)

Сроки проведения инвентаризации

Полную проверку проводят не реже 1 раза в год, а также по необходимости всего предприятия или выборочно. Ее назначают в срок с 1 октября по 31 декабря. Проверка должна пройти до момента формирования отчетов за год. Если бухгалтерские итоговые документы составлены без инвентаризационной ревизии, налоговая инспекция вправе оштрафовать руководителя или главного бухгалтера на 10 тысяч рублей.

Кто проводит инвентаризацию склада

Контроль остатков выполняется по инициативе руководителя компании для сличения фактического количества запасов с итоговыми данными, указанными в документах. Мероприятие позволяет установить естественную убыль, возникающую в процессе порчи и прочих причин, не связанных с человеческим фактором, арифметические и технические ошибки в первичной документации, пересортицу, недостатки и избытки.

Порядок проведения инвентаризации на складе регламентирован положениями Методических указаниях, утвержденных Приказом № 49 Минфина от 13.06.1995 г., при обнаружении факта кражи или подозрения хищения задействуются сторонние службы. К ним относятся независимые экспертные комиссии, аудиторы, представители правоохранительных органов и налоговой службы. Представителей каждого вида инспекции включают в состав комиссии фирмы и утверждают изданием специального распоряжения.

Состав комиссии

Пересчет проводится в присутствии сотрудника, отвечающего за хранение, но в состав комиссии его не включают. Это утверждается приказом, изданным руководителем. На небольшой фирме назначают не менее трех человек, на крупном предприятии — от 6 человек. Рекомендуется назначать в состав таких специалистов:

• главного бухгалтера либо его зама;
• руководителя или заместителя компании;
• начальника подразделения;
• представителя отдела логистики;
• работника службы безопасности или охраны фирмы;
• сотрудника, отвечающего за соблюдение трудовых прав.

Состав комиссии при проведении инвентаризации на складе подбирается по усмотрению руководителя. Задача — обеспечить эффективный пересчет. На ревизии должен присутствовать инвентарь, необходимый для взвешивания, пересчета, а также соответствующая техника для пересчета и транспортировки. Если количество сотрудников в комиссии утверждено меньше минимально допустимого количества, результаты мероприятия будут признаны недействительными.

Виды инвентаризации

Полный контроль запасов предполагает пересчет и сличение всего имущества на предприятии. Проверке подлежат также объекты, которые фирма арендует.

Частичная ревизия — исследование только некоторых товаров и ценностей. Если в процессе мероприятия выявляется недостача, спектр проверки расширяется.

Выборочная — подразумевает пересчет только определенных видов запасов или ценностей.

Плановая — назначается согласно утвержденному графику. Список исследуемых объектов определяется руководителем.

IncludeComponent («rbroker:block.link», ««, Array («BTN_BLOCK» => «Подробнее», «IMAGE_BLOCK» => «/upload/medialibrary/094/lul5kp1sz5wj2oqu6wsrykepb38qt0fp/Snimok-ekrana-2022_11_24-v-15.01.48.png», «TITLE_BLOCK» => «Кейс «Технониколь». Как автоматизировать процесс инвентаризации товара», «URL_BLOCK» => «https://www.cleverence.ru/solutions/keys-vnedrenie-softa-kleverens-v-tekhnonikol/?from=conversion_bl…;));?>

Подготовительные работы

В складском помещении наводят порядок. У многих возникает вопрос: с чего начать, как провести инвентаризацию на складе эффективно. Изначально подготавливаются документы для комиссии, связанные с приходом, списанием, движением и прочими операциями (порча, утеря, расход) за проверяемый период.

В бумагах, относящихся к предыдущему подотчетному периоду, проставляют отметку «До инвентаризации». Подготовка их позволяет ускорить процесс ревизии и своевременно обнаружить расхождение факта с первичным документом.

Материально ответственное лицо отдает отсортированный пакет бумаг комиссии под подпись. Ко всем описям прилагают документы о запасах, списанных в расход. Списание заверяется подписью.

Порядок проведения инвентаризации склада

Согласно правилам проведения инвентаризации на складе подготавливают сличительные ведомости. В процессе пересчета в них будет вноситься текущая информация, связанная с несоответствием по факту со сведениями в документах. Данные заносятся в единый реестр, в который записывают все ведомости и описи. По окончании процедуры формируют заключение согласно информации в реестре.

Товары, которые находятся в складском помещении временно, фиксируют в отдельной ведомости. Все факты несовпадения, в том числе отсутствие, обязательно записываются. Материально ответственное лицо должно быть на рабочем месте во время оформления такого разногласия. При обнаружении неоднозначных ситуаций проводят повторное сличение экземпляров с информацией из сформированного отчета.

Шаг 1. Оформить приказ о проведении инвентаризации

Издание приказа является началом инвентаризационного процесса. Распоряжение составляется в произвольной форме, либо на бланке (ИНВ-22). В нем прописывается причина проведения проверки, состав комиссии, перечень проверяемых запасов или объектов, дата и срок выполнения.

Образец документа

Приказ составляется в соответствии с нормами делопроизводства в печатном варианте по образцу. Это распоряжение дается для ознакомления всем членам инвентаризационной комиссии под подпись на документе.

Шаг 2. Ревизия имущества

Ревизия склада — это выявление фактического наличия запасов и остатков. Сведения записывают в описи по разделам: вид товара, сорт, артикул и прочие важные идентификационные данные согласно пункту 3.15 Методических указаний. Сличение осуществляется посредством перевешивания, перемеривания. информация заносится в ведомость только по факту пересчета, не допускается запись со слов, в том числе заинтересованного лица. Обязательной ревизии подлежат:

• наименования в пути;
• выданные товары, оплата по которым ним не получена;
• ценности компании, хранящиеся на территории других фирм;
• материалы, переданные для переработки в другие организации.

Тара исследуется комиссией по виду, состоянию и цели использования согласно пункту 3.26 Методических указаний. Если в период проведения процедуры необходимо получить новые товары, их принимают в присутствии комиссии и ставят на приход по окончании инвентаризационной проверки. Факт получения фиксируется в отдельной ведомости.

Если регламент проведения инвентаризации на складе нарушен, сроки проверки затянулись, отпуск продукции допускается после письменного разрешения руководства. Отпущенный товар фиксируется в отдельную ведомость, а выдача выполняется в присутствии комиссии. Если у материально ответственного лица в распоряжении несколько складских помещений, проверка выполняется постепенно. После окончания ревизии помещения его опечатывают пломбиратором и переходят к осмотру следующего.

Шаг 3. Оформление результатов инвентаризации склада

Результаты инвентаризационной ревизии оформляются пакетом документов:

• опись (ИНВ-3);
• документ о проверке отгруженных товаров (ИНВ-4);
• акт расчетов за позиции в пути (ИНВ-6);
• сличительная ведомость (ИНВ-19).

Формируются бумаги, подтверждающие факты недостачи. Если виновное лицо не установлено, такое несоответствие фиксируют проводками:

• ДТ2 КТ1;
• ДТ94 КТ1;
• ДТ91/2 КТ64.

Существуют пределы недостачи, которые можно отнести к производственным издержкам. Если количество недостающего товара превышает допустимые нормы, дополнительно назначают расследования с целью выявления виноватых лиц и причин несовпадения. Если комиссия установила виновника недостачи, информацию помечают такими проводками:

• ДТ73 КТ94;
• ДТ50 КТ73.

Излишки оформляются проводкой ДТ1 КТ91/1. У многих возникают сложности с оформлением итоговых документов по ревизии на складе, как проводится завершающий этап, рассмотрим далее.

Завершение мероприятия

После составления итоговой документации по результатам проверки формируется протокол о работе комиссии и выполняется расчет расхождений в денежном эквиваленте. Этот показатель может подтвердить убытки или экономию на производстве. Причиной недостачи бывает ненадлежащее хранение, кража, халатность ответственного за ценности лица. Избытки (экономия) в большом размере появляются в результате недобросовестной работы сотрудников или мошеннических действий с первичными документами или программами учета.

Лица, признанные виновными в появлении несоответствий факта с учетными данными, подлежат материальной ответственности. Они компенсируют убытки посредством возмещения положенных сумм из заработка в объеме согласно положениям договора о материальной ответственности и контракта. Руководитель вправе понизить виновную сторону в должности, а при хищении в крупных размерах уволить с предприятия по соответствующей статье Трудового Кодекса или передать дело в правоохранительные органы.

Сверка фактических данных с учетными

Сверка товаров по факту с учетными данными может проводиться посредством ручного пересчета, механического взвешивания либо с задействованием терминала, позволяющего сканировать штрихкод и вносить информацию в базу.

Ручной подсчет уместен для частичной или выборочной проверки, а также при выполнении ревизии на маленьком складе. Автоматизированный пересчет позволяет уменьшить срок проведения мероприятия. Подробнее >>

Автоматизация инвентаризации

Используется для замены сличения вручную на сбор информации с задействованием оборудования. Такая ревизия позволяет снизить вероятность неточностей, связанных с человеческим фактором. Процесс маркирования является трудоемким. Компания «Клеверенс» предлагает обновленные программы, например, Склад 15 — для работы по новым условиям отчетности, а также проекты по маркировке разных товарных групп.

Для считывания стикеров и штрихкодов используют специальные мобильные считыватели. Остатки пересчитываются через терминал базы данных. Информация вносится в базу автоматически по каждой единице товара. К достоинству автоматизированной проверки «Клеверенс» относят:

• сокращение времени на сбор и обработку информации в 2 раза;
• не требуется закрытие склада на период ревизии;
• отсутствуют ошибки из-за человеческого фактора;
• затраты на внедрение автоматизации окупятся в течение 2 лет;
• риск искажения информации сводится к минимуму.

Внедрение автоматизации выполняется поэтапно. Изначально формируется база данных, в соответствующие разделы которой вносят информацию по имуществу, товарам, запасам и прочим материальным ценностям на предприятии. Каждая подотчетная единица маркируется стикером или штрих-кодом, позволяющим найти позицию в базе. Для считывания данных с таких наклеек используется сканер. Сведения обрабатываются и сохраняются в базе.

Факты совпадения фиксируются сразу, а информация о недостающих экземплярах или отсутствующих позициях становится доступной после завершения проверки. Терминал самостоятельно оповещает о недостаче. Полученные данные записываются в электронном формате и используются для расчетов и анализа. Компания Cleverence предлагает программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов, позволяющее маркировать изделия и отслеживать статистику, какие марки по данному наименованию поступают в складской комплекс.

Что запрещается делать при проведении инвентаризации запасов

Во время ревизии не допускается смешивание позиций, перенос на хранение в другие секции или помещения. На период проверки запрещается отпуск запасов и расходных материалов на производство за исключением ситуаций, когда необходимость выдачи подтверждена письменным разрешением руководителя.

Если опись выполняется в течение длительного промежутка времени, не разрешается пропуск на территорию сотрудников, в том числе заведующего отделом, без присутствия комиссии. По окончанию рабочего дня объект опечатывают с указанием точного времени на пломбе.

Инвентаризационная комиссия проводится перед составлением годовой итоговой документации. Результаты мероприятия подлежат обязательному документированию. По окончании проверки составляется протокол, который визируется подписью руководителя и печатью компании. Инвентаризация товаров на складе — это единственный способ подтвердить целостность сбережения материальных ценностей в складском помещении компании.

Количество показов: 89188

Условия проведения обязательной инвентаризации на складе

Обязательная инвентаризация на складе может быть плановой и внеплановой. Первая проводится ежегодно, согласно заранее установленному графику. Проведение второй назначается по усмотрению руководителей предприятия либо контролирующих инстанций на основании определенных обстоятельств (список таких обстоятельств прописан в Федеральном законодательстве, 402-ФЗ).

В частности:

• Смена руководителей или учредителей, передача права собственности и руководства компанией.
• Сокращение половины и более сотрудников.
• Смена формы собственности.
• Выявление факта кражи либо несанкционированных действий по отношению к имущественным ценностям.
• Полное либо частичное повреждение резервов в результате чрезвычайных происшествий. К ним относятся: форс-мажорные обстоятельства, техногенные катастрофы, пожары, стихийные бедствия, не имеющие отношения к человеческому фактору. 

Сроки складской инвентаризации

Полноценная ревизия осуществляется минимум раз в год, может проводиться как выборочно, так и по всему предприятию.

Состав инвентаризационной комиссии

Оценка остатков проводится по инициативе управляющего с целью пересчета фактических ценностей и сопоставления их с остатками, указанными в отчетах. Ревизия дает возможность выявить естественный убыток, связанный с порчей и другими причинами, не относящиеся к человеческому фактору, а также установить ошибки арифметического или технического характера. Кроме того, качественный переучет позволяет навести порядок в исходной документации, исправить неточности.

Порядок процедуры регламентируется Методическими указаниями Приказа Министерства финансов (от 13 июня 1995 года). В случае подозрения на хищение к процедуре привлекаются независимые эксперты, аудиторы, правоохранительные органы, сотрудники налоговой инспекции.

Представители каждой вышеперечисленной инстанции включаются в комиссионный состав, что прописывается в соответствующем распоряжении.

Непосредственно при пересчете присутствует работник, ответственный за хранение, но не включенный в комиссионный состав. Это прописывается в приказе руководителя. 

Количество представителей инвентаризационной комиссии:

• Для небольших предприятий – от 3 человек;
• Для больших организаций – 6 и более человек.

Как правило, в комиссию входят:

• Главный бухгалтер (или его заместитель);
• Руководитель фирмы (или заместитель);
• Сотрудник логистического отдела;
• Представитель охраны;
• Лицо, ответственное за соблюдение прав трудового законодательства.

Окончательный список участников ревизии на складе утверждается по усмотрению управляющего. Главная задача заключается в обеспечении качественного пересчета.

Мероприятие проводится с использованием соответствующего инвентаря, весов, сканеров и прочей специализированной техники для эффективной оценки и перемещения.

Типы переучета

Полная оценка ценностей предусматривает пересчет всего имущества предприятия, включая арендуемые объекты.

Частичная инвентаризация предусматривает сличение некоторых материальных ценностей  и товаров. Диапазон проверки внепланово расширяется при выявлении крупной недостачи в ходе первичной проверки.

В ходе выборочного переучета проводится оценка определенных категорий товаров/ценностей.

Подготовка

В первую очередь нужно подготовить документы для участников инвентаризации, относящиеся к приходу, списаниям, перемещениям и другими товарными операциями по состоянию период проверки.

В документах за предыдущий отчетный период проставляется отметка «до переучета». Заблаговременная подготовка всех бумаг позволяет оптимизировать процедуру, а также вовремя выявить несоответствие фактических данных с первичной документацией.

Процедура складского переучета

В соответствии с правилами проведения складской инвентаризации, предусмотрена подготовка сличительных ведомостей. В ходе оценки в них вносится актуальная информация о фактическом несоответствии с первичными документами.

Сведения вносятся в единую базу, которая содержит ведомости с описями. По завершении переучета составляется заключение, основанное на результатах.

Товары, находящиеся на временном хранении, вносятся в отдельную ведомость. Данные о несоответствии либо отсутствии фиксируются в обязательном порядке.

Этап 1. Составление приказа

Приказ выступает в роли документа, утверждающего проведение переучета. Распоряжение может быть составлено произвольно либо в специальной форме бланка ИНВ-22.

В документе должно быть указано основание для проведения ревизии, комиссионный состав, список ценностей для проверки, дата и период реализации.

Этап 2. Ревизия

Инвентаризация на складе проводится для сверки фактических запасов. Данные вносятся в описи по нескольким критериям:

• Артикул;
• Тип товара;
• Сорт и пр.

Для получения точных сведения в ходе переучета проводится взвешивание, измерение. Данные вносятся в документ только после фактической проверки. На этом этапе важно исключить человеческий фактор.

Товары, подлежащие обязательной ревизии

• Наименования, находящиеся в пути;
• Товары, которые были выданы без оплаты;
• Ресурсы компании, находящиеся на территории сторонних объектов;
• Материалы, используемые другими организациями (например, находящиеся в переработке).

Оценка тары осуществляется по трем критериям:

• Вид;
• Состояние;
• Целевое назначение.

Если период переучета совпадает с получением новых партий, то прием проводится в присутствии членов комиссии, но приход отражается после завершения переучета. Для отражения получения используется отдельный бланк.

В случае нарушения порядка проведения переучета, увеличения сроков, продукция может отпускаться только на основании письменного согласия управляющего. Отпущенные наименования вносятся в соответствующую ведомость, а при выдаче присутствует комиссия.

Этап 3. Отражение результатов

Для отражения итогов проверки предусмотрен комплект документов:

• Опись (форма ИНВ-3);
• Ведомость о переучете отгруженных наименований (форма ИНВ-4);
• Расчетный акт по позициям в дороге (форма ИНВ-6);
• Сличительная ведомость (форма ИНВ-19).

Составляются бланки для фиксации недостачи. При отсутствии виновника, несоответствие фиксируется в проводках:

• Дебет 2/кредит 1;
• Дебет 94/кредит 1;
• Дебет 91/кредит 64.

Есть определенные формы недостачи, которые могут фиксироваться как производственные издержки. Если же недостача свыше допустимых норм, руководитель назначает дополнительное расследование для выявления лиц, виновных в недостаче, а также причин несоответствия.

Если виновник установлен, то для отражения несоответствия помечаются проводки:

• Дебет 73/кредит 94;
• Дебет 50/кредит 73.

Для отражения излишков предусмотрен: дебет 1/кредит 91/1.

Окончание процедуры

После формирования итоговых документов с результатами пересчета составляется протокол (о работе комиссионного состава), проводится перевод несоответствий в денежный эквивалент.

Получение этого показателя позволяет проанализировать степень убытков либо эффективности производства. На практике недостача часто является следствием несоблюдения условий хранения, хищения, халатного отношения материально ответственных лиц.

Незаконные действия влекут за собой материальную ответственность. Виновные лица обязуются компенсировать ущерб в положенном размере. Как правило, сумма вычитается из зарплаты. Это прописано в трудовом кодексе и контракте.

Сопоставление итогов с данными учета

Сопоставление фактических ценностей с учетной документацией проводится вручную либо механически. Большинство предприятий используют терминалы для считывания штрихкодов и автоматического внесения в базу.

Ручной переучет актуален только для оценки небольших объемов.

Как вы в компании инвентаризируете склад? Формально на бумаге без реального пересчета активов? Зря. Есть примеры, когда из-за такого подхода исчезали цистерна бензина и несколько колесных пар к трамвайным вагонам. В статье рассказываем, почему инвентаризация склада хоть и муторна, но важна, как дроны и штрихкоды ускорят процесс и как правильно оформить результаты, чтобы налоговики не придирались.

Проведение инвентаризации на складе: зачем это нужно и каковы этапы процесса

Как в компании понимают, что у них на складе есть товар «А»? Из учетной системы. Если остаток по товару ненулевой, значит, он должен где-то быть. А должен ли? Ведь данные бухучета иногда живут своей жизнью: по документам складская картина мира одна, а по факту – совсем другая.

Почему? Потому что когда в 1С вбивали данные накладных на приход, то ошиблись с артикулом и теперь один товар будто бы лишний, а другого не хватает. Потому что нечистый на руку кладовщик потихоньку сливал бензин из цистерны компании в свою канистру и однажды слил вообще все. Потому что экспедитор забыл отдать товаросопроводительные документы в бухгалтерию, там не приняли партию материалов к учету и теперь их словно вообще не существует.

Чем больше таких историй, тем сильнее будут отличаться бухгалтерские цифры от реальной ситуации.

Вернуть бухучет «на землю» помогает инвентаризация. Идем на склад, смотрим, что там лежит, пересчитываем и перевзвешиваем. Так узнаем настоящее положение дел, сравниваем его с бухгалтерскими данными, фиксируем излишки или недостачи. И заодно ловим двух зайцев:

К примеру, итоги «всамделишной», а не формальной инвентаризации открывают глаза руководству на масштабы прямого воровства и прочие ухищрения сотрудников.

Вот парочка ситуаций для иллюстрации того, как оно бывает.

Первая. Компания позвала аудиторов, чтобы они провели независимую инвентаризацию. В том числе требовалось подсчитать объем щебенки, которая хранилась на предприятии много лет. Аудиторы попросили бульдозериста выровнять щебеночную насыпь, чтобы было легче провести замеры и потом применить расчетную формулу для объема конуса. В процессе работы бульдозер невзначай откопал в щебенке кем-то спрятанную там бочку с топливом.

Вторая. В ходе инвентаризации аудиторы нашли излишки материалов, которые в 1С значились как списанные. Стали разбираться, кто и куда оформлял списание. Оказалось, что это сотрудники ремонтного подразделения составляли фиктивные акты на выполненные работы. Проверка от аудиторов застала их врасплох, поэтому они не успели вывезти складские излишки и сбыть их налево, как это делали раньше.

Мы привели эти реальные истории затем, чтобы показать, формальная инвентаризация – зло. Никем не контролируемые работники могут начать воровать, на складе разведется бардак и потери бизнеса будут исчисляться миллионами.

Раз все так серьезно, давайте разбираться, как правильно и эффективно инвентаризировать склад. Расскажем про пять этапов процесса:

Смотрите, какие еще статьи есть на нашем сайте по связанным темам:

Этап 1. Когда проводится инвентаризация

Сначала вспомним, когда инвентаризируются активы компании. Тут все зависит от вида инвентаризации – обязательной или добровольной.

Обязательная проводится тогда, когда велит буква закона. Сама эта «буква» прописана в таких документах:

И это такие ситуации (см. рисунок).

Рисунок. Когда надо проводить обязательную инвентаризацию

Добровольная инвентаризация проводится в прочих случаях. Она нужна для дополнительного контроля за активами, для профилактики воровства и учетных ошибок.

Допустим, руководитель решает, что хорошо бы проверять кассу в последний рабочий день каждого месяца, а товары со стоимостью свыше 100 тыс. руб. – раз в квартал. Его решение записывается в учетную политику, положение по инвентаризации или еще в какой-то внутренний приказ. Так и определяются даты пересчета активов в добровольном порядке.

Важные нюансы этапа:

Этап 2. Кто входит в состав комиссии и какие документы оформить перед инвентаризацией

До начала инвентаризации не забудьте о трех вещах:

А теперь давайте подробнее про эти моменты.

Про состав комиссии

В инвентаризационную комиссию входят:

В идеале позвать бы еще внутреннего аудитора, если он есть в штате. А еще идеальнее, если этот аудитор окажется внешним – от сторонней компании. Результаты инвентаризации с его участием для налоговиков и судов будут иметь больший вес в силу его независимости.

Не включайте в комиссию материально ответственного. Иначе получится, что он будет проверять сам себя.

А еще позаботьтесь о резервном составе на тот случай, если кто-то из членов комиссии заболеет. Это важно, ведь отсутствие даже одного из них сделает результаты пересчета недействительными.

Резервный состав пропишите в том же приказе, что и основной. И если кто-то взаправду захворает во время инвентаризации, срочно замените его «резервистом» и про это издайте отдельный приказ об изменении состава комиссии.

Да, бумаг много, но лучше «заморочиться» с ними. Иначе может получиться что-то такое:

Приказ, в котором вы зафиксируете комиссию, составляйте в произвольной форме или на унифицированном бланке ИНВ-22.

И пóмните: если в компании трудится лишь один директор, тогда инвентаризационную комиссию не создать. Это так, потому что в ней должно быть минимум два человека – председатель и еще кто-то.

Про участие материально ответственного лица

Материально ответственный обязан присутствовать при инвентаризации. Это логично, ведь проверяются активы, за которые он отвечает.

До начала инвентаризации МОЛ:

В ходе инвентаризации возможны два форс-мажора из-за МОЛ (таблица 1).

Таблица 1. Какие форс-мажоры могут случиться с материально ответственным лицом

Что может случиться с материально ответственным	Что с этим делать
Он заболел в период инвентаризации	Перенесите инвентаризацию на более поздний срок и зафиксируйте это в отдельном приказе. Если решите инвентаризировать активы без МОЛ, то результаты окажутся недействительными (п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Лишь в одном случае можно выкрутиться: если в компании есть договоры о коллективной или бригадной материальной ответственности, то вызовите на инвентаризацию другого сотрудника из той же бригады
Он отказался участвовать в процессе	Выполните пять этапов: ·   письменно пригласите МОЛ присутствовать при пересчете активов, за которые он отвечает; ·   получите от МОЛ письменный отказ или составьте акт о том, что он не стал подписывать приглашение; ·   составьте приказ о проведении инвентаризации без МОЛ; ·   позовите двух независимых свидетелей, которые будут наблюдать за пересчетом. Это могут быть работники контрагента или «соседа по офису». Они нужны, чтобы подтвердить, что порядок инвентаризации не нарушался; ·   в инвентаризационных документах вместо подписи МОЛ укажите, что он отсутствовал и напишите причину этого. Под каждым таким текстом должны подписаться члены комиссии

Про формирование бланков инвентаризационных описей

Результаты пересчета ценностей комиссия записывает в инвентаризационные описи. Поэтому бланки описей готовятся заранее – до того, как члены комиссии отправятся на склад.

Нужны два экземпляра. Один пойдет в бухгалтерию для отражения излишков или недостач на счетах, а другой останется у МОЛ.

Как уже отмечали, сложностей с распечаткой описей нет. Они формируются в бухгалтерской программе, где сразу же вписываются все артикулы. Но есть один нюанс, к которому могут придраться налоговики. Суть в следующем: в 1С встроены инвентаризационные описи из «древнего» постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88. С 01.01.2013 применять этот документ не обязательно. Поэтому компания должна:

Иначе инспекторы уцепятся за то, что организация использует неутвержденную первичку.

К слову, постановление Госкомстата предлагает такие формы описей для инвентаризации склада:

Этап 3. Как технически проводится пересчет активов

Есть две основных причины, по которым склады инвентаризируются формально:

Однако выше мы уже писали, во что выльется формальный подход к процессу. Поэтому инвентаризацию лучше проводить, чем игнорировать. Тем более, что сейчас в этом помогают технические решения. Давайте узнаем, какие именно.

Штрихкоды, чтобы не вписывать артикулы вручную

С помощью штрихкодов фактическое количество товаров вносится в учетную систему автоматически. Работникам не нужно вручную записывать цифры в опись, а потом так же вручную забивать излишки и недостачи в 1С или другую бухгалтерскую программу. Это очень экономит время.

Штрихкодирование для инвентаризации реализуется так:

RFID-метки, чтобы не считать одни и те же запасы повторно

RFID – это Radio Frequency Identification или радиочастотная идентификация. Суть RFID-меток в том, чтобы записать на чип информацию о товаре, прикрепить чип на этот товар, а затем отслеживать его перемещение через радиосигнал.

Общий принцип RFID-меток в инвентаризации похож на штрихкодирование, но более продвинут сразу по нескольким параметрам. Например:

Однако есть и недостаток: RFID-метки обойдутся дороже, чем штрихкоды.

Дроны, чтобы не двигать коробки и не лазить на высоту

Дроны во время инвентаризации помогают так:

Если возможности вашего бизнеса не позволяют закупаться дронами и RFID-метками, тогда возьмите на вооружение два других подхода. Они не такие технологичные, но тоже эффективные.

Зонирование склада, чтобы знать, где уже все посчитали

Для инвентаризации склад делится на зоны пересчета под каждый вид товара. Схема с зонами распечатывается и на ней отмечаются участки, где проверка уже завершилась, а где пересчет еще предстоит. Такая визуализация помогает председателю инвентаризационной комиссии. Он видит, где нужна подмога и может перераспределить работников так, чтобы закончить процесс вовремя.

Выборочная инвентаризация, чтобы не копаться во всех ящиках

Выборочная проверка не противоречит нормативке, поэтому можно инвентаризировать товары не сплошняком, а лишь некоторые. А затем распространить полученные результаты на вообще все товары. Например, в пятидесяти проверенных запасах нашли один недостающий, значит, в оставшихся непроверенных двухстах этот результат сохранится. Среди них тоже будет одна недостача на каждую полусотню, то есть всего – 4 штуки.

Вообще, выборка родом из статистики и строить ее надо умеючи. Допустим, если проверить только те коробки, что стоят рядом с дверью, а вглубь склада не заходить, то велика вероятность, что в той глубине как раз и будет черная дыра недостач. Правило тут такое: у каждого элемента проверяемой совокупности должна быть равная вероятность попасть в выборку, и без разницы, где этот элемент находится – прямо под ногами или на пятой полке стеллажа.

И еще момент: нужно решить, сколько именно и каких элементов отбирать для проверки. Вот возможный вариант:

Этап 4. Что такое излишки и недостачи и куда их записывать

Излишки – это активы, которые фактически есть, а по бухгалтерским документам отсутствуют. Недостачи – это активы, которых фактически нет, но на бухгалтерских счетах они значатся.

Инвентаризация как раз и затевается ради поиска излишков или недостач. Если они обнаруживаются, бухгалтерия пишет проводки:

Чтобы бухгалтер мог сделать проводку, ему нужен документ. В случае с инвентаризацией таких документов будет целый ворох. Вот такой:

Давайте разберемся, зачем и как их составлять.

Инвентаризационная опись

Выше отмечали, что бланки описей формируются до начала инвентаризации. Что происходит с ними дальше? В ходе проверки работники вписывают в них фактическое количество. Если компания использует штрихкоды или RFID-метки, факт вносится в описи в автоматическом режиме.

По итогам инвентаризации проверьте, чтобы:

Сличительная ведомость

Сличительная ведомость составляется лишь тогда, когда есть расхождения между фактическим и учетным количеством запасов, про которое вы узнали из инвентаризационной описи.

Форму ведомости разработайте сами и утвердите в учетной политике. Или возьмите готовый шаблон под номером ИНВ-19 из постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Про его применение тоже напишите в учетной политике, а то налоговики решат, что вы используете неустановленную первичку.

По аналогии с описью ведомость составляется в двух экземплярах: один нужен бухгалтерии, второй – материально ответственному.

В сличительной ведомости окончательные расхождения в количестве подсчитываются в три этапа:

С пересортицей будьте особенно внимательны, потому что покрыть недостачу излишком можно лишь при одновременном выполнении шести условий:

Если условия не соблюсти, то налоговики могут придраться и решить, что нехватка товара – это на самом деле безвозмездная реализация и с нее надо платить НДС. Такие прецеденты уже есть.

Чтобы придирок от ИФНС не было, в некоторых компаниях в дополнение к сличительной ведомости пишут пояснительную записку. В ней указывают, точно ли зачитываемые ценности относятся к одному виду и с чем связана допущенная пересортица.

Сличительную ведомость подписывают бухгалтер, который ее составляет, и материально ответственный.

Ведомость учета результатов инвентаризации

Это еще одна «бумажка», в которой выводится окончательный итог инвентаризации и фиксируется, куда спишут недостачу. Вот четыре возможных варианта, что делать с отсутствующими ценностями:

С формой ведомости учета результатов инвентаризации – та же история, что с инвентаризационной описью и сличительной ведомостью. Или придумывайте ее сами и утверждайте в учетной политике. Или берите готовый шаблон ИНВ-26 из постановления Госкомстата, но тоже закрепляйте его применение в учетной политике.

У ведомости есть три особенности:

Приказ об утверждении результатов инвентаризации

Приказ составляется, если при инвентаризации нашли излишки или недостачи. Это обязательный документ, потому что про него хоть и не прямо, но написано в п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В нашем вольном пересказе этот пункт звучит так: «Руководителю передаются предложения о том, куда деть найденные расхождения, а он решает, какое из них выбрать». Такой выбор и прописывается в приказе.

Для приказа нет унифицированной формы, поэтому сочините его сами. Например, так:

«Приказываю:

Приложениями к приказу будут:

Целая куча бумаг, правда же? И это еще не все. Например, чтобы списать недостачу в налоговые расходы потребуются документы от ОВД или МЧС. Для них есть свои нюансы, поэтому вынесли их в отдельный этап.

Этап 5. Какие документы и у кого получить, чтобы списать недостачу в налоговом учете

Недостачу можно списать в налоговые расходы, а значит, уменьшить налог на прибыль. Именно поэтому налоговики особенно внимательны к документальному подтверждению недостач. Если они посчитают, что вы не обосновали причину выбытия активов, то доначислят налог на прибыль, НДС, а сверху докинут пени и штраф.

Чтобы такого не случилось, давайте разберемся:

Какие недостачи учитываются в налоговых расходах

Вот три вида недостач, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (таблица 2).

Таблица 2. Недостачи, которые можно списать в налоговые расходы

Какую недостачу можно списать в налоговые расходы	Как это сделать
В пределах норм естественной убыли	·   Посчитайте норму по процентам из нормативки. Она тут обширная, поэтому поищите документ, в котором написано про нужный вид активов. Например, для мясных полуфабрикатов есть приказ Минсельхоза России от 16.08.2007 № 395, а для хлеба – приказ Минпромторга России от 01.03.2013 № 252; ·   полученное рублевое значение включите в материальные расходы на дату завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ)
Свыше норм естественной убыли, которую отнесли на виновника	·   Посчитайте превышение недостачи над естественной убылью; ·   признайте в налоговом учете внереализационный доход в сумме, которую возместит работник. Если применяете метод начисления, тогда отражайте доход в день, когда сотрудник признал вину или когда вступило в силу решение суда. Если работаете с кассовым методом, тогда учтите доход в день, когда сотрудник возместит ущерб, например, принесет наличку в кассу (п. 3 ст. 250 НК РФ); ·   отразите недостачу во внереализационных налоговых расходах после того, как виновник возместит ущерб (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Про то, что так можно, Минфин написал в двух письмах от 27.08.2014 № 03-03-06/1/42717 и от 17.04.2007 № 03-03-06/1/245
Свыше норм естественной убыли, по которой виновника не нашли или суд отказал во взыскании ущерба с этого человека	·   Посчитайте превышение недостачи над естественной убылью; ·   включите полученную сумму во внереализационные расходы на дату завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ)

Заодно отметим, что пересортица как явление в налоговом учете не существует. Зачесть недостачу излишком можно только в бухучете. В налоговом учете нужно признать самостоятельные:

Какими документами подтвердить причину недостачи

Вид недостачи определит, какие документы понадобятся, чтобы включить ее в налоговые расходы (см. таблицу 3).

Таблица 3. Какую недостачу можно списать в налоговые расходы и какие документы нужны

Какую недостачу можно списать в налоговые расходы	Какие документы понадобятся
В пределах норм естественной убыли	·   Инвентаризационная опись; ·   сличительная ведомость; ·   ведомость учета результатов инвентаризации; ·   расчет нормы естественной убыли по утраченным активам; ·   приказ об утверждении результатов инвентаризации
Свыше норм естественной убыли, которую отнесли на виновника
Свыше норм естественной убыли, по которой виновника не нашли или суд отказал во взыскании ущерба с этого человека	Нужны те же документы, что названы выше, плюс документы от госорганов, которые подтверждают, что виновников не нашли или их в принципе нет. Вот что это может быть: ·   для хищений – постановление следователя ОВД, справка ОВД, письмо должностного лица ОВД, справка оперуполномоченного ОБЭП; ·   для пожара – справка из противопожарной службы МЧС; ·   для стихийного бедствия – справка Росгидромета, постановление администрации области

Ошибки процесса: когда инвентаризация на складе предприятия окажется сомнительной по мнению налоговиков

Многое про то, как не надо, мы уже написали. Но осталось еще пять ошибок, которые тоже критичны. Если вы их допустите, то налоговики посчитают инвентаризацию формальной, оштрафуют за недостоверную отчетность, снимут расходы по списанным активам и доначислят налоги.

В общем, не делайте так, как указано в таблице 4.

Таблица 4. Ошибки в инвентаризации, на которые обратят внимание налоговые органы

Ошибки, из-за которых налоговики посчитают инвентаризацию формальной	Почему это подозрительно
В организации, где много активов, действует одна инвентаризационная комиссия, а в ней – сплошь начальники (главный бухгалтер, главный инженер, финансовый директор)	Вряд ли начальство действительно будет часами томиться на пыльном складе и перебирать там коробки. Однако если у главной комиссии с начальниками в подчинении есть несколько рабочих комиссий с обычными сотрудниками, то тут все нормально
В организации, где много активов, все пересчитали за один день. Именно столько времени отвел на инвентаризацию руководитель в приказе	Это физически нереально. Ошибка не относится к продвинутым компаниям, где применяется штрихкодирование, ставятся RFID-метки или товар считают дроны
В организации, где много активов, нет расхождений между учетными и фактическими остатками. Это повторяется из года в год	Ошибки в учетных записях, естественная убыль, порча из-за истечения срока годности или ненадлежащего хранения обычно есть даже там, где никто не ворует. И чем больше активов, тем сильнее расхождения между фактическим и учетным количеством
Графа количество в инвентаризационной описи заполнена на компьютере	Комиссия берет описи с собой на склад, там все считает и обычно вручную вносит фактическое количество. Чтобы в описи появились «компьютерные» цифры, нужно взять с собой ноутбук с 1С и вбивать количество сразу в программу. Сомнительно, что кто-то будет делать именно так. Ошибка не относится к продвинутым компаниям, где факт считается автоматически и через специальные устройства передается в 1С
В 1С сначала сформировали сличительную ведомость, а потом инвентаризационную опись	Ведомость составляется по описи, а не наоборот. В 1С отражаются дата и время подготовки документов. Если они проведены в неправильной хронологии, то, может, настоящей инвентаризации и не было?

Инвентаризация – это способ контроля за активами, причем один из старейших. Еще фараоны в Древнем Египте периодически пересчитывали свое добро. Очень надеемся, что статьей мы убедили и вас заняться этим иногда муторным, но всегда важным процессом. И пусть недостач будет поменьше.