Инструкция по приему товара на склад образец

В нашей статье мы кратко приведем правила, нормативы и порядок приемки товара по количеству и качеству от поставщика на склад. Эти законодательные нормы успешно работают и в современной России.

Как принимают

В эту процедуру входит обязательная проверка, регламентированная в соответствии с положением абз. 2 п. 2 ст. 513 ГК РФ. В заключительном договоре оговаривается порядок инспектирования. В противном случае, ревизию проводят по действующему законодательству.

Такая операция осуществляется для:

• Определения бракованной партии.
• Выявления недостачи.
• Раскрытия виновных лиц по возмещению материальных убытков.

Мы подготовили памятку по приемке товара на склад, чтобы ничего не упустить. Скачивайте по кнопке ниже, чтобы всегда была под рукой.

Как принимать товар: законодательное регулирование и цели

В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.

Целью инструкций является:

• Произвести визуальный осмотр коробок.
• Выявить недостачу по численности.
• Определить непригодную продукцию.
• Обозначить место для выборки,
• Проверить сопроводительные документы представителя.
• Договориться о месте и сроках хранения брака.

В постановлении АС МО от 28.07.2015 по делу А40-89393/14 расписаны действия, если покупатель получил груз не того характера и не того объема. А если поставщику не заплатили за поставку, то суд встанет на его сторону, опираясь на акт АС МО от 21.09.2015 № Ф05-12369/15 по делу № А40-20678/15.

Инструкция по приемке товара на склад

Правила прописываются в договоре и их количество зависит от места разгрузки, от вида транспортного средства и от габаритов привезенного груза. Для каждой компании перечень составляется индивидуально, но обобщенный реестр выглядит так:

• Осуществляется подъезд к месту размещения.
• Проверяются сопроводительные документы.
• Определяются размеры ворот для грузового транспорта.
• Выделяется пространство под разгрузку.
• Подается оборудования для перевозки груза.
• Предметы торговли визуально осматриваются, пересчитываются, взвешиваются.
• Вывозится при помощи рохли на место сложения.
• Сверяются и оформляются сопроводительные письма
• Регистрируются акты по бракованному или недостающему товару.
• Письменно вносятся данные о получении груза в реестр.
• Подготавливается зона для размещения и хранения.

Порядок приемки продукции по количеству и качеству

Первичный осмотр кладовщик проводит уже на стадии выгрузки коробок из транспортного средства. К концу процедуры у него имеются исчерпывающие сведения для оформления всех сопроводительных документов. За это время, опытный работник, успевает пересчитать груз, визуально оглядеть его на наличие потерянного или бракованного. При поступлении изделий с оптовых баз на руки потребителю выдается накладная формой № М-15. Такой документ в торговле применяется единым образцом, принятым в восьмидесятых годах прошлого века и до сих пор он не пересматривался.

Приемка товара — процесс небыстрый, требует внимательности. К тому же ручной учет не исключает ошибки человеческого фактора. Поэтому его автоматизация является оптимальным решением. По отзывам наших клиентов издержки сокращаются до 70%. Посмотреть решение >>

Кто может принимать

На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.

Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.

Составление договора

Во избежание претензий от покупателя, когда обнаруживаются порванная упаковка, недостающий объем, брак, то сторонам лучше подписать обоюдный документ. Можно использовать уже написанные ранее инструкции и оформить по специальным образцам: акт № ТОРГ-1, утвержденный Госкомстатом Российской Федерации в 1998 году за номером 132; М-7 N71 а.

Законодательством разрешено не использовать эти стандарты. Допустимо обеим компаниям составить собственный договор, в котором будет прописываться порядок. Здесь можно и нужно указать сроки исполнения, место выгрузки, и определить какие будут образцы сопроводительных документов (накладная, счет-фактура). При заполнении бумаг покупателю следует внимательно рассмотреть пункт о возражении на некачественный предмет. Если он поставил подпись, то в суде не сможет доказать свою правоту и не вернет брак поставщику. Это означает, что необходимо включить условие, гарантирующее покупателю подавать претензии и жалобы.

Как осуществляется приемка и передача товара

В первую очередь, следует подготовить стеллажи и полки на складе. Для этого потребуется время, поэтому обе стороны договариваются заранее, когда привезут груз. Обычно хватает полчаса для освобождения зоны от ненужных вещей и выбора свободного временного периода. Чтобы не путать уже размещенный багаж от новопривезенного, работникам следует:

• Разноцветными мелками или маркерами разграничить зоны на полках.
• Для неподготовленных сотрудников составить схему принятия и повесить ее на видное место.
• Создать автоматизированную программу для учета. Она поможет выполнить все действия без ошибок во время пересчета.
• Купить и поставить качественный софт, который выявит недостатки и составит акт о несоответствии.
• Оснастить рабочую зону дополнительными стеллажами.

Все эти действия помогут без спешки выполнить разгрузочные работы, сократить время, лучше осмотреть продукцию для выявления недостачи и брака. Подробнее >>

Как правильно принять товар от поставщиков

Технические моменты оговариваются между кладовщиком и экспедитором, но есть несколько принципиальных условий:

• Взвешиванием и узнается точный вес.
• Определяется численность подсчетом.
• На документе делается отметка, что упаковка на неповрежденной таре не распечатывалась.
• Допускается открывание коробки для выборочной проверки.
• Подписывается договор о материальной ответственности.
• Если кладовщик найдет несоответствие в накладной, то заполняется акт.
• Заранее планируется график.

Что необходимо проверить при приемке товара

Кладовщик, следуя распечатанной и прикрепленной к стене инструкции, совершает следующие действия:

• Проверяет реквизиты поставщика по терминалу сбора данных.
• Инспектирует совпадения цен.
• Пересчитывает, осматривает тару и коробки.
• Узнает при каком температурном режиме перевозились скоропортящиеся продукты.
• Проверяет маркирование.
• Выборочно вскрывает коробки для визуального осмотра.
• Если обнаруживаются недостатки, то кладовщик останавливает процесс получения, повторно все пересчитывает и взвешивает.
• В конце он ставит свою подпись, дату и печать (штамп) на сопроводительных документах.
• В компьютере отображает принятие продукции.
• Вносит в программную базу штрихкоды.
• Распределяет груз по зонам хранения.

Как принимают по качеству

По российскому законодательству материально ответственное лицо склада имеет право после выявления неукомплектованности груза составить акт о несоответствии не позднее пяти дней. Четыре месяца дается на установку не выявленных сразу недостатков. Все нормативные сроки прописываются в договоре обеими сторонами. Добротность предметов торговли определяется методом выборки. Кладовщик несет обязательства перед поставщиком о сохранности бракованного груза. Сотрудник сверяет привезенный товар с сертификатом, техническим паспортом, накладной, счет-фактурой. При этом осматриваются изделия по консистенции, внешнему виду, по запаху скоропортящихся продуктов и базовой комплектации. Претензии к непригодной продукции покупатель может предъявить на основании прописанного пункта в документации.

Сроки приемки

Срок приемки товаров прописывается в договоре поставки. Если в договоре сроков нет, то в случае спора суды применяют инструкции Госарбитража П-6, П-7, признавая их «обычаями делового оборота». В целом сроки приемки товара делятся на две большие группы: по количеству и качеству.

По количеству покупатель обязан принять товар:

• В момент получения, если товар без тары, в открытой или поврежденной таре.
• В момент получения по весу брутто (с тарой), количеству мест и не позднее 10 дней по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар в исправной таре.
• Не позднее 24 ч по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар скоропортящийся в исправной таре.

По качеству и комплектности покупатель обязан принять товар:

• Не позднее 24 ч для скоропортящихся продуктов.
• Не позднее 10 дней, если поставщик находится в том же городе.
• Не позднее 20 дней, если поставщик иногородний.

Приемка по весу

Кладовщик несет материальную ответственность за недостаток массы. Поэтому он, при подозрении на расхищение груза должен осмотреть упаковку. На место размещения он обязан приходить с маркировкой на коробке, указывающий вес. Если тара повреждена, то работник, не разрывая упаковку, перевешивает продукцию на последнем этапе получения. При несовпадении веса брутто, вызывают доверенного со второй стороны. Они вместе составляют протокол о недостатке.

Инструкция, порядок и правила оформления приема товара на склад по количеству и качеству от поставщиков

Чтобы не возникли конфликты между двумя партнерами, следует документировать результат проделанной работы.

Нюансы составления актов

В случае отсутствия претензий составляется и подписывается соглашение. В нем должны отражаться:

• Название, дата составления, регистрационный номер.
• Информация о: участниках сделки как принимающей стороне, так и поставляющей продукт.
• Список полученного груза, его число и комплектность.
• Пункт о завершении сделки и отсутствии разногласий.
• Фамилия, имя, отчество и подпись участников процесса передачи.

Использование компьютерных технологий для ускорения складских операций

Современное оборудование позволяет автоматизировать большую часть учетной работы, настроить заблаговременное поступление точной информации о перечне, качестве, особенностях упаковки и времени прибытия партии. Использование электронной маркировки позволяет снизить влияние человеческого фактора и резко ускорить учет.

Преимущества виртуального документооборота

Сосредоточение всей информации на одном носителе позволяет:

• Систематизировать данные, легко находить статистику.
• Минимизировать ошибки работников.
• Ускорить процесс заполнения.
• Автоматизировать подсчет и контроль.
• Иметь постоянную оперативную связь между сторонами.
• Совместить внутреннюю логистику склада с процессом приемки и выдачи.

Программное обеспечение

Оно позволяет наладить прием и хранение продукции, максимально снизив издержки, возникающие при ручном внесении данных. Суть процесса заключается в том, что при поступлении каждой единице присваивается собственный идентификационный номер. Это позволяет отслеживать наличие и местоположение, отгрузку в любой момент времени. Информация обо всех операциях остается в памяти и отчетность легко производится. Ввод данных происходит на понятном языке, ошибки идентификации минимизируется при использовании уникального кода или магнитной метки. Необходимое программное обеспечение можно найти на сайте cleverence.ru российского разработчика мобильных систем учета по штрихкодам «Клеверенс».

Как решаются проблемы недостачи и пересортицы

Весь цикл пребывания на складе сопровождается ошибками. Несоответствия могут появляться как при приеме, так и при выдаче. Нередким случаем является воровство и порча. Системный подход, основанный на присвоении идентификационного номера, позволяет устранить преднамеренные или нечаянные сбои, и проследить весь путь изделия. Это сильно затрудняет возможность фальсификации, все действия остаются в памяти, и при необходимости могут быть просмотрены для контроля.

Недостача

Ее можно минимизировать, если поставщик будет привозить маркированные единицы. Но нужно сделать так, чтобы ваши системы учета были совместимы.

Излишки

Так принято называть, когда количество не совпадает со значением, указанным в накладной. К таким ошибкам обычно приводят:

• Плохо проведенная работа по инвентаризации.
• Сильная загруженность кладовщика при поступлении большого объема.
• Некачественная отпускная отчетность.

Излишки может принять только директор компании после письменного заявления кладовщика, где отображаются пояснения по поводу лишней продукции. Составленный протокол передается главному бухгалтеру для поправок в отчетности.

Пересортировка

Основной источник проблемы — это небрежность при приемке и выдачи предметов торговли. Решает эту задачу чипирование и централизованный компьютерный учет.

Акт о недостаче

Существуют типовые формы, как то: № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Возможны нюансы. Многие поставщики решают такие проблемы без лишних формальностей. Если необходимо официально задокументировать, то претензия должна быть завизирована не только кладовщиком, но и экспедитором или комиссией, состоящей из нескольких членов.

Приемка продовольственного товара, что это такое

Такой вид продукта требует особого отношения и соблюдения специфических правил. Если получение пакетированных изделий с длительным сроком годности является стандартной процедурой, то оборот скоропортящихся, весовых продуктов требует повышенного внимания при оценке добротности, времени реализации и соблюдения правил транспортировки и хранения. В магазинах принято решение спорных вопросов в пользу принимающей стороны. Свои особенности имеются при закупке у населения мяса, овощей, фруктов, молока, грибов и ягод.

Существует отработанная практикой схема и определенный алгоритм приемки товаров по количеству и качеству. В большинстве случаев это отлично подходит для складской работы и розничной торговли. При больших объемах целесообразно и выгодно автоматизировать процесс с помощью компьютеризации. Программное обеспечение можно выбрать и купить на сайте компании Клеверенс

Количество показов: 258047

Закон не регламентирует приемку товара в магазине и на складе. Владелец магазина договаривается с поставщиком об условиях поставки и сам решает, как будет принимать товары. Поэтому порядок приемки в торговых точках сильно различается. Предприниматели часто ошибаются в этом процессе, теряют время и деньги. Рассказываем о правилах приемки товаров, которые помогают магазину экономить.

Поставщик

Приемка

Учет

Ценники

Этикетки

Прибыль

Приемка по шагам:

• Договор
• Заказ
• Оплата и поставка
• Сопроводительные документы
• Приемка по количеству и качеству
• Подпись
• Оприходование
• Розничная цена
• Ценники на товар
• Выкладка

Порядок приемки товара

По закону магазин принимает товар, когда поставка соответствует договору. После этого осматривает, проверяет количество и качество товаров. Обо всем остальном поставщик и магазин договариваются перед первой поставкой.

Приемка товара в Гражданском кодексе

В России нет закона, который регламентирует процесс приемки. С 1960-х существуют два постановления Госарбитража СССР с инструкциями по приемке:

• № П-6 — порядок приемки по количеству,
• № П-7 — порядок приемки по качеству.

Эти документы давно не имеют юридической силы, но на них ссылаются в договорах поставки. В суде магазин и поставщик опираются на условия договора поставки и советские инструкции.

Шаг 1. Договор поставки

Чтобы товары доставляли вовремя и в нужном объеме, с поставщиком заключают договор. В нем стороны заранее решают:

• какие обязанности у поставщика и магазина,
• когда и в каком количестве поставлять товар,
• сколько времени занимает приемка,
• как маркировать упаковку,
• какие сопроводительные документы использовать,
• насколько цены и объем доставленных товаров могут отличается от заказа,
• как урегулировать конфликты.

Проблема Предприниматель ремонтирует помещение и договаривается о поставке холодильников с газировкой. Оборудование и воду не привозят к открытию.

Как правильно Предприниматель заключает договор с поставщиком, в нем указывают сроки. Холодильники привозят вовремя: владелец магазина будет судиться и взыщет потери из-за задержки.

Шаг 2. Заказ

Инструкции не описывают процесс заказа товаров. Условия стороны описывают в договоре. Обычно в нем прописано, как именно магазин заказывает товар у поставщика: ему звонит сотрудник, присылают письмо или поставщик должен сам приехать за заказом.

Магазин заказывает товары — поставщик составляет перечень, собирает груз и готовит сопроводительные документы. Уточняет, когда будет поставка.

Проблема Магазин не вовремя заказывает самый популярный товар — молоко в мягкой упаковке. Покупатели уходят к конкуренту.

Как правильно Сотрудники магазина заносят товары в товароучетную систему, следят за остатками и заказывают популярные товары заранее.

Шаг 3. Оплата и поставка

Условия оплаты товаров тоже прописывают в договоре. Обычно товары привозят после оплаты. Но если стороны давно работают и доверяют друг другу, поставщик может открыть своего рода «кредитную линию»: товар поставляют раз в два дня, а платит магазин в конце месяца.

После оплаты сотрудники поставщика привозят товар к оговоренному времени в магазин или на склад.

Если магазин не организовал приемку, возникают проблемы. Сотрудники заняты в зале — принимать груз некому. Ответственный работник путается в процессе приемки и не проверяет количество товаров. Груз разместят где придется: стиральные порошки рядом со свежим мясом.

Проблема Поставщик привозит груз, когда все сотрудники заняты в зале. Водитель ждет полчаса и нервничает.	Как правильно В договоре стороны прописывают, что водитель предупреждает о приезде за полчаса. Сотрудники успевают подготовиться и освободить склад.
При приемке сотрудники суетятся — товар ставят где попало. Мясо размещают рядом с бытовой химией.	Магазин размечает маркерами складские зоны: где принимаемая продукция, где принятая. Для товаров, которые нельзя ставить рядом, выделяют отдельные зоны.
Новый сотрудник путается в процессе приемки и подписывает сопроводительные документы, не считая товар. Товар заносят в базу, его оказывается меньше, чем заказывали.	Владелец магазина составляет и вывешивает чек-лист приемки. Сотрудник сначала постоянно туда заглядывает, чтобы не ошибиться, а потом делает всё на автомате.

Шаг 4. Сопроводительные документы

Вместе с товаром поставщик привозит сопроводительные документы. Обычно это накладные и счет-фактура, но возможны варианты.

Накладная ТОРГ-12 — главный документ, в котором описывают товары, их количество и цены. Накладная удостоверяет, что одна сторона поставила груз, а вторая приняла.

Накладную ТОРГ-12 используют магазины и поставщики, которые не перешли на универсальный передаточный документ

Товарно-транспортная накладная (ТТН) нужна, когда товар доставляют на склад на машине. В ТТН два раздела, в первом описывают товар и называют контрагентов, во втором — указывают маршрут и состав транспортных услуг.

Вторая часть товарно-транспортной накладной — транспортный раздел

Все накладные оформляют в двух экземплярах, для магазина и поставщика.

Счет-фактура — свидетельство того, что поставщик доставил груз, а магазин его оплатил. Счет не нужен магазину на упрощенке. Но полезен организациям, которые платят НДС. Магазин хранит их, чтобы приложить к декларации и платить меньше налогов. Печать в счете-фактуре не ставят, достаточно подписи бухгалтера и директора магазина.

Счет-фактуру печатают в одном экземпляре — для магазина.

Магазин прикладывает счета-фактуры к налоговой декларации, чтобы сократить НДС

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет товарную накладную и счет-фактуру. С ним магазин обходится одним документом вместо двух. УПД подходит для сопровождения товара и отчета перед налоговой.

Проблема Организация на общей системе налогообложения управляет магазином. Она по закону платит НДС, но принимает товары без счетов-фактур. Налог приходится платить дважды — поставщику при закупке и в налоговую.	Как правильно Организация на общей системе платит НДС и собирает счета-фактуры. Она прикладывает документы к декларации и платит налоги за вычетом уже оплаченного НДС.
У магазина проблемы с сопроводительными документами от поставщиков. Накладные и счета-фактуры забывают привезти, в них ошибки, часто нет второго экземпляра накладной.	Магазин договаривается с поставщиком принимать товары по универсальному передаточному документу. Сопроводительных документов меньше, а значит, и ошибок.

Шаг 5. Приемка по количеству и качеству

Сотрудник магазина сверяет груз с накладной и убеждается, что все сходится: наименование товаров, их количество, артикулы и цены. Для этого вскрывают все транспортные упаковки или несколько на выбор, если к поставщику есть доверие.

Если товара не хватает, обычно из накладной вычеркивают строки с товарами, которые забыли поставить. У каждой пометки ответственный сотрудник ставит подпись. Потом документ заменяют на верный. У документа с правками нет юридической силы, суд его не примет.

По закону вместо вычеркивания товаров сотрудник составляет акт о расхождении по количеству и качеству:

• ТОРГ-2 — для российских товаров,
• ТОРГ-3 — для импортных.

Такой акт потребуется, если масса и количество товара не совпало с накладной или вместо свежего хлеба привезли плесневелый.

Проверить качество товара магазин может и после поставки: в течение суток — у скоропортящихся продуктов, до 10 дней — у остальных товаров.

Проблема Сотрудник магазина принимает товар и подписывает акт не глядя. Потом оказывается, что бутылок заказывали больше, а вместо свинины говядину.

Как правильно Сотрудник магазина принимает товар, вскрывает упаковку, пересчитывает продукты и сверяет с накладной. Если есть ошибки — составляет акт расхождения.

Шаг 6. Подпись

Если с товаром все в порядке, накладную нужно подписать и поставить печать. Это делает материально ответственное лицо. По умолчанию это директор магазина, он может оформить доверенность на подчиненного.

Сотрудник с доверенностью может использовать печать предприятия или не ставить печать вовсе. Тогда он предъявляет поставщику доверенность по форме М-2 и паспорт.

Проблема Директор магазина принимает товары от поставщика сам. Когда его нет, приемка невозможна.

Как правильно Директор магазина оформляет доверенность на сотрудника, который отвечает за приемку.

Шаг 7. Оприходование

Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого нужна товароучетная система или хотя бы тетрадка. Магазины, которые платят НДС, обычно ставят товароучетку — это нужно для отчетов в налоговую.

После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетных системах каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, тип товара, цена, размер НДС и другие. Если товаров много, процесс упрощает сканер: сотрудник не вводит названия товаров, а пробивает штрихкоды.

Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.

Проблема Сотрудник магазина оприходует товар после приемки полтора часа — надо вбить каждую строку из накладной и не ошибиться.

Как правильно В магазине есть сканер, которым сотрудник пробивает товары после приемки. На процесс уходит 15 минут.

Принимайте товары в Кабинете Дримкас

Сотрудник магазина принимает товары по накладной — сервис добавляет их в базу для учета остатков. Можно сразу установить цену, скидку и напечатать ценники.

Замените товароучетную систему, Excel и другие программы одним сервисом.

Шаг 8. Розничная цена

Когда товар заносят в базу, для него рассчитывают розничную цену. Для этого используют общую наценку для одной категории товаров, например 20% для алкоголя, или назначают стоимость каждому товару в отдельности.

Какую розничную цену ставить, решает руководство магазина. Исключение — товары, для которых определена минимальная или максимальная розничная цена (МРЦ). Такое ограничение есть, например, на табак. Магазин может продать пачку дешевле МРЦ, чтобы выделиться среди конкурентов, но цена по закону не может быть ниже 75% от установленной. Цену на пачку с МРЦ 100 ₽ можно снизить максимум на 25 ₽, до 75 ₽.

Проблема Директор магазина устанавливает розничные цены на товары после приемки. Это занимает до 40 минут.

Как правильно Директор магазина изучает цены конкурентов и определяет уровень наценки — розничную цену меняют в зависимости от оптовой. На отдельные товары наценку снижает, чтобы продать быстрее.

Шаг 9. Ценники на товар

Когда сотрудники магазина добавили товары в базу и сделали наценку, они печатают ценники. Мы подробно рассказывали о том, как выглядят правильные ценники:

Если коротко, ценник ставят у каждого товара. В них указывают название, сорт товара, если он есть, и цену. Все в едином стиле. Важно, чтобы цена на кассе и в ценнике совпадали.

Проблема Магазин не относится к ценникам серьезно. Пропустили — покупатель спросит цену на кассе. Въедливый клиент жалуется на нарушения в Роспотребнадзор, магазин штрафуют.

Как правильно Магазин печатает новые ценники сразу после приемки товара — с актуальными ценами и в одном стиле. Сотрудники следят, чтобы они соответствовали товарам.

Шаг 10. Выкладка

Когда с приемкой закончили, часть товаров остается на складе, другие выставляют товар на продажу. Сотрудник аккуратно расставляет продукты на места, рядом размещает ценники. Если новые цены еще не загрузили на кассу, замену ценников откладывают до конца смены.

Проблема Магазин после приемки ставит ценники на товары, на кассе остаются старые цены. Покупатель жалуется в Роспотребнадзор.

Как правильно Магазин дожидается конца смены, загружает новые цены на кассу и только тогда печатает ценники. Расхождений нет.

Что нужно знать о приемке товара в магазине

1. Закон не регламентирует приемку. Условия поставки стороны устанавливают в договоре.
2. Магазин заказывает товар, как договорился с поставщиком — по звонку или электронной почте.
3. После оплаты поставщик привозит товар. Действия сотрудников при приемке нужно отработать заранее.
4. Товар сопровождают накладными и счетом-фактурой. Универсальная накладная упрощает товарооборот.
5. Сотрудник магазина сверяет груз с накладной. Если чего-то не хватает, составляют акт расхождения.
6. Документы подписывает директор магазина или сотрудник по доверенности.
7. Магазин оприходует товары, ставит розничную цену и печатает ценники.
8. Товар выкладывают на прилавок с ценниками. Стоимость совпадает с ценой товара на кассе.

Всё от приемки товара до печати ценников

Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж.

Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.

Важно знать, как принимать товар на складе или в магазине. Основные правила прописываются в договоре поставки, а также поставка оформляется по требованиям законодательства РФ. мы расскажем про процесс приемки товара по качеству и количеству, оформление документов и порядок действий при выявлении несоответствий.

Обязанности сторон при приемке товара

В процессе приемки товара заказчику следует:

• Гарантировать соответствие количества и качества продукции условиям договора.

• Поручать приемку только ответственному лицу, обычно кладовщику.

• Уведомлять поставщика письменно о некачественных товарах и требовать их замену.

• Хранить излишний или дефективный товар до согласования дальнейших действий.

• Обеспечить документальную фиксацию процесса приемки.

Поставщику следует:

• Поставлять продукцию в соответствии с условиями договора поставки, с правильным количеством и качеством.

• Проверять полномочия лица, принимающего товар.

• Принимать акт о расхождении количества продукции по требованию клиента.

• Заменять товар, не соответствующий требованиям.

• Составлять акт о расхождении количества и направлять его заказчику.

По сути, заказчик должен обеспечивать правильную приемку товара и своевременно информировать поставщика о несоответствиях, а поставщик обязан обеспечивать правильное качество и количество товара, а также поддерживать документирование процесса приемки.

Документальное оформление поставки

• Если ваша деятельность связана с налогом на добавленную стоимость (НДС), то при оформлении приемки используйте товарно-транспортную накладную (ТТН) в сочетании с счетом-фактурой.

Основным документом будет ТОРГ-12 — товарная накладная. При перевозке товара со склада поставщика на ваш склад, используется товарно-транспортная накладная, которая отличается от товарной накладной наличием раздела о транспорте и отсутствием описания товара. Эти документы могут одновременно служить как доказательство получения товара получателем и как подтверждение поставки поставщиком, поэтому они оформляются в двух экземплярах.

Подробнее про товарную накладную и ТТН рассказывали в этой статье.

Второй документ — счет-фактура. Если вы плательщик НДС, необходимо собирать счета-фактуры для каждого входящего товара. Без них вы не сможете учесть НДС.

При возврате товара следует запросить у поставщика скорректированный счет-фактуру, так как НДС будет учитываться только по части товара, которая вам поставлена.

• Для случаев, когда в стоимость включены услуги перевозки, используйте универсальный передаточный документ (УПД) вместе с товарно-транспортной накладной (ТТН).

Универсальный передаточный документ (УПД) включает все необходимые данные, требуемые как для счетов-фактур, так и для других первичных документов. УПД по сути объединяет функции товарной накладной и счета-фактуры, и может использоваться вместо них.

Инструкция: Порядок приемки товара по качеству и количеству

1. Подготовьте помещение

Перед тем как начать приемку товара, рекомендуется:

1. Обеспечить наличие свободного места на полках и стеллажах.

1. Разграничить зоны для избежания путаницы между уже размещенным и новым товаром.

1. Подготовить инструкцию для сотрудников о процедуре приемки товара и разместить ее на видном месте.

2. Проведите первичную проверку

Первичная проверка включает в себя следующие этапы:

1. Проверка транспортного средства на предмет повреждений.

1. Контроль температуры и других условий перевозки.

1. Проверка целостности упаковки, наличия пломб и маркировки.

О любых обнаруженных повреждениях или нарушениях целостности упаковки необходимо сразу сообщить поставщику.

3. Проведите проверку товара по количеству

При проверке товара по количеству сотрудник обязан:

1. Проверить упаковку и контейнеры, произвести пересчет, взвешивание товаров.

1. Сопоставить коды маркировки из накладной с фактическими.

1. Проверить содержание документации: информацию о поставщике, цены, наименования товаров.

Помимо других этапов приемки, при получении алкогольной продукции необходимо подтверждение в системе ЕГАИС.

Если все документы соответствуют факту и верно заполнены, ставится печать организации и подпись. При обнаружении недостачи процесс приемки приостанавливается, осуществляется повторный подсчет и взвешивание, после чего составляется протокол о недостаче.

Для дальнейшей проверки потребуется доставить груз в нужное место и произвести его распаковку.

4. Проведите проверку товара по качеству

Проверка по качеству включает в себя следующие шаги:

1. Сравнение с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой.

1. Визуальный осмотр изделий по их внешнему виду, текстуре, основной комплектации.

1. Оценка продуктов, склонных к быстрой порче, на наличие запаха.

Существует два метода проверки: полная и выборочная. При полной проверке распаковываются все грузовые места без исключения. При выборочной проверке проверяются лишь некоторые места, детали которых могут быть оговорены в договоре поставки. При повреждении транспорта или упаковки всегда следует проводить полную проверку.

Какие товары покупатель имеет право не принимать?

• Товар, который просрочен или не соответствует указанным срокам годности в договоре.

• Импортный товар без русифицированных этикеток (согласно Закону о защите прав потребителей).

• Товар без обязательных документов, таких как инструкции по эксплуатации, сертификаты соответствия, технический паспорт, или комплектующие (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).

• Изделия с повреждениями, царапинами, вмятинами, или дырками (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).

В случае, если товар не соответствует условиям договора, покупатель должен документально зафиксировать несоответствие и предъявить претензию поставщику.

5. Заключите договор или составьте протокол о расхождениях

Необходимо поставить свою подпись в сопроводительных документах, наложить печать и передать представителю поставщика или перевозчику. Процедура приемки считается завершенной, когда стороны подписывают акт о приемке товаров или соглашение без замечаний и разногласий.

Согласно требованиям, этот документ должен содержать следующие элементы:

• дата и место составления;

• регистрационный номер;

• наименование продукции, количество, комплектацию и цены;

• информацию о участниках сделки — поставщике и заказчике;

• полные имена ответственных лиц с обеих сторон;

• подтверждение завершения сделки и отсутствия разногласий;

• подписи и печать.

Если выявятся дефекты или недостачи, необходимо составить акт о расхождении в течение 5 дней после поставки. Для выявления недостатков, которые невозможно обнаружить сразу при приемке, у вас есть 4 месяца.

Документирование расхождений в количестве и качестве товаров может быть выполнено в разной форме, но удобнее воспользоваться предварительно подготовленными формами, такими как ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 для импортных.

6. Заполните приходную накладную и внесите информацию о приеме продукции в базу данных

С использованием данных из накладной поставщика создается приходная накладная для учета продукции. Товарно-транспортная накладная необходима для подтверждения процесса передачи продукции между сторонами договора, включая списание у поставщиков и оприходование у заказчиков.

Сроки приемки

Сроки приемки обычно обозначаются в договоре поставки. Иначе действуют нормы, представленные в инструкциях П-6 и П-7.

Приемка по количеству:

• В открытой или поврежденной упаковке, либо без нее — немедленно при получении;

• По весу брутто или количеству мест — немедленно при получении;

• По весу нетто или количеству единиц товара в каждом месте — в течение 10 дней;

• По весу нетто или количеству единиц товара в каждом месте, в случае скоропортящейся продукции — в течение 24 часов.

Приемка по качеству:

• Скоропортящийся товар — в течение 24 часов;

• Товар от поставщика из того же города — в течение 10 дней.

• При доставке товара из другой местности допускается установить срок до 20 дней для обычной непересылаемой продукции.

Недостача, недопоставка, пересортица

Можно выделить следующие виды количественных расхождений:

1. Недостача — в документах указано большее количество товаров, чем фактически поступило.

1. Недопоставка — когда фактическое количество соответствует документам, но по договору поставки должно быть больше.

1. Излишки — количество товарных единиц превышает указанное в договоре.

1. Пересортица — товаров одного вида поступило больше, чем требуется, а другого вида недостаточно.

В случае любого несоответствия, необходимо проверить, имеются ли указания по процедуре обработки расхождений в договоре поставки. Если их нет, следует руководствоваться действующим законом.

Обязательно уведомьте поставщика о выявленных расхождениях и документируйте это. Для этой цели используются два типа документов: акт о расхождении и претензия.

Документы следует направить на юридический адрес поставщика или с помощью электронного документооборота, в зависимости от договоренностей о сотрудничестве. Также можно добавить расчет неустойки.

Акт о расхождении

Формирование акта о расхождении по количеству и качеству возможно в произвольной форме, но удобнее использовать предоставленные формы: ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 — для импортных.

Бланк заполняется лицом, несущим материальную ответственность, в присутствии представителя компании-поставщика, с согласия компании-поставщика можно составить акт и без их непосредственного участия.

Претензионное письмо

В этом документе можно в свободной форме указать, какое количество товара было заказано и сколько из него фактически было доставлено.

В тексте претензии обычно прописывают:

• Дата поставки

• Информация о договоре

• Реквизиты сопроводительных документов

• Суть выявленного несоответствия

• Требования: замена товара, дополнительная поставка, возврат средств и так далее, если это предусмотрено в договоре.

Корректировка товарной накладной

Если вам был поставлен товар, но в накладной есть ошибки или что-то было упущено, строки с такими позициями вычеркиваются. Каждое изменение должно быть подтверждено подписью лица, принимающего товар на складе или в магазине, корректировки также вносятся в счет-фактуру.

Расхождения: что делать? Инструкция

Покупатель обязан согласовывать все свои действия с поставщиком. Оптимально, если эти действия заранее зафиксированы в договоре поставки.

1. Если имеется недостача или недопоставка:
• Потребовать доставку недостающего товара при следующей поставке.
• Отказаться от продолжения поставки и вернуть предоставленный аванс.
• В случае, если покупатель решает приобрести недостающий товар у другого поставщика, требовать компенсацию расходов.
• Претендовать на другие условия, если они предусмотрены в договоре поставки.

1. Когда имеются излишки:
• Вернуть излишек поставщику.
• Вернуть всю партию товара, если это соответствует условиям договора.
• Принять всю партию товара, включая излишек, если такое право предоставлено директору компании.

1. При пересортице:
• Принять всю партию товара.
• Отказаться от приемки полной партии товара.
• Принять только необходимое количество обоих видов товаров, остальное вернуть.

Ошибки поставщика при поставках

Все расхождения возникают из-за нарушений, допущенных поставщиком в рамках договора.

Иногда возникают случаи, когда невозможно устранить недостатки, и в таких ситуациях покупатель имеет право односторонне расторгнуть договор.

Считается, что нарушение условий договора поставщиком является существенным, если:

• недостатки невозможно устранить в разумный срок для покупателя;

• нарушение сроков поставки имело место неоднократно.

Касательно покупателя, нарушение условий договора считается существенным в случае:

• многократных нарушений сроков оплаты;

• постоянной невыборки товаров.

Для осуществления одностороннего расторжения следует учесть наличие в договоре положений, касающихся ответственности сторон за ненадлежащее исполнение обязанностей. Это освещается в ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44.

Алгоритм одностороннего расторжения выглядит следующим образом (на примере нарушения условий поставщиком):

• В течение 3 дней с момента принятия решения о расторжении, покупатель отправляет заказное письмо поставщику с уведомлением о расторжении договора и разъяснением причин такого решения;

• В течение 10 дней поставщик обязан устранить нарушения;

• Если нарушения устранены в срок, не превышающий 10 дней, то покупатель обязан отменить свое решение согласно ч. 14 ст. 95 ФЗ № 44. Если такое решение не отменено, оно вступает в силу на 11-й день.

Как автоматизировать процесс поставки?

Процесс поставки можно упростить, снижая нагрузку на сотрудников. Для автоматизации процесса приема поставки товара на складе можно предпринять следующие шаги:

1. Внедрить систему считывания штрихкодов. Использовать терминал сбора данных с встроенным сканером штрихкодов и сканер штрихкодов для быстрого и точного считывания кодов с упаковок товаров.

1. Интегрировать сканер штрихкодов с ККТ, компьютером или POS-терминалом. Обеспечить автоматическую передачу считанных данных о товарах в систему учета и базу данных, минимизируя ручной ввод информации.

1. Внедрить принтер этикеток. Использовать принтер для быстрой маркировки товаров этикетками, содержащими необходимую информацию, такую как штрихкод, наименование, описание, цена и артикул.

1. Реализовать товароучетную систему. Интегрировать программное обеспечение для учета товаров, которое будет автоматически обрабатывать данные, собранные с помощью сканеров и терминалов, обновлять информацию о наличии и автоматически формировать отчеты.

1. Оптимизировать процессы и обучить персонал. Обеспечить обучение сотрудников использованию новых технологий и систем, чтобы гарантировать эффективную и точную автоматизированную приемку товаров на складе.

Где обучить Специалиста по розничным продажам

Основные этапы приема товара

Последние два этапа опционные, они применяются не в каждой организации и не для каждой группы товаров. Об этом, а также о других этапах давайте поговорим подробнее.

Проверка количества

Ответственное лицо сравнивает количество реально поступившего товара и число единиц каждого наименования по документам. В большинстве случаев этот этап не вызывает затруднений: на приход ставят то количество товара, которое отражено в документах, после того, как их подписал ответственный сотрудник.

Но иногда возникают интересные нюансы. Например, как действовать в случае, если товар в приходных документах значится в килограммах, и приемщик его также принимает на вес, а продажа будет осуществляться поштучно?

Один из ярких примеров такого решения – продажа болтов и шурупов. Оптом их продают на вес, принимать в розничной точке также этот товар удобнее на вес. Но в магазине ценники на болты все мы видим поштучно.

Здесь есть несколько вариантов решения:

Второй вариант, с одной стороны, немного менее точен. С другой стороны, приход-расход товара становится простым и, что самое главное, быстрым. А небольшие погрешности, которые могут возникнуть, несущественны. Их списание можно учесть в правилах инвентаризации.

Стоит иметь в виду, что тщательный пересчет каждой единицы товара займет крайне много времени, а ошибки все равно будут присутствовать, так как люди будут ошибаться, случайно или намеренно. Избежать ошибок можно, если применять автоматизированный товарный учет, где отсутствует человеческий фактор, а все данные быстро и автоматически отражаются в системе.

Проверка качества

На данном этапе принимающий осматривает целостность упаковки, товарный вид, проверяет качественные характеристики товара. Здесь нет универсальных рецептов или какой-то подходящей для всех автоматизации. В случае работы с продовольственной группой, нужно также изучать сроки хранения товаров. При приеме технических изделий — проводить выборочную проверку партии на работоспособность и т.д.

Особенно важно помнить о подобных проверках при приемке весового товара. Например, ткань в магазины или на производство приходит рулонами и принимается общим весом. Но если в рулоне окажутся, например, технологические дыры, т.е. в партию для продажи случайно попал образец, который был выбран для производственного тестирования, этот рулон будет браком. А потому необходимо разработать правила проверки качества с учетом всех особенностей товара.

Результаты проверки качества также отображаются в приходном документе. Товар приходуется как есть: с учетом выявленного брака, недочетов и т.д.

При необходимости производится комплектация или разукомплектация, т.е. поставщик может поставить товар общим количеством, а в приходном документе будут учтены цвета, узоры, фасоны и т.д. Эти данные сотрудники компании также контролируют при проверке качества, так как помимо качества как объективного показателя, одновременно подсчитываются разновидности товара с учетом нужных для последующей продажи параметров.

Важно учитывать и внутренние правила, и характеристики товаров, которые необходимо указать в документе прихода. У поставщика могут быть указаны, например, «ботинки белые», так как он торгует только одним брендом обуви. На приход в магазине необходимо поставить «ботинки белые» и указать бренд.

Согласования расхождений

Расхождения могут возникать как по фактическому количеству товара, так и по качеству. В случае выявленного несоответствия качества товаров, т.е. бракованных или некондиционных позиций, этот товар так же не будет поступать в продажу или на производство, как и в случае его реального отсутствия.

Расхождения выявляются на предыдущих этапах. Их подтверждает ответственное лицо поставщика. Документировать расхождения можно двумя способами:

Какой вариант выбрать — зависит от внутренних правил компании. В первом случае все движения товара проводятся сразу и по бухгалтерскому учету, но при этом несколько усложняется отчетность. Во втором случае поставщик в сжатые сроки отправляет замену документов с учетом реально выявленных разночтений.

Маркировка согласно правилам

Нередко товар приходит с неразборчивым (стертым) штрих-кодом или вовсе без него. В других случаях используется внутреннее штрих-кодирование, например, для организации быстрой продажи в супермаркете на кассе. Маркировка также необходима, если упаковка товара полностью выполнена на иностранном языке, и нужны наклейки с пояснениями по-русски.

В этом случае создают в зависимости от необходимости:

Этот этап можно совместить с количественной проверкой товара при приемке, конечно, если вы принимаете штучные позиции.

Как действовать

Распечатайте количество штрих-кодов на основании документов поставщика.

При приемке маркируйте товар сразу, т.е. на каждый принятый товар сразу наклейте маркировку.

Если вдруг останутся «лишние» наклейки, значит, товаров пришло меньше, чем отражено в документах. Такое решение помогает провести точную приемку товаров по количеству и сэкономить время на отдельных этапах – приема и маркировки.

Распределение по местам хранения

Хранение товаров на складе может осуществляться одним из двух способов:

В последнем случае крайне важно избегать ошибок при размещении товаров, так как это напрямую связано с эффективностью их последующей продажи. Если вы отправили товар в правильную ячейку, вы быстро сможете его найти и продать. Если допустили ошибку, продажа может не состояться вообще, вплоть до инвентаризации.

Склад: оптовый или розничный

Склады для хранения товаров бывают двух типов – оптовые и розничные. Если склад оптовый, себестоимость товаров считается по приходной цене. В рознице используют розничную цену продажи.

Откуда взялась эта разница?

В розничной точке применяется минимум инструментов учета. Здесь весь товар продается по одной цене, руководство не изучает прибыльность продажи разным категориям клиентов и допустимые скидки, т.к. сумма наценки стабильна и прекрасно известна. А потому учет, в том числе, в денежном эквиваленте, также ведется по упрощенной схеме, т.е. по розничным ценам.

В случае оптовой торговли наценка различным покупателям может заметно отличаться, появляются ситуационные скидки, например, связанные с общей суммой покупки и т.д. Здесь важно анализировать различные параметры продаж. Соответственно, складской учет ведется по цене поставщика, а продавцы могут работать с разными вариантами наценки.

Автоматизация процесса приемки товара

Для автоматизации приема товара используются устройства:

Какой вариант выбрать – зависит от личных предпочтений и особенностей поступающего на склад товара. Если вы принимаете небольшие по размеру товары в сравнительно небольших количествах, обычного проводного сканера будет достаточно. Тем более, что он – самый дешевый. В других случаях можно применять автономный терминал сбора данных или беспроводные сканеры.

Оба решения подходят для получения результата – приходного документа, сформированного на основе подсчета позиций при помощи сканирования штрих-кодов. Разница заключается в площади охвата, скорости передачи данных и других подобных нюансах.

Мы предлагаем использовать для приема товара так называемую корзину прихода. Это документ, который формируется исключительно на основе сканирования. Далее оператор загружает данные из расходного документа поставщика, на основании которых автоматически сравнивается корзина приходов с приходным документом.

Такой способ позволяет быстро выявить недостачу товаров, пересортицу, ошибки оператора или приемщика. Любое разночтение демонстрируется на экране и сопровождается сигналом для привлечения внимания. После чего сотрудники при помощи повторных проверок находят и устраняют причину (вносят корректировки).

Еще один важный инструмент для автоматизации прихода – это принтер этикеток. Существует очень много моделей такого оборудования. Главное, на что рекомендуем обращать внимание, это условия эксплуатации. Особенно это важно при использовании принтера в неотапливаемых складских помещениях.

Как видите, сам процесс приемки товара прост и сравнительно универсален. Во многих случаях возможна частичная автоматизация, которая поможет избежать сложностей с подсчетом или с пересчетом от одной системы измерения (вес) в другую (штуки).

С другой стороны, этот этап очень сильно зависит от товарной группы и особенностей работы компании, а потому бизнес-процесс для приема товара в каждом случае придется создавать практически с нуля. Надеемся, рекомендации выше вам в этом помогут.

А если вы хотите максимально упростить для себя товароучет, можете воспользоваться автоматизированным товарным учетом в сервисе «Моё дело». Это удобная система для товарного, складского и налогового учета с интернет-бухгалтерией и онлайн-кассой, интеграцией с банками, платежными системами, интернет-магазинами и CRM. Вы сможете легко контролировать остатки, отслеживать продажи, автоматизировать документооборот и платежи.

Успешной торговли!