Минфин уточнил, как учреждения должны подшивать первичные учетные документы. Соответствующие разъяснения приведены в письме от 28.04.2020 № 02-07-05/34707.
Ведомство отмечает, что пункт 11 Инструкции по применению Единого плана счетов бухучета для органов власти, государственных и муниципальных учреждений (приказ от 01.12.2010 № 157н) требует хронологически подбирать и сброшюровывать бумажные первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим Журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета. Это необходимо делать по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года).
Вместе с тем, учитывая, что ведение бухучета осуществляется с использованием метода двойной записи, первичный учетный документ, как правило, является основанием для отражения операций в разных регистрах бухгалтерского учета.
Минфин в связи с этим отмечает, что первичный учетный документ может подшиваться отдельным томом, либо к одному из Журналов операций.
Порядок сшива первичных учетных документов, относящихся к журналу операций, нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не закреплен.
Соответственно, этот порядок может определяться актами организации, устанавливающими учетную политику.
Расскажем подробнее.
Как надо прошивать документы
Прошивка многостраничного документа как способ скрепления листов с целью обеспечения его целостности зависит от целей применения такого документа. В общем делопроизводстве руководствуются опытом лучших практик.
Общие правила
Если необходимо прошить один многостраничный документ или удостоверить копию многостраничного документа, то листы достаточно прошить на два прокола (это самый простой вариант).
От середины листа бумаги отмечаем вверх и вниз по 40 мм точки для проколов с учетом размеров полей (левое – 20 или 35 мм), расстояние между верхним и нижним проколом должно быть 80 мм.
Обратите внимание: нить из натуральных материалов (лен, хлопок) вводится в проколы. Концы нити связываются на обороте последнего листа, далее место узла и шире закрывается отдельным листом бумаги небольшого формата, на котором оформляется отметка об удостоверении, например, сшива копии или удостоверительная надпись с указанием номера экземпляра и количества листов документа с ограничением доступа.
В отметке используется типовая фраза «Прошито и пронумеровано…», указывается цифрами и прописью количество листов. При необходимости подпись лица, удостоверившего сшив, дополнительно удостоверяется специальной печатью организации.
Хотя для данных целей можно использовать и более сложный вариант сшива – на три прокола.
Сшив на три прокола еще применяют, когда хотят прошить несколько документов и сохранить их как первичный комплекс, досье в состоянии текущего оперативного хранения как отдельный сшив (например, так обычно делает бухгалтерия в процессе работы с бухгалтерскими документами дня).
С учетом размеров полей первый прокол делается в середине стопки листов, а два других – на расстоянии 40 мм от центрального прокола. Концы натуральной нити потом выводятся через срединный прокол, охватывают нить, стягиваются и связываются в узел.
Не каждый сшив удостоверяется – зависит от того, с какой целью он делается.
Прошивка для архива
В процессе подготовки документов к архивному хранению прошивка включается в технологию обязательной архивно-технической обработки дел. Обратите внимание Дела прошиваются на четыре прокола, таким образом изготавливается «архивный сшив».
Только при полном оформлении дела (дела постоянного хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет) оно сначала прошивается, а потом переплетается по типографской технологии с корешком, на котором потом будут нанесены поисковые данные дела.
А при частичном оформлении дела (дела временного до 10 лет срока хранения) дело прошивается вместе с картонными обложками, которые накладываются сверху на будущее дело-сшив.
Верхний и нижний проколы (с учетом размеров полей) делаются на расстоянии 30 мм от границ верхнего и нижнего полей пачки, два средних прокола делаются на расстоянии 80 мм от верхнего и нижнего проколов, расстояние между ними также составляет примерно 80 мм.
Технический сшив делается двумя способами: только одной иглой и одной ниткой или одной ниткой, но двумя иглами. Нить используется натуральная, ее концы затягиваются и связываются на тыльной стороне сшива (пачки-дела).
Этим же способом на четыре прокола (с картонной обложкой или без неё) рекомендуют также прошивать бухгалтерские документы дня или дела с иными первичными учетными документами, имеющими в основном пятилетний срок хранения.
А для обработки дел постоянного хранения и по личному составу советуем все-таки заключить договор с архивной компанией, которая может выполнить такую трудоёмкую и действительно пыльную работу, требующую применения дрели, струбцины и т .п.
Обратите внимание: прошивка документов регламентируется, но только в отдельных сферах деятельности, т. е. в специальном делопроизводстве.
Например, есть Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. постановлением Пленума ВАС от 25.12.2013 № 100. В ней есть такое правило про сшив копии судебного акта (п. 10.2):
«Все листы копии прошиваются на два прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии, заклеиваются бумажной наклейкой (в виде круга, квадрата, прямоугольника, размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм) и опечатываются печатью суда. Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, наименование должности лица, удостоверившего подлинность документа, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату».
П п. 6.10 Инструкции о порядке обеспечения бланками исполнительных листов и их приема, учета, хранения, использования и уничтожения в федеральных судах общей юрисдикции и федеральных арбитражных судах (утв. приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28.12.2015 № 399) про сшив исполнительных листов сказано следующее:
«Все листы документа прошиваются на два прокола в верхнем левом углу через левый и верхний край листа прочной нитью (не менее двух оборотов в каждую сторону), концы которой связываются и выводятся на оборотную сторону последнего листа. Прошивка также может быть осуществлена методом вальцовки с пропуском в образовавшееся металлическое кольцо прочной нити не менее двух оборотов на каждую сторону листа. Место прошивки заклеивается бумажной наклейкой (прямоугольной или квадратной формы, примерным размером от 45 до 55 мм на 35 до 45 мм), содержащей следующую удостоверительную надпись…».
Есть разъяснения в письме Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336:
«При формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендуется учитывать следующее:
-
сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;
-
все листы в сшиве прошиваются на 2–4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2–2,5 см».
Если говорить про архивный сшив дела на четыре прокола, то данное правило давно выработала практика, однако оно не включено в действующие документы, регламентирующие архивное дело.
Раньше прошивали на три прокола, но заметили, что документы меньшего формата, чем А4, часто оказывались захвачены только одним проколом. Большинство документов, которые меньше стандартного формата А4, оказываются вдвое меньше него. На практике заметили, что при прошивке дела на четыре прокола документ этого А5 формата прошивается минимум в двух местах, и этого оказывается достаточно, чтобы документ «не танцевал» внутри сшива.
Есть специфические дела, например, в бухгалтерии, где много документов еще меньшего размера, чем формат А5. Такие дела могут прошить и на большее число проколов.
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Как правильно подшить бухгалтерские документы
Как правильно подшить бухгалтерские документы
Подборка наиболее важных документов по запросу Как правильно подшить бухгалтерские документы (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Бухгалтерский учет:
- Авансовые платежи по налогу на прибыль проводки
- Авансовый отчет бухгалтерские проводки
- Авансовый отчет проводки
- Аккредитив проводки
- Акт инвентаризации резерва
- Показать все
Еще
- Бухгалтерский учет:
- Авансовые платежи по налогу на прибыль проводки
- Авансовый отчет бухгалтерские проводки
- Авансовый отчет проводки
- Аккредитив проводки
- Акт инвентаризации резерва
- Показать все
Судебная практика
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 04.04.2022 N 88-5342/2022
Категория спора: Товарищество собственников жилья.
Требования товарищества: О взыскании ущерба.
Обстоятельства: Отчеты бывшего председателя за спорный период приняты, несение председателем расходов доказано. Доказательства привлечения ТСЖ к административной ответственности за нарушение налогового законодательства и ведения бухгалтерского учета в материалах дела отсутствуют.
Решение: Отказано.
Процессуальные вопросы: О возмещении расходов на уплату государственной пошлины — отказано.Также суд апелляционной инстанции указал, что сама по себе ненадлежащая организация ответчиком ведения финансовой отчетности (нахождение оригиналов платежных документов не в бухгалтерии, отсутствие обеспечения их надлежащего хранения — папки не подшиты), не свидетельствует о том, что расходы произведены ответчиком не в интересах товарищества.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Статья: Расставание с главбухом. Как правильно провести передачу дел
(Фомина Л.)
(«Финансовая газета», 2021, N 20)— Хранение документов. Обеспечение надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел, подшиты и пронумерованы ли документы. Правильность оформления актов изъятия или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения. Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Статья: Основания и порядок производства выемки. Комментарий к ст. 183 УПК РФ
(Рыжаков А.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022)В этой связи в процессе изъятия первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Нормативные акты
Постановление ФСС РФ от 07.04.2008 N 81
«Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам»
(Зарегистрировано в Минюсте РФ 13.05.2008 N 11667)Данные документы вместе с расходным ордером на выплату пособия должны быть подшиты в кассовые документы и храниться в бухгалтерии страхователя.
Положение Банка России от 24.11.2022 N 809-П
(ред. от 23.03.2023)
«О Плане счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций и порядке его применения»
(Зарегистрировано в Минюсте России 29.12.2022 N 71867)4.3. Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.
Бюджетное учреждение формирует кассовые заявки…
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Бюджетное учреждение вправе самостоятельно определить порядок оформления копий кассовых заявок, а также возможность хранения данных заявок вместе с выписками с лицевого счета. Указанный порядок следует закрепить в учетной политике.
Решение о том, будут ли счета на оплату подшиваться вместе с кассовыми заявками либо храниться отдельно от них, должно быть также закреплено в учетной политике учреждения.
Обоснование вывода:
Порядок санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета определен приказом Минфина РФ от 01.09.2008 N 87н (Далее — Порядок N 87н).
В соответствии с п. 2 Порядка N 87н для оплаты денежных обязательств получатели средств федерального бюджета, администраторы источников финансирования дефицита федерального бюджета представляют в Федеральное казначейство или орган Федерального казначейства по месту их обслуживания Заявку на кассовый расход (код по КФД 0531801) или Заявку на получение наличных денег (код по КФД 0531802) в порядке, установленном в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
При этом Заявка, при наличии электронного документооборота между получателем средств федерального бюджета, администратором источников финансирования дефицита федерального бюджета и Федеральным казначейством или органом Федерального казначейства, представляется в электронном виде с применением электронной цифровой подписи.
Таким образом, основаниями проведения операций по кассовым выплатам из федерального бюджета будут поименованные выше заявки.
В соответствии с п. 2.4.1 приказа Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н «О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов» орган Федерального казначейства на основании Заявок на кассовый расход, поступивших от получателей средств федерального бюджета, оформляет расчетные документы (платежные поручения) на перечисление средств с единого счета бюджета и направляет их в банк.
Следовательно, расчетными документами, на основании которых осуществляются операции по списанию и зачислению средств в банках, являются платежные поручения. Платежные поручения оформляются в соответствии с Положением ЦБ РФ от 03.10.2002 N 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» с учетом требований, установленных совместным Положением ЦБ РФ и Минфина РФ от 13.12.2006 N 298-П/173н «Об особенностях расчетно-кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства» (п. 1.2 Приказа N 8н).
Плательщиком, которому выдается последний экземпляр платежного поручения на основании п. 3.5 Положения ЦБ РФ N 2-П, является Казначейство, так как с его единого счета бюджета перечисляются деньги. Именно поэтому данный экземпляр и остается у Казначейства, а не отдается учреждению.
Единый порядок ведения бюджетного учета в Российской Федерации установлен Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее — Инструкция N 148н).
В соответствии с п. 3 Инструкции N 148н все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, финансовыми органами, органами казначейства оформляются первичными документами, приведенными в приложении N 2 к Инструкции N 148н. Следует отметить, что кассовые заявки в данном приложении не поименованы.
Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в регистрах бюджетного учета.
Пунктом 34 данного приложения поименован Журнал операций с безналичными денежными средствами. При этом основанием для внесения сведений в данный журнал является выписка органа казначейства с приложенными к ней платежными поручениями.
Таким образом, учреждению необходимо распечатывать выписки для внесения сведений в журнал операций, кроме того, данные выписки являются неотъемлемым приложением указанного журнала. Выписки необходимо распечатывать своевременно, так как записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.
В то же время возникает противоречие в том, что, с одной стороны, в учреждении отсутствуют платежные поручения, так как основанием для списания средств с лицевого счета является кассовая заявка, а с другой стороны, в Инструкции N 148н такой документ, как кассовая заявка, не поименован.
По нашему мнению, учреждению необходимо распечатывать выписки с лицевого счета. В то же время обязанности распечатывать кассовые заявки, сформированные в электронном виде, согласно которым в установленном порядке было произведено списание с лицевого счета, у бюджетного учреждения нет.
Однако подтверждением произведенной оплаты является именно платежное поручение, поэтому при необходимости (запрос контролирующих органов, контрагентов и т.д.) бюджетному учреждению необходимо сделать соответствующий запрос в органы федерального казначейства для предоставления платежного поручения с отметкой об оплате. Только при наличии платежного поручения учреждение сможет доказать свои действия в случае возникновения каких-либо разногласий с контрагентами или проверяющими органами.
Обязанность организаций по хранению первичных учетных документов (как и регистров бухгалтерского учета, и бухгалтерской отчетности) закреплена в п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ).
Согласно п. 7 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Таким образом, вопрос о том, нужно ли распечатывать кассовые заявки, сформированные в электронном виде или нет, а также место их хранения должен быть решен учреждением самостоятельно. Данное решение целесообразно закрепить в учетной политике учреждения.
Что касается вопроса о том, к какому журналу операций необходимо подшивать счет на оплату, отметим, что ни в бюджетных, ни в иных нормативных актах каких-либо комментариев по данному вопросу нет. В связи с этим считаем, что данный вопрос решается самим учреждением, данное решение также должно быть закреплено в учетной политике учреждения.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария
25 июня 2010 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
Еще статьи из этого раздела
- Из муниципальной казны дому культуры было передано имущество (ткань блэкаут).
- При расчете среднего заработка для расчета выплаты за сдачу крови и ее компонентов был взят май 2021 года, в котором были нерабочие оплачиваемые дни.
- Учреждению по договору пожертвования поступили медикаменты, они были оприходованы на счете 2 105 31.
- По какой статье КОСГУ отразить металлические подставки для огнетушителей, которые приобретаются отдельно от огнетушителей?
- Счетная палата выставила требование о принятии мер по возврату средств при их неправомерном использовании.