Инструкция по подключению к эдо help timeweb ru

Цифровая экономика стремительно развивается и побуждает бизнес оптимизировать и автоматизировать работу внутри своей экосистемы. И, конечно, минимизировать свои финансовые издержки. Сегодня в реалиях санкций и удаленной работы возникает много блоков для бумажного взаимодействия. На помощь приходит электронный документооборот. Разберем, в чем его особенности и в каких конфигурациях 1С можно подключить ЭДО.

Каждая организация может подключиться к 2-м и более операторам ЭДО (хоть ко всем сразу), а также настроить несколько маршрутов с одним и тем же контрагентом одновременно. Такая работа может запутать пользователя

ЭДО (электронный документооборот) – это юридически значимый электронный документооборот, который позволяет обмениваться формализованными документами (установленными и утвержденными законодательством нашей страны), а также договорами, счетами и иными так называемыми неформализованными документами.

Как начать работать с ЭДО юрлицу или ИП

1. Получить и установить электронную подпись

Электронная подпись (ЭП) должна соответствовать Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Получить квалифицированные сертификаты ключей проверки ЭП определенным категориям заявителей можно только в государственных удостоверяющих центрах, к которым относятся:

• УЦ Федеральной налоговой службы;
• УЦ Банка России;
• УЦ Федерального казначейства.

2. Выбрать оператора, систему и способ работы по ЭДО с данным оператором

• Прикладные конфигурации от 1С, которые поддерживают сервисы и модули интеграции ЭДО в 1С (типовые версии 1С:Бухгалтерия, 1С:Розница, 1С:УТ, 1С:УНФ и т.д.);
• Веб-сервисы личных кабинетов от операторов ЭДО.

Для того, чтобы выбрать наиболее подходящий способ обмена по ЭДО, можно воспользоваться следующим лайфхаком:

1. Выгрузить список своих потенциальных контрагентов для работы с ЭДО в файл.xls, где ключевыми колонками будет: Наименование/ИНН/КПП;
2. Открыть проверку контрагентов по ИНН;
3. Загрузить файл и дождаться, пока система отдаст обратный список;
4. Проанализировать, какими операторами пользуется контрагент. Зачастую, это Калуга Астрал, СКБ Контур, Такском или Тензор. Со всеми данными операторами можно настроить связь и через технологию WA:ЭДО.

3. Оповестить контрагентов о переходе компании на ЭДО

После решения всех организационных моментов необходимо уведомить своих контрагентов о готовности обмениваться с ними по ЭДО.

Обычно с контрагентами заключается соглашение об использовании ЭДО, где прописываются критерии работы по ЭДО с контрагентами.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Как подключить ЭДО в 1С

Наиболее частый вопрос пользователей, как быстро и просто подключить ЭДО в 1С.

Во многих конфигурациях 1С уже есть встроенный свой документооборот, который можно подключить как самостоятельно, так и через свою обслуживающую организацию, партнера 1С.

Пошаговая инструкция по подключению типового 1С-ЭДО

1. Зарегистрироваться на Портале 1С. Обычно регистрацию проводит обслуживающая организация 1С.
2. На Портале 1С добавить данные о своей организации, зарегистрировать свой программный продукт 1С, в котором будет подключаться ЭДО (1С:Розница, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей и др.), прописать (при наличии) договор сопровождения — ИТС или базовый.
3. Установить программу криптографии, под которую была выпущена электронная подпись.
4. Установить сертификат на компьютер под пользователем, под которым работает служба агента сервера 1С.
5. Открыть 1С в режиме пользователя и выполнить настройки в программе.

Как подключить 1С-ЭДО в Бухгалтерии предприятия и Рознице

Для подключения «1С-ЭДО» в конфигурациях «1С:Бухгалтерия» и «1С:Розница» необходимо обеспечить доступность некоторых ресурсов. Рассмотрим их.

Доступ в интернет

На рабочем месте пользователя должны быть открыты порты:

• telnet 1c.com 80
• telnet 1c.com 443
• telnet webits.1c.ru 80
• telnet webits.1c.ru 443
• telnet 1c-api.taxcom.ru 80
• telnet 1c-api.taxcom.ru 443
• telnet login.1c.ru 80
• telnet login.1c.ru 443
• telnet 1c-edo.ru 80
• telnet 1c-edo.ru 443
• telnet edo-integration.1c.ru 443
• Протокол HTTPS

Пользователям системы на сервере 1С доступ к перечисленным адресам нужно открыть с компьютера, где находится информационная база.

Подключить интернет-поддержку

Шаг 1. Администрирование → Обслуживание — Интернет поддержка и сервисы →

Шаг 2. Подключить → Ввести логин/пароль от Портала 1С

Включить обмен по ЭДО в 1С

Шаг 1. Администрирование → Обмен электронными документами →

Шаг 2. Поставить галочки и Раскрыть работу с:

• / Электронной подписью и шифрованием;
• / Обмен с контрагентами.

Шаг 3. При необходимости проставить иные настроечные галочки в данных разделах →

Установить параметры криптопровайдера и добавить сертификат в 1С

Шаг 1. Перейти в раздел Настройки электронной подписи и шифрования.

Для работы с ЭП в программе необходимо включить функциональную опцию Электронные подписи (НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Электронная подпись и шифрование).

Шаг 2. Добавляем сертификат электронной подписи «Из установленных на компьютере» на закладке Сертификаты. Тут же есть возможность создать Заявление на выпуск сертификата по кнопке Добавить или Обновить сертификат, если он ранее был добавлен в конфигурацию 1С.

В карточке сертификата необходимо прописать связь с организацией, указать виды подписываемых документов (по умолчанию в конфигурациях либо проставлены все галочки, либо они вовсе отсутствуют).

Рекомендуется реквизит Пользователь оставить пустым. При установленном флажке Вводить пароль в программе электронной подписи система не будет запрашивать подпись пользователя при каждом инициировании обмена ЭДО. Можно также сохранить пароль на время сеанса (до первого перезахода в базу 1С), кликнув одноименный флажок в форме запроса подписи.

На закладке Программы необходимо выбрать из списка доступных программ криптопровайдер для работы с сертификатом. Для клиент-серверной архитектуры в форме Настройки электронной подписи и шифрования на закладке Программы рекомендуется установить флажки Проверять подписи и сертификаты на сервере и Подписывать на сервере.

С помощью команды Проверить на закладке Сертификаты можно удостовериться в правильности настройки.

Получить учетную запись у оператора ЭДО

Идем по шагам: Администрирование → Сервис → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами → Учетные записи ЭДО → Создать

Помощник подключения подскажет, какие шаги необходимо выполнить: от выбора сертификата из числа установленных на компьютере для данной организации до завершения подключения. После выбора сертификата необходимо выбрать получение нового идентификатора или установку связи по
ЭДО по старому, ранее полученному идентификатору ЭДО.

Обязательно заполнить назначение учетной записи по «1С-ЭДО» и поставить галочку согласия с условиями.

На следующем шаге помощник попросит указать код налогового органа и электронную почту для получения уведомлений. Если все настройки выполнены верно, то по команде Подключить оператор ЭДО присвоит уникальный идентификатор для данной учетной записи.

Можно ли подключить ЭДО в ЗУП

Сейчас все больше набирает популярность конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» и у пользователей часто возникает вопрос, а есть ли ЭДО в ЗУП.

На текущий момент ответ — нет. К сожалению, типовое решение 1С-ЭДО в конфигурации 1С:ЗУП подключить нельзя без выполнения каких-либо доработок.

Отправка приглашения к ЭДО контрагенту (подключение маршрута) в 1С:Бухгалтерии и 1С:Рознице

Переходим к списку Настройки ЭДО (Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами) и создаем настройку.

Либо можно воспользоваться массовой отправкой приглашений списку контрагентов. Для этого открываем Справочник → Контрагенты → Выделяем необходимых контрагентов → По кнопке ЭДО → Пригласить к обмену электронными документами.

Откроется помощник создания настроек и отправки приглашений контрагентам, в котором нужно выбрать свою учетную запись и проверить/указать данные контрагента.

После того, как контрагент примет приглашение, можно начинать обмениваться электронными документами.

В связи с изменениями в законодательстве при работе с ЭДО необходимо использование машиночитаемых доверенностей (МЧД), о которых мы расскажем в следующей статье.

Роуминг в ЭДО

Слово «роуминг» наводит страх и ужас не только на новичков ЭДО, но и на бывалых сотрудников. С этим понятием сталкивается любой пользователь электронного документооборота, который начинает настройку маршрутов – отправку приглашений к обмену по ЭДО со своими контрагентами. Разобраться с первого раза получается не у многих. Попробуем разложить все по полочкам.

Для начала следует выделить типы/виды/варианты, кому как удобно, настройки обмена электронными документами с контрагентом, а именно:

• Обмен точка-точка. Таким обменом называют маршруты, когда у организации и контрагента один и тот же оператор. Например, организация «Бублик» получила уникальный идентификатор у оператора Калуга Астрал (2АЕ…) и контрагент нашей компании «Сахарок» также имеет идентификатор у оператора Калуга Астрал (2АЕ…). Тогда при отправке приглашения настраивается связь внутри одного оператора;
• Автоматический роуминг. Многие операторы ЭДО громко заявляют о том, что смогли достичь определенных договоренностей и поддержать технологию автоматического роуминга со своими партнерами иными операторами. Простыми словами, если организация «Бублик» подключена к оператору Калуга Астрал (2АЕ…), а контрагент «Ванилька» работает с оператором Такском (2AL), то достаточно просто отправить приглашение данному контрагенту с указанием уникального идентификатора. И после того, как контрагент примет приглашение, можно начинать обмен по ЭДО.
• Роуминг по заявлению. К сожалению, в ряде случаев нет возможности настроить быстрый и простой обмен между двумя организациями. ЭДО требует распечатать заявление, поставить «живые» подпись и печать для отправки скана своему оператору ЭДО для настройки роуминга.

  По-простому, оператор принимает заявление от своего абонента, вручную производит волшебные манипуляции и передает данные о своем абоненте оператору контрагента. Т.е. оповещает о желании своего клиента обмениваться с их абонентом документами по ЭДО и просит создать также вручную необходимые для бесперебойного обмена юридически значимыми ЭД между их абонентами.

Ниже представим перечень операторов с различными вариантами настройки роуминга (перечень постоянно обновляется и является актуальным на момент выхода статьи):

Система ЭДО	Поддержка автоматического роуминга
1С-ЭДО
АО «Калуга Астрал»	+
Тензор	+
ООО «Линк-сервис»	+
ООО «ЭТП ГПБ»	+
ЗАО «УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР»	+
ЗАО «ТаксНет»	+
ООО «ДиСтэйт»	+
ООО «ДИАС-К»	+
ООО УЦ «АСКОМ»	+
СКБ Контур (Диадок)	+/-
Эвотор ОФД	–
АО НИИАС	–
КРИПТЭКС (Signatura)	–
Финтендер-крипто (РТС-Тендер)	–
БИФИТ ЭДО	–
Русь-Телеком	–
OFD.ru (ПЕТЕРСЕРВИС Спецтехнологии)	–
1С-Такском
АО Калуга Астрал	+
Компания Тензор (СБИС)	+
СКБ Контур (Диадок)	+
ПЕТЕР-СЕРВИС (OFD.ru)	+
ТаксНет (Транскрипт)	–
НТЦ СТЭК	–
КОРУС Консалтинг СНГ (СФЕРА)	–
НУЦ	–
Криптэкс (Signatura)	–
НИИАС (РЖД)	–
ФораПром (LeraData)	–
Э-КОМ (EXITE)	–
Оператор-ЦРПТ (ЭДО Лайт)	+
ООО «Сервионика»	+
ЭТП ГПБ	+
Эвотор ОФД	+

В каждой настройке роумингового или автоматического обмена по ЭДО есть свои нюансы и подводные камни, о которых мы постараемся рассказать в других статьях.

Важный момент: каждая организация может подключиться к 2-м и более операторам ЭДО (хоть ко всем сразу) и также настроить несколько маршрутов с одним и тем же контрагентом одновременно. Такая работа может запутать пользователя.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

Существует много компаний, которые занимаются автоматизацией процессов работы как в 1С в целом, так и с отдельных блоков работы, например ЭДО. Компания WiseAdvice-IT – не исключение. Наша команда по электронному документообороту:

• знает, что нужно для подключения типового ЭДО в 1С;
• консультирует по вопросам работы с ЭДО в Бухгалтерии, Рознице и иных конфигурациях 1С;

Сервис «1С-ЭДО» — это важное дополнение к «товароучетке» для обмена электронными документами. Еще не все пользователи «1С» оценили возможности этого продукта и продолжают отправлять «первичку» по почте, хотя могли бы сильно упростить себе жизнь.

Какие задачи решает сервис? Как выполнить настройку ЭДО в «1С»? Когда придется подключить роуминг? Ответы на эти и другие вопросы — в статье.

Зачем нужно подключение к сервису «1С-ЭДО», как он поможет в работе

Электронный документооборот (ЭДО) — это шаг к прозрачному учету и возможность ускорить процессы взаимодействия с контрагентами. Для участников системы маркировки это не просто удобная опция. В 2022 году ЭДО для них обязателен — по-другому отправлять сведения в «Честный ЗНАК» уже не получится. Решение этой задачи упростит сервис «1С-ЭДО» — инструмент для онлайн-обмена юридически значимой документацией:

• по реализации продуктов и оказанию услуг: товарные накладные, универсальные передаточные документы (УПД), акты выполненных работ и т. д.;
• по сделкам с клиентами: счета, договоры, соглашения;
• по текущей деятельности: письма, акты сверки и другое.

С помощью «1С-ЭДО» пользователи «1С» могут отправлять и получать все перечисленные документы, не выходя из «товароучетки». Это очень удобно — сформировали акт, завизировали его электронной подписью и отправили исполнителю в пару кликов.

В чем выгода от использования ЭДО

По сравнению с бумажным документооборотом, электронный имеет следующие достоинства:

1. Экономия денежных средств. Уменьшаются расходы на хранение и утилизацию бумаг, услуги курьеров, конверты и марки.
2. Экономия времени. Документы «улетают» за считанные секунды, как и при отправке писем по email. В архиве можно моментально найти нужный акт или накладную.
3. Безопасность и конфиденциальность. Важный файл не попадет в руки третьих лиц. Утерянные или испорченные документы за прошлые периоды всегда можно восстановить.

ЭДО помогает ускорить процесс передачи бухгалтерской «первички» заказчикам и поставщикам. Соответственно, процессы закупок, отгрузок и получение оплаты от клиента происходят в разы быстрее.

Какие операции могут выполнять пользователи «1С-ЭДО»

• получать и отклонять входящие от контрагента — они автоматически сопоставляются с «первичкой», находящейся в информационной базе системы, и формируются для отражения в учете;
• визировать и пересылать внутреннюю документацию;
• легко находить нужные файлы в архиве;
• исключать дублирование «первички» и операций по ней;
• разграничивать права доступа к разным видам документации и возможности их заверки;
• оперативно собирать и отправлять данные по запросу налоговой.

«1С-ЭДО» можно интегрировать с сервисом «1С-Отчетность» и организовать автоматическую отправку всех деклараций в ФНС и прочих отчетов в контролирующие органы.

В каких конфигурациях «1С» реализован ЭДО

Если «1С-ЭДО» встроен в конфигурацию, то отправлять документы можно прямо из «товароучетки» без установки дополнительных программных средств. То же самое и с получением накладных. На базе поступившего электронного документа (ЭД) сразу формируются данные для товароучета. Их остается только проверить и подтвердить. Функции сервиса поддерживаются почти всеми популярными конфигурациями «1С:Предприятие 8.3»:

Электронный документооборот можно вести автономно, то есть без интеграции с учетной системой. Для этого используется «1С:Клиент ЭДО». Информация в нем загружается с помощью подсистемы «Обмен данными».

Что потребуется для подключения к «1С-ЭДО»

Пользователям «1С-ЭДО» нужно платить только за отправленные пакеты. Общие расходы зависят от количества исходящих писем. Если за расчетный месяц отправлено не более 5 комплектов, счет за услугу не выставляется. За входящие документы комиссия не предусмотрена. Для подключения к «1С ЭДО» потребуется программный продукт «1С», удовлетворяющий требованиям:

1. С поддержкой ЭДО. Выше приведен список прикладных решений, работающих с сервисом.
2. Зарегистрированный на портале ИТС.

Раньше для использования «1С-ЭДО» необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа «СтартЭДО». Сейчас это не требуется. Но для пользователей «1С», которые обслуживаются по подписке ИТС ПРОФ и ТЕХНО, доступны 100 и 50 бесплатных исходящих пакетов соответственно.

Кроме самой «товароучетки», нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она обеспечивает юридическую значимость ЭД.

На рабочем компьютере должен быть установлен криптопровайдер (СКЗИ) — ПО для шифрования и криптозащиты данных. Софт «1С» совместим с двумя СКЗИ: КриптоПро CSP и VipNet.

Главное, что нужно сделать, — заключить договор обслуживания с оператором электронного документооборота. Если ваши контрагенты пользуются услугами других компаний, нужно настроить роуминг.

Настройка роуминга в «1С-ЭДО»

Процесс обмена ЭД осложняется тем, что все контрагенты могут обслуживаться у разных операторов. Чтобы все участники корректно взаимодействовали между собой в интернете, нужен межоператорский роуминг. Эту функцию выполняет «1С-ЭДО». Пользователь имеет право выбрать любого оператора, который поддерживает автоматический обмен в рамках этого сервиса. На момент публикации в перечень таких компаний входят:

• «Калуга Астрал»;
• «Тензор»;
• «Линк-сервис»;
• «ЭТП ГПБ»;
• «Удостоверяющий центр»;
• «ТаксНет».

Все перечисленные операторы поддерживают технологию «1С-ЭДО», которая не требует настройки роуминга. Обмен данными выполняется автоматически, без письменных заявлений и звонков оператору. Кроме того, пользователю доступны возможности:

• создание нескольких аккаунтов участника ЭДО у различных операторов;
• информационный обмен под разными учетными записями;
• бесконтактный обмен с пользователями продукта «1С-ЭДО» и другого ПО.

Документы из «1С» будут доставлены, даже если принимающая сторона использует другую «товароучетку».

Если компания не входит в приведенный выше список, роуминг настраивается по заявке в службу техподдержки «1С-ЭДО». Если вы не нашли своего оператора в этом перечне, лучше заранее уточните у него возможность обмена.

Основной оператор электронного документооборота у «1С» — «Калуга Астрал». У него есть одно преимущество — если обмен не осуществляется автоматически, его можно настроить вручную.

Если ваш оператор поддерживает интеграцию с «1С-ЭДО», вы можете в любой момент перевести документооборот в «1С».

Настройка ЭДО в «1С Бухгалтерия 8.3»

Переходим от теории к практике. Порядок подключения и настройки «1С-ЭДО» будем рассматривать на примере конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» в ред. 2.0 или 3.0. Для начала убедитесь, что на рабочий ПК загружен сертификат УКЭП и криптопровайдер.

Добавление ЭП

Первый этап настройки ЭДО в «1С:Бухгалтерия 8.3» ред. 3.0 — добавление УКЭП:

1. Откройте «товароучетку».
2. Перейдите в меню «Администрирование» → «Обмен ЭД» → «Настройки ЭП и шифрования».

Если в открывшейся форме не появится действующий сертификат ЭП, необходимо добавить его из загруженных на компьютер.

Действуйте по инструкции:

1. В окне «Добавление сертификата для подписи данных» кликните по ссылке «Показывать все сертификаты».
2. Выберите действующий и откройте его.
3. Укажите название вашей организации (если оно не загрузилось автоматически).
4. Поставьте флажок напротив пункта «Вводить пароль в программе ЭП», чтобы в будущем при работе с ЭД не пришлось постоянно отвлекаться на это действие.
5. Укажите пароль от ЭП, если он есть, и выберите команду «Добавить».
6. Откройте нужный сертификат.
7. В графе «Программа» укажите криптопровайдер, установленный на вашем ПК (CryptoPro CSP или VipNet) и нажмите «Проверить».

Создание учетной записи

Для дальнейшего подключения ЭДО в «1С 8.3» вернитесь к подразделу «Обмен электронными документами». Порядок шагов:

1. Откройте вкладку «Обмен с контрагентами» и отметьте галочкой «Сервисы ЭДО».
2. Зайдите в подраздел «Учетные записи ЭДО».
3. В открывшемся окне нажмите «Создать», выберите организацию и сертификат УКЭП.
4. Введите идентификатор участника ЭДО (его выдает оператор).
5. Подтвердите действие кнопкой «Далее».
6. Заполните обязательные поля, укажите email для получения уведомлений. Часть сведений выгружается из карточки организации.
7. Нажмите «Подключить».
8. Введите пароль от ЭП и завизируйте форму с регистрационными данными.

После выполнения всех действий необходимо нажать на кнопку «Закрыть». Учетная запись успешно создана. Если вы приобрели новую ЭП, удалите старый сертификат в настройках и добавьте действующий. Для этого необходимо перейти в подраздел «Обмен ЭД» → «Учетные записи ЭДО».

Приглашение клиентов и поставщиков к ЭДО

Все действия с цифровой документацией осуществляются через обработку «Текущие дела ЭДО» в разделах «Продажи» и «Покупки».

Функция «Отправить и получить» предназначена для приема приглашений, накладных, актов и прочих ЭД.

Прежде чем начать документооборот, необходимо обменяться приглашениями со всеми партнерами и клиентами. Стандартный порядок действий:

1. В справочнике «Контрагенты» выберите предприятие, с которым планируете обмениваться информацией.
2. Кликните по вкладке «ЭДО» → «Пригласить к обмену электронными документами».
3. На экране появится форма отправки приглашения. Если сервис не определит ни одного идентификатора по этой компании, выберите оператора ЭДО (заранее уточните его наименование у вашего партнера).
4. Добавьте идентификатор в графе «Учетные записи контрагента».
5. Прикрепите скан письма о выборе своего оператора.
6. Подтвердите отправку.

Статус предложения можно отслеживать в соответствующей папке раздела «Текущие дела ЭДО». Когда контрагент ответит на запрос, напротив приглашения появится отметка «Принято».

Если другая сторона пришлет вам заявку, она отобразится в «Текущих делах ЭДО» со статусом «Требуется согласие».

Предложения можно рассылать массово сразу всем участникам. Сервис проверит всех контрагентов и выдаст предупреждение, если есть проблемы с настройкой.

Если идентификатор не найден, можно указать email компании — письмо с запросом придет туда.

Подключение и настройка «1С-ЭДО» в «1С:УТ», «1С:Розница» и других конфигурациях осуществляется по такому же принципу.

Настройка формата документов в ЭДО для «1С:Бухгалтерия» 3.0

В типовых решениях «1С:Предприятие» поддерживается автоматическая установка формата — система сама подберет наиболее подходящий для обмена с выбранным контрагентом. Если такой способ не подходит, его можно поменять вручную. Для этого выберите контрагента из справочника, нажмите на «ЭДО» → «Настройки отправки документов».

Два раза кликните по строке из табличной части. Откроется окно с настройками. При необходимости поменяйте формат ЭД.

Сервис позволяет формировать ЭД во всех форматах, утвержденных ФНС.

Как отправить документ

Для отправки файла перейдите в раздел «Продажи» → «Реализация» → «Просмотреть ЭД».

Убедитесь, что акт сформирован в нужном вам формате, заверьте его и отправьте получателю. «Первичку» и счета-фактуры можно выслать в одном файле. Этот пункт необходимо предварительно отметить в настройках.

ЭДО с контрагентом также можно осуществлять через обработку «Произвольные документы».

Через эту форму удобно отправлять счета, договоры, платежные поручения и акты о приемке выполненных работ. Нужный файл сохраните в формате PDF, Word или Excel.

Перейдите в раздел «Продажи» → «Электронные документы» → «Произвольные документы». Затем откройте подраздел «Исходящие» и нажмите «Создать».

Как принять документ

Для получения цифрового документа перейдите на страницу «Продажи» → «Текущие дела ЭДО» и нажмите «Отправить и получить». Новый документ находится в папке «Входящие».

Чтобы его прочитать, дважды кликните по нему в колонке «Вид документа». Если документ оформлен правильно, утвердите его и нажмите «Подписать и отправить». После того как оба участника ЭДО утвердят и отправят документ другой стороне, состояние меняется на «Завершен». Для просмотра перейдите в «Архив ЭДО» из меню «Администрирование».

Отражение в учете

После получения и утверждения ЭД необходимо отразить его в «товароучетке». В типовых решениях «1С» это происходит автоматически. Если номенклатура сопоставлена (названия позиций у продавца и покупателя совпадают), или в документе содержатся услуги, система по умолчанию самостоятельно отразит его в «товароучетке» на основании данных из полученного «письма».

Чтобы изменить способ обработки, перейдите в справочник «Контрагенты» и выберите организацию, для которой требуется настроить удаленный обмен. Дальнейший порядок действий:

1. Откройте «ЭДО» → «Настройки отражения в учете».
2.  Дважды щелкните левой кнопкой мыши по названию контрагента.

Способ обработки нужно задавать в зависимости от типа ЭД. Стандартными настройками предусмотрена автоматическая обработка. Например, при получении товарной накладной с сопоставленной номенклатурой программа по умолчанию сформирует на ее основе документ «Поступление». Но если вам это не подходит, в настройках отметьте пункт «Вручную в форме электронного документа».

Если вы хотите, чтобы все ЭД обрабатывались вручную, кликните по клавише «Заполнять по шаблону» и выберите соответствующую команду:

Ручной способ позволяет связать принятый документ с уже созданным в «1С». Что нужно для этого сделать:

1. В подразделе «Входящие» нажмите на ссылку «Создать документы».
2. Кликните по входящему документу и нажмите «Подобрать».
3. Из открывшегося списка выберите соответствующий документ и нажмите «Перезаполнить текущий».

Документ, который уже есть в «товароучетке», будет перезаполнен на основании накладной, полученной от контрагента.

Что делать, если после подключения к «1С-ЭДО» вы обнаружили ошибку в документе

Если цифровой документ не утвержден вторым участником, его можно завершить самостоятельно. Для этого откройте раздел «Исходящие» в «Текущих делах ЭДО». Далее кликните по нужному документу в списке, нажмите «Еще» и выберите команду «Закрыть принудительно».

Если во входящем ЭД нашли ошибку, например, в реквизитах или сумме, нажмите «Отклонить» и сообщите контрагенту о причинах, оставив комментарий.

Если ваш документ отклонит другая сторона, он попадает в папку «Исправить». Причину можно уточнить во вкладке «Подписи».

Закройте этот документ принудительно, откорректируйте его и отправьте повторно.

Компания «Онлайн-касса.ру» предлагает услуги по настройке «1С:ЭДО 8.3» для разных конфигураций. Также наши специалисты могут обучить ваших сотрудников работе с электронным документооборотом в «1С». Консультации проводятся удаленно в любое удобное для вас время!

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

ЭДО — это обмен электронными документами через интернет. Компании передают друг другу файлы в системе электронного документооборота, например в Контур.Диадоке. Процесс похож на отправку письма по электронной почте.

1. Пользователь создает документ или загружает в систему с компьютера.
2. Подписывает его и отправляет адресату.
3. Второй пользователь получает документ за несколько секунд.
4. Подписывает его.
5. Статус файла в системе обновляется.
6. У каждой организации остается документ с подписями обеих сторон.

Документ от контрагента получен и ожидает подписи

Что такое электронный документ

Это такой же документ, как и бумажный, только в виде файла на компьютере или в сервисе. Его отличает то, что он заверяется электронной подписью, которая придает ему юридическую значимость. Файл без подписи не считается электронным документом.

Что нужно знать об обмене электронными документами

В обмен юридически значимыми электронными документами вовлечено четыре стороны:

• Участники ЭДО — организации и предприниматели, которые обмениваются документами. 
• Удостоверяющий центр — компания, которая имеет право выдавать электронные подписи.
• Оператор ЭДО — компания, которая разрабатывает и поддерживает систему ЭДО.
• Госорганы — ведомства, которые выдают аккредитации и контролируют работу операторов.

Участники ЭДО передают друг другу документы, заверенные электронной подписью. Получить подпись им помогает удостоверяющий центр. Обмен происходит в системе ЭДО, которую обслуживает оператор. Работу оператора контролируют ФНС и Минцифры.

Кому нужны электронные документы

Электронными документами активно пользуются компании и индивидуальные предприниматели, чтобы организовать безбумажный документооборот. ЭДО особенно актуален для организаций с большим объемом внутренней и внешней документации. Он позволяет им сократить расходы на печать и доставку и сэкономить время на получение подписи второй стороны.

Как работает электронная подпись

Электронная подпись заменяет собственноручную и придает документам юридическую силу. С помощью подписи можно завизировать файлы любых форматов: PDF, JPG, DOC, XLSX и прочих.

Сама электронная подпись — это файл, который формируется криптографической программой. Каждый раз, когда пользователь подписывает документ, создается новый файл. Это гарантирует безопасность использования подписи.

В Диадоке есть визуализация электронной подписи — синий штамп. Он содержит информацию о том, что документ был передан через оператора СКБ Контур, а также о том, кто и каким сертификатом электронной подписи его заверил.

Синий штамп на печатной форме в Диадоке

ЭДО — это обмен электронными документами через интернет. Компании передают друг другу файлы в системе электронного документооборота, например в Контур.Диадоке. Процесс похож на отправку письма по электронной почте.

1. Пользователь создает документ или загружает в систему с компьютера.
2. Подписывает его и отправляет адресату.
3. Второй пользователь получает документ за несколько секунд.
4. Подписывает его.
5. Статус файла в системе обновляется.
6. У каждой организации остается документ с подписями обеих сторон.

Документ от контрагента получен и ожидает подписи

Что такое электронный документ

Это такой же документ, как и бумажный, только в виде файла на компьютере или в сервисе. Его отличает то, что он заверяется электронной подписью, которая придает ему юридическую значимость. Файл без подписи не считается электронным документом.

Что нужно знать об обмене электронными документами

В обмен юридически значимыми электронными документами вовлечено четыре стороны:

• Участники ЭДО — организации и предприниматели, которые обмениваются документами. 
• Удостоверяющий центр — компания, которая имеет право выдавать электронные подписи.
• Оператор ЭДО — компания, которая разрабатывает и поддерживает систему ЭДО.
• Госорганы — ведомства, которые выдают аккредитации и контролируют работу операторов.

Участники ЭДО передают друг другу документы, заверенные электронной подписью. Получить подпись им помогает удостоверяющий центр. Обмен происходит в системе ЭДО, которую обслуживает оператор. Работу оператора контролируют ФНС и Минцифры.

Кому нужны электронные документы

Электронными документами активно пользуются компании и индивидуальные предприниматели, чтобы организовать безбумажный документооборот. ЭДО особенно актуален для организаций с большим объемом внутренней и внешней документации. Он позволяет им сократить расходы на печать и доставку и сэкономить время на получение подписи второй стороны.

Как работает электронная подпись

Электронная подпись заменяет собственноручную и придает документам юридическую силу. С помощью подписи можно завизировать файлы любых форматов: PDF, JPG, DOC, XLSX и прочих.

Сама электронная подпись — это файл, который формируется криптографической программой. Каждый раз, когда пользователь подписывает документ, создается новый файл. Это гарантирует безопасность использования подписи.

В Диадоке есть визуализация электронной подписи — синий штамп. Он содержит информацию о том, что документ был передан через оператора СКБ Контур, а также о том, кто и каким сертификатом электронной подписи его заверил.

Синий штамп на печатной форме в Диадоке

Где взять электронную подпись

Получить электронную подпись можно в удостоверяющем центре, например УЦ Контура. Это один из крупнейших центров в России, который выпускает больше сотни тысяч новых сертификатов в месяц и аккредитован Минцифры. Список документов, которые понадобятся, чтобы получить подпись, можно найти на сайте УЦ.

Сертификат электронной подписи будет подготовлен в течение двух дней. Пользователю останется выпустить и установить его. При установке можно будет выбрать съемный носитель или реестр компьютера. Работать на нескольких компьютерах удобнее с носителем, на одном — с реестром.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый защищенный тип подписи, который используют для работы с ЭДО. Она подтверждает, что документ был создан конкретным человеком, а после подписания в него не вносились изменения. Дополнительную безопасность ей обеспечивает ФСБ, которая сертифицирует программное обеспечение. КЭП может выдать только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр.

Квалифицированная электронная подпись автоматически придает документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной, без дополнительных соглашений.

Простая и неквалифицированная электронные подписи

Простая электронная подпись (ПЭП) — это СМС-коды от банков, связки «логин-пароль» в личных кабинетах. Этот тип подписи имеет небольшую степень защиты. ФНС и другие государственные органы, например суды, не принимают документы, подписанные ПЭП.

ПЭП удобна тем, что для нее не нужно дополнительно устанавливать программное обеспечение. Некоторые компании используют этот тип подписи для ведения ЭДО с контрагентами или сотрудниками. Для этого стороны заключают соглашение о том, что признают ПЭП равной собственноручной.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет проверить, что документ был создан конкретным человеком, а информация в нем не менялась после подписания. От КЭП этот тип подписи отличается тем, что НЭП выпускают во всех удостоверяющих центрах, даже неаккредитованных.

Чтобы использовать НЭП для ЭДО с контрагентами или работниками, как и в случае с ПЭП, стороны подписывают соглашение о признании ее равной собственноручной.

Зачем нужен оператор электронного документооборота

Оператор — это компания, которая создает и поддерживает работу системы ЭДО. Сама система необходима для организации юридически значимого документооборота. Некоторые электронные документы компании могут пересылать по email, но не все. Например, электронные счета-фактуры разрешено передавать только через систему оператора ЭДО, приказ Минфина № 14Н. Это связано с тем, что передача данных в системе защищена шифрованием и делает обмен безопасным.

Можно ли менять оператора ЭДО

Да, компания может сменить оператора. Для этого нужно расторгнуть договор с текущим и заключить с новым. Насколько быстро и просто получится это сделать, зависит от условий договора. Если на счету компании еще остаются неиспользованные исходящие, понадобится время для оформления возврата средств.

Сколько стоят электронные документы

В системе ЭДО есть входящие и исходящие документы. В зависимости от условий конкретного оператора, тарифицироваться могут оба типа, но обычно пользователи платят за пакет исходящих.

Стоимость отправки электронных документов в Диадоке зависит от размера пакета. Чем больше исходящих покупает пользователь, тем меньше он заплатит за один документ. Подобрать подходящий тариф можно по ссылке. Входящие в сервисе бесплатны с некоторыми исключениями: скачать прайс-лист.

Пользоваться системой ЭДО могут:

• Компании и индивидуальные предприниматели. Обмениваются электронными документами с поставщиками, покупателями и сотрудниками. С помощью ЭДО они быстрее получают подпись второй стороны и ускоряют бизнес-процессы, а также упрощают ведение кадрового документооборота.
• Бюджетные организации. Больницы, школы, вузы, правительства регионов и другие учреждения обрабатывают большое количество документов. Для внутренних они часто используют системы электронного документооборота (СЭД). А сервисы внешнего ЭДО, такие как Диадок, помогают им ускорить работу с подрядчиками.
• Самозанятые и физические лица. Передают своим клиентам и принимают от них электронные документы. Это служит доказательством легальности деятельности и повышает степень доверия заказчиков. Подробнее об ЭДО для самозанятых в нашей статье.

Чаще всего ЭДО пользуются компании и ИП. Электронный документооборот особенно актуален, если они:

• работают со счетами-фактурами и взаимодействуют с ФНС;
• доставляют большое количество документов в другие регионы;
• хотят безопасно хранить большой архив;
• тратят много средств на доставку;
• имеют большой штат сотрудников.

С помощью ЭДО компании могут начать эффективнее вести документооборот и ускорить внутренние процессы.

• Быстро обмениваться документами. Доставка почтой или курьером занимает много времени, особенно если контрагенты находятся в разных городах или регионах. В системе ЭДО отправлять и получать документы можно за несколько секунд.
• Снизить расходы. Больше не нужно тратиться на бумагу и печать, а доставка в системе ЭДО дешевле курьерской или почтовой.
• Упростить взаимодействие с ФНС. По закону 63-ФЗ подписанные электронные документы считаются оригиналами и могут передаваться в ФНС.
• Уменьшить количество ошибок. В системе ЭДО пользователям помогает автоматическая проверка на соответствие форматам документов. Она не допускает файлы с ошибками к отправке. Также проверить XML-файлы можно на сайте.
• Сэкономить время сотрудников. С ЭДО можно быстро согласовывать документы внутри компании и всегда видеть статус каждого. А подписывать и отправлять их можно пакетами в пару кликов.

Можно ли менять оператора ЭДО

Да, компания может сменить оператора. Для этого нужно расторгнуть договор с текущим и заключить с новым. Насколько быстро и просто получится это сделать, зависит от условий договора. Если на счету компании еще остаются неиспользованные исходящие, понадобится время для оформления возврата средств.

Сколько стоят электронные документы

В системе ЭДО есть входящие и исходящие документы. В зависимости от условий конкретного оператора, тарифицироваться могут оба типа, но обычно пользователи платят за пакет исходящих.

Стоимость отправки электронных документов в Диадоке зависит от размера пакета. Чем больше исходящих покупает пользователь, тем меньше он заплатит за один документ. Подобрать подходящий тариф можно по ссылке. Входящие в сервисе бесплатны с некоторыми исключениями: скачать прайс-лист.

Пользоваться системой ЭДО могут:

• Компании и индивидуальные предприниматели. Обмениваются электронными документами с поставщиками, покупателями и сотрудниками. С помощью ЭДО они быстрее получают подпись второй стороны и ускоряют бизнес-процессы, а также упрощают ведение кадрового документооборота.
• Бюджетные организации. Больницы, школы, вузы, правительства регионов и другие учреждения обрабатывают большое количество документов. Для внутренних они часто используют системы электронного документооборота (СЭД). А сервисы внешнего ЭДО, такие как Диадок, помогают им ускорить работу с подрядчиками.
• Самозанятые и физические лица. Передают своим клиентам и принимают от них электронные документы. Это служит доказательством легальности деятельности и повышает степень доверия заказчиков. Подробнее об ЭДО для самозанятых в нашей статье.

Чаще всего ЭДО пользуются компании и ИП. Электронный документооборот особенно актуален, если они:

• работают со счетами-фактурами и взаимодействуют с ФНС;
• доставляют большое количество документов в другие регионы;
• хотят безопасно хранить большой архив;
• тратят много средств на доставку;
• имеют большой штат сотрудников.

С помощью ЭДО компании могут начать эффективнее вести документооборот и ускорить внутренние процессы.

• Быстро обмениваться документами. Доставка почтой или курьером занимает много времени, особенно если контрагенты находятся в разных городах или регионах. В системе ЭДО отправлять и получать документы можно за несколько секунд.
• Снизить расходы. Больше не нужно тратиться на бумагу и печать, а доставка в системе ЭДО дешевле курьерской или почтовой.
• Упростить взаимодействие с ФНС. По закону 63-ФЗ подписанные электронные документы считаются оригиналами и могут передаваться в ФНС.
• Уменьшить количество ошибок. В системе ЭДО пользователям помогает автоматическая проверка на соответствие форматам документов. Она не допускает файлы с ошибками к отправке. Также проверить XML-файлы можно на сайте.
• Сэкономить время сотрудников. С ЭДО можно быстро согласовывать документы внутри компании и всегда видеть статус каждого. А подписывать и отправлять их можно пакетами в пару кликов.

В зависимости от вашего оператора, технические требования для работы могут меняться. Для комфортной работы в Диадоке подойдут компьютер или ноутбук с современной операционной системой, подключением к интернету и КЭП. Подробные требования можно посмотреть по ссылке.

Разные компании и операторы предлагают онлайн- и офлайн-курсы для обучения работе с ЭДО. Они могут быть в платном и бесплатном форматах, продолжительностью в несколько часов или дней.

Контур.Диадок предлагает бесплатный онлайн-курс для знакомства с ЭДО и системой. Он создан совместно с Контур.Академией и состоит из четырех уроков:

• что такое ЭДО и зачем он нужен;
• как автоматизировать бизнес-процессы и документооборот;
• об операторах ЭДО;
• практическая работа в сервисе.

Посмотреть, как работает Диадок, можно в коротком видео:

Чтобы помочь новым пользователям быстро вникнуть в основы ЭДО, команда Контур.Диадока разрабатывает целый ряд материалов, которыми можно свободно пользоваться:

• ответы на популярные вопросы для новичков;
• статьи в справочной Диадока;
• вебинары о работе в системе, изменениях в законодательстве и с рекомендациями для бизнеса;
• руководство пользователя с пошаговыми инструкциями о работе в Диадоке.

Если вы не можете найти ответ на свой вопрос, обратитесь в техподдержку Диадока.

Подключение к системе электронного документооборота обычно не занимает много времени. Все зависит от вашего оператора, наличия КЭП и необходимости интеграции с учетной системой. О том, как подобрать интеграционное решение, мы расскажем дальше в статье.

Если вы хотите просто получать документы от поставщиков, оставьте заявку на подключение к Диадоку. Для вас создадут личный кабинет, в который вы сможете войти по сертификату КЭП и найти своих контрагентов. Если у вас нет КЭП, мы поможем выпустить ее в УЦ Контура.

Чтобы не только получать, но и отправлять документы, потребуется приобрести пакет исходящих. Тогда схема подключения будет выглядеть так:

В ЭДО можно работать практически с любыми документами. Приведем список самых популярных типов, которыми компании обмениваются в Диадоке.

• Акт приемки-сдачи работ (услуг).
• ТОРГ-2.
• Товарная накладная (ТОРГ-12).
• Счет-фактура (СФ).
• Корректировочный СФ.
• Исправленный СФ.
• УПД.
• УКД.
• Исправленный УПД.
• Исправленный УКД.
• Акт сверки.
• Договор.
• Счет.
• Внутренняя накладная (ТОРГ-13).

Это не полный список возможных типов. Более подробный можно посмотреть по ссылке.

Требования к документам в системе ЭДО

Все электронные документы можно разделить на формализованные и неформализованные. Для первых ФНС разработала утвержденные и рекомендованные форматы XML. Для второго типа отсутствуют какие-либо требования по формату, ими можно обмениваться в любом виде.

К формализованным относят счета-фактуры, УПД и УКД. Передавать их можно только в утвержденном ФНС формате XML.

Частично формализованные — это ТОРГ-2, ТОРГ-12, акт выполненных работ, транспортная накладная, сопроводительная ведомость, заказ-наряд, акт сверки взаимных расчетов. Они получили от ФНС рекомендательный формат XML, но их также можно передавать в других форматах.

К неформализованным принадлежат счета, прайс-листы, ТОРГ-13, ТОРГ-14 и прочие. Этими типами можно обмениваться в любых форматах.

Как отправить документы через систему ЭДО

У сервисов ЭДО простой интерфейс, в котором интуитивно понятны базовые возможности. Например, в Диадоке вам нужно просто перейти в раздел «Документы» и нажать «+ Новый документ». На этой странице доступно создание документа прямо в системе. 

Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить счет-фактуру, накладную, акт и УПД, остальные документы вы можете загрузить с компьютера. А после останется только нажать кнопку «Подписать и отправить». Диадок проверит вашу электронную подпись, и, если все в порядке, файл уйдет к получателю.

Можно использовать веб-версию электронного документооборота или внедрить интеграционное решение для учетной системы. Второй вариант позволит компании работать с электронными документами в привычном интерфейсе.

Пользователям Диадока доступно четыре варианта интеграции:

• Модуль для 1С — готовое интеграционное решение для пользователей этой учетной системы. Подходит для актуальных версий программы и работает с большинством конфигураций.
• Диадок.Коннектор — облачное решение, которое интегрирует возможности сервиса без вмешательства в учетную систему компании.
• Решение для SAP — обеспечивает бесшовную интеграцию SAP ERP c Диадоком.
• API Диадока — на основе API компании разрабатывают собственные решения для нестандартных учетных систем.

Специалисты Диадока консультируют компании и помогают подобрать подходящее интеграционное решение. Выбор зависит от учетного решения компании, объема документооборота и других особенностей.

С помощью систем ЭДО компании обмениваются электронными документами с контрагентами. Юридическую силу таким документам придает электронная подпись. Чаще всего на электронный документооборот переходят крупные организации, но им также могут пользоваться и небольшие предприятия или предприниматели. ЭДО позволяет сократить расходы на печать и доставку, а также экономит время сотрудников.

В ЭДО можно работать практически с любыми документами. Приведем список самых популярных типов, которыми компании обмениваются в Диадоке.

• Акт приемки-сдачи работ (услуг).
• ТОРГ-2.
• Товарная накладная (ТОРГ-12).
• Счет-фактура (СФ).
• Корректировочный СФ.
• Исправленный СФ.
• УПД.
• УКД.
• Исправленный УПД.
• Исправленный УКД.
• Акт сверки.
• Договор.
• Счет.
• Внутренняя накладная (ТОРГ-13).

Это не полный список возможных типов. Более подробный можно посмотреть по ссылке.

Требования к документам в системе ЭДО

Все электронные документы можно разделить на формализованные и неформализованные. Для первых ФНС разработала утвержденные и рекомендованные форматы XML. Для второго типа отсутствуют какие-либо требования по формату, ими можно обмениваться в любом виде.

К формализованным относят счета-фактуры, УПД и УКД. Передавать их можно только в утвержденном ФНС формате XML.

Частично формализованные — это ТОРГ-2, ТОРГ-12, акт выполненных работ, транспортная накладная, сопроводительная ведомость, заказ-наряд, акт сверки взаимных расчетов. Они получили от ФНС рекомендательный формат XML, но их также можно передавать в других форматах.

К неформализованным принадлежат счета, прайс-листы, ТОРГ-13, ТОРГ-14 и прочие. Этими типами можно обмениваться в любых форматах.

Как отправить документы через систему ЭДО

У сервисов ЭДО простой интерфейс, в котором интуитивно понятны базовые возможности. Например, в Диадоке вам нужно просто перейти в раздел «Документы» и нажать «+ Новый документ». На этой странице доступно создание документа прямо в системе. 

Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить счет-фактуру, накладную, акт и УПД, остальные документы вы можете загрузить с компьютера. А после останется только нажать кнопку «Подписать и отправить». Диадок проверит вашу электронную подпись, и, если все в порядке, файл уйдет к получателю.

Можно использовать веб-версию электронного документооборота или внедрить интеграционное решение для учетной системы. Второй вариант позволит компании работать с электронными документами в привычном интерфейсе.

Пользователям Диадока доступно четыре варианта интеграции:

• Модуль для 1С — готовое интеграционное решение для пользователей этой учетной системы. Подходит для актуальных версий программы и работает с большинством конфигураций.
• Диадок.Коннектор — облачное решение, которое интегрирует возможности сервиса без вмешательства в учетную систему компании.
• Решение для SAP — обеспечивает бесшовную интеграцию SAP ERP c Диадоком.
• API Диадока — на основе API компании разрабатывают собственные решения для нестандартных учетных систем.

Специалисты Диадока консультируют компании и помогают подобрать подходящее интеграционное решение. Выбор зависит от учетного решения компании, объема документооборота и других особенностей.

С помощью систем ЭДО компании обмениваются электронными документами с контрагентами. Юридическую силу таким документам придает электронная подпись. Чаще всего на электронный документооборот переходят крупные организации, но им также могут пользоваться и небольшие предприятия или предприниматели. ЭДО позволяет сократить расходы на печать и доставку, а также экономит время сотрудников.