Инструкция по электронному документообороту в организации образец

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

• утеря документов;
• их излишнее дублирование;
• длительное время согласования;
• затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

• удобный механизм поиска;
• оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
• возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

• входной и выходной регистрационный контроль документов;
• перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
• обмен документами между структурными единицами компании;
• классификацию документов по группам;
• оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
• создание резервных и архивных копий;
• возможность управления правами доступа;
• решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

• создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
• контролировать исполнителей по срокам;
• протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

• закрепляются основные правила работы системы;
• определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
• утверждаются их шаблоны и форматы;
• описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
• детализируются правила доступа к документам;
• расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

• указывается дата начала работы системы;
• закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
• утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
• детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
• расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на ЭДО подготовили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Форму документа. Это бесплатно. 

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Образец положения об электронном документообороте составили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Образец.

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

• масштаб и структура организации;
• специфика ее деятельности;
• географическая разрозненность структурных подразделений;
• текучка кадров;
• иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

• закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.

Для этого нужно обеспечить:

• безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
• сохранность носителей персональных данных;
• доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
• использование средств защиты информации;
• выполнение иных обязательных мероприятий.

2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.

3. Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

1. Формируемые в электронном виде.
2. Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

Как перейти на электронный кадровый документооборот, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Электронные трудовые книжки уже действуют повсеместно.

Как с 2023 года заполнять форму ЕФС-1, мы писали здесь. 

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

• учитывается рабочее время;
• работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
• информируют о начале отпуска;
• оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1. Координировать процесс согласования договоров

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

• формировать список лиц для согласования;
• контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
• решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

2. Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

• все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
• шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
• была реализована возможность внесения корректировок;
• все этапы работы с документом можно было проследить;
• отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

3. Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

• когда запрос получен исполнителем;
• сколько есть времени на его исполнение;
• дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

ВАЖНО! С 01.01.2022 года вступил в силу новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Данный стандарт прописывает в том числе и порядок работы с электронными документами.

Итоги

Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

Регламент и порядок электронного документооборота

              № 25-Р

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Регламент электронного документооборота разработан и утвержден для применения в ООО «Бета».

1.2. Настоящий Регламент обязателен к применению всеми подразделениями ООО «Бета».

1.3. Настоящий Регламент устанавливает единые требования к организации работы с документами, получаемыми и отправляемыми с помощью системы электронного документооборота (СЭД).

1.4. В настоящем Регламенте в качестве электронных документов рассматриваются служебно-информационные документы.

1.5. Настоящий Регламент распространяется на организацию работы с документами, передаваемыми и получаемыми с помощью СЭД, включая их подготовку, регистрацию, учет, отправку и получение.

1.6. Для целей настоящего Регламента устанавливаются следующие термины и определения:

              – электронный документооборот (ЭДО) – организационно и программно-технически упорядоченная информационная система, обеспечивающая процесс обмена, сбора, обработки, накопления и хранения информации посредством электронных документов;

              – электронный документ (ЭД) – документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого по содержательной части именованного файла, доступный для последующей обработки, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи;

              – пакет электронных документов (пакет) – один или более ЭД;

              – электронное сообщение (ЭС) – логически целостная совокупность данных, имеющих смысл для участников информационного взаимодействия, закодированная способом, позволяющим обеспечить ее обработку средствами вычислительной техники, передачу по ТКС и хранение на машиночитаемых носителях информации;

              – документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

              – отправитель электронного документа (отправитель) – физическое или юридическое лицо, которое направляет ЭД;

              – получатель электронного документа (получатель) – физическое или юридическое лицо, которому отправлен ЭД;

              – доставка электронного документа (доставка) – физический процесс перемещения ЭД от отправителя к получателю.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1. Электронный документооборот включает в себя:
– формирование электронного документа;
– проверку электронного документа;
– отправку и доставку электронного документа;
– подтверждение получения электронного документа;
– учет электронных документов (регистрацию входящих и исходящих электронных документов);
– хранение электронных документов (ведение архивов электронных документов).

2.2. Формирование электронного документа осуществляется в следующем порядке:
– формирование электронного документа в виде именованного файла;
– подписание сформированного электронного документа в виде именованного файла.

2.3. Сформированный ЭД имеет юридическую силу и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия в случае его надлежащего оформления в соответствии с настоящим Регламентом.

2.4. С целью уменьшения объемов передаваемой информации при транспортировке электронных документов могут использоваться специальные алгоритмы сжатия информации.

2.5. Все юридические действия, оформляемые посредством электронных документов в соответствии с настоящим Регламентом, признаются совершенными в письменной форме и не могут быть оспорены только на том основании, что они совершены в электронном виде.

2.6. После получения электронного документа получатель обязан направить отправителю такого документа подтверждение о получении электронного документа.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПОСТУПАЮЩИМИ ЭД

3.1. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции все документы проверяются на наличие вирусов, проверяется их читаемость и полнота.

3.2. Электронное сообщение считается поступившим после проверки подлинности и возможности его воспроизведения.

3.3. Прием корреспонденции (просмотр СЭД) осуществляется не реже двух раз в день.

3.4. Обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении в нерабочие дни.

3.5. Все поступившие ЭД регистрируются в журнале учета поступившей по СЭД корреспонденции.

3.6. Регистрация документов производится в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении в нерабочие дни.

3.7. После регистрации в журнале учета полученные ЭД передаются в делопроизводство ООО «Бета» с обязательной отметкой в журнале учета.

3.8. При получении электронного документа получатель направляет отправителю такого документа подтверждение о получении электронного документа. Подтверждение направляется в форме электронного сообщения.

3.9. В подтверждении должны быть указаны уникальный входящий номер ЭД, дата и время получения электронного документа.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ОТПРАВКИ ЭД

4.1. К документам, отправляемым по СЭД, предъявляются следующие требования:
– документы готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифта Times New Roman и не должны содержать графических изображений;
– в верхнем правом углу должно быть указано «Передано по СЭД«;
– документ содержит учетную информацию о регистрации в делопроизводстве.

4.2. При отправке документов предварительно производится проверка их достоверности и учет в журнале отправляемой по СЭД корреспонденции.

4.3. Документы, подлежащие отправке по СЭД, обрабатываются и отправляются в день их поступления либо, как исключение, не позднее следующего рабочего дня.

4.4. С помощью СЭД осуществляется оперативная передача информации в виде:
– приказов и распоряжений;
– указаний и писем;
– электронных сообщений;
– телеграмм и телефонограмм.

5. КОПИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Копии ЭД создаются на бумажном носителе и заверяются собственноручной подписью лица, являющегося отправителем или получателем электронного документа.

5.2. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указания на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.

6. ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Все электронные документы должны храниться в течение сроков, предусмотренных внутренними документами ООО «Бета» (не менее пяти лет) Электронные документы должны храниться в электронных архивах.

6.2. Электронные документы должны храниться в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.

6.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующего программного обеспечения, обеспечивающего возможность работы с электронными журналами и документами.

6.4. Обязанности хранения электронных документов возлагаются на участников ЭДО.

6.5. Для выполнения текущих работ по ведению электронных архивов участники ЭДО назначают ответственное лицо.

6.6. Электронные архивы подлежат защите от несанкционированного доступа, непреднамеренного уничтожения и (или) искажения.

7. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ЭД

7.1. Соблюдение требований информационной безопасности при организации ЭДО обеспечивает:
– конфиденциальность информации (получить доступ к информации может получить только определенный круг лиц);
– целостность передаваемой информации (гарантирование, что данные передаются без искажений и исключается возможность подмены информации);
– аутентификацию (когда передаваемую информацию может получить только то лицо, кому она предназначена, а отправителем является именно тот, от чьего имени она отправлена).

7.2. Требования по информационной безопасности при организации электронного документооборота реализуются посредством применения программно-технических средств и организационных мер.

Настоящий Регламент составила:

Главный бухгалтер _________________________ Ю.В. Серебрякова

Переход на электронный документооборот

При переходе на электронный документооборот компании проходят ряд этапов. Так, необходимо провести анализ текущих процессов на предприятии — оценить, как работают сотрудники, в какой последовательности они выполняют те или иные действия, исключить ненужные и неэффективные шаги. В электронный формат стоит переносить уже улучшенные процессы, которые позволят персоналу работать быстрее и с лучшим результатом.

Затем необходимо выбрать подходящую систему для ЭДО. Будьте готовы к тому, что выбор может занять довольно много времени, в некоторых случаях вплоть до года, особенно, если тестируется несколько систем. Программное обеспечение для электронного документооборота должно соответствовать запросам вашей компании и по максимуму закрывать бизнес-задачи.

Например, в дополнение к документообороту многие системы предлагают инструменты для внутренних коммуникаций — мессенджеры, групповые чаты, трекеры задач. Какие-то системы позволяют автоматизировать сквозные процессы предприятия, включив в них обработку документов. При этом в low-code платформах, к примеру, в ELMA365, любой сотрудник, прошедший обучение, может настроить процессы и интерфейсы, для этого не требуется привлекать программистов. При покупке системы важен и ряд других факторов: страна разработки, наличие готовых решений, стоимость, подход к лицензированию, возможность масштабирования.

Выбрав подходящее ПО, определите основные маршруты, которые будут автоматизированы в первую очередь. Затем наступает этап внедрения системы для электронного документооборота и обучения сотрудников. И здесь важно подготовить нормативную документацию, которая будет соответствовать стандартам и выполнять функцию информирования сотрудников. В этой статье мы поговорим о тех документах, которые нужны при организации ЭДО.

При переходе на ЭДО компании, как правило, составляют два регламентирующих документа — приказ о переходе на электронный документооборот и Положение об электронном документообороте. Приказ должен содержать день, месяц и год начала действия ЭДО, перечень сотрудников, имеющих доступ к программному обеспечению, сроки проведения обучения для персонала и другие детали.

О Положении об электронном документообороте в организации поговорим подробнее.

Что такое Положение об электронном документообороте?

Важно помнить, что в любой организации электронный документооборот — это не просто использование программного обеспечения для обмена документами. Это целая система, которая может включать в себя и ряд программ, и инструкции для сотрудников, и рекомендованные форматы документов, и использование цифровой подписи. Все это должно быть где-то прописано, причем детально. Сотрудник, участвующий в ЭДО, должен иметь возможность открыть документ и найти там инструкции о том, какие шаги ему необходимо выполнить, чтобы, например, составить, согласовать, подписать и отправить клиенту договор.

Помимо внешнего документооборота, то есть обмена документами с вашими партнерами или клиентами, все вышесказанное касается и внутренних процессов, в частности, кадровых. При переходе на КЭДО, без регламентов не обойтись. Более того, в этом случае необходимо ознакомить сотрудника и получить согласие на безбумажный документооборот.

Итого, положение об электронном документообороте определяет единые правила для работы с электронными документами. Оно помогает выработать единые стандарты и помочь сотрудникам компании их придерживаться. Правильно составленное Положение — это не просто формальный документ, который будет пылиться на полке. Скорее, это список правил и инструкций, который определяет порядок работы, помогает вашему персоналу правильно выполнять свои задачи и избегать ошибок человеческого фактора.

Этот документ компания составляет, когда уже пройдены предыдущие шаги, определена система, которая будет установлена в организации и проведены подготовительные работы. Информацию о внедренном ПО необходимо будет отразить в Положении наряду с общими сведениями о системе, порядком предоставления доступа, правилами работы с документами и т.д.

Таким образом, Положение об ЭДО включает в себя вся инструкции и регламенты, которые касаются электронного документооборота в компании.

Например, в Положении сотрудник сможет узнать:

• как правильно оформить документ;
• как согласовать новый договор;
• где взять шаблон акта приемки;
• можно ли отправить документ по электронной почте или нужно использовать другой канал;
• можно ли отправить пакет документов в виде архива;
• к кому обратиться, если не получается войти в свой аккаунт в СЭД;
• до какого времени в течение рабочего дня можно отправлять документы контрагентам;
• как зарегистрировать входящее письмо;
• как получить сертификат электронной подписи.

Рассмотрим более детально, какие пункты можно включить в Положение, чтобы максимально полно отразить все детали. При этом стоит помнить, что каждая компания сама определяет, какие пункты и в каком объеме включать в этот документ.

Общие положения

Здесь вы прописываете общие сведения о системе электронного документооборота в компании, а также термины и определения, использованные в Положении. Например, стоит указать, что такое «электронный документ», «электронная почта», «участник ЭДО», «отправитель», «получатель», прописать типы документов (контракты, служебные записки, заявления и т.д.). Также стоит указать цели ЭДО, например, «создание единой системы документооборота», «улучшение скорости обработки писем», «контроль исполнительской дисциплины».

Программное обеспечение

Прописываются общие сведения и особенности системы электронного документооборота, внедренной в компании.

Условия предоставления доступа

В этом пункте указываются условия, при которых сотрудник компании получает доступ в СЭД. Например, установка необходимого ПО на компьютер пользователя, установка антивирусных программ, особенности при работе из дома и т.д.

Порядок организации электронного документооборота

Здесь вы описываете, какие процессы включает в себя электронный документооборот, как формируются цифровые документы, какие типичные маршруты используются в организации. Можно перечислить допустимые форматы документов, прописать пункт о юридической силе соглашений и актов. Также стоит указать виды электронного документооборота, принятые в компании, например, кадровый, бухгалтерский, складской.

Кадровый электронный документооборот

С 22 ноября 2021 года компании законодательно имеют возможность организовать кадровый электронный документооборот. Работники отдела кадров теперь могут вести все документы в цифровом виде. Все эти процедуры должны быть прописаны в Положении.

Юридически значимый документооборот

Отдельным пунктом можно прописать, как происходит подписание и обмен документами с контрагентами, партнерами и заказчиками через операторов электронного документооборота. Обычно доступ к этому виду документооборота имеет ограниченный круг сотрудников с правом подписи — их следует перечислить в Положении. 

Порядок работы с входящей корреспонденцией

Укажите каналы, через которые вы принимаете документы (электронная почта, операторы ЮЗДО, формы обратной связи на сайте), сроки обработки, порядок регистрации и принятия решений.

Порядок отправки электронных документов

Здесь можно прописать все нюансы вплоть до требований к оформлению исходящих документов. Укажите, какие из них отправляются по электронной почте, а какие — строго через оператора, если у вас настроен юридически значимый документооборот с контрагентами. Пропишите время, в которое документы могут быть отправлены, должны ли они быть архивированы в формате .RAR или .7z, как стоит оформлять электронные письма, какую подпись использовать.

Порядок получения электронной подписи

Процесс получения сертификата ЭП, список людей, которые могут получить данный сертификат, описание всех видов электронной подписи, используемых на предприятии.

Хранение электронных документов

Пропишите, где, в каком виде и как долго будут храниться электронные документы в вашей компании, как организовано резервное копирование. Причем для разных типов документов требования могут отличаться, и все они должны быть перечислены. Также можно указать ответственных за хранение архива и его безопасность.

Информационная безопасность

В этом пункте компания указывает свои требования к информационной безопасности и детально приписывает, как они будут соблюдаться. Следует перечислить программно-технические средства (система паролей и идентификаторов, токены, антивирусные программы) и организационные мероприятия (процесс предоставления доступа, обучение сотрудников организации, защита серверов от пожара и т.д.)

Исключения

Перечислите документы, которые на данное время будут обрабатываться в бумажном виде. Так, это могут быть кадровые документы, в данный момент оформляемые только в бумажном виде.

Если резюмировать, то в Положение об ЭДО стоит включить:

• год и дату, с которой оно начинает действовать, а также срок действия. Положение может быть бессрочным или же продлеваться по прошествии периода, чаще всего, года;
• данные об информационной системе и ее использовании;
• регламенты обработки разных типов документов;
• методы обеспечения сохранности;
• процедура предоставление доступа.

Это примерный список пунктов, каждая организация может дополнительно включать любые нужные требования,  чтобы в полной мере отразить свою систему ЭДО. Так, где-то не используется КЭДО, а где-то сотрудники работают сразу в нескольких информационных системах, и в каждой из них предусмотрена обработка документов.

Когда составлять Положение об электронном документообороте?

Выше мы уже говорили о том, что при переходе на ЭДО, компания проходит через несколько этапов. Рассмотрим этот момент подробнее.

1 шаг. Анализ текущей системы электронного документооборота: с какими видами документов работает компания, какие основные процессы, кто в них участвует, какие есть проблемы. На этом этапе уже видно, как переход на электронный формат поможет решить ряд проблем, например, сократить время, которое уходит на сканирование и распечатку, поиск нужных сотрудников для согласования заявлений и нахождение нужного документа в архиве.

2 шаг. Внедрение системы электронного документооборота. Этот этап включает в себя поиск подходящей системы, разработку плана внедрения и само внедрение.

3 шаг. Разработка регламентов и Положения об электронном документообороте. Этот шаг необходимо выполнить до того, как выбранная вами СЭД будет введена в эксплуатацию, ведь сотрудников нужно проинформировать о новых процедурах до того, как им придется с ними столкнуться.

4 шаг. Запуск системы для электронного документооборота в эксплуатацию. К данному моменту сотрудники уже проинформированы. Они прошли инструктаж и обучение и готовы работать по новым стандартам.

Как составить Положение об электронном документообороте?

Единой формы Положения, которая была бы утверждена государственными органами, на данный момент не существует. Каждая организация может составить его в том виде, в котором считает нужной.

Как определить, кто в организации должен взять на себя обязанность составить Положение об электронном документообороте? Чаще всего подобные документы составляют работники канцелярии и секретариата. Однако в данном случае необходимо привлекать тех специалистов, которые в полной мере понимают, как будет применяться программное обеспечение в рамках перехода на ЭДО. Рекомендуем обратиться к сотрудникам IT-департамента или любого другого отдела, который в вашей компании занимался этим проектом. Также может потребоваться экспертное участие юристов, сотрудников, которые взаимодействуют непосредственно с контрагентами и заказчиками или занимаются производством продукции на вашем предприятии.

Мы рекомендуем использовать достаточно простой язык и понятные формулировки. Цель Положения — помочь всем работникам компании соблюдать процедуры и стандарты предприятия, а это невозможно, если текст регламентов будет непонятным и трудным для восприятия. Чтобы получить полезный документ, которым сотрудники действительно смогут пользоваться, необходимо учесть все процессы, нюансы и особенности вашей компании.

Готовое Положение нужно согласовать с руководителем предприятия. Также, если у вас на предприятии существует профсоюз, представляющий интересы работников, то необходимо включить его в согласование.

Затем ознакомьте с документом самих сотрудников — тех, кто будет принимать непосредственное участие в электронном документообороте, в том числе кадровом. С этого момента можно запускать вашу систему для ЭДО в эксплуатацию и выпускать приказ о переходе на электронный документооборот.

Заключение

Резюмируя, стоит отметить, что Положение об электронном документообороте создается не просто для того, чтобы нормативная документация была в порядке. Его основная задача — предоставить регламенты и инструкции по работе сотрудникам, вовлеченным в работу с договорами, актами, счетами, корреспонденцией, служебными записками, заявлениями, приказами и т.д.

В Положении следует описать все нюансы электронного документооборота в вашей компании и порядок работы с документами. Здесь указывается корпоративная система для ЭДО, перечисляются сотрудники, которые с ней работают, прописываются такие процедуры как получение доступа, использование цифровой подписи, согласование, создание актов по договорам, отправка электронных писем клиентам, создание резервных копий и так далее.

Каждая компания создает свое собственное Положение об электронном документообороте, так как единой формы, определенной на законодательном уровне, не существует. Главное помнить о задачах, которые Положение об ЭДО должно выполнять, а именно в понятном виде предоставлять полную информацию о нормах, регламентах, правилах работы, зонах ответственности в рамках электронного документооборота внутри вашей компании.