Разработка руководства по эксплуатации
При выпуске в обращение технически сложной продукции в состав ее сопроводительной документации должно входить руководство по эксплуатации. Документ содержит основные правила использования, хранения и транспортировки изделия, особенности обслуживания и способы применения, позволяющие максимально продлить срок службы. РЭ также включает подробное описание продукта, в том числе, технические характеристики, параметры, конструкцию, принцип действия, инструкцию по сборке и ремонту в случае поломки.
Для чего разрабатывается РЭ?
Основной целью разработки руководства по эксплуатации является обеспечение безопасной долгосрочной работы оборудования и исключение риска причинения вреда здоровью человека. Без РЭ невозможно пройти процедуру оценки соответствия товара и получить разрешительный документ: сертификат или декларацию.
Такие сертификационные документы необходимы для законного производства и импорта оборудования и устройств.
Требования к содержанию документа
Содержание руководства по эксплуатации регламентировано действующими нормативно-правовыми актами и может незначительно отличаться в зависимости от вида и назначения продукции. Однако, несмотря на это, РЭ включает следующие обязательные разделы:
- полное наименование изделия;
- основные технические характеристики, сведения о конструктивных особенностях, основных свойствах устройства;
- составные элементы, формирующие комплектность изделия;
- принцип работы;
- меры предосторожности и обеспечения безопасной эксплуатации;
- этапы сборки и монтажа;
- указания по регулировке и наладке:
- информация о периодическом сервисном обслуживании и ремонте;
- возможные причины возникновения поломок, ошибок и правила их устранения;
- условия гарантии производителя;
- данные о периоде службы и ресурсе;
- сведения о транспортировке и упаковке;
- порядок вывода из эксплуатации и утилизации;
- данные об испытательных мероприятиях продукции;
- информация о вводе в эксплуатацию.
Дополнительные схемы, рисунки, фотографии, чертежи и таблицы способствуют более правильному восприятию пользователем сложной технической информации.
Нормативные документы
Порядок разработки инструкции по эксплуатации отражен в национальных стандартах:
- ГОСТ 2.601-2013 регулирует требования к содержанию руководства пользователя;
- ГОСТ 2.610-2006 содержит основные правила оформления РЭ.
Документом по составлению РЭ, имеющим международный статус, является технический регламент Таможенного союза. ТР ТС 010/2011, включающий в себя стандарты безопасности машин и оборудования, содержит расширенные требования к оформлению руководства по эксплуатации на технически сложные объекты.
Именно данный регламент предполагает создание РЭ как неотъемлемую часть процесса проектирования изделия. Также требования к разработке РЭ содержаться в других узкоспециализированных нормативно-технических документах международного торгово-экономического альянса (ЕАЭС), например: ТР ТС 032/2013, ТР ТС 016/2011
Правила оформления
Вся информация, изложенная в руководстве по эксплуатации, должна соответствовать требованиям действующих нормативно-технических актов. Содержание РЭ должно быть достаточным для использования как специалистом, так и простым пользователем. Документ должен быть изложен понятно и доступно, чтобы у потребителя не возникало трудностей в процессе эксплуатации продукции. Особенно это касается технически сложных объектов, машин и механизмов, подлежащих обязательной сертификации, — анализ РЭ в этом случае является важным этапом процедуры оценки соответствия.
Также в инструкции по эксплуатации должны быть отражены меры предосторожности и указания по оценке технического состояния изделия для определения необходимости текущего и внепланового ремонта. Специалисты сервисного обслуживания довольно часто используют РЭ в работе, поэтому при его составлении необходимо это учитывать, так как документ должен содержать исчерпывающую информацию, необходимую экспертам.
Согласно требованиям ТР ТС 010, руководство по эксплуатации подобно обоснованию безопасности — документу, который разрабатывается при проектировании. Таким образом, многие разделы РЭ идентичны или тесно переплетаются с положениями ОБ.
Необходимая документация
- заявка на разработку РЭ;
- информация о предприятии, инициирующем разработку инструкции по эксплуатации (наименование, реквизиты, учредительные и регистрационные документы);
- документация на изделие, устройство или оборудование.
Заказать разработку РЭ или ознакомиться с дополнительной информацией можно у сотрудников сертификационного центра «ГОСТ Р». Консультации бесплатны!
Отправьте заявку
Руководство по эксплуатации (РЭ) – это технический документ, включающий в себя сведения о конструктивных параметрах продукции, их составных элементах, принципе действия и технике безопасности во время использования и ремонта.
- Требования к руководству по эксплуатации
- Важные правила
- Кому может потребоваться руководство по эксплуатации?
- Какими ГОСТ и законами регламентируется порядок оформления документа?
- Каким должно быть содержание руководства по эксплуатации?
- Что может быть дополнительно?
- Как правильно оформить?
- Стиль оформления
Требования к руководству по эксплуатации
РЭ разрабатывается производителем в соответствии нормативными документами, регламентирующими изготовление продукции. Документ прилагается практически ко всем изделиям со сложной конструкцией или с особыми условиями использования.
Руководство по эксплуатации является добровольным документом, однако в некоторых случаях его наличие обязательно, т.к. является необходимым условием при оформлении разрешительных документов.
Например, если планируется использование товаров на опасных производствах. Содержание документа должно устранять все сомнения относительно правильной эксплуатации изделия.
Важные правила
Составление РЭ проводится в соответствии с определенными правилами:
- Цель документа – разъяснение. Потребитель с помощью него обеспечивается всей необходимой информацией по использованию продукции;
- Вся представленная информация должна соответствовать остальной технической документации;
- Руководство должно полноценно отражать принципы работы и эксплуатации данного изделия или продукции в целом;
- Вся информация не должна противоречить государственным стандартам и существующим техническим регламентам;
- Язык написания документа должен быть простым, понятным для всех, кто планирует эксплуатировать продукцию.
Кому может потребоваться руководство по эксплуатации?
Документ может быть необходим и быть полезен для:
- Аккредитованного центра при сертификации, для оценки качества и безопасности изделия;
- Сервисных сотрудников и служб, которые осуществляют обслуживание и ремонт оборудования;
- Надзорных и контролирующих органов, которые обязаны проверять соответствие использования техники и изделий на обеспечение техники безопасности;
- Потребителей, которые будут использовать данное изделие.
Какими ГОСТ и законами регламентируется порядок оформления документа?
Порядок оформления РЭ определен рядом нормативно-правовых документов и рекомендаций стандартов ЕСКД:
- ГОСТ 2.610-2006 – отражены общая система и правила тех. документов;
- ГОСТ 2.105-95 – отражены правила по тексту технической документации;
- ГОСТ 2.601-95 – указаны требования по оформлению РЭ;
- Также существуют требования, которые регламентируются Таможенным союзом: ТР ТС 016/2011, ТР ТС 010/2011 и другие.
- Для узконаправленной продукции оформление руководства по эксплуатации может еще регламентироваться дополнительными нормативами, например, Правилами безопасности оборудования.
Каким должно быть содержание руководства по эксплуатации?
Наполнение документа четко регламентировано, это позволяет пользователям быстро ориентироваться в информации и быстро осуществлять поиск нужных данных. Руководство по эксплуатации всегда состоит из обязательных разделов:
- Вводная часть;
- Оглавление;
- Подробное описание продукта, устройства или механизма;
- Комплектность;
- Подробное описание и условия его использования;
- Монтаж;
- Сервисное обслуживание, ремонт – указание возможных неполадок и способы их устранения;
- Применяемые к условию стандарты, требования и нормы безопасности;
- Гарантии производителя;
- Правила по хранению и транспортировке;
- Правила утилизации;
- Предметный указатель (глоссарий).
Что может быть дополнительно?
Дополнительно РЭ часто содержит:
- FAQ (часто задаваемые вопросы) и ответы на них;
- Ссылки на дополнительную информацию по сфере применения товара;
- Ссылки на обучающее видео;
- Популярные подсказки;
- Краткую аннотацию в начале каждого крупного раздела.
Т.к. изделием могут пользоваться разные группы людей, можно сделать разные разделы для разных категорий пользователей.
Как правильно оформить?
Составлением руководства по эксплуатации могут заниматься как сотрудники производителя, так и сторонние технические специалисты. Документ утверждается официально и является частью пакета технической документации на продукт. Т.к. РЭ обязательно требуется для процесса сертификации товара, часто за помощью в оформлении руководства обращаются к тем же сертифицирующим органам, где заказывают получение разрешительных документов. Для разработки руководства по эксплуатации необходимо предоставить максимально полное описание изделия, не только в текстовом виде, но и с чертежами, рисунками, таблицами, фотографиями.
Стиль оформления
Стиль оформления текста – деловой, нейтрально-формальный, без использования стилистические окрашенных слов, чтобы не отвлекать пользователей от сути документа. Важно не дублировать информацию, писать кратко и по сути. Последовательность данных должна походить на последовательность действий пользователя. Вежливые обороты («пожалуйста») не используются, только повелительное наклонение («возьмите», «соберите» и т.д.). Информация должна быть максимально структурирована, с использованием списков и нумерации. Внешний вид документа тоже должен быть продуман. Это может быть корпоративный шаблон, цветовая схема или специально созданный дизайн. Восприятие красиво оформленного РЭ может быть спроецировано на изделие и повлиять на решение его закупки и использования.
Документ, в котором прописаны пошаговые действия пользователя по сборке и использованию того или иного устройства, может иметь разные названия: паспорт по эксплуатации, руководство по эксплуатации, руководство по монтажу, инструкция по применению и так далее. Но формально правильнее называть документ руководство по эксплуатации или паспорт по эксплуатации. Часто также применяется аббревиатура РЭ.
Руководство по эксплуатации входит в состав технико-эксплуатационной документации изделия. Туда также входят такие документы, как технический паспорт, каталог деталей, формуляры и многое другое.
Основная цель паспорта или руководства по эксплуатации – ознакомить пользователя с принципами работы технического устройства или оборудования, его монтажом, обслуживанием и ремонтом.
Содержание руководства по эксплуатации
Руководство или паспорт по эксплуатации разрабатывается, принимая за основу ГОСТ 2.601-2019, в котором описаны принципы разработки разной эксплуатационной документации технического оборудования.
Обычно руководство по эксплуатации состоит из следующих основных разделов:
- Описание технического устройства и функции;
- Назначение и эксплуатация;
- Обслуживание устройства;
- Ремонт устройства;
- Правила хранения, перевозки и утилизации.
Это далеко не полный перечень разделов содержания руководства по эксплуатации. Паспорт может быть дополнен любыми необходимыми разделами, так как стиль оформления документа вполне свободный.
В руководстве по эксплуатации, согласно ГОСТу, следует применять глаголы в повелительном наклонении, например, «нажать», «включить», «взять», «повернуть» и т.п. Также нельзя забывать о логике действий пользователя. То есть, каждое действие, выполнить которое призывает документ, должно исходить из логики предыдущего.
При оформлении руководства по эксплуатации на особо сложное или опасное оборудование, следует особое внимание обратить на правила безопасности. В нужных точках всегда нужно приписывать такие предостерегающие слова, как «Осторожно!», «Внимание» и т.п. А для оборудования повышенной опасности на титульном листе руководства по эксплуатации нужно обязательно прописывать предостерегающую надпись.
Также важно приводить разного рода схемы, чертежи и рисунки, которые помогут пользователю лучше воспринимать текст документа.
Что касается технического оформления руководства по эксплуатации, информация об этом также прописана в ГОСТе 2.601-2019. В нём можно найти такие детали, как носитель документа, формат и качество бумаги, шрифт и размер, и многое другое.
Для быстрого и качественного выполнения разработки руководства или паспорта эксплуатации рекомендуем обратиться в наш центр. За плечами наших сотрудников десятки лет разработки технической документации – технических условий, обоснований безопасности, паспортов безопасности и много другого.