МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПРИКАЗ
от 3 декабря 2014 г. N 670
О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ
И ОРГАНИЗАЦИЯХ МЧС РОССИИ
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» <1> и в целях совершенствования делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России приказываю:
———————————
<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263.
1. Начальникам территориальных органов, руководителям учреждений и организаций МЧС России при осуществлении делопроизводства в подчиненных подразделениях руководствоваться прилагаемой инструкцией.
2. Признать утратившим силу приказ МЧС России от 01.12.2008 N 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России».
Министр
В.А.ПУЧКОВ
1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, органов, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъектам Российской Федерации (далее — территориальные органы МЧС России), спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы (далее — ФПС ГПС) и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формирований, военизированных горноспасательных частей, образовательных, научно-исследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России (далее — организации МЧС России), а также совершенствования работы с документами в рамках электронного документооборота.
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с несекретными документами (включая документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения — для служебного пользования), представленными на носителях всех видов, в том числе на организацию работы с электронными документами.
Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 N 05).
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными правовыми актами Российской Федерации и МЧС России.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 <1>, Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 01.12.2010 N 606, и иными нормативными правовыми и правовыми актами по вопросам делопроизводства и архивной работы.
———————————
<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263.
1.4. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции:
документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот территориального органа, организации МЧС России;
документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон, содержащий набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа;
реквизит документа — элемент оформления документа;
оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности территориального органа, организации МЧС России;
делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в территориальном органе, организации МЧС России;
подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной форме;
электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа — получение электронного образа (копии) документа;
электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;
система электронного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему) их обработку, управление документами и доступ к ним.
1.5. Делопроизводство в территориальном органе, организации МЧС России осуществляется с использованием системы электронного документооборота — WEB-версия автоматизированной системы делопроизводства и контроля МЧС России АС «Делопроизводство» (далее — СЭД), предназначенной для регистрации и учета, сопровождения документов, доведения электронных документов, электронных копий документов и указаний по исполнению документа до исполнителей, подготовки проектов указаний по исполнению документов, подготовки и согласования проектов документов; контроля исполнения документов, архивной и справочно-информационной работы.
1.6. Организацию, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой политики, формирование и поддержание базы данных о документах, внедрение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов, контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях территориальных органов, организаций МЧС России (далее — структурные подразделения), а также временное хранение документов осуществляет штатное самостоятельное структурное подразделение, созданное в территориальном органе, организации МЧС России для ведения делопроизводства.
Методическое руководство организацией делопроизводства и его контроль в территориальных органах, организациях МЧС России осуществляет Департамент административной работы и правовой деятельности МЧС России совместно с Центральным архивом МЧС России.
1.7. Выполнение требований настоящей Инструкции является обязательным для всех работников территориальных органов, организаций МЧС России.
Структурному подразделению, созданному для ведения делопроизводства, предоставляется право возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции.
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на начальников (руководителей) территориальных органов, организаций МЧС России.
1.9. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на одного или нескольких сотрудников подразделения, назначенных руководителем структурного подразделения. Персональный список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и лиц, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.), утверждается начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.
При наличии в структурном подразделении двух и более ответственных за делопроизводство должностных лиц между ними распределяются должностные обязанности.
При увольнении ответственного за делопроизводство и назначении другого сотрудника в список вносятся соответствующие изменения по представлению руководителей структурных подразделений.
1.10. Функции, задачи, права и ответственность сотрудников, участвующих в документационном обеспечении управления (включая сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях), устанавливаются должностными регламентами (инструкциями).
1.11. На сотрудников структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, возлагаются следующие функции:
прием, учет в СЭД и распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе);
представление поступающих документов на рассмотрение начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России, и после получения соответствующего указания по исполнению, передача исполнителям с внесением соответствующей информации в СЭД;
учет, регистрация в СЭД и отправка исходящих документов после проверки правильности их оформления, сканирование и прикрепление электронного образа документа к его регистрационно-контрольной карточке;
контроль за прохождением документов, подготовка руководству отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах;
ведение статистического учета поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов;
контроль за своевременным списанием в дело (с использованием СЭД) исполненных документов;
разработка номенклатуры дел с использованием СЭД;
формирование, оформление, учет, хранение дел;
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;
учет печатей и штампов и контроль за их использованием (при отсутствии режимно-секретных органов);
проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.
1.12. Организация контроля за прохождением документов, рабочее время на прием, отправку документов, работу с исполнителями и т.д. регламентируется приказом о внутренней деятельности территориального органа, организации МЧС России.
1.13. Структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, размещается в изолированном помещении, оборудованном, при необходимости, тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещения оснащаются надежными замками и сигнализацией, выведенной на пульт управления дежурного (пункт охраны).
Ведение делопроизводства в других структурных подразделениях разрешается в общих комнатах этих подразделений.
1.14. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
1.15. Работники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.
При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, на время болезни, в случае увольнения или перевода на другую работу (перемещения) имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику через ответственного за делопроизводство. При увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
1.16. Сотрудниками структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, согласно утвержденному начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России графику проводятся проверки организации работы с документами в структурных подразделениях территориального органа, организации МЧС России, а также в подчиненных организациях. По итогам проверок составляются акты (справки), в которых отражаются выявленные недостатки и устанавливается срок для их устранения, по истечении которого руководители структурных подразделений, подчиненных организаций обязаны представить начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России доклад об устранении недостатков.
1.17. Принятые на работу сотрудники в течение одного месяца после назначения на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.
2.1. Прием и обработка поступающих документов
2.1.1. Документы поступают в территориальные органы, организации МЧС России посредством почтовой, фельдъегерской связи и по каналам электронной связи, а также передаются нарочным и на личном приеме.
2.1.2. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.
По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.
2.1.3. Каналы электронной связи включают в себя СЭД, интегрированную с межведомственной системой электронного документооборота (МЭДО) и Единой системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), сеть Интернет.
2.1.4. По каналам СЭД поступают электронные документы, электронные копии документов.
2.1.5. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.
2.1.6. Все конверты с документами вскрываются, за исключением писем с пометкой «лично».
При вскрытии конвертов с документами проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме (приложение N 1). Один экземпляр акта направляется отправителю, второй остается в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также при поступлении обращений граждан и доплатных писем.
2.1.7. В нерабочее время (вечернее и ночное время, в выходные и праздничные дни) прием служебной корреспонденции осуществляет дежурный по территориальному органу, организации МЧС России. В случае отсутствия дежурного порядок приема корреспонденции в нерабочее время определяет начальник (руководитель) территориального органа, организации МЧС России.
Все поступившие пакеты дежурный учитывает в журнале учета (приложение N 2) и затем передает (не вскрывая пакеты) в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. О получении срочных пакетов дежурный докладывает начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России.
2.2. Регистрация поступающих документов
2.2.1. Документы, поступившие в территориальный орган, организацию МЧС России, регистрируются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, путем заполнения электронной регистрационно-контрольной карточки (далее — РКК) в СЭД, в которой отражаются сведения о прохождении и исполнении документа.
2.2.2. Поступающие документы регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время). Незамедлительно регистрируются документы с отметками «Срочно», «Оперативно».
2.2.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Не регистрируются, как правило, первичные документы бухгалтерского учета, плакаты, рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения в виде открыток, периодические издания и т.д.
2.2.4. По каналам СЭД электронные копии документов поступают в составе РКК.
2.2.5. Поступившему документу в СЭД автоматически присваивается входящий регистрационный номер, который является подтверждением его получения и состоит из индекса территориального органа, организации МЧС России, присвоенного ему в СЭД, и порядкового номера документа, например: 100-246, где 100 — индекс территориального органа или организации МЧС России, 246 — порядковый номер документа.
2.2.6. Регистрационный штамп, в котором указывается номер и дата поступления документа, проставляется в нижней правой части лицевой стороны первого листа документа, после чего осуществляется сканирование документа, поступившего на бумажном носителе, в целях создания его электронной копии.
Регистрационные штампы, проставляемые вручную на документах на бумажном носителе, должны соответствовать образцам, приведенным в Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 N 516ДСП.
2.2.7. Электронная копия документа сохраняется в базе данных СЭД и является составной частью его РКК.
Основными реквизитами РКК являются:
наименование вида документа;
наименование организации (автора или корреспондента);
фамилия, имя, отчество подписавшего;
дата и регистрационный номер документа (проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией — автором документа);
дата и индекс поступления документа;
получатель (название организации, которой адресован документ);
адресат (должностное лицо, на чье имя поступил документ);
краткое содержание документа;
количество листов документа и, при наличии приложения, количество листов (брошюр, дискет и т.д.) приложения;
указания по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться следующими реквизитами:
отметка об ограничении доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому рубрикатору;
ключевые слова;
логические связи с документами;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
номер бланка;
вид передачи документа (почтой, факсимильной связью и т.д.) и др.
2.2.8. Состав документов, которые не подлежат сканированию и электронный образ которых не прикрепляется к РКК, дан в приложении N 3 к настоящей Инструкции.
2.2.9. Поступающие документы на бумажном носителе и в виде электронных копий вместе с заведенными на них РКК направляются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в структурное подразделение, которому адресован документ или которое является в соответствии с указанием по исполнению документов, основным исполнителем. Подразделениям-соисполнителям направляются электронные копии поступивших документов.
2.2.10. Доступ к РКК и электронным копиям документов в СЭД предоставляется подразделениям, а также исполнителям (передается в электронные папки) одновременно с утверждением (сохранением) указания по исполнению или адресованием документов в СЭД.
2.2.11. Документы, поступающие по каналам факсимильной связи, передаются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для регистрации.
2.3. Порядок рассмотрения документов руководством
территориального органа, организации МЧС России и доведения
документов до исполнителей
2.3.1. После регистрации входящая корреспонденция поступает на рассмотрение начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России.
На зарегистрированные документы должностным лицом, которому начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России предоставлены соответствующие полномочия, могут быть подготовлены и внесены в РКК проекты указаний по исполнению.
2.3.2. Рассмотрение поступивших документов начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России, руководителями структурных подразделений, направление документов и указаний по их исполнению исполнителям может производиться в СЭД в электронном виде.
2.3.3. Указания по исполнению, оформленные на бланках согласно образцу, данному в приложении N 4 настоящей Инструкции, прикладываются к соответствующим документам на бумажном носителе. При этом в левом нижнем углу бланка с текстом указания по исполнению проставляется учетный номер, присвоенный документу, по которому дается поручение.
При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России по решению должностного лица, уполномоченного соответствующим начальником (руководителем).
2.3.4. Рассмотренные начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России документы передаются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для внесения указаний по исполнению в РКК и дальнейшей передачи на исполнение в структурные подразделения в соответствии с указаниями по исполнению.
2.3.5. Ответственный исполнитель организует исполнение документа и несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документов.
Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
2.3.6. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразделения.
2.3.7. Поступившие в структурное подразделение документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения руководителю подразделения и в соответствии с его указаниями передаются исполнителям.
Указания руководителя структурного подразделения по исполнению документов оформляются в электронном виде в РКК и, для документов, поступивших на бумажном носителе, на бланке установленной формы в соответствии с образцом, данным в приложении N 4 к настоящей Инструкции.
В случае оформления указаний по исполнению документов на бланке, сведения об исполнителях и установленных руководителем подразделения сроках исполнения вносятся в РКК сотрудником, ответственным за делопроизводство. После чего документ передается исполнителю.
2.3.8. Электронные документы, электронные копии документов в составе РКК направляются исполнителям в соответствии с указаниями по исполнению документов.
Доступ к РКК и электронным копиям документов или электронным документам в СЭД предоставляется исполнителям после адресования им документов руководителем подразделения или сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства.
Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются ответственным за ведение делопроизводства в РКК.
2.3.9. Исполненные документы передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства для списания в дело с использованием СЭД и формирования дел в установленном порядке в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов.
2.4. Регистрация и отправка исходящих документов
2.4.1. Регистрация и отправка исходящих документов осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно.
2.4.2. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе III настоящей Инструкции.
2.4.3. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также согласование документа с заинтересованными органами власти, организациями (внешнее согласование) и должностными лицами территориального органа, организации МЧС России (внутреннее согласование) возлагаются на структурное подразделение, являющееся исполнителем документа.
2.4.4. Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, при приеме документов для регистрации и отправки проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к нему, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и соответствующего количества копий (для документов, отправляемых на бумажном носителе).
При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки и готовится соответствующее количество копий с учетом визового экземпляра (для документов, отправляемых на бумажном носителе). Порядок подготовки и оформления указателя рассылки устанавливается распорядительным документом, издаваемым в каждом территориальном органе, организации МЧС России.
Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.
2.4.5. Регистрация исходящих документов производится в день их приема от исполнителей путем заведения РКК в СЭД. РКК заводится на все исходящие документы независимо от того, как отправляется документ — на бумаге или в электронном виде.
Исходящий номер письма состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например: N 23-3-5, где 23 — порядковый номер документа, 3-5 — индекс дела по номенклатуре дел.
Зарегистрированный документ сканируется, электронный образ документа прикрепляется к РКК одновременно с регистрацией.
2.4.6. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.
2.4.7. На отправляемую корреспонденцию составляются реестры по соответствующей форме (приложение N 5), которые хранятся в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в течение двух лет и являются учетно-справочными документами.
2.4.8. Документы в адрес руководства МЧС России, департаментов и управлений центрального аппарата МЧС России, территориальных органов и организаций МЧС России, являющихся участниками СЭД, отправляются по каналам СЭД в электронном виде.
2.4.9. В случае отправки письма в электронном виде исполнителем на регистрацию представляется подлинник подписанного письма на бумажном носителе. Необходимые визы согласования при этом проставляются на оборотной стороне последнего (подписного) листа подлинника.
Отправка электронных копий документов по каналам СЭД производится без досылки подлинников на бумажном носителе, которые формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В случае отправки письма на бумажном носителе исполнителем представляются на регистрацию подписанный подлинник письма и его визовый экземпляр, который после отправки подшивается в дело.
2.4.10. При заполнении РКК исходящего документа в графе «Получатель» необходимо указывать департамент или управление центрального аппарата МЧС России, территориальный орган и организацию МЧС России, которым адресован документ. Для документов, направляемых на имя руководства МЧС России, в графе получатель указывается «МЧС России».
Документ считается отправленным по каналам СЭД после заполнения поля «Рассылка документа» в графе «Получатель» РКК и сохранения введенной информации в СЭД.
2.4.11. Документы, не подлежащие сканированию и отправке по каналам электронной связи, в том числе по каналам СЭД, указаны в приложении N 3 к настоящей Инструкции.
2.5. Регистрация внутренних документов
2.5.1. Обязательной регистрации подлежат документы, создаваемые и используемые внутри территориального органа, организации МЧС России (внутренние документы).
Регистрация внутренних документов осуществляется с использованием СЭД. Регистрационные номера этим документам присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы.
2.5.2. Протоколы заседаний коллегии, совещаний у начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России, другие виды протоколов регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола и представляет собой очередной порядковый номер. Дата оформляется цифровым способом.
Номер протокола совместного заседания состоит из порядковых номеров протоколов по каждому виду заседаний или организаций-участников заседания, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.
Протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений оформляются и регистрируются в этих подразделениях.
2.5.3. Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, отдельно в пределах каждой группы документов. Регистрационный номер приказов и распоряжений по основной деятельности представляет собой порядковый номер, проставляемый нарастающим итогом в пределах года.
2.5.4. При регистрации приказов о командировании к порядковому номеру добавляется индекс «км», например: N 25-км.
2.5.5. Планы основных мероприятий территориального органа, организации МЧС России, утвержденные приказом территориального органа, организации МЧС России (годовые) или начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России (на месяц), регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.
Регистрационный номер плана основных мероприятий на месяц проставляется следующим образом, например: N 1-5-2, где: 1-5 индекс дела по номенклатуре дел, 2 — порядковый номер документа в пределах регистрируемой группы (планы).
2.5.6. Акты проверок подчиненных организаций, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется аналогично п. 2.5.5 настоящей Инструкции.
2.5.7. Докладные, представляемые начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России, по вопросам основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.
2.5.8. Рассылка копий протоколов, приказов и распоряжений, докладных и служебных записок структурным подразделениям осуществляется по каналам СЭД или на бумажном носителе.
2.5.9. Рапорты, заявления о предоставлении отпуска, отгула, об убытии в командировку и т.д. регистрируются в структурном подразделении по работе с кадрами.
Рапорты, заявления по личным вопросам (не содержащим жалобу), регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется (до представления соответствующему начальнику, руководителю) в соответствии с п. 2.4.5 настоящей Инструкции.
2.5.10. Регистрация договоров, оплата по которым производится за счет средств федерального бюджета, производится в финансовом подразделении.
2.5.11. Дата и регистрационный номер соглашения, договора проставляется ниже подписей от левого поля.
2.5.12. Регистрация соглашений и договоров о совместной деятельности (кроме указанных в п. 2.5.10 настоящей Инструкции) осуществляется в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.
2.6. Организация учета и поиска документов
2.6.1. Основой организации учета и поиска является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация документов осуществляется с использованием СЭД.
2.6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.
2.6.3. Учет количества документов по территориальному органу, организации МЧС России в целом или по отдельным структурным подразделениям ведется с помощью СЭД.
2.6.4. Для осуществления поиска документа используются поисковые карточки (запросы) СЭД, где указаны основные реквизиты документа. При поиске документа могут использоваться следующие реквизиты: вид документа, дата, номер документа, содержание (слово или фраза в заголовке, кратком содержании документа) и т.п.
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в территориальных органах, организациях МЧС России, должны оформляться на бланках, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
3.1.2. Для подготовки и оформления документов в территориальных органах, организациях МЧС России применяются следующие бланки с продольным и угловым расположением реквизитов:
бланки с продольным расположением реквизитов (приложения N N 6, 7, 
используются для оформления распорядительных документов и протоколов совещаний;
бланки с угловым расположением реквизитов (приложения N N 9, 10, 11) используются для оформления служебных писем, предписаний, справок и т.д.
3.1.3. Бланки должны быть изготовлены либо полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, либо с использованием имеющихся в территориальном органе, организации МЧС России технических средств (множительной и компьютерной техники). При этом для подготовки исполнителями документов на бланках в электронном виде необходимым условием является единообразие электронного шаблона каждого вида бланка во всех компьютерах исполнителей территориального органа, организации МЧС России.
3.1.4. Применяемые в деятельности территориальных органов, организаций МЧС России бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, удостоверяющих личность; трудовых книжек и вкладышей к ним; чековых, квитанционных и расчетных книжек и другие бланки документов, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом, относятся к бланкам строгой отчетности.
3.1.5. Бланки строгой отчетности подлежат обязательному учету в журналах учета использования (приложение N 12) раздельно по видам бланков. Учет расходования этих бланков ведется в том структурном подразделении, в котором они используются. Журналы учета использования бланков строгой отчетности включаются в номенклатуру дел.
3.1.6. Для уничтожения испорченных в процессе работы бланков создается комиссия в составе не менее трех человек.
Непосредственное уничтожение бланков производится один раз в квартал членами комиссии путем сжигания или переработки на бумагорезательных машинах, о чем составляется соответствующий акт (приложение N 13).
Акты об уничтожении бланков строгой отчетности подшиваются в дело, которое должно быть обязательно включено в номенклатуру дел.
Акты об уничтожении бланков строгой отчетности должны иметь собственную нумерацию, отличную от нумерации актов об уничтожении дел и документов.
После уничтожения бланков строгой отчетности в журналах учета проставляется отметка об уничтожении бланков с указанием номера акта.
3.2. Изготовление и использование печатей и штампов
3.2.1. Изготовление и использование печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности территориальных органов, организаций МЧС России, производится в соответствии с Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 N 516ДСП.
3.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
3.3.1. Создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России документы печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman размером 13, 14, 15 одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В отдельных случаях межстрочные интервалы могут быть изменены. Документы, разрабатываемые в табличной форме, допускается оформлять шрифтом размером 10, 11, 12,
Для выделения части текста документа, заголовков, примечаний могут использоваться жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь размеры полей, не менее, мм:
|
левое |
20 |
|
правое |
10 |
|
верхнее |
20 |
|
нижнее |
20 |
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки начиная со второй страницы. Первая страница документа или приложения не нумеруется.
3.3.2. В состав реквизитов документов, создаваемых в территориальном органе, организации МЧС России, входят:
а) эмблема МЧС России;
б) полное и краткое наименование территориального органа, организации МЧС России;
в) должность лица — автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления документа;
ж) справочные данные о территориальном органе, организации МЧС России;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
Перечень реквизитов документов и схемы их расположения представлены в приложениях N 14, 15, 16 к настоящей Инструкции.
3.3.3. Эмблема МЧС России изображается на бланках в соответствии с Положением о геральдическом обеспечении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным приказом МЧС России от 19.01.2004 N 17, и располагается над серединой реквизита «Наименование организации».
3.3.4. В реквизите «Наименование организации» указывается полное наименование, закрепленное в положении (уставе) территориального органа, организации МЧС России. Ниже располагается сокращенное наименование, если оно также закреплено в положении (уставе).
Над наименованием территориального органа, организации МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России.
3.3.5. Реквизит «Справочные данные» указывается на бланках писем и включает почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телетайпа, адрес электронной почты.
3.3.6. Наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол) указывается на каждом документе, за исключением письма.
Место составления (издания) документа указывается в бланках приказов, распоряжений при изготовлении бланков. В бланках протоколов, актов место составления документа указывается при его подготовке. Место составления в бланках писем не указывается.
3.3.7. Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется при его регистрации, утверждении должностным лицом или при его составлении (например, заявление, рапорт, объяснительная записка).
Если авторами документа являются две или более организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
3.3.7.1. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами (без буквы «г.»). Например: дату 5 марта 2012 года следует оформить 05.03.2012.
3.3.7.2. Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 марта 2012 г. (в этом случае буква «г.» проставляется в обязательном порядке).
3.3.7.3. При ссылке в тексте документа на дату другого документа ее следует оформлять следующим образом:
для документа, изданного до 1999 года включительно, день месяца, месяц и год оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, например, дату 12 мая 1999 года следует оформить 12.05.99;
для документов, изданных в 2000 году и последующих годах, дата указывается в соответствии с п. 3.3.7.1 настоящей Инструкции.
Ссылку на даты законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации следует оформлять в том виде, в котором они были официально зарегистрированы.
3.3.8. Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Порядок проставления регистрационных номеров документов указан в п. 2.4.5 настоящей Инструкции.
Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа и единой даты.
3.3.9. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, справки, докладные записки и др.), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.3.10. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации <1>. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной информации ограниченного распространения, имеет вид «Для служебного пользования». Отметка проставляется в верхнем правом углу (выше реквизита «адресат», если он имеется) с указанием номера экземпляра документа на второй строчке.
———————————
<1> Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
Например:
Для служебного пользования
Экз. N ____________
3.3.11. В реквизит «Адресат» входит совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.
Направляемые документы адресуются в органы власти, организациям, структурным подразделениям организаций, должностным лицам, гражданам.
При направлении служебного письма организации или структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже.
Например:
МЧС России
Департамент административной
работы и правовой деятельности
При направлении документа руководителю организации (заместителю руководителя организации) ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица указываются перед фамилией.
Например:
Начальнику Южного регионального
центра по делам гражданской
обороны, чрезвычайным ситуациям
и ликвидации последствий
стихийных бедствий
И.О. Фамилия
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Например:
Директору
Департамента кадровой
политики МЧС России
И.О. Фамилия
Если служебное письмо адресуется руководителям однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Начальникам региональных центров
по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <1>.
———————————
<1> Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Академия Государственной
противопожарной службы
МЧС России
ул. Б. Галушкина, д. 4,
Москва, 129366
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов исполнителем составляется указатель рассылки документа и прикладывается к нему.
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Калинину И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский район,
Тульская область, 301264
На конвертах адрес адресата пишется в нижней правой части почтового конверта, адрес отправителя — в левой верхней части.
Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю в пределах поля, отведенного для реквизита «Адресат».
3.3.12. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности (при необходимости — воинского звания) лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Южного регионального
центра по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и
ликвидации последствий
стихийных бедствий
личная подпись И.О. Фамилия
10.03.2014
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Гриф утверждения документа» относительно самой длинной строки. Все составные части грифа утверждения печатаются одинарным межстрочным интервалом.
При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Решением коллегии Южного регионального
центра по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий
от 10.02.2014 N 1
3.3.13. Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе на свободном от текста месте соответствующим руководителем или на бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится указание по исполнению по образцу, данному в приложении N 4 к настоящей Инструкции.
Указание по исполнению документа включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись, расшифровку подписи и дату.
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение поручения считается должностное лицо, названное первым в указании по исполнению документа. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
3.3.14. Наименование либо аннотация документа — краткое содержание (заголовок к тексту) документа — составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Например:
Приказ (о чем?) «Об утверждении…», «О командировании…», «О создании…».
Письмо (о чем?) «О рассмотрении…», «О согласовании…».
Правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка».
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок не составляется к телеграммам, а также к текстам документов, оформленных на бланках формата A5.
3.3.15. Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которая обозначается словом или штампом «Контроль».
3.3.16. Отметка о наличии приложений используется при оформлении писем (в случае, если к письму прилагаются какие-либо документы), а также при оформлении документов, являющихся приложениями к приказам, распоряжениям, письмам, инструкциям, планам и другим документам. В сопроводительных письмах реквизит «Отметка о наличии приложений» располагается под текстом от границы левого поля и печатается одинарным межстрочным интервалом.
Оформляется реквизит «Отметка о наличии приложений» следующим образом.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии имеет вид:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте документа, при этом пункты приложений располагаются друг под другом, например:
Приложение: 1. Замечания по проекту Инструкции по делопроизводству на 1
л. в 1 экз.
2. Справка о документообороте за первую половину 2014 года на 3
л. в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.07.2014 N 02-4/156 и приложение к нему,
всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса или только в адрес, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
или:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в адрес.
Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров одним из способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:
Приложение: в 3 экз.
или:
Приложение: Инструкция по делопроизводству в 2 экз.
Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: справка об осведомленности Иванова И.И. в секретных сведениях,
для служебного пользования, рег. N 26ДСП, на 2 л. экз. N 1.
На документах, являющихся приложением к какому-либо документу (например: к актам, программам, договорам и т.д.), отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (например: Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.
В отметке о приложении указывается также вид документа, к которому относится приложение, его дата и номер, например:
Приложение N 2
к акту приема-передачи дел
от 10.11.2014 N 7
Особенности оформления приложений к приказам и распоряжениям представлены в разделе 4.1.
3.3.17. Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.
Документы, направляемые в вышестоящие организации, органы представительной и судебной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, подписываются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России или лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке. Документы, направляемые в подчиненные и другие организации, подписываются должностными лицами территориального органа, организации МЧС России в соответствии с предоставленными им полномочиями.
Право подписи документов должно быть регламентировано приказом о внутренней деятельности территориального органа, организации МЧС России.
Документы коллегиального органа подписываются в соответствии с положением об этом органе.
На документах, оформленных на бланках с наименованием территориального органа, организации МЧС России, в состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ (при необходимости — воинское звание); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подпись начальника главного управления МЧС России по субъекту Российской Федерации на бланке оформляется следующим образом:
Начальник Главного управления Личная подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, реквизит «подпись» оформляется следующим образом:
Начальник Главного управления МЧС России по Московской области Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например (если документ оформлен на бланке):
Начальник регионального центра Личная подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границей текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей на одном уровне.
При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности в установленном порядке. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия, например:
Заместитель начальника Главного управления Личная подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
3.3.18. Согласование проекта документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится в целях оценки обоснованности документа, соответствия его нормативным правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, в котором готовился проект документа, а также руководителями заинтересованных структурных подразделений.
3.3.19. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
При отсутствии возражений проект документа визируется должностным лицом в пределах его полномочий.
При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются или Согласен с учетом замечаний Начальник юридического отдела Личная подпись Расшифровка подписи Дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в территориальном органе, организации МЧС России (приказы, распоряжения, решения и протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, документы, отправляемые по СЭД, другие виды документов), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа подлинника документа.
На отправляемых (исходящих) документах на бумажном носителе визы проставляются на визовом экземпляре документа (подшиваемом в дело) на лицевой стороне последнего листа.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному визированию.
Согласование проекта документа с другими организациями (внешнее согласование) оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО Начальник Центрального архива МЧС России Личная подпись И.О. Фамилия Дата
Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, гриф согласования оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 30.10.2012 N 451/24
или
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления чрезвычайной страховой компании от 21.06.2014 N 10
Гриф согласования документа располагается на лицевой стороне служебного документа ниже подписи от левого поля.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
3.3.20. Реквизит «Оттиск печати».
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и наименованием территориального органа, организации МЧС России проставляется для подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, но может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, как правило, обозначаемом символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.
3.3.21. Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику проставляется ниже реквизита «Подпись» от левого поля и состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения, например:
Верно Наименование должности личная подпись И.О. Фамилия 10.05.2012
3.3.22. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа (на распорядительных документах — на оборотной стороне) в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:
И.В. Петров
(495) 624-45-67
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.
3.3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.3.24. Отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Регистрационный штамп также может содержать количество листов основного документа и приложений.
3.3.25. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу на лицевой стороне последней страницы или на каждом листе документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.
4.1. Приказы и распоряжения
4.1.1. Приказы и распоряжения издаются по наиболее важным вопросам в установленной сфере деятельности территориальных органов и организаций МЧС России, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности.
4.1.2. Приказы и распоряжения издаются:
в соответствии с поручением вышестоящей организации;
в соответствии с решениями коллегии территориального органа МЧС России;
в соответствии с поручениями начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России;
по инициативе структурных подразделений территориального органа, организации МЧС России.
4.1.3. Приказы издаются:
а) по вопросам основной деятельности территориального органа, организации МЧС России;
б) по личному составу;
в) по строевой части;
г) о командировании.
4.1.4. Распоряжения издаются по организационным, оперативным, хозяйственным вопросам или вопросам, рассчитанным на кратковременное действие.
4.1.5. Приказами по основной деятельности утверждаются штатные расписания (штаты), годовые и другие планы мероприятий; положения о структурных подразделениях территориального органа, организации МЧС России; регулируются вопросы финансового, материально-технического обеспечения, научно-технической политики; утверждаются итоги работы, результаты ревизий, инвентаризаций имущества; создаются коллегиальные, контрольные (ревизионные), научные, экспертные, методические и другие органы (рабочие группы, комиссии, советы); регулируются вопросы о временном исполнении обязанностей по невакантной должности начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России на период его временного отсутствия (командирование, отпуск); о поощрении; о привлечении к дисциплинарной ответственности; о выплате единовременных пособий и сумм возмещения ущерба сотрудникам или членам их семей в случае гибели (смерти) или причинения увечья; а также другие вопросы, определенные положением о территориальном органе, уставом организации МЧС России.
В образовательных организациях пожарно-технического профиля приказами по основной деятельности регулируются следующие вопросы: об утверждении решений приемной комиссии по зачислению в образовательную организацию (в том числе в адъюнктуру, аспирантуру, докторантуру); об утверждении решений государственной аттестационной комиссии об окончании образовательной организации (в том числе адъюнктуры, аспирантуры, докторантуры); об отчислении из образовательной организации или переводе в другую образовательную организацию; о переводе на другую форму (специальность) обучения; о переводе курсантов, слушателей, студентов, адъюнктов, аспирантов и докторантов на последующие курсы обучения; о прикреплении соискателем; другие вопросы, связанные с образовательной деятельностью.
4.1.6. Приказами по личному составу регулируются вопросы:
о заключении контрактов о прохождении военной службы (службы) и продлении сроков контрактов о прохождении военной службы (службы);
о назначении на воинские должности и должности, связанные с обеспечением деятельности Государственной противопожарной службы (далее — ГПС), приемом на федеральную государственную гражданскую службу и на работу;
о зачислении в распоряжение начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России;
о переводе (откомандировании) военнослужащих и сотрудников федеральной противопожарной службы (далее — ФПС) ГПС из МЧС России в другие федеральные органы исполнительной власти, в которых законодательством Российской Федерации предусмотрена военная служба (служба);
о прикомандировании сотрудников ФПС ГПС к органам государственной власти и организациям;
о приостановлении военной службы (службы);
о возложении временного исполнения обязанностей по вакантной должности;
о назначении на должность исполняющим обязанности по вакантной должности;
о присвоении и лишении воинского (специального) звания и восстановлении в воинском (специальном) звании;
о присвоении классного чина;
об увольнении с военной службы (службы), федеральной государственной гражданской службы и работы;
об исключении из списков личного состава умерших (погибших) или признанных в установленном порядке безвестно отсутствующими;
о зачислении в военные образовательные организации, адъюнктуру, докторантуру и об окончании военных образовательных организаций, адъюнктуры, докторантуры и отчислении из них;
об изменении учетных данных;
о присвоении личных номеров военнослужащим и сотрудникам ФПС ГПС;
о награждении наградами МЧС России;
об установлении выслуги лет для назначения процентной надбавки за выслугу лет;
об установлении должностных окладов, разрядов по единой тарифной сетке, месячных и иных дополнительных выплат регулярного характера и надбавок в соответствии с нормативными правовыми актами для сотрудников ФПС ГПС, федеральных государственных гражданских служащих и работников;
о предоставлении основного (дополнительного) отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им полутора и трех лет, а также учебных отпусков.
4.1.7. Приказами по строевой части регулируются вопросы:
о вступлении в воинскую должность (принятие дел и должности);
о зачислении военнослужащих в списки личного состава;
об исключении военнослужащих из списков личного состава;
о временном исполнении обязанностей по невакантной должности (кроме начальников (руководителей) территориальных органов, организаций МЧС России;
о нахождении военнослужащих на лечении и возвращении из медицинских учреждений;
об убытии военнослужащих в отпуск, на учебу, лечение и прибытие из отпуска, с учебы и лечения;
об установлении окладов по воинской должности, месячных и иных дополнительных выплат в соответствии с нормативными правовыми актами.
4.1.8. Проекты приказов и распоряжений готовят структурные подразделения территориального органа, организации МЧС России на основании поручений соответствующего начальника (руководителя) либо в инициативном порядке.
4.1.9. Приказы по личному составу и строевой части в территориальных органах, организациях МЧС России готовятся и оформляются структурным подразделением, на которое возложена работа с кадрами, в соответствии с требованиями Департамента кадровой политики МЧС России.
4.1.10. Приказы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, подготавливаются с соблюдением требований Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 N 05).
4.1.11. Право подписи приказов и распоряжений принадлежит начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России. На период отсутствия начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России (командировка, отпуск, болезнь) право подписи приказов и распоряжений предоставляется должностному лицу, на которого в установленном порядке возложено исполнение обязанностей начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России.
4.1.12. Приказы, распоряжения действуют до выполнения всех изложенных в них поручений или до их отмены (признания утратившими силу).
4.1.13. Признание утратившими силу приказов и утвержденных ими положений, правил, инструкций или внесение в них изменений производится только приказами.
4.1.14. Признание утратившими силу распоряжений производится как приказами, так и распоряжениями.
4.1.15. Внесение изменений в приказ, распоряжение производится путем издания приказа, распоряжения с новой редакцией их пунктов, подпунктов (абзацев), приложений к ним, а также путем исключения, дополнения или замены пунктов, подпунктов (абзацев), отдельных слов и словосочетаний.
Разработка и оформление проектов приказов и распоряжений
по основным вопросам деятельности
4.1.16. Обеспечение качественной подготовки приказов и распоряжений, их согласование возлагается на руководителей структурных подразделений территориальных органов, организаций МЧС России, которые готовят и представляют проект приказа (распоряжения) на подпись.
4.1.17. Контроль за правильностью оформления проектов приказов, распоряжений осуществляет структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, и структурное подразделение, созданное для правового обеспечения деятельности территориального органа, организации МЧС России, в том числе проведения правовой экспертизы правовых актов.
4.1.18. Разработка проекта приказа, распоряжения должна начинаться с изучения относящихся к теме законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации; договоров о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации; приказов, распоряжений, действующих по рассматриваемому вопросу; научной литературы; данных социологических и иных исследований, а также справочного материала.
4.1.19. Проекты документов, требующих финансового обеспечения, представляются на рассмотрение (согласование) руководству территориального органа, организации МЧС России с обязательным приложением финансово-экономических обоснований, в которых указываются:
основание для издания документа;
необходимые объемы ассигнований;
источники финансирования.
Финансово-экономические обоснования подлежат согласованию в установленном порядке с довольствующими структурными подразделениями.
К проектам приказов, распоряжений об организации и проведении мероприятий, предусмотренных планами основных мероприятий, разрабатываются сметы расходов, оформляемые в виде приложений к ним.
4.1.20. Структура распорядительного документа должна быть простой и удобной для работы. При большом объеме текста в проекте распорядительного документа излагаются лишь главные вопросы, а остальные излагаются в приложениях к распорядительному документу.
4.1.21. Термины, применяемые в распорядительных документах, должны соответствовать терминологии, принятой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и МЧС России, и должны употребляться в одном и том же значении в тексте проекта распорядительного документа и приложениях к нему.
При употреблении специальных терминов их значение должно быть разъяснено в примечаниях.
4.1.22. Проекты приказов и распоряжений оформляются на бланках установленного образца (приложения N N 6, 7).
4.1.23. Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним печатаются в одном экземпляре на одной стороне листа односортной бумаги качеством не ниже white, 80г/м2 формата A4 (210 x 297 мм), шрифтом Times New Roman, размером 14 в текстовом редакторе Word for Windows версии от 6.0 и выше. Первая строка каждого абзаца должна начинаться на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст проекта приказа, распоряжения печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левой и правой границам текстового поля и отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами. Обязательно оставление свободных от текста полей: с левой стороны листа — 2,0 см, с правой стороны — 1,0 см, сверху — не менее 2,0 см и снизу — не менее 2,0 см.
Печатание проектов приказов, распоряжений и приложений к ним нестандартным шрифтом не допускается.
4.1.24. Проект приказа, распоряжения должен содержать следующие реквизиты:
эмблема МЧС России;
краткое наименование вышестоящей организации — МЧС России;
полное наименование территориального органа, организации МЧС России;
наименование вида документа;
дата;
регистрационный номер;
место составления (издания) документа;
наименование документа (заголовок к тексту), кроме приказов по личному составу и строевой части;
текст;
подпись;
необходимые визы должностных лиц, которые располагаются на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения или на листе согласования;
отметка об исполнителе документа, которая располагается на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения и содержит инициалы и фамилию исполнителя документа, его рабочий телефон и личную подпись.
4.1.25. Заголовок к тексту приказа (распоряжения) должен кратко и точно отражать содержание текста документа. Заголовок печатается полужирным шрифтом размером N 14 одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
4.1.26. Текст приказа, распоряжения (кроме приказов по личному составу и по строевой части) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Она может начинаться словами «В целях…», «Во исполнение…», «В соответствии…» и т.д. Если распорядительный документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту (приложение N 17).
Констатирующая часть в приказах завершается словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается строчными буквами в разрядку обычным шрифтом (в распоряжениях — словом «п р е д л а г а ю»).
Если текст проекта распорядительного документа не имеет констатирующей части, то слово «п р и к а з ы в а ю» («п р е д л а г а ю») не пишется (приложение N 18).
4.1.27. В распорядительной части проекта приказа, распоряжения излагаются предписываемые действия (поручения), указываются исполнители (структурные подразделения, организации, должностные лица — с указанием должности) и устанавливается срок исполнения; делается запись о признании утратившими силу или о внесении изменений в ранее изданные распорядительные документы. Последний пункт распорядительной части приказа может определять должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).
4.1.28. Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов должна быть единой (сквозной) для всего распорядительного документа. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт должен выражать, как правило, одну законченную мысль, самостоятельное требование.
4.1.29. Примечания к пунктам проекта распорядительного документа могут быть только подстрочными (сноски).
Если в тексте проекта распорядительного документа упоминаются законодательные, иные нормативные правовые акты, то необходимо делать сноски с указанием даты издания и номера соответствующего акта и указанием официального источника его опубликования (например: Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 18, ст. 2060).
4.1.30. При необходимости внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение) в распорядительной части делается соответствующая запись, например:
«Внести изменения в приказ Главного управления МЧС России по Московской области от… N… «О создании…», дополнив пункт 2 абзацем следующего содержания: «…».
или:
«Пункт 1 приказа Главного управления МЧС России по Московской области от… N… «О создании…» изложить в следующей редакции:
«…».».
Изменения, вносимые в приказ и в документ, утверждаемый этим приказом (например, положение, правила и т.д.), могут быть оформлены в виде приложения к приказу.
При этом в тексте приказа делается запись: «Внести прилагаемые изменения в…». В приложении к приказу излагаются все вносимые изменения со ссылкой на конкретные пункты (приложение N 18).
Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный приказ (распоряжение), то текст одного из пунктов приказа (распоряжения) должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка. Например: «Признать утратившим силу приказ Главного управления МЧС России по Московской области от… N… «Об утверждении…».».
4.1.31. В тексте проекта приказа (распоряжения) дата и номер другого ранее изданного документа оформляется следующим образом:
при ссылке на приказ, изданный МЧС России, территориальным органом, организацией МЧС России, его дата и номер указываются арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год, номер (например: приказ МЧС России от 14.04.2008 N 189 «Заголовок приказа») (приложение N 17). В случае, когда приказ был зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, то об этом делается соответствующая запись, например: приказ МЧС России от 24.07.2006 N 418 «Заголовок приказа» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 30 ноября 2006 г., регистрационный N 8548);
для законодательных актов, нормативных правовых актов Президента и Правительства Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации дата и номер документа оформляются словесно-цифровым способом, например: Федеральный закон от 8 августа 2001 г. N 128-ФЗ «Заголовок».
4.1.32. К приказам и распоряжениям могут прилагаться планы, перечни, сметы расходов, списки и другие документы. Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа и должны быть подписаны руководителем структурного подразделения (или лицом, его замещающим), готовившего проект распорядительного документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте распорядительного документа. Листы каждого приложения должны иметь свою самостоятельную нумерацию, начиная со второго листа. Издание вместе с распорядительными документами материалов, не оговоренных в тексте, не допускается.
Если в тексте приказа дается ссылка на приложение, то на первом листе приложения в правом верхнем углу указывается: «Приложение N», а ниже следует наименование распорядительного документа, его дата и номер, например:
Приложение N 3
к приказу Северо-Западного
регионального центра
МЧС России
от 25.02.2012 N 16
4.1.33. Приложения к документам, вводимым в действие приказом (приложения к правилам, рекомендациям и т.д.), должны иметь свою нумерацию, начиная со второго листа. На этих приложениях в правом верхнем углу указываются пункты документов, в которых эти приложения упоминаются, например:
Приложение N 15
к п. 2.2.5 Правил
4.1.34. На проектах документов, содержащих информацию ограниченного доступа, проставляются соответствующие отметки: для сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения — «Для служебного пользования», для сведений, составляющих государственную тайну, — соответствующий гриф секретности.
Пометки оформляются в соответствии с п. 3.3.10 настоящей Инструкции.
4.1.35. В состав подписи приказа, распоряжения входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля шрифтом N 14 одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия печатаются от правого текстового поля с пробелом между инициалами и фамилией.
4.1.36. К приказам, распоряжениям о проведении мероприятий, требующих материальных, финансовых и других ресурсов, должна быть приложена смета расходов на проведение планируемых мероприятий, которая составляется структурным подразделением, готовившим распорядительный документ.
4.1.37. В территориальных органах и организациях МЧС России издаются также приказы о командировании.
В тексте приказа о командировании должны быть указаны: должность, воинское (специальное) звание (если имеется), фамилия, имя и отчество командируемого сотрудника, место назначения, планируемые даты начала и окончания командирования (или количество суток), цель командирования (приложение N 19).
В последнем пункте приказа указывается документ, послуживший основанием для командирования <1>.
———————————
<1> Основанием для командирования является план основных мероприятий, приказ вышестоящей организации, распоряжение МЧС России.
К проекту приказа о командировании должна быть приложена смета расходов и при необходимости — техническое задание.
4.1.38. При оформлении приказов о командировании одновременно оформляется командировочное удостоверение (приложение N 20).
Согласование проектов приказов и распоряжений
4.1.39. Проект распорядительного документа до представления на подпись должен быть согласован с заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности:
руководителем структурного подразделения, готовившего проект документа;
руководителями структурных подразделений, которым даются конкретные поручения, а также представители которых включены в состав комиссий, рабочих групп и т.п., утверждаемых проектом распорядительного документа;
начальником подразделения защиты информации;
руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России, в том числе проведение правовой экспертизы проектов правовых актов;
руководителем структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства;
другими должностными лицами по усмотрению начальника (руководителя) территориального органа, организации системы МЧС России.
В случае отсутствия руководителя структурного подразделения (отпуск, командировка, болезнь) распорядительные документы могут быть согласованы с должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя структурного подразделения в установленном порядке.
4.1.40. Проект распорядительного документа, предусматривающий расходы за счет средств федерального бюджета и внебюджетных источников финансирования (в том числе и командировочные расходы) либо предполагающий возникновение дополнительных обязанностей по финансированию расходов в результате его применения, в обязательном порядке подлежит согласованию с руководителем финансового подразделения (управления, отдела) территориального органа, организации МЧС России.
4.1.41. Согласование проекта распорядительного документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа проекта документа.
Срок действия виз — не более 30 дней.
4.1.42. Если в процессе согласования в проект распорядительного документа внесены изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию со структурными подразделениями, интересов которых касаются эти изменения, а также со структурным подразделением, созданным для правового обеспечения деятельности территориального органа, организации МЧС России, в том числе проведения правовой экспертизы правовых актов.
4.1.43. Порядок подготовки документа к согласованию внутри структурного подразделения определяет руководитель структурного подразделения.
Представление проектов приказов и распоряжений на подпись
4.1.44. Представление проектов распорядительных документов на подпись осуществляется в соответствии с порядком, установленным в территориальном органе, организации МЧС России.
4.1.45. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках установленного образца и, при необходимости, дополняются справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений (включая финансово-экономическое обоснование), а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
4.1.46. Контроль за соблюдением структурными подразделениями порядка оформления, согласования и представления на подпись проектов распорядительных документов осуществляется должностным лицом по определению начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России.
Регистрация и рассылка приказов и распоряжений
4.1.47. Регистрация приказов и распоряжений по основной деятельности (в том числе с отметкой «Для служебного пользования») осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, с использованием СЭД.
Регистрация приказов по личному составу и по строевой части осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами.
Порядок регистрации приказов о командировании определяется начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.
4.1.48. Регистрация распорядительных документов производится в день подписания документа. Порядковые номера присваиваются им в пределах календарного года. Приказы и распоряжения регистрируются отдельно друг от друга.
4.1.49. Распорядительные документы доводятся до должностных лиц, структурных подразделений и подчиненных территориальному органу организаций в соответствии с указателем рассылки. Исполнитель документа подписывает указатель рассылки и несет ответственность за его составление.
4.1.50. Рассылка копий приказов и распоряжений (кроме приказов и распоряжений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, по личному составу) осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в электронном виде с использованием СЭД или на бумажном носителе.
4.1.51. При необходимости может быть оформлена выписка из приказа.
Выписка из приказа по вопросам основной деятельности должна содержать все реквизиты приказа до распорядительной части и часть требуемого текста распорядительной части. При этом выше слова «приказ» справа должно быть написано слово «ВЫПИСКА». В конце выписки (после реквизита «подпись») проставляется заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Должностное лицо, которому предоставлено право заверять копии документов, определяется начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.
Если выписка из приказа состоит больше чем из одного листа, то она прошивается и заверяется на обороте начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Например:
"Пронумеровано и прошито
2 (два) листа.
Начальник отдела
документационного
обеспечения управления
В.В. Иванова"
4.1.52. Рассылка распорядительных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности.
4.1.53. Проекты приказов, издаваемые территориальным органом МЧС России совместно с другим территориальным органом федерального органа исполнительной власти (совместные приказы), оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с указанием наименований территориального органа МЧС России и территориального органа федерального органа исполнительной власти.
Наименования указанных территориальных органов печатаются прописными буквами центрованно относительно правого и левого полей и располагаются каждое на отдельной строке.
Наименование вида документа — П Р И К А З — печатается центрованно, в разрядку.
Констатирующая часть текста совместного приказа должна заканчиваться словом «п р и к а з ы в а е м».
Подписи руководителей территориальных органов размещаются ниже текста на одном уровне в порядке расположения наименований этих органов на первом листе документа (приложение N 21). При наличии более 2 подписей они располагаются в два или несколько рядов.
4.1.54. Проект совместного приказа готовится в необходимом количестве экземпляров (по одному для каждого автора документа). Подписи руководителей территориальных органов (либо лиц, замещающих их в установленном порядке) проставляются на каждом экземпляре.
4.1.55. Визы должностных лиц территориального органа МЧС России, осуществляющих согласование совместного приказа, располагаются на экземпляре территориального органа МЧС России.
4.1.56. Ответственность за согласование и подписание совместного приказа, основным разработчиком которого является территориальный орган МЧС России, возлагается на исполнителя документа. Проект совместного приказа может быть направлен по почте либо представлен лично исполнителем в другую организацию.
4.1.57. В случае, когда территориальный орган МЧС России является одним из соисполнителей совместного приказа (не разработчиком), согласование документа должностными лицами территориального органа МЧС России осуществляет структурное подразделение, которому было поручено принять участие в разработке совместного приказа.
4.1.58. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров территориального органа МЧС России и другого территориального органа федерального органа исполнительной власти — авторов приказа, проставленных через косую черту в порядке указания наименований организаций. Датой совместного приказа является дата наиболее поздней подписи.
4.2. Уставы, положения, инструкции
4.2.1. Под уставом организации понимается свод положений, правил деятельности организации, определяющий ее структуру, устройство, виды деятельности, ее взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в определенной сфере деятельности.
Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции, права, структуру, порядок и организацию деятельности какого-либо органа (комиссии, комитета, совета и т.д.), структурного подразделения или организации МЧС России в целом.
В отдельную группу выделяются положения о проведении конкурсов, смотров и других мероприятий.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Инструкции по основным видам деятельности издаются территориальным органом, организацией МЧС России только после согласования с соответствующим департаментом или управлением центрального аппарата МЧС России.
4.2.2. Положение, инструкция утверждаются приказом территориального органа, организации МЧС России или начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России (оформляются грифом утверждения). Внесение изменений в утвержденные положения, инструкции осуществляется изданием приказа или утверждением соответствующим должностным лицом.
Положение о территориальном органе, уставы организаций МЧС России утверждаются приказом МЧС России
Положения, инструкции, утвержденные приказом МЧС России, доводятся до исполнителей в порядке, установленном для приказов.
Положения о структурных подразделениях территориального органа, организации МЧС России утверждаются приказом территориального органа, организации МЧС России.
4.2.3. Порядок подготовки проекта положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.
4.2.4. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата A4.
Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту инструкции отвечает на вопрос «о чем?»; заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос «кого?».
Констатирующей частью текста положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты — арабскими цифрами.
4.3. Протоколы совещаний, заседаний
4.3.1. Протокол — организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на совещаниях, собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
4.3.2. Подготовка материалов к совещаниям, заседаниям осуществляется структурным подразделением, ответственным за их подготовку.
В ходе подготовки к проведению совещания, заседания составляется комплект документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, проекты решений или постановлений по каждому вопросу.
4.3.3. Решения, принятые на совещаниях, заседаниях, оформляются протоколами. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Оформление протоколов осуществляется структурным подразделением, ответственным за подготовку совещания, заседания.
4.3.4. Регистрация и рассылка протоколов заседаний коллегии территориального органа МЧС России, совещаний у начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России осуществляется в соответствии с разделом II настоящей Инструкции.
Оформление протоколов коллегии территориального органа МЧС России производится в соответствии с Положением о коллегии территориального органа МЧС России, утвержденном приказом МЧС России.
4.3.5. Подлинники протоколов и документы, приобщенные к ним, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
4.3.6. Протоколы заседаний технических комиссий, ученых советов, экспертных комиссий и т.д. оформляются в соответствии с положениями об этих органах.
4.3.7. Протоколы заседаний, проводимых в территориальном органе, организации МЧС России печатаются на бланке протокола установленной формы (приложения N N 22, 23) размером шрифта N 14 одинарным межстрочным интервалом и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа — ПРОТОКОЛ.
Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным интервалом и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Датой протокола является дата проведения заседания. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола состоит из знака «N» и порядкового номера протокола в пределах календарного года, проставляемого арабскими цифрами.
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте, печатается ниже предыдущих реквизитов и выравнивается по центру.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствовавшего на совещании (заседании), инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании).
Слова: «Председательствовал», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от левого поля, подчеркиваются, в конце слов ставится двоеточие. Инициалы и фамилии председательствующего и присутствующих печатаются у правой границы текстового поля.
Основная часть протокола печатается одинарным межстрочным интервалом и включает разделы, соответствующие рассматриваемым на совещании (заседании) вопросам, и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованно шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются одинарным межстрочным интервалом.
Затем указываются принятые по рассматриваемому вопросу решения.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
4.3.8. Протоколы заседаний советов, комиссий могут быть оформлены по форме, данной в приложении N 24.
4.3.9. Гриф ограничения доступа к документу (при необходимости) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа и центрируется по отношению к нему.
4.4. Акты
4.4.1. Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).
В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
В зависимости от назначения акты могут быть различного содержания: акты ликвидации организаций; приема-передачи (при смене руководства, приеме-передаче дел, материальных ценностей и т.д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных бланков строгой отчетности и т.д.; списания; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др.
4.4.2. Акты оформляются на специальных бланках (формах) или на стандартных листах бумаги.
Акты, оформленные на стандартных листах бумаги, имеют следующие реквизиты.
Гриф утверждения — печатается в правом верхнем углу.
Наименование вида документа — слово «АКТ» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выравнивается по центру.
Номер проставляется арабскими цифрами после слова «АКТ» на той же строке.
Заголовок отделяется от слова «АКТ» 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос, о чем составлен акт, например: о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
Текст акта отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением структурного подразделения, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии.
В констатирующей части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими порядок составления акта. Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1 экземпляр — МЧС России
2 экземпляр — Центральный региональный центр МЧС России
3 экземпляр — Главное управление МЧС России по Владимирской области.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании акта должности перед фамилиями не указываются.
Например:
Председатель комиссии ___________________________ И.О. Фамилия
(подпись)
Члены комиссии ___________________________ И.О. Фамилия
(подпись)
___________________________ И.О. Фамилия
(подпись)
___________________________ И.О. Фамилия
(подпись)
4.4.3. Особенности оформления ликвидационных актов и актов приема-передачи при ликвидации или реорганизации территориальных органов, организаций МЧС России.
При ликвидации территориального органа, организации МЧС России без передачи их функций другим органам управления, организациям МЧС России ликвидационный акт составляется в двух экземплярах, один из которых подлежит передаче по месту утверждения (МЧС России), а второй присоединяется к делам ликвидируемого территориального органа, организации МЧС России и передается в курирующий архив, чьим источником комплектования является соответствующий территориальный орган, организация МЧС России.
При реформировании территориального органа, организации МЧС России с передачей их функций другой организации акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается учредителю, второй — организации-правопреемнику в составе фонда.
В обязательном порядке в актах должно быть отражено состояние секретного и несекретного делопроизводства.
К акту должен прилагаться перечень документов и дел, переданных организации-правопреемнику и в соответствующий архив, с указанием номеров описей приема-сдачи и результата сверки журналов учета дел и документов.
Гриф утверждения (обязателен) располагается в правом верхнем углу.
В конце акта приводятся сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
4.5. Служебные письма
4.5.1. По содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы и другие.
4.5.2. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
4.5.3. Письма оформляются на бланках установленной формы (приложения N 9, 10).
Письмо имеет следующие реквизиты (приложение N 25):
Дата — проставляется цифровым способом. Датой письма является дата его подписания.
Исходящий номер — порядок проставления исходящих номеров на письмах указан в п. 2.4.5 настоящей Инструкции.
Адресат — печатается 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля, от центра текстового поля.
Наименование организации, структурного подразделения организации, наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом.
Инициалы и фамилия адресата отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.
Заголовок (аннотация) к тексту печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) одинарным межстрочным интервалом.
Строка заголовка к тексту письма не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка превышает 5 строк (140 печатных знаков) машинописного текста, то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.
Текст письма — отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, сообщаем) или от первого лица единственного числа (прошу, направляю, сообщаю).
Текст письма, как правило, состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.
Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:
Уважаемый …………………!
Господин ………………….!
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационный, правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: С уважением, …, Искренне Ваш, …
Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой. Например:
С уважением, Начальник Главного управления личная подпись И.О. Фамилия
Служебные письма должны быть написаны деловым стилем.
К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.
Особенностью делового стиля является использование устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:
В соответствии с…
В целях…
Направляем (представляем, высылаем) Вам…
Считаю целесообразным…
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:
В связи с крайне низкой эффективностью использования…,
а также в связи с недостаточной загруженностью… прошу
Вас решить вопрос о…
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
В сопроводительных письмах реквизит «Отметка о наличии приложений» располагается под текстом от границы левого поля и печатается одинарным межстрочным интервалом, и оформляется в соответствии с п. 3.3.16 настоящей Инструкции.
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и оформляется в соответствии с п. 3.3.17 настоящей Инструкции.
Визы должностных лиц, с которыми согласовывается проект письма, проставляются на визовом экземпляре (остающемся в организации) на лицевой стороне последнего (подписного) листа документа. Если письмо отправляется по каналам СЭД, визы оформляются на оборотной стороне последнего (подписного) листа подлинника документа.
Инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
4.6. Докладные и служебные записки, справки
4.6.1. Докладная записка — служебный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчет о ходе или завершении какой-либо работы). Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части описывают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, производят их анализ; во второй — излагают выводы и предложения.
4.6.2. Служебная записка — документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри учреждения (кроме прямых руководителей).
4.6.3. Справка — документ, содержащий описание, подтверждение тех или иных фактов, событий. Различают две группы справок: служебные и личные.
Служебные справки составляют по указанию вышестоящих органов или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений.
Справки личного характера удостоверяют какой-либо юридический факт. Они подготавливаются на трафаретных бланках, подписываются начальником территориального органа, организации МЧС России (при необходимости — главным бухгалтером), заверяются гербовой печатью. Справки личного характера регистрируются в журнале учета выдачи справок, который включается в номенклатуру дел.
4.7. Телеграммы
4.7.1. Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях или по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.
4.7.2. Телеграммы оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
наименование документа — ТЕЛЕГРАММА;
указание на категорию телеграммы (правительственная, срочная);
адресат и телеграфный адрес получателя (полный или условный);
текст;
подпись;
регистрационный номер, дата регистрации.
4.7.3. Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед реквизитом «адресат».
Адресом получателя телеграммы может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается указатель рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.
Текст печатается прописными буквами одинарным межстрочным интервалом и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки и исправления в тексте недопустимы.
Ниже текста проставляется наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его инициалы и фамилия.
Под наименованием должности проставляется регистрационный номер (в соответствии с п. 2.4.5 настоящей Инструкции) и дата.
Подпись располагается под чертой и включает наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи лица, подписавшего телеграмму (печатается строчными буквами, за исключением первой).
Визы проставляются на втором экземпляре, на лицевой стороне документа.
При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
4.8. Выполнение машинописных работ
4.8.1. Печатание служебных документов осуществляется в машинописных бюро (там, где они предусмотрены) или в структурных подразделениях непосредственно исполнителями с учетом требований, изложенных в разделе III настоящей Инструкции.
4.8.2. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге формата A4 на одной стороне листа.
На последней странице отпечатанного документа, на лицевой стороне в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа.
4.8.3. Печатание документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в соответствии с п. 6.13 настоящей Инструкции.
5.1. Контроль за исполнением документов и поручений в территориальных органах, организациях МЧС России осуществляется в целях своевременного и качественного их исполнения, включает в себя постановку на контроль, проверку хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов и поручений, снятие их с контроля и информирование руководства МЧС России, территориальных органов, организаций МЧС России об исполнении.
5.2. Обязательному контролю подлежат служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.
Контроль осуществляется за исполнением служебных документов как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные организации и подразделения.
5.3. Контроль за исполнением поручений осуществляют соответствующие структурные подразделения или отдельные должностные лица территориального органа, организации МЧС России, назначенные в установленном порядке руководителем территориального органа, организации МЧС России.
5.4. На служебных документах, содержащих поручения, в правом верхнем поле документа (или на бланке с указанием по исполнению документа) проставляется оттиск штампа «Контроль» с указанием срока исполнения.
5.5. Информация о контролируемых поручениях заносится в СЭД.
5.6. Ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных поручений возлагается на руководителей структурных подразделений, которым даны поручения.
При этом руководители структурных подразделений, указанных в поручении первыми, — головные исполнители, структурных подразделений, указанных последующими, — соисполнители, несут равную ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений.
5.7. Поручения подлежат исполнению в установленный в тексте срок или в месячный срок, если конкретный срок не установлен.
Поручения, содержащие указание «срочно», подлежат исполнению в 3-дневный срок, указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения.
Если в тексте поручения не указан срок исполнения и при этом продолжительность его исполнения по трудоемкости оценивается более одного месяца, то руководитель соответствующего структурного подразделения не менее чем за одну неделю до истечения месячного срока в рабочем порядке (в устной или письменной форме) проводит согласование контрольного срока с лицом, давшим поручение (или уполномоченным им лицом). При отсутствии соответствующих предложений от ответственного исполнителя (исполнителя) об установлении срока исполнения контрольного поручения срок устанавливается до одного месяца.
5.8. Письменные индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее — обращения) по вопросам компетенции МЧС России рассматриваются в срок не более 30 дней со дня их регистрации.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» <1>, срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
———————————
<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; 2010, N 31, ст. 4196; 2013, N 19, ст. 2307; 2013, N 27, ст. 3474.
Обращения граждан или организаций с информацией о возникших или возможных чрезвычайных ситуациях рассматриваются в срочном или оперативном порядке в зависимости от содержания поступившей информации.
5.9. Сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях от даты поручения.
Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
5.10. Непосредственные исполнители поручений должны своевременно сообщать в структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением поручений, информацию о ходе и состоянии исполнения поручений.
При получении информации от ответственных за ведение контроля за исполнением поручений в структурных подразделениях (либо от непосредственных исполнителей) структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением поручений, обновляет хранящуюся в СЭД информацию о состоянии исполнения поручений.
5.11. Информация о ходе исполнения и результатах контроля за исполнением докладывается на тематических селекторных и оперативных селекторных совещаниях.
5.12. Решение о снятии поручения с контроля принимается должностным лицом, давшим поручение (или лицом, им уполномоченным).
5.13. В исключительных случаях в связи с объективной невозможностью выполнения поручения в установленный срок, либо с вновь возникшими обстоятельствами, представляется мотивированное предложение об установлении нового срока исполнения поручения лицу, давшему поручение.
5.14. Письма граждан снимаются с контроля при представлении информации:
об ответе заявителю по существу обращения (с реквизитами письма заявителю);
о личной встрече исполнителя с заявителем и решении вопросов, изложенных в письме гражданина, с отметкой на обращении гражданина;
о направлении письма гражданина на рассмотрение в иные органы исполнительной власти или органы местного самоуправления, при одновременном извещении об этом заявителя.
5.15. При снятии с контроля структурным подразделением, осуществляющим контроль за исполнением поручений, на служебном документе, содержащем поручение, проставляется штамп «Снято с контроля», а информация об исполнении поручения вносится в СЭД.
Утратил силу. — Приказ МЧС России от 14.09.2020 N 684.
7.1. Составление номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, формируемых в структурных подразделениях территориальных органов, организаций МЧС России, с указанием сроков их хранения.
7.1.2. Номенклатура дел составляется в целях группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив территориального органа, организации МЧС России (далее — Архив), а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.1.3. В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, заводимых в делопроизводстве структурных подразделений территориального органа, организации МЧС России, в том числе справочные, контрольные, учетные картотеки, книги и журналы учета, личные дела <1>, базы данных.
———————————
<1> Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно действующих органов (например, рабочих комиссий, групп, создаваемых на период проведения каких-либо конкретных мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является территориальный орган, организация МЧС России.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.
7.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о территориальном органе, уставами организаций МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений ФПС ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом МЧС России от 19.06.2012 N 340, Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в МЧС России в форме электронных документов, утвержденным приказом МЧС России от 25.06.2012 N 353, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности территориального органа, организации МЧС России, их виды, состав и содержание.
7.1.5. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России (приложение N 28) составляется в последнем квартале текущего года на следующий год структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, при методической помощи Архива или лица, ответственного за Архив, на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с Архивом.
Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России размещается структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства в СЭД.
7.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России являются названия структурных подразделений, подразделов — названия отделов структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве территориального органа, организации МЧС России индексацией структурных подразделений в возрастающем порядке. При этом структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс — 1.
7.1.7. В организации МЧС России с небольшой численностью работников и отсутствием вследствие этого в штатном расписании конкретных структурных подразделений названия разделов номенклатуры дел могут представлять собой виды деятельности. Например: «Индекс 1. Делопроизводство», «Индекс 2. Финансовое обеспечение», «Индекс 3. Кадровое обеспечение» и т.д.
7.1.8. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России подписывается начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, и лицом, ответственным за Архив, согласовывается в установленном порядке экспертной комиссией территориально органа, организации МЧС России, а также, не реже одного раза в 5 лет, курирующим архивом, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России, после чего утверждается начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.
7.1.9. Как правило, номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России печатается в трех экземплярах. Первый (утвержденный) экземпляр номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего экземпляра в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, третий экземпляр передается в Архив для практического применения.
7.1.10. Согласованная в установленном порядке номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России в конце каждого года дорабатывается с целью внесения изменений в номенклатуру дел следующего года. Уточненная номенклатура дел на следующий год подписывается начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, утверждается начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.11. В случае существенного изменения функций и структуры территориального органа, организации МЧС России номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению в установленном порядке независимо от срока ее предыдущего согласования.
7.1.12. В течение года структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, могут вноситься изменения и дополнения в утвержденную номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России на основании предложений структурных подразделений, согласованных с Архивом и оформленных служебной запиской на имя начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России. Основанием для изменения и дополнения являются функциональные или организационно-штатные изменения в структурном подразделении. Согласованные изменения и дополнения к номенклатуре дел территориального органа, организации МЧС России вносятся структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства в СЭД.
7.1.13. Номенклатура дел структурного подразделения (приложение N 29) не реже 1 раза в 5 лет составляется ответственным за делопроизводство структурного подразделения (в электронном виде и в двух экземплярах на бумажном носителе), подписывается руководителем этого структурного подразделения, согласовывается с начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Один экземпляр согласованной номенклатуры дел остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр в срок до 1 октября представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для составления номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России.
В случае необходимости доработки номенклатуры дел она дорабатывается и представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 декабря.
Номенклатура дел структурного подразделения передается в Архив в электронном виде.
7.1.14. В течение следующих четырех лет согласованная номенклатура дел структурного подразделения уточняется и, в случае необходимости (функциональные и организационно-штатные изменения), дорабатывается. Изменения и дополнения в номенклатуру дел оформляются и согласовываются в установленном порядке.
В конце каждого года уточненная номенклатура дел на следующий год распечатывается (в одном экземпляре), подписывается руководителем этого структурного подразделения и подшивается в дело.
7.1.15. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в установленном порядке в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.
7.1.16. Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения являются названия отделов. В первый раздел (без названия) включаются дела общего для структурного подразделения делопроизводства, следующие разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве индексацией отделов структурных подразделений в возрастающем порядке.
7.1.17. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел, т.е. их систематизация, определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального органа, организации МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, финансовые документы, затем документы по основной деятельности структурного подразделения, в конце раздела располагаются заголовки дел по делопроизводству. Заголовки дел, заведенных по географическому или по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
7.1.18. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются следующим образом.
7.1.18.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленных в делопроизводстве территориального органа, организации МЧС России цифровых обозначений структурного подразделения, отдела структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: дело N 4-3-7, где 4 — индекс структурного подразделения, 3 — индекс отдела структурного подразделения, 7 — порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Резервные номера дел в номенклатуре дел не предусматриваются. При необходимости заведения новых дел они вносятся в установленном порядке (п. 7.1.12) в конец номенклатуры дел соответствующего структурного подразделения под следующим порядковым номером.
7.1.18.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «исходящая переписка», «входящие документы»), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований территориальных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, кроме официально установленных сокращений.
Заголовок дела может состоять из следующих элементов:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы, решения и т.д.);
название автора документа: территориального органа, организации системы МЧС России, комиссии и т.д. (кроме дел с перепиской);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
даты (хронологические рамки, период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела (если в дело подшиты копии), при этом в графе «Примечание» номенклатуры дел указывается — в каком структурном подразделении хранятся подлинники этих документов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Пример: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов).
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.
Пример: Протоколы заседаний экспертной комиссии Главного управления МЧС России по Московской области и документы к ним.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается этот вид документов во множественном числе.
Пример: Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по Московской области.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Пример: Переписка с Департаментом административной работы и правовой деятельности МЧС России по вопросам планирования мероприятий.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Пример: Переписка с подчиненными подразделениями об организации мероприятий радиационной, химической и биологической (бактериологической) защиты.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.
Пример: Переписка об организации материально-технического обеспечения.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Пример: План основных мероприятий Главного управления МЧС России по Московской области на 2013 год.
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание документов дела.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В этом случае в конце текущего года в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения.
Например, первоначально заголовок дела был «Акты приема-передачи должностей начальниками структурных подразделений Дальневосточного регионального центра МЧС России», а после уточнения (редакции) — «Акт приема-передачи должности начальником Управления тыла и вооружения Дальневосточного регионального центра МЧС России».
7.1.18.3. В графе 3 номенклатуры «Количество дел (томов)» вносятся сведения о количестве заведенных томов.
7.1.18.4. В графе 4 номенклатуры дел «Дата дела» отражаются хронологические рамки документов, подшитых в дело (крайние даты (число, месяц, год) заведения и окончания дела в делопроизводстве (например: «10.01.2012 — 28.12.2012»). Если дело является переходящим, то крайние даты указываются следующим образом: «15.01.2010 — по настоящее время».
7.1.18.5. В графе 5 номенклатуры дел «Количество листов» указывается количество листов, подшитых в деле (томе).
7.1.18.6. В графе 6 номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номера статей Перечня документов, с указанием сроков хранения.
7.1.18.7. В графе 7 номенклатуры дел «Примечание» делаются отметки о переходящих делах с указанием старого индекса дела в случае его изменения (например: «Переходящее с 2006 г. В 2011 — 2012 гг. — д.2-2-11»); об уничтожении дел; о передаче дел в Архив, в другие структурные подразделения или организации. В случае если дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» проставляется отметка «Не заводилось», при этом в графах 3, 4, 5 проставляются прочерки.
На экземпляре номенклатуры дел структурного подразделения могут указываться лица, ответственные за формирование дел.
Если дело (реестр, журнал учета) ведется в электронном виде, то в графе 7 проставляется отметка «Ведется в электронном виде» и указывается периодичность его распечатки (для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения).
7.1.19. Номенклатура дел структурного подразделения ведется в электронном виде в СЭД. При заполнении соответствующих полей в карточках дел автоматически заполняются графы 3, 4, 5 и 7 (частично) номенклатуры дел и итоговая запись о категориях и количестве заведенных в структурном подразделении дел.
7.1.20. По окончании календарного года ответственный за делопроизводство структурного подразделения делает отметки о закрытии дел, проверяет правильность заполнения всех граф номенклатуры дел, вносит необходимые дополнения и уточнения.
Номенклатура дел структурного подразделения с данными о заведении дел, а также итоговая запись распечатываются в двух экземплярах и подписываются ответственным за делопроизводство. Один экземпляр остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 марта следующего года для учета и внесения сведений в номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России.
7.2. Формирование дел
7.2.1. Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
7.2.2. Дела формируются как в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, так и в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за делопроизводство.
Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть сформированы в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Ответственный за ведение делопроизводства вносит данные о списании документов в дело путем заполнения соответствующего поля в регистрационно-контрольной карточке документа в СЭД.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства.
7.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. При этом в обязательном порядке проверяется наличие подписей на документах и их приложениях (на копиях документов подписи заверяются лицом, проставляющим регистрационный номер на документе), наличие регистрационного номера и даты, отметок об исполнении документа и списания документа «в дело» с указанием номера дела;
группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, судебные дела, контрольно-наблюдательные дела, истории болезни и другие переходящие дела (книги учета, журналы регистрации и т.д.);
помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
помещать электронные документы (электронные копии документов) в дела в соответствии с номенклатурой дел;
помещать в дела телеграммы и факсограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (кроме тех, подлинники которых отсутствуют).
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. В исключительных случаях, если объем документа незначительно превышает 250 листов или дело содержит только электронные документы, разрешается превысить указанный объем.
7.2.4. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, присланные в электронном виде, должны распечатываться и храниться на бумажном носителе.
7.2.5. Запрещается подшивать в одно дело документы постоянного и временного хранения.
7.2.6. Внутри дела документы располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.
7.2.7. Утвержденные документы группируются отдельно от проектов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы и др. формируются в дела того года, к которому относятся. Проекты этих документов формируются в делах года разработки.
7.2.8. Если документы, относящиеся к решению одного вопроса, датированы разными годами, то весь комплекс документов следует формировать в делах календарного года начала переписки.
Например, если документ-запрос поступил в 2012 году, а документ-ответ зарегистрирован в 2013 году, то оба документа подшиваются в дело за 2012 год.
7.2.9. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов могут составлять отдельный том, о чем на документе делается отметка, например: «Приложение к приказу подшито в дело N…».
Особенности формирования некоторых категорий дел
7.2.10. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам (по основной деятельности, по личному составу, о командировании). Внутри дела распорядительные документы располагаются сверху вниз по номерам.
7.2.11. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их формируют в самостоятельные дела по видам документов.
7.2.12. Протоколы заседаний группируются в дела по авторскому признаку (коллегии, совещаний у начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России и др.), внутри дела они располагаются сверху вниз по датам заседаний. Документы к протоколам (доклады, решения, списки приглашенных, повестки дня) подшиваются вместе с соответствующим протоколом. Документы, подготовленные для проведения заседаний (проекты решений, повесток дня; справки, графики и др.), формируются в отдельное дело.
7.2.13. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по авторскому признаку (например, поручения начальника регионального центра МЧС России). Внутри дела поручения располагаются сверху вниз по датам их поступления. Документы по исполнению поручения подшиваются вместе с ним, при этом первым подшивается само поручение, а затем все документы по его исполнению в хронологическом порядке.
7.2.14. Переписка группируется по направлениям деятельности в пределах календарного года, систематизируется в хронологической последовательности по дате регистрации исходящего документа или дате отметки об исполнении на входящем документе; документ-ответ помещается за документом-запросом.
7.2.15. Предложения, заявления и жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются в дела в алфавитном порядке фамилий заявителей (коллективные обращения — по фамилии гражданина, чья фамилия в учетных формах проставлена первой).
Предложения, заявления и жалобы граждан, содержащие сведения о недостатках, злоупотреблении, коррупции в системе МЧС России, группируются в самостоятельные дела, отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
7.2.16. Документы в личных делах государственных гражданских служащих располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Личные дела сотрудников ФПС ГПС и военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России формируются в соответствии с требованиями распорядительных документов МВД России и Минобороны России соответственно.
7.2.17. Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются внутри дел в алфавитном порядке фамилий сотрудников.
7.2.18. Личные карточки уволенных сотрудников изымаются из картотеки учета работающих сотрудников и в конце года формируются в дело по алфавиту фамилий.
7.2.19. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
7.3. Оформление дел
7.3.1. Дела, заведенные в делопроизводстве структурных подразделений, подлежат предварительному оформлению при их заведении и окончательному по завершении года. Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем Архива (лица, ответственного за Архив).
7.3.2. Оформление дела, включая дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, предусматривает:
подшивку дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление внутренней описи документов дела;
оформление реквизитов обложки дела.
Оформленные дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в папках типа «Корона» или в скоросшивателях.
Подшивка дел
7.3.3. Документы, составляющие дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на четыре прокола прочными шнурками в папку с гребешком, тремя клапанами и завязками (архивную папку) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
При подготовке дела к подшивке металлические и иные скрепления (скрепки, скобы, нитки и т.п.) удаляются. Не допускается передача дел в Архив в папках типа «Корона» и скоросшивателях.
7.3.4. Архивные папки с документами, исполненными на стандартных листах формата A4 (210 x 297 мм), должны иметь размеры 229 x 324 x 40 мм.
Если все листы документов дела превышают вышеуказанный формат (лицевые счета), архивные папки могут иметь соответствующие размеры.
7.3.5. Неформатные документы (карты, схемы, планы, чертежи и др.), документы по личному составу, которые ведутся в виде карточек (послужные карты и др.), а также небольшие брошюры, в целях их сохранности и удобства пользования вкладываются в конверты, которые подшиваются в архивные папки или хранятся в картонных футлярах (коробках, тубусах). Они могут составлять отдельные дела (тома дел), которые оформляются с составлением внутренней описи и листа-заверителя.
7.3.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек и др.) эти документы вкладываются в конверт, который наклеивается в конце дела на внутреннюю сторону архивной папки. Наличие невостребованных личных документов оговаривается во внутренней описи дела.
7.3.7. При подшивке листы документов выравниваются по левому (подшиваемому) и верхнему краям. Листы формата A5 подшиваются за верх левого края, листы формата A3 подшиваются за верх левого края и складываются под стандартный размер (210 x 297 мм). Подшивка за середину сложенного листа не допускается.
Проколы в документах, подшиваемых в дело, должны совпадать с проколами на гребешках архивной папки.
7.3.8. Документы, текст которых расположен не вдоль, а поперек листа (планы, схемы, графики и др.), следует подшивать так, чтобы было обеспечено свободное прочтение текста со стороны правого (неподшиваемого) края листа.
7.3.9. В начале дела подшивается чистый лист, за ним внутренняя опись документов дела, в конце дела — лист-заверитель дела.
Нумерация листов дела
7.3.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, подшитых в дело, все листы, кроме листов внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом.
Использование чернил, шариковой пасты и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.
7.3.11. Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами.
7.3.12. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно.
7.3.13. Подшитые в дела конверты нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
7.3.14. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
7.3.15. Сложенный лист большого формата разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.
7.3.16. Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками и т.п.), а также склейка из нескольких листов нумеруется как один лист.
7.3.17. Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.
7.3.18. Чистые листы не нумеруются.
7.3.19. Листы с указанием по исполнению документов (в случае, если резолюции оформляются на отдельных листах), а также листы согласования нумеруются как самостоятельные листы.
7.3.20. В приложениях к документам, в виде брошюр и типографских изданий, листы нумеруются в соответствии с п. 7.3.17 настоящей Инструкции.
7.3.21. Перенумерация ранее сформированного дела допускается только в случае изменения количества листов дела (переформирование, дополнительная подшивка документов и др.). При этом прежние номера листов аккуратно зачеркиваются, а рядом указываются новые. После перенумерации дела необходимо внести соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись или составить новые лист-заверитель и внутреннюю опись.
Составление заверительной надписи
7.3.22. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая оформляется на отдельном листе-заверителе (приложение N 30), подшитом в конце дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или последний лист дела. В журналах (книгах) лист-заверитель наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки в конце журнала (книги). В картотеках лист-заверитель складывается по формату карточки и размещается в конце картотеки.
7.3.23. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество листов в деле и количество листов внутренней описи, а также указываются особенности документов дела: наличие литерных и пропущенных номеров листов; листов с наклеенными документами и вырезками из газет; склеек с указанием количества склеенных листов; конвертов с вложениями; фотографий, чертежей, диаграмм, рисунков и др.
В журналах и книгах указывается количество заполненных листов.
7.3.24. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
7.3.25. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, изъятие документов) отмечаются в заверительной надписи.
Составление внутренней описи
7.3.26. Внутренняя опись составляется с целью учета документов, подшитых в дело. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение N 31).
При закрытии дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
7.3.27. К делам, в которые подшиваются документы, списываемые в СЭД, внутренняя опись формируется автоматически (в электронном виде). В конце года внутренняя опись проверяется, при необходимости корректируется и распечатывается (отдельно по каждому тому).
7.3.28. При изменении состава документов дела (изъятии документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» внутренней описи.
Оформление реквизитов обложки дела
7.3.30. На обложке дела (приложение N 32, 33) указываются реквизиты: наименование территориального органа, организации МЧС России; наименование структурного подразделения; наименование отдела структурного подразделения; индекс дела (номер тома); заголовок дела; крайние дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Все реквизиты оформляются черной шариковой ручкой или тушью. Допускается оформление обложки дела на компьютере.
7.3.31. Наименование территориального органа, организации МЧС России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально установленного сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Название структурного подразделения и отдела структурного подразделения указываются в соответствии со штатным расписанием (без сокращений).
7.3.32. При изменении наименования территориального органа, организации МЧС России (структурного подразделения, отдела структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение, отдел структурного подразделения) на обложке дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки (зачеркивание не допускается).
7.3.33. Заголовок и индекс дела указываются на обложке в соответствии с номенклатурой дел. В конце года при необходимости в заголовок дела вносятся уточнения и проводится редактирование заголовка (указываются виды документов; проставляются номера, даты; уточняется автор, корреспондент, место события и др.).
Пример: «Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по Московской области N N 1 — 7 за 2012 год».
7.3.34. Если дело состоит из одного тома, то номер тома не проставляется.
7.3.35. Если дело велось в течение нескольких лет (переходящее дело), то на обложку дела должны быть вынесены все индексы дела по номенклатурам дел за каждый год (если они изменялись).
Пример: «Дело N 1-22 (в 2008 — 2010 гг. — дело N 1-23».
7.3.36. На обложке дела должно быть указано фактическое количество листов в соответствии с итоговой записью листа-заверителя.
7.3.37. Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне документов с указанием сроков хранения. При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а рядом проставляются новые данные.
7.3.38. Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.
7.3.39. На обложке дела указываются крайние даты дела. Крайними датами являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, независимо от дат приложений к ним.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов, подшитых в данный том.
Если том сформирован из отдельного приложения, то датой является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
В деле, имеющем приложения к документам за более ранние годы, чем год образования дела, под датой дела вносится запись: «имеются документы за… годы».
Особенности указания крайних дат дела
7.3.40. Крайними датами дел, содержащих годовые планы и отчеты, является год, к которому они относятся. Например, датой дела «Сводные отчеты Главного управления МЧС России по Ярославской области о пожарах и последствиях от них за 2011 год» является 2011 год.
7.3.41. Крайними датами дела, содержащего утвержденные документы (акты, задания, инструкции и др.), являются даты утверждения первого и последнего документов, составляющих дело.
7.3.42. Крайними датами журнала (книги) являются даты первой и последней записи в журнале (книге).
7.3.43. Крайними датами дела, содержащего переписку, являются даты самого раннего и самого позднего документов дела. Если на входящий документ не было письменного ответа, то следует учитывать дату его исполнения (резолюции, списания в дело).
7.3.44. Крайними датами личного дела являются даты приема на работу и дата увольнения лица, на которое оно заведено.
7.3.45. При обозначении крайних дат дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Пример: «09 августа 2012 — 28 ноября 2012».
7.4. Хранение дел в структурных подразделениях
территориального органа, организации МЧС России
7.4.1. С момента заведения и до передачи в Архив документы хранятся по месту их формирования в дела.
7.4.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.
7.4.3. Дела должны храниться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в запирающихся шкафах или сейфах, обеспечивающих сохранность документов.
В целях оперативного поиска документов дела в шкафах (сейфах) располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой (или выписка из нее) помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.
7.4.4. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем передаются на хранение в Архив.
Дела временного (до 10 лет) хранения по истечении срока хранения уничтожаются по актам в установленном порядке (п. 8.3 настоящей Инструкции).
7.4.5. Завершенные делопроизводством дела, хранящиеся в структурном подразделении, при необходимости выдаются сотрудникам во временное пользование сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, под роспись в журнале учета выдачи дел.
Выдача дел сотрудникам других структурных подразделений осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения под роспись в журнале выдачи дел.
Дела выдаются сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело.
7.4.6. В соответствии с запросом от правоохранительного органа из структурного подразделения могут быть изъяты дела и отдельные документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случае изъятия дел составляется акт и проставляется соответствующая отметка в номенклатуре дел с указанием номера и даты акта. После возвращения дел в номенклатуре проставляется отметка о возврате.
В случае изъятия отдельного документа составляется акт, на место изъятого документа подшивается его заверенная копия и копия акта (оригинал акта хранится в соответствующем деле с актами). Во внутренней описи дела делается отметка об изъятии с указанием номера и даты акта. После возвращения документ подшивается в дело, из которого был изъят, его копия изымается и уничтожается, во внутренней описи производится отметка о возврате.
7.4.7. Запрещается делать на документах, находящихся в деле, любые пометки или вносить в них какие-либо изменения.
8. Документы территориальных органов, организаций МЧС России являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации. В Архив передаются завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в Архив в исключительных случаях по решению заместителя начальника территориального органа, организации МЧС России, курирующего вопросы делопроизводства, а также в случае ликвидации структурного подразделения без передачи его функций другому структурному подразделению.
Подготовка документов к сдаче в Архив включает работу по проведению экспертизы ценности документов; формированию и оформлению дел; составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
8.1. Экспертиза ценности документов
8.1.1. Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
8.1.2. Экспертиза ценности документов осуществляется путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место территориального органа, организации МЧС России в системе государственного управления, значимость выполняемых им функций, время и место образования документа.
К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, вид документа, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.
8.1.3. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; отборе дел на уничтожение, при подготовке дел к передаче в Архив.
8.1.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в территориальном органе, организации МЧС России создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК).
ЭК территориального органа, организации МЧС России создается приказом его начальника (руководителя) из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив.
8.1.5. Функции и права ЭК территориального органа, организации МЧС России, а также организация ее работы определяются положением.
Положение об экспертной комиссии утверждается начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России после согласования с курирующим архивом МЧС России, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России.
8.1.6. Протоколы заседаний ЭК территориального органа, организации МЧС России утверждаются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.
8.1.7. Основными функциями ЭК территориального органа, организации МЧС России являются:
организация ежегодного отбора документов для архивного хранения;
рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;
рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
подготовка и внесение на рассмотрение Центральной экспертной комиссии МЧС России предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующим Перечнем документов с указанием сроков хранения;
рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических указаний по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);
рассмотрение описей особо ценных дел.
8.1.8. В состав ЭК территориального органа, организации МЧС России включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, включая структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, а также сотрудник, ответственный за Архив.
Председателем ЭК назначается заместитель начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России, курирующий вопросы организации делопроизводства и архивной работы.
Обязанности секретаря ЭК возлагаются на сотрудника, ответственного за Архив.
8.1.9. Протоколы ЭК, содержащие решения об изменении сроков хранения документов, установленных действующим Перечнем документов с указанием сроков хранения; об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующим Перечнем, утверждаются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России после их рассмотрения и согласования с Центральной экспертной комиссией МЧС России и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве.
8.1.10. Документирование деятельности ЭК территориального органа, организации МЧС России, формирование дел, образовавшихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии.
8.1.11. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и Перечней документов с указанием сроков хранения.
8.1.12. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
8.1.13. Отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел не допускается. Все дела подлежат полистному просмотру.
При полистном просмотре дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и черновики документов.
Дела с отметкой «ЦЭК» также полистно проверяются с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению.
8.1.14. Дела с отметкой «ЦЭК», содержащие документы постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы, подлежащие хранению, присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов структурного подразделения.
На обложках дел, прошедших экспертизу ценности, зачеркивается отметка «ЦЭК».
8.1.15. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив в структурных подразделениях проводится отбор на уничтожение дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения, утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности.
8.1.16. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются описи документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (в том числе по личному составу) и акты о выделении документов к уничтожению. Порядок оформления описей и актов представлен в разделах 8.2 и 8.3 настоящей Инструкции.
8.1.17. Срок хранения дела исчисляется с 1 января года, следующего после завершения его делопроизводством. Самопроизвольное изменение сроков хранения дел не допускается.
8.1.18. Уничтожение дел без проведения экспертизы ценности документов запрещается.
8.2. Составление и оформление описей дел
8.2.1. Опись дел представляет собой архивный справочник, содержащий систематизированный перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
8.2.2. Описи дел структурных подразделений (далее — сдаточные описи) составляются в двух экземплярах ежегодно по установленным формам (приложения N N 34 — 36) ответственным за делопроизводство под непосредственным методическим руководством структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства и Архива.
8.2.3. Сводные описи дел (далее — архивные описи) территориального органа, организации МЧС России составляются Архивом на основе сдаточных описей дел структурных подразделений. Архивные описи рассматриваются на заседании ЭК территориального органа, организации МЧС России.
8.2.4. Сдаточные описи составляются не позднее чем через два года после завершения дел делопроизводством.
8.2.5. Ответственность за своевременное и качественное составление сдаточных описей и сдачу дел на хранение в Архив несут руководители структурных подразделений.
8.2.6. При составлении сдаточной описи проверяется качество формирования и оформление дел; соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел структурного подразделения.
Проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, подшитых в дело; качество подшивки дела; нумерация листов; оформление внутренней описи, заверительной надписи и обложки дела.
Выявленные нарушения установленных правил формирования и оформления дел должны быть устранены ответственным за делопроизводство.
8.2.7. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителем структурного подразделения принимаются меры по их поиску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе со сдаточной описью дел структурного подразделения в Архив.
8.2.8. Описательная статья сдаточной описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел, пометка ДСП проставляется при этом под индексом дела;
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела и статья по перечню (кроме описей дел постоянного хранения).
8.2.9. При составлении сдаточной описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; при этом к индексу дела добавляется через косую черту номер тома.
Пример: дело N 1-4-20/2;
систематизация дел должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;
дела с пометкой ДСП включаются в описи несекретных дел;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях формирования и их физического состояния и др.
8.2.10. В конце сдаточной описи дел структурного подразделения делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
8.2.11. Сдаточная опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии, визируется лицом, ответственным за Архив, согласовывается с начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, и утверждается руководителем структурного подразделения.
8.3. Составление и оформление актов о выделении
к уничтожению дел и документов
8.3.1. Составление актов о выделении к уничтожению дел и документов (в том числе электронных) производится после составления годовых разделов описей дел за этот же период.
8.3.2. Акт о выделении к уничтожению дел структурных подразделений составляется сотрудником, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, и согласовывается с начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства (приложение N 37).
На типографские печатные издания (книги, справочники, брошюры, журналы и пр.) составляются отдельные акты, не требующие согласования.
8.3.3. Акты имеют порядковую, валовую нумерацию в течение календарного года в пределах структурного подразделения.
8.3.4. Ответственность за своевременное и качественное составление актов и уничтожение дел и документов несут руководители структурных подразделений.
8.3.5. Описательная статья акта о выделении к уничтожению дел включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по акту;
индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел;
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество дел (томов, частей);
срок хранения и статья по перечню;
примечание.
8.3.6. При составлении акта о выделении к уничтожению дел соблюдаются следующие требования:
дела с пометкой ДСП включаются в акты несекретных дел;
в акт включаются дела с одинаковым сроком хранения, законченные делопроизводством одного года. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, включаются в один акт, а дела с пятилетним сроком хранения, законченные в том же году, — в другой;
названия разделов (отделов структурных подразделений) указываются перед группой заголовков дел этого отдела;
каждое дело вносится в акт под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), имеющих общий заголовок, то допускается указывать их в акте под одним порядковым номером, при этом в графу «Индекс дела» вносится индекс каждого тома или части (1-4-8/1; 1-4-8/2 и т.д.), в графе «Количество дел (томов, частей) указывается общее количество томов, а в графе «Заголовок дела» указываются номера томов (частей).
Пример: Приказы о командировании. Копии. Тома 1 — 4;
систематизация дел должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;
графы акта заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела после проведения редактирования при экспертизе ценности;
графа «Примечание» используется для отметок об уничтожении дел.
8.3.7. В конце акта о выделении к уничтожению дел оформляется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) общее количество дел (с учетом количества томов), подлежащих уничтожению.
8.3.8. Акты о выделении к уничтожению дел составляются в двух экземплярах, один из которых (вместе с электронной копией) передается в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для составления сводных актов (приложение N 38), второй остается в структурном подразделении.
8.3.9. Сводные акты о выделении к уничтожению дел рассматриваются на заседаниях ЭК территориального органа, организации МЧС России после утверждения сводной описи дел постоянного хранения за этот же период курирующим архивом, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России. Сводные акты утверждаются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России и только после этого документы, включенные в эти акты, могут быть уничтожены.
8.3.10. Уничтожение дел и документов производится путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинах.
Сжигание или механическая переработка документов должны производиться до полного их уничтожения членами комиссии в количестве не менее двух человек.
8.3.11. Перед уничтожением дел комиссия сверяет индексы и заголовки дел, количество дел (томов, частей) с записями в акте.
8.3.12. Перед уничтожением документов комиссия тщательно сверяет номера и наименования документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета.
Все вносимые в акты исправления должны быть оговорены и заверены подписями всех членов комиссии.
8.3.13. После уничтожения документов сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, или ответственный за делопроизводство структурного подразделения, в котором хранились документы, производит отметки об уничтожении документов в книгах, журналах учета и номенклатуре дел с указанием номера и даты акта.
8.4. Передача дел в архив территориального органа,
организации МЧС России
8.4.1. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, передаются в Архив по сдаточным описям.
Описи представляются в электронном виде и два экземпляра на бумажном носителе, один из которых возвращается в структурное подразделение после соответствующего оформления.
Номер сдаточной описи присваивается Архивом по книге учета сдаточных описей (приложение N 39).
Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в Архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.4.2. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Архивом и структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, и утвержденному курирующим делопроизводство заместителем начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России.
8.4.3. Прием дел производится сотрудником Архива в присутствии ответственного за делопроизводство сотрудника структурного подразделения, сдающего дела. Во время приема-передачи дел проверяется правильность их формирования и оформления, все выявленные при проверке недостатки устраняются сотрудником структурного подразделения.
8.4.4. При приеме-передаче дел в графе «Примечание» сдаточной описи против каждого дела, включенного в нее, сотрудником Архива делается отметка о наличии дела.
В конце каждого экземпляра сдаточной описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в Архив дел.
8.4.5. Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные журналы и картотеки на документы, программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
8.4.6. После передачи дел в Архив ответственными за делопроизводство структурных подразделений в номенклатуре дел (в графе «Примечание») проставляются отметки о сдаче дел в Архив с указанием номера и даты описи.
8.5. Порядок выдачи и использования документов, хранящихся
в архиве территориального органа, организации МЧС России
8.5.1. Дела, хранящиеся в Архиве, выдаются для ознакомления и использования в служебных целях в помещении Архива, а также во временное пользование (за пределы Архива).
8.5.2. Во временное пользование дела выдаются по письменному запросу на срок, не превышающий:
1 месяц — работникам структурных подразделений территориальных органов, организаций МЧС России;
3 месяца — сторонним организациям Российской Федерации.
При необходимости органам суда и прокуратуры дела выдаются до принятия решения по делу.
8.5.3. Выдача дел из Архива работникам структурных подразделений осуществляется в соответствии с заказами (требованиями) на выдачу дел (приложение N 40). Разрешение на выдачу дел дает начальник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства.
8.5.4. Требование на выдачу архивного дела должно быть согласовано с руководителем того структурного подразделения, из которого дело поступило в Архив. В случае ликвидации структурного подразделения, сдавшего дела, требование согласовывается с руководителем подразделения-правопреемника.
8.5.5. Выдача архивных дел, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится по письменному запросу руководителя структурного подразделения, согласованного с начальником отдела по защите информации и руководителем структурного подразделения, в ведении которого находилось дело. Разрешение на выдачу этих дел дает заместитель начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России, курирующий вопросы делопроизводства.
Выдача указанных дел во временное пользование вне помещения Архива не производится.
8.5.6. Выдача дел во временное пользование другим организациям оформляется актом (приложение N 41). Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в Архиве. При возврате дел из временного пользования в обоих экземплярах акта делаются соответствующие отметки.
8.5.7. При работе с архивными документами запрещается расшивать дела, изымать листы, изменять внешний вид документов (подчеркивать текст, делать пометки, загибать листы и т.п.).
8.5.8. При выдаче дел из Архива каждое дело заносится в книгу выдачи дел (приложение N 42), а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель (приложение N 43). При возврате дела в карте-заместителе делаются соответствующие отметки и она помещается в дело для использования при последующей выдаче.
Каждое выдаваемое из Архива дело должно иметь лист использования (приложение N 44), который подклеивается за верхний край к внутренней стороне обложки дела.
8.5.9. Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело.
При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками Архива составляется акт в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю структурного подразделения (организации), использовавшему документы, для привлечения виновных к ответственности, другой — докладывается руководству территориального органа, организации МЧС России, и после рассмотрения остается в Архиве.
8.5.10. В соответствии с запросом от правоохранительного органа из Архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 7.4.6 настоящей Инструкции).
8.5.11. Документы Архива могут использоваться при проведении выставок, конференций, при подготовке документальных публикаций в целях освещения деятельности организации системы МЧС России.
8.5.12. Документы на выставках и в музеях, как правило, экспонируются в виде копий. В качестве наглядных пособий по документам Архива могут быть подготовлены тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы и т.д.).
8.5.13. Изготовление копий с архивных документов производится на основании письменного обращения руководителя структурного подразделения (организации) и с разрешения начальника структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства.
8.5.14. Выдача подлинников отдельных архивных документов производится в исключительных случаях по решению начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России.
9.1. При смене ответственного за ведение делопроизводства производится полная проверка наличия дел и документов текущего делопроизводства путем сверки их с учетными данными, что отражается в акте приема-передачи дел.
В акте приема-передачи дел отражается за каждый год в отдельности количество учтенных и имеющихся в наличии документов, дел по всем видам учета, а также обнаруженные недостатки в ведении делопроизводства.
Акт подписывается лицом, сдающим дела, лицом, принимающим их, и утверждается руководителем структурного подразделения.
9.2. При смене лица, ответственного за Архив, для проведения приема-передачи дел создается комиссия в составе не менее трех человек. Дела передаются в установленном порядке с оформлением акта приема-передачи.
9.3. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России с передачей всех или части его функций другому структурному подразделению (подразделениям) документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности.
Прием-передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи документов (приложение N 45) и акту приема-передачи дел (приложение N 46).
9.3.1. При осуществлении приема-передачи документов ответственными за прием-передачу проводится проверка наличия документов, находящихся на исполнении в реорганизуемом подразделении, функции (часть функций) которых передаются вновь создаваемому структурному подразделению. В ходе проверки сверяются данные журналов учета с фактическим наличием документов.
Акт приема-передачи документов составляется в трех экземплярах, один экземпляр акта передается в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, второй — вновь созданному структурному подразделению, принявшему документы, третий — хранится в структурном подразделении, передавшем документы.
В журналах учета входящих документов реорганизуемого структурного подразделения делаются отметки о передаче документов, при этом указывается, куда и по какому акту они переданы.
9.3.2. При осуществлении приема-передачи дел проводится проверка наличия дел текущего делопроизводства и за предыдущие годы в реорганизуемых структурных подразделениях, функции (часть функций) которых передаются. В ходе проверки сверяются учетные данные номенклатур с фактическим наличием дел.
Акт приема-передачи дел составляется в трех экземплярах, один экземпляр акта передается в Архив, второй — принявшему дела структурному подразделению, третий — хранится в структурном подразделении, передавшем дела.
В номенклатуре дел реорганизуемого структурного подразделения делаются отметки о передаче дел, при этом указывается, куда и по какому акту они переданы.
9.4. В случае ликвидации структурного подразделения без передачи его функций другому структурному подразделению ответственный за ведение делопроизводства этого подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения дел. Передача дел осуществляется по сдаточным описям дел и номенклатуре дел.
9.5. При ликвидации или реорганизации территориального органа или организации МЧС России с передачей всех или части их функций другому органу управления или организации МЧС России последняя принимает все передаваемые документы и дела текущего делопроизводства, а также Архив по акту, утвержденному начальниками (руководителями) обоих территориальных органов или организаций МЧС России.
В случае, если функции реорганизуемого территориального органа, организации МЧС России передаются нескольким территориальным органам, организациям МЧС России, документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности по актам в установленном порядке. Документы архива реорганизуемого территориального органа, организации МЧС России передаются в один из них или в архив вышестоящей организации.
9.6. При ликвидации территориального органа, организации МЧС России все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче на постоянное хранение в архивы, источниками комплектования которых являлись территориальный орган, организация МЧС России. В этом случае дела временного (менее 10 лет) срока хранения, утратившие практическое значение, могут быть уничтожены в установленном порядке до истечения срока их хранения.
9.7. Все материалы по передаче документов и дел при ликвидации или реорганизации территориального органа, организации МЧС России включаются отдельным пунктом в ликвидационный акт, оформленный в установленном порядке.
9.8. При ликвидации или реорганизации территориального органа, организации МЧС России, структурного подразделения все дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
26 ноября 2014 г.
АКТ
Настоящий акт составлен "__" ________ 20__ г.
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения, созданного
для ведения делопроизводства)
в том, что при вскрытии пакета (бандероли) за N _________, поступившего(ей)
"__" ___________ 20__ г. из _______________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
на имя (в адрес) __________________________________________________________
не оказалось (обнаружено) _________________________________________________
___________________________________________________________________________
Руководитель структурного
подразделения, созданного
для ведения делопроизводства подпись И.О.Фамилия
Должность сотрудника,
вскрывшего пакет (бандероль) подпись И.О.Фамилия
Форма акта об отсутствии документа или его отдельных листов
|
N п/п |
Откуда поступил пакет, дата и время поступления |
Номера документов, указанные на пакете |
Подпись лица, получившего пакет |
Подпись сотрудника структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, получившего пакет, дата и время |
Форма журнала учета поступающих пакетов
Документы с отметкой «Для служебного пользования».
Документы, содержащие персональные данные <1>:
— личные дела;
— представления о назначении, увольнении, награждении, присвоении званий;
— справки о доходах, расходах;
— заявки на участие в конкурсе на замещение вакантной должности;
— служебные характеристики;
— послужные списки;
— сведения об изменении персональных данных;
— статистические отчеты о штатной и списочной численности территориальных органов и организаций МЧС России;
— ответы на запросы по подтверждению персональных данных из фискальных органов;
— медицинские направления в лечебно-профилактические учреждения.
Документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, нотариально заверенные, а также сшитые документы.
Объемные приложения к документам (приложения объемом более 200 листов, брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4).
———————————
<1> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных».
|
Главное управление МЧС России по Московской области |
|
Н.В.Васильевой |
|
Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа. |
|
Начальник Главного управления |
|
И.О. Фамилия |
|
«__» октября 20__ г. |
|
вх. N |
Образец оформления резолюции
«__» _____________ 20__ г.
|
N |
Куда адресован пакет (город, область) |
Кому адресован пакет (подробное наименование адресата) |
N N документов |
Вес пакета |
Сумма сбора за доставку |
Примечание (подпись, дата) |
|
|
руб. |
коп. |
||||||
|
ИТОГО пакетов: |
Примерная форма реестра на отправляемую корреспонденцию
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ
И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПО ПРИМОРСКОМУ КРАЮ
___________________________________________________________________________
ПРИКАЗ
_____________________ г. Владивосток N __________
Образец бланка приказа
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ
И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПО ПРИМОРСКОМУ КРАЮ
___________________________________________________________________________
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_____________________ г. Владивосток N __________
Образец бланка распоряжения
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ
И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПО ПРИМОРСКОМУ КРАЮ
___________________________________________________________________________
ПРОТОКОЛ
Образец бланка протокола
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПО РЕСПУБЛИКЕ МОРДОВИЯ
(Главное управление МЧС России
по Республике Мордовия)
ул. Косарева, 40, г. Саранск, 430031
Телефон: 28-86-00 Факс: 28-86-29 (код 834-2)
E-mail: mchs-rm@moris.ru
____________________ N _____________________
На N ____________ от _______________________
Образец бланка с угловым расположением реквизитов
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПО РЕСПУБЛИКЕ МОРДОВИЯ
Отдел государственного пожарного
надзора г. Саранска
ул. Косарева, 40, г. Саранск, 430031
Телефон: 28-86-00 Факс: 28-86-29 (код 834-2)
E-mail: mchs-rm@moris.ru
____________________ N _____________________
На N ____________ от _______________________
Образец бланка с угловым расположением реквизитов
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПО РЕСПУБЛИКЕ МОРДОВИЯ
(Главное управление МЧС России
по Республике Мордовия)
ул. Косарева, 40, г. Саранск, 430031
Телефон: 28-86-00 Факс: 28-86-29 (код 834-2)
E-mail: mchs-rm@moris.ru
____________________ N _____________________
На N ____________ от _______________________
ПРЕДПИСАНИЕ N __________
на выполнение задания
"__" _____________ 20__ г.
___________________________________________________________________________
(должность)
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
командируется в ___________________________________________________________
(наименование организации)
в целях ___________________________________________________________________
(указать конкретно)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Начальник
Главного управления Подпись Расшифровка подписи
М.П.
000000
(Лицевая сторона)
Продолжение приложения N 11
Разрешаю __________________________________________________________________
(с чем ознакомить, что конкретно предоставить)
"__" _____________ 20__ г. _____________ __________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
_____________________________ допущен(а) к _____________________ сведениям.
(инициалы, фамилия (степень секретности)
командированного лица)
Ему(ей) разрешен доступ в помещение _______________________________________
(N или наименование помещения)
в сопровождении ___________________________________________________________
(должность, фамилия и инициалы сопровождающего лица)
Руководитель режимно-
секретного подразделения _______________ "__" _____________ 20__ г.
(подпись)
СПРАВКА
_________________________________________ ознакомлен(а) ___________________
(фамилия, инициалы командированного лица) (указать, с какими
___________________________________________________________________________
работами, документами или изделиями, какова степень их секретности)
___________________________________________________________________________
_____________________________________________ ___________________ _________
(должность лица, принявшего командированного) (фамилия, инициалы) (подпись)
Подпись ознакомившегося _____________ ____________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ______________ 20__ г.
(Оборотная сторона)
Форма предписания на выполнение задания
|
N п/п |
Дата поступления бланков |
Количество |
N N экземпляров |
Фамилия, имя и отчество получившего бланки |
Расписка исполнителя в получении бланка(ов) |
Использование бланка (N акта на уничтожение и дата или подшивка в дело N, или учетный N документа и дата) |
Форма журнала
учета использования бланков строгой отчетности
УТВЕРЖДАЮ
__________________________________________________
(начальник (руководитель) территориального органа,
__________________________________________________
организации МЧС России)
__________________________________________________
"__" _____________________ 20__ г.
АКТ
об уничтожении бланков строгой отчетности
Комиссия в составе ____________________________________________________
(должности и Ф.И.О. членов комиссии)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
отобрала к уничтожению следующие бланки строгой отчетности:
|
N N п/п |
Номер бланка |
Наименование бланка |
|
1 |
2 |
3 |
Продолжение приложения N 13
|
1 |
2 |
3 |
Всего подлежит уничтожению ____________________________________________
(количество прописью)
наименование(я) бланков строгой отчетности.
Члены комиссии: 1. ________________________
(подпись, Ф.И.О.) 2. ________________________
3. ________________________
4. ________________________
5. ________________________
Правильность произведенных записей с данными учета сверил _____________
__________________________________________________________________________.
(подпись, Ф.И.О., должность)
Бланки перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью
уничтожили путем _________________________________________________________.
"__" _______________ 20__ г.
Члены комиссии: ___________________________
(подпись, Ф.И.О.) ___________________________
___________________________
Отметки об уничтожении бланков в журналах учета использования произвел
________________________________________________.
(подпись, Ф.И.О., должность)
"__" ______________ 20__ г.
Форма акта об уничтожении бланков строгой отчетности
|
Наименование реквизита |
Код реквизита |
|
Государственный герб Российской Федерации |
01 |
|
Герб субъекта Российской Федерации |
02 |
|
Эмблема организации |
03 |
|
Код организации по ОКПО |
04 |
|
Код формы документы по ОКУД |
05 |
|
Наименование организации |
06 |
|
Справочные данные об организации |
07 |
|
Наименование вида документа |
08 |
|
Дата документа |
09 |
|
Регистрационный номер документа |
10 |
|
Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
11 |
|
Место составления или издания документа |
12 |
|
Гриф ограничения допуска к документу |
13 |
|
Адресат |
14 |
|
Гриф утверждения документа |
15 |
|
Резолюция |
16 |
|
Заголовок к тексту |
17 |
|
Отметка о контроле |
18 |
|
Текст документа |
19 |
|
Отметка о наличии приложения |
20 |
|
Подпись |
21 |
|
Гриф согласования документа |
22 |
|
Визы согласования документа |
23 |
Продолжение приложения N 14
|
Наименование реквизита |
Код реквизита |
|
Печать |
24 |
|
Отметка о заверении копии |
25 |
|
Отметка об исполнителе |
26 |
|
Отметка об исполнении документа и направления его в дело |
27 |
|
Отметка о поступлении документа в организацию |
28 |
|
Идентификатор электронной копии документа |
29 |
│ 20 │ 73 │ │ 88 │ 10 │
│<──────>│<──────────────────────>│ │<──────────────────────────────>│<──>│
│ │ │ │ │ │
─────├────────┴────────────────────────┴────┴────────────────────────────────┴────┤──────
/\ │ │ /\
3 │ │ │ │
\/ │ │ │
─────│ ─────┌─────────────────────────┐ ┌────────────────────────────────┐ │ │
/\ │ /\ │01 02 │ │ 16 19 │ │ │
│ │ 17│ │ 03 │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │ │ │
│ │ ─────├─────────────────────────┤ ├────────────────────────────────┤ │ │
51│ │ │08 09 10 │ │ 15 │ │ │
│ │ │04 05 06 07 │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
─────│ ├─────────────────────────┤ │ │ │ │
/\ │ │11 12 │ │ 17 │ │ │
│ │ │13 │ │ │ │ │
22│ │ │14 │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
─────│ ├─────────────────────────┤ │ │ │ │
/\ │ │18 │ │ │ │ │
18│ │ │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
─────│ ├─────────────────────────┴───┴────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │20 │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ 297│
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
─────│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │21 22 25 │ │ │
20│ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │
─────│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │23 24 26 │ │ │
│ │ │27 │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
40│ │ ─────├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │28 30 29 │ │ │
│ │ 16│ │ │ │ │
\/ │ \/ │ │ │ │
─────│ ─────└──────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ │
/\ │ │ │
20│ │ │ │
\/ │ │ \/
─────└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘──────
│ 210 │
│<───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
Схема
расположения реквизитов документов и границы зон
на формате A4 углового бланка
│ 20 │ │ 10 │
│<──────>│ │<──>│
│ │ │ │
─────├────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────┴────┤──────
/\ │ │ /\
3 │ │ │ │
\/ │ │ │
─────│ ─────┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │
/\ │ /\ │01 02 03 16 19 │ │ │
│ │ 17│ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
│ │ ─────├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │08 09 10 │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ 20│ │04 05 06 07 │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
73│ │ ─────├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │11 12 15 │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ 10│ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
│ │ ──────├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │13 14 │ │ │
│ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │
─────│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │18 17 │ │ │
18│ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │
─────│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │ │ │
│ │20 │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ 297│
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
─────│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │21 22 25 │ │ │
20│ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │
─────│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │23 24 26 │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │27 │ │ │
40│ │ ─────├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │28 30 29 │ │ │
│ │ 16│ │ │ │ │
\/ │ \/ │ │ │ │
─────│ ─────└──────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ │
/\ │ │ │
20│ │ │ │
\/ │ │ \/
─────└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘──────
│ 210 │
│<───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
Схема
расположения реквизитов документов и границы зон
на формате A4 продольного бланка
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ЮЖНЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПО ДЕЛАМ
ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ
И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
ПРИКАЗ
00.00.0000 г. Ростов-на-Дону N 000
---------- ---
Об организации и проведении смотра-конкурса на звание
"Лучшая дежурно-диспетчерская служба муниципального
образования в Южном федеральном округе" в 2014 году
В соответствии с приказом МЧС России от 08.09.2014 N 488 "Об
организации и проведении смотра-конкурса на звание "Лучшая
дежурно-диспетчерская служба муниципального образования" в 2014 году"
приказываю:
1. Утвердить состав конкурсной комиссии Южного регионального центра по
делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий
стихийных бедствий (далее - региональный центр) по организации конкурса и
подведению его итогов в соответствии с приложением.
2. Начальникам главных управлений МЧС России по субъектам Российской
Федерации Южного федерального округа до 01.10.2014 организовать проведение
конкурсов в соответствии с Положением о проведении смотра-конкурса на
звание "Лучшая дежурно-диспетчерская служба муниципального образования" в
2014 году, утвержденным приказом МЧС России от 08.09.2014 N 488, и
представить материалы по итогам проведенных конкурсов в комиссию
регионального центра.
3. Контроль исполнения приказа возложить на первого заместителя
начальника Южного регионального центра полковника И.О.Фамилия.
Начальник регионального центра И.О. Фамилия
Образец оформления приказа
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ЮЖНЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПО ДЕЛАМ
ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ
И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
ПРИКАЗ
00.00.0000 г. Ростов-на-Дону N 000
---------- ---
О внесении изменений в приказ Южного регионального центра
МЧС России от 15.09.2014 N 131 "Об организации и проведении
смотра-конкурса на звание "Лучшая дежурно-диспетчерская служба
муниципального образования в Южном федеральном округе" в 2014 году"
Внести прилагаемые изменения в приказ Южного регионального центра МЧС
России от 15.09.2014 N 131 "Об организации и проведении смотра-конкурса на
звание "Лучшая дежурно-диспетчерская служба муниципального образования в
Южном федеральном округе" в 2014 году".
Начальник регионального центра И.О. Фамилия
Образец оформления приказа
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПО ДЕЛАМ
ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ
И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
ПРИКАЗ
_______________________ г. Хабаровск N ___________
О командировании Иванова И.В. в г. Магадан
Командировать начальника управления пожарно-спасательных сил и сил
гражданской обороны регионального центра подполковника внутренней службы
Иванова Игоря Владимировича с 10 апреля 2014 г. на 3 суток в г. Магадан для
участия в учебно-методическом сборе с руководителями служб охраны труда
главных управлений МЧС России по субъектам Российской Федерации
Дальневосточного федерального округа.
Оплату командировочных расходов произвести в пределах утвержденных
лимитов бюджетных обязательств на 2014 год согласно прилагаемой смете
расходов.
Основание: План основных мероприятий Дальневосточного регионального
центра МЧС России на 2014 год (раздел _____, подраздел ____,
пункт ________), утвержденный приказом Дальневосточного
регионального центра МЧС России от __________ N ___.
Начальник регионального центра (подпись) И.О. Фамилия
Образец оформления приказа
регионального центра МЧС России о командировании сотрудника
регионального центра МЧС России
Продолжение приложения N 19
СМЕТА
расходов на командирование начальника управления
пожарно-спасательных сил и сил гражданской обороны регионального
центра подполковника внутренней службы Иванова И.В. с 10 апреля
2014 г. на 3 суток в г. Магадан для участия в учебно-методическом
сборе с руководителями служб охраны труда главных управлений
МЧС России по субъектам Российской Федерации Дальневосточного
федерального округа
Основание: План основных мероприятий Дальневосточного регионального центра
МЧС России на 2014 год (раздел ___, подраздел ____, пункт ____),
утвержденный приказом Дальневосточного регионального центра МЧС
России от _______ N ____.
|
N пп |
Направление расходов |
Раздел, подраздел, целевая статья, вид расходов, статья классификации операции сектора государственного управления <*> |
Расчет |
Сумма (руб.) |
Источник (смета организации, централизованные расходы) |
Согласовывающее подразделение |
Примечание |
|
|
бюджетные средства |
внебюджетные средства |
|||||||
|
1. |
Оплата командировочных расходов сотрудника Дальневосточного регионального центра МЧС России: |
ДВРЦ |
(наименование) |
|||||
|
Суточные <**> |
1 чел. x 3 сут. x 100 руб. |
300 |
||||||
|
проезд (г. Хабаровск — г. Магадан — г. Хабаровск) |
1 чел. x 2 x 1200 руб. |
2 400 |
Ж/д |
|||||
|
проживание <**> |
1 чел. x 2 сут. x 900 руб. |
1 800 |
||||||
|
Всего по смете |
4 500 |
Начальник ________________________________________ ___________________
(наименование структурного подразделения (подпись, инициалы,
Дальневосточного регионального центра фамилия)
МЧС России)
———————————
<*> Коды бюджетной классификации расходов указываются в соответствии с действующим приказом Минфина России на момент издания приказа о командировании.
<**> Суточные и стоимость проживания указываются по нормам на момент издания приказа о командировании.
Угловой штамп с наименованием
территориального органа,
организации МЧС России
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
Выдано ________________________________________________________________
(воинское (специальное) звание, фамилия, имя, отчество)
__________________________________________________________________________,
командированному в ________________________________________________________
(пункты назначения или наименования
___________________________________________________________________________
организаций, учреждений)
Срок командировки ___________ дней, с "__" _________________ 20__ г. по
"__" _________________ 20__ г.
___________________________________________________________________________
(цель командировки)
___________________________________________________________________________
Основание: приказ _____________________________________________________
от "__" ______________ 20__ г. N ________.
Действительно при предъявлении документа, удостоверяющего личность.
Наименование должности подпись Расшифровка подписи
М.П.
(лицевая сторона)
Форма командировочного удостоверения
Продолжение приложения N 20
Отметки о прибытии в пункты назначения и выбытии из них:
Выбыл из _______________________ Прибыл в __________________________
"__" ________ 20__ г. "__" ________ 20__ г.
Печать, подпись Печать, подпись
Выбыл из _______________________ Прибыл в __________________________
"__" ________ 20__ г. "__" ________ 20__ г.
Печать, подпись Печать, подпись
Выбыл из _______________________ Прибыл в __________________________
"__" ________ 20__ г. "__" ________ 20__ г.
Печать, подпись Печать, подпись
Выбыл из _______________________ Прибыл в __________________________
"__" ________ 20__ г. "__" ________ 20__ г.
Печать, подпись Печать, подпись
Примечание. При командировании в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них.
(оборотная сторона)
Форма командировочного удостоверения
ЮЖНЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ
ПРИРОДОПОЛЬЗОВАНИЯ ПО ЮЖНОМУ ФЕДЕРАЛЬНОМУ ОКРУГУ
ПРИКАЗ
00.00.0000 г. Ростов-на-Дону N 00/00
О координации взаимодействия по предотвращению
природных пожаров
Во исполнение пункта 2 протокола заседания Межведомственной комиссии
при Полномочном представителе Президента Российской Федерации в Южном
федеральном округе от 00.00.2014 N 00 приказываем:
1. Руководителям управлений Федеральной службы по надзору в сфере
природопользования по Южному федеральному округу (далее - Росприроднадзор)
по субъектам Российской Федерации Южного федерального округа разработать и
согласовать с Главным управлением Росприроднадзора по Южному федеральному
округу планы мероприятий, направленных на охрану и защиту лесов от пожаров
в 2014 году.
(Далее текст не приводится)
Начальник Южного регионального Руководитель Главного управления
центра по делам гражданской обороны, Федеральной службы по надзору в сфере
чрезвычайным ситуациям и ликвидации природопользования по Южному
последствий федеральному округу
И.О. Фамилия И.О. Фамилия
Образец оформления совместного приказа
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ПРИВОЛЖСКИЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
ПРОТОКОЛ
заседания коллегии Приволжского регионального центра
__________________ г. Нижний Новгород N _______________
Председательствовал: И.О. Фамилия
Присутствовали: И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
(Фамилии указываются в алфавитном порядке)
Приглашенные: по списку
I. О мерах по защите жизни и здоровья людей на водных объектах
___________________________________________________________________________
(И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)
Решение:
1. Принять к сведению ..........................................
2. Начальникам ..............
(Далее текст не приводится)
Начальник регионального центра И.О. Фамилия
Образец оформления протокола заседания коллегии
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ
И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
ПРОТОКОЛ
совещания у начальника Главного
управления МЧС России по Московской области
Москва
_________________ N ________________
Присутствовали:
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
(Фамилии указываются в алфавитном порядке)
I. О дополнительных мерах по обеспечению пожарной безопасности
в Московской области
___________________________________________________________________________
(И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)
Решение:
1. Принять к сведению ..................................
2. Начальникам ...............
(Далее текст не приводится)
Начальник Главного управления И.О. Фамилия
Образец оформления протокола совещания
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ЦЕНТР СТРАТЕГИЧЕСКИХ ИССЛЕДОВАНИЙ ГРАЖДАНСКОЙ ЗАЩИТЫ
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
ПРОТОКОЛ
заседания Научного совета
Москва
_________________ N ________________
Председательствующий - И.О.Фамилия
Секретарь - И.О.Фамилия
Присутствовали: 14 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по ......................
2. О результатах ...................
1. СЛУШАЛИ:
И.О.Фамилия - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
И.О.Фамилия - краткая запись прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. .....
1.2. .....
2. СЛУШАЛИ:
(Далее текст не приводится)
Председательствующий подпись Расшифровка подписи
Секретарь подпись Расшифровка подписи
Образец оформления протокола заседания Научного совета
Эмблема МЧС России
Директору Департамента
МЧС РОССИИ административной работы и
__________ правовой деятельности
МЧС России
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
"ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ Г.В. Шмидту
МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ"
(Центральный архив МЧС России)
п/о Устье, Рузский р-н, Московская обл.,
143151, Телефон/факс: (495)992-22-31
____________________ N _________________
На N 2-4-7-573 от 05.06.2014
Уважаемый Геннадий Викторович!
Направляю предложения и замечания по проекту новой редакции Инструкции
по делопроизводству в территориальных органах и организациях МЧС России
(далее - Инструкция).
Дополнительно представляю на рассмотрение образец заполнения обложки
дела, разработанный Центральным архивом МЧС России, для включения в состав
приложений к Инструкции.
Приложение: 1. Сводная таблица предложений и замечаний к проекту Инструкции
на 3 л. в 1 экз.
2. Образец заполнения обложки дела на 1 л. в 1 экз.
С уважением,
Директор А.П. Пашкевич
И.И. Иванов
(495)992-22-31
|
N п/п |
Дата поступления |
Наименование или номер документа |
Кол-во принятых страниц |
Кол-во испорченных страниц |
Размножено |
Дата и расписка в уничтожении испорченных страниц |
|
|
Кол-во экземпляров |
Кол-во страниц |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Форма журнала
учета копированных документов с пометкой «ДСП»
УТВЕРЖДАЮ
__________________________________________________
(начальник (руководитель) территориального органа,
__________________________________________________
организации МЧС России)
_______________ _____________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" _______________ 20__ г.
АКТ N ________
о выделении к уничтожению документов с пометкой
"Для служебного пользования", не подлежащих хранению
Комиссия в составе ____________________________________________________
(должности и фамилии членов комиссии)
на основании Перечня документов, образующихся в деятельности органов
управления, спасательных воинских формирований, подразделений федеральной
противопожарной службы Государственной противопожарной службы,
Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России, учреждений и
организаций, находящихся в ведении МЧС России, с указанием сроков хранения,
утвержденного приказом МЧС России от 19.06.2012 N 340, составили настоящий
акт о том, что перечисленные в нем документы подлежат уничтожению как не
имеющие исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.
|
N п/п |
Учетный номер и дата документа |
Наименование документа |
Кол-во экземпляров |
Номера экземпляров |
Кол-во листов в экземпляре |
Всего листов (прописью) |
Срок хранения, статья по Перечню |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Продолжение приложения N 27
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Всего подлежит уничтожению ____________________________________________
(цифрами и прописью)
наименований документов.
Члены комиссии: 1. ___________________________
(подпись, Ф.И.О.) 2. ___________________________
3. ___________________________
4. ___________________________
5. ___________________________
6. ___________________________
7. ___________________________
Документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью
уничтожили путем _____________________________.
(сжигания, измельчения)
"__" ______________ 20__ г.
Члены комиссии: ______________________________
(подпись, Ф.И.О.) ______________________________
______________________________
Отметки в учетных данных произвел
___________________________________________________________________________
(подпись, Ф.И.О., должность, дата)
Форма акта
о выделении к уничтожению документов с пометкой
«Для служебного пользования», не подлежащих хранению
______________________________________
(наименование территориального органа,
организации МЧС России)
УТВЕРЖДАЮ
__________________________________________________
(начальник (руководитель) территориального органа,
организации системы МЧС России)
_______________ _______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 20__ г.
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения, статья по Перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Руководитель структурного
подразделения, созданного
для ведения делопроизводства ____________ __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Наименование должности лица,
ответственного за архив ____________ __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________
(дата)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК территориального Протокол ЭПК (ЭК)
органа, организации МЧС России архивного учреждения
от __________________ N ______ от __________________ N ______
Продолжение приложения N 28
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 20__ году
В _________________________________________________________________________
(наименование территориального органа, организации МЧС России)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЦЭК» |
||
|
постоянного |
|||
|
временного (свыше 10 лет) |
|||
|
временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
ИТОГО: |
____________________________________ ___________ ________________________
(наименование должности руководителя (подпись) (расшифровка подписи)
структурного подразделения,
созданного для ведения
делопроизводства)
"__" _________________ 20__ г.
Итоговые сведения переданы в архив.
____________________________________ ___________ ________________________
(наименование должности передавшего (подпись) (расшифровка подписи)
сведения)
"__" _________________ 20__ г.
Форма номенклатуры
дел территориального органа, организации МЧС России
__________________________________________ (наименование структурного подразделения) __________________________________________ (индекс структурного подразделения) Номенклатура дел на 20__ г.
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов) |
Срок хранения, статья перечня |
Примечание |
______________________________________ ___________ ________________________
(должность руководителя структурного (подпись) (расшифровка подписи)
подразделения)
СОГЛАСОВАНО
Руководитель структурного
подразделения, созданного
для ведения делопроизводства
______________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" ___________ 20__ г.
Продолжение приложения N 29
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 20__ году
В _________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЦЭК» |
||
|
постоянного |
|||
|
временного (свыше 10 лет) |
|||
|
временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
ИТОГО |
Наименование должности сотрудника, ответственного за делопроизводство структурного подразделения подпись И.О. Фамилия "__" _____________________ 20__ г. Итоговые сведения переданы в Архив территориального органа, организации МЧС России Наименование должности сотрудника, передавшего сведения подпись И.О.Фамилия "__" _____________________ 20__ г.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____________
В деле подшито и пронумеровано ____________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
с N _______ по N ________
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________;
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
Наименование должности подпись Расшифровка подписи лица, составившего документ Дата
Форма листа-заверителя дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ______
|
N N пп |
Номер документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого _______________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
___________________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма внутренней описи документов дела
Код гос. архива _________
Код организации _________
┌──────────────┐
__________________________________________________________ │Ф. N ________ │
__________________________________________________________ │Оп. N _______ │
__________________________________________________________ │Д. N ________ │
└──────────────┘
___________________________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Наименование территориального органа, организации МЧС России
и структурного подразделения)
ДЕЛО N ________ ТОМ N _____
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(Крайние даты)
На _______ листах
Хранить _________
┌──────────────┐
│Ф. N ________ │
│Оп. N _______ │
│Д. N ________ │
└──────────────┘
Форма A4 (210 x 297 мм)
Форма обложки дела
Код гос. архива _________
Код организации _________
(заполняется архивным органом) ┌──────────────┐
__________________________________________________________ │Ф. N ________ │
__________________________________________________________ │Оп. N _______ │
__________________________________________________________ │Д. N ________ │
└──────────────┘
Главное управление Министерства Российской Федерации
по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям
и ликвидации последствий стихийных бедствий
по Нижегородской области (ГУ МЧС России
по Нижегородской области)
Отдел документационного обеспечения управления
ДЕЛО N 1-24 ТОМ N 1
Переписка с Администрацией Нижегородской области,
органами местного самоуправления и другими организациями
по вопросам основной деятельности
13 января 2007 - 29 декабря 2007
На 245 листах
Хранить 5 лет ЦЭК
┌──────────────┐
│Ф. N ________ │
│Оп. N _______ │
│Д. N ________ │
└──────────────┘
Форма A4 (210 x 297 мм)
Образец заполнения обложки дела
___________________________________________________________________________
наименование организации
___________________________________________________________________________
наименование структурного подразделения
УТВЕРЖДАЮ
_____________________________________
(наименование должности руководителя
ФОНД N ____________________________ _____________________________________
структурного подразделения)
ОПИСЬ N ___________________________
_____________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
дел постоянного хранения
за _________________________ год "__" ________________________ 20__ г.
|
NN пп |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Кол-во листов |
N статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Название раздела (отдела структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России) |
Продолжение приложения N 34
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данный раздел описи внесено ___________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _______________ по N ____________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
___________________________________ _____________ _______________________
(наименование должности (подписи) (расшифровка подписи)
составителя описи)
___________
дата
СОГЛАСОВАНО
___________________________________________
(начальник структурного подразделения,
созданного для ведения делопроизводства)
______________ __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________
дата
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _____________________________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и прописью)
к документам.
____________________________________ _____________ ______________________
(наименование должности работника, (подпись) (расшифровка подписи)
передающего дела)
Принял ______________________________ дел и _______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам.
____________________________________ _____________ ______________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
архива, принимающего дела)
_____________
дата
Форма описи дел постоянного хранения
___________________________________________________________________________
наименование территориального органа, организации МЧС России
___________________________________________________________________________
наименование структурного подразделения
УТВЕРЖДАЮ
_____________________________________
(наименование должности руководителя
ФОНД N ____________________________ _____________________________________
структурного подразделения)
ОПИСЬ N ___________________________
_____________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
дел временного (свыше 10 лет)
хранения
за _________________________ год "__" ________________________ 20__ г.
|
N N пп |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Кол-во листов |
Срок хранения, N статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Название раздела (отдела структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России) |
Продолжение приложения N 35
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данный раздел описи внесено ___________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _______________ по N ____________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
___________________________________ _____________ _______________________
(наименование должности (подписи) (расшифровка подписи)
составителя описи)
___________
дата
СОГЛАСОВАНО
___________________________________________
(начальник структурного подразделения,
созданного для ведения делопроизводства)
______________ __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________
дата
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _____________________________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и прописью)
к документам.
____________________________________ _____________ ______________________
(наименование должности работника, (подпись) (расшифровка подписи)
передающего дела)
Принял ______________________________ дел и _______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам.
____________________________________ _____________ ______________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
архива, принимающего дела)
_____________
дата
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
наименование территориального органа, организации МЧС России
_______________________________________________________________________
наименование структурного подразделения
УТВЕРЖДАЮ
_____________________________________
(наименование должности руководителя
ФОНД N ____________________________ _____________________________________
структурного подразделения)
ОПИСЬ N ___________________________
_____________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
дел по личному составу
за _________________________ год "__" ________________________ 20__ г.
|
N N пп |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Кол-во листов |
Срок хранения, N статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Название раздела (отдела структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России) |
Продолжение приложения N 36
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данный раздел описи внесено ___________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _______________ по N ____________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
___________________________________ _____________ _______________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
составителя описи)
___________
дата
СОГЛАСОВАНО
___________________________________________
(начальник структурного подразделения,
созданного для ведения делопроизводства)
______________ __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________
дата
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _____________________________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и прописью)
к документам.
____________________________________ _____________ ______________________
(наименование должности работника, (подпись) (расшифровка подписи)
передающего дела)
Принял ______________________________ дел и _______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам.
____________________________________ _____________ ______________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
архива, принимающего дела)
_____________
дата
Форма описи дел по личному составу
УТВЕРЖДАЮ
______________________________________
(наименование должности руководителя
______________________________________
структурного подразделения)
_______________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" ____________________ 20__ г.
АКТ N ________ от ____________________
о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению,
за ____ год
___________________________________________________________________________
(название структурного подразделения)
Комиссия в составе ____________________________________________________
(должности, фамилии и инициалы членов
___________________________________________________________________________
экспертной комиссии)
на основании Перечня документов, образующихся в деятельности органов
управления, спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений
федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы,
Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России, учреждений и
организаций, находящихся в ведении МЧС России, с указанием сроков хранения,
утвержденного приказом МЧС России от 19.06.2012 N 340, составили настоящий
акт о том, что перечисленные в нем документы подлежат уничтожению как не
имеющие исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.
|
N N п/п |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения, статья по Перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Название раздела (отдела структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России) |
Продолжение приложения N 37
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Итого подлежит уничтожению ____________________________________________
(цифрами и прописью)
дел за ____ годы.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу за ____ годы переданы в архив территориального органа, организации
системы МЧС России по описям N N __________.
СОГЛАСОВАНО:
Руководитель структурного
подразделения, созданного
для ведения делопроизводства ________________ ___________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________________
(дата)
Итоговые сведения переданы в архив.
___________________________ _________________ ___________________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
сотрудника, передавшего
сведения)
"__" _____________ 20__ г.
Форма акта
о выделении к уничтожению дел структурных подразделений
УТВЕРЖДАЮ
______________________________________ ____________________________________
(наименование территориального органа, (начальник территориального органа,
______________________________________ ____________________________________
организации МЧС России) организации МЧС России)
АКТ
_________________ N _________________
_____________________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов
(дел), не подлежащих хранению
На основании __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
___________________________________________________________________________
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы (дела)
|
N пп |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номенклатур) за годы |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи |
Количество дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по Перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого ____________________________ документов (дел) за _______________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК (ЭК) (наименование архива, принимающего дела)
(протокол от ________________ N ________).
Наименование должности лица, подпись Расшифровка подписи
составившего акт
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК территориального органа,
организации МЧС России
от _________________ N ________
Продолжение приложения N 38
Документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью
уничтожили путем _________________________________________________ по актам
(сжигания, измельчения)
___________________________________________________________________________
(наименования структурных подразделений, N N актов)
Наименование должности сотрудника,
ответственного за архив подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности сотрудника,
внесшего изменения в учетные
документы подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта
о выделении к уничтожению документов (дел),
не подлежащих хранению
КНИГА
учета сдаточных описей дел, поступивших в архив
территориального органа, организации МЧС России
Начата ______________
Окончена ____________
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа книги учета сдаточных описей
Продолжение приложения N 39
КНИГА
УЧЕТА СДАТОЧНЫХ ОПИСЕЙ
|
N п/п |
Дата поступления |
N описи |
Наименование структурного подразделения (организации), сдающего дела |
Наименование структурного подразделения (организации), заведшего дела |
Даты дел (годы заведения дел) |
Количество дел |
N фонда, в который поступили дела |
Гриф секретности |
Примечание |
||
|
постоянного хранения |
временного хранения |
по личному составу |
|||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
Итого в ____ году по сдаточным описям поступило __________________ ед. хр.,
(цифрами
и прописью)
в том числе:
постоянного хранения - ________
временного хранения - ________
по личному составу - ________
Ответственный за архив территориального
органа, организации МЧС России _____________ ___________________
(подпись) (расшифровка
подписи)
Форма книги учета сдаточных описей
Формат A3 (297 x 420 мм)
РАЗРЕШАЮ выдачу дел
начальник структурного
подразделения, ответственного
за ведение делопроизводства
_________________ И.О. Фамилия
"__" ____________ 20__ г.
ТРЕБОВАНИЕ
на выдачу дел из Архива
______________ N _______
(дата)
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, телефон)
___________________________________________________________________________
(структурное подразделение территориального органа,
организации МЧС России)
|
N п/п |
Фонд N |
Опись N |
Дело N |
Наименование дела |
Примечание |
СОГЛАСОВАНО
______________________________________
(наименование должности руководителя ___________ ______________________
структурного подразделения, созданного (подпись) (расшифровка подписи)
для ведения делопроизводства)
__________________
(дата)
Форма требования на выдачу дел из архива
________________________________________
(наименование территориального органа,
организации МЧС России)
АКТ
____________________ N ____________
___________________________________
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
___________________________________
(наименование организации-
получателя, ее адрес,
почтовый индекс)
Основание _____________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела __________________________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда N _________________________________
(название фонда)
|
N п/п |
Опись N |
Ед. хр. N |
Заголовок ед. хр. |
Крайние даты |
Количество листов (время звучания, метраж) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Всего выдается ___________________________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
срок возвращения _________________________________________________________.
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное
пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий,
выписок и справок, не публиковать документы без разрешения территориального
органа, организации МЧС России, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив территориального органа,
организации МЧС России в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты
или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности
руководителя организации, руководителя организации-
выдающего дела получателя
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Продолжение приложения N 41
Выдал дела по поручению руководства _______________________________________
(наименование организации)
Руководитель архива, из которого выданы дела
(лицо, ответственное за архив) подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства ______________________________________
(наименование организации)
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) подпись Расшифровка подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Руководитель архива,
принимающего дела
(лицо, ответственное за архив) подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ N ________
Начата ______________
Окончена ____________
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа книги выдачи дел
Продолжение приложения N 42
|
N п/п |
Дата выдачи |
Фонд N |
Опись N |
Ед. хр. N |
Кому выдано |
Расписка в получении дела |
Дата возврата дела |
Расписка в возвращении дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
Итого в ______________ году выдано из хранилища N _________________________
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________________ ед. хр.
Наименование должности работника,
составившего итоговую запись подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A3 (297 x 420 мм)
Форма книги выдачи дел из хранилища
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело ______________________________________________________________________
(N и заголовок)
Опись _____________________________________________________________________
(N и название)
Фонд ______________________________________________________________________
(N и название)
Выдано во временное пользование:
|
N п/п |
Ф.И.О. пользователя |
Дата выдачи |
Дата возвращения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма карты-заместителя дела
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Фонд N _______________________ Опись N ________________ Дело N ____________
Заголовок дела ____________________________________________________________
____________________________________________________________
|
Дата использования |
Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво) |
Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.) |
N N использованных листов |
Подпись лица, использовавшего дело |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма листа использования
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
_____________________________________ ____________________________________
(наименование должности руководителя (наименование должности руководителя
_____________________________________ ____________________________________
структурного подразделения, структурного подразделения,
передающего дела) принимающего дела)
___________ _________________________ _____________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи) (подпись) (расшифровка подписи)
"__" _______________ 20__ г. "__" _________________ 20__ г.
АКТ
приема-передачи документов при реорганизации
структурных подразделений
Мы, нижеподписавшиеся, ответственный за делопроизводство ______________
___________________________________________________________________________
(название структурного подразделения, должность, фамилия, имя, отчество)
___________________________________________________________________________
и ответственный за делопроизводство _______________________________________
(название структурного подразделения,
___________________________________________________________________________
должность, фамилия, имя, отчество)
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующие документы:
|
N N п/п |
Дата и номер документа (исходящий) |
Дата и номер документа (входящий) |
Наименование организации, из которой поступил документ |
Фамилия исполнителя |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Продолжение приложения N 45
|
N N п/п |
Дата и номер документа (исходящий) |
Дата и номер документа (входящий) |
Наименование организации, из которой поступил документ |
Фамилия исполнителя |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого: _________________ документов
Сдал: _____________________ ________________ ___________________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Принял: _____________________ ________________ ___________________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
"__" ________________ 20__ г.
Отметки о передаче документов в журналах учета ________________________
__________________________________________________________________ произвел
(название структурного подразделения)
___________________________________________________________________________
(должность, подпись, фамилия, имя, отчество)
"__" ________________ 20__ г.
Форма акта приема-передачи документов
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
_____________________________________ ____________________________________
(наименование должности руководителя (наименование должности руководителя
_____________________________________ ____________________________________
структурного подразделения, структурного подразделения,
передающего дела) принимающего дела)
___________ _________________________ _____________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи) (подпись) (расшифровка подписи)
"__" _______________ 20__ г. "__" _________________ 20__ г.
АКТ
приема-передачи дел при реорганизации
структурных подразделений
Мы, нижеподписавшиеся, ответственный за делопроизводство ______________
___________________________________________________________________________
(название структурного подразделения, должность, фамилия, имя, отчество)
и ответственный за делопроизводство _______________________________________
(название структурного подразделения,
___________________________________________________________________________
должность, фамилия, имя, отчество)
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующие дела:
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Даты начала и окончания дела |
Кол-во листов |
Срок хранения, ст. Перечня |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Продолжение приложения N 46
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Даты начала и окончания дела |
Кол-во листов |
Срок хранения, ст. Перечня |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Итого: ________________ дел за ____ годы
Дела __________________________________________________________________
(состояние дел: особенности формирования, наличие обложек,
___________________________________________________________________________
внутренних описей, заверительных надписей, нумерации листов и т.п.)
Сдал: ________________ _________________ _______________________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Принял: ________________ _________________ _______________________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
"__" _________________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО
Архив территориального органа,
организации МЧС России
___________________________________
(должность сотрудника архива)
___________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" ___________________ 20__ г.
Отметки о передаче дел в номенклатурах дел ____________________________
__________________________________________________________________ произвел
(название структурного подразделения)
___________________________________________________________________________
(должность, подпись, фамилия, имя, отчество)
"__" _________________ 20__ г.
Форма акта приема-передачи дел
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПРИКАЗ
от 14 мая 2021 г. N 315
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ
МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ, УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ, НАХОДЯЩИХСЯ
В ВЕДЕНИИ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ
ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
В целях упорядочения организации работы с документами в системе электронного документооборота приказываю:
1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством Инструкцию по делопроизводству в территориальных органах Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и организациях, находящихся в ведении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — Инструкция), согласно приложению.
2. Признать утратившим силу приказ МЧС России от 03.12.2014 N 670 «О совершенствовании делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России».
Министр
Е.Н.ЗИНИЧЕВ
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПРИКАЗ
от 14 мая 2021 г. N 315
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ
МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ, УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ, НАХОДЯЩИХСЯ
В ВЕДЕНИИ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ
ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
В целях упорядочения организации работы с документами в системе электронного документооборота приказываю:
1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством Инструкцию по делопроизводству в территориальных органах Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и организациях, находящихся в ведении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — Инструкция), согласно приложению.
2. Признать утратившим силу приказ МЧС России от 03.12.2014 N 670 «О совершенствовании делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России».
Министр
Е.Н.ЗИНИЧЕВ
Другие документы по теме
«Об утверждении национального стандарта Российской Федерации»
«Об утверждении Порядка осуществления внутреннего финансового аудита в Федеральном архивном агентстве»
«О внесении изменений в приложения N 1 и 3 к приказу ФСО России от 8 декабря 2017 г. N 731 «Об оплате труда работников федеральных бюджетных учреждений, находящихся в ведении ФСО России, по виду экономической деятельности «Аренда и управление собственным или арендованным недвижимым имуществом» (Зарегистрировано в Минюсте России 07.06.2021 N 63813)
(ред. от 30.12.2021) «Об утверждении форм федерального статистического наблюдения с указаниями по их заполнению для организации федерального статистического наблюдения за развитием техники, технологий и научных исследований в области использования атомной энергии в Российской Федерации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 28.01.2022)
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
(МЧС РОССИИ)
ПРИКАЗ14.09.2020 Москва № 684
Об утверждении Инструкции по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения,в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий
(в ред. приказа МЧС России от 02.07.2021 № 426)
В целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный № 57213) и организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – МЧС России) приказываю:
Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – Инструкция).
Директору федерального государственного бюджетного учреждения «Информационно-аналитический центр МЧС России» в срок до 01.07.2021 обеспечить техническую реализацию пункта 3.3 Инструкции.
Установить, что пункт 3.3 Инструкции вступает в силу с 01.07.2021.
Признать утратившим силу раздел VI Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 3 декабря 2014 г. № 670.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить:
в центральном аппарате МЧС России – на директора Административного департамента;
в территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России, – на их руководителей.
Министр Е.Н. Зиничев
УТВЕРЖДЕНА
приказом МЧС России от 14.09.2020 № 684
ИНСТРУКЦИЯ
по организации работы с документами, содержащими служебнуюинформацию ограниченного распространения, в МинистерствеРоссийской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий
Общие положения
Инструкция по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – Инструкция) определяет особенности работы с электронными документами и документами на бумажном носителе, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате МЧС России (далее – центральный аппарат), территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России (далее – организации МЧС России).
Требования Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Инструкция разработана в целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный № 57213). Общие требования по оформлению, согласованию, регистрации документов определены Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России и Инструкцией по делопроизводству в территориальных органах и организациях, находящихся в ведении МЧС России, утверждаемыми приказами МЧС России с учетом особенностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
Отнесение информации к служебной информации ограниченного распространения в МЧС России производится в соответствии с Перечнем сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения МЧС России, утверждаемым приказом МЧС России.
Обращение с документами, имеющими пометки «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» или пометки об отнесении к иным видам охраняемых законодательством Российской Федерации тайн, осуществляется так же, как с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. При пересылке полученных МЧС России документов с такими пометками на сопроводительном письме к таким документам (материалам) проставляется пометка «Для служебного пользования».
Прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагаются:
1) в центральном аппарате, организациях МЧС России – на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее – подразделение документационного обеспечения);
2) в структурных подразделениях центрального аппарата и структурных подразделениях организаций МЧС России (далее – структурные подразделения) – на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении (далее – делопроизводители).
Делопроизводители обязаны:
1) контролировать в течение рабочего дня в информационной системе «Система электронного документооборота» (далее – СЭД) поступление информации о документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направленных в структурное подразделение для исполнения (ознакомления);
2) еженедельно докладывать руководителю структурного подразделения о наличии и сохранности в структурном подразделении документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;
3) докладывать руководителю структурного подразделения о случаях нарушения сотрудниками структурного подразделения требований Инструкции.
При смене делопроизводителя, на которого возложены прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 1 к Инструкции), который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.
Подготовка проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Подготовка проектов документов (печатание проектов документов, внесение в них изменений, обработка документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники осуществляется исполнителями на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.
Перечень объектов информатизации, предназначенных для обработки служебной информации ограниченного распространения, утверждается:
в центральном аппарате распоряжением заместителя Министра, ответственным за организацию работы по защите информации информационных и автоматизированных систем, не содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и реализацию в системе МЧС России единой технической политики в области создания, развития и эксплуатации информационно-коммуникационной инфраструктуры;
в организации МЧС России приказом руководителя организации МЧС России.
Пометка «Для служебного пользования» располагается в верхнем правом углу выше адресата документа, печатается с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером № 12 через одинарный межстрочный интервал.
В первой строке пометки печатается надпись «Для служебного пользования». На второй строке указывается номер пункта действующего Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемого приказом МЧС России. Надпись «Экз. № ___» размещается на третьей строке. Самая длинная строка пометки выравнивается по правому краю, остальные строки выравниваются по центру относительно надписи самой длинной строки.
Например:
Для служебного пользования
пункт ______ Перечня МЧС России
Экз. № ______
На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером № 12 через одинарный межстрочный интервал указываются:
1) количество отпечатанных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) фамилия и инициалы исполнителя;
4) фамилия и инициалы лица, отпечатавшего документ;
5) телефон исполнителя;
6) дата печатания.
Например:
Отп. – в ед. экз.
Экз. – в адрес
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
Отп. – в 4-х экз.
1 экз. – в дело № 1-1-1
2 экз. – в Минфин России
3 экз. – в МВД России
4 экз. – в Минтранс России
Исп. Фамилия Имя Отчество
Отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
При печатании более 4-х экземпляров документа на обороте последнего листа экземпляра, подшиваемого в дело, или на отдельном листе, хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется указатель рассылки (приложение № 2 к Инструкции), в котором поадресно проставляются номера экземпляров документа.
Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.
Например:
Отп. – в 5-ти экз.
Рассылка – согласно указателю рассылки
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
Уничтожение черновиков отпечатанных и подписанных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется исполнителем после подписания документа. При этом должна быть исключена возможность прочтения текста уничтоженного документа. На обороте последнего листа в нижней части экземпляра документа, подшиваемого в дело, исполнитель делает собственноручную запись, подтверждающую факт уничтожения.
Например:
Черновики
на 5 л. уничтожены.
Должность
ПодписьИ.О. Фамилия
Дата
Исполнитель передает на регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного и подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
При необходимости рассылки копий подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» его тиражирование осуществляется после регистрации в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
В таком случае номера экземпляров проставляются исполнителем после тиражирования документа с пометкой «Для служебного пользования».
Порядок приема, регистрации, учета и передачи исполнителям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступивших в МЧС России, адресованных руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, организациям МЧС России, осуществляется в том числе с использованием СЭД подразделением документационного обеспечения в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов на бумажном носителе.
В соответствующем поле регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК) документа в СЭД проставляется пометка «ДСП» и указывается номер экземпляра документа.
К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка «ДСП».
Например:
П-123 ДСП
4-5-67ДСП
43-5214-22ДСП
112ДСП
Прием поступивших электронных документов, сканирование документов на бумажном носителе, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, размещение электронных образов в СЭД, осуществляется подразделениями документационного обеспечения или делопроизводителями на автоматизированных рабочих местах, которые должны иметь действующий аттестат соответствия по требованиям безопасности информации и устанавливаться в помещениях соответствующих подразделений.
Порядок обработки служебной информации ограниченного распространения средствами СЭД определяется Регламентами (Инструкциями) обработки информации, содержащей служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемыми в установленном порядке для каждой информационной системы отдельно.
Поступивший на бумажном носителе документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, регистрируется в СЭД и учитывается в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 3 к Инструкции).
Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, дляисполнения(ознакомления) осуществляется сотрудниками подразделения документационного обеспечения, делопроизводителями в соответствии с указанным на документе адресатом или резолюцией соответствующего руководителя, под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции).
В подразделении документационного обеспечения указанные документы получают только делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
Передача исполнителю зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» для последующего тиражирования осуществляется под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции).
При необходимости передачи служебной информации ограниченного распространения в электронном виде (в виде файлов), сформированной на машинных носителях информации (далее – МНИ), передача электронных документов осуществляется по Журналу учета передачи файлов на МНИ, который ведется в структурных подразделениях центрального аппарата, организации МЧС России (приложение № 5 к Инструкции).
Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должно проводиться в помещении структурного подразделения, на которое возложено ведение делопроизводства, осуществление копировально-множительных работ (например, копировально-множительное бюро), организован режим безопасности, исключающий возможность несанкционированного распространения, утраты, хищения или утечки такой информации.
Аттестация помещений и средств копирования и тиражирования на соответствие требованиям по безопасности информации не проводится, за исключением случаев, когда средства тиражирования документов входят в состав автоматизированных систем на базе средств вычислительной техники.
Запрещается тиражирование документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, если на документе проставлена запрещающая тиражирование пометка, которая оформляется с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером №12 прописными буквами ниже пометки «Для служебного пользования» и выравнивается по центру по отношению к самой длинной ее строке.
Например:
Для служебного пользования
пункт _____ Перечня МЧС России
Экз. № _____
СНЯТИЕ КОПИЙ ЗАПРЕЩЕНО
Тиражирование подписанного и зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
Приказы, распоряжения, протоколы, акты, планы мероприятий, исходящие письма, докладные записки, другие служебные документы, подписанные (утвержденные) Министром, первым заместителем Министра, статс-секретарем – заместителем Министра, заместителем Министра – главным государственным инспектором Российской Федерации по пожарному надзору, заместителями Министра, с пометкой «Для служебного пользования» тиражируются с разрешения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения центрального аппарата.
Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, тиражируются:
разработанные структурным подразделением центрального аппарата за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения центрального аппарата-с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения;
разработанные в организации МЧС России за подписью руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России – с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России.
Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, поступившие в МЧС России, адресованные руководству Министерства и структурным подразделениям центрального аппарата, подлежат тиражированию в строго ограниченном количестве и только на основании письменного решения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения центрального аппарата МЧС России, если иное не установлено соглашениями о неразглашении конфиденциальной информации, заключенными между МЧС России и иными организациями.
Поступившие в организацию МЧС России документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, разработанные в структурных подразделениях центрального аппарата, тиражируются с разрешения руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений центрального аппарата, которыми данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.
Письменное разрешение оформляется соответствующим руководителем (заместителями руководителя) в виде письма, докладной (служебной записки) или собственноручного поручения на обороте последнего листа тиражируемого документа с указанием количества экземпляров.
Например:
Разрешаю снять четыре копии.
Должность
ПодписьИ.О. Фамилия
Дата
Перед тиражированием документа с пометкой «Для служебного пользования» (кроме документов, хранящихся в архиве) на обороте последнего листа в левой его части лицом, тиражирующим документ, указываются:
1) количество тиражированных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) должность, фамилия и инициалы лица, тиражировавшего документ;
4) телефон лица, тиражировавшего документ;
5) дата тиражирования.
Например:
Размн. – в 4-х экз.
1 экз. – Зам. Министра Фамилия И.О.
2 экз. – ДГСП
3 экз. – ДГЗ
4 экз. – ДОУ
Размн. Старший инспектор АД Фамилия И.О.
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
Учет количества тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется поэкземплярно в Журнале учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 6 к Инструкции).
Учет выдачи тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ведется в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции), и осуществляется в структурных подразделениях, в чьих интересах производилось тиражирование.
Выписки из документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без пометки «Для служебного пользования» могут изготавливаться структурным подразделением, осуществляющим хранение этого документа в соответствии с номенклатурой дел, если в них не содержатся сведения, составляющие служебную информацию ограниченного распространения, перечень которых утверждается приказом МЧС России.
Отправка (передача) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Организация отправки (передачи) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» с учетом особенностей, установленных в данном разделе Инструкции.
Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, адресату нарочным (сотрудником центрального аппарата, организации МЧС России или сотрудником организации – адресата) осуществляется под роспись о получении документа с указанием номера экземпляра.
При направлении документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
Документы, подлежащие отправке, передаются в подразделение документационного обеспечения полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Сотрудник подразделения документационного обеспечения проверяет комплектность документов, соответствие указанных на документе адресата и номера экземпляра указателю рассылки.
Отправка служебной информации ограниченного распространения, представленная в электронной форме, осуществляется только на учтенных МНИ с сопроводительным письмом на бумажном носителе, которое должно содержать пометку «Для служебного пользования». В текстовой части сопроводительного письма должна быть приведена краткая характеристика информационного содержания электронного документа (файла-приложения), а в реквизите «Приложение» указывается имя файла с машинным документом, его размер (занимаемое место) и пометка «Для служебного пользования».
При отправке документов пометка «Для служебного пользования» проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра.
Для отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, запрещается использовать средства открытой телеграфной, факсимильной и электронной связи, средства электронной почты, а также средства информационных систем, программ, которые предназначены и (или) используются для обмена электронными сообщениями (сервис обмена мгновенными сообщениями).
Организация хранения и уничтожения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудники структурных подразделений, осуществляющие работу с такими документами, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.
Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, то ознакомление с ними и их исполнение осуществляется в специально оборудованных для этих целей местах, отвечающих предъявляемым требованиям.
Правила доступа в помещения подразделения документационного обеспечения, в которых осуществляется прием и подготовка к передаче документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должны обеспечивать сохранность носителей служебной информации ограниченного распространения, исключать возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в указанном помещении посторонних лиц.
Для помещений, в которых ведется работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, организуется режим обеспечения безопасности, при котором обеспечивается сохранность носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также исключается возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц. Данный режим должен обеспечиваться в том числе:
запиранием помещения на ключ, в том числе при выходе из него в рабочее время;
закрытием шкафов (ящиков, хранилищ), где хранятся носители информации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, во время отсутствия в помещении делопроизводителей.
Данные правила утверждаются в центральном аппарате – заместителем Министра, координирующим деятельность подразделения документационного обеспечения, в организациях МЧС России – руководителями организаций.
О фактах утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения такой информации, докладывается заместителю Министра, осуществляющему координацию и контроль деятельности соответствующего структурного подразделения центрального аппарата, руководителю организации МЧС России для принятия решения о назначении комиссии по расследованию обстоятельств утраты документов, дел (далее – Комиссия).
Результаты проведения расследования оформляются актом, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах, и докладываются руководителю, назначившему Комиссию (приложение № 7 к Инструкции).
Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
Результаты ежегодных проверок наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате и организациях МЧС России оформляются актом (приложение № 8 к Инструкции).
При организационно-штатных изменениях, проводимых в отношении структурных подразделений и организаций МЧС России, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
При увольнении или переводе в другое структурное подразделение сотрудник структурного подразделения, за которым в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, числятся документы, возвращает их делопроизводителю.
Ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, находящимися в архиве, производится в соответствии с правилами выдачи документов соответствующего архива.
Уничтожение не вошедших в номенклатурные дела документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дел с пометкой «Для служебного пользования» с истекшими сроками хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится Экспертной комиссией, образованной в соответствии с Инструкцией по архивной работе в МЧС России, утверждаемой приказом МЧС России.
Документы, хранящиеся в составе дел в соответствии с номенклатурой, уничтожаются вместе с делом после истечения срока хранения в порядке, установленном правовыми актами по архивной работе.
Структурное подразделение, в котором хранились копии документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направляет копию акта (приложение № 9 к Инструкции) об их уничтожении в подразделение документационного обеспечения.
В журналах регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
Приложение № 1к п. 1.8 Инструкции
Рекомендуемая форма акта приема-передачи документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________
(наименование должности руководителя структурного подразделения центрального аппарата или руководителя организации МЧС России)
___________________________________
(И.О. Фамилия)
«____» _____________ 20___ г.
АКТ № ______________
приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения,
в ______________________________________________________________
(наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)
«____» _____________ 20___ г. г. Москва
Настоящий акт составлен о том, что в соответствии с записями в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, (наименование структурного подразделения, организации МЧС России, вида документов) (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия сотрудника, передающего документы) передал, а (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия сотрудника, принимающего документы) принял нижеперечисленные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения.
№
п/п Учетный номер и дата Входящий номер и дата Исходящий номер и дата От кого поступил документ Наименование или краткое содержание документа Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Всего передано _____________ документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
(прописью)
Передал: _________________________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Принял: _________________________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение № 2
к п. 2.3 Инструкции
Форма указателя рассылки
УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ
исх. от «____» _____________ 20___ г. № ________________
(наименование или краткое содержание документа)
№
п/п Наименование адресата Количество
экземпляров Номера
экземпляров Примечание
1 2 3 4 5
Должность исполнителя________________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Наименование должности
руководителя (заместителя
руководителя) структурного
подразделения центрального
аппарата, организации МЧС
России, ответственного за
подготовку документа______________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение № 3
к п. 3.4 Инструкции
Рекомендуемая форма журнала регистрации и учета документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения
ЖУРНАЛ
регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
__________________________________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)
Начат: «____» ____________ 20___ г.
Окончен: «____» ____________ 20___ г.
№ п/п Входящий номер и дата Исходящий номер и дата От кого поступил документ Наименование или краткое содержание документа Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов Куда отправлен Отметка о подшивке в дело (отправке, возврате, уничтожении) Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Примечания:
Записи по видам документов производятся в журнале делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России.
В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в СЭД.
При учете входящих (внутренних) документов заполняются графы: 1-8, 10.
При учете исходящих документов заполняются графы: 3, 5, 7-10.
В графе 10 указывается:
номер дела, в которое подшит документ;
номер и дата реестра, по которому отправлен документ;
куда возвращен документ;
номер и дата акта об уничтожении документа.
Приложение № 4
к п. 3.5, 3.6, 4.8 Инструкции
Рекомендуемая форма журнала учета передачи документов,
содержащих служебную информацию ограниченного распространения
ЖУРНАЛ
учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
___________________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения, организации МЧС России)
Начат: «____» ____________ 20___ г.
Окончен: «____» ____________ 20___ г.
№ п/п Входящий номер и дата Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов Кому (куда) передан Расписка в получении Расписка в обратном приеме Примечание
Роспись, фамилия, номер телефона Дата Роспись, фамилия Дата 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Примечания:
Записи по видам документов производятся в журнале сотрудником, делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 7 и 8.В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в СЭД.
Графы 7 и 8 заполняются сотрудником, получающим документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение № 5
к п. 3.7 Инструкции
Рекомендуемый образец заполнения журнала учета передачи электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на машинные носители информации
ЖУРНАЛ
учета передачи электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на машинные носители информации
____________________________________________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения, организации МЧС России)
Начат: «____» ____________ 20___ г.
Окончен: «____» ____________ 20___ г.
№ п/ п Краткое содержание документа Название файла Объем и формат файла Кому (куда) передан файл, подпись лица разрешившего передачу файла Расписка в получении Расписка в передаче Примечание
Роспись, фамилия Дата Учетный номер МНИ, на который файл скопирован Роспись, фамилия Дата Учетный номер МНИ, с которого файл скопирован 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Проект плана ГО План ГО (проект) .docWord 2003 67 386 байт Иванову А.А.ДГО Иванов А.А. 11.11.2020 5-ДСП ДГО Петров В.В. 11.11.2020 8-ДСП ДГО Примечания:
Записи по видам файлов производятся в журнале сотрудником, обладателем электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 9-11.
В графы вносится информация об электронном документе, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии со сведениями о файле, формируемыми средствами операционной системы, при его создании.
Графы 9-11 заполняются сотрудником, получающим электронный документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение № 6
к п. 4.8 Инструкции
Рекомендуемая форма журнала учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
ЖУРНАЛ
учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
___________________________________________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)
Начат: «____» ____________ 20___ г.
Окончен: «____» ____________ 20___ г.
№ п/п Отметки о приеме документа для тиражирования Отметки о выдаче документов после тиражирования Количество испорченных листов Дата и роспись в уничтожении испорченных листов
Дата приема Наименование или номер Количество листов ФИО принявшего решение о тиражировании/ ФИО представившего на тиражирование Роспись в приеме Дата выдачи Количество тиражированных Роспись в получении экземпляров листов 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Примечания:
Записи в журнале производятся сотрудником, ответственным за учет тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
В графе 5 указываются фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение о тиражировании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение № 7
к п. 6.4 Инструкции
Рекомендуемая форма акта о результатах проведения служебного расследования по факту утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
УТВЕРЖДАЮ
__________________________________________
(заместитель Министра, осуществляющий координацию и контроль деятельности соответствующего структурного подразделения центрального аппарата, руководитель организации МЧС России)
__________________________________________
(воинское (специальное) звание, И.О. Фамилия)
«____» _____________ 20___ г.
АКТ от _____________ № ____________
о результатах проведения расследования по факту утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименования должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на основании (основание назначения комиссии), провела расследование по факту ___________________________________________.
В результате расследования установлено:
1.
2.
Выводы:
1.
2.
Председатель комиссии:___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Приложение № 8
к п. 6.5
Рекомендуемая форма акта о результатах проведения проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(должностное лицо, на которое возложен контроль за проведением проверки (в центральном аппарате), руководитель
_________________________________________
организации МЧС России (должность, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия)
«____» _____________ 20___ г.
АКТ от _____________ № ____________
проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименование должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии) действуя на основании (основание назначения комиссии) провела проверку наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения.
Проверкой установлено:
Всего числится по описям (номенклатурам дел, журналам регистрации и учета):
………………………………………… (документов, дел);
Из них в наличии: ……………………
Не обнаружено: ………………………
(номера документов)
Обнаружено не внесенных в описи (номенклатуры дел, журналы регистрации и учета) ………………………… документов.
(количество)
Выводы и предложения комиссии.
Приложение:
Решение по результатам проверки.
Председатель комиссии:________________
(подпись)(инициалы, фамилия)
Члены комиссии: ________________
(подпись)(инициалы, фамилия)
________________
(подпись)(инициалы, фамилия)
Приложение № 9
к п. 6.9 Инструкции
Рекомендуемая форма акта о выделении к уничтожениюдокументов, дел с пометкой «Для служебного пользования»,не подлежащих хранению
УТВЕРЖДАЮ
____________________________________
(руководитель структурного подразделения центрального
____________________________________
аппарата, организации МЧС России)
_______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«____» _____________ 20___ г.
АКТ № _____
о выделении к уничтожению документов, дел с пометкой«Для служебного пользования», не подлежащих хранению
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименования должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на основании (основание назначения комиссии), составила настоящий акт о том, что перечисленные в нем документы, дела подлежат уничтожению как не имеющие исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.
№ п/п Учетный номер и дата документа Наименование документа Кол-во экзем-пляров Номера экзем-пляров Кол-во листов в экзем-пляре Всего листов (прописью) Срок хранения, статья по Перечню
1 2 3 4 5 6 7 8
1 2 3 4 5 6 7 8
Всего подлежит уничтожению _________________________________________
(цифрами и прописью)
наименований документов.
Председатель комиссии:___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Документы, дела перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем _______________________________________________________.
(сжигания, измельчения)
«____» _____________ 20___ г.
Председатель комиссии:___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Отметки в учетных данных произвел: ___________________________________
(подпись, должность, И.О. Фамилия)
«____» _____________ 20___ г.
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПРИКАЗ
от 14 сентября 2020 г. N 684
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В МИНИСТЕРСТВЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
В целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный N 57213) и организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — МЧС России) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — Инструкция).
2. Директору федерального государственного бюджетного учреждения «Информационно-аналитический центр МЧС России» в срок до 01.07.2021 обеспечить техническую реализацию пункта 3.3 Инструкции.
3. Установить, что пункт 3.3 Инструкции вступает в силу с 01.07.2021.
4. Признать утратившим силу раздел VI Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 3 декабря 2014 г. N 670.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить:
в центральном аппарате МЧС России — на директора Административного департамента;
в территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России, — на их руководителей.
Министр
Е.Н.ЗИНИЧЕВ
Утверждена
приказом МЧС России
от 14.09.2020 N 684
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В МИНИСТЕРСТВЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — Инструкция) определяет особенности работы с электронными документами и документами на бумажном носителе, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате МЧС России (далее — центральный аппарат), территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России (далее — организации МЧС России).
1.2. Требования Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.3. Инструкция разработана в целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный N 57213). Общие требования по оформлению, согласованию, регистрации документов определены Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России и Инструкцией по делопроизводству в территориальных органах и организациях, находящихся в ведении МЧС России, утверждаемыми приказами МЧС России с учетом особенностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.4. Отнесение информации к служебной информации ограниченного распространения в МЧС России производится в соответствии с Перечнем сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения МЧС России, утверждаемым приказом МЧС России.
1.5. Обращение с документами, имеющими пометки «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» или пометки об отнесении к иным видам охраняемых законодательством Российской Федерации тайн, осуществляется так же, как с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. При пересылке полученных МЧС России документов с такими пометками на сопроводительном письме к таким документам (материалам) проставляется пометка «Для служебного пользования».
1.6. Прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагаются:
1) в центральном аппарате, организациях МЧС России — на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее — подразделение документационного обеспечения);
2) в структурных подразделениях центрального аппарата и структурных подразделениях организаций МЧС России (далее — структурные подразделения) — на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении (далее — делопроизводители).
1.7. Делопроизводители обязаны:
1) контролировать в течение рабочего дня в автоматизированной системе делопроизводства и контроля МЧС России, информационной системе «Система электронного документооборота» (далее — АС «Делопроизводство», СЭД) поступление информации о документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направленных в структурное подразделение для исполнения (ознакомления);
2) еженедельно докладывать руководителю структурного подразделения о наличии и сохранности в структурном подразделении документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;
3) докладывать руководителю структурного подразделения о случаях нарушения сотрудниками структурного подразделения требований Инструкции.
1.8. При смене делопроизводителя, на которого возложены прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 1 к Инструкции), который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.
2. Подготовка проектов документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения
2.1. Подготовка проектов документов (печатание проектов документов, внесение в них изменений, обработка документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники осуществляется исполнителями на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.
Перечень объектов информатизации, предназначенных для обработки служебной информации ограниченного распространения, утверждается приказом МЧС России (для центрального аппарата), приказом организации МЧС России.
2.2. Пометка «Для служебного пользования» располагается в верхнем правом углу выше адресата документа, печатается с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером N 12 через одинарный межстрочный интервал.
В первой строке пометки печатается надпись «Для служебного пользования». На второй строке указывается номер пункта действующего Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемого приказом МЧС России. Надпись «Экз. N ___» размещается на третьей строке. Самая длинная строка пометки выравнивается по правому краю, остальные строки выравниваются по центру относительно надписи самой длинной строки.
Например:
Для служебного пользования
пункт ______ Перечня МЧС России
Экз. N ______
2.3. На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером N 12 через одинарный межстрочный интервал указываются:
1) количество отпечатанных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) фамилия и инициалы исполнителя;
4) фамилия и инициалы лица, отпечатавшего документ;
5) телефон исполнителя;
6) дата печатания.
Например:
Отп. — в ед. экз.
Экз. — в адрес
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
Отп. — в 4-х экз.
1 экз. — в дело N 1-1-1
2 экз. — в Минфин России
3 экз. — в МВД России
4 экз. — в Минтранс России
Исп. Фамилия Имя Отчество
Отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
При печатании более 4-х экземпляров документа на обороте последнего листа экземпляра, подшиваемого в дело, или на отдельном листе, хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется указатель рассылки (приложение N 2 к Инструкции), в котором поадресно проставляются номера экземпляров документа.
Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.
Например:
Отп. — в 5-ти экз.
Рассылка — согласно указателю рассылки
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
2.4. Уничтожение черновиков отпечатанных и подписанных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется исполнителем после подписания документа. При этом должна быть исключена возможность прочтения текста уничтоженного документа. На обороте последнего листа в нижней части экземпляра документа, подшиваемого в дело, исполнитель делает собственноручную запись, подтверждающую факт уничтожения.
Например:
Черновики
на 5 л. уничтожены.
Должность
Подпись И.О. Фамилия
Дата
2.5. Исполнитель передает на регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного и подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
2.6. При необходимости рассылки копий подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» его тиражирование осуществляется после регистрации в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
В таком случае номера экземпляров проставляются исполнителем после тиражирования документа с пометкой «Для служебного пользования».
3. Порядок приема, регистрации, учета и передачи
исполнителям документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
3.1. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступивших в МЧС России, адресованных руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, организациям МЧС России, осуществляется в том числе с использованием АС «Делопроизводство», СЭД подразделением документационного обеспечения в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов на бумажном носителе.
3.2. В соответствующем поле регистрационно-контрольной карточки (далее — РКК) документа в АС «Делопроизводство», СЭД проставляется пометка «ДСП» и указывается номер экземпляра документа.
К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка «ДСП».
Например:
П-123 ДСП
4-5-67ДСП
43-5214-22ДСП
112ДСП
3.3. Прием поступивших электронных документов, сканирование документов на бумажном носителе, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, размещение электронных образов в СЭД, осуществляется подразделениями документационного обеспечения или делопроизводителями на автоматизированных рабочих местах, которые должны иметь действующий аттестат соответствия по требованиям безопасности информации и устанавливаться в помещениях соответствующих подразделений.
Порядок обработки служебной информации ограниченного распространения средствами СЭД определяется Регламентами (Инструкциями) обработки информации, содержащей служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемыми в установленном порядке для каждой информационной системы отдельно.
3.4. Поступивший на бумажном носителе документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, регистрируется в АС «Делопроизводство», СЭД и учитывается в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 3 к Инструкции).
3.5. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, для исполнения (ознакомления) осуществляется сотрудниками подразделения документационного обеспечения, делопроизводителями в соответствии с указанным на документе адресатом или резолюцией соответствующего руководителя, под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции).
В подразделении документационного обеспечения указанные документы получают только делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
3.6. Передача исполнителю зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» для последующего тиражирования осуществляется под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции).
3.7. При необходимости передачи служебной информации ограниченного распространения в электронном виде (в виде файлов), сформированной на машинных носителях информации (далее — МНИ), передача электронных документов осуществляется по Журналу учета передачи файлов на МНИ, который ведется в структурных подразделениях центрального аппарата, организации МЧС России (приложение N 5 к Инструкции).
4. Тиражирование документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
4.1. Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должно проводиться в помещениях структурного подразделения, на которое возложено осуществление копировально-множительных работ (например, копировально-множительное бюро), где организован режим безопасности, исключающий возможность несанкционированного доступа посторонних лиц к служебной информации ограниченного распространения, утраты, хищения или утечки такой информации.
Аттестация помещений и средств копирования и тиражирования на соответствие требованиям по безопасности информации не проводится, за исключением случаев, когда средства тиражирования документов входят в состав автоматизированных систем на базе средств вычислительной техники.
4.2. Запрещается тиражирование документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, если на документе проставлена запрещающая тиражирование пометка, которая оформляется с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером N 12 прописными буквами ниже пометки «Для служебного пользования» и выравнивается по центру по отношению к самой длинной ее строке.
Например:
Для служебного пользования
пункт _____ Перечня МЧС России
Экз. N _____
СНЯТИЕ КОПИЙ ЗАПРЕЩЕНО
4.3. Тиражирование подписанного и зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
4.4. Приказы, распоряжения, протоколы, акты, планы мероприятий, исходящие письма, докладные записки, другие служебные документы, подписанные (утвержденные) Министром, первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра, заместителями Министра, с пометкой «Для служебного пользования» тиражируются с разрешения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения центрального аппарата.
Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, тиражируются:
разработанные структурным подразделением центрального аппарата за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения центрального аппарата — с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения;
разработанные в организации МЧС России за подписью руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России — с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России.
4.5. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, адресованные руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, поступившие:
1) из других федеральных органов исполнительной власти — не подлежат распространению (тиражированию) без письменного решения соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения;
2) из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов власти субъектов Российской Федерации и других органов, не являющихся федеральными органами исполнительной власти — подлежат тиражированию в строго ограниченном количестве и только на основании письменного решения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения, если иное не установлено соглашениями о неразглашении конфиденциальной информации, заключенного между МЧС России и иными организациями.
4.6. Поступившие в организацию МЧС России документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, разработанные в структурных подразделениях центрального аппарата, тиражируются с разрешения руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений центрального аппарата, которыми данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.
Письменное разрешение оформляется соответствующим руководителем (заместителями руководителя) в виде письма, докладной (служебной записки) или собственноручного поручения на обороте последнего листа тиражируемого документа с указанием количества экземпляров.
Например:
Разрешаю снять четыре копии.
Должность
Подпись И.О. Фамилия
Дата
4.7. Перед тиражированием документа с пометкой «Для служебного пользования» (кроме документов, хранящихся в архиве) на обороте последнего листа в левой его части лицом, тиражирующим документ, указываются:
1) количество тиражированных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) должность, фамилия и инициалы лица, тиражировавшего документ;
4) телефон лица, тиражировавшего документ;
5) дата тиражирования.
Например:
Размн. — в 4-х экз.
1 экз. — Зам. Министра Фамилия И.О.
2 экз. — ДГСП
3 экз. — ДГЗ
4 экз. — ДОУ
Размн. Старший инспектор АД Фамилия И.О.
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
4.8. Учет количества тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется поэкземплярно в Журнале учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 6 к Инструкции).
Учет выдачи тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ведется в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции), и осуществляется в структурных подразделениях, в чьих интересах производилось тиражирование.
4.9. Выписки из документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без пометки «Для служебного пользования» могут изготавливаться структурным подразделением, осуществляющим хранение этого документа в соответствии с номенклатурой дел, если в них не содержатся сведения, составляющие служебную информацию ограниченного распространения, перечень которых утверждается приказом МЧС России.
5. Отправка (передача) другим органам и организациям
документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
5.1. Организация отправки (передачи) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» с учетом особенностей, установленных в данном разделе Инструкции.
5.2. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, адресату нарочным (сотрудником центрального аппарата, организации МЧС России или сотрудником организации — адресата) осуществляется под роспись о получении документа с указанием номера экземпляра.
5.3. При направлении документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
Документы, подлежащие отправке, передаются в подразделение документационного обеспечения полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Сотрудник подразделения документационного обеспечения проверяет комплектность документов, соответствие указанных на документе адресата и номера экземпляра указателю рассылки.
5.4. Отправка служебной информации ограниченного распространения, представленная в электронной форме, осуществляется только на учтенных МНИ с сопроводительным письмом на бумажном носителе, которое должно содержать пометку «Для служебного пользования». В текстовой части сопроводительного письма должна быть приведена краткая характеристика информационного содержания электронного документа (файла-приложения), а в реквизите «Приложение» указывается имя файла с машинным документом, его размер (занимаемое место) и пометка «Для служебного пользования».
5.5. При отправке документов пометка «Для служебного пользования» проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра.
5.6. Для отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, запрещается использовать средства открытой телеграфной, факсимильной и электронной связи, средства электронной почты, а также средства информационных систем, программ, которые предназначены и (или) используются для обмена электронными сообщениями (сервис обмена мгновенными сообщениями).
6. Организация хранения и уничтожения документов, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения
6.1. Делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудники структурных подразделений, осуществляющие работу с такими документами, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.
Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, то ознакомление с ними и их исполнение осуществляется в специально оборудованных для этих целей местах, отвечающих предъявляемым требованиям.
6.2. Правила доступа в помещения подразделения документационного обеспечения, в которых осуществляется прием и подготовка к передаче документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должны обеспечивать сохранность носителей служебной информации ограниченного распространения, исключать возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в указанном помещении посторонних лиц.
Для помещений, в которых ведется работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, организуется режим обеспечения безопасности, при котором обеспечивается сохранность носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также исключается возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц. Данный режим должен обеспечиваться в том числе:
запиранием помещения на ключ, в том числе при выходе из него в рабочее время;
закрытием шкафов (ящиков, хранилищ), где хранятся носители информации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, во время отсутствия в помещении делопроизводителей.
Данные правила утверждаются в центральном аппарате — заместителем Министра, координирующим деятельность подразделения документационного обеспечения, в организациях МЧС России — руководителями организаций.
6.3. О фактах утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения такой информации, докладывается заместителю Министра, осуществляющему координацию и контроль деятельности соответствующего структурного подразделения центрального аппарата, руководителю организации МЧС России для принятия решения о назначении комиссии по расследованию обстоятельств утраты документов, дел (далее — Комиссия).
6.4. Результаты проведения расследования оформляются актом, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах, и докладываются руководителю, назначившему Комиссию (приложение N 7 к Инструкции).
Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
6.5. Результаты ежегодных проверок наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате и организациях МЧС России оформляются актом (приложение N 8 к Инструкции).
6.6. При организационно-штатных изменениях, проводимых в отношении структурных подразделений и организаций МЧС России, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
6.7. При увольнении или переводе в другое структурное подразделение сотрудник структурного подразделения, за которым в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, числятся документы, возвращает их делопроизводителю.
6.8. Ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, находящимися в архиве, производится в соответствии с правилами выдачи документов соответствующего архива.
6.9. Уничтожение не вошедших в номенклатурные дела документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дел с пометкой «Для служебного пользования» с истекшими сроками хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится Экспертной комиссией, образованной в соответствии с Инструкцией по архивной работе в МЧС России, утверждаемой приказом МЧС России.
Документы, хранящиеся в составе дел в соответствии с номенклатурой, уничтожаются вместе с делом после истечения срока хранения в порядке, установленном правовыми актами по архивной работе.
Структурное подразделение, в котором хранились копии документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направляет копию акта (приложение N 9 к Инструкции) об их уничтожении в подразделение документационного обеспечения.
В журналах регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
Приложение N 1
к п. 1.8 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
________________________________________
(наименование должности руководителя
структурного подразделения центрального
аппарата или руководителя организации
МЧС России)
________________________________________
(И.О. Фамилия)
"__" __________ 20__ г.
АКТ N ________
приема-передачи документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения,
в ______________________________________________________________
(наименование структурного подразделения центрального
аппарата, организации МЧС России)
"__" __________ 20__ г. г. Москва
Настоящий акт составлен о том, что в соответствии с записями в Журнале
регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения, (наименование структурного подразделения,
организации МЧС России, вида документов) (наименование должности, воинское
(специальное) звание, инициалы, фамилия сотрудника, передающего документы)
передал, а (наименование должности, воинское (специальное) звание,
инициалы, фамилия сотрудника, принимающего документы) принял
нижеперечисленные документы, содержащие служебную информацию ограниченного
распространения.
|
N п/п |
Учетный номер и дата |
Входящий номер и дата |
Исходящий номер и дата |
От кого поступил документ |
Наименование или краткое содержание документа |
Оригинал (копия) |
Количество и номера экземпляров |
Количество листов |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
Всего передано ________________ документов, содержащих служебную информацию
(прописью)
ограниченного распространения.
Передал: _________________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Принял: _________________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение N 2
к п. 2.3 Инструкции
ФОРМА УКАЗАТЕЛЯ РАССЫЛКИ
УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ
исх. от "__" __________ 20__ г. N ________
(наименование или краткое содержание документа)
|
N п/п |
Наименование адресата |
Количество экземпляров |
Номера экземпляров |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Должность исполнителя ________________ ___________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Наименование должности
руководителя (заместителя
руководителя) структурного
подразделения центрального
аппарата, организации МЧС
России, ответственного за
подготовку документа ________________ ___________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение N 3
к п. 3.4 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
ЖУРНАЛ
регистрации и учета документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения
____________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения
центрального аппарата, организации МЧС России)
Начат: «__» __________ 20__ г.
Окончен: «__» __________ 20__ г.
|
N п/п |
Входящий номер и дата |
Исходящий номер и дата |
От кого поступил документ |
Наименование или краткое содержание документа |
Оригинал (копия) |
Количество и номера экземпляров |
Количество листов |
Куда отправлен |
Отметка о подшивке в дело (отправке, возврате, уничтожении) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
Примечания:
1. Записи по видам документов производятся в журнале делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России.
2. В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в АС «Делопроизводство», СЭД.
3. При учете входящих (внутренних) документов заполняются графы: 1 — 8, 10.
4. При учете исходящих документов заполняются графы: 3, 5, 7 — 10.
5. В графе 10 указывается:
номер дела, в которое подшит документ;
номер и дата реестра, по которому отправлен документ;
куда возвращен документ;
номер и дата акта об уничтожении документа.
Приложение N 4
к п. 3.5, 3.6, 4.8 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
ЖУРНАЛ
учета передачи документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
____________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения,
организации МЧС России)
Начат: «__» __________ 20__ г.
Окончен: «__» __________ 20__ г.
|
N п/п |
Входящий номер и дата |
Оригинал (копия) |
Количество и номера экземпляров |
Количество листов |
Кому (куда) передан |
Расписка в получении |
Расписка в обратном приеме |
Примечание |
||
|
Роспись, фамилия, номер телефона |
Дата |
Роспись, фамилия |
Дата |
|||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
Примечания:
1. Записи по видам документов производятся в журнале сотрудником, делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 7 и 8.
2. В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в АС «Делопроизводство», СЭД.
3. Графы 7 и 8 заполняются сотрудником, получающим документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение N 5
к п. 3.7 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМЫЙ ОБРАЗЕЦ
ЗАПОЛНЕНИЯ ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕРЕДАЧИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ,
СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО
РАСПРОСТРАНЕНИЯ, НА МАШИННЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ
ЖУРНАЛ
учета передачи электронных документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, на машинные
носители информации
____________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения,
организации МЧС России)
Начат: «__» __________ 20__ г.
Окончен: «__» __________ 20__ г.
|
N п/п |
Краткое содержание документа |
Название файла |
Объем и формат файла |
Кому (куда) передан файл, подпись лица разрешившего передачу файла |
Расписка в получении |
Расписка в передаче |
Примечание |
||||
|
Роспись, фамилия |
Дата |
Учетный номер МНИ, на который файл скопирован |
Роспись, фамилия |
Дата |
Учетный номер МНИ, с которого файл скопирован |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
Проект плана ГО |
План ГО (проект) |
.doc Word 2003 67 386 байт |
Иванову А.А. ДГО |
Иванов А.А. |
11.11.2020 |
5-ДСП ДГО |
Петров В.В. |
11.11.2020 |
8-ДСП ДГО |
Примечания:
1. Записи по видам файлов производятся в журнале сотрудником, обладателем электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 9 — 11.
2. В графы вносится информация об электронном документе, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии со сведениями о файле, формируемыми средствами операционной системы, при его создании.
3. Графы 9 — 11 заполняются сотрудником, получающим электронный документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение N 6
к п. 4.8 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
ЖУРНАЛА УЧЕТА ТИРАЖИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ
СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
ЖУРНАЛ
учета тиражирования документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения
____________________________________________________________
(наименование структурного подразделения центрального
аппарата, организации МЧС России)
Начат: «__» __________ 20__ г.
Окончен: «__» __________ 20__ г.
|
N п/п |
Отметки о приеме документа для тиражирования |
Отметки о выдаче документов после тиражирования |
Количество испорченных листов |
Дата и роспись в уничтожении испорченных листов |
|||||||
|
Дата приема |
Наименование или номер |
Количество листов |
ФИО принявшего решение о тиражировании/ФИО представившего на тиражирование |
Роспись в приеме |
Дата выдачи |
Количество тиражированных |
Роспись в получении |
||||
|
экземпляров |
листов |
||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
Примечания:
1. Записи в журнале производятся сотрудником, ответственным за учет тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
2. В графе 5 указываются фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение о тиражировании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение N 7
к п. 6.4 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
АКТА О РЕЗУЛЬТАТАХ ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО РАССЛЕДОВАНИЯ
ПО ФАКТУ УТРАТЫ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
________________________________________
(заместитель Министра, осуществляющий
координацию и контроль деятельности
соответствующего структурного
подразделения центрального
аппарата, руководитель
организации МЧС России)
________________________________________
(воинское (специальное) звание,
И.О. Фамилия)
"__" __________ 20__ г.
АКТ от __________ N ________
о результатах проведения расследования по факту утраты
документов, дел, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности,
воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии
(наименования должностей, воинских (специальных) званий, инициалы,
фамилии), действуя на основании (основание назначения комиссии), провела
расследование по факту _________________________________.
В результате расследования установлено:
1.
2.
Выводы:
1.
2.
Председатель комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение N 8
к п. 6.5
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
АКТА О РЕЗУЛЬТАТАХ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ
ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(должностное лицо, на которое возложен
контроль за проведением проверки
(в центральном аппарате), руководитель
_________________________________________
организации МЧС России (должность,
воинское (специальное) звание,
инициалы, фамилия)
"__" __________ 20__ г.
АКТ от __________ N ________
проверки наличия документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности,
воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии
(наименование должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии)
действуя на основании (основание назначения комиссии) провела проверку
наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения.
Проверкой установлено:
I. Всего числится по описям (номенклатурам дел, журналам регистрации и
учета):
................................. (документов, дел);
1) Из них в наличии: ................
2) Не обнаружено: ...................
(номера документов)
II. Обнаружено не внесенных в описи (номенклатуры дел, журналы
регистрации и учета) ................... документов.
(количество)
III. Выводы и предложения комиссии.
IV. Приложение:
V. Решение по результатам проверки.
Председатель комиссии: ________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии: ________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Приложение N 9
к п. 6.9 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ С ПОМЕТКОЙ
«ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ», НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(руководитель структурного подразделения
центрального
_________________________________________
аппарата, организации МЧС России)
______________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" __________ 20__ г.
АКТ N ______
о выделении к уничтожению документов, дел с пометкой
"Для служебного пользования", не подлежащих хранению
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское
(специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименования
должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на
основании (основание назначения комиссии), составила настоящий акт о том,
что перечисленные в нем документы, дела подлежат уничтожению как не имеющие
исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.
|
N п/п |
Учетный номер и дата документа |
Наименование документа |
Кол-во экземпляров |
Номера экземпляров |
Кол-во листов в экземпляре |
Всего листов (прописью) |
Срок хранения, статья по Перечню |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Всего подлежит уничтожению ____________________________________________
(цифрами и прописью)
наименований документов.
Председатель комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Документы, дела перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью
уничтожили путем _________________________________________________________.
(сжигания, измельчения)
"__" __________ 20__ г.
Председатель комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Отметки в учетных данных произвел: ____________________________________
(подпись, должность, И.О. Фамилия)
"__" __________ 20__ г.
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
(МЧС РОССИИ)
ПРИКАЗ14.09.2020 Москва № 684
Об утверждении Инструкции по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения,в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий
(в ред. приказа МЧС России от 02.07.2021 № 426)
В целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный № 57213) и организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – МЧС России) приказываю:
Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – Инструкция).
Директору федерального государственного бюджетного учреждения «Информационно-аналитический центр МЧС России» в срок до 01.07.2021 обеспечить техническую реализацию пункта 3.3 Инструкции.
Установить, что пункт 3.3 Инструкции вступает в силу с 01.07.2021.
Признать утратившим силу раздел VI Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 3 декабря 2014 г. № 670.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить:
в центральном аппарате МЧС России – на директора Административного департамента;
в территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России, – на их руководителей.
Министр Е.Н. Зиничев
УТВЕРЖДЕНА
приказом МЧС России от 14.09.2020 № 684
ИНСТРУКЦИЯ
по организации работы с документами, содержащими служебнуюинформацию ограниченного распространения, в МинистерствеРоссийской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий
Общие положения
Инструкция по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – Инструкция) определяет особенности работы с электронными документами и документами на бумажном носителе, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате МЧС России (далее – центральный аппарат), территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России (далее – организации МЧС России).
Требования Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Инструкция разработана в целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный № 57213). Общие требования по оформлению, согласованию, регистрации документов определены Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России и Инструкцией по делопроизводству в территориальных органах и организациях, находящихся в ведении МЧС России, утверждаемыми приказами МЧС России с учетом особенностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
Отнесение информации к служебной информации ограниченного распространения в МЧС России производится в соответствии с Перечнем сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения МЧС России, утверждаемым приказом МЧС России.
Обращение с документами, имеющими пометки «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» или пометки об отнесении к иным видам охраняемых законодательством Российской Федерации тайн, осуществляется так же, как с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. При пересылке полученных МЧС России документов с такими пометками на сопроводительном письме к таким документам (материалам) проставляется пометка «Для служебного пользования».
Прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагаются:
1) в центральном аппарате, организациях МЧС России – на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее – подразделение документационного обеспечения);
2) в структурных подразделениях центрального аппарата и структурных подразделениях организаций МЧС России (далее – структурные подразделения) – на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении (далее – делопроизводители).
Делопроизводители обязаны:
1) контролировать в течение рабочего дня в информационной системе «Система электронного документооборота» (далее – СЭД) поступление информации о документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направленных в структурное подразделение для исполнения (ознакомления);
2) еженедельно докладывать руководителю структурного подразделения о наличии и сохранности в структурном подразделении документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;
3) докладывать руководителю структурного подразделения о случаях нарушения сотрудниками структурного подразделения требований Инструкции.
При смене делопроизводителя, на которого возложены прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 1 к Инструкции), который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.
Подготовка проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Подготовка проектов документов (печатание проектов документов, внесение в них изменений, обработка документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники осуществляется исполнителями на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.
Перечень объектов информатизации, предназначенных для обработки служебной информации ограниченного распространения, утверждается:
в центральном аппарате распоряжением заместителя Министра, ответственным за организацию работы по защите информации информационных и автоматизированных систем, не содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и реализацию в системе МЧС России единой технической политики в области создания, развития и эксплуатации информационно-коммуникационной инфраструктуры;
в организации МЧС России приказом руководителя организации МЧС России.
Пометка «Для служебного пользования» располагается в верхнем правом углу выше адресата документа, печатается с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером № 12 через одинарный межстрочный интервал.
В первой строке пометки печатается надпись «Для служебного пользования». На второй строке указывается номер пункта действующего Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемого приказом МЧС России. Надпись «Экз. № ___» размещается на третьей строке. Самая длинная строка пометки выравнивается по правому краю, остальные строки выравниваются по центру относительно надписи самой длинной строки.
Например:
Для служебного пользования
пункт ______ Перечня МЧС России
Экз. № ______
На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером № 12 через одинарный межстрочный интервал указываются:
1) количество отпечатанных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) фамилия и инициалы исполнителя;
4) фамилия и инициалы лица, отпечатавшего документ;
5) телефон исполнителя;
6) дата печатания.
Например:
Отп. – в ед. экз.
Экз. – в адрес
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
Отп. – в 4-х экз.
1 экз. – в дело № 1-1-1
2 экз. – в Минфин России
3 экз. – в МВД России
4 экз. – в Минтранс России
Исп. Фамилия Имя Отчество
Отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
При печатании более 4-х экземпляров документа на обороте последнего листа экземпляра, подшиваемого в дело, или на отдельном листе, хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется указатель рассылки (приложение № 2 к Инструкции), в котором поадресно проставляются номера экземпляров документа.
Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.
Например:
Отп. – в 5-ти экз.
Рассылка – согласно указателю рассылки
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
Уничтожение черновиков отпечатанных и подписанных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется исполнителем после подписания документа. При этом должна быть исключена возможность прочтения текста уничтоженного документа. На обороте последнего листа в нижней части экземпляра документа, подшиваемого в дело, исполнитель делает собственноручную запись, подтверждающую факт уничтожения.
Например:
Черновики
на 5 л. уничтожены.
Должность
ПодписьИ.О. Фамилия
Дата
Исполнитель передает на регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного и подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
При необходимости рассылки копий подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» его тиражирование осуществляется после регистрации в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
В таком случае номера экземпляров проставляются исполнителем после тиражирования документа с пометкой «Для служебного пользования».
Порядок приема, регистрации, учета и передачи исполнителям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступивших в МЧС России, адресованных руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, организациям МЧС России, осуществляется в том числе с использованием СЭД подразделением документационного обеспечения в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов на бумажном носителе.
В соответствующем поле регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК) документа в СЭД проставляется пометка «ДСП» и указывается номер экземпляра документа.
К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка «ДСП».
Например:
П-123 ДСП
4-5-67ДСП
43-5214-22ДСП
112ДСП
Прием поступивших электронных документов, сканирование документов на бумажном носителе, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, размещение электронных образов в СЭД, осуществляется подразделениями документационного обеспечения или делопроизводителями на автоматизированных рабочих местах, которые должны иметь действующий аттестат соответствия по требованиям безопасности информации и устанавливаться в помещениях соответствующих подразделений.
Порядок обработки служебной информации ограниченного распространения средствами СЭД определяется Регламентами (Инструкциями) обработки информации, содержащей служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемыми в установленном порядке для каждой информационной системы отдельно.
Поступивший на бумажном носителе документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, регистрируется в СЭД и учитывается в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 3 к Инструкции).
Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, дляисполнения(ознакомления) осуществляется сотрудниками подразделения документационного обеспечения, делопроизводителями в соответствии с указанным на документе адресатом или резолюцией соответствующего руководителя, под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции).
В подразделении документационного обеспечения указанные документы получают только делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
Передача исполнителю зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» для последующего тиражирования осуществляется под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции).
При необходимости передачи служебной информации ограниченного распространения в электронном виде (в виде файлов), сформированной на машинных носителях информации (далее – МНИ), передача электронных документов осуществляется по Журналу учета передачи файлов на МНИ, который ведется в структурных подразделениях центрального аппарата, организации МЧС России (приложение № 5 к Инструкции).
Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должно проводиться в помещении структурного подразделения, на которое возложено ведение делопроизводства, осуществление копировально-множительных работ (например, копировально-множительное бюро), организован режим безопасности, исключающий возможность несанкционированного распространения, утраты, хищения или утечки такой информации.
Аттестация помещений и средств копирования и тиражирования на соответствие требованиям по безопасности информации не проводится, за исключением случаев, когда средства тиражирования документов входят в состав автоматизированных систем на базе средств вычислительной техники.
Запрещается тиражирование документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, если на документе проставлена запрещающая тиражирование пометка, которая оформляется с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером №12 прописными буквами ниже пометки «Для служебного пользования» и выравнивается по центру по отношению к самой длинной ее строке.
Например:
Для служебного пользования
пункт _____ Перечня МЧС России
Экз. № _____
СНЯТИЕ КОПИЙ ЗАПРЕЩЕНО
Тиражирование подписанного и зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
Приказы, распоряжения, протоколы, акты, планы мероприятий, исходящие письма, докладные записки, другие служебные документы, подписанные (утвержденные) Министром, первым заместителем Министра, статс-секретарем – заместителем Министра, заместителем Министра – главным государственным инспектором Российской Федерации по пожарному надзору, заместителями Министра, с пометкой «Для служебного пользования» тиражируются с разрешения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения центрального аппарата.
Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, тиражируются:
разработанные структурным подразделением центрального аппарата за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения центрального аппарата-с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения;
разработанные в организации МЧС России за подписью руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России – с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России.
Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, поступившие в МЧС России, адресованные руководству Министерства и структурным подразделениям центрального аппарата, подлежат тиражированию в строго ограниченном количестве и только на основании письменного решения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения центрального аппарата МЧС России, если иное не установлено соглашениями о неразглашении конфиденциальной информации, заключенными между МЧС России и иными организациями.
Поступившие в организацию МЧС России документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, разработанные в структурных подразделениях центрального аппарата, тиражируются с разрешения руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений центрального аппарата, которыми данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.
Письменное разрешение оформляется соответствующим руководителем (заместителями руководителя) в виде письма, докладной (служебной записки) или собственноручного поручения на обороте последнего листа тиражируемого документа с указанием количества экземпляров.
Например:
Разрешаю снять четыре копии.
Должность
ПодписьИ.О. Фамилия
Дата
Перед тиражированием документа с пометкой «Для служебного пользования» (кроме документов, хранящихся в архиве) на обороте последнего листа в левой его части лицом, тиражирующим документ, указываются:
1) количество тиражированных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) должность, фамилия и инициалы лица, тиражировавшего документ;
4) телефон лица, тиражировавшего документ;
5) дата тиражирования.
Например:
Размн. – в 4-х экз.
1 экз. – Зам. Министра Фамилия И.О.
2 экз. – ДГСП
3 экз. – ДГЗ
4 экз. – ДОУ
Размн. Старший инспектор АД Фамилия И.О.
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
Учет количества тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется поэкземплярно в Журнале учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 6 к Инструкции).
Учет выдачи тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ведется в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции), и осуществляется в структурных подразделениях, в чьих интересах производилось тиражирование.
Выписки из документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без пометки «Для служебного пользования» могут изготавливаться структурным подразделением, осуществляющим хранение этого документа в соответствии с номенклатурой дел, если в них не содержатся сведения, составляющие служебную информацию ограниченного распространения, перечень которых утверждается приказом МЧС России.
Отправка (передача) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Организация отправки (передачи) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» с учетом особенностей, установленных в данном разделе Инструкции.
Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, адресату нарочным (сотрудником центрального аппарата, организации МЧС России или сотрудником организации – адресата) осуществляется под роспись о получении документа с указанием номера экземпляра.
При направлении документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
Документы, подлежащие отправке, передаются в подразделение документационного обеспечения полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Сотрудник подразделения документационного обеспечения проверяет комплектность документов, соответствие указанных на документе адресата и номера экземпляра указателю рассылки.
Отправка служебной информации ограниченного распространения, представленная в электронной форме, осуществляется только на учтенных МНИ с сопроводительным письмом на бумажном носителе, которое должно содержать пометку «Для служебного пользования». В текстовой части сопроводительного письма должна быть приведена краткая характеристика информационного содержания электронного документа (файла-приложения), а в реквизите «Приложение» указывается имя файла с машинным документом, его размер (занимаемое место) и пометка «Для служебного пользования».
При отправке документов пометка «Для служебного пользования» проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра.
Для отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, запрещается использовать средства открытой телеграфной, факсимильной и электронной связи, средства электронной почты, а также средства информационных систем, программ, которые предназначены и (или) используются для обмена электронными сообщениями (сервис обмена мгновенными сообщениями).
Организация хранения и уничтожения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудники структурных подразделений, осуществляющие работу с такими документами, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.
Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, то ознакомление с ними и их исполнение осуществляется в специально оборудованных для этих целей местах, отвечающих предъявляемым требованиям.
Правила доступа в помещения подразделения документационного обеспечения, в которых осуществляется прием и подготовка к передаче документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должны обеспечивать сохранность носителей служебной информации ограниченного распространения, исключать возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в указанном помещении посторонних лиц.
Для помещений, в которых ведется работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, организуется режим обеспечения безопасности, при котором обеспечивается сохранность носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также исключается возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц. Данный режим должен обеспечиваться в том числе:
запиранием помещения на ключ, в том числе при выходе из него в рабочее время;
закрытием шкафов (ящиков, хранилищ), где хранятся носители информации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, во время отсутствия в помещении делопроизводителей.
Данные правила утверждаются в центральном аппарате – заместителем Министра, координирующим деятельность подразделения документационного обеспечения, в организациях МЧС России – руководителями организаций.
О фактах утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения такой информации, докладывается заместителю Министра, осуществляющему координацию и контроль деятельности соответствующего структурного подразделения центрального аппарата, руководителю организации МЧС России для принятия решения о назначении комиссии по расследованию обстоятельств утраты документов, дел (далее – Комиссия).
Результаты проведения расследования оформляются актом, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах, и докладываются руководителю, назначившему Комиссию (приложение № 7 к Инструкции).
Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
Результаты ежегодных проверок наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате и организациях МЧС России оформляются актом (приложение № 8 к Инструкции).
При организационно-штатных изменениях, проводимых в отношении структурных подразделений и организаций МЧС России, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
При увольнении или переводе в другое структурное подразделение сотрудник структурного подразделения, за которым в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, числятся документы, возвращает их делопроизводителю.
Ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, находящимися в архиве, производится в соответствии с правилами выдачи документов соответствующего архива.
Уничтожение не вошедших в номенклатурные дела документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дел с пометкой «Для служебного пользования» с истекшими сроками хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится Экспертной комиссией, образованной в соответствии с Инструкцией по архивной работе в МЧС России, утверждаемой приказом МЧС России.
Документы, хранящиеся в составе дел в соответствии с номенклатурой, уничтожаются вместе с делом после истечения срока хранения в порядке, установленном правовыми актами по архивной работе.
Структурное подразделение, в котором хранились копии документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направляет копию акта (приложение № 9 к Инструкции) об их уничтожении в подразделение документационного обеспечения.
В журналах регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
Приложение № 1к п. 1.8 Инструкции
Рекомендуемая форма акта приема-передачи документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________
(наименование должности руководителя структурного подразделения центрального аппарата или руководителя организации МЧС России)
___________________________________
(И.О. Фамилия)
«____» _____________ 20___ г.
АКТ № ______________
приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения,
в ______________________________________________________________
(наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)
«____» _____________ 20___ г. г. Москва
Настоящий акт составлен о том, что в соответствии с записями в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, (наименование структурного подразделения, организации МЧС России, вида документов) (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия сотрудника, передающего документы) передал, а (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия сотрудника, принимающего документы) принял нижеперечисленные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения.
№
п/п Учетный номер и дата Входящий номер и дата Исходящий номер и дата От кого поступил документ Наименование или краткое содержание документа Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Всего передано _____________ документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
(прописью)
Передал: _________________________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Принял: _________________________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение № 2
к п. 2.3 Инструкции
Форма указателя рассылки
УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ
исх. от «____» _____________ 20___ г. № ________________
(наименование или краткое содержание документа)
№
п/п Наименование адресата Количество
экземпляров Номера
экземпляров Примечание
1 2 3 4 5
Должность исполнителя________________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Наименование должности
руководителя (заместителя
руководителя) структурного
подразделения центрального
аппарата, организации МЧС
России, ответственного за
подготовку документа______________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение № 3
к п. 3.4 Инструкции
Рекомендуемая форма журнала регистрации и учета документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения
ЖУРНАЛ
регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
__________________________________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)
Начат: «____» ____________ 20___ г.
Окончен: «____» ____________ 20___ г.
№ п/п Входящий номер и дата Исходящий номер и дата От кого поступил документ Наименование или краткое содержание документа Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов Куда отправлен Отметка о подшивке в дело (отправке, возврате, уничтожении) Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Примечания:
Записи по видам документов производятся в журнале делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России.
В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в СЭД.
При учете входящих (внутренних) документов заполняются графы: 1-8, 10.
При учете исходящих документов заполняются графы: 3, 5, 7-10.
В графе 10 указывается:
номер дела, в которое подшит документ;
номер и дата реестра, по которому отправлен документ;
куда возвращен документ;
номер и дата акта об уничтожении документа.
Приложение № 4
к п. 3.5, 3.6, 4.8 Инструкции
Рекомендуемая форма журнала учета передачи документов,
содержащих служебную информацию ограниченного распространения
ЖУРНАЛ
учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
___________________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения, организации МЧС России)
Начат: «____» ____________ 20___ г.
Окончен: «____» ____________ 20___ г.
№ п/п Входящий номер и дата Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов Кому (куда) передан Расписка в получении Расписка в обратном приеме Примечание
Роспись, фамилия, номер телефона Дата Роспись, фамилия Дата 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Примечания:
Записи по видам документов производятся в журнале сотрудником, делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 7 и 8.В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в СЭД.
Графы 7 и 8 заполняются сотрудником, получающим документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение № 5
к п. 3.7 Инструкции
Рекомендуемый образец заполнения журнала учета передачи электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на машинные носители информации
ЖУРНАЛ
учета передачи электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на машинные носители информации
____________________________________________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения, организации МЧС России)
Начат: «____» ____________ 20___ г.
Окончен: «____» ____________ 20___ г.
№ п/ п Краткое содержание документа Название файла Объем и формат файла Кому (куда) передан файл, подпись лица разрешившего передачу файла Расписка в получении Расписка в передаче Примечание
Роспись, фамилия Дата Учетный номер МНИ, на который файл скопирован Роспись, фамилия Дата Учетный номер МНИ, с которого файл скопирован 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Проект плана ГО План ГО (проект) .docWord 2003 67 386 байт Иванову А.А.ДГО Иванов А.А. 11.11.2020 5-ДСП ДГО Петров В.В. 11.11.2020 8-ДСП ДГО Примечания:
Записи по видам файлов производятся в журнале сотрудником, обладателем электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 9-11.
В графы вносится информация об электронном документе, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии со сведениями о файле, формируемыми средствами операционной системы, при его создании.
Графы 9-11 заполняются сотрудником, получающим электронный документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение № 6
к п. 4.8 Инструкции
Рекомендуемая форма журнала учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
ЖУРНАЛ
учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
___________________________________________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)
Начат: «____» ____________ 20___ г.
Окончен: «____» ____________ 20___ г.
№ п/п Отметки о приеме документа для тиражирования Отметки о выдаче документов после тиражирования Количество испорченных листов Дата и роспись в уничтожении испорченных листов
Дата приема Наименование или номер Количество листов ФИО принявшего решение о тиражировании/ ФИО представившего на тиражирование Роспись в приеме Дата выдачи Количество тиражированных Роспись в получении экземпляров листов 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Примечания:
Записи в журнале производятся сотрудником, ответственным за учет тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
В графе 5 указываются фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение о тиражировании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение № 7
к п. 6.4 Инструкции
Рекомендуемая форма акта о результатах проведения служебного расследования по факту утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
УТВЕРЖДАЮ
__________________________________________
(заместитель Министра, осуществляющий координацию и контроль деятельности соответствующего структурного подразделения центрального аппарата, руководитель организации МЧС России)
__________________________________________
(воинское (специальное) звание, И.О. Фамилия)
«____» _____________ 20___ г.
АКТ от _____________ № ____________
о результатах проведения расследования по факту утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименования должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на основании (основание назначения комиссии), провела расследование по факту ___________________________________________.
В результате расследования установлено:
1.
2.
Выводы:
1.
2.
Председатель комиссии:___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Приложение № 8
к п. 6.5
Рекомендуемая форма акта о результатах проведения проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(должностное лицо, на которое возложен контроль за проведением проверки (в центральном аппарате), руководитель
_________________________________________
организации МЧС России (должность, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия)
«____» _____________ 20___ г.
АКТ от _____________ № ____________
проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименование должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии) действуя на основании (основание назначения комиссии) провела проверку наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения.
Проверкой установлено:
Всего числится по описям (номенклатурам дел, журналам регистрации и учета):
………………………………………… (документов, дел);
Из них в наличии: ……………………
Не обнаружено: ………………………
(номера документов)
Обнаружено не внесенных в описи (номенклатуры дел, журналы регистрации и учета) ………………………… документов.
(количество)
Выводы и предложения комиссии.
Приложение:
Решение по результатам проверки.
Председатель комиссии:________________
(подпись)(инициалы, фамилия)
Члены комиссии: ________________
(подпись)(инициалы, фамилия)
________________
(подпись)(инициалы, фамилия)
Приложение № 9
к п. 6.9 Инструкции
Рекомендуемая форма акта о выделении к уничтожениюдокументов, дел с пометкой «Для служебного пользования»,не подлежащих хранению
УТВЕРЖДАЮ
____________________________________
(руководитель структурного подразделения центрального
____________________________________
аппарата, организации МЧС России)
_______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«____» _____________ 20___ г.
АКТ № _____
о выделении к уничтожению документов, дел с пометкой«Для служебного пользования», не подлежащих хранению
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименования должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на основании (основание назначения комиссии), составила настоящий акт о том, что перечисленные в нем документы, дела подлежат уничтожению как не имеющие исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.
№ п/п Учетный номер и дата документа Наименование документа Кол-во экзем-пляров Номера экзем-пляров Кол-во листов в экзем-пляре Всего листов (прописью) Срок хранения, статья по Перечню
1 2 3 4 5 6 7 8
1 2 3 4 5 6 7 8
Всего подлежит уничтожению _________________________________________
(цифрами и прописью)
наименований документов.
Председатель комиссии:___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Документы, дела перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем _______________________________________________________.
(сжигания, измельчения)
«____» _____________ 20___ г.
Председатель комиссии:___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
___________________________________
(подпись)(И.О. Фамилия)
Отметки в учетных данных произвел: ___________________________________
(подпись, должность, И.О. Фамилия)
«____» _____________ 20___ г.
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПРИКАЗ
от 14 мая 2021 г. N 315
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ
МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ, УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ, НАХОДЯЩИХСЯ
В ВЕДЕНИИ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ
ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ
И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
В целях упорядочения организации работы с документами в системе электронного документооборота приказываю:
1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством Инструкцию по делопроизводству в территориальных органах Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и организациях, находящихся в ведении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — Инструкция), согласно приложению.
2. Признать утратившим силу приказ МЧС России от 03.12.2014 N 670 «О совершенствовании делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России».
Министр
Е.Н.ЗИНИЧЕВ
Утверждена
приказом МЧС России
от 14.05.2021 N 315
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ
МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ, УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ, НАХОДЯЩИХСЯ
В ВЕДЕНИИ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ
ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ
И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ
|
Архив |
— |
архив территориального органа Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждения и организации, находящейся в ведении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий |
|
Делопроизводитель |
— |
сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении и в его территориально удаленных подразделениях, территориального органа Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждения и организации, находящихся в ведении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий |
|
Заместители Министра |
— |
первый заместитель Министра Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, статс-секретарь — заместитель Министра Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, заместитель Министра Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий — главный государственный инспектор Российской Федерации по пожарному надзору, заместители Министра Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий |
|
Инструкция |
— |
Инструкция по делопроизводству в территориальных органах Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и организациях, находящихся в ведении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий |
|
Министр |
— |
Министр Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий |
|
МЧС России |
— |
Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий |
|
МЭДО |
— |
система межведомственного электронного документооборота |
|
ОД |
— |
оперативный дежурный, должностное лицо, заступающее на круглосуточное дежурство в целях обеспечения постоянной готовности сил и средств и управления в подразделениях спасательных воинских формирований и региональных поисково-спасательных отрядах МЧС России |
|
Организации МЧС России |
— |
учреждения и организации, находящиеся в ведении МЧС России |
|
Подразделение делопроизводства |
— |
штатное, самостоятельное структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства в территориальном органе, организации МЧС России |
|
Положение о территориальном органе МЧС России |
— |
Положение о территориальном органе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденное приказом МЧС России от 27.03.2020 N 217 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20 июля 2020 г., регистрационный N 59030) |
|
Правила делопроизводства |
— |
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023) |
|
Регламент МЧС России |
— |
Регламент Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденный приказом МЧС России от 02 сентября 2014 г. N 484 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 9 октября 2014 г., регистрационный N 34275) |
|
Росархив |
— |
Федеральное архивное агентство |
|
Руководство МЧС России |
— |
Министр, первый заместитель Министра, статс-секретарь — заместитель Министра, заместитель Министра — главный государственный инспектор Российской Федерации по пожарному надзору, заместители Министра |
|
Руководство территориального органа, организации МЧС России |
— |
руководитель, заместители руководителя территориального органа, организации МЧС России |
|
СМЭВ |
— |
единая система межведомственного электронного взаимодействия |
|
Сотрудники |
— |
военнослужащие спасательных воинских формирований, сотрудники федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, федеральные государственные гражданские служащие, работники, занимающие должности, не являющиеся должностями государственной службы, территориального органа, организации МЧС России |
|
Срочные документы |
— |
документы, содержащие пометки о срочности («Вручить немедленно», «Весьма срочно», «Срочно») либо содержащие в тексте документа или в поручении к документу указание о сроке исполнения |
|
Структурные подразделения |
— |
управления, отделы, службы, отделения, группы, отряды, части, центры территориального органа, организации МЧС России |
|
Структурные подразделения центрального аппарата МЧС России |
— |
главные управления, департаменты, управления, отделы центрального аппарата МЧС России <1> |
|
СЭД |
— |
система электронного документооборота |
|
ФПС ГПС |
— |
федеральная противопожарная служба Государственной противопожарной службы |
|
Центральный архив МЧС России |
— |
федеральное казенное учреждение «Центральный архив Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» |
|
ЦУКС |
— |
Центр управления в кризисных ситуациях территориального органа МЧС России |
|
ЭРК |
— |
электронная регистрационная карточка СЭД |
———————————
<1> Пункт 5 Указа Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 г. N 868 «Вопросы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ <1>
———————————
<1> Термины и определения приведены в соответствии с Правилами делопроизводства и ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — М: Стандартинформ, 2014, за исключением терминов, определения которых даны в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, указанными в сносках.
Для целей Инструкции используются следующие термины и определения:
«автор документа» — организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
«бланк документа» — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
«вид документа» — классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
«гриф документа» — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;
«дело» — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности МЧС России, помещенных в отдельную обложку;
«делопроизводство» — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
«докладная записка» — информационно-справочный документ, подготовленный структурными подразделениями и адресованный руководству территориального органа, организации МЧС России, содержащий информацию о событиях, фактах, по которым требуется принятие решения;
«документ» — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
«документооборот» — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
«заверенная копия документа» — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую значимость;
«исполнитель» — структурное подразделение, сотрудник структурного подразделения, ответственные за подготовку документа;
«усиленная квалифицированная электронная подпись» — электронная подпись документа, подтверждающая его юридическую значимость;
«копия документа» — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
«межведомственный электронный документооборот (МЭДО)» — взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации <1>;
———————————
<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2019, N 12, ст. 1314).
«номенклатура дел» — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в территориальных органах, организациях МЧС России, с указанием сроков их хранения;
«нормативный правовой акт» — письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм <2>;
———————————
<2> Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. N 781-II ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 49, ст. 5506).
«объем документооборота» — количество документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период;
«подлинник документа» — первый или единственный экземпляр документа;
«приказ» — организационно-распорядительный документ, регулирующий вопросы, связанные с основными направлениями деятельности территориального органа, организации МЧС России, требующий обязательного выполнения определенных действий, соблюдения правил, устанавливающий соответствующий порядок, утверждающий соответствующее положение, подписываемый руководителем территориального или иным уполномоченным лицом территориального органа, руководителем организации МЧС России;
«простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования паролей подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;
«протокол» — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на заседаниях, совещаниях;
«распоряжение» — организационно-распорядительный документ, который издается по оперативным вопросам, рассчитанным на кратковременное действие и небольшой состав исполнителей, подписываемый руководителем территориального органа, организации МЧС России или его заместителями;
«регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
«реквизит документа» — элемент оформления документа;
«служебная записка» — информационно-справочный документ, используемый для обмена информацией между заместителями территориального органа, организации МЧС России, структурными подразделениями;
«СЭД» — система электронного документооборота — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, хранение документов и доступ к ним, а также регистрацию документов;
«формирование дела» — группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
«экспертиза ценности документов» — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации <1>;
———————————
<1> Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст. 4169; 14.12.2020, N 50, ст. 8074).
«электронная копия документа» — копия документа, созданная в электронной форме;
«электронная подпись» — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию <2>;
———————————
<2> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2021, N 9, ст. 1467).
«электронный документ» — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах <3>;
———————————
<3> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2021, N 1, ст. 69).
«электронный документооборот» — документооборот с применением информационной системы;
«юридическая сила документа» — свойство официального документа вызывать правовые последствия.
Иные понятия, приведенные в Инструкции, используются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с Изменением N 1) <4>.
———————————
<4> М: Стандартинформ, 2018.
Часть 1. Общие положения
1. Инструкция устанавливает единые требования к приему, обработке, учету, доведению, подготовке, оформлению, отправке, хранению несекретных документов, образующихся в деятельности территориальных органов, организаций МЧС России.
2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства, Положением о Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 г. N 868 <1>, Регламентом МЧС России, Положением о территориальном органе МЧС России, нормативными правовыми актами Росархива, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.
———————————
<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 28, ст. 2882; 2020, N 27, ст. 4185.
3. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказами МЧС России после их согласования с Росархивом.
4. Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех сотрудников территориальных органов, организаций МЧС России.
5. Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регламентируется соответствующей инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.
6. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регламентируются Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 <2>, приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 «О порядке обращения с информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий», (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный N 57213), Инструкцией по организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий», утвержденной приказом МЧС России от 14 сентября 2020 г. N 684.
———————————
<2> Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2020, N 33, ст. 5389.
7. Требования Инструкции к работе с обращениями граждан, а также бухгалтерской, научно-технической, кадровой и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов ведения делопроизводства, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
8. Организация и ведение делопроизводства в территориальном органе, организации МЧС России осуществляется подразделением делопроизводства, которое подчиняется непосредственно руководителю территориального органа, организации МЧС России, с использованием СЭД в соответствии с законодательством Российской Федерации. Положение о подразделении делопроизводства в территориальном органе МЧС России разрабатывается в соответствии с типовым положением, утверждаемым приказом МЧС России.
9. Методическое руководство этой работой и контроль соблюдения требований Инструкции осуществляется структурным подразделением центрального аппарата МЧС России, ответственным за организацию и ведение делопроизводства.
10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в территориальных органах, организациях МЧС России возлагаются на их руководителей.
11. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях и в их территориально удаленных подразделениях осуществляется делопроизводителями с использованием СЭД. Положения о функциях, задачах, правах и ответственности делопроизводителей включаются в их должностные регламенты (инструкции) в соответствии с Перечнем функций, возлагаемых на делопроизводителей, содержащемся в приложении N 1 к Инструкции.
Ведение делопроизводства в территориальных подразделениях надзорной деятельности и профилактической работы территориального органа МЧС России по вопросам государственного пожарного надзора, структурных подразделениях территориальных органов МЧС России — пожарно-спасательных подразделениях ФПС ГПС по вопросам осуществления деятельности ФПС ГПС на соответствующей территории осуществляются сотрудниками данных отделов, на которых возлагаются функции делопроизводителя с правом регистрации документов.
12. Персональный список делопроизводителей и лиц, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.), утверждается приказом территориального органа, организации МЧС России, который разрабатывается подразделением делопроизводства в соответствии с предложениями структурных подразделений.
13. Организация работы с документами в территориальном органе, организации МЧС России (контроль за прохождением документов, порядок согласования проектов документов, рабочее время на прием, отправку документов и т.д.) регламентируется приказом территориального органа, организации МЧС России, подготовленном в соответствии с Инструкцией.
14. В подразделении делопроизводства должны быть созданы необходимые условия для организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в соответствии с документами, указанными в пункте 6 Инструкции. Подразделение делопроизводства должно размещаться в изолированном помещении, оборудованном, при необходимости, тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещения оснащаются надежными замками и сигнализацией, выведенной на пульт управления дежурного (пункт охраны).
15. При смене делопроизводителя руководитель структурного подразделения в течение трех рабочих дней направляет сведения о назначаемом делопроизводителе в подразделение делопроизводства, создает в структурном подразделении комиссию по приему-передаче дел и документов с включением в ее состав представителя подразделения делопроизводства.
16. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности территориальных органов, организаций МЧС России, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.
17. Сотрудники территориальных органов, организаций МЧС России несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, обеспечение сохранности находящихся у них документов и содержащейся в них служебной информации.
18. Исполнитель осуществляет свои функции по работе с документами в соответствии с Перечнем функций, возлагаемых на исполнителей, содержащемся в приложении N 2 к Инструкции.
19. Сотрудниками подразделения делопроизводства согласно утвержденному руководителем территориального органа, организации МЧС России графику один раз в три года проводятся проверки организации работы с документами в структурных подразделениях.
20. По итогам проверок составляются акты (справки), в которых отражаются выявленные недостатки и устанавливается срок для их устранения (но не более 30 дней), по истечении которого руководители структурных подразделений обязаны представить руководителю территориального органа, организации МЧС России доклад об устранении недостатков.
Часть 2. Документирование управленческой деятельности
2.1. Общие требования к созданию документов
21. В территориальном органе, организации МЧС России создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.
22. Документы, создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленные состав реквизитов, их расположение и оформление.
23. На листах бумаги формата A6 (105 x 148 мм) оформляются резолюции, листы бумаги формата A3 (297 x 420 мм) используются для оформления таблиц, карт, схем.
24. При создании электронных документов в СЭД используются электронные шаблоны бланков (унифицированные формы) и документов, которые имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Электронные шаблоны, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажных носителях.
25. Документы создаются с использованием шрифта «Times New Roman» или его метрического аналога размером 14 (в исключительных случаях — 13) с применением современных текстовых редакторов, с одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В отдельных случаях межстрочные интервалы могут быть изменены. Документы, разрабатываемые в табличной форме, допускается оформлять шрифтом размером 12.
26. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру. Интервал между словами — один пробел. Интервал между буквами в словах — обычный.
27. Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа, оформляемые слева (заголовок к тексту письма, отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля.
28. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через двойной интервал.
29. Электронные документы создаются в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.
30. Текст документа должен соответствовать правилам языка, на котором он составлен.
31. Для выделения части текста документа, заголовков (в т.ч. заголовков приложений), примечаний могут использоваться жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.
32. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь размеры полей, мм:
1) левое — 25 — 30;
2) правое — 10;
3) верхнее — 20;
4) нижнее — 20.
33. Границы левого, правого и верхнего полей бланка письма выравниваются по реквизиту бланка.
34. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, при этом каждое приложение к документу должно иметь свою нумерацию страниц.
35. При переносе текста на следующую страницу последняя страница текста должна содержать не менее трех строк.
36. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа, без знака точки. Номер на первой странице документа или приложения не проставляется. Многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.
2.2. Бланки документов, применяемые в территориальных
органах, организациях МЧС России
37. В территориальных органах, организациях МЧС России применяются следующие виды бланков документов (приложения N 3 — 8 к Инструкции):
1) бланки с продольным расположением реквизитов (приложения N 3 — 5 к Инструкции) используются для оформления приказов (распоряжений) территориальных органов, организаций МЧС России и протоколов совещаний;
2) бланки с угловым расположением реквизитов (приложения N 6 — 8 к Инструкции) используются для оформления исходящих писем, предписаний.
38. Бланки изготавливаются с использованием имеющихся в территориальном органе, организации МЧС России технических средств (множительной и компьютерной техники). Необходимым условием при подготовке исполнителями документов на бланках в электронном виде является единообразие электронного шаблона каждого вида бланка территориального органа, организации МЧС России (в том числе воспроизведение в черно-белом виде).
2.3. Оформление реквизитов документов
39. Документы, создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России, имеют определенный состав реквизитов:
1) эмблема МЧС России;
2) полное и сокращенное наименование территориального органа, организации МЧС России;
3) справочные данные о территориальном органе, организации МЧС России;
4) наименование вида документа;
5) дата документа;
6) регистрационный номер документа;
7) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
место составления (издания) документа;
9) гриф ограничения доступа к документу;
10) адресат;
11) гриф утверждения документа;
12) заголовок к тексту;
13) текст документа;
14) отметка о приложении;
15) гриф согласования документа;
16) виза;
17) подпись;
18) отметка об электронной подписи;
19) печать;
20) отметка об исполнителе;
21) отметка о заверении копии;
22) отметка о поступлении документа;
23) резолюция;
24) отметка о контроле;
25) отметка о направлении документа в дело.
40. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
41. Оформление реквизитов документов в территориальном органе, организации МЧС России осуществляется в порядке, изложенном в приложении N 9 к Инструкции.
42. Порядок формирования регистрационных номеров определяется Регламентом работы в системе электронного документооборота МЧС России, утверждаемым распоряжением МЧС России.
43. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться иные реквизиты в соответствии с требованиями Инструкции.
2.4. Создание документов с использованием СЭД
44. В СЭД МЧС России используются, обрабатываются и хранятся:
1) электронные документы, создаваемые в СЭД без предварительного документирования на бумажном носителе;
2) электронные документы, полученные по СЭД и МЭДО;
3) электронные копии документов, полученные по СЭД и МЭДО или в результате сканирования.
45. Порядок работы с электронными документами в территориальном органе, организации МЧС России регламентируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», другими нормативными правовыми актами, Инструкцией и Регламентом работы в системе электронного документооборота МЧС России.
46. Электронный документ имеет юридическую силу и несет предусмотренные для данного документа последствия.
47. Подготовка, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронные документы должны быть оформлены в соответствии с Инструкцией и иметь реквизиты, установленные для аналогичного вида документа на бумажном носителе.
48. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления, внутренние документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Подготовка проектов документов осуществляется в СЭД (за исключением проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, доверенностей, актов) исполнителем структурного подразделения путем создания в СЭД проекта документа с использованием соответствующего шаблона, заполнения атрибутов ЭРК, размещения в СЭД пояснительной записки к проекту документа, создания маршрута электронного согласования, прохождения согласования, подписания у руководства МЧС России или структурного подразделения усиленной квалифицированной электронной подписью.
49. Согласование электронных документов руководителями структурных подразделений осуществляется с использованием простой электронной подписи.
50. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования распечатывается исполнителем из СЭД на оборотной стороне последнего подписного листа документа (в случае большого количества согласующих — дополнительно на отдельном листе, прилагаемом к документу), и составляет его неотъемлемую часть. Ответственность за соответствие листа согласования проекта документа, распечатанного на бумажный носитель, электронному листу согласования, размещенному в СЭД, несет исполнитель.
51. Документы, создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России и (или) поступившие в МЧС России на бумажном носителе, регистрируются в СЭД с созданием в ней электронной копии такого документа.
52. Состав документов МЧС России, хранение которых осуществляется на бумажном носителе, определяется соответствующим перечнем, утверждаемым приказом МЧС России. СЭД обеспечивает разработку проектов таких документов и их согласование в электронном виде.
53. Подготовка проекта документа, его согласование, подписание, регистрация в СЭД в зависимости от вида документа осуществляется в соответствии с Регламентом работы в системе электронного документооборота МЧС России.
2.5. Подготовка приказов и распоряжений
2.5.1. Вопросы, регулируемые приказами и распоряжениями
54. Основаниями для издания приказов территориального органа, организации МЧС России являются:
1) нормативные правовые акты МЧС России;
2) приказы МЧС России;
3) решения коллегии МЧС России, военного совета спасательных воинских формирований;
4) поручения Министра;
5) решения коллегии территориального органа МЧС России (для территориального органа МЧС России);
6) поручения руководителя территориального органа, организации МЧС России;
7) инициатива структурных подразделений.
55. В территориальных органах, организациях МЧС России издаются следующие виды приказов:
1) по основной деятельности территориального органа, организации МЧС России;
2) по личному составу;
3) по строевой части;
4) о поощрении;
5) о командировании.
56. Приказами по основной деятельности территориального органа, организации МЧС России:
1) утверждаются годовые и другие планы мероприятий;
2) утверждаются положения о структурных подразделениях;
3) регулируются вопросы финансового, материально-технического обеспечения, научно-технической политики;
4) создаются коллегиальные, контрольные (ревизионные), экспертные, методические и другие органы (рабочие группы, комиссии, советы и др.);
5) регулируются вопросы о выплате единовременных пособий и сумм возмещения ущерба сотрудникам или членам их семей в случае гибели (смерти) или причинения увечья;
регулируются другие вопросы, определенные Положением о территориальном органе, уставом организации МЧС России.
57. Формы приказов по строевой части, по личному составу, о поощрении и о командировании, а также порядок их подготовки, согласования и регистрации определяются приказом МЧС России, разрабатываемым структурным подразделением центрального аппарата МЧС России, на которое возложено ведение кадровой работы.
58. Распоряжения территориального органа, организации МЧС России разрабатываются по поручению руководителя территориального органа, организации МЧС России, его заместителей по оперативным вопросам, по хозяйственным вопросам, по вопросам осуществления контрольной (надзорной) деятельности, по вопросам, рассчитанным на кратковременное действие и небольшой состав исполнителей.
2.5.2. Право подписи приказов и распоряжений
59. Право подписи приказов и распоряжений принадлежит:
1) руководителю территориального органа, организации МЧС России;
2) заместителям, начальникам (руководителям) структурных подразделений территориального органа МЧС России, которым руководителем территориального органа МЧС России делегированы соответствующие полномочия по вопросам их деятельности.
60. На период временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) руководителя территориального органа, организации МЧС России, заместителя руководителя, начальника (руководителя) структурного подразделения территориального органа МЧС России, которому принадлежит (делегировано) право подписи приказов и распоряжений, соответствующие права предоставляются должностному лицу, на которого в установленном порядке возложено исполнение их обязанностей.
61. Распоряжения о проведении проверок в области пожарной безопасности подписываются начальником органа ГПН либо его заместителем в соответствии с положением о государственном пожарном надзоре, утвержденным в установленном порядке нормативным правовым актом.
2.5.3. Порядок согласования проектов
приказов и распоряжений
62. Проект распорядительного документа по основной деятельности до представления на подпись должен быть согласован с заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности:
1) исполнителем;
2) руководителем структурного подразделения — исполнителя проекта приказа (распоряжения);
3) руководителями структурных подразделений, которым даются поручения, и компетенция которых затрагивается в проекте приказа (распоряжения);
4) руководителем структурного подразделения по обеспечению безопасности;
5) руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России, в том числе проведение правовой экспертизы проектов правовых актов;
6) руководителем подразделения делопроизводства;
7) заместителем руководителя территориального органа, организации МЧС России в соответствии с распределением обязанностей;
другими должностными лицами по усмотрению руководителя территориального органа, организации МЧС России.
63. В случае отсутствия руководителя структурного подразделения (командирование, отпуск, болезнь) распорядительные документы согласовываются с должностным лицом, исполняющим в установленном порядке обязанности руководителя структурного подразделения.
64. Проект распорядительного документа, предусматривающий расходы за счет средств федерального бюджета и внебюджетных источников финансирования (для организаций МЧС России) либо предполагающий возникновение дополнительных обязанностей по финансированию расходов в результате его применения, в обязательном порядке подлежит согласованию с руководителем финансового структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России.
65. Согласование проектов приказов (распоряжений) осуществляется в СЭД структурными подразделениями — исполнителями в форме проекта электронного документа (кроме проектов приказов, содержащих информацию ограниченного распространения). В ходе согласования в СЭД формируется электронный лист согласования с таблицей разногласий и протоколом согласования.
66. Проект приказа (распоряжения), согласованный в электронном виде, представляется на бумажном носителе на подпись руководителю территориального органа, организации МЧС России, а также иным должностным лицам, указанным в подразделе 2.5.2 Инструкции:
1) с распечатанным листом согласования с указанием даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование;
2) протоколом согласования (при наличии неурегулированных разногласий).
67. При согласовании проектов приказов (распоряжений) на бумажном носителе визы проставляются на оборотной стороне последнего (подписного) листа проекта, которое оформляется в виде таблицы (листа согласования) и включает в себя должность, инициалы, фамилию визирующего, подпись и дату (приложение N 10 к Инструкции).
68. Если в процессе согласования в проект распорядительного документа внесены изменения, то он подлежит доработке и повторному согласованию, в том числе с заинтересованными структурными подразделениями, а также со структурным подразделением, созданным для правового обеспечения деятельности территориального органа, организации МЧС России, в том числе проведения правовой экспертизы правовых актов.
69. Порядок подготовки проекта приказа (распоряжения) к согласованию в структурном подразделении определяет руководитель структурного подразделения.
70. Структурное подразделение, осуществляющее правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России проводит правовую экспертизу проектов приказов.
71. Срок проведения правовой экспертизы — не более 3 рабочих дней, в исключительных случаях — не более 5 рабочих дней.
72. Структурное подразделение, осуществляющее правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России имеет право вносить в проекты распорядительных документов территориального органа, организации МЧС России правки с целью приведения в соответствие с законодательством Российской Федерации, а также правки юридико-технического характера в пределах своей компетенции.
2.5.4. Порядок подготовки проектов приказов и распоряжений
73. Обеспечение выполнения требований Инструкции при подготовке проектов приказов и распоряжений, определение перечня структурных подразделений и должностных лиц, участвующих в их согласовании, ответственность за полноту согласования возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят проект приказа и распоряжения к подписанию.
74. Приказы по личному составу, строевой части, а также приказы о командировании оформляются структурным подразделением по работе с кадрами.
75. Приказы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, подготавливаются с соблюдением требований соответствующей инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.
2.5.5. Представление проектов приказов
и распоряжений на подпись
76. Проекты приказов, распоряжений печатаются на бланках установленного образца и дополняются пояснительной запиской, подготовленной исполнителем и содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
77. Пояснительная записка готовится на листе бумаги формата A4 и подписывается руководителем структурного подразделения — исполнителя проекта приказа (распоряжения).
78. Проекты приказов, распоряжений, требующих финансового обеспечения, представляются на согласование и подпись с обязательным приложением финансово-экономических обоснований установленной формы, в которых указываются: основание для издания документа, необходимые объемы ассигнований, источники финансирования.
79. Контроль за соблюдением структурными подразделениями порядка оформления, согласования и представления на подпись проектов приказов, распоряжений осуществляется должностным лицом подразделения делопроизводства.
80. Контроль за правильностью оформления приказов по личному составу, по строевой части, о командировании осуществляет структурное подразделение по работе с кадрами.
81. Приказы, распоряжения территориальных органов, организаций МЧС России оформляются в соответствии с приложением N 11 к Инструкции.
2.5.6. Порядок действия приказов (распоряжений)
и внесения в них изменений
82. Приказы (распоряжения) действуют до выполнения всех содержащихся в них поручений или до признания их утратившими силу.
83. Признание утратившими силу (отмена) приказов, внесение в них изменений возможно только актами той же юридической силы — приказами.
84. Признание утратившими силу (отмена) распоряжений производится как приказами, так и распоряжениями.
85. Внесение изменений в приказ (распоряжение) осуществляется путем издания соответствующего приказа (распоряжения).
86. Внесением изменений считается:
1) замена слов, цифр;
2) исключение слов, цифр, предложений;
3) новая редакция структурной единицы приказа (распоряжения) — абзаца, пункта, подпункта, раздела и т.д.;
4) дополнение структурной единицы приказа (распоряжения) новыми словами, цифрами или предложениями;
5) дополнение приказа (распоряжения) структурными единицами — абзацами, пунктами, подпунктами, разделами и т.д.;
6) приостановление действия приказа (распоряжения) или его структурных единиц — абзацев, пунктов, подпунктов, разделов и т.д.;
7) продление действия приказа (распоряжения) или его структурных единиц — абзацев, пунктов, подпунктов, разделов и т.д.
2.6. Особенности подготовки и оформления отдельных
видов документов
2.6.1. Протоколы заседаний, совещаний и других мероприятий
87. Решения, принятые на заседаниях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых в территориальном органе, организации МЧС России, оформляются протоколами.
88. Подготовка материалов к заседаниям, совещаниям осуществляется структурными подразделениями, ответственными за их подготовку и проведение.
89. В ходе подготовки к проведению заседания, совещания готовится комплект документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений.
90. До представления на подпись проект протокола совещания у руководителя территориального органа, организации МЧС России должен быть согласован:
1) исполнителем;
2) руководителем структурного подразделения, готовившего проект протокола;
3) руководителем подразделения делопроизводства.
91. Оформление протоколов служебных совещаний осуществляют структурные подразделения, ответственные за их проведение.
92. Протоколы оформляются в соответствии с Порядком оформления протоколов, содержащемся в приложении N 12 к Инструкции.
93. Оформление протоколов коллегии территориального органа МЧС России осуществляется в соответствии с Положением о коллегии территориального органа МЧС России, утверждаемым приказом МЧС России.
2.6.2. Акты
94. Акт — это документ, составляемый комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми организационно-распорядительным документом (приказом, распоряжением), либо одним или несколькими должностными лицами, подтверждающий установленные ими факты и события.
95. В зависимости от назначения составляются следующие виды актов: ликвидации организаций; приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др.
96. Акты оформляются в соответствии с Порядком оформления актов, содержащемся в приложении N 13 к Инструкции.
2.6.3. Доверенности
97. Доверенностью является письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу (или другим лицам) для представительства перед третьими лицами.
98. Оформленная соответствующим образом и выданная лицу доверенность подтверждает его право представлять интересы МЧС России, территориального органа, организации МЧС России (лица, выдавшего доверенность) на законных основаниях и осуществлять от его имени определенные юридические действия.
99. В территориальном органе, организации МЧС России доверенности выдаются их руководителями.
100. Доверенность оформляется на бланке письма территориального органа, организации МЧС России и заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.
101. В тексте доверенности указываются следующие сведения:
1) дата выдачи доверенности;
2) сведения о лице, выдавшем доверенность (при необходимости);
3) сведения о лице, которому выдается доверенность, в том числе должность (паспортные данные или данные служебного удостоверения указываются в случае необходимости);
4) наименование органа, организации, в которых лицо уполномочено осуществлять определенные юридические действия (при необходимости);
5) перечень юридических действий, право на совершение которых предоставляется лицу, и пределы его полномочий;
6) образец подписи лица, которому выдается доверенность (при необходимости);
7) срок действия доверенности;
указание о праве передоверия (с правом или без).
102. Проекты доверенностей подготавливаются заинтересованными структурными подразделениями в двух экземплярах: подлинник на бланке и визовый экземпляр. В случае если текст доверенности занимает больше одной страницы, он печатается на лицевой и оборотной сторонах листа.
103. Перед представлением на подпись руководителю территориального органа, организации МЧС России проект доверенности визируется:
1) исполнителем;
2) руководителем структурного подразделения, подготовившим проект доверенности;
3) руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России;
4) заместителем руководителя структурного подразделения, подготовившего проект доверенности.
104. Доверенности, подписанные руководителем территориального органа, организации МЧС России, регистрируются в подразделении делопроизводства. Подлинник доверенности выдается на руки лицу, которому выдана доверенность (либо исполнителю).
Визовые экземпляры хранятся в подразделении делопроизводства.
105. После окончания срока действия или при увольнении, назначении на другую должность лица, которому выдана доверенность, подлинник доверенности, подписанной руководителем территориального органа, организации МЧС России, возвращается им в подразделение делопроизводства.
2.6.4. Служебная переписка (письма)
106. Письма готовятся как:
1) доклады о выполнении поручений;
2) сопроводительные письма;
3) ответы на запросы (обращения);
4) инициативные письма.
107. Письмо, как правило, готовится по одному вопросу. При обращении в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам составляются отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
108. Письма территориального органа, организации МЧС России подписываются руководителем территориального органа, организации МЧС России, должностным лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке, должностным лицом, которому делегированы соответствующие полномочия.
Заместителями руководителя территориального органа, организации в соответствии с утвержденным распределением обязанностей по направлениям деятельности подписываются письма в адрес структурных подразделений центрального аппарата МЧС России.
109. Руководитель территориального органа, организации МЧС России полномочия по подписанию писем делегирует приказом территориального органа, организации МЧС России или передает соответствующей доверенностью.
110. Проекты писем за подписью руководителя территориального органа, организации МЧС России визируются:
1) исполнителем;
2) руководителем структурного подразделения — исполнителя;
3) руководителями структурных подразделений — соисполнителей, которым руководством территориального органа, организации МЧС России была поручена подготовка данного документа;
4) руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности;
5) заместителями руководителя территориального органа, организации МЧС России, осуществляющими координацию и контроль деятельности структурных подразделений — исполнителя и соисполнителей;
6) руководителем подразделения делопроизводства.
111. Порядок согласования писем, подготовленных территориальным органом, организацией МЧС России за подписью иных должностных лиц, определяется приказом территориального органа, организации МЧС России.
112. Письмо, подготовленное на бумажном носителе, визируется в листе согласования, который оформляются на оборотной стороне последнего (подписного) листа визового экземпляра документа.
113. Лист согласования письма, подготовленного в виде электронного документа, отправляемого по МЭДО, СЭД, формируется при согласовании и хранится в электронном виде в СЭД.
114. Письма, подготовленные в виде электронного документа, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.
115. Письма, подготовленные в СЭД, которые подписываются собственноручной подписью, представляются на подпись на бумажном носителе с распечатанным из СЭД на обороте подписного листа (для документов, отправляемых по МЭДО, СЭД) или на обороте визового экземпляра (для документов, отправляемых на бумажном носителе), листом согласования (приложение N 10 к Инструкции).
116. Оформление письма осуществляется в соответствии с Порядком оформления исходящего документа (письма), содержащемся в приложении N 14 к Инструкции.
2.6.5. Докладные и служебные записки
117. Докладная записка готовится как по инициативе структурного подразделения — ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчет о ходе или завершении какой-либо работы).
118. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части описывают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, производят их анализ; во второй — излагают выводы и предложения.
119. Служебные записки составляются по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурного подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу.
120. Переписка по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, а также переписка между отделами одного структурного подразделения не допускается.
121. Подготовка докладных и служебных записок осуществляется в СЭД исполнителем структурного подразделения путем создания проекта докладной и служебной записки с использованием соответствующего шаблона в СЭД, заполнения атрибутов ЭРК, создания маршрута электронного согласования, прохождения согласования, подписания простой электронной подписью.
122. Согласование оформляется в листе согласования на обороте подписного листа докладной записки, подготовленной на бумажном носителе, или в электронном листе согласования докладной записки, подготовленной в виде электронного документа.
123. Докладные и служебные записки на бумажном носителе оформляются на листах бумаги формата A4 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с требованиями Инструкции.
Часть 3. Организация документооборота
и исполнения документов
3.1. Организация документооборота с использованием СЭД
124. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, определяются Регламентом МЧС России, Положением о территориальном органе, уставами организаций МЧС России, Инструкцией, Регламентом работы в системе электронного документооборота МЧС России, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами (инструкциями).
125. В документообороте МЧС России в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:
1) входящие — документы, поступающие из сторонних организаций;
2) исходящие — документы, отправляемые в другие организации;
3) внутренние — документы, разрабатываемые в структурных подразделениях, не направляемые за пределы территориального органа, организации МЧС России.
126. Ведение делопроизводства осуществляется с применением СЭД, включая:
1) получение электронных документов и электронных копий документов;
2) регистрацию и учет документов;
3) организацию прохождения электронных документов и электронных копий документов;
4) доведение электронных документов, электронных копий документов и резолюций по их исполнению до исполнителей;
5) контроль исполнения документов;
6) подготовку проектов документов;
7) подготовку проектов резолюций;
подписание резолюций простой электронной подписью;
9) создание электронных документов и подписание их усиленной квалифицированной электронной подписью;
10) согласование проектов документов простой электронной подписью;
11) отправку электронных документов и электронных копий документов;
12) составление номенклатур дел, формирование документов в дела, составление описей дел;
13) архивную и справочно-информационную работу.
127. Регистрационные номера документов формируются СЭД по каждому виду документа и состоят из порядкового номера и буквенной (цифровой) индексации в соответствии с Порядком формирования регистрационных номеров документов в СЭД, содержащемся в приложении N 15 к Инструкции.
128. Регистрационный номер электронного документа, созданного и направленного по СЭД, присваивается однократно.
3.2. Доставка, прием и обработка поступающих документов
3.2.1. Доставка поступающих документов
129. Документы поступают в территориальные органы, организации МЧС России посредством почтовой, фельдъегерской, специальной связи и по каналам электронной связи, а также передаются нарочно и на личном приеме.
130. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
131. Государственной фельдъегерской службой, специальной связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.
По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
132. Каналы электронной связи включают в себя СЭД, интегрированную с МЭДО, СМЭВ.
133. По каналам СЭД, МЭДО, СМЭВ, а также по каналам сети Интернет (сопряженным с СЭД) поступают электронные документы или электронные копии документов.
134. По каналам СЭД производится обмен документами между центральным аппаратом МЧС России, территориальными органами, организациями МЧС России, их структурными подразделениями.
3.2.2. Прием и обработка поступающих документов
135. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация корреспонденции, поступающей по СЭД, МЭДО, СМЭВ, на бумажном носителе, в виде телеграмм, факсограмм производится в подразделении делопроизводства.
136. Все конверты с документами вскрываются, за исключением писем с пометкой «лично».
137. При вскрытии конвертов с документами проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме (приложение N 16 к Инструкции). Один экземпляр акта направляется отправителю, второй остается в подразделении делопроизводства.
138. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений. Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются, об их получении докладывается руководителю структурного подразделения по обеспечению безопасности.
139. Конверты, пакеты или упаковка, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев: когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату (время) отправки и получения документа; если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия; при большом расхождении между датами подписания и получения документов; при поступлении писем из судебных органов и прокуратуры, поступлении обращений граждан и доплатных писем.
140. Обработка и передача корреспонденции осуществляется в день ее поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Срочная корреспонденция передается на регистрацию в первую очередь.
141. Электронные документы, поступающие в территориальный орган, организацию МЧС России, проходят первичную обработку и регистрацию. Первичная обработка поступивших электронных документов включает проверку подлинности и действительности электронной подписи электронного документа, а также распределение документов на регистрируемые и подлежащие отказу в регистрации.
142. Прием поступающих в территориальный орган, организацию МЧС России по МЭДО документов осуществляет подразделение делопроизводства.
143. Документы в адрес структурных подразделений и их территориально удаленных подразделений по каналам СЭД поступают на регистрацию непосредственно в эти структурные подразделения.
144. Прием, обработка, регистрация документов, информирование руководства, доведение документов до исполнителей и отправка документов в нерабочее время, выходные и праздничные дни осуществляются в порядке, установленном приказом территориального органа, организации МЧС России.
145. Электронные документы, поступающие в территориальный орган, организацию МЧС России, проходят первичную обработку и регистрацию.
146. Первичная обработка документов, поступивших в электронном виде, осуществляется подразделением делопроизводства и включает:
1) проверку комплектности, соответствия форматов файлов электронных документов установленным требованиям, подлинности и действительности электронных подписей;
2) распределение документов в электронном виде на регистрируемые и на подлежащие отказу в регистрации.
147. Основанием для отказа в регистрации поступившего по МЭДО, СЭД документа в электронном виде (с детализацией причин отказа) является его несоответствие требованиям Инструкции и требованиям приказа Минкомсвязи России N 186, ФСО России N 258 от 27 мая 2015 г. «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный N 38956), в том числе:
1) нарушение комплектности поступившего по СЭД документа в электронном виде (несоответствие (отсутствие) прикрепленных к ЭРК файлов документов в электронном виде реквизитам, указанным в ЭРК, или транспортного контейнера, поступившего по МЭДО (несоответствие количества, имен файлов транспортного контейнера именам файлов, указанным в файле описания транспортного контейнера);
2) недействительность электронных подписей;
3) несоответствие данных должностного лица — подписанта электронного документа (фамилии, имени, отчества (при наличии) данным в сертификате ключа проверки электронной подписи, которой подписан электронный документ;
4) несоответствие формата файлов электронных документов, приложений к ним, подписанных электронной подписью, установленному формату PDF/A-1.
3.3. Регистрация входящих документов
148. Документы, поступившие в территориальный орган, организацию МЧС России из сторонних организаций на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, поступившие по МЭДО, регистрируются подразделением делопроизводства в СЭД.
149. Письма, поступившее по СЭД от территориальных органов, организаций МЧС России, учитывается в СЭД автоматически путем проставления входящего номера и даты.
150. Регистрация поступивших в адрес территориальных подразделений надзорной деятельности и профилактической работы, структурных подразделений территориальных органов МЧС России — пожарно-спасательных подразделений ФПС ГПС осуществляется их сотрудниками, на которых возложена функция делопроизводителя с правом регистрации документов.
151. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
152. Входящие документы регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
153. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, кроме документов, указанных в Перечне нерегистрируемых документов в МЧС России (приложение N 17 к Инструкции).
154. Отметка о регистрации содержит номер и дату поступления документа и проставляется в нижней правой части лицевой стороны первого листа документа, после чего осуществляется сканирование документа, поступившего на бумажном носителе, в целях создания его электронной копии. Регистрационный номер поступившего документа состоит из буквенной индексации и порядкового номера, который автоматически формируется СЭД нарастающим итогом в пределах года.
155. Регистрация входящих документов в СЭД включает:
1) создание и заполнение реквизитов ЭРК (приложение N 18 к Инструкции) с проставлением связей с документами;
2) создание электронной копии документа путем сканирования документа, поступившего на бумажном носителе (черно-белое сканирование);
3) прикрепление электронной копии документа к ЭРК.
156. По каналам МЭДО, СМЭВ, СЭД документы поступают в составе ЭРК.
157. Список документов, не подлежащих сканированию и отправке по каналам электронной связи, указан в приложении N 19 к Инструкции.
158. Входящие документы с отметкой «лично» («private») в адрес руководителя территориального органа, организации МЧС России регистрируются путем проставления входящего номера на конверте, не вскрывая конверт, и регистрации в СЭД. После чего конверт передается адресату под роспись.
159. Поступающие документы на бумажном носителе и в виде электронных копий вместе с ЭРК направляются подразделением делопроизводства в структурное подразделение, которому адресован документ или которое является в соответствии с резолюцией исполнителем по СЭД. Подразделениям-соисполнителям направляются электронные копии поступивших документов.
3.4. Порядок рассмотрения документов руководством
территориального органа, организации МЧС России и доведения
документов до исполнителей
160. Рассмотрение поступающих документов, подготовка и утверждение резолюций производится в СЭД.
161. Проекты резолюций к документам, направляемым на рассмотрение руководителю территориального органа, организации МЧС России, подготавливаются и вносятся в ЭРК подразделением делопроизводства.
162. Все входящие документы рассматриваются в день поступления, в первую очередь — срочные документы.
163. К документам только на бумажном носителе оформляются и прикладываются резолюции на бланках согласно образцу, приведенному в приложении N 20 к Инструкции. При этом в левом нижнем углу бланка с текстом указания по исполнению проставляется номер документа, по которому дается поручение.
164. Резолюции к электронным документам и документам, переведенным в электронный вид (электронным копиям), оформляются в электронном виде в ЭРК.
165. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководителем территориального органа, организации МЧС России по решению должностного лица, уполномоченного соответствующим руководителем.
166. Рассмотренные руководителем территориального органа, организации МЧС России:
1) документы на бумажных носителях — передаются в подразделение делопроизводства для внесения указаний по исполнению в ЭРК, организации контроля и дальнейшей передачи на исполнение в структурные подразделения в соответствии с резолюцией к документу;
2) электронные документы — автоматически направляются СЭД после подписания резолюции.
167. В структурное подразделение, являющееся в соответствии с резолюцией исполнителем, документ направляется в виде электронной копии в составе ЭРК вместе с документом, поступившим на бумажном носителе. Структурным подразделениям — соисполнителям копии поступивших документов направляются в электронном виде.
168. Документ считается доведенным до структурного подразделения с момента отправки сотрудником подразделения делопроизводства ЭРК в СЭД соответствующему структурному подразделению.
169. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляет делопроизводитель.
170. Поступившие в структурное подразделение документы на бумажных носителях докладываются делопроизводителем руководителю структурного подразделения и в соответствии с его резолюцией передаются исполнителям.
171. Резолюция руководителя структурного подразделения по исполнению документов оформляется в электронном виде в ЭРК, а для документов на бумажном носителе — на бланке установленной формы в соответствии с образцом, содержащимся в приложении N 20 к Инструкции.
172. В случае оформления резолюций документов на бланке, сведения об исполнителях и установленных руководителем структурного подразделения сроках исполнения вносятся в ЭРК делопроизводителем. После этого документ передается исполнителю.
173. Срочные документы передаются исполнителям незамедлительно.
174. Ответственность за прохождение документов и подготовку сведений о состоянии исполнения документов возлагается на делопроизводителя.
175. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку исполнитель по поручению руководства структурного подразделения обязан передать через делопроизводителя или лицо, его замещающее, находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому исполнителю с проставлением соответствующей отметки в СЭД.
176. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
3.5. Работа исполнителей с документами
177. Исполнителем по поручению является структурное подразделение, сотрудник структурного подразделения, ответственные за подготовку проекта документа.
178. Организация работы по исполнению документов в структурных подразделениях осуществляется в порядке, установленном Регламентом МЧС России, Инструкцией, на основании резолюций руководства МЧС России, руководства территориального органа, организации МЧС России.
179. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование проекта документа на бумажном носителе либо в электронной форме в установленном порядке, доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (при необходимости — повторное согласование), представление на подпись (утверждение) руководству территориального органа, организации МЧС России или руководству структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
180. Ответственность за подготовку, оформление, согласование проекта документа, полноту и достоверность указанной в документе информации, соблюдение требований Инструкции возлагается на исполнителя документа.
181. Если поручение дается нескольким структурным подразделениям, сотрудникам, то за исполнение документа отвечает исполнитель, который в резолюции указан первым или тот исполнитель, на которого возложено обобщение (свод).
182. Исполнителю предоставляется право созывать соисполнителей и координировать их работу по выработке согласованного решения и подготовке итогового документа (определять порядок подготовки и согласования итогового документа в установленном порядке), а также докладывать автору резолюции обобщенный ответ.
183. Соисполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление исполнителю в установленные для исполнения сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.) в срок, не превышающий половину установленного для исполнителя срока.
184. Проект документа до представления на подпись руководству территориального органа, организации МЧС России подлежит согласованию путем визирования с учетом особенностей, установленных Инструкцией.
185. Соисполнитель обязан завизировать поступивший к нему проект документа либо внести свои правки и дать замечания с учетом установленных сроков согласования. Замечания оформляются служебной запиской либо на листе согласования к проекту документа с указанием конкретных замечаний и предложений.
186. Отказ в визировании проекта документа без обоснования причин не допускается.
187. При наличии неурегулированных разногласий по документу руководство структурного подразделения — исполнителя докладывает о них заместителю руководителя территориального органа, организации МЧС России и организует их обсуждение с привлечением всех заинтересованных сторон с целью поиска взаимоприемлемого решения.
188. В случае если после обсуждения взаимоприемлемое решение не найдено, проект документа вместе с листом согласования и документами, содержащими замечания, возражения, особые мнения, дополнения, направляется руководителю территориального органа, организации МЧС России.
189. Руководители структурных подразделений — исполнителей поручений обеспечивают представление отчетных материалов руководителю территориального органа, организации МЧС России об исполнении поручений не менее чем за один день до истечения контрольного срока.
190. При задержке по срокам отчетные материалы представляются вместе с докладной запиской о причинах несвоевременного исполнения поручений.
3.6. Регистрация исходящих документов
191. Регистрация и отправка исходящих документов на бумажном носителе осуществляется подразделением делопроизводства в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно.
192. Регистрация документа, присвоение ему регистрационного номера и отправка исходящих электронных документов осуществляются СЭД автоматически одновременно с подписанием усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом исполнитель несет ответственность за оформление электронных документов и наличие необходимых реквизитов, в том числе электронной подписи.
193. Исходящие документы (письма), передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями приложения N 14 к Инструкции.
194. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с требованиями Инструкции, а также согласование документа с заинтересованными органами власти, организациями (внешнее согласование) и должностными лицами территориального органа, организации МЧС России (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение, являющееся исполнителем документа.
195. Исходящие документы представляются исполнителем на регистрацию в день подписания или на следующий рабочий день.
196. Для документов на бумажном носителе исполнитель представляет на регистрацию:
1) подлинник поручения (при наличии);
2) подлинник исходящего документа;
3) визовый экземпляр документа;
4) список рассылки для документов, направляемых более чем в четыре адреса;
5) необходимое количество копий с указанием на каждой наименования организации адресата — для документов, отправляемых на бумажном носителе в несколько адресов;
6) экземпляр исполнителя.
197. На исходящих документах на бумажном носителе визы проставляются в листе согласования, который оформляется в виде таблицы на оборотной стороне визовой копии документа, помещаемой в дело (приложение N 10 к Инструкции).
198. Подлинник исходящего документа на бумажном носителе, отправляемый в электронном виде по каналам МЭДО или СЭД (без досылки подлинника), а также исходящего письма, направляемого нескольким адресатам в копиях, после регистрации подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел. Электронный документ хранится в электронном виде в СЭД в соответствии с номенклатурой дел.
199. Датой регистрации исходящего документа на бумажном носителе является дата его представления на регистрацию.
200. Сотрудник подразделения делопроизводства при приеме документов на регистрацию:
1) проверяет правильность использования бланка (шаблона) письма; наличие и правильность оформления реквизитов: подписи, адресата (при необходимости — почтового адреса), заголовка письма, приложений по тексту письма и их количество, сведения об исполнителе; наличие исчерпывающего списка виз; наличие указателя рассылки и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
2) сверяет при наличии приложений с пометкой «Для служебного пользования» сведения о пометке на сопроводительном письме, количестве и соответствии номеров отпечатанных экземпляров с указателем рассылки;
3) проставляет на документе и его копиях порядковый исходящий номер и дату;
4) проверяет ЭРК исходящего документа, заполненную исполнителем в СЭД (заполнение поля «Рассылка документа», необходимые связи с другими документами и способ отправки, наличие файла с исходящим документом или его электронной копией с подписью руководителя, номером и датой, за исключением документов, перечисленных в приложении N 19 к Инструкции).
201. В случае выявления нарушения требований по подготовке и оформлению документов, установленных Инструкцией, подразделение делопроизводства вправе приостановить регистрацию подготовленного документа, направить его на доработку и (или) проинформировать об этом руководство территориального органа, организации МЧС России для принятия соответствующих мер.
202. Регистрация исходящих документов, подписанных должностными лицами территориальных подразделений надзорной деятельности и профилактической работы, структурных подразделений территориальных органов МЧС России — пожарно-спасательных подразделений ФПС ГПС осуществляется их сотрудниками, на которых возложена функция делопроизводителя с правом регистрации документов.
203. В зависимости от способа отправки и вида документа подлинник документа передается на отправку либо электронные документы, электронные копии документов направляются адресатам по СЭД или МЭДО.
204. Перед отправкой электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью <1>, в СЭД производится операция наложения реквизитов (регистрационный номер, дата, отметка о подписи) на электронный шаблон документа.
———————————
<1> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
205. Визовый экземпляр документа на бумажном носителе подшивается в дело, лист согласования к электронным документам формируется в электронном виде и хранится в СЭД либо в установленном порядке распечатывается и хранится с подлинником исходящего документа на бумажном носителе в соответствии с номенклатурой дел.
206. Выдача подписанных и зарегистрированных документов на руки исполнителю допускается в тех случаях, когда исполнитель передает документ по электронной почте или адресату лично (нарочным). При этом исполнитель расписывается за получение подлинника на визовом экземпляре с указанием должности, фамилии, имени, отчества, даты получения.
3.7. Отправка документов
207. Отправка исходящих документов почтовой (в том числе заказных писем), фельдъегерской и специальной связью, а также по МЭДО осуществляется подразделением делопроизводства. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <1>.
———————————
<1> Утверждены приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442).
208. На отправку принимаются документы, имеющие дату регистрации текущего либо предыдущего рабочего дня. Документы с более ранней датой регистрации к отправке не принимаются. Исключение составляют документы, возвращенные почтовой службой в связи с ошибкой в адресе (наименовании адресата).
209. Документы, подлежащие отправке, передаются полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.
210. Сотрудник подразделения делопроизводства проверяет соответствие представляемым на отправку документам рассылке, комплектность документов, оформление документов (копий документов), наличие необходимых указателей рассылки. Реестры на отправляемые документы хранятся в подразделении делопроизводства.
211. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.
212. На отправляемую корреспонденцию составляются реестры по соответствующей форме (приложения N 21 и 22 к Инструкции), которые хранятся в подразделении делопроизводства в течение двух лет и являются учетно-справочными документами.
213. Документы в адрес руководства МЧС России, структурных подразделений центрального аппарата МЧС России, территориальных органов и организаций МЧС России, их территориально удаленных подразделений отправляются по каналам СЭД в электронном виде.
214. По МЭДО отправляются электронные документы, электронные копии документов, созданных на бумажном носителе, органам государственной власти субъектов Российской Федерации — участникам электронного документооборота. Отправка по СЭД и МЭДО электронных копий документов, подготовленных на бумажном носителе, осуществляется подразделением делопроизводства.
215. Электронные документы направляются адресатам автоматически СЭД после подписания, регистрации и проверки подразделением делопроизводства.
216. В случае отправки электронной копии письма исполнителем на регистрацию представляется подлинник подписанного письма на бумажном носителе. Необходимые визы согласования при этом проставляются в листе согласования, оформляемого на оборотной стороне последнего (подписного) листа подлинника.
217. Отправка электронных копий документов по каналам СЭД производится без досылки подлинников на бумажном носителе, которые формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
218. При отправке письма на бумажном носителе исполнителем представляются на регистрацию подписанный подлинник письма и его визовый экземпляр, который после отправки подшивается в дело.
219. Досылка или замена разосланного ранее документа или его части осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя подразделения делопроизводства по согласованию с лицом, подписавшим документ.
3.8. Регистрация и прохождение внутренних документов
220. Обязательной регистрации в СЭД подлежат документы, создаваемые и используемые внутри территориального органа, организации МЧС России (внутренние документы).
221. Регистрация внутренних документов осуществляется с использованием СЭД. Регистрационные номера этим документам присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы.
222. Протоколы заседаний коллегии территориального органа, совещаний у руководителя (заместителя руководителя) территориального органа, организации МЧС России, другие виды протоколов регистрируются в подразделении делопроизводства либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола и представляет собой очередной порядковый номер. Дата оформляется цифровым способом.
223. Номер протокола совместного заседания состоит из порядковых номеров протоколов по каждому виду заседаний или организаций — участников заседания, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.
224. Исполнитель, ответственный за оформление протокола, составляет указатель рассылки на оборотной стороне последнего подписного листа протокола. Указатель рассылки протокола должен содержать: названия структурных подразделений (территориальных органов, организаций МЧС России), в которые рассылается протокол; фамилию и инициалы исполнителя, его телефон и наименование структурного подразделения; дату заполнения указателя рассылки.
225. Рассылка копий протокола (выписок из протокола) сторонним организациям осуществляется исполнителем в установленном порядке с сопроводительным письмом.
226. Регистрация и рассылка протоколов постоянно действующих комиссий (советов, рабочих групп и др.) осуществляется в структурных подразделениях секретарями комиссий в соответствии с утвержденными приказами территориального органа, организации МЧС России составами комиссий (советов, рабочих групп и др.).
227. Протоколы совещаний, проводимых руководителями структурных подразделений, оформляются, регистрируются и хранятся в этих подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.
228. Регистрация приказов, распоряжений производится в день их подписания. Порядковые номера присваиваются в пределах календарного года в соответствии с видом акта.
229. Приказы и распоряжения регистрируются отдельно.
230. Регистрация приказов по основной деятельности и распоряжений (в том числе с пометкой «Для служебного пользования») осуществляется подразделением делопроизводства с использованием СЭД.
231. Рассылка копий приказов и распоряжений по основной деятельности осуществляется подразделением делопроизводства в электронном виде с использованием СЭД или на бумажном носителе.
232. Регистрация и рассылка приказов по личному составу, по строевой части, о поощрении, о командировании осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами.
233. Приказы (распоряжения) доводятся до должностных лиц, структурных подразделений и подчиненных территориальному органу организаций в соответствии с указателем рассылки в СЭД. Исполнитель документа подписывает указатель рассылки и несет ответственность за его составление.
234. Указатель рассылки на бумажном носителе, подписанный исполнителем, подшивается в дело отдельно от приказа в соответствии с номенклатурой дел.
235. Акты проверок структурных подразделений, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются в подразделении делопроизводства.
236. Докладные записки, представляемые руководителю (заместителю руководителя) территориального органа, организации МЧС России, регистрируются в подразделении делопроизводства.
237. Рассмотренные руководством территориального органа, организации МЧС России докладные записки регистрируются и направляются в СЭД сотрудниками подразделения делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, составляемым исполнителем, подготовившим проект документа. Подлинники докладных записок хранятся в подразделении делопроизводства.
238. Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя или более территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке перечисления авторов в документе. При этом датой совместного документа является дата более поздней подписи.
Дата и регистрационный номер соглашения, договора проставляется ниже подписей от левого поля.
239. Регистрация соглашений и договоров о совместной деятельности осуществляется в подразделении делопроизводства.
3.9. Организация учета и поиска документов
240. Основой организации учета и поиска является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
241. Учет количества документов проводится подразделением делопроизводства, делопроизводителями два раза в год по состоянию на 1 июля и 31 декабря. За единицу учета количества документов принимаются документы на бумажной основе, электронные документы и электронные копии документов (единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота).
242. Учет количества документов по территориальному органу, организации МЧС России в целом или по отдельным структурным подразделениям ведется с помощью СЭД.
243. Для осуществления поиска документа используются поисковые карточки (запросы) СЭД, где указаны основные реквизиты документа. При поиске документа могут использоваться следующие реквизиты: вид документа, дата, номер документа, содержание и т.п.
Часть 4. Контроль исполнения документов
4.1. Организация исполнения документов
244. Контроль за исполнением документов и поручений в территориальных органах, организациях МЧС России осуществляется в целях своевременного и качественного их исполнения и повышения эффективности деятельности МЧС России.
245. Контроль исполнения документов включает:
1) постановку документа на контроль;
2) предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
3) подготовку справок предупредительного контроля за исполнением поручений;
4) снятие исполненного документа с контроля;
5) учет и обобщение результатов контроля;
6) анализ исполнительской дисциплины;
7) информирование руководства МЧС России, территориальных органов, организаций МЧС России о ходе исполнения документов и поручений, а также о состоянии исполнительской дисциплины.
246. Обязательному контролю подлежат служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.
247. Контроль осуществляется за исполнением служебных документов как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные организации и подразделения.
248. Контроль за исполнением поручений осуществляет подразделение делопроизводства с использованием СЭД.
249. На служебных документах, содержащих поручения, в правом верхнем поле документа (или на бланке с указанием по исполнению документа) проставляется оттиск штампа «Контроль» с указанием срока исполнения.
250. Контроль за исполнением документов и поручений осуществляется подразделением делопроизводства с использованием модуля «Контроль» СЭД.
251. Контроль за исполнением (получением ответа) отправленных документов осуществляется структурным подразделением — исполнителем документа.
252. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на руководителей структурных подразделений, которым даны поручения.
4.2. Сроки исполнения документов
253. В целях обеспечения своевременного исполнения поручений в МЧС России устанавливаются сроки исполнения и согласования документов.
254. Поручения подлежат исполнению в установленный в тексте поручения срок или в месячный срок, если конкретный срок не установлен.
255. Поручения, содержащие указание «срочно», подлежат исполнению в 3-дневный срок, указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения.
256. Если в тексте поручения не указан срок исполнения и при этом продолжительность его исполнения по трудоемкости оценивается более одного месяца, то руководитель соответствующего структурного подразделения не менее чем за одну неделю до истечения месячного срока в рабочем порядке (в письменной форме) проводит согласование контрольного срока с лицом, давшим поручение (или уполномоченным им лицом). При отсутствии соответствующих предложений от ответственного исполнителя (исполнителя) об установлении срока исполнения контрольного поручения срок устанавливается до одного месяца.
257. Сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях от даты поручения.
258. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
259. Непосредственные исполнители поручений должны своевременно вносить информацию о ходе и состоянии исполнения поручений.
260. В исключительных случаях в связи с объективной невозможностью исполнения поручения в установленный срок либо с вновь возникшими обстоятельствами исполнителем представляется мотивированное предложение об установлении нового срока исполнения поручения лицу, давшему поручение.
4.3. Порядок снятия поручений с контроля
261. Контроль исполнения поручений Министра прекращается при представлении в структурное подразделение центрального аппарата МЧС России, ответственное за организацию и ведение делопроизводства, сведений:
1) о направлении ответа по существу решения вопроса, указанного в контрольном документе;
2) об издании распорядительного документа, утвержденного должностным лицом, давшим поручение;
3) о принятии соответствующего решения.
262. В случае если поручение потеряло актуальность в связи с новыми обстоятельствами, исполнителем представляется докладная записка на имя должностного лица, давшего поручение, о целесообразности дальнейшей работы.
263. Решение о снятии поручения с контроля принимается должностным лицом, давшим поручение (или лицом, им уполномоченным).
264. При снятии с контроля на служебном документе на бумажном носителе, в ЭРК электронного документа, электронной копии документа, содержащих поручение, подразделением делопроизводства проставляется пометка «Снято с контроля», информация об исполнении поручения вносится в ЭРК.
Часть 5. Документальный фонд
5.1. Формирование документального фонда
265. Формирование документального фонда территориального органа, организации МЧС России осуществляется подразделением делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи в Архив.
266. Инструкцией устанавливаются требования к составлению номенклатуры дел, формированию и оформлению дел, организации текущего хранения в структурных подразделениях.
267. Вопросы подготовки и передачи документов в Архив, включая проведение экспертизы ценности документов, порядок формирования и оформления дел, составление и оформление описи дел, составление и оформление акта (предложений к акту) о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, а также основные правила организации и ведения архивной работы регламентируются инструкцией по архивной работе, утверждаемой приказом МЧС России после согласования с Росархивом.
5.2. Составление номенклатуры дел
268. В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, заводимых в делопроизводстве структурных подразделений территориального органа, организации МЧС России, в том числе переписка между структурными подразделениями территориального органа, организации МЧС России, справочные, контрольные, учетные картотеки, книги и журналы учета, личные дела <1>, базы данных.
———————————
<1> Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.
269. В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно действующих органов (например, рабочих комиссий, групп, создаваемых на период проведения каких-либо конкретных мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является территориальный орган, организация МЧС России.
270. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.
271. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о территориальном органе МЧС России, уставами организаций МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, перечнем документов, образующихся в деятельности МЧС России, с указанием сроков хранения, утверждаемым приказом МЧС России, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности территориального органа, организации МЧС России, их виды, состав и содержание.
272. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России (приложение N 23) составляется в последнем квартале текущего года на следующий год подразделением делопроизводства при методической помощи Архива или лица, ответственного за Архив, на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с Архивом.
273. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России размещается подразделением делопроизводства в СЭД.
274. Названиями разделов номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России являются названия структурных подразделений, подразделов — названия подразделений структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве территориального органа, организации МЧС России индексацией структурных подразделений в возрастающем порядке. При этом подразделение делопроизводства помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс — 1.
275. В организации МЧС России с небольшой численностью работников и отсутствием вследствие этого в штатном расписании конкретных структурных подразделений названия разделов номенклатуры дел могут представлять собой виды деятельности. Например: «Индекс 1. Делопроизводство», «Индекс 2. Финансовое обеспечение», «Индекс 3. Кадровое обеспечение» и т.д.
276. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России подписывается начальником подразделения делопроизводства и лицом, ответственным за Архив, согласовывается в установленном порядке экспертной комиссией территориально органа, организации МЧС России, а также, не реже одного раза в 5 лет, курирующим архивом, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России, после чего утверждается руководителем территориального органа, организации МЧС России.
277. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России печатается в трех экземплярах. Первый (утвержденный) экземпляр номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел подразделения делопроизводства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего экземпляра в подразделении делопроизводства, третий экземпляр передается в Архив для практического применения.
278. Согласованная в установленном порядке номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России в конце каждого года дорабатывается с целью внесения изменений в номенклатуру дел следующего года. Уточненная номенклатура дел на следующий год подписывается начальником подразделения делопроизводства, утверждается руководителем территориального органа, организации МЧС России и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
279. В случае существенного изменения функций и структуры территориального органа, организации МЧС России номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению в установленном порядке независимо от срока ее предыдущего согласования.
280. В течение года подразделением делопроизводства могут вноситься изменения в утвержденную номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России на основании предложений структурных подразделений, согласованных с Архивом и оформленных служебной запиской на имя начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России.
281. Основанием для внесения изменений являются функциональные или организационно-штатные изменения в структурном подразделении. Согласованные изменения в номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России вносятся подразделением делопроизводства в СЭД.
282. Номенклатура дел структурного подразделения (приложение N 24 к Инструкции) не реже 1 раза в 5 лет составляется делопроизводителем (в электронном виде и в двух экземплярах на бумажном носителе), подписывается руководителем и делопроизводителем этого структурного подразделения, согласовывается с начальником подразделения делопроизводства. Один экземпляр согласованной номенклатуры дел остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр в срок до 1 октября представляется в подразделение делопроизводства для составления номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России.
283. В случае необходимости доработки номенклатуры дел она дорабатывается и представляется в подразделение делопроизводства не позднее 1 декабря.
284. Номенклатура дел структурного подразделения передается в Архив в электронном виде посредством СЭД.
285. В течение следующих четырех лет согласованная номенклатура дел структурного подразделения уточняется и дорабатывается в случае необходимости (функциональные и организационно-штатные изменения). Изменения в номенклатуру дел оформляются и согласовываются в установленном порядке.
286. В конце каждого года уточненная номенклатура дел на следующий год распечатывается (в одном экземпляре), подписывается руководителем этого структурного подразделения и подшивается в дело.
287. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее в установленном порядке в подразделение делопроизводства.
288. Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения являются названия подразделений структурного подразделения. В первый раздел (без названия) включаются дела общего для структурного подразделения делопроизводства, следующие разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве индексацией отделов структурных подразделений в возрастающем порядке.
289. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел, т.е. их систематизация, определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
290. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального органа, организации МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, финансовые документы, затем документы по основной деятельности структурного подразделения, в конце раздела располагаются заголовки дел по делопроизводству. Заголовки дел, заведенных по географическому или по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
291. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются в соответствии с Порядком заполнения граф номенклатуры дел структурного подразделения, содержащемся в приложении N 25 к Инструкции.
292. Номенклатура дел структурного подразделения ведется в электронном виде в СЭД. При заполнении соответствующих полей в карточках дел автоматически заполняются соответствующие графы номенклатуры дел и итоговая запись о категориях и количестве заведенных в структурном подразделении дел.
293. По окончании календарного года делопроизводитель делает отметки о закрытии дел, проверяет правильность заполнения всех граф номенклатуры дел, вносит необходимые дополнения и уточнения.
294. Номенклатура дел структурного подразделения с данными о заведении дел, а также итоговая запись распечатываются в двух экземплярах и подписываются делопроизводителем. Один экземпляр остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр представляется в подразделение делопроизводства не позднее 1 марта следующего года для учета и внесения сведений в номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России.
5.3. Формирование и хранение дел
в структурных подразделениях
295. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
296. Дела формируются в структурных подразделениях делопроизводителем.
297. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем делопроизводителю для формирования их в дела.
298. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
299. Списание документов в дело производится в СЭД путем заполнения соответствующего поля в ЭРК. Документы на бумажном носителе списываются в дело делопроизводителем, документы в электронном виде — исполнителем.
300. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Архивом.
301. С момента заведения и до передачи в Архив документы хранятся по месту их формирования в дела.
302. Руководители структурных подразделений и делопроизводители обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.
303. Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах или сейфах, обеспечивающих сохранность документов.
304. В целях оперативного поиска документов дела в шкафах (сейфах) располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой (или выписки из нее) помещается на дверце шкафа (сейфа) с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
305. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем передаются на хранение в Архив.
306. Дела временного (до 10 лет) хранения в Архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
307. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в СЭД МЧС России в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
308. Исполненные электронные документы систематизируются в электронные дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел МЧС России без разделения на тома.
309. В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело.
310. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные поступившие на бумажном носителе.
311. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения, отражаются как отдельные тома.
312. Завершенные делопроизводством дела, хранящиеся в структурном подразделении, при необходимости выдаются сотрудникам во временное пользование делопроизводителем под роспись в журнале выдачи дел. Выдача дел сотрудникам других структурных подразделений осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения под роспись в журнале выдачи дел.
313. Дела выдаются сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело.
314. Выдача дел во временное пользование другим организациям производится на основании их письменных запросов с разрешения руководства территориального органа, организации МЧС России и оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в структурном подразделении.
315. В соответствии с запросом от правоохранительного органа из структурного подразделения могут быть изъяты дела и отдельные документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
316. В случае изъятия дел составляется акт и проставляется соответствующая отметка в номенклатуре дел с указанием номера и даты акта. После возвращения дел в номенклатуре проставляется отметка о возврате.
317. В случае изъятия отдельного документа составляется акт, на место изъятого документа подшивается его заверенная копия. Во внутренней описи дела делается отметка об изъятии с указанием номера и даты акта. После возвращения документ подшивается в дело, из которого был изъят, его копия изымается и уничтожается, во внутренней описи производится отметка о возврате.
318. В законченных делопроизводством делах запрещается делать на документах исправления или изменять их редакцию, подчеркивать текст, делать пометки.
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
30 апреля 2021 г.
Приложение N 1
к п. 11 Инструкции
ПЕРЕЧЕНЬ ФУНКЦИЙ, ВОЗЛАГАЕМЫХ НА ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЕЙ
1. Получение входящих документов на бумажном носителе в подразделении делопроизводства.
2. Учет и обеспечение прохождения поступающей корреспонденции.
3. Своевременное представление поступающих документов на бумажном носителе на рассмотрение руководителю структурного подразделения.
4. Передача документов на бумажном носителе исполнителям в соответствии с указаниями по исполнению (резолюциями) с внесением соответствующей информации в СЭД.
5. Осуществление контроля исполнения поручений, находящихся на исполнении в структурном подразделении.
6. Осуществление справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов.
7. Обеспечение учета, хранения, выдачи и уничтожения в установленном порядке бланков, применяемых в делопроизводстве.
8. Составление в СЭД номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год на основе предложений отделов структурных подразделений и согласование ее в установленном порядке.
9. Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение текущего хранения дел в структурном подразделении.
10. Списание документов в дела с использованием СЭД.
11. Подготовка и передача по описям дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения на хранение в Архив.
12. Оформление актов об уничтожении дел и документов, не подлежащих хранению.
13. Инструктирование сотрудников структурного подразделения по вопросам работы с документами.
14. Ознакомление вновь принятых сотрудников с Инструкцией (не позднее одного месяца после назначения на должность).
15. Передача дел и документов (по акту приема-передачи) при увольнении или переводе на другую работу другому делопроизводителю, представление копий актов приема-передачи в подразделение делопроизводства.
Приложение N 2
к п. 18 Инструкции
ПЕРЕЧЕНЬ ФУНКЦИЙ, ВОЗЛАГАЕМЫХ НА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ
1. Получение входящих документов на бумажном носителе у делопроизводителя в соответствии с резолюцией руководителя структурного подразделения.
2. Подготовка проектов документов в СЭД путем заполнения реквизитов электронной регистрационной карточки документа (включая корреспондента (адресата) и способ отправки), подготовки и прикрепления к ней проекта документа, установки логических связей с другими документами, составления электронного листа согласования.
3. Подготовка, оформление проектов документов на бумажном носителе, их согласование в установленном Инструкцией порядке.
4. Координация работы соисполнителей по подготовке проекта документа в ходе исполнения поручения.
5. Представление предложений руководству структурного подразделения о порядке подготовки и согласования проекта документа в ходе исполнения поручения, а также при подготовке инициативных документов.
6. Доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования.
7. Представление подготовленных проектов документов на подпись (утверждение, рассмотрение) в установленном Инструкцией порядке руководству территориального органа, организации МЧС России или структурного подразделения.
8. Представление на регистрацию подписанных (утвержденных, рассмотренных) документов в установленном порядке.
9. Списание исполненных документов в электронном виде с использованием СЭД.
Приложение N 3
к п. 37 Инструкции
|
|
||||
|
МЧС РОССИИ |
||||
|
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО ПРИМОРСКОМУ КРАЮ |
||||
|
ПРИКАЗ |
||||
|
_____________ |
г. Владивосток |
N __________ |
Образец бланка приказа
Приложение N 4
к п. 37 Инструкции
|
|
||||
|
МЧС РОССИИ |
||||
|
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО ПРИМОРСКОМУ КРАЮ |
||||
|
РАСПОРЯЖЕНИЕ |
||||
|
_____________ |
г. Владивосток |
N __________ |
Образец бланка распоряжения
Приложение N 5
к п. 37 Инструкции
|
|
||||
|
МЧС РОССИИ |
||||
|
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ» |
||||
|
ПРОТОКОЛ |
Образец бланка протокола
Приложение N 6
к п. 37 Инструкции
|
|
|||
|
МЧС РОССИИ |
|||
|
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО РЕСПУБЛИКЕ МОРДОВИЯ |
|||
|
(Главное управление МЧС России по Республике Мордовия) |
|||
|
ул. Косарева, 40, г. Саранск, 430031 Телефон: 28-86-00; факс: 28-86-29 (код 834-2) |
|||
|
___________________ N _________________ На N _______________ от ________________ |
Образец бланка письма территориального органа МЧС России
Приложение N 7
к п. 37 Инструкции
|
|
|||
|
МЧС РОССИИ |
|||
|
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ» |
|||
|
(Центральный архив МЧС России) |
|||
|
п/о Устье, Рузский р-н, Московская обл., 143151, Телефон/факс: (495) 992-22-31 |
|||
|
___________________ N _________________ На _______________ от __________________ |
Образец бланка письма организации МЧС России
Приложение N 8
к п. 37 Инструкции
|
|
|||
|
МЧС РОССИИ |
|||
|
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО РЕСПУБЛИКЕ МОРДОВИЯ |
|||
|
(Главное управление МЧС России по Республике Мордовия) |
|||
|
ул. Косарева, 40, г. Саранск, 430031 Телефон: 28-86-00; факс: 28-86-29 (код 8342) |
|||
|
___________________ N _________________ На N _______________ от ________________ |
ПРЕДПИСАНИЕ N ______
на выполнение задания
"__" __________ 20__ г.
___________________________________________________________________________
(должность)
___________________________________________________________________________
(И.О. Фамилия)
командируется в ___________________________________________________________
(наименование организации)
в целях ___________________________________________________________________
(указать конкретно)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Начальник
Главного управления Подпись И.О. Фамилия
М.П.
000000
(Лицевая сторона)
Разрешаю __________________________________________________________________
(с чем ознакомить, что конкретно предоставить)
"__" ___________ 20__ г. _____________ ________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
___________________________ допущен(а) к _______________________ сведениям.
(И.О. Фамилия) (степень секретности)
Ему (ей) разрешен доступ в помещение ______________________________________
(N или наименование помещения)
в сопровождении ___________________________________________________________
(должность, фамилия и инициалы сопровождающего лица)
Руководитель режимно-
секретного подразделения ______________ "__" ____________ 20__ г.
(подпись)
СПРАВКА
_______________________________ ознакомлен(а) _____________________________
(И.О. Фамилия (указать, с какими работами,
командированного лица)
___________________________________________________________________________
документами или изделиями, какова степень их секретности)
___________________________________________________________________________
______________________________ _________________________ ________________
(должность лица, принявшего (И.О. Фамилия) (подпись)
командированного)
Подпись ознакомившегося __________________ ________________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
"__" _______________ 20__ г.
(Оборотная сторона)
Форма предписания на выполнение задания
Приложение N 9
к п. 41 Инструкции
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
1. Эмблема МЧС России изображается на бланках в соответствии с Положением о геральдическом обеспечении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным приказом МЧС России от 19.01.2004 N 17, и располагается над серединой реквизита «Наименование организации».
2. В реквизите Наименование организации указывается полное наименование, закрепленное в Положении о территориальном органе, уставе организации МЧС России. Ниже располагается сокращенное наименование, если оно также закреплено в положении (уставе).
Над наименованием территориального органа, организации МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России.
3. Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес территориального органа, организации МЧС России, номер телефона справочной службы, номер факса, адрес электронной почты.
4. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением писем, включается в бланк соответствующего вида документа при изготовлении бланков (приказ, распоряжение, протокол).
Наименование других видов документов (акт, план, заключение и т.д.), за исключением писем, указывается составителем при подготовке документа.
5. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.
Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется при его регистрации, утверждении должностным лицом или при его составлении (например, заявление, рапорт, объяснительная записка).
Если авторами документа являются две или более организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.
Документы, изданные двумя или более территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой, например: 05.03.2019;
словесно-цифровым способом, например: 5 марта 2019 г.
6. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, присваиваемый документу при его регистрации.
На документе, составленном двумя или более территориальными органами, организациями МЧС России, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или при подписании.
7. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ.
Ссылку в документе на даты законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации следует оформлять в том виде, в каком они были официально зарегистрированы.
8. Место составления (издания) документа указывается в бланках приказов, распоряжений при изготовлении бланков. На бланках протоколов, актов место составления документа указывается при его подготовке. Место составления на бланках писем не указывается.
Место издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления.
9. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в верхнем правом углу (выше реквизита «Адресат», если он имеется) при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами МЧС России.
В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись «Для служебного пользования», которая дополняется пунктом действующего Перечня сведений, составляющих информацию ограниченного распространения МЧС России, номером экземпляра документа. Например:
|
Для служебного пользования пункт ____ Перечня МЧС России Экз. N ____ |
При оформлении документа с ограничительной надписью «Для служебного пользования» на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия сотрудника, изготовившего документ, дата изготовления документа.
10. Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Направляемые документы адресуются государственным органам, организациям, структурным подразделениям организаций, должностным лицам, гражданам.
В реквизит «Адресат» входят совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.
Реквизит «Адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов). Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании письма руководителю (заместителю руководителя) государственного органа, организации указывается наименование должности в дательном падеже, включающее наименование организации.
Воинское или специальное звание указывается в реквизите «Адресат» в письмах в органы государственной власти, в которых предусмотрена соответствующая служба, а также при осуществлении переписки в системе МЧС России. Например:
|
Начальнику Главного управления МЧС России по Московской области |
|
|
воинское (специальное) звание Фамилия И.О. |
При адресовании письма в государственный орган, организацию указывается их полное или официально принятое сокращенное наименование в именительном падеже. Например:
|
Министерство финансов Российской Федерации |
или:
При адресовании структурному подразделению государственного органа, организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже сначала наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения. Например:
|
МЧС России |
|
|
Департамент кадровой политики |
При адресовании документа руководителю структурного подразделения государственного органа, организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, и фамилия в дательном падеже. Инициалы должностного лица указываются после фамилии. Например:
|
МЧС России |
|
|
Директору департамента кадровой политики |
|
|
воинское (специальное звание) Фамилия И.О. |
Если служебное письмо адресуется руководителям однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например:
|
Начальникам главных управлений МЧС России по субъектам Российской Федерации |
При рассылке документа не всем государственным органам, организациям или структурным подразделениям, под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов исполнителем составляется указатель рассылки документа, а на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.
В случае если документ направляется более чем в четыре адреса, исполнитель готовит необходимое количество экземпляров документа по числу адресатов, один визовый экземпляр и указатель рассылки.
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <1>:
———————————
<1> Утверждены приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442).
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
|
Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» |
|
|
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 |
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
|
Калинину И.П. |
|
|
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский район, Тульская область, 301264 |
На конвертах адрес адресата пишется в нижней правой части почтового конверта, адрес отправителя — в левой верхней части.
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) в адрес организации или физического лица (если обращение поступило в форме электронного документа) указывается электронный адрес (номер телефона/факса), почтовый адрес при этом не указывается. Например:
|
Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» |
|
|
mail@vniidad.ru |
или
|
Калинину И.П. |
|
|
e-mail: kalinin@mail.ru |
11. Гриф утверждения проставляется на документах, подлежащих утверждению должностным лицом или организационно-распорядительным документом (например, приказом), в верхнем правом углу первого листа документа.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, в именительном падеже, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
|
УТВЕРЖДАЮ Заместитель Министра Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий |
||
|
Подпись Дата |
И.О. Фамилия |
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Гриф утверждения документа» относительно самой длинной строки. Все составные части грифа утверждения печатаются одинарным межстрочным интервалом.
При утверждении документа организационно-распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
(Регламент)
|
УТВЕРЖДЕН приказом Главного управления МЧС России по Тверской области от 02.09.2020 N 48 |
(Правила)
|
УТВЕРЖДЕНЫ приказом Главного управления МЧС России по Тверской области от 05.04.2020 N 30 |
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:
(Положение)
|
УТВЕРЖДЕНО решением коллегии Главного управления МЧС России по Тверской области (протокол от 12.12.2019 N 12) |
12. Заголовок к тексту — краткое содержание документа — составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (4 — 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Например:
Письмо (о чем?) об оказании гуманитарной помощи пострадавшим регионам Российской Федерации.
Заголовок к тексту письма оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля.
Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок не составляется к телеграммам, а также к текстам документов, оформленных на бланках формата A5.
13. Отметка о приложении — сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах и других информационно-справочных документах), а также о том, что документ является приложением к основному документу.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля и печатается одинарным межстрочным интервалом.
Оформляется реквизит «Отметка о приложении» следующим образом.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии имеет вид:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте документа, при этом пункты приложений располагаются друг под другом, например:
|
Приложение: |
1. |
Замечания по проекту инструкции по делопроизводству на 1 л. в 1 экз. |
|
2. |
Справка о документообороте за первую половину 2020 года на 3 л. в 1 экз. |
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
|
Приложение: |
письмо Правительства г. Москвы от 14.07.2019 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 15 л. в 1 экз. |
В документах, являющихся приложениями к письмам, отметка о приложении не оформляется.
Если приложение (приложения) сброшюрованы:
Приложение: отчет о НИР в 2 экз.
Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флэш-накопитель и др.):
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименование документов, записанных на носитель, имена файлов.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса или только в адрес, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
или:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в адрес.
В организационно-распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях) отметка о приложении оформляется следующим образом:
в тексте основного документа при первом упоминании документа-приложения: в скобках указывается (приложение) либо (согласно приложению). Если приложений несколько, они нумеруются, а если приложение одно, оно не нумеруется. Наименование приложения должно строго соответствовать наименованию, указанному в организационно-распорядительном документе.
Аналогичным образом оформляются документы, являющиеся приложением к приложению.
На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается также вид документа, к которому относится приложение, его дата и номер. Например:
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
14. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных государственными органами, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю.
Согласование документа проводится как внутри территориального органа, организации (внутреннее), так и с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее). Внешнее согласование проводится после завершения внутреннего согласования в установленном законодательством Российской Федерации порядке и оформляется грифом согласования.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:
|
СОГЛАСОВАНО Директор Центрального архива МЧС России |
||
|
Подпись Дата |
И.О. Фамилия |
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения о государственном органе, согласовавшем документ, в творительном падеже, дате и номере протокола (слово «протокол» указывается в именительном падеже), в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа в творительном падеже, дата и номер письма. Например:
|
СОГЛАСОВАНО Коллегией Министерства юстиции Российской Федерации (протокол от ________ N _______) |
или |
|
СОГЛАСОВАНО письмом МЧС России от 30.10.2019 N 91-282-2 |
15. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами структурных подразделений соответствующих территориальных органов, организаций МЧС России.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:
|
Начальник отдела административной работы |
||
|
Подпись Дата |
И.О. Фамилия |
При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:
|
Замечания прилагаются или Согласен с учетом замечаний. Начальник Правового управления |
||
|
Подпись Дата |
И.О. Фамилия |
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа.
Согласование электронных документов проводится в СЭД, электронный лист согласования хранится в ЭРК.
Для документов, подлинники (первый экземпляр) которых остаются в территориальном органе, организации МЧС России (приказы, распоряжения, решения и протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, докладные записки и другие внутренние документы), визы проставляются в листе согласования, который оформляется в виде таблицы на оборотной стороне последнего (подписного) листа подлинника документа (приложение N 10 к Инструкции) либо в виде электронного листа согласования в СЭД.
Допускается также полистное визирование документа и его приложений.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному визированию.
16. Подпись.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:
|
Начальник Главного управления |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.
Воинское или специальное звание указывается сразу под наименованием должности лица, подписавшего документ, или вместо должности (на бланке должностного лица) на письмах в органы государственной власти, в которых предусмотрена соответствующая служба, а также при осуществлении переписки в системе МЧС России. Например:
|
Начальник Главного управления генерал-лейтенант |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
В организационно-распорядительных актах (приказы, распоряжения) воинское или специальное звание в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
|
Начальник Главного управления |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
Главный бухгалтер |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Документы коллегиального органа подписываются в соответствии с положением об этом органе. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, при этом фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например:
|
Председатель комиссии |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
Члены комиссии |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (в связи с командированием, отпуском, болезнью), подпись оформляется следующим образом:
|
Исполняющий обязанности начальника Главного управления |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
17. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью с соблюдением следующих требований:
1) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата ключа, срок действия сертификата электронной подписи. Отметка об электронной подписи Министерства включает изображение эмблемы МЧС России.
|
Наименование должности |
|
И.О. Фамилия |
18. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и наименованием территориального органа, организации МЧС России проставляется для подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, но может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, как правило, обозначаемом символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.
19. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу — для исходящих писем и докладных записок; на приказах, распоряжениях, протоколах, соглашениях, планах — на оборотной стороне.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер телефона исполнителя и может дополняться наименованием должности и наименованием структурного подразделения исполнителя. Например:
Петров Иван Васильевич
8(495) 924-63-45
или
Петров Иван Васильевич
главный специалист-эксперт отдела административной работы
8(495) 924-63-45
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
20. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа подлиннику и проставляется ниже реквизита «Подпись» от левого поля и состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности и собственноручной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения. Например:
|
Верно Начальник отдела административной работы |
подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
Дата |
Печать |
При необходимости на последнем листе копии документа (выписки из документа) на свободном месте под текстом располагается реквизит «Отметка о заверении копии» с указанием о месте нахождения подлинника документа. Например:
|
Подлинник документа находится в деле N ___ за ____ год. |
|||
|
Верно Наименование должности |
подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
Дата |
Печать |
Листы многостраничных копий (выписок из документов) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ___ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
21. Отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости указываются часы и минуты).
22. Резолюция оформляются непосредственно на свободном от текста месте рабочего поля документа соответствующим руководителем, на специальном бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится указание по исполнению, или вносится непосредственно в СЭД.
Резолюция включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись лица, вынесшего резолюцию, расшифровку подписи и дату.
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение поручения считается должностное лицо, названное первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
23. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» в верхнем поле документа или на бланке резолюции, а также вносится непосредственно в СЭД.
24. Отметка о направлении документа в дело включает: слова «В дело»; индекс дела по номенклатуре дел, в которое документ помещается на хранение; год номенклатуры дел; указанное в именительном падеже наименование должности лица, оформившего отметку; его подпись и дату. Например:
|
В дело N 1-4-23 за 2019 г. Заместитель начальника отдела |
|||
|
Подпись |
Дата |
Приложение N 10
к п. 67, 115, 197 Инструкции
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
___________________________________________________
(вид документа, наименование документа (заголовок)
|
Наименование должности (структурное подразделение) |
ФИО должностного лица |
Результат согласования/комментарий |
Отметка о подписи/подпись, дата |
Фамилия, Имя, Отчество исполнителя,
наименование структурного подразделения,
телефон
(личная подпись)
id:00000000
(идентификатор электронного
документа в СЭД)
Форма листа согласования
Приложение N 11
к п. 81 Инструкции
ПОРЯДОК
ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ПРИКАЗОВ, РАСПОРЯЖЕНИЙ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ
ОРГАНОВ, ОРГАНИЗАЦИЙ МЧС РОССИИ
1. Проекты приказов, распоряжений оформляются на бланках установленного образца (приложения N 3 и 4 к Инструкции).
Текст проектов приказов, распоряжений и приложения к ним печатаются в одном экземпляре на одной стороне листа односортной бумаги качеством не ниже 80 г/м2 формата A4 (210 x 297 мм), с использованием шрифта «Times New Roman» или его метрического аналога размером 14 с применением современных текстовых редакторов. Первая строка каждого абзаца должна начинаться на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст проекта приказа, распоряжения печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левой и правой границам текстового поля и отделяется от заголовка 2 — 3 одинарными межстрочными интервалами. Обязательно оставление свободных от текста полей: с левой стороны листа — 30 мм, с правой стороны — 10 мм, сверху и снизу — не менее 20 мм.
Печатание проектов приказов, распоряжений и приложений к ним нестандартным шрифтом не допускается.
2. Приказ, распоряжение должны содержать следующие реквизиты:
1) эмблема МЧС России;
2) сокращенное наименование МЧС России;
3) полное наименование территориального органа, организации МЧС России;
4) наименование вида документа;
5) дата;
6) регистрационный номер;
7) место издания документа;
название документа (заголовок к тексту), кроме приказов по личному составу и строевой части;
9) текст;
10) подпись;
11) необходимые визы должностных лиц, которые располагаются в листе согласования, оформляемого на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения и в виде электронного листа согласования в установленном Инструкцией порядке;
12) отметка об исполнителе документа, которая располагается на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения и содержит фамилию, имя, отчество исполнителя документа, наименование структурного подразделения, его рабочий телефон и личную подпись.
3. Название приказа, распоряжения должны кратко и точно отражать содержание текста документа. Название печатается полужирным шрифтом размером N 14 одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру. Точка в конце названия не ставится.
4. Текст приказа, распоряжения отделяется от его названия 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа, распоряжения (кроме приказов по личному составу и по строевой части) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания организационно-распорядительного документа. Она может начинаться словами «В целях…», «Во исполнение…», «В соответствии…» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа и его реквизиты: наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Констатирующая часть в приказах завершается словом «приказываю:», которое печатается строчными буквами в разрядку обычным шрифтом (в распоряжениях — словом «предлагаю:»). Текст распорядительной части начинается с прописной буквы.
Если текст проекта организационно-распорядительного акта не имеет констатирующей части, то слово «приказываю:» («предлагаю:») не пишется.
5. В распорядительной части проекта приказа, распоряжения утверждаются положения, регламенты, составы коллегиальных органов и рабочих групп, излагаются предписываемые действия (поручения), указываются исполнители (структурные подразделения, организации, должностные лица) и устанавливается срок исполнения; делается запись о признании утратившими силу (отмене), о внесении изменений в ранее изданные организационно-распорядительные акты, определяется (при необходимости) должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, распоряжения.
6. Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты. Нумерация пунктов должна быть единой (сквозной) для всего организационно-распорядительного акта. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт должен выражать, как правило, одну законченную мысль, самостоятельное требование.
7. Подпункты оформляются цифрой со скобкой или буквой со скобкой.
8. При необходимости внесения изменений в ранее изданный приказ, распоряжение в распорядительной части делается соответствующая запись, например:
«Внести изменение в Инструкцию по делопроизводству, утвержденную приказом Главного управления МЧС России от 01 октября 2010 г. N 60 «Об утверждении Инструкции…», дополнив пункт 12 абзацем следующего содержания:
«При необходимости рабочее время на прием, отправку документов, работу с исполнителями может быть регламентировано приказом о внутренней деятельности.»;
или:
«Абзац третий пункта 37 Инструкции дополнить словами: «Справки личного характера регистрируются в журнале учета выдачи справок.».
Если приказ, распоряжение признает утратившим силу ранее изданный приказ, распоряжение, то отдельный пункт приказа, распоряжения (как правило, последний) должен содержать ссылку на его дату, номер и название. Например:
«5. Признать утратившим силу приказ Главного управления МЧС России по Рязанской области от 29 июля 2008 г. N 425 «Об утверждении…».
Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа запрещается.
9. Изменения, вносимые в приказ, распоряжение и в документ, утверждаемый этим приказом, распоряжением (например, инструкция, положение, правила и т.д.), могут быть оформлены в виде приложения к приказу, распоряжению. Образец оформления приказа о внесении изменений содержится в приложении N 2 к настоящему Порядку.
10. В тексте проекта приказа, распоряжения дата и номер ранее изданного документа, приказа территориального органа, организации МЧС России оформляются словесно-цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год, номер. Например:
«В соответствии с приказом Главного управления МЧС России по Хабаровскому краю от 07 мая 2019 г. N 485 «Название приказа» приказываю:».
11. К приказам и распоряжениям могут прилагаться планы, перечни, сметы расходов, списки, программы, которые являются неотъемлемой частью организационно-распорядительного акта и должны быть подписаны руководителем структурного подразделения (или лицом, его замещающим), готовившего этот проект.
При наличии нескольких приложений они нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте организационно-распорядительного акта. Листы каждого приложения должны иметь свою самостоятельную нумерацию, начиная со второго листа. Наименование приложения должно строго соответствовать упомянутому в тексте приказа, распоряжения. Издание вместе с приказом, распоряжением документов, не оговоренных в тексте, не допускается.
Если в тексте приказа дается ссылка «согласно приложению», то на первом листе приложения в правом верхнем углу указывается: «Приложение N» (если имеется больше одного приложения), а ниже следует название организационно-распорядительного акта, его дата и номер. Например:
|
Приложение N 3 к приказу Главного управления МЧС России по Вологодской области от 25.02.2020 N 168 |
Если приложением к приказу являются инструкция, порядок, правила, состав комиссии и т.д., утверждаемые данным приказом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении с указанием номера приложения (при наличии больше одного приложения к приказу) без ссылки на приказ и гриф утверждения, в котором указываются дата и номер приказа, которым утвержден документ-приложение. Например:
|
Приложение N 1 |
|
|
УТВЕРЖДЕНО приказом Главного управления МЧС России по Тверской области от 18.05.2020 N 67 |
В тексте приказа, распоряжения каждый утверждаемый документ должен оформляться отдельным пунктом. Утверждение нескольких документов в одном пункте не допускается.
12. Приложения к документам, вводимым в действие приказом (например, приложения к инструкциям, правилам, рекомендациям и т.д.), должны иметь свою нумерацию листов, начиная со второго листа. На этих приложениях в правом верхнем углу указываются пункты документа, в которых эти приложения упоминаются. Например:
|
Приложение N 16 к п. 23 Инструкции |
13. На проектах документов, содержащих информацию ограниченного доступа, проставляются соответствующие ограничительные пометки: для сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения — «Для служебного пользования», для сведений, составляющих государственную тайну, — соответствующий гриф секретности.
14. В состав подписи приказа, распоряжения входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), воинские и специальные звания при этом не указываются.
15. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля шрифтом размером N 14 одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия печатаются от правого текстового поля.
16. При оформлении приказов и распоряжений о командировании одновременно оформляется командировочное удостоверение (для военнослужащих и сотрудников федеральной противопожарной службы ГПС) и при необходимости — предписание на выполнение задания.
17. В приказ, распоряжение не следует включать пункт «Приказ (распоряжение) довести до сведения…». Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, распоряжение, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа, распоряжения.
18. Проекты приказов, издаваемые территориальным органом МЧС России совместно с другим территориальным органом федерального органа исполнительной власти (совместные приказы), оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с указанием наименований территориального органа МЧС России и территориального органа федерального органа исполнительной власти.
Наименования указанных территориальных органов печатаются прописными буквами центровано относительно правого и левого полей и располагаются каждое на отдельной строке.
Наименование вида документа — ПРИКАЗ — выравнивается по центру, в разрядку.
Констатирующая часть совместного приказа должна заканчиваться словом «приказываем:» в разрядку.
Подписи руководителей территориальных органов размещаются ниже текста на одном уровне в порядке расположения наименований этих органов на первом листе документа. При наличии более 2 подписей они располагаются в два или несколько рядов.
19. Проект совместного приказа готовится в необходимом количестве экземпляров (по одному для каждого автора документа). Подписи руководителей территориальных органов (либо лиц, замещающих их в установленном порядке) проставляются на каждом экземпляре.
20. Визы должностных лиц территориального органа МЧС России, осуществляющих согласование совместного приказа, располагаются на экземпляре территориального органа МЧС России.
21. Ответственность за согласование и подписание совместного приказа, основным разработчиком которого является территориальный орган МЧС России, возлагается на исполнителя документа. Проект совместного приказа может быть направлен по почте либо представлен лично исполнителем в другой территориальный орган (другие территориальные органы), участвующий в издании приказа.
22. В случае, когда территориальный орган МЧС России является одним из соисполнителей совместного приказа (не разработчиком), согласование проекта документа должностными лицами территориального органа МЧС России осуществляет структурное подразделение, которому было поручено принять участие в разработке совместного приказа.
23. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров территориального органа МЧС России и другого территориального органа (территориальных органов) федерального органа (федеральных органов) исполнительной власти — авторов приказа, проставленных через косую черту в порядке указания наименований территориальных органов. Датой совместного приказа является дата наиболее поздней подписи.
Образцы оформления приказов приведены ниже.
|
|
||||
|
МЧС РОССИИ |
||||
|
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ |
||||
|
ПРИКАЗ |
||||
|
00.00.0000 __________ |
г. Ростов-на-Дону |
N |
000 ___ |
|
|
Об утверждении Положения об экспертной комиссии Главного управления по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ростовской области |
||||
|
В соответствии с пунктом 21 Инструкции по архивной работе в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 00 мая 0000 г. N 000, приказываю: 1. Утвердить прилагаемое Положение об экспертной комиссии Главного управления по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ростовской области. 2. Контроль за работой экспертной комиссии Главного управления по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ростовской области (далее — Главное управление МЧС России по Ростовской области) возложить на заместителя начальника Главного управления МЧС России по Ростовской области И.И. Иванова 3. Признать утратившим силу приказ Главного управления МЧС России по Ростовской области от 00 мая 0000 г. N 0. |
||||
|
Начальник Главного управления |
И.О. Фамилия |
|
|
||||
|
МЧС РОССИИ |
||||
|
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ |
||||
|
ПРИКАЗ |
||||
|
00.00.0000 __________ |
г. Ростов-на-Дону |
N |
000 ___ |
|
|
О внесении изменений в Положение об экспертной комиссии Главного управления по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ростовской области, утвержденное приказом Главного управления по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ростовской области от 00 мая 0000 г. N 00 |
||||
|
Внести изменения в Положение об экспертной комиссии Главного управления по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ростовской области, утвержденное приказом Главного управления по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ростовской области от 00 мая 0000 г. N 00, согласно приложению. |
||||
|
Начальник Главного управления |
И.О. Фамилия |
Приложение N 12
к п. 92 Инструкции
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ
Протоколы заседаний (совещаний) печатаются на бланке протокола установленной формы (приложение N 5 к Инструкции) с использованием шрифта «Times New Roman» или его метрического аналога размером N 14 и должны содержать соответствующие реквизиты.
Наименование документа — ПРОТОКОЛ.
Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается одинарным интервалом и выравнивается по центру.
Датой протокола является дата проведения заседания (совещания). Дата оформляется цифровым способом и печатается двумя межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола состоит из знака «N» и порядкового номера протокола в пределах календарного года, проставляемого арабскими цифрами.
Место проведения заседания (совещания) указывается при оформлении протокола в случае, если оно происходило не в том месте, где обычно проходит (например, выездное совещание). В этом случае информация о месте проведения совещания печатается ниже предыдущих реквизитов и выравнивается по центру.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего на заседании (совещании), инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании). Слова «Председательствовал», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от левого поля, подчеркиваются, в конце после указанных слов ставится двоеточие.
Наименования должностей председательствующего, присутствующих и приглашенных печатаются от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилии председательствующего, присутствующих и приглашенных печатаются у правой границы текстового поля.
Основная часть протокола печатается одинарным межстрочным интервалом и включает разделы, соответствующие рассматриваемым на заседании (совещании) вопросам, и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центровано шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются одинарным межстрочным интервалом.
Затем указываются принятые по рассматриваемому вопросу решения.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления протокола содержится ниже.
|
|
||
|
МЧС РОССИИ |
||
|
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ |
||
|
ПРОТОКОЛ |
||
|
совещания у начальника Главного управления МЧС России по Московской области |
||
|
_______________ |
N ____________ |
|
|
Председательствовал: —————————— |
||
|
Наименование должности |
— |
Фамилия И.О. |
|
Присутствовали: ———————- |
||
|
Наименование должности |
— |
Фамилия И.О. |
|
Наименование должности |
— |
Фамилия И.О. |
|
(Фамилии указываются в алфавитном порядке) |
||
|
I. О дополнительных мерах по обеспечению пожарной безопасности в Московской области |
||
|
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.) |
||
|
Решения: 1. Принять к сведению ……………………………………………………………………… 2. Начальникам ……………………. (Далее текст не приводится) |
||
|
Начальник Главного управления |
И.О. Фамилия |
Приложение N 13
к п. 96 Инструкции
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ АКТОВ
1. Акты оформляются на специальных бланках (формах) или на стандартных листах бумаги и имеют реквизиты, указанные ниже.
Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу.
Наименование вида документа — слово «АКТ» отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выравнивается по центру (если другое расположение не обусловлено бланком или формой).
Номер проставляется арабскими цифрами после слова «АКТ» на той же строке.
Заголовок отделяется от слова «АКТ» двумя межстрочными интервалами, печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем составлен акт?» Например: о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
Текст акта отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта:
перечисляются лица, участвовавшие в составлении акта, с указанием наименования их должностей, структурных подразделений, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии;
указываются наименование, номер и дата распорядительного документа, на основании которого актируется факт (событие, действие).
В констатирующей части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр — МЧС России
2-й экземпляр — Центральный архив МЧС России
3-й экземпляр — Главное управление МЧС России по Владимирской области.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. Должности перед фамилиями не указываются.
Например:
|
Председатель комиссии: |
И.О. Фамилия |
|
Члены комиссии: |
И.О. Фамилия |
|
И.О. Фамилия |
|
|
И.О. Фамилия |
2. Особенности оформления ликвидационных актов и актов приема-передачи при реорганизации.
При ликвидации организации без передачи ее функций другой организации ликвидационный акт составляется в двух экземплярах, один из которых подлежит передаче по месту утверждения (в МЧС России), а второй хранится в деле в составе фонда ликвидируемой организации.
При реформировании организации с передачей ее функций другой организации акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается в МЧС России (учредителю), второй — организации-правопреемнику в составе фонда реформированной организации.
В обязательном порядке в актах должно быть отражено состояние секретного и несекретного делопроизводства.
К акту должен прилагаться перечень документов и дел, переданных организации-правопреемнику и в соответствующий архив, с указанием номеров описей приема-сдачи и результатов сверки журналов учета дел и документов.
Гриф утверждения (обязателен) располагается в правом верхнем углу.
В конце акта приводятся сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Образец оформления акта содержится ниже.
Образцы оформления актов:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
____________________________________ ____________________________________
(наименование должности руководителя (наименование должности руководителя
____________________________________ ____________________________________
структурного подразделения, структурного подразделения,
передающего дела) принимающего дела)
_____________ ______________________ _____________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи) (подпись) (расшифровка подписи)
"__" _________ 20__ г. "__" _________ 20__ г.
АКТ
приема-передачи дел при проведении организационно-штатных изменений
в отношении структурного подразделении
Мы, нижеподписавшиеся, ответственный за ведение делопроизводства
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения, должность, фамилия, имя,
отчество)
___________________________________________________________________________
и ответственный за ведение делопроизводства _______________________________
(наименование структурного
___________________________________________________________________________
подразделения, должность, фамилия, имя, отчество)
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующие дела:
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Даты начала и окончания дела |
Кол-во листов |
Срок хранения, ст. Перечня |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Итого: _________________ дел за _____________ годы
Дела __________________________________________________________________
(состояние дел: особенности формирования, наличие обложек,
___________________________________________________________________________
внутренних описей, заверительных надписей, нумерации листов и т.п.)
Сдал: ___________________ _______________ ______________________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Принял: ___________________ _______________ ______________________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
"__" _________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО
Архив территориального органа,
организации МЧС России
_________________________________
(должность сотрудника архива)
___________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" _________ 20__ г.
Отметки о передаче дел в номенклатурах дел
__________________________________________________________________ произвел
(наименование структурного подразделения)
___________________________________________________________________________
(должность, подпись, фамилия, имя, отчество)
"__" __________ 20__ г.
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
____________________________________ ____________________________________
(наименование должности руководителя (наименование должности руководителя
____________________________________ ____________________________________
структурного подразделения, структурного подразделения,
передающего дела) принимающего дела)
_____________ ______________________ _____________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи) (подпись) (расшифровка подписи)
"__" _________ 20__ г. "__" _________ 20__ г.
АКТ
приема-передачи документов при проведении
организационно-штатных изменений в отношении
структурного подразделении
Мы, нижеподписавшиеся, ответственный за ведение делопроизводства
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения, должность, фамилия, имя,
отчество)
__________________________________________________________________________
и ответственный за ведение делопроизводства _______________________________
(наименование структурного
___________________________________________________________________________
подразделения, должность, фамилия, имя, отчество)
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующие дела:
|
N п/п |
Дата и номер документа (исходящий) |
Дата и номер документа (входящий) |
Наименование организации, из которой поступил документ |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
6 |
Итого: _____________ документов
Сдал: ___________________ _______________ ______________________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Принял: ___________________ _______________ ______________________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
"__" _________ 20__ г.
Отметки о передаче документов в журналах учета
__________________________________________________________________ произвел
(наименование структурного подразделения)
___________________________________________________________________________
(должность, подпись, фамилия, имя, отчество)
"__" __________ 20__ г.
Приложение N 14
к п. 116, 193 Инструкции
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА (ПИСЬМА)
1. Письма оформляются на бланках установленной формы формата A4 с использованием шрифта «Times New Roman» или его метрического аналога размером 14 с применением современных текстовых редакторов.
Письмо имеет приведенные ниже реквизиты.
Дата регистрации — проставляется цифровым способом. Датой письма является дата его подписания.
Регистрационный номер.
Адресат — печатается в пределах границ, отмеченных на бланке.
Наименование организации (структурного подразделения организации) — печатаются одинарным межстрочным интервалом.
Заголовок к тексту — отвечает на вопрос «О чем?», формулирует в краткой форме тему письма, печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (начальная буква — прописная), одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по ширине самого длинного реквизита бланка.
Текст письма — отделяется от заголовка двумя — тремя межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1.25 см от левой границы текстового поля.
Текст письма излагается:
от первого лица множественного числа: просим представить, направляем в Ваш адрес;
от третьего лица единственного числа: Главным управлением МЧС России рассмотрено, Главное управление МЧС России сообщает.
Текст письма, как правило, состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.
Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:
Уважаемый ……………….!
Господин ………………..!
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, требований, просьб, решений и т.д. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая в случае подписания письма на бумажном носителе собственноручной подписью, как правило, дописывается самим подписантом. Например: С уважением …, Искренне Ваш …
Заключительная формула вежливости размещается от границы левого поля на 2 интервала ниже текста или отметки о наличии приложений, отделяется от названия должности запятой. Например:
|
С уважением, |
||
|
Начальник Главного управления воинское (специальное) звание |
личная подпись |
И.О. Фамилия |
Служебные письма должны быть написаны деловым стилем.
К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения, точность и ясность изложения, лаконичность и краткость текста.
Особенностью делового стиля является использование устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:
В соответствии с …
В целях …
Направляем (представляем, высылаем) Вам …
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:
В связи с крайне низкой эффективностью использования … просим Вас решить вопрос о …
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Рекомендуемый объем делового письма — не более двух страниц. При необходимости письмо можно снабдить приложением (приложениями).
Инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
2. На отправляемых (исходящих) документах на бумажном носителе визы должностных лиц, с которыми согласовывается проект письма, проставляются в листе согласования, который оформляется в виде таблицы на оборотной стороне визовой копии документа, помещаемой в дело. В листе согласования указывается должность, инициалы, фамилия визирующего, подпись и дата визирования (приложение N 10 к Инструкции).
Допускается проставлять визы на обороте последнего листа подлинника письма, если оно отправляется в виде электронной копии (МЭДО, СЭД, электронная почта, факс). В этом случае подлинник подшивается в дело.
Образец оформления письма приводится ниже.
|
|
||||||
|
МЧС РОССИИ ——————— |
МЧС РОССИИ |
|||||
|
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ» |
Директору Административного департамента |
|||||
|
(Центральный архив МЧС России) |
Иванову И.И. |
|||||
|
п/о Устье, Рузский р-н, Московская обл., 143151, Телефон/факс: (495) 992-22-31 |
||||||
|
N |
||||||
|
На |
2-4-7-573 |
от |
05.06.2020 |
. |
||
|
Уважаемый Иван Иванович! |
||||||
|
В соответствии с Вашим поручением Центральный архив МЧС России направляет замечания и предложения по проекту Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, организациях МЧС России (далее — Инструкция). |
||||||
|
Дополнительно представляется на рассмотрение образец заполнения обложки дела для включения в состав приложений к Инструкции. |
||||||
|
Приложение: |
1. |
Сводная таблица замечаний и предложений к Инструкции на 3 л. в 1 экз. |
||||
|
2. |
Образец заполнения обложки дела на 1 л. в 1 экз. |
|||||
|
С уважением, |
||||||
|
Директор |
А.П. Петров |
|||||
|
Сидоров Сергей Сергеевич (495) 992-22-31 |
Приложение N 15
к п. 127 к Инструкции
ПОРЯДОК
ФОРМИРОВАНИЯ РЕГИСТРАЦИОННЫХ НОМЕРОВ ДОКУМЕНТОВ В СЭД
|
N п/п |
Вид документа |
Индекс, обозначающий вид документа |
Формат регистрационного номера |
|
1. |
Входящие ведомственные |
В |
В-ИО-N |
|
2. |
Приказы, распоряжения |
ИР (при необходимости) |
N-ИР |
|
3. |
Протоколы |
N-ИР |
|
|
4. |
Докладные записки |
ДЗ |
ДЗ-ИС-N |
|
5. |
Служебные записки — переписка между структурными подразделениями территориального органа, организации МЧС России |
СЗ |
СЗ-ИС-N |
|
6. |
Исходящие документы (письма) — ответы на обращения граждан |
ИГ |
ИГ-ИО/ИС-N |
|
7. |
Исходящие документы (письма) — ведомственные |
ИВ |
ИВ-ИО/ИС-N |
|
8. |
Исходящий документ (письмо) территориального органа, организации МЧС России, направляемый по СЭД |
М |
М-ИО/ИС-N |
|
9. |
Обращения граждан |
Г |
Г-ИО-N |
|
10. |
Обращения граждан, пересланные из государственных органов, организаций |
ГВ |
ГВ-ИО-N |
|
11. |
Обращения, жалобы организаций |
ГО |
ГО-ИО-N |
|
12. |
Обращения граждан, полученные по телефону доверия |
ТД |
ТД-N |
Условные обозначения:
ИО — индекс территориального органа, организации МЧС России;
ИР — индекс вида распорядительного документа;
ИС — индекс структурного подразделения;
N — порядковый номер.
Приложение N 16
к п. 137 Инструкции
АКТ
Настоящий акт составлен "__" __________ 20__ г.
___________________________________________________________________________
(наименование подразделения делопроизводства)
в том, что при вскрытии пакета (бандероли) за N _________, поступившего(ей)
"__" __________ 20__ г. из ________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
на имя (в адрес) __________________________________________________________
не оказалось (обнаружено) _________________________________________________
___________________________________________________________________________
Руководитель
подразделения
делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Должность сотрудника,
вскрывшего пакет (бандероль) Подпись И.О. Фамилия
Форма акта, который составляется при вскрытии конверта
(бандероли) в случае отсутствия документа, его отдельных
листов, несоответствия номера, указанного на конверте
(бандероли), номеру вложенного документа
Приложение N 17
к п. 153 Инструкции
ПЕРЕЧЕНЬ НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Поздравительные открытки, подписанные должностными лицами структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов, организаций МЧС России, в адрес структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов организаций МЧС России.
2. Поздравительные телеграммы и телеграммы с выражением соболезнования.
3. Следующие документы, поступившие без сопроводительного письма или не имеющие таких реквизитов документа, как дата документа, регистрационный номер документа, адресат, подпись <1>:
———————————
<1> За исключением документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях.
коммерческие предложения, прейскуранты;
рекламные документы, плакаты, проспекты, каталоги;
пригласительные билеты;
поздравления, открытки;
выражения соболезнования;
периодические печатные издания, ведомственная литература, информационные сводки, тематические и специальные сборники;
первичные документы бухгалтерского учета, документы, используемые для получения денежных платежей;
техническая документация (технические паспорта, акты), документы по материально-техническому обеспечению (накладные, акты приема-передачи материальных средств);
плановые документы;
программы (повестки) совещаний, конференций;
унифицированные формы и бланки документов;
учебные планы, программы.
Приложение N 18
к п. 155 Инструкции
СОСТАВ
РЕКВИЗИТОВ ЭЛЕКТРОННОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ (ЭРК)
1. Обязательные реквизиты электронной регистрационной карточки:
наименование вида документа;
адресант (наименование организации — автора или корреспондента);
адресат;
должность (полное наименование с указанием структурного подразделения, территориального органа, организации), фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
дата и регистрационный номер документа (проставляется номер документа, присвоенный ему организацией — автором документа);
дата поступления документа;
регистрационный номер входящего документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
сведения о переадресации документа;
количество листов основного документа и, при наличии приложения(й), количество приложений, общее количество листов приложений;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка о контроле и срок исполнения документа;
подразделение-исполнитель документа;
гриф ограничения доступа к документу;
сведения об электронной подписи;
результат проверки электронной подписи;
электронный адрес корреспондента;
ссылки на файл (файлы) поступившего электронного документа и приложения(й) к нему (количество файлов, имена файлов);
индекс дела по номенклатуре дел;
отметка об исполнении документа и о направлении его в дело.
2. Дополнительные реквизиты электронной регистрационной карточки:
код по тематическому рубрикатору;
ключевые слова;
держатель документа (для документа на бумажном носителе);
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
номер бланка;
идентификационный номер проекта документа (присваивается на этапе создания);
вид передачи документа (почтой, факсимильной связью и т.д.) и др.
Приложение N 19
к п. 157, 200 Инструкции
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ СКАНИРОВАНИЮ И ОТПРАВКЕ
ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОННОЙ СВЯЗИ
Документы с отметкой «Для служебного пользования» <1>.
———————————
<1> Порядок сканирования, размещения и отправки с использованием СЭД определяется приказом МЧС России от 14.09.2020 N 684 «Об утверждении Инструкции по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».
Документы, содержащие персональные данные <2>:
———————————
<2> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; Российская газета, 2020, 11 декабря).
личные дела;
справки о доходах, расходах;
заявки на участие в конкурсе на замещение вакантной должности;
сведения об изменении персональных данных;
медицинские направления в лечебно-профилактические учреждения.
Документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, нотариально заверенные, а также сшитые документы.
Документы с пометками «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Лично».
Приложения к документам: брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4.
Приложение N 20
к п. 163, 171 Инструкции
|
Главное управление МЧС России по Московской области |
|
|
Васильевой Н.В. |
|
|
Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа |
|
|
Начальник Главного управления |
|
|
И.О. Фамилия |
|
|
«__» октября 20__ г. N ________ от _________ |
|
Образец оформления резолюции
Приложение N 21
к п. 212 Инструкции
РЕЕСТР N ______
на корреспонденцию, отправляемую фельдъегерской связью
00.00.20__
Отправитель: наименование территориального органа, организации
МЧС России, адрес, телефон
ДОГОВОР N ____
|
N п/п |
Куда адресован пакет (город, область) |
Кому адресован пакет (подробное наименование адресата) |
N пакета |
Важность |
Заполняет приемщик |
Пр. |
||
|
Вес пакета |
Сумма сбора за доставку |
|||||||
|
руб. |
коп. |
|||||||
Итого:
МП Подпись отправителя _________________
Принято ________ пакетов "__" __________ 20__ г. __ час. __ мин.
Экспедитор-приемщик ОФС ________________________________________
Форма реестра на корреспонденцию, отправляемую
фельдъегерской связью
Приложение N 22
к п. 212 Инструкции
РЕЕСТР N _____
на корреспонденцию, отправляемую почтовой связью
дата ____________
Отправитель: _______________________________________________________
(наименование территориального органа, организации МЧС
России, адрес, телефон)
|
N п/п |
Наименование страны, название города |
Наименование получателя |
Вес |
Стоимость |
N пакета |
N отправления |
|
1. |
||||||
|
2. |
||||||
|
3. |
||||||
|
4. |
||||||
|
5. |
||||||
|
6. |
||||||
|
7. |
||||||
|
8. |
||||||
|
9. |
||||||
|
10. |
||||||
|
11. |
||||||
|
12. |
||||||
|
13. |
Всего: ____________________ (прописью) пакета(ов) на сумму ____ руб. ____ коп. Общий вес: Недозволенных к пересылке вложений нет.
Форма реестра на корреспонденцию, отправляемую
почтовой связью
Приложение N 23
к п. 272 Инструкции
_______________________________
(наименование территориального УТВЕРЖДАЮ
органа, организации МЧС России) ____________________________________
(руководитель территориального
органа, организации МЧС России)
_________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________
(дата)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 20__ г.
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения, статья по Перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Руководитель
подразделения
делопроизводства ___________ __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Наименование должности лица,
ответственного за архив ___________ __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
__________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК территориального Протокол ЭПМК
органа, организации МЧС России Центрального архива
МЧС России
от _______________ N _________ от _______________ N _________
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 20__ году
В _________________________________________________________________________
(наименование территориального органа, организации МЧС России)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЦЭК» |
||
|
Постоянного |
|||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
ИТОГО: |
____________________________________ ___________ ________________________
(наименование должности руководителя (подпись) (расшифровка подписи)
подразделения делопроизводства)
"__" __________ 20__ г.
Итоговые сведения переданы в архив территориального органа, организации
МЧС России.
____________________________________ ___________ ________________________
(наименование должности сотрудника (подпись) (расшифровка подписи)
передавшего сведения)
"__" __________ 20__ г.
Форма номенклатуры дел территориального органа, организации
МЧС России
Приложение N 24
к п. 282 Инструкции
_________________________________________ (наименование территориального органа, организации МЧС России) _________________________________________ (наименование структурного подразделения) _________________________________________ (индекс структурного подразделения) Номенклатура дел на 20__ г.
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во томов (частей) |
Дата начала и окончания дела |
Кол-во листов |
Срок хранения, статья по перечню |
Примечание |
|
Название раздела |
||||||
____________________________________ ___________ ________________________
(должность руководителя структурного (подпись) (расшифровка подписи)
подразделения
СОГЛАСОВАНО
Руководитель подразделения
делопроизводства
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" __________ 20__ г.
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 20__ году
В _________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЦЭК» |
||
|
Постоянного |
|||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
ИТОГО |
____________________________________ ___________ ________________________
(наименование должности руководителя (подпись) (расшифровка подписи)
подразделения делопроизводства)
Итоговые сведения переданы в архив территориального органа, организации МЧС
России.
____________________________________ ___________ ________________________
(наименование должности сотрудника (подпись) (расшифровка подписи)
передавшего сведения)
"__" __________ 20__ г.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
Приложение N 25
к п. 291 Инструкции
ПОРЯДОК
ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
1. Графы номенклатуры дел структурного подразделения (приложение N 24 к Инструкции) заполняются в соответствии с настоящим Порядком.
2. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифровых обозначений (индексов) структурного подразделения, отдела структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: дело N 16-3-10, где:
16 — индекс структурного подразделения
3 — индекс отдела структурного подразделения,
10 — порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Резервные номера дел и пустые строки в номенклатуре дел не допускаются. При необходимости заведения новых дел они вносятся в конец номенклатуры дел соответствующего структурного подразделения под следующим порядковым номером.
3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящая переписка», «исходящая переписка»), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований территориальных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, кроме официально установленных сокращений.
Заголовок дела может состоять из следующих элементов:
1) название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы, решения и т.д.);
2) название автора документа: Министерства, структурного подразделения, комиссии и т.д. (кроме дел с перепиской);
3) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
4) краткое содержание документов дела;
5) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
6) даты (хронологические рамки, период), к которым относятся документы дела;
7) указание на копийность документов дела (если в дело подшиты копии), при этом в графе «Примечание» номенклатуры дел указывается — в каком структурном подразделении хранятся подлинники этих документов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы о выполнении решений Комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности Иркутской области (отчеты, справки-доклады)»; «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу, например: «Протоколы заседаний экспертной комиссии Центрального архива МЧС России и документы к ним (план, описи и др.)».
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается этот вид документов во множественном числе, например: «Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по субъекту Российской Федерации».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с МЧС России о финансировании мероприятий по ликвидации чрезвычайных ситуаций».
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с территориальными органами МЧС России по организационно-штатным вопросам».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а приводится их общее видовое название, например: «Переписка с органами государственной власти субъектов Российской Федерации по вопросам предупреждения и тушения природных пожаров».
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы или отчеты, например: «Смета доходов и расходов Главного управления МЧС России по Вологодской области на 2019 год (годовая)», «Отчет Главного управления МЧС России по Иркутской области о поисково-спасательных работах за 2019 год (ф. N 1/ПСС)», «Сводные отчеты Главного управления МЧС России по Смоленской области о пожарах и последствиях от них за 2020 год (квартальные)».
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание документов дела.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В этом случае в конце текущего года в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения, например, первоначально заголовок дела был «Акты о приеме и сдаче дел и должности должностными ответственными лицами Главного управления МЧС России по Республике Карелия», а после уточнения (редакции) — «Акт о приеме и сдаче дел и должности начальника финансово-экономического отдела Главного управления МЧС России по Республике Карелия».
4. В графе 3 номенклатуры «Количество томов (частей)» вносятся сведения о количестве заведенных томов.
5. Графа 4 номенклатуры дел структурного подразделения «Дата начала и окончания дела» заполняется при закрытии дела. В ней отражаются хронологические рамки документов, подшитых в дело (крайние даты — число, месяц, год — заведения и окончания дела в делопроизводстве). Если дело является переходящим, то крайние даты оформляются следующим образом: «19.11.2019 — по настоящее время».
Графа «Дата начала и окончания дела» не заполняется на переходящие дела, включенные в номенклатуру дел под общими заголовками (судебные дела, контрольно-наблюдательные дела, истории болезни).
Дела с перепиской могут быть переходящими только в исключительных случаях. Например, в конце текущего года произошло стихийное бедствие. Спасательные операции начались в декабре, мероприятия по ликвидации последствий стихийного бедствия завершились уже в следующем году. В этом случае дело с перепиской по этому вопросу может быть переходящим.
6. Графа 5 номенклатуры дел структурного подразделения «Количество листов» подлежит обязательному заполнению и заполняется при закрытии дела. Указывается количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела.
7. В графе 6 номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номер статьи Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений ФПС ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков хранения, утвержденного приказом МЧС России от 19.06.2012 N 340.
8. В графе 7 номенклатуры дел «Примечание» делаются отметки о переходящих делах с указанием старого индекса дела в случае его изменения (например: «Переходящее с 2016 г. В 2016 — 2019 гг. — д. 2-2-11»); об уничтожении дел; о передаче дел в архив, в другие структурные подразделения или организации. В случае если дело не было заведено в течение года, в графе «Примечание» делается отметка «Не заводилось», при этом в графах 3 — 5 проставляется прочерк. При наличии в делах копий документов, подлинники которых подлежат передаче на государственное хранение, в графе 7 делается отметка: «Подлинник в деле 1-4-29».
Переходящие дела ведутся в соответствии с Примерным перечнем переходящих дел, заводимых в территориальных органах (организациях) МЧС России.
На экземпляре номенклатуры дел структурного подразделения могут указываться лица, ответственные за формирование дел.
Если дело (реестр, журнал учета) ведется в электронном виде, то в графе 7 проставляется отметка «Ведется в электронном виде», а также указывается периодичность распечатки.
Примерный перечень переходящих дел <1>, заводимых в территориальных органах, организациях МЧС России:
———————————
<1> Переходящим дело может быть не более 5 лет.
1) учредительные документы;
2) акты о выделении к уничтожению дел, журналов;
3) описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу;
4) исторический формуляр;
5) паспорт архива;
6) список фондов;
7) дело фонда;
штаты, штатные расписания и изменения к ним;
9) положения о структурных подразделениях;
10) должностные инструкции (обязанности) сотрудников;
11) нормативные и методические документы по направлениям деятельности;
12) перспективные планы мероприятий;
13) личные дела сотрудников;
14) картотеки личных и других карточек;
15) контрольно-наблюдательные дела;
16) накопительные дела;
17) Журналы, книги учета и регистрации:
печатей и штампов;
приема посетителей;
актов о выделении к уничтожению дел и документов;
выдачи архивных дел, справок, копий документов и т.д.;
показаний контрольно-измерительных приборов;
несчастных случаев на производстве;
инструктажей по охране труда;
личных дел сотрудников;
алфавитного учета;
выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
принятых и уволенных сотрудников;
выдачи жетонов с личными номерами;
выдачи справок о стаже, месте работы;
награжденных государственными и ведомственными наградами;
выдачи служебных и других удостоверений личному составу;
поступления, распределения и выдачи путевок в санаторно-курортные учреждения;
выдачи паспортов для выезда за границу;
листков нетрудоспособности государственных служащих;
хозяйственных договоров;
бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
бланков строгой отчетности;
занятий, посещаемости служебной подготовки;
выдачи разовых пропусков;
приема и сдачи дежурств;
сотрудников, нуждающихся в улучшении жилищных условий;
дел крупных пожаров;
административных дел и представлений;
сообщений о преступлениях;
материалов, по которым вынесено постановление об отказе в возбуждении уголовного дела;
пожаров и иных происшествий;
мероприятий по надзору;
лицензиатов;
выданных заключений соискателям лицензий на виды деятельности;
объектов защиты и (или) территорий (земельных участков), органов власти и контрольно-наблюдательных дел предписаний и актов проверок, проводимых органами государственного пожарного надзора;
сообщений о преступлениях;
материалов, по которым вынесено постановление об отказе в возбуждении уголовного дела;
18) реестры.
При составлении номенклатуры дел в части хранения электронных документов указывается, что дело ведется в электронном виде в графе «Примечание».
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПРИКАЗ
от 14 сентября 2020 г. N 684
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В МИНИСТЕРСТВЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
В целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный N 57213) и организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — МЧС России) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — Инструкция).
2. Директору федерального государственного бюджетного учреждения «Информационно-аналитический центр МЧС России» в срок до 01.07.2021 обеспечить техническую реализацию пункта 3.3 Инструкции.
3. Установить, что пункт 3.3 Инструкции вступает в силу с 01.07.2021.
4. Признать утратившим силу раздел VI Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 3 декабря 2014 г. N 670.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить:
в центральном аппарате МЧС России — на директора Административного департамента;
в территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России, — на их руководителей.
Министр
Е.Н.ЗИНИЧЕВ
Утверждена
приказом МЧС России
от 14.09.2020 N 684
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В МИНИСТЕРСТВЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — Инструкция) определяет особенности работы с электронными документами и документами на бумажном носителе, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате МЧС России (далее — центральный аппарат), территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России (далее — организации МЧС России).
1.2. Требования Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.3. Инструкция разработана в целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный N 57213). Общие требования по оформлению, согласованию, регистрации документов определены Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России и Инструкцией по делопроизводству в территориальных органах и организациях, находящихся в ведении МЧС России, утверждаемыми приказами МЧС России с учетом особенностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.4. Отнесение информации к служебной информации ограниченного распространения в МЧС России производится в соответствии с Перечнем сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения МЧС России, утверждаемым приказом МЧС России.
1.5. Обращение с документами, имеющими пометки «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» или пометки об отнесении к иным видам охраняемых законодательством Российской Федерации тайн, осуществляется так же, как с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. При пересылке полученных МЧС России документов с такими пометками на сопроводительном письме к таким документам (материалам) проставляется пометка «Для служебного пользования».
1.6. Прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагаются:
1) в центральном аппарате, организациях МЧС России — на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее — подразделение документационного обеспечения);
2) в структурных подразделениях центрального аппарата и структурных подразделениях организаций МЧС России (далее — структурные подразделения) — на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении (далее — делопроизводители).
1.7. Делопроизводители обязаны:
1) контролировать в течение рабочего дня в автоматизированной системе делопроизводства и контроля МЧС России, информационной системе «Система электронного документооборота» (далее — АС «Делопроизводство», СЭД) поступление информации о документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направленных в структурное подразделение для исполнения (ознакомления);
2) еженедельно докладывать руководителю структурного подразделения о наличии и сохранности в структурном подразделении документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;
3) докладывать руководителю структурного подразделения о случаях нарушения сотрудниками структурного подразделения требований Инструкции.
1.8. При смене делопроизводителя, на которого возложены прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 1 к Инструкции), который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.
2. Подготовка проектов документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения
2.1. Подготовка проектов документов (печатание проектов документов, внесение в них изменений, обработка документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники осуществляется исполнителями на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.
Перечень объектов информатизации, предназначенных для обработки служебной информации ограниченного распространения, утверждается приказом МЧС России (для центрального аппарата), приказом организации МЧС России.
2.2. Пометка «Для служебного пользования» располагается в верхнем правом углу выше адресата документа, печатается с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером N 12 через одинарный межстрочный интервал.
В первой строке пометки печатается надпись «Для служебного пользования». На второй строке указывается номер пункта действующего Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемого приказом МЧС России. Надпись «Экз. N ___» размещается на третьей строке. Самая длинная строка пометки выравнивается по правому краю, остальные строки выравниваются по центру относительно надписи самой длинной строки.
Например:
Для служебного пользования
пункт ______ Перечня МЧС России
Экз. N ______
2.3. На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером N 12 через одинарный межстрочный интервал указываются:
1) количество отпечатанных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) фамилия и инициалы исполнителя;
4) фамилия и инициалы лица, отпечатавшего документ;
5) телефон исполнителя;
6) дата печатания.
Например:
Отп. — в ед. экз.
Экз. — в адрес
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
Отп. — в 4-х экз.
1 экз. — в дело N 1-1-1
2 экз. — в Минфин России
3 экз. — в МВД России
4 экз. — в Минтранс России
Исп. Фамилия Имя Отчество
Отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
При печатании более 4-х экземпляров документа на обороте последнего листа экземпляра, подшиваемого в дело, или на отдельном листе, хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется указатель рассылки (приложение N 2 к Инструкции), в котором поадресно проставляются номера экземпляров документа.
Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.
Например:
Отп. — в 5-ти экз.
Рассылка — согласно указателю рассылки
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
2.4. Уничтожение черновиков отпечатанных и подписанных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется исполнителем после подписания документа. При этом должна быть исключена возможность прочтения текста уничтоженного документа. На обороте последнего листа в нижней части экземпляра документа, подшиваемого в дело, исполнитель делает собственноручную запись, подтверждающую факт уничтожения.
Например:
Черновики
на 5 л. уничтожены.
Должность
Подпись И.О. Фамилия
Дата
2.5. Исполнитель передает на регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного и подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
2.6. При необходимости рассылки копий подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» его тиражирование осуществляется после регистрации в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
В таком случае номера экземпляров проставляются исполнителем после тиражирования документа с пометкой «Для служебного пользования».
3. Порядок приема, регистрации, учета и передачи
исполнителям документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
3.1. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступивших в МЧС России, адресованных руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, организациям МЧС России, осуществляется в том числе с использованием АС «Делопроизводство», СЭД подразделением документационного обеспечения в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов на бумажном носителе.
3.2. В соответствующем поле регистрационно-контрольной карточки (далее — РКК) документа в АС «Делопроизводство», СЭД проставляется пометка «ДСП» и указывается номер экземпляра документа.
К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка «ДСП».
Например:
П-123 ДСП
4-5-67ДСП
43-5214-22ДСП
112ДСП
3.3. Прием поступивших электронных документов, сканирование документов на бумажном носителе, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, размещение электронных образов в СЭД, осуществляется подразделениями документационного обеспечения или делопроизводителями на автоматизированных рабочих местах, которые должны иметь действующий аттестат соответствия по требованиям безопасности информации и устанавливаться в помещениях соответствующих подразделений.
Порядок обработки служебной информации ограниченного распространения средствами СЭД определяется Регламентами (Инструкциями) обработки информации, содержащей служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемыми в установленном порядке для каждой информационной системы отдельно.
3.4. Поступивший на бумажном носителе документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, регистрируется в АС «Делопроизводство», СЭД и учитывается в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 3 к Инструкции).
3.5. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, для исполнения (ознакомления) осуществляется сотрудниками подразделения документационного обеспечения, делопроизводителями в соответствии с указанным на документе адресатом или резолюцией соответствующего руководителя, под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции).
В подразделении документационного обеспечения указанные документы получают только делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
3.6. Передача исполнителю зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» для последующего тиражирования осуществляется под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции).
3.7. При необходимости передачи служебной информации ограниченного распространения в электронном виде (в виде файлов), сформированной на машинных носителях информации (далее — МНИ), передача электронных документов осуществляется по Журналу учета передачи файлов на МНИ, который ведется в структурных подразделениях центрального аппарата, организации МЧС России (приложение N 5 к Инструкции).
4. Тиражирование документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
4.1. Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должно проводиться в помещениях структурного подразделения, на которое возложено осуществление копировально-множительных работ (например, копировально-множительное бюро), где организован режим безопасности, исключающий возможность несанкционированного доступа посторонних лиц к служебной информации ограниченного распространения, утраты, хищения или утечки такой информации.
Аттестация помещений и средств копирования и тиражирования на соответствие требованиям по безопасности информации не проводится, за исключением случаев, когда средства тиражирования документов входят в состав автоматизированных систем на базе средств вычислительной техники.
4.2. Запрещается тиражирование документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, если на документе проставлена запрещающая тиражирование пометка, которая оформляется с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером N 12 прописными буквами ниже пометки «Для служебного пользования» и выравнивается по центру по отношению к самой длинной ее строке.
Например:
Для служебного пользования
пункт _____ Перечня МЧС России
Экз. N _____
СНЯТИЕ КОПИЙ ЗАПРЕЩЕНО
4.3. Тиражирование подписанного и зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
4.4. Приказы, распоряжения, протоколы, акты, планы мероприятий, исходящие письма, докладные записки, другие служебные документы, подписанные (утвержденные) Министром, первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра, заместителями Министра, с пометкой «Для служебного пользования» тиражируются с разрешения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения центрального аппарата.
Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, тиражируются:
разработанные структурным подразделением центрального аппарата за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения центрального аппарата — с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения;
разработанные в организации МЧС России за подписью руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России — с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России.
4.5. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, адресованные руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, поступившие:
1) из других федеральных органов исполнительной власти — не подлежат распространению (тиражированию) без письменного решения соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения;
2) из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов власти субъектов Российской Федерации и других органов, не являющихся федеральными органами исполнительной власти — подлежат тиражированию в строго ограниченном количестве и только на основании письменного решения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения, если иное не установлено соглашениями о неразглашении конфиденциальной информации, заключенного между МЧС России и иными организациями.
4.6. Поступившие в организацию МЧС России документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, разработанные в структурных подразделениях центрального аппарата, тиражируются с разрешения руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений центрального аппарата, которыми данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.
Письменное разрешение оформляется соответствующим руководителем (заместителями руководителя) в виде письма, докладной (служебной записки) или собственноручного поручения на обороте последнего листа тиражируемого документа с указанием количества экземпляров.
Например:
Разрешаю снять четыре копии.
Должность
Подпись И.О. Фамилия
Дата
4.7. Перед тиражированием документа с пометкой «Для служебного пользования» (кроме документов, хранящихся в архиве) на обороте последнего листа в левой его части лицом, тиражирующим документ, указываются:
1) количество тиражированных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) должность, фамилия и инициалы лица, тиражировавшего документ;
4) телефон лица, тиражировавшего документ;
5) дата тиражирования.
Например:
Размн. — в 4-х экз.
1 экз. — Зам. Министра Фамилия И.О.
2 экз. — ДГСП
3 экз. — ДГЗ
4 экз. — ДОУ
Размн. Старший инспектор АД Фамилия И.О.
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
4.8. Учет количества тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется поэкземплярно в Журнале учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 6 к Инструкции).
Учет выдачи тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ведется в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции), и осуществляется в структурных подразделениях, в чьих интересах производилось тиражирование.
4.9. Выписки из документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без пометки «Для служебного пользования» могут изготавливаться структурным подразделением, осуществляющим хранение этого документа в соответствии с номенклатурой дел, если в них не содержатся сведения, составляющие служебную информацию ограниченного распространения, перечень которых утверждается приказом МЧС России.
5. Отправка (передача) другим органам и организациям
документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
5.1. Организация отправки (передачи) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» с учетом особенностей, установленных в данном разделе Инструкции.
5.2. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, адресату нарочным (сотрудником центрального аппарата, организации МЧС России или сотрудником организации — адресата) осуществляется под роспись о получении документа с указанием номера экземпляра.
5.3. При направлении документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
Документы, подлежащие отправке, передаются в подразделение документационного обеспечения полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Сотрудник подразделения документационного обеспечения проверяет комплектность документов, соответствие указанных на документе адресата и номера экземпляра указателю рассылки.
5.4. Отправка служебной информации ограниченного распространения, представленная в электронной форме, осуществляется только на учтенных МНИ с сопроводительным письмом на бумажном носителе, которое должно содержать пометку «Для служебного пользования». В текстовой части сопроводительного письма должна быть приведена краткая характеристика информационного содержания электронного документа (файла-приложения), а в реквизите «Приложение» указывается имя файла с машинным документом, его размер (занимаемое место) и пометка «Для служебного пользования».
5.5. При отправке документов пометка «Для служебного пользования» проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра.
5.6. Для отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, запрещается использовать средства открытой телеграфной, факсимильной и электронной связи, средства электронной почты, а также средства информационных систем, программ, которые предназначены и (или) используются для обмена электронными сообщениями (сервис обмена мгновенными сообщениями).
6. Организация хранения и уничтожения документов, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения
6.1. Делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудники структурных подразделений, осуществляющие работу с такими документами, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.
Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, то ознакомление с ними и их исполнение осуществляется в специально оборудованных для этих целей местах, отвечающих предъявляемым требованиям.
6.2. Правила доступа в помещения подразделения документационного обеспечения, в которых осуществляется прием и подготовка к передаче документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должны обеспечивать сохранность носителей служебной информации ограниченного распространения, исключать возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в указанном помещении посторонних лиц.
Для помещений, в которых ведется работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, организуется режим обеспечения безопасности, при котором обеспечивается сохранность носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также исключается возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц. Данный режим должен обеспечиваться в том числе:
запиранием помещения на ключ, в том числе при выходе из него в рабочее время;
закрытием шкафов (ящиков, хранилищ), где хранятся носители информации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, во время отсутствия в помещении делопроизводителей.
Данные правила утверждаются в центральном аппарате — заместителем Министра, координирующим деятельность подразделения документационного обеспечения, в организациях МЧС России — руководителями организаций.
6.3. О фактах утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения такой информации, докладывается заместителю Министра, осуществляющему координацию и контроль деятельности соответствующего структурного подразделения центрального аппарата, руководителю организации МЧС России для принятия решения о назначении комиссии по расследованию обстоятельств утраты документов, дел (далее — Комиссия).
6.4. Результаты проведения расследования оформляются актом, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах, и докладываются руководителю, назначившему Комиссию (приложение N 7 к Инструкции).
Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
6.5. Результаты ежегодных проверок наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате и организациях МЧС России оформляются актом (приложение N 8 к Инструкции).
6.6. При организационно-штатных изменениях, проводимых в отношении структурных подразделений и организаций МЧС России, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
6.7. При увольнении или переводе в другое структурное подразделение сотрудник структурного подразделения, за которым в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, числятся документы, возвращает их делопроизводителю.
6.8. Ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, находящимися в архиве, производится в соответствии с правилами выдачи документов соответствующего архива.
6.9. Уничтожение не вошедших в номенклатурные дела документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дел с пометкой «Для служебного пользования» с истекшими сроками хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится Экспертной комиссией, образованной в соответствии с Инструкцией по архивной работе в МЧС России, утверждаемой приказом МЧС России.
Документы, хранящиеся в составе дел в соответствии с номенклатурой, уничтожаются вместе с делом после истечения срока хранения в порядке, установленном правовыми актами по архивной работе.
Структурное подразделение, в котором хранились копии документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направляет копию акта (приложение N 9 к Инструкции) об их уничтожении в подразделение документационного обеспечения.
В журналах регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
Приложение N 1
к п. 1.8 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
________________________________________
(наименование должности руководителя
структурного подразделения центрального
аппарата или руководителя организации
МЧС России)
________________________________________
(И.О. Фамилия)
"__" __________ 20__ г.
АКТ N ________
приема-передачи документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения,
в ______________________________________________________________
(наименование структурного подразделения центрального
аппарата, организации МЧС России)
"__" __________ 20__ г. г. Москва
Настоящий акт составлен о том, что в соответствии с записями в Журнале
регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения, (наименование структурного подразделения,
организации МЧС России, вида документов) (наименование должности, воинское
(специальное) звание, инициалы, фамилия сотрудника, передающего документы)
передал, а (наименование должности, воинское (специальное) звание,
инициалы, фамилия сотрудника, принимающего документы) принял
нижеперечисленные документы, содержащие служебную информацию ограниченного
распространения.
|
N п/п |
Учетный номер и дата |
Входящий номер и дата |
Исходящий номер и дата |
От кого поступил документ |
Наименование или краткое содержание документа |
Оригинал (копия) |
Количество и номера экземпляров |
Количество листов |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
Всего передано ________________ документов, содержащих служебную информацию
(прописью)
ограниченного распространения.
Передал: _________________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Принял: _________________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение N 2
к п. 2.3 Инструкции
ФОРМА УКАЗАТЕЛЯ РАССЫЛКИ
УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ
исх. от "__" __________ 20__ г. N ________
(наименование или краткое содержание документа)
|
N п/п |
Наименование адресата |
Количество экземпляров |
Номера экземпляров |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Должность исполнителя ________________ ___________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Наименование должности
руководителя (заместителя
руководителя) структурного
подразделения центрального
аппарата, организации МЧС
России, ответственного за
подготовку документа ________________ ___________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение N 3
к п. 3.4 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
ЖУРНАЛ
регистрации и учета документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения
____________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения
центрального аппарата, организации МЧС России)
Начат: «__» __________ 20__ г.
Окончен: «__» __________ 20__ г.
|
N п/п |
Входящий номер и дата |
Исходящий номер и дата |
От кого поступил документ |
Наименование или краткое содержание документа |
Оригинал (копия) |
Количество и номера экземпляров |
Количество листов |
Куда отправлен |
Отметка о подшивке в дело (отправке, возврате, уничтожении) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
Примечания:
1. Записи по видам документов производятся в журнале делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России.
2. В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в АС «Делопроизводство», СЭД.
3. При учете входящих (внутренних) документов заполняются графы: 1 — 8, 10.
4. При учете исходящих документов заполняются графы: 3, 5, 7 — 10.
5. В графе 10 указывается:
номер дела, в которое подшит документ;
номер и дата реестра, по которому отправлен документ;
куда возвращен документ;
номер и дата акта об уничтожении документа.
Приложение N 4
к п. 3.5, 3.6, 4.8 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
ЖУРНАЛ
учета передачи документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
____________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения,
организации МЧС России)
Начат: «__» __________ 20__ г.
Окончен: «__» __________ 20__ г.
|
N п/п |
Входящий номер и дата |
Оригинал (копия) |
Количество и номера экземпляров |
Количество листов |
Кому (куда) передан |
Расписка в получении |
Расписка в обратном приеме |
Примечание |
||
|
Роспись, фамилия, номер телефона |
Дата |
Роспись, фамилия |
Дата |
|||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
Примечания:
1. Записи по видам документов производятся в журнале сотрудником, делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 7 и 8.
2. В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в АС «Делопроизводство», СЭД.
3. Графы 7 и 8 заполняются сотрудником, получающим документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение N 5
к п. 3.7 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМЫЙ ОБРАЗЕЦ
ЗАПОЛНЕНИЯ ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕРЕДАЧИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ,
СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО
РАСПРОСТРАНЕНИЯ, НА МАШИННЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ
ЖУРНАЛ
учета передачи электронных документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, на машинные
носители информации
____________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения,
организации МЧС России)
Начат: «__» __________ 20__ г.
Окончен: «__» __________ 20__ г.
|
N п/п |
Краткое содержание документа |
Название файла |
Объем и формат файла |
Кому (куда) передан файл, подпись лица разрешившего передачу файла |
Расписка в получении |
Расписка в передаче |
Примечание |
||||
|
Роспись, фамилия |
Дата |
Учетный номер МНИ, на который файл скопирован |
Роспись, фамилия |
Дата |
Учетный номер МНИ, с которого файл скопирован |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
Проект плана ГО |
План ГО (проект) |
.doc Word 2003 67 386 байт |
Иванову А.А. ДГО |
Иванов А.А. |
11.11.2020 |
5-ДСП ДГО |
Петров В.В. |
11.11.2020 |
8-ДСП ДГО |
Примечания:
1. Записи по видам файлов производятся в журнале сотрудником, обладателем электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 9 — 11.
2. В графы вносится информация об электронном документе, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии со сведениями о файле, формируемыми средствами операционной системы, при его создании.
3. Графы 9 — 11 заполняются сотрудником, получающим электронный документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение N 6
к п. 4.8 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
ЖУРНАЛА УЧЕТА ТИРАЖИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ
СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
ЖУРНАЛ
учета тиражирования документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения
____________________________________________________________
(наименование структурного подразделения центрального
аппарата, организации МЧС России)
Начат: «__» __________ 20__ г.
Окончен: «__» __________ 20__ г.
|
N п/п |
Отметки о приеме документа для тиражирования |
Отметки о выдаче документов после тиражирования |
Количество испорченных листов |
Дата и роспись в уничтожении испорченных листов |
|||||||
|
Дата приема |
Наименование или номер |
Количество листов |
ФИО принявшего решение о тиражировании/ФИО представившего на тиражирование |
Роспись в приеме |
Дата выдачи |
Количество тиражированных |
Роспись в получении |
||||
|
экземпляров |
листов |
||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
Примечания:
1. Записи в журнале производятся сотрудником, ответственным за учет тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
2. В графе 5 указываются фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение о тиражировании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение N 7
к п. 6.4 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
АКТА О РЕЗУЛЬТАТАХ ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО РАССЛЕДОВАНИЯ
ПО ФАКТУ УТРАТЫ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
________________________________________
(заместитель Министра, осуществляющий
координацию и контроль деятельности
соответствующего структурного
подразделения центрального
аппарата, руководитель
организации МЧС России)
________________________________________
(воинское (специальное) звание,
И.О. Фамилия)
"__" __________ 20__ г.
АКТ от __________ N ________
о результатах проведения расследования по факту утраты
документов, дел, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности,
воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии
(наименования должностей, воинских (специальных) званий, инициалы,
фамилии), действуя на основании (основание назначения комиссии), провела
расследование по факту _________________________________.
В результате расследования установлено:
1.
2.
Выводы:
1.
2.
Председатель комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение N 8
к п. 6.5
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
АКТА О РЕЗУЛЬТАТАХ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ
ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(должностное лицо, на которое возложен
контроль за проведением проверки
(в центральном аппарате), руководитель
_________________________________________
организации МЧС России (должность,
воинское (специальное) звание,
инициалы, фамилия)
"__" __________ 20__ г.
АКТ от __________ N ________
проверки наличия документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности,
воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии
(наименование должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии)
действуя на основании (основание назначения комиссии) провела проверку
наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения.
Проверкой установлено:
I. Всего числится по описям (номенклатурам дел, журналам регистрации и
учета):
................................. (документов, дел);
1) Из них в наличии: ................
2) Не обнаружено: ...................
(номера документов)
II. Обнаружено не внесенных в описи (номенклатуры дел, журналы
регистрации и учета) ................... документов.
(количество)
III. Выводы и предложения комиссии.
IV. Приложение:
V. Решение по результатам проверки.
Председатель комиссии: ________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии: ________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Приложение N 9
к п. 6.9 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ С ПОМЕТКОЙ
«ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ», НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(руководитель структурного подразделения
центрального
_________________________________________
аппарата, организации МЧС России)
______________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" __________ 20__ г.
АКТ N ______
о выделении к уничтожению документов, дел с пометкой
"Для служебного пользования", не подлежащих хранению
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское
(специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименования
должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на
основании (основание назначения комиссии), составила настоящий акт о том,
что перечисленные в нем документы, дела подлежат уничтожению как не имеющие
исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.
|
N п/п |
Учетный номер и дата документа |
Наименование документа |
Кол-во экземпляров |
Номера экземпляров |
Кол-во листов в экземпляре |
Всего листов (прописью) |
Срок хранения, статья по Перечню |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Всего подлежит уничтожению ____________________________________________
(цифрами и прописью)
наименований документов.
Председатель комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Документы, дела перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью
уничтожили путем _________________________________________________________.
(сжигания, измельчения)
"__" __________ 20__ г.
Председатель комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Отметки в учетных данных произвел: ____________________________________
(подпись, должность, И.О. Фамилия)
"__" __________ 20__ г.