Инструкция по делопроизводству в рб 2022 оформление документов

Постановлением Минюста от 30.08.2022 N 113 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. N 4» скорректирована Инструкция по делопроизводству в госорганах, иных организациях. Изменения вступают в силу с 27.10.2022.

Скорректированы нормы, касающиеся составления номенклатуры дел. Так, устанавливается, что номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел (ч. 1 п. 151-1 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Обратите внимание!
Типовая и примерная номенклатуры дел — это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов. При этом типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер. В свою очередь, примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности.
Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ч. 1 — 4 п. 150 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

При этом, если используется типовая или примерная номенклатура дел, в номенклатуру дел организации переносятся предусмотренные ею заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации (ч. 2 п. 151-1 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Однако следует учитывать следующее (ч. 3, 4, 5 п. 151-1 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— при использовании типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится из нее полностью. Указанный заголовок может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации;

— при использовании примерной номенклатуры дел по одному ее заголовку в номенклатуре дел организации может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок;

— сроки хранения дел, которые предусмотрены типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел организации без изменений, если иное не установлено актами законодательства.

Как и ранее, структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы. При этом закрепляется, что названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции либо направления деятельности организации (п. 163 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 162 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Более подробно расписан порядок составления сводной номенклатуры дел. Кроме того, он дополнен примерами (п. 162 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 163 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Сводная номенклатура дел, как правило, составляется по одному из следующих принципов:

— по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации);

— структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Однако в бесструктурных организациях, а также в организациях с часто меняющейся структурой номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Таким образом, названия разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел формируются в зависимости от применяемого принципа ее построения.

Принцип, по которому строится номенклатура дел	Названия разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел	Пример сводной номенклатуры дел	Пункт Инструкции по делопроизводству в новой редакции
Структурный	Наименования структурных подразделений организации	1. Общий отдел 2. Отдел экономического прогнозирования 3. Производственно-технический отдел 4. Отдел капитального строительства 5. Отдел охраны труда 6. Служба главного механика и энергетика 7. Отдел технического контроля 8. Финансовый отдел 9. Бухгалтерия 10. Отдел организации труда и заработной платы 11. Отдел кадров 12. Отдел материально-технического обеспечения и сбыта продукции 13. Юридический отдел 14 — 20. Цеха 21 — 25. Лаборатории 26. Архив 27. Профессиональный союз	ч. 2, 3 п. 163
Структурно-функциональный	наименования структурных подразделений организации и управленческие функции; направления деятельности организации	1. Руководство 2. Организационно-методическая работа 3. Спортивно-массовая работа 4. Тренерский совет 5. Бухгалтерия 6. Отдел кадров 7. Архив 8. Профессиональный союз	ч. 4, 5 п. 163
Функциональный	управленческие функции; направления деятельности организации	1. Руководство 2. Планирование 3. Производственная деятельность 4. Финансирование 5. Учет и отчетность 6. Работа с кадрами 7. Работа архива	ч. 6, 7 п. 163

Как и ранее, независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ. А наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов (ч. 2, 3 п. 163 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 8, 9 п. 163 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Обратите внимание!
В перечень N 140, который устанавливает сроки хранения типовых документов, были внесены изменения. В частности, срок хранения приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, предоставлении социальных отпусков, установлении доплат и т.д.) был уменьшен с 75 до 55 лет. В связи с произведенными корректировками в сроках и нумерации пунктов перечня N 140 нанимателям нужно пересмотреть содержание номенклатур дел, ЛПА и при необходимости внести в них соответствующие изменения.

Изменения коснулись и порядка формирования дел. В частности, Инструкция по делопроизводству дополнена нормой, касающейся формирования дел в бесструктурных организациях. В них формирование дел осуществляют (ч. 2 п. 168 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 2 п. 168 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— лицо, выполняющее функции службы ДОУ в организации;

— работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.

Также закрепляется, что контроль за правильным формированием дел в делопроизводстве осуществляет не только служба ДОУ, но и архив организации (ч. 3 п. 168 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Кроме того, устанавливается, что организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и другое), как правило, формируются в отдельные дела независимо от способа их утверждения. При этом организационные документы, утвержденные распорядительными документами, могут формироваться в дела вместе с данными документами как приложения к ним (ч. 6 п. 172 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Касаемо оформления дел установлено, что дела организации подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации. Как и ранее, оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. При этом Инструкция по делопроизводству дополнена нормой о том, что оформление дел в бесструктурных организациях осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации (п. 180 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 1, 2 п. 180 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Кроме того, уточнен порядок оформления обложки дела. Как и ранее, она оформляется согласно приложению 15 к Инструкции по делопроизводству с соблюдением определенных правил (п. 188 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 188 Инструкции по делопроизводству в новой редакции). Однако теперь данные правила более четко сформулированы, конкретизированы и содержат примеры оформления. В частности, устанавливается, что (ч. 3, 4 подп. 188.4, ч. 6 подп. 188.5 п. 188 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— в заголовках дел с личными карточками или лицевыми счетами, которые состоят из двух и более томов, указываются первые буквы фамилий первого и последнего работников, чьи личные карточки или лицевые счета включены в том.

Например: Дело N 3 — 31. Том N 1

Лицевые счета по начислению заработной платы работникам предприятия за 2020 год. А — М;

— датой дела, в котором содержится только один документ, является дата этого документа, которая указывается в заголовке дела.

Например: Доклад директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь о работе государственных архивных учреждений Республики Беларусь за 2020 год;

— если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, в том числе на основании анализа содержания документов дела, то при оформлении на обложке они заключаются в квадратные скобки.

Например: Не ранее 21.08.2018 и др.

Также изменения коснулись порядка составления описи дел. В частности, скорректированы правила, которые необходимо соблюдать при составлении описи дел структурного подразделения (п. 196 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 196 Инструкции по делопроизводству в новой редакции). В том числе определен порядок включения в опись дел заголовков дел в различных ситуациях (ч. 3, 4, 5 п. 196 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— заголовки дел, начатых делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженных в другом, включаются в опись дел того структурного подразделения, в котором они были закончены;

— заголовки дел с планами, отчетами, сметами включаются в опись дел структурного подразделения того года, на который или за который указанные документы были составлены независимо от даты их составления;

— заголовки дел с планами, программами, рассчитанными на несколько лет, включаются в опись дел структурного подразделения по начальному году действия указанных документов и др.

Также были скорректированы нормы, касающиеся места хранения электронных и гибридных дел. Как и ранее, место хранения указанных дел до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно. Однако теперь при необходимости дополнительно указывается название информационной системы организации, в которой данные дела хранятся. Кроме того, в Инструкции по делопроизводству конкретизируется, что место хранения электронных и гибридных дел теперь закрепляется в номенклатуре дел и (или) ином ЛПА, утверждаемом руководителем организации (п. 238 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 238 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Изменены и нормы, касающиеся оформления отдельных видов документов. Так, из перечня распорядительных документов, которые могут издаваться в организациях, исключены указания (п. 95 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции). В связи с этим соответствующие корректировки об исключении указанного документа внесены и в другие нормы Инструкции по делопроизводству (п. 10, ч. 3 п. 23, ч. 2 п. 46, ч. 3 п. 90 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции). Кроме того, из Инструкции по делопроизводству исключена норма, касающаяся обязательности согласования распорядительных документов с юридической службой организации (п. 100 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 100 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Также внесены корректировки в порядок документирования управленческой деятельности. В частности, устанавливается, что при подготовке документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую значимость документа (ч. 2 п. 16 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 2 п. 16 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

При этом, как и ранее, для придания документу юридической значимости необходимо наличие обязательных реквизитов, например даты документа, регистрационного индекса, подписи (п. 18 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 18 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Также закрепляется, что в подписанные (утвержденные) документы внесение каких-либо исправлений или дополнений не допускается (ч. 3 п. 16 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Коснулись изменения и оформления некоторых реквизитов. В частности, при оформлении реквизита «Отметка о наличии приложений», в том случае если приложение содержится в одном экземпляре, количество экземпляров можно не указывать (ч. 11 п. 56 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Некоторые корректировки внесены и в порядок приема и регистрации входящих и исходящих документов. Так, в случае если документы поступили в организацию в нерабочий день (нерабочее время), то их следует зарегистрировать не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день (подп. 140.7 п. 140 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 2 подп. 140.7 п. 140 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Изменения, внесенные в Инструкцию, в разной степени затронули положения практически всех глав Инструкции (кроме гл. 17 – оперативное хранение дел), а также содержание приложений 7, 8, 10, 11, 12, 17, 20 к Инструкции.

Напомним, Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее – организации).

Документирование управленческой деятельности (гл. 2)

Авторы распорядительных документов

Дополнением, внесенным в п. 10 Инструкции, уточнен круг субъектов в рамках организаций, которые наделены правом издавать соответствующие распорядительные документы. Это руководители организаций, а также иные уполномоченные лица.

Виды распорядительных документов

Из числа упомянутых в п. 10 Инструкции распорядительных документов, которые организации (руководители организаций, иные уполномоченные лица) вправе принимать (издавать), исключено указание. Указание как распорядительный документ исключено также из иных норм Инструкции (ч. 3 п. 23, ч. 2 п. 46, ч. 3 п. 90, п. 92, п. 95, ч. 6 п. 99, ч. 1 п. 101 Инструкции), пп. 3 и 30 приложения 20 к Инструкции. Примечательно, что в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41) указание как распорядительный документ не упоминается.

Таким образом, с 27.10.2022 в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, постановление, решение (пп. 1, 92 Инструкции).

Указания (методические указания) упоминаются лишь:

• в подп. 165.2 п. 165 Инструкции – правила систематизации заголовков в разделах (подразделах) номенклатуры дел;
• в пп. 5, 6, 273 приложения 20 к Инструкции – перечень документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде.

Юридическая значимость документа

С 27.10.2022 согласно новой редакции ч. 2 п. 16 при подготовке документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую значимость, а не юридическую силу документа, как это было закреплено ранее. Соответствующие замены произведены также в чч. 1, 2 п. 18, чч. 2, 3 п. 52 Инструкции, а из ч. 2 п. 59 и ч. 2 п. 64 Инструкции упоминания о придании юридической силы документам и копии документа исключены.

В то же время содержание понятия «юридическая значимость документа» не определено ни в Инструкции, ни в других нормативных правовых актах (в том числе технических нормативных правовых актах), регулирующих отношения в сферах делопроизводства и деятельности архивов.

В Инструкции упоминается также об исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов, которая определяется с целью установления сроков хранения и отбора на хранение соответствующих документов (экспертиза ценности документов) (п. 173 Инструкции). Однако это не дает возможности по аналогии установить содержания понятия «юридическое значение документа» и установить его отличие от содержания понятия «юридическая сила документа». К примеру, в том же Законе Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» сохраняется понятие юридической силы электронного документа (ст. 22 Закона) и даже установлено, что документы, созданные на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу (ч. 1 ст. 19 Закона).

Исходя из обозначенных обстоятельств заслуживают внимания определения указанных терминов, приведенные в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст):

• юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия;
• юридическая значимость документа – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Если исходить из того, что Инструкция устанавливает общие требования именно к документированию управленческой деятельности (п. 1 Инструкции), то с учетом опыта российских коллег, исключение из Инструкции понятия «юридическая сила документа» и введение понятия «юридическая значимость документа» как свойства документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности, можно признать обоснованным.

Обязательные реквизиты, наличие которых в документе необходимо для придания ему юридической значимости, те же, что требовались ранее для придания ему юридической силы (чч. 1, 2 п. 18, чч. 2, 3 п. 52 Инструкции).

Корректировки в документе

Пункт 16 Инструкции был также дополнен частью, норма которой установила явный запрет вносить какие-либо исправления или дополнения в подписанные (утвержденные) документы. Корректировки могут быть оформлены другим документом того же вида.

Оформление реквизитов документов (гл. 4)

Внесенные в Инструкцию изменения затронули также оформление таких реквизитов как «Государственный герб Республики Беларусь» и «Отметка о наличии приложения».

Согласно дополнению в ч. 2 п. 36 Инструкции изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах не только государственных органов и иных государственных организаций, но и их структурных подразделений.

Дополнением в ч. 11 п. 56 Инструкции разрешено не указывать в документе количество экземпляров приложения, если оно содержится в одном экземпляре.

Требования к текстам документов (гл. 5)

Основные изменения в нормах данной главы связаны с регламентацией оформления структурных элементов текста сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.).

Дополнениями в ч. 1 п. 73 Инструкции закреплена возможность пункты подразделять на части либо абзацы (а не на подпункты), подпункты подразделять на части (а не на абзацы).

Согласно изменению в ч. 8 ст. 73 Инструкции части, как и абзацы, выделяются абзацным отступом и не нумеруются.

Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств (гл. 6)

Основное изменение в нормах данной главы состоит в том, что в новой редакции первого предложения ч. 1 п. 78 Инструкции исключено требование применять гарнитуру шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании при наборе текста с использованием технических средств при сохранении требования к размеру шрифта – 13 пт.

В связи с данным изменением следует обратить внимание на то, что использование указанной гарнитуры шрифта все еще предусмотрено при нумерации листов в многостраничных документах, а также при оформлении в документе реквизита «Отметка об исполнителе» (ч. 1 п. 91, ч. 9 п. 63 Инструкции).

Кроме того, государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83) (далее – СТБ 6.38-2016) предусмотрено использование компьютерного шрифта Times New Roman или Arial при печатании бланков (п. 4.11), а при наборе текста с использованием компьютера – использование шрифта Times New Roman (ч. 2 раздела 8). В последнем случае формулировка соответствует формулировке первого предложения ч. 1 п. 78 Инструкции в предыдущей редакции, из чего можно сделать вывод о том, что с 27.10.2022 это требование СТБ 6.38-2016 может не соблюдаться. Однако ввиду того, что неизвестно, имеется ли намерение исключить данное требование из СТБ 6.38-2016 либо, исключив его из Инструкции, сохранить на уровне СТБ 6.38-2016 как технического нормативного правового акта, отказ от использования гарнитуры шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) при наборе текста на компьютере пока мыслится преждевременным.

Оформление отдельных видов документов (гл. 7)

Изменением в определении приказа как распорядительного документа, приведенном в ч. 1 п. 93 Инструкции, применение приказа распространено на решение любых задач, стоящих перед организацией, а не только основных.

Из п. 100 Инструкции исключено требование согласовывать с юридической службой организации распорядительные документы.

Регистрация документов (гл. 

Журнал регистрации исходящих документов

Дополнением в подп. 139.9 п. 139 Инструкции разрешено указывать в графе 4 «Отметка об исполнении документа» журнала регистрации исходящих документов (приложение 9 к Инструкции) дату получения и регистрационный индекс ответного документа.

Дата регистрации поступивших документов

Подпункт 140.7 п. 140 Инструкции дополнен правилом о порядке регистрации документов, поступивших в организацию в нерабочий день (нерабочее время). Такие документы необходимо регистрировать не позднее чем в первый рабочий день, следующий за днем их поступления в организацию. Данное дополнение актуально в связи с тем, что согласно ч. 1 этого же подпункта входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления, что невозможно исполнить, если документ поступил в нерабочий день или нерабочее время.

Ответный исходящий документ

В новой редакции подп. 141.5 п. 141 Инструкции исключены положения регистрации ответных исходящих документов на регистрационно-контрольных карточках (далее – РКК), включая оформление регистрационных индексов таких документов.

В то же время дополнением, внесенным в подп. 141.3 п. 141 Инструкции, требования к оформлению индекса ответного исходящего документа унифицированы с таковыми требованиями к индексу инициативного исходящего документа.

Контроль исполнения документов и поручений (гл. 9)

Согласно подп. 145.3 п. 145 Инструкции контроль за исполнением документов осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители.

В новой редакции подп. 145.1 п. 145 Инструкции целью контроля является обеспечение своевременного и качественного рассмотрения содержащихся в документах запросов, предложений и принятия по ним решений, подготовки ответов, а не только исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Составление номенклатуры дел (гл. 10)

Изменения и дополнения в данной главе обусловлены исключением с 27.10.2022 из Правил работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143) (далее – Правила) раздела II, в котором были сгруппированы нормы главы 5 о составлении номенклатуры дел.

Включенные в главу 10 Инструкции нормы главы 5 Правил по сути воссоединились с нормами, которые у Инструкции и Правил были общими:

• содержание нового п. 151¹ Инструкции идентично содержанию п. 25 Правил об обязательности составления номенклатуры дел во всех организациях, а также использовании типовой и примерной номенклатуры дел;
• содержание новой редакции п. 162 Инструкции идентично содержанию п. 36 Правил о структурных элементах и названиях разделов (подразделов) номенклатуры дел;
• содержание новой редакции п. 163 Инструкции идентично содержанию п. 37 Правил о сводной номенклатуре дел, за исключением нескольких отличий в нескольких примерах;
• дополнение перечисления документов, используемых при составлении номенклатуры дел, инструкцией по делопроизводству в организации обусловлено пропуском данного документа в п. 160 Инструкции при его упоминании в п. 34 Правил;
• новая редакция подп. 165.4 п. 165 Инструкции сформулирована с оглядкой на содержание подп. 39.4 п. 39 Правил об указании в графе 4 номенклатуры дел сроков хранения дел.

Формирование дел (гл. 11)

Изменения и дополнения, внесенные в данную главу, как и в главе 10 Инструкции, обусловлены изменениями в Правилах, которые вступили в силу с 27.10.2022, в частности исключением из Правил раздела II, в котором были сгруппированы нормы главы 6 о формировании дел. Соответствие между нормами, включенными в главу 11 Инструкции и исключенными из главы 6 Правил, следующее:

• ч. 2 (без первого предложения) и ч. 3 п. 42 Правил о формировании дел в бесструктурных организациях и контроле за правильным формированием дел включены в виде новой редакции ч. 2 и дополнения (ч. 3) в п. 168 Инструкции;
• чч. 6 и 7 п. 46 Правил о порядке формирования организационных документов и протоколов включены в виде дополнения (ч. 6) и новой редакции ч. 7 в п. 172 Инструкции.

Экспертиза ценности документов (гл. 12)

Основные функции ЦЭК (ЭК)

Дополнением в абз. 6 п. 172 Инструкции основные функции ЦЭК (ЭК) дополнены согласованием актов об отсутствии дел, актов о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны.

В новой редакции абз. 7 п. 172 Инструкции функция подготовки предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов реализуется ЦЭК (ЭК) в отношении сроков хранения, установленных не законодательством, а ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, перечнями документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения.

Решения ЦЭК (ЭК)

В новой редакции п. 177 сохранилась норма о том, что решения ЦЭК (ЭК) как совещательного органа оформляются протоколами. Однако также дополнено, что решение ЦЭК (ЭК) может закрепляться также в приказе (распоряжении) руководителя организации. Это согласуется с ч. 2 п. 12 Инструкции, согласно которой решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции, как правило, проводятся в жизнь приказом (распоряжением) руководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания.

Оформление дел (гл. 13)

Организация оформления дел

Новая редакция п. 180 Инструкции изменила и дополнила нормы предыдущей редакции:

• изменила, что дела организаций подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации, а не при заведении и по завершении делопроизводственного года;
• дополнила, что дела оформляют работники структурных подразделений, в которых эти дела не только формируются, но и были сформированы;
• дополнила, что в бесструктурных организациях дела оформляют работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации;
• дополнила, что дела оформляются под контролем и при методической помощи службы ДОУ и архива организации, а правильность оформления дел проверяется при передаче их в архив.

Оформление внутренней описи дел

Часть 2 п. 186 Инструкции дополнена правом не указывать во внутренней описи фамилии, имена, отчества работников, если в одном распорядительном документе по личному составу одно предписываемое действие распространяется на широкий круг работников.

В новой редакции ч. 6 п. 186 Инструкции установлено, что при необходимости составления новой внутренней описи и (или) итоговой записи ко внутренней описи старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле.

Заверительная надпись

Дополнением в ч. 1 п. 187 Инструкции уточнено, что если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, то лист-заверитель подклеивается ко внутренней стороне обложки дела за верхнюю часть.

В новой редакции ч. 4 п. 187 Инструкции определено, что при перенумерации листов в конце дела старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой.

Оформление обложек дел

В новой редакции п. 188 Инструкции существенно скорректированы правила оформления обложек дел. В пункте выделено 9 подпунктов, приведены примеры.

Составление описей дел (гл. 14)

Часть 1 п. 191 Инструкции дополнена требованием включать в описи дел дела, которые:

• прошли экспертизу ценности;
• сформированы и оформлены в установленном порядке.

В новой редакции п. 196 Инструкции скорректированы и расширены правила, которые необходимо соблюдать при составлении описи дел структурного подразделения.

Передача дел в архив организации (гл. 15)

Изменением в п. 205 Инструкции дополнено, что передача дел временного (до 10 лет) хранения может осуществляться также по описям, а не только по номенклатуре дел (по согласованию с архивом организации).

Дополнением в ч. 3 п. 206 Инструкции уточнено, что в обоих экземплярах описи в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляются отметки также об отсутствии дел, а не только о наличии.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (гл. 16)

Дополнением в п. 209 Инструкции установлено требование об указании в акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, наименования каждого структурного подразделения, если в этот акт включены дела нескольких структурных подразделений.

Особенности работы с документами в электронном виде (главы 1, 18)

В новой редакции ч. 1 п. 5 Инструкции унифицированы требования об утверждении и согласовании организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, локальных правовых актов, устанавливающих правила работы с документами на бумажных носителях, а также с электронными документами и документами в электронном виде. Это обусловлено исключением требования согласовывать инструкции по делопроизводству, регулирующие правила работы с электронными документами и документами в электронном виде, также с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (далее – БелНИЦЭД).

Справочно

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 117, вступившим в силу с 27.10.2022, в новой редакции изложена ч. 1 п. 4 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19), вследствие чего исключено установленное предыдущей редакцией требование согласовывать в том числе с БелНИЦЭД локальные правовые акты, определяющие порядок работы с электронными документами, до их утверждения руководителями организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Изменением, внесенным в п. 219 Инструкции, исключено требование согласовывать проекты документов в электронном виде с соблюдением установленных Инструкцией правил в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Изменением, внесенным в ч. 1 п. 236 Инструкции, требование о хранении документов в электронном виде в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе, распространено не только на созданные и подписанные в организации документы в электронном виде, но и на созданные и неподписанные документы, а также входящие документы.

Изменением, внесенным в ч. 3 п. 236 Инструкции, расширены возможности включать в разрабатываемый самими организациями перечень виды документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения без их аналогов на бумажном носителе отличные от документов, приведенных в приложении 20 к Инструкции. С 27.10.2022 в такой перечень организация вправе включить также ранее ограниченные для включения в него документы с дополнительными условиями выделения к уничтожению, за исключением документов с отметкой «ЭПК».

Новой редакцией п. 238 Инструкции предусмотрено указание также в номенклатуре дел, а не только в локальном правовом акте организации, определенного самостоятельно организацией места хранения электронных и гибридных дел до их передачи в архив или выделения к уничтожению. Кроме того, установлено, что при необходимости указывается название информационной системы организации, в которой такие дела хранятся.

Справочно

Законом Республики Беларусь от 18.04.2022 № 163-З, вступившим в силу с 27.10.2022, Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» дополнен ст. 18¹, согласно части первой которой документы в электронном виде, в том числе электронные документы, образовавшиеся в информационной системе государственного органа, иной организации, хранятся в этой информационной системе до их передачи на хранение в архив государственного органа, иной организации, а не подлежащие передаче на хранение в архив – до их уничтожения.

Название информационной системы указывается в графе «Примечание» номенклатуры дел.

Материал подготовлен с использованием нормативных правовых актов по состоянию на 30 октября 2022 г.

А если Вы предпочитаете иметь под рукой книгу, то НЦПИ выпустил новое печатное издание «Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях».

Приобрести Инструкцию можно в книготорговых организациях республики или в нашем интернет-магазине.

Название акта

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях

Вид акта, орган принятия, дата и номер принятия (издания)

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4

Регистрационный номер Национального реестра

8/20434

Дата включения в Национальный реестр

29.01.2009

Источник(и) официального опубликования

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 42, 8/20434 (опубликован — 17 февраля 2009 г.)

Акты, изменяющие (дополняющие) документ

1. О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2015 г. № 225 ( 8/30557 от 12.01.2016 )

2. О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 декабря 2014 г. № 240 ( 8/29441 от 29.12.2014 )

3. О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 и признании утратившим силу постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. № 27. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 27 января 2012 г. № 18 ( 8/24838 от 06.02.2012 )

4. О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 и признании утратившим силу постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 23 ноября 2005 г. № 6. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 октября 2011 г. № 235 ( 8/24338 от 02.11.2011 )

5. О внесении изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 января 2013 г. № 9 ( 8/26849 от 29.01.2013 )

6. О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 августа 2017 г. № 167 ( 8/32380 от 04.09.2017 )

7. Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 5 марта 2018 г. № 51 ( 8/32911 от 12.03.2018 )

8. Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 июля 2018 г. № 154 ( 8/33330 от 01.08.2018 )

9. Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 марта 2019 г. № 39 ( 8/33944 от 18.03.2019 )

10. Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 октября 2019 г. № 193 ( 8/34715 от 18.10.2019 )

11. Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 августа 2022 г. № 113 ( 8/38667 от 02.09.2022 )

12. Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 28 июля 2023 г. № 46 ( 8/40269 от 03.08.2023 )

Текст правового акта в актуальном состоянии Вы можете посмотреть в информационно-поисковой системе ЭТАЛОН-ONLINE по следующей ссылке.

Внесены изменения в Инструкцию по делопроизводству

28 июля 2023 г. внесены изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

В частности, внесены корректировки в главу 9 Инструкции «Контроль исполнения документов и поручений». Определено, что:

— контроль исполнения документов и поручений осуществляет не только руководитель, но и заместитель руководителя организации, а также служба ДОУ и ответственные исполнители;

— типовые сроки исполнения документов, порядок исчисления сроков, отличный от установленного Инструкцией, могут устанавливаться нормативными правовыми актами, распоряжениями Премьер-министра Республики Беларусь;

— документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней;

— аргументированная просьба исполнителя документа (поручения) о переносе срока должна быть направлена письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не позднее одной трети срока выполнения поручения или сразу же после получения задания.

Ознакомиться с текстом Инструкции можно на Национальном правовом Интернет-портале.

Продукция и услуги