ПРИКАЗ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ВЕРХОВНОГО СУДА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
20 сентября 2018 г. № 74
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в районных (городских) судах Республики Беларусь, Инструкции по делопроизводству в областных (Минском городском) судах Республики Беларусь, Инструкции по делопроизводству в экономических судах областей (города Минска) Республики Беларусь
Утратил силу приказом Председателя Верховного Суда Республики Беларусь от 3 ноября 2021 г. № 84 <U621e2875>
Руководствуясь статьей 54 Кодекса Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей, ПРИКАЗЫВАЮ:
….
06.08.2010
Национальным центром правовой информации Республики Беларусь выпущено официальное печатное издание «Инструкция по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь». Издание включает Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь, утвержденную приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 октября 2001 года № 311. Издание выпущено в мягкой обложке, объем — 176 страниц. Отпускная цена с учетом НДС составляет 4 369 руб., розничная цена — 4 810 руб.
Оформить заявку на приобретение издания можно в Национальном центре правовой информации Республики Беларусь по адресу: 220701, г. Минск, ул. Берсона, 1а, каб. 118, а также в региональных центрах правовой информации. Справки по телефонам: (017) 222-42-59,222-70-69.E-mail:sales@ncpi.gov.by.
6 августа 2010 Г.
ПРИКАЗ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ВЕРХОВНОГО СУДА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
20 сентября 2018 г. № 74
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в районных (городских) судах Республики Беларусь, Инструкции по делопроизводству в областных (Минском городском) судах Республики Беларусь, Инструкции по делопроизводству в экономических судах областей (города Минска) Республики Беларусь
Руководствуясь статьей 54 Кодекса Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей, ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые Инструкцию по делопроизводству в районных (городских) судах Республики Беларусь, Инструкцию по делопроизводству в областных (Минском городском) судах Республики Беларусь, Инструкцию по делопроизводству в экономических судах областей (города Минска) Республики Беларусь (далее – Инструкции).
2. Председателям районных (городских), областных (Минского городского) судов, экономических судов областей (города Минска) обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с требованиями настоящих Инструкций.
3. Признать утратившими силу:
приказ Председателя Верховного Суда Республики Беларусь от 6 октября 2014 г. № 81 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в районных (городских) судах Республики Беларусь, Инструкции по делопроизводству в областных (Минском городском) судах Республики Беларусь, Инструкции по делопроизводству в экономических судах областей (города Минска) Республики Беларусь»;
приказ Председателя Верховного Суда Республики Беларусь от 13 августа 2015 г. № 96 «О внесении дополнений и изменений в приказы Председателя Верховного Суда Республики Беларусь от 6 октября 2014 г. № 81 и от 2 февраля 2015 г. № 12»;
приказ Председателя Верховного Суда Республики Беларусь от 3 августа 2016 г. № 87 «О внесении дополнений и изменений в приказы Председателя Верховного Суда Республики Беларусь от 6 октября 2014 г. № 81 и от 2 февраля 2015 г. № 12».
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Председателя Верховного Суда Республики Беларусь Калинковича В.Л.
5. Главному управлению организационного и методического обеспечения судебной деятельности Верховного Суда Республики Беларусь довести настоящий приказ до сведения заинтересованных лиц и направить его в нижестоящие суды.
|
УТВЕРЖДЕНО Приказ Председателя 20.09.2018 № 74 |
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в районных (городских) судах Республики Беларусь
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок организации и ведения делопроизводства в районных (городских) судах Республики Беларусь (далее, если не установлено иное, – суды).
2. Действие настоящей Инструкции распространяется, в том числе на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью технических средств.
3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников суда. Все работники ответственны за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.
4. Заведующие канцелярией, ведущие специалисты, секретари суда и секретари судебного заседания – помощники судей, другие работники канцелярии, занимающиеся делопроизводством в суде, должны быть ознакомлены с современными формами и методами делопроизводства, со структурой судов общей юрисдикции, нормами уголовного, гражданского и административного права и процесса. Работники, занимающие названные должности, обязаны изучить положения настоящей Инструкции в течение пятнадцати дней со дня поступления на работу.
ГЛАВА 2
РУКОВОДСТВО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ СУДА
5. Председатель суда осуществляет общее руководство делопроизводством в данном суде и отвечает за его состояние.
Контроль за состоянием делопроизводства в суде может возлагаться распорядительным документом председателя суда на заместителя председателя суда или помощника председателя суда, а в судах, где две последние должности не предусмотрены, – на судью. Председатель суда распределяет обязанности между работниками суда.
6. Ведение делопроизводства в суде возлагается на заведующего канцелярией или иного работника, уполномоченного приказом председателя суда (далее – уполномоченный работник).
Заведующий канцелярией или иной уполномоченный работник руководит работой секретарей суда, секретарей судебного заседания – помощников судей и архива суда в случае отсутствия заведующего архивом (архивариуса).
7. На секретаря суда и секретаря судебного заседания – помощника судьи возлагается ведение делопроизводства по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях, другим материалам.
8. Ведущие специалисты, секретари, секретари судебного заседания – помощники судей, заведующие архивом, архивариусы (лица, ответственные за архив) и другие работники суда выполняют работу согласно установленному распределению обязанностей в суде и в соответствии с настоящей Инструкцией.
ГЛАВА 3
ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
9. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование) проекта, утверждение и тиражирование.
Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на материальных носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, в том числе электронные документы).
Документы в электронном виде, электронные документы могут применяться для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.
Требования к документам в электронном виде распространяются на электронные документы, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.
Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной.
Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа, и реквизитов, формируемых до момента выработки электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП).
Особенная часть электронного документа содержит ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания: дата, регистрационный индекс, резолюция, отметка о поступлении и др.
Особенная часть может содержать дополнительные данные, в том числе необходимые для проверки ЭЦП.
Особенная часть располагается в регистрационно-контрольной карточке (далее – РКК) документа и (или) отдельных файлах, являющихся неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.
10. Текст служебного документа должен состоять из трех логически связанных частей: введения, основной части и заключения. Во введении указываются события и факты, послужившие основанием для составления документа. В основной части приводятся разъяснения, расчеты, излагаются события, вызвавшие необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.
11. Документы должны оформляться на бланках, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26 октября 2016 г. № 83 «Об утверждении, введении в действие, отмене технических нормативных правовых актов и внесении изменений в некоторые из таких актов» (далее – СТБ 6.38-2016), и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 42, 8/20434).
При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Бланки документов должны иметь поля:
левое – 30 мм;
правое – не менее 8 мм;
верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде (электронного документа) на устройство отображения и на бумажный носитель.
Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста.
Устанавливается два вида бланков: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного расположения реквизитов.
Реквизиты документа бывают постоянные и переменные.
Постоянный реквизит документа – реквизит, нанесенный при изготовлении бланка документа.
Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.
Угловой вариант расположения реквизитов является наиболее рациональным, так как большая часть документов является адресуемой – письма, справки, докладные записки. Неадресуемые документы (протокол, акт) также могут содержать гриф утверждения, который располагается в той же части листа, что и реквизит «Адресат».
Продольный вариант расположения реквизитов удобен для оформления документов на двух языках.
При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы), но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на чистом стандартном листе бумаги.
При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.
Для электронных документов функцию печати выполняет ЭЦП юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица.
Бланк документа, отправляемого по электронной почте, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, оформляется по форме согласно приложению 80 к настоящей Инструкции.
12. В соответствии с требованиями СТБ 6.38-2016 при оформлении документов используются следующие реквизиты:
Государственный герб Республики Беларусь;
эмблема организации;
код организации по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30 декабря 2014 г. № 60 «Об утверждении, внесении изменения и отмене общегосударственных классификаторов Республики Беларусь» (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 27.03.2015, 8/29635);
код документа;
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
почтовый адрес отправителя;
коммуникационные и коммерческие данные;
название вида документа;
дата документа;
регистрационный индекс;
ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
место составления или издания;
гриф ограничения доступа;
адресат;
гриф утверждения;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф приложения;
гриф согласования;
виза;
печать;
отметка об исполнителе;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
отметка о переносе данных на машинный носитель.
13. При изготовлении, использовании и хранении бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь необходимо руководствоваться требованиями следующих нормативных правовых актов:
Закона Республики Беларусь от 5 июля 2004 года «О государственных символах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 111, 2/1050);
Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 66, 1/1414);
постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 75, 5/3742);
постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 42, 8/20434);
СТБ 6.38-2016.
На общий бланк наносятся реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, место составления или издания. На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.
На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и других документов). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.
При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.
На бланк для письма наносятся реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефонов, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты). На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.
14. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с продольным расположением постоянных реквизитов помещается в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм. Расположение реквизитов на бланке осуществляется согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.
15. Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь в соответствии с Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 75, 5/3742), подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учет бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь ведется в журнале регистрации поступивших бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются и опечатываются.
16. Контроль за использованием и хранением бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, штампов возлагается распорядительным документом председателя суда на одного из работников канцелярии.
Проверка наличия, использования и хранения бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом председателя суда. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения председателя суда.
17. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на бланке с изображением Государственного герба Республики Беларусь, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью «Для документов». Список на рассылку с количеством отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.
18. Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.
Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.
19. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.
20. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону, телефаксу, электронной почте) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные письма.
21. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.
Например:
03.12.2017
При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа. При использовании словесно-цифрового способа день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31), название месяца – прописью, год – четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква «г» с точкой.
Например:
3 декабря 2017 г.
Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и другие документы) или события, зафиксированного, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и другие документы) – дата утверждения.
Датой совместного документа на бумажном носителе является дата его подписания последней организацией.
При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
При оформлении электронного документа значения реквизита «Дата» вносятся в особенную часть после подписания документа ЭЦП.
22. Индекс присваивается документу при его регистрации. Регистрационный индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел) и порядкового регистрационного номера документа.
Например:
02-03/43
Регистрационными индексами распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений) и протоколов являются их порядковые регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение делопроизводственного (календарного) года.
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для письма и включает регистрационный индекс и дату, указанные в документе, на который дается ответ. Ее располагают под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».
Для электронных документов значение реквизита «Регистрационный индекс» вносится в особенную часть после подписания документа ЭЦП.
Для электронных документов значения реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» вносятся в проект документа до его подписания и в РКК.
23. Реквизит «Место составления или издания» обязательно указывается на общем бланке. Его располагают под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс» в соответствии с административно-территориальным делением. На бланках для писем этот реквизит не проставляется.
24. Реквизит «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
25. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным лицам, гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям.
При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименования пишут в именительном падеже.
Например:
|
Верховный Суд |
Например:
|
Верховный Суд Главное управление |
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.
Например:
|
Верховный Суд Начальнику управления |
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
|
Генеральному директору Иванову В.Ф. |
При адресовании документа разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:
|
Государственный комитет ул. Кальварийская, 43 |
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 84 к настоящей Инструкции, в котором перечисляются все адресаты с указанием при необходимости почтовых адресов и количества направляемых экземпляров. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
Если документ является ответным, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящий суд одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящей организации.
Адресование документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю, осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется)) получателя, затем почтовый адрес.
Например:
|
Матвееву И.С. Партизанский пр-т, д. 46, кв. 15 |
Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. – почтовый ящик, в.ч. – воинская часть, обл. – область, г. – город, с. – село, р-н – район, ул. – улица, корп. – корпус, кв. – квартира. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой.
Например:
|
Матвееву И.С. Партизанский пр-т, д. 46, кв. 15а |
При направлении документа по электронной почте в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина.
26. Утверждение – один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, имеет юридическую силу только с момента его утверждения.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входят вопросы, излагаемые в документе, или утверждение распорядительным документом: приказом, постановлением, решением или протоколом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений.
Утверждение документа оформляется грифом утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование суда, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Например:
|
УТВЕРЖДАЮ Председатель суда |
При утверждении документа руководителем вышестоящего суда или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование суда.
Например:
|
УТВЕРЖДАЮ Председатель |
Для электронных документов ЭЦП лица, утвердившего документ, дата утверждения документа вносятся в особенную часть.
В общей части указываются наименование должности лица, утвердившего документ, его инициалы и фамилия в порядке, определенном частями второй – пятой настоящего пункта. При этом они должны соответствовать должности, имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
При утверждении документа распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Например:
|
УТВЕРЖДЕНО Приказ Председателя |
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
27. Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
Резолюция оформляется в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом, включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована.
Например:
|
Петрову В.Н. |
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.
При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело.
При наличии листа резолюции на документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается».
Для оформления листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
для формата А6: верхнее и нижнее – не менее 10 мм, левое – не менее 12 мм, правое – не менее 8 мм;
для формата А5: верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 10 мм, левое – 20 мм, правое – не менее 8 мм;
для формата А4: верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться, поскольку каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым без пометки «ответственный».
Срок исполнения устанавливается председателем суда исходя из содержания документа, или используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов. Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
Для документов в электронном виде резолюции оформляются в электронном виде либо на отдельном листе бумаги. При оформлении резолюции на отдельном листе бумаги он сканируется и помещается в автоматизированную информационную систему судов общей юрисдикции (далее – АИС СОЮ) либо текст резолюции переносится в РКК АИС СОЮ уполномоченным лицом с учетом требований пункта 329 настоящей Инструкции.
Для электронных документов текст резолюции, значение ЭЦП автора резолюции, дата вносятся в особенную часть.
28. Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, текст которых не превышает 7 строк, а также оформленных на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.
Заголовок формулируется исполнителем документа. Он должен быть кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.
Например:
приказ (о чем?) «О приеме на работу»;
положение (о чем?) «О канцелярии»;
протокол (чего?) «заседания экспертной комиссии»;
правило (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;
должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;
акт (о чем?) «О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению»;
акт (чего?) «проверки»;
письмо (о чем?) «Об изменении сроков хранения документов».
В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
29. Отметка о контроле проставляется от руки или штемпелем на левом поле первого листа документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту» и обозначается буквой «К» или словом «Контроль».
Для электронных документов отметка о контроле осуществляется средствами АИС СОЮ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и при необходимости помещается в особенную часть.
30. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.
Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы).
Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа – вводной части, затем излагаются просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения.
31. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается после текста документа перед реквизитом «Подпись».
Если документ имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Акт приема-сдачи работ на 3 л. в 2 экз.
2. Протокол согласования на 5 л. в 3 экз.
Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз., в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Например:
Приложение: проект Инструкции по делопроизводству в 3 экз.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях, решениях и других документах) реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется. Указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «по прилагаемой форме» и др.
На документе, являющемся приложением к распорядительному документу, в правом верхнем углу проставляется реквизит «Гриф приложения» с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного индекса. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами.
Например:
|
Приложение 1 к приказу Председателя |
32. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, собственноручная подпись и ее расшифровка – инициалы и фамилия. Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Например:
|
Заместитель председателя |
Подпись |
И.И.Иванов |
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации.
Например:
|
Председатель Минского |
||
|
городского суда |
Подпись |
И.И.Иванов |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
|
Заместитель председателя |
Подпись |
И.И.Иванов |
|
Главный бухгалтер |
Подпись |
П.П.Петров |
При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Например:
|
Председатель комиссии |
Подпись |
И.И.Иванов |
|
Члены комиссии: |
Подпись |
П.П.Антонов |
|
Подпись |
С.В.Иванова |
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ: «Заместитель председателя», «Исполняющий обязанности председателя», его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
Для электронных документов значение реквизита «Подпись» формируется с помощью сертифицированных средств ЭЦП и помещается в особенной части. В общей части указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
33. Согласование документа может проводиться внутри суда и вне его.
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа или на отдельном листе согласования.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ, собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.
При отсутствии места на документе грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Для электронных документов ЭЦП лица, согласовавшего документ, дата согласования документа вносятся в особенную часть.
В общей части указываются наименование должности лица, согласовавшего документ, его инициалы и фамилия в порядке, определенном частями второй–четвертой настоящего пункта. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
34. Реквизит «Виза» проставляют на документе, остающемся в организации, ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.
В реквизит «Виза» входят наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручная подпись, расшифровка подписи и дата.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте указывается: «Замечания прилагаются».
Для электронных документов значения ЭЦП лиц, визирующих документ, даты визирования помещаются в особенную часть.
35. Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом суда (председателем суда, заместителем председателя, судьей).
Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.
Например:
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Например:
|
Верно |
||
|
Помощник председателя |
Подпись |
А.Г.Леонов |
|
10.02.2018 |
Копии документов, предоставляемые гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее – обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в порядке, предусмотренном частями второй – пятой настоящего пункта.
При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь. Печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На копиях исходящих документов, остающихся в наряде (деле) суда, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Например:
Верно
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.
Суд может заверять копии тех документов, которые созданы в самом суде и получены из вышестоящих судов, документов, предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2012 г. № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 06.01.2013, 5/36738) и иными актами законодательства.
Оригинал электронного документа и его копия, удостоверенная в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, имеют одинаковую юридическую силу.
36. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.
Например:
Корнеев 200 59 79
Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ.
Например:
16 Маковецкий 200 95 01
При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации.
Например:
15 Сидоров 200 93 04
10.08.2017 С:/Письмо.doc
При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал – точно 9 пунктов.
Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.
37. Отметка об исполнении документа и направлении его в наряд (дело) помещается на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные: слова «В наряд (дело)», номер наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел), в котором будет храниться документ, дату и индекс документа, свидетельствующего об исполнении. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа.
Например:
В наряд (дело) 02-04
Протокол согласования от 10.02.2018 № 71
Подпись
12.02.2018
или
В наряд (дело) 05-40
10.02.2018 передано по телефону о прибытии
Подпись
12.02.2018
Для документов в электронном виде отметка об исполнении документа и направлении его в дело осуществляется средствами АИС СОЮ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы), в том числе путем установления связи ответного документа с инициативным.
38. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на всех входящих документах, располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования суда, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.
Например:
|
Суд Минского района |
||||
|
26.02.2018 |
16 мм |
|||
|
№ 284 |
||||
|
42 мм |
На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).
Для документов в электронном виде отметка о поступлении документа осуществляется средствами АИС СОЮ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и может при необходимости вноситься в текст документа.
Для электронных документов отметка о поступлении проставляется в особенной части.
39. К распорядительным документам, издаваемым в суде, относятся приказы, распоряжения, решения.
40. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.
Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.
Приказ оформляется на общем бланке и содержит следующие обязательные реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, события, послужившие основанием для издания распорядительного документа Верховного Суда Республики Беларусь. Если приказ издается на основании распорядительного документа вышестоящих судов, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.
Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме, начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», печатается прописными буквами без кавычек и пробелов с отдельной строки от границы левого поля.
К формулировкам распорядительной части предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречащими по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, подпункты, абзацы, которые нумеруются арабскими цифрами.
Приказ подписывается председателем суда.
41. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.
Распоряжение должно содержать следующие обязательные реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.
Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Распорядительная часть распоряжения начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».
42. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальным органом, имеющим совещательные функции.
Решение должно содержать реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, название вида документа, дату, регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть решения начинается словами «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
43. Приказы и распоряжения, издаваемые в суде, подразделяются на три вида: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам.
Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.
44. Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное основание, в качестве которого могут выступать заявление работника, контракт, письмо другой организации о переводе работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии, и другое.
В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК» и другое действие. Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь.
При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и при необходимости условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и тому подобное.
При переводе на другую работу – новая должность, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь, изменение оплаты труда.
При увольнении – причина увольнения согласно статьям Трудового кодекса Республики Беларусь.
При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания.
При командировании – дата и продолжительность командировки, место направления, наименование организации.
При поощрениях и взысканиях – причина и вид поощрения или взыскания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под подпись. Визы ознакомления работников располагаются после подписи председателя суда.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.
Дата в приказе, распоряжении проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания.
Датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.
Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.
45. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.
Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.
Протокол составляется секретарем заседания на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и других документов.).
Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.
Датой протокола является дата проведения заседания.
Текст протокола делится на вводную и основную части.
Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.
Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.
Например:
Присутствовали – 17 человек (список прилагается).
Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.
В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.
В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.
Например:
О ходе подготовки государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону.
Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов О.А.Ледовской.
При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.
Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.
В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.
Например:
СЛУШАЛИ:
Иванова О.Л. – Текст выступления прилагается.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.
В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.
В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.
В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.
Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.
46. К информационно-справочным документам относятся акты, докладные записки, объяснительные записки, справки, служебные письма, телеграммы, телефонограммы и другие.
47. Акт – документ, составленный комиссией или специально уполномоченными должностными лицами и подтверждающий установленные факт, событие, действие. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей, акты приемки объектов в эксплуатацию, проверок и другие.
Акт содержит следующие реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, название вида документа, дату, регистрационный индекс, место составления, заголовок, текст, подписи.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.
Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий или факта, сформулированное отглагольным существительным в предложном («акт – о чем?») или родительном («акт – чего?») падеже. Например: «О выделении к уничтожению нарядов (дел)».
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта указываются основание для составления акта, состав комиссии с указанием наименования должности, инициалов и фамилии председателя комиссии и каждого члена комиссии в алфавитном порядке.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы, рекомендации и предложения.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.
Акт подписывают председатель и все члены комиссии без указания должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже – подписи членов комиссии в алфавитном порядке.
Акты (справки) проверок подписываются в соответствии с требованиями законодательства в сфере контрольной (надзорной) деятельности.
48. Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и информирующий о сложившейся ситуации, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о результатах проверки, командировки и других фактах, событиях).
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения и просьбы.
49. Объяснительная записка – информационный документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и других документов) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.
К первой группе относятся документы, сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.
50. Справка – информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.
Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий).
Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы).
В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние справки адресуются председателю суда и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Внешние справки адресуются руководителю вышестоящего суда, сторонней организации или гражданину и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.
Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.
Например:
по состоянию на 11.05.2014
или
за период с 01.01.2014 по 31.06.2014
В личных справках заголовок допускается не указывать.
Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».
Внешние справки подписываются председателем суда, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несут ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.
При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь заверяются личные справки.
Датой справки является дата ее подписания.
51. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).
В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения.
Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.
Письма подписываются председателем суда, судьями и иными уполномоченными работниками согласно их компетенции и распределению обязанностей в суде.
Датой письма является дата его подписания.
52. Телеграммы – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с передачей информации по каналам телеграфной связи.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы делятся на категории: «Внеочередные», «Правительственные», «Срочные», «Обыкновенные».
Телеграммы оформляются в двух экземплярах на телеграфном бланке или на обычной бумаге формата A5, один экземпляр передается на телеграф, второй – подшивается в наряд (дело).
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфистом), регистрационный номер, отметка об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер отделения связи, улица, дом, наименование организации или фамилия получателя.
Текст телеграммы печатают на одной стороне листа прописными буквами (кроме сокращенных обозначений знаков препинания) через полуторный интервал. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Текст телеграммы излагается предельно кратко, не должен превышать 50 слов.
Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб, тире, вопросительный и восклицательный знаки, плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер. Даты обозначаются арабскими цифрами, между цифрами разделительные знаки не ставятся.
После текста перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В ней указываются фамилия автора телеграммы и наименование суда, должность автора указывать необязательно.
Ниже подписи проводится черта, под которой указываются телеграфный адрес отправителя телеграммы, наименование должности лица, подписавшего телеграмму, расшифровка подписи, и ставится печать. Здесь же допускается указывать фамилию исполнителя и номер его телефона.
53. Для оперативного решения вопросов с организациями и физическими лицами, когда сообщения требуют документального оформления, используются телефонограммы.
Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа, дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее приема-передачи, текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей.
Телефонограммы оформляются на обычной бумаге формата А4.
Текст телефонограммы должен быть кратким, без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.
Телефонограмма подписывается председателем суда, его заместителями, судьями.
54. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований. Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.
Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский. Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.
Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.
55. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и других документов делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.
Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.
Например:
ГЛАВА 2
ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.
Например:
2.1.
2.2.
2.3.
Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пункта.
Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.
56. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.
Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.
57. Текст документов на бланках формата А4 печатается через одинарный интервал, на бланках формата А5 – точно 14 пт.
При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Выравнивание текста производится по ширине листа.
При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал – до 11 пт.
58. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется.
Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.
59. Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.
60. При формировании документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст») печатаются интервалом точно 14 пт.
Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.
Реквизиты документа отделяют друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.
Например:
|
СОГЛАСОВАНО Председатель Верховного Суда |
|
|
Пробельная строка |
|
|
СОГЛАСОВАНО Министр юстиции |
61. Максимальная длина строки многострочных реквизитов 73 мм.
62. При оформлении документов на компьютере от границы левого поля печатаются:
реквизит «Название вида документа»;
реквизит «Заголовок к тексту»;
реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
реквизит «Отметка о наличии приложения»;
реквизит «Отметка об исполнителе»;
реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
реквизит «Отметка о заверении копии»;
реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;
слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
Начало абзацев в тексте печатается с отступом от границы левого поля 12,5 мм.
Реквизит «Адресат» печатается с отступом от границы левого поля 80 мм.
Реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения» печатаются с отступом от границы левого поля 100 мм.
Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается с отступом от границы левого поля 120 мм.
Коды по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД), Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) и Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП) печатаются с отступом от границы левого поля 140 мм.
При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 x 210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются с отступом от границы левого поля 160 мм.
63. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от границы левого поля и с отступом от границы левого поля 100 мм, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от границы левого поля и с отступом от границы левого поля 160 мм.
64. При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами, начиная от границы левого поля и с отступом от границы левого поля 100 мм, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от границы левого поля и с отступом от границы левого поля 160 мм.
65. Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до 120 мм от границы левого поля.
66. В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в отметке о наличии приложения оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом точно 14 пт.
67. В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
68. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.
Прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» – в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах, «РЕШИЛ» – в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» – в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах.
69. Документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, должны соответствовать следующим требованиям:
быть представленными в форме, доступной и понятной для восприятия;
создаваться в одном из допустимых форматов документа в электронном виде;
содержать реквизиты, обеспечивающие идентификацию документа, установленные для документов данного вида в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и соответствующих актов законодательства Республики Беларусь;
содержать одну или несколько ЭЦП, а также при необходимости дополнительные данные для проверки включенных ЭЦП.
В случае пересылки графического образа (изображения, созданного путем сканирования) документа на бумажном носителе (приложения к документу) он должен быть выполнен в цветном режиме или в режиме градации серого и иметь один из допустимых форматов графических образов.
Электронный документ не должен содержать автоматически исполняемый программный код (макрокоманду) либо ссылки на внешние исполняемые файлы.
ГЛАВА 4
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
70. Документы (судебные дела, исковые заявления, жалобы и другая корреспонденция, в том числе поступившая по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, а также принятая на личном приеме), поступившие в суд, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение председателем суда или лицом, его замещающим, затем передаются исполнителям в соответствии с резолюцией.
71. Прием и первоначальная обработка поступающих документов производятся уполномоченным работником канцелярии.
72. Уполномоченным работником суда осуществляется проверка информации, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины.
Информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины посредством системы единого расчетного и информационного пространства (далее – ЕРИП), могут являться сведения из информационной системы «Информационный ресурс «Реестр оплаченных платежей посредством ЕРИП для судов общей юрисдикции»» (далее – ИР «Реестр»), выведенные на бумажный носитель.
Факт уплаты государственной пошлины путем внесения наличных денежных средств подтверждается квитанцией банка, организации связи Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, местного исполнительного и распорядительного органа.
73. Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления, в первую очередь обрабатываются телеграммы или иная корреспонденция с отметкой «Срочно».
До вскрытия конверта (пакета) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печати.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено».
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии суда.
Если при вскрытии конвертов (пакетов) будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, составляется акт об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях по форме согласно приложению 83 к настоящей Инструкции в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя работниками канцелярии. Один экземпляр акта направляется отправителю, второй – приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение исполнителю, третий – хранится в наряде канцелярии суда.
Комплектность документов, подаваемых заявителем (представителем заявителя) лично, проверяется в его присутствии уполномоченным работником суда.
Конверты (пакеты) поступивших исковых заявлений, апелляционных или частных жалоб и протестов, исполнительных документов и обращений граждан, их представителей, юридических лиц, представителей юридических лиц (далее – заявители) должны быть сохранены и приложены к этим документам.
Адресные ярлыки конвертов (пакетов), присланных наложенным платежом, должны быть сохранены для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
Именные конверты (пакеты) с надписью «Лично» регистрируются в закрытом виде с указанием сведений, имеющихся на конверте (пакете). Они не вскрываются и передаются по назначению.
Документы на электронных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
Обращения заявителей по вопросам организации работы суда, жалобы на действия и решения судьи, должностного лица органа, ведущего административный процесс, а также жалобы на вступившие в законную силу постановления иных органов по делам об административных правонарушениях, принятые на личном приеме председателя или заместителя председателя суда, а также исковые заявления, заявления и жалобы, требующие разрешения в порядке, установленном процессуальным законодательством, поступившие в суд, регистрируются канцелярией суда в журнале входящих документов и не позднее следующего рабочего дня передаются на рассмотрение председателю суда.
74. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, в том числе созданные и переданные посредством АИС СОЮ, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.
Внутренние документы, в том числе созданные и переданные посредством автоматизированных систем, регистрируются в АИС СОЮ или журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения).
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.
Регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.
Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).
Регистрационным индексом распорядительного документа по административно-хозяйственным вопросам является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерами «ахд».
Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых электронной почтой или средствами факсимильной связи, производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.
Документы, поступившие в суд после 17 часов, регистрируются следующим днем, за исключением апелляционных и частных жалоб и протестов, жалоб на действия и решения судьи, должностного лица органа, ведущего административный процесс, жалоб на не вступившие и вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях, заявлений о составлении мотивировочной части судебного постановления, обращений граждан и юридических лиц, которые регистрируются в день поступления их в суд.
Документы, поступившие в суд в выходной день при осуществлении приема граждан согласно установленным графикам дежурств, регистрируются следующим рабочим днем.
75. Поступившие дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале регистрации входящих документов по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции. Регистрация поступивших дел и иной корреспонденции может осуществляться в электронном виде.
При большом объеме поступающей корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: корреспонденция по гражданским делам, корреспонденция по уголовным делам, корреспонденция по делам об административных правонарушениях, исполнительные документы, поручения судов других районов, поручения судов иностранных государств, с которыми заключены договоры о правовой помощи, и другие.
Прием и регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте, в том числе поступивших по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, производятся посредством АИС СОЮ.
76. Не подлежат регистрации, а передаются соответствующим секретарям судебного заседания – помощникам судей с отметкой о времени поступления их в суд для приобщения к делам:
судебные повестки, возвращенные в суд из-за их невручения адресату;
расписки в получении судебных повесток, копий постановлений о передаче уголовного дела прокурору для направления в суд, об изменении меры пресечения, о назначении судебного разбирательства, о продлении срока содержания обвиняемого под стражей, копий приговоров и других судебных постановлений, исковых заявлений, заявлений и жалоб.
77. Исходящие документы, в том числе направляемые электронной почтой и средствами факсимильной связи, отправляемые по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, регистрируются в журнале регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции в день подписания.
Ответы на запросы (представления, письма) вышестоящих судов, государственных органов (организаций) должны быть подписаны председателем суда, лицом, исполняющим его обязанности, с указанием фамилии исполнителя.
Предназначенные для отправки документы принимаются полностью оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и отправляются в тот же день до 15 часов.
Работник канцелярии суда перед отправкой документа обязан проверить правильность написания адреса, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие указанных в документах приложений и подписей, на письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма.
Уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях, материалы по заявлениям и жалобам, исполнительные документы направляются заказной корреспонденцией либо курьерами.
На каждый вид корреспонденции составляется список заказных (ценных), простых писем (посылок), поданных в цех по предоставлению услуг, по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции, в котором отправителем проставляются фамилия и инициалы уполномоченного работника службы делопроизводства и документооборота и дата отправки. При отправке заказной корреспонденции в количестве 10 и более штук формируется список в электронном виде по форме, установленной оператором почтовой связи.
Отправка документов, находящихся на электронных носителях, производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в наряд (дело) на общих основаниях. Отправка этих документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.
Оригинал документа, отправляемого по электронной почте или факсимильной связи, с отметкой о его отправлении хранится в наряде (деле).
При отправлении заказных писем курьерами они регистрируются в разносной книге по форме согласно приложению 6 к настоящей Инструкции и вручаются адресатам под подпись в этой книге.
Судебные повестки и копии процессуальных документов направляются в соответствии с процессуальным законодательством Республики Беларусь и Правилами оказания услуг почтовой связи заказными письмами. Бланк уведомления прикрепляется к обратной стороне письма, на которой указывается адрес. На лицевой стороне делается отметка «Судебная повестка», «Приговор», «Решение», «Мотивировочная часть», «Определение», «Постановление».
ГЛАВА 5
РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ УГОЛОВНЫХ, ГРАЖДАНСКИХ ДЕЛ, ДЕЛ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ И ДРУГИХ МАТЕРИАЛОВ
78. Все уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, другие материалы, поступившие для рассмотрения в суд, регистрируются в журнале входящих документов. После регистрации в журнале входящих документов уголовные и гражданские дела регистрируются на учетно-статистических карточках на уголовные дела по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции и в алфавитном указателе к уголовным делам по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции, на гражданские дела по форме согласно приложению 9 к настоящей Инструкции и в алфавитном указателе к гражданским делам по форме согласно приложению 10 к настоящей Инструкции, а также проходят компьютерную регистрацию в автоматизированной информационной системе.
В учетно-статистических карточках соответственно движению уголовного или гражданского дела должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные вышеуказанными формами.
При ведении компьютерной регистрации и учета уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и других материалов объем учитываемых сведений не должен быть меньше объема сведений, содержащихся в учетно-статистических карточках, а при необходимости может быть увеличен.
По уголовным делам алфавитный указатель ведется на каждого обвиняемого, по гражданским делам – на каждого ответчика, по делам особого производства и делам, вытекающим из административно-правовых отношений, – на заявителя, по делам приказного производства – на должника.
В случае принятия гражданского дела к производству судья определяет категорию дела, по которой оно будет учтено в статистическом отчете, указывает номер строки на определении о возбуждении гражданского дела и подготовке его к судебному разбирательству.
79. По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года.
На каждой учетно-статистической карточке и в каждом таком деле указываются два порядковых номера: в числителе – прошлого и в знаменателе – нового года.
Нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации дел предыдущего года.
В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заместители, на которых отмечается порядковый номер по нумерации прошлого года и делается надпись о перенесении в картотеку текущего года с указанием нового порядкового номера.
80. Материалы об условно-досрочном освобождении от наказания в соответствии со статьей 90 Уголовного кодекса Республики Беларусь, о замене неотбытой части наказания более мягким в соответствии со статьей 91 Уголовного кодекса Республики Беларусь, об освобождении от наказания или замене наказания более мягким по заболеванию в соответствии со статьей 92 Уголовного кодекса Республики Беларусь и снятии судимости в соответствии со статьей 98 Уголовного кодекса Республики Беларусь регистрируются в журнале регистрации материалов об условно-досрочном освобождении от наказания и о замене неотбытой части наказания более мягким, об освобождении от наказания или замене наказания более мягким по заболеванию, о снятии судимости по форме согласно приложению 12 к настоящей Инструкции и алфавитном указателе к журналу регистрации материалов об условно-досрочном освобождении от наказания и о замене неотбытой части наказания более мягким, об освобождении от наказания или замене наказания более мягким по заболеванию, о снятии судимости по форме согласно приложению 13 к настоящей Инструкции.
Материалы об изменении условий содержания лиц, осужденных к лишению свободы, во время отбывания наказания в соответствии со статьей 402 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, об отмене условного неприменения наказания в соответствии со статьей 78 Уголовного кодекса Республики Беларусь, об отмене отсрочки исполнения наказания на основании статьи 77 Уголовного кодекса Республики Беларусь регистрируются в журнале регистрации материалов об изменении условий содержания осужденных и о возвращении в места лишения свободы лиц, к которым было применено условно-досрочное освобождение от наказания, по форме согласно приложению 14 к настоящей Инструкции и алфавитном указателе к журналу регистрации материалов об изменении условий содержания осужденных и о возвращении в места лишения свободы лиц, к которым было применено условно-досрочное освобождение от наказания, по форме согласно приложению 15 к настоящей Инструкции.
81. Дела на лиц, в отношении которых ведется административный процесс, регистрируются в журнале регистрации дел об административных правонарушениях по форме согласно приложению 16 к настоящей Инструкции и алфавитном указателе к журналу регистрации дел об административных правонарушениях по форме согласно приложению 17 к настоящей Инструкции, а также проходят компьютерную регистрацию в автоматизированной информационной системе.
Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд после устранения недостатков в соответствии со статьей 11.3 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, регистрируются в вышеуказанном журнале, а также проходят компьютерную регистрацию в автоматизированной информационной системе как вновь поступившие дела и получают новые порядковые номера. В алфавитном указателе на повторно поступившее дело делается новая запись.
82. Материалы о замене исправительных работ штрафом, общественными работами регистрируются в журнале регистрации материалов о замене исправительных работ штрафом, общественными работами по форме согласно приложению 18 к настоящей Инструкции.
83. Материалы по жалобам на решения органа уголовного преследования об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении предварительного расследования или уголовного преследования, об отказе в возбуждении производства по вновь открывшимся обстоятельствам регистрируются в журнале регистрации материалов по жалобам на решения органа уголовного преследования об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении предварительного расследования уголовного дела, уголовного преследования, об отказе в возбуждении производства по вновь открывшимся обстоятельствам по форме согласно приложению 19 к настоящей Инструкции и в алфавитном указателе к журналу регистрации материалов по жалобам на решения органа уголовного преследования об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении предварительного расследования уголовного дела, уголовного преследования, об отказе в возбуждении производства по вновь открывшимся обстоятельствам по форме согласно приложению 20 к настоящей Инструкции.
84. Материалы по жалобам на задержание, заключение под стражу, домашний арест или продление срока содержания под стражей, домашнего ареста регистрируются в журнале регистрации материалов по жалобам на задержание, заключение под стражу, домашний арест или продление срока содержания под стражей, домашнего ареста по форме согласно приложению 21 к настоящей Инструкции и алфавитном указателе к журналу регистрации материалов по жалобам на задержание, заключение под стражу, домашний арест или продление срока содержания под стражей, домашнего ареста по форме согласно приложению 22 к настоящей Инструкции.
85. Материалы о направлении лиц, страдающих хроническим алкоголизмом, наркоманией или токсикоманией, на принудительное амбулаторное наблюдение и лечение после регистрации в журнале регистрации входящих документов регистрируются на учетно-статистических карточках, а также алфавитном указателе к гражданским делам, как и иные гражданские дела.
86. Регистрационный номер преступлению присваивается судом не позднее трех суток после вступления в законную силу обвинительного приговора суда по уголовному делу частного обвинения или возвращения данного уголовного дела из суда апелляционной инстанции.
Регистрационный номер преступления состоит из 11 цифр, которые присваиваются в нарастающем порядке и формируются согласно приложению 25 к настоящей Инструкции в пределах календарного года. В следующем году нумерация начинается с первого номера.
87. Для регистрации уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и других материалов устанавливается примерный перечень индексов.
Номер уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении и других материалов включает соответствующий индекс и порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу и текущий год, который указывается через дробь.
Например:
Дело № 2-15/2013 (гражданское дело)
При соединении нескольких уголовных, либо гражданских дел, либо дел об административных правонарушениях для их совместного рассмотрения в одном производстве, присоединенным делам присваивается регистрационный номер дела, по которому вынесено определение о соединении дел.
88. Порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу, который является также номером соответствующего дела (материала), указывается на обложке дела или материала и в алфавитном указателе. Тем же номером помечается и вся переписка по данному делу с добавлением номера по журналу регистрации исходящих документов.
89. Принятые к производству уголовные дела о преступлениях, перечисленных в частях 2 и 3 статьи 26 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, гражданские дела и дела об административных правонарушениях подшиваются в обложку, оформленную в соответствии с приложением 26 к настоящей Инструкции.
90. По уголовным делам, поступившим от органов уголовного преследования, может быть использована обложка, в которой дело находилось, при условии надлежащего качества и сохранности этой обложки, при этом на обложке делаются необходимые отметки (наименование суда, порядковый номер дела, когда оно начато производством в данном суде и так далее).
В случае необходимости переоформления обложки на дело либо материал новая обложка подшивается поверх прежней обложки.
Если уголовное дело, поступившее из органа уголовного преследования, было судом подшито в новую обложку, то при данном деле должна быть сохранена также и прежняя обложка, в которой дело находилось в стадии уголовного преследования.
На обложках дел, по которым обвиняемые находятся под стражей, должен быть поставлен штамп «Под стражей» или сделана об этом отчетливая надпись.
На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского дела и дела об административном правонарушении помещается справочный лист по форме согласно приложению 27 к настоящей Инструкции, в котором отмечаются все действия суда, произведенные по делу: направление судебных повесток, копии постановления о назначении судебного разбирательства, копии искового заявления, приговора, решения суда, истребование документов, исполнительного листа и так далее.
91. Другие дела и материалы хранятся в обложке, оформляемой в соответствии с приложением 28 к настоящей Инструкции, на которой указываются номер дела, наименование дела или материала, фамилия, инициалы лица, в отношении которого рассматривалось дело, даты поступления дела или материала в суд и его рассмотрения.
92. Дата поступления дела или материала указывается на обложке, в учетно-статистической карточке или регистрационном журнале и отражает время фактического поступления дела или материала в суд.
По делам и исковым заявлениям, заявлениям и жалобам, поступившим в суд через оператора почтовой связи, эта дата указывается в соответствии с отметкой, сделанной канцелярией при регистрации.
93. Уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях, возвращенные на новое рассмотрение после отмены приговоров, решений, определений или постановлений, регистрируются на учетно-статистических карточках наравне со вновь поступающими делами и получают новый порядковый номер.
В алфавитном указателе на повторно поступившие дела делается новая запись.
94. Исковые заявления, поданные с нарушением требований статей 242 и 243 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь или не оплаченные государственной пошлиной, по определению судьи остаются без движения, о чем извещается истец. Эти заявления хранятся в специальном наряде. Если недостатки не будут устранены истцами в назначенный судьей срок, эти заявления считаются неподанными. Такие заявления и приложенные к ним документы с копией определения суда возвращаются истцам.
При устранении стороной указанных судом недостатков регистрация и оформление дела производятся на общих основаниях. Датой поступления дела в суд в этих случаях считается день первоначального представления искового заявления в суд.
Определения об оставлении исковых заявлений без движения и копии сопроводительных писем о направлении заявителю копии определения и возвращении документов в случае неустранения недостатков хранятся в отдельном наряде (деле). В этом же наряде (деле) хранятся копии определений об оставлении исковых заявлений без движения, по которым недостатки устранены и возбуждены гражданские дела.
95. Материалы по вопросам вынесения дополнительного решения, разъяснения решения, исправления в решении описок и счетных ошибок, индексации присужденных денежных сумм в порядке, предусмотренном статьей 3182 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, о выдаче дубликата исполнительного листа, о разъяснении исполнительного листа или иного исполнительного документа в порядке, предусмотренном статьей 463 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, отдельно не регистрируются, а приобщаются к соответствующим судебным делам.
Материалы, рассмотренные в порядке статьи 402 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, регистрируются с учетом индексов, указанных в приложении 25 к настоящей Инструкции. Материалы, рассмотренные судом, постановившим приговор или вынесшим определение, постановление, приобщаются к соответствующим судебным делам.
Материалы об установлении, приостановлении, продлении, прекращении превентивного надзора регистрируются с учетом индексов, указанных в приложении 25 к настоящей Инструкции.
96. Материалы о применении мер по обеспечению исполнения исполнительного документа, принятых в соответствии с пунктами 1–3 части первой статьи 469 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, а также об отсрочке и рассрочке исполнения решения, изменении способа и порядка исполнения решения регистрируются отдельно в журнале регистрации материалов о применении мер по обеспечению исполнения исполнительного документа; материалов об отсрочке и рассрочке исполнения решения; материалов об изменении способа и порядка исполнения решения согласно приложению 29 к настоящей Инструкции с учетом индексов, указанных в приложении 25 к настоящей Инструкции.
Определения судов о применении меры по обеспечению исполнения исполнительного документа в виде временного ограничения права должника, являющегося гражданином или индивидуальным предпринимателем, должностного лица юридического лица, являющегося должником, на выезд из Республики Беларусь исполняются в порядке, предусмотренном Положением о банке данных о гражданах Республики Беларусь, право на выезд которых из Республики Беларусь временно ограничено, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 17 декабря 2007 г. № 643 «Об упрощении порядка выезда из Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 304, 1/9219).
Определения судов о принятии мер по обеспечению исполнения исполнительного документа, предусмотренных пунктами 2 и 3 части первой статьи 469 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, подлежат исполнению с момента извещения должника.
Должник считается извещенным надлежащим образом, если суд располагает сведениями о получении адресатом направленной ему корреспонденции.
Должник также считается извещенным надлежащим образом, если:
адресат отказался от получения корреспонденции и такой отказ документально зафиксирован;
адресат не явился за получением корреспонденции, адресат не проживает (не находится) по последнему известному месту жительства (месту пребывания) гражданина, в том числе индивидуального предпринимателя, месту нахождения юридического лица, организации, не являющейся юридическим лицом, о чем имеется сообщение (отметка) оператора почтовой связи.
97. Заявления лиц о возмещении физического и имущественного вреда, причиненного незаконными действиями органа, ведущего уголовный процесс, регистрируются в журнале регистрации заявлений о возмещении физического и имущественного вреда, причиненного незаконными действиями органа, ведущего уголовный процесс, по форме согласно приложению 30 к настоящей Инструкции.
98. Заявления лица, пострадавшего от преступления, либо его представителя, а также представителя юридического лица, не отвечающие требованиям статьи 426 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, а также исковые заявления, заявления, жалобы, которые судьей не приняты по основаниям, перечисленным в статьях 245, 246 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, возвращаются лицам, их подавшим, на основании статьи 427 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, статьи 247 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь. Копия определения об отказе в возбуждении дела, постановления о возвращении заявления на основании части 1 статьи 427 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь направляется заявителю в трехдневный срок со дня вынесения определения.
Исковые заявления, заявления, жалобы вместе с приложенными к ним документами возвращаются заявителю после истечения срока на обжалование определения об отказе в возбуждении дела или истечения срока, установленного на основании части 1 статьи 427 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь.
Оригиналы определений, постановлений и копии сопроводительных писем помещаются в наряд (дело).
Отказывая в принятии искового заявления, заявления, жалобы судья на основании заявления плательщика выносит определение о возврате заявителю государственной пошлины в соответствии со статьей 259 Налогового кодекса Республики Беларусь. Копия определения вручается заявителю, а подлинник хранится в наряде (деле).
99. Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, секретарем судебного заседания – помощником судьи ведутся журналы учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, по форме согласно приложению 31 к настоящей Инструкции.
100. Регистрация и учет, подготовка к рассмотрению в судебном заседании дел об административных правонарушениях, оформление, прием жалоб и протестов, обращение к исполнению постановлений по делам об административных правонарушениях производятся по общим правилам, установленным настоящей Инструкцией, с соблюдением некоторых особенностей.
По результатам рассмотрения дел об административных правонарушениях суды заполняют следующие регистрационные карточки:
об административном правонарушении, совершенном физическим лицом, по форме 1-АП согласно приложению 4 к Положению о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 июля 2006 г. № 909 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 130, 5/22725);
об административном правонарушении, совершенном юридическим лицом, по форме 3-АП согласно приложению 5 к Положению о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений;
о результатах обжалования (опротестования) вступившего в законную силу постановления по делу об административном правонарушении по форме 2-АП согласно приложению 6 к Положению о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений.
Если дело об административном правонарушении поступило в суд для рассмотрения из другого органа, вместе с делом должна поступить регистрационная карточка формы 1-АП (3-АП).
При составлении протокола об административном правонарушении секретарем судебного заседания (секретарем судебного заседания – помощником судьи) в случаях, предусмотренных пунктом 4 части 2 статьи 3.30 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, административному правонарушению присваивается регистрационный номер для учета правонарушений, осуществляемого информационными подразделениями органов внутренних дел. Регистрационный номер дела об административном правонарушении состоит из 8 цифр и формируется согласно приложению 79 к настоящей Инструкции. Регистрационный номер административного правонарушения фиксируется на протоколе об административном правонарушении, а также в журнале регистрации административных правонарушений согласно приложению 1 к Положению о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 июля 2006 г. № 909 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 130, 5/22725).
При вынесении постановления о наложении административного взыскания по результатам рассмотрения протокола об административном правонарушении, составленного на основании пункта 4 части 2 статьи 3.30 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, суд осуществляет фиксацию сведений об административном правонарушении непосредственно в едином государственном банке данных о правонарушениях. Фиксация сведений осуществляется не позднее трех суток после вступления в законную силу постановления о наложении административного взыскания, вынесенного в соответствии со статьей 11.9 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, а если постановление по делу об административном правонарушении было обжаловано (опротестовано) до вступления в законную силу – после возвращения дела из суда, рассмотревшего жалобу (протест), за исключением случая, когда по жалобе (протесту) вынесено постановление в соответствии с пунктами 2, 3 или 6 части 1 статьи 12.9 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
101. Суд, получивший дело об административном правонарушении для рассмотрения, не позднее трех суток после вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении, а суд вынесший постановление по делу об административном правонарушении, которое было обжаловано (опротестовано) до вступления в законную силу, не позднее трех суток после возвращения дела из суда, рассмотревшего жалобу (протест), фиксирует в поступившей вместе с делом регистрационной карточке формы 1-АП (3-АП) сведения о постановлении по делу об административном правонарушении, за исключением случая, если по жалобе (протесту) вынесено постановление об отмене постановления по делу об административном правонарушении и направлении дела на новое рассмотрение.
Заполненная регистрационная карточка подписывается судьей, рассмотревшим дело об административном правонарушении, заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь и не позднее трех суток после вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении (после возвращения дела из суда, рассмотревшего жалобу (протест)) направляется в регистрирующий орган.
В случае отмены (изменения) вступившего в законную силу постановления органа, ведущего административный процесс, о наложении административного взыскания суд, рассмотревший жалобу (протест), не позднее трех суток после ее рассмотрения заполняет разделы I–IV регистрационной карточки формы 2-АП. В разделе IV данная регистрационная карточка после заполнения подписывается судьей, рассмотревшим жалобу (протест), заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь и направляется в регистрирующий орган.
В случае отмены (изменения) вступившего в законную силу постановления суда о наложении административного взыскания суд, вынесший постановление о наложении административного взыскания, не позднее трех суток после возвращения из вышестоящего суда дела об административном правонарушении заполняет разделы I–IV регистрационной карточки формы 2-АП. В разделе IV данная регистрационная карточка после заполнения подписывается судьей, вынесшим постановление о наложении административного взыскания, заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь и направляется в регистрирующий орган.
В случае, когда отмена (изменение) последнего по времени постановления по делу об административном правонарушении влечет отмену (изменение) постановления о наложении административного взыскания (включая восстановление законной силы такого постановления ввиду отмены постановления, его отменившего), сведения о виде и размере административного взыскания либо об основании прекращения дела об административном правонарушении, актуальные после отмены (изменения) последнего по времени постановления по делу об административном правонарушении, фиксируются в соответствующих реквизитах формы 2-АП.
ГЛАВА 6
ОФОРМЛЕНИЕ УГОЛОВНЫХ ДЕЛ НА СТАДИИ НАЗНАЧЕНИЯ СУДЕБНОГО РАЗБИРАТЕЛЬСТВА
102. Если судьей принято решение о направлении уголовного дела по подсудности, дело с сопроводительным письмом направляется адресату (адресатам).
Если по делу, направленному по подсудности, обвиняемый содержится под стражей, секретарь суда должен направить письмо с предложением начальнику места предварительного заключения перечислить обвиняемого за тем органом, которому направляется дело.
Копия постановления суда о направлении дела по подсудности подшивается в наряд (дело).
103. В случае применения судом меры пресечения в виде подписки о невыезде и надлежащем поведении секретарем судебного заседания – помощником судьи у обвиняемого отбирается подписка о невыезде и надлежащем поведении, которая приобщается к материалам дела.
При применении судом меры пресечения в виде личного поручительства секретарем судебного заседания – помощником судьи у каждого поручителя отбирается подписка о личном поручительстве, в которой он подтверждает, что ему разъяснена сущность обвинения лица, в отношении которого он дает поручительство, ответственность поручителя. Подписки о личном поручительстве приобщаются к материалам дела.
Если судом к обвиняемому применена мера пресечения в виде передачи лица, на которое распространяется статус военнослужащего, под наблюдение командования воинской части, копия постановления (определения) о применении указанной меры пресечения вручается командованию воинской части, под наблюдение которого передается обвиняемый.
При применении судом меры пресечения в виде отдачи несовершеннолетнего под присмотр на основании письменного ходатайства родителей, усыновителей, опекунов, попечителей или других заслуживающих доверия лиц, а также администрации специального детского учреждения, в котором он находится, секретарь судебного заседания – помощник судьи отбирает у перечисленных лиц письменное обязательство о том, что несовершеннолетний обвиняемый, находясь на свободе, не скроется от суда, не будет препятствовать рассмотрению дела и не будет заниматься преступной деятельностью. При этом они ставятся в известность о характере преступления и их ответственности в случае нарушения принятых на себя обязанностей по присмотру. Письменное ходатайство и обязательство приобщаются к материалам дела.
В случае применения судом меры пресечения в виде залога залогодателю, если им не является сам обвиняемый, разъясняется сущность обвинения лица, в отношении которого применяется эта мера пресечения, что удостоверяется подписями лица, в отношении которого применена данная мера пресечения, залогодателя и судьи, применившего эту меру пресечения. Копия постановления (определения) вручается залогодателю для внесения залога. Денежные средства, являющиеся предметом залога, вносятся на депозитный счет суда. О принятии залога судом составляется протокол, копия которого вручается залогодателю. Постановление (определение) и протокол приобщаются к материалам дела.
104. Если судом к обвиняемому применена мера пресечения в виде заключения под стражу или домашний арест, секретарь суда направляет копию определения (постановления) соответствующему органу внутренних дел для исполнения, а также районному или вышестоящему прокурору для сведения.
О применении меры пресечения в виде домашнего ареста в отношении иностранного гражданина или лица без гражданства суд сообщает в Министерство иностранных дел Республики Беларусь по требованию иностранного гражданина или лица без гражданства не позднее одних суток с момента применения меры пресечения в виде домашнего ареста для уведомления дипломатического представительства или консульского учреждения государства гражданской принадлежности либо обычного места жительства заключенных под домашний арест иностранного гражданина или лица без гражданства.
О применении в отношении обвиняемого меры пресечения в виде заключения под стражу суд обязан уведомить кого-либо из совершеннолетних членов его семьи или близких родственников, а также при применении этой меры пресечения в отношении лиц, дети которых остаются без попечения родителей, – не позднее следующего дня после принятия указанного решения уведомить управление (отдел) образования районного, городского исполнительного комитета, местной администрации района в городе по месту жительства этих лиц для обеспечения государственной защиты детей, при применении этой меры пресечения в отношении пенсионера – уведомить орган, выплачивающий ему пенсию, при применении этой меры пресечения в отношении иностранного гражданина или лица без гражданства – по требованию иностранного гражданина или лица без гражданства сообщить об этом в Министерство иностранных дел Республики Беларусь не позднее одних суток с момента применения меры пресечения в виде заключения под стражу для уведомления дипломатического представительства или консульского учреждения государства гражданской принадлежности либо обычного места жительства заключенных под стражу иностранного гражданина или лица без гражданства.
При изменении меры пресечения в отношении лица, содержащегося под стражей или домашним арестом, на иную меру пресечения копия определения (постановления) об изменении меры пресечения канцелярией суда незамедлительно направляется для исполнения соответствующему органу внутренних дел, а также прокурору для сведения.
105. Уголовные дела с постановлением судьи о назначении судебного разбирательства не позднее следующего дня после вынесения постановления передаются в канцелярию суда для отметки в учетно-статистической карточке.
Судья определяет статью, по которой дело будет учтено в статистическом отчете.
ГЛАВА 7
ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СУДЕБНОМУ ЗАСЕДАНИЮ
106. По делам, назначенным к рассмотрению в судебном заседании, секретарь судебного заседания – помощник судьи обеспечивает своевременное составление и направление судебных повесток и судебных извещений о вызове в судебное заседание обвиняемых, потерпевших, истцов, ответчиков, третьих лиц, их представителей, свидетелей, экспертов, переводчиков и извещает о дате и времени рассмотрения дела прокурора и адвоката, которые принимали участие в предварительном следствии, а в случае их отсутствия – соответствующую территориальную коллегию адвокатов, юридическую консультацию, адвокатское бюро.
107. Способ судебного извещения и вызова перечисленных лиц должен обеспечивать его фиксирование.
Лица могут быть вызваны в судебное заседание телефонограммой, телеграммой, посредством электронных и СМС-сообщений при фиксации факта отправления и доставки такого извещения адресату. О совершении указанных действий секретарем судебного заседания – помощником судьи составляется справка по форме, согласно приложению 32 к настоящей Инструкции, которая приобщается к материалам дела.
108. При разрешении судом вопросов об освобождении от наказания, о смягчении наказания или об ином улучшении положения осужденного в соответствии со статьей 9 Уголовного кодекса Республики Беларусь, об условно-досрочном освобождении от наказания, о замене неотбытой части наказания более мягким наказанием, о переводе осужденного к наказанию в виде ограничения свободы с направлением в исправительное учреждение открытого типа для отбывания наказания в виде ограничения свободы без направления в исправительное учреждение открытого типа, о переводе из одной исправительной колонии или воспитательной колонии в другую исправительную колонию иного вида, из исправительной колонии в тюрьму и из тюрьмы в исправительную колонию в судебное заседание вызывается представитель органа, ведающего исполнением наказания, а также приглашается представитель наблюдательной комиссии или комиссии по делам несовершеннолетних при местном исполнительном и распорядительном органе.
При разрешении судом вопросов об освобождении осужденного от отбывания наказания по заболеванию обязательно присутствие председателя или члена врачебно-консультационной комиссии, давшей заключение.
При рассмотрении судом вопросов, связанных с сокращением испытательного срока осужденному с условным неприменением наказания, освобождением от наказания осужденного, в отношении которого исполнение наказания в виде лишения свободы было отсрочено, либо связанных с направлением этих лиц для отбывания наказания, назначенного приговором, вызываются представители органов, осуществляющих контроль за поведением осужденных.
При рассмотрении судом вопросов установления, продления или прекращения превентивного надзора, а также изменения требований превентивного надзора вызываются представители администрации исправительного учреждения либо органа внутренних дел, а также лицо, в отношении которого устанавливается, продлевается или прекращается превентивный надзор, а также изменяются требования превентивного надзора.
109. Судебные повестки о вызове в суд обвиняемых составляются по форме согласно приложению 33 к настоящей Инструкции. Другим лицам, вызываемым в суд по уголовным делам, направляются судебные повестки, составленные по форме согласно приложению 34 к настоящей Инструкции.
Привлечение народных заседателей к участию в рассмотрении конкретного дела, учет времени участия народных заседателей, а также контроль за соблюдением сроков привлечения народных заседателей к исполнению своих обязанностей осуществляется в соответствии с Положением о привлечении народных заседателей к участию в рассмотрении дел в суде, утвержденным постановлением Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 28 сентября 2017 г. № 10 (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 05.10.2017, 6/1615).
Народные заседатели вызываются в суд для участия в рассмотрении дела извещением по форме согласно приложению 35 к настоящей Инструкции, направляемым заказным письмом.
Ведение табеля учета рабочего времени народных заседателей возлагается распорядительным документом председателя суда на одного из работников суда.
На этого работника также возлагается и ведение журнала учета дел, рассмотренных с участием народных заседателей, по форме согласно приложению 36 к настоящей Инструкции.
Истцам, ответчикам и другим лицам, вызываемым в суд по гражданским делам, судебные повестки составляются по форме согласно приложению 37 к настоящей Инструкции.
В случае необходимости вызова в суд одной из сторон или других лиц для переговоров им направляется не судебная повестка, а извещение по форме согласно приложению 38 к настоящей Инструкции.
Извещение прокурора, адвоката, представителя комиссии по делам несовершеннолетних и представителей органов государственного управления о времени рассмотрения дела в суде производится письменно.
110. Судебные повестки должны быть заготовлены и отосланы не позднее чем в трехдневный срок после назначения дела к разбирательству в судебном заседании. Судебные повестки и извещения оформляются аккуратно, разборчивым почерком с обязательным указанием всех реквизитов.
111. В случаях, когда посланная судом судебная повестка не вручена адресату, секретарь судебного заседания – помощник судьи обязан немедленно по возвращении ее почтой или курьером выяснить причины невозможности вручения, доложить об этом судье и по указанию последнего принять меры по вручению судебной повестки либо меры, обеспечивающие своевременное извещение сторон телефонограммой, телеграммой, посредством электронных и СМС-сообщений.
Возвращенная судебная повестка, а также расписка о получении судебной корреспонденции либо справка согласно приложению 32 к настоящей Инструкции подшивается к делу.
112. После вынесения судьей постановления о назначении судебного разбирательства секретарь судебного заседания – помощник судьи:
направляет обвиняемому, представителю умершего обвиняемого и потерпевшему с переводом на их родной язык или на другой язык, которым они владеют, копию постановления о назначении судебного разбирательства, а также копию постановления о мере пресечения в отношении обвиняемого, если она судьей была изменена или отменена либо продлена в случае нахождения обвиняемого под стражей, домашним арестом;
вызывает в судебное заседание лиц, о необходимости вызова которых судья указал в постановлении о назначении судебного разбирательства;
по указанию судьи принимает иные меры к подготовке судебного разбирательства в соответствии со статьей 283 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь.
Обвиняемому, не содержащемуся под стражей, документы, перечисленные в абзаце втором части первой настоящего пункта, вместе с судебной повесткой о вызове его в судебное заседание вручаются путем вызова в суд или высылаются заказным письмом с обратным уведомлением.
Обвиняемому, содержащемуся под стражей, документы, перечисленные в абзаце втором части первой настоящего пункта, с сопроводительным письмом согласно приложению 39 к настоящей Инструкции направляются администрации места предварительного заключения для вручения ему под расписку по форме согласно приложению 40 к настоящей Инструкции. Расписка обвиняемого в получении копии указанных документов должна быть возвращена суду.
В таком же порядке осуществляется вызов и вручение процессуальных документов обвиняемому по уголовному делу, находящемуся под домашним арестом, в лечебно-трудовом профилактории, отбывающему наказание в исправительном учреждении открытого типа.
Для доставки в суд обвиняемого, содержащегося под стражей, судом оформляется заявка на конвоирование в порядке и в сроки, установленные Инструкцией о порядке конвоирования, изоляции, охраны лиц, содержащихся под стражей, и надзора за ними, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 20 декабря 2016 г. № 333 (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 07.02.2017, 8/31751). При оформлении заявки на конвоирование следует учитывать, что должностным лицом органа, ведущего уголовный процесс, в распоряжение которого поступает подлежащее конвоированию лицо, является председательствующий по делу. Заявка на конвоирование подписывается судьей и заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
113. По делам частного обвинения, если по ним не проводилось предварительное следствие или дознание, обвиняемому вручаются копии заявления потерпевшего и постановление о назначении судебного разбирательства. Обвиняемый в срок до десяти суток с момента поступления заявления частного обвинителя или материалов проверки вызывается в суд для ознакомления его с уголовным делом, вручения копии заявления и разъяснения его прав и обязанностей, предусмотренных статьей 43 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь. В случае неявки обвиняемого в суд копия заявления и уведомление с разъяснением его прав и обязанностей, а также возможности примирения сторон направляются ему по почте.
114. В необходимых случаях участники гражданского судопроизводства могут быть извещены или вызваны заказным письмом с уведомлением о его вручении, телефонограммой или телеграммой, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование факта отправления или получения извещения.
Ответчикам по гражданским делам одновременно с судебной повесткой направляются копии исковых заявлений, а в случаях, когда судья признает необходимым, – также копии приложенных к исковым заявлениям документов.
Если гражданское дело было назначено к слушанию в присутствии истца и других юридически заинтересованных в исходе дела лиц, им объявляется о месте и времени слушания дела и вручаются под расписку судебные повестки.
115. Судебные повестки и другие документы, адресованные гражданам Республики Беларусь, проживающим за границей и работающим в белорусских или иностранных организациях, должны направляться через те государственные органы, иные организации, которые командировали этих граждан на работу за границу.
116. О вызове в суд иностранного гражданина, проживающего за границей, направляется извещение о дне судебного разбирательства по форме согласно приложению 41 к настоящей Инструкции.
Извещение о рассмотрении дела иностранному гражданину, проживающему на территории государства, с которым Республикой Беларусь заключен договор о взаимной правовой помощи, направляется с соответствующим поручением о вручении документов по форме согласно приложению 42 к настоящей Инструкции не позднее чем за 4 месяца до дня рассмотрения дела, а поручения о вручении документов, адресованные учреждениям юстиции других иностранных государств, – не позднее чем за 6 месяцев до дня рассмотрения.
Документы об оказании правовой помощи за границей оформляются и направляются в компетентные органы с соблюдением требований, установленных законодательством Республики Беларусь и международными договорами Республики Беларусь.
117. Накануне дня судебного заседания секретарь судебного заседания – помощник судьи составляет список дел, назначенных к слушанию в суде, по форме согласно приложению 43 к настоящей Инструкции и в день судебного заседания вывешивает его при входе в зал суда или в другом удобном для обозрения месте. По окончании рабочего дня список дел помещается в наряд (дело).
По результатам судебных заседаний секретарь суда обязан отметить в учетно-статистических карточках дату и результат рассмотрения дел.
118. Секретарь судебного заседания – помощник судьи заблаговременно проверяет, имеются ли сведения о вручении вызываемым в суд лицам судебных повесток, телеграмм, сведения о доставке телефонограмм, СМС-сообщений, копии постановления о назначении судебного разбирательства и других материалов и при отсутствии этих сведений немедленно докладывает судье для принятия дополнительных мер по обеспечению явки вызванных в суд лиц.
119. Перед судебным заседанием секретарь судебного заседания – помощник судьи или работник канцелярии подшивает в дело документы в хронологическом порядке.
Перед началом слушания дела секретарь судебного заседания – помощник судьи обязан проверить, все ли вызываемые в суд лица явились в судебное заседание, кто из неявившихся лиц получил судебные повестки, кто не получил и по какой причине, доставлены ли обвиняемые, находящиеся под стражей.
При наличии в суде технической возможности может быть принято решение об использовании звуко- или видеозаписи, системы видеоконференцсвязи для обеспечения полноты протокола судебного заседания.
В случае принятия решения об использовании звуко- или видеозаписи, системы видеоконференцсвязи перед началом судебного заседания специалист в сфере информационных технологий в целях проверки работоспособности комплекса звукозаписи обязан провести тестирование и убедиться, что составляющие комплекса звукозаписи (микрофон, микшер и т.д.) работают в штатном режиме и запись осуществляется в установленном порядке.
В случае выявления неисправности, невозможности наладить корректную работу комплекса звукозаписи специалист в сфере информационных технологий обязан незамедлительно поставить об этом в известность судью, председательствующего в судебном заседании.
При возникновении обстоятельств, не позволяющих осуществить фиксацию хода судебного заседания с использованием установленного в зале судебного заседания комплекса звукозаписи, допускается использование диктофона.
Секретарь судебного заседания – помощник судьи или другой уполномоченный работник аппарата суда производит включение комплекса звукозаписи перед началом судебного заседания (до начала процессуального действия) и выключение после его окончания, а также внесение реквизитов по делу в программное обеспечение комплекса звукозаписи.
В случае объявления перерыва в судебном заседании, а также во время нахождения суда в совещательной комнате секретарь судебного заседания – помощник судьи или другой уполномоченный работник аппарата суда ставит запись судебного заседания на паузу. Перед продолжением судебного заседания запись с паузы снимается.
120. Секретарь судебного заседания – помощник судьи накануне дня судебного заседания производит запись в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, заполняя графы 1–4 (в графе 4 указывается фамилия судьи, у которого находится дело). Остальные графы заполняются после рассмотрения дела и получения его от судьи под расписку (графа 5) с указанием даты.
121. Определение суда об обеспечении иска является исполнительным документом и выдается взыскателю после его вынесения.
Определения судов о применении меры по обеспечению иска в виде временного ограничения права ответчика на выезд из Республики Беларусь исполняются в порядке, предусмотренном Положением о банке данных о гражданах Республики Беларусь, право на выезд которых из Республики Беларусь временно ограничено, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 17 декабря 2007 г. № 643 «Об упрощении порядка выезда из Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 304, 1/9219).
Судебные постановления о наложении (снятии) арестов, запретов на земельные участки, капитальные строения, изолированные помещения, незавершенные законсервированные капитальные строения, машино-места направляются в целях государственной регистрации в территориальные организации по государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним по месту их нахождения.
122. Назначение дела об административном правонарушении к рассмотрению (кроме случаев, когда лицо, привлекаемое к административной ответственности, доставлено органом внутренних дел одновременно с представлением протокола об административном правонарушении) производится судьей с учетом необходимости обеспечения соблюдения предусмотренных законом сроков его разбирательства в соответствии со статьей 11.2 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
123. В целях обеспечения своевременного и правильного рассмотрения дела и исполнения постановлений по делу об административном правонарушении судом могут быть применены меры обеспечения административного процесса (привод; удаление из помещения, в котором рассматривается дело об административном правонарушении; наложение ареста на имущество).
Постановления о приводе, наложении ареста на имущество подлежат немедленному исполнению. Копия постановления о приводе не позднее следующего дня направляется уполномоченному органу внутренних дел по месту жительства лица, подвергнутого приводу, для осуществления привода.
Исполнительный документ, подлежащий выдаче сразу после вынесения судебного постановления о наложении ареста на имущество, не позднее следующего дня направляется для исполнения в соответствующий орган принудительного исполнения.
124. Участники административного процесса вызываются в суд судебной повесткой, которая вручается им под расписку, а в случае их временного отсутствия – совершеннолетнему члену семьи, нанимателю, с которым они состоят в трудовых отношениях, администрации учреждения образования, в котором они проходят обучение. Вызов лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста, производится через их родителей или иных законных представителей.
В судебной повестке указывается, кто и в качестве кого вызывается, куда и к кому, время явки, а также последствия неявки без уважительных причин.
Вызов участников административного процесса может быть сделан судебной повесткой, высылаемой по почте, телефонограммой или с использованием иных средств связи.
Направление судебной повестки по почте осуществляется заказным письмом с обратным уведомлением о вручении.
Лицо, в отношении которого ведется административный процесс, вызывается в суд судебной повесткой по делу об административном правонарушении по форме согласно приложению 44 к настоящей Инструкции. Другие лица, участвующие в административном процессе, вызываются в суд судебной повесткой по форме согласно приложению 45 к настоящей Инструкции.
В случае уклонения лица, в отношении которого ведется административный процесс, потерпевшего, свидетеля от явки в суд выносится постановление о приводе указанных лиц, исполнение которого осуществляется уполномоченными лицами органов внутренних дел с соблюдением правил, установленных статьей 8.12 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
Уклонение от явки в суд, заведомо ложное объяснение свидетеля или потерпевшего, либо заведомо ложное заявление о совершении административного правонарушения, либо заведомо ложное заключение эксперта, либо сделанный переводчиком заведомо неправильный перевод по делу об административном правонарушении, несообщение либо непредставление доказательств в суд, а равно несообщение о перемене адреса влекут за собой применение мер административной ответственности, предусмотренной Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях. Протоколы об указанных правонарушениях составляются секретарем судебного заседания – помощником судьи в соответствии с пунктом 4 части 2 статьи 3.30 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
125. Жалобы на действия и решения судьи, должностного лица органа, ведущего административный процесс, поданные в соответствии с главой 7 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, регистрируются в журнале регистрации жалоб на действия и решения судьи, должностного лица органа, ведущего административный процесс, по форме согласно приложению 46 к настоящей Инструкции.
По результатам рассмотрения жалобы на действия и решения судьи, должностного лица органа, ведущего административный процесс, выносится постановление, которое вместе с жалобой приобщается к соответствующему делу об административном правонарушении.
Копия решения по жалобе в течение трех суток высылается лицу, подавшему жалобу.
ГЛАВА 8
ОФОРМЛЕНИЕ УГОЛОВНЫХ И ГРАЖДАНСКИХ ДЕЛ, ДЕЛ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ ПОСЛЕ ИХ РАССМОТРЕНИЯ
126. Если производство по уголовному делу прекращено в предварительном судебном заседании, секретарь судебного заседания – помощник судьи передает его секретарю суда. По истечении десятидневного срока на обжалование, исчисляемого со дня получения копии постановления соответствующими лицами, и при непоступлении в этот срок частных жалоб или протеста секретарь суда изымает заполненные судьей статистические карточки на лиц, обвинявшихся по данному делу, и оформляет дело для сдачи в архив.
Копия постановления о прекращении производства по делу направляется лицам и организациям, указанным в статье 279 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь.
127. После рассмотрения дела или отложения его разбирательства на другое время секретарь судебного заседания – помощник судьи отмечает на судебных повестках лиц, вызванных в суд, время их фактического пребывания в суде (время явки и ухода), заверяет эту отметку своей подписью и штампом суда.
После рассмотрения уголовного дела с участием народных заседателей или отложения его разбирательства на другое время, секретарь судебного заседания – помощник судьи отмечает на извещении время участия в судебном разбирательстве, а также время, затраченное для подготовки к рассмотрению дела, заверяет эту отметку своей подписью с проставлением штампа суда, а также делает отметку в журнале учета дел, рассмотренных с участием народных заседателей.
128. Если в судебном заседании по гражданскому или уголовному делу использовалась звуко- или видеозапись, система видеоконференцсвязи, специалист в сфере информационных технологий после окончания судебного заседания:
производит запись фонограммы с комплекса звукозаписи на электронный носитель информации;
осуществляет проверку качества записи и сохранения целостности данных при их копировании.
В случае положительного результата проверки качества записи и целостности данных электронный носитель информации с записью фонограммы судебного заседания передается секретарю судебного заседания – помощнику судьи или другому уполномоченному работнику аппарата суда.
Секретарь судебного заседания – помощник судьи или другой уполномоченный работник аппарата суда:
осуществляет проверку фонограммы на электронном носителе информации на предмет принадлежности соответствующему делу путем выборочного прослушивания;
упаковывает электронный носитель информации в конверт способом, исключающим его повреждение или утрату;
маркирует конверт и электронный носитель информации следующим образом:
регистрационный номер дела;
дата судебного заседания;
объем (Mb) фонограммы звукозаписи;
фамилия, имя, отчество и подпись секретаря судебного заседания – помощника судьи или другого уполномоченного работника аппарата суда.
Конверт с электронным носителем информации секретарем судебного заседания – помощником судьи или другим уполномоченным работником аппарата суда приобщается к материалам дела и хранится вместе с делом постоянно.
При проведении аудиофиксации с использованием диктофона секретарь судебного заседания – помощник судьи либо другой уполномоченный сотрудник аппарата суда передает диктофон специалисту в сфере информационных технологий для осуществления копирования на электронный носитель информации и создания резервной копии фонограммы на серверном оборудовании.
Проверка качества записи, сохранения целостности данных при их копировании и принадлежности к соответствующему делу, маркировка конверта и электронного носителя информации производится специалистом в сфере информационных технологий и секретарем судебного заседания – помощником судьи либо другим уполномоченным работником аппарата суда аналогично, как и для фонограммы, записанной посредством комплекса звукозаписи.
После копирования фонограммы на электронный носитель информации резервная копия файла хранится в суде первой инстанции в течение двух лет со дня проведения судебного заседания на серверном оборудовании. При отсутствии технической возможности хранения фонограмм на серверном оборудовании следует организовать их хранение на отдельно выделенном для этих целей компьютере. По истечении срока хранения удаление файлов производится специалистом в сфере информационных технологий.
Электронный носитель информации уничтожается вместе с делом по окончании срока хранения дела.
129. Порядок составления протокола судебного заседания, ознакомления с ним, подачи и рассмотрения замечаний на протокол судебного заседания установлен статьями 308–310 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, статьей 11.8 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, статьями 174–176 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь.
Номера листов протокола судебного заседания (помимо общей нумерации листов уголовного, гражданского дела или дела об административном правонарушении) должны быть проставлены в центре верхнего колонтитула. На протоколе судебного заседания дополнительно ставится дата его составления, после чего он подписывается секретарем судебного заседания – помощником судьи и судьей. Председательствующий по делу несет ответственность за правильное и своевременное составление протокола секретарем судебного заседания – помощником судьи.
Замечания на протокол судебного заседания и постановление (определение), вынесенное по результатам их рассмотрения, приобщаются к протоколу судебного заседания.
130. После рассмотрения гражданского, уголовного дела или дела об административном правонарушении и постановления судом приговора, вынесения решения, определения или постановления секретарь судебного заседания – помощник судьи:
подшивает в дело документы в хронологическом порядке: постановления, определения и переписку, предшествующую судебному разбирательству, затем все документы, приобщенные к делу в ходе судебного разбирательства, в порядке их поступления, протокол судебного заседания, проверенный и подписанный судьей и самим секретарем судебного заседания – помощником судьи, приговор, решение, определение, постановление суда. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист;
нумерует листы дела (нумерация листов дела в обязательном порядке должна быть выполнена в правом верхнем углу листа шариковой или гелевой ручкой) и составляет за своей подписью внутреннюю опись находящихся в деле документов, а по делам с предварительным расследованием уголовного дела продолжает внутреннюю опись, составленную органами уголовного преследования;
прилагает к делу заполненные судьей статистические карточки на осужденных, оправданных и лиц, дела в отношении которых прекращены, а также лиц, признанных невменяемыми, к которым применены принудительные меры медицинского характера. Учетно-статистические карточки составляются и подписываются председательствующим по делу;
делает отметку в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;
незамедлительно предоставляет материалы дела, по которому судебные решения подлежат немедленному исполнению, в канцелярию для выписки исполнительных листов секретарем суда;
сдает дела в канцелярию по журналу учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании в сроки, указанные в пункте 132 настоящей Инструкции.
131. Протокол судебного заседания по делу об административном правонарушении должен соответствовать требованиям, установленным в части 2 статьи 11.8 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
Секретарь судебного заседания – помощник судьи должен составить протокол судебного заседания не позднее трех суток со дня вынесения постановления по делу об административном правонарушении, обязан совершить все действия по оформлению дела и передать секретарю суда. По делам, по которым постановление вступает в законную силу немедленно, секретарь судебного заседания – помощник судьи должен выполнить все действия в день вынесения постановления и передать дело секретарю суда.
Если лицо, в отношении которого ведется административный процесс, при рассмотрении дела об административном правонарушении полностью признает свою вину, не заявляет о необходимости исследования доказательств, ведение протокола судебного заседания необязательно.
Судья обязан обеспечить лицу, в отношении которого ведется административный процесс, другим участникам административного процесса возможность ознакомиться с протоколом судебного заседания.
132. После совершения всех действий по оформлению дела, но не позднее пяти дней после рассмотрения гражданского дела либо не позднее десяти суток после рассмотрения уголовного дела секретарь судебного заседания – помощник судьи передает дело секретарю суда. Секретарь суда обязан тщательно проверить выполнение секретарем судебного заседания – помощником судьи всех действий по оформлению дела и расписаться в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в получении дела.
133. При совершении административного правонарушения в ходе судебного разбирательства по уголовным, гражданским или делам об административных правонарушениях протокол об административном правонарушении не составляется, делается соответствующая запись в протоколе судебного заседания и выносится постановление о наложении административного взыскания.
134. С приговора, решения или определения (постановления), вынесенных по делу, канцелярией суда снимаются копии, которые заверяются путем проставления ниже реквизита «Подпись» слова «Верно», указания должности судьи, заверившего копию, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.
Например:
|
Верно |
||
|
Судья суда Минского района |
Подпись |
С.П.Кашкан |
|
22.04.2018 |
Заверительную надпись удостоверяют печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Если копия судебного постановления изложена на нескольких листах, каждый лист удостоверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь либо эти листы могут быть прошнурованы и скреплены печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
В случаях, когда приговор, решение, определение (постановление) не вступили в законную силу, об этом делается отметка на выдаваемой копии.
135. Если обвиняемый приговорен к наказанию в виде общественных работ, исправительных работ, ограничения свободы, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью в качестве основного наказания, а также в случае осуждения с отсрочкой исполнения наказания, условным неприменением наказания и без назначения наказания, секретарь судебного заседания – помощник судьи отбирает подписку о явке обвиняемого в уголовно-исполнительную инспекцию по форме согласно приложению 47 к настоящей Инструкции.
136. При оправдании обвиняемого либо при постановлении обвинительного приговора, предусмотренного пунктами 2–4 части 2 статьи 355 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, а также с назначением уголовного наказания в виде общественных работ, штрафа, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, исправительных работ, ограничения свободы в отношении обвиняемого, освобожденного из-под стражи в зале суда, копия приговора направляется начальнику соответствующего места предварительного заключения немедленно после рассмотрения дела.
Если обвинительный или оправдательный приговор вынесен в отношении нескольких лиц, то начальнику места предварительного заключения должно быть послано столько копий приговоров, сколько было осужденных или оправданных, находящихся под стражей.
Если обвиняемый подлежит заключению под стражу в зале суда, то копия приговора с сопроводительным письмом на имя начальника места предварительного заключения вручается начальнику конвойного подразделения под расписку.
В исключительных случаях, когда изготовление копии приговора немедленно по рассмотрению дела невозможно (ночное время, выездная сессия, большой объем приговора), допускается замена копии приговора выпиской из резолютивной части приговора на каждого обвиняемого.
137. Копия приговора должна быть вручена под расписку обвиняемому, защитнику, государственному и частному обвинителям не позднее пяти суток после провозглашения приговора согласно статье 367 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь. В тот же срок копия приговора вручается потерпевшему, гражданскому истцу, гражданскому ответчику, представителям, если в суд поступила просьба от указанных лиц.
В целях обеспечения возможности обжалования приговора потерпевшему, который не участвовал в судебном заседании, направляется извещение в письменной форме о состоявшемся приговоре с разъяснением права на получение его копии, порядка и срока обжалования.
О дате вручения копии приговора обвиняемому секретарь судебного заседания – помощник судьи делает соответствующую отметку в учетно-статистической карточке.
Не позднее пяти суток со дня постановления приговора по делу ускоренного производства без судебного разбирательства его копия должна быть вручена судом обвиняемому, а также прокурору, направившему уголовное дело в суд. Защитнику, если он участвовал в деле, потерпевшему, гражданскому истцу, гражданскому ответчику и их представителям в этот же срок судом направляется уведомление о принятом по уголовному делу решении, а при поступлении от них соответствующей просьбы – вручается копия приговора.
138. Сторонам и другим лицам, участвующим в деле, не явившимся в судебное заседание, копии решения суда и определения (постановления) о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении иска без рассмотрения высылаются в обязательном порядке не позднее трехдневного срока после заслушивания дела.
Копия заочного решения суда высылается ответчику, истцу и другим юридически заинтересованным в исходе дела лицам, не присутствовавшим в судебном заседании, не позднее трех дней со дня принятия этого решения с уведомлением о ее вручении.
В остальных случаях копии решений, определений и постановлений суда выдаются сторонам только по их просьбе, а при повторной выдаче – с оплатой государственной пошлины в соответствии с приложением 14 к Налоговому кодексу Республики Беларусь.
139. Копия постановления по делу об административном правонарушении по ходатайству лица, в отношении которого оно вынесено, потерпевшего, их представителей, защитника канцелярией суда вручается им под расписку не позднее следующего рабочего дня после поступления ходатайства, а в случае наложения административного взыскания в виде административного ареста либо депортации – в день поступления ходатайства.
Копия постановления по делу об административном правонарушении в течение пяти дней должна быть вручена или выслана заказным письмом лицу, в отношении которого оно вынесено, в случае отсутствия указанного лица при рассмотрении дела об административном правонарушении либо по его ходатайству направлена посредством факсимильной, электронной или другой связи, в том числе с использованием глобальной компьютерной сети Интернет, а также органу, направившему дело об административном правонарушении на рассмотрение в суд.
В случае первичного обращения лица, в отношении которого вынесено постановление по делу об административном правонарушении, за получением копии постановления по делу об административном правонарушении с соблюдением требований, предусмотренных пунктом 134 настоящей Инструкции, после получения им копии постановления, направленной посредством факсимильной, электронной или другой связи, в том числе с использованием глобальной компьютерной сети Интернет, государственная пошлина за выдачу копии судебного постановления не взимается. При повторном обращении – копия постановления по делу об административном правонарушении выдается при оплате государственной пошлины в соответствии с приложением 14 к Налоговому кодексу Республики Беларусь.
140. Мотивировочная часть решения составляется при наличии оснований, указанных в статье 305 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, в семидневный срок со дня подачи заявления об этом и (или) поступления апелляционной жалобы или апелляционного протеста на решение (статья 312 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь) и в трехдневный срок со дня ее составления направляется юридически заинтересованным в исходе дела лицам заказными письмами.
На заявлении о составлении мотивировочной части делается отметка о времени его поступления в суд.
Учет решений с мотивировочной частью производится в журнале учета решений с мотивировочной частью по гражданским делам по форме согласно приложению 49 к настоящей Инструкции назначенным для этого работником канцелярии.
Мотивировочная часть постановления по делу об административном правонарушении составляется при наличии оснований, указанных в части 11 статьи 11.9 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
На заявлении о составлении мотивировочной части делается отметка о времени его поступления в суд.
В случаях, указанных в пунктах 2 и 3 части 11 статьи 11.9 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, мотивировочная часть постановления составляется в трехдневный срок со дня поступления заявления, жалобы (протеста) в виде отдельного документа, содержащего указание на соответствующее постановление по делу об административном правонарушении и подписывается судьей, вынесшим постановление. В течение указанного срока копия мотивировочной части постановления должна быть вручена или выслана заказным письмом лицу, подавшему заявление о ее составлении либо жалобу на постановление по делу об административном правонарушении, а также направлена прокурору, принесшему протест.
Учет постановлений с мотивировочной частью производится в журнале учета постановлений с мотивировочной частью по делам об административных правонарушениях.
141. Документы, предназначенные для использования за границей, оформляются с соблюдением следующих правил:
141.1. документы, предназначенные для использования за границей, должны быть оформлены с соблюдением правил делопроизводства, напечатаны на качественной бумаге формата A4. Не разрешается прочеркивать не заполненные до конца строки и другие свободные места на документе. На документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов, неоговоренных исправлений;
141.2. документ, состоящий из двух и более листов, должен быть прошит ниткой белого либо красного цвета, листы пронумерованы. Количество прошитых листов должно быть заверено подписью лица, выдавшего документ, и скреплено печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь;
141.3. при свидетельствовании верности копии документа не допускается использование мастичных штампов, а также нанесение дополнительных надписей (сведений), не относящихся к содержанию документа.
Копия документа должна быть заверена в соответствии с требованиями пункта 134 настоящей Инструкции;
141.4. копии судебных постановлений и выдаваемые судом исполнительные листы заверяются подписями председателя суда, его заместителя или судьи, председательствовавшего по делу, удостоверенными печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь. При этом копия судебного постановления (выписка из него) должна обязательно содержать сведения о его вступлении в законную силу;
141.5. оттиск печати проставляется на свободном месте документа, не затрагивая его текста и подписи должностного лица.
142. Если разбирательство уголовного или гражданского дела было отложено и назначено на другой день, то явившимся в судебное заседание лицам, кроме обвиняемых, содержащихся под стражей, вручаются судебные повестки о вызове в суд либо объявляется об этом под расписку на отдельном листе, приобщенном к протоколу судебного заседания, с разъяснением последствий неявки.
Лицам, не присутствовавшим в судебном заседании, вызов которых суд признал необходимым, секретарь судебного заседания – помощник судьи направляет не позднее чем на следующий день судебные повестки.
Для доставки в суд обвиняемых, содержащихся под стражей, судом оформляется заявка на конвоирование в порядке, указанном частью пятой пункта 112 настоящей Инструкции.
143. При вынесении определения (постановления) о приостановлении производства по уголовному делу для розыска обвиняемого копия определения (постановления) о розыске обвиняемого направляется канцелярией суда прокурору для организации розыска. В случае, если у разыскиваемого обвиняемого остаются дети без попечения родителей, о его розыске не позднее следующего дня после принятия решения суд уведомляет управление (отдел) образования районного, городского исполнительного комитета, местной администрации района в городе по его месту жительства для обеспечения государственной защиты детей.
При вынесении постановления о приостановлении производства по гражданскому делу для розыска ответчика копия постановления канцелярией суда направляется в орган внутренних дел по последнему известному месту жительства ответчика для организации розыска.
Копия определения суда о назначении экспертизы и приостановлении производства по гражданскому делу либо по делу об административном правонарушении и материалы соответствующих дел направляются канцелярией суда в экспертное учреждение, в котором должна быть проведена экспертиза, в течение трех дней по истечении срока, предоставленного для обжалования данного определения (постановления). Копия сопроводительного письма о направлении определения о назначении экспертизы подшивается в дело.
При получении судом из экспертного учреждения ходатайства эксперта о предоставлении дополнительных материалов либо уведомления о назначении даты осмотра объекта экспертного исследования судья не позднее следующего рабочего дня уведомляет об этом лиц, участвующих в деле, путем направления извещения заказным письмом либо вызывает их для ознакомления с ходатайством (уведомлением).
После ознакомления с ходатайством (уведомлением) вызванные лица проставляют на нем отметку «Ознакомлен», подпись, дату. Об ознакомлении сторон с ходатайством (уведомлением) судья письменно извещает эксперта.
144. В день принятия судьей решения об отложении судебного разбирательства или приостановлении производства по делу секретарь судебного заседания – помощник судьи проставляет отметку в учетно-статистической карточке о причинах отложения либо приостановления производства по делу.
ГЛАВА 9
ПРИЕМ И УЧЕТ АПЕЛЛЯЦИОННЫХ ЖАЛОБ И (ИЛИ) АПЕЛЛЯЦИОННЫХ ПРОТЕСТОВ (ЧАСТНЫХ ЖАЛОБ И (ИЛИ) ЧАСТНЫХ ПРОТЕСТОВ), ИНЫХ ЖАЛОБ НА СУДЕБНЫЕ ПОСТАНОВЛЕНИЯ
145. На поступивших жалобах и протестах делается отметка о времени поступления их в суд лицом, принявшим жалобу или протест.
К жалобе, протесту, полученным по почте, приобщается конверт для определения даты их подачи.
Учет и регистрация частных жалоб и (или) частных протестов производится в порядке, установленном настоящей главой для подачи и рассмотрения апелляционных жалоб и (или) апелляционных протестов.
146. После регистрации апелляционные жалобы и (или) апелляционные протесты передаются судьям под подпись в журнале учета апелляционных жалоб и (или) апелляционных протестов по гражданским делам по форме согласно приложению 23 к настоящей Инструкции для рассмотрения.
В случае вынесения судьей определения об отказе в принятии апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста по гражданскому делу его копия и жалоба (протест) со всеми приложенными к ней (нему) документами не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения соответствующего определения канцелярией суда направляются заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу, или прокурору, принесшему протест.
К материалам дела подшиваются определение об отказе в принятии апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста, копия жалобы (протеста), копии всех приложенных к ней (нему) документов и копия сопроводительного письма.
Если судьей разрешался вопрос о восстановлении срока на обжалование решения в апелляционном порядке, возврат апелляционной жалобы (протеста) лицу, ее подавшему, производится после вступления определения об отказе в восстановлении пропущенного срока в законную силу.
В случае вынесения судьей определения об оставлении апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста без движения по гражданскому делу его копия не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения соответствующего определения направляется заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу, или прокурору, принесшему протест.
Апелляционные жалобы и (или) апелляционные протесты, оставленные без движения, канцелярией суда хранятся вместе с определением судьи об оставлении их без движения в отдельной папке. Если лицо, подавшее апелляционную жалобу, или прокурор, принесший апелляционный протест, в установленный срок не выполнят указания, содержащиеся в определении, апелляционная жалоба и (или) апелляционный протест со всеми приложенными к ней (нему) документами канцелярией суда возвращаются с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу, или прокурору, принесшему протест.
К материалам дела подшивается определение об оставлении апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста без движения, копия жалобы (протеста), копии всех приложенных к ней (нему) документов и сопроводительных писем.
147. Не позднее следующего дня после принятия апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста по гражданскому делу судом первой инстанции уведомляются юридически заинтересованные в исходе дела лица, а также иные лица, если суд вынес решение об их правах и обязанностях, извещением (о подаче жалобы, принесении протеста) по форме 1 согласно приложению 54 к настоящей Инструкции.
Вышеуказанным лицам вместе с извещением должна быть направлена копия апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста и прилагаемые к ним письменные материалы.
Поступившие в суд возражения на апелляционную жалобу и (или) апелляционный протест с приложением к ним письменных материалов, а также дополнения, изменения апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста, заявления о присоединении к апелляционной жалобе, поступившие в пределах срока апелляционного обжалования, подшиваются в дело. Копии указанных документов и приложенных к ним письменных материалов не позднее следующего рабочего дня направляются юридически заинтересованным в исходе дела лицам, а также иным лицам, если суд вынес решение об их правах и обязанностях.
В случае отказа от апелляционной жалобы лица, ее подавшего, или отзыва апелляционного протеста прокурором, его внесшим, копия определения о возврате апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста со всеми приложенными к ней (нему) документами не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения соответствующего определения канцелярией суда направляются заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу, или прокурору, принесшему протест. Об отказе от жалобы или отзыве протеста в трехдневный срок с момента вынесения определения извещаются юридически заинтересованные в исходе дела лица.
К материалам дела подшивается определение о возврате апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста, копия жалобы (протеста), копии всех приложенных к ней (нему) документов и сопроводительных писем.
148. По истечении срока, установленного для подачи апелляционной жалобы и (или) принесения апелляционного протеста, работник канцелярии должен направить гражданское дело с жалобой или протестом в суд апелляционной инстанции с сопроводительным письмом, подписанным председателем суда или его заместителем и судьей, председательствовавшим в судебном заседании по данному делу. В случае длительного отсутствия судьи, председательствовавшего в судебном заседании (болезнь, отпуск, учеба и другие уважительные причины), сопроводительное письмо о направлении гражданского дела в суд апелляционной инстанции может быть подписано только председателем суда или его заместителем.
В случае, если возражения на апелляционную жалобу и (или) апелляционный протест с приложением к ним письменных материалов поступили после направления дела в суд апелляционной инстанции, возражения и приложенные к ним письменные материалы не позднее следующего дня досылаются в суд апелляционной инстанции с направлением их копий юридически заинтересованным в исходе дела лицам.
Дополнения, изменения апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста, заявления о присоединении к апелляционной жалобе, поданные после истечения срока апелляционного обжалования, канцелярией суда возвращаются с сопроводительным письмом лицу, их подавшему. К материалам дела подшиваются копии возвращенных документов с копией сопроводительного письма.
Секретарь суда отмечает в учетно-статистической карточке дату направления дела в апелляционную инстанцию, дату возвращения дела в суд и результаты рассмотрения дела по жалобе или протесту.
149. После регистрации апелляционные жалобы и (или) апелляционные протесты передаются судьям под подпись в журнале учета апелляционных жалоб и (или) апелляционных протестов по уголовным делам по форме согласно приложению 24 к настоящей Инструкции для рассмотрения.
В случае вынесения судьей постановления о возврате апелляционной жалобы или протеста для исправления недостатков по уголовному делу его копия с оригиналом жалобы или протеста не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения соответствующего постановления направляется заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу или принесшему протест.
К материалам дела подшивается постановление о возврате апелляционной жалобы или протеста для исправления недостатков и копия сопроводительного письма.
Апелляционное производство по уголовному делу начинается с момента принятия судьей апелляционной жалобы или протеста.
150. О подаче апелляционной жалобы, принесении протеста суд первой инстанции извещает обвиняемого и других участников уголовного процесса, интересов которых касается жалоба или протест, а также прокурора, участвовавшего в рассмотрении уголовного дела, извещением (о подаче жалобы, принесении протеста) по форме 2 согласно приложению 54 к настоящей Инструкции.
Обвиняемому по его просьбе вручается копия жалобы или протеста. Если в апелляционной жалобе потерпевшего, частного обвинителя, их представителей, апелляционном протесте прокурора содержится просьба об отмене или изменении приговора по основаниям, которые могут повлечь ухудшение положения обвиняемого, их копии вручаются обвиняемому, а копия протеста также и потерпевшему независимо от его просьбы.
Возражения, поступившие на жалобу или протест по уголовному делу, приобщаются к делу или направляются в дополнение к делу в течение суток в соответствии со статьей 373 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь.
Об отзыве жалобы или протеста извещаются участники уголовного процесса, интересов которых это касается.
151. По истечении срока, установленного для обжалования или опротестования приговора, работник канцелярии должен направить не позднее одного месяца уголовное дело, рассмотренное в сокращенном порядке, иные дела – не позднее трехмесячного срока в суд апелляционной инстанции с сопроводительным письмом, составленным согласно форме приложения 52 к настоящей Инструкции, подписанным председателем суда или его заместителем и судьей, председательствовавшим в судебном заседании по данному делу, и назначить его рассмотрение в суде апелляционной инстанции в пределах месячного срока со дня направления. В случае длительного отсутствия судьи, председательствующего в судебном заседании (болезнь, отпуск, учеба и другие уважительные причины), сопроводительное письмо о направлении уголовного дела в суд апелляционной инстанции может быть подписано только председателем суда или его заместителем.
По уголовному делу стороны не менее чем за 5 суток до рассмотрения уголовного дела в апелляционном порядке должны быть извещены о месте и времени его рассмотрения путем направления копии сопроводительного письма, составленного согласно форме приложения 52 к настоящей Инструкции.
Секретарь суда отмечает в учетно-статистической карточке дату направления дела в апелляционную инстанцию, дату возвращения дела в суд и результаты рассмотрения дела по жалобе или протесту.
Направляя в вышестоящий суд уголовное дело с апелляционной жалобой, протестом, канцелярия суда должна направить вместе с делом заполненные судьей статистические карточки на всех лиц, которые по этому делу были осуждены, оправданы или дело в отношении которых было прекращено, лиц, признанных судом невменяемыми, уменьшенно вменяемыми, к которым применены принудительные меры безопасности и лечения.
152. Регистрация дел об административных правонарушениях, поступивших с жалобами или протестами на не вступившие в законную силу постановления органов, ведущих административный процесс, осуществляется в день их поступления работником канцелярии суда на учетно-статистических карточках на дело об административном правонарушении, поступившее с жалобой (протестом), по форме согласно приложению 11 к настоящей Инструкции.
Работником суда, уполномоченного рассматривать жалобу, с учетом положений частей второй и третьей пункта 72 настоящей Инструкции осуществляется проверка информации, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины.
После регистрации дела об административных правонарушениях, поступившие с жалобами и (или) протестами, передаются судьям под подпись в журнале выдачи дел по форме согласно приложению 53 к настоящей Инструкции.
153. Копия постановления о возврате жалобы (протеста) в связи с пропуском срока обжалования и опротестования постановления по делу об административном правонарушении и жалоба со всеми приложенными к ней документами не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения соответствующего постановления направляются заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу.
В случае вынесения судьей постановления о возврате жалобы для устранения недостатков его копия и жалоба со всеми приложенными к ней документами не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения соответствующего постановления направляются заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу.
К материалам дела подшивается постановление об устранении недостатков, копия жалобы, копии всех приложенных к ней документов и сопроводительных писем.
О подаче жалобы, принесении протеста на не вступившее в законную силу постановление органа, ведущего административный процесс, по делу об административном правонарушении, а также о времени рассмотрения дела в районном (городском) суде извещаются по форме согласно приложению 55 к настоящей Инструкции: лицо, в отношении которого вынесено постановление, потерпевшие, их представители, защитник, прокурор, принесший протест, а по делам о прекращении дела об административном правонарушении – и руководитель органа, направившего дело об административном правонарушении на рассмотрение в суд.
О подаче жалобы, принесении протеста на не вступившее в законную силу постановление о наложении административного взыскания в виде административного ареста либо депортации, а также о времени рассмотрения дела в районном (городском) суде вышеуказанные лица извещаются немедленно.
Работником канцелярии составляется список дел по форме согласно приложению 48 к настоящей Инструкции, который вывешивается на информационном стенде не позднее чем за трое суток до рассмотрения дела.
После рассмотрения жалобы (протеста) на не вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении копия решения по жалобе (протесту) в течение трех суток ответственным работником суда направляется лицу, в отношении которого оно вынесено, а также органу, направившему жалобу на постановление по делу об административном правонарушении, лицу (органу), подавшему жалобу на постановление по делу об административном правонарушении, а потерпевшему – по его просьбе. О результатах рассмотрения протеста в тот же срок сообщается прокурору.
Жалоба (протест) с информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины, оригиналы процессуальных документов, заявлений, ходатайств, извещений, сопроводительных писем и других документов, представленных при рассмотрении жалобы (протеста), приобщаются к материалам дела об административном правонарушении. Дело об административном правонарушении подлежит возврату органу, его направившему.
В наряд ответственным работником суда помещаются: копия жалобы (протеста), копии обжалованных (опротестованных) постановлений, копия мотивировочной части постановления по делу об административном правонарушении, копия решения по жалобе (протесту) на постановление по делу об административном правонарушении, второй экземпляр сопроводительного письма о возврате дела об административном правонарушении.
154. Жалобы (протесты) на вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях регистрируются уполномоченным работником суда с проставлением штампа, с указанием даты и входящего номера. Затем передаются председателю суда или его заместителю для резолюции.
С резолюцией жалобы (протесты) на вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях передаются уполномоченному работнику канцелярии, отвечающему за ведение делопроизводства по делам об административных правонарушениях.
Уполномоченным работником канцелярии жалобы (протесты) на вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях регистрируются в журнале регистрации жалоб (протестов) на вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях и дел, истребованных по жалобам, по форме согласно приложению 81 к настоящей Инструкции.
На каждую жалобу (протест) заводится алфавитная карточка по жалобе (протесту) на вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении по форме согласно приложению 82 к настоящей Инструкции.
На поступившей жалобе (протесте) ставится номер, который состоит из индекса, буквенного обозначения категории дела («а» – дело об административном правонарушении) и порядкового номера по журналу регистрации жалоб (протестов). Например, при регистрации жалобы ставится номер 11-а-21 или протеста 11-а(пр)-21.
Такой же номер указывается в алфавитной карточке, учетно-статистической карточке и на обложке истребованного по жалобе дела.
Регистрация дел об административных правонарушениях, истребованных для рассмотрения жалобы или поступивших с протестами на вступившие в законную силу постановления органов, ведущих административный процесс, осуществляется работником канцелярии на учетно-статистических карточках на дело об административном правонарушении, поступившее с жалобой (протестом), по форме согласно приложению 11 к настоящей Инструкции.
Работником суда, уполномоченного рассматривать жалобу, с учетом положений частей второй и третьей пункта 72 настоящей Инструкции осуществляется проверка информации, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины.
После регистрации жалоба (протест) уполномоченным работником канцелярии передается судье под подпись в журнале выдачи дел по форме согласно приложению 53 к настоящей Инструкции.
155. Мотивированный отказ в пересмотре дела об административном правонарушении по жалобе (протесту) на вступившее в законную силу постановление ответственным работником суда высылается лицу, подавшему жалобу или принесшему протест.
Дело об административном правонарушении в случае его истребования подлежит возврату органу, его направившему.
В наряд ответственным работником суда помещаются: жалоба (протест) с информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины, копии обжалованных (опротестованных) постановлений, копия мотивировочной части постановления по делу об административном правонарушении (при их наличии), копия сообщения лицу, подавшему жалобу или принесшему протест, второй экземпляр сопроводительного письма о возврате дела об административном правонарушении (при истребовании дела).
В случаях, указанных в пунктах 2–5 части второй статьи 12.14 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, копия постановления в течение трех суток ответственным работником суда высылается лицу, в отношении которого оно вынесено, а также органу, ведущему административный процесс, вынесшему обжалованное постановление по делу об административном правонарушении, лицу (органу), подавшему жалобу на постановление по делу об административном правонарушении, прокурору, принесшему протест, потерпевшему.
Жалоба (протест) с информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины, оригиналы процессуальных документов, заявлений, ходатайств, извещений, сопроводительных писем и других документов, представленных при рассмотрении жалобы (протеста), приобщаются к материалам дела об административном правонарушении. Дело об административном правонарушении подлежит возврату органу, его направившему.
В наряд ответственным работником суда помещаются: копия жалобы (протеста), копии обжалованных (опротестованных) постановлений, копия мотивировочной части постановления по делу об административном правонарушении (при ее наличии), копия постановления, вынесенного по результатам рассмотрения жалобы (протеста), второй экземпляр сопроводительного письма о возврате дела об административном правонарушении.
Поступившие с жалобой документы подлежат возврату заявителям.
156. В случае поступления жалобы или протеста на не вступившее в законную силу постановление районного (городского) суда по делу об административном правонарушении дело об административном правонарушении по истечении срока, установленного для подачи жалобы либо принесения протеста, в течение трех суток вместе с жалобой направляется в вышестоящий суд.
Извещения о подаче жалобы, принесении протеста на не вступившее в законную силу постановление районного (городского) суда по делу об административном правонарушении, а также о времени рассмотрения дела в областном (Минском городском) суде направляются областными (Минским городским) судами.
ГЛАВА 10
ОБРАЩЕНИЕ К ИСПОЛНЕНИЮ ПРИГОВОРОВ, РЕШЕНИЙ, ОПРЕДЕЛЕНИЙ И ПОСТАНОВЛЕНИЙ СУДА
157. Приговоры, решения, определения и постановления суда обращаются к исполнению после вступления их в законную силу, кроме случаев немедленного исполнения.
Вся переписка по обращению к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений суда возлагается на канцелярию суда.
Обо всех действиях, связанных с обращением к исполнению приговора, решения, постановления или определения, делается отметка в справочном листе и на учетно-статистических карточках по уголовным и гражданским делам.
158. Контроль за обращением к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений суда осуществляется председателем суда, его заместителем и судьями, под председательством которых рассматривались дела.
Направляемые на исполнение копии приговоров, решений, определений и постановлений должны быть заверены в соответствии с требованиями пунктов 134, 300 настоящей Инструкции.
К копиям приговоров, решений, определений и постановлений, измененных при рассмотрении дела в апелляционном и надзорном порядке, прилагаются копии определений или постановлений апелляционной или надзорной инстанции.
159. Уголовное, гражданское дело или дело об административном правонарушении, оконченное производством, может быть сдано в архив только после резолюции председателя суда, его заместителя или судьи, председательствующего по делу.
160. В случае повторного рассмотрения дела после отмены судебного постановления с направлением дела на новое рассмотрение копия судебного постановления не позднее трех суток с момента его вынесения направляется в суд, отменивший предыдущее судебное постановление.
161. Исполнительный лист на основании судебных постановлений выдается взыскателю судом первой инстанции после вступления решения, приговора, определения, постановления в законную силу, кроме случаев немедленного исполнения, когда исполнительный лист выдается немедленно по вынесении судебного постановления.
Выдача исполнительного листа в судах производится по письменному заявлению взыскателя и только с разрешения председателя суда, его заместителя или судьи в день обращения взыскателя в суд.
В случае поступления заявления взыскателя о выдаче исполнительного листа по почте исполнительный лист направляется заказным письмом в течение трех суток со дня поступления заявления.
Заявление о выдаче исполнительного листа приобщается к материалам дела. О направлении исполнительного листа или выдаче его на руки взыскателю делается отметка в справочном листе.
В случае удовлетворения требований об уменьшении размера алиментов исполнительный лист выдается истцу по данному требованию с указанием в исполнительном документе о выдаче нового исполнительного листа взамен предшествующего.
162. Исполнительные листы заполняются четко и грамотно, помарки и исправления не допускаются.
В исполнительном листе, выданном судом, должны быть указаны:
наименование и адрес суда (фамилия и инициалы судьи), выдавшего исполнительный лист;
наименование и номер дела или материалов, на основании которых выдан исполнительный лист;
дата принятия судебного постановления, на основании которого выдан исполнительный лист;
дата вступления в законную силу судебного постановления, на основании которого выдан исполнительный лист, либо указание на его немедленное исполнение;
сведения о должнике и взыскателе;
резолютивная часть судебного постановления, на основании которого выдан исполнительный лист, содержащая требование о возложении на должника обязанности по передаче взыскателю денежных средств и (или) иного имущества либо по совершению в пользу взыскателя определенных действий или воздержанию от совершения определенных действий;
сведения о мерах по обеспечению иска, если таковые принимались;
дата выдачи исполнительного листа.
Под сведениями о должнике и взыскателе понимается:
в отношении гражданина, индивидуального предпринимателя – фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), их место жительства (место пребывания). В отношении должника, являющегося гражданином или индивидуальным предпринимателем, также должны быть указаны дата и место его рождения (при наличии сведений о месте рождения), данные документа, удостоверяющего его личность (идентификационный номер, серия (при их наличии), номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ), место работы (если оно известно), а в отношении должника, являющегося индивидуальным предпринимателем, кроме указанного – также регистрационный номер и дата государственной регистрации, учетный номер плательщика;
в отношении юридического лица, организации, не являющейся юридическим лицом, – их наименование и место нахождения, регистрационный номер и дата государственной регистрации, учетный номер плательщика или иной аналогичный номер, присвоенный в иностранном государстве;
в отношении Республики Беларусь, ее административно-территориальных единиц – наименование и адрес органа, уполномоченного выступать от их имени стороной исполнительного производства.
В исполнительном листе о взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, кроме сведений, предусмотренных частью второй настоящего пункта, указываются фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) и дата рождения каждого ребенка, на содержание которого присуждены алименты, размер платежей, взыскиваемых ежемесячно с должника, и срок их взыскания.
Если до выдачи исполнительного листа предоставлены отсрочка или рассрочка исполнения судебного постановления, на основании которого выдается исполнительный лист, то в исполнительном листе указывается, с какого времени начинается течение срока исполнения требований, содержащихся в этом исполнительном листе.
В исполнительном листе могут быть указаны и другие сведения, необходимые для его исполнения.
Исполнительный лист, выданный судом, подписывается судьей и заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Запись в исполнительном документе производится, как правило, с помощью технических средств.
163. Если исполнение судебного постановления должно быть произведено в различных местах либо когда судебное постановление вынесено в пользу нескольких истцов или против нескольких ответчиков, суд может по просьбе взыскателей либо по представлению судебного исполнителя выдать несколько исполнительных листов с точным указанием части, подлежащей исполнению по данному листу.
При взыскании денежных сумм с солидарных ответчиков может быть выдано несколько исполнительных листов по числу солидарных ответчиков. В каждом исполнительном листе должны быть указаны его номер, общая сумма взыскания и перечислены все ответчики с указанием на их солидарную ответственность.
При субсидиарной ответственности одного из должников исполнительный лист о взыскании с субсидиарного должника выдается после представления взыскателем доказательств невозможности взыскания всей присужденной суммы с основного должника.
164. Исполнительный лист выдается взыскателю на основании вступивших в законную силу решений, определений судов по гражданским делам, а также мировых соглашений, соглашений о детях, утвержденных судом, брачных договоров, соглашений о содержании своих несовершеннолетних и (или) нуждающихся в помощи нетрудоспособных совершеннолетних детей и других актов, если это предусмотрено законодательством.
165. Исполнительные листы выдаются после вынесения судебного постановления по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению:
о взыскании алиментов;
о взыскании расходов, затраченных государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении;
о взыскании периодических платежей в возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина;
о взыскании заработной платы, но не более чем за один месяц;
о восстановлении на работе незаконно уволенного или переведенного работника;
о трудоустройстве лица, обязанного возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, неработающего либо работающего, но не в полном объеме в течение шести месяцев возмещающего в добровольном порядке по его заявлению указанные расходы (статья 313 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь);
а также в других случаях, предусмотренных статьей 314 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, если суд допустит немедленное исполнение.
Выдача исполнительного листа осуществляется в порядке, установленном частями второй–четвертой пункта 161 настоящей Инструкции.
166. Заявление о выдаче исполнительного документа на принудительное исполнение решения третейского суда подается стороной, в пользу которой вынесено решение, в суд по месту жительства (месту пребывания) или месту нахождения должника либо по месту нахождения имущества должника, если место жительства (место пребывания) или место нахождения должника неизвестны. Подача заявления о выдаче исполнительного документа осуществляется с учетом общих правил о подведомственности, установленных соответственно гражданским процессуальным законодательством Республики Беларусь.
К заявлению о выдаче исполнительного документа прилагаются:
оригинал либо копия решения третейского суда. Копия решения постоянно действующего третейского суда заверяется председателем этого суда, копия решения третейского суда для разрешения конкретного спора подлежит нотариальному удостоверению;
оригинал либо копия третейского соглашения, заключенного в соответствии с главой 2 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «О третейских судах» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 83, 2/1853);
оригинал либо копия платежного документа, подтверждающего уплату государственной пошлины в порядке и размере, установленных законодательными актами Республики Беларусь;
доказательства, подтверждающие факт неисполнения другой стороной решения третейского суда в установленный срок;
документ, подтверждающий полномочия представителя стороны, ходатайствующей о выдаче исполнительного документа, на подписание заявления (при подписании заявления представителем).
Заявление о выдаче исполнительного документа может быть подано в течение шести месяцев со дня окончания срока добровольного исполнения решения третейского суда.
Заявление о выдаче исполнительного документа, поданное по истечении установленного срока либо с нарушением требований, предусмотренных частями второй и третьей настоящего пункта, возвращается судом без рассмотрения, о чем выносится определение, которое может быть обжаловано в порядке, установленном Гражданским процессуальным кодексом Республики Беларусь.
Пропущенный срок подачи заявления о выдаче исполнительного документа может быть восстановлен судом в случае признания причин пропуска уважительными.
Заявление о выдаче исполнительного документа должно быть рассмотрено в течение одного месяца со дня его поступления в суд.
По результатам рассмотрения заявления о выдаче исполнительного документа суд выносит определение о выдаче исполнительного документа либо об отказе в выдаче исполнительного документа.
Определения суда о выдаче исполнительного документа либо об отказе в выдаче исполнительного документа могут быть обжалованы в порядке, установленном Гражданским процессуальным кодексом Республики Беларусь.
167. По делам приказного производства копия определения о судебном приказе в течение трех дней после вынесения направляется должнику с уведомлением о вручении.
Уведомление должника о вынесении в отношении его определения о судебном приказе о взыскании расходов, затраченных государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, направляется судом по последнему известному месту жительства этого лица и считается надлежащим. Если от должника в десятидневный срок поступят возражения против заявленного требования, судья отменяет определение о судебном приказе, о чем выносит соответствующее определение. Копии определения об отмене определения о судебном приказе направляются сторонам не позднее трех дней после его вынесения.
При непоступлении от должника возражений в десятидневный срок со дня получения копии определения о судебном приказе, судья выдает взыскателю определение о судебном приказе с указанием даты вступления его в законную силу, заверенное печатью суда с изображением Государственного герба Республики Беларусь, для предъявления его к исполнению.
168. Для взыскания государственной пошлины с должника в доход государства отдельный экземпляр определения о судебном приказе с указанием даты вступления его в законную силу, заверенный печатью суда с изображением Государственного герба Республики Беларусь, направляется в налоговый орган.
Исполнительные листы о взыскании государственных пошлин и иных сумм в доход государства направляются в трехдневный срок после вступления решений в законную силу в соответствующие налоговые инспекции, местные финансовые органы, финансовые органы администраций районов.
169. Судебное постановление о трудоустройстве лица, обязанного возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, неработающего либо работающего, но не в полном объеме в течение шести месяцев возмещающего в добровольном порядке по его заявлению указанные расходы, либо прекратившего нахождение в лечебно-трудовом профилактории или освобожденного из мест лишения свободы и подлежащего трудоустройству, выносится один раз, приобщается к исполнительному документу и является его неотъемлемой частью.
Судебное постановление о трудоустройстве в течение трех рабочих дней после его вынесения направляется в орган внутренних дел и комитет по труду, занятости и социальной защите Минского городского исполнительного комитета, управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите городского, районного исполнительных комитетов по месту жительства лица, указанного в части первой настоящего пункта, а в случае, когда его место жительства отсутствует, – по последнему известному месту жительства для подбора организации (организаций) в целях трудоустройства данного лица.
170. Копия решения суда при удовлетворении жалобы на нотариальные действия или на отказ в их совершении направляется в нотариальный орган, где было совершено нотариальное действие (отказано в нем), в течение трех дней со дня вступления решения в законную силу.
171. Суд обязан информировать управление (отдел) образования по месту жительства родителей о принятом решении об ограничении дееспособности родителей, о заключении их под стражу, направлении в лечебно-трудовые профилактории, розыске, об осуждении, о признании безвестно отсутствующими, об объявлении умершими, если дети указанных лиц остаются без попечения родителей, не позднее следующего дня после принятия этого решения независимо от времени вступления его в силу для обеспечения государственной защиты детей в таких семьях.
Суд при наложении административного взыскания за совершение правонарушений, предусмотренных статьями 9.1, 17.1, частью 3 статьи 17.3, статьями 17.4, 17.5 и 17.8 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, на лиц, имеющих несовершеннолетних детей, не позднее следующего дня после вынесения постановления о привлечении их к административной ответственности информирует об этом орган опеки и попечительства по месту жительства этих лиц для обеспечения контроля за положением детей в семье и своевременного принятия мер по защите их прав и законных интересов.
Копии судебных постановлений либо выписки из них по делам:
об объявлении гражданина умершим;
о выселении из занимаемого жилого помещения или признании утратившим право владения и пользования жилым помещением;
о несоответствии документов, послуживших основанием для регистрации гражданина по месту жительства или по месту пребывания, требованиям законодательства;
о неправомерных действиях должностных лиц органа регистрации при решении вопроса о регистрации гражданина по месту жительства или по месту пребывания;
об аннулировании разрешения на постоянное проживание в Республике Беларусь иностранного гражданина или лица без гражданства в трехдневный срок со дня вступления соответствующего судебного постановления в законную силу направляются судом в орган регистрации по месту жительства или по месту пребывания лиц, в отношении которых они вынесены, для снятия их с регистрационного учета.
172. Гражданское дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив после вступления решения или определения в законную силу.
173. После вступления в законную силу решения суда о расторжении брака заведующий канцелярией, ведущий либо иной специалист выдает супругам либо их представителям, действующим на основании доверенности, предоставляющей полномочия на оформление расторжения брака и удостоверенной в порядке, предусмотренном законодательством (далее – представитель), копии решения о расторжении брака при наличии информации, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины, определенной в решении суда. Информация, подтверждающая факт уплаты государственной пошлины, приобщается к делу о расторжении брака, а в случае уничтожения дела – к копии решения, хранящейся в наряде.
Информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины посредством ЕРИП, могут являться сведения из ИР «Реестр», выведенные на бумажный носитель.
Факт уплаты государственной пошлины путем внесения наличных денежных средств подтверждается квитанцией банка, организации связи Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, местного исполнительного и распорядительного органа.
174. При выдаче копии решения суда о расторжении брака в документах, удостоверяющих личность супругов, заведующим канцелярией (ведущим специалистом) производится отметка в виде штампа о расторжении брака по форме согласно приложению 60 к настоящей Инструкции. Отметка о расторжении брака удостоверяется подписью председателя суда и скрепляется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Текст в штампе заполняется шариковой или гелевой ручкой с фиолетовыми или черными чернилами (пастой).
В таком же порядке отметка о расторжении брака может быть произведена судом по месту жительства или месту пребывания одного из супругов на основании копии решения суда о расторжении брака, полученной им по запросу или представленной одним из супругов либо представителем одного из супругов из суда, вынесшего решение.
Для оформления расторжения брака по решению суда иностранного государства гражданин представляет в суд копию решения суда иностранного государства с указанием даты вступления его в законную силу и в необходимых случаях информацию, подтверждающую факт уплаты государственной пошлины. Информация приобщается к заявлению о производстве отметки о расторжении брака.
Копия решения суда иностранного государства должна быть легализована в соответствии с законодательством, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь.
175. После вступления решения суда о расторжении брака в законную силу заведующий канцелярией, ведущий или иной специалист в десятидневный срок направляет копию решения суда в отдел записи актов гражданского состояния соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа по месту регистрации брака согласно приложению 61 к настоящей Инструкции. Ответ органа записи актов гражданского состояния о получении копии решения суда приобщается к делу.
После вступления в законную силу решения суда о расторжении брака граждан Республики Беларусь с иностранными гражданами или лицами без гражданства заведующий канцелярией, ведущий или иной специалист в десятидневный срок направляет копию решения суда в подразделение по гражданству и миграции территориальных органов внутренних дел для сведения.
176. В канцелярии суда ведется учет вступивших в законную силу решений суда о расторжении брака, выдачи их копий супругам и производства соответствующих отметок в паспортах или других документах, удостоверяющих личность супругов. Запись производится в книге учета и выдачи решений суда о расторжении брака по форме согласно приложению 62 к настоящей Инструкции на следующий день после вступления решения суда в законную силу.
Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь и подписью председателя суда.
177. Внесение изменений, исправлений в отметки, вносимые в документы, удостоверяющие личность, не допускается.
В случае обнаружения неточностей в отметке о расторжении брака данная отметка, внесенная судом в документы, удостоверяющие личность, аннулируется.
Аннулирование отметки, внесенной в документы, удостоверяющие личность, производится заведующим канцелярией (ведущим специалистом) путем проставления на ней отметки: «АННУЛИРОВАНО».
178. Вступившие в законную силу приговор, определение, постановление обращаются к исполнению судом, их постановившим, не позднее трех суток со дня вступления их в законную силу или возвращения уголовного дела из суда апелляционной инстанции.
Приговор, определение, постановление суда вступают в законную силу по истечении срока на апелляционные обжалование и опротестование. Обжалованные или опротестованные приговор, определение, постановление суда вступают в законную силу с момента принятия по ним решения судом апелляционной инстанции. Приговор, определение, постановление суда, не подлежащие апелляционным обжалованию и опротестованию, вступают в силу с момента их провозглашения.
В случае принесения апелляционных жалоб или апелляционного протеста в отношении некоторых осужденных по одному уголовному делу приговор в отношении всех осужденных по такому делу, если он не отменяется вышестоящим судом, вступает в законную силу с момента принятия решения судом апелляционной инстанции и обращается к исполнению не позднее трех суток со дня возвращения дела из суда апелляционной инстанции.
Обвинительный приговор без назначения наказания, а также освобождающий обвиняемого от наказания или оправдательный приговор приводятся в исполнение немедленно по их провозглашении.
Определение и постановление суда вступают в законную силу и обращаются к исполнению по истечении срока на их обжалование и опротестование, а в случае принесения частных жалоб или протеста – по рассмотрении дела судом апелляционной инстанции.
Определение и постановление суда, не подлежащие обжалованию и опротестованию, вступают в законную силу и обращаются к исполнению немедленно по их вынесении.
В целях обращения к исполнению приговора, определения, постановления судом вместе с копией приговора направляется письменное распоряжение об исполнении приговора в орган, который в соответствии с уголовно-исполнительным законодательством обязан обеспечить его исполнение.
В случае изменения приговора при рассмотрении уголовного дела в апелляционном или надзорном порядке к копии приговора прилагаются копии определения или постановления суда апелляционной или надзорной инстанции.
Суд, постановивший приговор, вынесший определение или постановление, обязан осуществлять контроль за их исполнением. Заведующий канцелярией или секретарь суда запрашивает не реже одного раза в полугодие сведения об исполнении находящихся на контроле приговоров, определений или постановлений и докладывает о ходе их исполнения председателю суда, его заместителю.
179. О вступивших в законную силу приговорах или постановлениях (определениях) о прекращении производства по уголовным делам в отношении граждан, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, секретарь суда в недельный срок со дня вступления в законную силу судебного постановления обязан сообщить письмом в военный комиссариат или иной орган, осуществляющий воинский учет, по месту их жительства согласно приложению 59 к настоящей Инструкции, с направлением воинских документов граждан, осужденных к общественным или исправительным работам, ограничению свободы, аресту или лишению свободы.
В отношении пенсионера, осужденного к лишению свободы, секретарь суда направляет для сведения копию приговора, вступившего в законную силу, в орган, выплачивающий пенсию. При осуждении лица за совершение им в период прохождения государственной, военной службы или службы в военизированной организации тяжкого или особо тяжкого преступления против интересов службы либо тяжкого или особо тяжкого преступления, сопряженного с использованием должностным лицом своих служебных полномочий, секретарь суда направляет для сведения копию приговора, вступившего в законную силу, в орган, осуществляющий назначение и перерасчет пенсий по месту жительства этого лица.
В отношении лиц, имеющих ученые степени и звания, секретарь суда направляет в Высшую аттестационную комиссию Республики Беларусь информацию:
о нарушении авторского права, установленном решением (приговором) суда, вступившим в законную силу;
об осуждении за тяжкое или особо тяжкое преступление;
об установлении судом совершения иных деяний, не совместимых с научной и (или) педагогической деятельностью или влекущих лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, которые непосредственно связаны с присужденной ученой степенью и (или) присвоенным ученым званием.
180. Не позднее трех суток со дня вступления приговора в законную силу или возвращения уголовного дела из суда апелляционной инстанции в отношении лица, осужденного к лишению свободы или аресту и содержащегося под стражей, секретарь суда направляет администрации следственного изолятора копию приговора и распоряжение о его исполнении согласно приложению 56 к настоящей Инструкции.
Для обращения к исполнению приговора об осуждении к лишению свободы либо аресту лица, не находящегося под стражей, секретарь суда направляет в территориальный орган внутренних дел по месту жительства осужденного две копии приговора и распоряжение о его исполнении согласно приложению 57 к настоящей Инструкции.
По получении из учреждения, исполняющего наказание, уведомления о начале и месте отбывания осужденным наказания секретарь суда делает соответствующие отметки в учетно-статистической карточке. Само уведомление приобщается к делу.
181. Для обращения к исполнению вступившего в законную силу приговора в отношении лиц, осужденных к общественным работам или ограничению свободы, секретарь суда направляет в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора, две копии приговора и подписку о явке осужденного в уголовно-исполнительную инспекцию.
По получении из исправительного учреждения открытого типа уведомления о начале и месте отбывания осужденным наказания секретарь суда делает соответствующие отметки в учетно-статистической карточке. Само уведомление приобщается к делу.
182. После вступления в законную силу приговора об осуждении с отсрочкой исполнения наказания, условным неприменением наказания или без назначения наказания секретарь суда направляет в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора, копию приговора и подписку о явке осужденного в уголовно-исполнительную инспекцию.
В случае вступления в законную силу приговора об осуждении несовершеннолетнего или военнослужащего с отсрочкой исполнения наказания, условным неприменением наказания или без назначения наказания секретарем суда соответствующие документы направляются в инспекцию по делам несовершеннолетних или командование воинской части соответственно.
При вынесении судом определения (постановления) об отмене отсрочки исполнения наказания или отмене условного неприменения наказания и направлении осужденного для отбывания лишения свободы, назначенного приговором, обращение к исполнению приговора производится в порядке, предусмотренном пунктом 180 настоящей Инструкции.
В случае вынесения судом постановления о продлении отсрочки исполнения наказания либо об освобождении осужденного от наказания по истечении срока отсрочки исполнения наказания копия постановления направляется в уголовно-исполнительную инспекцию, а также копия постановления направляется в суд, постановивший приговор для сведения.
При вынесении судом в отношении несовершеннолетнего или военнослужащего определения (постановления) о продлении отсрочки исполнения наказания либо об освобождении осужденного от наказания по истечении срока отсрочки исполнения наказания копия определения (постановления) направляется в инспекцию по дела несовершеннолетних или командование воинской части соответственно.
183. Для обращения к исполнению вступившего в законную силу приговора в отношении лиц, осужденных к исправительным работам, секретарь суда направляет в уголовно-исполнительную инспекцию по месту работы осужденного распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора, копию приговора и подписку о явке осужденного в уголовно-исполнительную инспекцию. Если осужденный к исправительным работам к моменту вступления приговора в законную силу не работает, соответствующие документы секретарем суда направляются в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного.
184. Во всех случаях осуждения несовершеннолетних к мерам наказания, не связанным с лишением свободы и с применением наказания (отсрочка исполнения наказания, условное неприменение наказания, без назначения наказания), или применения к ним принудительных мер воспитательного характера копия приговора или определения должна быть направлена комиссии по делам несовершеннолетних по месту жительства осужденного.
185. Для обращения к исполнению вступившего в законную силу приговора в отношении лиц, осужденных к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью в качестве основного наказания, а равно при отсрочке исполнения наказания и условном неприменении наказания секретарь суда направляет в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора, копию приговора и подписку о явке осужденного в уголовно-исполнительную инспекцию.
Если наказание в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью назначено в качестве дополнительного к наказанию в виде исправительных работ, соответствующие документы секретарем суда направляются в уголовно-исполнительную инспекцию по месту работы осужденного.
Исполнение этого наказания, назначенного в качестве дополнительного к наказанию в виде ареста, ограничения свободы, лишения свободы, осуществляется органами и учреждениями, исполняющими основное наказание, а после отбытия основного наказания – уголовно-исполнительной инспекцией по месту жительства осужденного.
Копия приговора о назначении основного или дополнительного наказания в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью секретарем суда направляется для сведения администрации по месту работы осужденного, а также органам, правомочным в соответствии с законом аннулировать разрешение на занятие соответствующими видами деятельности.
При назначении лишения права управления транспортным средством в качестве основного или дополнительного наказания копия приговора, вступившего в законную силу, направляется судом, постановившим приговор, администрации организации по месту работы осужденного и в территориальные органы Государственной автомобильной инспекции Министерства внутренних дел Республики Беларусь для сведения, а также в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного для исполнения указанной меры наказания, с направлением водительского удостоверения.
186. При постановлении приговора о назначении наказания в виде штрафа в качестве основного или дополнительного наказания, суд обязывает осужденного уплатить штраф в течение тридцати дней со дня вступления приговора суда в законную силу, предоставив квитанцию об оплате в канцелярию суда, и предупреждает его, что в случае неуплаты штрафа он будет взыскан в принудительном порядке, о чем секретарь судебного заседания – помощник судьи отбирает у осужденного подписку по форме согласно приложению 58 к настоящей Инструкции, которую приобщает к делу.
В случае неуплаты осужденным штрафа в течение тридцати дней со дня вступления приговора суда в законную силу секретарь суда направляет исполнительный лист в орган принудительного исполнения по месту жительства или по месту работы осужденного либо по месту нахождения его имущества с обязательным приложением копии акта (протокола) ареста (описи) имущества (либо справки из материалов дела о том, что арест (опись) имущества не производился).
При постановлении приговора о назначении наказания в виде штрафа в качестве дополнительного наказания к лишению свободы в случае наличия арестованного имущества секретарь суда направляет исполнительный лист в орган принудительного исполнения по месту нахождения имущества осужденного с обязательным приложением копии акта (протокола) ареста (описи) имущества или в орган принудительного исполнения по последнему известному месту жительства осужденного.
При постановлении приговора о назначении наказания в виде штрафа в соответствии с частью пятой статьи 72 (назначение наказания по совокупности преступлений) и статьей 73 (назначение наказания по совокупности приговоров) Уголовного кодекса Республики Беларусь копия приговора по вступлении в законную силу направляется суду, постановившему предыдущий приговор с назначением наказания в виде штрафа. Ранее выданный исполнительный лист о взыскании штрафа подлежит истребованию судом, постановившим приговор, из органа принудительного исполнения и приобщается к уголовному делу. В случае неуплаты штрафа в добровольном порядке к исполнению предъявляется исполнительный лист о взыскании штрафа, выданный на основании последнего по времени приговора суда.
187. При вынесении судом постановления об отсрочке или рассрочке штрафа исполнительный лист с обязательным приложением копии акта (протокола) ареста (описи) имущества (либо справки из материалов дела о том, что арест (опись) имущества не производился) в случае неуплаты штрафа направляется для исполнения по истечении отсрочки или по истечении последнего дня, установленного для уплаты штрафа при рассрочке.
Если на момент вынесения постановления об отсрочке или рассрочке штрафа исполнительный лист находится на исполнении, постановление направляется в орган принудительного исполнения.
188. Для обращения к исполнению приговора о лишении осужденного воинского или специального звания секретарь суда направляет копию вступившего в законную силу приговора органу или должностному лицу, присвоившим осужденному это звание.
Копия приговора о лишении осужденного воинского звания направляется в военный комиссариат по месту воинского учета.
189. По делам об условно-досрочном освобождении от наказания и замене неотбытой части наказания более мягким, об освобождении от отбывания наказания или замене наказания более мягким по заболеванию копия постановления суда направляется исправительному учреждению по месту исполнения приговора, суду, вынесшему приговор, а в отношении несовершеннолетних – также и комиссии по делам несовершеннолетних по избранному ими месту жительства после освобождения.
В случае замены осужденному неотбытого срока лишения свободы исправительными работами в места лишения свободы направляются три копии постановления, две из которых в последующем направляются в уголовно-исполнительную инспекцию.
Копия постановления суда по делам об изменении условий содержания лиц, осужденных к лишению свободы, во время отбывания наказания направляется начальнику исправительного учреждения.
190. При вынесении судом на основании статьи 87 Уголовного кодекса Республики Беларусь определения об освобождении несовершеннолетнего лица, совершившего преступление, от уголовной ответственности копия определения высылается комиссии по делам несовершеннолетних.
191. При применении принудительных мер безопасности и лечения к лицам, находящимся в местах лишения свободы, копии постановления (определения) суда и акта судебно-психиатрической экспертизы, заверенные подписью судьи и печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь, направляются для исполнения в места лишения свободы по месту содержания этих лиц.
Во всех остальных случаях указанные документы направляются для исполнения в органы здравоохранения или в то учреждение, где больной находится после произведенной экспертизы.
К постановлению (определению) о назначении принудительных мер медицинского характера приобщаются паспорт больного и другие личные документы.
192. По вступлении в законную силу постановления судьи по жалобе об освобождении задержанного или лица, содержащегося под стражей, домашним арестом, копия постановления не позднее 24 часов направляется лицу, подавшему жалобу, и прокурору, а в случае принятия решения об освобождении лица из-под стражи – незамедлительно администрации места содержания под стражей.
193. Суд по своей инициативе направляет для исполнения исполнительные листы, выданные на основании приговоров, определений и постановлений суда по уголовным делам в части имущественных взысканий, о чем извещает взыскателя.
194. Исполнительные листы, выданные на основании приговоров, определений и постановлений суда по уголовным делам в части имущественных взысканий, канцелярия суда направляет в соответствующие органы принудительного исполнения.
195. По приговорам суда о конфискации имущества осужденного канцелярией суда после вступления приговора в законную силу направляются копия приговора или выписка из приговора, исполнительный лист для исполнения в органы принудительного исполнения по месту нахождения имущества осужденного вместе с копиями решения (протокола, постановления) об изъятии и (или) аресте имущества, описи имущества, документа, содержащего информацию о месте нахождения имущества. При отсутствии в деле акта (протокола) ареста (описи) имущества осужденного, копия приговора или выписка из приговора, исполнительный лист направляются в органы принудительного исполнения по последнему месту жительства осужденного с приложением справки о том, что арест (опись) имущества не проводился.
В случае исключения вышестоящим судом в порядке надзора из приговора наказания в виде конфискации имущества осужденного копия определения или постановления направляется в течение двух рабочих дней в соответствующий орган принудительного исполнения для принятия мер по возврату имущества или возмещению его стоимости.
196. Если суд при рассмотрении уголовного дела в приговоре указал о возмещении ущерба, причиненного преступлением, об уплате дохода, полученного преступным путем, то не позднее следующего дня по вступлении приговора в законную силу, а по обжалованным – не позднее следующего дня по возвращении дела из вышестоящего суда секретарь суда выписывает исполнительные листы по числу взыскателей.
К исполнительному листу, выданному для взыскания ущерба или дохода, полученного преступным путем, прилагаются: копия приговора или выписка из него; копия акта (протокола) ареста (описи) имущества или справка из материалов дела о том, что арест (опись) имущества не производился; копия постановления о наложении ареста на вклады, находящиеся в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях, об имуществе, денежных и иных ценностях, изъятых либо арестованных в целях возмещения ущерба.
Исполнительный лист направляется в орган принудительного исполнения по месту нахождения имущества осужденного с обязательным извещением взыскателя о направлении исполнительного листа или в орган принудительного исполнения по последнему известному месту жительства осужденного.
197. Если должник осужден к лишению свободы и при этом в приговоре указано о возмещении ущерба, причиненного преступлением, об уплате дохода, полученного преступным путем, суд при наличии арестованного имущества исполнительный лист направляет в орган принудительного исполнения по месту нахождения имущества осужденного с обязательным приложением копии акта (протокола) ареста (описи) имущества или в орган принудительного исполнения по последнему известному месту жительства осужденного.
198. В случаях, когда по результатам рассмотрения уголовного дела взыскание производится в порядке возмещения ущерба, причиненного преступлением, уплаты дохода, полученного преступным путем, это обязательно отмечается в исполнительном листе с указанием статьи Уголовного кодекса Республики Беларусь, по которой квалифицировано преступление осужденного.
199. В случаях, когда приговором суда возмещение ущерба, причиненного преступлением, уплата дохода, полученного преступным путем, возложены солидарно на нескольких лиц, исполнительные листы выписываются по числу должников с обязательным указанием в каждом исполнительном листе общей суммы, подлежащей взысканию, и всех лиц, обязанных к возмещению ущерба, уплате дохода, полученного преступным путем, а исполнительным листам присваиваются порядковые номера.
200. Уголовное дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив после обращения к исполнению приговора, определения, постановления суда в части основного и дополнительного наказания, а также получения от органа или учреждения, исполняющего наказание, извещения о принятии к исполнению распоряжения суда об исполнении приговора.
Секретарь суда (заведующий канцелярией) в случае непоступления извещения о принятии к исполнению приговора, определения или постановления обязан своевременно доложить об этом председателю суда или судье, а также направить органу или учреждению, ведающему исполнением наказания, напоминание о необходимости представления извещения.
201. При наличии по уголовному делу постановления (определения) суда об объявлении розыска лица, скрывающегося от суда после вынесения приговора или осужденного заочно, дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив только по получении извещения о задержании лица и исполнении вынесенного о нем приговора.
Исполнение постановлений (определений) суда о розыске осужденного должно систематически (не реже одного раза в квартал) проверяться путем направления запросов органам внутренних дел. В случае задержки исполнения об этом извещается прокурор соответствующего района.
202. Уголовное дело, по которому приговором взысканы денежные суммы, подлежит сдаче в архив после представления в суд квитанции учреждения банка Республики Беларусь, иных достоверных сведений об уплате взысканной суммы либо после возвращения исполнительного листа с отметкой о результатах исполнения, возвращения исполнительного документа взыскателю.
Уголовное дело, по которому приговором предусмотрена конфискация имущества осужденного, подлежит сдаче в архив после возвращения исполнительного листа с отметкой о результатах исполнения.
Уголовные дела, по которым применено осуждение с отсрочкой исполнения назначенного наказания, с условным неприменением назначенного наказания либо без назначения наказания подлежат сдаче в архив после получения из учреждения, исполняющего наказание, извещения о принятии к исполнению распоряжения суда с копией приговора (определения, постановления).
Уголовное дело, по которому осужденный лишен воинского или специального звания, подлежит сдаче в архив по поступлении в суд от органа, присвоившего звание, сообщения о внесении в соответствующие документы записи о лишении осужденного воинского или специального звания и принятых мерах по лишению его прав и льгот, предусмотренных для лиц, имеющих соответствующее звание.
Уголовное дело, по которому постановлен оправдательный приговор, считается оконченным и подлежит сдаче в архив после вступления приговора в законную силу за исключением случаев, предусмотренных частью 21 статьи 368 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь.
Уголовное дело, по которому судом прекращено производство по основаниям, предусмотренным статьей 29 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, считается оконченным и подлежит сдаче в архив после вступления в законную силу постановления (определения) суда о прекращении дела.
Уголовное дело, по которому судом прекращено производство в связи с привлечением лица к административной ответственности, считается оконченным и подлежит сдаче в архив после возвращения в суд исполнительного документа с отметкой о результатах исполнения.
Уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности и в отношении него применены принудительные меры безопасности и лечения, считается оконченным и подлежит сдаче в архив после получения сообщения о помещении такого лица в организацию здравоохранения.
203. Постановление о наложении административного взыскания в виде предупреждения приводится в исполнение судьей, вынесшим это постановление, путем объявления его лицу, подвергнутому административному взысканию, а в случае вынесения постановления в отсутствие этого лица – путем вручения (направления) ему копии постановления в течение трех дней с момента вынесения постановления.
Постановления о наложении административных взысканий в виде административного ареста или депортации обращаются к исполнению немедленно после вынесения таких постановлений. Приведение в исполнение постановлений о наложении административных взысканий в виде ареста или депортации осуществляется путем вручения указанного постановления сотруднику органов внутренних дел для исполнения.
Постановления о наложении административных взысканий, за исключением постановлений об административном аресте и депортации, обращаются к исполнению не позднее трех суток по истечении срока на обжалование и опротестование, если они не были обжалованы (опротестованы).
Постановления о наложении административных взысканий, предусмотренных статьями 6.8, 6.9 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, обращаются к исполнению канцелярией суда в следующем порядке:
постановление о лишении права управления транспортными средствами обращается к исполнению путем направления копии постановления для исполнения в органы внутренних дел по месту жительства лица, подвергнутого административному взысканию;
постановление о лишении права заниматься деятельностью, связанной с управлением транспортными средствами, обращается к исполнению путем направления копии постановления для исполнения в органы внутренних дел по месту жительства лица, подвергнутого административному взысканию;
постановление о лишении права управления судами (за исключением маломерных судов) обращается к исполнению путем направления копии постановления для исполнения уполномоченными лицами Белорусской инспекции речного судоходства. Постановление о лишении права управления моторными маломерными судами обращается к исполнению путем направления копии постановления для исполнения уполномоченными лицами Государственной инспекции по маломерным судам;
постановление о лишении права охоты обращается к исполнению путем направления копии постановления для исполнения организациям Министерства лесного хозяйства Республики Беларусь. Изъятое государственное удостоверение на право охоты вместе с копией вступившего в законную силу постановления о наложении административного взыскания передается в УП «Белгосохота» для признания недействительным;
постановление об исправительных работах – путем направления копии постановления в органы внутренних дел для приведения в исполнение;
копия постановления о конфискации огнестрельного газового оружия и боеприпасов направляется для исполнения в органы внутренних дел. По делам об административных правонарушениях, связанных с огнестрельным оружием и боеприпасами, в отношении лица, которому они вверены в связи с выполнением служебных полномочий или переданы во временное пользование юридическим лицом, копия постановления направляется соответствующему юридическому лицу для сведения и органу внутренних дел для рассмотрения вопроса о запрещении этому лицу пользоваться огнестрельным оружием.
В случае неисполнения лицом, подвергнутым административному взысканию, постановления по делу об административном правонарушении в части возмещения имущественного ущерба в течение пятнадцати суток со дня получения им копии постановления, канцелярия суда направляет для исполнения копию постановления в орган принудительного исполнения по месту жительства (месту пребывания) или месту нахождения лица, подвергнутого административному взысканию.
При вынесении постановления об отсрочке, рассрочке исполнения административного взыскания, а также об отмене постановления об отсрочке, рассрочке исполнения административного взыскания канцелярией суда направляется копия соответствующего постановления органу, исполняющему постановление о наложении административного взыскания.
204. Копия постановления о наложении административного взыскания в виде штрафа в отношении физического лица направляется судом в орган принудительного исполнения по месту жительства либо месту нахождения лица, подвергнутого административному взысканию, по истечении одного месяца со дня вступления постановления в законную силу, в отношении юридического лица – по истечении пятнадцати дней со дня вступления в законную силу указанного постановления, а в случае обжалования (опротестования) такого постановления – не позднее одного месяца со дня уведомления лица, подвергнутого административному взысканию, об оставлении жалобы (протеста) без удовлетворения.
Постановления о конфискации, взыскании стоимости исполняются органами принудительного исполнения, за исключением постановления о конфискации огнестрельного, газового оружия и боеприпасов, которое исполняется уполномоченными лицами органов внутренних дел, если иное не предусмотрено законодательством.
Постановления о конфискации исполняются уполномоченными органами, к которым относятся органы принудительного исполнения, органы, осуществляющие изъятие, арест имущества в соответствии с законодательными актами и (или) ведущие учет имущества в соответствии с Положением о порядке учета, хранения, оценки и реализации имущества, изъятого, арестованного или обращенного в доход государства, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 19 февраля 2016 г. № 63 «О совершенствовании работы с имуществом, изъятым, арестованным или обращенным в доход государства» (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 26.02.2016, 1/16298).
В целях осуществления контроля за правильным и своевременным исполнением постановлений о наложении административных взысканий канцелярия суда не реже одного раза в квартал докладывает о ходе их исполнения судьям, вынесшим постановления.
Контроль за исполнением постановлений суда о конфискации осуществляет канцелярия посредством направления запросов:
при конфискации денежных средств – уполномоченному органу о перечислении денежных средств в доход государства;
при конфискации имущества:
уполномоченному органу – о направлении материалов для учета, оценки и принятия решения о реализации или ином использовании конфискованного имущества в Департамент по гуманитарной деятельности Управления делами Президента Республики Беларусь (далее – Департамент), и передаче в реализацию или иное использование обращенного в доход государства имущества;
Департаменту – о принятом решении, оценке и переоценке обращенного в доход государства имущества;
налоговым органам – о перечислении денежных средств от реализации обращенного в доход государства имущества в республиканский бюджет.
Постановление в части конфискации считается исполненным:
при конфискации денежных средств – после получения ответа уполномоченного органа о перечислении денежных средств в доход государства;
при конфискации имущества – после получения подтверждения налогового органа о перечислении денежных средств от реализации обращенного в доход государства имущества в республиканский бюджет.
Копии ответов приобщаются к материалам дел об административных правонарушениях.
В случае принятия решения о возврате конфискованного предмета (за исключением орудий административного правонарушения) со взысканием с лица, подвергнутого административному взысканию, его стоимости лицо обязано в течение пяти суток в установленном порядке уплатить денежную сумму, составляющую стоимость этого имущества, после чего ему возвращается конфискованное имущество. При неуплате в установленный срок денежной суммы, составляющей стоимость конфискованного имущества, постановление о его возврате отменяется судьей путем вынесения соответствующего постановления.
Копии постановлений об отмене решения о возврате конфискованной скоропортящейся продукции канцелярией суда в трехдневный срок после вступления в силу передаются для исполнения в соответствующие органы принудительного исполнения.
Исполнение постановления о взыскании стоимости предмета административного правонарушения осуществляется путем принудительного изъятия и обращения в собственность государства денежной суммы, составляющей стоимость предметов, товаров и (или) транспортных средств. Данное постановление считается исполненным после поступления в пользу государства денежной суммы, составляющей стоимость предметов, товаров и (или) транспортных средств.
Копия постановления о передаче материалов дела об административном правонарушении по месту работы (службы) физического лица, привлекаемого к административной ответственности, для привлечения его к дисциплинарной ответственности канцелярией суда в трехдневный срок после вступления в силу направляется для исполнения по месту работы (службы) указанного лица. Данное постановление считается оконченным после поступления извещения с места работы (службы) о поступлении постановления.
205. Дело об административном правонарушении, рассмотренное с вынесением постановления о наложении административного взыскания, считается оконченным после получения извещения о принятии постановления к исполнению.
Дело об административном правонарушении, рассмотренное с вынесением постановления о наложении административного взыскания в виде штрафа, считается оконченным после представления в суд квитанции учреждения банка Республики Беларусь или иных достоверных сведений об уплате штрафа либо по возвращении исполнительного документа с отметкой о результатах исполнения, возвращения исполнительного документа взыскателю.
Дело об административном правонарушении, рассмотренное с вынесением постановления о наложении административного взыскания в виде конфискации, подлежит сдаче в архив после возвращения постановления с отметкой о результатах исполнения.
Дело об административном правонарушении, рассмотренное с вынесением постановления о прекращении дела об административном правонарушении, считается оконченным по вступлении постановления в законную силу.
206. Судом в пятидневный срок направляются в органы внутренних дел для применения мер индивидуальной профилактики правонарушений вступившие в законную силу копии судебных постановлений по делам об административных правонарушениях, предусмотренных:
статьями 9.1, 9.3, 17.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, совершенных по отношению к члену семьи;
статьей 17.4 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях;
если гражданин повторно в течение года привлечен к административной ответственности за правонарушение, совершенное в состоянии алкогольного опьянения, в состоянии, вызванном потреблением наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических или других одурманивающих веществ.
В органы внутренних дел в пятидневный срок направляются постановления, определения суда об отказе в возбуждении уголовного дела по основаниям, предусмотренным пунктами 4, 5 части 1 статьи 29 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, либо об освобождении от уголовной ответственности в соответствии со статьями 88, 89 Уголовного кодекса Республики Беларусь за совершение по отношению к члену семьи деяний, содержащих признаки преступления, предусмотренного статьями 140, 141, 143, 145, 146, 148–154, 166–1711, 183, 186, 189 Уголовного кодекса Республики Беларусь.
В органы государственной безопасности, органы пограничной службы, таможенные органы с учетом их компетенции судом в пятидневный срок направляются полученные сведения о совершении лицом деяний, которые могут создать угрозу национальной безопасности, причинить вред государственным или общественным интересам, правам, свободам и законным интересам других граждан или привести к совершению преступления.
207. При вынесении судом частного определения (постановления) снимается необходимое количество его копий для направления адресатам. Частные определения (постановления) регистрируются в журнале учета частных определений (постановлений) по форме согласно приложению 51 к настоящей Инструкции и в трехдневный срок с момента их вынесения направляются адресатам.
Одна из копий частного определения (постановления) вместе с копиями сопроводительных писем, направленных адресатам, помещаются в наряд с копиями частных определений (постановлений) и перепиской по их исполнению, а оригинал частного определения (постановления) подшивается в дело. Руководством суда в адрес руководителей государственных органов, организаций могут быть направлены письма об устранении недостатков.
Сопроводительное письмо к копии частного определения (постановления) подписывается председателем суда, его заместителем или судьей, вынесшим частное определение (постановление).
Уполномоченные работники канцелярий осуществляют контроль за своевременным получением сообщений об исполнении частных определений (постановлений) и писем, в случае неисполнения в срок докладывают об этом руководству суда. Поступившие ответы о принятых мерах доводятся до сведения судьи, вынесшего частное определение (постановление) либо подготовившего письмо, и руководства суда.
Оригиналы полученных сообщений об исполнении частных определений (постановлений) подшиваются в дело, а их копии помещаются в наряд с копиями частных определений (постановлений) и перепиской по их исполнению.
ГЛАВА 11
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ЗАЯВИТЕЛЕЙ И ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА
208. Делопроизводство по обращениям заявителей осуществляется уполномоченными лицами (заведующим канцелярией, секретарем суда или уполномоченным работником) отдельно от других видов делопроизводства и ведется централизованно.
209. Делопроизводство по письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям заявителей, поданным в письменной, устной или электронной форме.
210. При осуществлении личного приема председателем суда, его заместителем ведется регистрация обратившихся в книге учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц по форме согласно приложению 63 к настоящей Инструкции.
211. Поступающие в суд обращения заявителей регистрируются в день их поступления в установленном порядке.
Обращения заявителей, поступившие в суд в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.
212. Регистрация обращений заявителей, за исключением обращений, внесенных в книгу замечаний и предложений, осуществляется с использованием автоматизированной (электронной) регистрационно-контрольной формы в АИС СОЮ.
213. При поступлении в суд электронных обращений создается их бумажная копия, которая регистрируется в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.
214. Регистрационно-контрольная форма регистрации обращений заявителей содержит реквизиты по форме согласно приложению 64 к настоящей Инструкции.
В регистрационно-контрольные формы могут включаться реквизиты, необходимые для обеспечения учета, контроля, анализа работы с обращениями заявителей, поиска документов, связанных с рассмотрением обращений.
Из регистрационно-контрольных форм могут исключаться реквизиты, сведения для заполнения которых отсутствуют в связи с особенностями рассмотрения обращений заявителей.
215. Конверты от поступивших письменных обращений заявителей сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заявителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.
216. Регистрационный индекс обращениям заявителей, ответам (уведомлениям) на обращения, в том числе ответам (уведомлениям), направленным заявителю на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, присваивается в соответствии с принятой в суде системой регистрации документов.
217. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в суд, учитываются под регистрационным индексом первоначального обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
При подаче заявителем в суд нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.
218. Обращения заявителей, поступившие в суд из вышестоящих органов, по которым не требуется направление ответов заявителям, регистрируются и учитываются как поручения вышестоящих органов.
219. Повторным обращениям заявителей при их поступлении в суд присваивается регистрационный индекс первоначального обращения или очередной регистрационный индекс.
220. Обращения заявителей, в том числе бумажные копии электронных обращений, после регистрации передаются на рассмотрение председателю суда, который определяет срок исполнения и дает конкретные поручения исполнителю.
Поручения председателя суда о дальнейшем рассмотрении обращений заявителей оформляются в форме резолюций.
При использовании систем электронного документооборота и переносе в них обращений заявителей в электронном виде поручения председателя суда оформляются в форме электронных резолюций, отражаемых в системе электронного документооборота.
221. Ход рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах и (или) сведениях, отзыве заявителями своего обращения, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрение коллективного обращения тридцати и более заявителей с выездом на место), изменение сроков рассмотрения обращений, результат их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки) должны быть точно и своевременно отражены в регистрационно-контрольной форме.
Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, должны своевременно вноситься в книгу замечаний и предложений.
222. Контроль за рассмотрением обращений заявителей в судах ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, либо регистрационно-контрольных карточек, либо журналов.
Для контроля за рассмотрением замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, могут использоваться соответствующие регистрационно-контрольные формы.
223. Контроль за рассмотрением обращений заявителей завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме, а также направлены уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15 и 21 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 83, 2/1852).
Решение о снятии с контроля обращений принимает председатель суда.
224. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации, по находящимся на контроле обращениям заявителей указываются сведения о направленном ответе (уведомлении) заявителю о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
225. При оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу, отзыве заявителем своего обращения оригиналы документов, приложенных к письменным обращениям, возвращаются заявителю с сопроводительным письмом.
226. Течение сроков, определяемых месяцами или днями, начинается со дня, следующего за днем регистрации обращения в суде, внесения замечаний и (или) предложений в книгу замечаний и предложений.
Срок рассмотрения обращений, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца этого срока. Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок рассмотрения обращений истекает в последний день этого месяца.
Если последний день срока рассмотрения обращений приходится на нерабочий день, то днем истечения срока считается первый следующий за ним рабочий день.
Письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее пятнадцати дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, – не позднее одного месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.
Письменные уведомления направляются заявителям в сроки, установленные в статьях 10, 15 и 17 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц».
227. Ответы на рассмотренные по существу устные обращения подлежат объявлению заявителям в ходе личного приема. Результат решения изложенных в устном обращении вопросов отмечается в регистрационно-контрольной форме, в которой зарегистрированы устные обращения.
228. Письменные ответы (уведомления) на письменные обращения, в том числе полученные в ходе личного приема, электронные обращения, предусмотренные в части второй пункта 5 статьи 25 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц», замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, подписываются председателем суда лицом, уполномоченным им подписывать в установленном порядке ответы на обращения.
Ответы на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, подписываются председателем суда или лицом, исполняющим его обязанности, и остаются в делопроизводстве суда.
При использовании систем электронного документооборота, предусматривающих применение электронной цифровой подписи, ответы (уведомления) на электронные обращения в электронном виде, направленные на адрес электронной почты заявителя, подписываются электронной цифровой подписью председателя суда или лица, уполномоченного им подписывать в установленном порядке ответы на обращения.
229. На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в наряд (дело).
В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в наряд (дело) проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной или электронной форме, либо на самом обращении.
После рассмотрения вопросов, изложенных гражданином в книге замечаний и предложений, на копии ответа (уведомления) заявителю, остающейся в делопроизводстве суда, проставляется отметка об исполнении и направлении ее в наряд (дело).
230. Письменные ответы (уведомления) на письменные и электронные обращения, ответы (уведомления) на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, должны соответствовать требованиям, предусмотренным в статье 18 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц».
231. Председателем суда организуется проведение «горячей линии». Заявители обращаются на «горячую линию» по вопросам справочно-консультационного характера, а также связанным с организацией деятельности суда.
«Горячая линия» проводится работниками суда в рабочее время в рабочие дни. Порядок проведения «горячей линии» и работы с обращениями, поступающими в ходе ее проведения, устанавливается председателем суда. Обращения, поступившие в ходе «горячей линии», не подлежат регистрации.
Информация о наличии «горячей линии» доводится до всеобщего сведения путем ее размещения в средствах массовой информации, глобальной компьютерной сети Интернет, на информационных стендах суда.
При проведении «горячей линии» по решению председателя суда может осуществляться аудиозапись с уведомлением об этом заявителей.
232. Письменные и (или) электронные обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, в суде формируются в наряды (дела) в соответствии с утвержденной номенклатурой нарядов (дел).
Обращения граждан и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, при централизованной системе делопроизводства возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц, для централизованного формирования дел.
233. Копии ответов гражданам на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в один наряд (дело) и хранятся у должностных лиц, ответственных за ведение и хранение книги замечаний и предложений.
234. Наряды (дела) с обращениями заявителей формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в наряде (деле) самостоятельную группу.
В случае поступления повторных обращений они формируются в наряды (дела) вместе с предыдущими обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением.
235. При формировании нарядов (дел) с обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направления обращений и документов в наряды (дела), их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в наряды (дела) не формируются.
236. Срок хранения письменных и (или) электронных обращений заявителей и документов, связанных с их рассмотрением, составляет 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего обращения). Экспертной комиссией суда может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении отдельных обращений заявителей.
237. При создании бумажных копий электронных обращений их оригиналы в электронном виде сохраняются в случае необходимости подтверждения условий отправки (получения) обращений и (или) использования в справочных и (или) доказательных целях.
238. Наряды (дела) с обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением, постоянного хранения передаются в архив суда через год после завершения делопроизводства по ним.
Книга замечаний и предложений после окончания ведения хранится в суде вместе с новой книгой, а по истечении календарного года – в течение 5 лет в архиве суда.
239. По истечении установленных сроков хранения обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, книга замечаний и предложений подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
240. Председатели судов в целях постоянного совершенствования работы с обращениями заявителей обязаны регулярно, но не реже одного раза в квартал, изучать, анализировать и систематизировать содержащиеся в обращениях вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решений, а также принимать меры по устранению указанных в обращениях и выявленных нарушений.
ГЛАВА 12
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ВЕЩЕСТВЕННЫХ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ И ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОСУЖДЕННЫХ
241. Вещественные доказательства по уголовным делам, поступившие в суд от органов уголовного преследования или приобщенные к делам данным судом, учитываются и хранятся в соответствии с правилами, установленными законодательством.
Вещественные доказательства по гражданским делам, представленные сторонами или истребованные судом, принимаются, учитываются и хранятся в порядке, установленном законодательством.
242. При поступлении вещественных доказательств по уголовным делам их наличие сверяется по справке о вещественных доказательствах, составленной органами уголовного преследования. При отсутствии справки о вещественных доказательствах составляется акт, который подписывается председателем суда (судьей) и заведующим канцелярией (секретарем суда). При поступлении вещественных доказательств, истребованных судом по гражданским делам от юридических лиц, наличие их сверяется по сопроводительному письму. При поступлении вещественных доказательств по делам об административных правонарушениях наличие их сверяется по протоколу об административном правонарушении.
Вещественные доказательства регистрируются в журнале учета вещественных доказательств по форме согласно приложению 65 к настоящей Инструкции.
При нарушении упаковки вещественных доказательств заведующий канцелярией (секретарь суда) вскрывает упаковку и сверяет наличие предметов, содержащихся в ней, с описью содержимого упаковки. О произведенном вскрытии упаковки составляется акт, который подписывается председателем суда (судьей) и заведующим канцелярией (секретарем суда). После сверки заведующий канцелярией (секретарь суда) упаковывает и опечатывает печатью для документов вещественные доказательства.
243. Председатель суда обязан не реже двух раз в год (в том числе обязательно по состоянию на 1 января) назначать комиссию из числа работников суда в составе не менее трех человек для проверки порядка учета и состояния хранения изъятых вещественных доказательств и имущества, на которое наложен арест.
Комиссия обязана:
проверить, обеспечена ли полностью сохранность вещественных доказательств и имущества, на которое наложен арест;
проверить своевременность и правильность передачи (пересылки) вещественных доказательств и имущества, на которое наложен арест, или их возврата владельцам;
произвести сверку наличия хранящихся вещественных доказательств и имущества, на которое наложен арест, а также пакетов с вещественными доказательствами и иным имуществом с данными книг учета, а в необходимых случаях произвести вскрытие отдельных пакетов и сверить их содержимое с данными описей имущества;
составить акт о результатах проверки с отражением в нем выявленных недостатков и нарушений, который представить председателю суда для принятия мер к их устранению.
244. После вынесения судебного постановления о дальнейшей судьбе вещественных доказательств в журнале учета вещественных доказательств отмечается, когда судебное постановление было вынесено, вступило в законную силу и исполнено, со ссылкой на соответствующий документ: акт об уничтожении вещественных доказательств, квитанцию органа, принявшего предметы, подлежащие конфискации и реализации, и так далее. Акт об уничтожении вещественных доказательств или квитанции о сдаче вещественных доказательств приобщаются к делу.
Если в соответствии с приговором суда вещественные доказательства подлежат конфискации или реализации, секретарь суда передает их в порядке, предусмотренном пунктом 195 настоящей Инструкции, в органы принудительного исполнения.
Документы, подтверждающие уничтожение вещественных доказательств или их передачу для конфискации и реализации, приобщаются к делу.
Если предметы, являющиеся вещественным доказательством, подлежат по решению суда возврату владельцам, они выдаются им под расписку, которая подшивается в дело.
245. Документы, удостоверяющие личность, а также военные билеты, профсоюзные билеты, трудовые книжки и другие личные документы, временно изъятые по основаниям, указанным в пункте 14 Положения о документах, удостоверяющих личность, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 3 июня 2008 г. № 294 «О документировании населения Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., № 135, 1/9740), у лиц, подвергнутых административному взысканию в виде ареста, обвиняемых, осужденных, должны приобщаться к делу и храниться в отдельно опечатанном пакете, подшитом к делу и пронумерованном очередным номером листа дела.
В трехдневный срок после вступления приговора суда, постановления по делу об административном правонарушении в законную силу:
документы, удостоверяющие личность осужденных к наказанию в виде лишения свободы, ареста, ограничения свободы с направлением в исправительное учреждение открытого типа и лиц, к которым применены принудительные меры безопасности и лечения или подвергнутых административному взысканию в виде ареста, секретарь суда направляет в учреждения, в которых эти лица содержатся (следственные изоляторы, исправительные учреждения, арестные дома, лечебно-трудовые профилактории, психиатрические (психоневрологические) учреждения);
документы, удостоверяющие личность, временно изъятые у осужденных к наказанию, не связанному с лишением свободы, и лиц, подвергнутых административному взысканию, но не присутствующих при объявлении постановления об административном правонарушении, секретарь суда направляет в орган внутренних дел по месту жительства этих лиц;
военный билет военнослужащего и удостоверение призывника направляются в районный (городской) военный комиссариат по месту учета;
трудовые книжки, профсоюзные билеты и другие личные документы подлежат возврату владельцам или с их согласия родственникам. Они выдаются им под расписку, которая подшивается в дело.
Если вышеперечисленные документы являются вещественными доказательствами по уголовному делу, делу об административном правонарушении, то их дальнейшая судьба разрешается в соответствии с принятым в отношении них решением суда.
В случае вынесения оправдательного приговора либо определения о прекращении производства по уголовному делу, делу об административном правонарушении изъятые документы, удостоверяющие личность, военные билеты и другие личные документы должны быть также возвращены владельцам.
При отсутствии документов, удостоверяющих личность, в уголовном деле суд сообщает об этом следственному изолятору либо соответственно органу внутренних дел.
ГЛАВА 13
НОМЕНКЛАТУРА НАРЯДОВ (ДЕЛ). ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НАРЯДОВ (ДЕЛ)
246. Номенклатура нарядов (дел) – это систематизированный перечень заголовков нарядов (дел), заводимых в суде в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
247. Номенклатура нарядов (дел) используется для группировки исполненных документов в наряды (дела), систематизации, индексации и учета нарядов (дел), определения сроков их хранения. Номенклатура нарядов (дел) является основой для составления описей нарядов (дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению нарядов (дел), не подлежащих хранению.
Номенклатура нарядов (дел) суда составляется ежегодно, подписывается заведующим канцелярией (секретарем суда), согласовывается с экспертной комиссией (далее – ЭК) суда и утверждается председателем суда до 1 января года, на который составлена.
Номенклатура нарядов (дел) согласовывается с соответствующим государственным архивом и структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре суда независимо от срока предыдущего согласования.
248. Номенклатура нарядов (дел) составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в канцелярии суда, второй – в архиве суда, третий – в государственном архиве, источником комплектования которого является суд.
После утверждения номенклатуры нарядов (дел) из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки предоставляются в структурные подразделения суда для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.
Номенклатура нарядов (дел) суда является документом постоянного хранения, регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, и включается в соответствующий раздел номенклатуры нарядов (дел).
249. Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.
Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.
При составлении номенклатуры нарядов (дел) используются номенклатуры нарядов (дел) за предыдущие годы, описи нарядов (дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационные формы, справочные картотеки, перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности судов общей юрисдикции Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, установленный приказом Председателя Верховного Суда Республики Беларусь от 21 июля 2014 г. № 60 (далее – перечень Верховного Суда), перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 09.08.2012, 8/26212) (далее – перечень типовых документов).
В номенклатуру нарядов (дел) включаются заголовки нарядов (дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационных форм (журналов, книг) и справочных картотек.
Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.
250. Графы номенклатуры нарядов (дел) заполняются в соответствии с формой согласно приложению 66 к настоящей Инструкции.
В графе 1 номенклатуры нарядов (дел) указываются индексы нарядов (дел).
В номенклатуре нарядов (дел) следует оставлять несколько резервных индексов для незапланированных нарядов (дел), заводимых в течение года.
В графе 2 номенклатуры нарядов (дел) указываются названия разделов (подразделов), заголовки нарядов (дел). Состав заголовка образуют следующие элементы:
название вида (переписка, журнал и тому подобное) или разновидности документа (приказы, указания, протоколы, постановления и так далее);
указание автора документа;
адресат или корреспондент документа;
краткое содержание документов наряда (дела);
даты (период), к которым относятся документы наряда (дела);
указание на копийность документов наряда (дела).
Заголовки нарядов (дел) в процессе формирования нарядов (дел) могут уточняться.
Графа 3 номенклатуры нарядов (дел) заполняется в конце делопроизводственного (календарного) года.
В графе 4 указываются сроки хранения нарядов (дел), номера пунктов согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам, устанавливающим перечень типовых документов и (или) перечень Верховного Суда.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о незаведении нарядов (дел), о переходящих нарядах (делах), о выделении нарядов (дел) к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование нарядов (дел), о наличии документов в электронном виде (ЭД), информационных ресурсов (ИР), гибридных дел (ГД) и др.
251. Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и другие нормативные правовые акты);
распорядительные и методические документы вышестоящих судов (постановления, приказы, указания и другие документы);
распорядительные документы суда (приказы, распоряжения и другие документы);
организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и другие документы);
протоколы;
планы;
отчеты;
договоры;
справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и другие документы);
переписка;
учетно-регистрационные формы.
Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.
Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты – перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями – перед перепиской с иными организациями и т.д.
Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту.
В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.
252. По окончании делопроизводственного (календарного) года в конце номенклатуры нарядов (дел) ответственным за делопроизводство заполняется итоговая запись о категориях и количестве нарядов (дел), заведенных в соответствующем году, по форме согласно приложению 67 к настоящей Инструкции.
В итоговой записи указывается количество заведенных нарядов (дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе переходящих и с отметкой «ЭПК».
253. В конце номенклатуры нарядов (дел) перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, используемых при определении сроков хранения.
254. Формирование нарядов (дел) – это группировка исполненных документов в наряды (дела) в соответствии с номенклатурой нарядов (дел) и систематизация документов внутри нарядов (дел).
255. При формировании нарядов (дел) следует соблюдать следующие правила:
формировать в наряды (дела) только исполненные документы;
формировать в наряды (дела) документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел);
формировать приложения вместе с основными документами, к которым они относятся;
раздельно формировать в наряды (дела) документы постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно);
формировать в наряд (дело) документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих нарядов (дел), личных и судебных дел;
наряд (дело) не должен формироваться из документов, подлежащих возврату, лишних экземпляров, черновиков;
наряд (дело) должен содержать не более 300 листов при толщине не более 40 мм;
допускается временная группировка в одном наряде (деле) документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного (календарного) года такие документы следует расформировать в самостоятельные наряды (дела) в зависимости от сроков их хранения.
256. Документы в наряде (деле) систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и другие.
257. Группировка документов в наряды (дела) производится согласно отметкам об исполнении документов «В дело» и в строгом соответствии с номенклатурой нарядов (дел). При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документа.
Документы, оформленные ненадлежащим образом, возвращаются исполнителям на доработку.
258. Наряды (дела) подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив суда.
259. Перечень нарядов (дел), журналов и книг учета, заводимых в суде, содержится в приложении 68 к настоящей Инструкции.
ГЛАВА 14
ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВА СУДА
260. Экспертиза ценности документов – определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
261. Ежегодно по окончании года в суде должна проводиться экспертиза ценности документов, целью которой является установление их сроков хранения и отбор документов для последующего хранения и уничтожения.
262. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в суде создается постоянно действующая ЭК, состав которой утверждается приказом председателя суда.
В состав комиссии включается не менее трех человек. Председателем ЭК назначается заместитель председателя суда или один из судей. В состав ЭК должны входить заведующий архивом или архивариус (лицо, ответственное за архив), а также заведующий канцелярией.
По согласованию с государственным архивом в состав комиссии может быть включен представитель государственного архива, в который будут передаваться документы постоянного хранения данного суда.
263. ЭК суда осуществляет следующие функции:
согласовывает проект номенклатуры нарядов (дел);
организует работу по отбору уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, материалов, нарядов (дел) и других документов для хранения и уничтожения;
согласовывает описи уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях, материалов, нарядов (дел) и других документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и выносит решение о представлении их на утверждение (согласование) экспертно-методической комиссии (далее – ЭМК) государственного архива (экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета);
согласовывает акты о выделении к уничтожению нарядов (дел), не подлежащих хранению;
определяет сроки хранения нарядов (дел);
проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
264. ЭК суда работает по плану, утвержденному председателем суда.
Заседания ЭК суда проводятся по мере надобности, но не реже 2 раз в год и оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем ЭК суда.
Решения ЭК суда принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются председателем суда, а в необходимых случаях выносятся на рассмотрение ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).
265. До передачи в архив суда все законченные в делопроизводстве уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы, наряды (дела) и другие документы должны быть соответствующим образом оформлены и подготовлены к передаче.
Один том уголовного, гражданского дела либо дела об административном правонарушении не должен содержать более 300 листов.
266. В уголовных, гражданских делах, делах об административных правонарушениях и материалах, подлежащих передаче в архив, секретарь судебного заседания – помощник судьи должен подшить и пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить внутреннюю опись находящихся в деле документов, в конце дела на отдельном листе составить лист-заверитель наряда (дела) по форме согласно приложению 69 к настоящей Инструкции.
267. Разрешение на передачу уголовного, гражданского дела или дела об административном правонарушении в архив должен давать судья, под председательством которого дело было рассмотрено, или председатель суда, его заместитель.
Судья обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступивших в законную силу решения, приговора, определения, постановления.
268. Проверив производство по уголовному, гражданскому делу или делу об административном правонарушении, судья дает разрешение на передачу его в архив и в левом верхнем углу обложки дела после проставления штампа «Архив» ставит свою подпись и дату.
Эта дата переносится секретарем суда в учетно-статистическую карточку и указывается красным карандашом в правом верхнем углу карточки.
269. На обложках уголовных дел, подлежащих постоянному хранению, должны быть уточнены заголовки и, в частности, указаны: фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) осужденного и полное наименование статьи Уголовного кодекса Республики Беларусь, по которой лицо осуждено.
270. Оформление нарядов (дел) включает комплекс работ по научно-технической обработке дел и проводится ответственными за делопроизводство в судах лицами.
271. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление нарядов (дел).
Полному оформлению подлежат наряды (дела) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу после их завершения делопроизводством.
Полное оформление наряда (дела) предусматривает: подшивку или переплет нарядов (дел), нумерацию листов в них, составление листа-заверителя наряда (дела), составление (в случаях необходимости) внутренней описи документов наряда (дела), оформление и уточнение реквизитов.
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, следует подшивать в наряды (дела) в четыре прокола или переплетать в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Металлические предметы (скобы, скрепки) из нарядов (дел) удаляются.
Листы в наряде (деле), кроме листа-заверителя наряда (дела) и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов наряда (дела) нумеруются отдельно. Листы каждого тома наряда (дела) нумеруются отдельно.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в наряде (деле), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно.
Документы, которые невозможно подшить в наряд (дело), вкладываются в конверт, который подшивается в наряд (дело). Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в наряд (дело) документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельный наряд (дело).
При наличии большого количества ошибок в нумерации листов наряда (дела) проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.
Например:
15а, 15б
На наряды (дела) постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (ценные, личные дела, наряды (дела), сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов), составляется внутренняя опись документов наряда (дела) по форме согласно приложению 70 к настоящей Инструкции.
В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в наряд (дело) листов документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале наряда (дела). Если наряд (дело) подшит (переплетен) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки наряда (дела).
Для учета количества листов в наряде (деле), фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе наряда (дела) и помещается в конце наряда (дела) (тома, части). Если наряд (дело) подшит (переплетен) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки наряда (дела).
В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количеством вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов наряда (дела) через знак «+» (плюс).
Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления.
Аналогичным образом оформляются уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях.
272. Наряды (дела) временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию, листы не нумеровать, листы-заверители наряда (дела) и внутренние описи не составлять.
273. Обложки нарядов (дел) оформляются по форме согласно приложению 71 к настоящей Инструкции.
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование суда, индекс наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел) и номер тома, заголовок, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания наряда (дела), количество листов, номера фонда, описи и наряда (дела) по описи.
На обложках многотомных уголовных дел крайними датами являются даты самого раннего и самого позднего документа соответствующего тома.
Надписи на обложках нарядов (дел) делаются светостойкими чернилами или тушью.
274. Законченные регистрационные журналы и книги готовятся к передаче в архив секретарем суда, который нумерует листы и составляет заверительную надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе наряда (дела) и помещается в конце журнала, книги. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку журнала, книги или чистый оборот последнего листа. На обложке журнала или книги проставляется срок хранения согласно перечню Верховного Суда, или перечню типовых документов и указывается количество листов в журнале или книге.
Перед передачей в архив картотек секретарь суда проверяет наличие карточек и заполнение в них всех необходимых реквизитов. На отдельной чистой карточке делается заверительная надпись. Картотеки передаются в архив, как правило, в ящиках. Если картотеку подшивают в обложки, то для удобства пользования формируют не более 100–150 карточек в один том. Картотека должна передаваться в архив вместе с алфавитным указателем к ней.
275. Сроки хранения уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, материалов, нарядов (дел) и других документов устанавливаются в соответствии с перечнем Верховного Суда.
Сроки хранения нарядов (дел), содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечне типовых документов и перечне Верховного Суда, определяются ЭК суда по согласованию с государственным архивом (структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).
Сроки хранения гражданских дел, указанных в перечне Верховного Суда, исчисляются:
со дня вступления решения в законную силу;
со дня вынесения определения о прекращении дела или оставления иска без рассмотрения.
Сроки хранения дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:
исполнения основного и дополнительного административного взыскания;
вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.
Сроки хранения уголовных дел, указанных в перечне Верховного Суда, исчисляются:
со дня окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;
со дня вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела;
со дня освобождения осужденного от наказания при условно-досрочном освобождении;
со дня истечения испытательного срока при условном осуждении;
после истечения отсрочки исполнения приговора и направления осужденного для отбывания наказания – со дня окончания отбытия срока наказания;
с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер безопасности и лечения к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.
По всем остальным делам (книгам, картотекам и т.п.) срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
276. На завершенные наряды (дела) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи. На наряды (дела) временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
277. Опись нарядов (дел) постоянного хранения составляется согласно приложению 72 к настоящей Инструкции. Опись нарядов (дел) постоянного хранения в судах составляется в четырех экземплярах, согласовывается с ЭК суда и утверждается ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета). После этого опись нарядов (дел) передается на утверждение председателю суда. Законченная опись нарядов (дел) постоянного хранения должна иметь титульный лист по форме согласно приложению 73 к настоящей Инструкции. К ней составляется историко-архивная справка, оглавление, список сокращений, указатель.
278. Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах согласно приложению 74 к настоящей Инструкции, согласовывается с ЭК суда и с ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) и утверждается председателем суда.
Заголовки дел в сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:
приказы по личному составу;
личные карточки работников судов;
личные дела;
декларации о доходах и имуществе;
невостребованные трудовые книжки, работников судов;
протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий.
Личные дела, невостребованные трудовые книжки судей, работников судов выделяются в отдельный подраздел сводной описи дел по личному составу и систематизируются по алфавиту фамилий.
279. При составлении описи нарядов (дел) соблюдаются следующие требования:
заголовки нарядов (дел) вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры нарядов (дел);
каждый наряд (дело) вносится под самостоятельным порядковым номером, а если наряд (дело) состоит из нескольких томов, то каждому тому присваивается самостоятельный порядковый номер;
порядок нумерации нарядов (дел) в описи – валовый за несколько лет; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку наряда (дела);
при внесении в опись подряд нескольких нарядов (дел) с однородными заголовками заголовок первого наряда (дела) указывается полностью, а все остальные заголовки наряда (дела) обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о нарядах (делах) вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
для нарядов (дел), содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном наряде (деле), делаются ссылки на номера нарядов (дел), содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);
уголовные и гражданские дела включаются в раздел описи по году рассмотрения дела судом первой инстанции;
графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме нарядов (дел), об особенностях их физического состояния, о наличии копий и прочем.
В конце описи за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается общее количество нарядов (дел), первый и последний номера заголовков нарядов (дел), включенных в опись, отражаются особенности нумерации нарядов (дел) (литерные и пропущенные номера). Итоговая запись подписывается составителем и заведующим архивом, архивариусом (лицом, ответственным за архив) с указанием их должностей. Подписи датируются.
280. При первичном представлении описей на утверждение к ним прилагается историко-архивная справка к фонду, которая состоит из двух частей.
В первой части историко-архивной справки раскрывается история суда. В ней в хронологической последовательности указываются следующие сведения:
когда был создан суд, его организационная структура, на какую территорию распространяется действие суда, его функции согласно Кодексу Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей;
изменения наименования, структуры суда с указанием соответствующих нормативных правовых актов;
система делопроизводства суда и ее изменения;
дата и причины ликвидации или реорганизации суда с указанием соответствующего нормативного правового акта, а также наименование суда, которому переданы его функции.
Во второй части историко-архивной справки раскрывается история документального фонда и дается характеристика его состояния. В ней указываются следующие сведения:
за какие годы в архиве суда хранятся документы;
сведения о передаче нарядов (дел) из других судов в случае реорганизации суда;
проводились ли ранее научно-техническая обработка нарядов (дел) и экспертиза ценности документов;
передавались ли наряды (дела) в государственный архив и за какие годы.
Если в суде не сохранились все документы, подлежащие хранению, то указать, по какой причине, а также перечислить основные категории несохранившихся нарядов (дел).
Историко-архивная справка подписывается составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления.
281. Отбор нарядов (дел), документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению нарядов (дел), не подлежащих хранению по форме согласно приложению 75 к настоящей Инструкции производятся после составления годовых разделов описей нарядов (дел) постоянного хранения и описей дел по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.
Согласованные ЭК акты утверждаются председателем суда после утверждения ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) описей нарядов (дел) постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК». Только после этого можно уничтожить наряды (дела), включенные в акты о выделении к уничтожению нарядов (дел).
282. Наряды (дела), предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте. Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес бумаг. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующий наряд (дело) после внесения изменений в учетные документы.
283. Для хранения нарядов (дел), книг и журналов учета в суде должно быть достаточное количество сейфов. Хранение документов в шкафах допускается в исключительных случаях. При таком хранении должна обеспечиваться полная сохранность нарядов (дел), журналов и книг учета. Комнаты для хранения указанных документов должны быть оборудованы сигнализацией.
Учетно-статистические карточки помещаются в картотечные ящики, которые хранятся в сейфах или в шкафах.
Документы на электронных носителях хранятся на общих основаниях.
284. Оконченные производством наряды (дела) по завершении года передаются в архив суда по графику, утвержденному председателем суда.
Результаты передачи оформляются описью. В описи указываются индексы нарядов (дел), журналов, книг учета по номенклатуре нарядов (дел), номера уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях, материалов и количество листов в них, дата передачи, фамилии передающего и принимающего лиц и их подписи.
Электронные документы, в отношении которых принято решение о передаче в архив, передаются в архив до истечения срока действия сертификата открытого ключа ЭЦП.
Если по делу исполнение не окончено, оно в архив суда не сдается, а на учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого оно находится на исполнении. По окончании исполнения дело сдается в архив суда по отдельной описи.
285. Поступившие в архив суда уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях, наряды (дела) хранятся по годам в порядке номеров.
286. Из архива суда уголовное, гражданское дело или дело об административном правонарушении может быть выдано или выслано в случае служебной необходимости для временного пользования. Разрешение на выдачу или высылку дела дает председатель суда или его заместитель. Отметка о выдаче дела производится в специальном журнале, где указываются номер дела, дата выдачи, кому выдано, с какой целью или основание высылки, подпись в получении дела или номер почтового отправления и дата возвращения дела.
Требование о высылке уголовного, гражданского дела или дела об административном правонарушении и копия сопроводительного письма хранятся в контрольной папке до возвращения дела в суд.
287. Находящиеся в архиве суда наряды (дела), по которым истекли установленные перечнем Верховного Суда и перечнем типовых документов сроки хранения, отбираются к уничтожению.
288. Работу по отбору нарядов (дел) к уничтожению в судах осуществляет ЭК.
289. Отбор нарядов (дел), документов с отметкой «ЭПК» к уничтожению оформляется актом, который согласовывается ЭК суда, ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета), после чего утверждается председателем суда.
290. Отбор уголовных и гражданских дел к уничтожению первоначально производится по учетно-статистическим карточкам (в правом верхнем углу каждой карточки должен быть поставлен конечный год хранения дела), а затем подбираются дела, по которым истек срок хранения.
291. Из отобранных к уничтожению уголовных и гражданских дел на постоянное хранение остаются подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел – определения о прекращении дела. Кроме того, из гражданских дел о расторжении брака, отобранных к уничтожению, на постоянное хранение остаются соглашения о детях, соглашения о разделе имущества, свидетельства о заключении брака на территории иностранных государств, заключения экспертов и документы к ним.
На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Приговоры и последующие определения и постановления по уголовным делам хранятся отдельно от решений и последующих определений и постановлений по гражданским делам.
По истечении срока хранения последних дел, рассмотренных в определенном году, наличие подлинников приговоров и решений сверяется с учетно-статистическими карточками. Затем приговоры и решения подшиваются в порядке номеров дел, нумеруются, помещаются в твердую обложку.
В судах в каждый том наряда (дела) следует помещать документы, изъятые не более чем по 25 уголовным или 50 гражданским делам.
На обложке каждого тома пишется заголовок: «Подлинные приговоры (решения) по уголовным (гражданским) делам, рассмотренным в… году. Том № …, дела с № … по № …».
292. При составлении акта о выделении к уничтожению уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях, не подлежащих хранению, должны соблюдаться следующие правила:
дела располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров;
в графе «Заголовки дел» указываются номер дела, фамилия и инициалы осужденного, статья Уголовного кодекса Республики Беларусь; фамилия и инициалы истца и ответчика и существо спора; фамилия и инициалы лица, привлекаемого к административной ответственности;
в графе «Годы дел и документов» проставляется год рассмотрения дела;
в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинные приговоры и решения с последующими определениями и постановлениями вышестоящих судов, соглашения о детях, соглашения о разделе имущества, свидетельства о заключении брака на территории иностранных государств, заключения экспертов и документы к ним.
Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, по делам об административных правонарушениях разрешается составлять с использованием группового постатейного заголовка с обязательным приложением к акту списка уничтожаемых дел.
293. В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием даты составления акта.
294. Одновременно с уголовными, гражданскими делами, делами об административных правонарушениях и другими материалами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению отбираются наряды с управленческой документацией, а также регистрационные книги и журналы, картотеки, по которым истекли установленные сроки хранения.
Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом. Каждая группа документов включается в акт обобщенно под одним заголовком согласно пунктам перечня Верховного Суда, с указанием сроков хранения, и перечня типовых документов с указанием номеров (индексов) уничтожаемых нарядов (дел).
Акты о выделении к уничтожению документов подшиваются в отдельный наряд (дело) в хронологическом порядке.
295. Из уголовных и гражданских дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта о выделении к уничтожению уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 50 лет.
296. Судебные дела и другие наряды (дела), подлежащие уничтожению, сдаются на переработку.
Перед сдачей они должны быть упакованы, а в необходимых случаях опечатаны.
Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указываются количество включенных в акт нарядов (дел) и вес принятой партии документов.
Использование отобранных к уничтожению нарядов (дел) для хозяйственных нужд, а равно для сдачи в макулатуру запрещается.
ГЛАВА 15
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ СУДЕБНЫХ ДЕЛ И СУДЕБНЫХ ПОСТАНОВЛЕНИЙ
297. Судебные дела выдаются для ознакомления с ними в помещении суда по письменному заявлению и только с разрешения председателя суда, его заместителя или судьи:
обвиняемым, осужденным, оправданным, потерпевшим (частным обвинителям), гражданским истцам и их законным представителям, представителям потерпевших (частных обвинителей) по уголовным делам – по предъявлении документа, удостоверяющего личность;
юридически заинтересованным в исходе дела лицам, их представителям, законным представителям истцов или ответчиков или третьих лиц, иным лицам, если суд вынес решение об их правах и обязанностях и их представителям по гражданским делам – по предъявлении документа, удостоверяющего личность;
лицам, в отношении которых ведется административный процесс или вынесено постановление по делу об административном правонарушении, потерпевшим, их законным представителям, представителям, защитникам физических лиц, в отношении которых ведется административный процесс или вынесено постановление по делу об административном правонарушении, по делам об административных правонарушениях – по предъявлении документа, удостоверяющего личность;
адвокатам, участвующим в делах в суде первой и апелляционной инстанции, а также адвокатам, знакомящимся с делами, законченными производством, – по предъявлении удостоверения адвоката и доверенности, оформленной в простой письменной форме, или ордера;
другим лицам, участвующим в гражданских делах, гражданским истцам, гражданским ответчикам, участвующим в уголовных делах – по предъявлении документа, удостоверяющего личность, а их представителям, представителям юридического лица, в отношении которого вынесено постановление по делу об административном правонарушении или юридического лица, являющегося потерпевшим по делу об административном правонарушении, представителям органа, направившего дело об административном правонарушении на рассмотрение, – также по предъявлении доверенности на ведение дела.
Судьям и другим ответственным работникам вышестоящих судов, прокурорам судебные дела выдаются для ознакомления с ними в помещении суда по предъявлении удостоверения личности.
Дела об усыновлении (удочерении) выдаются для ознакомления с ними в помещении суда с разрешения председателя суда, его заместителя или судьи:
Усыновителям (удочерителям) – по предъявлении документа, удостоверяющего личность;
представителю органов опеки и попечительства, прокурору – по предъявлении удостоверения личности;
адвокату, участвующему в деле в качестве представителя усыновителя (удочерителя), – по предъявлении удостоверения адвоката и доверенности, оформленной в простой письменной форме, или ордера.
Судебные дела высылаются почтой или с рассыльными по письменным требованиям вышестоящих судов и органов, которым законодательством предоставлено право истребовать дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя.
До возвращения дела в суд требование о его высылке, копия приговора или решения и копия сопроводительного письма, с которым дело было направлено, хранятся в контрольной папке.
В учетно-статистической карточке отмечается, кому, когда и по какому запросу направлено дело и когда оно возвращено в суд.
При поступлении заявлений о выдаче копий процессуальных документов или ознакомлении с материалами дела, истребованного вышестоящим судом для обобщения судебной практики, уполномоченным работником аппарата суда оформляется запрос на возврат дела.
298. Ознакомление обвиняемых, осужденных, оправданных, потерпевших (частных обвинителей), гражданских истцов и их законных представителей, защитников, гражданских ответчиков и их представителей, а также представителей потерпевших (частных обвинителей) и гражданских истцов с приобщенными к материалам уголовных дел данными технического фиксирования судебных заседаний при апелляционном рассмотрении уголовных дел производится по письменному заявлению и с разрешения председателя суда, его заместителя или судьи в помещении суда на специально оборудованном рабочем месте в присутствии уполномоченного работника аппарата суда.
Ознакомление лиц, перечисленных в абзаце третьем части первой пункта 297 настоящей Инструкции, с приобщенными к материалам гражданских дел данными технического фиксирования судебных заседаний при апелляционном рассмотрении гражданских дел производится по письменному заявлению и с разрешения председателя суда, его заместителя или судьи в помещении суда на специально оборудованном рабочем месте в присутствии уполномоченного работника аппарата суда.
299. Канцелярией суда и заведующим архивом или архивариусом (лицом, ответственным за архив) выдаются в день обращения в суд по письменному заявлению с разрешения председателя суда, его заместителя или судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины засвидетельствованные копии судебных постановлений:
по гражданским делам – юридически заинтересованным в исходе дела лицам, их представителям, законным представителям истцов или ответчиков или третьих лиц, иным лицам, если суд вынес решение об их правах и обязанностях, и их представителям;
по уголовным делам – обвиняемым, осужденным, оправданным, потерпевшим (частным обвинителям), гражданским истцам и их законным представителям, гражданским ответчикам и их представителям, а также представителям потерпевших (частных обвинителей) и гражданских истцов;
по делам об административных правонарушениях – лицам, в отношении которых вынесено постановление по делу об административном правонарушении, потерпевшим, их законным представителям, представителям, защитникам физических лиц, в отношении которых вынесено постановление по делу об административном правонарушении. Постановление о прекращении дела об административном правонарушении либо о наложении административного взыскания с прекращением дела об административном правонарушении в части может быть выдано также представителю органа, направившему дело об административном правонарушении на рассмотрение;
адвокатам, участвующим в делах в суде первой и апелляционной инстанции;
нотариусам для совершения исполнительных надписей;
нанимателю после вступления приговора в законную силу, которым работник осужден к наказанию, исключающему продолжение работы.
Заявления о выдаче судебных постановлений (а в случаях, предусматривающих оплату государственной пошлины, и информация, подтверждающая факт ее уплаты) приобщаются к делу.
300. Выдаваемые судом копии приговоров, решений, определений и постановлений по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть удостоверены печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь. В случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать на выдаваемой копии.
301. У лица, получившего копию из материалов дела, отбирается расписка о ее получении, либо данное лицо может расписаться в получении в справочном листе. В случае высылки копии по почте в справочном листе делается об этом отметка.
Подлинные документы из дела выдаются, как правило, после вступления итогового судебного постановления в законную силу сторонам, представившим их, по письменному заявлению. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его заверенная копия.
Лицо, получившее документ, должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись.
302. Дело, рассмотренное третейским судом для разрешения конкретного спора, относящегося к компетенции суда общей юрисдикции, в пятнадцатидневный срок после вынесения решения и формирования дела в соответствии с требованиями пункта 130 настоящей Инструкции высылается в суд по месту третейского разбирательства по почте либо передается иным способом, обеспечивающим сохранность материалов дела.
Дела, рассмотренные третейским судом для разрешения конкретного спора, хранятся в архиве суда в условиях, исключающих к ним доступ посторонних лиц. Ознакомление с материалами дела третейского суда возможно с разрешения председателя суда.
В случае обжалования решения третейского суда для разрешения конкретного спора или его принудительного исполнения дело, рассмотренное этим судом, хранится в суде по месту рассмотрения заявления об отмене решения третейского суда или заявления о выдаче исполнительного документа на принудительное исполнение решения третейского суда.
ГЛАВА 16
УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ИЗДАНИЙ И ОРГТЕХНИКИ
303. К служебным изданиям относятся все поступившие в суд для общего пользования кодексы, официальные издания и иные сборники законодательства, бюллетени вышестоящих судов, инструкции, положения и другие своды правил, регламентирующих служебную деятельность и структуру судов, учебники, справочники и иные издания.
304. Все служебные издания учитываются работником, на которого возложена эта обязанность председателем суда, в книге учета служебных изданий по форме согласно приложению 76 к настоящей Инструкции. На изданиях проставляется инвентарный номер. Дополнительно полученные экземпляры изданий учитываются за новыми инвентарными номерами.
305. В случае износа книги учета служебных изданий, а также в тех случаях, когда большинство занесенных в книгу изданий уничтожено, с разрешения председателя суда может быть произведен переучет изданий и заведена новая книга учета.
Переучет проводится с составлением акта комиссией, назначенной председателем суда. В новую книгу учета переносятся, как правило, только те издания, которые к моменту переучета имеются в наличии и нужны для работы.
После переучета изданий и оформления новой книги старые книги учета по истечении двух лет уничтожаются по акту.
Председатель суда не реже одного раза в пять лет назначает специальную комиссию, которая проверяет все служебные издания, выявляет потерявшие практическую ценность, решает вопрос о их последующем уничтожении. Уничтожение служебных изданий должно быть произведено без ущерба для служебной деятельности суда.
306. Выдача служебных изданий для пользования производится под подпись в журнале выдачи служебных изданий по форме согласно приложению 77 к настоящей Инструкции.
307. При поступлении в суд оргтехники лицу, назначенному приказом председателя суда материально ответственным за нее, необходимо проверить ее техническое состояние, наличие документации, правильность и полноту заполнения технических паспортов. Всю оргтехнику это лицо обязано зарегистрировать в журнале регистрации средств оргтехники по форме согласно приложению 78 к настоящей Инструкции.
Вся документация, относящаяся к оргтехнике, хранится у материально ответственного лица.
308. Распорядительным документом председателя суда оргтехника закрепляется под расписку за соответствующими работниками, которые несут ответственность за ее сохранность и техническое состояние.
При использовании в судебном заседании средств оргтехники электронные носители приобщаются к судебному делу, упаковываются и опечатываются с описью содержания на упаковке и указанием номера дела. Опись удостоверяется секретарем судебного заседания – помощником судьи.
ГЛАВА 17
ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СУДЕБНЫХ ДЕЛ. КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ УЧЕТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В СУДЕ
309. Прием и передача судебных дел, нарядов (дел) и других документов при смене председателя суда производятся с участием представителя областного (Минского городского) суда, заведующего канцелярией, заведующего архивом, архивариусом (лица, ответственного за архив) и лица, ранее исполнявшего обязанности председателя суда.
Прием и передача судебных дел, нарядов (дел) и других документов при смене заведующего канцелярией (секретарем суда) производятся в присутствии председателя данного суда.
310. Прием и передача судебных дел, нарядов (дел) и других документов оформляются актом приема-передачи, в котором должны быть отражены:
общая характеристика делопроизводства, состояние учета, отчетности и архива данного суда;
наименование карточек, журналов, книг, нарядов (дел), которые ведутся в суде;
количество пронумерованных листов в каждой картотеке, журнале, книге, наряде (деле);
неисполненные документы и нерассмотренные судебные дела;
все документы архива суда, количество уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях, находящихся в архиве;
соответствие записей в журнале учета вещественных доказательств их фактическому наличию.
Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, подписывается лицами, участвующими в передаче.
Один экземпляр акта остается в суде, второй – направляется в областной (Минский городской) суд.
311. При освобождении от занимаемой должности или переводе на другую работу заместителей председателя суда, судей, помощника председателя, ведущих специалистов суда они обязаны в присутствии председателя суда, судьи и заведующего канцелярией и с участием материально ответственного лица передать все имеющиеся у них судебные дела и неисполненные документы, а также справочные материалы и материальные ценности другому работнику, на которого возложено исполнение обязанностей переводимого (освобождаемого) работника, либо материально ответственному лицу. При обнаружении недостачи имущества, утраты судебных дел, служебных изданий или документов председатель суда назначает служебное расследование. По окончании передачи дел (документов) составляется акт.
312. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
313. Контролю подлежат все зарегистрированные в суде документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа).
Контроль за своевременным рассмотрением судебных дел в судах осуществляют председатель суда и его заместители.
314. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – со дня, следующего за днем регистрации документа в суде, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.
Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции председателя (заместителя председателя) суда.
Изменение срока исполнения производится только по указанию председателя (заместителя председателя) суда, установившего срок исполнения.
Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнении в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.
Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее первого следующего за ним рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа.
315. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и гражданам.
На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в наряд (дело).
316. Учет контролируемых документов строится на базе регистрационных карточек.
На контролируемых документах в обязательном порядке должна проставляться отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту).
317. Информация о результатах исполнения документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства.
318. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения дел в суде осуществляет помощник председателя суда или судьи, которые еженедельно их анализируют и данные докладывают председателю суда.
Сведения об отложенных и приостановленных делах, нарушенных сроках рассмотрения дел с объяснением причин их нарушения представляются ежеквартально в областные (Минский городской) суды.
ГЛАВА 18
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
319. Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются судом, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь.
Используемые в суде форматы документов в электронном виде согласовываются с уполномоченным государственным архивным учреждением.
Используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.
Допустимыми форматами документов в электронном виде являются:
Portable Document Format / A (PDF/A);
Office Open XML (DOCX);
OpenDocument Format (ODT).
Допустимыми форматами графических образов документов на бумажных носителях (сканов) являются:
Portable Network Graphics (PNG);
Tagged Image File Format (TIFF);
Joint Photograph Experts Group (JPEG);
Portable Document Format / A (PDF/A).
320. Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным настоящей Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
321. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении* должно соответствовать требованиям, установленным пунктом 12 настоящей Инструкции.
______________________________
* Внешнее представление документа в электронном виде – его воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия.
322. В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП, за исключением случаев, указанных в пункте 323 настоящей Инструкции.
Использование ЭЦП осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь, в том числе предъявляемым к средствам выработки и проверки ЭЦП.
323. Отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в суде, позволяют однозначно идентифицировать суд – автора документа, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.
При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в суде, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.
Отсутствие ЭЦП допустимо для документов (за исключением электронных документов) информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для графических образов документов на бумажном носителе.
324. При подготовке документов в электронном виде могут использоваться шаблоны. Шаблоны разрабатываются на основе унифицированных форм документов.
325. Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется уполномоченным работником суда.
После отправки документа в электронном виде, удостоверенного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, досылка его экземпляра на бумажном носителе не требуется, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.
326. При получении документов, подписанных ЭЦП, осуществляется проверка:
подлинности ЭЦП;
соответствия способа использования ЭЦП сведениям, указанным в сертификате ключа подписи;
действительности сертификата ключа подписи.
327. Проверка действительности сертификата ключа подписи включает в себя проверку срока действия сертификата ключа подписи (срок действия сертификата ключа подписи не должен истечь на момент подписания документа), а также получение из удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи, сведений о действии сертификата ключа подписи (действует, действие приостановлено, сроки приостановления его действия, аннулирован).
328. Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями пункта 74 настоящей Инструкции.
Дополнительно при регистрации документов в электронном виде могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др.
329. Во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», отметке об ознакомлении с документом, иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде не вносится в их формуляр, а при работе с электронными документами – в их общую часть.
Данная информация отражается в регистрационных формах (РКК или журнале) на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы, и при необходимости прикрепляется в виде самостоятельных документов в электронном виде (файлов) к регистрируемому (учитываемому) документу в электронном виде. Для электронных документов информация реквизитов «Резолюция» и «Отметка о поступлении», а в необходимых случаях и других реквизитов включается в его особенную часть.
330. Регистрационно-учетные данные о документах в электронном виде и связи между ними и самими документами сохраняются в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов. При передаче документов в электронном виде внутри суда или при отправке за пределы суда вместе с ними передаются их регистрационно-учетные данные.
331. При пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией, и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму.
332. Документы в электронном виде, в том числе отправляемые (получаемые) по каналам электронной почты, допускается:
экспортировать во внешние по отношению к почтовой системе электронные файлы;
экспортировать в АИС СОЮ;
распечатывать на бумажном носителе.
333. При экспорте документа в электронном виде, отправленного (полученного) по каналам электронной почты, во внешний по отношению к почтовой системе файл или АИС СОЮ с документом экспортируется (распечатывается) сопроводительное электронное письмо, включая информацию, содержащуюся в заголовочной части электронного письма (сведения об электронном адресе отправителя (получателя), дате отправки, дате получения, теме письма, о путях прохождения электронного письма по информационно-коммуникационным каналам связи, идентификаторе письма в информационной системе и др.), если документ не содержит реквизит «Дата», в иных случаях, когда указанная информация необходима для подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и (или) может быть использована в справочных и доказательных целях.
334. При хранении и использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников суда в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа.
335. Контроль исполнения документов в электронном виде осуществляется с учетом требований главы 17 настоящей Инструкции.
Контроль исполнения документов в электронном виде обеспечивается тем же уполномоченным работником суда (должностным лицом), который в соответствии с локальными нормативными правовыми актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях.
336. Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.
При отсутствии в архиве суда условий для хранения документов в электронном виде, определенных нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства, их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (в том числе отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены новыми), указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.
Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные наряды (дела) (папки, директории на жестком диске специально выделенного компьютера) в соответствии с номенклатурой нарядов (дел) суда, составляемой в соответствии с требованиями главы 13 настоящей Инструкции.
337. Формирование и оформление электронных нарядов (дел) осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления нарядов (дел) с документами на бумажных носителях, указанных в главе 13 настоящей Инструкции.
Допускается формирование гибридных нарядов (дел) в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в суд по каналам электросвязи или была создана в суде в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в суд или была создана в суде на бумажном носителе. При этом в номенклатуре нарядов (дел) делается отметка в соответствии с частью восьмой пункта 250 настоящей Инструкции.
Гибридный наряд (дело) существует только на стадии оперативного хранения документов. После исполнения всех документов и завершения делопроизводственного года из гибридного наряда (дела), подлежащего архивному хранению, формируется либо наряд (дело) с документами на бумажном носителе, либо электронный наряд (дело). При формировании наряда (дела) документами на бумажном носителе документы в электронном виде распечатываются и заверяются в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. При формировании электронного наряда (дела) документы на бумажном носителе переводятся в электронный вид (сканируются).
Недопустимо формировать гибридные наряды (дела) документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
338. Местом хранения электронных нарядов (дел) и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению являются структурные подразделения суда.
339. Экспертиза ценности документов в электронном виде осуществляется в порядке, установленном главой 14 настоящей Инструкции и соответствующими актами законодательства Республики Беларусь.
340. Передача в архив и выделение к уничтожению электронных нарядов (дел) и документов в электронном виде осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иных актов законодательства Республики Беларусь.
|
Приложение 1 к Инструкции по делопроизводству |
Бланки организационно-распорядительных документов на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов
Общий бланк
|
Государственный герб |
|
|
СУД МАСКОЎСКАГА РАЁНА |
СУД МОСКОВСКОГО РАЙОНА |
Бланк для письма
|
Государственный герб |
|
|
СУД МАСКОЎСКАГА РАЁНА |
СУД МОСКОВСКОГО РАЙОНА |
|
Приложение 2 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат A4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации поступивших бланков документов с изображением
Государственного герба Республики Беларусь
|
№ |
Дата поступ- |
Номер, индекс, дата сопроводи- |
Органи- |
Количество поступивших экземпляров |
Серия и номера бланков |
Наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы должностного лица – получателя бланков |
Расписка в получении |
Приме- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
Приложение 3 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат A4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
|
Дата поступления и индекс документа |
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа |
Краткое содержание документа |
Резолюция или кому направлен документ |
Отметка об исполнении |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Приложение 4 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат A4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации исходящих документов
|
№ |
Индекс и дата документа |
Корреспондент |
Способ доставки |
Краткое содержание документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Приложение 5 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат A4 (210 x 297 мм)
|
СПИСОК № 1 |
||
|
Дата |
|
№ |
Кому |
Куда |
Особые отметки |
Вес |
Плата за пересылку |
Номер отправлений по ф. 3 |
|
Отправитель: (Ф.И.О.)
|
Приложение 6 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат A4 (210 x 297 мм)
Разносная книга
|
№ |
Наименование документа |
Кому адресован документ |
Исходящий номер и дата |
Дата получения |
Инициалы, фамилия получившего документ |
Расписка в получении |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Приложение 7 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Учетно-статистическая карточка на уголовное дело
Поступило __ _________ 20__ г. от (из) ____________ Кол-во томов ______ Дело № ____
Число привлеченных __________________________________________________________
|
В каком порядке поступило дело (подчеркнуть): |
Где совершено преступление |
Дело |
Дата |
|
приостановлено в связи с розыском обвиняемого |
|||
|
в связи с психическим или другим заболеванием |
|||
|
возобновлено |
|||
|
Сущность преступления: |
Преступление совершено в отношении члена семьи, близкого родственника: |
||
|
Сумма, внесенная до приговора |
Сумма имущественного ущерба, определенная судом |
||
|
Фамилия, собственное имя, отчество обвиняемого |
|||
|
Был ли предъявлен иск: Иск удовлетворен полностью/частично |
Фамилия, инициалы представителя гражданского истца |
||
|
Фамилия, инициалы председательствующего |
Фамилия, инициалы секретаря судебного заседания – помощника судьи |
Оборотная сторона
|
Дата вынесения постановления о назначении судебного разбирательства |
|
|
Дата, на которую назначено предварительное судебное заседание: __ ____________ 20__ г. |
Результат проведения: |
|
Дата, на которую назначено рассмотрение дела __ ____________ 20__ г. __ ____________ 20__ г. |
Результат проведения: |
|
Дата рассмотрения дела Находилось в производстве ____ дней |
Применен сокращенный порядок судебного следствия _________________________________________________ |
|
По какой статье Уголовного кодекса Республики Беларусь: |
|
|
Результаты рассмотрения (подчеркнуть) |
Сущность приговора (определения) Копия приговора направлена __________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ |
|
Дело назначено к рассмотрению в вышестоящем суде (подчеркнуть): |
Дата и сущность апелляционного определения |
|
Приговор вступил в законную силу __ ____________ 20__ г. Отметка о приведении к исполнению |
|
|
Вынесено частное определение (постановление) (подчеркнуть): |
Когда, куда направлено частное определение (постановление) Поступило сообщений о мерах, принятых |
|
Дело сдано в архив |
Другие отметки |
|
Приложение 8 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Алфавитный указатель к уголовным делам
|
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) обвиняемого или осужденного |
Статья Уголовного кодекса Республики Беларусь |
Номер дела по учетно-статистической карточке |
|
1 |
2 |
3 |
|
Приложение 9 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Учетно-статистическая карточка на гражданское дело
|
Дело (заявление) поступило __ __________ 20__ г. |
Дело № 2-_____ 20__ г. |
Возбуждено производство по делу __ ____________ 20__ г.
|
В каком порядке поступило (подчеркнуть): |
||
|
ИСТЕЦ Дата рождения __________________________ Место рождения ________________________ Идентификационный номер ______________ Проживают в одной местности или иногородние (подчеркнуть) Фамилия, инициалы представителя |
ОТВЕТЧИК Дата рождения ___________________________ Место рождения __________________________ Идентификационный номер _________________ Фамилия, инициалы представителя |
|
|
Сущность и сумма иска |
№ строки статистического отчета |
|
|
Дело приостановлено на основании статьи ___________ Дело возобновлено |
Дело рассмотрено данным судом Фамилия прокурора ____________ |
Результаты рассмотрения дела _____________________________ 2. В иске отказано |
|
Сущность решения (определения) суда |
Дата и сущность апелляционного определения |
Решение вступило в законную силу ___ __________ 20__ г.
Оборотная сторона
|
Назначено предварительное судебное заседание: на ___ _________ 20__ г. |
Результат проведения: |
|
Судебное разбирательство назначено: на ___ _________ 20__ г. |
Отметка об обращении решения (определения) к исполнению |
|
Дело рассмотрено с вынесением заочного решения (подчеркнуть): |
Дата отмены: заочного решения |
|
Дело рассмотрено в выездном судебном заседании |
|
|
Вынесено частное определение (подчеркнуть): |
Другие отметки |
|
Дело назначено к слушанию в вышестоящем суде по (подчеркнуть): |
|
|
Дело сдано в архив |
|
Приложение 10 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Алфавитный указатель к гражданским делам
|
Ответчик |
Истец |
Сущность иска |
Номер дела по учетно-статистической карточке |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Приложение 11 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Учетно-статистическая карточка
на дело об административном правонарушении,
поступившее с жалобой (протестом)
|
Дело поступило __ _____________ 20__ г. |
Дело № _____________ 20__ г. |
|
______________________________________ |
_____________________________________ |
|
|
(наименование суда, органа, вынесшего постановление) |
(фамилия, инициалы судьи, должностного лица, вынесшего постановление) |
Постановление: вступило в законную силу, не вступило в законную силу
(нужное подчеркнуть).
|
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) лица, в отношении которого вынесено постановление, идентификационный номер, наименование юридического лица, индивидуального предпринимателя |
Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (статья, часть) |
Сущность постановления |
Примечание |
|
В каком порядке поступило (нужное подчеркнуть): |
Дело назначено к слушанию на: __ _____________ 20__ г. |
Рассмотрено Дело возвращено |
|
Результат рассмотрения жалобы (протеста) на постановление |
|
|
не вступившее в законную силу: |
вступившее в законную силу: |
Оборотная сторона
Другие отметки*: ______________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________
* Подробный результат рассмотрения дела и другие отметки.
|
Приложение 12 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации материалов об условно-досрочном освобождении от наказания и о замене неотбытой части наказания более мягким, об освобождении от наказания или замене наказания более мягким по заболеванию, о снятии судимости
|
Индекс дела и № |
Фамилия, инициалы, статья Уголовного кодекса Республики Беларусь |
Дата |
Определение суда в отношении лиц, совершивших преступление |
Об освобож- |
О снятии суди- |
||||||||||||
|
поступ- |
рассмот- |
до 18-летнего возраста |
в возрасте 18 лет и старше |
||||||||||||||
|
об условно-досрочном освобождении осужденных |
о замене более мягким неотбытой части наказания в виде |
об условно-досрочном освобождении осужденных |
о замене более мягким неотбытой части наказания в виде |
||||||||||||||
|
к лише- |
к исправи- |
к иному наказа- |
лишения свободы |
исправи- |
иного нака- |
к лишению свободы |
к исправи- |
к иному наказа- |
лишения свободы |
исправи- |
иного наказа- |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
|
Приложение 13 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Алфавитный указатель
к журналу регистрации материалов об условно-досрочном освобождении от наказания и о замене неотбытой части наказания более мягким, об освобождении от наказания или замене наказания более мягким по заболеванию, о снятии судимости
|
Индекс и № п/п |
Фамилия, инициалы осужденного |
Наименование |
Номер по журналу регистрации |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Приложение 14 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации материалов об изменении условий содержания осужденных
и о возвращении в места лишения свободы лиц, к которым было применено
условно-досрочное освобождение от наказания
|
Индекс и № |
Фамилия, инициалы осужденного |
Дата |
Результат рассмотрения представлений |
|||||||
|
поступ- |
рассмот- |
об изменении условий содержания осужденных |
о возвращении в места лишения свободы лиц, к которым было применено условно-досрочное освобождение от наказания |
|||||||
|
о замене тюремного заключения отбыванием наказания в исправи- |
о замене отбывания наказания в исправи- |
о переводе из исправи- |
о переводе в исправи- |
о возвра- |
за нару- |
за совер- |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
Приложение 15 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Алфавитный указатель
к журналу регистрации материалов об изменении условий содержания
осужденных и о возвращении в места лишения свободы лиц, к которым было применено условно-досрочное освобождение от наказания
|
Индекс и № п/п |
Фамилия, инициалы осужденного |
Наименование |
Номер по журналу регистрации |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Приложение 16 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации дел об административных правонарушениях
|
№ |
Фамилия, инициалы лица, в отношении которого ведется административный процесс |
Статья Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, вид нормативного правового акта |
Дата |
Результаты рассмотрения |
||||
|
поступ- |
рассмо- |
наложено админист- |
лицо освобождено от админи- |
прекра- |
иное решение |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
Приложение 17 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Алфавитный указатель
к журналу регистрации дел об административных правонарушениях
|
Фамилия, инициалы лица, в отношении которого ведется административный процесс |
Номер дела по журналу регистрации |
Статья Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, вид нормативного правового акта |
|
1 |
2 |
3 |
|
Приложение 18 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации материалов о замене исправительных работ штрафом,
общественными работами
|
Индекс и № п/п |
Фамилия, инициалы осужденного |
Дата |
Результаты рассмотрения о замене исправительных работ |
||
|
поступления |
рассмотрения |
штрафом |
общественными работами |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Приложение 19 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации материалов по жалобам на решения органа уголовного преследования об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении предварительного расследования уголовного дела, уголовного преследования, об отказе в возбуждении производства по вновь открывшимся обстоятельствам
|
№ |
Фамилия, инициалы лица, подавшего жалобу |
Дата вынесения постановления |
Дата поступления материалов |
Дата рассмотрения судом |
Результат рассмотрения |
Дата исполнения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Приложение 20 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Алфавитный указатель
к журналу регистрации материалов по жалобам на решения органа уголовного преследования об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении предварительного расследования уголовного дела, уголовного преследования, об отказе в возбуждении производства по вновь открывшимся обстоятельствам
|
Фамилия, инициалы лица, подавшего жалобу |
Номер по журналу регистрации |
|
1 |
2 |
|
Приложение 21 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации материалов по жалобам на задержание, заключение под стражу, домашний арест или продление срока содержания под стражей, домашнего ареста
|
№ |
Фамилия, инициалы обвиняемого |
Дата задержания, избрания меры пресечения |
Дата поступления материалов |
Дата рассмотрения судом |
Результат рассмотрения |
Дата исполнения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Приложение 22 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Алфавитный указатель
к журналу регистрации материалов по жалобам на задержание,
заключение под стражу, домашний арест или продление срока
содержания под стражей, домашнего ареста
|
№ |
Фамилия, инициалы обвиняемого |
Номер дела по журналу регистрации |
|
1 |
2 |
3 |
|
Приложение 23 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета апелляционных жалоб и (или) апелляционных протестов
по гражданским делам
|
№ |
Номер дела |
Наименование поступившего документа |
Дата поступ- |
Лицо, подавшее жалобу, или прокурор, принесший протест |
Передано судье (фамилия, инициалы) |
Дата пере- |
Подпись судьи |
Принятое решение (о направлении дела в суд апел. инстанции, об отказе в принятии, об оставлении без движения и др.) |
Дата направления дела в суд апел. инстанции либо заявителю соответст- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Приложение 24 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета апелляционных жалоб и (или) апелляционных протестов
по уголовным делам
|
№ |
Номер дела |
Наиме- |
Дата поступ- |
Лицо, подавшее жалобу, или прокурор, принесший протест |
Передано судье (фамилия, инициалы) |
Дата передачи |
Подпись судьи |
Принятое решение (о направлении дела в суд апел. инстанции, о возврате жалобы (протеста) для устранения недостатков и др.) |
Дата направления дела в суд апел. инстанции либо возврата жалобы (протеста) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Приложение 25 к Инструкции по делопроизводству |
Регистрационный номер преступления состоит из 11 цифр и формируется следующим образом:
1-я и 2-я цифры – последние две цифры года регистрации преступления;
3-я и 4-я цифры – код органа уголовного преследования, суда (орган внутренних дел – 01, прокурор – 02, суд – 04, орган пограничной службы – 05, орган государственной безопасности – 06, орган финансовых расследований – 08, таможенный орган – 09, орган государственного пожарного надзора – 10, Вооруженные Силы – 11, Следственный комитет – 12);
5-я цифра – код региона места нахождения (подчиненность) органа уголовного преследования, суда (г. Минск – 1, Брестская область – 2, Витебская область – 3, Гомельская область – 4, Гродненская область – 5, Минская область – 6, Могилевская область – 7, центральный аппарат – 8);
6-я и 7-я цифры – порядковый номер органа уголовного преследования, суда в регионе (устанавливается информационными подразделениями Министерства внутренних дел (для центральных аппаратов), управлений внутренних дел облисполкомов и главного управления внутренних дел Минского горисполкома);
8–11-я цифры – порядковый номер преступления в нарастающем порядке в пределах календарного года.
Перечень индексов для регистрации дел
1 – уголовные дела;
2 – гражданские дела;
3 – материалы об условно-досрочном освобождении от наказания и о замене неотбытой части наказания более мягким по болезни;
4 – материалы об изменении условий содержания лиц, осужденных к лишению свободы во время отбывания наказания (статья 402 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь), об отмене условного неприменения наказания, об отмене отсрочки исполнения наказания (статьи 77, 78 Уголовного кодекса Республики Беларусь);
5 – материалы о снятии судимости;
6 – дела об административных правонарушениях;
7 – материалы о замене исправительных работ штрафом, общественными работами;
8 – жалобы на решения органа уголовного преследования об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении предварительного расследования уголовного дела, уголовного преследования, об отказе в возбуждении производства по вновь открывшимся обстоятельствам;
9 – жалобы на задержание, заключение под стражу, домашний арест или продление срока содержания под стражей, домашнего ареста;
10 – жалобы на не вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях иных органов, ведущих административный процесс;
11 – жалобы на вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях иных органов, ведущих административный процесс;
12 – материалы о применении мер по обеспечению исполнения исполнительного документа;
13 – материалы об отсрочке и рассрочке исполнения решения;
14 – материалы об изменении способа и порядка исполнения решения;
15 – жалобы на действия и решения судьи, должностного лица органа, ведущего административный процесс;
16 – материалы об установлении, приостановлении, продлении, прекращении превентивного надзора.
При необходимости перечень индексов может быть дополнен.
|
Приложение 26 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Обложка дела
РЕСПУБЛИКА БЕЛАРУСЬ
______________________________________________________________
(наименование суда)
Уголовное
Гражданское
|
Дело № ________ |
Том № ________ |
|
По |
обвинению |
||
|
иску, заявлению |
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
|
1-я инстанция |
2-я инстанция |
|
Поступило ___________________________ |
Поступило __________________________ |
|
Фонд № ______ |
На ________ листах |
|
Приложение 27 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Справочный лист
|
По |
уголовному |
делу № __________________ 20__ года |
|
гражданскому |
|
Дата |
Какие действия произведены |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
|
Приложение 28 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Обложка дела
Суд __________________________________________________________________________
|
Дело № |
Том № _______ |
|
Материал |
______________________________________________________________________________
(наименование дела или материала)
______________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы)
Поступило _____________
Рассмотрено ____________
|
Фонд № ______ |
На ________ листах |
|
Приложение 29 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации материалов о применении мер по обеспечению исполнения исполнительного документа; материалов об отсрочке и рассрочке исполнения решения; материалов об изменении способа и порядка исполнения решения
|
№ |
Дата поступления |
Суть предъявленных требований |
Судья |
Дата и результат рассмотрения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Приложение 30 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации заявлений о возмещении физического и имущественного вреда, причиненного незаконными действиями органа, ведущего уголовный процесс
|
№ |
Дата поступления заявления |
Заявитель (фамилия, инициалы) |
№ уголовного дела |
Результат рассмотрения заявления |
Дата направления определения (ответа) заявителю |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Приложение 31 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании
|
№ |
Дата |
Наименование и номер дела |
Кому передано |
Расписка секретаря судебного заседания в получении дела |
Результат рассмотрения (по отложенным делам – причина отложения) |
Число свидетелей, вызванных и явившихся в судебное заседание (через дробь) |
Дата сдачи дела в канцелярию |
Расписка секретаря в получении дела |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
Приложение 32 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Дело № _________________
СПРАВКА
____________________________________________________ извещен(а) о необходимости
(фамилия, инициалы)
явки в судебное заседание, назначенное на __ _____________ 20__ г. в ____ ч ___ мин, посредством __________________________________________________________________
(способ извещения)
______________________________________________________________________________
(текст извещения)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
|
Дата |
|
|
Время извещения |
|
|
Секретарь судебного заседания – |
|
|
помощник судьи |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 33 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Первая страница
Судебная повестка
о вызове в суд обвиняемого по уголовному делу № __________
Кому ________________________________________________________________________
Суд _________________________________________________________________________
вызывает Вас в качестве обвиняемого к ___________ часам __ _________________ 20__ г.
по делу ______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
по адресу: ____________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
При себе иметь документ, удостоверяющий личность.
Секретарь суда _________________________________ Телефон ____________________
(инициалы, фамилия)
Вторая страница
Последствия неявки по вызову
В случае неявки обвиняемого без уважительных причин суд на основании статьи 294 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь вправе подвергнуть неявившегося приводу, а равно избрать или изменить в отношении его меру пресечения.
|
Приложение 34 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Первая страница
Вручается адресату
Судебная повестка
по уголовному делу № ____________
Кому ________________________________________________________________________
Суд _________________________________________________________________________
вызывает Вас в качестве ____________________ к ________ часам __ ___________ 20__ г.
по делу ______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
по адресу: ____________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
При себе иметь документ, удостоверяющий личность.
Секретарь суда _______________________________ Телефон ____________________
(инициалы, фамилия)
Вторая страница
Последствия неявки по вызову
В случае неявки свидетеля без уважительных причин суд на основании статьи 130 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь вправе подвергнуть неявившегося приводу.
Эксперт согласно статье 61 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь за уклонение без уважительных причин от исполнения возложенных на него обязанностей несет ответственность в соответствии со статьями 401 и 402 Уголовного кодекса Республики Беларусь.
В соответствии со статьей 24.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях неуважение к суду, выразившееся в уклонении от явки в суд, то есть неявка по вызову без уважительной причины, влечет предупреждение, или наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин, или административный арест.
Третья страница
Подлежит возврату в суд
Уголовное дело № __________
Расписка
Судебную повестку на имя ______________________________________________________
о явке в суд ___________________________________________________________________
района ________________________________________ на __________________________ г.
в качестве _____________________________________ получил _____________________ г.
1. Лично _____________________________________________________________________
(подпись адресата)
2. Для передачи _______________________________________________________________
(подпись получателя с указанием отношения к адресату)
3. Судебная повестка не вручена вследствие _______________________________________
______________________________________________________________________________
Четвертая страница
Уведомление о вручении судебной повестки
(простое)
Куда _________________________________________________________________________
(адрес суда)
Кому ________________________________________________________________________
(наименование суда)
Правила вручения
1. Судебная повестка вручается адресату лично под расписку на второй половине судебной повестки, подлежащей возврату в суд. Судебная повестка, адресованная юридическому лицу, вручается его работникам, в служебные обязанности которых входит получение почтовых отправлений.
2. Если лицо, доставляющее судебную повестку, не застанет адресата по месту его жительства или работы, то судебная повестка вручается под расписку кому-либо из проживающих совместно с ним совершеннолетних членов его семьи либо администрации по месту его работы для передачи адресату.
3. При временном выбытии гражданина лицо, доставляющее судебную повестку, отмечает на подлежащем возврату в суд уведомлении о вручении, куда выбыл адресат и когда ожидается его возвращение.
4. При отказе адресата принять судебную повестку доставляющее ее лицо делает соответствующую отметку на судебной повестке или конверте и возвращает их в суд с соответствующей пометкой.
|
Приложение 35 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ИЗВЕЩЕНИЕ
Штамп суда
В соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Республики Беларусь народный заседатель _______________________________________________ вызывается в
(фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется))
______________________________________________________________________________
(наименование суда)
______________________________________________________________________________
(адрес суда, номер кабинета, телефон, дата, время)
для исполнения обязанностей народного заседателя в судебном заседании по делу ______________________________________________________________________________
Лица, отобранные судом для участия в рассмотрении дела в качестве народных заседателей, обязаны явиться в указанный суд в назначенное время и исполнить возложенные на них обязанности.
Если у народного заседателя имеются уважительные причины для неявки, просим незамедлительно сообщить об этом в суд по указанному в извещении телефону или указать причину в данном извещении, отправив его в суд по указанному в нем адресу ______________________________________________________________________________
(причина неявки в суд)
О вызове в суд народный заседатель должен сообщить администрации по месту работы.
На время исполнения обязанностей народных заседателей в рабочее время работникам гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка.
Неработающим народным заседателям, в том числе пенсионерам, за исполнение обязанностей в суде производятся выплаты в размере среднего заработка для местности (района, города) по месту нахождения суда.
В случае выезда народных заседателей для исполнения обязанностей в суде в другой местности вне постоянного места жительства им также предоставляются гарантии и компенсации, предусмотренные законодательством при служебных командировках.
Увольнение народных заседателей с основной работы по инициативе нанимателя, за исключением случаев совершения народным заседателем виновных действий (бездействия), допускается при соблюдении общего порядка, предусмотренного законодательством о труде, и только с согласия органа (должностного лица), утвердившего списки народных заседателей.
|
Секретарь судебного заседания – |
|
|
помощник судьи |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 36 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета дел, рассмотренных с участием народных заседателей
|
№ |
Дата |
Наименование и номер дела |
Фамилия, инициалы судьи |
Фамилия, инициалы секретаря судебного заседания |
Фамилия, инициалы народных заседателей |
Судебное заседание |
|
|
начато |
окончено |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Приложение 37 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Первая страница
Вручается адресату
Судебная повестка
по гражданскому делу № 2-_________
Кому _______________________________________________________________________
Суд ________________________________________________________________________
вызывает Вас в качестве ___________________ к ________ часам __ ___________ 20__ г.
по делу _____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
по адресу: ___________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Суд предлагает сторонам представить все необходимые доказательства по делу.
При себе иметь документ, удостоверяющий личность.
Секретарь суда ____________________________________ Телефон _________________
(инициалы, фамилия)
Вторая страница
Последствия неявки по вызову
В случае неявки в судебное заседание кого-либо из юридически заинтересованных в исходе дела лиц, в отношении которых отсутствуют сведения об их извещении, разбирательство дела откладывается.
Суд вправе рассмотреть дело в отсутствие ответчика (ответчиков) в порядке заочного производства по правилам, установленным главой 281 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь.
Если истец, надлежащим образом извещенный о времени и месте судебного заседания, не явился без уважительных причин по вызову суда либо не уведомил суд о наличии уважительных причин неявки и нет его письменного заявления о разбирательстве дела в его отсутствие, а ответчик не требует разбирательства дела по существу, суд оставляет заявление без рассмотрения согласно статье 282 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь.
В случае неявки в судебное заседание свидетелей и иных участников гражданского судопроизводства без уважительных причин, а также ответчиков, если явка их признана судом обязательной, они могут быть подвергнуты приводу согласно статье 169 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь.
В соответствии со статьей 24.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях неуважение к суду, выразившееся в уклонении от явки в суд, то есть неявка по вызову без уважительной причины, влечет предупреждение, или наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин, или административный арест.
Третья страница
Подлежит возврату в суд
Гражданское дело № 2-___________
Расписка
Судебную повестку на имя ______________________________________________________
о явке в суд ___________________________________________________________________
района ___________________________________ на _______________________________ г.
в качестве _____________________________ получил _____________________________ г.
1. Лично _____________________________________________________________________
(подпись адресата)
2. Для передачи _______________________________________________________________
(подпись получателя с указанием отношения к адресату)
3. Судебная повестка не вручена вследствие _______________________________________
_____________________________________________________________________________
Четвертая страница
Уведомление о вручении судебной повестки
(простое)
Куда ________________________________________________________________________
(адрес суда)
Кому ________________________________________________________________________
(наименование суда)
Правила вручения
1. Судебная повестка вручается адресату лично под расписку на второй половине судебной повестки, подлежащей возврату в суд. Судебная повестка, адресованная юридическому лицу, вручается его работникам, в служебные обязанности которых входит получение почтовых отправлений.
2. Если лицо, доставляющее судебную повестку, не застанет адресата по месту его жительства или работы, то судебная повестка вручается под расписку кому-либо из проживающих совместно с ним совершеннолетних членов его семьи либо администрации по месту его работы для передачи адресату.
3. При временном выбытии гражданина лицо, доставляющее судебную повестку, отмечает на подлежащем возврату в суд уведомлении о вручении, куда выбыл адресат и когда ожидается его возвращение.
4. При отказе адресата принять судебную повестку доставляющее ее лицо делает соответствующую отметку на судебной повестке или конверте и возвращает их в суд с соответствующей пометкой.
|
Приложение 38 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ИЗВЕЩЕНИЕ
Кому ________________________________________________________________________
Суд __________________________________________________________________________
вызывает Вас к судье к _____________ часам __ ______________ 20__ г. по делу ________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
по адресу: ____________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
по вопросу (заявлению, материалу) о _____________________________________________
______________________________________________________________________________
При себе иметь документ, удостоверяющий личность.
Секретарь суда _________________________________ Телефон ____________________
(инициалы, фамилия)
|
Приложение 39 к Инструкции по делопроизводству |
Штамп суда
|
Начальнику следственного |
|
|
изолятора № _________________ |
|
|
Начальнику конвойного |
|
|
_____________________________ |
|
|
___________________ ОВД (УВД) |
|
|
_____________________________ |
Направляем копию постановления о назначении судебного разбирательства, (и, или) копию постановления о продлении срока содержания под стражей для немедленного вручения обвиняемому ________________________________________________________
(статьи Уголовного кодекса Республики Беларусь)
______________________________________________________________________________
(фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется))
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Расписка
Копии постановлений о назначении судебного разбирательства (и, или) продлении срока содержания обвиняемого под стражей
Получил __ _____________ 20__ г.
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 40 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
РАСПИСКА
Я, ________________________________________________________________ копию постановления о назначении судебного разбирательства, копию постановления об изменении меры пресечения или продлении срока содержания под стражей получил лично __ ____________ 20__ г.
____________________
(подпись)
|
Приложение 41 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Штамп суда
Извещение
о дне судебного разбирательства
______________________________________________________________________________
(наименование суда)
извещает гражданина __________________________________________________________
(фамилия, инициалы)
проживающего по адресу: _______________________________________________________
о том, что ____________________________________________________________________
(указывается день и время судебного заседания)
в помещении суда по адресу: ____________________________________________________
(указывается адрес суда и № зала судебного заседания)
______________________________________________________________________________
состоится рассмотрение дела ____________________________________________________
(указываются стороны, содержание иска, заявления, жалобы)
______________________________________________________________________________
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
М.П. |
|
Приложение 42 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Компетентному суду
___________________________________________________________________________
(название запрашиваемого государства)
Поручение о вручении документов
В соответствии с _________________________________________________________
(название международного договора)
______________________________________________________________________________
(наименование суда, от которого исходит поручение)
______________________________________________________________________________
просит компетентный суд _______________________________________________________
(название запрашиваемого государства)
вручить ______________________________________________________________________
(точное название документов, подлежащих вручению)
______________________________________________________________________________
гражданину ___________________________________________________________________
(фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), точный адрес)
(представителю юридического лица) _____________________________________________
(точное название, адрес)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
и возвратить подтверждение о вручении документов.
Вручение данных документов необходимо произвести в связи с рассмотрением ______________________________________________________________________________
(название дела с указанием истца и ответчика)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Вручение документов просим произвести в порядке, предусмотренном законодательством Вашего государства, либо путем простой передачи получателю, если он согласен добровольно их принять.
Заверенный перевод документов, подлежащих вручению, прилагается (не прилагается).
В случае невозможности исполнения данного поручения просьба сообщить об обстоятельствах, препятствующих его исполнению, и возвратить подлежащие вручению документы.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
М.П. |
|
Приложение 43 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Список
уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях,
назначенных к слушанию в суде
_______________________________________________ района
_______________________ на __ ____________ 20__ г.
Фамилия, инициалы судьи _____________________________________________________
№ зала судебного заседания или кабинета ________________________________________
|
№ |
Время начала слушания |
Фамилия, инициалы обвиняемых; |
Статьи Уголовного кодекса |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
Секретарь судебного заседания – помощник судьи: Ф.И.О., каб. № _______
|
Приложение 44 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Первая страница
Вручается адресату
Судебная повестка
по делу об административном правонарушении № _______
Кому ________________________________________________________________________
Суд __________________________________________________________________________
вызывает Вас в качестве лица, в отношении которого ведется административный процесс к _______ часам __ __________ 20__ г. по делу _____________________________________
______________________________________________________________________________
по адресу: ____________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
При себе иметь документ, удостоверяющий личность.
Секретарь суда _________________________________ Телефон ____________________
(инициалы, фамилия)
Вторая страница
Последствия неявки по вызову
В случае неявки по вызову без уважительной причины физическое лицо, в отношении которого ведется административный процесс, может быть подвергнуто приводу по постановлению судьи (статья 8.12 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях), а также привлечено к административной ответственности на основании статьи 24.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях за неуважение к суду.
Третья страница
Подлежит возврату в суд
Дело об административном правонарушении № ______
Расписка
Судебную повестку на имя _________________________________________________ о явке в суд ___________________________________________________________________ района ____________________________ на ______________________________________ г. в качестве лица, привлекаемого к административной ответственности, получил _____________________________ г.
1. Лично ____________________________________________________________________
(подпись адресата)
2. Для передачи ______________________________________________________________
(подпись получателя с указанием отношения к адресату)
3. Судебная повестка не вручена вследствие _______________________________________
______________________________________________________________________________
Четвертая страница
Уведомление о получении судебной повестки
(простое)
Куда ______________________________________________________________________
(адрес суда)
Кому ______________________________________________________________________
(наименование суда)
Правила вручения
1. Судебная повестка вручается адресату лично под расписку на второй половине судебной повестки, подлежащей возврату в суд.
2. Если лицо, доставляющее судебную повестку, не застанет адресата по месту его жительства или работы, то судебная повестка вручается под расписку для передачи ему взрослым членам семьи либо администрации по месту его работы. Лицо, принявшее судебную повестку, обязано при первой возможности вручить ее адресату.
3. Юридическое лицо, участвующее в административном процессе, о вызове его представителя в суд, орган, ведущий административный процесс, извещается судебной повесткой, которая направляется по месту нахождения юридического лица.
4. При временном отсутствии адресата лицо, доставляющее судебную повестку, отмечает на второй половине судебной повестки, куда выбыл адресат и когда ожидается его возвращение.
5. При отказе адресата принять судебную повестку доставляющее ее лицо делает соответствующую отметку на судебной повестке, которая возвращается в суд.
|
Приложение 45 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Первая страница
Вручается адресату
Судебная повестка
по делу об административном правонарушении № ________
Кому _______________________________________________________________________
Суд ________________________________________________________________________
вызывает Вас в качестве __________________ к ________ часам __ ____________20__ г.
по делу _____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
по адресу: ___________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
При себе иметь документ, удостоверяющий личность.
Секретарь суда ____________________________________ Телефон _________________
(инициалы, фамилия)
Вторая страница
Свидетелю, эксперту, специалисту, переводчику и понятому возмещаются расходы, понесенные ими в связи с участием в административном процессе.
Порядок выплаты и размеры сумм, подлежащих выплате, устанавливаются Советом Министров Республики Беларусь.
Последствия неявки по вызову
В случае неявки по вызову без уважительной причины свидетель может быть подвергнут приводу по постановлению судьи (статья 8.12 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).
Уклонение от явки в суд свидетеля влечет за собой применение мер административной ответственности, предусмотренных статьей 24.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
Третья страница
Подлежит возврату в суд
Дело об административном правонарушении № _______
Расписка
Судебную повестку на имя _______________________________________________ о явке в суд ___________________________________________________________________ района _______________________________________ на __________________________ г. в качестве ____________________________________ получил _____________________ г.
1. Лично ____________________________________________________________________
(подпись адресата)
2. Для передачи ______________________________________________________________
(подпись получателя с указанием отношения к адресату)
3. Судебная повестка не вручена вследствие _______________________________________
______________________________________________________________________________
Четвертая страница
Уведомление о получении судебной повестки
(простое)
Куда _________________________________________________________________________
Кому ________________________________________________________________________
(наименование суда)
Правила вручения
1. Судебная повестка вручается адресату лично под расписку на второй половине судебной повестки, подлежащей возврату в суд.
2. Если лицо, доставляющее судебную повестку, не застанет адресата по месту его жительства или работы, то судебная повестка вручается под расписку для передачи ему взрослым членам семьи либо администрации по месту его работы. Лицо, принявшее судебную повестку, обязано при первой возможности вручить ее адресату.
3. Юридическое лицо, участвующее в административном процессе, о вызове его представителя в суд, орган, ведущий административный процесс, извещается судебной повесткой, которая направляется по месту нахождения юридического лица.
4. При временном отсутствии адресата лицо, доставляющее судебную повестку, отмечает на второй половине судебной повестки, куда выбыл адресат и когда ожидается его возвращение.
5. При отказе адресата принять судебную повестку доставляющее ее лицо делает соответствующую отметку на судебной повестке, которая возвращается в суд.
|
Приложение 46 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации жалоб на действия и решения судьи, должностного лица органа,
ведущего административный процесс
|
№ |
Фамилия, инициалы лица, подавшего жалобу |
Дата поступления жалобы |
Сущность жалобы |
Дата и результат рассмотрения жалобы |
Кем рассмотрена жалоба |
Дата направления ответа на жалобу |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Приложение 47 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Подписка
о явке обвиняемого в уголовно-исполнительную инспекцию
__ _____________ 20__ г.
Я, ____________________________________________________________________
(фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), год рождения)
работающий _________________________________________________________________
(наименование и адрес организации)
_____________________________________________________________________________
проживающий ________________________________________________________________
осужденный __ ____________ 20__ г. по статье ____________________________________
Уголовного кодекса Республики Беларусь к _______________________________________
(срок, вид наказания)
______________________________________________________________________________
в местах, определяемых органами, исполняющими наказание, даю настоящую подписку суду _________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
в том, что обязуюсь по вступлении приговора в законную силу явиться в уголовно-исполнительную инспекцию по адресу: ___________________________________________
______________________________________________________________________________
для отбывания срока наказания по указанию органов Министерства внутренних дел Республики Беларусь.
Мне объявлено, что неявка без уважительных причин в уголовно-исполнительную инспекцию будет рассматриваться как уклонение от отбывания наказания.
|
Осужденный |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Подписку получил |
||
|
____________________________ |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
(наименование должности) |
__ ______________ 20__ г.
|
Приложение 48 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Список
дел об административных правонарушениях, поступивших с жалобами
(протестами) на постановления, назначенных к слушанию
в __________________________________________________ суде
на __ ___________ 20__ г.
№ зала __________________________
|
№ |
Время начала слушания |
Наименование органа, вынесшего постановление |
Фамилия, инициалы лица, привлеченного к административной ответственности |
Статьи Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях |
Судья |
Отметка о результатах рассмотрения дела |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Работник канцелярии |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 49 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета решений с мотивировочной частью по гражданским делам
|
№ |
Номер дела, суть иска |
Дата вынесения решения |
Фамилия, инициалы судьи |
Дата поступления заявления |
Заявитель |
Дата изготовления |
Дата вручения, направления |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Приложение 50 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета постановлений с мотивировочной частью по делам
об административных правонарушениях
|
№ |
Номер дела, статья КоАП |
Дата вынесения постановления |
Фамилия, инициалы судьи |
Дата поступления заявления |
Заявитель |
Дата изготовления |
Дата вручения, направления |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Приложение 51 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета частных определений (постановлений)
|
№ |
Номер дела |
Наиме- |
Сущность частного определения (постановления) |
Кому направлено частное определение (постановление) |
Дата направления частного определения (постановления) |
Дата поступления ответа |
Дата проверки частного определения (постановления) |
Фамилия, инициалы судьи |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
Приложение 52 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
|
_____________________________ |
|
|
_____________________________ |
|
|
_____________________________ |
Направляется уголовное дело по обвинению __________________________________
(фамилия, инициалы обвиняемого,
______________________________________________________________________________
ст. Уголовного кодекса Республики Беларусь)
с апелляционной жалобой ______________________________________________________
(фамилия, инициалы лица, подавшего апелляционную жалобу)
с апелляционным протестом прокурора ___________________________________________
Дело назначено к слушанию в апелляционной инстанции на _____ часов ____ минут __ ___________ 20__ г. в помещении _____________________________________________
(наименование суда апелляционной инстанции)
______________________________________________________________________________
по адресу: ____________________________________________________________________
Явка в заседание суда апелляционной инстанции не является обязательной.
Начальнику ______________________________________________________________
(наименование места содержания под стражей)
необходимо объявить обвиняемому ______________________________________________
(фамилия, имя, отчество обвиняемого)
о времени и месте апелляционного рассмотрения дела и перечислить его дальнейшим содержанием под стражей за ____________________________________________________
(наименование суда апелляционной инстанции)
_____________________________________________________________________________
В соответствии с ч. 4 ст. 374 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь дополнительные апелляционные жалобы и протесты и письменные возражения на них могут быть представлены в апелляционную инстанцию не позднее чем за трое суток до начала рассмотрения уголовного дела.
Приложение: уголовное дело № _______ на ____ листах.
|
Председатель суда |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 53 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
выдачи дел
|
№ |
Наименование государственного органа, направившего дело |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) правонарушителя |
Номер дела |
Отметка о приложениях при их наличии |
Дата передачи судье |
Подпись судьи |
Дата рассмотрения дела |
Дата сдачи |
Дата возврата |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Приложение 54 к Инструкции по делопроизводству |
Форма 1
Извещение
(о принесении протеста, подаче жалобы)
|
Сообщаем, что __ ___________________ 20__ г. |
принесен протест |
|
подана жалоба |
_____________________________________________________________________________
на решение ______________________________________________________________ суда от __ ________________ 20__ г. по гражданскому делу _____________________________
_____________________________________________________________________________
Одновременно в адрес _________________________________________________________
(фамилия, инициалы,
_____________________________________________________________________________
наименование юридически заинтересованных в исходе дела лиц)
направляется (нужное подчеркнуть): копия апелляционной жалобы и (или) протеста, копии приложенных письменных материалов.
В силу статьи 411 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь возражения юридически заинтересованных в исходе дела лиц на апелляционную жалобу и (или) апелляционный протест с приложением к ним письменных материалов могут быть поданы в суд первой инстанции, вынесший решение, а также непосредственно в суд апелляционной инстанции, но не позднее чем за пять дней до начала рассмотрения гражданского дела. Возражения и прилагаемые к ним письменные материалы должны быть поданы с копиями по числу юридически заинтересованных в исходе дела лиц.
О времени и месте судебного заседания лица, участвующие в деле, будут извещены судом апелляционной инстанции.
Приложение: на ____ листах.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Форма 2
Извещение
(о принесении протеста, подаче жалобы)
|
Сообщаем, что __ ___________________ 20__ г. |
принесен протест |
|
подана жалоба |
_____________________________________________________________________________
на приговор ______________________________________________________________ суда от __ ________________ 20__ г. по уголовному делу ________________________________
_____________________________________________________________________________
Одновременно в адрес _________________________________________________________
(фамилия, инициалы,
_____________________________________________________________________________
участников уголовного процесса)
направляется (нужное подчеркнуть): копия апелляционной жалобы и (или) протеста по уголовному делу, копии приложенных письменных материалов.
Приложение: на ____ листах.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 55 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Извещение
(о принесении протеста, подаче жалобы)
|
Сообщаем, что __ ______________________ 20__ г. |
принесен протест |
|
подана жалоба |
на постановление по делу об административном правонарушении ____________________
______________________________________________________________________________
________________ от __ _____________ 20__ г. ____________________________________
______________________________________________________________________________
Одновременно извещаем, что дело назначено к рассмотрению на __ часов __ минут __ ___________ 20__ г. в помещении _____________________________________________
(наименование суда)
по адресу: ____________________________________________________________________
Неявка надлежаще извещенных о дате, времени и месте рассмотрения жалобы (протеста) лиц в суд не является препятствием для рассмотрения жалобы (протеста).
Приложение: на ____ листах.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 56 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Штамп суда
|
Начальнику следственного |
|
|
изолятора № _________________ |
Распоряжение
об исполнении вступившего в законную силу приговора
Приговор суда ____________________ района __________________________ области от __ ____________ 20__ г. в отношении осужденного _______________________________
______________________________________________________________________________
по статье ____________ Уголовного кодекса Республики Беларусь к ___________________ не обжалован и __ _____________ 20__ г. вступил в законную силу.
Об исполнении приговора просим в десятидневный срок известить суд.
Приложение: на _____ листах.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Секретарь суда |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 57 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Штамп суда
|
Начальнику ОВД (УВД) |
|
|
______________________ района |
|
|
______________________ области |
|
|
(г. Минска) |
Распоряжение
об исполнении вступившего в законную силу приговора
Суд ___________________________ района ___________________________ области направляет 2 копии приговора на осужденного ____________________________________
______________________________________________________________________________
по статье ___________ Уголовного кодекса Республики Беларусь к ____________ годам лишения свободы с отбыванием наказания в _______________________________________
(вид исправительной колонии)
______________________________________________________________________________
Приговор __ ____________ 20__ г. вступил в законную силу и подлежит исполнению.
Об исполнении приговора просим в десятидневный срок известить суд.
Приложение: на _____ листах.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Секретарь суда |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 58 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Подписка
__ ______________ 20__ г.
Я, _____________________________________________________________________
(фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), год рождения)
работающий _________________________________________________________________
(наименование и адрес организации)
проживающий _______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
осужденный __ _____________ 20__ г. по статье ________ Уголовного кодекса Республики Беларусь к уплате штрафа в сумме ___________ руб. даю настоящую подписку ____________________________________________________________________
(наименование суда)
суду в том, что в соответствии со статьей 29 Уголовно-исполнительного кодекса Республики Беларусь я обязан в течение 30 дней со дня вступления приговора в законную силу уплатить штраф, квитанцию об уплате представить в суд.
Мне разъяснена статья 418 Уголовного кодекса Республики Беларусь об уголовной ответственности за уклонение от уплаты штрафа, назначенного приговором суда, при возможности его уплаты.
|
Осужденный |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Подписку получил |
||
|
____________________________ |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
(наименование должности) |
__ _____________ 20__ г.
|
Приложение 59 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
|
В военный комиссариат |
|
|
______________________ района |
|
|
(города) |
Извещение
о вступлении в законную силу приговора (постановления, определения)
Суд _________________________ района ____________________ области (города) сообщает, что приговор (постановление, определение) суда от ____________________ в отношении осужденного ______________________________________________________
(фамилия, собственное имя,
______________________________________________________________________________
отчество (если таковое имеется), год рождения, адрес)
по ст.ст. ________________________ к ____________________________________________
вступил(о) в законную силу __ ____________ 20__ г.
Приложение: на _____ листах.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Секретарь суда |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
М.П. |
|
Приложение 60 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
|
БРАК РАСТОРГНУТ |
||
|
решением суда ___________________ |
||
|
(наименование суда) |
||
|
_________________________________ |
||
|
от _______________________________ |
||
|
(число, месяц, год) |
||
|
Запись в книге учета № ____________ |
Размер штампа – 70 x 50 мм.
|
Приложение 61 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Штамп суда
|
Отдел записей актов |
|
|
гражданского состояния |
|
|
исполкома |
__ _______________ 20__ г.
№ _____________
Суд _________________________________________________ области (г. Минска) направляет копию решения суда о расторжении брака между ________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
для производства отметки в актовой записи о заключении брака в соответствии с частью второй статьи 42 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье.
Приложение: на _____ листах.
|
Председатель суда |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 62 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
КНИГА
учета и выдачи решений суда о расторжении брака
|
№ |
Номер дела |
Фамилия, инициалы истца |
Фамилия, инициалы ответчика |
Дата вступ- |
Дата направ- |
Дата выдачи копии решения суда |
Отметка об уплате государ- |
Удосто- |
Отметка в паспорте произведена, копия решения получена |
Дата отметки органа записи акта граждан- |
||
|
истец |
ответ- |
подпись работника суда, выдав- |
||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
|
Приложение 63 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
КНИГА
учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей,
их представителей, представителей юридических лиц
|
Порядковый номер личного приема/ |
Дата проведения личного приема |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) заявителя |
Адрес места жительства (места пребывания) заявителя, места нахождения юридического лица |
Краткое содержание устного обращения |
Результаты рассмотрения устного обращения* |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
______________________________
* Вносится одна из следующих записей:
«Рассмотрено по существу, объявлен ответ заявителю»;
«Дано разъяснение, в какую организацию следует обратиться для решения вопросов, изложенных в обращении»;
«Оставлено без рассмотрения по существу на основании пункта 2 статьи 15 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц»;
«Для решения вопроса, изложенного в устном обращении, требуется дополнительное изучение и проверка. Принято письменное обращение (указать регистрационный номер письменного обращения)».
|
Приложение 64 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Регистрационно-контрольная карточка
обращений граждан и юридических лиц
Регистрационный индекс № ____
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина _____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Адрес места жительства (места пребывания) гражданина, адрес электронной почты, контактный телефон ___________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Наименование и место нахождения юридического лица, адрес электронной почты, контактный телефон ___________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Форма подачи обращения ______________________________________________________
Дата поступления обращения ___________________________________________________
Количество листов обращения __________________________________________________
Количество листов приложений _________________________________________________
Даты идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, поданных заявителем до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение _____________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Даты, индексы* повторных обращений ___________________________________________
_____________________________________________________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ___________________________
_____________________________________________________________________________
Тематика ____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Содержание __________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Содержание идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, поданных заявителем до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение ________________________________
_____________________________________________________________________________
Резолюция ___________________________________________________________________
Исполнитель _____________________ Срок исполнения _____________________________
Документ направлен на исполнение ______________________________________________
_____________________________________________________________________________
Дата направления ________ Срок исполнения _______ Дата исполнения _______________
Ход рассмотрения _____________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении __________________________________
______________________________________________________________________________
Результат рассмотрения обращения ______________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Дата ответа (уведомления) заявителю _______________________ № ___________________
Отметка об объявлении ответа заявителю в ходе личного приема _____________________
______________________________________________________________________________
Отметка о снятии с контроля ___________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Документ подшит в наряд (дело) № ______________________________________________
_____________________________________________________________________________
______________________________
* Проставляются при присвоении повторному обращению очередного регистрационного индекса.
|
Приложение 65 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета вещественных доказательств
|
№ |
По какому делу (номер дела, фамилия, инициалы обвиняемого) |
Наименование вещественных доказательств |
Количество |
Решение суда о вещественных доказательствах (с указанием даты вынесения приговора и вступления его в законную силу) |
Отметка об исполнении решения суда о вещественных доказательствах |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Приложение 66 к Инструкции по делопроизводству |
|
Наименование суда |
УТВЕРЖДАЮ |
|
Индекс наряда (дела) |
Название раздела (подраздела), заголовок наряда (дела) (тома, части) |
Количество нарядов (дел) (томов, частей) |
Срок хранения наряда (дела) (тома, части) и номера пунктов по перечню Верховного Суда с указанием сроков хранения и перечню типовых документов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Номенклатура нарядов (дел) составлена на основании ______________________________
(названия и выходные данные
_____________________________________________________________________________
нормативных правовых актов,
_____________________________________________________________________________
использованных при определении сроков хранения нарядов (дел))
|
Заведующий канцелярией |
||
|
(секретарь суда) |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
СОГЛАСОВАНО (наименование суда) _____________ № _____ |
СОГЛАСОВАНО |
|
Приложение 67 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Итоговая запись о категориях и количестве нарядов (дел),
заведенных в ______ году в ________________________
(наименование суда)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
ИТОГО |
|
Заведующий канцелярией |
||
|
(секретарь суда) |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
Итоговые сведения переданы в архив суда.
|
Наименование должности |
||
|
лица, передавшего сведения |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
Приложение 68 к Инструкции по делопроизводству |
ПЕРЕЧЕНЬ
нарядов (дел), журналов и книг учета, заводимых в районных (городских) судах
В районных (городских) судах ведутся следующие наряды (дела), журналы и книги учета:
1. Наряды (дела):
1.1. законы Республики Беларусь, постановления Национального собрания Республики Беларусь, декреты и указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь по вопросам организации деятельности судов;
1.2. постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь;
1.3. информационные письма, инструкции, инструктивные и методические указания и рекомендации вышестоящих судов;
1.4. материалы обобщения судебной практики вышестоящих судов;
1.5. материалы обобщения судебной практики районного (городского) суда, копии представлений, докладных записок и информации, вносимых судом;
1.6. протоколы производственных и оперативных совещаний работников суда;
1.7. приказы и распоряжения председателя районного (городского) суда;
1.8. планы работы суда и документы об их выполнении;
1.9. документы (справки, акты, докладные записки, протоколы, обобщения и другое) о проверке работы суда, канцелярии;
1.10. статистические отчеты суда;
1.11. списки народных заседателей и материалы о работе с ними;
1.12. копии определений вышестоящих судов по делам данного суда (раздельно по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях);
1.13. копии частных определений (постановлений) и переписка по их исполнению;
1.14. материалы, оставленные без движения;
1.15. копии определений направления дел по подсудности;
1.16. определения об отказе в возбуждении дела, в принятии заявления о возбуждении приказного производства, о возврате государственной пошлины;
1.17. обращения граждан, их представителей, юридических лиц, представителей юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением;
1.18. переписка, не связанная с делами и обращениями граждан, их представителей, юридических лиц, представителей юридических лиц;
1.19. опись заказных бандеролей (писем) и опись корреспонденции, отправляемой простой почтой;
1.20. инвентаризационные описи, сличительные ведомости и другие материалы по инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей;
1.21. копии определений о временном ограничении права граждан на выезд из Республики Беларусь, о снятии временного ограничения права граждан на выезд из Республики Беларусь, о разрешении гражданам выезда из Республики Беларусь на определенный срок, о несовершеннолетних, в отношении которых судом установлен порядок выезда из Республики Беларусь;
1.22. копии предписаний об исключении персональных данных физических лиц из регистра населения и ответы на них;
1.23. копии жалоб (протестов) на постановления по делам об административных правонарушениях;
1.24. списки уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях, назначенных к слушанию в суде;
1.25. списки дел об административных правонарушениях, поступивших с жалобами (протестами) на постановления, назначенных к слушанию в суде.
2. Журналы, карточки, указатели и книги учета:
2.1. журнал регистрации бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь;
2.2. журнал регистрации входящих документов;
2.3. журнал регистрации исходящих документов;
2.4. разносная книга;
2.5. журнал учета дел, рассмотренных с участием народных заседателей;
2.6. учетно-статистическая карточка на уголовное дело;
2.7. учетно-статистическая карточка на гражданское дело;
2.8. учетно-статистическая карточка на дело об административном правонарушении, поступившее с жалобой (протестом);
2.9. алфавитный указатель к уголовным делам;
2.10. алфавитный указатель к гражданским делам;
2.11. алфавитный указатель к журналу регистрации дел об административных правонарушениях;
2.12. журнал регистрации дел об административных правонарушениях;
2.13. журнал регистрации материалов об условно-досрочном освобождении от наказания и о замене неотбытой части наказания более мягким, об освобождении от наказания или замене наказания более мягким по заболеванию, о снятии судимости;
2.14. алфавитный указатель к журналу о регистрации материалов об условно-досрочном освобождении от наказания и о замене неотбытой части наказания более мягким, об освобождении от наказания или замене наказания более мягким по заболеванию, о снятии судимости;
2.15. журнал регистрации материалов об изменении условий содержания осужденных и о возвращении в места лишения свободы лиц, к которым было применено условно-досрочное освобождение от наказания;
2.16. алфавитный указатель к журналу регистрации материалов об изменении условий содержания осужденных и о возвращении в места лишения свободы лиц, к которым было применено условно-досрочное освобождение от наказания;
2.17. журнал регистрации материалов о замене исправительных работ штрафом, общественными работами;
2.18. журнал регистрации материалов по жалобам на решения органа уголовного преследования об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении предварительного расследования уголовного дела, уголовного преследования, об отказе в возбуждении производства по вновь открывшимся обстоятельствам;
2.19. алфавитный указатель к журналу регистрации материалов по жалобам на решения органа уголовного преследования об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении предварительного расследования уголовного дела, уголовного преследования, об отказе в возбуждении производства по вновь открывшимся обстоятельствам;
2.20. журнал регистрации материалов по жалобам на задержание, заключение под стражу, домашний арест или продление срока содержания под стражей, домашнего ареста;
2.21. алфавитный указатель к журналу регистрации материалов по жалобам на задержание, заключение под стражу, домашний арест или продление срока содержания под стражей, домашнего ареста;
2.22. журнал регистрации средств оргтехники;
2.23. журнал регистрации заявлений о возмещении физического и имущественного вреда, причиненного незаконными действиями органа, ведущего уголовный процесс;
2.24. журнал учета решений с мотивировочной частью по гражданским делам;
2.25. журнал учета постановлений с мотивировочной частью по делам об административных правонарушениях;
2.26. журнал регистрации материалов о применении мер по обеспечению исполнения исполнительного документа; материалов об отсрочке и рассрочке исполнения решения; материалов об изменении способа и порядка исполнения решения;
2.27. журнал учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;
2.28. книга учета и выдачи решений суда о расторжении брака;
2.29. книга учета личного приема граждан, их представителей, представителей юридических лиц;
2.30. регистрационно-контрольная карточка обращений граждан и юридических лиц;
2.31. журнал учета вещественных доказательств;
2.32. журнал учета частных определений (постановлений);
2.33. журнал регистрации жалоб на действия и решения судьи, должностного лица органа, ведущего административный процесс;
2.34. журнал учета апелляционных жалоб и (или) апелляционных протестов по гражданским делам;
2.35. журнал учета апелляционных жалоб или протестов по уголовным делам;
2.36. журнал выдачи дел;
2.37. журнал регистрации жалоб (протестов) на вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях и дел, истребованных по жалобам;
2.38. алфавитная карточка по жалобе (протесту) на вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении;
2.39. журнал регистрации материалов об установлении, продлении, приостановлении, возобновлении, прекращении превентивного надзора и изменении требований превентивного надзора;
2.40. книга учета служебных изданий;
2.41. журнал выдачи служебных изданий.
|
Приложение 69 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Лист-заверитель наряда (дела) № _________
В наряде (деле) подшито (вложено) и пронумеровано ______________________________
(цифрами и прописью)
_____________________________________________________________________________
лист(ов), в том числе: __________________________________________________________
литерные номера листов: _______________________________________________________
пропущенные номера листов: ___________________________________________________
+ листов внутренней описи: ____________________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования наряда (дела) |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
Наименование должности лица, |
||
|
составившего внутреннюю |
||
|
опись документов наряда (дела) |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
Приложение 70 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Внутренняя опись
документов наряда (дела) № ________
|
№ |
Дата документа |
Индекс документа |
Название и (или) заголовок документа |
Номера листов наряда (дела) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого _____________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _____________________________________________
(цифрами и прописью)
______________________________________________________________________________
|
Наименование должности лица, |
||
|
составившего внутреннюю |
||
|
опись документов наряда (дела) |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 71 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Обложка наряда (дела)
|
________________________________ |
|||||
|
(наименование государственного архива*) |
|||||
|
________________________________ |
|||||
|
________________________________ |
|||||
|
Ф. ___________ |
|||||
|
Оп. __________ |
|||||
|
Д. ___________ |
|||||
|
____________________________________________ |
|||||
|
(наименование суда) |
|||||
|
Наряд (дела) № ____________ Том № ______ |
|||||
|
(заголовок наряда (дела)) |
|||||
|
______________________________________ |
|||||
|
______________________________________ |
|||||
|
______________________ |
|||||
|
(дата (крайние даты)) |
|||||
|
На ___________ листах |
|||||
|
Ф. ___________ |
|||||
|
Оп. __________ |
|||||
|
Д. ___________ |
|||||
______________________________
* Оформляется в районных (городских) судах при передаче наряда (дела) (тома, части) в государственный архив.
|
Приложение 72 к Инструкции по делопроизводству |
|
Наименование суда |
УТВЕРЖДАЮ |
|
№ |
Индекс наряда (дела) (тома, части) |
Название раздела, заголовок наряда (дела) (тома, части) |
Дата наряда (дела) (тома, части) |
Количество листов в наряде (деле) (томе, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
В данную опись внесено _____________________________________________________
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________________ нарядов (дел)
с № _____________________________ по № _________________________ в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
|
Наименование должности |
||
|
составителя описи |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
УТВЕРЖДЕНО |
СОГЛАСОВАНО (наименование суда) _____________ № _____ |
|
Приложение 73 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Титульный лист описи
Наименование государственного архива*
Название фонда
Фонд № ___________
Опись № __________
нарядов (дел) постоянного хранения
Крайние даты дел
______________________________
* Оформляется в районных (городских) судах. Заполняется в соответствующем государственном архиве.
|
Приложение 74 к Инструкции по делопроизводству |
|
Наименование суда |
УТВЕРЖДАЮ |
|
№ |
Индекс дела (тома, части) |
Название подраздела, заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данную опись внесено _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
_________________________________________________________________________ дел
с № _______________________________ по № _________________________ в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________________
|
Заведующий архивом, |
||
|
архивариус |
||
|
(лицо, ответственное за архив) |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
Лицо, ответственное за |
||
|
ведение кадровой работы |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
СОГЛАСОВАНО (наименование суда) _____________ № _____ |
СОГЛАСОВАНО |
|
Приложение 75 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
|
Наименование суда Акт О выделении к уничтожению |
УТВЕРЖДАЮ |
На основании ________________________________________________________________
(названия и выходные данные нормативных правовых актов,
_____________________________________________________________________________
использованных при проведении экспертизы ценности)
отобраны к уничтожению как не имеющие исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности и утратившие практическое значение следующие документы и наряды (дела) фонда № ___________________________
(название фонда)
|
№ |
Заголовок наряда (дела) или групповой заголовок нарядов (дел) |
Дата наряда (дела) или крайние даты нарядов (дел) |
Номера номенклатур (описей) за год(ы) |
Индекс наряда (дела) (тома, части) по номенклатуре или № наряда (дела) по описи |
Количество нарядов (дел) (томов, частей) |
Срок хранения наряда (дела) (тома, части) и номера пунктов по перечню |
Приме- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого _______________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
нарядов (дел) за _______________________ год(ы).
Описи нарядов (дел) постоянного хранения за _______________________________ год(ы)
утверждены, а описи дел по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) ______________________________________________________________________________
(наименование государственного архива, структурного подразделения по архивам
______________________________________________________________________________
и делопроизводству областного исполнительного комитета)
(протокол _____________ № ______).
|
Наименование должности |
||
|
лица, проводившего экспертизу |
||
|
ценности документов |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
СОГЛАСОВАНО (наименование суда) _____________ № _____ |
СОГЛАСОВАНО* |
Документы в количестве _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
нарядов (дел) весом ____________________ кг сданы в _____________________________
(наименование организации)
_____________________________________________________________________________
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________________ № ___________
|
Наименование должности |
||
|
работника суда, сдавшего |
||
|
документы |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
|
Наименование должности |
||
|
работника архива (лица, |
||
|
ответственного за архив), |
||
|
внесшего изменения в документы |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
______________________________
* Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
|
Приложение 76 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
КНИГА
учета служебных изданий
|
Инвентарный номер издания |
Наименование издания |
Фамилия, инициалы автора |
Год издания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Приложение 77 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
выдачи служебных изданий
|
Дата выдачи |
Инвентарный номер издания |
Наименование издания |
Фамилия, инициалы работника суда |
Расписка в получении издания |
Отметка о возврате |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Приложение 78 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации средств оргтехники
|
№ |
Инвентарный номер |
Наименование |
Дата приобретения |
Фамилия, инициалы ответственного лица |
Расписка в получении |
Отметки о произведенном ремонте |
Другие отметки |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Приложение 79 к Инструкции по делопроизводству |
Регистрационный номер административного дела состоит из 8 цифр и формируется следующим образом:
1-я и 2-я цифры – последние две цифры года регистрации правонарушения;
3, 4 и 5-я цифры – код суда;
6, 7 и 8-я – порядковый номер правонарушения (присваивается в нарастающем порядке в пределах календарного года).
|
Приложение 80 к Инструкции по делопроизводству |
|
Найменне суда |
Наименование суда |
|
|
Паштовы адрас Камунікацыйныя даныя |
Почтовый адрес Коммуникационные данные |
|
_______________ № _____________* |
Адресат |
|
Адрес (указывается e-mail адресата) |
Заголовок к тексту
Текст
|
Наименование должности |
Расшифровка подписи |
Фамилия исполнителя 000 00 00
Электронная копия соответствует оригиналу**
______________________________
* Реквизит не заполняется в электронных документах, дата и регистрационный индекс проставляются в РКК, прикрепленной к ЭД.
Для документов в электронном виде без ЭЦП заполнение реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс» является обязательным.
** Запись производится для документов в электронном виде без ЭЦП.
|
Приложение 81 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации жалоб (протестов) на вступившие в законную силу постановления
по делам об административных правонарушениях и дел, истребованных по жалобам
|
№ |
Фамилия, инициалы правона- |
Статьи Кодекса Республики Беларусь об админи- |
Наименование районного (городского) суда, органа, ведущего админи- |
Результаты рассмотрения жалобы |
Дата поступ- |
Номер дела |
Резуль- |
Номер учетно-статисти- |
Другие отметки |
|
|
дата отказа в истребо- |
дата истребо- |
|||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
Приложение 82 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Алфавитная карточка
по жалобе (протесту) на вступившее в законную силу постановление
по делу об административном правонарушении
Фамилия, инициалы правонарушителя ___________________________________________
Статьи Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях _____________________________________________________________________________
Суд _________________________________________________________________________
Дата поступления: 1. жалобы (протеста)__________________________________________
2. дела ______________________________________________________
Порядковый номер по книге регистрации _________________________________________
Номер учетно-статистической карточки на дело ____________________________________
|
Приложение 83 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Акт об отсутствии документов или других
вложений в почтовых отправлениях
__________________________________________
(полное наименование суда)
АКТ
__________ 20__ № ______
Место составления
Об отсутствии документов или других
вложений в почтовых отправлениях
В суд ___________________________________________ области (города Минска) поступило ____________________________________________________________________
(письмо, бандероль, посылка и т.п.)
с ____________________________________________________________________________
(указывается документ: исковое заявление (заявление), апелляционная жалоба, письмо,
______________________________________________________________________________
обращение или др.)
с исходящим регистрационным № _____ от __ ___________ 20__ г.
При вскрытии почтового отправления в нем не оказалось ______________________________________________________________________________
(указать наименование документа (документов) или материалов,
______________________________________________________________________________
каких именно, указанных в приложении)
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. – в наряд (дело) № ____
2-й экз. (приобщается к поступившим материалам) дата, № ____
3-й экз. (направлен отправителю) _______________________________________________
(куда, кому)
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 84 к Инструкции по делопроизводству |
Форма списка на рассылку
_______________________________________________________________
(название, дата, индекс документа)
|
Наименование организации и (или) структурного подразделения, должностного лица – адресата |
Почтовый адрес |
Количество экземпляров |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
УТВЕРЖДЕНО Приказ Председателя 20.09.2018 № 74 |
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в областных (Минском городском) судах Республики Беларусь
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок организации и ведения делопроизводства в областных (Минском городском) судах Республики Беларусь (далее, если не установлено иное, – суд).
2. Действие настоящей Инструкции распространяется в том числе на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью технических средств.
3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников суда. Все работники ответственны за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.
4. Начальники отделов, заведующие секторами, заведующий канцелярией, секретари судебных заседаний – помощники судей, другие работники отделов (секторов), занимающиеся делопроизводством в суде, должны быть ознакомлены с современными формами и методами делопроизводства, структурой судов общей юрисдикции, нормами уголовного, гражданского и административного права и процесса. Работники, занимающие названные должности, обязаны изучить положения настоящей Инструкции в течение пятнадцати дней со дня поступления на работу.
ГЛАВА 2
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СУДЕ
5. Председатель суда осуществляет общее руководство делопроизводством в возглавляемом суде и отвечает за его состояние.
Контроль за состоянием делопроизводства в суде может возлагаться распорядительным документом председателя суда на заместителя председателя суда. Председатель суда распределяет обязанности между работниками суда.
Председатель суда осуществляет организационные функции по направлениям деятельности суда в соответствии с Кодексом Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей и Положением о председателе областного (Минского городского) суда Республики Беларусь, утвержденным приказом Верховного Суда Республики Беларусь.
6. Руководители структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в суде, организуют ведение делопроизводства в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
7. Специалисты отделов и секторов, работники канцелярии, секретари судебных заседаний – помощники судей, другие работники структурных подразделений суда выполняют работу согласно установленному председателем суда распределению обязанностей в суде и в соответствии с настоящей Инструкцией.
ГЛАВА 3
ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование) проекта, утверждение и тиражирование.
Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на материальных носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, в том числе электронные документы).
Документы в электронном виде, электронные документы могут применяться для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.
Требования к документам в электронном виде распространяются на электронные документы, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.
Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной.
Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа, и реквизитов, формируемых до момента выработки электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП).
Особенная часть электронного документа содержит ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания: дату, регистрационный индекс, резолюцию, отметку о поступлении и др.
Особенная часть может содержать дополнительные данные, в том числе необходимые для проверки ЭЦП.
Особенная часть включается в регистрационно-контрольную карточку (далее – РКК) документа и (или) отдельные файлы, являющиеся неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.
9. Текст служебного документа должен состоять из трех логически связанных частей: введения, основной части и заключения. Во введении указываются события и факты, послужившие основанием для составления документа. В основной части приводятся разъяснения, расчеты, излагаются события, вызвавшие необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.
10. Документы должны оформляться на бланках, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26 октября 2016 г. № 83 «Об утверждении, введении в действие, отмене технических нормативных правовых актов и внесении изменений в некоторые из таких актов» (далее – СТБ 6.38-2016), и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 42, 8/20434).
При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Бланки документов должны иметь поля:
левое – 30 мм;
правое – не менее 8 мм;
верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде (электронного документа) на устройство отображения и на бумажный носитель.
Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста.
Устанавливается два вида бланков: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного расположения реквизитов.
Реквизиты документа бывают постоянные и переменные.
Постоянный реквизит документа – реквизит, нанесенный при изготовлении бланка документа.
Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.
Угловой вариант расположения реквизитов является наиболее рациональным, так как большая часть документов является адресуемой – письма, справки, докладные записки. Неадресуемые документы (протокол, акт) также могут содержать гриф утверждения, который располагается в той же части листа, что и реквизит «Адресат».
Продольный вариант расположения реквизитов удобен для оформления документов на двух языках.
При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы), но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на чистом стандартном листе бумаги.
При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.
Для электронных документов функцию печати выполняет ЭЦП юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица.
Бланк документа, отправляемого по электронной почте, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, оформляется по форме согласно приложению 66 к настоящей Инструкции.
11. В соответствии с требованиями СТБ 6.38-2016 при оформлении документов используются следующие реквизиты:
Государственный герб Республики Беларусь;
эмблема организации;
код организации по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30 декабря 2014 г. № 60 «Об утверждении, внесении изменения и отмене общегосударственных классификаторов Республики Беларусь» (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 27.03.2015, 8/29635);
код документа;
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
почтовый адрес отправителя;
коммуникационные и коммерческие данные;
название вида документа;
дата документа;
регистрационный индекс;
ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
место составления или издания;
гриф ограничения доступа;
адресат;
гриф утверждения;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф приложения;
гриф согласования;
виза;
печать;
отметка об исполнителе;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
отметка о переносе данных на машинный носитель.
12. При изготовлении, использовании и хранении бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь необходимо руководствоваться требованиями следующих нормативных правовых актов:
Закона Республики Беларусь от 5 июля 2004 года «О государственных символах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 111, 2/1050);
Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 66, 1/1414);
постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 75, 5/3742);
постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 42, 8/20434);
СТБ 6.38-2016.
На общий бланк наносятся реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, место составления или издания. На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.
На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и других документов). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.
При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.
На бланк для письма наносятся реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефонов, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты). На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.
13. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с продольным расположением постоянных реквизитов помещается в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм. Расположение реквизитов на бланке осуществляется согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.
14. Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь в соответствии с Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 75, 5/3742), подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учет бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь ведется в журнале регистрации поступивших бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются и опечатываются.
15. Контроль за использованием и хранением бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, штампов возлагается распорядительным документом председателя суда на уполномоченных работников аппарата суда.
Проверка наличия, использования и хранения бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом председателя суда. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения председателя суда.
16. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на бланке с изображением Государственного герба Республики Беларусь, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью «Для документов». Список на рассылку с количеством отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.
17. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону, телефаксу, электронной почте) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные письма.
18. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.
Например:
03.12.2018
При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа. При использовании словесно-цифрового способа день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31), название месяца – прописью, год – четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква «г» с точкой.
Например:
3 декабря 2017 г.
Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и другие) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и другие) – дата утверждения.
Датой совместного документа на бумажном носителе является дата его подписания последней организацией.
При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
При оформлении электронного документа значения реквизита «Дата» вносятся в особенную часть после подписания документа ЭЦП.
19. Индекс присваивается документу при его регистрации. Регистрационный индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел) и порядкового регистрационного номера документа.
Например:
02-03/43
Регистрационными индексами распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений) и протоколов являются их порядковые регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение делопроизводственного (календарного) года.
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для письма и включает регистрационный индекс и дату, указанные в документе, на который дается ответ. Ее располагают под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».
Для электронных документов значение реквизита «Регистрационный индекс» вносится в особенную часть после подписания документа ЭЦП.
Для электронных документов значения реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» вносятся в проект документа до его подписания и в РКК.
20. Реквизит «Место составления или издания» обязательно указывается на общем бланке. Его располагают под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс» в соответствии с административно-территориальным делением. На бланках для писем этот реквизит не проставляется.
21. Реквизит «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
22. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным лицам, гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям.
При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименования пишут в именительном падеже.
Например:
|
Верховный Суд |
Например:
|
Верховный Суд Главное управление |
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.
Например:
|
Верховный Суд Начальнику управления |
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
|
Генеральному директору Иванову В.Ф. |
При адресовании документа разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:
|
Государственный комитет ул. Кальварийская, 43 |
При адресовании документа в несколько однородных организаций их наименования указывают обобщенно.
Например:
|
Районные (городские) суды |
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 72 к настоящей Инструкции, в котором перечисляются все адресаты с указанием при необходимости почтовых адресов и количества направляемых экземпляров. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
Если документ является ответным, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящий суд одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящей организации.
Адресование документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю, осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется)) получателя, затем почтовый адрес.
Например:
|
Матвееву И.С. Партизанский пр-т, д. 46, кв. 15 |
Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. – почтовый ящик, в.ч. – воинская часть, обл. – область, г. – город, с. – село, р-н – район, ул. – улица, корп. – корпус, кв. – квартира. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой.
Например:
|
Матвееву И.С. Партизанский пр-т, д. 46, кв. 15а |
При направлении документа по электронной почте в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина.
23. Утверждение – один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, имеет юридическую силу только с момента его утверждения.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входят вопросы, излагаемые в документе, или утверждение распорядительным документом: приказом, постановлением, решением или протоколом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений.
Утверждение документа оформляется грифом утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование суда, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Например:
|
УТВЕРЖДАЮ Председатель Витебского |
При утверждении документа руководителем вышестоящего суда или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование суда.
Например:
|
УТВЕРЖДАЮ Председатель |
Для электронных документов ЭЦП лица, утвердившего документ, дата утверждения документа вносятся в особенную часть.
В общей части указываются наименование должности лица, утвердившего документ, его инициалы и фамилия в порядке, определенном частями второй – пятой настоящего пункта. При этом они должны соответствовать должности, имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
При утверждении документа распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Например:
|
УТВЕРЖДЕНО Приказ Председателя |
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
24. Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
Резолюция оформляется в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом, включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована.
Например:
|
Петрову В.Н. |
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.
При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело.
При наличии листа резолюции на документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается».
Для оформления листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
для формата А6: верхнее и нижнее – не менее 10 мм, левое – не менее 12 мм, правое – не менее 8 мм;
для формата А5: верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 10 мм, левое – 20 мм, правое – не менее 8 мм;
для формата А4: верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться, поскольку каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым без пометки «ответственный».
Срок исполнения устанавливается председателем суда исходя из содержания документа, или используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов. Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
Для документов в электронном виде резолюции оформляются в электронном виде либо на отдельном листе бумаги. При оформлении резолюции на отдельном листе бумаги он сканируется и помещается в автоматизированную информационную систему судов общей юрисдикции (далее – АИС СОЮ) либо текст резолюции переносится в РКК АИС СОЮ уполномоченным лицом с учетом требований пункта 331 настоящей Инструкции.
Для электронных документов текст резолюции, значение ЭЦП автора резолюции, дата вносятся в особенную часть.
25. Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, текст которых не превышает 7 строк, а также оформленных на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.
Заголовок формулируется исполнителем документа. Он должен быть кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.
Например:
приказ (о чем?) «О приеме на работу»;
положение (о чем?) «О канцелярии»;
протокол (чего?) «заседания экспертной комиссии»;
правило (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;
должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;
акт (о чем?) «О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению»;
акт (чего?) «проверки»;
письмо (о чем?) «Об изменении сроков хранения документов»
В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
26. Отметка о контроле проставляется от руки или штемпелем на левом поле первого листа документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту» и обозначается буквой «К» или словом «Контроль».
Для электронных документов отметка о контроле осуществляется средствами АИС СОЮ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и при необходимости помещается в особенную часть.
27. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.
Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы).
Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа – вводной части, затем излагаются просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения.
28. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается после текста документа перед реквизитом «Подпись».
Если документ имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Акт приема-сдачи работ на 3 л. в 2 экз.
2. Протокол согласования на 5 л. в 3 экз.
Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз., в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Например:
Приложение: проект Инструкции по делопроизводству в 3 экз.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях, решениях и других документах) реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется. Указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «по прилагаемой форме» и др.
На документе, являющемся приложением к распорядительному документу, в правом верхнем углу проставляется реквизит «Гриф приложения» с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного индекса. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами.
Например:
|
Приложение 1 к приказу Председателя |
29. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, собственноручная подпись и ее расшифровка – инициалы и фамилия. Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Например:
|
Заместитель председателя |
Подпись |
И.И.Иванов |
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации.
Например:
|
Председатель Минского |
||
|
городского суда |
Подпись |
И.И.Иванов |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
|
Заместитель председателя |
Подпись |
И.И.Иванов |
|
Главный бухгалтер |
Подпись |
П.П.Петров |
При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Например:
|
Председатель комиссии |
Подпись |
И.И.Иванов |
|
Члены комиссии: |
Подпись |
П.П.Антонов |
|
Подпись |
С.В.Иванова |
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ: «Заместитель председателя», «Исполняющий обязанности председателя», его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
Для электронных документов значение реквизита «Подпись» формируется с помощью сертифицированных средств ЭЦП и помещается в особенной части. В общей части указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
30. Согласование документа может проводиться внутри суда и вне его.
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа или на отдельном листе согласования.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ, собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.
При отсутствии места на документе грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Для электронных документов ЭЦП лица, согласовавшего документ, дата согласования документа вносятся в особенную часть.
В общей части указываются наименование должности лица, согласовавшего документ, его инициалы и фамилия в порядке, определенном частями второй–четвертой настоящего пункта. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
31. Реквизит «Виза» проставляют на документе, остающемся в организации, ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.
В реквизит «Виза» входят наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручная подпись, расшифровка подписи и дата.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте указывается: «Замечания прилагаются».
Для электронных документов значения ЭЦП лиц, визирующих документ, даты визирования помещаются в особенную часть.
32. Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом суда (председателем суда, заместителем председателя, судьей).
Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.
Например:
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Например:
|
Верно |
||
|
Помощник председателя |
Подпись |
А.Г.Леонов |
|
10.02.2014 |
Копии документов, предоставляемые гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее – обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в порядке, предусмотренном частями второй – пятой настоящего пункта.
При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь. Печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На копиях исходящих документов, остающихся в наряде (деле) суда, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Например:
Верно
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.
Суд может заверять копии тех документов, которые созданы в самом суде и получены из вышестоящих судов, документов, предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2012 г. № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 06.01.2013, 5/36738) и иными актами законодательства.
Оригинал электронного документа и его копия, удостоверенная в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, имеют одинаковую юридическую силу.
33. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.
Например:
Корнеев 200 59 79
Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ.
Например:
16 Маковецкий 200 95 01
При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в суде.
Например:
15 Сидоров 200 93 04
10.08.2018 С:/Письмо.doc
При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал – точно 9 пунктов.
Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.
34. Отметка об исполнении документа и направлении его в наряд (дело) помещается на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные: слова «В наряд (дело)», номер наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел), в котором будет храниться документ, дату и индекс документа, свидетельствующего об исполнении. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа.
Например:
В наряд (дело) 02-04
Протокол согласования от 10.02.2018 № 71
Подпись
12.02.2018
или
В наряд (дело) 05-40
10.02.2014 передано по телефону о прибытии
Подпись
12.02.2014
Для документов в электронном виде отметка об исполнении документа и направлении его в дело осуществляется средствами АИС СОЮ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы), в том числе путем установления связи ответного документа с инициативным.
35. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на всех входящих документах, располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования суда, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.
Например:
|
Минский областной суд |
||||
|
26.02.2014 |
16 мм |
|||
|
№ 284 |
||||
|
42 мм |
На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).
Для документов в электронном виде отметка о поступлении документа осуществляется средствами АИС СОЮ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и может при необходимости вноситься в текст документа.
Для электронных документов отметка о поступлении проставляется в особенной части.
36. К распорядительным документам, издаваемым в суде, относятся приказы, распоряжения, решения.
37. Приказ – правовой акт, издаваемый председателем суда, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед судом.
Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.
Приказ оформляется на общем бланке и содержит следующие обязательные реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, события, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если приказ издается на основании распорядительного документа Верховного Суда Республики Беларусь, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.
Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме, начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», печатается прописными буквами без кавычек и пробелов с отдельной строки от границы левого поля.
К формулировкам распорядительной части предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречащими по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, подпункты, абзацы, которые нумеруются арабскими цифрами.
Приказ подписывается председателем суда.
38. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.
Распоряжение должно содержать следующие обязательные реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.
Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Распорядительная часть распоряжения начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».
39. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальным органом, имеющим совещательные функции.
Решение должно содержать реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, название вида документа, дату, регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть решения начинается словами «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
40. Приказы и распоряжения, издаваемые в суде, подразделяются на три вида: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам.
Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.
41. Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное основание, в качестве которого могут выступать заявление работника, контракт, письмо другой организации о переводе работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии, и другие.
В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК» и другое действие. Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь.
При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и при необходимости условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и тому подобное.
При переводе на другую работу – новая должность, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь, изменение оплаты труда.
При увольнении – причина увольнения согласно статьям Трудового кодекса Республики Беларусь.
При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания.
При командировании – дата и продолжительность командировки, место направления, наименование организации.
При поощрениях и взысканиях – причина и вид поощрения или взыскания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под подпись. Визы ознакомления работников располагаются после подписи председателя суда.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.
Дата в приказе, распоряжении проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания.
Датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.
Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.
42. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.
Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.
Протокол составляется секретарем заседания на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и других документов.).
Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.
Датой протокола является дата проведения заседания.
Текст протокола делится на вводную и основную части.
Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.
Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.
Например:
Присутствовали – 17 человек (список прилагается).
Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.
В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.
В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.
Например:
О ходе подготовки государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону.
Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов О.А.Ледовской.
При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.
Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.
В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.
Например:
СЛУШАЛИ:
Иванова О.Л. – Текст выступления прилагается.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.
В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.
В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.
В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.
Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.
43. К информационно-справочным документам относятся акты, докладные записки, объяснительные записки, справки, служебные письма, телеграммы, телефонограммы и другие.
44. Акт – документ, составленный комиссией или специально уполномоченными должностными лицами и подтверждающий установленные факт, событие, действие. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей, акты приемки объектов в эксплуатацию, проверок и другие.
Акт содержит следующие реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, название вида документа, дату, регистрационный индекс, место составления, заголовок, текст, подписи.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.
Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий или факта, сформулированное отглагольным существительным в предложном («акт – о чем?») или родительном («акт – чего?») падеже. Например: «О выделении к уничтожению нарядов (дел)».
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта указываются основание для составления акта, состав комиссии с указанием наименования должности, инициалов и фамилии председателя комиссии и каждого члена комиссии в алфавитном порядке.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы, рекомендации и предложения.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.
Акт подписывают председатель и все члены комиссии без указания должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже – подписи членов комиссии в алфавитном порядке.
Акты (справки) проверок подписываются в соответствии с требованиями законодательства в сфере контрольной (надзорной) деятельности.
45. Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и информирующий о сложившейся ситуации, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о результатах проверки, командировки и других фактах, событиях).
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения и просьбы.
46. Объяснительная записка – информационный документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и других документов) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.
К первой группе относятся документы, сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.
47. Справка – информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.
Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий).
Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы).
В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние справки адресуются председателю суда и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Внешние справки адресуются вышестоящему суду, сторонней организации или гражданину и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.
Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.
Например:
по состоянию на 11.05.2014
или
за период с 01.01.2014 по 31.06.2014
В личных справках заголовок допускается не указывать.
Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».
Внешние справки подписываются председателем суда, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несут ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.
При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь заверяются личные справки.
Датой справки является дата ее подписания.
48. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).
В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения.
Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.
Письма подписываются председателем суда, судьями и иными уполномоченными работниками согласно их компетенции и распределению обязанностей в суде.
Датой письма является дата его подписания.
49. Телеграммы – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с передачей информации по каналам телеграфной связи.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы делятся на категории: «Внеочередные», «Правительственные», «Срочные», «Обыкновенные».
Телеграммы оформляются в двух экземплярах на телеграфном бланке или на обычной бумаге формата A5, один экземпляр передается на телеграф, второй – подшивается в наряд (дело).
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфистом), регистрационный номер, отметка об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер отделения связи, улица, дом, наименование организации или фамилия получателя.
Текст телеграммы печатают на одной стороне листа прописными буквами (кроме сокращенных обозначений знаков препинания) через полуторный интервал. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Текст телеграммы излагается предельно кратко, не должен превышать 50 слов.
Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб, тире, вопросительный и восклицательный знаки, плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер. Даты обозначаются арабскими цифрами, между цифрами разделительные знаки не ставятся.
После текста перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В ней указываются фамилия автора телеграммы и наименование суда, должность автора указывать необязательно.
Ниже подписи проводится черта, под которой указываются телеграфный адрес отправителя телеграммы, наименование должности лица, подписавшего телеграмму, расшифровка подписи, и ставится печать. Здесь же допускается указывать фамилию исполнителя и номер его телефона.
50. Для оперативного решения вопросов с организациями и физическими лицами, когда сообщения требуют документального оформления, используются телефонограммы.
Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа, дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее приема-передачи, текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей.
Телефонограммы оформляются на обычной бумаге формата А4.
Текст телефонограммы должен быть кратким, без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.
Телефонограмма подписывается председателем суда, его заместителями, судьями.
51. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований. Текст документа излагается простым и ясным языком с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.
Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский. Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.
Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.
52. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и других) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.
Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.
Например:
ГЛАВА 2
ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.
Например:
2.1.
2.2.
2.3.
Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пункта.
Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.
53. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.
Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.
54. Текст документов на бланках формата А4 печатается через одинарный интервал, на бланках формата А5 – точно 14 пт.
При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Выравнивание текста производится по ширине листа.
При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал – до 11 пт.
55. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется.
Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.
56. Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.
57. При формировании документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст») печатаются интервалом точно 14 пт.
Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.
Реквизиты документа отделяют друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.
Например:
|
СОГЛАСОВАНО Председатель Верховного Суда Подпись И.И.Иванов 08.08.2018 |
|
|
Пробельная строка |
|
|
СОГЛАСОВАНО Министр юстиции |
58. Максимальная длина строки многострочных реквизитов 73 мм.
59. При оформлении документов на компьютере от границы левого поля печатаются:
реквизит «Название вида документа»;
реквизит «Заголовок к тексту»;
реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
реквизит «Отметка о наличии приложения»;
реквизит «Отметка об исполнителе»;
реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
реквизит «Отметка о заверении копии»;
реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;
слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
Начало абзацев в тексте печатается с отступом от границы левого поля 12,5 мм.
Реквизит «Адресат» печатается с отступом от границы левого поля 80 мм.
Реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения» печатаются с отступом от границы левого поля 100 мм.
Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается с отступом от границы левого поля 120 мм.
Коды по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД), Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) и Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП) печатаются с отступом от границы левого поля 140 мм.
При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 x 210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются с отступом от границы левого поля 160 мм.
60. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от границы левого поля и с отступом от границы левого поля 100 мм, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от границы левого поля и с отступом от границы левого поля 160 мм.
61. При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами, начиная от границы левого поля и с отступом от границы левого поля 100 мм, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от границы левого поля и с отступом от границы левого поля 160 мм.
62. Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до 120 мм от границы левого поля.
63. В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в отметке о наличии приложения остаются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом с интервалом точно 14 пт.
64. В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
65. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.
Прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» – в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах, «РЕШИЛ» – в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» – в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах.
66. Документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, должны соответствовать следующим требованиям:
быть представленными в форме, доступной и понятной для восприятия;
создаваться в одном из допустимых форматов документа в электронном виде;
содержать реквизиты, обеспечивающие идентификацию документа, установленные для документов данного вида в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и соответствующих актов законодательства Республики Беларусь;
содержать одну или несколько ЭЦП, а также при необходимости дополнительные данные для проверки включенных ЭЦП.
В случае пересылки графического образа (изображения, созданного путем сканирования) документа на бумажном носителе (приложения к документу) он должен быть выполнен в цветном режиме или в режиме градации серого и иметь один из допустимых форматов графических образов.
Электронный документ не должен содержать автоматически исполняемый программный код (макрокоманду) либо ссылки на внешние исполняемые файлы.
ГЛАВА 4
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
67. Документы (судебные дела, исковые заявления, жалобы и другая корреспонденция, в том числе поступившая по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, а также принятая на личном приеме), поступившие в суд, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение председателем суда, затем передаются исполнителям.
68. Прием и первоначальная обработка поступающих документов производятся уполномоченным работником суда.
69. Уполномоченным работником суда осуществляется проверка информации, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины.
Информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины посредством системы единого расчетного и информационного пространства (далее – ЕРИП), могут являться сведения из информационной системы «Информационный ресурс «Реестр оплаченных платежей посредством ЕРИП для судов общей юрисдикции»» (далее – ИР «Реестр»), выведенные на бумажный носитель.
Факт уплаты государственной пошлины путем внесения наличных денежных средств подтверждается квитанцией банка, организации связи Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, местного исполнительного и распорядительного органа.
70. Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления, в первую очередь обрабатываются телеграммы или иная корреспонденция с отметкой «Срочно».
До вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печати.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено».
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии суда.
Если при вскрытии конвертов (пакетов) будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, составляется акт об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях по форме согласно приложению 42 к настоящей Инструкции в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя работниками канцелярии. Один экземпляр акта направляется отправителю, второй – приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение исполнителю, третий – хранится в наряде канцелярии суда.
Комплектность документов, подаваемых заявителем (представителем заявителя) лично, проверяется в его присутствии уполномоченным работником суда.
Конверты (пакеты) поступивших исковых заявлений, апелляционных или частных жалоб и протестов, обращений граждан, их представителей, юридических лиц, представителей юридических лиц (далее – заявители) должны быть сохранены и приложены к этим документам.
Адресные ярлыки конвертов (пакетов), присланных наложенным платежом, должны быть сохранены для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
Именные конверты (пакеты) с надписью: «Лично» регистрируются в закрытом виде с указанием сведений, имеющихся на конверте (пакете). Они не вскрываются и передаются по назначению.
Документы на электронных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
Обращения заявителей по вопросам организации работы суда, надзорные жалобы по гражданским делам, жалобы, подаваемые в порядке надзора по уголовным делам, жалобы на вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях, апелляционные жалобы по уголовным и гражданским делам, жалобы на не вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях, заявления для внесения представлений для возобновления гражданских дел по вновь открывшимся обстоятельствам, ходатайства (заявления) о приостановлении исполнения обжалуемых вступивших в законную силу судебных постановлений, принятые на личном приеме председателя или заместителя председателя суда, регистрируются в журнале входящих документов и не позднее следующего рабочего дня передаются на рассмотрение председателю суда.
71. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, в том числе созданные и переданные посредством АИС СОЮ, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.
Внутренние документы, в том числе созданные и переданные посредством автоматизированных систем, регистрируются в АИС СОЮ или журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения).
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.
Регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.
Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).
Регистрационным индексом распорядительного документа по административно-хозяйственным вопросам является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерами «ахд».
Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых электронной почтой или средствами факсимильной связи, производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.
Документы, поступившие в суд после 17 часов, регистрируются следующим днем, за исключением апелляционных и частных жалоб и протестов, заявлений о составлении мотивировочной части судебного постановления, надзорных жалоб по гражданским делам, жалоб, подаваемых в порядке надзора по уголовным делам, жалоб на не вступившие и вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях, заявлений для внесения представлений для возобновления гражданских дел по вновь открывшимся обстоятельствам, заключений прокурора о необходимости возобновления производства по уголовному делу по вновь открывшимся обстоятельствам, ходатайств (заявлений) о приостановлении исполнения обжалуемых вступивших в законную силу судебных постановлений, обращений граждан и юридических лиц, которые регистрируются в день поступления их в суд.
Документы, поступившие в суд в выходной день при осуществлении приема граждан согласно установленным графикам дежурств, регистрируются следующим рабочим днем.
72. Поступившие дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале регистрации входящих документов по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции. Журналы регистрации входящих документов ведутся отдельно на дела и переписку. Регистрация поступивших дел и иной корреспонденции может осуществляться в электронном виде.
При большом объеме поступающей корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: корреспонденция по гражданским делам, корреспонденция по уголовным делам, корреспонденция по делам об административных правонарушениях, исполнительные документы, поручения судов других районов, поручения судов иностранных государств, с которыми заключены договоры о правовой помощи, и другие.
73. Не подлежат регистрации, а передаются соответствующим секретарям судебного заседания – помощникам судей с отметкой о времени поступления их в суд для приобщения к делам:
судебные повестки, возвращенные в суд из-за их невручения адресату;
расписки в получении судебных повесток, копий постановлений о передаче уголовного дела прокурору для направления в суд, об изменении меры пресечения, о назначении судебного разбирательства, о продлении срока содержания обвиняемого под стражей, копий приговоров и других судебных постановлений, исковых заявлений, заявлений и жалоб.
74. Исходящие документы, в том числе направляемые электронной почтой и средствами факсимильной связи, а также по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, регистрируются в журнале регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции в день подписания.
Ответы на запросы (представления, письма) Верховного Суда, государственных органов (организаций) должны быть подписаны председателем суда с указанием фамилии исполнителя.
Предназначенные для отправки документы принимаются полностью оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и отправляются в тот же день до 15 часов.
Работник суда, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, перед отправкой документа обязан проверить правильность написания адреса, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие указанных в документах приложений и подписей, на письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма.
Уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях, материалы по заявлениям и жалобам, исполнительные документы направляются заказной корреспонденцией либо курьерами.
Дела о преступлениях против государства и порядка осуществления власти и управления, дела, в которых имеются материалы, содержащие государственные секреты, дела, по которым постановлен приговор и осужденному назначена исключительная мера наказания, пересылаются фельдсвязью или спецсвязью.
На каждый вид корреспонденции составляется список заказных (ценных), простых писем (посылок), поданных в цех по предоставлению услуг, по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции, в котором отправителем проставляются фамилия и инициалы уполномоченного работника службы делопроизводства и документооборота и дата отправки. При отправке заказной корреспонденции в количестве 10 и более штук формируется список в электронном виде по форме, установленной оператором почтовой связи.
Отправка документов, находящихся на электронных носителях, производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в наряд (дело) на общих основаниях. Отправка этих документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.
Оригинал документа, отправляемого по электронной почте или факсимильной связи, с отметкой о его отправлении хранится в наряде (деле).
При отправлении заказных писем курьерами они регистрируются в разносной книге по форме согласно приложению 6 к настоящей Инструкции и вручаются адресатам под подпись в этой книге.
Судебные повестки и копии процессуальных документов направляются в соответствии с процессуальным законодательством Республики Беларусь и Правилами оказания услуг почтовой связи заказными письмами. Бланк уведомления прикрепляется к обратной стороне письма, на которой указывается адрес. На лицевой стороне делается отметка «Судебная повестка», «Приговор», «Решение», «Мотивировочная часть», «Определение», «Постановление».
ГЛАВА 5
ОСОБЕННОСТИ РЕГИСТРАЦИИ, УЧЕТА ДЕЛ И ДРУГИХ МАТЕРИАЛОВ
75. Порядок регистрации и учета дел и других материалов, поступивших в суд для рассмотрения по первой инстанции, изложен в главе 5 Инструкции по делопроизводству в районных (городских) судах Республики Беларусь, утвержденной приказом Верховного Суда Республики Беларусь.
76. Все уголовные и гражданские дела, а также дела об административных правонарушениях, поступившие в суд для рассмотрения, регистрируются уполномоченным работником канцелярии (сектора) в журнале входящих документов, а также проходят компьютерную регистрацию в электронной автоматизированной системе (при ее наличии). После регистрации в журнале входящих документов уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях, поступившие с жалобами (протестами), регистрируются на учетно-статистических карточках:
уголовные дела первой инстанции – на учетно-статистических карточках по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции;
гражданские дела первой инстанции – на учетно-статистических карточках по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции;
уголовные апелляционные дела – на учетно-статистических карточках по форме согласно приложению 9 к настоящей Инструкции;
дела об административных правонарушениях, поступившие с жалобами (протестами), – на учетно-статистических карточках по форме согласно приложению 10 к настоящей Инструкции;
гражданские апелляционные дела – на учетно-статистических карточках по форме согласно приложению 11 к настоящей Инструкции.
В учетно-статистических карточках соответственно движению уголовного или гражданского дела, а также дела об административном правонарушении, поступившего с жалобой (протестом), должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные вышеуказанными формами.
При ведении компьютерной регистрации и учета уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и других материалов объем учитываемых сведений не должен быть меньше объема сведений, содержащихся в учетно-статистических карточках, а при необходимости может быть увеличен.
Заявления лиц о возмещении физического и имущественного вреда, причиненного незаконными действиями органа, ведущего уголовный процесс, регистрируются в журнале регистрации заявлений о возмещении физического, имущественного и морального вреда, причиненного незаконными действиями органа, ведущего уголовный процесс, по форме согласно приложению 12 к настоящей Инструкции.
При составлении протокола об административном правонарушении секретарем судебного заседания (секретарем судебного заседания – помощником судьи) в случаях, предусмотренных пунктом 4 части 2 статьи 3.30 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, административному правонарушению присваивается регистрационный номер для учета правонарушений, осуществляемого информационными подразделениями органов внутренних дел.
Регистрационный номер дела об административном правонарушении состоит из 8 цифр и формируется следующим образом:
1-я и 2-я цифры – последние две цифры года регистрации правонарушения;
3, 4 и 5-я цифры – код суда;
6, 7 и 8-я – порядковый номер правонарушения (присваивается в нарастающем порядке в пределах календарного года).
77. Для облегчения поиска дел при наведении по ним справок уполномоченный работник сектора заводит алфавитные карточки или алфавитный указатель.
Алфавитные карточки по уголовным делам ведутся по форме согласно приложению 13 к настоящей Инструкции на каждого обвиняемого, осужденного, оправданного.
По делам об административных правонарушениях заводится алфавитный указатель.
Алфавитные карточки по гражданским делам ведутся по форме согласно приложению 14 к настоящей Инструкции на каждого истца или ответчика.
Учетно-статистические и алфавитные карточки хранятся в отдельных картотеках (ящиках). Учетно-статистические карточки хранятся в порядке их номеров.
78. Порядковый номер по учетно-статистической карточке, который является также номером соответствующего дела, указывается на первой странице обложки дела и алфавитной карточке. За этим номером ведется вся переписка по данному делу.
79. Номера судебных дел проставляются с соблюдением следующих правил:
79.1. регистрационный номер преступления состоит из 11 цифр и формируется следующим образом:
1-я и 2-я цифры – последние две цифры года регистрации преступления;
3-я и 4-я цифры – код органа уголовного преследования, суда (орган внутренних дел – 01, прокурор – 02, суд – 04, орган пограничной службы – 05, орган государственной безопасности – 06, орган финансовых расследований – 08, таможенный орган – 09, орган государственного пожарного надзора – 10, Вооруженные Силы – 11, Следственный комитет – 12);
5-я цифра – код региона места нахождения (подчиненность) органа уголовного преследования, суда (г. Минск – 1, Брестская область – 2, Витебская область – 3, Гомельская область – 4, Гродненская область – 5, Минская область – 6, Могилевская область – 7, центральный аппарат – 8);
6-я и 7-я цифры – порядковый номер органа уголовного преследования, суда в регионе (устанавливается информационными подразделениями Министерства внутренних дел (для центральных аппаратов), управлений внутренних дел облисполкомов и главного управления внутренних дел Минского горисполкома);
8–11-я цифры – порядковый номер преступления в нарастающем порядке в пределах календарного года.
79.2. номер уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении первой инстанции включает индекс соответствующей судебной коллегии и порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу и текущий год, который указывается через дробь. Например: Дело № 3-15/2018 (гражданское дело).
79.3. номер уголовного или гражданского дела, поступившего на рассмотрение в апелляционную инстанцию, включает индекс соответствующей судебной коллегии, повторенный дважды, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела, например, 22-165/2012, 33-27/2012;
79.4. номер дела об административном правонарушении, поступившего с жалобой (протестом) на постановление, включает индекс соответствующей судебной коллегии, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела.
80. Уголовные и гражданские дела, возвращенные на новое рассмотрение из вышестоящего суда после отмены судебного постановления, регистрируются уполномоченными работниками сектора на учетно-статистических и алфавитных карточках, а также проходят компьютерную регистрацию в электронной автоматизированной системе как вновь поступившие дела и получают новые порядковые номера. В алфавитном указателе на повторно поступившее дело делается новая запись.
81. По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. При этом на каждой учетно-статистической карточке и каждом таком деле указываются два порядковых номера – прошлого и нового годов.
Например:
дело № 2-15/2012, 2-1/2013 (гражданское дело)
В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается не с первого номера, а с того, который является очередным после перерегистрации остатка дел предыдущего года. В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заместители, на которых отмечается порядковый номер по нумерации прошлого года и делается надпись о переносе в картотеку текущего года с указанием нового порядкового номера.
82. Уголовные и гражданские дела, рассматриваемые судом первой инстанции, подшиваются в обложку, оформленную согласно приложению 15 к настоящей Инструкции.
По уголовным делам, поступившим для рассмотрения по первой инстанции из органов прокуратуры, может быть использована обложка, в которой дело находилось, при условии надлежащего качества и сохранности этой обложки. В этом случае на обложке делаются отметки, установленные для судебных дел.
Если уголовное дело, поступившее из органов прокуратуры, было судом подшито в новую обложку, то при данном деле должна быть сохранена также и прежняя обложка, в которой дело находилось в стадии предварительного следствия.
На обложках дел, по которым хотя бы один из обвиняемых содержится под стражей, должен быть поставлен штамп «Под стражей» или сделана об этом отчетливая надпись.
На внутренней стороне обложки уголовного и гражданского дела помещается справочный лист по форме согласно приложению 16 к настоящей Инструкции, в котором отмечаются все действия суда, произведенные по делу: направление судебных повесток, копии постановления о назначении судебного разбирательства, копии искового заявления, приговора, решения суда, истребование документов, исполнительного листа и так далее.
83. На уголовных, гражданских делах, рассматриваемых апелляционной инстанцией, делах об административных правонарушениях, поступивших с жалобой (протестом) на постановление, обложка не заменяется.
84. Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, уполномоченный работник сектора ведет журнал учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, по форме согласно приложению 17 к настоящей Инструкции.
ГЛАВА 6
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ И ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА
85. Делопроизводство по обращениям заявителей осуществляется уполномоченными должностными лицами суда отдельно от других видов делопроизводства и ведется централизованно.
86. Делопроизводство по письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям заявителей, поданным в письменной, устной или электронной форме.
87. При осуществлении личного приема председателем суда, его заместителями, работниками аппарата суда ведется регистрация обратившихся в книге учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц по форме согласно приложению 18 к настоящей Инструкции.
88. Поступающие в суд обращения заявителей регистрируются в день их поступления в установленном порядке.
Обращения заявителей, поступившие в суд в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.
89. Регистрация обращений заявителей, за исключением замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, осуществляется с использованием автоматизированной (электронной) регистрационно-контрольной формы в АИС СОЮ.
90. При поступлении в суд электронных обращений создается их бумажная копия, которая регистрируется в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.
91. Регистрационно-контрольная форма регистрации обращений заявителей содержит реквизиты по форме согласно приложению 19 к настоящей Инструкции.
В регистрационно-контрольные формы могут включаться реквизиты, необходимые для обеспечения учета, контроля, анализа работы с обращениями заявителей, поиска документов, связанных с рассмотрением обращений.
Из регистрационно-контрольных форм могут исключаться реквизиты, сведения для заполнения которых отсутствуют в связи с особенностями рассмотрения обращений заявителей.
92. Конверты от поступивших письменных обращений заявителей сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заявителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.
93. Регистрационный индекс обращениям заявителей, ответам (уведомлениям) на обращения, в том числе ответам (уведомлениям), направленным заявителю на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, присваивается в соответствии с принятой в суде системой регистрации документов.
94. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в суд, учитываются под регистрационным индексом первоначального обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
При подаче заявителем в суд нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.
95. Повторным обращениям заявителей при их поступлении в суд присваивается регистрационный индекс первоначального обращения или очередной регистрационный индекс.
96. Обращения заявителей, в том числе бумажные копии электронных обращений, после регистрации передаются на рассмотрение председателю суда или лицу, исполняющему его обязанности, который определяет срок исполнения и дает конкретные поручения исполнителю. Поручения председателя суда о дальнейшем рассмотрении обращений заявителей оформляются в форме резолюций.
97. При использовании систем электронного документооборота и переносе в них обращений заявителей в электронном виде поручения председателя суда оформляются в форме электронных резолюций, отражаемых в системе электронного документооборота.
98. Ход рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах и (или) сведениях, отзыве заявителями своего обращения, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрение коллективного обращения тридцати и более заявителей с выездом на место), изменение сроков рассмотрения обращений, результат их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки) должны быть точно и своевременно отражены в регистрационно-контрольной форме.
Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, должны своевременно вноситься в книгу замечаний и предложений.
99. Контроль за рассмотрением обращений заявителей в судах ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, либо регистрационно-контрольных карточек, либо журналов.
Для контроля за рассмотрением замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, могут использоваться соответствующие регистрационно-контрольные формы.
100. Контроль за рассмотрением обращений заявителей завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме, а также направлены уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15 и 21 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 83, 2/1852).
Решение о снятии с контроля обращений принимает председатель суда или уполномоченное им должностное лицо.
101. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации, по находящимся на контроле обращениям заявителей указываются сведения о направленном ответе (уведомлении) заявителю о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
102. При оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу, отзыве заявителем своего обращения оригиналы документов, приложенных к письменным обращениям, возвращаются заявителю с сопроводительным письмом.
103. Течение сроков, определяемых месяцами или днями, начинается со дня, следующего за днем регистрации обращения в суде, внесения замечаний и (или) предложений в книгу замечаний и предложений.
Срок рассмотрения обращений, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца этого срока. Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок рассмотрения обращений истекает в последний день этого месяца.
Если последний день срока рассмотрения обращений приходится на нерабочий день, то днем истечения срока считается первый следующий за ним рабочий день.
Письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее пятнадцати дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, – не позднее одного месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.
Письменные уведомления направляются заявителям в сроки, установленные в статьях 10, 15 и 17 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц».
104. Ответы на рассмотренные по существу устные обращения подлежат объявлению заявителям в ходе личного приема. Результат решения изложенных в устном обращении вопросов отмечается в регистрационно-контрольной форме, в которой зарегистрированы устные обращения.
105. Письменные ответы (уведомления) на письменные обращения, в том числе полученные в ходе личного приема, электронные обращения, предусмотренные в части второй пункта 5 статьи 25 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц», замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, подписываются председателем суда или лицом, уполномоченным им подписывать в установленном порядке ответы на обращения.
Ответы на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, подписываются председателем суда или лицом, исполняющим его обязанности, и остаются в делопроизводстве суда.
При использовании систем электронного документооборота, предусматривающих применение электронной цифровой подписи, ответы на электронные обращения в электронном виде, направленные на адрес электронной почты заявителя, подписываются электронной цифровой подписью председателя суда или лица, уполномоченного им подписывать в установленном порядке ответы на обращения.
106. На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в наряд (дело).
В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в наряд (дело) проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной или электронной форме, либо на самом обращении.
После рассмотрения вопросов, изложенных гражданином в книге замечаний и предложений, на копии ответа (уведомления) заявителю, остающейся в делопроизводстве суда, проставляется отметка об исполнении и направлении ее в наряд (дело).
107. Письменные ответы (уведомления) на письменные и электронные обращения, ответы (уведомления) на электронные обращения, направленные на адрес электронной почты заявителя, должны соответствовать требованиям, предусмотренным в статье 18 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц».
108. Председателем суда организуется проведение «горячей линии». Заявители обращаются на «горячую линию» по вопросам справочно-консультационного характера, а также связанным с организацией деятельности суда.
«Горячая линия» проводится работниками суда в рабочее время в рабочие дни. Порядок проведения «горячей линии» и работы с обращениями, поступающими в ходе ее проведения, устанавливается председателем суда. Обращения, поступившие в ходе «горячей линии», не подлежат регистрации.
Информация о наличии «горячей линии» доводится до всеобщего сведения путем ее размещения в средствах массовой информации, глобальной компьютерной сети Интернет, на информационных стендах суда.
При проведении «горячей линии» по решению председателя суда может осуществляться аудиозапись с уведомлением об этом заявителей.
109. Письменные и (или) электронные обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, в суде формируются в наряды (дела) в соответствии с утвержденной номенклатурой нарядов (дел).
Обращения граждан и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, при централизованной системе делопроизводства возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц, для централизованного формирования дел.
Копии ответов (уведомлений) гражданам на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в одно дело и хранятся у должностных лиц, ответственных за ведение и хранение книги замечаний и предложений.
110. Наряды (дела) с обращениями заявителей формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в наряде (деле) самостоятельную группу.
В случае поступления повторных обращений они формируются в наряды (дела) вместе с предыдущими обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением.
111. При формировании нарядов (дел) с обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направления обращений и документов в наряды (дела), их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в наряды (дела) не формируются.
112. Срок хранения письменных и (или) электронных обращений заявителей и документов, связанных с их рассмотрением, составляет 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего обращения). Экспертной комиссией суда может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении отдельных обращений заявителей.
113. При создании бумажных копий электронных обращений их оригиналы в электронном виде сохраняются в случае необходимости подтверждения условий отправки (получения) обращений и (или) использования в справочных и (или) доказательных целях.
114. Наряды (дела) с обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением, постоянного хранения передаются в архив суда через год после завершения делопроизводства по ним.
115. Книга замечаний и предложений после окончания ведения хранится в суде вместе с новой книгой, а по истечении календарного года – в течение 5 лет в архиве суда.
116. По истечении установленных сроков хранения обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, книга замечаний и предложений подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
117. Председатели судов в целях постоянного совершенствования работы с обращениями заявителей обязаны регулярно, но не реже одного раза в квартал, изучать, анализировать и систематизировать содержащиеся в обращениях вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решений, а также принимать меры по устранению указанных в обращениях и выявленных нарушений.
ГЛАВА 7
ОФОРМЛЕНИЕ УГОЛОВНЫХ ДЕЛ НА СТАДИИ НАЗНАЧЕНИЯ СУДЕБНОГО РАЗБИРАТЕЛЬСТВА
118. По делу, которое согласно постановлению судьи на стадии назначения судебного разбирательства направлено по подсудности, уполномоченный работник сектора составляет сопроводительное письмо, которое подписывает председатель суда или его заместитель. Если обвиняемый содержится под стражей, то уполномоченный работник сектора направляет письмо с предложением начальнику места предварительного заключения перечислить обвиняемого за тем органом, которому направляется дело. Письмо подписывает председатель суда или его заместитель, о произведенном перечислении извещается также соответствующий орган уголовного преследования или суд.
119. Применение (изменение) меры пресечения на стадии судебного разбирательства производится в порядке, установленном Уголовно-процессуальным кодексом Республики Беларусь.
В случае применения судом меры пресечения в виде подписки о невыезде и надлежащем поведении секретарем судебного заседания – помощником судьи у обвиняемого отбирается подписка о невыезде и надлежащем поведении, которая приобщается к материалам дела.
При применении судом меры пресечения в виде личного поручительства секретарем судебного заседания – помощником судьи у каждого поручителя отбирается подписка о личном поручительстве, в которой он подтверждает, что ему разъяснена сущность обвинения лица, в отношении которого он дает поручительство, ответственность поручителя. Подписки о личном поручительстве приобщаются к материалам дела.
Если судом к обвиняемому применена мера пресечения в виде передачи лица, на которое распространяется статус военнослужащего, под наблюдение командования воинской части, копия постановления (определения) о применении указанной меры пресечения вручается командованию воинской части, под наблюдение которого передается обвиняемый.
При применении судом меры пресечения в виде отдачи несовершеннолетнего под присмотр на основании письменного ходатайства родителей, усыновителей, опекунов, попечителей или других заслуживающих доверия лиц, а также администрации специального детского учреждения, в котором он находится, секретарь судебного заседания – помощник судьи отбирает у перечисленных лиц письменное обязательство о том, что несовершеннолетний обвиняемый, находясь на свободе, не скроется от суда, не будет препятствовать рассмотрению дела и не будет заниматься преступной деятельностью. При этом они ставятся в известность о характере преступления и их ответственности в случае нарушения принятых на себя обязанностей по присмотру. Письменное ходатайство и обязательство приобщаются к материалам дела.
В случае применения судом меры пресечения в виде залога залогодателю, если им не является сам обвиняемый, разъясняется сущность обвинения лица, в отношении которого применяется эта мера пресечения, что удостоверяется подписями лица, в отношении которого применена данная мера пресечения, залогодателя и судьи, применившего эту меру пресечения. Копия постановления (определения) вручается залогодателю для внесения залога. Денежные средства, являющиеся предметом залога, вносятся на депозитный счет суда. О принятии залога судом составляется протокол, копия которого вручается залогодателю. Постановление (определение) и протокол приобщаются к материалам дела.
Если судом к обвиняемому применена мера пресечения в виде заключения под стражу или домашний арест, уполномоченный работник сектора направляет копию определения (постановления) соответствующему органу внутренних дел для исполнения, а также районному или вышестоящему прокурору для сведения.
О применении меры пресечения в виде домашнего ареста в отношении иностранного гражданина или лица без гражданства суд сообщает в Министерство иностранных дел Республики Беларусь по требованию иностранного гражданина или лица без гражданства не позднее одних суток с момента применения меры пресечения в виде домашнего ареста для уведомления дипломатического представительства или консульского учреждения государства гражданской принадлежности либо обычного места жительства заключенных под домашний арест иностранного гражданина или лица без гражданства.
О применении в отношении обвиняемого меры пресечения в виде заключения под стражу суд обязан уведомить кого-либо из совершеннолетних членов его семьи или близких родственников, а также при применении этой меры пресечения в отношении лиц, дети которых остаются без попечения родителей, – не позднее следующего дня после принятия указанного решения уведомить управление (отдел) образования районного, городского исполнительного комитета, местной администрации района в городе по месту жительства этих лиц для обеспечения государственной защиты детей, при применении этой меры пресечения в отношении пенсионера – уведомить орган, выплачивающий ему пенсию, при применении этой меры пресечения в отношении иностранного гражданина или лица без гражданства – по требованию иностранного гражданина или лица без гражданства сообщить об этом в Министерство иностранных дел Республики Беларусь не позднее одних суток с момента применения меры пресечения в виде заключения под стражу для уведомления дипломатического представительства или консульского учреждения государства гражданской принадлежности либо обычного места жительства заключенных под стражу иностранного гражданина или лица без гражданства.
При изменении меры пресечения в отношении лица, содержащегося под стражей или домашним арестом, на иную меру пресечения копия определения (постановления) об изменении меры пресечения уполномоченным работником сектора незамедлительно направляется для исполнения соответствующему органу внутренних дел, а также прокурору для сведения.
ГЛАВА 8
ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СУДЕБНОМУ ЗАСЕДАНИЮ
120. По делам, назначенным к рассмотрению в судебном заседании, секретарь судебного заседания – помощник судьи обеспечивает своевременное составление и направление судебных повесток и судебных извещений о вызове в судебное заседание обвиняемых, потерпевших, истцов, ответчиков, третьих лиц, их представителей, свидетелей, экспертов, переводчиков и извещает о дате и времени рассмотрения дела прокурора и адвоката, который принимал участие в предварительном следствии, а в случае его отсутствия – соответствующую территориальную коллегию адвокатов, юридическую консультацию, адвокатское бюро.
Способ судебного извещения и вызова перечисленных лиц должен обеспечивать его фиксирование.
Лица могут быть вызваны в судебное заседание телефонограммой, телеграммой, посредством электронных и СМС-сообщений при фиксации факта отправления и доставки такого извещения адресату. О совершении указанных действий секретарем судебного заседания – помощником судьи составляется справка по форме согласно приложению 20 к настоящей Инструкции, которая приобщается к материалам дела.
Не позднее трех дней после вынесения постановления о назначении судебного разбирательства (предварительного судебного заседания) по уголовному делу или определения о назначении дела к судебному разбирательству (проведении предварительного судебного заседания) по гражданскому делу, поступившим для рассмотрения в первой инстанции, секретарь судебного заседания – помощник судьи выписывает и направляет по назначению судебные повестки. При этом следует учитывать, что стороны по уголовному делу не менее чем за пять суток должны быть извещены о месте и времени начала судебного разбирательства.
121. Судебные повестки о вызове в суд обвиняемых составляются по форме согласно приложению 21 к настоящей Инструкции, расписки – по форме согласно приложению 22 к настоящей Инструкции и уведомления о вручении судебных повесток – по форме согласно приложению 23 к настоящей Инструкции.
Привлечение народных заседателей к участию в рассмотрении конкретного дела, учет времени участия народных заседателей, а также контроль за соблюдением сроков привлечения народных заседателей к исполнению своих обязанностей осуществляется в соответствии с Положением о привлечении народных заседателей к участию в рассмотрении дел в суде, утвержденным постановлением Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 28 сентября 2017 г. № 10 (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 05.10.2017, 6/1615).
Другим лицам, вызываемым в суд по уголовным делам, направляются судебные повестки, составленные по форме согласно приложению 24 к настоящей Инструкции, расписки и уведомления о вручении судебных повесток.
Народные заседатели вызываются в суд для участия в рассмотрении дела извещением по форме согласно приложению 25 к настоящей Инструкции, направляемым заказным письмом.
Ведение табеля учета рабочего времени народных заседателей возлагается распорядительным документом председателя суда на одного из работников суда.
На этого работника также возлагается и ведение журнала учета дел, рассмотренных с участием народных заседателей, по форме согласно приложению 26 к настоящей Инструкции.
Судебные повестки истцам и ответчикам, другим лицам, вызываемым в суд по гражданским делам, составляются по форме согласно приложению 27 к настоящей Инструкции, расписки – по форме согласно приложению 28 к настоящей Инструкции и уведомления о вручении судебных повесток – по форме согласно приложению 29 к настоящей Инструкции.
Извещение прокурора, адвоката, представителя комиссии по делам несовершеннолетних и представителей органов государственного управления о времени рассмотрения дела в суде производится письменно.
122. Судебные повестки и другие документы, адресованные гражданам Республики Беларусь, проживающим за границей и работающим в белорусских или иностранных организациях, должны направляться через те государственные органы, иные организации, которые командировали этих граждан на работу за границу.
123. О вызове в суд иностранного гражданина, проживающего за границей, направляется извещение о дне судебного разбирательства по форме согласно приложению 30 к настоящей Инструкции. Извещение о рассмотрении дела иностранному гражданину, проживающему на территории государства, с которым Республикой Беларусь заключен договор о взаимной правовой помощи, направляется с поручением о вручении документов по форме согласно приложению 31 к настоящей Инструкции не позднее чем за 4 месяца до дня рассмотрения дела, а гражданам других иностранных государств – как правило, не позднее чем за 6 месяцев до дня рассмотрения дела.
Документы об оказании правовой помощи за границей оформляются и направляются в компетентные органы с соблюдением требований, установленных законодательством Республики Беларусь и международными договорами Республики Беларусь.
124. Секретарь судебного заседания – помощник судьи заблаговременно проверяет, имеются ли сведения о вручении вызываемым в суд лицам судебных повесток, телеграмм, сведения о доставке телефонограмм, СМС-сообщений, копии постановления о назначении судебного разбирательства и других материалов и при отсутствии этих сведений немедленно докладывает судье для принятия дополнительных мер по обеспечению явки вызванных в суд лиц.
125. После вынесения судьей постановления о назначении судебного разбирательства по уголовному делу секретарь судебного заседания – помощник судьи:
направляет обвиняемому, представителю умершего обвиняемого и потерпевшему с переводом на их родной язык или на другой язык, которым они владеют, копию постановления о назначении судебного разбирательства, а также копию постановления о мере пресечения в отношении обвиняемого, если она судьей была изменена или отменена либо продлена в случае нахождения обвиняемого под стражей, домашним арестом;
вызывает в судебное заседание лиц, о необходимости вызова которых судья указал в постановлении о назначении судебного разбирательства;
по указанию судьи принимает иные меры к подготовке судебного разбирательства.
126. Обвиняемому, не содержащемуся под стражей, документы, перечисленные в абзаце втором пункта 125 настоящей Инструкции, вместе с судебной повесткой о вызове его в судебное заседание вручаются путем вызова в суд или высылаются заказным письмом с обратным уведомлением.
127. Обвиняемому, содержащемуся под стражей, документы, перечисленные в абзаце втором пункта 125 настоящей Инструкции, вручаются через администрацию места предварительного заключения. Расписка обвиняемого о получении копии указанных документов должна быть возвращена суду.
Для доставки в суд обвиняемого, содержащегося под стражей, судом оформляется заявка на конвоирование в порядке и в сроки, установленные Инструкцией о порядке конвоирования, изоляции, охраны лиц, содержащихся под стражей, и надзора за ними, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 20 декабря 2016 г. № 333 (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 07.02.2017, 8/31751). При оформлении заявки на конвоирование следует учитывать, что должностным лицом органа, ведущего уголовный процесс, в распоряжение которого поступает подлежащее конвоированию лицо, является председательствующий по делу. Заявка на конвоирование подписывается судьей и заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
128. Ответчикам по гражданским делам одновременно с судебной повесткой направляются копии исковых заявлений, а в случаях, когда судья признает необходимым, – также копии документов, приложенных к исковым заявлениям.
129. Обо всех действиях по подготовке дел, рассматриваемых судом первой инстанции, секретарь судебного заседания – помощник судьи делает отметку в справочном листе.
130. Секретарь судебного заседания – помощник судьи составляет список дел, назначенных к слушанию, по формам согласно приложениям 32–34 к настоящей Инструкции и в день судебного заседания вывешивает его в специально отведенном и общедоступном месте. Один экземпляр списка вручается председательствующему в судебном заседании. По окончании заседания председательствующий возвращает экземпляр списка с отметками о результатах рассмотрения каждого дела для хранения в специальном наряде (деле).
Уполномоченным работником суда на Интернет-портале судов общей юрисдикции Республики Беларусь размещаются сведения о делах, назначенных к рассмотрению по первой инстанции, по мере определения даты и времени судебного заседания.
По результатам судебных заседаний уполномоченный работник сектора обязан отметить в учетно-статистических карточках дату и результат рассмотрения дел.
131. Перед судебным заседанием секретарь судебного заседания – помощник судьи или уполномоченный работник сектора подшивает в дело документы в хронологическом порядке.
Перед началом слушания дела секретарь судебного заседания – помощник судьи обязан проверить, все ли вызываемые в суд лица явились в судебное заседание, кто из неявившихся получил судебные повестки, кто не получил и по какой причине, доставлены ли обвиняемые, находящиеся под стражей.
При наличии в суде технической возможности может быть принято решение об использовании звуко- или видеозаписи, системы видеоконференцсвязи для обеспечения полноты протокола судебного заседания.
В случае принятия решения об использовании звуко- или видеозаписи, системы видеоконференцсвязи перед началом судебного заседания специалист в сфере информационных технологий в целях проверки работоспособности комплекса звукозаписи обязан провести тестирование и убедиться, что составляющие комплекса звукозаписи (микрофон, микшер и т.д.) работают в штатном режиме и запись осуществляется в установленном порядке.
В случае выявления неисправности, невозможности наладить корректную работу комплекса звукозаписи специалист в сфере информационных технологий обязан незамедлительно поставить об этом в известность судью, председательствующего в судебном заседании.
При возникновении обстоятельств, не позволяющих осуществить фиксацию хода судебного заседания с использованием установленного в зале судебного заседания комплекса звукозаписи, допускается использование диктофона.
Секретарь судебного заседания – помощник судьи или другой уполномоченный работник аппарата суда производит включение комплекса звукозаписи перед началом судебного заседания (до начала процессуального действия) и выключение после его окончания, а также внесение реквизитов по делу в программное обеспечение комплекса звукозаписи.
В случае объявления перерыва в судебном заседании, а также во время нахождения суда в совещательной комнате секретарь судебного заседания – помощник судьи или другой уполномоченный работник аппарата суда ставит запись судебного заседания на паузу. Перед продолжением судебного заседания запись с паузы снимается.
ГЛАВА 9
ОФОРМЛЕНИЕ УГОЛОВНЫХ И ГРАЖДАНСКИХ ДЕЛ ПОСЛЕ ИХ РАССМОТРЕНИЯ
132. Если производство по уголовному делу прекращено в предварительном судебном заседании, уполномоченный работник сектора по истечении десятидневного срока на обжалование, исчисляемого со дня получения копии постановления соответствующими лицами, и при непоступлении в этот срок частных жалоб или протеста изымает заполненные судьей, председательствующим при рассмотрении дела, статистические карточки на обвиняемых и оформляет дело для сдачи в архив.
Копия постановления о прекращении производства по делу направляется лицам и организациям, указанным в статье 279 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь.
133. После рассмотрения дела или отложения его разбирательства на другое время секретарь судебного заседания – помощник судьи отмечает на судебных повестках лиц, вызванных в суд, время их фактического пребывания в суде (время явки и ухода), заверяет эту отметку своей подписью и штампом суда.
После рассмотрения уголовного дела с участием народных заседателей или отложения его разбирательства на другое время секретарь судебного заседания – помощник судьи отмечает на извещении время участия в судебном разбирательстве, а также время, затраченное для подготовки к рассмотрению дела, заверяет эту отметку своей подписью с проставлением штампа суда, а также делает отметку в журнале учета дел, рассмотренных с участием народных заседателей.
134. Если в судебном заседании по гражданскому или уголовному делу использовалась звуко- или видеозапись, система видеоконференцсвязи, специалист в сфере информационных технологий после окончания судебного заседания:
производит запись фонограммы с комплекса звукозаписи на электронный носитель информации;
осуществляет проверку качества записи и сохранения целостности данных при их копировании.
В случае положительного результата проверки качества записи и целостности данных электронный носитель информации с записью фонограммы судебного заседания передается секретарю судебного заседания – помощнику судьи или другому уполномоченному работнику аппарата суда.
Секретарь судебного заседания – помощник судьи или другой уполномоченный работник аппарата суда:
осуществляет проверку фонограммы на электронном носителе информации на предмет принадлежности соответствующему делу путем выборочного прослушивания;
упаковывает электронный носитель информации в конверт способом, исключающим его повреждение или утрату;
маркирует конверт и электронный носитель информации следующим образом:
регистрационный номер дела;
дата судебного заседания;
объем (Mb) фонограммы звукозаписи;
фамилия, имя, отчество и подпись секретаря судебного заседания – помощника судьи или другого уполномоченного работника аппарата суда.
Конверт с электронным носителем информации секретарем судебного заседания – помощником судьи или другим уполномоченным работником аппарата суда приобщается к материалам дела и хранится вместе с делом постоянно.
При проведении аудиофиксации с использованием диктофона секретарь судебного заседания – помощник судьи либо другой уполномоченный сотрудник аппарата суда передает диктофон специалисту в сфере информационных технологий для осуществления копирования на электронный носитель информации и создания резервной копии фонограммы на серверном оборудовании.
Проверка качества записи, сохранения целостности данных при их копировании и принадлежности к соответствующему делу, маркировка конверта и электронного носителя информации производится специалистом в сфере информационных технологий и секретарем судебного заседания – помощником судьи либо другим уполномоченным работником аппарата суда аналогично, как и для фонограммы, записанной посредством комплекса звукозаписи.
После копирования фонограммы на электронный носитель информации резервная копия файла хранится в суде первой инстанции в течение двух лет со дня проведения судебного заседания. По истечении срока хранения удаление файлов производится специалистом в сфере информационных технологий.
Электронный носитель информации уничтожается вместе с делом по окончании срока хранения дела.
После копирования фонограммы на электронный носитель информации резервная копия файла хранится в суде первой инстанции в течение двух лет со дня проведения судебного заседания на серверном оборудовании. При отсутствии технической возможности хранения фонограмм на серверном оборудовании следует организовать их хранение на отдельно выделенном для этих целей компьютере. По истечении срока хранения удаление файлов производится специалистом в сфере информационных технологий.
Электронный носитель информации уничтожается вместе с делом по окончании срока хранения дела.
135. Порядок составления протокола судебного заседания, ознакомления с ним, подачи и рассмотрения замечаний на протокол судебного заседания установлен статьями 308–310 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, статьей 11.8 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, статьями 174–176 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь.
Номера листов протокола судебного заседания (помимо общей нумерации листов уголовного, гражданского дела или дела об административном правонарушении) должны быть проставлены в центре верхнего колонтитула. На протоколе судебного заседания дополнительно ставится дата его составления, после чего он подписывается секретарем судебного заседания – помощником судьи и судьей. Председательствующий по делу несет ответственность за правильное и своевременное составление протокола секретарем судебного заседания – помощником судьи.
Замечания на протокол судебного заседания и постановление (определение), вынесенное по результатам их рассмотрения, приобщаются к протоколу судебного заседания.
136. После рассмотрения дела секретарь судебного заседания – помощник судьи:
подшивает в дело документы в хронологическом порядке: постановления, определения и переписку, предшествующую судебному разбирательству, затем все документы, приобщенные к делу в ходе судебного разбирательства, в порядке их поступления, протокол судебного заседания, проверенный и подписанный судьей и самим секретарем судебного заседания – помощником судьи приговор, решение, определение, постановление суда. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист;
нумерует листы дела (нумерация листов дела в обязательном порядке должна быть выполнена в правом верхнем углу листа шариковой или гелевой ручкой) и составляет за своей подписью внутреннюю опись находящихся в деле документов, а по делам с предварительным расследованием уголовного дела продолжает внутреннюю опись, составленную органами уголовного преследования;
прилагает к делу статистические карточки на обвиняемых и лиц, дела в отношении которых прекращены, а также лиц, признанных невменяемыми, к которым применены принудительные меры безопасности и лечения. Учетно-статистические карточки составляются и подписываются председательствующим по делу;
незамедлительно предоставляет материалы дела, по которому судебные решения подлежат немедленному исполнению, в сектор по гражданским делам или для выписки исполнительных листов;
сдает дела в соответствующий сектор.
137. После совершения всех действий по оформлению дела, но не позднее пяти дней после рассмотрения гражданского дела либо не позднее десяти суток после рассмотрения уголовного дела секретарь судебного заседания – помощник судьи передает дело уполномоченному работнику сектора. Уполномоченный работник сектора обязан тщательно проверить выполнение секретарем судебного заседания – помощником судьи всех действий по оформлению дела и расписаться в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в получении дела.
138. С приговора, решения или определения, вынесенных по делу, снимаются копии, которые заверяются путем проставления ниже реквизита «Подпись» слова «Верно», указания должности судьи, заверившего копию, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.
Например:
|
Верно |
||
|
Судья Минского областного суда |
Подпись |
С.П.Кушнеров |
|
25.03.2014 |
Заверительную надпись удостоверяют печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Если копия судебного постановления изложена на нескольких листах, каждый лист удостоверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь либо эти листы могут быть прошнурованы и скреплены печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
В случаях, когда приговор, решение, определение, постановление не вступили в законную силу, об этом делается отметка на выдаваемой копии.
139. При оправдании обвиняемого либо при постановлении обвинительного приговора, предусмотренного пунктами 2–4 части 2 статьи 355 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, а также с назначением уголовного наказания в виде общественных работ, штрафа, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, исправительных работ, ограничения свободы в отношении обвиняемого, освобожденного из-под стражи в зале суда, копия приговора направляется начальнику соответствующего места предварительного заключения немедленно после рассмотрения дела.
Если обвинительный или оправдательный приговор вынесен в отношении нескольких лиц, то начальнику места предварительного заключения должно быть направлено столько копий приговора, сколько было осужденных или оправданных, находящихся под стражей.
В случае доставки обвиняемого, содержащегося под стражей, в суд апелляционной инстанции начальнику соответствующих мест предварительного заключения в тот же день направляется выписка из определения судебной коллегии.
140. Копия приговора не позднее пяти суток после его провозглашения должна быть вручена обвиняемому, защитнику, государственному и частному обвинителям. В тот же срок копия приговора вручается потерпевшему, гражданскому истцу, гражданскому ответчику, представителям, если в суд поступила просьба от указанных лиц.
141. По гражданским делам сторонам и другим лицам, участвующим в деле, не явившимся в судебное заседание, копии решения суда, определения о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении иска без рассмотрения высылаются в обязательном порядке не позднее трехдневного срока после заслушивания дела.
Копия заочного решения суда высылается ответчику, истцу и другим юридически заинтересованным в исходе дела лицам, не присутствовавшим в судебном заседании, не позднее трех дней со дня принятия этого решения с уведомлением о ее вручении.
В остальных случаях копии решений, определений и постановлений суда выдаются сторонам только по их просьбе, а при повторной выдаче – с оплатой государственной пошлины в соответствии с приложением 14 к Налоговому кодексу Республики Беларусь.
142. Мотивировочная часть решения составляется при наличии оснований, указанных в статье 305 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, в семидневный срок со дня подачи заявления об этом и (или) поступления апелляционной жалобы или апелляционного протеста на решение (статья 312 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь) и в трехдневный срок со дня ее составления направляется юридически заинтересованным в исходе дела лицам заказными письмами.
На заявлении о составлении мотивировочной части делается отметка о времени его поступления в суд.
143. Документы, предназначенные для использования за границей, должны быть оформлены с соблюдением правил делопроизводства:
143.1. документы должны быть напечатаны на качественной бумаге формата А4. Не разрешается прочеркивать не заполненные до конца строки и другие свободные места на документе. На документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов, неоговоренных исправлений;
143.2. документ, состоящий из двух и более листов, должен быть прошит ниткой белого либо красного цвета, листы – пронумерованы. Количество прошитых листов должно быть заверено подписью лица, выдавшего документ, и скреплено печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь;
143.3. при свидетельствовании верности копии (выписки) документа не допускается использование мастичных штампов, а также обременение документа дополнительными надписями (сведениями), не относящимися к содержанию документа.
Копия документа должна быть заверена в соответствии с требованиями пункта 32 настоящей Инструкции;
143.4. копии судебных постановлений и выдаваемые судом исполнительные листы подписываются председателем суда, его заместителем или судьей, председательствовавшим по делу, удостоверяются печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь. При этом копия судебного постановления (выписка из него) должна обязательно содержать сведения о его вступлении в законную силу;
143.5. оттиск печати проставляется на свободном месте документа, не затрагивая его текста и подписи должностного лица.
144. Если разбирательство уголовного или гражданского дела было отложено и назначено на другой день, то явившимся в судебное заседание лицам, кроме обвиняемых, содержащихся под стражей, вручаются судебные повестки о вызове в суд либо объявляется об этом под расписку на отдельном листе, приобщенном к протоколу судебного заседания, с разъяснением последствий неявки.
Лицам, не присутствовавшим в судебном заседании, вызов которых суд признал необходимым, секретарь судебного заседания – помощник судьи направляет не позднее чем на следующий день судебные повестки.
Для доставки в суд обвиняемых, содержащихся под стражей, судом оформляется заявка на конвоирование в порядке, указанном в части второй пункта 127 настоящей Инструкции.
145. При вынесении определения (постановления) о приостановлении производства по уголовному делу для розыска обвиняемого копия определения (постановления) о розыске обвиняемого направляется канцелярией суда прокурору для организации розыска. В случае, если у разыскиваемого обвиняемого остаются дети без попечения родителей, о его розыске не позднее следующего дня после принятия решения суд уведомляет управление (отдел) образования районного, городского исполнительного комитета, местной администрации района в городе по его месту жительства для обеспечения государственной защиты детей.
При вынесении постановления о приостановлении производства по гражданскому делу для розыска ответчика копия постановления уполномоченным работником сектора направляется в орган внутренних дел по последнему известному месту жительства ответчика для организации розыска.
ГЛАВА 10
ПРИЕМ И УЧЕТ АПЕЛЛЯЦИОННЫХ ЖАЛОБ И (ИЛИ) АПЕЛЛЯЦИОННЫХ ПРОТЕСТОВ (ЧАСТНЫХ ЖАЛОБ И (ИЛИ) ЧАСТНЫХ ПРОТЕСТОВ), ИНЫХ ЖАЛОБ НА СУДЕБНЫЕ ПОСТАНОВЛЕНИЯ
146. На поступивших жалобах и протестах делается отметка о времени поступления их в суд лицом, принявшим жалобу или протест.
К жалобе, протесту, полученным по почте, приобщается конверт для определения даты их подачи.
Учет и регистрация частных жалоб и (или) частных протестов производится в порядке, установленном настоящей главой для подачи и рассмотрения апелляционных жалоб и (или) апелляционных протестов.
147. После регистрации апелляционные жалобы и (или) апелляционные протесты передаются судьям под подпись в журнале учета апелляционных жалоб и (или) апелляционных протестов по гражданским делам по форме согласно приложению 67 к настоящей Инструкции для рассмотрения.
В случае вынесения судьей определения об отказе в принятии апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста по гражданскому делу его копия и жалоба (протест) со всеми приложенными к ней (нему) документами не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения соответствующего определения уполномоченным работником сектора направляются заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу, или прокурору, принесшему протест.
К материалам дела подшиваются определение об отказе в принятии апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста, копия жалобы (протеста), копии всех приложенных к ней (нему) документов и копия сопроводительного письма.
Если судьей разрешался вопрос о восстановлении срока на обжалование решения в апелляционном порядке, возврат апелляционной жалобы (протеста) лицу, ее подавшему, производится после вступления определения об отказе в восстановлении пропущенного срока в законную силу.
В случае вынесения судьей определения об оставлении апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста без движения по гражданскому делу его копия не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения соответствующего определения направляется заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу, или прокурору, принесшему протест.
Апелляционные жалобы и (или) апелляционные протесты, оставленные без движения, уполномоченным работником сектора хранятся вместе с определением судьи об оставлении их без движения в отдельной папке. Если лицо, подавшее апелляционную жалобу, или прокурор, принесший апелляционный протест, в установленный срок не выполнят указания, содержащиеся в определении, апелляционная жалоба и (или) апелляционный протест со всеми приложенными к ней (нему) документами уполномоченным работником сектора возвращаются с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу, или прокурору, принесшему протест.
К материалам дела подшивается определение об оставлении апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста без движения, копия жалобы (протеста), копии всех приложенных к ней (нему) документов и сопроводительных писем.
148. Не позднее следующего дня после принятия апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста по гражданскому делу судом первой инстанции уведомляются юридически заинтересованные в исходе дела лица, а также иные лица, если суд вынес решение об их правах и обязанностях, извещением (о подаче жалобы, принесении протеста) по форме 1 согласно приложению 35 к настоящей Инструкции.
Вышеуказанным лицам вместе с извещением должна быть направлена копия апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста и прилагаемые к ним письменные материалы.
Поступившие в суд возражения на апелляционную жалобу и (или) апелляционный протест с приложением к ним письменных материалов, а также дополнения, изменения апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста, заявления о присоединении к апелляционной жалобе, поступившие в пределах срока апелляционного обжалования, подшиваются в дело. Копии указанных документов и приложенных к ним письменных материалов не позднее следующего рабочего дня направляются юридически заинтересованным в исходе дела лицам, а также иным лицам, если суд вынес решение об их правах и обязанностях.
В случае отказа от апелляционной жалобы лица, ее подавшего, или отзыва апелляционного протеста прокурором, его внесшим, копия определения о возврате апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста со всеми приложенными к ней (нему) документами не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения соответствующего определения уполномоченным работником сектора направляются заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу, или прокурору, принесшему протест. Об отказе от жалобы или отзыве протеста в трехдневный срок с момента вынесения определения извещаются юридически заинтересованные в исходе дела лица.
К материалам дела подшивается определение о возврате апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста, копия жалобы (протеста), копии всех приложенных к ней (нему) документов и сопроводительных писем.
149. По истечении срока, установленного для подачи апелляционной жалобы и (или) принесения апелляционного протеста, гражданское дело с жалобой или протестом уполномоченным работником сектора направляется в Верховный Суд Республики Беларусь с сопроводительным письмом, подписанным председателем суда или его заместителем и судьей, председательствовавшим в судебном заседании по данному делу. В случае длительного отсутствия судьи, председательствовавшего в судебном заседании (болезнь, отпуск, учеба и другие уважительные причины), сопроводительное письмо о направлении гражданского дела в суд апелляционной инстанции может быть подписано только председателем суда или его заместителем.
В случае, если возражения на апелляционную жалобу и (или) апелляционный протест с приложением к ним письменных материалов поступили после направления дела в суд апелляционной инстанции, возражения и приложенные к ним письменные материалы не позднее следующего дня досылаются в суд апелляционной инстанции с направлением их копий юридически заинтересованным в исходе дела лицам.
Дополнения, изменения апелляционной жалобы и (или) апелляционного протеста, заявления о присоединении к апелляционной жалобе, поданные после истечения срока апелляционного обжалования, уполномоченным работником сектора возвращаются с сопроводительным письмом лицу, их подавшему. К материалам дела подшиваются копии возвращенных документов с копией сопроводительного письма.
150. После регистрации апелляционные жалобы и (или) апелляционные протесты передаются судьям под подпись в журнале учета апелляционных жалоб и (или) апелляционных протестов по уголовным делам по форме согласно приложению 68 к настоящей Инструкции для рассмотрения.
В случае вынесения судьей постановления о возврате апелляционной жалобы или протеста для исправления недостатков по уголовному делу его копия с оригиналом жалобы или протеста не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения соответствующего постановления направляется заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу или принесшему протест.
К материалам дела подшивается постановление о возврате апелляционной жалобы или протеста для исправления недостатков и копия сопроводительного письма.
Апелляционное производство по уголовному делу начинается с момента принятия судьей апелляционной жалобы или протеста.
151. О подаче апелляционной жалобы, принесении протеста суд первой инстанции извещает обвиняемого и других участников уголовного процесса, интересов которых касается жалоба или протест, а также прокурора, участвовавшего в рассмотрении уголовного дела, извещением (о подаче жалобы, принесении протеста) по форме 2 согласно приложению 35 к настоящей Инструкции.
Обвиняемому по его просьбе вручается копия жалобы или протеста. Если в апелляционной жалобе потерпевшего, частного обвинителя, их представителей, апелляционном протесте прокурора содержится просьба об отмене или изменении приговора по основаниям, которые могут повлечь ухудшение положения обвиняемого, их копии вручаются обвиняемому, а копия протеста также и потерпевшему независимо от его просьбы.
Возражения, поступившие на жалобу или протест по уголовному делу, приобщаются к делу или направляются в дополнение к делу в течение суток в соответствии со статьей 373 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь.
Об отзыве жалобы или протеста извещаются участники уголовного процесса, интересов которых это касается.
152. По истечении срока, установленного для обжалования или опротестования приговора, уполномоченный работник сектора должен направить не позднее одного месяца уголовное дело, рассмотренное в сокращенном порядке, иные дела – не позднее трехмесячного срока в Верховный Суд Республики Беларусь с сопроводительным письмом, составленным согласно форме приложения 36 к настоящей Инструкции, подписанным председателем суда или его заместителем и судьей, председательствовавшим в судебном заседании по данному делу, и назначить его рассмотрение в суде апелляционной инстанции в пределах месячного срока со дня направления. В случае длительного отсутствия судьи, председательствующего в судебном заседании (болезнь, отпуск, учеба и другие уважительные причины), сопроводительное письмо о направлении уголовного дела в суд апелляционной инстанции может быть подписано только председателем суда или его заместителем.
По уголовному делу стороны не менее чем за 5 суток до рассмотрения уголовного дела в апелляционном порядке должны быть извещены о месте и времени его рассмотрения путем направления копии сопроводительного письма, составленного согласно форме приложения 36 к настоящей Инструкции.
Секретарь судебного заседания – помощник судьи или уполномоченный работник сектора отмечает в учетно-статистической карточке дату направления дела в Верховный Суд Республики Беларусь, дату возвращения дела в суд и результаты рассмотрения дела по жалобе или протесту.
Направляя в Верховный Суд Республики Беларусь уголовное дело с апелляционной жалобой, протестом, уполномоченный работник сектора должен направить вместе с делом заполненные судьей статистические карточки на всех лиц, которые по этому делу были осуждены, оправданы или дело в отношении которых было прекращено, лиц, признанных судом невменяемыми, уменьшено вменяемыми, к которым применены принудительные меры безопасности и лечения.
ГЛАВА 11
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ГРАЖДАНСКИМ И УГОЛОВНЫМ ДЕЛАМ, ПОСТУПИВШИМ ДЛЯ РАССМОТРЕНИЯ В АПЕЛЛЯЦИОННОЙ ИНСТАНЦИИ, ДЕЛАМ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ, ПОСТУПИВШИМ С ЖАЛОБАМИ (ПРОТЕСТАМИ) НА НЕ ВСТУПИВШИЕ В ЗАКОННУЮ СИЛУ ПОСТАНОВЛЕНИЯ
153. Апелляционная жалоба и (или) апелляционный протест, поданная и (или) принесенный непосредственно в суд апелляционной инстанции, направляются не позднее следующего дня судом апелляционной инстанции в суд первой инстанции для разрешения вопроса об их принятии в порядке, предусмотренном соответствующим процессуальным законодательством, о чем сообщается лицу, подавшему апелляционную жалобу и (или) принесшему апелляционный протест.
Поступившее по апелляционной жалобе и (или) апелляционному протесту гражданское дело уполномоченным работником сектора регистрируется в журнале выдачи дел по форме согласно приложению 69 к настоящей Инструкции, после чего передается заместителю председателя – председателю судебной коллегии по гражданским делам для распределения между судьями соответствующей коллегии. После распределения дел специалист сектора по гражданским делам передает дело судье под подпись для проверки соблюдения судом первой инстанции требований, предусмотренных статьями 402–408 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, и подготовки дела к рассмотрению в апелляционном порядке.
Если судья придет к выводу о необходимости совершить действия, предусмотренные пунктами 7, 8, 91–12, 14 и 15 статьи 262 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, об этом уполномоченным работником сектора извещаются юридически заинтересованные в исходе дела лица.
Дополнительно собранные в порядке подготовки дела доказательства, а также возражения юридически заинтересованных в исходе дела лиц на апелляционную жалобу и (или) апелляционный протест с приложением к ним письменных материалов, поданные в суд апелляционной инстанции не позднее чем за пять дней до начала рассмотрения гражданского дела, подшиваются уполномоченным работником сектора в дело в порядке их поступления.
Уполномоченный работник сектора оформляет дело, нумерует листы и составляет опись документов, полученных после проведения подготовки дела к апелляционному рассмотрению, по правилам, установленным для рассмотрения дел по первой инстанции.
154. По окончании подготовки гражданского дела суд апелляционной инстанции извещает юридически заинтересованных в исходе дела лиц о времени и месте судебного заседания путем направления определения о назначении дела к рассмотрению в апелляционном порядке.
Список гражданских дел, назначенных к рассмотрению в апелляционном порядке, согласно форме 1 приложения 33 к настоящей Инструкции должен быть размещен в общедоступном месте в помещении суда апелляционной инстанции за день до начала судебного заседания.
Уполномоченным работником суда на Интернет-портале судов общей юрисдикции Республики Беларусь размещаются сведения о гражданских делах, назначенных к рассмотрению в апелляционном порядке, за день до начала судебного заседания.
155. Поступившее по апелляционным жалобе и (или) апелляционному протесту гражданское дело в суде апелляционной инстанции должно быть рассмотрено в месячный срок со дня его поступления. В случае необходимости исследования новых доказательств и вынесения нового решения дело в суде апелляционной инстанции должно быть рассмотрено не позднее двух месяцев со дня его поступления. В исключительных случаях председатель суда или его заместитель могут продлить этот срок до трех месяцев.
В случае изменения времени и места судебного заседания или продления срока рассмотрения дела в суде апелляционной инстанции участники процесса должны быть своевременно и надлежащим образом извещены о новых времени и месте судебного заседания.
156. В случае принятия решения о ведении протокола судебного заседания при рассмотрении гражданского дела судом апелляционной инстанции ознакомление юридически заинтересованных в исходе дела лиц с протоколом судебного заседания осуществляется судом апелляционной инстанции.
Если при рассмотрении гражданского дела судом апелляционной инстанции осуществлялись стенографирование, звуко- или видеозапись, соответствующие стенограмма, фонограмма или видеозапись прилагаются к протоколу судебного заседания. Осуществление звуко- или видеозаписи, а также последующее оформление материалов гражданского дела производится в соответствии с пунктами 159 и 160 настоящей Инструкции с учетом сущности апелляционного производства по гражданским делам.
157. Поступившее по апелляционной жалобе и (или) апелляционному протесту уголовное дело уполномоченным работником сектора регистрируется в журнале выдачи дел по форме согласно приложению 69 к настоящей Инструкции, после чего передается заместителю председателя – председателю судебной коллегии по уголовным делам для распределения между судьями соответствующей коллегии. После распределения дел специалист сектора по уголовным делам передает дело судье под подпись.
Поступившее по апелляционным жалобе или протесту уголовное дело должно быть рассмотрено в день, назначенный судом первой инстанции, но не позднее двух месяцев со дня его поступления. В исключительных случаях председатель суда или его заместитель могут продлить этот срок до трех месяцев.
О переносе или отложении рассмотрения уголовного дела уполномоченным работником сектора в соответствии с частями второй и третьей пункта 120 настоящей Инструкции заблаговременно извещаются стороны.
Дополнительные апелляционные жалобы и протесты и письменные возражения на них могут быть представлены в апелляционную инстанцию не позднее чем за трое суток до начала рассмотрения уголовного дела.
158. Уполномоченный работник сектора составляет список уголовных дел, назначенных к рассмотрению в апелляционном порядке, согласно форме 2 приложения 33 к настоящей Инструкции и не позднее чем за трое суток до рассмотрения вывешивает его на информационном стенде.
Уполномоченным работником суда на Интернет-портале судов общей юрисдикции Республики Беларусь размещаются сведения об уголовных делах, назначенных к рассмотрению в апелляционном порядке, не позднее чем за трое суток до рассмотрения.
159. В случаях заслушивания судом апелляционной инстанции объяснений обвиняемого, потерпевшего, частного обвинителя, разъяснений свидетелей, экспертов, специалистов по существу данных ими показаний или заключений в суде первой инстанции, а равно исследования дополнительных материалов ход судебного заседания фиксируется с использованием средств аудио- и (или) видеозаписи с приобщением носителей соответствующей информации к материалам уголовного дела.
Перед началом судебного заседания специалист в сфере информационных технологий в целях проверки работоспособности комплекса звукозаписи обязан провести тестирование и убедиться, что составляющие комплекса звукозаписи (микрофон, микшер и т.д.) работают в штатном режиме и запись осуществляется в установленном порядке.
В случае выявления неисправности, невозможности наладить корректную работу комплекса звукозаписи специалист в сфере информационных технологий обязан незамедлительно поставить об этом в известность судью, председательствующего в судебном заседании.
При возникновении обстоятельств, не позволяющих осуществить фиксацию хода судебного заседания с использованием установленного в зале судебного заседания комплекса звукозаписи, допускается использование диктофона.
До начала судебного заседания секретарь судебного заседания – помощник судьи или другой уполномоченный работник аппарата суда докладывает судье, председательствующему в судебном заседании, о явке в суд апелляционной инстанции участников уголовного процесса.
Секретарь судебного заседания – помощник судьи или другой уполномоченный работник аппарата суда производит включение комплекса звукозаписи перед началом судебного заседания (до начала процессуального действия) и выключение после его окончания, а также внесение реквизитов по делу в программное обеспечение комплекса звукозаписи.
В случае объявления перерыва в судебном заседании, а также во время нахождения суда в совещательной комнате секретарь судебного заседания – помощник судьи или другой уполномоченный работник аппарата суда ставит запись судебного заседания на паузу. Перед продолжением судебного заседания запись с паузы снимается.
160. После окончания судебного заседания специалист в сфере информационных технологий:
производит запись фонограммы с комплекса звукозаписи на электронный носитель информации;
осуществляет проверку качества записи и сохранения целостности данных при их копировании.
В случае положительного результата проверки качества записи и целостности данных электронный носитель информации с записью фонограммы судебного заседания передается секретарю судебного заседания – помощнику судьи или другому уполномоченному работнику аппарата суда.
Секретарь судебного заседания – помощник судьи или другой уполномоченный работник аппарата суда:
осуществляет проверку фонограммы на электронном носителе информации на предмет принадлежности соответствующему делу путем выборочного прослушивания;
упаковывает электронный носитель информации в конверт способом, исключающим его повреждение или утрату;
маркирует конверт и электронный носитель информации следующим образом:
регистрационный номер дела;
дата судебного заседания;
объем (Mb) фонограммы звукозаписи;
фамилия, имя, отчество и подпись секретаря судебного заседания – помощника судьи или другого уполномоченного работника аппарата суда.
Конверт с электронным носителем информации секретарем судебного заседания – помощником судьи или другим уполномоченным работником аппарата суда приобщается к материалам уголовного дела и хранится вместе с делом постоянно.
При проведении аудиофиксации с использованием диктофона секретарь судебного заседания – помощник судьи либо другой уполномоченный сотрудник аппарата суда передает диктофон специалисту в сфере информационных технологий для осуществления копирования на электронный носитель информации и создания резервной копии фонограммы на серверном оборудовании.
Проверка качества записи, сохранения целостности данных при их копировании и принадлежности к соответствующему делу, маркировка конверта и электронного носителя информации производится специалистом в сфере информационных технологий и секретарем судебного заседания – помощником судьи либо другим уполномоченным сотрудником аппарата суда аналогично, как и для фонограммы, записанной посредством комплекса звукозаписи.
После копирования фонограммы на электронный носитель информации резервная копия файла хранится в суде апелляционной инстанции в течение двух лет со дня проведения судебного заседания. По истечении срока хранения удаление файлов производится специалистом в сфере информационных технологий.
Электронный носитель информации уничтожается вместе с делом по окончании срока хранения дела.
161. Ознакомление лиц, участвующих в деле, с данными технического фиксирования судебного заседания в суде апелляционной инстанции осуществляется судом первой инстанции после возвращения дела из суда апелляционной инстанции.
162. Две копии определения апелляционной инстанции в отношении лица, содержащего под стражей, уполномоченным работником сектора направляются начальнику исправительного учреждения для вручения лицу, содержащемуся под стражей, и для исполнения. При отсутствии в деле данных о месте нахождения такого лица одна копия определения направляется в информационный центр Министерства внутренних дел Республики Беларусь.
Лицу, находящемуся не под стражей, копия определения направляется по адресу, указанному в жалобе.
При обращении осужденных (оправданных) с заявлением о повторном вручении им копии определения это заявление уполномоченным работником сектора направляется в суд, постановивший приговор, с уведомлением об этом обратившегося гражданина.
163. Если по определению апелляционной инстанции осужденный подлежит освобождению из-под стражи либо ему снижен срок наказания, копия определения направляется немедленно спецсвязью администрации места заключения для исполнения (за исключением мест заключения, находящихся в областных центрах или в г. Минске, куда такие судебные документы могут доставляться уполномоченными работниками областных (Минского городского) судов, расположенных в соответствующих областных центрах или в г. Минске). Уполномоченным работником сектора осуществляется контроль за своевременным получением сообщения об исполнении такого определения. С поступившим сообщением должен быть ознакомлен судья – докладчик по делу.
164. Участие в судебном заседании суда апелляционной инстанции по гражданским делам и исследование доказательств судом апелляционной инстанции по уголовным делам с использованием систем видеоконференцсвязи может осуществляться только при наличии технической возможности для ее проведения в соответствующих судах, государственных органах и учреждениях.
Перед началом судебного заседания с использования системы видеоконференцсвязи специалист в сфере информационных технологий в целях проверки работоспособности системы обязан провести тестирование и убедиться, что составляющие системы работают в штатном режиме и видеоконференцсвязь осуществляется в установленном порядке.
В случае выявления неисправности, невозможности наладить корректную работу системы видеоконференцсвязи специалист в сфере информационных технологий обязан незамедлительно поставить об этом в известность судью, председательствующего в судебном заседании.
165. После рассмотрения гражданского или уголовного дела в апелляционном порядке секретарь судебного заседания – помощник судьи или уполномоченный работник сектора:
подшивает в дело документы в хронологическом порядке: постановления, определения и переписку, предшествующую судебному разбирательству; все документы, приобщенные к делу в ходе судебного разбирательства в порядке их поступления; протокол судебного заседания, проверенный и подписанный в установленном порядке (при его наличии); апелляционное определение. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист;
нумерует листы дела (номера листов дела в обязательном порядке должны быть выполнены в правом верхнем углу листа шариковой или гелевой ручкой) и продолжает внутреннюю опись, составленную районным (городским) судом;
прилагает к делу статистические карточки на обвиняемых и лиц, дела в отношении которых прекращены, а также лиц, признанных невменяемыми, к которым применены принудительные меры безопасности и лечения. Учетно-статистические карточки составляются и подписываются председательствующим по делу;
После передачи судьей в структурное подразделение соответствующей коллегии дела уполномоченным работником сектора в журнале выдаче дел по форме согласно приложению 69 к настоящей Инструкции проставляется дата сдачи дела, в учетно-статистической карточке проставляется дата и результат рассмотрения дела. В соответствующий наряд уполномоченный работник сектора помещает копию апелляционного определения и копию обжалованного (опротестованного) судебного постановления суда первой инстанции.
Гражданское дело возвращается в суд, из которого оно поступило, после рассмотрения дела в суде апелляционной инстанции не позднее пяти рабочих дней, а при ведении протокола судебного заседания – не позднее трех рабочих дней после рассмотрения замечаний на протокол судебного заседания (при их подаче).
Не позднее пяти рабочих дней после рассмотрения в суде апелляционной инстанции уголовное дело с приобщенным электронным носителем информации, содержащим аудио- и (или) видеозапись хода судебного заседания возвращается в суд, из которого оно поступило.
О направлении дела в суд первой инстанции уполномоченным работником сектора делается отметка в учетно-статистической карточке.
166. Контроль за своевременным получением сообщений о результатах нового рассмотрения гражданского или уголовного дела осуществляется уполномоченным работником сектора. О результатах нового рассмотрения дела информируется руководство суда и судья-докладчик по делу.
167. По каждому делу, рассмотренному в апелляционной инстанции с участием прокурора, копия определения апелляционной инстанции уполномоченным работником сектора направляется в прокуратуру.
168. Если по гражданскому, уголовному делу, поступившему для рассмотрения в апелляционной инстанции, делу об административном правонарушении, поступившему с жалобой на не вступившее в законную силу постановление, было вынесено частное определение (постановление) делопроизводство осуществляется в соответствии с пунктом 204 к настоящей Инструкции.
169. Регистрация дел об административных правонарушениях, поступивших с жалобами или протестами на не вступившие в законную силу постановления судов, осуществляется в день их поступления работником сектора на учетно-статистических карточках на дело об административном правонарушении, поступившее с жалобой (протестом), по форме согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.
Работником суда, уполномоченного рассматривать жалобу, с учетом положений частей второй, третьей пункта 69 настоящей Инструкции осуществляется проверка информации, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины.
После регистрации дела об административных правонарушениях, поступившие с жалобами и (или) протестами, передаются судьям под подпись в журнале выдачи дел по форме согласно приложению 69 к настоящей Инструкции.
170. Копия постановления о возврате жалобы (протеста) в связи с пропуском срока обжалования и опротестования постановления по делу об административном правонарушении и жалоба со всеми приложенными к ней документами не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения соответствующего постановления направляются заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу.
В случае вынесения судьей постановления о возврате жалобы для устранения недостатков его копия и жалоба со всеми приложенными к ней документами не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения соответствующего постановления направляются заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу.
К материалам дела подшивается постановление об устранении недостатков, копия жалобы, копии всех приложенных к ней документов и сопроводительных писем.
171. О подаче жалобы, принесении протеста на не вступившее в законную силу постановление районного (городского) суда по делу об административном правонарушении, а также о времени рассмотрения дела в областном (Минском городском) суде извещаются по форме согласно приложению 37 к настоящей Инструкции: лицо, в отношении которого вынесено постановление, потерпевшие, их представители, защитник, прокурор, принесший протест, а по делам о прекращении дела об административном правонарушении – и руководитель органа, направившего дело об административном правонарушении на рассмотрение в суд.
О подаче жалобы, принесении протеста на не вступившее в законную силу постановление о наложении административного взыскания в виде административного ареста либо депортации, а также о времени рассмотрения дела областном (Минском городском) суде вышеуказанные лица извещаются немедленно.
Работником сектора составляется список дел по форме согласно приложению 34 к настоящей Инструкции, который вывешивается на информационном стенде не позднее чем за трое суток до рассмотрения дела.
Уполномоченным работником суда на Интернет-портале судов общей юрисдикции Республики Беларусь размещаются сведения о жалобах (протестах) на не вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях, назначенным к рассмотрению, не позднее чем за трое суток до рассмотрения.
После рассмотрения жалобы (протеста) на не вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении копия решения по жалобе (протесту) в течение трех суток ответственным работником суда направляется лицу, в отношении которого оно вынесено, а также районному (городскому) суду, направившему жалобу на постановление по делу об административном правонарушении, лицу (органу), подавшему жалобу на постановление по делу об административном правонарушении, а потерпевшему – по его просьбе. О результатах рассмотрения протеста в тот же срок сообщается прокурору.
Жалоба (протест) с информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины, оригиналы процессуальных документов, заявлений, ходатайств, извещений, сопроводительных писем и других документов, представленных при рассмотрении жалобы (протеста), приобщаются к материалам дела об административном правонарушении. Дело об административном правонарушении подлежит возврату районному (городскому) суду, его направившему.
В наряд ответственным работником суда помещаются: копия жалобы (протеста), копии обжалованных (опротестованных) постановлений, копия мотивировочной части постановления по делу об административном правонарушении, копия решения по жалобе (протесту) на постановление по делу об административном правонарушении, второй экземпляр сопроводительного письма о возврате дела об административном правонарушении.
ГЛАВА 12
ОБРАЩЕНИЕ К ИСПОЛНЕНИЮ ПРИГОВОРОВ, РЕШЕНИЙ, ОПРЕДЕЛЕНИЙ И ПОСТАНОВЛЕНИЙ, ВСТУПИВШИХ В ЗАКОННУЮ СИЛУ
172. Приговоры, решения, определения и постановления суда обращаются к исполнению после вступления их в законную силу, кроме случаев, когда законом предусмотрено немедленное исполнение.
Вся переписка по обращению к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений данного суда, а также определений, вынесенных в первой и апелляционной инстанции, возлагается на работников соответствующих секторов.
О действиях, связанных с обращением к исполнению приговора, решения, определения и постановления, делается отметка в справочном листе дела и на учетно-статистических карточках по уголовным и гражданским делам.
173. Контроль за обращением к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений суда осуществляется председателем суда, его заместителем и судьями, под председательством которых рассматривались дела.
Направляемые на исполнение копии приговоров, решений, определений и постановлений должны быть заверены в соответствии с требованиями пунктов 138, 254 настоящей Инструкции.
Исполнительный лист, выданный судом, подписывается судьей и заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
К копиям приговоров, решений, определений и постановлений, измененных при рассмотрении дела в апелляционном и надзорном порядке, прилагаются копии определений или постановлений апелляционной или надзорной инстанции.
В случае повторного рассмотрения дела после отмены судебного постановления с направлением дела на новое рассмотрение копия судебного постановления не позднее трех суток с момента его вынесения направляется в суд, отменивший предыдущее судебное постановление.
174. Исполнительный лист на основании судебных постановлений выдается взыскателю судом первой инстанции после вступления решения, приговора, определения, постановления в законную силу, кроме случаев немедленного исполнения, когда исполнительный лист выдается немедленно по вынесении судебного постановления.
Выдача исполнительного листа в судах производится по письменному заявлению взыскателя и только с разрешения председателя суда, его заместителя или судьи в день обращения взыскателя в суд.
В случае поступления заявления взыскателя о выдаче исполнительного листа по почте исполнительный лист направляется заказным письмом в течение трех суток со дня поступления заявления.
Заявление о выдаче исполнительного листа приобщается к материалам дела. О направлении исполнительного листа или выдаче его на руки взыскателю делается отметка в справочном листе.
Исполнительные листы о взыскании государственных пошлин и иных сумм в доход государства направляются в трехдневный срок после вступления решений в законную силу в соответствующие налоговые инспекции, местные финансовые органы, финансовые органы администраций районов.
175. Суд обязан информировать управление (отдел) образования по месту жительства родителей о принятом решении об ограничении дееспособности родителей, о заключении их под стражу, направлении в лечебно-трудовые профилактории, розыске, об осуждении, о признании безвестно отсутствующими, об объявлении умершими, если дети указанных лиц остаются без попечения родителей, не позднее следующего дня после принятия этого решения независимо от времени вступления его в силу для обеспечения государственной защиты детей в таких семьях.
176. Копии судебных постановлений либо выписки из них по делам:
об объявлении гражданина умершим;
о выселении из занимаемого жилого помещения или признании утратившим право владения и пользования жилым помещением;
о несоответствии документов, послуживших основанием для регистрации гражданина по месту жительства или по месту пребывания, требованиям законодательства;
о неправомерных действиях должностных лиц органа регистрации при решении вопроса о регистрации гражданина по месту жительства или по месту пребывания;
об аннулировании разрешения на постоянное проживание в Республике Беларусь иностранного гражданина или лица без гражданства;
при осуждении к пожизненному заключению в трехдневный срок со дня вступления соответствующего судебного постановления в законную силу – направляются судом в орган регистрации по месту жительства или по месту пребывания лиц, в отношении которых они вынесены, для снятия их с регистрационного учета.
177. По делам об усыновлении (удочерении) ребенка, в том числе о международном усыновлении (удочерении), секретарь судебного заседания – помощник судьи обязан в течение трех дней со дня вступления решения суда в законную силу направить выписку из этого решения в государственный орган, регистрирующий акты гражданского состояния, по месту вынесения решения, а также в орган опеки и попечительства по месту жительства усыновителя (удочерителя) (усыновителей (удочерителей)) и в учреждение «Национальный центр усыновления Министерства образования Республики Беларусь».
178. Исполнительные листы заполняются четко и грамотно, помарки и исправления не допускаются.
В исполнительном листе, выданном судом, должны быть указаны:
наименование и адрес суда (фамилия и инициалы судьи), выдавшего исполнительный лист;
наименование и номер дела или материалов, на основании которых выдан исполнительный лист;
дата принятия судебного постановления, на основании которого выдан исполнительный лист;
дата вступления в законную силу судебного постановления, на основании которого выдан исполнительный лист, либо указание на его немедленное исполнение;
сведения о должнике и взыскателе;
резолютивная часть судебного постановления, на основании которого выдан исполнительный лист, содержащая требование о возложении на должника обязанности по передаче взыскателю денежных средств и (или) иного имущества либо по совершению в пользу взыскателя определенных действий или воздержанию от совершения определенных действий;
сведения о мерах по обеспечению иска, если таковые принимались;
дата выдачи исполнительного листа.
Под сведениями о должнике и взыскателе понимается:
в отношении гражданина, индивидуального предпринимателя – фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), их место жительства (место пребывания). В отношении должника, являющегося гражданином или индивидуальным предпринимателем, также должны быть указаны дата и место его рождения (при наличии сведений о месте рождения), данные документа, удостоверяющего его личность (идентификационный номер, серия (при их наличии), номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ), место работы (если оно известно), а в отношении должника, являющегося индивидуальным предпринимателем, кроме указанного – также регистрационный номер и дата государственной регистрации, учетный номер плательщика;
в отношении юридического лица, организации, не являющейся юридическим лицом, – их наименование и место нахождения, регистрационный номер и дата государственной регистрации, учетный номер плательщика или иной аналогичный номер, присвоенный в иностранном государстве;
в отношении Республики Беларусь, ее административно-территориальных единиц – наименование и адрес органа, уполномоченного выступать от их имени стороной исполнительного производства.
В исполнительном листе о взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, кроме сведений, предусмотренных частью второй настоящего пункта, указываются фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) и дата рождения каждого ребенка, на содержание которого присуждены алименты, размер платежей, взыскиваемых ежемесячно с должника, и срок их взыскания.
Если до выдачи исполнительного листа предоставлены отсрочка или рассрочка исполнения судебного постановления, на основании которого выдается исполнительный лист, то в исполнительном листе указывается, с какого времени начинается течение срока исполнения требований, содержащихся в этом исполнительном листе.
В исполнительном листе могут быть указаны и другие сведения, необходимые для его исполнения.
Исполнительный лист, выданный судом, подписывается судьей и заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Запись в исполнительном документе производится, как правило, с помощью технических средств.
179. Если исполнение судебного постановления должно быть произведено в различных местах либо когда судебное постановление вынесено в пользу нескольких истцов или против нескольких ответчиков, суд может по просьбе взыскателей либо по представлению судебного исполнителя выдать несколько исполнительных листов с точным указанием части, подлежащей исполнению по данному листу.
При взыскании денежных сумм с солидарных ответчиков может быть выдано несколько исполнительных листов по числу солидарных ответчиков. В каждом исполнительном листе должны быть указаны его номер, общая сумма взыскания и перечислены все ответчики с указанием на их солидарную ответственность.
При субсидиарной ответственности одного из должников исполнительный лист о взыскании с субсидиарного должника выдается после представления взыскателем доказательств невозможности взыскания всей присужденной суммы с основного должника.
180. Исполнительный лист выдается взыскателю на основании вступивших в законную силу решений, определений судов по гражданским делам, а также мировых соглашений, соглашений о детях, утвержденных судом, брачных договоров, соглашений о содержании своих несовершеннолетних и (или) нуждающихся в помощи нетрудоспособных совершеннолетних детей и других актов, если это предусмотрено законодательством.
181. Исполнительные листы выдаются после вынесения судебного постановления по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению:
о взыскании алиментов;
о взыскании расходов, затраченных государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении;
о взыскании периодических платежей в возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина;
о взыскании заработной платы, но не более чем за один месяц;
о восстановлении на работе незаконно уволенного или переведенного работника;
о трудоустройстве лица, обязанного возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, неработающего либо работающего, но не в полном объеме в течение шести месяцев возмещающего в добровольном порядке по его заявлению указанные расходы (статья 313 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь);
а также в других случаях, предусмотренных статьей 314 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, если суд допустит немедленное исполнение.
Выдача исполнительного листа осуществляется в порядке, установленном частями второй–четвертой пункта 174 настоящей Инструкции.
182. Вступившие в законную силу приговор, определение, постановление обращаются к исполнению судом, их постановившим, не позднее трех суток со дня вступления их в законную силу или возвращения уголовного дела из суда апелляционной инстанции.
Приговор, определение, постановление суда вступают в законную силу по истечении срока на апелляционные обжалование и опротестование. Обжалованные или опротестованные приговор, определение, постановление суда вступают в законную силу с момента принятия по ним решения судом апелляционной инстанции. Приговор, определение, постановление суда, не подлежащие апелляционным обжалованию и опротестованию, вступают в силу с момента их провозглашения.
В случае принесения апелляционных жалоб или апелляционного протеста в отношении некоторых осужденных по одному уголовному делу приговор в отношении всех осужденных по такому делу, если он не отменяется вышестоящим судом, вступает в законную силу с момента принятия решения судом апелляционной инстанции и обращается к исполнению не позднее трех суток со дня возвращения дела из суда апелляционной инстанции.
Обвинительный приговор без назначения наказания, а также освобождающий обвиняемого от наказания или оправдательный приговор приводятся в исполнение немедленно после их провозглашения.
Определение и постановление суда вступают в законную силу и обращаются к исполнению по истечении срока на их обжалование и опротестование, а в случае принесения частных жалоб или протеста – по рассмотрении дела судом апелляционной инстанции.
Определение и постановление суда, не подлежащие обжалованию и опротестованию, вступают в законную силу и обращаются к исполнению немедленно по их вынесении.
В целях обращения к исполнению приговора, определения, постановления судом вместе с копией приговора направляется письменное распоряжение об исполнении приговора в орган, который в соответствии с уголовно-исполнительным законодательством обязан обеспечить его исполнение.
В случае изменения приговора при рассмотрении уголовного дела в апелляционном или надзорном порядке к копии приговора прилагаются копии определения или постановления суда апелляционной или надзорной инстанции.
Суд, постановивший приговор, вынесший определение или постановление, обязан осуществлять контроль за их исполнением. Уполномоченный работник сектора запрашивает не реже одного раза в полугодие сведения об исполнении находящихся на контроле приговоров, определений или постановлений и докладывает о ходе их исполнения председателю суда, его заместителю.
183. О вступивших в законную силу приговорах или постановлениях (определениях) о прекращении производства по уголовным делам в отношении граждан, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, уполномоченный работник сектора в недельный срок со дня вступления в законную силу судебного постановления обязан сообщить письмом в военный комиссариат или иной орган, осуществляющий воинский учет, по месту их жительства согласно приложению 41 к настоящей Инструкции, с направлением воинских документов граждан, осужденных к общественным или исправительным работам, ограничению свободы, аресту или лишению свободы.
В отношении пенсионера, осужденного к лишению свободы, уполномоченный работник сектора направляет для сведения копию приговора, вступившего в законную силу, в орган, выплачивающий пенсию. При осуждении лица за совершение им в период прохождения государственной, военной службы или службы в военизированной организации тяжкого или особо тяжкого преступления против интересов службы либо тяжкого или особо тяжкого преступления, сопряженного с использованием должностным лицом своих служебных полномочий, уполномоченный работник сектора направляет для сведения копию приговора, вступившего в законную силу, в орган, осуществляющий назначение и перерасчет пенсий по месту жительства этого лица.
В отношении лиц, имеющих ученые степени и звания, уполномоченный работник сектора направляет в Высшую аттестационную комиссию Республики Беларусь информацию:
о нарушении авторского права, установленном решением (приговором) суда, вступившим в законную силу;
об осуждении за тяжкое или особо тяжкое преступление;
об установлении судом совершения иных деяний, не совместимых с научной и (или) педагогической деятельностью или влекущих лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, которые непосредственно связаны с присужденной ученой степенью и (или) присвоенным ученым званием.
184. Не позднее трех суток со дня вступления приговора в законную силу или возвращения уголовного дела из суда апелляционной инстанции в отношении лица, осужденного к лишению свободы или аресту и содержащегося под стражей, уполномоченный работник сектора направляет администрации следственного изолятора копию приговора и распоряжение о его исполнении согласно приложению 39 к настоящей Инструкции.
Для обращения к исполнению приговора об осуждении к лишению свободы либо аресту лица, не находящегося под стражей, уполномоченный работник сектора направляет в территориальный орган внутренних дел по месту жительства осужденного две копии приговора и распоряжение о его исполнении согласно приложению 38 к настоящей Инструкции.
По получении из учреждения, исполняющего наказание, уведомления о начале и месте отбывания осужденным наказания уполномоченный работник сектора делает соответствующие отметки в учетно-статистической карточке. Само уведомление приобщается к делу.
185. Для обращения к исполнению вступившего в законную силу приговора в отношении лиц, осужденных к общественным работам или ограничению свободы, уполномоченный работник сектора направляет в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора, две копии приговора и подписку о явке осужденного в уголовно-исполнительную инспекцию.
По получении из исправительного учреждения открытого типа уведомления о начале и месте отбывания осужденным наказания уполномоченный работник сектора делает соответствующие отметки в учетно-статистической карточке. Само уведомление приобщается к делу.
186. После вступления в законную силу приговора об осуждении с отсрочкой исполнения наказания, условным неприменением наказания или без назначения наказания уполномоченный работник сектора направляет в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора, копию приговора и подписку о явке осужденного в уголовно-исполнительную инспекцию.
В случае вступления в законную силу приговора об осуждении несовершеннолетнего или военнослужащего с отсрочкой исполнения наказания, условным неприменением наказания или без назначения наказания уполномоченным работником сектора соответствующие документы направляются в инспекцию по делам несовершеннолетних или командование воинской части соответственно.
При вынесении судом определения (постановления) об отмене отсрочки исполнения наказания или отмене условного неприменения наказания и направлении осужденного для отбывания лишения свободы, назначенного приговором, обращение к исполнению приговора производится в порядке, предусмотренном пунктом 184 настоящей Инструкции.
В случае вынесения судом постановления о продлении отсрочки исполнения наказания либо об освобождении осужденного от наказания по истечении срока отсрочки исполнения наказания копия постановления направляется в уголовно-исполнительную инспекцию, а также копия постановления направляется в суд, постановивший приговор для сведения.
При вынесении судом в отношении несовершеннолетнего или военнослужащего определения (постановления) о продлении отсрочки исполнения наказания либо об освобождении осужденного от наказания по истечении срока отсрочки исполнения наказания копия определения (постановления) направляется в инспекцию по дела несовершеннолетних или командование воинской части соответственно.
187. Для обращения к исполнению вступившего в законную силу приговора в отношении лиц, осужденных к исправительным работам, уполномоченный работник сектора направляет в уголовно-исполнительную инспекцию по месту работы осужденного распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора, копию приговора и подписку о явке осужденного в уголовно-исполнительную инспекцию. Если осужденный к исправительным работам к моменту вступления приговора в законную силу не работает, соответствующие документы уполномоченным работником сектора направляются в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного.
188. Во всех случаях осуждения несовершеннолетних к мерам наказания, не связанным с лишением свободы и с применением наказания (отсрочка исполнения наказания, условное неприменение наказания, без назначения наказания), или применения к ним принудительных мер воспитательного характера копия приговора или определения должна быть направлена комиссии по делам несовершеннолетних по месту жительства осужденного.
189. Для обращения к исполнению вступившего в законную силу приговора в отношении лиц, осужденных к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью в качестве основного наказания, а равно при отсрочке исполнения наказания и условном неприменении наказания уполномоченный работник сектора направляет в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора, копию приговора и подписку о явке осужденного в уголовно-исполнительную инспекцию.
Если наказание в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью назначено в качестве дополнительного к наказанию в виде исправительных работ, соответствующие документы уполномоченным работником сектора направляются в уголовно-исполнительную инспекцию по месту работы осужденного.
Исполнение этого наказания, назначенного в качестве дополнительного к наказанию в виде ареста, ограничения свободы, лишения свободы, осуществляется органами и учреждениями, исполняющими основное наказание, а после отбытия основного наказания – уголовно-исполнительной инспекцией по месту жительства осужденного.
Копия приговора о назначении основного или дополнительного наказания в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью уполномоченным работником сектора направляется для сведения администрации по месту работы осужденного, а также органам, правомочным в соответствии с законом аннулировать разрешение на занятие соответствующими видами деятельности.
При назначении лишения права управления транспортным средством в качестве основного или дополнительного наказания копия приговора, вступившего в законную силу, направляется судом, постановившим приговор, администрации организации по месту работы осужденного и в территориальные органы Государственной автомобильной инспекции Министерства внутренних дел Республики Беларусь для сведения, а также в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного для исполнения указанной меры наказания, с направлением водительского удостоверения.
190. При постановлении приговора о назначении наказания в виде штрафа в качестве основного или дополнительного наказания, суд обязывает осужденного уплатить штраф в течение тридцати дней со дня вступления приговора суда в законную силу, предоставив квитанцию об оплате в канцелярию суда, и предупреждает его, что в случае неуплаты штрафа он будет взыскан в принудительном порядке, о чем секретарь судебного заседания – помощник судьи отбирает у осужденного подписку по форме согласно приложению 40 к настоящей Инструкции, которую приобщает к делу.
В случае неуплаты осужденным штрафа в течение тридцати дней со дня вступления приговора суда в законную силу уполномоченный работник сектора направляет исполнительный лист в орган принудительного исполнения по месту жительства или по месту работы осужденного либо по месту нахождения его имущества с обязательным приложением копии акта (протокола) ареста (описи) имущества (либо справки из материалов дела о том, что арест (опись) имущества не производился).
При постановлении приговора о назначении наказания в виде штрафа в качестве дополнительного наказания к лишению свободы в случае наличия арестованного имущества уполномоченный работник сектора направляет исполнительный лист в орган принудительного исполнения по месту нахождения имущества осужденного с обязательным приложением копии акта (протокола) ареста (описи) имущества или в орган принудительного исполнения по последнему известному месту жительства осужденного.
При постановлении приговора о назначении наказания в виде штрафа в соответствии с частью пятой статьи 72 (назначение наказания по совокупности преступлений) и статьей 73 (назначение наказания по совокупности приговоров) Уголовного кодекса Республики Беларусь копия приговора по вступлении в законную силу направляется суду, постановившему предыдущий приговор с назначением наказания в виде штрафа. Ранее выданный исполнительный лист о взыскании штрафа подлежит истребованию судом, постановившим приговор, из органа принудительного исполнения и приобщается к уголовному делу. В случае неуплаты штрафа в добровольном порядке к исполнению предъявляется исполнительный лист о взыскании штрафа, выданный на основании последнего по времени приговора суда.
191. При вынесении судом постановления об отсрочке или рассрочке штрафа исполнительный лист с обязательным приложением копии акта (протокола) ареста (описи) имущества (либо справки из материалов дела о том, что арест (опись) имущества не производился) в случае неуплаты штрафа направляется для исполнения по истечении отсрочки или по истечении последнего дня, установленного для уплаты штрафа при рассрочке.
Если на момент вынесения постановления об отсрочке или рассрочке штрафа исполнительный лист находится на исполнении, постановление направляется в орган принудительного исполнения.
192. Для обращения к исполнению приговора о лишении осужденного воинского или специального звания уполномоченный работник сектора направляет копию вступившего в законную силу приговора органу или должностному лицу, присвоившим осужденному это звание.
Копия приговора о лишении осужденного воинского звания направляется в военный комиссариат по месту воинского учета.
193. По делам об условно-досрочном освобождении от наказания и замене неотбытой части наказания более мягким, об освобождении от отбывания наказания или замене наказания более мягким по заболеванию копия постановления суда направляется исправительному учреждению по месту исполнения приговора, суду, вынесшему приговор, а в отношении несовершеннолетних – также и комиссии по делам несовершеннолетних по избранному ими месту жительства после освобождения.
В случае замены осужденному неотбытого срока лишения свободы исправительными работами в места лишения свободы направляются три копии постановления, две из которых в последующем направляются в уголовно-исполнительную инспекцию.
Копия постановления суда по делам об изменении условий содержания лиц, осужденных к лишению свободы, во время отбывания наказания направляется начальнику исправительного учреждения.
194. При вынесении судом на основании статьи 87 Уголовного кодекса Республики Беларусь определения об освобождении несовершеннолетнего лица, совершившего преступление, от уголовной ответственности копия определения высылается комиссии по делам несовершеннолетних.
195. При применении принудительных мер безопасности и лечения к лицам, находящимся в местах лишения свободы, копии постановления (определения) суда и акта судебно-психиатрической экспертизы, заверенные подписью судьи и печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь, направляются для исполнения в места лишения свободы по месту содержания этих лиц.
Во всех остальных случаях указанные документы направляются для исполнения в органы здравоохранения или в то учреждение, где больной находится после произведенной экспертизы.
К постановлению (определению) о назначении принудительных мер медицинского характера приобщаются паспорт больного и другие личные документы.
196. По вступлении в законную силу постановления судьи по жалобе об освобождении задержанного или лица, содержащегося под стражей, домашним арестом, копия постановления не позднее 24 часов направляется лицу, подавшему жалобу, и прокурору, а в случае принятия решения об освобождении лица из-под стражи – незамедлительно администрации места содержания под стражей.
197. Суд по своей инициативе направляет для исполнения исполнительные листы, выданные на основании приговоров, определений и постановлений суда по уголовным делам в части имущественных взысканий, о чем извещает взыскателя.
Исполнительные листы, выданные на основании приговоров, определений и постановлений суда по уголовным делам в части имущественных взысканий, уполномоченный работник сектора направляет в соответствующие органы принудительного исполнения.
198. По приговорам суда о конфискации имущества осужденного уполномоченным работником сектора после вступления приговора в законную силу направляются копия приговора или выписка из приговора, исполнительный лист для исполнения в органы принудительного исполнения по месту нахождения имущества осужденного вместе с копиями решения (протокола, постановления) об изъятии и (или) аресте имущества, описи имущества, документа, содержащего информацию о месте нахождения имущества. При отсутствии в деле акта (протокола) ареста (описи) имущества осужденного, копия приговора или выписка из приговора, исполнительный лист направляются в органы принудительного исполнения по последнему месту жительства осужденного с приложением справки о том, что арест (опись) имущества не проводился.
В случае исключения вышестоящим судом в порядке надзора из приговора наказания в виде конфискации имущества осужденного копия определения или постановления направляется в течение двух рабочих дней в соответствующий орган принудительного исполнения для принятия мер по возврату имущества или возмещению его стоимости.
199. Если суд при рассмотрении уголовного дела в приговоре указал о возмещении ущерба, причиненного преступлением, об уплате дохода, полученного преступным путем, то не позднее следующего дня по вступлении приговора в законную силу, а по обжалованным – не позднее следующего дня по возвращении дела из вышестоящего суда уполномоченный работник сектора выписывает исполнительные листы по числу взыскателей.
К исполнительному листу, выданному для взыскания ущерба или дохода, полученного преступным путем, прилагаются: копия приговора или выписка из него; копия акта (протокола) ареста (описи) имущества или справка из материалов дела о том, что арест (опись) имущества не производился; копия постановления о наложении ареста на вклады, находящиеся в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях, об имуществе, денежных и иных ценностях, изъятых либо арестованных в целях возмещения ущерба.
Исполнительный лист направляется в орган принудительного исполнения по месту нахождения имущества осужденного с обязательным извещением взыскателя о направлении исполнительного листа или в орган принудительного исполнения по последнему известному месту жительства осужденного.
200. Если должник осужден к лишению свободы и при этом в приговоре указано о возмещении ущерба, причиненного преступлением, об уплате дохода, полученного преступным путем, суд при наличии арестованного имущества исполнительный лист направляет в орган принудительного исполнения по месту нахождения имущества осужденного с обязательным приложением копии акта (протокола) ареста (описи) имущества или в орган принудительного исполнения по последнему известному месту жительства осужденного.
201. В случаях, когда по результатам рассмотрения уголовного дела взыскание производится в порядке возмещения ущерба, причиненного преступлением, уплаты дохода, полученного преступным путем, это обязательно отмечается в исполнительном листе с указанием статьи Уголовного кодекса Республики Беларусь, по которой квалифицировано преступление осужденного.
202. В случаях, когда приговором суда возмещение ущерба, причиненного преступлением, уплата дохода, полученного преступным путем, возложены солидарно на нескольких лиц, исполнительные листы выписываются по числу должников с обязательным указанием в каждом исполнительном листе общей суммы, подлежащей взысканию, и всех лиц, обязанных к возмещению ущерба, уплате дохода, полученного преступным путем, а исполнительным листам присваиваются порядковые номера.
203. В органы государственной безопасности, органы пограничной службы, таможенные органы с учетом их компетенции судом в пятидневный срок направляются полученные сведения о совершении лицом деяний, которые могут создать угрозу национальной безопасности, причинить вред государственным или общественным интересам, правам, свободам и законным интересам других граждан или привести к совершению преступления.
204. Если по делу было вынесено частное определение (постановление), его копия уполномоченным работником сектора направляется руководителю соответствующего государственного органа, учреждения, организации или в суд, вторая копия вместе с копией сопроводительного письма помещаются в наряд частных определений, а оригинал частного определения (постановления) подшивается в дело. Руководством суда в адрес районных судов, руководителей государственных органов, организаций могут быть направлены письма об устранении недостатков.
Сопроводительное письмо к копии частного определения (постановления) подписывается председателем суда, его заместителем или судьей, вынесшим частное определение (постановление).
Уполномоченные работники секторов осуществляют контроль за своевременным получением сообщений об исполнении частных определений (постановлений) и писем, в случае неисполнения в срок докладывают об этом руководству суда. Поступившие ответы о принятых мерах доводятся до сведения состава суда, вынесшего частное определение (постановление), либо судьи, подготовившего письмо, и руководства суда.
Оригиналы полученных сообщений об исполнении частных определений (постановлений) подшиваются в дело, а их копии помещаются в наряд с копиями частных определений (постановлений) и перепиской по их исполнению.
ГЛАВА 13
ИСПОЛНЕНИЕ РЕШЕНИЙ СУДОВ ГОСУДАРСТВ, С КОТОРЫМИ РЕСПУБЛИКОЙ БЕЛАРУСЬ ЗАКЛЮЧЕНЫ ДОГОВОРЫ ОБ ОКАЗАНИИ ПРАВОВОЙ ПОМОЩИ
205. Ходатайства о разрешении принудительного исполнения решений судов государств, с которыми Республикой Беларусь заключены договоры об оказании правовой помощи (далее – решения иностранных судов), рассматриваются областными (Минским городским) судами Республики Беларусь по месту жительства должника.
206. Ходатайство о разрешении принудительного исполнения должно содержать:
206.1. фамилию, собственное имя, отчество (наименование) взыскателя, а также его представителя, если ходатайство подается представителем, указание их места жительства (места пребывания), а если взыскателем является юридическое лицо – его место нахождения;
206.2. фамилию, собственное имя, отчество (наименование) должника и указание его места жительства (места пребывания), а если должником является юридическое лицо – его место нахождения;
206.3. просьбу взыскателя о разрешении принудительного исполнения; в том случае, если решение уже ранее исполнялось, – указание на то, в какой части или с какого времени требуется исполнение решения.
К ходатайству о разрешении принудительного исполнения прилагаются документы, предусмотренные договором о правовой помощи.
207. Рассмотрение ходатайства о разрешении принудительного исполнения производится судом в открытом судебном заседании с вызовом должника. Неявка без уважительной причины должника, надлежаще извещенного о времени и месте рассмотрения дела, не является препятствием к рассмотрению ходатайства.
208. Выслушав объяснения должника, суд не входит в обсуждение существа решения, не вносит изменения, а выносит определение о разрешении принудительного исполнения решения иностранного суда или об отказе в разрешении принудительного исполнения. Определение должно отвечать требованиям Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь. Сумма, подлежащая взысканию, выражается в национальной валюте Республики Беларусь, а в необходимых случаях указываются порядок и срок исполнения решения.
Отказ в разрешении принудительного исполнения решения иностранного суда допускается в случаях, предусмотренных договором о правовой помощи, заключенным Республикой Беларусь с государством, на территории которого было вынесено судебное решение.
209. Копии определения суда о разрешении принудительного исполнения решения иностранного суда или об отказе в разрешении принудительного исполнения направляются судом взыскателю или его представителю и должнику в трехдневный срок со дня вынесения определения.
210. Обращение к исполнению решений иностранных судов после вступления в законную силу судебного определения о разрешении принудительного исполнения производится судом путем направления исполнительного документа с имеющимся ходатайством заявителя в отдел принудительного исполнения по месту жительства должника.
ГЛАВА 14
КОНТРОЛЬ ЗА ОБРАЩЕНИЕМ К ИСПОЛНЕНИЮ ПРИГОВОРОВ, РЕШЕНИЙ, ПОСТАНОВЛЕНИЙ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ, ВЫНЕСЕННЫХ В ПЕРВОЙ И АПЕЛЛЯЦИОННОЙ ИНСТАНЦИИ
211. Контроль за обращением к исполнению приговоров, решений, постановлений и определений, вынесенных в первой инстанции, осуществляется председателем суда, его заместителем и судьями, под председательством которых рассматривались дела.
Контроль за исполнением апелляционных определений, которыми дело направлено на новое рассмотрение, осуществляет судья – докладчик по делу. Уполномоченные работники сектора ведут учет таких определений в отдельном наряде (деле). Определение, которым судебное дело направлено на новое рассмотрение, считается исполненным после поступления из суда первой инстанции копии судебного постановления.
Уголовное или гражданское дело, оконченное производством, может быть сдано в архив только после резолюции председателя суда, его заместителя или судьи, председательствующего по делу.
212. Уголовное дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив после обращения к исполнению приговора, определения, постановления суда в части основного и дополнительного наказания, а также получения от органа или учреждения, исполняющего наказание, извещения о принятии к исполнению распоряжения суда об исполнении приговора.
Уполномоченный работник сектора в случае непоступления извещения о принятии к исполнению приговора, определения или постановления обязан доложить об этом председателю суда или судье, а также направить органу, ведающему исполнением наказания, напоминание о необходимости представления извещения.
Суд, постановивший приговор, вынесший определение или постановление, обязан осуществлять контроль за тем, чтобы приговор, определение или постановление были приведены в исполнение, а также контролировать их исполнение.
Уполномоченный работник сектора обязан не реже одного раза в полугодие запрашивать сведения об исполнении находящихся на контроле приговоров, определений или постановлений и докладывать о ходе их исполнения заместителю председателя – председателю судебной коллегии по уголовным делам.
213. Если осужденный согласно приговору или постановлению (определению) суда, определению Верховного Суда Республики Беларусь подлежит освобождению из-под стражи, дело считается оконченным и может быть сдано в архив после получения извещения начальника места предварительного заключения об освобождении осужденного.
214. При наличии по уголовному делу постановления (определения) суда об объявлении розыска лица, скрывающегося от суда после вынесения приговора или осужденного заочно, дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив только по получении извещения о задержании лица и исполнении вынесенного о нем приговора.
Исполнение постановлений (определений) суда о розыске осужденного должно систематически (не реже одного раза в квартал) проверяться путем направления запросов органам внутренних дел. В случае задержки исполнения об этом извещается прокурор соответствующего района.
215. Уголовное дело, по которому приговором взысканы денежные суммы, подлежит сдаче в архив после представления в суд квитанции учреждения банка Республики Беларусь, иных достоверных сведений об уплате взысканной суммы либо после возвращения исполнительного листа с отметкой о результатах исполнения, возвращения исполнительного документа взыскателю.
Уголовное дело, по которому приговором предусмотрена конфискация имущества осужденного, подлежит сдаче в архив после возвращения исполнительного листа с отметкой о результатах исполнения.
Уголовные дела, по которым применено осуждение с отсрочкой исполнения назначенного наказания, с условным неприменением назначенного наказания либо без назначения наказания подлежат сдаче в архив после получения из учреждения, исполняющего наказание, извещения о принятии к исполнению распоряжения суда с копией приговора (определения, постановления).
Уголовное дело, по которому осужденный лишен воинского или специального звания, подлежит сдаче в архив по поступлении в суд от органа, присвоившего звание, сообщения о внесении в соответствующие документы записи о лишении осужденного воинского или специального звания и принятых мерах по лишению его прав и льгот, предусмотренных для лиц, имеющих соответствующее звание.
Уголовное дело, по которому постановлен оправдательный приговор, считается оконченным и подлежит сдаче в архив после вступления приговора в законную силу за исключением случаев, предусмотренных частью 21 статьи 368 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь.
Уголовное дело, по которому судом прекращено производство по основаниям, предусмотренным статьей 29 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, считается оконченным и подлежит сдаче в архив после вступления в законную силу постановления (определения) суда о прекращении дела.
Уголовное дело, по которому судом прекращено производство в связи с привлечением лица к административной ответственности, считается оконченным и подлежит сдаче в архив после возвращения в суд исполнительного документа с отметкой о результатах исполнения.
Уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности и в отношении него применены принудительные меры безопасности и лечения, считается оконченным и подлежит сдаче в архив после получения сообщения о помещении такого лица в организацию здравоохранения.
216. Гражданское дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив после вступления решения или определения в законную силу.
ГЛАВА 15
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ВЕЩЕСТВЕННЫХ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ И ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОСУЖДЕННЫХ
217. Вещественные доказательства по уголовным делам, поступившие в суд от органов уголовного расследования или приобщенные к делам данным судом, учитываются и хранятся с соблюдением правил, предусмотренных Уголовно-процессуальным кодексом Республики Беларусь и иными актами законодательства.
Вещественные доказательства по гражданским делам, представленные сторонами или истребованные судом, принимаются, учитываются и хранятся в порядке, установленном Гражданским процессуальным кодексом Республики Беларусь, и в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
При поступлении вещественных доказательств по уголовным делам их наличие сверяется по справке о вещественных доказательствах, составленной органами уголовного преследования. При отсутствии справки о вещественных доказательствах составляется акт, который подписывается председателем судебной коллегии и уполномоченным работником сектора. При поступлении вещественных доказательств, истребованных судом по гражданским делам от организаций, наличие их сверяется по сопроводительному письму. При поступлении вещественных доказательств по делам об административных правонарушениях наличие их сверяется по протоколу об административном правонарушении.
Вещественные доказательства регистрируются в журнале учета вещественных доказательств по форме согласно приложению 43 к настоящей Инструкции.
При нарушении упаковки вещественных доказательств уполномоченный работник сектора вскрывает упаковку и сверяет наличие предметов, содержащихся в ней, с описью содержимого упаковки. О произведенном вскрытии упаковки составляется акт, который подписывается председателем судебной коллегии и уполномоченным работником сектора. После сверки уполномоченный работник сектора упаковывает и опечатывает печатью для документов вещественные доказательства.
218. Председатель суда обязан не реже двух раз в год (в том числе обязательно по состоянию на 1 января) назначать комиссию из числа работников суда в составе не менее трех человек для проверки порядка учета и состояния хранения изъятых вещественных доказательств и имущества, на которое наложен арест.
Комиссия обязана:
проверить, обеспечена ли полностью сохранность вещественных доказательств и имущества, на которое наложен арест;
проверить своевременность и правильность передачи (пересылки) вещественных доказательств и имущества, на которое наложен арест, или их возврата владельцам;
произвести сверку наличия хранящихся вещественных доказательств и имущества, на которое наложен арест, а также пакетов с вещественными доказательствами и иным имуществом с данными книг учета, а в необходимых случаях произвести вскрытие отдельных пакетов и сверить их содержимое с данными описей имущества;
составить акт о результатах проверки с отражением в нем выявленных недостатков и нарушений, который представить председателю суда для принятия мер к их устранению.
219. После вынесения судебного постановления о дальнейшей судьбе вещественных доказательств уполномоченный работник сектора отмечает в журнале учета вещественных доказательств, когда решение было вынесено, вступило в законную силу и исполнено, со ссылкой на соответствующий документ: акт об уничтожении вещественных доказательств, квитанцию органа, принявшего предметы, подлежащие конфискации и реализации, и так далее. Акт об уничтожении вещественных доказательств или квитанции о сдаче вещественных доказательств приобщаются к делу.
Если предметы, являющиеся вещественным доказательством, подлежат по решению суда возврату владельцам, эти предметы выдаются им под расписку, которая подшивается в дело.
220. Документы, удостоверяющие личность, а также военные билеты, профсоюзные билеты, трудовые книжки и другие личные документы, временно изъятые по основаниям, указанным в пункте 14 Положения о документах, удостоверяющих личность, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 3 июня 2008 г. № 294 «О документировании населения Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., № 135, 1/9740), у обвиняемых, осужденных, должны приобщаться к делу и храниться в отдельно опечатанном пакете, подшитом к делу и пронумерованном очередным номером листа дела.
В трехдневный срок после вступления приговора суда в законную силу:
документы, удостоверяющие личность, осужденных к наказанию в виде лишения свободы, ареста, ограничения свободы с направлением в исправительное учреждение открытого типа и лиц, к которым применены принудительные меры безопасности и лечения, или подвергнутых административному взысканию в виде ареста, уполномоченный работник сектора направляет в учреждения, в которых эти лица содержатся (следственные изоляторы, исправительные учреждения, арестные дома, лечебно-трудовые профилактории, психиатрические (психоневрологические) учреждения);
документы, удостоверяющие личность, временно изъятые у осужденных к наказанию, не связанному с лишением свободы, уполномоченный работник сектора направляет в орган внутренних дел по месту жительства этих лиц;
военный билет военнослужащего и удостоверение призывника направляются в районный (городской) военный комиссариат по месту учета;
трудовые книжки, профсоюзные билеты и другие личные документы подлежат возврату владельцам или с их согласия родственникам. Они выдаются им под расписку, которая подшивается в дело.
Если вышеперечисленные документы являются вещественными доказательствами по уголовному делу, то их дальнейшая судьба разрешается в соответствии с принятым в отношении их решением суда.
В случае вынесения оправдательного приговора либо определения о прекращении производства по уголовному делу, делу об административном правонарушении изъятые документы, удостоверяющие личность, военные билеты и другие личные документы должны быть также возвращены владельцам.
При отсутствии документов, удостоверяющих личность, в уголовном деле суд сообщает об этом следственному изолятору либо соответственно органу внутренних дел.
Паспорта осужденных к исключительной мере наказания направляются в органы записи актов гражданского состояния Республики Беларусь для выдачи свидетельства о смерти.
ГЛАВА 16
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПРЕЗИДИУМЕ ОБЛАСТНОГО (МИНСКОГО ГОРОДСКОГО) СУДОВ
221. Жалобы, присланные по почте или принятые на личном приеме, регистрируются уполномоченным работником сектора в журнале регистрации жалоб, поступивших в порядке надзора по уголовным делам, и дел, истребованных по жалобам, по форме согласно приложению 44 к настоящей Инструкции или журнале регистрации жалоб, поступивших в порядке надзора по гражданским делам, и дел, истребованных по жалобам, по форме согласно приложению 45 к настоящей Инструкции. В случае принесения протеста заполняется учетно-статистическая карточка на уголовное надзорное дело или гражданское надзорное дело по формам согласно приложениям 46, 47 к настоящей Инструкции.
222. На каждую жалобу заводится алфавитная карточка на надзорную жалобу по уголовному, гражданскому делу по формам согласно приложениям 48, 49 к настоящей Инструкции или алфавитный указатель. Алфавитные карточки хранятся в картотеках отдельно на уголовные и гражданские дела.
223. Перед регистрацией уполномоченный работник сектора проверяет, не являются ли эти жалобы повторными.
Повторными считаются жалобы:
поступившие от одного и того же лица на судебное постановление, законность и обоснованность которого проверялась областным (Минским городским) судом в порядке надзора и первичная жалоба лица была оставлена без удовлетворения;
на несвоевременное рассмотрение предыдущих жалоб, если истекли сроки, установленные для их исполнения.
224. Повторной жалобе, поступившей в течение календарного года, присваивается номер первичной жалобы, и она регистрируется в журнале с индексом «П» – повторная.
В алфавитных карточках или алфавитном указателе, заведенных на первичную жалобу, ставится дата поступления повторных жалоб.
Повторная жалоба с материалами проверки и копией ответа подшивается в обложку первоначальной жалобы и (или) наряд, который формируется ежемесячно.
225. На поступившей жалобе ставится номер, который состоит из индекса президиума, буквенного обозначения категории дела («у» – уголовное дело, «г» – гражданское дело) и порядкового номера по журналу регистрации жалоб или по учетно-статистической карточке.
Такой же номер указывается на алфавитной карточке или алфавитном указателе и на обложке истребованного по жалобе дела.
226. Зарегистрированные жалобы с резолюцией председателя, его заместителей уполномоченным работником сектора передаются для исполнения лицу, указанному в резолюции, о чем делается соответствующая отметка в журнале. Результаты рассмотрения жалоб уполномоченным работником сектора указываются в журнале, результаты рассмотрения протестов – в учетно-статистических карточках.
227. Жалоба, по которой председателем суда принято решение об истребовании дела, находится на контроле до его поступления из районного (городского) суда. В районный (городской) суд уполномоченным работником сектора направляется требование о высылке дела, составленное по форме согласно приложению 50 к настоящей Инструкции.
228. Дата поступления в суд истребованного по жалобе уголовного или гражданского дела, дела об административном правонарушении уполномоченным работником сектора отмечается в журнале (алфавитной карточке). После регистрации истребованные дела уполномоченным работником сектора передаются для исполнения лицу, указанному в резолюции, под подпись в журнале выдачи дел по форме согласно приложению 69 к настоящей Инструкции.
229. При отсутствии оснований для принесения протеста дело возвращается в суд, из которого оно было истребовано.
О результатах рассмотрения сообщается лицам, по жалобам которых дело было истребовано для проверки.
Жалоба и копия ответа уполномоченным работником сектора помещаются в надзорное производство или наряд с соответствующей резолюцией председателя суда.
230. Жалоба, оставленная без удовлетворения, без истребования дела, уполномоченным работником сектора помещается в надзорное производство или наряд с соответствующей резолюцией председателя суда.
Вместе с жалобой, по которой председатель суда в результате ознакомления с делом не нашел оснований к принесению протеста, в надзорном производстве или наряде хранится копия ответа об оставлении жалобы без удовлетворения.
Присланные с жалобами документы в случае отклонения жалоб подлежат возвращению заявителям.
В случае, если протест принесен на все постановление или его часть, жалоба с информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины, иными приложенными к ней документами и протестом уполномоченным работником сектора приобщаются в дело, а в производство помещаются их копии. В производство следует помещать также копии протестов, принесенных председателем суда, а также копии постановления президиума по этим протестам.
Информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины посредством ЕРИП, могут являться сведения из ИР «Реестр», выведенные на бумажный носитель.
Факт уплаты государственной пошлины путем внесения наличных денежных средств подтверждается квитанцией банка, организации связи Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, местного исполнительного и распорядительного органа.
231. Уголовные и гражданские дела с протестами, принесенными председателями вышестоящих судов и прокурорами, уполномоченным работником сектора учитываются в день их поступления на учетно-статистических карточках.
232. На уголовные и гражданские дела, по которым принесены протесты председателем данного суда, в день принесения протеста уполномоченным работником сектора заполняются учетно-статистические карточки. Алфавитные карточки на эти дела вновь не заводятся. Вместо этого в алфавитной карточке, заполненной на соответствующую жалобу, должен быть отмечен номер, присвоенный данному делу при регистрации его на учетно-статистической карточке.
233. Если по уголовному делу с протестом, поступившим на рассмотрение президиума суда, имелось несколько осужденных, то на каждого осужденного, в отношении которого принесен протест, заводится учетно-статистическая карточка.
234. Учетно-статистические карточки на дела с протестами хранятся в отдельных картотеках (ящиках) по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях.
235. Номер, указываемый на учетно-статистической карточке, алфавитной карточке и на обложке дела, состоит из индекса президиума суда, повторенного дважды, буквенного обозначения категории дела («у», «г») и порядкового номера учетно-статистической карточки.
Например:
уголовное надзорное дело № 44-у-8;
гражданское надзорное дело № 44-г-15.
236. Уполномоченный работник сектора направляет сторонам и другим юридически заинтересованным в исходе дела лицам копии протеста в порядке надзора, принесенного по делу в судебную коллегию по гражданским делам, и в необходимых случаях, а также по просьбе этих лиц извещает их о времени и месте рассмотрения дела.
Копии протеста в порядке надзора и извещения о времени и месте рассмотрения дела подлежат направлению юридически заинтересованным в исходе дела лицам с таким расчетом, чтобы они имели возможность представить в суд письменные объяснения на протест с приложением документов, подтверждающих эти объяснения, до начала рассмотрения дела (статья 443 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь).
В необходимых случаях на заседание суда, рассматривающего уголовное дело в порядке надзора, для дачи объяснений могут быть приглашены осужденный, оправданный, их защитники, законные представители, потерпевший, гражданский истец, гражданский ответчик, их представители. Приглашаемым на заседание лицам обеспечивается возможность ознакомления с протестом.
Жалоба, возражение на жалобу, другая переписка, подлинник протеста и судебного постановления уполномоченным работником сектора подшиваются в дело. Копия протеста и сопроводительного письма помещается в наряд.
237. На дела, назначенные к слушанию на заседании президиума суда, уполномоченным работником сектора составляется список дел, назначенных к слушанию на заседании президиума, по форме согласно приложению 51 к настоящей Инструкции. Копии списка обязательно вручаются председателю суда и прокурору.
По окончании заседания президиума суда первый экземпляр списка с отметками о результатах рассмотрения дела помещается в наряд.
238. Копии постановлений президиума суда по уголовным и гражданским делам хранятся в наряде в соответствии с утвержденной номенклатурой нарядов (дел).
239. Обращение к исполнению постановления президиума осуществляется соответствующими районными (городскими) судами.
240. Уголовные и гражданские дела, рассмотренные президиумом суда, возвращаются в соответствующие районные (городские) суды не позднее пяти рабочих дней после их рассмотрения.
Копии постановлений президиума суда уполномоченный работник сектора направляет председателю вышестоящего суда и (или) прокурору, принесшим протесты по рассмотренным делам.
241. Две копии постановления президиума суда в отношении осужденного, содержащего под стражей, уполномоченным работником сектора направляются начальнику места отбывания наказания для вручения осужденному и для исполнения.
Если по постановлению президиума суда осужденный подлежит освобождению из-под стражи, то в сопроводительном письме начальнику места отбывания наказания должно быть указано на необходимость сообщения данному суду и районному (городскому) суду, постановившему приговор, даты приведения постановления в исполнение.
242. В учетно-статистических карточках на уголовные и гражданские дела указываются даты возвращения в районные (городские) суды дел, а по уголовным делам, если осужденные находятся под стражей, – также даты отправления копий постановлений президиума суда в места отбывания наказания.
243. Жалобы (протесты) на вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях регистрируются уполномоченным работником канцелярии (сектора) с проставлением штампа, с указанием даты и входящего номера. Затем передаются председателю суда или его заместителю для резолюции.
С резолюцией жалобы (протесты) на вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях передаются уполномоченному работнику сектора, отвечающему за ведение делопроизводства по делам об административных правонарушениях.
Уполномоченным работником сектора жалобы (протесты) на вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях регистрируются в журнале регистрации жалоб (протестов) на вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях и дел, истребованных по жалобам, по форме согласно приложению 70 к настоящей Инструкции.
Для облегчения поиска на каждую жалобу (протест) заводится алфавитная карточка по жалобе (протесту) на вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении по форме согласно приложению 71 к настоящей Инструкции.
На поступившей жалобе (протесте) ставится номер, который состоит из индекса, буквенного обозначения категории дела («а» – дело об административном правонарушении) и порядкового номера по журналу регистрации жалоб (протестов). Например, при регистрации жалобы ставится номер 11-а-21 или на протесте 11-а(пр)-21.
Такой же номер указывается на алфавитной карточке, на учетно-статистической карточке и на обложке истребованного по жалобе дела.
Регистрация дел об административных правонарушениях, истребованных для рассмотрения жалобы или поступивших с протестами на вступившие в законную силу постановления судов, органов, ведущих административный процесс, осуществляется в день их поступления работником сектора на учетно-статистических карточках на дело об административном правонарушении, поступившее с жалобой (протестом), по форме согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.
Работником суда, уполномоченного рассматривать жалобу, с учетом положений частей второй и третьей пункта 69 настоящей Инструкции осуществляется проверка информации, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины.
После регистрации жалоба (протест) уполномоченным работником сектора передается судье под подпись в журнале выдачи дел по форме согласно приложению 69 к настоящей Инструкции.
244. Мотивированный отказ в пересмотре дела об административном правонарушении по жалобе (протесту) на вступившее в законную силу постановление ответственным работником суда высылается лицу, подавшему жалобу или принесшему протест.
Дело об административном правонарушении в случае его истребования подлежит возврату органу, его направившему.
В наряд ответственным работником суда помещаются: жалоба (протест) с информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины, копии обжалованных (опротестованных) постановлений, копия мотивировочной части постановления по делу об административном правонарушении (при их наличии), копия сообщения лицу, подавшему жалобу или принесшему протест, второй экземпляр сопроводительного письма о возврате дела об административном правонарушении (при истребовании дела).
В случаях, указанных в пунктах 2–5 части второй статьи 12.14 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, копия постановления в течение трех суток ответственным работником суда высылается лицу, в отношении которого оно вынесено, а также районному (городскому) суду, органу, ведущему административный процесс, вынесшему обжалованное постановление по делу об административном правонарушении, лицу (органу), подавшему жалобу на постановление по делу об административном правонарушении, прокурору, принесшему протест, потерпевшему.
Жалоба (протест) с информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины, оригиналы процессуальных документов, заявлений, ходатайств, извещений, сопроводительных писем и других документов, представленных при рассмотрении жалобы (протеста), приобщаются к материалам дела об административном правонарушении. Дело об административном правонарушении подлежит возврату районному (городскому) суду, органу, его направившему.
В наряд ответственным работником суда помещаются: копия жалобы (протеста), копии обжалованных (опротестованных) постановлений, копия мотивировочной части постановления по делу об административном правонарушении (при ее наличии), копия постановления, вынесенного по результатам рассмотрения жалобы (протеста), второй экземпляр сопроводительного письма о возврате дела об административном правонарушении.
Поступившие с жалобой документы подлежат возврату заявителям.
245. В случае отмены (изменения) вступившего в законную силу постановления органа, ведущего административный процесс, о наложении административного взыскания суд, рассмотревший жалобу (протест), не позднее трех суток после ее рассмотрения заполняет разделы I–IV регистрационной карточки формы 2-АП. В разделе IV данная регистрационная карточка после заполнения подписывается судьей (судьей-докладчиком), заверяется печатью государственного органа с изображением Государственного герба Республики Беларусь и направляется в регистрирующий орган.
В случае отмены (изменения) вступившего в законную силу постановления суда о наложении административного взыскания регистрационная карточка формы 2-АП заполняется судом, вынесшим постановление о наложении административного взыскания.
В случае, когда отмена (изменение) последнего по времени постановления по делу об административном правонарушении влечет отмену (изменение) постановления о наложении административного взыскания (включая восстановление законной силы такого постановления ввиду отмены постановления, его отменившего), сведения о виде и размере административного взыскания либо об основании прекращения дела об административном правонарушении, актуальные после отмены (изменения) последнего по времени постановления по делу об административном правонарушении, фиксируются в соответствующих реквизитах формы 2-АП.
ГЛАВА 17
УЧЕТ ДЕЛ, ИСТРЕБОВАННЫХ ДЛЯ ОБОБЩЕНИЯ СУДЕБНОЙ ПРАКТИКИ
246. Истребованные для обобщения судебной практики уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях учитываются в журнале учета поступивших дел и истребованных из районных (городских) судов для обобщения судебной практики по форме согласно приложению 52 к настоящей Инструкции, а также в АИС Суды и передаются исполнителю под подпись.
247. Дела после изучения отправляются по принадлежности в соответствующий суд, о чем делается отметка в журнале и в АИС Суды.
На отправляемые дела составляются сопроводительные письма, копии которых с распиской экспедиции подшиваются в наряд (дело).
248. Если по истребованному для обобщения судебной практики делу приносится протест, оно регистрируется как надзорное с обязательным извещением суда, из которого было истребовано дело для обобщения.
249. При высылке дела по запросу прокуратуры либо другого суда об этом извещается суд, вынесший решение (приговор).
ГЛАВА 18
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ СУДЕБНЫХ ДЕЛ И СУДЕБНЫХ ПОСТАНОВЛЕНИЙ
250. Судебные дела выдаются для ознакомления с ними в помещении суда по письменному заявлению и только с разрешения председателя суда, его заместителя или судьи:
обвиняемым, осужденным, оправданным, потерпевшим (частным обвинителям), гражданским истцам и их законным представителям, представителям потерпевших (частных обвинителей) по уголовным делам – по предъявлении документа, удостоверяющего личность;
юридически заинтересованным в исходе дела лицам, их представителям, законным представителям истцов или ответчиков или третьих лиц, иным лицам, если суд вынес решение об их правах и обязанностях и их представителям по гражданским делам – по предъявлении документа, удостоверяющего личность;
другим лицам, участвующим в гражданских делах, гражданским истцам, гражданским ответчикам, участвующим в уголовных делах, – по предъявлении документа, удостоверяющего личность, а их представителям, представителям юридического лица, в отношении которого вынесено постановление по делу об административном правонарушении или юридического лица, являющегося потерпевшим по делу об административном правонарушении, представителям органа, направившего дело об административном правонарушении на рассмотрение, – также по предъявлении доверенности на ведение дела;
адвокатам, участвующим в делах в суде первой и апелляционной инстанции, а также адвокатам, знакомящимся с делами, законченными производством, – по предъявлении; удостоверения адвоката и доверенности, оформленной в простой письменной форме, или ордера;
Судьям и другим ответственным работникам Верховного Суда, прокурорам судебные дела выдаются для ознакомления с ними в помещении суда по предъявлении удостоверения личности.
Дела об усыновлении (удочерении) выдаются для ознакомления с ними в помещении суда с разрешения председателя суда, его заместителя или судьи:
усыновителям (удочерителям) – по предъявлении документа, удостоверяющего личность;
представителю органов опеки и попечительства, прокурору – по предъявлении удостоверения личности;
адвокату, участвующему в деле в качестве представителя усыновителя (удочерителя), – по предъявлении удостоверения адвоката и доверенности, оформленной в простой письменной форме, или ордера.
251. Ознакомление обвиняемых, осужденных, оправданных, потерпевших (частных обвинителей), гражданских истцов и их законных представителей, защитников, гражданских ответчиков и их представителей, а также представителей потерпевших (частных обвинителей) и гражданских истцов с приобщенными к материалам уголовных дел данными технического фиксирования судебных заседаний при апелляционном рассмотрении уголовных дел производится по письменному заявлению и только с разрешения председателя суда, его заместителя или судьи в помещении суда на специально оборудованном рабочем месте в присутствии уполномоченного работника аппарата суда.
Ознакомление лиц, перечисленных в абзаце третьем части первой пункта 250 настоящей Инструкции, с приобщенными к материалам гражданских дел данными технического фиксирования судебных заседаний при апелляционном рассмотрении гражданских дел производится по письменному заявлению и с разрешения председателя суда, его заместителя или судьи в помещении суда на специально оборудованном рабочем месте в присутствии уполномоченного работника аппарата суда.
252. Судебные дела высылаются почтой или с рассыльным по распоряжению председателя суда или его заместителя на основании письменного требования вышестоящих судов и органов, которым законодательством предоставлено право истребовать дела.
Требование о высылке дела, копия приговора или решения и копия сопроводительного письма, с которым дело было направлено, хранятся в контрольной папке до возвращения дела в данный суд.
В учетно-статистической карточке отмечается, кому, когда и по какому запросу послано дело и когда оно возвращено в суд.
При поступлении заявлений о выдаче копий процессуальных документов или ознакомлении с материалами дела, истребованного вышестоящим судом для обобщения судебной практики, уполномоченным работником суда оформляется запрос на возврат дела.
253. Уполномоченными работниками сектора выдаются в день обращения в суд по письменному заявлению с разрешения председателя суда, заместителя председателя или судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины засвидетельствованные копии судебных постановлений:
по гражданским делам – юридически заинтересованным в исходе дела лицам, их представителям, законным представителям истцов или ответчиков или третьих лиц, иным лицам, если суд вынес решение об их правах и обязанностях и их представителям;
по уголовным делам – обвиняемым, осужденным, оправданным, потерпевшим (частным обвинителям), гражданским истцам и их законным представителям, гражданским ответчикам и их представителям, а также представителям потерпевших (частных обвинителей) и гражданских истцов;
адвокатам, участвующим в делах в суде первой, и апелляционной инстанции;
нотариусам для совершения исполнительных надписей;
нанимателю после вступления приговора в законную силу, которым работник осужден к наказанию, исключающему продолжение работы.
Заявления о выдаче судебных постановлений (а в случаях, предусматривающих оплату государственной пошлины, и информация, подтверждающая факт ее уплаты) приобщаются к делу.
Копии апелляционных определений данного суда выдаются судом первой инстанции, куда возвращается дело после апелляционного рассмотрения.
Подлинные документы, имеющиеся в гражданском деле, по просьбе лиц, представивших эти документы, могут быть им возвращены после вступления решения в законную силу. В деле остаются копии этих документов, засвидетельствованные судьей.
254. Выдаваемые судом копии приговоров, решений, определений и постановлений по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть удостоверены печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь. В случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать на выдаваемой копии.
255. У лица, получившего копию из материалов дела, отбирается расписка о ее получении, либо данное лицо может расписаться в получении в справочном листе. В случае высылки копии по почте в справочном листе делается об этом отметка.
Подлинные документы из дела выдаются, как правило, после вступления итогового судебного постановления в законную силу сторонам, представившим их, по письменному заявлению. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его заверенная копия.
Лицо, получившее документ, должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись.
ГЛАВА 19
УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ИЗДАНИЙ И ОРГТЕХНИКИ
256. К служебным изданиям относятся печатные издания, приобретаемые за счет средств суда, в том числе по подписке, а также передаваемые суду безвозмездно, содержащие информацию, необходимую для использования в работе работниками аппарата суда.
257. Все служебные издания учитываются работником, на которого возложена эта обязанность председателем суда, в книге учета служебных изданий по форме согласно приложению 53 к настоящей Инструкции. На изданиях проставляется инвентарный номер. Дополнительно полученные экземпляры изданий учитываются за новыми инвентарными номерами.
258. В случае износа книги учета изданий, а также в тех случаях, когда большинство занесенных в книгу изданий уничтожено, с разрешения председателя суда может быть произведен переучет служебных изданий и заведена новая книга учета.
Переучет проводится с составлением акта комиссией, назначенной председателем суда. В новую книгу учета переносятся, как правило, только те служебные издания, которые к моменту переучета имеются в наличии и нужны для работы.
После переучета служебных изданий и оформления новой книги старые книги учета по истечении двух лет уничтожаются по акту.
Председатель суда не реже одного раза в пять лет назначает специальную комиссию, которая проверяет все служебные издания, выявляет потерявшие практическую ценность, решает вопрос о их последующем уничтожении. Уничтожение служебных изданий должно быть произведено без ущерба для служебной деятельности суда.
259. Выдача служебных изданий для пользования производится под подпись в журнале выдачи служебных изданий по форме согласно приложению 54 к настоящей Инструкции.
260. При поступлении в суд оргтехники лицу, назначенному приказом председателя суда материально ответственным за нее, необходимо проверить ее техническое состояние, наличие документации, правильность и полноту заполнения технических паспортов. Всю оргтехнику это лицо обязано зарегистрировать в журнале регистрации средств оргтехники по форме согласно приложению 55 к настоящей Инструкции.
Вся документация, относящаяся к оргтехнике, хранится у материально ответственного лица.
261. Распорядительным документом председателя суда оргтехника закрепляется под расписку за соответствующими работниками, которые несут ответственность за ее сохранность и техническое состояние.
При использовании в судебном заседании средств оргтехники электронные носители приобщаются к делу, упаковываются и опечатываются с описью содержания на упаковке и указанием номера дела. Опись удостоверяется секретарем судебного заседания – помощником судьи.
ГЛАВА 20
НОМЕНКЛАТУРА НАРЯДОВ (ДЕЛ). ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НАРЯДОВ (ДЕЛ)
262. Номенклатура нарядов (дел) – это систематизированный перечень заголовков нарядов (дел), заводимых в суде в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
263. Номенклатура нарядов (дел) используется для группировки исполненных документов в наряды (дела), систематизации, индексации и учета нарядов (дел), определения сроков их хранения. Номенклатура нарядов (дел) является основой для составления описей нарядов (дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению нарядов (дел), не подлежащих хранению.
Номенклатура нарядов (дел) суда составляется ежегодно и согласовывается с экспертной комиссией (далее – ЭК) и утверждается председателем суда до 1 января года, на который составлена.
Номенклатура нарядов (дел) согласовывается с соответствующим государственным архивом и структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре суда независимо от срока предыдущего согласования.
264. Номенклатура нарядов (дел) составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится у заведующего канцелярией, второй – в архиве суда, третий – в государственном архиве, источником комплектования которого является суд.
После утверждения номенклатуры нарядов (дел) из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки предоставляются в структурные подразделения суда для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.
Номенклатура нарядов (дел) суда является документом постоянного хранения, регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, и включается в соответствующий раздел номенклатуры нарядов (дел).
265. Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.
Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.
При составлении номенклатуры нарядов (дел) используются номенклатуры нарядов (дел) за предыдущие годы, описи нарядов (дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационные формы, справочные картотеки, перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности судов общей юрисдикции Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, установленный приказом Председателя Верховного Суда Республики Беларусь от 21 июля 2014 г. № 60 (далее – перечень Верховного Суда), перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 09.08.2012, 8/26212) (далее – перечень типовых документов).
В номенклатуру нарядов (дел) включаются заголовки нарядов (дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационных форм (журналов, книг) и справочных картотек.
Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.
266. Графы номенклатуры нарядов (дел) заполняются в соответствии с формой согласно приложению 56 к настоящей Инструкции.
В графе 1 номенклатуры нарядов (дел) указываются индексы нарядов (дел).
В номенклатуре нарядов (дел) следует оставлять несколько резервных индексов для незапланированных нарядов (дел), заводимых в течение года.
В графе 2 номенклатуры нарядов (дел) указываются названия разделов (подразделов), заголовки нарядов (дел). Состав заголовка образуют следующие элементы:
название вида (переписка, журнал и тому подобное) или разновидности документа (приказы, указания, протоколы, постановления и так далее);
указание автора документа;
адресат или корреспондент документа;
краткое содержание документов наряда (дела);
даты (период), к которым относятся документы наряда (дела);
указание на копийность документов наряда (дела).
Заголовки нарядов (дел) в процессе формирования нарядов (дел) могут уточняться.
Графа 3 номенклатуры нарядов (дел) заполняется в конце делопроизводственного (календарного) года.
В графе 4 указываются сроки хранения нарядов (дел), номера пунктов согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам, устанавливающим перечень типовых документов и (или) перечень Верховного Суда.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о незаведении нарядов (дел), о переходящих нарядах (делах), о выделении нарядов (дел) к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование нарядов (дел), о наличии документов в электронном виде (ЭД), информационных ресурсов (ИР), гибридных дел (ГД) и др.
267. Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и другие нормативные правовые акты);
распорядительные и методические документы вышестоящих судов (постановления, приказы, указания и другие документы);
распорядительные документы суда (приказы, распоряжения и другие документы);
организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и другие документы);
протоколы;
планы;
отчеты;
договоры;
справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и другие документы);
переписка;
учетно-регистрационные формы.
Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.
Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты – перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями – перед перепиской с иными организациями и т.д.
Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту.
В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.
268. По окончании делопроизводственного (календарного) года в конце номенклатуры нарядов (дел) заведующим канцелярии заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных нарядов (дел) по форме согласно приложению 57 к настоящей Инструкции.
В итоговой записи указывается количество заведенных нарядов (дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе переходящих и с отметкой «ЭПК».
269. В конце номенклатуры нарядов (дел) перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, используемых при определении сроков хранения.
Срок хранения нарядов (дел) определяется перечнем Верховного Суда и перечнем типовых документов.
270. Формирование нарядов (дел) – это группировка исполненных документов в наряды (дела) в соответствии с номенклатурой нарядов (дел) и систематизация документов внутри нарядов (дел).
При формировании нарядов (дел) следует соблюдать следующие правила:
формировать в наряды (дела) только исполненные документы;
формировать в наряды (дела) документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел);
формировать приложения вместе с основными документами, к которым они относятся;
раздельно формировать в наряды (дела) документы постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно);
формировать в наряд (дело) документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих нарядов (дел), личных и судебных дел;
наряд (дело) не должен формироваться из документов, подлежащих возврату, лишних экземпляров, черновиков;
наряд (дело) должен содержать не более 300 листов при толщине не более 40 мм;
допускается временная группировка в одном наряде (деле) документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного (календарного) года такие документы следует расформировать в самостоятельные наряды (дела) в зависимости от сроков их хранения.
271. Документы в наряде (деле) систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и другие.
272. Группировка документов в наряды (дела) производится согласно отметкам об исполнении документов «В дело» и в строгом соответствии с номенклатурой нарядов (дел). При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документа.
Документы, оформленные ненадлежащим образом, возвращаются исполнителям на доработку.
273. Наряды (дела) подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив суда.
274. Перечень нарядов (дел), журналов и книг учета, заводимых в судах, содержится в приложении 58 к настоящей Инструкции.
ГЛАВА 21
ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВА СУДА
275. Экспертиза ценности документов – определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
276. Ежегодно по окончании года в суде должна проводиться экспертиза ценности документов, целью которой является установление их сроков хранения и отбор документов для последующего хранения и уничтожения.
277. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в суде создается постоянно действующая ЭК, состав которой утверждается приказом председателя суда.
В состав ЭК суда включается не менее трех человек. Председателем ЭК суда назначается заместитель председателя суда.
В состав ЭК суда должны входить начальники отделов, заведующий канцелярией и специалисты, ответственные за ведение делопроизводства в суде и за архив. По согласованию с государственным архивом в состав ЭК суда может быть включен представитель государственного архива, в который будут передаваться документы постоянного хранения данного суда.
278. ЭК суда осуществляет следующие функции:
согласовывает проект номенклатуры нарядов (дел);
организует работу по отбору уголовных, гражданских дел, материалов, нарядов (дел) и других документов для хранения и уничтожения;
согласовывает описи уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях, материалов, нарядов (дел) и других документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и выносит решение о представлении их на утверждение (согласование) экспертно-методической комиссии (далее – ЭМК) государственного архива (экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета);
согласовывает акты о выделении к уничтожению нарядов (дел), не подлежащих хранению;
определяет сроки хранения нарядов (дел).
279. ЭК суда работают по плану, утвержденному председателем суда.
Заседания ЭК суда проводятся по мере надобности, но не реже 2 раз в год и оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем ЭК суда.
Решения ЭК суда принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются председателем суда. В необходимых случаях спорные вопросы могут быть вынесены на рассмотрение ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).
280. До передачи в архив суда все законченные в делопроизводстве уголовные, гражданские дела, материалы, наряды (дела) и другие документы должны быть соответствующим образом оформлены и подготовлены к передаче.
Один том гражданского либо уголовного дела не должен содержать более 300 листов.
281. В уголовных и гражданских делах, подлежащих передаче в архив, уполномоченный работник сектора должен подшить и пронумеровать все приобщенные к делу документы, оформить внутреннюю опись находящихся в деле документов, в конце дела на отдельном листе составить лист-заверитель наряда (дела) по форме согласно приложению 59 к настоящей Инструкции.
282. Разрешение на передачу уголовного или гражданского дела в архив должен давать судья, под председательством которого дело было рассмотрено, или председатель суда, его заместитель.
Судья обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступивших в законную силу решения, приговора, определения, постановления.
283. Проверив производство по уголовному или гражданскому делу, судья дает разрешение на передачу его в архив и в левом верхнем углу обложки дела после проставления штампа «Архив» ставит свою подпись и дату.
Эта дата переносится секретарем суда в учетно-статистическую карточку и указывается красным карандашом в правом верхнем углу карточки.
284. На обложках уголовных дел, подлежащих постоянному хранению, должны быть уточнены заголовки и, в частности, указаны: фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) осужденного и полное наименование статьи Уголовного кодекса Республики Беларусь, по которой лицо осуждено.
285. Оформление нарядов (дел) включает комплекс работ по научно-технической обработке дел и проводится ответственными за делопроизводство в судах лицами.
286. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление нарядов (дел).
Полному оформлению подлежат наряды (дела) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу после их завершения делопроизводством.
Полное оформление наряда (дела) предусматривает: подшивку или переплет нарядов (дел), нумерацию листов в них, составление листа-заверителя наряда (дела), составление (в случаях необходимости) внутренней описи документов наряда (дела), оформление и уточнение реквизитов.
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, следует подшивать в наряды (дела) в четыре прокола или переплетать в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Металлические предметы (скобы, скрепки) из нарядов (дел) удаляются.
Листы в наряде (деле), кроме листа-заверителя наряда (дела) и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов наряда (дела) нумеруются отдельно. Листы каждого тома наряда (дела) нумеруются отдельно.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в наряде (деле), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно.
Документы, которые невозможно подшить в наряд (дело), вкладываются в конверт, который подшивается в наряд (дело). Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в наряд (дело) документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельный наряд (дело).
При наличии большого количества ошибок в нумерации листов наряда (дела) проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.
Например:
15а, 15б
На наряды (дела) постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (ценные, личные дела, наряды (дела), сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов), составляется внутренняя опись документов наряда (дела) по форме согласно приложению 60 к настоящей Инструкции.
В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в наряд (дело) листов документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале наряда (дела). Если наряд (дело) подшит (переплетен) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки наряда (дела).
Для учета количества листов в наряде (деле), фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе наряда (дела) и помещается в конце наряда (дела) (тома, части). Если наряд (дело) подшит (переплетен) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки наряда (дела).
В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количеством вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов наряда (дела) через знак «+» (плюс).
Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления.
Аналогичным образом оформляются уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях.
287. Наряды (дела) временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию, листы не нумеровать, листы-заверители наряда (дела) и внутренние описи не составлять.
288. Обложки нарядов (дел) оформляются по форме согласно приложению 61 к настоящей Инструкции.
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование суда, индекс наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел) и номер тома, заголовок, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания наряда (дела), количество листов, номера фонда, описи и наряда (дела) по описи.
На обложках многотомных уголовных дел крайними датами являются даты самого раннего и самого позднего документа соответствующего тома.
Надписи на обложках нарядов (дел) делаются светостойкими чернилами или тушью.
289. Законченные регистрационные журналы, книги готовятся к передаче в архив уполномоченным работником сектора, который нумерует листы и составляет заверительную надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе наряда (дела) и помещается в конце журнала, книги. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку журнала, книги или чистый оборот последнего листа. На обложке журнала или книги проставляется срок хранения согласно перечню Верховного Суда или перечню типовых документов и указывается количество листов в журнале или книге.
Перед передачей в архив картотек уполномоченный работник сектора проверяет наличие карточек и заполнение в них всех необходимых реквизитов. На отдельной чистой карточке делается заверительная надпись. Картотеки передаются в архив, как правило, в ящиках. Если картотеку подшивают в обложки, то для удобства пользования формируют не более 100–150 карточек в один том. Картотека должна передаваться в архив вместе с алфавитным указателем к ней.
290. Сроки хранения уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, материалов, нарядов (дел) и других документов устанавливаются в соответствии с перечнем Верховного Суда.
Сроки хранения нарядов (дел), содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечне типовых документов и перечне Верховного Суда, определяются ЭК суда по согласованию с государственным архивом (структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).
291. Сроки хранения гражданских дел, указанных в перечне Верховного Суда, исчисляются:
со дня вступления решения в законную силу;
со дня вынесения определения о прекращении дела или оставления иска без рассмотрения.
Сроки хранения дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:
исполнения основного и дополнительного административного взыскания;
вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.
Сроки хранения уголовных дел, указанных в перечне Верховного Суда, исчисляются:
со дня окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;
со дня вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела;
со дня освобождения осужденного от наказания при условно-досрочном освобождении;
со дня истечения испытательного срока при условном осуждении;
после истечения отсрочки исполнения приговора и направления осужденного для отбывания наказания – со дня окончания отбытия срока наказания;
с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер безопасности и лечения к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.
По всем остальным делам (книгам, картотекам и т.п.) срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
292. На завершенные наряды (дела) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи. На наряды (дела) временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
293. Опись нарядов (дел) постоянного хранения по форме согласно приложению 62 к настоящей Инструкции судов составляется в четырех экземплярах, согласовывается с ЭК суда и утверждается ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).
После этого опись нарядов (дел) передается на утверждение председателю суда. Законченная опись нарядов (дел) постоянного хранения должна иметь титульный лист описи по форме согласно приложению 63 к настоящей Инструкции. К ней составляется историко-архивная справка, оглавление, список сокращений, указатель.
294. Опись дел по личному составу по форме согласно приложению 64 к настоящей Инструкции составляется в трех экземплярах, согласовывается с ЭК суда и с ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета). После согласования опись дел по личному составу утверждается председателем суда.
Заголовки дел в сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:
приказы по личному составу;
личные карточки судей, работников судов;
личные дела;
декларации о доходах и имуществе;
лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам судов;
невостребованные трудовые книжки судей, работников судов;
протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов государственным служащим, экзаменационных комиссий о проведении квалификационных экзаменов для лиц, впервые поступающих на государственную службу, конкурсных комиссий по формированию резерва.
Личные дела, невостребованные трудовые книжки судей, работников судов выделяются в отдельный подраздел сводной описи дел по личному составу и систематизируются по алфавиту фамилий.
295. При составлении описи нарядов (дел) соблюдаются следующие требования:
заголовки нарядов (дел) вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры нарядов (дел);
каждый наряд (дело) вносится под самостоятельным порядковым номером, а если наряд (дело) состоит из нескольких томов, то каждому тому присваивается самостоятельный порядковый номер;
порядок нумерации нарядов (дел) в описи – валовый за несколько лет; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку наряда (дела);
при внесении в опись подряд нескольких нарядов (дел) с однородными заголовками заголовок первого наряда (дела) указывается полностью, а все остальные заголовки наряда (дела) обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о нарядах (делах) вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
для нарядов (дел), содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном наряде (деле), делаются ссылки на номера нарядов (дел), содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);
уголовные и гражданские дела включаются в раздел описи по году рассмотрения дела судом первой инстанции;
графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме нарядов (дел), об особенностях их физического состояния, о наличии копий и прочем.
В конце описи за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается общее количество нарядов (дел), первый и последний номера заголовков нарядов (дел), включенных в опись, отражаются особенности нумерации нарядов (дел) (литерные и пропущенные номера). Итоговая запись подписывается составителем и заведующим архивом или архивариусом (лицом, ответственным за архив) с указанием их должностей. Подписи датируются.
296. При первичном представлении описей на утверждение к ним прилагается историко-архивная справка к фонду, которая состоит из двух частей.
В первой части историко-архивной справки раскрывается история суда. В ней в хронологической последовательности указываются следующие сведения:
когда был создан суд, его организационная структура, на какую территорию распространяется действие суда, его функции согласно Кодексу Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей;
изменения наименования, структуры суда с указанием соответствующих нормативных правовых актов;
система делопроизводства суда и ее изменения;
дата и причины ликвидации или реорганизации суда с указанием соответствующего нормативного правового акта, а также наименование суда, которому переданы его функции.
Во второй части историко-архивной справки раскрывается история документального фонда и дается характеристика его состояния. В ней указываются следующие сведения:
за какие годы в архиве суда хранятся документы;
сведения о передаче нарядов (дел) из других судов в случае реорганизации суда;
проводились ли ранее научно-техническая обработка нарядов (дел) и экспертиза ценности документов;
передавались ли наряды (дела) в государственный архив и за какие годы.
Если в суде не сохранились все документы, подлежащие хранению, то указать, по какой причине, а также перечислить основные категории несохранившихся нарядов (дел).
Историко-архивная справка подписывается составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления.
297. Отбор нарядов (дел), документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению нарядов (дел), не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 65 к настоящей Инструкции производятся после составления годовых разделов описей нарядов (дел) постоянного хранения и описей дел по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК суда.
Согласованные ЭК суда акты о выделении к уничтожению нарядов (дел) утверждаются председателем суда после утверждения ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета). Только после этого можно уничтожить наряды (дела), включенные в акты о выделении к уничтожению нарядов (дел).
298. Наряды (дела), предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте. Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес бумаг. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующий наряд (дело) после внесения изменений в учетные документы.
299. Для хранения нарядов (дел), книг и журналов учета в суде должно быть достаточное количество сейфов. Хранение документов в шкафах допускается в исключительных случаях. При таком хранении должна обеспечиваться полная сохранность нарядов (дел), журналов и книг учета. Комнаты для хранения указанных документов должны быть оборудованы сигнализацией.
Учетно-статистические карточки помещаются в картотечные ящики, которые хранятся в сейфах или в шкафах.
Документы на электронных носителях хранятся на общих основаниях.
300. Оконченные производством наряды (дела) по завершении года передаются в архив суда по графику, утвержденному председателем суда.
Результаты передачи оформляются описью. В описи указываются индексы нарядов (дел), журналов, книг учета по номенклатуре нарядов (дел), номера уголовных, гражданских дел, материалов и количество листов в них, дата передачи, фамилии передающего и принимающего лиц и их подписи.
Электронные документы, в отношении которых принято решение о передаче в архив, передаются в архив до истечения срока действия сертификата открытого ключа ЭЦП.
Если по делу исполнение не окончено, оно в архив суда не сдается, а на учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого оно находится на исполнении. По окончании исполнения дело сдается в архив суда по отдельной описи.
301. Поступившие в архив суда уголовные и гражданские дела, наряды (дела) хранятся по годам в порядке номеров.
302. Из архива суда уголовное, гражданское дело может быть выдано или выслано в случае служебной необходимости для временного пользования. Разрешение на выдачу или высылку уголовного, гражданского дела дает председатель суда или его заместитель. Отметка о выдаче уголовного, гражданского дела производится в специальном журнале, где указываются номер дела, дата выдачи, кому выдано, с какой целью или основание высылки, подпись в получении дела или номер почтового отправления и дата возвращения дела.
Требование о высылке уголовного, гражданского дела и копия сопроводительного письма хранятся в контрольной папке до возвращения дела в суд.
303. Находящиеся в архиве суда наряды (дела), по которым истекли установленные перечнем Верховного Суда и перечнем типовых документов сроки хранения, отбираются к уничтожению.
304. Работу по отбору нарядов (дел) к уничтожению осуществляет ЭК.
305. Отбор нарядов (дел), документов с отметкой «ЭПК» к уничтожению оформляется актом, который также составляется по форме согласно приложению 65 к настоящей Инструкции и согласовывается ЭК суда и ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета), после чего утверждается председателем суда.
306. Отбор уголовных и гражданских дел к уничтожению первоначально производится по учетно-статистическим карточкам (в правом верхнем углу каждой карточки должен быть поставлен конечный год хранения дела), а затем подбираются дела, по которым истек срок хранения.
307. Из отобранных к уничтожению дел оставляют на постоянное хранение подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляют определения о прекращении дела. Кроме того, из гражданских дел о расторжении брака, отобранных к уничтожению, на постоянное хранение оставляют соглашения о детях, соглашения о разделе имущества, свидетельства о заключении брака на территории иностранных государств, заключения экспертов и документы к ним.
На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Приговоры и последующие определения и постановления по уголовным делам хранятся отдельно от решений и последующих определений и постановлений по гражданским делам.
По истечении срока хранения последних дел, рассмотренных в определенном году, наличие подлинников приговоров и решений сверяется с учетно-статистическими карточками. Затем приговоры и решения подшиваются в порядке номеров дел, нумеруются, помещаются в твердую обложку.
В судах в каждый том наряда (дела) следует помещать документы, изъятые не более чем по 25 уголовным или 50 гражданским делам.
На обложке каждого тома пишется заголовок: «Подлинные приговоры (решения) по уголовным (гражданским) делам, рассмотренным в… году. Том № …, дела с № … по № …».
308. При составлении акта о выделении к уничтожению уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях, не подлежащих хранению, должны соблюдаться следующие правила:
дела располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров;
в графе «Заголовки дел» указываются номер дела, фамилия и инициалы осужденного, статья Уголовного кодекса Республики Беларусь, фамилия и инициалы истца и ответчика и существо спора;
в графе «Годы дел и документов» проставляется год рассмотрения дела;
в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинные приговоры и решения с последующими определениями и постановлениями вышестоящих судов, соглашения о детях, соглашения о разделе имущества, свидетельства о заключении брака на территории иностранных государств, заключения экспертов и документы к ним.
Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, по делам об административных правонарушениях разрешается составлять с использованием группового постатейного заголовка с обязательным приложением к акту списка уничтожаемых дел.
309. В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием даты составления акта.
310. Одновременно с уголовными, гражданскими делами, и другими материалами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению отбираются наряды с управленческой документацией, а также регистрационные книги и журналы, картотеки, по которым истекли установленные сроки хранения.
Отбор к уничтожению вышеуказанных нарядов (дел) оформляется отдельным актом. Каждая группа нарядов (дел) включается в акт обобщенно под одним заголовком согласно пунктам перечня Верховного Суда и перечня типовых документов с указанием номеров (индексов) уничтожаемых нарядов (дел).
Акты о выделении к уничтожению нарядов (дел), не подлежащих хранению, подшиваются в отдельный наряд (дело) в хронологическом порядке.
В регистрационных журналах или карточках делается отметка об уничтожении судебного дела, материала с указанием даты составления акта.
311. Из уголовных и гражданских дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта о выделении к уничтожению уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 50 лет.
312. Судебные дела и другие наряды (дела), подлежащие уничтожению, сдаются на переработку.
Перед сдачей они должны быть упакованы, а в необходимых случаях опечатаны.
Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указываются количество включенных в акт нарядов (дел) и вес принятой партии документов.
Использование отобранных к уничтожению нарядов (дел) для хозяйственных нужд, а равно для сдачи в макулатуру запрещается.
ГЛАВА 22
ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СУДЕБНЫХ ДЕЛ. КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ УЧЕТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В СУДЕ
313. Прием и передача судебных дел, нарядов (дел) и других документов при смене председателя суда производятся с участием лица, ранее исполнявшего обязанности председателя суда, уполномоченного работника отдела (сектора), канцелярии, главного бухгалтера, заведующего архивом или архивариуса (лица, ответственного за архив).
Прием и передача судебных дел, нарядов (дел) и других документов при смене уполномоченного работника отдела (сектора), канцелярии производятся в присутствии председателя данного суда.
314. Прием и передача судебных дел, нарядов (дел) и других документов оформляются актом приема-передачи, в котором должны быть отражены:
общая характеристика делопроизводства, состояние учета, отчетности и архива данного суда;
наименование карточек, журналов, книг, нарядов (дел), которые ведутся в суде;
количество пронумерованных листов в каждой картотеке, журнале, книге, наряде (деле);
неисполненные документы и нерассмотренные судебные дела;
все документы архива суда, количество уголовных и гражданских дел, находящихся в архиве;
соответствие записей в журнале учета вещественных доказательств их фактическому наличию.
Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, подписывается лицами, участвующими в передаче.
Один экземпляр акта остается в суде, второй направляется в Верховный Суд Республики Беларусь.
При освобождении от занимаемой должности или переводе на другую работу заместителей председателя суда, судей, помощника председателя, начальников отделов, заведующих секторов, заведующего канцелярией они обязаны в присутствии председателя суда, заведующего канцелярией с участием материально ответственного лица передать все имеющиеся у них судебные дела и неисполненные документы, а также справочные материалы и материальные ценности другому работнику, на которого возложено исполнение обязанностей переводимого (освобождаемого) работника, либо материально ответственному лицу. При обнаружении недостачи имущества, утраты судебных дел, служебных изданий или документов председатель суда назначает служебное расследование.
По окончании передачи дел (документов) составляется акт.
315. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные в суде документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа).
316. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – со дня, следующего за днем регистрации документа в суде, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.
Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции председателя (заместителя председателя) суда.
Изменение срока исполнения производится только по указанию председателя (заместителя председателя) суда, установившего срок исполнения.
Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнении в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.
Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее первого следующего за ним рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа.
317. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и гражданам.
На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в наряд (дело).
318. Учет контролируемых документов строится на базе регистрационных карточек.
На контролируемых документах в обязательном порядке должна проставляться отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту).
319. Информация о результатах исполнения документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения председателя суда и его заместителей.
320. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения дел в суде осуществляет председатель суда или лицо, им уполномоченное.
ГЛАВА 23
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
321. Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются судом, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь.
Используемые в суде форматы документов в электронном виде согласовываются с уполномоченным государственным архивным учреждением.
Используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.
Допустимыми форматами документов в электронном виде являются:
Portable Document Format / A (PDF/A);
Office Open XML (DOCX);
OpenDocument Format (ODT).
Допустимыми форматами графических образов документов на бумажных носителях (сканов) являются:
Portable Network Graphics (PNG);
Tagged Image File Format (TIFF);
Joint Photograph Experts Group (JPEG);
Portable Document Format / A (PDF/A).
322. Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным настоящей Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
323. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении* должно соответствовать требованиям, установленным пунктом 11 настоящей Инструкции.
______________________________
* Внешнее представление документа в электронном виде – его воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия человеком.
324. В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП, за исключением случаев, указанных в пункте 325 настоящей Инструкции.
Использование ЭЦП осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь, в том числе предъявляемым к средствам выработки и проверки ЭЦП.
325. Отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в суде, позволяют однозначно идентифицировать суд – автора документа, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.
При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в суде, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.
Отсутствие ЭЦП допустимо для документов (за исключением электронных документов) информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для графических образов документов на бумажном носителе.
326. При подготовке документов в электронном виде могут использоваться шаблоны. Шаблоны разрабатываются на основе унифицированных форм документов.
327. Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется уполномоченным работником суда.
После отправки документа в электронном виде, удостоверенного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, досылка его экземпляра на бумажном носителе не требуется, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.
328. При получении документов, подписанных ЭЦП, осуществляется проверка:
подлинности ЭЦП;
соответствия способа использования ЭЦП сведениям, указанным в сертификате ключа подписи;
действительности сертификата ключа подписи.
329. Проверка действительности сертификата ключа подписи включает в себя проверку срока действия сертификата ключа подписи (срок действия сертификата ключа подписи не должен истечь на момент подписания документа), а также получение из удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи, сведений о действии сертификата ключа подписи (действует, действие приостановлено, сроки приостановления его действия, аннулирован).
330. Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями пункта 71 настоящей Инструкции.
Дополнительно при регистрации документов в электронном виде могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др.
331. Во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», отметке об ознакомлении с документом, иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде не вносится в их формуляр, а при работе с электронными документами – в их общую часть.
Данная информация отражается в регистрационных формах (РКК или журнале) на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы, и при необходимости прикрепляется в виде самостоятельных документов в электронном виде (файлов) к регистрируемому (учитываемому) документу в электронном виде. Для электронных документов информация реквизитов «Резолюция» и «Отметка о поступлении», а в необходимых случаях и других реквизитов включается в его особенную часть.
332. Регистрационно-учетные данные о документах в электронном виде и связи между ними и самими документами сохраняются в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов. При передаче документов в электронном виде внутри суда или при отправке за пределы суда вместе с ними передаются их регистрационно-учетные данные.
333. При пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией, и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму.
334. Документы в электронном виде, в том числе отправляемые (получаемые) по каналам электронной почты, допускается:
экспортировать во внешние по отношению к почтовой системе электронные файлы;
экспортировать в АИС СОЮ;
распечатывать на бумажном носителе.
335. При экспорте документа в электронном виде, отправленного (полученного) по каналам электронной почты, во внешний по отношению к почтовой системе файл или АИС СОЮ с документом экспортируется (распечатывается) сопроводительное электронное письмо, включая информацию, содержащуюся в заголовочной части электронного письма (сведения об электронном адресе отправителя (получателя), дате отправки, дате получения, теме письма, о путях прохождения электронного письма по информационно-коммуникационным каналам связи, идентификаторе письма в информационной системе и др.), если документ не содержит реквизит «Дата», в иных случаях, когда указанная информация необходима для подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и (или) может быть использована в справочных и доказательных целях.
336. При хранении и использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников суда в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа.
337. Контроль исполнения документов в электронном виде осуществляется с учетом требований главы 21 настоящей Инструкции.
Контроль исполнения документов в электронном виде обеспечивается тем же уполномоченным работником суда (должностным лицом), которое в соответствии с локальными нормативными правовыми актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях.
338. Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.
При отсутствии в архиве суда условий для хранения документов в электронном виде, определенных нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства, их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (в том числе отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены новыми), указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.
Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные наряды (дела) (папки, директории на жестком диске специально выделенного компьютера) в соответствии с номенклатурой нарядов (дел) суда, составляемой в соответствии с требованиями главы 20 настоящей Инструкции.
339. Формирование и оформление электронных нарядов (дел) осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления нарядов (дел) с документами на бумажных носителях, указанных в главе 20 настоящей Инструкции.
Допускается формирование гибридных нарядов (дел) в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в суд по каналам электросвязи или была создана в суде в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в суд или была создана в суде на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел (нарядов) делается отметка в соответствии с частью восьмой пункта 266 настоящей Инструкции.
Гибридный наряд (дело) существует только на стадии оперативного хранения документов. После исполнения всех документов и завершения делопроизводственного года из гибридного наряда (дела), подлежащего архивному хранению, формируется либо наряд (дело) с документами на бумажном носителе, либо электронный наряд (дело). При формировании наряда (дела) документами на бумажном носителе документы в электронном виде распечатываются и заверяются в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. При формировании электронного наряда (дела) документы на бумажном носителе переводятся в электронный вид (сканируются).
Недопустимо формировать гибридные наряды (дела) документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
340. Местом хранения электронных нарядов (дел) и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению являются структурные подразделения суда.
341. Экспертиза ценности документов в электронном виде осуществляется в порядке, установленном главой 21 настоящей Инструкции и соответствующими актами законодательства Республики Беларусь.
342. Передача в архив и выделение к уничтожению электронных дел (нарядов) и документов в электронном виде осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иных актов законодательства Республики Беларусь.
|
Приложение 1 к Инструкции по делопроизводству |
Бланки организационно-распорядительных документов на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов
Общий бланк
|
Государственный герб |
|
|
МІНСКІ АБЛАСНЫ СУД |
МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ СУД |
Бланк для письма
|
Государственный герб |
|
|
МІНСКІ АБЛАСНЫ СУД ___________ № ________ |
МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ СУД |
|
Приложение 2 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат A4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
учета и регистрации бланков документов с изображением
Государственного герба Республики Беларусь
|
№ |
Дата поступления |
Номер сопроводи- |
Организация – поставщик бланков |
Количество экземпляров |
Серия и номер бланков |
Наименование подразделения, фамилия, инициалы должностного лица – получателя бланков |
Расписка в получении |
Приме- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
Приложение 3 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат A4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
|
Дата поступления и индекс документа |
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа |
Краткое содержание документа |
Резолюция или кому направлен документ |
Отметка об исполнении |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Приложение 4 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат A4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации исходящих документов
|
№ |
Индекс и дата документа |
Корреспондент |
Способ доставки |
Краткое содержание документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Приложение 5 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат A4 (210 x 297 мм)
|
СПИСОК № 1 |
||
|
Дата |
|
№ |
Кому |
Куда |
Особые отметки |
Вес |
Плата за пересылку |
Номер отправлений по ф. 3 |
|
|
Приложение 6 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат A4 (210 x 297 мм)
Разносная книга
|
№ |
Наименование документа |
Кому адресован документ |
Исходящий номер и дата |
Дата получения |
Инициалы, фамилия получившего документ |
Расписка в получении |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Приложение 7 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Учетно-статистическая карточка на уголовное дело
Поступило __ ________ 20__ г. от (из) __________ Кол-во томов _______ Дело № _____
Число привлеченных _________________________________________________________
|
В каком порядке поступило дело (подчеркнуть): |
Где совершено преступление |
Дело |
Дата |
|
приостановлено в связи с розыском обвиняемого |
|||
|
в связи с психическим или другим заболеванием |
|||
|
возобновлено |
|||
|
Сущность преступления: |
Преступление совершено в отношении члена семьи, близкого родственника: |
||
|
Сумма, внесенная до приговора |
Сумма имущественного ущерба, определенная судом |
||
|
Фамилия, собственное имя, отчество обвиняемого |
|||
|
Был ли предъявлен иск: |
Фамилия, инициалы представителя гражданского истца |
||
|
Фамилия, инициалы председательствующего |
Фамилия, инициалы секретаря судебного заседания – помощника судьи |
Оборотная сторона
|
Дата вынесения постановления о назначении судебного разбирательства |
|
|
Дата, на которую назначено предварительное судебное заседание: |
Результат проведения: |
|
Дата, на которую назначено рассмотрение дела |
Результат проведения: |
|
Дата рассмотрения дела Находилось в производстве ____ дней |
Дело рассмотрено в выездном судебном заседании _______ |
|
По какой статье Уголовного кодекса Республики Беларусь: |
|
|
Результаты рассмотрения (подчеркнуть) |
Сущность приговора (определения) |
|
Дело назначено к рассмотрению в вышестоящем суде (подчеркнуть): |
Дата и сущность апелляционного определения |
|
Приговор вступил в законную силу __ ____________ 20__ г. |
|
|
Вынесено частное определение (постановление) (подчеркнуть): |
Когда, куда направлено частное определение (постановление) |
|
Дело сдано в архив |
Другие отметки |
|
Приложение 8 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Учетно-статистическая карточка на гражданское дело
Дело (заявление) поступило __ ___________ 20__ г. Дело № _____ 20__ г.
Возбуждено производство по делу __ ___________ 20__ г.
|
В каком порядке поступило (подчеркнуть): |
||
|
ИСТЕЦ Проживают в одной местности или иногородние (подчеркнуть) Фамилия, инициалы представителя |
ОТВЕТЧИК Фамилия, инициалы представителя |
|
|
Сущность и сумма иска Оплачена госпошлина _________________ руб. |
№ строки |
|
|
Дело приостановлено на основании статьи ______ |
Дело рассмотрено данным судом |
Результаты рассмотрения дела данным судом (подчеркнуть): |
|
Сущность решения (определения) суда |
Дата и сущность апелляционного определения |
Решение вступило в законную силу ___ __________ 20__ г.
Оборотная сторона
|
Дело назначено к слушанию в данном суде |
Отметка об обращении решения (определения) к исполнению |
|
Дело рассмотрено с вынесением заочного решения (подчеркнуть): |
Дата отмены: |
|
Дело рассмотрено в выездном судебном заседании |
|
|
Вынесено частное определение (подчеркнуть): |
Другие отметки |
|
Дело назначено к слушанию в вышестоящем суде |
|
|
Дело сдано в архив |
|
Приложение 9 к Инструкции по делопроизводству |
Учетно-статистическая карточка на уголовное апелляционное дело
|
Дело поступило __ _____________ 20__ г. |
Фамилия судьи _______________________ |
|
В каком порядке поступило: (иного лица) по апелляционному протесту |
Дело возвращено (направлено) Нарушения устранены |
Председательствующий в судебной коллегии |
|
Фамилия, собственное имя, отчество привлеченного лица, дата рождения, идентификационный номер |
Мера пресечения |
Статья Уголовного кодекса Республики Беларусь |
Сущность приговора |
№ строки статистического отчета по форме 6 |
Рассмотрение дела в апелляционной инстанции
|
Дело назначено к рассмотрению |
□ с использованием аудио- или видеозаписи |
|
Причина отложения/приостановления (указать): |
Вынесено частное определение (да, нет):
1. Об устранении условий, способствующих совершению преступлений.
2. О нарушениях, допущенных при производстве дознания, предварительного следствия; при рассмотрении дела судом.
3. Иное.
Оборотная сторона
Результат рассмотрения дела в апелляционной инстанции (нужное подчеркнуть)
|
1. Приговор (определение) оставлен без изменения. |
4. Приговор изменен: |
|
5. Вынесены другие определения |
6. Апелляционное производство прекращено: |
|
Копия определения направлена: |
Количество листов в деле ___________
Карточка заполняется на одно лицо.
|
Приложение 10 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Учетно-статистическая карточка
на дело об административном правонарушении,
поступившее с жалобой (протестом)
|
Дело поступило __ ___________ 20__ г. |
Дело № ______________ 20__ г. |
|
___________________________________ |
_____________________________________ |
|
|
(наименование суда, органа, |
(фамилия, инициалы судьи, должностного лица, |
Постановление: вступило в законную силу, не вступило в законную силу
(нужное подчеркнуть)
|
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) лица, в отношении которого вынесено постановление, идентификационный номер, наименование юридического лица, индивидуального предпринимателя |
Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (статья, часть), вид нормативного правового акта |
Сущность постановления |
Примечание |
|
В каком порядке поступило (нужное подчеркнуть): |
Дело назначено к слушанию на: |
Рассмотрено |
|
Результат рассмотрения жалобы (протеста) на постановление |
|
|
не вступившее в законную силу: |
вступившее в законную силу: |
Оборотная сторона
Другие отметки*: ____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
______________________________
* Подробный результат рассмотрения дела и другое.
|
Приложение 11 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Учетно-статистическая карточка на гражданское апелляционное дело
|
Дело поступило ___ _________ 20__ г. |
Фамилия судьи ___________________________ |
|
В каком порядке поступило |
Дело назначено к слушанию |
Председательствующий |
|
Истец |
Ответчик |
|
|
Сущность и сумма иска Оплачена госпошлина _____________________ руб. |
№ строки статистического отчета по форме 7 |
|
|
Решение (определение) суда (нужное подчеркнуть) |
Результат рассмотрения дела в апелляционной инстанции (нужное подчеркнуть) |
|
|
Иск удовлетворен полностью |
Решение: |
Определение суда: |
|
Вынесено частное определение: |
|
Приложение 12 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации заявлений о возмещении физического, имущественного и морального вреда, причиненного незаконными действиями органа, ведущего уголовный процесс
|
№ |
Дата поступления заявления |
Заявитель (фамилия, инициалы) |
№ уголовного дела |
Результат рассмотрения заявления |
Дата направления определения (ответа) заявителю |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Приложение 13 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Алфавитная карточка по уголовному делу
______________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы обвиняемого, осужденного, оправданного)
______________________________________________________________________________
Статья Уголовного кодекса Республики Беларусь ___________________________________
По жалобе (протесту) на приговор суда ___________________________________________
_______________________________________________________ от __ ___________ 20__ г.
№ дела ____________ 20__ г. Дата назначения дела к слушанию ______________________
|
Приложение 14 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Алфавитная карточка по гражданскому делу
|
Фамилия, инициалы |
Истец или ответчик |
|
1 |
2 |
Сущность иска _______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
По жалобе (протесту) на решение суда ___________________________________________
_____________________________________________________________________________
№ дела ________________ 20__ г. Дата назначения дела к слушанию _________________
|
Приложение 15 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Обложка дела
РЕСПУБЛИКА БЕЛАРУСЬ
______________________________________________________________________________
(наименование суда)
|
Дело № ________ |
Том № ____________ |
|
По |
обвинению |
||
|
иску, заявлению |
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
|
1-я инстанция |
2-я инстанция |
|
Поступило ________________________ |
Поступило ________________________ |
|
Фонд № ______________ |
На ___________ листах |
|
Приложение 16 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Справочный лист
|
По |
уголовному |
делу № _____________ 20__ года |
|
гражданскому |
|
Дата |
Какие действия произведены |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
|
Приложение 17 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании
|
№ |
Дата |
Наименование и номер дела |
Кому передано |
Расписка в получении дела |
Результат рассмотрения (по отложенным делам – причина отложения) |
Число свидетелей, вызванных и явившихся в судебное заседание (через дробь) |
Дата сдачи дела в сектор |
Расписка работника сектора в получении дела |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
Приложение 18 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
КНИГА
учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей,
их представителей, представителей юридических лиц
|
Порядковый номер личного приема/ |
Дата проведения личного приема |
Фамилия, инициалы заявителя |
Адрес места жительства (места пребывания) заявителя, места нахождения юридического лица |
Краткое содержание устного обращения |
Результаты рассмотрения устного обращения* |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
______________________________
* Вносится одна из следующих записей:
«Рассмотрено по существу, объявлен ответ заявителю»;
«Дано разъяснение, в какую организацию следует обратиться для решения вопросов, изложенных в обращении»;
«Оставлено без рассмотрения по существу на основании пункта 2 статьи 15 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц»;
«Для решения вопроса, изложенного в устном обращении, требуется дополнительное изучение и проверка. Принято письменное обращение (указать регистрационный номер письменного обращения)».
|
Приложение 19 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Регистрационно-контрольная карточка
обращений граждан и юридических лиц
Регистрационный индекс № ____
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Адрес места жительства (места пребывания) гражданина, адрес электронной почты, контактный телефон ___________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Наименование и место нахождения юридического лица, адрес электронной почты, контактный телефон ___________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Форма подачи обращения _______________________________________________________
Дата поступления обращения ____________________________________________________
Количество листов обращения ___________________________________________________
Количество листов приложений _________________________________________________
Даты идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, поданных заявителем до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение ______________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Даты, индексы* повторных обращений ___________________________________________
______________________________________________________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ___________________________
______________________________________________________________________________
Тематика _____________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Содержание __________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Содержание идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, поданных заявителем до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение ________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Резолюция ___________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Исполнитель _________________________ Срок исполнения _________________________
Документ направлен на исполнение ______________________________________________
_____________________________________________________________________________
Дата направления ___________ Срок исполнения __________ Дата исполнения _________
Ход рассмотрения _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении __________________________________
______________________________________________________________________________
Результат рассмотрения обращения ______________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Дата ответа (уведомления) заявителю ________________________ № __________________
Отметка об объявлении ответа заявителю в ходе личного приема _____________________
______________________________________________________________________________
Отметка о снятии с контроля ____________________________________________________
______________________________________________________________________________
Документ подшит в наряд (дело) № ______________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________
* Проставляются при присвоении повторному обращению очередного регистрационного индекса.
|
Приложение 20 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Дело № _________________
СПРАВКА
____________________________________________________ извещен(а) о необходимости
(фамилия, инициалы)
явки в судебное заседание, назначенное на __ ____________ 20__ г. в ____ ч ____ мин, посредством __________________________________________________________________
(способ извещения)
______________________________________________________________________________
(текст извещения)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
|
Дата |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 21 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Первая страница
Судебная повестка
о вызове в суд обвиняемого по уголовному делу № ________
Кому ________________________________________________________________________
Суд __________________________________________________________________________
вызывает Вас в качестве обвиняемого к _________ часам ___ __________________ 20__ г.
по делу ______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
по адресу: ____________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
При себе иметь документ, удостоверяющий личность.
Секретарь суда _____________________________ Телефон _______________________
(инициалы, фамилия)
Вторая страница
Последствия неявки по вызову
В случае неявки обвиняемого без уважительных причин суд на основании статьи 294 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь вправе подвергнуть неявившегося приводу, а равно избрать или изменить в отношении его меру пресечения.
|
Приложение 22 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Подлежит возврату в суд
Уголовное дело № __________
РАСПИСКА
Судебную повестку на имя _____________________________________________________
о явке в суд __________________________________________________________________
___________________________________________________ на _____________________ г.
в качестве _________________________________________ получил ________________ г.
1. Лично _____________________________________________________________________
(подпись адресата)
2. Для передачи _______________________________________________________________
(подпись получателя с указанием отношения к адресату)
3. Судебная повестка не вручена вследствие _______________________________________
|
Приложение 23 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Уведомление о вручении судебной повестки
(простое)
Куда ________________________________________________________________________
(адрес суда)
Кому ________________________________________________________________________
(наименование суда)
Правила вручения
1. Судебная повестка вручается адресату лично под расписку на второй половине судебной повестки, подлежащей возврату в суд. Судебная повестка, адресованная юридическому лицу, вручается его работникам, в служебные обязанности которых входит получение почтовых отправлений.
2. Если лицо, доставляющее судебную повестку, не застанет адресата по месту его жительства или работы, то судебная повестка вручается под расписку кому-либо из проживающих совместно с ним совершеннолетних членов его семьи либо администрации по месту его работы для передачи адресату.
3. При временном выбытии гражданина лицо, доставляющее судебную повестку, отмечает на подлежащем возврату в суд уведомлении о вручении, куда выбыл адресат и когда ожидается его возвращение.
4. При отказе адресата принять судебную повестку доставляющее ее лицо делает соответствующую отметку на судебной повестке или конверте и возвращает их в суд с соответствующей пометкой.
|
Приложение 24 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Первая страница
Вручается адресату
Судебная повестка
по уголовному делу № ____________
Кому ________________________________________________________________________
Суд _________________________________________________________________________
вызывает Вас в качестве ______________________ к ____ часам ___ ____________ 20__ г.
по делу ______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
по адресу: ____________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
При себе иметь документ, удостоверяющий личность.
Секретарь суда ___________________________ Телефон ________________________
(инициалы, фамилия)
Вторая страница
Последствия неявки по вызову
В случае неявки свидетеля без уважительных причин суд на основании статьи 130 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь вправе подвергнуть неявившегося приводу.
Эксперт согласно статье 61 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь за уклонение без уважительных причин от исполнения возложенных на него обязанностей несет ответственность в соответствии со статьями 401 и 402 Уголовного кодекса Республики Беларусь.
В соответствии со статьей 24.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях неуважение к суду, выразившееся в уклонении от явки в суд, то есть неявка по вызову без уважительной причины, влечет предупреждение, или наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин, или административный арест.
|
Приложение 25 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ИЗВЕЩЕНИЕ
Штамп суда
В соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Республики Беларусь народный заседатель _______________________________________________ вызывается в
(фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется))
______________________________________________________________________________
(наименование суда)
______________________________________________________________________________
(адрес суда, номер кабинета, телефон, дата, время)
для исполнения обязанностей народного заседателя в судебном заседании по делу ______________________________________________________________________________
Лица, отобранные судом для участия в рассмотрении дела в качестве народных заседателей, обязаны явиться в указанный суд в назначенное время и исполнить возложенные на них обязанности.
Если у народного заседателя имеются уважительные причины для неявки, просим незамедлительно сообщить об этом в суд по указанному в извещении телефону или указать причину в данном извещении, отправив его в суд по указанному в нем адресу _____________________________________________________________________________
(причина неявки в суд)
О вызове в суд народный заседатель должен сообщить администрации по месту работы.
На время исполнения обязанностей народных заседателей в рабочее время работникам гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка.
Неработающим народным заседателям, в том числе пенсионерам, за исполнение обязанностей в суде производятся выплаты в размере среднего заработка для местности (района, города) по месту нахождения суда.
В случае выезда народных заседателей для исполнения обязанностей в суде в другой местности вне постоянного места жительства им также предоставляются гарантии и компенсации, предусмотренные законодательством при служебных командировках.
Увольнение народных заседателей с основной работы по инициативе нанимателя, за исключением случаев совершения народным заседателем виновных действий (бездействия), допускается при соблюдении общего порядка, предусмотренного законодательством о труде, и только с согласия органа (должностного лица), утвердившего списки народных заседателей.
|
Секретарь судебного заседания – |
|
|
помощник судьи |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 26 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета дел, рассмотренных с участием народных заседателей
|
№ |
Дата |
Наименование и номер дела |
Фамилия, инициалы судьи |
Фамилия, инициалы секретаря судебного заседания |
Фамилия, инициалы народных заседателей |
Судебное заседание |
|
|
начато |
окончено |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Приложение 27 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Первая страница
Вручается адресату
Судебная повестка
по гражданскому делу № 2-_________
Кому ________________________________________________________________________
Суд __________________________________________________________________________
вызывает Вас в качестве _____________________ к ____ часам ___ _____________ 20__ г.
по делу ______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
по адресу: ____________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Суд предлагает сторонам представить все необходимые доказательства по делу.
При себе иметь документ, удостоверяющий личность.
Секретарь суда _______________________________ Телефон ____________________
(инициалы, фамилия)
Вторая страница
Последствия неявки по вызову
В случае неявки в судебное заседание кого-либо из юридически заинтересованных в исходе дела лиц, в отношении которых отсутствуют сведения об их извещении, разбирательство дела откладывается.
Суд вправе рассмотреть дело в отсутствие ответчика (ответчиков) в порядке заочного производства по правилам, установленным главой 281 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь.
Если истец, надлежащим образом извещенный о времени и месте судебного заседания, не явился без уважительных причин по вызову суда либо не уведомил суд о наличии уважительных причин неявки и нет его письменного заявления о разбирательстве дела в его отсутствие, а ответчик не требует разбирательства дела по существу, суд оставляет заявление без рассмотрения согласно статье 282 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь.
В случае неявки в судебное заседание свидетелей и иных участников гражданского судопроизводства без уважительных причин, а также ответчиков, если явка их признана судом обязательной, они могут быть подвергнуты приводу согласно статье 169 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь.
В соответствии со статьей 24.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях неуважение к суду, выразившееся в уклонении от явки в суд, то есть неявка по вызову без уважительной причины, влечет предупреждение, или наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин, или административный арест.
|
Приложение 28 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Подлежит возврату в суд
Гражданское дело № 2-___________
Расписка
Судебную повестку на имя ______________________________________________________
о явке в суд ___________________________________________________________________
_________________________________________________ на ________________________ г.
в качестве ________________________________________ получил __________________ г.
1. Лично _____________________________________________________________________
(подпись адресата)
2. Для передачи _______________________________________________________________
(подпись получателя с указанием отношения к адресату)
3. Судебная повестка не вручена вследствие _______________________________________
______________________________________________________________________________
|
Приложение 29 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Уведомление о вручении судебной повестки
(простое)
Куда ________________________________________________________________________
(адрес суда)
Кому ________________________________________________________________________
(наименование суда)
Правила вручения
1. Судебная повестка вручается адресату лично под расписку на второй половине судебной повестки, подлежащей возврату в суд. Судебная повестка, адресованная юридическому лицу, вручается его работникам, в служебные обязанности которых входит получение почтовых отправлений.
2. Если лицо, доставляющее судебную повестку, не застанет адресата по месту его жительства или работы, то судебная повестка вручается под расписку кому-либо из проживающих совместно с ним совершеннолетних членов его семьи либо администрации по месту его работы для передачи адресату.
3. При временном выбытии гражданина лицо, доставляющее судебную повестку, отмечает на подлежащем возврату в суд уведомлении о вручении, куда выбыл адресат и когда ожидается его возвращение.
4. При отказе адресата принять судебную повестку доставляющее ее лицо делает соответствующую отметку на судебной повестке или конверте и возвращает их в суд с соответствующей пометкой.
|
Приложение 30 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Штамп суда
Извещение
о дне судебного разбирательства
______________________________________________________________________________
(наименование суда)
извещает гражданина __________________________________________________________
(фамилия, инициалы)
проживающего по адресу: ______________________________________________________
о том, что ____________________________________________________________________
(указывается день и время судебного заседания)
в помещении суда по адресу: ____________________________________________________
(указывается адрес суда и № зала судебного заседания)
______________________________________________________________________________
состоится рассмотрение дела ____________________________________________________
(указываются стороны, содержание иска, заявления, жалобы)
______________________________________________________________________________
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
М.П. |
|
Приложение 31 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Компетентному суду
______________________________________________________________________________
(название запрашиваемого государства)
Поручение о вручении документов
В соответствии с __________________________________________________________
(название международного договора)
______________________________________________________________________________
(наименование суда, от которого исходит поручение)
______________________________________________________________________________
просит компетентный суд _______________________________________________________
(название запрашиваемого государства)
вручить ______________________________________________________________________
(точное название документов, подлежащих вручению)
______________________________________________________________________________
гражданину ___________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, точный адрес)
______________________________________________________________________________
(представителю юридического лица) _____________________________________________
(точное название, адрес)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
и возвратить подтверждение о вручении документов.
Вручение данных документов необходимо произвести в связи с рассмотрением ______________________________________________________________________________
(название дела с указанием истца и ответчика)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Вручение документов просим произвести в порядке, предусмотренном законодательством Вашего государства, либо путем простой передачи получателю, если он согласен добровольно их принять.
Заверенный перевод документов, подлежащих вручению, прилагается (не прилагается).
В случае невозможности исполнения данного поручения просьба сообщить об обстоятельствах, препятствующих его исполнению, и возвратить подлежащие вручению документы.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
М.П. |
|
Приложение 32 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Список
|
уголовных |
дел, назначенных к слушанию в суде ___________________ |
|
|
гражданских |
на ___ ___________ 20__ г.
Фамилия, инициалы судьи _____________________________________________________
№ зала судебного заседания или кабинета ________________________________________
|
№ |
Время начала слушания |
Фамилия, инициалы обвиняемых. |
Статьи Уголовного кодекса Республики Беларусь. Содержание иска |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Приложение 33 к Инструкции по делопроизводству |
Форма 1
Список
гражданских дел апелляционной инстанции, назначенных к слушанию
в судебной коллегии ________________________________________ суда
на __ ___________ 20__ г.
Номер зала судебного заседания _________________________________________________
Номер судебного состава _______________________________________________________
Фамилия, инициалы председательствующего ______________________________________
|
№ |
Время начала слушания |
Наименование районного (городского) суда, вынесшего решение |
Фамилия, инициалы (наименование) истца и ответчика |
Сущность иска |
Фамилия, инициалы докладчика по делу |
Отметка о результатах рассмотрения дела |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Работник сектора |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Форма 2
Список
уголовных дел апелляционной инстанции, назначенных к слушанию
в судебной коллегии ___________________________________ суда
на __ ___________ 20__ г.
Номер зала судебного заседания _________________________________________________
Номер судебного состава _______________________________________________________
Фамилия, инициалы председательствующего ______________________________________
|
№ |
Время начала слушания |
Наименование районного (городского) суда, вынесшего приговор |
Фамилия, инициалы обвиняемых |
Статьи Уголовного кодекса Республики Беларусь |
Фамилия, инициалы докладчика по делу |
Отметка о результатах рассмотрения дела |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Работник сектора |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 34 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Список
дел об административных правонарушениях, поступивших с жалобами
(протестами) на постановления, назначенных к слушанию
в __________________________________________________ суде
на __ ___________ 20__ г.
№ зала __________________________
|
№ |
Время начала слушания |
Наименование районного (городского) суда, вынесшего постановление |
Фамилия, инициалы лица, привлеченного к административной ответственности |
Статьи Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях |
Судья |
Отметка о результатах рассмотрения дела |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Работник сектора |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 35 к Инструкции по делопроизводству |
Форма 1
Извещение
(о принесении протеста, подаче жалобы)
|
Сообщаем, что __ ___________________ 20__ г. |
принесен протест |
|
подана жалоба |
______________________________________________________________________________
на решение _______________________________________________________________ суда
от __ ________________ 20__ г. по гражданскому делу ______________________________
______________________________________________________________________________
Одновременно в адрес __________________________________________________________
(фамилия, инициалы,
______________________________________________________________________________
наименование юридически заинтересованных в исходе дела лиц)
направляется (нужное подчеркнуть): копия апелляционной жалобы и (или) протеста, копии приложенных письменных материалов
В силу статьи 411 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь возражения юридически заинтересованных в исходе дела лиц на апелляционную жалобу и (или) апелляционный протест с приложением к ним письменных материалов могут быть поданы в суд первой инстанции, вынесший решение, а также непосредственно в суд апелляционной инстанции, но не позднее чем за пять дней до начала рассмотрения гражданского дела. Возражения и прилагаемые к ним письменные материалы должны быть поданы с копиями по числу юридически заинтересованных в исходе дела лиц.
О времени и месте судебного заседания лица, участвующие в деле, будут извещены судом апелляционной инстанции.
Приложение: на ____ листах.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Форма 2
Извещение
(о принесении протеста, подаче жалобы)
|
Сообщаем, что __ ___________________ 20__ г. |
принесен протест |
|
подана жалоба |
_____________________________________________________________________________
на приговор ______________________________________________________________ суда
от __ ________________ 20__ г. по уголовному делу ________________________________
______________________________________________________________________________
Одновременно в адрес __________________________________________________________
(фамилия, инициалы,
______________________________________________________________________________
участников уголовного процесса)
направляется (нужное подчеркнуть): копия апелляционной жалобы и (или) протеста по уголовному делу, копии приложенных письменных материалов.
Приложение: на ____ листах.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 36 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
|
_____________________________ |
|
|
_____________________________ |
Направляется уголовное дело по обвинению __________________________________
(фамилия, инициалы обвиняемого,
______________________________________________________________________________
статья Уголовного кодекса Республики Беларусь)
с апелляционной жалобой _______________________________________________________
(фамилия, инициалы лица, подавшего жалобу)
с апелляционным протестом прокурора ___________________________________________
Дело назначено к слушанию в апелляционной инстанции на _____ часов ____ минут __ _____________ 20__ г. в помещении ___________________________________________
(наименование суда апелляционной инстанции)
по адресу: ____________________________________________________________________
Явка в заседание суда апелляционной инстанции не является обязательной.
Начальнику ______________________________________________________________
(наименование места содержания под стражей)
необходимо объявить обвиняемому ______________________________________________
(фамилия, инициалы обвиняемого)
о времени и месте апелляционного рассмотрения дела и перечислить его дальнейшим содержанием под стражей за ____________________________________________________
(наименование суда апелляционной инстанции)
______________________________________________________________________________
В соответствии с ч. 4 ст. 374 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь дополнительные жалобы, протесты и письменные возражения на них могут быть представлены в апелляционную инстанцию не позднее чем за трое суток до начала рассмотрения уголовного дела.
Приложение: уголовное дело № _______ на ____ листах.
|
Председатель суда |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 37 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Извещение
(о принесении протеста, подаче жалобы)
|
Сообщаем, что __ _________________ 20__ г. |
принесен протест |
|
подана жалоба |
на постановление по делу об административном правонарушении ____________________
_____________________________________________________________________________
районного (городского) суда от __ ___________ 20__ г. _____________________________
______________________________________________________________________________
Одновременно извещаем, что дело будет рассматриваться в __________________________
(наименование вышестоящего суда)
__ __________ 20__ г. по адресу: ________________________________________________
______________________________________________________________________________
Неявка надлежаще извещенных о дате, времени и месте рассмотрения жалобы (протеста) лиц в суд не является препятствием для рассмотрения жалобы (протеста).
Приложение: на ____ листах.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 38 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Штамп суда
Начальнику ОВД (УВД)
_________________ района
_________________ области
(г. Минска)
Распоряжение
об исполнении вступившего в законную силу приговора
_________________________________________________________________________
суд направляет 2 копии приговора на осужденного _________________________________
______________________________________________________________________________
по статье ________ Уголовного кодекса Республики Беларусь к годам лишения свободы с отбыванием наказания в _______________________________________________________
(вид исправительной колонии)
Приговор ___ _________ 20__ г. вступил в законную силу и подлежит исполнению.
Об исполнении приговора просим в десятидневный срок известить суд.
Приложение: на _____ листах.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Секретарь суда |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 39 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Штамп суда
Начальнику следственного
изолятора № ____________
Распоряжение
об исполнении вступившего в законную силу приговора
Приговор ___________________________________________________________ суда от __ ______________ 20__ г. в отношении осужденного _____________________________
______________________________________________________________________________
по статье ________ Уголовного кодекса Республики Беларусь к ____________ не обжалован и ___ ____________ 20__ г. вступил в законную силу.
Об исполнении приговора просим в десятидневный срок известить суд.
Приложение: на _____ листах.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Секретарь суда |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 40 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Подписка
___ ____________ 20__ г.
Я, _____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, год рождения)
работающий _________________________________________________________________
(наименование и адрес организации)
проживающий _______________________________________________________________
осужденный ___ __________ 20__ г. по статье ______ Уголовного кодекса Республики Беларусь к уплате штрафа в сумме ___________________________________________ руб.
даю настоящую подписку ______________________________________________________
(наименование суда)
суду в том, что в соответствии со статьей 29 Уголовно-исполнительного кодекса Республики Беларусь я обязан в течение 30 дней со дня вступления приговора в законную силу уплатить штраф, квитанцию об уплате представить в суд.
Мне разъяснена статья 418 Уголовного кодекса Республики Беларусь об уголовной ответственности за уклонение от уплаты штрафа, назначенного приговором суда, при возможности его уплаты.
|
Осужденный |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Подписку получил
|
________________________ |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
(наименование должности) |
___ ____________ 20__ г.
|
Приложение 41 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
|
В военный комиссариат |
|
|
______________________ района |
|
|
(города) |
Извещение
о вступлении в законную силу приговора (постановления, определения)
Суд _________________________ района _____________________ области (города) сообщает, что приговор (постановление, определение) суда от ____________________ в отношении осужденного_______________________________________________________
(фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется),
______________________________________________________________________________
год рождения, адрес)
по ст.ст. ________________________ к ____________________________________________
вступил(о) в законную силу __ ____________ 20__ г.
Приложение: на _____ листах.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Секретарь суда |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
М.П. |
|
Приложение 42 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Акт об отсутствии документов или других
вложений в почтовых отправлениях
__________________________________________
(полное наименование суда)
АКТ
__________ 20__ № ______
Место составления
Об отсутствии документов или других
вложений в почтовых отправлениях
В ___________________________________ областной (городской) суд поступило ______________________________________________________________________________
(письмо, бандероль, посылка и т.п.)
с ____________________________________________________________________________
(указывается документ: исковое заявление (заявление), апелляционная жалоба,
______________________________________________________________________________
надзорная жалоба, протест, письмо, обращение или др.)
с исходящим регистрационным № _____ от __ ___________ 20__ г.
При вскрытии почтового отправления в нем не оказалось ______________________________________________________________________________
(указать наименование документа (документов) или материалов,
______________________________________________________________________________
каких именно, указанных в приложении)
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. – в наряд (дело) № ___
2-й экз. (приобщается к поступившим материалам) дата, № ____
3-й экз. (направлен отправителю) ________________________________________________
(куда, кому)
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 43 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета вещественных доказательств
|
№ |
По какому делу (номер дела, фамилия, инициалы обвиняемого) |
Наименование вещественных доказательств |
Количество |
Решение суда о вещественных доказательствах (с указанием даты вынесения приговора и вступления его в законную силу) |
Отметка об исполнении решения суда о вещественных доказательствах |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Приложение 44 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации жалоб, поступивших в порядке надзора по уголовным делам,
и дел, истребованных по жалобам
|
№ |
Фамилия, инициалы осужден- |
Статьи Уголовного кодекса Республики Беларусь |
Наимено- |
Результаты рассмотрения жалобы |
Дата поступ- |
№ дела (по регист- |
Результаты изучения дел |
№ учетно-статисти- |
Другие отметки |
||
|
дата отказа в истре- |
дата истре- |
дата отказа в прине- |
дата прине- |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
Приложение 45 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации надзорных жалоб по гражданским делам и дел,
истребованных по жалобам
|
№ |
Наиме- |
Сущ- |
Наиме- |
Результаты рассмотрения жалобы |
Дата поступ- |
№ дела (по регистрации в районном (городском) суде) |
Результаты изучения дел |
№ учетно-статисти- |
Другие отметки |
||
|
дата отказа в истребо- |
дата истре- |
дата отказа в прине- |
дата прине- |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
Приложение 46 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Учетно-статистическая карточка на уголовное надзорное дело
|
Число осужденных по данному делу |
Количество томов |
Регистрационный номер учетно-статистической карточки |
|
Докладчик(и) |
Дата рассмотрения дела __ _____________ 20__ г. |
|
|
Фамилия, собственное имя, отчество осужденного |
По протесту |
|
|
Суд 1-й инстанции |
||
|
1. Дата вынесения приговора судом |
5. Кем принесен протест: |
|
|
2. Результат рассмотрения дела в суде 1-й инстанции по ст.ст. Уголовного кодекса Республики Беларусь |
6. Основания протеста: |
|
|
3. Меры наказания по приговору |
||
|
4. Дата и результат рассмотрения дела в апелляционном порядке |
Оборотная сторона
8. Результаты рассмотрения дела по удовлетворенному протесту
|
1. Приговор отменен с прекращением дела: |
3. Апелляционное определение отменено с возвращением дела на новое апелляционное рассмотрение: |
4. Приговор изменен: |
|
|
6. Дополнительные показатели по удовлетворенному протесту освобожден из-под стражи _________________________ |
Отменено определение (постановление): |
Вынесено частное постановление Вынесено письмо |
Дело возвращено |
|
Приложение 47 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Учетно-статистическая карточка
на гражданское надзорное дело № _____
|
Наименование суда, вынесшего решение (определение) |
Дата решения |
Дело по иску (указать истца, ответчика и сущность иска) ____________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Решение (определение) в апелляционном порядке (нужное подчеркнуть):
1. Обжаловано, опротестовано 2. Не обжаловано
|
Кем принесен протест |
Дата поступления дела в президиум суда _________________________ |
Дата рассмотрения дела в президиуме суда ___________________________ |
|
Сущность постановления президиума суда |
1. Протест отклонен |
|
Приложение 48 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Алфавитная карточка
на надзорную жалобу по уголовному делу
Фамилия, инициалы осужденного _______________________________________________
Статья Уголовного кодекса Республики Беларусь __________________________________
Суд _________________________________________________________________________
Дата поступления: 1. жалобы ___________________________________________________
2. дела ______________________________________________________
Порядковый номер по книге регистрации _________________________________________
Номер учетно-статистической карточки на дело ___________________________________
|
Приложение 49 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Алфавитная карточка
на надзорную жалобу по гражданскому делу
|
Фамилия, инициалы (наименование юридического лица) |
Участие в деле (истец или ответчик) |
Сущность иска |
Суд ________________________________________________________________________
Дата поступления: 1. жалобы ___________________________________________________
2. дела _____________________________________________________
Порядковый номер по книге регистрации ________________________________________
Номер учетно-статистической карточки на дело __________________________________
|
Приложение 50 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Требование о высылке дела
Председателю суда
__________________________
__________________________
(фамилия, инициалы)
Просим выслать в _________________________________________________________ суд для проверки в порядке надзора дело по обвинению (иску) __________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
рассмотренное ___________________ 20__ г.
|
Председатель суда |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 51 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Список
дел, назначенных к слушанию на заседании президиума
___________________________________________ суда
на ___ _____________ 20__ г.
|
№ |
№ дела (по учетно-статистической карточке) |
Фамилия, инициалы осужденного. Фамилия, инициалы (наименование) истца и ответчика |
Кем принесен протест |
Отметка о результатах рассмотрения дел |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Работник сектора |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 52 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета поступивших дел, истребованных из районных (городских) судов
для обобщения судебной практики
|
№ |
Наименование районного (городского суда) |
Дата поступления дел в суд, общее количество поступивших дел |
Номера дел, присвоенные в районном (городском) суде |
Дата возвращения дел, подпись работника экспедиции |
Другие отметки |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Приложение 53 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
КНИГА
учета служебных изданий
|
Инвентарный номер издания |
Наименование издания |
Фамилия, инициалы автора |
Год издания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Приложение 54 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
выдачи служебных изданий
|
Дата выдачи |
Инвентарный номер издания |
Наименование издания |
Фамилия, инициалы работника суда |
Расписка в получении издания |
Отметка о возврате |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Приложение 55 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации средств оргтехники
|
№ |
Инвентарный номер |
Наименование |
Дата приобретения |
Фамилия, инициалы ответственного лица |
Расписка в получении |
Отметки о произведенном ремонте |
Другие отметки |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Приложение 56 к Инструкции по делопроизводству |
|
Наименование суда |
УТВЕРЖДАЮ |
|
Индекс наряда (дела) |
Название раздела (подраздела), заголовок наряда (дела) (тома, части) |
Количество нарядов (дел) (томов, частей) |
Срок хранения наряда (дела) (тома, части) и номера пунктов по перечню Верховного Суда, с указанием сроков хранения, и перечню типовых документов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Номенклатура нарядов (дел) составлена на основании ______________________________
(названия и выходные данные
_____________________________________________________________________________
нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения нарядов (дел))
|
Заведующий канцелярией |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО |
|
(наименование суда) |
(ЭПК структурного |
|
_____________ № _____ |
подразделения по архивам |
|
Приложение 57 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Итоговая запись о категориях и количестве нарядов (дел),
заведенных в _______ году в ______________________________
(наименование суда)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
ИТОГО |
|
Заведующий канцелярией |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
Итоговые сведения переданы в архив суда.
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
Приложение 58 к Инструкции по делопроизводству |
ПЕРЕЧЕНЬ
нарядов (дел), журналов и книг учета, заводимых в областных
(Минском городском) судах
1. В судах ведутся следующие наряды (дела), журналы и книги учета:
1.1. законы Республики Беларусь, постановления Национального собрания Республики Беларусь, декреты и указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь по вопросам организации деятельности судов;
1.2. постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь;
1.3. информационные письма, инструкции, инструктивные и методические указания и рекомендации Верховного Суда Республики Беларусь;
1.4. переписка с Верховным Судом Республики Беларусь;
1.5. переписка с районными (городскими) судами, органами прокуратуры, органами внутренних дел и другими учреждениями и организациями;
1.6. материалы обобщения судебной практики Верховного Суда Республики Беларусь;
1.7. материалы обобщения судебной практики данного суда, копии представлений, докладных записок и информации, вносимых судом;
1.8. планы работы суда и документы об их выполнении;
1.9. протоколы производственных и оперативных совещаний;
1.10. приказы и распоряжения председателя данного суда;
1.11. акты, докладные записки и другие материалы проверок работы районных (городских) судов и оказания помощи судьям районных (городских) судов;
1.12. статистические отчеты суда;
1.13. списки народных заседателей и материалы о работе с ними;
1.14. обращения граждан, их представителей, юридических лиц, представителей юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением;
1.15. опись заказных бандеролей (писем) и опись корреспонденции, отправляемой простой почтой;
1.16. журнал учета и регистрации бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь;
1.17. журнал учета дел, рассмотренных с участием народных заседателей;
1.18. книга учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц;
1.19. регистрационно-контрольная карточка обращений граждан и юридических лиц;
1.20. журнал регистрации входящих документов;
1.21. журнал регистрации исходящих документов;
1.22. разносная книга;
1.23. журнал учета поступивших дел, истребованных из районных (городских) судов для обобщения судебной практики;
1.24. журнал регистрации заявлений о возмещении физического и имущественного вреда, причиненного незаконными действиями органа, ведущего уголовный процесс;
1.25. книга учета служебных изданий;
1.26. журнал выдачи служебных изданий;
1.27. журнал регистрации средств оргтехники;
1.28. копии определений о временном ограничении права граждан на выезд из Республики Беларусь, о снятии временного ограничения права граждан на выезд из Республики Беларусь, о разрешении гражданам выезда из Республики Беларусь на определенный срок, о несовершеннолетних, в отношении которых судом установлен порядок выезда из Республики Беларусь;
1.29. копии предписаний об исключении персональных данных физических лиц из регистра населения и ответы на них.
2. В судебной коллегии по уголовным делам ведутся следующие наряды (дела), журналы и книги учета:
2.1. список уголовных дел, назначенных к слушанию в первой инстанции;
2.2. список дел апелляционной инстанции, назначенных к слушанию в судебной коллегии по уголовным делам;
2.3. копии апелляционных определений;
2.4. копии апелляционных определений, которыми приговор отменен и дело направлено на новое рассмотрение;
2.5. копии определений, постановлений Верховного Суда Республики Беларусь по уголовным делам, рассмотренным по первой инстанции данным судом;
2.6. копии приговоров (определений) данного суда по делам, рассмотренным в первой инстанции;
2.7. копии частных определений (постановлений), вынесенных по уголовным делам, делам об административных правонарушениях, и переписка по их исполнению;
2.8. копии жалоб (протестов) на постановления по делам об административных правонарушениях;
2.9. учетно-статистическая карточка на уголовное дело;
2.10. алфавитная карточка по уголовному делу;
2.11. учетно-статистическая карточка на уголовное апелляционное дело;
2.12. журнал учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;
2.13. журнал учета вещественных доказательств;
2.14. журнал выдачи дел.
3. В судебной коллегии по гражданским делам ведутся следующие наряды (дела), журналы и книги учета:
3.1. список гражданских дел, назначенных к слушанию в первой инстанции;
3.2. список дел апелляционной инстанции, назначенных к слушанию в судебной коллегии по гражданским делам;
3.3. копии апелляционных определений;
3.4. копии решений данного суда по делам, рассмотренным в первой инстанции;
3.5. копии частных определений (постановлений), вынесенных по гражданским делам, и переписка по их исполнению;
3.6. копии апелляционных определений, которыми решение отменено и дело направлено на новое рассмотрение;
3.7. копии определений, постановлений Верховного Суда Республики Беларусь по гражданским делам, рассмотренным по первой инстанции данным судом;
3.8. учетно-статистическая карточка на гражданское дело;
3.9. алфавитная карточка по гражданскому делу;
3.10. учетно-статистическая карточка на гражданское апелляционное дело;
3.11. журнал учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;
3.12. журнал выдачи дел.
4. В президиуме суда ведутся следующие наряды (дела), журналы и книги учета:
4.1. журнал регистрации заседаний президиума данного суда;
4.2. протоколы заседания президиума данного суда;
4.3. список дел, назначенных к слушанию на заседании президиума суда;
4.4. копии постановлений, вынесенных президиумом по уголовным делам;
4.5. копии постановлений, вынесенных президиумом по гражданским делам;
4.6. копии постановлений председателя областного (Минского городского) суда по делам об административных правонарушениях;
4.7. копии определений и постановлений Верховного Суда Республики Беларусь по делам, рассмотренным президиумом данного суда;
4.8. учетно-статистическая карточка на уголовное надзорное дело;
4.9. алфавитная карточка на надзорную жалобу по уголовному делу;
4.10. учетно-статистическая карточка на гражданское надзорное дело;
4.11. алфавитная карточка на надзорную жалобу по гражданскому делу;
4.12. учетно-статистическая карточка на дело об административном правонарушении, поступившее с жалобой (протестом);
4.13. журнал регистрации жалоб, поступивших в порядке надзора по уголовным делам, и дел, истребованных по жалобам;
4.14. журнал регистрации надзорных жалоб по гражданским делам, и дел, истребованных по жалобам;
4.15. переписка по рассматриваемым уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях в порядке надзора;
4.16. журнал выдачи дел.
5. В бухгалтерии суда ведутся следующие наряды (дела):
5.1. инструкции и указания по бухгалтерскому учету и отчетности;
5.2. штатные расписания, сметы расходов и планы по труду;
5.3. лицевые счета работников суда;
5.4. расчетные ведомости на выдачу заработной платы и относящиеся к ним документы (табели, справки, больничные листы и так далее);
5.5. годовые отчеты о финансово-хозяйственной деятельности;
5.6. инвентарные описи, сличительные ведомости и другие материалы по инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей.
|
Приложение 59 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Лист-заверитель наряда (дела) № _________
В наряде (деле) подшито (вложено) и пронумеровано ___________________________
(цифрами и прописью)
лист(ов), в том числе: __________________________________________________________
литерные номера листов: _______________________________________________________
пропущенные номера листов: ___________________________________________________
+ листов внутренней описи: ____________________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования наряда (дела) |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
Наименование должности лица, |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
Приложение 60 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Внутренняя опись
документов наряда (дела) № ________
|
№ |
Дата документа |
Индекс документа |
Название и (или) заголовок документа |
Номера листов наряда (дела) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого ____________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ____________________________________________
(цифрами и прописью)
_____________________________________________________________________________
|
Наименование должности лица, |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 61 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Обложка наряда (дела)
|
________________________________ |
|||||
|
(наименование государственного архива*) |
|||||
|
________________________________ |
|||||
|
________________________________ |
|||||
|
Ф. ___________ |
|||||
|
Оп. __________ |
|||||
|
Д. ___________ |
|||||
|
____________________________________________ |
|||||
|
(наименование суда) |
|||||
|
Наряд (дела) № ____________ Том № ______ |
|||||
|
(заголовок наряда (дела)) |
|||||
|
______________________________________ |
|||||
|
______________________________________ |
|||||
|
______________________ |
|||||
|
(дата (крайние даты)) |
|||||
|
На ___________ листах |
|||||
|
Ф. ___________ |
|||||
|
Оп. __________ |
|||||
|
Д. ___________ |
|||||
______________________________
* Оформляется в судах при передаче наряда (дела) (тома, части) в государственный архив.
|
Приложение 62 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
|
Наименование суда |
УТВЕРЖДАЮ |
|
№ |
Индекс наряда (дела) (тома, части) |
Название раздела, заголовок наряда (дела) (тома, части) |
Дата наряда (дела) (тома, части) |
Количество листов в наряде (деле) (томе, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
В данную опись внесено _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
_________________________________________________________________ нарядов (дел)
с № _______________________________ по № __________________________ в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________________
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
УТВЕРЖДЕНО |
СОГЛАСОВАНО |
|
(ЭПК структурного подразделения |
(наименование суда) |
|
по архивам и делопроизводству |
_____________ № _____ |
|
Приложение 63 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Титульный лист описи
Наименование государственного архива*
Название фонда
Фонд № _________________
Опись № ________________
нарядов (дел) постоянного хранения
Крайние даты дел
______________________________
* Оформляется в судах. Заполняется в соответствующем государственном архиве.
|
Приложение 64 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
|
Наименование суда |
УТВЕРЖДАЮ |
|
№ |
Индекс дела (тома, части) |
Название подраздела, заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данную опись внесено _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
_________________________________________________________________________ дел
с № _________________________________ по № _______________________ в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________________
|
Заведующий архивом, архивариус |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
Лицо, ответственное за ведение |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО |
|
(наименование суда) |
(ЭПК структурного |
|
_____________ № _____ |
подразделения по архивам |
|
Приложение 65 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
|
Наименование суда Акт О выделении к уничтожению |
УТВЕРЖДАЮ |
На основании _________________________________________________________________
(названия и выходные данные нормативных правовых актов,
______________________________________________________________________________
использованных при проведении экспертизы ценности)
отобраны к уничтожению как не имеющие исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности и утратившие практическое значение следующие документы и наряды (дела) фонда № ___________________________
(название фонда)
|
№ |
Заголовок наряда (дела) или групповой заголовок нарядов (дел) |
Дата наряда (дела) или крайние даты нарядов (дел) |
Номера номенклатур (описей) за год(ы) |
Индекс наряда (дела) (тома, части) по номенклатуре или № наряда (дела) по описи |
Количество нарядов (дел) (томов, частей) |
Срок хранения наряда (дела) (тома, части) и номера пунктов по перечню |
Приме- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого _______________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
нарядов (дел) за ________________ год(ы).
Описи нарядов (дел) постоянного хранения за _________________ год(ы) утверждены, а описи дел по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) _____________________________________________________________________________
(наименование государственного архива, структурного подразделения по архивам и
______________________________________________________________________________
делопроизводству областного исполнительного комитета)
(протокол _____________ № ______).
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО* |
|
(наименование суда) |
(ЭПК структурного |
|
_____________ № _____ |
подразделения по архивам |
Документы в количестве _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
нарядов (дел) весом ___________ кг сданы в ______________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______________ № ______________
|
Наименование должности работника |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
|
Наименование должности работника |
Подпись |
Расшифровка подписи |
______________________________
* Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
|
Приложение 66 к Инструкции по делопроизводству |
|
Найменне суда |
Наименование суда |
|
|
Паштовы адрас Камунікацыйныя даныя |
Почтовый адрес Коммуникационные данные |
|
_______________ № _____________* |
Адресат |
|
Адрес (указывается e-mail адресата) |
Заголовок к тексту
Текст
|
Наименование должности |
Расшифровка подписи |
Фамилия исполнителя 000 00 00
Электронная копия соответствует оригиналу**
______________________________
* Реквизит не заполняется в электронных документах, дата и регистрационный индекс проставляются в РКК, прикрепленной к ЭД.
Для документов в электронном виде без ЭЦП заполнение реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс» является обязательным.
** Запись производится для документов в электронном виде без ЭЦП.
|
Приложение 67 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета апелляционных жалоб и (или) апелляционных протестов по гражданским делам
|
№ |
Номер дела |
Наименование поступившего документа |
Дата поступ- |
Лицо, подавшее жалобу, или прокурор, принесший протест |
Передано судье (фамилия, инициалы) |
Дата передачи |
Подпись судьи |
Принятое решение (о направлении дела в суд апел. инстанции, об отказе в принятии, об оставлении без движения и др.) |
Дата направления дела в суд апел. инстанции либо заявителю соответст- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Приложение 68 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета апелляционных жалоб и (или) апелляционных протестов по уголовным делам
|
№ |
Номер дела |
Наименование поступившего документа |
Дата поступ- |
Лицо, подавшее жалобу, или прокурор, принесший протест |
Передано судье (фамилия, инициалы) |
Дата передачи |
Подпись судьи |
Принятое решение (о направлении дела в суд апел. инстанции, о возврате жалобы (протеста) для устранения недостатков и др.) |
Дата направления дела в суд апел. инстанции либо возврата жалобы (протеста) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Приложение 69 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
выдачи дел
|
№ |
Наименование суда, государственного органа, направившего дело |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) обвиняемого, либо правонарушителя, либо истца и ответчика |
Номер дела |
Количество томов, отметка о приложениях при их наличии |
Дата передачи судье |
Подпись судьи |
Дата рассмот- |
Дата сдачи |
Дата возврата |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Приложение 70 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации жалоб (протестов) на вступившие в законную силу постановления по делам об административных правонарушениях и дел, истребованных по жалобам
|
№ |
Фамилия, инициалы правона- |
Статьи Кодекса Республики Беларусь об админист- |
Наименование районного (городского) суда, органа, ведущего админи- |
Результаты рассмотрения жалобы |
Дата поступ- |
№ дела |
Резуль- |
№ учетно-статис- |
Другие отметки |
|
|
дата отказа в истребо- |
дата истребо- |
|||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
Приложение 71 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Алфавитная карточка
по жалобе (протесту) на вступившее в законную силу постановление
по делу об административном правонарушении
Фамилия, инициалы правонарушителя ___________________________________________
Статьи Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях ______________________________________________________________________________
Суд __________________________________________________________________________
Дата поступления: 1. жалобы (протеста)___________________________________________
2. дела ______________________________________________________
Порядковый номер по книге регистрации _________________________________________
Номер учетно-статистической карточки на дело ____________________________________
|
Приложение 72 к Инструкции по делопроизводству |
Форма списка на рассылку
_______________________________________________________________
(название, дата, индекс документа)
|
Наименование организации и (или) структурного подразделения, должностного лица – адресата |
Почтовый адрес |
Количество экземпляров |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
УТВЕРЖДЕНО Приказ Председателя 20.09.2018 № 74 |
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в экономических судах областей (города Минска) Республики Беларусь
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок организации и ведения делопроизводства в экономических судах областей (города Минска) Республики Беларусь (далее, если не установлено иное, – суды).
2. Действие настоящей Инструкции распространяется, в том числе на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью технических средств.
3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников суда. Все работники ответственны за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.
4. Заведующий канцелярией, архивариус, специалисты, секретари судебного заседания – помощники судей, другие работники, ответственные за ведение делопроизводства в суде, должны быть ознакомлены с современными формами и методами делопроизводства, со структурой судов Республики Беларусь, нормами гражданского, хозяйственного и административного права и процесса. Работники, занимающие названные должности, обязаны изучить положения настоящей Инструкции в течение пятнадцати дней со дня поступления на работу.
ГЛАВА 2
РУКОВОДСТВО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ СУДА
5. Председатель суда осуществляет руководство делопроизводством, является ответственным за соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, в том числе документами в электронном виде, электронными документами, информационными ресурсами, в суде.
Контроль за состоянием делопроизводства, соблюдением установленных правил и порядка работы с документами, в том числе документами в электронном виде, электронными документами, информационными ресурсами, в суде может возлагаться распорядительным документом председателя суда на заместителя председателя суда или помощника председателя суда.
6. Ведение делопроизводства и архива суда, в том числе работа с документами в электронном виде, электронными документами, информационными ресурсами, в суде возлагается на заведующего канцелярией либо на иного работника, уполномоченного приказом председателя суда.
7. Специалисты, секретари судебного заседания – помощники судей, архивариус и другие работники суда выполняют работу согласно установленному распределению обязанностей в суде и в соответствии с настоящей Инструкцией.
ГЛАВА 3
ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование) проекта, утверждение и тиражирование.
Подготовка и оформление документов заключается в создании управленческих документов – фиксации на материальных носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, в том числе электронные документы).
Подготовка документа на бумажном носителе, документа в электронном виде, электронного документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование) проекта, утверждение и тиражирование.
9. Текст документа состоит из трех логически связанных частей: введения, основной части и заключения. Во введении указываются события и факты, послужившие основанием для составления документа. В основной части приводятся разъяснения, расчеты, излагаются события, вызвавшие необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.
10. Документы должны оформляться на бланках документов, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26 октября 2016 г. № 83 «Об утверждении, введении в действие, отмене технических нормативных правовых актов и внесении изменений в некоторые из таких актов» (далее – СТБ 6.38-2016), и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 42, 8/20434).
При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Бланки документов должны иметь поля:
левое – 30 мм;
правое – не менее 8 мм;
верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста.
Бланк документа, отправляемого по электронной почте, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, оформляется согласно приложению 38 к настоящей Инструкции.
Устанавливается два вида бланков: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного расположения реквизитов.
Реквизиты документа бывают постоянные и переменные.
Постоянный реквизит документа – реквизит, нанесенный при изготовлении бланка документа.
Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.
Угловой вариант расположения реквизитов является наиболее рациональным, так как большая часть документов является адресуемой – письма, справки, докладные записки. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.
Неадресуемые документы (протокол, акт) также могут содержать гриф утверждения, который располагается в той же части листа, что и реквизит «Адресат».
Продольный вариант расположения реквизитов удобен для оформления документов на двух языках.
При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы), но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на чистом стандартном листе бумаги.
При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.
11. В соответствии с требованиями СТБ 6.38-2016 при оформлении документов используются следующие реквизиты:
Государственный герб Республики Беларусь;
эмблема организации;
код организации по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30 декабря 2014 г. № 60 «Об утверждении, внесении изменения и отмене общегосударственных классификаторов Республики Беларусь» (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 27.03.2015, 8/29635);
код документа;
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
почтовый адрес отправителя;
коммуникационные и коммерческие данные;
название вида документа;
дата документа;
регистрационный индекс;
ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
место составления или издания;
гриф ограничения доступа;
адресат;
гриф утверждения;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф приложения;
гриф согласования;
виза;
печать;
отметка об исполнителе;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
отметка о переносе данных на машинный носитель.
12. При изготовлении, использовании и хранении бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь необходимо руководствоваться требованиями следующих нормативных правовых актов:
Закона Республики Беларусь от 5 июля 2004 года «О государственных символах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 111, 2/1050);
Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 66, 1/1414);
постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 75, 5/3742);
постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 42, 8/20434);
СТБ 6.38-2016.
На общий бланк наносятся реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, место составления или издания. На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.
На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и других документов). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.
При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.
На бланк для письма наносятся реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефонов, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты). На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.
13. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с продольным расположением постоянных реквизитов помещается в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм. Расположение реквизитов на бланке осуществляется согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.
14. Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь в соответствии с Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 75, 5/3742), подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учет бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь ведется в журнале регистрации поступивших бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются и опечатываются.
Допускается изготовление углового штампа трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.
Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.
Регистрационный штамп входящих документов проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.
Например:
|
Экономический суд |
||||
|
26.05.2014 |
16 мм |
|||
|
№ |
||||
|
42 мм |
15. Контроль за использованием и хранением бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, штампов возлагается распорядительным документом председателя суда на одного из работников аппарата суда.
Проверка наличия, использования и хранения бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом председателя суда. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при их использовании и хранении комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения председателя суда.
16. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на бланке с изображением Государственного герба Республики Беларусь, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью «Для документов». Список на рассылку с количеством отправляемых материалов хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.
17. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону, телефаксу, электронной почте) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные письма.
Документы в электронном виде, электронные документы могут применяться для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.
Требования к документам в электронном виде распространяются на электронные документы, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.
Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной.
Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа, и реквизитов, формируемых до момента выработки электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП).
Особенная часть электронного документа содержит ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания: дата, регистрационный индекс, резолюция, отметка о поступлении и др.
Особенная часть может содержать дополнительные данные, в том числе необходимые для проверки ЭЦП.
Особенная часть располагается в регистрационно-контрольной карточке (далее – РКК) документа и (или) отдельных файлах, являющихся неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.
18. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.
Например:
25.03.2018
При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа. При использовании словесно-цифрового способа день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31), название месяца – прописью, год – четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква «г» с точкой.
Например:
3 декабря 2018 г.
Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и другие документы) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и другие документы) – дата утверждения.
Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.
При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
При оформлении электронного документа значения реквизита «Дата» вносятся в особенную часть после подписания документа ЭЦП.
19. Индекс присваивается документу при его регистрации. Регистрационный индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел) и порядкового регистрационного номера документа.
Например:
02-03/43
Регистрационными индексами распорядительных документов (приказов, распоряжений и других документов) и протоколов являются их порядковые регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение делопроизводственного года.
Для электронных документов значение реквизита «Регистрационный индекс» вносится в особенную часть после подписания документа ЭЦП.
На документах, составленных совместно несколькими судами, регистрационные индексы, присвоенные документу каждым судом-составителем, проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для письма и включает регистрационный индекс и дату, указанные в документе, на который дается ответ. Ее располагают под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».
Для электронных документов значения реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» вносятся в проект документа до его подписания и в РКК.
20. Реквизит «Место составления или издания» обязательно указывается на общем бланке. Его располагают под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс» в соответствии с административно-территориальным делением. На бланках для писем этот реквизит не проставляется.
21. Реквизит «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
22. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным лицам, гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям.
При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименования пишут в именительном падеже.
Например:
|
Верховный Суд |
или
|
Верховный Суд Главное управление |
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.
Например:
|
Верховный Суд Начальнику управления |
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
|
Генеральному директору Иванову В.Ф. |
При адресовании документа разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:
|
Государственный комитет ул. Кальварийская, 43 |
При адресовании документа в несколько однородных организаций их наименования указывают обобщенно.
Например:
|
Экономические суды областей |
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 42 к настоящей Инструкции, в котором перечисляются все адресаты с указанием при необходимости почтовых адресов и количества направляемых экземпляров. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
Если документ является ответным, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в Верховный Суд Республики Беларусь одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением Верховного Суда Республики Беларусь.
Адресование документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю, осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется)) получателя, затем почтовый адрес.
Например:
|
Матвееву И.С. Партизанский пр-т, д. 46, кв. 15 |
Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. – почтовый ящик, в.ч. – воинская часть, обл. – область, г. – город, с. – село, р-н – район, ул. – улица, корп. – корпус, кв. – квартира. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой.
Например:
|
Иванову И.С. Партизанский пр-т, д. 25а, кв. 15 |
При направлении документа по электронной почте в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина.
23. Утверждение – один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, имеет юридическую силу только с момента его утверждения.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входят вопросы, излагаемые в документе, или утверждение распорядительным документом или протоколом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений.
Утверждение документа должностным лицом оформляется грифом утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая наименование суда, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Например:
|
УТВЕРЖДАЮ Председатель |
При утверждении документа распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Например:
|
УТВЕРЖДЕНО Приказ Председателя |
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
Для электронных документов ЭЦП лица, утвердившего документ, дата утверждения документа вносятся в особенную часть.
В общей части указываются наименование должности лица, утвердившего документ, его инициалы и фамилия в порядке, определенном частью третьей настоящего пункта. При этом они должны соответствовать должности, имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
24. Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
Резолюция оформляется в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом, включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована.
Например:
|
Петрову В.Н. |
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.
При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело.
При наличии листа резолюции на документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается».
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться, поскольку каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым без пометки «ответственный».
При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
для формата А6: верхнее и нижнее – не менее 10 мм, левое – не менее 12 мм, правое – не менее 8 мм;
для формата А5: верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 10 мм, левое – 20 мм, правое – не менее 8 мм;
для формата А4: верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм.
Срок исполнения устанавливается председателем суда исходя из содержания документа, или используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов. Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
Для документов в электронном виде резолюции оформляются в электронном виде либо на отдельном листе бумаги. При оформлении резолюции на отдельном листе бумаги он сканируется и помещается в автоматизированную информационную систему судов общей юрисдикции (далее – АИС) либо текст резолюции переносится в РКК АИС уполномоченным лицом.
Для электронных документов текст резолюции, значение ЭЦП автора резолюции, дата вносятся в особенную часть.
25. Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, текст которых не превышает 7 строк, а также оформленных на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.
Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.
Например:
приказ (о чем?) «О приеме на работу»;
положение (о чем?) «Об архиве»;
протокол (чего?) «заседания экспертной комиссии»;
правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;
должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;
акт (о чем?) «О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению»;
акт (чего?) «проверки»;
письмо (о чем?) «Об изменении сроков хранения документов».
В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
26. Отметка о контроле обозначается буквой «К» или словом «Контроль» и проставляется от руки или штемпелем и помещается на левом поле первого листа документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту».
Для электронных документов отметка о контроле осуществляется средствами АИС (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и при необходимости помещается в особенную часть.
27. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.
Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы).
Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа – вводной части, затем излагаются просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения.
28. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается после текста документа перед реквизитом «Подпись».
Если документ имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Акт приема-сдачи работ на 3 л. в 2 экз.
2. Протокол согласования на 5 л. в 3 экз.
Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз., в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Например:
Приложение: проект Инструкции по делопроизводству в 3 экз.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях, решениях и других документах) реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется. Указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «по прилагаемой форме» и др.
На документе, являющемся приложением к распорядительному документу, в правом верхнем углу проставляется реквизит «Гриф приложения» с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного индекса. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами.
Например:
|
Приложение 1 к приказу Председателя |
29. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, собственноручная подпись и ее расшифровка – инициалы и фамилия. Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Например:
|
Заместитель Председателя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации.
Например:
|
Председатель экономического |
Подпись |
И.Н.Жданович |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
|
Председатель суда |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Главный бухгалтер |
Подпись |
Расшифровка подписи |
При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Например:
|
Председатель комиссии |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Члены комиссии: |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ: «Заместитель Председателя», «Исполняющий обязанности Председателя», его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
Для электронных документов значение реквизита «Подпись» формируется с помощью сертифицированных средств ЭЦП и помещается в особенной части. В общей части указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
30. Согласование документа может проводиться как внутри суда (внутреннее согласование), так и вне его (внешнее согласование).
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа или на отдельном листе согласования.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ, собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.
При отсутствии места на документе грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Для электронных документов ЭЦП лица, согласовавшего документ, дата согласования документа вносится в особенную часть.
В общей части указываются наименование должности лица, согласовавшего документ, его инициалы и фамилия. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
31. Реквизит «Виза» проставляют на документе, остающемся в организации, ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.
В реквизит «Виза» входят наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручная подпись, расшифровка подписи и дата.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».
Для электронных документов значения ЭЦП лиц, визирующих документ, даты визирования помещаются в особенную часть.
32. Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом суда (председателем суда, заместителями председателя суда, судьей, иными лицами).
Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.
Например:
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Например:
Верно
|
Инспектор отдела кадров |
Подпись |
А.Г.Леонов |
10.02.2014
Копии документов, предоставляемые гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее – обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в порядке, предусмотренном частями второй – пятой настоящего пункта.
При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
На копиях исходящих документов, остающихся в наряде (деле) суда, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Например:
Верно
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.
Суд может заверять копии тех документов, которые созданы в самом суде и получены из вышестоящих судов, документов, предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2012 г. № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 06.01.2013, 5/36738) и иными актами законодательства.
33. Реквизит «Печать».
Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Устанавливается три вида печатей: печать суда, печать структурного подразделения суда, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.).
Печати суда подразделяются на печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь и простые.
Печать суда с изображением Государственного герба Республики Беларусь проставляется на подлинниках документов, требующих удостоверения их юридической силы согласно приложению 3 к настоящей Инструкции.
Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах суда, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подлинной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.
34. Реквизит «Отметка об исполнителе» располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.
Например:
Корнеев 200 59 79
Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ.
Например:
16 Маковецкий 200 95 01
При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации.
Например:
15 Сидоров 200 93 04
10.08.2017 С:/Письмо.doc
При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал – точно 9 пунктов.
Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.
Оригинал электронного документа и его копия, удостоверенная в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, имеют одинаковую юридическую силу.
35. Отметка об исполнении документа и направлении его в наряд (дело) помещается на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные: слова «В наряд (дело)», номер наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел), в котором будет храниться документ, дату и индекс документа, свидетельствующего об исполнении. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа.
Например:
В наряд (дело) 02-04
Протокол согласования от 10.02.2014 № 71
Подпись
12.02.2014
или
В наряд (дело) 05-40
10.02.2014 передано по телефону о прибытии
Подпись
12.02.2014
Для документов в электронном виде отметка об исполнении документа и направлении его в наряд (дело) осуществляется средствами АИС (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы), в том числе путем установления связи ответного документа с инициативным.
36. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на всех входящих документах, располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования суда, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.
На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).
Для документов в электронном виде отметка о поступлении документа осуществляется средствами АИС (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и может при необходимости вноситься в текст документа.
Для электронных документов отметка о поступлении проставляется в особенной части.
37. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, постановления, решения.
Приказы подразделяются на три вида: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам.
Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.
38. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Приказ издается по вопросам утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения, по вопросам внутренней деятельности суда, по кадровым вопросам приема, перемещения, перевода, увольнения работников и иным вопросам.
Приказ оформляется на общем бланке и содержит следующие обязательные реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, события, послужившие основанием для издания распорядительного документа Верховного Суда Республики Беларусь. Если приказ издается на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.
Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме, начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», печатается прописными буквами без кавычек и пробелов с отдельной строки от границы левого поля.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» и формируется при помощи отглагольных существительных, например «Об утверждении…», или существительных, указывающих на предмет, например «О мерах…».
Распорядительная часть приказа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
Приказ подписывается председателем суда.
39. Приказы по личному составу группируются в отдельные наряды (дела) в зависимости от сроков их хранения:
о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и служебных командировок за границу, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);
о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное основание, в качестве которого могут выступать заявление работника, контракт, письмо другой организации о переводе работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии, и другое.
В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК» и другие. Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь.
При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и при необходимости условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и тому подобное.
При переводе на другую работу – новая должность, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь, изменение оплаты труда.
При увольнении – причина увольнения согласно статьям Трудового кодекса Республики Беларусь.
При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания.
При командировании – дата и продолжительность командировки, место направления, наименование организации.
При поощрениях и взысканиях – причина и вид поощрения или взыскания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под подпись. Визы ознакомления работников располагаются после подписи председателя суда.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.
40. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.
Распоряжение должно содержать следующие обязательные реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.
Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Распорядительная часть распоряжения начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».
41. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальным органом, имеющим совещательные функции.
Решение должно содержать реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименование суда, название вида документа, дату, регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Распорядительная часть решения начинается словами «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
42. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.
43. Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.
44. Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).
45. Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.
46. Датой протокола является дата проведения заседания или дата утверждения (если протокол утверждается).
47. Текст протокола делится на вводную и основную части.
Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.
Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.
Например:
Присутствовали – 17 человек (список прилагается).
Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.
В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.
В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.
Например:
О ходе подготовки государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону.
Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов О.А.Ледовской.
При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.
Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.
В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.
Например:
СЛУШАЛИ:
Иванова О.Л. – текст выступления прилагается.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.
В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.
В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.
В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.
Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.
48. Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.
49. Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах или регламентами их работы.
50. К информационно-справочным документам относятся акты, докладные записки, объяснительные записки, справки, служебные письма, телеграммы, телефонограммы и другие.
51. Акт – документ, составленный комиссией или специально уполномоченными должностными лицами и подтверждающий установленные факт, событие, действие. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей, приемки объектов в эксплуатацию, проверок и другие.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование суда, название вида документа, дату, регистрационный индекс, место составления, заголовок, текст, подписи.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.
Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий или факта, сформулированное отглагольным существительным в предложном («акт – о чем?») или родительном («акт – чего?») падеже.
Например:
О выделении к уничтожению нарядов (дел)
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта указываются основание для составления акта, состав комиссии с указанием наименования должности, инициалов и фамилии председателя комиссии и каждого члена комиссии в алфавитном порядке.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы, рекомендации и предложения.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.
Акт подписывают председатель и все члены комиссии без указания должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже – подписи членов комиссии в алфавитном порядке.
Акты (справки) проверок подписываются в соответствии с требованиями законодательства в сфере контрольной (надзорной) деятельности.
52. Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и информирующий о сложившейся ситуации, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию председателя суда, заместителей председателя суда.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о результатах проверки, командировки и других фактах, событиях).
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения и просьбы.
53. Объяснительная записка – информационный документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и других документов) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.
К первой группе относятся документы, сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.
54. Справка – информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.
Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий).
Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы).
В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние справки адресуются председателю суда и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Внешние справки адресуются руководству Верховного Суда Республики Беларусь, сторонней организации или гражданину и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.
Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.
Например:
по состоянию на 11.05.2014
или
за период с 01.01.2014 по 31.12.2014
В личных справках заголовок допускается не указывать.
Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».
При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.
Внешние справки подписываются председателем суда, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несут ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.
При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь заверяются личные справки.
Датой справки является дата ее подписания.
55. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).
В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения.
Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.
Письма подписываются председателем суда, его заместителями, судьями, руководителями структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей в суде.
Датой письма является дата его подписания.
56. Телеграммы – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с передачей информации по каналам телеграфной связи.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы делятся на категории: «Внеочередные», «Правительственные», «Срочные», «Обыкновенные».
Телеграммы оформляются в двух экземплярах на телеграфном бланке или на обычной бумаге формата A5, один экземпляр передается на телеграф, второй подшивается в наряд (дело).
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфистом), регистрационный номер, отметка об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер отделения связи, улица, дом, наименование организации или фамилия получателя.
Текст телеграммы печатают на одной стороне листа прописными буквами (кроме сокращенных обозначений знаков препинания) через полуторный интервал при наборе на компьютере. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Текст телеграммы излагается предельно кратко, не должен превышать 50 слов.
Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб, тире, вопросительный и восклицательный знаки, плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер. Даты обозначаются арабскими цифрами, между цифрами разделительные знаки не ставятся.
После текста перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В ней указываются фамилия автора телеграммы и наименование суда, должность автора указывать необязательно.
Ниже подписи проводится черта, под которой указываются телеграфный адрес отправителя телеграммы, наименование должности лица, подписавшего телеграмму, и ставится печать. Здесь же допускается указывать фамилию исполнителя и номер его телефона.
57. Для оперативного решения вопросов с организациями и физическими лицами, когда сообщения требуют документального оформления, используются телефонограммы. Телефонограммы оформляются на бланках либо на обычной бумаге формата А5.
Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа, дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее приема-передачи, текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей.
Текст телефонограммы должен быть кратким, без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.
Телефонограмма подписывается председателем суда, его заместителями, судьями.
58. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований. Текст документа излагается простым и ясным языком с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.
Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.
Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.
59. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.
Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.
Например:
ГЛАВА 2
ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.
Например:
2.1.
2.2.
2.3.
Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пункта.
Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.
60. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.
Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.
61. Текст документов на бланках формата А4 печатается на компьютере через одинарный интервал, на бланках формата А5 – точно 14 пт.
При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Выравнивание текста производится по ширине листа.
При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал – до 11 пт.
62. Документы печатаются на одной стороне листа. Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.
63. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется.
Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.
64. При формировании документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст») печатаются интервалом точно 14 пт.
Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.
Реквизиты документа отделяют друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.
Например:
|
СОГЛАСОВАНО Председатель Верховного Суда |
|
|
Пробельная строка |
|
|
СОГЛАСОВАНО Министр юстиции |
65. Максимальная длина строки многострочных реквизитов 73 мм на компьютере.
66. При оформлении документов на компьютере от границы левого поля печатаются:
реквизит «Название вида документа»;
реквизит «Заголовок к тексту»;
реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
реквизит «Отметка о наличии приложения»;
реквизит «Отметка об исполнителе»;
реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
реквизит «Отметка о заверении копии»;
реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;
слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
Начало абзацев в тексте печатается с отступов от границы левого поля 12,5 мм.
Реквизит «Адресат» печатается с отступом от границы левого поля 80 мм.
Реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения» печатаются с отступом от границы левого поля 100 мм.
Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается с отступом от границы левого поля 120 мм.
Коды по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД), по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) и по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП) печатаются с отступом от границы левого поля 140 мм.
При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 x 210 мм) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются с отступом от границы левого поля 160 мм.
67. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от границы левого поля и с отступом от границы левого поля 100 мм, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от границы левого поля и с отступом от границы левого поля 160 мм.
68. При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами, начиная от границы левого поля и с отступом от границы левого поля 100 мм.
69. Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до 120 мм от границы левого поля.
70. В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в отметке о наличии приложения оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом с интервалом точно 14 пт.
71. В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
72. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.
Прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» – в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛ» – в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях и указаниях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» – в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах.
Документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, должны соответствовать следующим требованиям:
быть представленными в форме, доступной и понятной для восприятия;
создаваться в одном из допустимых форматов документа в электронном виде;
содержать реквизиты, обеспечивающие идентификацию документа, установленные для документов данного вида в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иными актами законодательства Республики Беларусь;
содержать одну или несколько ЭЦП, а также при необходимости дополнительные данные для проверки включенных ЭЦП.
В случае пересылки графического образа (изображения, созданного путем сканирования) документа на бумажном носителе (приложения к документу) он должен быть выполнен в цветном режиме или в режиме градации серого и иметь один из допустимых форматов графических образов.
Электронный документ не должен содержать автоматически исполняемый программный код (макрокоманду) либо ссылки на внешние исполняемые файлы.
ГЛАВА 4
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ. ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТА ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
73. Документооборот – это движение документов в суде с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в наряд (дело).
Электронный документооборот – способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных категорий в суде представлены в электронном виде и хранятся централизованно.
Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников суда, которые несут персональную ответственность за соблюдение ее требований, сохранность документов и разглашение информации.
74. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.
Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в суде осуществляется централизованно в канцелярии.
Информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины посредством системы единого расчетного и информационного пространства, могут являться сведения из информационной системы «Информационный ресурс «Реестр оплаченных платежей посредством ЕРИП для судов общей юрисдикции»», выведенные на бумажный носитель.
Факт уплаты государственной пошлины путем внесения наличных денежных средств подтверждается квитанцией банка, организации связи Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, местного исполнительного и распорядительного органа.
Проверка информации, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины, осуществляется уполномоченным работником суда.
75. Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых посредством факсимильной связи, электронной почты, поступивших по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов и др., производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьером.
76. Документы, принятые председателем суда, заместителями председателя суда или работниками суда во время личного приема граждан, индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц (далее – заявители) передаются для регистрации в канцелярию.
77. При приеме корреспонденции до вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность конвертов или упаковки, сохранность печатей.
78. Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением имеющих пометку «Лично». Именные конверты (пакеты) с надписью: «Лично» регистрируются в закрытом виде с указанием сведений, имеющихся на конверте (пакете). Они не вскрываются и передаются по назначению.
79. Упаковка документов, поступивших на электронных носителях (флэш-картах, оптических дисках, дискетах и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация.
80. После вскрытия конвертов (пакетов) проверяется комплектность и сохранность вложений.
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя работниками канцелярии. Первый экземпляр акта хранится в наряде (деле) канцелярии, второй – приобщается к поступившим материалам и передается вместе с ними по принадлежности в судебную коллегию или структурное подразделение, третий – направляется отправителю.
Комплектность документов, подаваемых заявителем (представителем заявителя) лично, проверяется в его присутствии уполномоченным работником суда.
81. Вопрос о возможности рассмотрения поступивших документов при отсутствии тех или иных документов или об их возврате заявителю решается в судебной коллегии или структурном подразделении в зависимости от их значимости и сложившейся практики работы с документами в суде.
82. Ошибочно доставленная корреспонденция направляется сектором делопроизводства канцелярией по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено».
83. После вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:
дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
на документе отсутствует реквизит «Дата»;
дата документа существенно отличается от даты его получения;
в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт (пакет) присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в наряд (дело).
84. Если в одном конверте (пакете) поступило два и более документа, то каждый из них регистрируется как отдельно поступивший документ.
85. В случае личной подачи документов заявителем принимающий их работник канцелярии проставляет на втором экземпляре документа (копии) отметку о приеме с указанием наименования суда и даты приема, подписью лица, принявшего документ, и ее расшифровкой.
86. Поступившие документы сортируются на подлежащие и не подлежащие регистрации.
Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается председателем суда после согласования с руководителями соответствующих структурных подразделений.
Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения или приобщаются к судебным делам, предварительно на них проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) без заполнения.
87. Подлежащие регистрации документы сортируются по категориям: исковые заявления; заявления в порядке приказного производства; жалобы на не вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении; жалобы на вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении; заявления об экономической несостоятельности (банкротстве); апелляционные жалобы (протесты); кассационные жалобы (протесты); жалобы и протесты в порядке надзора; заявления о пересмотре вступивших в законную силу судебных постановлений по вновь открывшимся обстоятельствам; жалобы на действия судебных исполнителей; нормативные правовые акты, документы и т.п.
88. Регистрация входящих документов, поступивших в суд, осуществляется в журнале регистрации входящих документов по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции. Процессуальные документы регистрируются в журналах по формам согласно приложениям 6–19, 24 к настоящей Инструкции.
89. При регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняются РКК в АИС, представляющие собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документах.
Правила заполнения реквизитов РКК регламентируются требованиями по эксплуатации АИС.
Прием и регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, производятся посредством АИС.
90. Из АИС формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения.
91. На поступивших документах в правом нижнем углу первого листа (первой страницы) документа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) с указанием даты поступления в суд и регистрационного индекса (номера) поступления документа.
Зарегистрированные документы в день их поступления, но не позднее следующего рабочего дня, передаются на рассмотрение председателя суда (заместителей председателя) либо в соответствующее структурное подразделение в случае прямого указания адресата. Документы с пометкой «Срочно» доставляются в течение часа.
92. Документы, рассмотренные председателем суда (заместителями председателя), передаются в канцелярию для внесения резолюции, фамилии и инициалов ответственного исполнителя, соисполнителя, срока исполнения в АИС.
93. Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.
Регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.
Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).
Регистрационным индексом распорядительного документа по административно-хозяйственным вопросам является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерами «ахд».
94. Зарегистрированные документы согласно резолюции передаются работником канцелярии под подпись в журналах входящих документов ответственным исполнителям, лицам, ответственным за делопроизводство в судебном составе, для исполнения.
95. При назначении председателем суда (заместителями председателя) нескольких соисполнителей по одному документу работник канцелярии изготавливает необходимое количество копий документа и передает под подпись соисполнителям. Подпись соисполнителя (лица, ответственного за делопроизводство), расшифровка подписи и дата проставляются на резолюции оригинала документа, который передается ответственному исполнителю.
Документ передается исполнителям поочередно, если тиражирование документа не допускается.
При наличии в резолюции председателя суда (заместителей председателя) указания на изготовление копии документа в канцелярии изготавливается его копия и передается председателю суда (заместителям председателя).
Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие в суд, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом.
Движение документа в процессе его исполнения фиксируется работником канцелярии в АИС.
96. Документы, зарегистрированные в канцелярии, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях суда.
97. Руководитель структурного подразделения либо лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, вносит в уставленном порядке в АИС резолюцию руководителя структурного подразделения. После подписания письма-ответа лицо, ответственное за делопроизводство, прикрепляет его электронную копию в АИС.
98. Документ с момента поступления и до завершения исполнения находится у исполнителя и в наряд (дело) не помещается.
99. При необходимости внутреннего согласования проектов документов, поступающих в суд, при подготовке замечаний и предложений к таким проектам структурными подразделениями, должностными лицами (судьями) суда срок согласования не должен превышать пяти рабочих дней с момента получения копии документа, если иной срок не установлен соответствующим организационно-распорядительным документом или поручением председателя суда, заместителей председателя суда.
Ненаправление замечаний и предложений к такому проекту руководителю структурного подразделения (должностному лицу), в которое документ был передан для исполнения, рассматривается как согласование проекта документа без замечаний и предложений.
100. Проект документа-ответа визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения. Визы проставляются на оборотной стороне последней страницы документа, либо на копиях, остающихся в суде.
Проекты документов (кроме судебных постановлений и банковских документов), а также сметы расходов, представляемые на подпись председателю суда, визируются исполнителем, руководителем соответствующего структурного подразделения, заместителем председателя, который курирует данный вопрос.
Документ представляется на подпись председателю суда (заместителю председателя) вместе с материалами, на основании которых он готовился.
101. После подписания документа председателем суда (заместителем председателя) исполнитель оформляет документ и приложения к нему, проставляет на исходящем документе индекс наряда (дела) в соответствии с номенклатурой нарядов (дел), в котором будет храниться копия ответного документа, ссылку на исходящий регистрационный индекс и дату документа-запроса и передает в канцелярию на отправку.
Факсимильное воспроизведение подписи председателя суда, заместителей председателя суда используется при заверении копий поздравительных, пригласительных, приветственных документов. Заверение других документов осуществляется по прямому указанию председателя суда, заместителей председателя суда.
102. Работник канцелярии проверяет правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования и др., регистрирует и отправляет исходящие документы. Информация об исполнении и отправке документов вносится в РКК АИС и журнал регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 20 к настоящей Инструкции.
Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям.
103. Документы, направляемые более чем в четыре адреса, передаются для отправки в канцелярию со списком на рассылку.
Если подписанный председателем суда (заместителями председателя) документ на бланке документа с изображением Государственного герба Республики Беларусь подлежит рассылке в другие организации, он тиражируется по количеству адресатов и каждая копия документа заверяется печатью «Для документов». Список на рассылку с указанием адресов хранится в наряде (деле) с подлинником документа или его копией.
На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки установленной формы в двух экземплярах. Список заверяется подписью заведующего канцелярией и оттиском печати суда «Для документов». Список со штемпелем отделения связи подшивается в наряд (дело) канцелярии.
104. Оформленные и зарегистрированные в установленном порядке документы отправляются по почте, электронной почте, системе межведомственного электронного документооборота государственных органов в день подписания и регистрации. При необходимости документы на бумажном носителе могут доставляться нарочным, но не позднее следующего рабочего дня.
105. Копии документов хранятся в канцелярии, подразделениях, исполнивших документ, в соответствии с номенклатурой нарядов (дел).
На исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в наряд (дело) с указанием индекса наряда (дела), в который документ будет помещен, оформленная в соответствии с пунктом 35 настоящей Инструкции.
106. Регистрация документов, поступающих из Администрации Президента Республики Беларусь (решения, поручения), из государственных органов власти и управления Республики Беларусь ведется отдельно от других документов в порядке, определяемом соответствующими организационно-распорядительными документами. Данные документы подлежат обязательному контролю и систематическому анализу состояния исполнительской дисциплины при работе с ними.
107. Работа с инициативными документами на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным настоящей Инструкцией.
108. Исходящий номер инициативного документа включает индекс дела в соответствии с номенклатурой нарядов (дел), в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в структурном подразделении, исполнившем документ), и через косую черту – порядковый регистрационный номер, присваиваемый инициативным документам в пределах делопроизводственного года канцелярией.
109. На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняются РКК АИС.
110. Регистрация ответных документов осуществляется, как правило, в РКК АИС, на которых были зарегистрированы соответствующие инициативные документы. Регистрационным индексом ответного документа является индекс номенклатуры нарядов (дел), в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа. В РКК АИС информация об ответном документе записывается в графу «Результат исполнения документа».
На ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату документа-запроса.
111. Прием и передача между судами корреспонденции, подлежащей регистрации (кроме процессуальных документов), осуществляется при помощи электронной почты, как правило, через электронный почтовый ящик канцелярии.
112. Первый экземпляр документа, предназначенного для отправки по электронной почте, оформляется на бумажном носителе с использованием бланка установленной формы. Подписанный и зарегистрированный документ подшивается в наряд (дело) в соответствии с номенклатурой нарядов (дел). В электронной копии документа исполнитель проставляет исходящие дату и номер и копирует ее в электронную папку исходящих документов канцелярии для последующей отправки.
113. При направлении структурными подразделениями Верховного Суда Республики Беларусь писем-запросов, в них, как правило, указывается электронный адрес исполнителя, и письма-ответы направляются судами напрямую в структурное подразделение.
114. Канцелярия суда обеспечивает:
регулярную отправку электронных копий документов по электронной почте (в течение часа после копирования документа в электронную папку исходящих документов канцелярии);
ежедневную проверку почтового ящика канцелярии в 10:00, 14:00 и 17:00 для приема поступившей электронной почты;
своевременную распечатку, регистрацию и передачу председателю суда (заместителям председателя) почтовой корреспонденции.
115. Работник канцелярии, который направляет электронные копии документов в другой суд по электронной почте, обеспечивает контроль за получением документов адресатом, направляя электронную почту с включением параметра «Подтверждение получения (прочтения)», а в случаях необходимости направляет документы повторно либо принимает иные меры для своевременной отправки и получения адресатом документа.
Работник канцелярии, получивший документ по электронной почте, обеспечивает подтверждение получения документа в канцелярии суда, направившего документ.
116. Прием и передача иной, не подлежащей регистрации, корреспонденции (справочных и информационных материалов) может осуществляться через персональные почтовые ящики судей и работников структурных подразделений судов.
117. При направлении документа по электронной почте его бумажная копия адресату не направляется.
Документы, направляемые по электронной почте, превышающие 1 МБ, архивируются.
118. Регистрация процессуальных документов производится заполнением работниками канцелярии АИС и (или) в соответствующих журналах по формам согласно приложениям 6–19, 24 к настоящей Инструкции.
Исковому заявлению, встречному иску, заявлению об экономической несостоятельности (банкротстве), протоколу об административном правонарушении, жалобе на постановление государственного органа по делу об административном правонарушении, установлении фактов, имеющих юридическое значение, заявлению в порядке приказного производства, заявлению о пересмотре вступивших в законную силу судебных постановлений по вновь открывшимся обстоятельствам и т.п. присваивается входящий номер, который вносится в регистрационный штамп входящих документов на первом листе документа. Входящий номер включает в себя обязательные реквизиты:
порядковый номер заявления (жалобы), присваиваемый в пределах одного календарного года;
индекс производства или судебной инстанции, в которую направляется заявление (жалоба);
дата поступления заявления (жалобы).
При составлении протокола об административном правонарушении секретарем судебного заседания (секретарем судебного заседания – помощником судьи) в случаях, предусмотренных пунктом 4 части 2 статьи 3.30 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, административному правонарушению присваивается регистрационный номер для учета правонарушений, осуществляемого информационными подразделениями органов внутренних дел.
Регистрационный номер дела об административном правонарушении состоит из 8 цифр и формируется следующим образом.
1-я и 2-я цифры – последние две цифры года регистрации правонарушения;
3, 4 и 5-я цифры – код суда;
6, 7 и 8-я – порядковый номер правонарушения (присваивается в нарастающем порядке в пределах календарного года).
119. При возбуждении дела ему присваивается номер, состоящий из порядкового номера дела, индекса судьи (судебного состава).
Например:
9-5/2014, где
9 – порядковый номер дела судьи;
5 – индекс судьи (судебного состава);
2014 – календарный год.
При передаче дела на рассмотрение иному судье (судебному составу) номер дела дополняется индексом судьи (судебного состава), которому передано дело.
Например:
9-5/2010/6, где
6 – индекс судьи (судебного состава), которому передано дело.
120. Номер судебного дела и год его заведения проставляются на обложке и не подлежат изменению при последующем рассмотрении дела в других судебных инстанциях.
При пересмотре судебных постановлений в апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях номер дела дополняется входящим порядковым номером жалобы, представления, ходатайства, протеста и индексом судебной инстанции, в которой дело было пересмотрено.
Например:
10-5/2010/12А/14К, где
12А, 14К – входящие порядковые номера заявлений в апелляционную и кассационную инстанции и индексы этих инстанций.
Номера судебных дел и производств дополняются соответствующими литерами:
Пп – приказное производство;
Б – дело об экономической несостоятельности (банкротстве);
Ап – дело об административном правонарушении;
Жн – жалоба на не вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении;
Жв – жалоба на вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении;
Жс – жалоба на действия судьи при рассмотрении дела об административном правонарушении или должностного лица органа, ведущего административный процесс;
В – производство о пересмотре вступивших в законную силу судебных постановлений по вновь открывшимся обстоятельствам;
Сж – жалоба (протест) на постановление, действия (бездействие) судебного исполнителя, руководителя органа принудительного исполнения;
Их – ходатайство (заявление) о признании и приведении в исполнение решения иностранного суда или иностранного арбитражного решения;
Ип – поручения иностранных судов и компетентных органов иностранных государств о совершении отдельных процессуальных действий;
Мх – ходатайство об отмене решения международного арбитражного (третейского) суда;
Мз – заявление о выдаче исполнительного документа в случае неисполнения добровольно решения международного арбитражного (третейского) суда;
Мс – заявление о выдаче исполнительного документа на принудительное исполнение медиативного соглашения;
Ом – заявление лица, участвующего в деле, представление судебного исполнителя о применении обеспечительных мер;
Мсип – заявление об утверждении мирового соглашения на стадии исполнительного производства;
Ор – заявление о предоставлении отсрочки-рассрочки выполнения обязательств;
Зс – ходатайство о замене стороны;
Из – иные заявления;
А – индекс апелляционной инстанции;
К – индекс кассационной инстанции.
Апелляционной жалобе, жалобам по пересмотру дел об административных правонарушениях, кассационной жалобе, протесту должностного лица, представлению и ходатайству судьи о пересмотре судебных постановлений присваивается входящий номер, который вносится в регистрационный штамп на первом листе документа.
Входящий номер включает в себя обязательные реквизиты:
порядковый номер жалобы (протеста и т.д.), присваиваемый в пределах одного календарного года для данной судебной инстанции;
индекс судебной инстанции, в которую направляется документ на рассмотрение.
121. К судебным делам, направляемым судом в Верховный Суд Республики Беларусь, органы прокуратуры, иные государственные органы, прилагаются сопроводительные письма, подписанные председателем суда или его заместителями, и заверенные в установленном порядке внутренние описи документов дел.
Пересылаемые дела должны быть сброшюрованы в папках, документы подшиты в порядке, указанном во внутренней описи документов дел, страницы пронумерованы и зафиксированы во внутренней описи документов дел, из дел должны быть изъяты дублирующие материалы.
122. Сведения, содержащиеся в материалах судебных дел, документах (их проектах), являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. С ними могут быть ознакомлены лица, имеющие непосредственное отношение к рассмотрению судебных дел и документов, а также работники суда, исполняющие поручения председателя суда, заместителей председателя суда. Ознакомление других лиц, в том числе работников суда, с материалами судебных дел, документами производится с разрешения председателя суда, заместителей председателя суда.
Работникам суда запрещается использовать в личных целях информацию, содержащуюся в материалах судебных дел и документах.
123. Предоставление представителям сторонних организаций документов и их копий, не предусмотренных Хозяйственным процессуальным кодексом Республики Беларусь, иными нормативными правовыми актами, допускается только с разрешения председателя суда, заместителей председателя суда.
124. Порядок ознакомления с документами в суде устанавливается в соответствии с требованиями соответствующего локального нормативного правового акта.
125. Судьи и специалисты судов при уходе в отпуск, перемещении по должности, выезде в служебную командировку, увольнении или иных обстоятельствах передают через канцелярию по письменному указанию руководителя состава судебной коллегии, руководителя структурного подразделения находящиеся у них на исполнении документы другим исполнителям.
126. В случаях утраты судебного дела или документа заведующий канцелярией немедленно докладывает об этом в письменной форме председателю суда или его заместителям, а также руководителю структурного подразделения, в котором произошла утрата.
По факту утраты судебных дел или документов проводится служебное расследование и принимается решение.
ГЛАВА 5
ОСОБЕННОСТИ РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТА ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ
127. Поступившие исковые заявления (заявления) передаются председателю суда (заместителям председателя) в соответствии с установленным распределением обязанностей для назначения судьи (судебного состава).
После внесения работником канцелярии в АИС информации о судье (судебном составе) исковые заявления (заявления) под подпись в журнале (реестре) передачи исковых заявлений (заявлений) передаются судьям.
128. После принятия искового заявления (заявления) к производству формируется судебное дело и исковые материалы скрепляются в папке. В дело вкладывается внутренняя опись документов дела, составленная по форме согласно приложению 21 к настоящей Инструкции, которая содержит наименование всех документов в порядке их поступления.
При наличии в судебном деле нескольких томов, внутренняя опись составляется для каждого тома отдельно. Объем одного тома судебного дела не должен превышать 300 листов.
При подшивке дела должно быть обеспечено свободное чтение текстов документов дела.
Внутренняя опись документов, начатая судом первой инстанции, продолжается по мере поступления новых документов, принятия судебных актов и т.д. под порядковыми текущими номерами в апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях, т.е. должна быть единой, если дело составляет один том.
Если дело состоит из нескольких томов, дополняется внутренняя опись последнего тома. В конце внутренней описи каждого тома цифрами и прописью указывается количество листов, составляющих том, внутренняя опись заверяется секретарем судебного заседания – помощником судьи, который указывает свою фамилию, проставляет дату заверения внутренней описи и ставит собственноручную подпись.
129. Секретарь судебного заседания – помощник судьи ведет последовательные контрольные хронологические записи в АИС о процессуальных действиях, связанных с рассмотрением судебного дела.
Дополнительные документы и материалы (отзывы на исковое заявление (заявление), встречные иски, уведомление об изменении адреса и т.п.) по мере поступления приобщаются к делу. Их регистрационные номера, даты поступления и наименования (содержание) вносятся во внутреннюю опись дела.
Поступивший в суд документ с ограничительным грифом «Для служебного пользования» передается судье, направившему запрос.
Документ с ограничительным грифом «Для служебного пользования» после ознакомления с ним судьи хранится в конверте, размещенном на внутренней стороне обложки судебного дела.
Делопроизводство по делам, содержащим сведения, составляющие государственные секреты, осуществляется с учетом положений законодательства о государственных секретах.
Если документы представлены в судебном заседании и суд определил приобщить их к материалам дела, об этом производится соответствующая запись в протоколе судебного заседания, документы подшиваются в дело перед протоколом судебного заседания и вносятся во внутреннюю опись документов дела. Документы, принятые судом для обозрения в судебном заседании, перечисляются в протоколе судебного заседания.
При составлении протокола судебного заседания с использованием звуко- или видеозаписи электронные либо иные носители приобщаются к материалам дела. Информация об их наличии, а также сведения о приобщенном к материалам дела особом мнении судьи вносятся во внутреннюю опись документов дела.
130. В случае вынесения определения об оставлении искового заявления (заявления) без движения копия определения направляется истцу (заявителю). В период установленного судьей срока исковое заявление (заявление) и приложенные к нему документы хранятся у судьи. Если обстоятельства, послужившие основанием для оставления искового заявления (заявления) без движения, устранены, поступившие документы по исполненному определению регистрируются, и производится оформление дела на общих основаниях.
Если истец в назначенный судом срок не устранил причины, ставшие поводом для оставления его искового заявления (заявления) без движения, исковые материалы возвращаются истцу. Подлинник судебного определения о возврате подшивается в наряде (деле) возвращенных исковых заявлений (заявлений).
В случае вынесения определения об отказе в принятии искового заявления (заявления) либо возврате искового заявления (заявления) копия соответствующего определения с исковым заявлением (заявлением) и приложенными материалами направляются истцу (заявителю).
Подлинник определения, копии искового заявления (заявления), договоров и других документов, подтверждающих обоснованность вынесения определения об отказе в принятии либо возврате искового заявления (заявления), по указанию судьи приобщаются секретарем судебного заседания – помощником судьи в наряд (дело) в соответствии с номенклатурой нарядов (дел).
Данные наряды (дела) формируются в течение года, как правило, каждым судьей в отдельности.
131. При объединении нескольких однородных дел, в которых участвуют одни и те же лица, в одно производство для совместного рассмотрения делу присваивается номер, указанный в определении суда об объединении дел. К делу, номер которого оставлен без изменения, приобщаются остальные объединенные с ним дела. В АИС делаются отметки об изменении номеров дел.
При вынесении определения о выделении одного или нескольких соединенных требований в отдельное производство в отдельную папку формируются выделенные материалы дела, и дело передается для новой регистрации. Датой начала производства по делу следует считать дату первоначально поступившего заявления. На выделенное требование заводится новая РКК АИС.
В АИС по первоначальному делу вносятся данные о вынесенном определении о выделении дела в отдельное производство. Заведенное на основании определения дело регистрируется под очередным номером поступающих исковых заявлений (заявлений). Этот номер проставляется на обложке дела.
В выделенном в отдельное производство деле должны содержаться подлинники или заверенные судьей копии процессуальных и иных документов, имеющих значение для данного дела.
132. Ознакомление сторон и других лиц, участвующих в деле, с материалами судебного дела, не переданного на хранение в архив суда, производится по их письменному заявлению (ходатайству) с разрешения судьи (председательствующего в судебном заседании), в производстве которого находилось (находится) дело, а в его отсутствие – председателем суда, заместителями председателя суда.
Поступившее заявление (ходатайство) с просьбой об ознакомлении с материалами судебного дела (снять копии с материалов дела, в том числе техническими средствами лица, заявившего ходатайство) передается вместе с судебным делом секретарем судебного заседания – помощником судьи для проставления соответствующей резолюции судье (председательствующему в судебном заседании), рассматривающему дело.
Судья выдает разрешение на ознакомление с делом после просмотра его материалов лично.
В целях исключения случаев изъятия из дела документов, внесения исправлений и дописок ознакомление производится в присутствии работника суда (секретаря судебного заседания – помощника судьи, работника канцелярии, судьи) либо в специальной комнате, оборудованной системой видеофиксации.
После ознакомления с делом секретарь судебного заседания – помощник судьи приобщает к материалам дела письменное заявление (ходатайство), о чем вносит соответствующую запись во внутреннюю опись документов дела.
Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве суда, осуществляется при наличии письменного разрешения председателя суда (заместителей председателя) на заявлении (ходатайстве) заинтересованного лица.
Архивариус суда производит подборку судебного дела и передает его секретарю судебного заседания – помощнику судьи. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве суда, производится в порядке, установленном частями первой – пятой настоящего пункта, в помещении канцелярии суда (ином оборудованном помещении) в присутствии одного из работников суда в обстановке, исключающей возможность изъятия из судебного дела документов (листов) или внесения в них каких-либо изменений.
Лицо, знакомящееся с делом, должно лично сделать письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, ходатайстве), послужившем основанием доступа к ознакомлению с делом. Архивариус подшивает документ к делу, вносит запись во внутреннюю опись документов дела, указывает свою фамилию, проставляет дату заверения внутренней описи и ставит подпись.
Документы с ограничительным грифом «Для служебного пользования» сторонам для ознакомления не представляются. На время ознакомления сторон с судебным делом указанные документы из конверта извлекаются.
Порядок ознакомления с делами, содержащими государственные секреты, а также выдачи копий документов из таких дел регулируется в соответствии с законодательством о государственных секретах.
133. После рассмотрения судебного дела и истечения срока на апелляционное обжалование секретарь судебного заседания – помощник судьи:
подшивает в дело документы в хронологическом порядке: постановления, определения и переписку, предшествующую судебному разбирательству; все документы, приобщенные к делу в ходе судебного разбирательства в порядке их поступления; протокол судебного заседания, проверенный и подписанный в установленном порядке; решение по делу суда первой инстанции; судебный приказ. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист;
нумерует листы дела;
составляет за своей подписью внутреннюю опись находящихся в деле документов с указанием даты;
оформляет дело и передает судье, рассмотревшему дело, который проверяет правильность его оформления.
До вступления судебного постановления, которым завершается рассмотрение дела, в законную силу дело находится на хранении у судьи или у секретаря судебного заседания – помощника судьи (или в канцелярии). По истечении срока на апелляционное обжалование дело передается в архив суда.
Оконченное производством судебное дело может быть сдано в архив только после резолюции председателя суда, его заместителя или судьи, рассмотревшего дело.
Дела о ликвидации юридического лица или прекращении деятельности индивидуального предпринимателя передаются на хранение в архив суда при наличии документа, подтверждающего принятие регистрирующим органом решения о внесении записи в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей об исключении указанных лиц из этого регистра и фактическое исключение из регистра.
134. Регистрация и учет, оформление, прием жалоб и протестов, обращение к исполнению постановлений по делам об административных правонарушениях производятся по общим правилам, установленным для дел, с соблюдением некоторых особенностей, изложенных в настоящей Инструкции.
Работником суда, уполномоченного рассматривать жалобу, с учетом положений частей третьей и четвертой пункта 74 настоящей Инструкции осуществляется проверка информации, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины.
После регистрации дела об административных правонарушениях, поступившие с жалобами и (или) протестами, передаются судьям под подпись в журнале выдачи дел по форме согласно приложению 39 к настоящей Инструкции.
Копия постановления о возврате жалобы (протеста) в связи с пропуском срока обжалования и опротестования постановления по делу об административном правонарушении и жалоба со всеми приложенными к ней документами не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения соответствующего постановления направляются заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу.
В случае вынесения судьей постановления о возврате жалобы для устранения недостатков его копия и жалоба со всеми приложенными к ней документами не позднее следующего рабочего дня со дня вынесения соответствующего постановления направляются заказной корреспонденцией с сопроводительным письмом лицу, подавшему жалобу.
К материалам дела подшивается постановление об устранении недостатков, копия жалобы, копии всех приложенных к ней документов и сопроводительных писем.
О подаче жалобы, принесении протеста на не вступившее в законную силу постановление органа, ведущего административный процесс, по делу об административном правонарушении, а также о времени рассмотрения дела в суде извещаются по форме согласно приложению 40 к настоящей Инструкции: лицо, в отношении которого вынесено постановление, потерпевшие, их представители, защитник, прокурор, принесший протест, а по делам о прекращении дела об административном правонарушении – и руководитель органа, направившего дело об административном правонарушении на рассмотрение в суд.
Уполномоченным работником суда составляется список дел по форме согласно приложению 41 к настоящей Инструкции, который вывешивается на информационном стенде не позднее чем за трое суток до рассмотрения дела.
После рассмотрения жалобы (протеста) на не вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении копия решения по жалобе (протесту) в течение трех суток ответственным работником суда направляется лицу, в отношении которого оно вынесено, а также органу, направившему жалобу на постановление по делу об административном правонарушении, лицу (органу), подавшему жалобу на постановление по делу об административном правонарушении, а потерпевшему – по его просьбе. О результатах рассмотрения протеста в тот же срок сообщается прокурору.
Жалоба (протест) с информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины, оригиналы процессуальных документов, заявлений, ходатайств, извещений, сопроводительных писем и других документов, представленных при рассмотрении жалобы (протеста), приобщаются к материалам дела об административном правонарушении. Дело об административном правонарушении подлежит возврату органу, его направившему.
В наряд ответственным работником суда помещаются: копия жалобы (протеста), копии обжалованных (опротестованных) постановлений, копия мотивировочной части постановления по делу об административном правонарушении, копия решения по жалобе (протесту) на постановление по делу об административном правонарушении, второй экземпляр сопроводительного письма о возврате дела об административном правонарушении.
Мотивированный отказ в пересмотре дела об административном правонарушении по жалобе (протесту) на вступившее в законную силу постановление ответственным работником суда высылается лицу, подавшему жалобу или принесшему протест.
Дело об административном правонарушении в случае его истребования подлежит возврату органу, его направившему.
В наряд ответственным работником суда помещаются: жалоба (протест) с информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины, копии обжалованных (опротестованных) постановлений, копия мотивировочной части постановления по делу об административном правонарушении (при их наличии), копия сообщения лицу, подавшему жалобу или принесшему протест, второй экземпляр сопроводительного письма о возврате дела об административном правонарушении (при истребовании дела).
В случаях, указанных в пунктах 2–5 части 2 статьи 12.14 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, копия постановления в течение трех суток ответственным работником суда высылается лицу, в отношении которого оно вынесено, а также органу, ведущему административный процесс, вынесшему обжалованное постановление по делу об административном правонарушении, лицу (органу), подавшему жалобу на постановление по делу об административном правонарушении, прокурору, принесшему протест, потерпевшему.
Жалоба (протест) с информацией, подтверждающей факт уплаты государственной пошлины, оригиналы процессуальных документов, заявлений, ходатайств, извещений, сопроводительных писем и других документов, представленных при рассмотрении жалобы (протеста), приобщаются к материалам дела об административном правонарушении. Дело об административном правонарушении подлежит возврату органу, его направившему.
В наряд ответственным работником суда помещаются: копия жалобы (протеста), копии обжалованных (опротестованных) постановлений, копия мотивировочной части постановления по делу об административном правонарушении (при ее наличии), копия постановления, вынесенного по результатам рассмотрения жалобы (протеста), второй экземпляр сопроводительного письма о возврате дела об административном правонарушении.
Поступившие с жалобой документы подлежат возврату заявителям.
135. В случае поступления жалобы или протеста на не вступившее в законную силу постановление экономического суда области (города Минска) по делу об административном правонарушении дело, об административном правонарушении по истечении срока, установленного для подачи жалобы либо принесения протеста, в течение трех суток вместе с жалобой направляется в Верховный Суд Республики Беларусь.
Извещения о подаче жалобы, принесении протеста на не вступившее в законную силу постановление экономического суда области (города Минска) по делу об административном правонарушении, а также о времени рассмотрения дела в Верховном Суде Республики Беларусь направляются Верховным Судом Республики Беларусь.
136. По результатам рассмотрения дел об административных правонарушениях суды заполняют следующие регистрационные карточки:
об административном правонарушении, совершенном физическим лицом, по форме 1-АП согласно приложению 4 к Положению о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 июля 2006 г. № 909 «Об утверждении Положения о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений» (далее – Положение о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений);
об административном правонарушении, совершенном юридическим лицом, по форме 3-АП согласно приложению 5 к Положению о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений;
о результатах обжалования (опротестования) вступившего в законную силу постановления по делу об административном правонарушении по форме 2-АП согласно приложению 6 к Положению о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений.
Если дело об административном правонарушении поступило в суд для рассмотрения из другого органа, вместе с делом должна поступить регистрационная карточка формы 1-АП (3-АП).
При вынесении постановления о наложении административного взыскания по результатам рассмотрения протокола об административном правонарушении, составленного на основании пункта 4 части 2 статьи 3.30 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, суд осуществляет фиксацию сведений об административном правонарушении непосредственно в едином государственном банке данных о правонарушениях. Фиксация сведений осуществляется не позднее трех суток после вступления в законную силу постановления о наложении административного взыскания, вынесенного в соответствии со статьей 11.9 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, а если постановление по делу об административном правонарушении было обжаловано (опротестовано) до вступления в законную силу – после возвращения дела из суда, рассмотревшего жалобу (протест), за исключением случая, когда по жалобе (протесту) вынесено постановление в соответствии с пунктами 2, 3 или 6 части 1 статьи 12.9 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
Суд, получивший дело об административном правонарушении для рассмотрения, не позднее трех суток после вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении, а суд или орган, ведущий административный процесс, вынесший постановление по делу об административном правонарушении, которое было обжаловано (опротестовано) до вступления в законную силу, не позднее трех суток после возвращения дела из суда, органа (от должностного лица), рассмотревшего жалобу (протест), фиксирует в поступившей вместе с делом регистрационной карточке формы 1-АП (3-АП) сведения о постановлении по делу об административном правонарушении, за исключением случая, если по жалобе (протесту) вынесено постановление об отмене постановления по делу об административном правонарушении и направлении дела на новое рассмотрение.
Заполненная регистрационная карточка подписывается судьей, рассмотревшим дело об административном правонарушении, заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь и не позднее трех суток после вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении (после возвращения дела из суда или органа (от должностного лица), рассмотревшего жалобу (протест)) направляется в регистрирующий орган.
В случае отмены (изменения) вступившего в законную силу постановления органа, ведущего административный процесс, о наложении административного взыскания суд, рассмотревший жалобу (протест), не позднее трех суток после ее рассмотрения заполняет разделы I–IV регистрационной карточки формы 2-АП. В разделе IV данная регистрационная карточка после заполнения подписывается судьей, рассмотревшим жалобу (протест), заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь и направляется в регистрирующий орган.
В случае отмены (изменения) вступившего в законную силу постановления суда о наложении административного взыскания суд, вынесший постановление о наложении административного взыскания, не позднее трех суток после возвращения из вышестоящего суда дела об административном правонарушении заполняет разделы I–IV регистрационной карточки формы 2-АП. В разделе IV данная регистрационная карточка после заполнения подписывается судьей, вынесшим постановление о наложении административного взыскания, заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь и направляется в регистрирующий орган.
В случае, когда отмена (изменение) последнего по времени постановления по делу об административном правонарушении влекут отмену либо изменение постановления о наложении административного взыскания (включая восстановление законной силы такого постановления ввиду отмены постановления, его отменившего), сведения о виде и размере административного взыскания либо об основании прекращения дела об административном правонарушении, актуальные после отмены (изменения) последнего по времени постановления по делу об административном правонарушении, фиксируются в соответствующих реквизитах формы 2-АП.
137. Дело об административном правонарушении, рассмотренное с вынесением постановления о наложении административного взыскания, считается оконченным после получения извещения о принятии постановления к исполнению.
Дело об административном правонарушении, рассмотренное с вынесением постановления о наложении административного взыскания в виде штрафа, считается оконченным после представления в суд квитанции учреждения банка Республики Беларусь или иных достоверных сведений об уплате штрафа либо по возвращении исполнительного документа с отметкой о результатах исполнения, возвращения исполнительного документа взыскателю.
Дело об административном правонарушении, рассмотренное с вынесением постановления о наложении административного взыскания в виде конфискации, подлежит сдаче в архив после возвращения постановления с отметкой о результатах исполнения.
Дело об административном правонарушении, рассмотренное с вынесением постановления о прекращении дела об административном правонарушении, считается оконченным по вступлении постановления в законную силу.
138. Выдача дубликата судебного приказа производится по заявлению взыскателя судом, принявшим судебное постановление, в случае утраты подлинника судебного приказа.
Дубликат судебного приказа должен точно воспроизводить все сведения и реквизиты, содержащиеся в подлиннике судебного приказа, и подписывается судьей, вынесшим определение о выдаче дубликата судебного приказа. В правом верхнем углу первого листа проставляется надпись «Дубликат».
139. Судебные дела, не рассмотренные в истекшем календарном году, перерегистрации не подлежат.
140. Апелляционная жалоба (протест) на судебное постановление суда первой инстанции, не вступившее в законную силу, регистрируется в АИС. Работники канцелярии после регистрации жалобы (протеста) подбирают соответствующее жалобе судебное дело, рассмотренное в суде первой инстанции, и приобщают к нему жалобу (протест). Апелляционная жалоба (протест) в день поступления вместе с делом передается работником канцелярии председателю суда (заместителю председателя). После назначения судебного состава для рассмотрения апелляционной жалобы (протеста) информация о судебном составе вносится в АИС. О поступлении жалобы ставится в известность судья, чье судебное постановление обжалуется, и жалоба вместе с делом передается судье-докладчику под подпись не позднее следующего дня после поступления жалобы (протеста).
Дальнейший порядок прохождения апелляционной жалобы (протеста) проводится в соответствии с регламентом апелляционной инстанции суда.
141. Жалоба (протест) на не вступившее в законную силу судебное постановление по делу об административном правонарушении суда первой инстанции подается в судебную коллегию по экономическим делам Верховного Суда Республики Беларусь через суд, принявший обжалуемое судебное постановление.
Работник канцелярии суда после регистрации жалобы (протеста) производит подборку соответствующего жалобе судебного дела, и ответственное лицо готовит сопроводительное письмо для направления жалобы (протеста) вместе с делом в судебную коллегию по экономическим делам Верховного Суда Республики Беларусь.
142. Кассационная жалоба (протест) на вступившие в законную силу судебное постановление суда первой инстанции и судебное постановление суда апелляционной инстанции подается в судебную коллегию по экономическим делам Верховного Суда Республики Беларусь через суд, принявший обжалуемое судебное постановление.
Работник канцелярии и архивариус суда после регистрации жалобы (протеста) производит подборку соответствующего жалобе судебного дела и передает материалы ответственному работнику для составления справки движения по делу, направляемому для пересмотра в кассационном порядке.
О поступлении кассационной жалобы (протеста) ставится в известность судья, чье постановление обжалуется. В случае отсутствия в судебном постановлении мотивировочной части судья составляет мотивировочную часть и возвращает дело в канцелярию суда для отправки дела и справки движения по делу в Верховный Суд Республики Беларусь.
143. Копии судебных постановлений направляются (вручаются) сторонам в порядке и в сроки, определенные Хозяйственным процессуальным кодексом Республики Беларусь.
С судебного постановления по экономическим делам или делу об административном правонарушении снимаются копии, которые заверяются путем проставления ниже реквизита «Подпись» слова «Верно», указания должности судьи, заверившего копию, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.
Например:
|
Верно |
||
|
Судья экономического суда |
Подпись |
С.П.Кашкан |
|
05.07.2018 |
Заверительную надпись удостоверяют печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Если копия судебного постановления изложена на нескольких листах, каждый лист удостоверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь либо эти листы могут быть прошнурованы и скреплены печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
В случаях, когда судебное постановление не вступило в законную силу, об этом делается отметка на выдаваемой копии.
Подлинники судебных постановлений, вынесенные судами первой, апелляционной инстанций, подписываются судьей (судебным составом) и подшиваются в материалы судебного дела.
У лица, получившего копию судебного постановления, отбирается расписка в ее получении либо данное лицо может расписаться в получении в справочном листе. В случае высылки копии по почте в справочном листе делается об этом отметка.
При вынесении судом частного определения снимается необходимое количество его копий для направления адресатам. Частные определения регистрируются в журнале учета частных определений по форме согласно приложению 43 к настоящей Инструкции и в трехдневный срок с момента их вынесения направляются адресатам.
Одна из копий частного определения вместе с копиями сопроводительных писем, направленных адресатам, помещаются в наряд с копиями частных определений и перепиской по их исполнению, а оригинал частного определения подшивается в дело. Руководством суда в адрес руководителей государственных органов, организаций могут быть направлены письма об устранении недостатков.
Сопроводительное письмо к копии частного определения подписывается председателем суда, его заместителем или судьей, вынесшим частное определение.
Уполномоченные работники канцелярий осуществляют контроль за своевременным получением сообщений об исполнении частных определений и писем, в случае неисполнения в срок докладывают об этом руководству суда. Поступившие ответы о принятых мерах доводятся до сведения судьи, вынесшего частное определение либо подготовившего письмо, и руководства суда.
Оригиналы полученных сообщений об исполнении частных определений подшиваются в дело, а их копии помещаются в наряд с копиями частных определений и перепиской по их исполнению.
144. До вступления решения суда в законную силу судебное дело не может быть истребовано из суда.
Истребование судебного дела может производиться в случаях, определенных законодательством, в частности, в соответствии с Хозяйственным процессуальным кодексом Республики Беларусь по запросу должностных лиц, имеющих право принесения протеста в порядке надзора.
В соответствии с резолюцией председателя суда (заместителей председателя) на запросе о высылке дела в архиве суда подбирается истребуемое дело, проверяется наличие документов, указанных во внутренней описи документов дела.
Копия сопроводительного письма вместе с запросом подшиваются в наряд (дело), который хранится в канцелярии.
145. Дела, пересмотренные в кассационной и надзорной инстанциях Верховного Суда Республики Беларусь, вместе с подлинными экземплярами судебных постановлений кассационной и надзорной инстанций направляются в суд первой инстанции.
ГЛАВА 6
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ЗАЯВИТЕЛЕЙ И ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА
146. При осуществлении личного приема председателем суда, заместителями председателя ведется регистрация обратившихся в книге учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц по форме согласно приложению 22 к настоящей Инструкции.
147. В данной главе определен порядок регистрации, рассмотрения и учета поступающих в суд от заявителей обращений, не подлежащих рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, иных обращений, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения.
148. Делопроизводство по обращениям заявителей осуществляется уполномоченными лицами (заведующим канцелярией, иным работником, уполномоченным приказом председателя суда) отдельно от других видов делопроизводства и ведется централизованно.
Делопроизводство в суде по письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям заявителей, поданным в письменной, устной или электронной форме.
149. Поступающие в суд обращения заявителей регистрируются в день их поступления в установленном порядке.
Обращения заявителей, поступившие в суд в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.
150. Регистрация обращений заявителей, за исключением замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, осуществляется с использованием одной из регистрационно-контрольных форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной.
151. При поступлении в суд электронных обращений создается его бумажная копия, которая регистрируется в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.
152. Регистрационно-контрольная форма регистрации обращений заявителей содержит реквизиты по форме согласно приложению 23 к настоящей Инструкции.
В регистрационно-контрольные формы могут включаться реквизиты, необходимые для обеспечения учета, контроля, анализа работы с обращениями заявителей, поиска документов, связанных с рассмотрением обращений.
Из регистрационно-контрольных форм могут исключаться реквизиты, сведения для заполнения которых отсутствуют в связи с особенностями рассмотрения обращений заявителей.
153. Конверты от поступивших письменных обращений заявителей сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заявителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.
154. Регистрационный индекс обращениям заявителей, ответам (уведомлениям) на обращения, в том числе ответам (уведомлениям), направленным заявителю на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, присваивается в соответствии с принятой в суде системой регистрации документов.
155. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в суд, учитываются под регистрационным индексом первоначального обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
При подаче заявителем в суд нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.
156. Повторным обращениям заявителей при их поступлении в суд присваивается регистрационный индекс первоначального обращения или очередной регистрационный индекс.
157. Обращения заявителей, в том числе бумажные копии электронных обращений, после регистрации передаются на рассмотрение председателю суда, который определяет срок исполнения и дает конкретные поручения исполнителю.
Поручения председателя суда о дальнейшем рассмотрении обращений заявителей оформляются в форме резолюций.
158. При использовании систем электронного документооборота и переносе в них обращений заявителей в электронном виде поручения председателя суда оформляются в форме электронных резолюций, отражаемых в системе электронного документооборота.
159. Ход рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах и (или) сведениях, отзыве заявителями своего обращения, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрение коллективного обращения тридцати и более заявителей с выездом на место), изменение сроков рассмотрения обращений, результат их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки) должны быть точно и своевременно отражены в регистрационно-контрольной форме.
Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, должны своевременно вноситься в книгу замечаний и предложений, как правило, лицом, ответственным за ведение и хранение книги.
160. Контроль за рассмотрением обращений заявителей в судах ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, либо регистрационно-контрольных карточек, либо журналов.
Для контроля за рассмотрением замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, могут использоваться соответствующие регистрационно-контрольные формы.
161. Контроль за рассмотрением обращений заявителей завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме, а также направлены уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15 и 21 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 83, 2/1852).
Решение о снятии с контроля обращений принимает председатель суда или уполномоченное им должностное лицо.
162. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации, по находящимся на контроле обращениям заявителей и предписаниям указываются сведения о направленном ответе (уведомлении) заявителю о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
163. При оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу, отзыве заявителем своего обращения оригиналы документов, приложенных к письменным обращениям, возвращаются заявителю с сопроводительным письмом.
164. Течение сроков, определяемых месяцами или днями, начинается со дня, следующего за днем регистрации обращения в суде, внесения замечаний и (или) предложений в книгу замечаний и предложений.
Срок рассмотрения обращений, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца этого срока. Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок рассмотрения обращений истекает в последний день этого месяца.
Если последний день срока рассмотрения обращений приходится на нерабочий день, то днем истечения срока считается первый следующий за ним рабочий день.
Письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее пятнадцати дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, – не позднее одного месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.
Письменные уведомления направляются заявителям в сроки, установленные в статьях 10, 15 и 17 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц».
165. Ответы на рассмотренные по существу устные обращения подлежат объявлению заявителям в ходе личного приема. Результат решения изложенных в устном обращении вопросов отмечается в регистрационно-контрольной форме, в которой зарегистрированы устные обращения.
166. Письменные ответы (уведомления) на письменные обращения, в том числе полученные в ходе личного приема, электронные обращения, предусмотренные в части второй пункта 5 статьи 25 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц», замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, подписываются председателем суда или лицом, уполномоченным им подписывать в установленном порядке ответы на обращения.
Ответы на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, подписываются председателем (заместителями председателя) суда и остаются в делопроизводстве суда.
При использовании систем электронного документооборота, предусматривающих применение электронной цифровой подписи, ответы на электронные обращения в электронном виде, направленные на адрес электронной почты заявителя, подписываются электронной цифровой подписью председателя суда или лица, уполномоченного им подписывать в установленном порядке ответы на обращения.
167. На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в наряд (дело).
В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в наряд (дело) проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной или электронной форме, либо на самом обращении.
После рассмотрения вопросов, изложенных гражданином в книге замечаний и предложений, на копии ответа (уведомления) заявителю, остающейся в делопроизводстве суда, проставляется отметка об исполнении и направлении ее в наряд (дело).
168. Письменные ответы (уведомления) на письменные и электронные обращения, ответы (уведомления) на электронные обращения, направленные на адрес электронной почты заявителя, должны соответствовать требованиям, предусмотренным в статье 18 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц».
169. Председателем суда организуется проведение «горячей линии». Заявители обращаются на «горячую линию» по вопросам справочного характера, а также связанным с организацией деятельности суда.
«Горячая линия» проводится работниками суда в рабочее время в рабочие дни. Порядок проведения «горячей линии» и работы с обращениями, поступающими в ходе ее проведения, устанавливается председателем суда. Обращения, поступившие в ходе «горячей линии», не подлежат регистрации.
Информация о наличии «горячей линии» доводится до всеобщего сведения путем ее размещения в средствах массовой информации, глобальной компьютерной сети Интернет, на информационных стендах суда.
При проведении «горячей линии» по решению председателя суда может осуществляться аудиозапись с уведомлением об этом заявителей.
170. Письменные и (или) электронные обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, в суде формируются в наряды (дела) в соответствии с утвержденной номенклатурой нарядов (дел).
Обращения граждан и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, при централизованной системе делопроизводства возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц, для централизованного формирования дел.
Обращения юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и документы, связанные с их рассмотрением, при децентрализованной системе делопроизводства формируются в дела у исполнителей.
171. Копии ответов (уведомлений) гражданам на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в один наряд (дело) и хранятся у должностных лиц, ответственных за ведение и хранение книги замечаний и предложений.
172. Наряды (дела) с обращениями заявителей формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в наряде (деле) самостоятельную группу.
В случае поступления повторных обращений они формируются в наряды (дела) вместе с предыдущими обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением.
173. При формировании нарядов (дел) с обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направления обращений и документов в наряды (дела), их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в наряды (дела) не формируются.
174. Срок хранения письменных и (или) электронных обращений заявителей и документов, связанных с их рассмотрением, 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего обращения). Судом в установленном порядке может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений заявителей.
175. При создании бумажных копий электронных обращений их оригиналы в электронном виде сохраняются в случае необходимости подтверждения условий отправки (получения) обращений и (или) использования в справочных и (или) доказательных целях.
176. Наряды (дела) с обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением, постоянного хранения передаются в архив суда через год после завершения делопроизводства по ним.
Книга замечаний и предложений после окончания ведения хранится в суде вместе с новой книгой, а по истечении календарного года – в течение 5 лет в архиве суда.
177. По истечении установленных сроков хранения обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, книга замечаний и предложений подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
178. Председатель суда в целях постоянного совершенствования работы с обращениями заявителей обязан регулярно, но не реже одного раза в квартал, изучать, анализировать и систематизировать содержащиеся в обращениях вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решений, а также принимать меры по устранению указанных в обращениях и выявленных нарушений.
ГЛАВА 7
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ
179. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов суда, бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, служебные и командировочные удостоверения, трудовые книжки и все виды пропусков.
180. Особенности использования, учета и хранения бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регламентируются соответствующими локальными нормативными правовыми актами.
181. Заказы на изготовление печатей, штампов и снабжение структурных подразделений суда всеми видами бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь осуществляется группой эксплуатации, ремонта и материально-технического обеспечения.
182. Учет печатей и штампов ведется в учетно-регистрационных журналах работником группы эксплуатации, ремонта и материально-технического обеспечения.
183. Выдача печатей, штампов и бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь производится под подпись в учетно-регистрационных журналах.
184. Печати, штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.
Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь в структурных подразделениях несут лица, ответственные за ведение делопроизводства.
Об утрате печати или штампа ставятся в известность председатель суда и руководитель группы эксплуатации, ремонта и материально-технического обеспечения.
Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в группу эксплуатации, ремонта и материально-технического обеспечения.
Работник, которому были выданы печать или штамп, при увольнении или переходе в другое структурное подразделение обязан сдать их в группу эксплуатации, ремонта и материально-технического обеспечения.
185. Уничтожение печатей, штампов и бланков производится по актам с отметкой в учетно-регистрационных журналах.
ГЛАВА 8
ПОРЯДОК УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ПЕРЕДАЧИ ВЕЩЕСТВЕННЫХ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ
186. Вещественные доказательства по экономическим делам, представленные сторонами или истребованные судом, принимаются, учитываются и хранятся в порядке, установленном законодательством.
187. В ходе судебного разбирательства суд может приобщать к рассматриваемому делу вещественные доказательства, о чем выносится определение.
188. При представлении суду предметов или документов, имеющих характер вещественного доказательства, суд в судебном заседании выясняет у лица, представившего эти объекты, время, место и другие обстоятельства их обнаружения, приобретения или хранения.
189. Факт приобщения вещественных доказательств к делу отражается в протоколе судебного заседания или в протоколе отдельного процессуального действия (далее – протокол).
В протоколе перечисляются все представляемые в качестве вещественных доказательств предметы и документы.
При описании предметов, приобщаемых к делу в качестве вещественных доказательств, производится их осмотр (в необходимых случаях – с участием специалиста), указываются количественные и качественные характеристики предметов, иные индивидуальные их признаки, позволяющие выделить объект из числа ему подобных и обусловливающие его доказательственное значение.
В необходимых случаях предметы, приобщаемые к делу в качестве вещественных доказательств, могут фиксироваться на фото-, видеоносители.
190. Приобщенные к делу вещественные доказательства при необходимости помещаются в упаковку, исключающую возможность их повреждения и обеспечивающую сохранность.
191. Для учета вещественных доказательств, хранение которых осуществляется отдельно от материалов дела, в суде ведется журнал учета вещественных доказательств (далее – журнал) по форме согласно приложению 25 к настоящей Инструкции, который находится у лица, ответственного за хранение и учет вещественных доказательств (далее – ответственное лицо).
Каждый лист журнала нумеруется, он прошнуровывается и скрепляется печатью суда и подписью председателя суда.
192. Записи в журнале производятся ответственным лицом в хронологическом порядке. Каждый предмет записывается отдельно. При указании нескольких однородных предметов проставляется их количество, дата поступления, наименование (если вещественные доказательства упакованы, может быть проведена проверка их количества и наименований со вскрытием упаковки и составлением акта об этом). Каждому предмету присваивается порядковый номер.
193. Если вещественные доказательства находятся в материалах дела, внесение информации о них в журнале не требуется.
194. Вещественные доказательства хранятся при деле, а в случае их громоздкости или иных причин сдаются на хранение в специально оборудованное в суде помещение, либо ответственному лицу, о чем составляется акт передачи.
При отсутствии в суде специально оборудованного помещения в качестве хранилища может быть использован сейф, металлический шкаф и т.п.
195. При хранении вещественных доказательств ответственным лицом принимаются меры, обеспечивающие сохранность их признаков и свойств, в силу которых они признаны вещественными доказательствами, а равно сохранность самих вещественных доказательств.
196. Доступ к вещественным доказательствам, хранение которых осуществляется отдельно от материалов дела, осуществляется с письменного разрешения председателя суда (судьи).
197. Приобщенные к делу вещественные доказательства при передаче дела в другой суд передаются одновременно с делом.
О передаче дела и вещественных доказательств, хранение которых осуществляется отдельно от материалов дела, в другой суд в отношении каждого из передаваемых вещественных доказательств в журнале делается соответствующая запись.
198. При передаче дела от одного судьи другому в этом же суде первый судья сдает, а второй принимает с проверкой наличия все приобщенные к делу вещественные доказательства, о чем делается отметка в журнале.
199. Вещественные доказательства, поступившие в суд вместе с материалами дела, хранение которых осуществляется отдельно от материалов дела, регистрируются в журнале в общем порядке.
При регистрации вещественного доказательства в суде ему присваивается порядковый номер, указываются дата поступления, наименование вещественного доказательства, количество, номер дела, к которому оно приобщено.
200. Ответственное лицо, принимающее вещественные доказательства вместе с делом, проверяет целостность (сохранность) упаковки и расписывается в их приеме в журнале.
При нарушении упаковки ответственное лицо в присутствии работника канцелярии суда вскрывает упаковку и сверяет наличие предметов, содержащихся в ней, с описью вещественных доказательств и с определением суда об их приобщении к делу.
Если наличие вещественных доказательств соответствует прилагаемой описи и определению суда об их приобщении к делу, они вновь упаковываются и опечатываются. О произведенном вскрытии упаковки составляется акт, который подписывается ответственным лицом, работником канцелярии и председателем суда (судьей).
201. В решении суда (определении об оставлении искового заявления (заявления) без рассмотрения, определении о прекращении производства по делу) указывается о судьбе вещественных доказательств: предметы, запрещенные в обороте, передаются в установленном порядке в соответствующую организацию, о чем в журнале делается соответствующая отметка; остальные предметы возвращаются их законным владельцам, а при неустановлении последних обращаются в доход государства в порядке, установленном законодательством.
202. О возможности получения законным владельцем предметов, приобщенных к делу в качестве вещественных доказательств, этому лицу направляется письменное уведомление, копия которого подшивается в дело.
203. Вещественные доказательства, подлежащие возврату законному владельцу, выдаются ему под расписку, которая подшивается в дело.
В расписке получатель указывает данные своего паспорта (другого документа, удостоверяющего личность получателя), сведения о месте жительства, работы и занимаемой должности.
В отдельных случаях суд может возвратить законному владельцу предметы, являющиеся вещественными доказательствами по делу, до принятия решения (определения) по данному делу, если признает, что это не станет препятствием для его правильного рассмотрения.
204. Документы, являющиеся вещественными доказательствами, остаются в деле в течение всего срока его хранения в суде либо возвращаются их законному владельцу в порядке, установленном настоящей главой. Вопрос о возврате документов из дела рассматривается судьей с учетом характера и значения данных документов для дела.
205. После вынесения судебного постановления, которым разрешен вопрос о судьбе вещественных доказательств, хранение которых осуществляется отдельно от материалов дела, в журнале делается соответствующая отметка с указанием содержания и даты вынесения судебного постановления.
206. Решение в отношении вещественных доказательств обращается к исполнению после вступления судебного постановления в законную силу или истечения срока для обжалования (опротестования) определения о прекращении производства по делу, об оставлении искового заявления (заявления), жалобы без рассмотрения.
207. Вещественные доказательства, подлежащие возврату законному владельцу, хранятся в суде после вступления судебного постановления в законную силу в течение трех месяцев со дня направления законному владельцу извещения о возможности их получения.
Если в течение этого срока ходатайство законного владельца о выдаче ему предметов (документов) не поступит в суд, предметы (документы) передаются в специально созданную комиссию, которая решает вопрос об их реализации или уничтожении. О состоявшейся реализации или уничтожении предметов (документов) составляется акт, который подшивается в материалы дела, о чем в журнале делается соответствующая отметка.
208. Председатель суда (заместитель председателя) не реже одного раза в полугодие проверяет состояние и условия хранения вещественных доказательств, правильность ведения документации по их учету.
209. При увольнении работника, ответственного за учет и хранение вещественных доказательств, председатель суда назначает комиссию для проверки соответствия фактического наличия вещественных доказательств, переданных на хранение, записям в журнале.
Результаты проверки отражаются в акте приемки-передачи вещественных доказательств другому лицу, назначенному ответственным за их учет и хранение.
210. Необеспечение надлежащего учета и условий хранения, передачи вещественных доказательств, повлекшее их утрату, порчу, является основанием для привлечения к установленной законодательством ответственности лица, по вине которого указанные последствия наступили.
ГЛАВА 9
НОМЕНКЛАТУРА НАРЯДОВ (ДЕЛ). ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НАРЯДОВ (ДЕЛ)
211. Номенклатура нарядов (дел) – это систематизированный перечень заголовков нарядов (дел), заводимых в суде в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура нарядов (дел) суда используется для группировки исполненных документов в наряды (дела), систематизации, индексации и учета нарядов (дел), определения сроков их хранения. Номенклатура нарядов (дел) является основой для составления описей нарядов (дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению нарядов (дел), не подлежащих хранению.
212. Номенклатура нарядов (дел) суда составляется канцелярией ежегодно на основе номенклатур нарядов (дел) структурных подразделений по форме согласно приложению 26 к настоящей Инструкции, подписывается заведующим канцелярией и архивариусом, согласовывается с экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда до 1 января года, на который составлена.
Номенклатура нарядов (дел) суда, являющегося источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом и структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре суда независимо от срока предыдущего согласования.
После утверждения номенклатуры нарядов (дел) из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения суда для использования при формировании и учете нарядов (дел), заводимых в этих структурных подразделениях.
213. Сводная номенклатура нарядов (дел) составляется, как правило, по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой суда).
При составлении номенклатуры нарядов (дел) используются номенклатуры нарядов (дел) за предыдущие годы, описи нарядов (дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационные формы, справочные картотеки, перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности судов общей юрисдикции Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, установленный приказом Председателя Верховного Суда Республики Беларусь от 21 июля 2014 г. № 60 (далее – перечень Верховного Суда Республики Беларусь), перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 09.08.2012, 8/26212) (далее – перечень типовых документов).
214. Структурными элементами номенклатуры нарядов (дел) являются разделы, которые могут делиться на подразделы.
Независимо от принципа построения номенклатуры нарядов (дел) и утвержденной структуры суда в первый раздел включаются дела канцелярии.
215. Графы номенклатуры нарядов (дел) суда заполняются в соответствии с установленной формой.
В графе 1 номенклатуры нарядов (дел) указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры нарядов (дел) и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).
В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры нарядов (дел) предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года.
216. В графе 2 номенклатуры нарядов (дел) указываются названия разделов (подразделов) и заголовки нарядов (дел).
Заголовок наряда (дела) должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.
В состав заголовка включаются указание рода заводимого наряда (дела) (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) наряда (дела).
В заголовки определенных категорий нарядов (дел) дополнительно включаются:
указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);
указание адресата или корреспондента документов;
географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов наряда (дела);
даты (период), к которым относится содержание документов наряда (дела);
указание на копийность документов, включенных в наряд (дело).
Термин «Документы» используется в заголовке:
при группировке в наряд (дело) различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в наряд (дело);
при объединении в одном наряде (деле) документов – приложений к какому-либо документу или группе документов.
Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.
Термин «Дело» употребляется в названиях личных, судебных дел.
В заголовках нарядов (дел) с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.
Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.
Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.
В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.
Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в наряд (дело) («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование…», «Рассмотрение…», «Обеспечение…» и т.д.).
В процессе формирования нарядов (дел) заголовки могут уточняться.
Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры нарядов (дел) систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи нарядов (дел) в следующем порядке:
нормативные правовые акты Республики Беларусь (законы Республики Беларусь, декреты, указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и другие нормативные акты);
учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о государственной регистрации и другие документы);
распорядительные и методические документы вышестоящего суда (постановления, приказы, указания и другие документы);
распорядительные документы суда (приказы, распоряжения и другие документы);
организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и другие документы);
протоколы;
планы;
отчеты;
договоры;
справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и другие документы);
переписка;
учетно-регистрационные формы.
Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры нарядов (дел).
Систематизация заголовков нарядов (дел) внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты – перед квартальными и месячными, переписка с Верховным Судом Республики Беларусь – перед перепиской с иными организациями и т.д.
217. Графа 3 номенклатуры нарядов (дел) заполняется в конце делопроизводственного (календарного) года. В ней указывается количество нарядов (дел) (томов, частей), заведенных в суде в течение года под соответствующим заголовком.
218. В графе 4 указываются сроки хранения нарядов (дел), номера пунктов согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам, устанавливающим перечень типовых документов и (или) перечень Верховного Суда Республики Беларусь.
219. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о незаведении нарядов (дел), о переходящих нарядах (делах), о выделении нарядов (дел) к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование нарядов (дел), о передаче нарядов (дел) в другой суд, о наличии документов в электронном виде (ЭД), информационных ресурсов (ИР), гибридных дел (ГД) и др.
220. В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.
221. По окончании делопроизводственного года канцелярией в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 27 к настоящей Инструкции. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений.
222. Формирование нарядов (дел) – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой нарядов (дел). Наряды (дела) в суде формируются как в канцелярии, так и в структурных подразделениях.
Контроль за правильным формированием нарядов (дел) осуществляется работниками канцелярии.
223. Документы группируются в наряды (дела) согласно отметкам об исполнении документов «В наряд (дело) №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.
224. При формировании нарядов (дел) необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в наряд (дело) только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками нарядов (дел) по номенклатуре нарядов (дел) и лишь относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих нарядов (дел), личных и судебных дел; раздельно группировать документы постоянного и временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения. В наряд (дело) не включаются документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.
Приложения формируются в наряды (дела) вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные наряды (дела).
Объем наряда (дела) не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов наряд (дело) делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.
225. Документы в наряде (деле) систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.
Распорядительные документы группируются в наряды (дела) по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.
Приказы по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу группируются в отдельные наряды (дела).
Приказы по личному составу группируются в отдельные наряды (дела) в зависимости от сроков их хранения:
о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников;
о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).
Протоколы в нарядах (делах) систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.
Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.
Планы и отчеты группируются в наряды (дела) того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления.
Например, план на 2014 год, составленный в 2013 году, или отчет за 2014 год, составленный в 2015 году, должны быть отнесены к 2014 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в наряды (дела) по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в наряды (дела) по последнему году действия плана.
Наряды (дела) с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – документ-ответ.
Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном актами законодательства Республики Беларусь.
Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, группируются в самостоятельные наряды (дела) и систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке. Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, содержащие предложения по улучшению деятельности организаций, индивидуальных предпринимателей, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируются отдельно. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в наряде (деле) самостоятельную группу. Повторные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, систематизируются в наряде (деле) вместе с предыдущими.
Лицевые счета группируются в самостоятельные наряды (дела) в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.
226. Экспертиза ценности документов – это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
227. Экспертиза ценности документов суда, являющегося источником комплектования государственного архива, проводится в три этапа: в делопроизводстве, по окончании делопроизводственного года и в архиве суда.
228. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в суде создается экспертная комиссия (далее – ЭК).
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях с привлечением специалистов канцелярии и архива суда. Окончательное решение принимает ЭК суда.
229. ЭК создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЭК назначается заместитель председателя суда, членами – заведующий канцелярией, архивариус, главный бухгалтер и другие квалифицированные работники суда. Персональный состав ЭК утверждается приказом председателя суда.
230. Основными функциями ЭК являются:
согласование номенклатур нарядов (дел) суда, инструкции по делопроизводству, методических документов по делопроизводству;
ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
согласование описей нарядов (дел) постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
согласование актов о выделении к уничтожению документов и нарядов (дел), не подлежащих хранению;
подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством Республики Беларусь, и внесение их на рассмотрение Верховного Суда Республики Беларусь;
принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива суда.
231. ЭК является совещательным органом, решения которого утверждаются председателем суда.
Заседания ЭК и принимаемые решения оформляются протоколами.
232. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня Верховного Суда Республики Беларусь и номенклатуры нарядов (дел) путем полистного просмотра нарядов (дел). В нарядах (делах) постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками.
233. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи нарядов (дел) структурных подразделений по форме согласно приложению 28 к настоящей Инструкции, а также акты о выделении к уничтожению документов и нарядов (дел), не подлежащих хранению.
Электронные документы, в отношении которых принято решение о передаче в архив, передаются в архив до истечения срока действия сертификата открытого ключа ЭЦП.
234. Судебные дела подлежат оформлению по завершении их рассмотрения, остальные наряды (дела) – по истечении года. Оформление нарядов (дел) включает комплекс работ по научно-технической обработке дел и проводится ответственными за делопроизводство в судах лицами.
235. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление нарядов (дел).
Частичному оформлению подлежат все наряды (дела) при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат наряды (дела) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.
236. Частичное оформление нарядов (дел) при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки наряда (дела) в соответствии с номенклатурой нарядов (дел). На обложке наряда (дела) указываются:
наименование суда;
наименование структурного подразделения в соответствии с номенклатурой нарядов (дел);
индекс наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел);
заголовок наряда (дела);
год, в котором заводится наряд (дело);
срок хранения наряда (дела).
237. Полное оформление наряда (дела) предусматривает:
подшивку или переплет наряда (дела);
нумерацию листов в наряде (деле);
составление внутренней описи документов наряда (дела) в случаях, определенных пунктом 238 настоящей Инструкции;
составление листа-заверителя наряда (дела);
оформление и уточнение реквизитов обложки наряда (дела);
систематизацию документов наряда (дела).
238. Наряды (дела), подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.
Наряды (дела) постоянного хранения, состоящие из документов, имеющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую, культурную и практическую значимость, или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.д.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).
239. Листы в наряде (деле), кроме листа-заверителя наряда (дела) и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов наряда (дела) нумеруются отдельно. Листы каждого тома наряда (дела) нумеруются отдельно.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно.
Документы, которые невозможно подшить в наряд (дело), вкладываются в конверт, который подшивается в наряд (дело). Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в наряд (дело) документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельный наряд (дело).
При наличии большого количества ошибок в нумерации листов наряда (дела) проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.
Например:
15а, 15б
240. К нарядам (делам), учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, личные дела, наряды (дела), сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов наряда (дела)), составляется внутренняя опись документов наряда (дела).
Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в наряде (деле), даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ. Во внутренней описи наряда (дела) с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, собственных имен, отчеств (если таковые имеются) конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.
Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела. Если несколько личных дел уволенных работников подшито (переплетено) в один наряд (дело), кроме внутренних описей каждого личного дела, составляется дополнительная внутренняя опись включенных в него личных дел.
В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в наряд (дело) листов документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале наряда (дела). Если наряд (дело) подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки наряда (дела).
Изменения состава документов наряда (дела) (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись.
241. Для учета количества листов в наряде (деле), фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе наряда (дела) по форме согласно приложению 29 к настоящей Инструкции и помещается в конце наряда (дела) (тома, части). Если наряд (дело) подшит (переплетен) без листа-заверителя лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки наряда (дела).
В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).
Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
При перенумерации листов в конце наряда (дела) составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в наряде (деле).
242. По окончании года в надписи на обложках нарядов (дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел нарядов (дел) на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок наряда (дела) вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
Обложки нарядов (дел) оформляются по форме согласно приложению 30 к настоящей Инструкции. Реквизиты обложки оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.
243. На наряды (дела), завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет, ежегодно составляются описи. Описи нарядов (дел) составляются отдельно на наряды (дела) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные дела и другие документы). В описи включаются наряды (дела), прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке. На наряды (дела) временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
244. Опись нарядов (дел) постоянного хранения составляется согласно приложению 31 к настоящей Инструкции. Опись нарядов (дел) постоянного хранения в судах составляется в четырех экземплярах, согласовывается с ЭК суда и утверждается ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета). После этого опись нарядов (дел) передается на утверждение председателю суда. Законченная опись нарядов (дел) постоянного хранения должна иметь титульный лист по форме согласно приложению 32 к настоящей Инструкции. К ней составляется историко-архивная справка, оглавление, список сокращений, указатель.
245. Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах согласно приложению 33 к настоящей Инструкции, согласовывается с ЭК суда и с ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета) и утверждается председателем суда.
Заголовки нарядов (дел) в сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:
приказы по личному составу;
личные карточки судей, работников судов;
личные дела;
декларации о доходах и имуществе;
лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам судов;
невостребованные трудовые книжки судей, работников судов;
протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов государственным служащим, экзаменационных комиссий о проведении квалификационных экзаменов для лиц, впервые поступающих на государственную службу, конкурсных комиссий по формированию резерва.
Личные дела, невостребованные трудовые книжки судей, работников судов выделяются в отдельный подраздел сводной описи дел по личному составу и систематизируются по алфавиту фамилий.
246. При составлении описи нарядов (дел) соблюдаются следующие требования: заголовки нарядов (дел) вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основании номенклатуры нарядов (дел); каждый наряд (дело) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если наряд (дело) состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку наряда (дела); при внесении в опись подряд нескольких нарядов (дел) с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого наряда (дела), а все остальные однородные наряды (дела) обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о нарядах (делах) вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «Примечание» используется для отметок о передаче нарядов (дел) в архив суда, особенностях их физического состояния, о передаче нарядов (дел) другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
247. Описи нарядов (дел) структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре нарядов (дел) суда, года, за который наряды (дела) включаются в опись. К номеру описи нарядов (дел) по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи нарядов (дел) временного (свыше 10 лет) хранения – «в».
Например:
12/2008в, 2/2008лс
248. При первичном представлении описей на утверждение к ним прилагается историко-архивная справка к фонду, которая состоит из двух частей.
В первой части историко-архивной справки раскрывается история суда. В ней в хронологической последовательности указываются следующие сведения:
когда был создан суд, его организационная структура, на какую территорию распространяется действие суда, его функции согласно Кодексу Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей;
изменения наименования, структуры суда с указанием соответствующих нормативных правовых актов;
система делопроизводства суда и ее изменения;
дата и причины ликвидации или реорганизации суда с указанием соответствующего нормативного правового акта, а также наименование суда, которому переданы его функции.
Во второй части историко-архивной справки раскрывается история документального фонда и дается характеристика его состояния. В ней указываются следующие сведения:
за какие годы в архиве суда хранятся документы;
сведения о передаче нарядов (дел) из других судов в случае реорганизации суда;
проводились ли ранее научно-техническая обработка нарядов (дел) и экспертиза ценности документов;
передавались ли наряды (дела) в государственный архив и за какие годы.
Если в суде не сохранились все документы, подлежащие хранению, то указать, по какой причине, а также перечислить основные категории несохранившихся нарядов (дел).
Историко-архивная справка подписывается составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления.
249. Отбор нарядов (дел), документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению нарядов (дел), не подлежащих хранению по форме согласно приложению 34 к настоящей Инструкции производятся после составления годовых разделов описей нарядов (дел) постоянного хранения и описей дел по личному составу за этот же период. Каждая группа нарядов (дел) включается в акт обобщенно под одним заголовком согласно пунктам перечня Верховного Суда Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, и перечня типовых документов с указанием номеров (индексов) уничтожаемых нарядов (дел).
Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, по делам об административных правонарушениях разрешается составлять с использованием группового постатейного заголовка с обязательным приложением к акту списка уничтожаемых дел.
Описи нарядов (дел) постоянного хранения и описей дел по личному составу и акты о выделении к уничтожению нарядов (дел) рассматриваются на заседании ЭК одновременно.
Согласованные ЭК акты утверждаются председателем суда после утверждения ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета) описей нарядов (дел) постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК». Только после этого можно уничтожить наряды (дела), включенные в акты о выделении к уничтожению нарядов (дел).
250. Наряды (дела), предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте. Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес бумаг. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующий наряд (дело) после внесения изменений в учетные документы.
251. Находящиеся в архиве суда наряды (дела), по которым истекли установленные перечнем Верховного Суда Республики Беларусь и перечнем типовых документов сроки хранения, отбираются к уничтожению.
Акты о выделении к уничтожению нарядов (дел), не подлежащих хранению, подшиваются в отдельный наряд (дело) в хронологическом порядке.
В регистрационных журналах или карточках делается отметка об уничтожении нарядов (дел) с указанием даты составления акта.
252. Наряды (дела), подлежащие уничтожению, сдаются на переработку.
Перед сдачей они должны быть упакованы, а в необходимых случаях опечатаны.
Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указываются количество включенных в акт нарядов (дел) и вес принятой партии документов.
Использование отобранных к уничтожению нарядов (дел) для хозяйственных нужд, а равно для сдачи в макулатуру запрещается.
ГЛАВА 10
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ НАРЯДОВ (ДЕЛ). ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВА СУДА
253. С момента заведения и до передачи в канцелярию суда наряды (дела) хранятся по месту их формирования.
Электронные носители с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у секретаря коллегиального органа. Отметки о дате заседания и времени записи делаются на упаковке носителей.
254. Судебные дела хранятся в канцелярии суда и выдаются работникам суда в соответствии с их функциональными обязанностями или с разрешения председателя суда, заместителей председателя суда, судей, рассматривавших дела.
Выдача судебных дел производится работниками канцелярии под подпись лица, получающего судебное дело, в карточке движения дела с указанием для каких целей его получают.
Возврат судебного дела или передача его от одного исполнителя к другому, а также на подпись председателя суда, заместителей председателя суда производится через канцелярию, о чем делается отметка и ставится подпись работника канцелярии в карточке движения дела.
Направление судебных дел в органы прокуратуры, Министерство внутренних дел Республики Беларусь, суды, другие государственные органы осуществляется в строгом соответствии с Хозяйственным процессуальным кодексом Республики Беларусь, другими актами законодательства, с разрешения председателя суда, заместителей председателя суда с отметкой об этом в карточке движения дела. Перед направлением судебного дела материалы дела передаются для просмотра судье (председательствующему в судебном заседании), рассмотревшему дело.
Руководители структурных подразделений и сотрудники несут ответственность за сохранность документов и нарядов (дел).
Наряды (дела) должны храниться в рабочих комнатах и располагаться в шкафах в соответствии с номенклатурой нарядов (дел). Номенклатура нарядов (дел) или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек нарядов (дел) указываются индексы по номенклатуре нарядов (дел).
255. Выдача судебных дел из архива и снятие копий документов из судебных дел производится с разрешения председателя суда, заместителей председателя суда, судьи (председательствующего в судебном заседании), из нарядов (дел) – с разрешения руководителей структурных подразделений.
Выдача или направление сторонним организациям подлинников документов или их копий из судебных дел, а также документов из нарядов (дел) постоянного хранения допускается только с письменного разрешения председателя суда, заместителей председателя суда.
Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится архивариусом по письменному разрешению судьи (председательствующего в судебном заседании), оформленному на запросе заявителя, в производстве которого находилось судебное дело, при отсутствии судьи – с письменного разрешения председателя суда, заместителей председателя суда.
Выдача таких копий сторонним лицам и организациям производится архивариусом по письменному запросу и письменному разрешению председателя суда, заместителей председателя суда.
Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги и опечатываются. Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить листок бумаги, заклеивающий концы нити.
Лицо, получающее копию документа, расписывается на запросе или доверенности либо на отдельном листе, указав реквизиты документа, устанавливающего его личность.
При отправке копии документа по почте на заявлении (ходатайстве) архивариусом делается соответствующая отметка об отправке.
Возврат нескольких документов (направление копий) оформляется сопроводительным письмом с указанием их перечня. Копия сопроводительного письма приобщается к материалам судебного дела.
256. Документы, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, подлежат передаче на постоянное хранение.
Для хранения документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и документов длительного практического значения (в том числе документов по личному составу), их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение создается архив.
257. В своей деятельности архивариус суда руководствуется нормативными правовыми актами, методическими документами в сфере архивного дела и делопроизводства, локальными нормативными правовыми актами.
В архиве хранятся документы суда организаций-предшественников и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным председателем суда.
В архив передаются наряды (дела) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описи.
Судебные дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив суда в соответствии с номенклатурой нарядов (дел) для временного хранения. По истечении сроков хранения судебные дела подлежат уничтожению в установленном порядке.
Иные наряды (дела) временного (до 10 лет включительно) хранения в архив, как правило, не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив в исключительных случаях по решению председателя суда, заместителей председателя суда. Передача их осуществляется в соответствии с номенклатурой нарядов (дел).
258. Разрешение на передачу дела в архив дается судьей, рассмотревшим дело, или председателем суда.
Судья обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на выдачу исполнительного документа по вступившим в законную силу судебным постановлениям и направление их взыскателю и (или) исполнение вступившего в законную силу судебного постановления в установленных случаях.
Проверив производство по делу, судья дает разрешение на передачу его в архив и в левом верхнем углу обложки дела после проставления штампа «Архив» ставит свою подпись и дату.
259. Передача нарядов (дел) в архив суда осуществляется по графику, составленному канцелярией, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному заместителем председателя суда.
Прием каждого наряда (дела) производится архивариусом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи напротив номера каждого наряда (дела), включенного в нее, делается отметка о наличии наряда (дела). В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых нарядов (дел), номера отсутствующих нарядов (дел), дата приема передачи нарядов (дел), а также подписи архивариуса и лица, передавшего наряды (дела).
ГЛАВА 11
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ СУДЕБНЫХ ДЕЛ И СУДЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
260. Судебные дела выдаются для ознакомления с ними в помещении суда по письменному заявлению и только с разрешения председателя суда, заместителей председателя, судьи, рассматривающего дело, по предъявлении следующих документов:
лицам, участвующим в деле, их представителям – по предъявлении документа, удостоверяющего личность, доверенности;
адвокатам, выступающим по делам в суде первой и апелляционной инстанций, а также адвокатам, знакомящимся с делами, законченными производством, – по предъявлении удостоверения адвоката и доверенности.
Судьям и другим ответственным работникам вышестоящих судов, прокурорам судебные дела выдаются для ознакомления с ними в помещении суда по предъявлении удостоверения личности.
Судебные дела высылаются почтой или с рассыльными на основании распоряжения председателя суда или заместителей председателя только по письменным требованиям вышестоящего суда или органов, которым законодательством предоставлено право истребовать дела.
До возвращения дела в суд требование о его высылке, копия сопроводительного письма, с которым дело было направлено, хранятся в контрольной папке.
В карточке движения дела отмечается, кому, когда и по какому запросу направлено дело и когда оно возвращено в суд.
261. На основании письменного заявления с приложением в случаях, установленных законодательством, уведомления об оплате государственной пошлины с разрешения председателя суда или судьи в день обращения в суд или не позднее дня, следующего за днем обращения в суд, работником канцелярии суда и архивариусом выдаются засвидетельствованные копии судебных постановлений и письменные справки:
по экономическим делам – лицам, участвующим в деле;
по делам об административных правонарушениях – лицам, в отношении которых вынесено постановление по делу об административном правонарушении, их представителям, защитникам. Постановление о прекращении дела об административном правонарушении либо о наложении административного взыскания с прекращением дела об административном правонарушении в части может быть выдано также руководителю органа, направившему дело об административном правонарушении на рассмотрение;
нотариусам для совершения исполнительных надписей;
государственным органам при проведении ими проверок в отношении субъектов хозяйствования, индивидуальных предпринимателей и физических лиц.
Заявления о выдаче судебных постановлений и письменных справок по делам (а в случаях, предусматривающих оплату государственной пошлины, и информация, подтверждающая факт ее уплаты) приобщаются к делу.
262. Выдаваемые судом копии судебных постановлений по экономическим делам и делам об административных правонарушениях должны быть удостоверены печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь. В случаях, когда судебные постановления были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать на выдаваемой копии.
263. У лица, получившего копию из материалов дела, отбирается расписка о ее получении, либо данное лицо может расписаться в получении в справочном листе. В случае высылки копии по почте в справочном листе делается об этом отметка.
Подлинные документы из дела выдаются, как правило, после вступления итогового судебного постановления в законную силу сторонам, представившим их, по письменному заявлению. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его заверенная копия.
Лицо, получившее документ, должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись.
264. Документы, предназначенные для использования за границей, оформляются и направляются в компетентные органы с соблюдением требований, установленных международными договорами Республики Беларусь.
ГЛАВА 12
ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СУДЕБНЫХ ДЕЛ. КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ УЧЕТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В СУДЕ
265. Прием и передача судебных дел, нарядов (дел) и других документов при смене председателя суда производятся с участием заведующего канцелярией, архивариуса и лица, ранее исполнявшего обязанности председателя суда.
Прием и передача судебных дел, нарядов (дел) и других документов при смене заведующего канцелярией производятся в присутствии председателя суда.
266. Прием и передача судебных дел, нарядов (дел) и других документов оформляются актом приема-передачи, в котором должны быть отражены:
общая характеристика делопроизводства, состояние учета, отчетности и архива суда;
наименование карточек, журналов, книг, нарядов (дел), которые ведутся в суде;
количество пронумерованных листов в каждой картотеке, журнале, книге, наряде (деле);
неисполненные документы и нерассмотренные судебные дела;
все документы архива суда, количество экономических дел и дел об административных правонарушениях, находящихся в архиве;
соответствие записей в журнале учета вещественных доказательств их фактическому наличию.
Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, подписывается лицами, участвующими в передаче.
Один экземпляр акта остается в суде, второй – направляется в Верховный Суд Республики Беларусь.
267. При освобождении или переводе на другую работу судей, других работников суда они обязаны в присутствии председателя суда (заместителей председателя), судьи и заведующего канцелярией и с участием материально ответственного лица передать все имеющиеся у них судебные дела и неисполненные документы, а также справочные материалы и материальные ценности другому работнику, на которого возложено исполнение обязанностей переводимого (освобождаемого) работника, либо материально ответственному лицу. При обнаружении недостачи имущества, утраты судебных дел, изданий или документов председатель суда назначает служебное расследование. По окончании передачи дел (документов) составляется акт.
268. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
269. Контролю подлежат все зарегистрированные в суде документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа).
Контроль за своевременным рассмотрением судебных дел в судах осуществляют председатель суда и заместители председателя суда.
270. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – со дня, следующего за днем регистрации документа в суде, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.
Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции председателя (заместителя председателя) суда.
Изменение срока исполнения производится только по указанию председателя (заместителя председателя) суда, установившего срок исполнения.
Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.
Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее первого следующего за ним рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа.
271. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов и сообщения результатов заявителям.
На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в наряд (дело).
272. Учет контролируемых документов осуществляется на основе регистрационных карточек.
На контролируемых документах в обязательном порядке должна проставляться отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту).
273. Информация о результатах исполнения документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения председателя суда, заместителей председателя суда.
ГЛАВА 13
УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ИЗДАНИЙ И ОРГТЕХНИКИ
274. К изданиям относятся все поступившие в суд для общего пользования кодексы, официальные издания и иные сборники законодательства, бюллетени вышестоящих судов, инструкции, положения и другие своды правил, регламентирующих деятельность и структуру судов, учебники, справочники и иные издания.
275. Все служебные издания учитываются заведующим канцелярией или иным работником, уполномоченным приказом председателя суда, в журнале учета служебных изданий (далее – журнал) по форме согласно приложению 35 к настоящей Инструкции. На изданиях проставляется инвентарный номер. Дополнительно полученные экземпляры изданий учитываются за новыми инвентарными номерами.
276. В случае износа журнала, а также в тех случаях, когда большинство занесенных в журнал служебных изданий уничтожено, с разрешения председателя суда может быть произведен переучет изданий и заведен новый журнал.
Переучет проводится с составлением акта комиссией, назначенной председателем суда. В новый журнал переносятся, как правило, только те служебные издания, которые к моменту переучета имеются в наличии и нужны для работы.
После переучета служебных изданий и оформления нового журнала старые журналы по истечении двух лет уничтожаются по акту.
Председатель суда не реже одного раза в пять лет назначает специальную комиссию, которая проверяет все имеющиеся служебные издания, выявляет излишнюю, ненужную и потерявшую практическую ценность, решает вопрос об их последующем уничтожении или направлении в вышестоящую инстанцию. Уничтожение служебных изданий должно быть произведено без ущерба для деятельности суда.
277. Выдача служебных изданий для пользования производится под подпись в журнале выдачи служебных изданий по форме согласно приложению 36 к настоящей Инструкции.
278. При поступлении в суд оргтехники лицу, назначенному приказом председателя суда материально ответственным за нее, необходимо проверить ее техническое состояние, наличие документации, правильность и полноту заполнения технических паспортов. Материально ответственное лицо обязано зарегистрировать оргтехнику в журнале регистрации средств оргтехники по форме согласно приложению 37 к настоящей Инструкции.
Вся документация, относящаяся к оргтехнике, хранится у материально ответственного лица.
279. Распорядительным документом председателя суда оргтехника закрепляется под расписку за соответствующими работниками, которые несут ответственность за ее сохранность и техническое состояние.
ГЛАВА 14
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
280. Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются судом, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь.
Используемые в суде форматы документов в электронном виде согласовываются с уполномоченным государственным архивным учреждением.
Используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.
Допустимыми форматами документов в электронном виде являются:
Portable Document Format/ A (PDF/A);
Office Open XML (DOCX);
OpenDocument Format (ODT).
Допустимыми форматами графических образов документов на бумажных носителях (сканов) являются:
Portable Network Graphics (PNG);
Tagget Image File Format (TIFF);
Joint Photograph Experts Group (JPEG);
Portable Document Format / A (PDF/A).
281. Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным настоящей Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
282. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении* должно соответствовать требованиям, установленным пунктом 11 настоящей Инструкции.
______________________________
* Внешнее представление документа в электронном виде – его воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия.
|
Приложение 1 к Инструкции по делопроизводству |
Бланки организационно-распорядительных документов на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов
Общий бланк
|
Государственный герб |
|
|
Найменне суда |
Наименование суда |
Бланк для письма
|
Государственный герб |
|
|
Найменне суда |
Наименование суда |
|
Приложение 2 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации поступивших бланков документов с изображением
Государственного герба Республики Беларусь
|
Наименование вида бланков |
Дата поступ- |
Индекс, дата сопроводи- |
Органи- |
Количество поступивших экземпляров |
Серия и номера бланков |
Наименование структурного подразделения, инициалы, фамилия должностного лица – получателя бланков |
Расписка в получении |
Приме- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
Приложение 3 к Инструкции по делопроизводству |
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, на которых ставится печать суда с изображением Государственного герба Республики Беларусь
1. Приказы экономического суда области (города Минска), выдаваемые на основании решений, определений, постановлений.
2. Определения экономического суда области (города Минска) об обеспечении исков.
3. Определения экономического суда области (города Минска) о судебном приказе, выдаваемые взыскателям.
4. Определения экономического суда области (города Минска) о выплате вознаграждения управляющим.
5. Копии судебных постановлений.
6. Постановления должностных лиц, имеющих право принесения протеста о приостановлении исполнения судебного акта.
7. Особое мнение судей экономических судов областей (города Минска).
8. Справки экономического суда области (города Минска) на возврат из бюджета государственной пошлины.
9. Письма (требования), направляемые в банки и (или) небанковские кредитно-финансовые учреждения, о запрете на совершение расходных операций по счетам субъектов хозяйствования и физических лиц.
10. Заключения квалификационной коллегии судей экономических судов областей (города Минска) Республики Беларусь.
11. Характеристики, аттестационные листы.
12. Штатные расписания и изменения к ним.
13. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей и иные.
14. Товарные, товарно-транспортные накладные (при получении товаров экономическими судами без доверенности).
15. Командировочные удостоверения.
16. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
17. Банковские документы (платежные поручения, требования; письма; заявки на покупку, продажу валюты; реестры платежных требований и т.д.).
18. Чековые книжки.
19. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
20. Справки о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.
21. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).
22. Договоры (о материальной ответственности, подрядах, производстве работ и т.д.).
23. Сметы расходов на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договорам и т.д.
24. Иные документы, на которых воспроизведение оттиска печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь предусмотрено нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
|
Приложение 4 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Акт об отсутствии документов или других
вложений в почтовых отправлениях
__________________________________________
(полное наименование экономического суд
области (города Минска))
АКТ
__________ 20__ № ______
Место составления
Об отсутствии документов или других
вложений в почтовых отправлениях
В экономический суд _____________________________ области (города Минска) поступило ____________________________________________________________________
(письмо, бандероль, посылка и т.п.)
с ____________________________________________________________________________
(указывается документ: исковое заявление (заявление), апелляционная (кассационная) жалоба,
______________________________________________________________________________
заявление о принесении протеста, письмо, обращение или др.)
с исходящим регистрационным № _____ от __ ___________ 20__ г.
При вскрытии почтового отправления в нем не оказалось ______________________________________________________________________________
(указать наименование документа (документов) или материалов,
______________________________________________________________________________
каких именно, указанных в приложении)
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. – в наряд (дело) № ___
2-й экз. (приобщается к поступившим материалам) дата, № _____
3-й экз. (направлен отправителю) ________________________________________________
(куда, кому)
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 5 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
|
Индекс документа |
Дата поступления |
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа |
Краткое содержание документа |
Резолюция или кому направлен документ |
Расписка в получении документа |
Отметка об исполнении |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Приложение 6 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации исковых заявлений (заявлений)
|
№ |
Дата поступления |
Дата, № искового заявления (заявления) |
Истец |
Ответчик |
Исковые требования |
№ дела |
Дата рассмотрения |
Дата высылки определения |
Кому возвращен (направлен) исковой материал |
Дата, № возврата |
Подпись судьи |
Дата высылки решения |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
|
Приложение 7 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации заявлений о возбуждении приказного производства
|
№ |
Дата поступления заявления, № приказного производства |
Взыскатель (фамилия, собственное имя, отчество (если такое имеется)/ |
Должник |
Заявлено требование (тыс. руб.) |
Судья, Ф.И.О., подпись |
Определение: |
Определение о возбуждении приказного производства. |
Определение: |
Определение: |
Дата поступления заявления должника об отмене определения о судебном приказе. |
Фамилия, имя, отчество судьи, подпись |
Определение: |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
|
Приложение 8 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации дел об административных правонарушениях
|
№ |
Дата поступления дела об административном правонарушении |
Уполномоченный государственный орган, направивший дело об административном правонарушении |
Субъект правона- |
Постановление: |
Судебное заседание назначено |
№ |
Результат рассмотрения дела: |
Дата высылки постанов- |
Фамилия, имя, отчество судьи, подпись |
Жалоба на действия судьи (ст. 7.1 ПИКоАП) |
Результат рассмотрения жалобы (ст. 7.1 ПИКоАП): |
Приме- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
|
Приложение 9 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации жалоб (протестов) на постановления по делам об административных правонарушениях,
не вступившие в законную силу и вступившие в законную силу и обжалованные до вступления в законную силу
|
№ |
Дата поступ- |
Дата и номер поступившей жалобы (протеста), подпись лица, которому передана жалоба) |
Наименование лица (органа), подавшего жалобу (протест) (процес- |
Наименование органа, постановление которого обжалуется (опротесто- |
Номер дела, посту- |
Жалоба возвращена (дата и номер сопроводи- |
Движение дела |
Дата высылки повестки |
Дата рассмот- |
Результаты рассмотрения жалобы (протеста) (дата и номер судебного постанов- |
Отметка о высылке дела в государст- |
Жалоба на действия судьи (ст. 7.2 ПИКоАП) (дата поступ- |
Результат рассмотрения жалобы (ст. 7.2 ПИКоАП: |
Приме- |
|
|
истребо- |
поступление дела (дата и номер сопроводи- |
||||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
|
Приложение 10 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации жалоб на действия (решения) должностного лица органа, ведущего административный процесс,
поступивших в экономических суд в порядке ст. 7.2 ПИКоАП
|
№ |
Дата поступления |
Дата и номер поступившей жалобы |
Наименование лица, подавшего жалобу (процессуальное положение в деле (ст.ст. 2.16, 7.1 ПИКоАП) |
Наименование органа (должностного лица), постановление (действия) которого обжалуется (наименование, дата и номер постановления, суть действия) |
Подпись лица, которому передана жалоба для рассмотрения |
Дата рассмотрения |
Дата высылки повестки |
Результаты рассмотрения жалобы (дата и номер судебного постановления, дата его высылки) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Приложение 11 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации заявлений об экономической несостоятельности (банкротстве)
|
№ |
Дата и входя- |
Заявитель |
Наиме- |
Судья |
Рассмотрение заявления |
Рассмотрение дела |
||||||||||||||||||||||
|
дата и исходя- |
дата и исходя- |
дата извещения сторон о явке в судебное заседание |
дата опреде- |
№ дела |
Защитный период |
Конкурсное производство |
дата и исходя- |
Отложение рассмотрения дела |
Прекращение производства по делу |
|||||||||||||||||||
|
дата опреде- |
дата судеб- |
Санация |
Ликвидация |
|||||||||||||||||||||||||
|
наиме- |
дата и исхо- |
фами- |
дата и подпись судьи в полу- |
дата и № опреде- |
дата отправки опреде- |
дата судеб- |
дата решения об экономи- |
дата отправ- |
дата опреде- |
дата опреде- |
дата реше- |
дата отправ- |
дата опреде- |
дата выне- |
дата судеб- |
дата выне- |
дата отправ- |
|||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
|
Приложение 12 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации поручений иностранных судов и компетентных органов иностранных государств о совершении отдельных процессуальных действий
|
№ |
Дата поступления поручения |
Наименование органа, направившего поручение. |
Содержание поручения |
Фамилия, имя, отчество судьи, подпись |
Направление материалов: |
Определение о возвращении материалов о судебном поручении. |
Номер дела |
Определение о принятии судебного поручения к исполнению. |
Определение: |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
Приложение 13 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации заявлений о признании и приведении в исполнение решения иностранного суда или иностранного арбитражного решения
|
№ |
Дата поступления заявления |
Наименование заявителя. |
Предмет спора |
Фамилия, имя, отчество судьи, подпись |
Направление заявления по подсудности. |
Определение о возвращении заявления. |
Номер дела |
Определение о принятии заявления к производству. |
Определение: |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
Приложение 14 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации ходатайств об отмене решения международного арбитражного (третейского) суда
|
№ |
Дата поступления ходатайства |
Наименование стороны, заявившей ходатайство. |
Обжалуемое решение |
Фамилия, имя, отчество судьи, подпись |
Определение о возвращении ходатайства. |
Запрос о высылке дела международного арбитражного (третейского) суда. |
Результат рассмотрения ходатайства. Определение от |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
Приложение 15 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации заявлений о выдаче исполнительного документа по решению международного арбитражного (третейского) суда
|
№ |
Дата поступления заявления |
Наименование стороны, подавшей заявление. |
Наименование должника |
Наименование органа, вынесшего решение |
Фамилия, имя, отчество судьи, подпись |
Определение о возвращении заявления. |
Определение о принятии заявления к рассмотрению. |
Дата рассмотрения |
Результат рассмотрения заявления. |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
Приложение 16 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации заявлений (представлений) о пересмотре вступивших
в законную силу судебных постановлений по вновь открывшимся обстоятельствам
|
№ |
Дата поступления заявления (представления) |
Номер дела |
В какую инстанцию поступило заявление (представление) |
Дата, фамилия, имя, отчество судьи, подпись |
Кем подано заявление (представление) |
Дата возвращения заявления (представления) |
Дата возбуждения производства |
Результат рассмотрения заявления (представления) |
Дата отправки |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
Приложение 17 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации апелляционных жалоб (протестов) на судебные постановления экономического суда области (города Минска)
|
№ |
Дата посту- |
Номер дела |
Наименование и процессуальное положение лица, подавшего жалобу (протест) |
Предмет спора (цена иска) |
Обжалуемое судебное постановление (вид и дата принятия) |
Дата получения жалобы (протеста) судьей-докладчиком, фамилия, имя, отчество судьи, подпись |
Жалоба (протест) возвращена. |
Определение о принятии жалобы (протеста) к рассмотрению от |
Жалоба (протест) оставлена без рассмотрения. |
Прекращение производства по апелляционной жалобе (протесту). |
Результат рассмотрения жалобы (протеста), дата, номер |
Приме- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
|
Приложение 18 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации кассационных жалоб (протестов) на судебные постановления
|
№ |
Дата поступления |
Дата, номер поступившей жалобы |
Наименование и процессуальное положение лица, подавшего жалобу |
№ дела, дата, № обжалуемого судебного постановления |
Направление в Верховный Суд Республики Беларусь (дата, номер сопроводи- |
Поступление из Верховного Суда Республики Беларусь (дата, номер сопроводительного письма) |
Результат рассмотрения (дата, номер судебного постановления) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
Приложение 19 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации кассационных жалоб (протестов) на судебные постановления экономических судов областей (города Минска), поданных в коллегию по экономическим делам Верховного Суда Республики Беларусь
|
№ |
Дата поступления |
Дата, номер поступившей жалобы (протеста) |
Наименование и процессуальное положение лица, подавшего жалобу (протест) |
Номер дела, дата, номер обжалуемого судебного постановления |
Дата получения жалобы (протеста) судьей-докладчиком, фамилия, имя, отчество судьи, подпись |
Возврат жалобы (протеста), дата, номер |
Дата рассмотрения |
Дата высылки определения о принятии жалобы (протеста) к производству |
Результат рассмотрения жалобы (протеста), дата, номер |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
Приложение 20 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации исходящих документов
|
Дата и индекс документа |
Корреспондент |
Краткое содержание документа |
Отметка об исполнении документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Приложение 21 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Внутренняя опись
документов дел № ______
|
№ |
Дата документа |
Индекс документа |
Название и (или) заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого ____________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней
описи _____________________________________
(цифрами и прописью)
|
Наименование должности лица, |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
Приложение 22 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
КНИГА
учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных
предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц
Ф.И.О., должность лица, ведущего прием
|
№ |
Дата и место проведения приема (вне суда указать конкретное мероприятие) |
Фамилия, имя, отчество (если таковое имеется) гражданина |
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон |
Содержание вопроса |
Содержание поручения по итогам приема |
Отметка об исполнении |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Приложение 23 к Инструкции по делопроизводству |
Примерная форма
регистрационно-контрольной карточки учета
обращений граждан, в том числе индивидуальных
предпринимателей, их представителей,
представителей юридических лиц
№ __________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина, в том числе индивидуального предпринимателя, его представителя (представителей), представителей юридических лиц (далее – заявители) _______________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Адрес места жительства (места пребывания) и (или) места работы (учебы) заявителя, адрес электронной почты, контактный телефон ____________________________________
______________________________________________________________________________
Наименование и место нахождения юридического лица, адрес электронной почты, контактный телефон ___________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Форма подачи обращения _______________________________________________________
Дата поступления обращения ____________________________________________________
Количество листов обращения __________________________________________________
Количество листов приложений _________________________________________________
Даты, индексы повторных обращений* ___________________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ___________________________
Тематика _____________________________________________________________________
Содержание __________________________________________________________________
Резолюция ___________________________________________________________________
Исполнитель ________________________________ Срок исполнения _________________
Документ направлен на исполнение ______________________________________________
Дата направления _________ Срок исполнения _________ Дата исполнения ____________
Ход рассмотрения _____________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении __________________________________
Результат рассмотрения обращения ______________________________________________
Дата ответа заявителю _______________________________ № ________________________
Отметка об объявлении ответа
заявителю в ходе личного приема ____________
Отметка о снятии с контроля ___________________________________________________
Документ подшит в дело № ____________________________________________________
______________________________
* Проставляются при присвоении повторному обращению очередного регистрационного индекса.
|
Приложение 24 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации жалоб (протестов) на постановления, действия (бездействие) судебного исполнителя, руководителя органа принудительного исполнения
|
№ |
Дата поступ- |
Наиме- |
Дата, исх. номер посту- |
Ф.И.О. судебного исполнителя, руководителя органа принуди- |
Номер исполни- |
Ф.И.О. судьи, которому жалоба (протест) передана на рассмотрение |
Дата рассмот- |
Результат рассмот- |
Дата и номер судебного постанов- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Приложение 25 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
учета вещественных доказательств
|
№ |
№ |
Наименование вещественных доказательств |
Коли- |
Хранение |
Дата вынесения судебного постановления экономического суда области (города Минска) о вещественных доказательствах (с указанием даты вступления судебного постановления в законную силу) |
Дата, наименование органа (организации), Ф.И.О. лица, которому направлены (переданы) документы на исполнение по вещественным доказа- |
Дата, наименование органа (организации), Ф.И.О. лица, которому переданы вещественные доказательства для исполнения |
Отметка об исполнении судебного постановления экономи- |
|
|
место факти- |
дата выдачи на осмотр и дата возврата |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Приложение 26 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Номенклатура нарядов (дел)
|
Наименование суда |
УТВЕРЖДАЮ |
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
Индекс наряда (дела) |
Название раздела (подраздела), заголовок наряда (дела) (тома, части) |
Количество нарядов (дел) (томов, частей) |
Срок хранения наряда (дела) (тома, части) и номера пунктов по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Номенклатура нарядов (дел) составлена на основании ______________________________
(названия и выходные данные
_____________________________________________________________________________
нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения нарядов (дел))
|
Заведующий канцелярией |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Архивариус |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО |
|
Приложение 27 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Итоговая запись о категориях и количестве нарядов (дел),
заведенных в ______ году в ________________________
(наименование суда)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
ИТОГО |
|
Заведующий канцелярией |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
Итоговые сведения переданы в архив суда.
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
Приложение 28 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Опись
нарядов (дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения
|
Наименование экономического суда Опись № _______ наряда (дела) _____ |
УТВЕРЖДАЮ |
|
№ |
Индекс наряда (дела) (тома, части) |
Название раздела, заголовок наряда (дела) (тома, части) |
Дата |
Количество листов в наряде (деле) (томе, части) |
Срок хранения наряда (дела) (тома, части)* |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данную опись внесено _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
нарядов (дел) с № __________________________ по № __________________ в том числе:
литерные номера: ____________________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________________
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
Заведующий канцелярией |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
СОГЛАСОВАНО*
Протокол заседания ЭК
___________________________________________
(наименование структурного подразделения)
№ ______________
_________
Передал _____________________________ нарядов (дел) и __________________________
|
(цифрами и прописью) |
(цифрами и прописью) |
регистрационно-контрольных карточек к документам.
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
Принял ___________________________ нарядов (дел) и _____________________________
|
(цифрами и прописью) |
(цифрами и прописью) |
регистрационно-контрольных карточек к документам.
|
Архивариус |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
______________________________
* Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
|
Приложение 29 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Лист-заверитель наряда (дела) № _________
В наряде (деле) подшито (вложено) и пронумеровано _______________________________
(цифрами и прописью)
лист(ов), в том числе: __________________________________________________________
литерные номера листов: _______________________________________________________
пропущенные номера листов: ___________________________________________________
+ листов внутренней описи: ____________________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования наряда (дела) |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
Наименование должности лица, |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
Приложение 30 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Обложка наряда (дела)
_______________________________________
(наименование государственного архива)
_____________________________________________________________________________
(наименование вышестоящего суда)
_____________________________________________________________________________
(наименование суда)
_____________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения суда)
Наряд (дело) № ______________ Том № _________________
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
(заголовок наряда (дела))
____________________________
(дата)
На ___________________ листах
Хранить ____________________
|
Приложение 31 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
|
Наименование суда |
УТВЕРЖДАЮ |
|
№ |
Индекс наряда (дела) (тома, части) |
Название раздела, заголовок наряда (дела) (тома, части) |
Дата наряда (дела) (тома, части) |
Количество листов в наряде (деле) (томе, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
В данную опись внесено _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
_________________________________________________________________ нарядов (дел)
с № ______________________________ по № ___________________________ в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________________
пропущенные номера: __________________________________________________________
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
УТВЕРЖДЕНО |
СОГЛАСОВАНО |
|
Приложение 32 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Титульный лист описи
Наименование государственного архива*
Название фонда
Фонд № ______________
Опись № _____________
нарядов (дел) постоянного хранения
Крайние даты дел
______________________________
* Оформляется в судах. Заполняется в соответствующем государственном архиве.
|
Приложение 33 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
|
Наименование экономического суда Опись № ____ нарядов (дел) |
УТВЕРЖДАЮ |
|
№ |
Индекс наряда (дела) (тома, части) |
Название раздела, заголовок наряда (дела) (тома, части) |
Дата |
Количество листов в наряде (деле) (томе, части) |
Срок хранения наряда (дела) (тома, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данную опись внесено _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
_________________________________________________________________ нарядов (дел)
с № ____________________________ по № ____________________________ в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________________
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
Инспектор по кадрам |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
|
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО |
|
Приложение 34 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
|
Наименование экономического суда АКТ Место составления О выделении к уничтожению |
УТВЕРЖДАЮ |
На основании ________________________________________________________________
(названия и выходные данные нормативных правовых актов,
_____________________________________________________________________________
использованных при проведении экспертизы ценности)
отобраны к уничтожению как не имеющие исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности и утратившие практическое значение следующие документы и наряды (дела) фонда № __________________________
(название фонда)
|
№ |
Заголовок наряда (дела) или групповой заголовок нарядов (дел) |
Дата наряда (дела) или крайние даты нарядов (дел) |
Номера номенклатур (описей) за год(ы) |
Индекс наряда (дела) (тома, части) по номенклатуре или № наряда (дела) по описи |
Количество нарядов (дел) (томов, частей) |
Срок хранения наряда (дела) (тома, части) и номера пунктов по перечням Верховного Суда и перечню типовых документов |
Приме- |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого _______________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
нарядов (дел) за год(ы).
Описи нарядов (дел) постоянного хранения за ___________ год(ы) утверждены, а описи дел по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) _________________________________
(наименование государственного архива,
______________________________________________________________________________
структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета)
(протокол _____________ № ______).
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО* |
Документы в количестве _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
нарядов (дел) весом ___________ кг сданы в ______________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ № _____________
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
______________________________
* Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
|
Приложение 35 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
учета служебных изданий
|
Инвентарный номер издания |
Наименование издания |
Фамилия, инициалы автора |
Год издания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Приложение 36 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
выдачи служебных изданий
|
Дата выдачи |
Инвентарный номер издания |
Наименование издания |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) работника суда |
Расписка в получении издания |
Отметка о возврате |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Приложение 37 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Формат А4 (210 x 297 мм)
ЖУРНАЛ
регистрации средств оргтехники
|
№ |
Инвентарный номер |
Наименование |
Дата приобретения |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) ответственного работника суда |
Расписка в получении |
Отметки о произведенном ремонте |
Другие отметки |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Приложение 38 к Инструкции по делопроизводству |
|
Найменне суда |
Наименование суда |
|
|
Паштовы адрас Камунікацыйныя даныя |
Почтовый адрес Коммуникационные данные |
|
_______________ № _____________* |
Адресат |
|
Адрес (указывается e-mail адресата) |
Заголовок к тексту
Текст
|
Наименование должности |
Расшифровка подписи |
Фамилия исполнителя 000 00 00
Электронная копия соответствует оригиналу**
______________________________
* Реквизит не заполняется в электронных документах, дата и регистрационный индекс проставляются в РКК, прикрепленной к ЭД.
Для документов в электронном виде без ЭЦП заполнение реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс» является обязательным.
** Запись производится для документов в электронном виде без ЭЦП.
|
Приложение 39 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
выдачи дел
|
№ |
Наименование государственного органа, направившего дело |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), наименование юридического лица – правонарушителя |
Номер дела |
Количество томов, отметка о приложениях при их наличии |
Дата передачи судье |
Подпись судьи |
Дата рассмот- |
Дата сдачи |
Дата возврата |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Приложение 40 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Извещение
(о принесении протеста, подаче жалобы)
|
Сообщаем, что __ ___________________ 20__ г. |
принесен протест |
|
подана жалоба |
на постановление по делу об административном правонарушении ____________________
_____________________________________________________________________________
________________ от __ _____________ 20__ г. ___________________________________
_____________________________________________________________________________
Одновременно извещаем, что дело назначено к рассмотрению на ___ часов ___ минут __ ___________ 20__ г. в помещении _____________________________________________
(наименование суда)
по адресу: ____________________________________________________________________
Приложение: на ____ л. в ___ экз.
|
Судья |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 41 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Список
дел об административных правонарушениях, поступивших с жалобами
(протестами) на постановления, назначенных к слушанию
в __________________________________________________ суде
(наименование суда)
на __ ___________ 20__ г.
№ зала __________________________
|
№ |
Время начала слушания |
Наименование органа, вынесшего постановление |
Фамилия, имя отчество (если таковое имеется) физического лица, наименование юридического лица, привлеченного к административной ответственности |
Статьи Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях |
Фамилия, имя, отчество судьи |
Отметка о результатах рассмотрения дела |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Работник суда |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 42 к Инструкции по делопроизводству |
Форма списка на рассылку
_______________________________________________________________
(название, дата, индекс документа)
|
Наименование организации и (или) структурного подразделения, должностного лица – адресата |
Почтовый адрес |
Количество экземпляров |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 43 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
ЖУРНАЛ
учета частных определений
|
№ |
Номер дела |
Наименование дела |
Сущность частного определения |
Кому направлено частное определение |
Дата направления частного определения |
Дата поступления ответа |
Дата проверки частного определения |
Фамилия, инициалы судьи |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
Зарегистрировано в НРПА РБ 3 мая 2013 г. N 8/27452
На основании статьи 26 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», подпунктов 6.30, 6.32 пункта 6, пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в районных (городских), межгарнизонных военных судах Республики Беларусь.
2. Признать утратившими силу нормативные правовые акты Министерства юстиции Республики Беларусь по перечню согласно приложению к настоящему постановлению.
3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.
Исполняющий обязанности Министра А.В.Билейчик
СОГЛАСОВАНО
Председатель
Верховного Суда
Республики Беларусь
В.О.Сукало
12.04.2013
Приложение
к постановлению
Министерства юстиции
Республики Беларусь
23.04.2013 N 65
1. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 октября 2001 г. N 311 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 110, 8/7435).
2. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 декабря 2001 г. N 398 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., N 2, 8/7543).
3. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 16 сентября 2003 г. N 183 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 107, 8/10005).
4. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 16 сентября 2003 г. N 184 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 107, 8/10006).
5. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 октября 2003 г. N 214 «О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 123, 8/10149).
6. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 5 декабря 2003 г. N 241 «О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 4, 8/10340).
7. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 2 июля 2004 г. N 212 «О внесении изменений в некоторые приказы Министерства юстиции Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 109, 8/11216).
8. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 2 июля 2004 г. N 214 «О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 109, 8/11209).
9. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2004 г. N 431 «О внесении дополнений и изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 8, 8/11929).
10. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 июля 2005 г. N 211 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 123, 8/12957).
11. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 августа 2005 г. N 240 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 137, 8/13049).
12. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 сентября 2005 г. N 282 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 173, 8/13285).
13. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 января 2006 г. N 11 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 24, 8/13956).
14. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 20 марта 2006 г. N 85 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 56, 8/14211).
15. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 5 мая 2006 г. N 152 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 75, 8/14413).
16. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 июля 2006 г. N 214 «О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 114, 8/14740).
17. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 августа 2006 г. N 241 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 132, 8/14858).
18. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 декабря 2006 г. N 396 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 1, 8/15532).
19. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 28 февраля 2007 г. N 287 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 57, 8/16003).
20. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 28 февраля 2007 г. N 288 «О внесении дополнений и изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 58, 8/16004).
21. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 июня 2007 г. N 508 «О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 160, 8/16717).
22. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 16 октября 2007 г. N 620 «О внесении дополнений и изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 261, 8/17280).
23. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 25 октября 2007 г. N 637 «О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 265, 8/17347).
24. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 3 ноября 2008 г. N 415 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства юстиции Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 288, 8/19805).
25. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 ноября 2008 г. N 437 «О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 289, 8/19938).
26. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 12 марта 2009 г. N 98 «О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., N 71, 8/20631).
27. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 марта 2009 г. N 115 «О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., N 92, 8/20731).
28. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 9 июня 2009 г. N 187 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., N 148, 8/21068).
29. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2009 г. N 396 «О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., N 17, 8/21771).
30. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 1 октября 2010 г. N 235 «О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., N 239, 8/22811).
31. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 3 января 2011 г. N 2 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., N 15, 8/23232).
32. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 марта 2011 г. N 71 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., N 40, 8/23520).
33. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 февраля 2012 г. N 56 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., N 27, 8/24975).
34. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. N 153 «О внесении дополнений и изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и в Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., N 62, 8/25897).
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства юстиции
Республики Беларусь
23.04.2013 N 65
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В РАЙОННЫХ (ГОРОДСКИХ), МЕЖГАРНИЗОННЫХ ВОЕННЫХ СУДАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок организации и ведения делопроизводства в районных (городских), межгарнизонных военных судах Республики Беларусь (далее, если не установлено иное, — суды).
2. Действие настоящей Инструкции распространяется в том числе на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью технических средств.
3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников суда. Все работники ответственны за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
4. Заведующие канцелярией, секретари суда и секретари судебного заседания (секретари судебного заседания — помощники судьи), другие работники канцелярии, занимающиеся делопроизводством в суде, должны быть ознакомлены с современными формами и методами делопроизводства, со структурой судов, органов и учреждений юстиции Республики Беларусь, нормами уголовного, гражданского и административного права и процесса. Работники, занимающие названные должности, обязаны изучить положения настоящей Инструкции в течение одного месяца со дня поступления на работу.
ГЛАВА 2 РУКОВОДСТВО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ СУДА
5. Председатель районного (городского), межгарнизонного военного суда осуществляет руководство делопроизводством в данном суде и отвечает за его состояние.
Контроль за состоянием делопроизводства в суде может возлагаться распоряжением председателя суда на заместителя председателя суда или помощника, а в судах, где две последние должности не предусмотрены, — на судью. Председатель суда распределяет обязанности между работниками суда.
Председатель суда осуществляет организационные функции по направлениям деятельности суда в соответствии с Кодексом Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей и Положением о председателе районного (городского), межгарнизонного военного суда Республики Беларусь, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2005 г. N 32 «Об утверждении Положения о председателе районного (городского), межгарнизонного военного суда Республики Беларусь и Положения о председателе областного, Минского городского, Белорусского военного суда Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 109, 8/12845).
6. Ведение делопроизводства в суде возлагается на заведующего канцелярией.
Заведующий канцелярией организует и ведет делопроизводство в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Заведующий канцелярией организует работу канцелярии, руководит работой секретарей суда, секретарей судебного заседания (секретарей судебного заседания — помощников судьи) и архива суда.
7. На секретаря суда возлагается ведение делопроизводства по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях.
8. Консультанты, секретари, секретари судебных заседаний (секретари судебных заседаний — помощники судей), делопроизводители, заведующие архивом, архивариусы и другие работники суда выполняют работу согласно установленному распределению обязанностей в суде и в соответствии с настоящей Инструкцией.
ГЛАВА 3 ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
9. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости — согласование (визирование) проекта, утверждение и размножение.
10. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.
Текст служебного документа должен состоять из трех логически связанных частей: введения, основной части и заключения. Во введении указываются события и факты, послужившие основанием для составления документа. В основной части приводятся разъяснения, расчеты, излагаются события, вызвавшие необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.
11. Документы должны оформляться на бланках, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. N 69 (далее — СТБ 6.38-2004), и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. N 4 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., N 42, 8/20434).
Изготавливают бланки двух форматов: A4 и A5.
Бланки документов должны иметь поля:
левое — 30 мм;
правое — не менее 8 мм;
верхнее и нижнее — не менее 20 мм.
Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема текста бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов документов.
Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.
Реквизиты бывают постоянные и переменные.
Постоянный реквизит документа — реквизит, нанесенный при изготовлении бланка документа.
Переменный реквизит документа — реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.
Угловой вариант расположения реквизитов является наиболее рациональным, так как большая часть документов является адресуемыми — письма, справки, докладные записки. Неадресуемые документы (протокол, акт) также могут содержать гриф утверждения, который располагается в той же части листа, что и реквизит «Адресат».
Продольный вариант расположения реквизитов удобен для оформления документов на двух языках.
На общих бланках указывают реквизиты: наименование суда, название вида документа, дату, регистрационный индекс, место составления или издания.
На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и других документов). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.
При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.
На бланках для писем указывают реквизиты: наименование суда, индекс предприятия связи, почтовый и электронный адрес, номер телефона, номер факса, дату, регистрационный индекс, ссылку на регистрационный индекс и дату входящего документа.
При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы), но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка.
Рукописное оформление документов должно соответствовать его оформлению с помощью технических средств: состав и расположение реквизитов, нумерация страниц.
12. В соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004 организационно-распорядительные документы имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения:
Государственный герб Республики Беларусь;
эмблема организации;
код организации по классификатору ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления», утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 28 декабря 2001 г. N 52 «Об утверждении, введении в действие и отмене классификаторов и руководящих документов», или по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 28 апреля 2003 г. N 22 «Об утверждении, введении в действие, изменении и отмене государственных стандартов Республики Беларусь, межгосударственных стандартов, Правил ЕЭК ООН, руководящих документов, правил и рекомендаций по межгосударственной стандартизации»;
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
почтовый адрес отправителя;
коммуникационные и коммерческие данные;
название вида документа;
дата;
регистрационный индекс;
ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
место составления или издания;
гриф ограничения доступа;
адресат;
гриф утверждения;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф приложения;
гриф согласования;
визы;
печать;
отметка об исполнителе;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнении документа и направлении его в наряд (дело);
отметка о поступлении;
отметка о переносе данных на машинные носители.
13. Изготовление и использование бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь осуществляются в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. N 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 66, 1/1414).
14. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с продольным расположением постоянных реквизитов помещается в центре верхнего поля. Диаметр изображения — не более 17 мм. Расположение реквизитов на бланке осуществляется согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.
15. Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь в соответствии с Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. N 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. N 424» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 75, 5/3742), подлежат обязательному учету. Учет бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь ведется в журнале учета и регистрации бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются и опечатываются.
16. Контроль за использованием и хранением бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, штампов возлагается распоряжением председателя суда на одного из работников канцелярии.
Проверка наличия, использования и хранения бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом (распоряжением) председателя суда. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения председателя суда.
17. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на бланке с изображением Государственного герба Республики Беларусь, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью канцелярии суда. Указатель рассылки с количеством отправляемых материалов хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.
18. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону, факсу, электронной почте) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные письма.
19. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Например: 25.03.2013.
При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа.
Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и другое) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), — дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и другое) — дата утверждения.
Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.
При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
20. Индекс присваивается документу при его регистрации. Регистрационный индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел) и порядкового регистрационного номера документа. Например: 02-03/43.
Регистрационными индексами распорядительных документов (приказов, постановлений и других документов) и протоколов являются их порядковые регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение делопроизводственного года.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту.
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается только в письмах и включает регистрационный индекс и дату, указанные в документе, на который дается ответ. Ее располагают под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».
21. Реквизит «Место составления или издания» обязательно указывается на общем бланке. Его располагают под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс» в соответствии с административно-территориальным делением. На бланках для писем этот реквизит не проставляется.
22. Гриф ограничения доступа размещается в заголовочной части документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
23. Документы адресуют организациям, структурным подразделениям, конкретным должностным лицам, гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям.
При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
Министерство юстиции
Республики Беларусь
Управление организации и
аналитического обеспечения
деятельности судебных
органов
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Например:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
Начальнику управления кадров
и идеологической работы
Панькову В.А.
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
Иванову В.Ф.
пр-т Машерова, 23
220080, г. Минск
При адресовании документа разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. N 1111 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 145, 5/14830). Например:
Государственное учреждение
"Центр судебных экспертиз и
криминалистики Министерства
юстиции Республики Беларусь"
ул. Кальварийская, 43
220073, г. Минск
При адресовании документа в несколько однородных организаций их наименования указывают обобщенно. Например:
Районные (городские) суды
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список на рассылку и на каждом документе указывают только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
Если документ является ответным, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящую организацию одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящей организации.
Адресование документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю, осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется)) получателя, затем почтовый адрес. Например:
Матвееву И.С.
Партизанский пр-т,
д. 46, кв. 15
220086, г. Минск
Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. — почтовый ящик, в.ч. — воинская часть, обл. — область, г. — город, с. — село, р-н — район, ул. — улица, корп. — корпус, кв. — квартира. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «N» не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).
24. Утверждение — один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, имеет юридическую силу только с момента его утверждения.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входят вопросы, излагаемые в документе, или утверждение распорядительным документом: приказом, постановлением, решением или протоколом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений.
Утверждение документа оформляется грифом утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая наименование суда, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель суда
Заводского района г. Минска
Подпись Л.И.Авчинко
31.10.2012
При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник главного
управления
юстиции Минского
горисполкома
Подпись И.И.Иванов
31.10.2012
При утверждении документа распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министра юстиции
Республики Беларусь
31.10.2012 N 4
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
25. Резолюция — письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа между реквизитами «Адресат» и «Текст», включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована. Например:
Петрову В.Н.
Прошу подготовить
обобщение к 16.06.2012
15.05.2012
Подпись
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.
При отсутствии на документе места допускается прилагать к документу отдельный лист резолюции с отметкой на документе о наличии такого листа.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться, поскольку каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым без пометки «ответственный».
Срок исполнения устанавливается председателем суда исходя из содержания документа, или используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов. Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
26. Краткое содержание документа указывается в заголовке. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать содержание документа. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «О чем?». Например: приказ «Об изменении…». Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок формулируется исполнителем документа.
Документы формата A4 должны иметь заголовок к тексту. Допускается на документах формата A5 не указывать заголовок к тексту.
27. Отметка о контроле обозначается буквой «К» или словом «Контроль» от руки или штемпелем и помещается на левом поле первого листа документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту».
28. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.
Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы).
Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа — вводной части, затем излагаются просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения.
Текст документов в соответствии с содержанием допускается разделять на разделы, главы, пункты и подпункты.
Для нумерации используются только арабские цифры, разделенные точками.
29. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается после текста документа перед реквизитом «Подпись».
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:
Приложение: 1. Акт приема-сдачи работ на 3 л. в 2 экз.
2. Протокол согласования на 5 л. в 3 экз.
Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. первому адресату.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.
В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях и другое) выделение отметки о приложении после текста не допускается. Указание о наличии приложения дается в тексте документа.
На документе, являющемся приложением к распорядительному документу, в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного индекса. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Например:
Приложение 1
к приказу Министра юстиции
Республики Беларусь
03.04.2013 N 47
30. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, собственноручная подпись и ее расшифровка — инициалы и фамилия. Например:
Заместитель Министра Подпись Расшифровка подписи
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации. Например:
Начальник главного управления юстиции Могилевского облисполкома Подпись Расшифровка подписи
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Министр Подпись Расшифровка подписи Главный бухгалтер Подпись Расшифровка подписи
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Начальник главного управления Начальник главного управления юстиции Минского горисполкома юстиции Минского облисполкома Подпись И.И.Иванов Подпись А.Н.Петров 31.10.2012 31.10.2012
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших их, а их обязанности в составе комиссии. Например:
Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи
Подпись Расшифровка подписи
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ: «Заместитель», «Исполняющий обязанности», и его фамилия. Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.
31. Согласование документа может проводиться как внутри суда, так и вне его.
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа или на отдельном листе согласования.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ, собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.
При отсутствии места на документе грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
32. Реквизит «Виза» проставляют на документе, остающемся в организации, ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.
В реквизит «Виза» входят наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручная подпись, расшифровка подписи и дата.
Не допускается при визировании делать какие-либо исправления в документе. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются».
33. Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом суда (председателем суда, судьей).
Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа. Например:
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Например:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов
25.01.2013
Копии документов, предоставляемые гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее — обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в порядке, предусмотренном частями первой — пятой настоящего пункта.
При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
На копиях исходящих документов, остающихся в наряде (деле) суда, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. Например:
Верно
Подпись А.П.Германович
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.
Суд может заверять копии тех документов, которые созданы в самом суде и получены из вышестоящих судов, документов, предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2012 г. N 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 06.01.2013, 5/36738) и иными актами законодательства.
34. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания. Например:
Корнеев 200 59 79
Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами собственного имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными. Например:
16 Маковецкий 200 95 01
АР 26.11.2012 Письмо.doc
При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал — точно 9 пунктов.
Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.
35. Отметка об исполнении документа и направлении его в наряд (дело) помещается на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные: краткие сведения об исполнении, при наличии документа об исполнении — ссылку на его дату и регистрационный индекс, слова «В наряд (дело)», номер наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел), в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа. Например:
В наряд (дело) 02 — 04
Протокол согласования от 03.06.2012 N 74
Подпись
15.09.2012
или
В наряд (дело) 05 — 40
17.06.2012 передано по телефону о прибытии
Подпись
20.06.2012
36. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на всех входящих документах, располагается на первом листе документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования суда, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. Например:
----------------
¦Суд Минского района¦ ¦
+-------------------+ ¦
¦ 26.11.2012 ¦ 16 ¦
¦ ¦ мм ¦
+-------------------+ ¦
¦ N 264 ¦ ¦
¦--------------------
42 мм
-------------------
На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).
37. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, постановления, решения.
Приказы и распоряжения подразделяются на три вида: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам.
Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.
38. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Приказ издается по вопросам утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения, по вопросам внутренней деятельности суда, по кадровым вопросам приема, перемещения, перевода, увольнения работников.
Приказ оформляется на общем бланке и содержит следующие обязательные реквизиты: наименование суда, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, события, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если приказ издается на основании распорядительного документа вышестоящей организации, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.
Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме, начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», печатается прописными буквами без кавычек с отдельной строки от границы левого поля.
К формулировкам распорядительной части предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречащими по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» или «об» и формируется при помощи отглагольных существительных, например «Об утверждении…», или существительных, указывающих на предмет, например «О мерах…».
Приказ подписывается председателем суда.
39. Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные наряды (дела) в зависимости от сроков их хранения:
о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников;
о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное основание, в качестве которого могут выступать заявление работника, контракт, служебное письмо другой организации о переводе работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии, и другое.
Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и так далее.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь.
При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и при необходимости условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и тому подобное.
При переводе на другую работу — новая должность, вид перевода (для временных переводов — с указанием продолжительности), причина перевода в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь, изменение оплаты труда.
При увольнении — причина увольнения согласно статьям Трудового кодекса Республики Беларусь.
При предоставлении отпуска — его вид, продолжительность, даты начала и окончания.
При командировании — дата и продолжительность командировки, место направления, наименование организации.
При поощрениях и взысканиях — причина и вид поощрения или взыскания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников располагаются после подписи председателя суда.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.
40. Распоряжение — разновидность распорядительных документов. Распоряжение — это правовой акт, который издается единолично руководителем организации или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.
Распоряжение должно содержать следующие обязательные реквизиты: наименование суда, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.
Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Констатирующая часть текста отделяется от распорядительной словами «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
41. Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальным органом.
Решение должно содержать реквизиты: наименование суда, название вида документа, дату, регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
42. К информационно-справочным документам относятся акты, докладные записки, объяснительные записки, справки, служебные письма, телеграммы, телефонограммы и другие.
43. Акт — документ, составленный комиссией или специально уполномоченными должностными лицами и подтверждающий установленные факт, событие, действие. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей, акты приема объектов в эксплуатацию, проверок и другие.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование суда, название вида документа, дату, регистрационный индекс, место составления, заголовок, текст, подписи.
Дата и место составления, проставленные в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий или факта, сформулированное отглагольным существительным в предложном («акт — о чем?») или родительном («акт — чего?») падеже. Например: «О выделении к уничтожению нарядов (дел)».
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта указываются основание для составления акта, состав комиссии с указанием наименования должности, инициалов и фамилии председателя комиссии и каждого члена комиссии.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и заключения.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.
Акт подписывают председатель и все члены комиссии без указания должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже — подписи членов комиссии в алфавитном порядке.
Акты проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, подписываются проверяющим (руководителем проверки) контролирующего (надзорного) органа, органа, осуществляющего ведомственный контроль, а также представителем проверяемого субъекта, лицом, осуществляющим руководство бухгалтерским учетом проверяемого субъекта, в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.
44. Докладная записка — информационный документ, адресованный вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и информирующий о сложившейся ситуации, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о результатах проверки, командировки и других фактах, событиях).
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения и просьбы.
45. Объяснительная записка — информационный документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и других документов) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.
К первой группе относятся документы, сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.
46. Справка — информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.
Служебная справка — официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий).
Личная справка — официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы).
В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние справки адресуются председателю суда и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или гражданину и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.
Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом. Например:
по состоянию на 11.05.2012
или
за период с 01.01.2011 по 31.12.2011
В личных справках заголовок допускается не указывать.
Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».
При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.
Внешние справки подписываются председателем суда, внутренние — их составителями. Справки, за содержание которых несут ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.
При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь заверяются личные справки.
Датой справки является дата ее подписания.
47. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).
В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения.
Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.
Письма подписываются председателем суда, судьями и работниками суда согласно их компетенции и распределению обязанностей в суде.
Датой письма является дата его подписания.
48. Телеграммы — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с передачей информации по каналам телеграфной связи.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы делятся на категории: «Внеочередные», «Правительственные», «Срочные», «Обыкновенные».
Телеграммы оформляются в двух экземплярах на телеграфном бланке или на обычной бумаге формата A5, один экземпляр передается на телеграф, другой подшивается в наряд (дело).
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфистом), регистрационный номер, отметка об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер отделения связи, улица, дом, наименование организации или фамилия получателя.
Текст телеграммы печатают на одной стороне листа прописными буквами (кроме сокращенных обозначений знаков препинания) через два интервала. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Текст телеграммы излагается предельно сжато, не должен превышать 50 слов.
Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки — квч, скобки — скб, вопросительный и восклицательный знаки, плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер. Даты обозначаются арабскими цифрами, между цифрами разделительные знаки не ставятся.
После текста перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В ней указываются фамилия автора телеграммы и наименование суда, должность автора указывать необязательно.
Ниже подписи проводится черта, под которой указываются телеграфный адрес отправителя телеграммы, должность лица, подписавшего телеграмму, и ставится печать. Здесь же допускается указывать фамилию исполнителя и номер его телефона.
49. Для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах одного населенного пункта, когда сообщения требуют документального оформления, используются телефонограммы.
Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа, дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее приема-передачи, текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей.
Текст телефонограммы должен быть кратким, без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.
Телефонограмма подписывается председателем суда.
50. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований. Текст документа излагается простым и ясным языком с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.
Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.
Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.
51. Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере.
При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта — не менее 13 пт или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа.
При подготовке таблиц с использованием средств вычислительной техники межстрочный интервал допускается уменьшать до 11 пт.
52. Документы печатаются на одной стороне листа. Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.
53. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10 — 15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта — не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется.
Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.
54. При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.
Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Например:
СОГЛАСОВАНО
Одинарный
Министр юстиции
Точно 14 пт
Республики Беларусь
Одинарный
Подпись О.Л.Слижевский
Одинарный
17.04.2013
Полуторный
55. Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.
56. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты — на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.
Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв. Например:
ГЛАВА 2 ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки. Например:
2.1.
2.2.
2.3.
Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов — сквозной для каждого пункта.
Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.
57. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.
Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.
58. При печатании документов на пишущей машинке используют девять стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:
0 — граница левого поля;
1 — после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;
2 — после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;
3 — после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;
4 — после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;
5 — после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;
6 — после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;
7 — после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм;
8 — после 64 печатных знаков от границы левого поля или 160 мм.
59. От нулевого положения печатаются:
реквизит «Название вида документа»;
реквизит «Заголовок к тексту»;
реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
реквизит «Отметка о наличии приложения»;
реквизит «Отметка об исполнителе»;
реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
реквизит «Отметка о заверении копии»;
реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;
слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
От первого положения печатается начало абзацев в тексте.
От четвертого положения печатается реквизит «Адресат».
От пятого положения печатаются реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите «Подпись».
От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.
При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 x 210 мм) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм).
60. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации — от нулевого и восьмого положений табулятора.
При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора.
61. Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля).
62. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).
63. В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в отметке о наличии приложения оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).
64. В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
65. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.
Прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» — в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» — в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» — в постановлениях, «РЕШИЛ» — в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» — в распоряжениях и указаниях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» — в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах.
ГЛАВА 4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
66. Документы (судебные дела, исковые заявления, жалобы и другая корреспонденция, в том числе принятая на личном приеме), поступившие в суд, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение председателем суда, затем передаются исполнителям.
Судебные дела, поступившие в суд после кассационного рассмотрения или пересмотра в порядке надзора в связи с отменой судебного постановления и передачей дела на новое судебное разбирательство, должны быть расписаны председателем суда и переданы судье не позднее следующего дня после возвращения дела.
67. Прием и первоначальная обработка поступающих документов производятся уполномоченным для этого работником канцелярии.
68. Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления, в первую очередь обрабатываются телеграммы или иная корреспонденция с отметкой «Срочно».
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки по адресу на конверте и целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата — возвращается отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено».
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии суда.
Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется справка, один экземпляр которой посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение исполнителю.
Конверты поступивших исковых заявлений, кассационных или частных жалоб и протестов, исполнительных документов и обращений граждан, их представителей, юридических лиц, представителей юридических лиц (далее — заявители) должны быть сохранены и приложены к этим документам.
Необходимо сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
Именные пакеты с надписью «Лично» регистрируются в закрытом виде с указанием сведений, имеющихся на конверте. Они не вскрываются и передаются по назначению.
Документы на электронных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
Обращения заявителей по вопросам организации работы суда, неэтичного поведения работников суда, жалобы на действия и решения судьи, должностного лица органа, ведущего административный процесс, а также жалобы на вступившие в законную силу постановления иных органов по делам об административных правонарушениях, принятые на личном приеме председателя или заместителя председателя суда, а также исковые заявления, заявления и жалобы, требующие разрешения в порядке, установленном процессуальным законодательством, поступившие в суд, регистрируются канцелярией суда в журнале входящей корреспонденции и не позднее следующего рабочего дня передаются на рассмотрение председателю суда.
Лицо, лично подающее исковое заявление и другие материалы, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе проставляется дата, а также фамилия и инициалы лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.
69. Регистрация документов — запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.
Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.
Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых электронной почтой или средствами факсимильной связи, производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.
Документы, поступившие в суд после 16 часов, регистрируются следующим днем, за исключением кассационных и частных жалоб и протестов, заявлений о составлении мотивировочной части решения, которые регистрируются в день поступления их в суд.
70. Поступившие дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале регистрации входящих документов по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции. Регистрация поступивших дел и иной корреспонденции может осуществляться посредством ведения электронного журнала.
При большом объеме поступающей корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: корреспонденция по гражданским делам, корреспонденция по уголовным делам, корреспонденция по делам об административных правонарушениях, исполнительные документы, поручения судов других районов, поручения судов других государств, с которыми заключены договоры о правовой помощи, и другие.
71. Не подлежат регистрации, а передаются соответствующим секретарям судебного заседания (секретарям судебного заседания — помощникам судьи) с отметкой о времени поступления их в суд для приобщения к делам:
судебные повестки, возвращенные в суд из-за их невручения адресату;
расписки в получении судебных повесток, копий постановлений о передаче уголовного дела прокурору для направления в суд, об изменении меры пресечения, о назначении судебного разбирательства, о продлении срока содержания обвиняемого под стражей, копий приговоров, исковых заявлений и судебных решений.
72. Исходящие документы, в том числе направляемые электронной почтой и средствами факсимильной связи, регистрируются в журнале регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции в день подписания.
Предназначенные для отправки документы принимаются полностью оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и отправляются в тот же день до 15 часов.
Работник канцелярии суда перед отправкой документа обязан проверить правильность написания адреса, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие указанных в документах приложений и подписей, на письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма.
Уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях посылаются по назначению заказными бандеролями либо курьерами, а исковые материалы и исполнительные документы — заказными письмами.
На заказную корреспонденцию составляется опись заказных бандеролей (писем) по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции, которая с оттиском календарного штемпеля отделения почтовой связи, подтверждающего дату отправки, передается в бухгалтерию.
Отправка документов, находящихся на электронных носителях, производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в наряд (дело) на общих основаниях. Отправка этих документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.
Оригинал документа, отправляемого по электронной почте или факсимильной связи, с отметкой о его отправлении хранится в наряде (деле).
При отправлении заказной корреспонденции курьерами она регистрируется в разносной книге по форме согласно приложению 6 к настоящей Инструкции и вручается адресатам под роспись в этой книге.
Судебные повестки и копии процессуальных документов направляются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи заказными письмами с обратными уведомлениями о вручении. Бланк уведомления прикрепляется к обратной стороне письма, на которой указывается адрес. На лицевой стороне делается отметка «Судебная повестка», «Определение» и т.д.
ГЛАВА 5 РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ УГОЛОВНЫХ, ГРАЖДАНСКИХ ДЕЛ, ДЕЛ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ И ДРУГИХ МАТЕРИАЛОВ
73. Все уголовные и гражданские дела, поступившие для рассмотрения в данном суде, после регистрации в журнале входящих документов регистрируются на учетно-статистических карточках на уголовное дело по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции, на гражданское дело — по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции и в алфавитном указателе к уголовным делам по форме согласно приложению 9 к настоящей Инструкции, к гражданским делам — по форме согласно приложению 10 к настоящей Инструкции, а также проходят компьютерную регистрацию в электронной автоматизированной системе.
Страницы документа:
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в
районном (городском) суде (далее —
Инструкция) подготовлена с целью
совершенствования на единой основе
документационного обеспечения
деятельности судов, унификации состава
и форм документов, а также технологии
работы с ними.
2. Настоящая Инструкция устанавливает
общие правила организации делопроизводства
в районном (городском) суде на основе
действующего законодательства,
нормативных правовых актов по вопросам
делопроизводства и работы архивов,
приказов Министра юстиции Республики
Беларусь и постановлений коллегии
Министерства юстиции Республики
Беларусь.
3. Положения настоящей Инструкции
распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на организацию
работы с документами, создаваемыми
средствами вычислительной техники —
электронными и другими, независимо от
их носителей.
4. Заведующий канцелярией, секретари
суда и судебного заседания, другие
работники канцелярии, занимающиеся
делопроизводством в суде, должны быть
ознакомлены с современными формами и
методами делопроизводства, со структурой
судов, органов и учреждений юстиции
Республики Беларусь, нормами уголовного
и гражданского права и процесса.
Работники, занимающие названные
должности, обязаны изучить положения
настоящей Инструкции в течение одного
месяца со дня поступления на работу.
Глава 2
РУКОВОДСТВО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ СУДА И
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ
МЕЖДУ СОТРУДНИКАМИ СУДА
5. Председатель районного (городского)
суда осуществляет руководство
делопроизводством в данном суде и
отвечает за его состояние.
Контроль за состоянием делопроизводства
в суде может возлагаться председателем
суда на заместителя председателя суда
или помощника, а в судах, где две последние
должности не предусмотрены, — на судью.
Председатель суда распределяет
обязанности между сотрудниками суда.
В случае служебной необходимости он
имеет право производить перераспределение
обязанностей.
Председатель суда (лицо, осуществляющее
контроль за состоянием делопроизводства
в суде):
организует работу канцелярии суда в
соответствии с настоящей Инструкцией,
а также выполнение канцелярией требований
государственных стандартов на
организационно-распорядительную
документацию;
распределяет должностные обязанности
между работниками аппарата суда и
осуществляет систематический контроль
за их выполнением;
распределяет между судьями дела и
материалы, контролирует сроки их
производства в суде;
организует хранение, отбор и сдачу в
архив документов суда, ежегодный отбор
и уничтожение дел и материалов, сроки
хранения которых истекли;
не реже двух раз в год назначает комиссию
с участием работника финансового органа
для проверки правильности ведения
журнала учета вещественных доказательств,
соответствие записей фактическому
наличию вещей, своевременности исполнения
приговоров, решений, определений,
постановлений в части вещественных
доказательств;
дает разрешение на выдачу или высылку
по запросам компетентным органам
судебных дел, материалов, документов;
внедряет в практику суда передовой опыт
работы других судов по делопроизводству,
средства оргтехники, решает вопросы
организации рабочих мест;
обеспечивает регулярное проведение
занятий с работниками суда по вопросам
делопроизводства, по повышению
квалификации работников канцелярии,
организует освоение ими смежных профессий
и наиболее рациональных приемов труда.
6. Помощник председателя суда осуществляет
контроль за соблюдением канцелярией
суда настоящей Инструкции, организует
работу суда по приему граждан, оказывает
помощь председателю суда в осуществлении
контроля за выполнением работниками
должностных обязанностей, совместно с
председателем суда организует проведение
занятий с работниками аппарата суда по
повышению квалификации, выполняет
другие поручения председателя суда.
7. Ведение делопроизводства в районном
(городском) суде возлагается на заведующего
канцелярией.
Заведующий канцелярией организует и
ведет делопроизводство в соответствии
с требованиями настоящей Инструкции.
Заведующий канцелярией организует
работу канцелярии, руководит работой
секретарей и архива суда.
На него возлагаются:
распределение работы между сотрудниками
канцелярии суда и контроль за исполнением
ими своих обязанностей;
распределение поступившей корреспонденции
согласно резолюции председателя суда
или его заместителя;
учет рабочего времени сотрудников суда;
ведение нарядов, книг и журналов учета;
контроль за ведением документов
первичного статистического учета
(учетно-статистических карточек по
уголовным и гражданским делам и других),
правильным и своевременным составлением
статистических отчетов;
учет и регистрация поступающих в суд
обращений граждан, в том числе
индивидуальных предпринимателей, и
юридических лиц (далее — обращений
граждан и юридических лиц) (кроме жалоб
на приговоры, решения и определения) и
контроль за сроками их исполнения;
(в ред. приказаМинюста от 17.02.2012 N 56)
(см. текст в предыдущей редакции)
контроль за исполнением постановлений
высших органов власти о помиловании,
за исполнением поручений органов
юстиции, вышестоящих судов и других
органов;
контроль за своевременной отправкой
дел с кассационными, частными жалобами
и протестами в вышестоящий суд;
учет частных определений и контроль за
ведением переписки по их исполнению;
ведение финансовой отчетности, а также
учет хозяйственного инвентаря и
канцелярских принадлежностей, если в
штате суда не имеется бухгалтера и
заведующего хозяйством;
ведение приказов и распоряжений по
суду, личных дел и карточек учета
сотрудников суда;
обеспечение сохранности и правильного
заполнения трудовых книжек сотрудников
суда;
контроль за ведением и исполнением
сводных и контрольных исполнительных
производств;
учет и контроль за исполнением судебных
поручений, поступивших из других
государств, судов другого города или
района, а также направляемых судом через
Министерство юстиции Республики Беларусь
поручений судам других государств,
судам другого города или района;
организация работы по учету и хранению
уголовных, гражданских, административных
дел, иных материалов и вещественных
доказательств;
организация учета служебных изданий,
поступающих в суд;
ведение архива в судах, где не предусмотрена
должность архивариуса;
выполнение других поручений председателя
суда, его заместителя и помощника.
8. На секретарей суда возлагается ведение
делопроизводства по уголовным и
гражданским делам и в частности:
вызов участников процесса и свидетелей;
выписка исполнительных листов;
регистрация, учет и хранение уголовных,
гражданских, административных дел и
материалов;
ведение журналов и карточек;
подготовка и направление документов
по исполнению приговоров, решений,
определений, постановлений суда и
контроль за получением сообщений об
исполнении;
составление статистических отчетов;
учет и хранение вещественных доказательств;
регистрация и учет исполнительных
документов, передаваемых на исполнение
судебным исполнителям;
ведение сводных и контрольных
исполнительных производств;
подготовка и сдача в архив законченных
дел, нарядов, журналов и карточек;
выполнение других поручений председателя
суда, его заместителя, судей, помощника
председателя и заведующего канцелярией.
9. На секретаря судебного заседания
возлагаются:
выполнение необходимой работы при
приеме судьей граждан: подготовка
запросов, писем, выписка повесток и так
далее;
составление и вывешивание списков дел,
назначенных к рассмотрению в судебном
заседании;
выполнение необходимой работы при
назначении и подготовке судебного
разбирательства;
проверка явки лиц, которые вызывались
в судебное заседание, и отметка на
повестках времени их нахождения в суде;
ведение протоколов судебных заседаний;
оформление уголовных, гражданских,
административных дел после назначения
судебного разбирательства и судебного
заседания;
ведение журнала учета дел, назначенных
к рассмотрению в судебном заседании,
отметка о результатах рассмотрения;
составлять протоколы об административных
правонарушениях в случаях, предусмотренных
Законом;
(абзац введен приказомМинюста от 28.02.2007 N 288)
выполнение другой работы по поручению
председателя суда, его заместителя,
судей и заведующего канцелярией.
10. Исключен.
(п. 10 исключен с 1 марта 2007 года. — ПриказМинюста от 28.02.2007 N 288)
(см. текст в предыдущей редакции)
11. Делопроизводитель выполняет работу
по поручению заведующего канцелярией,
секретаря суда согласно установленному
порядку распределения работы между
работниками канцелярии.
12. В судах, где предусмотрена должность
консультанта, на него возлагаются:
ведение работы по подбору и систематизации
законодательства, поддержанию нормативных
актов в контрольном состоянии;
информирование сотрудников суда о
действующем законодательстве и судебной
практике вышестоящих судов;
участие в обобщении судебной практики;
осуществление по запросам судей подборки
нормативных актов по определенной теме;
оформление документов о правовой помощи,
направляемых в компетентные учреждения
иностранных государств, в соответствии
с международными договорами, заключенными
Республикой Беларусь;
(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)
рассмотрение по поручению председателя
суда обращений граждан и юридических
лиц, за исключением обращений, подлежащих
рассмотрению в соответствии с
законодательством о конституционном
судопроизводстве, гражданским, гражданским
процессуальным, хозяйственным
процессуальным, уголовно-процессуальным
законодательством, законодательством,
определяющим порядок административного
процесса, законодательством об
административных процедурах, а также
иных обращений, в отношении которых
законодательными актами установлен
иной порядок их подачи и рассмотрения;
(в ред. приказаМинюста от 17.02.2012 N 56)
(см. текст в предыдущей редакции)
обобщение работы суда по рассмотрению
обращений граждан и юридических лиц;
(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431; в ред.приказаМинюста от 17.02.2012 N 56)
(см. текст в предыдущей редакции)
осуществление в установленном порядке
накопления, хранения, систематизации
правовой информации;
(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)
обеспечение своевременного ознакомления
судей с поступающей правовой информацией;
(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)
обеспечение своевременного обновления
правовой информации на электронном
носителе;
(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)
ведение личных дел народных заседателей;
(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)
председателем суда на него могут быть
возложены и другие обязанности.
12-1. В судах, где предусмотрена должность
консультанта по оформлению расторжения
брака, на него возлагаются:
ведение учета вступивших в законную
силу решений суда о расторжении брака
в книге учета и выдачи решений суда о
расторжении брака;
выдача бывшим супругам под подпись
копии решения суда о расторжении брака
после вступления решения в законную
силу при наличии квитанции об уплате
государственной пошлины, определенной
в решении суда;
производство соответствующих отметок
о расторжении брака в паспортах граждан
Республики Беларусь, видах на жительство
в Республике Беларусь и удостоверениях
беженца (далее — документы, удостоверяющие
личность, если не указано иное);
(в ред. приказаМинюста от 03.11.2008 N 415)
(см. текст в предыдущей редакции)
направление по запросам судов, оформляющих
расторжение брака по месту жительства
одной из сторон, копии решения суда с
сообщением номера счета, на который
следует перечислить обратившейся
стороне сумму государственной пошлины,
и номера регистрации вступившего в
законную силу решения суда;
выписка исполнительных листов по делам
о расторжении брака;
направление в десятидневный срок в
государственный орган, регистрирующий
акты гражданского состояния, копий
решений суда о расторжении брака,
вступивших в законную силу. При регистрации
брака в поселках и сельских населенных
пунктах соответствующими исполнительными
и распорядительными органами копии
решений суда направляются в отдел загса
районного исполнительного и
распорядительного органа, а в случае
его отсутствия в районном центре — в
отдел записи актов гражданского состояния
городского исполнительного и
распорядительного органа по месту
хранения записи акта о заключении брака;
контроль за своевременностью получения
судом сообщений органов записи актов
гражданского состояния о производстве
отметки в актовой записи о заключении
брака;
составление учетных карточек сведений
о расторгнувших брак и ежемесячно не
позднее 7-го числа месяца, следующего
за истекшим, направление учетных карточек
сведений о расторгнувших брак за истекший
месяц в органы государственной статистики;
обобщение судебной практики по делам
о расторжении брака;
уведомление государственного органа,
регистрирующего акты гражданского
состояния, о принятых решениях суда по
делам о лишении родительских прав, по
вступлении их в законную силу, по месту
регистрации рождения ребенка, при
регистрации рождения в поселках и
сельских населенных пунктах соответствующими
исполнительными и распорядительными
органами — уведомление отдела загса
районного исполнительного и
распорядительного органа, а в случае
его отсутствия в районном центре — отдела
загса городского исполнительного и
распорядительного органа по месту
хранения записи акта о рождении;
выполнение других поручений председателя
суда, его заместителя.
(п. 12-1 введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)
13. На архивариуса, а в тех судах, где эта
должность не предусмотрена, на секретаря
суда возлагаются:
учет и хранение уголовных, гражданских
и административных дел и материалов,
нарядов, книг, журналов и карточек;
прием в архив оконченных производством
дел, учетно-статистических карточек,
нарядов, журналов;
прием и хранение документов и
корреспонденции, поступающих после
сдачи дел (материалов) в архив;
производство необходимых действий по
сданным в суд делам (материалам)
(направление повесток, извещений,
запросов, копий решений, приговоров,
определений суда, исполнительных
документов и так далее);
отобрание расписки у лиц, получивших
оригинал или копию судебного документа;
выдача или высылка по запросам дел и
документов (их копий) из архива с
разрешения председателя суда;
выдача по определению суда дубликатов
исполнительных листов;
уничтожение дел, материалов, нарядов,
журналов и других документов, по которым
истекли установленные сроки;
исполнение других обязанностей,
возложенных на него устным или письменным
распоряжением председателя суда.
14. На инженера-программиста возлагаются:
обеспечение функционирования электронных
средств связи и передачи данных, включая
Интернет, при взаимодействии с другими
судами, органами государственной власти
и правоохранительными органами;
установка средств системного и прикладного
программного обеспечения на персональные
компьютеры суда;
обеспечение эксплуатации программных
средств, систем электронного
документооборота и делопроизводства
в суде;
создание локальной вычислительной сети
суда и ее администрирование;
организация создания и ведения банков
данных по судебной практике, статистике,
финансовому, материально-техническому
обеспечению деятельности суда и другим
направлениям, требующим информатизации;
установка и проведение обновлений баз
данных законодательства;
оказание помощи в организации создания
и ведения в суде накопителя всех решений
и определений суда в электронной форме;
организация обучения судей и сотрудников
аппарата суда работе с компьютерной
техникой и программным обеспечением;
исполнение других обязанностей,
возложенных на него устным или письменным
распоряжением председателя суда.
15. На оператора копировально-множительной
техники возлагаются:
производство копий документов в полном
соответствии с оригиналом;
поддержание копировально-множительной
техники в исправном состоянии и
своевременное извещение мастеров по
ремонту о поломках и неисправностях;
исполнение других обязанностей,
возложенных на него устным или письменным
распоряжением председателя суда.
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Инструкция по делопроизводству в районных и городских судах
Инструкция по делопроизводству в районных и городских судах
Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция по делопроизводству в районных и городских судах (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Некоторые особенности ведения делопроизводства в судах Российской Федерации и Республики Беларусь при рассмотрении дел об усыновлении (удочерении) ребенка
(Латышева Н.А.)
(«Арбитражный и гражданский процесс», 2022, N 3)Организация российского и белорусского судопроизводства по делам об усыновлении основана на применении близких по своему содержанию правил подсудности, а также судебного документооборота и документирования. Работники районных (городских) судов Белоруссии, согласно требованиям ст. 393-1 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь (далее — ГПК РБ), обеспечивают прием заявлений об усыновлении ребенка гражданами, которые постоянно проживают на территории Республики Беларусь и являются ее гражданами, по месту их жительства или по месту нахождения усыновляемого ребенка. Прием заявлений в областные суды (Минский городской суд) может быть осуществлен от трех групп усыновителей: 1) граждан Республики Беларусь, которые постоянно проживают на территории иностранного государства; 2) иностранных граждан или лиц без гражданства, которые желают усыновить гражданина Республики Беларусь; 3) граждан Республики Беларусь, иностранных граждан или лиц без гражданства, которые желают усыновить ребенка, являющегося иностранным гражданином или лицом без гражданства, проживающим на территории Республики Беларусь. В случае международного усыновления заявления установленной формы подаются в областные суды и Минский городской суд усыновителями из других стран исключительно после прохождения необходимых регламентных процедур в учреждении «Национальный центр усыновления Министерства образования Республики Беларусь» <8>. На данный центр возложены задачи не только по подготовке заключения и письменного разрешения министра образования на усыновление ребенка, но и по извещению кандидатов в усыновители (либо уполномоченные организации по усыновлению) о необходимости оплаты государственной пошлины, которая составляет 2 базовые величины <9>. Не позднее трех дней со дня получения им квитанции об уплате государственной пошлины документы направляются в компетентный суд. В ходе подготовки судебного заседания, во исполнение требований ч. 2 ст. 3934 ГПК РБ и ч. 2 ст. 122 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье, ответственные специалисты суда осуществляют действия по обеспечению явки в судебное заседание усыновителя (усыновителей), представителя органа опеки и попечительства, прокурора, в случае международного усыновления — представителя Национального центра усыновления Министерства образования Республики Беларусь. Судебные извещения и вызовы обеспечиваются различными способами, позволяющими зафиксировать данный факт: телефонограмма, телеграмма, электронное и СМС-сообщение, а также традиционной формой судебной повестки по гражданским делам. Согласно требованиям инструкций по делопроизводству по делам об усыновлении ребенка, в том числе и международном, ответственные работники белорусских судов обязаны направить выписку из решения трем адресатам в трехдневный срок: 1) в государственный орган, регистрирующий акты гражданского состояния по месту вынесения данного решения; 2) в орган опеки и попечительства по месту жительства усыновителя (усыновителей); 3) в учреждение «Национальный центр усыновления Министерства образования Республики Беларусь» <10>.
Статья: Ошибки работодателя при увольнении (анализ практики за 2021 год)
(Кочанова Т.)
(«Трудовое право», 2022, N 3)При подписании приказа со стороны работодателя неуполномоченным лицом существует риск признания данного документа незаконным и восстановления уволенного сотрудника на работе. Однако работник, выдвигая обвинения в подписании приказа неуполномоченным лицом, как правило, не может знать заранее о полноте полномочий данного лица. В практике нередко встречаются случаи установления судом в ходе рассмотрения дела наличия таких полномочий и, соответственно, подтверждения факта подписания приказа об увольнении надлежащим лицом. Истец Н., оспаривая свое увольнение по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за прогул, в качестве одного из аргументов указал на подписание приказа об увольнении неуполномоченным лицом. Суд внимательно изучил данный вопрос и на основании материалов дела установил, что решение об увольнении истца принято полномочным лицом — исполняющим обязанности временно отсутствующего генерального директора ООО. Приказ об увольнении истца был подписан начальником службы персонала, действующей в пределах полномочий, предоставленных ей должностной инструкцией начальника службы персонала и инструкцией по кадровому делопроизводству. Суд отказал уволенному работнику в иске (решение Октябрьского районного суда г. Калининграда от 07.02.2021).