Инструкция по делопроизводству в аппарате правительства тверской области

ГУБЕРНАТОР

ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

18.09.2012

г. Тверь

№ 800-рг

Обутверждении Инструкции по делопроизводству

ваппарате Правительства Тверской области

(В редакции Распоряжений ГубернатораТверской области

 от08.07.2016 № 463-рг;

от26.02.2020 г. № 80-рг)

В целях совершенствования системыдокументационного обеспечения деятельности Правительства Тверской области:

1. Утвердить Инструкцию поделопроизводству в аппарате Правительства Тверской области.

2. Руководителям областных исполнительныхорганов государственной власти Тверской области, руководителям структурныхподразделений аппарата Правительства Тверской области при подготовке проектовдокументов обеспечить неукоснительное соблюдение требований Инструкции поделопроизводству в аппарате Правительства Тверской области.

3. Признать утратившими силу:

а) распоряжение Губернатора Тверскойобласти от  14.02.2001 № 189-р «О Порядке оформления документов вАдминистрации Тверской области»;

б) распоряжение Губернатора Тверской области от26.11.2003 №  969-рг  «О внесении  изменений в распоряжениеГубернатора Тверской области  от 14.02.2001 №  189-р»;

в) распоряжение Губернатора Тверскойобласти от 03.08.2011 № 735-рг «О введении форм бланков»;

г) распоряжение Губернатора Тверскойобласти от 24.11.2011 № 1090-рг «О внесении изменений в распоряжениеГубернатора Тверской области от 03.08.2011 № 735-рг».

4. Настоящее распоряжение вступает в силусо дня его подписания.

Губернаторобласти                                                           А.В.Шевелев

Приложение

к распоряжению Губернатора

Тверской области

от 18.09.2012 № 800-рг

Инструкция

по делопроизводству в аппарате Правительства Тверскойобласти

(В редакции Распоряжений ГубернатораТверской области

 от08.07.2016 № 463-рг)

Раздел
I

Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству ваппарате Правительства Тверской области (далее – Инструкция) устанавливаетединые требования к документированию управленческой деятельности и организацииработы с документами в аппарате Правительства Тверской области (далее также –Аппарат).

Требования Инструкции нацелены на повышениекачества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними,расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости иоперативности работы Аппарата, исполнительных органов государственной властиТверской области (далее – исполнительные органы) и их структурныхподразделений.

2. Инструкция разработана в соответствии сфедеральными законами, указами и распоряжениями Президента РоссийскойФедерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации,ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Уставом Тверской области,законами Тверской области, постановлениями и распоряжениями ПравительстваТверской области и Губернатора Тверской области,  Регламентом Правительства Тверской области.

3. Положения настоящей Инструкциираспространяются на организацию и технологию работы с документами независимо отвида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения,в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)технологий.

Документационное обеспечение управления вАппарате организуется с использованием единой автоматизированной системыдокументационного обеспечения управления (далее – АС  ДОУ). Программное иорганизационно-методическое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатацииосуществляется  Главным управлением информационных технологий исвязи  Тверской области, техническое обеспечение – управлением деламиАппарата. Процедуры и правила обработки электронных документов описаны винструкции по электронному документообороту с использованием АС ДОУ АТО.

Применение АС ДОУ и других автоматизированныхтехнологий документационного обеспечения управления в Аппарате и исполнительныхорганах должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции и Регламенту Правительства Тверской области.

Особенности организации автоматизациидокументационного обеспечения управления, выходящие за рамки настоящейИнструкции, регламентируются специальными актами Правительства Тверскойобласти.

4. Положения Инструкции поделопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащимисведения, составляющие государственную тайну.

5. ТребованияИнструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальнойдокументацией распространяются лишь в части общих принципов работы сдокументами, а также подготовки документов  к передаче на архивноехранение.

6. В Инструкции рассматривается весьосновной комплекс вопросов работы с документами в Аппарате: от созданиядокумента или его поступления до отправки и сдачи в архив.

7. Организация, ведение исовершенствование системы документационного обеспечения управления, контроль засоблюдением установленного порядка работы с документами в структурныхподразделениях Аппарата осуществляется управлением документационногообеспечения аппарата Правительства Тверской области (далее –  управлениедокументационного обеспечения), на которое возложены функции подокументационному обеспечению Аппарата.

8. В случае возникновения разногласийправо комментировать положения Инструкции предоставляется управлениюдокументационного обеспечения.

Раздел
II

Основные требования, предъявляемые к организации

делопроизводства в Аппарате

9. Ответственность за организациюделопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурныхподразделениях Аппарата (далее – структурные подразделения) возлагается на ихруководителей.

10. Руководитель структурногоподразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства вподразделении.

Права и обязанности сотрудников,ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях,закрепляются в их должностных регламентах.

На сотрудников, ответственных за ведениеделопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:

а) прием, учет и распределение поступающихв структурное подразделение документов, а также проверка соответствияколичества документов, фактически полученных структурным подразделением, идокументов, зарегистрированных в базе данных АС ДОУ;

б) передача документов на рассмотрениеруководителю структурного подразделения и после вынесения соответствующейрезолюции руководителя — исполнителю;

в) учет исходящих из подразделениядокументов, проверка правильности оформления и передача их на отправку;

г)  контроль прохождения документов вструктурном подразделении;

д) организация справочно-информационной работыпо вопросам прохождения и исполнения документов;

е) ввод в базу данных АС ДОУ информации оходе и результатах исполнения документов;

ж) составление перечня дел, образующихся вделопроизводстве структурного подразделения;

з) формирование, оформление, учет,хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства изаконченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел наархивное хранение в управление документационного обеспечения;

и) прием и передача служебной информации сиспользованием средств факсимильной связи, установленных в структурномподразделении, и по электронной почте;

к) организация использования в структурномподразделении средств копировальной техники;

л) проведение инструктажа вновь принятых вструктурное подразделение сотрудников по вопросам организации работы сдокументами, ознакомление сотрудников структурного подразделения с нормативнымии методическими документами по документационному обеспечению управления;

м) подготовка заявок на получение и учетканцелярских принадлежностей и выдача их в подразделении.

11. При смене руководителя структурногоподразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояниедокументов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата кним.

Сотрудник, ответственный заделопроизводство в структурном подразделении, обязан сообщить о переданныхпоручениях, документах, находящихся на контроле, в управление документационногообеспечения для внесения соответствующих изменений в АС ДОУ.

При увольнении, перемещении, убытиисотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные имдокументы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику, адела, взятые из архива, сданы в архив.

В случае увольнения сотрудника,ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении,документы и дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющемуего обязанности или принятому на эту должность.

12. В случае ликвидации или реорганизацииструктурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного)подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дляпоследующей передачи их по акту правопреемнику или в архив независимо от срокових хранения.

13. Порядок использования служебнойинформации, содержащейся в документах Аппарата, передачи документов (копийдокументов) другим организациям и гражданам устанавливается ГубернаторомТверской области, первым заместителем Председателя Правительства Тверскойобласти, руководителем аппарата Правительства Тверской области (далее также–  руководитель аппарата Правительства). Ограничения на использованиеслужебной информации не могут противоречить законодательству РоссийскойФедерации.

Взаимодействие с представителями средствмассовой информации и передача им какой-либо служебной информации (заисключением правовых актов) осуществляется управлением информационной политикиАппарата.

14. Сотрудники Аппарата несут персональнуюответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, сохранностьдокументов и разглашение содержащейся в них служебной информации, заосуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защитыслужебной информации.

При утрате документов назначаетсяслужебная проверка в установленном порядке.

15. Переписка между структурнымиподразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке ине требуют документального оформления на бумажном носителе, не допускается.

Раздел
III

Состав документов

Правительства Тверской области

16. Деятельность Аппарата обеспечиваетсясистемой взаимосвязанной документации. Ее состав определяется компетенциейГубернатора Тверской области и Правительства Тверской области, порядкомразрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характеромвзаимосвязей между Правительством Тверской области, исполнительными органами,организациями, учреждениями и предприятиями, законодательством и иныминормативными правовыми актами Российской Федерации и Тверской области.

Функции управления в ПравительствеТверской области реализуются с помощью нормативных правовых актов иорганизационно-распорядительной документации, которые включают в себя следующиегруппы документов: нормативные правовые акты, распорядительные,организационно-правовые и информационно-справочные документы.

17. Нормативными правовыми актами являютсяпостановления Губернатора Тверской области, постановления ПравительстваТверской области.

Распорядительными документами являютсяраспоряжения Губернатора Тверской области, распоряжения Правительства Тверскойобласти, поручения, приказы, протоколы, протокольные поручения.

К организационно-правовым документамотносятся положения, правила, планы, инструкции, структуры подразделений,штатные расписания, должностные регламенты и др.

К информационно-справочным документамотносятся письма, акты, докладные, пояснительные и служебные записки,расшифровки аудиозаписей, отчеты и др.

Все виды документов оформляются всоответствии с требованиями настоящей Инструкции.

18. Нормативные правовые ираспорядительные акты Губернатора Тверской области, Правительства Тверскойобласти, служебные письма и другие документы оформляются, как правило, набланках установленного образца.

Бланки не используются для подготовкиписем, докладных записок, справок, предназначенных для использования внутриАппарата, а также для документов, подготовленных совместно с другимиорганизациями.

19. В Аппарате установлены для примененияунифицированные формы (бланки) документов (приложения  1-15).

Бланки документов с воспроизведением гербаТверской области
(далее – гербовые бланки) подлежат учету в соответствующих структурныхподразделениях в установленном порядке.

На гербовых бланках нумераторомпроставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учетгербовых бланков ведется в журнале раздельно по видам бланков.

Гербовые бланки хранятся в надежнозапирающихся металлических шкафах или сейфах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту, как правило, один раз в месяц.

Контроль за изготовлением, использованиеми хранением гербовых бланков возлагается на управление документационногообеспечения.

Допускается использовать сетевойэлектронный вариант бланков непосредственно при подготовке проекта конкретногодокумента на компьютере.

Адрес месторасположения в сетиэлектронного варианта бланка – \\192.168.100.3\бланки.

Контроль за актуализацией электронноговарианта бланка осуществляет управление документационного обеспечения.

Бланки документов должны использоватьсястрого по назначению и не могут передаваться сторонним организациям и лицам безсоответствующего разрешения  руководителя аппарата Правительства.

Раздел
IV

Основные требования к оформлению

служебных документов

20. Документы, создаваемые ПравительствомТверской области, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение иоформление. При оформлении документов необходимо соблюдать требования настоящейИнструкции.

Для служебных документов, подлежащихоформлению на бланках, установлены форматы листа  –    А4 (210 x 297 мм),  А5 (148 x 210 мм).

Для   отдельных  видов документов допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм) (например,бланки для резолюций (поручений). Бланки формата А3 могут применяться длясоставления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в видетаблицы, схемы или специального трафарета.

21. Каждый вид служебного документа должениметь определенный набор обязательных реквизитов (составных частей) иустановленный порядок их расположения.

При создании и оформлении документовиспользуются следующие реквизиты:

Герб Тверской области

Код организации по ОКПО

ОГРН юридического лица

ИНН/КПП организации

Наименование организации (должностноголица)

Справочные данные об организации

Наименование вида документа

Дата документа

Регистрационный номер документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Место составления или издания документа

Гриф ограничения доступа к документу

Адресат

Гриф утверждения документа

Резолюция

Заголовок к тексту

Отметка о контроле

Текст документа

Отметка о наличии приложения

Подпись

Гриф согласования документа

Визы согласования документа

Оттиск печати

Отметка о заверении копии

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении документа инаправлении его в дело

Отметка о поступлении документа ворганизацию

Идентификатор электронной копии документа.

22. В процессе подготовки документовнеобходимо соблюдать следующие правила оформления обязательных реквизитов:

а) герб Тверской области помещается набланках документов в соответствии с закономТверской области  от 28.11.1996 № 45 «О гербе  и флаге Тверскойобласти»;

б) код организации – ПравительстваТверской области – проставляется по Общероссийскому классификатору предприятийи организаций (ОКПО).

Код организации – автора документа –является элементом электронной идентификации документа и служит для ускоренияпередачи документированной информации по каналам электронной связи;

в) ОГРН организации – ПравительстваТверской области – основной государственный регистрационный номер –проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

г) ИНН/КПП организации – ПравительстваТверской области – идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет – проставляется в соответствии с документами, выдаваемыминалоговыми органами;

д) наименование организации (должностноголица) указывается в соответствии с УставомТверской области, например, Правительство Тверской области, Губернатор Тверскойобласти;

е) справочные данные об организациивключают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов,адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.).

Почтовый адрес – это адрес фактическогорасположения организации.

ж) наименование вида документа указываетсяна каждом документе (кроме письма) и должно соответствовать компетенцииГубернатора Тверской области, Правительства Тверской области, содержаниюдокументируемого действия;

з) датой документа является дата егоподписания (постановление, распоряжение, письмо) или события, зафиксированногов документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция,положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа проставляется должностнымлицом, подписывающим или утверждающим документ, если другой порядок неустановлен специально.

Все служебные отметки на документе,связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.

Способ написания даты зависит от характерадокумента: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций,а также содержащих сведения финансового характера, используетсясловесно-цифровой способ оформления даты (12 мая 2012 года), а в остальныхслучаях – цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год(28.05.2012).

Если порядковый номер дня месяца состоитиз одной цифры, то дата оформляется следующим образом:  5 июля 2012 годаили  05.07.2012.

Место проставления даты в документезависит от наличия бланка и вида документа;

и) регистрационный номер документа –цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу прирегистрации, –содержит порядковый номер документа, который можно дополнятьисходя из информационных потребностей  индексом дела по номенклатуре дел,кодом корреспондента или автора, исполнителя и др.

Место проставления регистрационного номераопределяется в бланке и зависит от вида документа.

Регистрационный номер документа,составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеровдокумента, проставляемых каждой из этих организаций через косую черту илиотдельно в порядке указания авторов в документе;

к) ссылка на регистрационный номер и датудокумента включает регистрационный номер и дату документа, на который даетсяответ, и используется только в тех видах документов, которые являются ответамина запрос (например, в письмах-ответах, заключениях по поручениям);

л) место составления или издания документауказывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам«Наименование организации» или «Справочные данные об организации»;

м) гриф ограничения доступа к документу(для служебного пользования, секретно, конфиденциально и др.) проставляют безкавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными,предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственнойтайне и конфиденциальной информации;

н) адресатом могут быть организации, ихструктурные подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит оформляется полужирным шрифтом.Допускается  выравнивание  по левой границе или по центру.

Инициалы и фамилия отделяются 1,5межстрочным интервалом* от предыдущей части реквизита «Адресат».

При адресовании документа организации, ееструктурному подразделению без указания должностного лица их наименованияпишутся в именительном падеже.

Например:  

Российская академия государственной службы при  Президенте Российской Федерации или    Правительство Тверской области

При направлении документа конкретномудолжностному лицу наименования организации и структурного подразделенияуказываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном падеже.

Например:

Комитет по физической культуре и спорту  Тверской области Начальнику отдела организационной работы и кадров И.И. Иванову

При адресовании документа руководителюорганизации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Начальнику Государственного учреждения – Отделения                                                                                        пенсионного фонда Российской                                                                                         Федерации по Тверской области И.И. Иванову

         
_________________________________

*
Здесь и далеепо тексту  величина одного межстрочного интервала принимается равной 12пунктов (12пт), что соответствует приблизительно 4,25 мм. Величина одинарногомежстрочного интервала в текстовом редакторе при различных размерах шрифтаможет не соответствовать 12 пт. В текстовом редакторе
Word
прииспользовании шрифта
Times

New

Roman
размером № 14 величина одинарного межстрочного интервала соответствует 16 пт.

Если документ отправляется в несколькооднородных организаций или в несколько структурных подразделений однойорганизации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации муниципальных районов и городских округов Тверской области

Наименование учреждения (организации) –адресата документа указывается в полном соответствии с положением о нем.

Сокращенное наименование применяется вслучаях, когда оно официально разрешено.

Документ не должен содержать более четырехадресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово«копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов неуказывается.

При направлении документа более чем вчетыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляетсятолько один адресат.

Почтовый адрес не проставляется надокументах, направляемых постоянным адресатам: в органы государственной властиРоссийской Федерации, исполнительные органы, органы местного самоуправленияобласти. В этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами исписки рассылки.

Почтовый адрес указывается при направлениидокумента разовым корреспондентам.

Элементы почтового адреса указываются впоследовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденнымиПостановлением Правительства Российской Федерации
от 15.04.2005 № 221:

— наименование адресата (наименованиеорганизации — юридического лица или фамилия, инициалы для физических лиц);

— название улицы, номер дома, номерквартиры;

— название населенного пункта (города,поселка и т.д.);

— название района;

— название республики, края, области,автономного округа (области);

— название страны (для международныхпочтовых отправлений);

— код (почтовый индекс).

Например:

Редакция газеты «Тверские ведомости» ул. Советская, д. 23, г. Тверь, 170100 или Иванову И.И. ул. Коминтерна, д. 37, корп. 1, кв. 43, г. Тверь, 170100

о) гриф утверждения документа – реквизитдокумента, указывающий нормативный или правовой характер его содержания илитребующий правовой санкции.

Утверждению, как правило, подлежатпрограммы, структура и штатная численность, должностные регламенты сотрудников,планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы, тарифные ставки и т.д. (приложение16).

Утверждение документа производитсяГубернатором Тверской области, другими должностными лицами ПравительстваТверской области или Аппарата в соответствии с их компетенцией (распределениемполномочий) посредством проставления грифа утверждения.

Гриф утверждения (если документутверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов:слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименование должности,подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения.Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала ниже словаУТВЕРЖДАЮ.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства Тверской области Подпись                       П.П. Петров 07.06.2012

При утверждении документа несколькимидолжностными лицами их подписи располагают на одном уровне:

УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Председателя         Правительства Тверской области Подпись            И.И. Иванов 12.12.2011

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства Тверской области  Подпись                     П.П. Петров  12.12.2011

Утверждаемый документ должен иметь дату иподпись.

Гриф утверждения документа располагают вправом верхнем углу документа. При наличии нескольких грифов утверждения ихрасполагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная отлевой границы текстового поля, второй – не должен заходить за границы правогополя.

В утвержденные документы запрещаетсявносить какие-либо исправления и добавления;

п) резолюция включает в себя следующиеэлементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (принеобходимости), срок исполнения, подпись, дата.

На документах, имеющих типовые срокиработы с ними, в резолюции указывается исполнитель в дательном падеже, подписьавтора резолюции, дата.

Например:

П.П. Петрову

Для рассмотрения и подготовки

проекта распоряжения по данному

вопросу.

Подпись                       И.И. Иванов

06.12.2011

Резолюция размещается на лицевой сторонепервого листа документа на свободном от текста месте. Резолюция, как правило,пишется от руки руководителем либо готовится помощником руководителя соформлением печатным способом на отдельном листе формата А6 с использованиембланка резолюции (поручения) с указанием регистрационного номера и датыдокумента, к которому резолюция относится (приложение 15).

Формулировки резолюций (поручений) должнычетко определять суть задания, срок исполнения и форму представлениярезультатов;

р) заголовок к тексту – краткое изложениесодержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируетсясоставителем документа. Заголовок должен иметь длину строки не более 40печатных знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовокбольшой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовкапечатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка  2– 4  межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится.

Заголовок не составляется к телеграммам,телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которыхпечатается на бланке формата А5. Заголовок также не составляется к письмам,докладным и объяснительным запискам, объем текста которых не превышает одногоабзаца.

Заголовок составляет автор документа;

с) текст документа должен содержатьдостоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное иоднозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять документ поодному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросудокументами.

При составлении текста документа следуетиспользовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующиенормам русского языка и виду документа.

Не допускаются произвольные сокращения,кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, отдельных слов.

Содержание документа может бытьпредставлено в форме связного текста, анкеты, таблицы или содержания этих форм.

Графы таблицы должны быть пронумерованы,если она занимает более одной страницы. Правила оформления табличных документовприведены в приложении  17;

т) отметка о приложении используется приоформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям,планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям идругим документам.

В сопроводительных письмах отметка оприложении оформляется под текстом письма с отступом от границы левого поля,отделяется от текста 1,5 межстрочным интервалом.

Отметка о наличии приложений, названных втексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 14 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте письма неназваны, то необходимо перечислить их наименования, количество листов иэкземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:     1. Штатноерасписание на 4 л. в 2 экз.

                                     2. Смета расходов на 5л. в 3 экз.

Если приложения к письму сброшюрованы, тоуказывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимостиот того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет.

Например:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение: техническое задание наразработку системы «Электронный архив» в 2 экз.

Если приложение направляют не во всеуказанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующимобразом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только впервый адрес.

При большом количестве приложений на нихсоставляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на ___ л.

При необходимости приложение подписывается(визируется) руководителем структурного подразделения, подготовившегоприложение.

На приложениях справочного характера кприказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам идругим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложенияв правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1,Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.

В  отметке о приложении указываетсянаименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение 2

к Приказу руководителяаппарата Правительства Тверской области

от 15.01.2012 № 2

Требования к  оформлению приложений кнормативным правовым актам и распорядительным документам Губернатора Тверскойобласти и Правительства Тверской области приведены в пункте 44 настоящей Инструкции;

у)  подпись документа — обязательныйреквизит каждого документа, в него входят:

— наименование должности лица,подписавшего документ;

— личная подпись;

— расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись документа отделяется от текста 2 –4 межстрочными интервалами. Реквизит наименования должности, как правило,располагается от левой границы текстового поля и оформляется полужирнымшрифтом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буквафамилии ограничивается правым полем.

Губернатором Тверской областиподписываются документы в соответствии с полномочиями, определеннымифедеральным и областным законодательством.

Первый заместитель ПредседателяПравительства Тверской области, заместители Председателя Правительства Тверскойобласти, руководитель аппарата Правительства, заместители руководителя аппаратаПравительства, Министр Правительства Тверской области — постоянный представительГубернатора Тверской области в Законодательном Собрании Тверской областиподписывают документы в пределах утвержденного распределения полномочий.

При подписании документа лицом,исполняющим обязанности Губернатора Тверской области, реквизит «подпись» долженсодержать слова:

Исполняющийобязанности

ГубернатораТверскойобласти                Подпись                          И.И. Иванов

Руководители структурных подразделений иих заместители подписывают документы только в пределах установленной компетенциии предоставленных прав.

При подписании документов консультационныхи координационных органов на первом месте указывают не должность лица, а егостатус в составе этого органа (например, председатель комиссии, заместительПредседателя Правительства Тверской области).

При подписании документа несколькимидолжностными лицами их подписи располагают одну под другой (по вертикали) впоследовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписаниидокумента несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одномуровне (по горизонтали).

Если должностное лицо, подпись которогозаготовлена на проекте документа, временно отсутствует, то документ подписываетзаместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом указываетсяфактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ(исправления «Исполняющий обязанности» и «Заместитель», а также фамилия иинициалы вносятся машинописным способом или от руки). Недопустимо подписыватьдокумент с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованиемдолжности.

Заместитель руководителя может подписыватьдокументы только по тем вопросам, которые входят в круг его компетенции.

Представление документов на подписьГубернатору Тверской области, первому заместителю Председателя ПравительстваТверской области, заместителям Председателя Правительства Тверской области,руководителю аппарата Правительства, руководителям структурных подразделений(далее – Руководство) осуществляется только через соответствующий секретариатРуководства;

ф) реквизиты «гриф согласования» и «визысогласования» используются для документирования факта согласования документа сорганами (должностными лицами), полномочия и компетентность которыхзатрагиваются в документе, подтверждения достоверности и обоснованностидокумента, целесообразности создания, соответствия его правовым актам и ранеепринятым решениям, ответственности должностных лиц за подготовленный документ.Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннеесогласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф согласования включает следующиеэлементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименованиедолжности лица, с которым согласовывается документ (включая наименованиеорганизации), личную подпись, расшифровку (инициалы и фамилию), дату.Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала ниже словаСОГЛАСОВАНО. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа нижереквизита «подпись», если другое не предусмотрено особенностями документа.

Например:

СОГЛАСОВАНО Начальник Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тверской области                                                                            Подпись                  И.И. Иванов 15.12.2011

Если согласование производится письмом,протоколом и т.п., то гриф согласования включает название документа,подтверждающего согласование, его дату и номер, заверяющую печать.

Например:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии Министерства социальной защиты   населения  Тверской области от 30.11.2011  №  4

При наличии нескольких грифов согласованияих располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная отлевой границы текстового поля, второй не должен заходить за границы правого поля.

Визы согласования проставляются наоборотной стороне того листа проекта документа, на котором предусмотренреквизит подписи должностного лица. Визирование на отдельном листе недопускается.

Визы включают в себя личную подпись идолжность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Согласование (визирование) документовосуществляется до их подписания (утверждения), если другое не предусмотренонормативно. Документы без необходимых согласований на подпись Руководству непредставляются.

Порядок и особенности согласованияотдельных видов документов определяются настоящей Инструкцией и регулируютсяправовыми актами Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области.

На согласование документы представляютисполнители.

После согласования проекта внесениеизменений в его текст (кроме редакционных, не изменяющих смыслового содержания,и стилистических) запрещается. При внесении изменений новая редакция проектадокумента согласовывается вновь.

Исполнитель, подготовивший проектдокумента, несет ответственность за соблюдение установленного порядка егосогласования.

Обязательным требованием при согласованиидокумента является первоочередное визирование его исполнителем.

Если содержание документа затрагиваетинтересы многих сторон, то согласование документа может быть оформлено наотдельном листе — листе согласования.

Например:

Проект постановления ПравительстваТверской области «О проведении конкурса на право получения ипотечного займа в2012 году» завизировали:

Замечания, особые мнения, дополнения иизменения, предлагаемые согласующими (визирующими) сторонами, оформляются, какправило, на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка.

Например:

 Министрфинансов                 Замечания

 Тверскойобласти                      Подпись                                И.И. Иванов

                                                    18.12.2011

Наличие замечаний и возражений привизировании и согласовании не является основанием для отказа согласующейстороны подтвердить собственной визой в установленном выше порядке, чтодокумент просмотрен.

При наличии замечаний исполнитель обязанпринять меры к устранению недостатков в тексте документа либо письменноотразить свое отношение к последним.

Об устранении недостатков докладываетсявозражавшей стороне. При этом против записи «замечания прилагаются» либо нижетекста самих замечаний делается запись «замечания устранены». Указанная записьзаверяется визой возражавшей стороны с проставлением даты;

х) печать является способом подтвержденияподлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится надокументах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативнымиправовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватываяличную подпись должностного лица. Печать может захватывать часть наименованиядолжности лица, подписавшего документ.

Порядок проставления оттисков печатей,виды печатей, используемых Правительством Тверской области, приведены в разделеXIV настоящей Инструкции;

ц) отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится дляпридания ей юридической силы. В Правительстве Тверской области выдаются изаверяются копии только тех документов, которые создаются в ПравительствеТверской области.

Для формирования личных дел при приемеграждан на работу допускается изготовление копий с документов, выданных другимиорганизациями (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств орождении детей, браке и т.п.).

Копия документа заверяется должностнымлицом с указанием должности, инициалов, фамилии и даты заверения копии.

Например:

КОПИЯВЕРНА

Начальникуправления документационного

обеспеченияаппарата Правительства

Тверскойобласти                                                  Подпись            И.И. Иванов

                                                                                15.12.2011

Печати ставятся на копиях документов(включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.

Листы многостраничных копий (выписок издокументов) прошиваются и нумеруются, отметка о заверении ставится на оборотнойстороне последнего листа. Отметка о заверении копии дополняется штампом«Прошито и пронумеровано __ листов».

Допускается заверять каждый листмногостраничной копии документа;

ч) отметка об исполнителе документа.

Отметка об исполнителе проставляется влевом нижнем углу последнего листа лицевой или оборотной стороны документа (взависимости от вида документа) и печатается шрифтом  № 12, например:

Иванов И.И.

70 70 70

Для исходящих документов обязательно передномером телефона указывается код:

8 (4822) 70 70 70

При направлении документа в адресПрезидента Российской Федерации,  Правительства Российской Федерации,федеральных органов исполнительной власти на гербовых бланках эта отметка делаетсятолько на оборотной стороне последнего листа документа;

ш) отметка об исполнении документа инаправлении его в дело свидетельствует о том, что работа над документомзавершена.

Документ считается исполненным, еслиизложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена.

Отметка об исполнении документа инаправлении его в дело ставится в нижней части первого листа документа исостоит из слов «В дело», даты, подписи лица, направившего документ в дело.

Отметку о направлении в дело исполненныхдокументов Президента Российской Федерации, Совета Федерации ФедеральногоСобрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации, Правительства Российской Федерации ставит ГубернаторТверской области.

Решение о направлении в дело исполненныхдокументов, не имеющих резолюции Губернатора Тверской области, принимаетруководитель структурного подразделения, давший поручение по исполнениюдокументов, при этом отметку с указанием номера дела по номенклатуре проставляетсотрудник, ответственный за делопроизводство;

щ) отметка о поступлении входящегодокумента содержит порядковый регистрационный номер и дату (при необходимости –часы и минуты). Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части, апри отсутствии там места – на свободном месте лицевой стороны первой страницыдокумента и содержит помимо даты и регистрационного номера наименованиеорганизации – «Правительство Тверской области»;

э)  общие требования к машинописномуоформлению документов.

Документы (текст и остальные реквизитыдокументов) печатаются шрифтом Times New Roman.

Реквизит «текст документа» печатаетсяшрифтом
Times

New

Roman

№ 14, принебольших объемах текста допускается увеличение межстрочного интервала, но неболее чем на 0,5 интервала, для формата А5 межстрочный интервал может бытьуменьшен до 12 пт.

Для оформления табличных материаловиспользуют шрифт  Times New Roman  № 12.

Наименование вида документа печатаютпрописными буквами.

При оформлении всех реквизитов документовмежду инициалами и фамилией ставится пробел.

Отдельные внутренние документы, авторамикоторых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявления,объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении документов на двух иболее страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют по центруверхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаковпрепинания. Нумерация страниц в документе должна быть сквозной.

Каждый лист документа, оформленный как набланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм — левое, 15 мм -правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее.

Раздел
V

 Особенности подготовки, оформления и

прохождения отдельных видов документов

Подраздел
I

Правила подготовки, оформления и прохождения проектов

законодательных актов Тверской области

23. Разработка проектов законов Тверскойобласти (далее – проект закона) и необходимых документов осуществляетсяработниками исполнительных органов, структурных подразделений (далее –исполнитель-разработчик проекта), а при необходимости – лично членамиПравительства Тверской области или руководителями исполнительных органов,советниками Губернатора Тверской области.

В случае необходимости изменения,дополнения, частичной или полной отмены, признания утратившими силу действующихзаконов Тверской области подготовка проекта закона по данному вопросуосуществляется исполнительными органами или структурными подразделениями, всферу деятельности которых входят изменяемые нормы действующих законов Тверскойобласти.

24. Проект закона печатается шрифтом
Times

New

Roman

№ 14 на стандартных листах бумаги формата А4.

25. Проект закона оформляется следующимобразом:

а) на расстоянии 20 мм от верхнего срезалиста в правом углу печатаются слова «Проект ЗО», выделяются полужирным шрифтом,выравниваются по правому краю;

б) наименование вида правового актапечатается через 1,5 межстрочных интервала от строки, на которой размещеныслова «Проект ЗО», прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом ивыравнивается по центру. При этом слово «ЗАКОН» печатается ниже словосочетания«ТВЕРСКАЯ ОБЛАСТЬ» через 1,5 межстрочных интервала;

в) наименование проекта закона отделяетсяот  предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру,пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем издан закон?» или в немприводится название кодекса (например, Избирательный кодекс Тверской области);

г) на 2 – 3 межстрочных интервала ниженаименования проекта закона с выравниванием по правому краю указывается:«Принят Законодательным Собранием Тверской области ___________ года»;

д) текст проекта закона отделяется отпредыдущего реквизита 3 – 4 межстрочными интервалами и печатается через 1межстрочный интервал с одной стороны листа.

Текстовая часть проекта закона можетподразделяться на преамбулу, нормативные предписания, составляющие основноесодержание закона, заключительные и переходные положения.

Преамбула – самостоятельная часть проектазакона, которая определяет его цели, задачи, но не является обязательной.Преамбула может содержать указание на законы и иные нормативные правовые акты,в соответствии с которыми принимается закон Тверской области, и не должнасодержать самостоятельные нормативные предписания. Преамбула не делится настатьи,  не нумеруется.

Текстовая часть проекта закона (заисключением преамбулы) состоит из статей, которые могут группироваться в главы,а главы – в разделы.

Раздел может иметь наименование.

Вводить структурную единицу «раздел», еслив законопроекте нет глав, не следует.

Структурная единица «глава» имеетнаименование, нумеруется арабскими цифрами.

Наименование главы печатается полужирнымшрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставитсяточка.

Названия статей печатаются строчнымибуквами через 1  межстрочный интервал и выравниваются по левому краю.Слово «статья» печатается с красной строки с прописной буквы. Номера статейпроставляются арабскими цифрами. После указания номера статьи ставится точка.Текст статьи печатается с нового абзаца.

При отсутствии названия статьи слово«статья» и номер выделяются полужирным шрифтом, точка не ставится. Статьи,главы и разделы имеют сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьиможет подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация частейосуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи, пунктов – арабскимицифрами со скобкой, подпунктов – строчными буквами со скобкой;

е) реквизит подписи оформляется  всоответствии с подпунктом «у» пункта 22 настоящей Инструкции.

26. Подписанный Губернатором Тверскойобласти закон Тверской области передается в управление документационногообеспечения, которое осуществляет регистрацию, тиражирование, хранение, снятиекопий и рассылку, в том числе передачу бумажной копии и электроннойверсии  для официального опубликования. Зарегистрированный подлинныйэкземпляр закона Тверской области направляется в Законодательное СобраниеТверской области.

27. Управление документационногообеспечения организует официальное опубликование законов Тверской области,подписанных Губернатором Тверской области, в газете «Тверские ведомости».

28. Учет опубликования законов Тверскойобласти в средствах массовой информации осуществляет управлениедокументационного обеспечения.

Проекты поправок к Уставу Тверской области оформляются в том же порядке, что ипроекты законов.

Подраздел
II

Правила подготовки и оформления нормативных правовыхактов и распорядительных документов Губернатора Тверской области иПравительства Тверской области

29. Законами Тверской области от02.08.2011 № 44-ЗО «О Правительстве Тверской области», от 16.03.2004 № 13-ЗО «Онормативных правовых актах Тверской области» установлены следующие видынормативных правовых актов Губернатора Тверской области и ПравительстваТверской области: постановления Губернатора Тверской области и постановленияПравительства Тверской области (далее – Постановления).

В компетенцию Губернатора Тверской областии Правительства Тверской области также входит принятие распорядительных актов вформе распоряжений (далее – Распоряжения), которые не порождаютобщеобязательных норм права, за исключениями, установленными федеральнымзаконодательством, Уставом Тверской области и законами Тверской области.

Порядок подготовки и вынесения на рассмотрениеГубернатора Тверской области, Правительства Тверской области правовых актовопределяется Регламентом Правительства Тверской области.

30. Обеспечение качественной подготовки,правильности оформления проектов правовых актов, полноты процедуры прохождения,в том числе их согласования с заинтересованными сторонами, определение спискарассылки возлагается на исполнителей, готовящих проекты.

31. Представление проекта правового актана подпись Губернатору Тверской области осуществляется управлением документационногообеспечения через управление секретариатом Губернатора Тверской областиАппарата.

32. Управление документационногообеспечения осуществляет регистрацию правовых актов с использованием АС ДОУ,направление копий правовых актов согласно списку рассылки итекущее хранение подлинников правовых актов (кроме правовых актов, содержащихсведения, составляющие государственную тайну).

33. Правовые акты оформляются наунифицированных бланках формата А4 с продольным расположением реквизитов(приложения 2-5), соответствующих наименованию вида документа (Постановления,Распоряжения), и имеют, помимо бланочных, обязательные реквизиты.

34. Дата и номер проставляются цифровымспособом, печатаются шрифтом
Times

New

Roman

№ 14, номерсостоит из знака «№» и порядкового номера (например, 15.07.2012  № 210).

35. Правовые акты нумеруются порядковойнумерацией в пределах календарного года. В постановлениях Губернатора Тверскойобласти после порядкового номера через дефис добавляется буквосочетание «пг», враспоряжениях Губернатора Тверской области – «рг», в постановленияхПравительства  Тверской области – «пп», в распоряжениях ПравительстваТверской области – «рп». Дата и регистрационный номер подписанного правовогоакта проставляются управлением документационного обеспечения.

36. Заголовок должен кратко и точноотражать содержание текста правового акта. Заголовок  печатается шрифтом
Times

New

Roman

№ 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается полевому краю текста.

Заголовок начинается с предлога «О» («Об»)и формируется при помощи отглагольных существительных (например, «Овведении…», «Об утверждении…», «О создании…») или существительных,указывающих на предмет (например, «Об итогах…», «О мерах…»).

Заголовок имеют Постановления иРаспоряжения.

Заголовок отделяется от реквизита«Наименование вида правового акта» 4 – 5 межстрочными интервалами.

37. Текст отделяется от заголовка 3 – 4межстрочными интервалами и печатается шрифтом
Times

New

Roman

№14. Левая граница текстового поля располагается на расстоянии 30 мм от левогосреза листа, правая граница текстового поля располагается на расстоянии 15 ммот правого среза листа.

Текст выравнивается по левой и правойграницам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 смот левой границы текстового поля.

Текст правового акта, какправило, состоит из двух взаимосвязанных частей  –  констатирующей(преамбулы) и постановляющей (в распоряжениях – распорядительной).

Констатирующая часть является введением всущество вопроса и обосновывает издание правового акта. В ней могут быть краткоперечислены факты, события, дана им оценка.

Постановляющая часть постановленийГубернатора Тверской области начинается словом «постановляю», а постановленийПравительства Тверской области – словами «Правительство Тверской областипостановляет». Слова «постановляю», «постановляет» печатаются строчными буквамив продолжение констатирующей части, при этом не допускается перенос части этихслов на следующую строку.

Текст постановляющей части печатается скрасной строки.

Формулировки постановляющей частиправового акта должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающимидвояких толкований, не противоречить ранее изданным правовым актам.

Постановляющая часть проектов правовыхактов, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскимицифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты,которые обозначаются строчными буквами со скобкой (например, а), б), в). Послестрочных буквенных обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквыи отделяют точкой с запятой. Если подпункт состоит из нескольких абзацев, тоони отделяются друг от друга точками. Пункт может подразделяться на абзацы. Онине обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется отабзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт. Абзац следует начинать спрописной буквы, а последнюю строку абзаца заканчивать точкой.

В постановляющей (распорядительной) частиправового акта в повелительной форме указывается, как правило, кому, в какойсрок и какие действия предписывается исполнить.

Исполнители могут указываться обобщенно,например:

«Руководителям структурных подразделенийаппарата Правительства Тверской области…».

Предписываемое действие выражаетсяглаголом в неопределенной форме: «разработать», «обеспечить», «подготовить»,«организовать», «зачислить», «возложить», «предоставить» и т.п.

Не допускается формулировка конкретныхзаданий без установления соответствующего срока исполнения.

Как правило, в предпоследнем пунктеуказывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнениемправового акта и срок предоставления отчета об исполнении правового акта.

Если текст правового акта имеет несколькостраниц, то они нумеруются, начиная со второй, арабскими цифрами по центруверхнего поля листа.

38. Правовые акты подписываютсяГубернатором Тверской области либо (в случаях, определенных Уставом Тверской области) должностным лицом, исполняющимобязанности Губернатора Тверской области.

39. Список рассылки правового актасоставляется исполнителем.

При формировании списка рассылкиуказываются должностные лица, наименования исполнительных органов, органовместного самоуправления, учреждений и организаций (перечень конкретныхадресатов, которым в правовом акте предписывается осуществление определенныхдействий). Список рассылки печатается шрифтом
Times

New

Roman

№ 12в нижней части листа согласования выше отметки об исполнителе.

В случае необходимости (непостоянныеадресаты) исполнитель обязан приложить к списку рассылки почтовые адресаадресатов.

Если список рассылки включает большоеколичество адресатов, то в нем указывается: «согласно прилагаемому списку», асам список рассылки оформляется на отдельном листе и визируется исполнителемправового акта.

Рассылаемые копии правовых актовзаверяются печатью отдела выпуска правовых актов управления документационногообеспечения и направляются по указанным адресатам.

Отметка об исполнителе в правовых актахпроставляется в нижней части листа согласования слева и оформляется всоответствии с подпунктом «ч» пункта 22 настоящей Инструкции.

40. Подготовка к согласованию проектаправового акта включает в себя подготовку исполнителем текста документов иправовую экспертизу проекта правового акта в юридической службе (специалистом)исполнительного органа государственной власти. При отсутствии юридическойслужбы (специалиста) исполнительного органа государственной власти правовуюэкспертизу проекта осуществляет правовое управление Аппарата совместно ссотрудником данного органа, на которого возложено взаимодействие с правовымуправлением Аппарата по вопросам юридического обеспечения деятельностиисполнительного органа государственной власти (далее – уполномоченныйсотрудник).

Руководитель юридической службы(соответствующий специалист) или уполномоченный сотрудник исполнительногооргана государственной власти Тверской области, разработавшего проектдокумента, полистно визирует проект документа вместе с исполнителем и указываетдату согласования.

41. Проект правового акта послесогласования его первым заместителем Председателя Правительства Тверскойобласти, одним из заместителей Председателя Правительства Тверской области либоруководителем аппарата Правительства Тверской области, курирующими всоответствии с распределением полномочий соответствующую сферу управления (соответствующийисполнительный орган государственной власти, аппарат Правительства Тверскойобласти), представляется исполнителем:

а) в управление документационногообеспечения для оформления карточки контроля сроков согласования проектаправового акта;

б) в правовое управление Аппарата дляпроведения экспертизы.

Срок согласования проекта документа вправовом управлении Аппарата не должен превышать 5 рабочих дней, а в случаепредставления на экспертизу объемного документа (свыше 15 машинописных листов)–
10 рабочих дней.

Юридико-технические, редакционныезамечания и правки могут быть сделаны на полях и в тексте проекта правовогоакта.

42.   Проекты правовых актовподлежат обязательному согласованию с:

а) первым заместителем ПредседателяПравительства Тверской области, заместителями Председателя ПравительстваТверской области по вопросам в соответствии с распределением полномочий.Представление проектов документов для согласования первым заместителемПредседателя Правительства Тверской области, заместителями ПредседателяПравительства Тверской области осуществляется через их секретариаты;

б) руководителем аппарата Правительства;

в) правовым управлением Аппарата;

г) управлением документационногообеспечения;

д) Министром финансов Тверской области повопросам, входящим в компетенцию Министерства финансов Тверской области;

е) Министром Правительства Тверскойобласти – постоянным представителем Губернатора Тверской области вЗаконодательном Собрании Тверской области (заместителем ПредседателяПравительства Тверской области в соответствии с распределением полномочий)(далее –представитель Губернатора в Законодательном Собрании) по проектамдокументов, предполагаемым к вынесению Губернатором Тверской области,Правительством Тверской области в Законодательное Собрание Тверской области;

ж) Министром по делам территориальныхобразований Тверской области по вопросам, входящим в компетенцию Министерствапо делам территориальных образований Тверской области;

з) руководителями областных исполнительныхорганов государственной власти в соответствии с их полномочиями;

и) советниками Губернатора Тверскойобласти (по указанию Губернатора Тверской области либо первого заместителяПредседателя Правительства Тверской области).

Проекты правовых актов подлежатлингвистической экспертизе, которая проводится уполномоченным сотрудникомуправления документационного обеспечения в срок, не превышающий 2 рабочих дней.

Проекты документов согласовываютсяисполнителем также с заинтересованными органами, организациями и должностнымилицами, если такое согласование является обязательным в соответствии сфедеральным законодательством или законодательством Тверской области, а такжеесли в проекте документа содержатся положения, касающиеся данных органов,организаций и должностных лиц, или затрагивается сфера их деятельности.

Проекты правовых актов ГубернатораТверской области и Правительства Тверской области в сфере труда, а такжедокументы и материалы, необходимые для их обсуждения, направляются исполнителемв трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений вТверской области. Решение данной комиссии при принятии указанных актов подлежитобязательному рассмотрению.

 Образец оформления листасогласования проекта правового акта приведен в приложении 21.

43. Срок рассмотрения руководителямиорганов, структур, организаций и должностными лицами, указанными в пункте 42настоящего подраздела, поступивших на согласование проектов документов, а такжесрок рассмотрения доработанного проекта документа не должен превышать 3 рабочихдней со дня поступления документа, в том числе поступившего в электронном виде,если иной срок не установлен Губернатором Тверской области.

При наличии разногласий по тексту документадолжностное лицо, представляющее проект, должно обеспечить обсуждение проектадокумента с заинтересованными исполнительными органами государственной власти,правовым управлением Аппарата, иными структурными подразделениями Аппарата,государственными органами, иными органами, организациями и должностными лицамис целью поиска взаимоприемлемого решения. Обсуждение проекта документапроводится на рабочем совещании, по результатам которого составляется протоколданного совещания.

Если такое решение не найдено, замечанияприлагаются к проекту документа, а на листе согласования рядом с визой делаетсяотметка  «Замечания».

Решение о внесении на рассмотрениеГубернатора Тверской области и Правительства Тверской области проекта документас разногласиями принимает первый заместитель Председателя ПравительстваТверской области, один из заместителей Председателя Правительства Тверскойобласти либо руководитель аппарата Правительства в соответствии сраспределением полномочий.

Правовой акт передается на подпись приналичии всех согласующих виз. Отказ в визировании не допускается.

Если в процессе согласования в проектправового акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежитповторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если придоработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, неизменившие его содержания (за исключением полистного визирования сотрудникомправового управления и уполномоченного сотрудника).

44. Приложения к проектам правовых актовоформляются на отдельных листах бумаги и в обязательном порядке имеют заголовоки необходимые реквизиты.

Размеры полей, шрифты и межстрочныеинтервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым припечатании самих правовых актов. В таблицах допускается использование шрифтаменьшего размера.

В приложениях помещаются положения,регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если втексте правового акта дается ссылка «прилагается», то в верхнем правом углупервой страницы приложения пишется слово «Приложение», далее дается ссылка направовой акт:

Приложение

к постановлению Губернатора

Тверской области

от _________ №______

Заголовок к тексту приложения печатаетсяцентрованным способом. Заголовок оформляется строчными буквами. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строкамиможет быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты иномера правового акта 2 – 3 межстрочными интервалами, от текста приложения — 3– 4  межстрочными интервалами.

Текст приложения может быть оформлен ввиде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматическидолжны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на однойстранице, наименования граф в заголовочной части таблицы нумеруются. Порядокоформления табличных документов приведен в приложении 17.

При наличии в тексте приложений ссылки насноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом подчертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В концетекста сноски ставится точка.

В положениях, программах и других подобныхдокументах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты иподпункты — так же, как и в тексте правового акта.

Образцы оформления правовых актов иприложений к ним приведены в приложениях 18-20.

45. Решения по оперативным,организационным, кадровым и иным вопросам работы Аппарата оформляются приказамируководителя аппарата Правительства  (далее – приказ) на бланкеустановленного образца (приложение 7).

Проекты приказов готовят, как правило,структурные подразделения на основании поручений руководителя аппаратаПравительства либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросамготовит управление государственной службы и кадров Аппарата.

Приказы подписываются руководителемаппарата Правительства.

Ответственность за подготовку приказов, ихсогласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений,которые готовят проекты приказов.

Проекты приказов и приложения к нимвизируются исполнителем, подготовившим проект и руководителем егоподразделения, а также руководителями  структурных подразделений, которымв проекте приказа предусматриваются поручения, и других заинтересованныхподразделений. 

Проекты приказов подлежат обязательномусогласованию с правовым управлением Аппарата.

Проекты приказов по финансовым вопросамподлежат согласованию с управлением финансов и бухгалтерского учета Аппарата.

Согласованные проекты приказовпредставляются на подпись руководителю аппарата Правительства. Принеобходимости к проекту приказа прилагается пояснительная записка, котораядолжна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости.

Подписанные приказы по кадровым вопросамнаправляются для регистрации в управление государственной службы и кадровАппарата, по оперативным, организационным и иным вопросам – в управлениедокументационного обеспечения. Нумерация приказов ведется в пределахкалендарного года.

Копии приказов по списку рассылкинаправляются заинтересованным должностным лицам и структурным подразделениям.

Замена разосланного приказа (принеобходимости) производится по указанию руководителя аппарата Правительства.

Подраздел
III

Общие требования к подготовке поручений

Губернатора Тверской области по документам

46. Поручением является указание поисполнению документа или осуществлению каких-либо мер в рамках реализуемыхзадач, адресуемое конкретному должностному лицу или группе должностных лиц.

47. Поручения могут быть оформлены в видерезолюции к документу на бланке резолюции (приложение 15), поручения Губернатора Тверской области (приложение6) либо в форме перечня поручений (приложение23). При подготовке и оформлении порученийдолжны соблюдаться требования, изложенные в  подпункте «п» пункта 22 настоящейИнструкции.

В тексте поручения могут быть указания«Срочно» и «Оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или10-дневный срок исполнения, начиная с даты подписания.

Если для выполнения порученияустанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может бытьопределена периодичность доклада о ходе исполнения.

48. Проекты резолюций представляются наподпись должностному лицу, как правило, в день поступления документа.

49. Текст поручения в обязательном порядкезаносится в регистрационно-контрольную форму (далее – РКФ) базы данных АС ДОУуправлением секретариатом Губернатора Тверской области Аппарата, управлениемдокументационного обеспечения и соответствующими секретариатами Руководства иставится на контроль.

На контроль могут быть поставленыпоручения руководителей структурных подразделений с занесением информации опостановке на контроль в АС ДОУ сотрудниками, ответственными заделопроизводство в структурном подразделении.

50. В состав резолюции входят следующиеэлементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срокисполнения, подпись, дата.

В случаях когда поручение дается двум илинескольким лицам, равным по должности, основным (ответственным) исполнителемявляется лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созывасоисполнителей и координация их работы.

Основной (ответственный) исполнитель исоисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственноим подчиненным.

51. Подписанное поручение вместе сдокументами передается в управление документационного обеспечения дляпоследующей регистрации, рассылки и постановки на контроль.

Подраздел
IV

Правила подготовки и оформленияорганизационно-правовых

документов (положений, правил, инструкций, регламентови др.)

52. Организационно-правовые документырегламентируют задачи и функции организации, устанавливают структуру, штатнуючисленность, порядок функционирования и взаимодействия структурныхподразделений, порядок действий сотрудников при исполнении должностныхобязанностей.

Организационно-правовые документыутверждаются, как правило, путем издания правовых актов об их утверждении иоформляются как приложения к ним.

Решение о порядке и форме принятияорганизационно-распорядительных документов  находится в веденииГубернатора Тверской области и Правительства Тверской области.

53. Правила подготовки и оформленияорганизационно-распорядительных документов соответствуют общим правиламподготовки правовых актов.

Наименование вида документа (Положение,Правила, Инструкция, Регламент) печатается с заглавной буквы строчными буквамии выравнивается по центру.

В заголовкеорганизационно-распорядительных документов обозначается объект или кругвопросов, на которые распространяются их требования.

Заголовок к тексту положения (правил,инструкции), как правило, отвечает на вопрос «О чем?», например, «Инструкция оприеме телеграмм…». Заголовок инструкции может отвечать на вопрос «По чему?»,например, «Инструкция по делопроизводству…». Заголовок к тексту регламентаотвечает на вопрос «Чего?». Заголовок к должностному регламенту отвечает навопрос  «Кого?»,  например  «Должностной регламент начальника управления документационного обеспечения аппарата ПравительстваТверской области».

Констатирующей частью положения (правил,инструкции, регламента) служит раздел «Общие положения», в котором указываютсяоснования разработки, основное назначение документа, сфера его распространения,ответственность за нарушение установленных правил и процедур и другиенормативные требования.

Текст положения (правил, инструкции,регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа(«Проект вносится на рассмотрение…», «Справка должна содержать сведения…»).В тексте используются слова:  «должен»,  «следует», «необходимо»,«запрещается», «не допускается»  и т.п.

Основной текст положения (правил,инструкции, регламента) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделыдолжны иметь названия.

При наличии приложений в тексте на нихобязательно делается ссылка.

При необходимости для полноты изложениявопроса в положениях, правилах, инструкциях, регламентах могут помещатьсяотдельные положения законодательных актов Российской Федерации, при этом втексте в обязательном порядке должны быть оформлены ссылки на эти акты.

54. Существуют определенные требования ксодержательной части положения (правил, инструкции, регламента) и структуретекста.

Например, основными требованиями ксодержанию должностных регламентов являются максимально конкретизированныедолжностные обязанности, права и ответственность.

В должностном регламенте определяютсяквалификационные требования, предъявляемые к гражданским служащим, обязанности,права, ответственность гражданского служащего, организация работы при принятииуправленческих и иных решений, порядок служебного взаимодействия, переченьгосударственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии садминистративным регламентом, а также показатели эффективности ирезультативности его профессиональной служебной деятельности.

Положение имеет установленнуюунифицированную структуру текста: общие положения, цели и задачи, функции,права и обязанности, руководство, взаимоотношения, ответственность, организацияработы.

55. Осуществление  представительства исовершение иных юридически значимых действий от имени Губернатора Тверскойобласти и Правительства Тверской области перед третьими лицами можетосуществляться путем выдачи доверенностей в соответствии с законодательством.

Перечень лиц, которым может быть выданадоверенность на подписание договоров (соглашений) от имени Тверской области,Правительства Тверской области, определяется Регламентом Правительства Тверскойобласти.

Проект доверенности, пояснительная запискао необходимости ее выдачи  готовятся заинтересованным лицом.

В доверенности должен быть указан срок еедействия, который может быть определен:

— по общему правилу путем указанияконкретной календарной даты, до которой доверенность действует;

— путем указания конкретного календарногопериода действия доверенности (в качестве исключения в случаях невозможностиуказания конкретной календарной даты).

Доверенность, как правило, выдается на срокдо одного года, если иное не оговорено в тексте самой доверенности.

Обоснование срока действия доверенности вобязательном порядке включается в пояснительную записку к проекту доверенности.

При несоблюдении предусмотренных настоящимпунктом требований к оформлению проекта доверенности и (или) пояснительнойзаписки документы подлежат возврату исполнителю без рассмотрения.

Проект доверенности подлежит обязательномусогласованию с:

— первым заместителем ПредседателяПравительства Тверской области, заместителями Председателя ПравительстваТверской области по вопросам в соответствии с распределением полномочий междуними. Представление проекта доверенности для согласования первым заместителемПредседателя Правительства Тверской области, заместителями ПредседателяПравительства Тверской области осуществляется через их секретариаты;

— руководителем аппарата Правительства;

— правовым управлением Аппарата;

— Министром финансов Тверской области вслучае, если  доверенность  предусматривает распоряжение финансовымисредствами, выдачу финансовых гарантий или финансовых обязательств от имениТверской области;

— руководителями областных исполнительныхорганов государственной власти в соответствии с их полномочиями.

После согласования проекта доверенностизаинтересованное лицо передает его с электронной копией в управлениедокументационного обеспечения  для оформления на бланке.

Доверенность от имени Губернатора Тверскойобласти оформляется на бланке Губернатора Тверской области. Доверенность отимени Правительства Тверской области, а также доверенность, которойодновременно делегируются полномочия Губернатора Тверской области иПравительства Тверской области, оформляются на бланке Правительства Тверскойобласти.

Оформленная на бланке доверенность вустановленном порядке представляется на подпись Губернатору Тверской области.

Подписанная Губернатором Тверской областидоверенность заверяется печатью с изображением герба Тверской области ипередается в управление документационного обеспечения для регистрации. Прирегистрации  доверенности в журнале указывается дата регистрации (датавыдачи доверенности), регистрационный номер и лицо, которому выдаетсядоверенность.

Копия зарегистрированной доверенности,проект доверенности с визами согласования и пояснительная записка остаются вуправлении документационного обеспечения для организации хранения.

Лицо, имеющее доверенность от имениГубернатора Тверской области  или от имени Правительства Тверской области,обязано вернуть ее в управление документационного обеспечения при наступленииобстоятельств, влекущих невозможность ее использования, в частности, приистечении срока действия доверенности, изменении должности, оставлениидолжности (увольнении) и др.

(Пункт 55 в редакции РаспоряженияГубернатора Тверской области от08.07.2016 № 463-рг)

Подраздел
V

Правила оформления протоколов заседаний ПравительстваТверской области, оперативных совещаний Правительства Тверской области,заседаний Президиума Правительства Тверской области, совещаний, проводимых сучастием Губернатора Тверской области, первого заместителя ПредседателяПравительства Тверской области, заместителей Председателя ПравительстваТверской области, руководителя аппарата Правительства

56. Протокол – документ, в которомфиксируется ход обсуждения вопроса и принятия решений на заседанияхПравительства Тверской области, оперативных совещаниях Правительства Тверскойобласти, Президиума Правительства Тверской области, совещаний, проводимых сучастием Губернатора Тверской области, первого заместителя ПредседателяПравительства Тверской области, заместителей Председателя ПравительстваТверской области, руководителя аппарата Правительства (далее – заседания (совещания).

Подготовка и оформление протоколовзаседаний Правительства Тверской области, Президиума Правительства Тверскойобласти осуществляются в соответствии с Регламентом Правительства Тверской области.

Протокол, как правило, составляется наосновании аудиозаписи, произведенной во время заседания (совещания).

57. Протокол печатается  безиспользования бланка  шрифтом
Times

New

Roman

№14.

При оформлении протокола следуетпридерживаться порядка расположения реквизитов, приведенного в приложении 22 .

Дата протокола оформляетсясловесно-цифровым способом и печатается через 2 – 3 межстрочных интервала отреквизита «Наименование вида документа». Датой протокола является датапроведения заседания (совещания).

Протоколы нумеруются порядковыми номерамив пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколызаседаний Правительства Тверской области, Президиума Правительства Тверскойобласти, протоколы совещаний, комиссий и др. Протоколы совместных заседанийимеют составные номера, присвоенные организациями, принимавшими участие взаседании (совещании).

Текст протокола состоит из двух частей:вводной и основной. В вводной части указываются: присутствующие, повестка дня,докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит изразделов, соответствующих пунктам повестки дня.

В основной части протоколов используетсяформа изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали,выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лицаединственного числа.

Основная часть протокола печатается через1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании(совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой.Его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Ниже указываются фамилиидолжностных лиц, выступивших на заседании (совещании) при рассмотрениисоответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Содержание особого мнения записывается впротоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписываетсяпредседательствующим на заседании.

Подпись отделяется от текста 3 – 4межстрочными интервалами и включает наименование должности председательствующего,личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левойграницы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается науровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровкеограничивается правым полем.

На протоколе заседания (совещания)проставляется пометка «Для служебного пользования». Необходимость использованияпометки «Для служебного пользования» определяется должностным лицом, осуществляющимподготовку заседания (совещания).

Копии протоколов (выписки из протоколов)при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицамв соответствии со списком рассылки. Список составляет и подписываетответственный за подготовку вопроса исполнитель. Список рассылкисогласовывается с председательствующим на заседании (совещании).

58. Подлинники документов заседаний(совещаний) до сдачи на архивное хранение в управление документационногообеспечения хранятся в подготовивших их структурных подразделениях.

Хранение протоколов заседаний (совещаний)осуществляется в соответствии с номенклатурой дел соответствующего структурногоподразделения.

59. Решения Правительства Тверской областипо вопросам, входящим в его компетенцию, оформляются постановлениямиПравительства Тверской области, поручением Губернатора Тверской области иперечнями поручений в порядке, установленном Регламентом Правительства Тверской области.

Перечни поручений печатаются на бумагеформата А4 без использования бланка шрифтом
Times

New

Roman
№ 14.

Образец оформления перечня  порученийприведен в приложении  23.

Подраздел
VI

Правила оформлениярасшифровок аудиозаписей заседаний Правительства Тверской области,Президиума  Правительства Тверской области

60. Расшифровка аудиозаписи заседаний ПравительстваТверской области, Президиума Правительства Тверской области, оперативныхсовещаний Правительства Тверской области относится к служебной информацииограниченного доступа и работа по их оформлению организована в строгом соответствиис действующими законодательством, а также в соответствии с  разделом 
XII
  настоящей Инструкции.

Выписка из расшифровки аудиозаписизаседания Правительства Тверской области, Президиума Правительства Тверскойобласти, оперативного совещания, иного совещания, проводимого ГубернаторомТверской области оформляется без использования бланка шрифтом
Times

New

Roman
№ 14.

61. Выписки из расшифровки аудиозаписейоформляются следующим образом.

Гриф (пометка) ограничения доступа кдокументу печатается на лицевой стороне первого листа документа в правомверхнем углу.

Наименование вида документа –словосочетание «ВЫПИСКА ИЗ РАСШИФРОВКИ АУДИОЗАПИСИ» – печатается прописнымибуквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру относительно граництекста.

Дата проведения заседания (совещания)оформляется цифровым способом и ограничивается левым полем, печатается через 2– 4  межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Текст отделяется от предыдущего реквизита2 – 4 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал иотражает дословное содержание сказанного участвующими в заседании (совещании)лицами.

Подраздел
VII

Правила оформления служебных писем

62. Служебные письма в Аппарате готовятся:

а) как ответы о выполнении порученийПрезидента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,федеральных органов исполнительной власти, палат Федерального СобранияРоссийской Федерации, Губернатора Тверской области, первого заместителяПредседателя Правительства Тверской области, заместителей ПредседателяПравительства Тверской области, руководителя аппарата Правительства;

б)  как исполнение поручений Губернатора Тверской области, первого заместителя Председателя ПравительстваТверской области, заместителей Председателя  Правительства   Тверской   области,     руководителя аппарата Правительства,руководителей структурных подразделений Аппарата в связи с обращениями граждан;

в) как сопроводительные письма к проектамзаконодательных актов области и нормативных правовых актов Губернатора Тверскойобласти и Правительства Тверской области;

г) как ответы на запросы юридических ифизических лиц;

д) как инициативные письма.

Не допускается установление в письмахправовых норм.

63. Служебные письма подписываютсяРуководством в соответствии с распределением полномочий.

64. Сроки подготовки ответных писемустанавливаются резолюцией Руководства на основании имеющихся сроков исполненияпоручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точносоответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Руководства.

Сроки подготовки инициативных писемопределяются Руководством.

65. Служебные письма, подготовленные заподписью Губернатора Тверской области, подлежат обязательному согласованию с:

а) первым  заместителем ПредседателяПравительства Тверской области, заместителями  Председателя ПравительстваТверской области по вопросам в соответствии с распределением полномочий.Представление проектов писем для согласования первым заместителем ПредседателяПравительства Тверской области, заместителями Председателя ПравительстваТверской области осуществляется через их секретариаты;

б) руководителем аппарата Правительства;

в) управлением документационногообеспечения;

г) Министром финансов Тверской области повопросам, входящим в компетенцию Министерства финансов Тверской области;

д) представителем Губернатора Тверскойобласти в Законодательном Собрании по проектам писем в адрес ГосударственнойДумы Федерального Собрания Российской Федерации; 

е) Министром по делам территориальныхобразований Тверской области по проектам писем в адрес глав муниципальныхобразований Тверской области;

ж)  руководителями исполнительных органов  в соответствии с их полномочиями.

Проекты исходящих писем подлежатлингвистической экспертизе, которая проводится уполномоченным сотрудникомуправления документационного обеспечения в срок, не превышающий 2 рабочих дней.

66. Служебные письма, подготовленные заподписью первого заместителя Председателя Правительства Тверской области,заместителей Председателя Правительства Тверской области, подлежатобязательному согласованию с руководителями  исполнительных органов всоответствии с их полномочиями.

Проекты исходящих писем, подготовленных вадрес:

а) Правительства Российской Федерации,

б) федеральных органов исполнительной властиРоссийской Федерации и их территориальных подразделений, находящихся  вТверской области,

в) палат Федерального Собрания Российской Федерации,

г) полномочного представителя Президента РоссийскойФедерации в Центральном федеральном округе,

д) главного федерального инспектора в Тверскойобласти,

е) руководителей правоохранительных, судебных органов,органов прокуратуры, юстиции

также подлежат обязательному согласованиюс управлением документационного обеспечения.

Проекты исходящих писем подлежат лингвистическойэкспертизе, которая проводится уполномоченным сотрудником управлениядокументационного обеспечения в срок, не превышающий 2 рабочих дней.

67. Служебные письма печатаются сиспользованием бланков формата А4  (приложение 8-14).

При оформлении письма на двух и болеестраницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего полялиста арабскими цифрами.

68. При оформлении писем используютсяследующие формы изложения текста:

а) от первого лица множественного числа(«считаем целесообразным включить в план», «направляем на ваше рассмотрение»),

б) от третьего лица единственного числа(«Правительство Тверской области считает возможным», «главное управление невозражает», «министерство рассмотрело…»).

Если письмо оформлено на бланке должностноголица, то текст письма излагается от первого лица единственного числа:«прошу…», «направляю…».

69. Текст письма, как правило, состоит издвух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснованиесоставления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основаниемподготовки письма, во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы,предложения, просьбы, решения и т.д.

При ссылке в тексте на какой-нибудьдокумент указываются его данные в следующей последовательности: название видадокумента, дата, номер документа, наименование.

Например:

«В соответствии с постановлениемПравительства Российской Федерации от 14.02.2011 № 71 «Об утверждении Типовогоположения…».

В письмах, являющихся ответами на запросы,указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

70. Дата письма – дата принятия решения,зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писемустанавливается распределением полномочий должностных лиц, должностными регламентамиили положениями о структурных подразделениях, в которых должен бытьпредусмотрен порядок подписания при отсутствии данных должностных лиц.

71. Отправляемые письма должны иметьотметку об исполнителе с указанием фамилии, инициалов исполнителя и номерателефона. Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с подпунктом «ч»пункта 22 настоящей Инструкции.

72. Документы, оформленные с нарушениемтребований настоящей Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера котправке не принимаются, не регистрируются и возвращаются исполнителям.

Подраздел
VIII

Особенности оформления писем в адрес зарубежныхкорреспондентов

73. В переписке с иностранными адресатами(в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств)оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебные письма оформляются на бланкахустановленной формы.

Служебное письмо состоит из следующихчастей: реквизитов бланка, наименования и адреса получателя письма,вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости,указания на приложение, если оно имеется.

Текст письма начинается с обращения.

Если оно адресовано министру, то взависимости от конкретного случая и местной практики следует писать –«Уважаемый господин …….»,

послу – «Чрезвычайному и ПолномочномуПослу ….. в Российской Федерации  господину ……»,  «Уважаемый господинПосол»,

руководителю крупной иностранной компании,или фонда обращение официальное «Уважаемый господин ………».

После обращения идет текст.

Если это ответ на обращение от иностраннойстороны, используется –«Позвольте поблагодарить Вас за интерес, проявленный к…»,

если  письмо инициативное, тожелательно обращаться следующим образом «Пользуясь случаем хотел бы выразитьВам свои наилучшие и самые теплые пожелания и обратиться к Вам с просьбой(предложением). …»

Письмо заканчивается выражением уважения.Могут использоваться следующие выражения:

Президенту, Послу или Министру иностранныхдел — «Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принятьуверения в моем весьма (самом) высоком уважении»;

Генеральному директору Германского фондамеждународного развития — «Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения вмоем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)».

Письма могут заканчиваться другими видамивыражений, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «ИскреннеВаш» (при условии личного знакомства), «С уважением».

Под текстом письма следуют личная подписьлица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени ифамилия.

Если в тексте письма дается ссылка наприлагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текстауказывается приложение.

Адрес зарубежного корреспондентарасполагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальнойстроки реквизита не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит «Адресат» должен включать в себяследующие составные части: слова «Господину» («Госпоже»), имя и фамилиюадресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название городаи страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутсячерез 1,5 межстрочных интервала от должности. Другие составные части печатаютсячерез 1 межстрочный интервал.

74. Заголовок к тексту письма в адресзарубежного корреспондента не составляется.

При ответе на документ, поступивший отзарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ,например: «На Ваше письмо от….. №….».

Одновременно с документом исполнительготовит конверт для отправки данного документа с указанием адресных данныхадресата и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как наанглийском языке, так и на языке страны-адресата.

Письма в адрес зарубежных корреспондентовподлежат согласованию в Министерстве экономического развития Тверской области.

Подраздел
IX

Правила оформления справок, докладных, служебных,пояснительных записок и других информационно-справочных документов

75. Справки, докладные, служебные,пояснительные записки и другие информационно-справочные документы оформляютсябез применения бланков (для внутренних документов) на стандартных листахформата А4. При подготовке документов следует соблюдать следующий порядокоформления реквизитов.

76. В качестве адресатов могут выступатьРуководство, в некоторых случаях – другие должностные лица Аппарата. Дляотдельных видов информационно-справочных документов (например, пояснительнаязаписка к законопроекту) этот реквизит может отсутствовать. Как правило, в этомслучае прикладывается сопроводительное письмо адресату.

77. Наименование вида документа(пояснительная записка, справка, информация) печатается строчными буквами, нарасстоянии 30 мм от верхнего среза листа и выравнивается по центру, точка вконце заголовка не ставится.

Например:

Справка

о работе управления документационного обеспечения

аппарата Правительства Тверской области

за I полугодие 2012 года

В пояснительной записке к законопроекту,нормативному правовому акту или распорядительному документу необходимоуказывать полное наименование документа.

Например:

Пояснительная записка

к проекту закона Тверской области «О внесении

изменений и дополнений в закон Тверской области

«О Правительстве Тверской области»

78. Текст отделяется от заголовка 3 – 4межстрочными интервалами и печатается шрифтом
Times

New

Roman

№ 14через  1 межстрочный интервал. 

Первая строка абзаца печатается нарасстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

79. Подпись отделяется от текста 2 – 4межстрочными интервалами.

Справка (записка, информация и т.д.)подписывается руководителем подразделения или сотрудником, подготовившимдокумент, с указанием должности, инициалов и фамилии. Если подписей несколько,то они располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности(как правило, одна под другой).

Реквизит «Подпись» оформляется всоответствии с подпунктом «у» пункта 22 настоящей Инструкции.

80. Визы размещаются на лицевой сторонепоследнего листа каждого приложения к справке, пояснительной записке и другиминформационно-справочным документам. Приложения визируются руководителемподразделения и исполнителем, подготовившим справку.

Подраздел
X

Особенности оформления, прохождения и регистрациидоговоров, соглашений

81. Порядок подготовки проектов договорови соглашений, представляемых для подписания Губернатору Тверской области либоуполномоченному на подписание лицу (далее – Договоры), их регистрации, внесенияизменений и дополнений к ним определяется нормативными правовыми актамиРоссийской Федерации, Тверской области, а также настоящей Инструкцией.

82. Проекты Договоров могут бытьподготовлены сотрудниками структурных подразделений или исполнительных органовво взаимодействии с должностными лицами сторон — участников Договора.

83. Все разногласия, возникающие впроцессе подготовки Договоров к подписанию, разрешаются в соответствии сзаконодательством.

84. Организация работы по подготовке,регистрации и хранению Договоров осуществляется в соответствии с РегламентомПравительства Тверской области.

Подготовка Договора к подписанию, проверкарепутации и финансовой надежности контрагента Договора, получение необходимыхсогласований производятся структурным подразделением либо исполнительныморганом, осуществляющим подготовку Договора к подписанию.

85. Содержательное наполнение Договорадолжно отвечать предмету Договора и соответствовать требованиям, установленнымзаконодательством.

86. Проект Договора печатается вколичестве, соответствующем количеству сторон Договора (если иное непредусмотрено Договором), на стандартных листах бумаги формата А4.

Все страницы Договора, начиная со второй,нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются по центру верхнего поля.

На первой странице Договора в центретекстового поля строчными буквами полужирным шрифтом печатается слово «Договор»(«Соглашение»).

В преамбуле Договора указываются наименованияучастников Договора, а также их представителей, уполномоченных на заключениеДоговора, с указанием фамилии, имени, отчества, занимаемой должности идокумента, подтверждающего их полномочия в подписании Договора (устав,положение, доверенность и т.д.).

Подписи сторон Договора, как правило,располагаются на одном уровне (по горизонтали) и заверяются печатями.

87. Подписанный Договор передается вправовое управление Аппарата для учетной регистрации в день подписания. Вправовом управлении Аппарата подлежат учетной регистрации Договоры постоянногохранения, подписанные уполномоченными лицами от имени Тверской области иПравительства Тверской области. Учетная регистрация Договора направлена наустановление порядкового номера Договора в реестре Договоров, который ведетсяправовым управлением Аппарата, и определение даты представления Договора нахранение в правовое управление Аппарата.

Ответственность за представление Договорана учетную регистрацию возлагается на структурное подразделение (исполнительныйорган), осуществлявшее разработку и подготовку Договора к подписанию.

Учетный регистрационный номер Договораразмещается в продолжение строки со словом «Договор» («Соглашение») или строкойниже названия Договора.

Дата и место подписания Договора должны бытьуказаны в Договоре на момент представления Договора на учетную регистрацию вправовое управление Аппарата.

Учетные регистрационные номера каждой изсторон Договора и дата заключения Договора могут проставляться ниже подписейуполномоченных на подписание Договора лиц.

88. Любые изменения и дополнения кДоговору оформляются дополнительным соглашением, регистрируются и хранятся впорядке, предусмотренном для Договоров.

89. Правовое управление Аппаратаосуществляет:

а) текущее хранение подлинников Договоров.Вместе с подлинниками Договоров хранению подлежат экземпляры Договоров соформленным листом согласования;

б) выдачу копий Договоров по письменнымзапросам руководителей структурных подразделений (исполнительных органов);

в) формирование Договоров в дела постоянногохранения, передачу в установленном порядке в управление документационногообеспечения.

Раздел
VI

 Организация работы с запросами и обращениямичленов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатовГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации иЗаконодательного Собрания Тверской области

90. Рассмотрение запросов и обращенийчленов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатовГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации иЗаконодательного Собрания Тверской области (далее — Запрос и Обращение)осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации иТверской области о статусе членов Совета Федерации и статусе депутатов.

В качестве Запроса или Обращениярассматривается письмо, написанное на бланке (установленного образца) членаСовета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатаГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или депутатаЗаконодательного Собрания Тверской области, имеющее соответствующую подпись ирегистрационные реквизиты.

91. Запрос или Обращение регистрируется вдень поступления либо не позднее следующего дня и направляется управлениемдокументационного обеспечения Губернатору Тверской области либо должностномулицу, которому оно адресовано.

Обращения членов Совета Федерации идепутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, ккоторым приложены обращения и запросы граждан, направляются на рассмотрение вотдел по работе с обращениями граждан управления общественных связей Аппарата.

92. Все поручения Губернатора Тверскойобласти по Запросам и Обращениям ставятся на контроль.

По поручению Губернатора Тверской областиподготовка ответа по Запросу или Обращению поручается, как правило, членамПравительства Тверской области и соответствующим исполнительным органам.

Запросы и Обращения не направляются темдолжностным лицам, действия которых обжалуются.

Должностное лицо, в компетенцию котороговходит рассмотрение данного вопроса, готовит проект ответа, согласовывает его сдругими должностными лицами и направляет для подписания Губернатору Тверскойобласти, должностному лицу, исполняющему его обязанности, или должностномулицу, которому направлен запрос.

93. Запросы и Обращения подлежатрассмотрению в соответствии с федеральными законами, законодательством областив установленные сроки.

Рассмотрение Запроса или Обращенияпризнается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены всепоставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ.

Раздел
VII

 Особенности работы с обращениями граждан

Подраздел
I

Прием, учет и регистрация письменных обращений

94. Рассмотрение письменных и устныхобращений граждан и организаций в Аппарате осуществляется в соответствии сФедеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее –Закон). Работа с обращениями граждан должна быть организована в строгомсоответствии с действующим законодательством, нормативными правовыми,организационно-распорядительными документами в области защиты персональныхданных.

95. Делопроизводство по обращениям граждани организаций в Аппарате  ведется отдельно от других видов документов.

96. Организация централизованного учета иобеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан иорганизаций осуществляется отделом по работе с обращениями граждан управления общественных связей Аппарата (далее – отдел по работе с обращениямиграждан).

97. Отдел по работе с обращениями гражданпроводит справочную и аналитическую работу по обращениям граждан и организаций,представляет Губернатору Тверской области информацию о количестве и характерепоступивших на рассмотрение письменных и устных обращений граждан.

98. Письменные обращения граждан иорганизаций (предложения, заявления, жалобы), присланные по почте, потелеграфу, по каналам факсимильной связи, поступают в управлениедокументационного обеспечения, где проходят первичную обработку, и передаются вотдел по работе с обращениями граждан.

99. Обращения граждан и организаций,поступившие на имя Губернатора Тверской области и в адрес ПравительстваТверской области по почте, телеграфу, информационным системам общегопользования, принятые в общественной приемной Губернатора Тверской области, атакже переданные    Руководству   при   встречах с гражданами, регистрируются в 3-дневный срок в АСДОУ.

В отделе по работе с обращениями гражданна лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу обращенияпроставляется  регистрационный штамп с указанием даты поступления.

По каждому письменному обращениюзаполняется электронная учетная карточка письма (далее – УКП), содержащая полядля заполнения обязательных реквизитов регистрации.

По обращениям, поставленным на контроль,заполняется  РКФ.

Входящий номер присваивается прирегистрации сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан и проставляетсяв регистрационном штампе на оригинале обращения. Он состоит из шифра районапроживания заявителя, через косую черту, первой буквы фамилии заявителя и,через дефис, — порядкового номера обращения в текущем году и номерасоответствующей очередности поступления от заявителя по одному и тому жевопросу.

Письма граждан с пометкой «лично»передаются на регистрацию в установленном порядке.

Коллективное обращение, подписанное двумяи более авторами или членами одной семьи, отмечается индексом «колл». Письмабез подписи отмечаются индексом «б/п».

Если автор прислал несколько обращений сразными вопросами, то каждое обращение регистрируется отдельно.

100. В отделе по работе с обращениямиграждан осуществляется предварительное рассмотрение обращения гражданина сподготовкой аннотации, регистрация обращения, после чего обращение направляетсядолжностному лицу в соответствии с утвержденными полномочиями.

Отдел по работе с обращениямиграждан  самостоятельно направляет на рассмотрение обращения, поступившиев адрес Правительства Тверской области, непосредственно в исполнительныеорганы, органы местного самоуправления муниципальных образований Тверской области,организации по их компетенции либо готовит письма-уведомления гражданам наобращения, не подлежащие рассмотрению в соответствии с законодательством, о чемделается соответствующая запись в РКФ.

Должностное лицо, осуществляющеерассмотрение обращения гражданина, дает по нему письменное поручение иопределяет исполнителей, после чего текст резолюции (поручения) заносится в РКФсоответствующими секретариатами или отделом по работе с обращениями граждан инаправляется на исполнение в структурные подразделения либо исполнительныеорганы, в компетенцию которых входит решение поставленных гражданином вобращении вопросов.

Оригинал обращения и резолюциявозвращаются в отдел по работе с обращениями граждан для хранения. Оригиналобращения хранится в отделе по работе с обращениями граждан, а его копия ирезолюция руководителя направляются исполнителю (если обращения направляются посистеме электронного документооборота). В случае если рассмотрение обращенияпоручено организациям,  не имеющим возможность получения документов вэлектронном виде, то в данные организации направляется оригинал обращения ипоручения, а копия  хранится в отделе по работе с обращениями граждан.

Обращения граждан в течение 7 дней со днярегистрации направляются на рассмотрение исполнителям в соответствии с даннымипо ним поручениями должностных лиц, о чем граждане и организации, направившиеобращения, уведомляются.

Автор обращения уведомляется о результатахрассмотрения его обращения в письменной форме.

Поручение (резолюция) должностного лица порассмотрению обращения оформляется в произвольной форме. Если исполнителюпоручается дать ответ заявителю, то в резолюции указывается: «… рассмотреть идать ответ заявителю» (неконтрольное обращение), «…рассмотреть, дать ответзаявителю, проинформировать меня» (контрольное обращение). В случае когда ответдается за подписью Руководства, в поручении исполнителю указывается: «…рассмотреть и подготовить проект ответа».

В РКФ заносится информация о том, кому икогда передано обращение на исполнение.

101. Повторными обращениями считаютсяобращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому жевопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленныйзаконодательством срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по егообращению решением.

При работе с повторными обращениями вотделе по работе с обращениями граждан формируется дело с уже имеющимися ранеедокументами по обращениям данного заявителя.

Не считаются повторными обращения одного итого же заявителя, но по разным вопросам.

Повторным обращениям при их поступленииприсваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РКФуказывается регистрационный номер предыдущего обращения.

102. Отдел по работе с обращениями гражданосуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения поручения должностноголица по результатам рассмотрения обращений граждан и организаций сиспользованием  АС ДОУ.

Обращение, в котором содержатся вопросы,имеющие большое общественное значение, направленное для рассмотрения федеральнымиорганами государственной власти, депутатами Законодательного Собрания Тверскойобласти с поручением сообщить о результатах его рассмотрения, ставится наконтроль (далее – контрольное обращение).

Контрольным обращением также являетсяобращение, направленное от имени Правительства Тверской области висполнительные органы, в компетенции которых находятся поставленные в обращениивопросы, с просьбой рассмотреть обращение и проинформировать о результатахрассмотрения.

На контрольном обращении проставляетсяштамп «Контроль».

103. Контрольное обращение, поступившее изфедерального органа государственной власти, от депутата ЗаконодательногоСобрания Тверской области, передается вместе с бумажным вариантом РКФ вприемную Руководства либо уполномоченному на то лицу для принятия решения поорганизации его рассмотрения и подготовки ответов в соответствующий федеральныйорган государственной власти, депутату Законодательного Собрания  изаявителю. На бумажном варианте РКФ ставится подпись и дата передачи обращения.

104. Если в резолюции указано несколькоисполнителей, то первый из них является ответственным за исполнение поручения иподготовку ответа.

Подраздел
II

Рассмотрение письменных обращений

105. Поступившее в Правительство Тверскойобласти обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

В исключительных случаях, а также в случаенаправления запроса в другие органы для предоставления документов и материалов,необходимых для рассмотрения обращения, должностное лицо вправе продлить срокрассмотрения обращения не более чем на 30 дней с направлением заявителюуведомления о продлении срока рассмотрения обращения с указанием причины.

Если обращение содержит вопросы, решениекоторых не входит в компетенцию Правительства Тверской области, ононаправляется в течение семи дней со дня регистрации в исполнительный орган,орган местного самоуправления муниципальных образований Тверской области, вдругой компетентный орган, либо их должностным лицам с уведомлением гражданинаи организации о переадресации обращения. Если же поставленные в обращениивопросы находятся в компетенции нескольких органов, то копия обращения втечение семи дней со дня регистрации направляется каждому из них.

Письменное уведомление о переадресацииобращения заявителю направляется начальником отдела по работе с обращениямиграждан.

106. При рассмотрении обращения недопускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений,касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашениемсведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в органыили их должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных вобращении вопросов.

Все сведения о ходе исполнения обращения(разрешение на продление срока, доклад Руководству, запрос в органы власти ит.д.) вносятся в РКФ базы данных  АС ДОУ в графу «результат исполнения».

107. Передача зарегистрированных обращенийграждан и организаций из одного подразделения в другое производится толькочерез отдел по работе с обращениями граждан.

108. Ответ на обращение подписываетсяРуководством или руководителем исполнительного органа либо уполномоченными имилицами.

Ответ должен содержать конкретную и четкуюинформацию по всем вопросам, поставленными в обращении. Если заявителю данответ в устной форме, то в материалах, приложенных к обращению, должно быть обэтом указано. Если дается промежуточный ответ, то указывается срококончательного решения поставленного вопроса. Ответ, подготовленный наосновании правовых актов, должен содержать реквизиты этих актов с указаниемдаты и наименования. Ответ на коллективное обращение отправляется на имяпервого подписавшего его лица, если в письме не оговорено конкретное лицо,которому подлежит дать ответ.

109. Проекты ответов на обращения граждани организаций, подготовленные за подписью Руководства, подлежат обязательномусогласованию с  руководителем исполнительного органа или структурногоподразделения, ответственным за подготовку ответа, и с соисполнителями,указанными в резолюции Руководства к обращению. Также указываются инициалы ифамилия непосредственного исполнителя проекта ответа и его номер телефона.

После согласования проект ответа наподпись Руководству передается исполнителем через отдел по работе с обращениямиграждан.

110. Обращения граждан, поставленные наконтроль, после их рассмотрения должны быть возвращены в отдел по работе собращениями граждан и организаций со всеми относящимися к ним материалами.Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан проверяют правильность оформлениядокументов и вносят необходимые записи в РКФ.

В случае если поступившая от исполнителяинформация не отвечает установленным требованиям, начальник отдела по работе собращениями граждан возвращает документы исполнителям  на доработку.

111. Ответы на обращения граждан иорганизаций, подготовленные за подписью Руководства,  регистрируются вотделе по работе с обращениями граждан и отправляются адресатам черезуправление документационного обеспечения.

Исходящим индексом отправляемого ответаявляется номер обращения.

Ответы на обращения, подготовленные попоручению Руководства должностными лицами исполнительных органов, органовместного самоуправления, направляются самостоятельно данными органами по почтеили по электронному адресу, указанному в обращении.

112. Обращения считаются исполненными иснимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, принятынеобходимые меры, заявителю (заявителям) дан ответ. Датой снятия с контроляявляется дата отправки ответа заявителю. На каждом исполненном обращениипроставляется надпись «В дело» и личная подпись должностного лица, принявшегоэто решение.

113. После рассмотрения контрольногообращения исполнитель информирует о результатах его рассмотрения должностноелицо, давшее поручение, и готовит ответ заявителю.

Если в письмах федеральных органовгосударственной власти, депутатов Законодательного Собрания Тверской областисодержатся просьбы проинформировать их о результатах рассмотрения обращений, тоисполнитель также готовит проект ответа в их адрес за подписью должностных лиц,которые дали поручение на исполнение.

Если ответ в федеральный органгосударственной власти, депутату Законодательного Собрания Тверской области изаявителю подписан должностным лицом либо уполномоченным на то лицом, тообращение считается исполненным и списанным в дело.

114. Письменное обращение гражданина оличном приеме должностным лицом рассматривается в установленном порядке.Заявителю направляется сообщение за подписью начальника отдела по работе собращениями граждан о порядке организации  приема  граждан по личнымвопросам в общественной приемной Губернатора Тверской области, а обращениеоформляется «В дело» как исполненное.

115. Документы, приложенные к обращению,возвращаются по просьбе заявителя.

Подраздел
III

Личный прием граждан. Рассмотрение устных обращений

116. Прием граждан по личным вопросамобеспечивает отдел по работе с обращениями граждан.

График приема граждан согласовывается сруководителем аппарата Правительства и утверждается Губернатором Тверской области.

Информация о месте приема, установленныхднях и часах приема доводится до сведения граждан управлением информационнойполитики Аппарата, а также размещается на информационном стенде общественнойприемной Губернатора Тверской области.

117. Прием граждан по личным вопросампроводят Губернатор Тверской области, первый заместитель ПредседателяПравительства Тверской области, заместители Председателя Правительства Тверскойобласти, руководители управлений Аппарата, руководители исполнительных органови уполномоченные на то лица.

Замены должностных лиц, заявленных вграфике приема граждан, могут быть произведены в исключительных случаях(временная нетрудоспособность, служебная командировка и др.).

118. Предварительная беседа с гражданами,оформление устного обращения в учетной карточке личного приема проводится вотделе по работе с обращениями граждан.

Помимо организации приема граждандолжностными лицами сотрудники отдела по работе с обращениями граждан ежедневнов установленные часы работы проводят консультационный прием граждан.

119. При личном приеме гражданинпредъявляет документ, удостоверяющий его личность.

120. Учет и регистрация устных обращений исодержащихся в них предложений, жалоб и заявлений ведется в автоматизированнойбазе данных АС ДОУ в отделе по работе с обращениями граждан.

Гражданин во время личного приема имеетвозможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме.

В случае если изложенные в устномобращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительнойпроверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходеличного приема, о чем делается запись в карточке личного приема.

Письменное обращение, принятое в ходеличного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленномнастоящей Инструкцией для письменных обращений.

121. Решение должностного лица, ведущегоприем, оформляется в карточке личного приема в виде поручения исполнительныморганам, структурным подразделениям или органам местного самоуправлениямуниципальных образований Тверской области.

Начальник отдела по работе с обращениямиграждан после регистрации и подготовки сопроводительного письма отправляетпоручение должностного лица, проводившего прием, исполнителю для рассмотрения.

Если в обращении содержатся вопросы,решение которых не входит в компетенцию Губернатора Тверской области иПравительства Тверской области, гражданину дается разъяснение о том, куда и вкаком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину можетбыть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответпо существу поставленных в нем вопросов и в новом обращении отсутствуютоснования для пересмотра ранее принятого решения.

122. Поручение, данное должностным лицом входе личного приема, должно исполняться в установленный законодательством сроклибо в иной установленный должностным лицом срок.

Срок исполнения поручений может бытьпродлен должностным лицом, который проводил прием гражданина по данномувопросу.

Непосредственный контроль исполненияпоручений, данных в ходе личного приема граждан, осуществляется отделом поработе с обращениями граждан.

123. Информация от исполнителей орассмотрении поручений, данных в ходе личного приема, поступает в отдел поработе с обращениями граждан и далее направляется должностному лицу,проводившему прием, для принятия решения о снятии с контроля либо продлениисрока исполнения поручения.

124. Обращения граждан снимаются сконтроля,  в случаях, если:

а) вопросы, указанные в них, решеныположительно;

б) исполнителем всесторонне и объективноизучены поставленные в обращении вопросы и в установленный законодательствомсрок дан на них ответ (разъяснение, обоснованный отказ), а должностное лицо,давшее поручение рассмотреть указанное обращение, согласно с доводамиисполнителя.

Подраздел
IV

Хранение обращений граждан

125. Оригиналы обращений граждан, копииответов на них и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела посрокам хранения документов в соответствии с номенклатурой дел.

Устанавливается 5-летний срок храненияписьменных и устных обращений граждан и документов, связанных с ихрассмотрением и разрешением.

Дела, подлежащие постоянному хранению,передаются в  управление документационного обеспечения через 3 года послезавершения делопроизводства по ним.

126. По истечении установленных сроковхранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке,установленном Федеральным архивным агентством.

127. Ответственность за сохранностьдокументов по обращениям граждан в структурных подразделениях возлагается наруководителей структурных подразделений и должностных лиц, работающих с даннойкатегорией документов.

Раздел
VIII

Организация документооборота и исполнения документов

Подраздел
I

Прием, обработка и распределение поступающихдокументов

128. Движение документов в Аппарате смомента их создания или получения до завершения исполнения или отправкиобразует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции,производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями оструктурных подразделениях и должностными регламентами их сотрудников.

129. Доставка документов в ПравительствоТверской области осуществляется, как правило, средствами почтовой,фельдъегерской, электрической связи, а также курьерской доставкой.

С помощью почтовой связи доставляетсякорреспонденция в виде писем, телеграмм, почтовых карточек, бандеролей и мелкихпакетов, а также печатных изданий в соответствующей упаковке.

По каналам электрической связи поступаюттелеграммы, факсограммы (факсы),  электронные сообщения.

130. Прием и первичная обработка,регистрация и распределение всей поступающей в Правительство Тверской областикорреспонденции осуществляются в централизованном порядке управлениемдокументационного обеспечения.

Управление документационного обеспеченияпринимает документы, поступающие в адрес Губернатора Тверской области, первогозаместителя Председателя Правительства Тверской области, заместителейПредседателя Правительства Тверской области, руководителя аппаратаПравительства, структурных подразделений Аппарата.

Все поступившие конверты (бандероли), заисключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Лично», вскрываются.

Конверты, как правило, уничтожаются, заисключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя илидату отправки и получения документа.

Конверты (бандероли) с корреспонденцией спометкой «Лично» регистрируются в специальном журнале и передаются поназначению под подпись ответственного должностного лица. Остальные документыпередаются на предварительное рассмотрение  и регистрацию.

Ошибочно доставленные документыпересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Документы без подписи, без приложений,если их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями(мятые, подмоченные, рваные) не регистрируются и возвращаются отправителю. Вэтом случае составляется акт в двух экземплярах: первый остается в отделеделопроизводства управления документационного обеспечения, а второйнаправляется отправителю вместе с поступившим документом.

131. Все поступившиедокументы предварительно рассматриваются в управлении документационногообеспечения. Предварительное рассмотрение документов проводится с цельюраспределения документов на требующие обязательного рассмотрения Руководством инаправляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрениеосуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного вПравительстве Тверской области распределения полномочий.

Без предварительногорассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственнодолжностным лицам или структурным подразделениям.

Зарегистрированные документыв системе электронного документооборота направляются:

а) Губернатору Тверскойобласти – на бумажном носителе (подлинник) и в электронном виде;

б) первому заместителюПредседателя Правительства Тверской области, заместителям ПредседателяПравительства Тверской области, руководителю аппарата Правительства,руководителям структурных подразделений – в электронном виде.

В случае если документ невходит в компетенцию данного структурного подразделения, его нужно срочнонаправить в управление документационного обеспечения для переадресациидокумента по принадлежности.

Подлинники документов набумажном носителе хранятся в управлении документационного обеспечения.

Данные о зарегистрированныхдокументах хранятся на сервере электронного документооборота не менее 5 лет.

После рассмотренияГубернатором Тверской области документы с резолюциями возвращаются  вуправление документационного обеспечения для дальнейшего хранения.

132. Поступившие телеграммы принимаютсяпод расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затемпередаются на рассмотрение и исполнение.

133. Документы, поступившие на иностранномязыке, передаются предварительно для аннотирования или перевода в управлениесекретариатом Губернатора Тверской области Аппарата и регистрируются в управлениидокументационного обеспечения только после перевода.

134. Прием, обработка и регистрациядокументов, связанных с рассмотрением дел в судах (определения, постановления,решения, повестки, исковые заявления, отзывы, возражения и др.), которые направленынепосредственно в адрес Губернатора Тверской области или Правительства Тверскойобласти, имеют следующие особенности:

а) работник управления документационногообеспечения вскрывает конверты, проверяет наличие присланных документов иприложений к ним;

б) если при вскрытии конвертов будетобнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этомсоставляется акт, один экземпляр которого высылается отправителю, а второйприобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение.

Конверты от поступивших по почтедокументов должны быть сохранены и приложены к присланным документам;

в) при доставке документов непосредственнонарочными (курьерами) работники, принимающие корреспонденцию, обязаны вприсутствии лица, доставившего ее, проверить наличие документов и приложений кним;

г) документ регистрируется в журналеуправлением документационного обеспечения в день поступления и незамедлительнонаправляется в правовое управление Аппарата.

Подраздел
II

Организация обработки и передачи отправляемыхдокументов

135. Документы, отправляемыеПравительством Тверской области, передаются с помощью почтовой, фельдъегерскойи электрической связи или нарочным (курьером).

Обработка документов для отправки почтовойсвязью осуществляется управлением  документационного обеспечения всоответствии с действующими Правиламиоказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаютсяструктурными подразделениями в управление  документационного обеспеченияполностью оформленными, в том числе с указанием почтового адреса. Документы,подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписанияили не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранеедокумента осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, илиРуководства.

136. С помощью средств электрической связиосуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм (факсов),электронных сообщений.

Телеграммы принимаются сотрудникамиуправления документационного обеспечения завизированными, подписанными,датированными, с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграммосуществляется в соответствии с действующими Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденнымипостановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222.

137. Все отправляемые документы подлежатрегистрации в управлении документационного обеспечения.

138. Прохождение внутренних документов наэтапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождениюотправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Регистрация внутренних документовосуществляется управлением документационного обеспечения.

Подраздел
III

Прием и обработка документов, поступающих по каналам

электронной почты и факсимильной связи

139. Электронная почта используется дляобмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средствэлектронно-вычислительной техники и является одним из основных компонентовавтоматизации документооборота. Электронная почта используется как внутриАппарата, так и для обмена информацией между Правительством Тверской области иисполнительными органами и организациями, имеющими соответствующие аппаратные ипрограммные средства.

140. Каждому абоненту в системеэлектронной почты выделяется индивидуальная область памяти на сервере,называемая почтовым ящиком. В почтовый ящик помещаются электронные сообщениядля данного абонента по мере их поступления. Абоненту электронной почтыприсваивается адрес электронной почты, который является уникальным.

141. Поступающие по электронной почте наофициальный электронный адрес Правительства Тверской области электронныесообщения принимаются, распечатываются, регистрируются, проходятпредварительное рассмотрение, рассматриваются Руководством и по результатамрассмотрения вместе с поручениями Руководства по ним доставляются исполнителям.

Прием в документированном виде ирегистрацию электронных сообщений, поступивших по электронной почте в адресПравительства Тверской области, осуществляет управление документационногообеспечения.

Функционирование системы электронной почтыв Аппарате обеспечивает управление делами  Аппарата.

142. При передаче и приеме текстовслужебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоватьсяследующими требованиями:

а) объем передаваемого текста документа(схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 чернымцветом, не должен превышать 5 листов;

б) ответственность за содержаниепередаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего текстдокумента к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

в) факсограммы на иностранных языкахотправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

г) запрещается передавать текст документовс пометкой «Для служебного пользования»;

д) поступившие факсограммы учитываются, наних проставляется регистрационный штамп, а затем передаются адресатам  вдень их приема, срочные – немедленно;

е) полученные факсограммы на иностранныхязыках доставляются адресату без перевода;

ж)  контроль за использованиемфаксимильной техники, установленной в структурных подразделениях Аппарата,осуществляется их руководителями.

Подраздел
IV

Работа исполнителей с документами

143. Руководители структурныхподразделений организуют работу с поступившими документами, при необходимостиобеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество исвоевременность исполнения поручений.

При рассмотрении документов руководительструктурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.

144. Учет поступления, прохождения иисполнения документов в структурных подразделениях, подключенных к АС ДОУ,ведется в электронном виде.

На рабочих местах, не подключенных к этойсистеме, учет осуществляется с использованием персональных компьютеров либопосредством записей в журналах установленной формы.

145. Исполнение документа предусматривает:сбор, анализ и обработку необходимой информации для исполнения, подготовкупроекта документа во исполнение данного документа или поручения, надлежащееоформление, согласование, представление на подписание (утверждение)Руководством или руководителем структурного подразделения.

146. Подписанный Руководством илируководителем структурного подразделения ответ передается в управлениедокументационного обеспечения вместе с исполняемым документом для регистрации иотправки. Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии сноменклатурой дел.

147. После завершения работы наддокументом исполнитель, рабочее место которого подключено к  АС ДОУ,должен кратко изложить в поле «Отчет об исполнении» РКФ документа в формесправки результаты выполнения поручения.

Раздел
IX

Поисковая система по документам

Подраздел
I

Регистрация документов

148. Основой построения поисковых системявляется регистрация документов – запись учетных данных о документе поустановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения.

Регистрации подлежат все документы,требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие издругих организаций и от физических лиц, а также создаваемые (внутренние иотправляемые).

Документы регистрируются независимо отспособа их доставки, передачи или создания.

Не подлежат регистрации правительственныеоткрытки, рекламные проспекты, периодическая литература (газеты, журналы),учебные планы, программы и т.п. Перечень входящей корреспонденции, неподлежащей регистрации в управлении документационного обеспечения, приведен в приложении 24.

Не подлежат регистрации и возвращаютсякорреспондентам письма исполнительных органов, адресованные ГубернаторуТверской области, за подписью заместителей руководителей и других должностныхлиц, не являющихся руководителями, за исключением случаев, когда лицо исполняетобязанности руководителя исполнительного органа либо содержание письмасориентировано на недостатки в работе или является жалобой.

149. Документы регистрируются один раз:поступающие –  в день поступления, создаваемые –  в день подписанияили утверждения. При передаче из одного подразделения в другое документповторно не регистрируется.

Регистрация документов производится впределах групп, в зависимости от наименования вида документа, автора исодержания. Например, отдельно регистрируются правовые акты ПрезидентаРоссийской Федерации и Правительства Российской Федерации, правовые актыГубернатора Тверской области и Правительства Тверской области, законы Тверскойобласти, обращения граждан и т.п.

150. Регистрация поступающих (входящих),отправляемых (исходящих) документов, внутренних, а также правовых актовосуществляется централизованно управлением документационного обеспечения.

Протоколы и решения других коллегиальныхорганов, документы бухгалтерского учета и отчетности, документы внутреннегоиспользования с грифом утверждения регистрируются в соответствующих структурныхподразделениях (по месту создания) согласно номенклатуре дел.

Документы, передаваемые или принимаемые пофаксимильной связи, регистрируются в управлении документационного обеспеченияили в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

151. Регистрационный номер входящего ивнутреннего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и порядковогономера поступившего документа.

Регистрационный номер исходящего документасостоит из индекса дела по номенклатуре, в которое будет помещена копияотправленного документа, порядкового номера отправления и индекса должностноголица или структурного подразделения Аппарата.

Порядковые номера  всех видовдокументов обновляются ежегодно.

Особенности формирования регистрационныхномеров нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора Тверскойобласти и Правительства Тверской области изложены в пункте 35 настоящей Инструкции.

При получении документа-ответаиспользуется автоматический режим регистрации связанного документа сустановлением связи с соответствующим инициативным документом. В случаеотправки документа-ответа также используется автоматический режим регистрациисвязанного документа с установкой связи между РКФ документа-ответа идокумента-запроса. При этом в РКФ связанных документов автоматически появляютсясоответствующие отметки (ссылки). Документы-ответы и документы-запросы имеютсамостоятельные порядковые номера в пределах соответствующего регистрационногомассива.

Связки могут быть установлены между любымидокументами, зарегистрированными в системе, в том числе между документами,связанными тематически, а также в случаях, когда один документ отменяетдействие другого или вносит в него изменения, содержит отчет об исполнениипоручения и т.п.

В регистрационном номере соблюдаетсястрогая последовательность его составных частей. Составные частирегистрационного номера отделяются друг от друга дефисом или косой чертой взависимости от вида документа.

152. Для достижения информационнойсовместимости регистрационных данных и создания информационно-поисковых системустанавливается состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости отвидов документов.

Обязательными реквизитами входящихдокументов являются:

— регистрационный номер;

— дата регистрации документа;

— наименование вида документа;

— наименование организации-корреспондента;

— исходящий номер документа (индекспоступления);

— дата исходящего документа;

— краткое содержание (аннотациядокумента);

— резолюция;

— отметка об исполнении документа инаправлении его в дело.

Обязательными реквизитами исходящихдокументов являются:

— регистрационный номер (исходящий);

— дата регистрации документа;

— адресат;

— вид отправления;

— ссылка на регистрационный номер и датудокумента, на который должен быть дан ответ;

— краткое содержание (аннотация)документа;

— кем подписан исходящий документ;

— исполнитель (автор) документа;

— телефон исполнителя.

Обязательными реквизитами регистрацииправовых актов являются:

— регистрационный номер;

— дата регистрации документа;

— наименование документа (краткоесодержание);

— подпись;

— исполнитель (автор) документа;

— телефон исполнителя.

Состав обязательных реквизитов регистрациив зависимости от задач использования информации может дополняться другимиреквизитами, например:

— гриф (пометка) ограничения доступа кдокументу;

— внутренняя переадресация исполнителям;

— резолюции (поручения);

— отметка об исполнении документа инаправлении его в дело;

— отметка об изменении статуса документа(отменен, утратил силу)

и другие.

Подраздел
II

Организация поисковойсистемы по документам

153. Для обеспечения эффективногоиспользования информации при принятии решений в Аппарате средствами АС ДОУсозданы автоматизированные поисковые системы по документам.

Информация о документах, полученная прирегистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя электронныекартотеки и классификационные справочники.

Информационная совместимость поисковыхмассивов достигается путем разработки электронных классификационныхсправочников:

— справочник пользователей АС ДОУ;

— справочник видов документов;

— справочник подразделений Аппарата;

— справочник номенклатуры дел;

— справочник организаций (справочниккорреспондентов и внешних исполнителей).

Помимо перечисленных поисковая системаможет дополняться и другими справочниками в зависимости от потребностей ввода ипоиска документов и информации.

154. В автоматизированных поисковыхмассивах поиск осуществляется по любым заполненным реквизитам РКФ (краткоесодержание (наименование документа), вид документа, дата документа,регистрационный номер документа и т.п.), по контексту (по любому слову илифразе, содержащимся в тексте прикрепленного к РКФ файла), любой комбинацииреквизитов и элементов текста.

155. Поисковые системы при наличиисоответствующих защищенных каналов связи обеспечивают доступ к информации одеятельности Правительства Тверской области, не отнесенной к государственнойтайне или конфиденциальной информации, сотрудникам Аппарата и исполнительныморганам.

156. Правительство Тверской области какобладатель информационных ресурсов в соответствии с федеральнымзаконодательством и законодательством Тверской области определяет порядок иусловия доступа пользователей к информации, ее распространения и передачи, обеспечиваетограничение доступа к информации, принимает меры по ее защите.

Раздел
X

Порядок организации контроля за  исполнениемдокументов и поручений

Подраздел
I

Принципы и методы организации контроля

157. Контролю подлежит исполнение:

а) поручений, содержащихся впостановлениях и распоряжениях Губернатора Тверской области и ПравительстваТверской области;

б) поручений Руководства по реализациитребований указов и распоряжений Президента Российской Федерации, федеральныхзаконов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, палатФедерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов государственнойвласти;

в) поручений, содержащихся в протоколахзаседаний Правительства Тверской области, заседаний Президиума Правительства Тверскойобласти и оперативных совещаний Правительства Тверской области;

г) поручений, содержащихся в протоколахсовещаний у Руководства;

д) поручений, содержащихся в оформленныхрезолюциях Руководства по рассмотренным документам (служебная корреспонденция, обращенияграждан и организаций, запросы и обращения депутатов всех уровней и др.);

е) поручений и перечней порученийГубернатора Тверской области.

Если одно поручение по документу илисодержащееся в тексте документа поставлено на контроль, то весь документ такжепризнается контрольным.

158. Основными задачами контроляисполнения являются:

а) обеспечение своевременного исполненияпоручений и документов;

б) отслеживание хода исполнения и фиксациясведений о фактическом исполнении поручений и документов;

в) организация и обеспечение контроляисполнительской дисциплины и выработка предложений о повышении уровняисполнительской дисциплины;

г) обеспечение Руководства оперативнойинформацией о ходе и результатах выполнения документов и поручений;

д) систематизация и анализ материалов повопросам исполнения поручений и организации работы с документами.

159. Сотрудники Аппарата обязаны выполнятьустановленные требования по организации работы с документами, поставленными наконтроль. Руководители структурных подразделений обязаны знакомить принятых наработу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данный вопрос,и обеспечивать порядок, исключающий нарушения установленных правил.

160. Организация контроля исполнениявозлагается на Руководство и руководителей исполнительных органов.

Руководство, руководители исполнительныхорганов возлагают ответственность за организацию контроля исполнения порученийна одного из своих заместителей либо оставляют организацию исполнения порученийза собой. В исполнительных органах и структурных подразделениях назначаютсясотрудники или подразделения, ответственные за обеспечение контроля за срокамиисполнения поручений. Данная функция может быть возложена на ответственного заделопроизводство в структурном подразделении или исполнительном органе.

Контроль за сроками исполнения порученийструктурными подразделениями, исполнительными органами обеспечиваетсяуправлением документационного обеспечения, управлением секретариата ГубернатораТверской области Аппарата и секретариатами Руководства.

Управление документационного обеспеченияоказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям,секретариатам Руководства и исполнительным органам в организации контрольнойдеятельности.

Ответственные за обеспечение контроля засроками исполнения поручений в структурных подразделениях и исполнительныхорганах представляют информацию, подтверждающую исполнение поручений, вуправление документационного обеспечения, управление секретариатом ГубернатораТверской области Аппарата, секретариат первого заместителя ПредседателяПравительства Тверской области, секретариаты заместителей ПредседателяПравительства Тверской области.

161. Организация контроля включает:

а) распределение задач и организациювзаимодействия между органами и должностными лицами, осуществляющимиконтрольные функции;

б) определение порядка, форм и методовобмена информацией между контролирующими инстанциями и исполнителямидокументов;

в) осуществление целенаправленного сборасведений о ходе исполнения нормативных правовых и распорядительных актов иликонтролируемых мероприятий;

г) обобщение информации и проведениевсестороннего анализа состояния процесса исполнения, разработку предложений подальнейшему осуществлению контроля;

д) обсуждение на оперативных совещанияххода исполнения нормативных правовых и распорядительных актов;

е) проведение выездов комиссий на местореализации контролируемых мероприятий с целью уточнения состояния дел иразработки предложений Руководству;

ж) обеспечение ведения на каждом этапе работыконтрольных форм, установленной документации (на бумажных или электронныхносителях) по состоянию исполнения поручений.

162. Контроль за сроками исполнениядокументов и поручений включает:

а) постановку документа (поручения) наконтроль;

б) формирование массива контрольныхдокументов;

в) доведение документа (поручения) доисполнителя;

г) предварительный контроль(предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручений сполучением предварительной информации об исполнении поручений от исполнителей);

д) предупредительный контроль (направлениеисполнителям напоминаний о наступлении сроков исполнения поручений ипросроченных поручениях);

е) аналитический контроль (учет иобобщение результатов исполнения документов, информирование Руководства о состоянииисполнительской дисциплины);

ж) снятие с контроля и направлениеисполненного документа в дело.

163. Поручение по исполнению документадается Руководством в течение суток с момента поступления документа. Врезолюции в обязательном порядке указываются ответственный исполнитель, срок иформа исполнения.

При этом форма исполнения в обязательномпорядке должна предусматривать перечень четких действий по исполнению,подготовку и направление ответа корреспонденту (если это требуется).

164. Управление документационногообеспечения в централизованном порядке с использованием АС ДОУ обеспечиваетобщий контроль за сроками исполнения поручений, содержащихся в нормативныхправовых актах Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области,резолюциях Губернатора Тверской области на документы федеральных органов властии входящую корреспонденцию, протоколах заседаний и оперативных совещанийПравительства Тверской области, протоколах совещаний у Губернатора Тверскойобласти, а также поручений и перечней поручений Губернатора Тверской области.

Управление документационного обеспеченияежемесячно обобщает данные об исполнении документов и поручений и состоянииисполнительской дисциплины в Аппарате и секретариатах Руководства ипредставляет Руководству справочно-аналитическую информацию о состоянииисполнительской дисциплины не позднее пятого рабочего дня каждого месяца.

 Секретариаты Руководства сиспользованием АС ДОУ осуществляют контроль за сроками и качеством исполнениявышеперечисленных поручений и документов подведомственными исполнительнымиорганами, поручений заместителей Председателя Правительства Тверскойобласти,  в том числе данных ими на совещаниях.

Управление Аппарата по взаимодействию сзаконодательными органами осуществляет контроль за  сроками и качествомисполнения  поручений Губернатора Тверской области на корреспонденцию,поступившую из Законодательного Собрания Тверской области, а также входящие документы из правоохранительных органов, органов прокуратуры июстиции. 

Контроль за сроками исполнения порученийРуководства по обращениям граждан осуществляет отдел по работе с обращениямиграждан.

165. Контроль исполнения документовосуществляется на базе регистрационных данных, занесенных в АС ДОУ. Контрольнаякартотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям,группам документов и другим параметрам.

166. Документ считается исполненным иснимается с контроля после фактического выполнения всех содержащихся в немпоручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщениярезультатов исполнения Руководству или если в представленных по нему материалахоб исполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены надоработку.

Управление документационного обеспечения исекретариаты Руководства прекращают контроль за сроками исполнения поручения наосновании:

а) принятия (утверждения) соответствующегоакта, разработка которого поручалась исполнителю (на основаниидокументированной информации, представленной исполнителем);

б) резолюции Руководства о снятии сконтроля поручения, прекращении контроля за исполнением поручения, удаленииисполнителя из списка исполнителей поручения;

в) информационных, справочных и другихматериалов, а также документов, представленных исполнителем, за подписьюруководителя исполнительного органа или структурного подразделения,подтверждающих исполнение поручения в полном объеме.

Промежуточный ответ не может служитьоснованием для признания документа исполненным.

Поручение считается неисполненным, еслиинформация о его исполнении не поступила в управление  документационногообеспечения или секретариат Руководства.

Снятие с контроля нормативных правовыхактов и распорядительных документов Губернатора Тверской области иПравительства Тверской области производится на основании отчета, содержащегоинформацию о выполнении всех поручений, содержащихся в документе, за подписьюдолжностного лица, на которое возложен контроль за исполнением документа вцелом, по решению или указанию руководителя аппарата Правительства.

167. Документ снимается с контроля послесоответствующей резолюции Руководства о снятии с контроля.

Поручения, содержащиеся в протоколахзаседаний Правительства Тверской области, заседаний Президиума ПравительстваТверской области и оперативных совещаний Правительства Тверской области,снимаются с контроля руководителем аппарата Правительства по представлениюсоответствующей информации о результатах его исполнения руководителем, накоторого возложен контроль за исполнением данных поручений.

После исполнения документ в соответствии сутвержденной номенклатурой дел возвращается в управление документационногообеспечения или остается в деле структурного подразделения. К документуприлагаются материалы, подтверждающие его исполнение.

168. В случае необходимости дополнительныеданные о ходе и результатах исполнения документов могут быть затребованысотрудниками, ответственными за осуществление контроля, посредством устногозапроса или при проведении проверки на месте. Исполнитель по требованию долженпредставить документы, связанные с исполнением поручения.

169. Для обеспечения своевременногоисполнения поручений контролируемые документы, находящиеся у сотрудника, вслучае его отсутствия должны быть переданы по указанию руководителя наисполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.

Подраздел
II

Сроки исполнения документов и поручений

170. Сроки исполнения документовисчисляются в календарных днях от даты регистрации документа.

Сроки исполнения могут указываться в самихдокументах, фиксироваться в резолюции Руководства.

При вынесении резолюции Руководствоустанавливает срок исходя из срока, установленного организацией, направившейдокумент, или сроков, установленных законодательством.

Поручение подлежит исполнению вустановленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен периодвремени, началом его считается дата подписания поручения.

В случаях когда срок исполнения не указанв тексте документа или резолюции Руководства, а осуществление  контроля заисполнением поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения(приложение  25). При этом поручение подлежит исполнению не более чем вмесячный срок с даты его подписания (до соответствующего числа следующегомесяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день,оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если для выполнения порученияустанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может бытьопределен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада оходе исполнения и т.п.).

Поручения, содержащие в тексте указания«Срочно», «Оперативно», исполняются соответственно в 3-дневный и 10-дневныйсрок.

171. При постановке на контроль в АС ДОУ вэлектронную РКФ вводятся содержание поручения, исполнители и соисполнители,плановая дата контроля (исполнения), должностное лицо, на которое возложенконтроль за исполнением поручения или документа (контролер поручения), при этомв электронной карточке поручения и РКФ документа автоматически проставляетсяотметка о контроле (буква «К»).

172. Срок исполнения поручения подокументам может быть изменен только должностным лицом, давшим поручение.

Информация о фактической дате исполненияпоручения, об изменении плановой даты в связи с продлением срока исполненияпоручения вводится сотрудниками отдела документационного обеспечения,секретариатов Руководства  в  АС ДОУ с указанием оснований дляизменения контрольного срока.

Подраздел
III

Общий порядок организации исполнения поручений

и взаимодействия исполнителей

173. Поручение может быть выданоструктурному подразделению, исполнительному органу, конкретному руководителюили должностному лицу, группе должностных лиц, нескольким исполнительныморганам или подразделениям (далее – исполнители).

174. Правовые акты Губернатора Тверскойобласти и Правительства Тверской области с содержащимися в них поручениями, атакже поручения Руководства по рассмотренным документам оформляются ирассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные- незамедлительно.

175. Руководители структурныхподразделений и исполнительных органов исполняют поручения или организуют иконтролируют их исполнение.

Если поручение дано несколькимисполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым или обозначенный –«отв.», является ответственным исполнителем поручения, организует работу по егоисполнению и несет персональную ответственность за его исполнение.

Все должностные лица, указанные врезолюции, несут ответственность за своевременное исполнение поручения и должныв письменном виде представить предложения по выполнению поручения вустановленный ответственным исполнителем срок.

Еженедельно ответственному исполнителюуправлением документационного обеспечения рассылаются справки-напоминания опоручениях, подлежащих исполнению.

176. Ответственный исполнитель определяетпорядок исполнения поручения, а также порядок подготовки и согласованияматериалов, представляемых в Правительство Тверской области в связи с исполнениемэтого поручения.

Для организации исполнения порученияответственный исполнитель может устанавливать сроки представлениясоисполнителями информации и предложений, необходимых для исполнения поручения.

Соисполнители обязаны представитьответственному исполнителю предложения или информационные материалы обисполнении, подписанные руководителем или заместителем руководителяструктурного подразделения или исполнительного органа, в установленныйответственным исполнителем срок, а в случае, если такой срок не установлен, — втечение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.Соисполнители несут ответственность за обеспечение своевременного представленияинформации.

Соисполнители обязаны информироватьдолжностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа, опредоставлении информации об исполнении поручения ответственному исполнителю.

177. В случае  если по объективнымпричинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственныйисполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока, отведенного наисполнение поручения, представляет в Правительство Тверской области предложенияо продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполненияпоручения (за исключением срочных и оперативных поручений).

Соисполнители могут представитьответственному исполнителю предложения о продлении срока исполнения поручения суказанием причин продления и планируемой даты исполнения не позднее чем за 3дня до истечения срока представления предложений ответственному исполнителю.

Если срок исполнения поручения превышает 2месяца, предложения о его продлении представляются в первой половине срока,отведенного на исполнение поручения.

Срок исполнения срочных и оперативныхпоручений не продлевается.

В случае если нормативный правовой акт илираспорядительный документ по какой-либо причине не может быть выполнен в целомв установленные сроки, то должностное лицо, на которое возложен контроль завыполнением документа, направляет на имя Губернатора Тверской области докладнуюзаписку (справку) с указанием причин невыполнения документа с предложением оновых сроках его исполнения или иные предложения по организации исполнениядокумента.

178. В случае если поручение не исполненов установленный срок, исполнитель поручения в течение одного дня с датыокончания срока представляет должностному лицу, на которого возложен контрольза исполнением данного поручения, либо должностному лицу, давшему поручение,информацию о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения суказанием сотрудников, на которых было возложено исполнение поручения, и опредполагаемых к принятию или принятых мерах в отношении сотрудников, виновныхв неисполнении поручения.

179. Должностное лицо, ответственное законтроль исполнения поручения либо являющееся автором поручения, вправенаправить Губернатору Тверской области предложение о привлечении кдисциплинарной ответственности ответственного исполнителя.

180. Если по документу необходимо получитьзаключение подразделения (учреждения), не указанного в резолюции, ответственныйисполнитель в установленном порядке направляет ему копию документа иобеспечивает контроль за своевременным получением информации.

181. В случае  если исполнениепоручения не входит в компетенцию исполнителя, исполнитель должен представить должностномулицу, давшему поручение, либо должностному лицу, на которое возложен контрольпо исполнению данного поручения, предложения с соответствующей аргументацией обисключении данного исполнителя из списка исполнителей или о назначении другогоисполнителя данного поручения.

182. Руководители структурныхподразделений и исполнительных органов, на которые возлагается исполнениепоручений, несут персональную ответственность за исполнение поручений, качествои своевременность представления Руководству информации и материалов поисполнению поручений.

Раздел
XI

Организация документов в делопроизводстве

Подраздел I

Составление номенклатуры дел

183. Организация документов вделопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающихсохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел вделопроизводстве и их передачу на архивное хранение в управлениедокументационного обеспечения в соответствии с требованиями, установленнымигосударственными стандартами на документы, нормативно-методическими документамиФедерального архивного агентства, а также настоящей Инструкцией.

Основными видами работ, обеспечивающимиправильную организацию документов в делопроизводстве, являются составлениеноменклатуры дел и формирование дел.

Номенклатура дел – систематизированныйперечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Правительстве Тверскойобласти, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена длягруппировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,определения сроков их хранения и является основой для составления описей делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета делвременного (до 10 лет включительно) хранения.

184. При составлении номенклатуры делследует руководствоваться структурой и штатным расписанием Аппарата, Основнымиправилами работы архивов организаций, одобренныхрешением Коллегии Росархива от 06.02.2002, Перечнем типовых управленческих архивных документов,образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местногосамоуправления и  организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010№ 558, номенклатурами дел за предшествующие годы, настоящей Инструкцией.Изучаются документы, образующиеся в деятельности Правительства Тверскойобласти, их виды, состав и содержание, на основании чего в номенклатуру делвносятся изменения и дополнения.

185. В Аппарате в конце текущего годасоставляется номенклатура дел Правительства Тверской области на следующий год(приложение  26).

Номенклатура дел составляется иподписывается начальником управления документационного обеспечения, визируетсялицом, ответственным за организацию архивного хранения документов,согласовывается с экспертной комиссией (далее – ЭК) Аппарата, сэкспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) Архивного отдела Тверской областии утверждается руководителем аппарата Правительства. Номенклатура делсогласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет, если не было структурныхизменений в Правительстве Тверской области. Номенклатура дел составляется исогласовывается заново в случаях изменений функций и структуры ПравительстваТверской области.

После утверждения номенклатуры делструктурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов дляиспользования в работе.

Номенклатура дел печатается в необходимомколичестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел являетсядокументом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в разделуправления документационного обеспечения. Второй используется этим управлениемв качестве рабочего. Третий после утверждения ЭПК Архивного отдела Тверскойобласти передается в Государственное казенное учреждение «Тверской центрдокументации новейшей истории».

186. Номенклатура дел в конце каждого годауточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующегокалендарного года.

187. Названиями разделов номенклатуры делПравительства Тверской области являются названия структурных подразделений. Вноменклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структуройАппарата.

В номенклатуру дел включаются заголовкидел, отражающие все документируемые участки работы Правительства Тверскойобласти.

В номенклатуру дел не включаютсяпериодические издания.

188. Графы номенклатуры дел заполняютсяследующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляютсяиндексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит изустановленного в Аппарате цифрового обозначения структурного подразделения ипорядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурногоподразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовкадела по номенклатуре.

В номенклатуре дел следует сохранятьодинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурныхподразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаютсязаголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко и в обобщеннойформе отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускаетсяупотребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы»,«общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов,располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка,журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, решения и т.д.);название структурного подразделения; адресата или корреспондента документа;краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которойсвязано содержание документов дела; дата (период), к которой относятсядокументы дела.

В заголовках дел, содержащих документы поодному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве видадела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

«Документы комиссии по регулированиюсоциально-трудовых отношений (планы, письма, информации)».

В заголовках дел, содержащих переписку,указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку соднородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название.

Например:

«Переписка с редакциями газет и журналовпо вопросам финансирования».

В заголовках дел, содержащих переписку сразнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

«Переписка с иностранными организациями повопросам экологического и социального сотрудничества».

В заголовке дела указывается конкретныйкорреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

«Переписка с УВД по вопросам охраныобщественного порядка области».

Если дело будет состоять из несколькихтомов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем принеобходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющиесодержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутриразделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важностидокументов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаютсязаголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессеформирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется поокончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела,номера статей по перечню, а при его отсутствии — согласованный с Архивнымотделом Тверской области срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываетсяназвание перечней документов, использованных при определении сроков хранениядел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например,переходящее с 2010 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственныхза формирование дел.

189. По окончании года в конценоменклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

190. Если в течение делопроизводственногогода в структурных подразделениях возникают новые документируемые участкиработы, не предусмотренные номенклатурой, то они дополнительно вносятся вноменклатуру.

Подраздел
II

Формирование дел

191. Формирование дел – группировкаисполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел исистематизация документов внутри дела.

Дела формируются, как правило, вструктурных подразделениях.

Исполненные документы должны в 3-дневныйсрок сдаваться ответственным за ведение делопроизводства в структурныхподразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен бытьподшит документ, определяет руководитель структурного подразделения илиисполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

192. Контроль за правильным формированиемдел осуществляется управлением документационного обеспечения.

193. При формировании дел необходимособлюдать следующие общие правила:

а) помещать в дело только исполненныедокументы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

б) группировать в дело документы одногокалендарного года, за исключением переходящих дел;

в) раздельно группировать в дела документыпостоянного и временного сроков хранения;

г) помещать в дела ксерокопии факсограммна общих основаниях;

д) в дело не должны помещаться документы,подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

е) по объему дело не должно превышать 250листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок делапроставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

194. Документы внутри дела располагаются вхронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются вдела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, взависимости от вида, формируются подлинники Постановлений и Распоряжений.

Распоряжения по основной деятельностигруппируются отдельно от актов по личному составу.

Все документы отчетного и информационногохарактера, например по исполнению актов Президента Российской Федерации илиПравительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются взаведенные на эти документы дела. Если на документ дело не заводилось, тоотчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения затекущий год.

Документы коллегиальных органовгруппируются в одно дело: протоколы заседаний коллегии и документы к ним.

Уставы, положения, инструкции,утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним игруппируются вместе с указанными документами.

Протоколы и документы к ним,сгруппированные в дела, располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты,титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются помере их поступления.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданскогослужащего Российской Федерации и ведения его личного дела» личные делагражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся управлениемгосударственной службы и кадров  Аппарата в течение 10 лет со дняувольнения с гражданской службы, после чего передаются в управлениедокументационного обеспечения.

Лицевые счета группируются всамостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Переписка группируется, как правило, запериод календарного года и систематизируется в хронологическойпоследовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу,начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года суказанием индекса дела предыдущего года.

Подраздел
III

Оформление дел

195. Дела Правительства Тверской областиподлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела -подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ поописанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлениюзаверительной надписи. Оформление дел осуществляется сотрудниками управлениядокументационного обеспечения и соответствующих структурных подразделений, введении которых находится заведение и формирование дел, под контролем и приметодической помощи (по необходимости) работника управления документационногообеспечения.

196. В зависимости от сроков храненияпроводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежатдела постоянного хранения и по личному составу. Полное оформление делапредусматривает:

а) оформление реквизитов обложки дела поустановленной форме (приложение  27);

б) нумерацию листов в деле;

в) составление листа заверителя дела (приложение 28);

г) составление в необходимых случаяхвнутренней описи документов дела (приложение  29);

д) подшивку и переплет дела;

е) внесение необходимых уточнений вреквизиты обложки дела.

197. Обложка дела постоянного хранения ипо личному составу оформляется по установленной форме. На обложке делауказываются реквизиты:

а) наименование «Правительство Тверскойобласти»;

б) наименование структурного подразделенияАппарата;

в) индекс дела;

г) заголовок дела;

д) дата дела (тома, части);

е) количество листов в деле;

ж) срок хранения дела;

з) архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела,оформляются следующим образом:

а) наименование «Правительство Тверскойобласти» указывается полностью в именительном падеже;

б) наименование структурного подразделенияпишется в соответствии с утвержденной структурой;

в) индекс дела проставляется как цифровоеобозначение дела по номенклатуре дел Правительства Тверской области;

г) заголовок дела переносится изсогласованной с ЭПК номенклатуры дел Правительства Тверской области;

д) при оформлении даты дела указываютсяарабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.

В целях обеспечения сохранности изакрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы,кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами вправом верхнем углу листа простым карандашом.

Листы дел, состоящие из нескольких томовили частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другиеиллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист вделе, нумеруются на оборотной стороне в верхнем поле листа.

Подшитые в дело конверты с вложенияминумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение вконверте.

После завершения нумерации листовсоставляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела.Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. Взаверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данномделе, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается еесоставителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительнойнадписью.

Реквизит «срок хранения дела» переноситсяна обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со срокомхранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов,образующихся в деятельности Правительства Тверской области с указанием сроковхранения.

На делах постоянного хранения пишется:«Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи,дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в управлениидокументационного обеспечения  черными чернилами только после включенияэтих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого онпроставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложкахдел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствиизаголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок делавносятся изменения и дополнения.

198. Внутренняя опись составляется наотдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения опорядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерахлистов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которойуказывается цифрами и прописью количество включенных листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается еесоставителем.

199. Документы, составляющие дело,подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются сучетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке делк подшивке (переплету) скобы и скрепки из документов удаляются.

Дела временного хранения допускаетсяхранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле,листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подраздел
IV

Организация оперативногохранения документов

200. С момента заведения и до передачи вуправление документационного обеспечения дела хранятся по месту ихформирования.

Руководители структурных подразделений исотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранностьдокументов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах испециально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальномположении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полнуюсохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поискадокументов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатурадел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываютсяиндексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного срокахранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в течение трехлет, а затем сдаются в управление документационного обеспечения.

201. Выдача дел сотрудникам структурныхподразделений для работы осуществляется под подпись. В журнале регистрациивыдачи дел во временное пользование указывается дата  выдачи дела,заголовок дела, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графыдля расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользованиесотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. Послеистечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Выемка документов из дел постоянногохранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителяаппарата Правительства. В деле остаются заверенная полная копия документа и акто причинах выдачи подлинника или протокол выемки.

Подраздел
V

Экспертиза ценности документов

202. Экспертиза ценности документов -отбор документов на государственное хранение или установление сроков иххранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводитсяна основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документаи в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностейдокументов.

203. Экспертиза ценности документовпроводится в соответствии с нормативно-методическими документами Федеральногоархивного агентства и его учреждений. Состав документов, включаемых вГосударственный архивный фонд Российской Федерации (ГАФ РФ) и подлежащихпередаче на государственное хранение, а также сроки хранения документовопределяются типовыми и ведомственными перечнями документов, подлежащихпередаче на государственное хранение, с указанием их сроков хранения.

204. Экспертиза ценности документовпроводится:

а) в структурных подразделениях присоставлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильностиотнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в управлениедокументационного обеспечения;

б) в управлении документационногообеспечения в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

205. Для организации и проведенияэкспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственноехранение в Аппарате создается ЭК, основные функции, права и организация работыкоторой определяются Положением об экспертной комиссии, утверждаемым приказомруководителя аппарата Правительства и согласованным с Государственным казеннымучреждением «Тверской центр документации новейшей истории».

Экспертиза ценности документов постоянногои временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделенияхнепосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно сЭК под непосредственным методическим руководством работника управлениядокументационного обеспечения.

206. При проведении экспертизы ценностидокументов в структурных подразделениях осуществляется отбор документовпостоянного хранения для передачи в управление документационного обеспечения;отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранениюв структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел, сроки хранениякоторых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнотадействующей номенклатуры дел Правительства Тверской области, правильностьопределения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел,соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

207. Отбор документов для постоянногохранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков иххранения и номенклатуры дел Правительства Тверской области путем полистногопросмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетныеэкземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и неотносящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательноерешение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Аппарата.

По результатам экспертизы ценностидокументов составляются описи дел постоянного срока хранения и по личномусоставу, а также акт о выделении дел к уничтожению.

Экспертиза ценности документов с временнымсроком хранения и отметкой «ЭПК» означает, что часть документов может бытьотнесена к сроку хранения «постоянно». Экспертиза ценности таких документов осуществляетсяв структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведениеделопроизводства.

Подраздел
VI

Составление описей дел

208. Опись дела – архивный справочник,содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельнаяопись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой)законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на делапостоянного хранения и дела по личному составу. На дела временного храненияописи не составляются.

В каждом структурном подразделении описисоставляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работникауправления документационного обеспечения. По этим описям документы сдаются вуправление документационного обеспечения.

Описи дел, подготовленные структурнымиподразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел ПравительстваТверской области, которую готовит управление документационного обеспечения и покоторой сдаются дела на государственное хранение.

209. Описи дел структурных подразделенийсоставляются по установленной форме (приложение  30) и представляются в управление документационногообеспечения через три года после завершения дел в делопроизводстве.

210. Описательная статья описи делструктурного подразделения включает следующие элементы:

а) порядковый номер дела (тома, части) поописи;

б) индекс дела (тома, части);

в) заголовок дела (тома, части);

г) дата дела (тома, части);

д) количество листов в деле (томе, части);

е) срок хранения дела.

211. При составлении описи дел соблюдаютсяследующие требования:

а) каждое дело вносится в опись подсамостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов(частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

б) порядок нумерации дел в описи –валовый;

в) графы описи заполняются в точномсоответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

г) при внесении в опись подряд дел содинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а всеостальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другиесведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описизаголовок воспроизводится полностью);

д) графа описи «примечание» используетсядля отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче делдругим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличиикопий и т.п.

212. В конце описи вслед за последнейописательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами ипрописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел поописи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номераи пропущенные номера).

213. Опись дел структурного подразделенияподписывается составителем с указанием его должности, согласовывается суправлением документационного обеспечения и утверждается руководителемструктурного подразделения.

214. Опись дел структурного подразделениясоставляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами вуправление документационного обеспечения, а второй остается в качествеконтрольного экземпляра в структурном подразделении.

215. Отбор документов за соответствующийпериод, подлежащих уничтожению, и составление акта о выделении их к уничтожению(приложение 31) производится послесоставления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Аппарата одновременно.Согласованные ЭК Аппарата акты утверждаются руководителем аппаратаПравительства только после утверждения ЭПК Архивного отдела Тверской областиописей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, вустановленном порядке уничтожаются.

216. Акт о выделении документов к уничтожениюсоставляется, как правило, на дела всего Правительства Тверской области. Если вакте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждогоструктурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этогоподразделения.

Подраздел
VII

Порядок передачи документов на архивное хранение

217. Документы Правительства Тверскойобласти являются составной частью архивного фонда Тверской области, и послепроведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на государственноехранение. Хранение документов, являющихся составной частью архивного фондаТверской области, документов постоянного хранения и также документов по личномусоставу в Правительстве Тверской области осуществляет управлениедокументационного обеспечения.

218. В управление документационногообеспечения передаются дела с исполненными документами постоянного хранения ипо личному составу. Их передача производится только по описям дел.

219. Дела с исполненными документамипостоянного хранения передаются в управление документационногообеспечения  после истечения 3-летнего срока их хранения и использования вструктурном подразделении.

Дела временного хранения передаче вуправление документационного обеспечения, как правило, не подлежат. Онихранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежатуничтожению в установленном порядке. Акт о выделении документов к уничтожениюсоставляется в структурном подразделении непосредственно лицом, ответственнымза ведение делопроизводства, и утверждается руководителем структурногоподразделения.

220. Передача дел осуществляется пографику, составляемому управлением документационного обеспечения иутвержденному руководителем аппарата Правительства.

221. В период подготовки дел структурнымподразделением к передаче в управление документационного обеспечения предварительно проверяется правильность их формирования, оформления исоответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных всоответствии с номенклатурой дел Правительства Тверской области. Все выявленныепри проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурногоподразделения обязаны устранить.

222. Прием каждого дела производитсяработником управления документационного обеспечения в присутствии сотрудникаструктурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждогодела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждогоэкземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятыхдел, дата приема-передачи дел, а также подпись работника управлениядокументационного обеспечения  и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в управлениедокументационного обеспечения передаются журналы регистрации, регистрационныекартотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащиеинформацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовоккаждого журнала, картотеки или базы данных включается в опись.

223. В случае ликвидации или реорганизацииструктурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства вданном структурном подразделении, в период проведения ликвидационныхмероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передаетих в управление документационного обеспечения независимо от сроков хранения.Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Этот порядокможет быть изменен по распоряжению Руководства. Например, дела могут бытьпереданы по акту правопреемнику.

224. Организационно-техническое идокументационное обеспечение деятельности комиссий при Правительстве Тверскойобласти осуществляет исполнительный орган государственной власти, курирующийсферу деятельности работы комиссии.

Документы, образовавшиеся в процесседеятельности комиссий, передаются в управление документационного обеспечения поописям дел после истечения трехлетнего срока их хранения и использования висполнительном органе государственной власти.

Раздел
XII

Особенности работы с документами, содержащимислужебные

сведения ограниченного доступа

225. Порядок обращения с документами,содержащими служебные сведения ограниченного доступа определен постановлениемАдминистрации Тверской области от 02.12.2004 № 234-па «О порядке обращения сослужебными сведениями ограниченного  доступа в исполнительных органахгосударственной власти Тверской области».

226. Состав сведений ограниченного доступа определенраспоряжением Губернатора Тверской области от 02.12.2004 № 827-рг «О составеслужебных сведений ограниченного доступа в Администрации Тверскойобласти»,  Регламентом Правительства Тверской области.

При возникновении необходимости отнесения служебныхсведений к сведениям ограниченного доступа руководитель структурногоподразделения должен инициировать внесение изменений в вышеуказанноераспоряжение Губернатора Тверской области с обязательным согласованием проектао внесении изменений с управлением Аппарата по защите государственной тайны имобилизационной подготовке.

227. Работа с документами, содержащимислужебные сведения  ограниченного распространения, осуществляется вАппарате с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

228. На документах (в случае необходимости– и на проектах), содержащих служебные сведения ограниченного распространения,проставляются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки «Дляслужебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителемструктурного подразделения или должностным лицом, подписывающим илиутверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются вправом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листеиздания, а также на первой странице сопроводительного письма к такомудокументу.

229. Прием и регистрация входящихдокументов, а также регистрация исходящих документов, содержащих сведенияограниченного распространения, осуществляются управлением документационногообеспечения и управлением Аппарата по защите государственной тайны имобилизационной подготовке и сопровождаются соответствующими записями вспециальном журнале. При этом к входящему (исходящему) номеру документадобавляется пометка «ДСП».

Передача таких документовсотрудникам  структурных подразделений осуществляется под расписку всоответствующих журналах учета.

230. Печать (подготовка)  документовс пометкой «Для служебного пользования» («ДСП»)  осуществляется  вструктурном подразделении Аппарата или  областного исполнительного органагосударственной власти Тверской области,  осуществляющем машинописные  работы,  а  при  отсутствии такого  подразделения – сотрудником,  отвечающим  за вопросы  защиты  и  хранения  информации. На оборотепоследнего листа каждого экземпляра документа указывается количествоотпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, дата печатания документа.Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантамипередаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики иварианты документа уничтожаются этим работником с отражением факта уничтоженияв  соответствующем  журнале.

231. Пересылка  документов с пометкой«Для служебного пользования» («ДСП») третьим  лицам осуществляется  фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовымиотправлениями.  При  наличии  возможности  доставка указанных  документов  может  осуществляться работником,  имеющим  непосредственный  доступ  к ним,  путем  вручения  лично  адресату  под расписку.

232. При необходимости направлениядокументов с пометкой «Для служебного пользования» («ДСП») в несколько адресовсоставляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номераэкземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписываетсяисполнителем и руководителем структурного подразделения Аппарата или областного исполнительного органа государственной власти Тверской области,готовившего документ.

233. Хранение  документов с пометкой«Для служебного пользования» («ДСП») осуществляется  в надежно запираемыхи опечатываемых металлических  шкафах (ящиках).

234. Исполненные документы с пометкой «Дляслужебного пользования» («ДСП») группируются в дела в соответствии сноменклатурой дел. При этом на обложке дела, в которое помещены такиедокументы, проставляется пометка «Для служебного пользования».

235. Уничтожение дел, документов спометкой «Для служебного пользования» («ДСП»), утративших свое практическоезначение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. Отметка обуничтожении  указанных  дел  или  документов со ссылкой насоответствующий  акт  делается  в  соответствующем журнале.

236. Дополнительная рассылка документовГубернатора Тверской области и Правительства Тверской области с пометкой «Дляслужебного пользования» подразделениям или сторонним организациямосуществляется по указанию руководителя аппарата Правительства или егозаместителя по заявкам руководителей структурных подразделений, их готовивших.

237. За разглашение служебных сведенийограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения сдокументами, содержащими такие сведения, сотрудники структурныхподразделений  могут быть привлечены к дисциплинарной или инойпредусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

Раздел
XIII

 Общий порядок выполнения машинописных

и копировально-множительных работ

Подраздел
I

Машинописные работы

238. В Аппарате печатаются толькодокументы служебного характера.

Документы печатаются средствамикомпьютерной техники как на материально-технической базе управлениядокументационного обеспечения, так и в структурных подразделениях.

Все документы в управлениидокументационного обеспечения печатаются в порядке их поступления.

Срочные документы печатаютсянезамедлительно. Срочность печатания документов определяется руководителямиструктурных подразделений по согласованию с начальником управлениядокументационного обеспечения.

Документы, сданные в работу после 17часов, печатаются, как правило, на следующий день.

239. Передаваемые для печати рукописидолжны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованиемчернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатанияматериалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а такжетрудно читаемые, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатанияособое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий,специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяютсятолько общепринятые сокращения слов.

В случае если документ первоначальноготовился в исполнительном органе или структурном подразделении сиспользованием компьютерной техники, исполнитель, как правило, представляетэлектронную копию документа.

Печатание документов под диктовку вуправлении документационного обеспечения не производится.

240. Документ печатается, как правило, водном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.

241. В управлении документационного обеспеченияпосле прохождения процедуры согласования осуществляется печать проектовисходящих писем за подписью Губернатора Тверской области  на номерныегербовые бланки.

242. В управлении документационногообеспечения печатаются и выводятся на бланки материалы о награждении(Благодарность Губернатора Тверской области, Почетная грамота ГубернатораТверской области).

Подраздел
II

Копировально-множительные работы

243. Выполнение копировально-множительныхработ в Аппарате производится централизованно в управлении документационногообеспечения, а также на копировальных аппаратах, установленных в другихструктурных подразделениях. Копированию и размножению подлежат только документыслужебного характера.

244. В управлении документационногообеспечения копируются документы по заказам сотрудников Аппарата.

245. Документы, подлежащие копированию,должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала недолжен превышать формат А3.

246. Копирование документов осуществляетсяв порядке их поступления.

Срочное копирование выполняется внеочереди. Срочность копирования документов определяется руководителямиструктурных подразделений  и согласовывается с начальником управлениядокументационного обеспечения.

247. Брошюровку размноженного документаосуществляет подразделение-заказчик или управление документационногообеспечения.

248. Документы, находящиеся на временномхранении в управлении документационного обеспечения, а также материалы изархивных дел копируются с разрешения руководителя аппарата Правительства илиначальника управления документационного обеспечения.

249. Сотрудники управлениядокументационного обеспечения, выполняющие копировально-множительные работы,несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями,указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаютсязаказчику.

250. На копировальных аппаратах,установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебныхматериалов небольшого объема и тиража. Ответственность за правильное использованиекопировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель структурногоподразделения, в котором установлен копировальный аппарат.

Раздел
XIV

Изготовление и использование печатей и штампов

251. Изготовление печатей и штампов,необходимых для обеспечения деятельности Губернатора Тверской области иПравительства Тверской области, а также Аппарата, производится по разрешениюруководителя аппарата Правительства.

Необходимость изготовления штампов сфаксимильным воспроизведением подписей определяется самими должностными лицами.

252. Заявки на изготовление печатей иштампов вместе с их эскизами передаются на согласование руководителю аппаратаПравительства. Реализация заказа на изготовление печатей и штамповосуществляется управлением делами Аппарата.

253. Все изготовленные печати и штампыучитываются в управлении делами Аппарата в специальном журнале и выдаются подрасписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование исохранность.

Печати с воспроизведением герба Тверскойобласти изготавливаются в двух экземплярах в соответствии с законом Тверскойобласти от 28.11.1996 № 45 «О гербе и флаге Тверской области». Одна печатьхранится в управлении финансов и бухгалтерского учета Аппарата, другая – вуправлении секретариатом Губернатора Тверской области Аппарата.  

254. Печати с изображением герба Тверскойобласти ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.Примерный перечень документов, на которых ставится печать с воспроизведениемгерба Тверской области, приведен в приложении 32. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должностилица, подписавшего документ. Простые круглые мастичные печати (без изображениягербовой символики) ставятся на копиях документов для удостоверения ихсоответствия подлинникам.

Штампы с факсимильным воспроизведениемподписи должностных лиц при необходимости разрешается использовать на копияхдокументов, подписанных в установленном порядке. Использование указанныхштампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

255. Об утере печати или штампанезамедлительно ставится в известность руководитель аппарата Правительства иуправление делами Аппарата для отметки в журнале.

256. Пришедшие в негодность и утратившиезначение печати и штампы подлежат возврату в управление делами Аппарата, гдеони уничтожаются по акту в соответствии с законодательством.

257. Контроль за использованием печатей иштампов возлагается на руководителей структурных подразделений Аппарата, ихиспользующих.

258. Сотрудник, которому были выданыпечать или штамп, при увольнении обязан сдать их в управление делами Аппарата(или они должны быть переданы по акту вместе с документами (делами)уполномоченному на то лицу).

Приложение 1

к Инструкции поделопроизводству

в аппаратеПравительства

Тверской области

Перечень Перечень

бланков, используемых при подготовке иоформлении

правовых и распорядительных актов,служебных

документов (писем), указаний (резолюций)

(В редакции Распоряжения ГубернатораТверской области

 от26.08.2019 г. № 400-рг)

1. Бланк постановления Губернатора Тверскойобласти.

2. Бланк распоряжения Губернатора Тверскойобласти.

3. Бланк постановления ПравительстваТверской области.

4. Бланк распоряжения ПравительстваТверской области.

5. Бланк поручения Губернатора Тверскойобласти.

6. Бланк приказа Правительства Тверскойобласти, используемый для оформления приказов руководителя аппаратаПравительства.

7. Бланк письма Губернатора Тверскойобласти с продольным расположением реквизитов (с гербом в цвете).

8. Бланк письма Правительства Тверскойобласти с продольным расположением реквизитов (с гербом в цвете).

9. Бланк письма Правительства Тверскойобласти с угловым расположением реквизитов (с гербом).

10. Бланк письма Правительства Тверскойобласти с угловым расположением реквизитов.

11. Бланк письма аппарата ПравительстваТверской области.

12. Бланк письма помощника ГубернатораТверской области.

13. Бланк письма советника ГубернатораТверской области.

14. Бланки для указаний (резолюций)Губернатора Тверской области, должностных лиц Правительства Тверской области.

ГУБЕРНАТОР

ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

(Приложение 2 в редакции Распоряжения Губернатора Тверской области от19.04.2016 № 263-рг)

      ».

Приложение 3 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области

ГУБЕРНАТОР

ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

                                                                                                                                ».

(Приложение 3 вредакции Распоряжения Губернатора Тверской области от19.04.2016 № 263-рг)

Приложение 4 к Инструкции по делопроизводству  в аппарате Правительства Тверской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО

ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

                                                                                                                                                  ».

(Приложение 4 вредакции Распоряжения Губернатора Тверской области от19.04.2016 № 263-рг)

Приложение 5 к Инструкции по делопроизводству  в аппарате Правительства Тверской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО

ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

                                                                                                                                 ».

(Приложение 5 вредакции Распоряжения Губернатора Тверской области от19.04.2016 № 263-рг)

«Приложение 6 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области

ГУБЕРНАТОР

ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

П О Р У Ч Е Н И Е

(Приложение 6 вредакции Распоряжения Губернатора Тверской области от19.04.2016 № 263-рг)

Приложение 7 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО

ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

П Р И К А З

________________                                                                        № __________

г. Тверь

Приложение 8 к Инструкции по делопроизводству  в аппарате Правительства Тверской области
(В редакции Распоряжения Губернатора Тверской области  от 26.02.2020 г. № 80-рг)
ГУБЕРНАТОР ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
площадь Святого Благоверного Князя Михаила Тверского, д. 1, г. Тверь, 170100 Тел.: (4822) 59-22-11, 34-87-35, факс: 35-55-08 E—mail: region@tverreg.ru   Тверскаяобласть.РФ _________________________________________________________________________________
______________№________________      На  № _________ от_______________

».

Приложение 9 к Инструкции по делопроизводству  в аппарате Правительства Тверской области

(В редакции Распоряжения Губернатора Тверской области  от 26.02.2020 г. № 80-рг)
ПРАВИТЕЛЬСТВО ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
площадь Святого Благоверного Князя Михаила Тверского, д. 1, г. Тверь, 170100 Тел.: (4822) 59-22-11, 34-87-35, факс: 35-55-08 E—mail: region@tverreg.ru   Тверскаяобласть.РФ ________________________________________________________________________________
______________№________________     На  № _________ от_______________

».

«Приложение 10 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области

(В редакции Распоряжения Губернатора Тверской области

 от26.02.2020 г. № 80-рг
)

ПРАВИТЕЛЬСТВО ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ площадь Святого Благоверного Князя Михаила Тверского, д. 1, г. Тверь, 170100 Тел.: (4822) 59-22-11, 34-87-35 Факс: 35-55-08 Е-mail: region@tverreg.ru Тверскаяобласть.РФ ______________№_________________ На  №___________от_______________

ГУБЕРНАТОР

ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

18.09.2012

г. Тверь

№ 800-рг

Об
утверждении Инструкции по делопроизводству

в аппарате
Правительства Тверской области

(В редакции Распоряжений Губернатора Тверской области

 от
19.04.2016 № 263-рг; от
08.07.2016 № 463-рг)

В целях
совершенствования системы документационного обеспечения деятельности
Правительства Тверской области:

1. Утвердить
Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области.

2. Руководителям
областных исполнительных органов государственной власти Тверской области,
руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Тверской области
при подготовке проектов документов обеспечить неукоснительное соблюдение
требований Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской
области.

3. Признать
утратившими силу:

а) распоряжение
Губернатора Тверской области от  14.02.2001 № 189-р «О Порядке
оформления документов в Администрации Тверской области»;

б) распоряжение Губернатора
Тверской области от 26.11.2003 №  969-рг 
«О внесении  изменений в
распоряжение Губернатора Тверской области 
от 14.02.2001 №  189-р»;

в) распоряжение
Губернатора Тверской области от 03.08.2011 № 735-рг «О введении форм бланков»;

г) распоряжение
Губернатора Тверской области от 24.11.2011 № 1090-рг «О внесении изменений в
распоряжение Губернатора Тверской области от 03.08.2011 № 735-рг».

4. Настоящее
распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор
области                                                           
А.В. Шевелев

Приложение

к
распоряжению Губернатора

Тверской
области

от
18.09.2012 № 800-рг

Инструкция

по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области

(В редакции Распоряжений Губернатора Тверской области

 от
19.04.2016 № 263-рг; от
08.07.2016 № 463-рг)

Раздел
I

Общие
положения

1. Инструкция по
делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области (далее – Инструкция)
устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности
и организации работы с документами в аппарате Правительства Тверской области
(далее также – Аппарат).

Требования Инструкции
нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование
технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий,
обеспечение четкости и оперативности работы Аппарата, исполнительных органов
государственной власти Тверской области (далее – исполнительные органы) и их
структурных подразделений.

2. Инструкция
разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями
Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства
Российской Федерации, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Уставом Тверской
области, законами Тверской области, постановлениями и распоряжениями
Правительства Тверской области и Губернатора Тверской области,  Регламентом
Правительства Тверской области.

3. Положения настоящей
Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами
независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и
контроль исполнения, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных
(компьютерных) технологий.

Документационное
обеспечение управления в Аппарате организуется с использованием единой
автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее – АС  ДОУ). Программное
и организационно-методическое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляется  Главным
управлением информационных технологий и связи  Тверской области, техническое обеспечение –
управлением делами Аппарата. Процедуры и правила обработки электронных
документов описаны в инструкции по электронному документообороту с
использованием АС ДОУ АТО.

Применение АС ДОУ и
других автоматизированных технологий документационного обеспечения управления в
Аппарате и исполнительных органах должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции и Регламенту Правительства Тверской области.

Особенности
организации автоматизации документационного обеспечения управления, выходящие
за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными актами
Правительства Тверской области.

4. Положения
Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с
документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и
другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов
работы с документами, а также подготовки документов  к передаче на архивное хранение.

6. В Инструкции
рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в
Аппарате: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи в
архив.

7. Организация,
ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления,
контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в
структурных подразделениях Аппарата осуществляется управлением
документационного обеспечения аппарата Правительства Тверской области (далее –  управление документационного обеспечения), на
которое возложены функции по документационному обеспечению Аппарата.

8. В случае
возникновения разногласий право комментировать положения Инструкции
предоставляется управлению документационного обеспечения.

Раздел
II

Основные
требования, предъявляемые к организации

делопроизводства
в Аппарате

9. Ответственность за
организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в
структурных подразделениях Аппарата (далее – структурные подразделения)
возлагается на их руководителей.

10. Руководитель
структурного подразделения определяет ответственного за ведение
делопроизводства в подразделении.

Права и обязанности
сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.

На сотрудников,
ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях,
возлагаются следующие функции:

а) прием, учет и
распределение поступающих в структурное подразделение документов, а также
проверка соответствия количества документов, фактически полученных структурным
подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных АС ДОУ;

б) передача документов
на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после вынесения
соответствующей резолюции руководителя — исполнителю;

в) учет исходящих из
подразделения документов, проверка правильности оформления и передача их на
отправку;

г)  контроль прохождения документов в структурном подразделении;

д) организация
справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения
документов;

е) ввод в базу данных
АС ДОУ информации о ходе и результатах исполнения документов;

ж) составление перечня
дел, образующихся в делопроизводстве структурного подразделения;

з) формирование,
оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе
делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная
передача дел на архивное хранение в управление документационного обеспечения;

и) прием и передача
служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных
в структурном подразделении, и по электронной почте;

к) организация
использования в структурном подразделении средств копировальной техники;

л) проведение
инструктажа вновь принятых в структурное подразделение сотрудников по вопросам
организации работы с документами, ознакомление сотрудников структурного
подразделения с нормативными и методическими документами по документационному
обеспечению управления;

м) подготовка заявок
на получение и учет канцелярских принадлежностей и выдача их в подразделении.

11. При смене
руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается
наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и
учетно-справочного аппарата к ним.

Сотрудник,
ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, обязан сообщить
о переданных поручениях, документах, находящихся на контроле, в управление
документационного обеспечения для внесения соответствующих изменений в АС ДОУ.

При увольнении,
перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все
неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя
другому сотруднику, а дела, взятые из архива, сданы в архив.

В случае увольнения
сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном
подразделении, документы и дела должны быть переданы по акту другому
сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.

12. В случае
ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники
ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся
документы в дела, оформляют для последующей передачи их по акту правопреемнику
или в архив независимо от сроков их хранения.

13. Порядок
использования служебной информации, содержащейся в документах Аппарата,
передачи документов (копий документов) другим организациям и гражданам
устанавливается Губернатором Тверской области, первым заместителем Председателя
Правительства Тверской области, руководителем аппарата Правительства Тверской
области (далее также –  руководитель
аппарата Правительства). Ограничения на использование служебной информации не
могут противоречить законодательству Российской Федерации.

Взаимодействие с
представителями средств массовой информации и передача им какой-либо служебной
информации (за исключением правовых актов) осуществляется управлением
информационной политики Аппарата.

14. Сотрудники
Аппарата несут персональную ответственность за невыполнение требований
настоящей Инструкции, сохранность документов и разглашение содержащейся в них
служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного
использования и эффективной защиты служебной информации.

При утрате документов
назначается служебная проверка в установленном порядке.

15. Переписка между
структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в
оперативном порядке и не требуют документального оформления на бумажном
носителе, не допускается.

Раздел
III

Состав
документов

Правительства Тверской
области

16. Деятельность
Аппарата обеспечивается системой взаимосвязанной документации. Ее состав
определяется компетенцией Губернатора Тверской области и Правительства Тверской
области, порядком разрешения вопросов (единоначальный
или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Правительством Тверской
области, исполнительными органами, организациями, учреждениями и предприятиями,
законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и
Тверской области.

Функции управления в
Правительстве Тверской области реализуются с помощью нормативных правовых актов
и организационно-распорядительной документации, которые включают в себя
следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные,
организационно-правовые и информационно-справочные документы.

17. Нормативными правовыми
актами являются постановления Губернатора Тверской области, постановления
Правительства Тверской области.

Распорядительными
документами являются распоряжения Губернатора Тверской области, распоряжения
Правительства Тверской области, поручения, приказы, протоколы, протокольные
поручения.

К
организационно-правовым документам относятся положения, правила, планы,
инструкции, структуры подразделений, штатные расписания, должностные регламенты
и др.

К
информационно-справочным документам относятся письма, акты, докладные,
пояснительные и служебные записки, расшифровки аудиозаписей, отчеты и др.

Все виды документов
оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

18. Нормативные
правовые и распорядительные акты Губернатора Тверской области, Правительства
Тверской области, служебные письма и другие документы оформляются, как правило,
на бланках установленного образца.

Бланки не используются
для подготовки писем, докладных записок, справок, предназначенных для
использования внутри Аппарата, а также для документов, подготовленных совместно
с другими организациями.

19. В Аппарате
установлены для применения унифицированные формы (бланки) документов (приложения  1-15).

Бланки документов с
воспроизведением герба Тверской области
(далее – гербовые бланки) подлежат учету в соответствующих структурных
подразделениях в установленном порядке.

На гербовых бланках
нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих
номеров. Учет гербовых бланков ведется в журнале раздельно по видам бланков.

Гербовые бланки
хранятся в надежно запирающихся металлических шкафах или сейфах.

Уничтожение гербовых бланков  осуществляется
по акту, как правило, один раз в месяц.

Контроль за
изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на
управление документационного обеспечения.

Допускается
использовать сетевой электронный вариант бланков непосредственно при подготовке
проекта конкретного документа на компьютере.

Адрес
месторасположения в сети электронного варианта бланка – \\192.168.100.3\бланки.

Контроль за
актуализацией электронного варианта бланка осуществляет управление
документационного обеспечения.

Бланки документов
должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться сторонним
организациям и лицам без соответствующего разрешения  руководителя аппарата Правительства.

Раздел
IV

Основные
требования к оформлению

служебных
документов

20. Документы,
создаваемые Правительством Тверской области, имеют стабильный состав
реквизитов, их расположение и оформление. При оформлении документов необходимо
соблюдать требования настоящей Инструкции.

Для служебных
документов, подлежащих оформлению на бланках, установлены форматы листа   –   
А4 (210 x 297 мм), 
А5 (148 x 210 мм).

Для   отдельных  
видов документов допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм)
(например, бланки для резолюций (поручений). Бланки формата А3 могут
применяться для составления документов, текстовая содержательная часть которых
оформлена в виде таблицы, схемы или специального трафарета.

21. Каждый вид служебного
документа должен иметь определенный набор обязательных реквизитов (составных
частей) и установленный порядок их расположения.

При создании и
оформлении документов используются следующие реквизиты:

Герб Тверской области

Код организации по
ОКПО

ОГРН юридического лица

ИНН/КПП организации

Наименование
организации (должностного лица)

Справочные данные об
организации

Наименование вида
документа

Дата документа

Регистрационный номер
документа

Ссылка на
регистрационный номер и дату документа

Место составления или
издания документа

Гриф ограничения
доступа к документу

Адресат

Гриф утверждения
документа

Резолюция

Заголовок к тексту

Отметка о контроле

Текст документа

Отметка о наличии
приложения

Подпись

Гриф согласования
документа

Визы согласования
документа

Оттиск печати

Отметка о заверении
копии

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело

Отметка о поступлении
документа в организацию

Идентификатор
электронной копии документа.

22. В процессе
подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления
обязательных реквизитов:

а) герб Тверской
области помещается на бланках документов в соответствии с законом Тверской области  от 28.11.1996 № 45 «О гербе  и флаге Тверской области»;

б) код организации –
Правительства Тверской области – проставляется по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код организации –
автора документа – является элементом электронной идентификации документа и
служит для ускорения передачи документированной информации по каналам
электронной связи;

в) ОГРН организации –
Правительства Тверской области – основной государственный регистрационный номер
– проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

г) ИНН/КПП организации
– Правительства Тверской области – идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет – проставляется в соответствии
с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

д) наименование
организации (должностного лица) указывается в соответствии с Уставом Тверской области, например, Правительство Тверской
области, Губернатор Тверской области;

е) справочные данные
об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения
(номера факсов, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.).

Почтовый
адрес – это адрес фактического расположения организации.

ж) наименование вида
документа указывается на каждом документе (кроме письма) и должно
соответствовать компетенции Губернатора Тверской области, Правительства
Тверской области, содержанию документируемого действия;

з) датой документа
является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо) или события,
зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа
(план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа
проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, если
другой порядок не установлен специально.

Все служебные отметки
на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться
и датироваться.

Способ написания даты
зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права
граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера,
используется словесно-цифровой способ оформления даты (12 мая 2012 года), а в
остальных случаях – цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год
(28.05.2012).

Если порядковый номер
дня месяца состоит из одной цифры, то дата оформляется следующим образом:  5 июля 2012
года или  05.07.2012.

Место проставления
даты в документе зависит от наличия бланка и вида документа;

и) регистрационный
номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое
документу при регистрации, –содержит порядковый номер документа, который можно
дополнять исходя из информационных потребностей  индексом дела по номенклатуре дел,
кодом корреспондента или автора, исполнителя и др.

Место проставления
регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.

Регистрационный номер
документа, составленного двумя и более организациями, состоит из
регистрационных номеров документа, проставляемых каждой из этих организаций
через косую черту или отдельно в порядке указания авторов в документе;

к) ссылка на
регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату
документа, на который дается ответ, и используется только в тех видах
документов, которые являются ответами на запрос (например, в письмах-ответах,
заключениях по поручениям);

л) место составления
или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение
по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об
организации»;

м) гриф ограничения
доступа к документу (для служебного пользования, секретно, конфиденциально и
др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять
данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к
государственной тайне и конфиденциальной информации;

н) адресатом могут
быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические
лица.

Реквизит оформляется
полужирным шрифтом. Допускается  выравнивание  по левой границе или по центру.

Инициалы и фамилия
отделяются 1,5 межстрочным интервалом* от предыдущей части реквизита «Адресат».

При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в
именительном падеже.

Например:  

Российская академия государственной службы при  Президенте Российской Федерации или    Правительство Тверской области

При направлении
документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного
подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в
дательном падеже.

Например:

Комитет по физической культуре и спорту  Тверской области Начальнику отдела организационной работы и кадров И.И. Иванову

При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Начальнику Государственного учреждения – Отделения                                                                                        пенсионного фонда Российской                                                                                         Федерации по Тверской области И.И. Иванову

          _________________________________

* Здесь и далее по тексту  величина одного межстрочного интервала
принимается равной 12 пунктов (12пт), что соответствует приблизительно 4,25 мм.
Величина одинарного межстрочного интервала в текстовом редакторе при различных
размерах шрифта может не соответствовать 12 пт. В текстовом редакторе Word при использовании шрифта Times New Roman размером № 14 величина одинарного межстрочного
интервала соответствует 16 пт.

Если документ
отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации муниципальных районов и городских округов Тверской области

Наименование
учреждения (организации) – адресата документа указывается в полном соответствии
с положением о нем.

Сокращенное
наименование применяется в случаях, когда оно официально разрешено.

Документ не должен
содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен
быть подписан. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого
адресатов не указывается.

При направлении
документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом
документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не
проставляется на документах, направляемых постоянным адресатам: в органы
государственной власти Российской Федерации, исполнительные органы, органы
местного самоуправления области. В этих случаях применяются конверты с заранее
напечатанными адресами и списки рассылки.

Почтовый адрес
указывается при направлении документа разовым корреспондентам.

Элементы
почтового адреса указываются в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
Постановлением Правительства Российской Федерации
от 15.04.2005 № 221:

— наименование
адресата (наименование организации — юридического лица или фамилия, инициалы
для физических лиц);

— название улицы,
номер дома, номер квартиры;

— название населенного
пункта (города, поселка и т.д.);

— название района;

— название республики,
края, области, автономного округа (области);

— название страны (для
международных почтовых отправлений);

— код (почтовый
индекс).

Например:

Редакция газеты «Тверские ведомости» ул. Советская, д. 23, г. Тверь, 170100 или Иванову И.И. ул. Коминтерна, д. 37, корп. 1, кв. 43, г. Тверь, 170100

о) гриф утверждения
документа – реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер
его содержания или требующий правовой санкции.

Утверждению, как
правило, подлежат программы, структура и штатная численность, должностные
регламенты сотрудников, планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы, тарифные
ставки и т.д. (приложение 16).

Утверждение документа
производится Губернатором Тверской области, другими должностными лицами
Правительства Тверской области или Аппарата в соответствии с их компетенцией
(распределением полномочий) посредством проставления грифа утверждения.

Гриф утверждения (если
документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих
элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименование
должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата
утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала
ниже слова УТВЕРЖДАЮ.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства Тверской области Подпись                       П.П. Петров 07.06.2012

При утверждении
документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном
уровне:

УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Председателя         Правительства Тверской области Подпись            И.И. Иванов 12.12.2011

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства Тверской области  Подпись                     П.П. Петров  12.12.2011

Утверждаемый документ
должен иметь дату и подпись.

Гриф утверждения
документа располагают в правом верхнем углу документа. При наличии нескольких
грифов утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда.
Первый ряд – начиная от левой границы текстового поля, второй – не должен
заходить за границы правого поля.

В утвержденные
документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления;

п) резолюция включает
в себя следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание
поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

На документах, имеющих
типовые сроки работы с ними, в резолюции указывается исполнитель в дательном
падеже, подпись автора резолюции, дата.

Например:

П.П. Петрову

Для рассмотрения и
подготовки

проекта распоряжения по
данному

вопросу.

Подпись                        И.И. Иванов

06.12.2011

Резолюция размещается
на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте.
Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем либо готовится помощником
руководителя с оформлением печатным способом на отдельном листе формата А6 с
использованием бланка резолюции (поручения) с указанием регистрационного номера
и даты документа, к которому резолюция относится (приложение 15).

Формулировки резолюций
(поручений) должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму
представления результатов;

р) заголовок к тексту
– краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок
формулируется составителем документа. Заголовок должен иметь длину строки не
более 40 печатных знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если
заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка
печатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка  2 – 4 
межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится.

Заголовок не
составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим
документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не
составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста
которых не превышает одного абзаца.

Заголовок составляет
автор документа;

с) текст документа
должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее
точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять
документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по
данному вопросу документами.

При составлении текста
документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания,
соответствующие нормам русского языка и виду документа.

Не допускаются
произвольные сокращения, кроме общепринятых, наименований учреждений и
организаций, отдельных слов.

Содержание документа
может быть представлено в форме связного текста, анкеты, таблицы или содержания
этих форм.

Графы таблицы должны
быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы. Правила оформления
табличных документов приведены в приложении  17;

т) отметка о
приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к
приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям,
правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных
письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма с отступом от
границы левого поля, отделяется от текста 1,5 межстрочным интервалом.

Отметка о наличии
приложений, названных в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 14 л. в
2 экз.

Если приложения в
тексте письма не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество
листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:     1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

                                      2. Смета расходов на 5 л. в 3 экз.

Если приложения к
письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух
способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет.

Например:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение:
техническое задание на разработку системы «Электронный архив» в 2 экз.

Если приложение
направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии
оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в
5 экз. только в первый адрес.

При большом количестве
приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после
текста указывается:

Приложение: согласно описи на ___ л.

При необходимости
приложение подписывается (визируется) руководителем структурного подразделения,
подготовившего приложение.

На приложениях
справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам,
программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на
первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они
нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не
нумеруется.

В  отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его
дата и номер:

Приложение
2

к
Приказу руководителя аппарата Правительства Тверской области

от
15.01.2012 № 2

Требования к  оформлению
приложений к нормативным правовым актам и распорядительным документам
Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области приведены в пункте
44 настоящей Инструкции;

у)  подпись документа — обязательный реквизит каждого документа, в него входят:

— наименование
должности лица, подписавшего документ;

— личная подпись;

— расшифровка подписи
(инициалы, фамилия).

Подпись документа
отделяется от текста 2 – 4 межстрочными интервалами. Реквизит наименования
должности, как правило, располагается от левой границы текстового поля и
оформляется полужирным шрифтом. Расшифровка подписи располагается на уровне
последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
Последняя буква фамилии ограничивается правым полем.

Губернатором Тверской
области подписываются документы в соответствии с полномочиями, определенными
федеральным и областным законодательством.

Первый заместитель
Председателя Правительства Тверской области, заместители Председателя
Правительства Тверской области, руководитель аппарата Правительства,
заместители руководителя аппарата Правительства, Министр Правительства Тверской
области — постоянный представитель Губернатора Тверской области в
Законодательном Собрании Тверской области подписывают документы в пределах
утвержденного распределения полномочий.

При подписании
документа лицом, исполняющим обязанности Губернатора Тверской области, реквизит
«подпись» должен содержать слова:

Исполняющий обязанности

Губернатора Тверской области                 Подпись                           И.И. Иванов

Руководители
структурных подразделений и их заместители подписывают документы только в
пределах установленной компетенции и предоставленных прав.

При подписании
документов консультационных и координационных органов на первом месте указывают
не должность лица, а его статус в составе этого органа (например, председатель
комиссии, заместитель Председателя Правительства Тверской области).

При подписании
документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под
другой (по вертикали) в последовательности, соответствующей занимаемой
должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне (по горизонтали).

Если должностное лицо,
подпись которого заготовлена на проекте документа, временно отсутствует, то
документ подписывает заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При
этом указывается фактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего
документ (исправления «Исполняющий обязанности» и «Заместитель», а также
фамилия и инициалы вносятся машинописным способом или от руки). Недопустимо
подписывать документ с предлогом «За» или проставлением косой черты перед
наименованием должности.

Заместитель
руководителя может подписывать документы только по тем вопросам, которые входят
в круг его компетенции.

Представление
документов на подпись Губернатору Тверской области, первому заместителю
Председателя Правительства Тверской области, заместителям Председателя
Правительства Тверской области, руководителю аппарата Правительства,
руководителям структурных подразделений (далее – Руководство) осуществляется
только через соответствующий секретариат Руководства;

ф) реквизиты «гриф
согласования» и «визы согласования» используются для документирования факта
согласования документа с органами (должностными лицами), полномочия и
компетентность которых затрагиваются в документе, подтверждения достоверности и
обоснованности документа, целесообразности создания, соответствия его правовым
актам и ранее принятым решениям, ответственности должностных лиц за
подготовленный документ. Согласование проекта документа оформляется визой на
документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее
согласование).

Гриф согласования
включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными
буквами), наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку (инициалы и
фамилию), дату. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных
интервала ниже слова СОГЛАСОВАНО. Гриф согласования располагается на лицевой
стороне документа ниже реквизита «подпись», если другое не предусмотрено
особенностями документа.

Например:

СОГЛАСОВАНО Начальник Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тверской области                                                                            Подпись                  И.И. Иванов 15.12.2011

Если согласование
производится письмом, протоколом и т.п., то гриф согласования включает название
документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, заверяющую печать.

Например:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии Министерства социальной защиты   населения  Тверской области от 30.11.2011  №  4

При наличии нескольких
грифов согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда.
Первый ряд – начиная от левой границы текстового поля, второй не должен
заходить за границы правого поля.

Визы согласования
проставляются на оборотной стороне того листа проекта документа, на котором
предусмотрен реквизит подписи должностного лица. Визирование на отдельном листе
не допускается.

Визы включают в себя
личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы,
фамилию) и дату.

Согласование (визирование)
документов осуществляется до их подписания (утверждения), если другое не
предусмотрено нормативно. Документы без необходимых согласований на подпись
Руководству не представляются.

Порядок и особенности
согласования отдельных видов документов определяются настоящей Инструкцией и
регулируются правовыми актами Губернатора Тверской области и Правительства
Тверской области.

На согласование
документы представляют исполнители.

После согласования
проекта внесение изменений в его текст (кроме редакционных, не изменяющих
смыслового содержания, и стилистических) запрещается. При внесении изменений
новая редакция проекта документа согласовывается вновь.

Исполнитель,
подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение
установленного порядка его согласования.

Обязательным
требованием при согласовании документа является первоочередное визирование его
исполнителем.

Если содержание
документа затрагивает интересы многих сторон, то согласование документа может
быть оформлено на отдельном листе — листе согласования.

Например:

Проект постановления
Правительства Тверской области «О проведении конкурса на право получения
ипотечного займа в 2012 году» завизировали:

Замечания, особые
мнения, дополнения и изменения, предлагаемые согласующими (визирующими)
сторонами, оформляются, как правило, на отдельном листе, о чем при визировании
делается отметка.

Например:

 Министр
финансов                  Замечания

 Тверской
области                      
Подпись                                
И.И. Иванов

                                                     18.12.2011

Наличие замечаний и
возражений при визировании и согласовании не является основанием для отказа
согласующей стороны подтвердить собственной визой в установленном выше порядке,
что документ просмотрен.

При наличии замечаний
исполнитель обязан принять меры к устранению недостатков в тексте документа
либо письменно отразить свое отношение к последним.

Об устранении
недостатков докладывается возражавшей стороне. При этом против записи
«замечания прилагаются» либо ниже текста самих замечаний делается запись
«замечания устранены». Указанная запись заверяется визой возражавшей стороны с
проставлением даты;

х) печать является
способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.
Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или
иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста
месте, не захватывая личную подпись должностного лица. Печать может захватывать
часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок проставления
оттисков печатей, виды печатей, используемых Правительством Тверской области,
приведены в разделе XIV настоящей
Инструкции;

ц) отметка о заверении
копии.

Заверение копии
документа производится для придания ей юридической силы. В Правительстве
Тверской области выдаются и заверяются копии только тех документов, которые
создаются в Правительстве Тверской области.

Для формирования
личных дел при приеме граждан на работу допускается изготовление копий с
документов, выданных другими организациями (копии дипломов, свидетельств об
образовании, свидетельств о рождении детей, браке и т.п.).

Копия документа
заверяется должностным лицом с указанием должности, инициалов, фамилии и даты
заверения копии.

Например:

КОПИЯ ВЕРНА

Начальник управления документационного

обеспечения аппарата Правительства

Тверской области                                                  
Подпись             И.И. Иванов

                                                                                
15.12.2011

Печати ставятся на
копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия
подлинникам.

Листы многостраничных
копий (выписок из документов) прошиваются и нумеруются, отметка о заверении
ставится на оборотной стороне последнего листа. Отметка о заверении копии
дополняется штампом «Прошито и пронумеровано __ листов».

Допускается заверять
каждый лист многостраничной копии документа;

ч) отметка об
исполнителе документа.

Отметка об исполнителе
проставляется в левом нижнем углу последнего листа лицевой или оборотной
стороны документа (в зависимости от вида документа) и печатается шрифтом  № 12,
например:

Иванов И.И.

70 70 70

Для исходящих
документов обязательно перед номером телефона указывается код:

8 (4822) 70 70 70

При направлении
документа в адрес Президента Российской Федерации,  Правительства Российской Федерации,
федеральных органов исполнительной власти на гербовых бланках эта отметка
делается только на оборотной стороне последнего листа документа;

ш) отметка об
исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что работа
над документом завершена.

Документ считается
исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по
нему закончена.

Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело ставится в нижней части первого листа
документа и состоит из слов «В дело», даты, подписи лица, направившего документ
в дело.

Отметку о направлении
в дело исполненных документов Президента Российской Федерации, Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации ставит
Губернатор Тверской области.

Решение о направлении
в дело исполненных документов, не имеющих резолюции Губернатора Тверской области,
принимает руководитель структурного подразделения, давший поручение по
исполнению документов, при этом отметку с указанием номера дела по номенклатуре
проставляет сотрудник, ответственный за делопроизводство;

щ) отметка о
поступлении входящего документа содержит порядковый регистрационный номер и
дату (при необходимости – часы и минуты). Регистрационный штамп проставляется в
правой нижней части, а при отсутствии там места – на свободном месте лицевой
стороны первой страницы документа и содержит помимо даты и регистрационного
номера наименование организации – «Правительство Тверской области»;

э)  общие требования к машинописному оформлению документов.

Документы (текст и
остальные реквизиты документов) печатаются шрифтом Times
New Roman.

Реквизит «текст
документа» печатается шрифтом Times
New Roman № 14, при небольших объемах
текста допускается увеличение межстрочного интервала, но не более чем на 0,5
интервала, для формата А5 межстрочный интервал может быть уменьшен до 12 пт.

Для оформления
табличных материалов используют шрифт  Times New Roman  № 12.

Наименование вида
документа печатают прописными буквами.

При оформлении всех
реквизитов документов между инициалами и фамилией ставится пробел.

Отдельные внутренние
документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от
руки (заявления, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении
документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть
пронумерованы.

Номера страниц
проставляют по центру верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница»
(стр.) и знаков препинания. Нумерация страниц в документе должна быть сквозной.

Каждый лист документа,
оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм —
левое, 15 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее.

Раздел
V

 Особенности подготовки, оформления и

прохождения
отдельных видов документов

Подраздел
I

Правила
подготовки, оформления и прохождения проектов

законодательных
актов Тверской области

23. Разработка
проектов законов Тверской области (далее – проект закона) и необходимых
документов осуществляется работниками исполнительных органов, структурных
подразделений (далее – исполнитель-разработчик проекта), а при необходимости –
лично членами Правительства Тверской области или руководителями исполнительных
органов, советниками Губернатора Тверской области.

В случае необходимости
изменения, дополнения, частичной или полной отмены, признания утратившими силу
действующих законов Тверской области подготовка проекта закона по данному
вопросу осуществляется исполнительными органами или структурными
подразделениями, в сферу деятельности которых входят изменяемые нормы
действующих законов Тверской области.

24. Проект закона
печатается шрифтом Times New Roman № 14 на стандартных листах
бумаги формата А4.

25. Проект закона
оформляется следующим образом:

а) на расстоянии 20 мм
от верхнего среза листа в правом углу печатаются слова «Проект ЗО», выделяются
полужирным шрифтом, выравниваются по правому краю;

б) наименование вида
правового акта печатается через 1,5 межстрочных интервала от строки, на которой
размещены слова «Проект ЗО», прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом
и выравнивается по центру. При этом слово «ЗАКОН» печатается ниже
словосочетания «ТВЕРСКАЯ ОБЛАСТЬ» через 1,5 межстрочных интервала;

в) наименование
проекта закона отделяется от 
предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается
через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по
центру, пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем издан закон?»
или в нем приводится название кодекса (например, Избирательный кодекс Тверской
области);

г) на 2 – 3
межстрочных интервала ниже наименования проекта закона с выравниванием по
правому краю указывается: «Принят Законодательным Собранием Тверской области
___________ года»;

д) текст проекта
закона отделяется от предыдущего реквизита 3 – 4 межстрочными интервалами и
печатается через 1 межстрочный интервал с одной стороны листа.

Текстовая часть
проекта закона может подразделяться на преамбулу, нормативные предписания,
составляющие основное содержание закона, заключительные и переходные положения.

Преамбула – самостоятельная часть проекта закона, которая определяет его
цели, задачи, но не является обязательной. Преамбула может содержать указание
на законы и иные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми
принимается закон Тверской области, и не должна содержать самостоятельные
нормативные предписания. Преамбула не делится на статьи,  не нумеруется.

Текстовая часть
проекта закона (за исключением преамбулы) состоит из статей, которые могут
группироваться в главы, а главы – в разделы.

Раздел может иметь наименование.

Вводить структурную единицу «раздел», если в законопроекте нет глав, не
следует.

Структурная единица «глава» имеет наименование, нумеруется арабскими
цифрами.

Наименование главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с
обозначением номера главы, после которого ставится точка.

Названия статей
печатаются строчными буквами через 1  межстрочный интервал и выравниваются
по левому краю. Слово «статья» печатается с красной строки с прописной буквы.
Номера статей проставляются арабскими цифрами. После указания номера статьи
ставится точка. Текст статьи печатается с нового абзаца.

При отсутствии
названия статьи слово «статья» и номер выделяются полужирным шрифтом, точка не
ставится. Статьи, главы и разделы имеют сквозную нумерацию.

В зависимости от
содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты,
абзацы. Нумерация частей осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой
статьи, пунктов – арабскими цифрами со скобкой, подпунктов – строчными буквами
со скобкой;

е) реквизит подписи оформляется  в
соответствии с подпунктом «у» пункта 22 настоящей Инструкции.

26. Подписанный Губернатором Тверской области закон
Тверской области передается в управление документационного обеспечения, которое
осуществляет регистрацию, тиражирование, хранение, снятие копий и рассылку, в
том числе передачу бумажной копии и электронной версии  для официального опубликования.
Зарегистрированный подлинный экземпляр закона Тверской области направляется в
Законодательное Собрание Тверской области.

27. Управление
документационного обеспечения организует официальное опубликование законов
Тверской области, подписанных Губернатором Тверской области, в газете «Тверские
ведомости».

28. Учет опубликования
законов Тверской области в средствах массовой информации осуществляет
управление документационного обеспечения.

Проекты поправок к Уставу Тверской области оформляются в том же порядке, что
и проекты законов.

Подраздел
II

Правила
подготовки и оформления нормативных правовых актов и распорядительных
документов Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области

29. Законами Тверской
области от 02.08.2011 № 44-ЗО «О Правительстве Тверской области», от 16.03.2004
№ 13-ЗО «О нормативных правовых актах Тверской области» установлены следующие
виды нормативных правовых актов Губернатора Тверской области и Правительства
Тверской области: постановления Губернатора Тверской области и постановления
Правительства Тверской области (далее – Постановления).

В компетенцию
Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области также входит
принятие распорядительных актов в форме распоряжений (далее – Распоряжения),
которые не порождают общеобязательных норм права, за исключениями,
установленными федеральным законодательством, Уставом Тверской области и
законами Тверской области.

Порядок подготовки и
вынесения на рассмотрение Губернатора Тверской области, Правительства Тверской
области правовых актов определяется Регламентом Правительства Тверской области.

30. Обеспечение
качественной подготовки, правильности оформления проектов правовых актов,
полноты процедуры прохождения, в том числе их согласования с заинтересованными
сторонами, определение списка рассылки возлагается на исполнителей, готовящих
проекты.

31. Представление
проекта правового акта на подпись Губернатору Тверской области осуществляется
управлением документационного обеспечения через управление секретариатом
Губернатора Тверской области Аппарата.

32. Управление
документационного обеспечения осуществляет регистрацию правовых актов с
использованием АС ДОУ, направление копий правовых актов согласно списку рассылки
и текущее хранение подлинников правовых актов (кроме правовых актов, содержащих
сведения, составляющие государственную тайну).

33. Правовые акты
оформляются на унифицированных бланках формата А4 с продольным расположением
реквизитов (приложения 2-5), соответствующих наименованию вида документа
(Постановления, Распоряжения), и имеют, помимо бланочных, обязательные
реквизиты.

34. Дата и номер
проставляются цифровым способом, печатаются шрифтом Times New Roman №
14, номер состоит из знака «№» и порядкового номера (например, 15.07.2012  № 210).

35. Правовые акты
нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. В постановлениях
Губернатора Тверской области после порядкового номера через дефис добавляется
буквосочетание «пг», в распоряжениях Губернатора
Тверской области – «рг», в постановлениях Правительства  Тверской
области – «пп», в распоряжениях Правительства
Тверской области – «рп». Дата и регистрационный номер
подписанного правового акта проставляются управлением документационного
обеспечения.

36. Заголовок должен
кратко и точно отражать содержание текста правового акта. Заголовок  печатается шрифтом Times New Roman № 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по
левому краю текста.

Заголовок начинается с
предлога «О» («Об») и формируется при помощи отглагольных существительных
(например, «О введении…», «Об утверждении…», «О создании…») или
существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах…», «О
мерах…»).

Заголовок имеют
Постановления и Распоряжения.

Заголовок отделяется
от реквизита «Наименование вида правового акта» 4 – 5 межстрочными интервалами.

37. Текст отделяется
от заголовка 3 – 4 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman № 14. Левая граница текстового поля располагается на
расстоянии 30 мм от левого среза листа, правая граница текстового поля
располагается на расстоянии 15 мм от правого среза листа.

Текст выравнивается по
левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на
расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст правового акта,
как правило, состоит из двух взаимосвязанных частей  – 
констатирующей (преамбулы) и постановляющей (в распоряжениях –
распорядительной).

Констатирующая часть
является введением в существо вопроса и обосновывает издание правового акта. В
ней могут быть кратко перечислены факты, события, дана им оценка.

Постановляющая часть
постановлений Губернатора Тверской области начинается словом «постановляю», а
постановлений Правительства Тверской области – словами «Правительство Тверской
области постановляет». Слова «постановляю», «постановляет» печатаются строчными
буквами в продолжение констатирующей части, при этом не допускается перенос
части этих слов на следующую строку.

Текст постановляющей
части печатается с красной строки.

Формулировки
постановляющей части правового акта должны быть конкретными, четкими, ясными,
не допускающими двояких толкований, не противоречить ранее изданным правовым
актам.

Постановляющая часть
проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться
на подпункты, которые обозначаются строчными буквами со скобкой (например, а),
б), в). После строчных буквенных обозначений со скобкой подпункты начинают со
строчной буквы и отделяют точкой с запятой. Если подпункт состоит из нескольких
абзацев, то они отделяются друг от друга точками. Пункт может подразделяться на
абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет
ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт. Абзац следует
начинать с прописной буквы, а последнюю строку абзаца заканчивать точкой.

В постановляющей
(распорядительной) части правового акта в повелительной форме указывается, как
правило, кому, в какой срок и какие действия предписывается исполнить.

Исполнители могут
указываться обобщенно, например:

«Руководителям
структурных подразделений аппарата Правительства Тверской области…».

Предписываемое
действие выражается глаголом в неопределенной форме: «разработать»,
«обеспечить», «подготовить», «организовать», «зачислить», «возложить»,
«предоставить» и т.п.

Не допускается
формулировка конкретных заданий без установления соответствующего срока
исполнения.

Как правило, в
предпоследнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается
контроль за исполнением правового акта и срок предоставления отчета об
исполнении правового акта.

Если текст правового
акта имеет несколько страниц, то они нумеруются, начиная со второй, арабскими
цифрами по центру верхнего поля листа.

38. Правовые акты
подписываются Губернатором Тверской области либо (в случаях, определенных Уставом Тверской области) должностным лицом, исполняющим
обязанности Губернатора Тверской области.

39. Список рассылки
правового акта составляется исполнителем.

При формировании
списка рассылки указываются должностные лица, наименования исполнительных
органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций (перечень
конкретных адресатов, которым в правовом акте предписывается осуществление
определенных действий). Список рассылки печатается шрифтом Times New Roman № 12 в нижней части листа согласования выше
отметки об исполнителе.

ГУБЕРНАТОР

ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

18.09.2012

г. Тверь

№ 800-рг

Об
утверждении Инструкции по делопроизводству

в аппарате
Правительства Тверской области

(В редакции Распоряжений Губернатора Тверской области

 от
19.04.2016 № 263-рг; от
08.07.2016 № 463-рг)

В целях
совершенствования системы документационного обеспечения деятельности
Правительства Тверской области:

1. Утвердить
Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области.

2. Руководителям
областных исполнительных органов государственной власти Тверской области,
руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Тверской области
при подготовке проектов документов обеспечить неукоснительное соблюдение
требований Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской
области.

3. Признать
утратившими силу:

а) распоряжение
Губернатора Тверской области от  14.02.2001 № 189-р «О Порядке
оформления документов в Администрации Тверской области»;

б) распоряжение Губернатора
Тверской области от 26.11.2003 №  969-рг 
«О внесении  изменений в
распоряжение Губернатора Тверской области 
от 14.02.2001 №  189-р»;

в) распоряжение
Губернатора Тверской области от 03.08.2011 № 735-рг «О введении форм бланков»;

г) распоряжение
Губернатора Тверской области от 24.11.2011 № 1090-рг «О внесении изменений в
распоряжение Губернатора Тверской области от 03.08.2011 № 735-рг».

4. Настоящее
распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор
области                                                           
А.В. Шевелев

Приложение

к
распоряжению Губернатора

Тверской
области

от
18.09.2012 № 800-рг

Инструкция

по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области

(В редакции Распоряжений Губернатора Тверской области

 от
19.04.2016 № 263-рг; от
08.07.2016 № 463-рг)

Раздел
I

Общие
положения

1. Инструкция по
делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области (далее – Инструкция)
устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности
и организации работы с документами в аппарате Правительства Тверской области
(далее также – Аппарат).

Требования Инструкции
нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование
технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий,
обеспечение четкости и оперативности работы Аппарата, исполнительных органов
государственной власти Тверской области (далее – исполнительные органы) и их
структурных подразделений.

2. Инструкция
разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями
Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства
Российской Федерации, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Уставом Тверской
области, законами Тверской области, постановлениями и распоряжениями
Правительства Тверской области и Губернатора Тверской области,  Регламентом
Правительства Тверской области.

3. Положения настоящей
Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами
независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и
контроль исполнения, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных
(компьютерных) технологий.

Документационное
обеспечение управления в Аппарате организуется с использованием единой
автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее – АС  ДОУ). Программное
и организационно-методическое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляется  Главным
управлением информационных технологий и связи  Тверской области, техническое обеспечение –
управлением делами Аппарата. Процедуры и правила обработки электронных
документов описаны в инструкции по электронному документообороту с
использованием АС ДОУ АТО.

Применение АС ДОУ и
других автоматизированных технологий документационного обеспечения управления в
Аппарате и исполнительных органах должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции и Регламенту Правительства Тверской области.

Особенности
организации автоматизации документационного обеспечения управления, выходящие
за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными актами
Правительства Тверской области.

4. Положения
Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с
документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и
другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов
работы с документами, а также подготовки документов  к передаче на архивное хранение.

6. В Инструкции
рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в
Аппарате: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи в
архив.

7. Организация,
ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления,
контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в
структурных подразделениях Аппарата осуществляется управлением
документационного обеспечения аппарата Правительства Тверской области (далее –  управление документационного обеспечения), на
которое возложены функции по документационному обеспечению Аппарата.

8. В случае
возникновения разногласий право комментировать положения Инструкции
предоставляется управлению документационного обеспечения.

Раздел
II

Основные
требования, предъявляемые к организации

делопроизводства
в Аппарате

9. Ответственность за
организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в
структурных подразделениях Аппарата (далее – структурные подразделения)
возлагается на их руководителей.

10. Руководитель
структурного подразделения определяет ответственного за ведение
делопроизводства в подразделении.

Права и обязанности
сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.

На сотрудников,
ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях,
возлагаются следующие функции:

а) прием, учет и
распределение поступающих в структурное подразделение документов, а также
проверка соответствия количества документов, фактически полученных структурным
подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных АС ДОУ;

б) передача документов
на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после вынесения
соответствующей резолюции руководителя — исполнителю;

в) учет исходящих из
подразделения документов, проверка правильности оформления и передача их на
отправку;

г)  контроль прохождения документов в структурном подразделении;

д) организация
справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения
документов;

е) ввод в базу данных
АС ДОУ информации о ходе и результатах исполнения документов;

ж) составление перечня
дел, образующихся в делопроизводстве структурного подразделения;

з) формирование,
оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе
делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная
передача дел на архивное хранение в управление документационного обеспечения;

и) прием и передача
служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных
в структурном подразделении, и по электронной почте;

к) организация
использования в структурном подразделении средств копировальной техники;

л) проведение
инструктажа вновь принятых в структурное подразделение сотрудников по вопросам
организации работы с документами, ознакомление сотрудников структурного
подразделения с нормативными и методическими документами по документационному
обеспечению управления;

м) подготовка заявок
на получение и учет канцелярских принадлежностей и выдача их в подразделении.

11. При смене
руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается
наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и
учетно-справочного аппарата к ним.

Сотрудник,
ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, обязан сообщить
о переданных поручениях, документах, находящихся на контроле, в управление
документационного обеспечения для внесения соответствующих изменений в АС ДОУ.

При увольнении,
перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все
неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя
другому сотруднику, а дела, взятые из архива, сданы в архив.

В случае увольнения
сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном
подразделении, документы и дела должны быть переданы по акту другому
сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.

12. В случае
ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники
ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся
документы в дела, оформляют для последующей передачи их по акту правопреемнику
или в архив независимо от сроков их хранения.

13. Порядок
использования служебной информации, содержащейся в документах Аппарата,
передачи документов (копий документов) другим организациям и гражданам
устанавливается Губернатором Тверской области, первым заместителем Председателя
Правительства Тверской области, руководителем аппарата Правительства Тверской
области (далее также –  руководитель
аппарата Правительства). Ограничения на использование служебной информации не
могут противоречить законодательству Российской Федерации.

Взаимодействие с
представителями средств массовой информации и передача им какой-либо служебной
информации (за исключением правовых актов) осуществляется управлением
информационной политики Аппарата.

14. Сотрудники
Аппарата несут персональную ответственность за невыполнение требований
настоящей Инструкции, сохранность документов и разглашение содержащейся в них
служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного
использования и эффективной защиты служебной информации.

При утрате документов
назначается служебная проверка в установленном порядке.

15. Переписка между
структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в
оперативном порядке и не требуют документального оформления на бумажном
носителе, не допускается.

Раздел
III

Состав
документов

Правительства Тверской
области

16. Деятельность
Аппарата обеспечивается системой взаимосвязанной документации. Ее состав
определяется компетенцией Губернатора Тверской области и Правительства Тверской
области, порядком разрешения вопросов (единоначальный
или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Правительством Тверской
области, исполнительными органами, организациями, учреждениями и предприятиями,
законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и
Тверской области.

Функции управления в
Правительстве Тверской области реализуются с помощью нормативных правовых актов
и организационно-распорядительной документации, которые включают в себя
следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные,
организационно-правовые и информационно-справочные документы.

17. Нормативными правовыми
актами являются постановления Губернатора Тверской области, постановления
Правительства Тверской области.

Распорядительными
документами являются распоряжения Губернатора Тверской области, распоряжения
Правительства Тверской области, поручения, приказы, протоколы, протокольные
поручения.

К
организационно-правовым документам относятся положения, правила, планы,
инструкции, структуры подразделений, штатные расписания, должностные регламенты
и др.

К
информационно-справочным документам относятся письма, акты, докладные,
пояснительные и служебные записки, расшифровки аудиозаписей, отчеты и др.

Все виды документов
оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

18. Нормативные
правовые и распорядительные акты Губернатора Тверской области, Правительства
Тверской области, служебные письма и другие документы оформляются, как правило,
на бланках установленного образца.

Бланки не используются
для подготовки писем, докладных записок, справок, предназначенных для
использования внутри Аппарата, а также для документов, подготовленных совместно
с другими организациями.

19. В Аппарате
установлены для применения унифицированные формы (бланки) документов (приложения  1-15).

Бланки документов с
воспроизведением герба Тверской области
(далее – гербовые бланки) подлежат учету в соответствующих структурных
подразделениях в установленном порядке.

На гербовых бланках
нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих
номеров. Учет гербовых бланков ведется в журнале раздельно по видам бланков.

Гербовые бланки
хранятся в надежно запирающихся металлических шкафах или сейфах.

Уничтожение гербовых бланков  осуществляется
по акту, как правило, один раз в месяц.

Контроль за
изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на
управление документационного обеспечения.

Допускается
использовать сетевой электронный вариант бланков непосредственно при подготовке
проекта конкретного документа на компьютере.

Адрес
месторасположения в сети электронного варианта бланка – \192.168.100.3бланки.

Контроль за
актуализацией электронного варианта бланка осуществляет управление
документационного обеспечения.

Бланки документов
должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться сторонним
организациям и лицам без соответствующего разрешения  руководителя аппарата Правительства.

Раздел
IV

Основные
требования к оформлению

служебных
документов

20. Документы,
создаваемые Правительством Тверской области, имеют стабильный состав
реквизитов, их расположение и оформление. При оформлении документов необходимо
соблюдать требования настоящей Инструкции.

Для служебных
документов, подлежащих оформлению на бланках, установлены форматы листа   –   
А4 (210 x 297 мм), 
А5 (148 x 210 мм).

Для   отдельных  
видов документов допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм)
(например, бланки для резолюций (поручений). Бланки формата А3 могут
применяться для составления документов, текстовая содержательная часть которых
оформлена в виде таблицы, схемы или специального трафарета.

21. Каждый вид служебного
документа должен иметь определенный набор обязательных реквизитов (составных
частей) и установленный порядок их расположения.

При создании и
оформлении документов используются следующие реквизиты:

Герб Тверской области

Код организации по
ОКПО

ОГРН юридического лица

ИНН/КПП организации

Наименование
организации (должностного лица)

Справочные данные об
организации

Наименование вида
документа

Дата документа

Регистрационный номер
документа

Ссылка на
регистрационный номер и дату документа

Место составления или
издания документа

Гриф ограничения
доступа к документу

Адресат

Гриф утверждения
документа

Резолюция

Заголовок к тексту

Отметка о контроле

Текст документа

Отметка о наличии
приложения

Подпись

Гриф согласования
документа

Визы согласования
документа

Оттиск печати

Отметка о заверении
копии

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело

Отметка о поступлении
документа в организацию

Идентификатор
электронной копии документа.

22. В процессе
подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления
обязательных реквизитов:

а) герб Тверской
области помещается на бланках документов в соответствии с законом Тверской области  от 28.11.1996 № 45 «О гербе  и флаге Тверской области»;

б) код организации –
Правительства Тверской области – проставляется по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код организации –
автора документа – является элементом электронной идентификации документа и
служит для ускорения передачи документированной информации по каналам
электронной связи;

в) ОГРН организации –
Правительства Тверской области – основной государственный регистрационный номер
– проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

г) ИНН/КПП организации
– Правительства Тверской области – идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет – проставляется в соответствии
с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

д) наименование
организации (должностного лица) указывается в соответствии с Уставом Тверской области, например, Правительство Тверской
области, Губернатор Тверской области;

е) справочные данные
об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения
(номера факсов, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.).

Почтовый
адрес – это адрес фактического расположения организации.

ж) наименование вида
документа указывается на каждом документе (кроме письма) и должно
соответствовать компетенции Губернатора Тверской области, Правительства
Тверской области, содержанию документируемого действия;

з) датой документа
является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо) или события,
зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа
(план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа
проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, если
другой порядок не установлен специально.

Все служебные отметки
на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться
и датироваться.

Способ написания даты
зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права
граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера,
используется словесно-цифровой способ оформления даты (12 мая 2012 года), а в
остальных случаях – цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год
(28.05.2012).

Если порядковый номер
дня месяца состоит из одной цифры, то дата оформляется следующим образом:  5 июля 2012
года или  05.07.2012.

Место проставления
даты в документе зависит от наличия бланка и вида документа;

и) регистрационный
номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое
документу при регистрации, –содержит порядковый номер документа, который можно
дополнять исходя из информационных потребностей  индексом дела по номенклатуре дел,
кодом корреспондента или автора, исполнителя и др.

Место проставления
регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.

Регистрационный номер
документа, составленного двумя и более организациями, состоит из
регистрационных номеров документа, проставляемых каждой из этих организаций
через косую черту или отдельно в порядке указания авторов в документе;

к) ссылка на
регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату
документа, на который дается ответ, и используется только в тех видах
документов, которые являются ответами на запрос (например, в письмах-ответах,
заключениях по поручениям);

л) место составления
или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение
по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об
организации»;

м) гриф ограничения
доступа к документу (для служебного пользования, секретно, конфиденциально и
др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять
данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к
государственной тайне и конфиденциальной информации;

н) адресатом могут
быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические
лица.

Реквизит оформляется
полужирным шрифтом. Допускается  выравнивание  по левой границе или по центру.

Инициалы и фамилия
отделяются 1,5 межстрочным интервалом* от предыдущей части реквизита «Адресат».

При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в
именительном падеже.

Например:  

Российская академия государственной службы при  Президенте Российской Федерации или    Правительство Тверской области

При направлении
документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного
подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в
дательном падеже.

Например:

Комитет по физической культуре и спорту  Тверской области Начальнику отдела организационной работы и кадров И.И. Иванову

При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Начальнику Государственного учреждения – Отделения                                                                                        пенсионного фонда Российской                                                                                         Федерации по Тверской области И.И. Иванову

          _________________________________

* Здесь и далее по тексту  величина одного межстрочного интервала
принимается равной 12 пунктов (12пт), что соответствует приблизительно 4,25 мм.
Величина одинарного межстрочного интервала в текстовом редакторе при различных
размерах шрифта может не соответствовать 12 пт. В текстовом редакторе Word при использовании шрифта Times New Roman размером № 14 величина одинарного межстрочного
интервала соответствует 16 пт.

Если документ
отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации муниципальных районов и городских округов Тверской области

Наименование
учреждения (организации) – адресата документа указывается в полном соответствии
с положением о нем.

Сокращенное
наименование применяется в случаях, когда оно официально разрешено.

Документ не должен
содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен
быть подписан. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого
адресатов не указывается.

При направлении
документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом
документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не
проставляется на документах, направляемых постоянным адресатам: в органы
государственной власти Российской Федерации, исполнительные органы, органы
местного самоуправления области. В этих случаях применяются конверты с заранее
напечатанными адресами и списки рассылки.

Почтовый адрес
указывается при направлении документа разовым корреспондентам.

Элементы
почтового адреса указываются в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
Постановлением Правительства Российской Федерации
от 15.04.2005 № 221:

— наименование
адресата (наименование организации — юридического лица или фамилия, инициалы
для физических лиц);

— название улицы,
номер дома, номер квартиры;

— название населенного
пункта (города, поселка и т.д.);

— название района;

— название республики,
края, области, автономного округа (области);

— название страны (для
международных почтовых отправлений);

— код (почтовый
индекс).

Например:

Редакция газеты «Тверские ведомости» ул. Советская, д. 23, г. Тверь, 170100 или Иванову И.И. ул. Коминтерна, д. 37, корп. 1, кв. 43, г. Тверь, 170100

о) гриф утверждения
документа – реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер
его содержания или требующий правовой санкции.

Утверждению, как
правило, подлежат программы, структура и штатная численность, должностные
регламенты сотрудников, планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы, тарифные
ставки и т.д. (приложение 16).

Утверждение документа
производится Губернатором Тверской области, другими должностными лицами
Правительства Тверской области или Аппарата в соответствии с их компетенцией
(распределением полномочий) посредством проставления грифа утверждения.

Гриф утверждения (если
документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих
элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименование
должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата
утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала
ниже слова УТВЕРЖДАЮ.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства Тверской области Подпись                       П.П. Петров 07.06.2012

При утверждении
документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном
уровне:

УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Председателя         Правительства Тверской области Подпись            И.И. Иванов 12.12.2011

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства Тверской области  Подпись                     П.П. Петров  12.12.2011

Утверждаемый документ
должен иметь дату и подпись.

Гриф утверждения
документа располагают в правом верхнем углу документа. При наличии нескольких
грифов утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда.
Первый ряд – начиная от левой границы текстового поля, второй – не должен
заходить за границы правого поля.

В утвержденные
документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления;

п) резолюция включает
в себя следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание
поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

На документах, имеющих
типовые сроки работы с ними, в резолюции указывается исполнитель в дательном
падеже, подпись автора резолюции, дата.

Например:

П.П. Петрову

Для рассмотрения и
подготовки

проекта распоряжения по
данному

вопросу.

Подпись                        И.И. Иванов

06.12.2011

Резолюция размещается
на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте.
Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем либо готовится помощником
руководителя с оформлением печатным способом на отдельном листе формата А6 с
использованием бланка резолюции (поручения) с указанием регистрационного номера
и даты документа, к которому резолюция относится (приложение 15).

Формулировки резолюций
(поручений) должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму
представления результатов;

р) заголовок к тексту
– краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок
формулируется составителем документа. Заголовок должен иметь длину строки не
более 40 печатных знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если
заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка
печатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка  2 – 4 
межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится.

Заголовок не
составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим
документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не
составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста
которых не превышает одного абзаца.

Заголовок составляет
автор документа;

с) текст документа
должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее
точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять
документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по
данному вопросу документами.

При составлении текста
документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания,
соответствующие нормам русского языка и виду документа.

Не допускаются
произвольные сокращения, кроме общепринятых, наименований учреждений и
организаций, отдельных слов.

Содержание документа
может быть представлено в форме связного текста, анкеты, таблицы или содержания
этих форм.

Графы таблицы должны
быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы. Правила оформления
табличных документов приведены в приложении  17;

т) отметка о
приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к
приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям,
правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных
письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма с отступом от
границы левого поля, отделяется от текста 1,5 межстрочным интервалом.

Отметка о наличии
приложений, названных в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 14 л. в
2 экз.

Если приложения в
тексте письма не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество
листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:     1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

                                      2. Смета расходов на 5 л. в 3 экз.

Если приложения к
письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух
способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет.

Например:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение:
техническое задание на разработку системы «Электронный архив» в 2 экз.

Если приложение
направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии
оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в
5 экз. только в первый адрес.

При большом количестве
приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после
текста указывается:

Приложение: согласно описи на ___ л.

При необходимости
приложение подписывается (визируется) руководителем структурного подразделения,
подготовившего приложение.

На приложениях
справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам,
программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на
первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они
нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не
нумеруется.

В  отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его
дата и номер:

Приложение
2

к
Приказу руководителя аппарата Правительства Тверской области

от
15.01.2012 № 2

Требования к  оформлению
приложений к нормативным правовым актам и распорядительным документам
Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области приведены в пункте
44 настоящей Инструкции;

у)  подпись документа — обязательный реквизит каждого документа, в него входят:

— наименование
должности лица, подписавшего документ;

— личная подпись;

— расшифровка подписи
(инициалы, фамилия).

Подпись документа
отделяется от текста 2 – 4 межстрочными интервалами. Реквизит наименования
должности, как правило, располагается от левой границы текстового поля и
оформляется полужирным шрифтом. Расшифровка подписи располагается на уровне
последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
Последняя буква фамилии ограничивается правым полем.

Губернатором Тверской
области подписываются документы в соответствии с полномочиями, определенными
федеральным и областным законодательством.

Первый заместитель
Председателя Правительства Тверской области, заместители Председателя
Правительства Тверской области, руководитель аппарата Правительства,
заместители руководителя аппарата Правительства, Министр Правительства Тверской
области — постоянный представитель Губернатора Тверской области в
Законодательном Собрании Тверской области подписывают документы в пределах
утвержденного распределения полномочий.

При подписании
документа лицом, исполняющим обязанности Губернатора Тверской области, реквизит
«подпись» должен содержать слова:

Исполняющий обязанности

Губернатора Тверской области                 Подпись                           И.И. Иванов

Руководители
структурных подразделений и их заместители подписывают документы только в
пределах установленной компетенции и предоставленных прав.

При подписании
документов консультационных и координационных органов на первом месте указывают
не должность лица, а его статус в составе этого органа (например, председатель
комиссии, заместитель Председателя Правительства Тверской области).

При подписании
документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под
другой (по вертикали) в последовательности, соответствующей занимаемой
должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне (по горизонтали).

Если должностное лицо,
подпись которого заготовлена на проекте документа, временно отсутствует, то
документ подписывает заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При
этом указывается фактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего
документ (исправления «Исполняющий обязанности» и «Заместитель», а также
фамилия и инициалы вносятся машинописным способом или от руки). Недопустимо
подписывать документ с предлогом «За» или проставлением косой черты перед
наименованием должности.

Заместитель
руководителя может подписывать документы только по тем вопросам, которые входят
в круг его компетенции.

Представление
документов на подпись Губернатору Тверской области, первому заместителю
Председателя Правительства Тверской области, заместителям Председателя
Правительства Тверской области, руководителю аппарата Правительства,
руководителям структурных подразделений (далее – Руководство) осуществляется
только через соответствующий секретариат Руководства;

ф) реквизиты «гриф
согласования» и «визы согласования» используются для документирования факта
согласования документа с органами (должностными лицами), полномочия и
компетентность которых затрагиваются в документе, подтверждения достоверности и
обоснованности документа, целесообразности создания, соответствия его правовым
актам и ранее принятым решениям, ответственности должностных лиц за
подготовленный документ. Согласование проекта документа оформляется визой на
документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее
согласование).

Гриф согласования
включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными
буквами), наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку (инициалы и
фамилию), дату. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных
интервала ниже слова СОГЛАСОВАНО. Гриф согласования располагается на лицевой
стороне документа ниже реквизита «подпись», если другое не предусмотрено
особенностями документа.

Например:

СОГЛАСОВАНО Начальник Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тверской области                                                                            Подпись                  И.И. Иванов 15.12.2011

Если согласование
производится письмом, протоколом и т.п., то гриф согласования включает название
документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, заверяющую печать.

Например:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии Министерства социальной защиты   населения  Тверской области от 30.11.2011  №  4

При наличии нескольких
грифов согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда.
Первый ряд – начиная от левой границы текстового поля, второй не должен
заходить за границы правого поля.

Визы согласования
проставляются на оборотной стороне того листа проекта документа, на котором
предусмотрен реквизит подписи должностного лица. Визирование на отдельном листе
не допускается.

Визы включают в себя
личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы,
фамилию) и дату.

Согласование (визирование)
документов осуществляется до их подписания (утверждения), если другое не
предусмотрено нормативно. Документы без необходимых согласований на подпись
Руководству не представляются.

Порядок и особенности
согласования отдельных видов документов определяются настоящей Инструкцией и
регулируются правовыми актами Губернатора Тверской области и Правительства
Тверской области.

На согласование
документы представляют исполнители.

После согласования
проекта внесение изменений в его текст (кроме редакционных, не изменяющих
смыслового содержания, и стилистических) запрещается. При внесении изменений
новая редакция проекта документа согласовывается вновь.

Исполнитель,
подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение
установленного порядка его согласования.

Обязательным
требованием при согласовании документа является первоочередное визирование его
исполнителем.

Если содержание
документа затрагивает интересы многих сторон, то согласование документа может
быть оформлено на отдельном листе — листе согласования.

Например:

Проект постановления
Правительства Тверской области «О проведении конкурса на право получения
ипотечного займа в 2012 году» завизировали:

Замечания, особые
мнения, дополнения и изменения, предлагаемые согласующими (визирующими)
сторонами, оформляются, как правило, на отдельном листе, о чем при визировании
делается отметка.

Например:

 Министр
финансов                  Замечания

 Тверской
области                      
Подпись                                
И.И. Иванов

                                                     18.12.2011

Наличие замечаний и
возражений при визировании и согласовании не является основанием для отказа
согласующей стороны подтвердить собственной визой в установленном выше порядке,
что документ просмотрен.

При наличии замечаний
исполнитель обязан принять меры к устранению недостатков в тексте документа
либо письменно отразить свое отношение к последним.

Об устранении
недостатков докладывается возражавшей стороне. При этом против записи
«замечания прилагаются» либо ниже текста самих замечаний делается запись
«замечания устранены». Указанная запись заверяется визой возражавшей стороны с
проставлением даты;

х) печать является
способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.
Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или
иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста
месте, не захватывая личную подпись должностного лица. Печать может захватывать
часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок проставления
оттисков печатей, виды печатей, используемых Правительством Тверской области,
приведены в разделе XIV настоящей
Инструкции;

ц) отметка о заверении
копии.

Заверение копии
документа производится для придания ей юридической силы. В Правительстве
Тверской области выдаются и заверяются копии только тех документов, которые
создаются в Правительстве Тверской области.

Для формирования
личных дел при приеме граждан на работу допускается изготовление копий с
документов, выданных другими организациями (копии дипломов, свидетельств об
образовании, свидетельств о рождении детей, браке и т.п.).

Копия документа
заверяется должностным лицом с указанием должности, инициалов, фамилии и даты
заверения копии.

Например:

КОПИЯ ВЕРНА

Начальник управления документационного

обеспечения аппарата Правительства

Тверской области                                                  
Подпись             И.И. Иванов

                                                                                
15.12.2011

Печати ставятся на
копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия
подлинникам.

Листы многостраничных
копий (выписок из документов) прошиваются и нумеруются, отметка о заверении
ставится на оборотной стороне последнего листа. Отметка о заверении копии
дополняется штампом «Прошито и пронумеровано __ листов».

Допускается заверять
каждый лист многостраничной копии документа;

ч) отметка об
исполнителе документа.

Отметка об исполнителе
проставляется в левом нижнем углу последнего листа лицевой или оборотной
стороны документа (в зависимости от вида документа) и печатается шрифтом  № 12,
например:

Иванов И.И.

70 70 70

Для исходящих
документов обязательно перед номером телефона указывается код:

8 (4822) 70 70 70

При направлении
документа в адрес Президента Российской Федерации,  Правительства Российской Федерации,
федеральных органов исполнительной власти на гербовых бланках эта отметка
делается только на оборотной стороне последнего листа документа;

ш) отметка об
исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что работа
над документом завершена.

Документ считается
исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по
нему закончена.

Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело ставится в нижней части первого листа
документа и состоит из слов «В дело», даты, подписи лица, направившего документ
в дело.

Отметку о направлении
в дело исполненных документов Президента Российской Федерации, Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации ставит
Губернатор Тверской области.

Решение о направлении
в дело исполненных документов, не имеющих резолюции Губернатора Тверской области,
принимает руководитель структурного подразделения, давший поручение по
исполнению документов, при этом отметку с указанием номера дела по номенклатуре
проставляет сотрудник, ответственный за делопроизводство;

щ) отметка о
поступлении входящего документа содержит порядковый регистрационный номер и
дату (при необходимости – часы и минуты). Регистрационный штамп проставляется в
правой нижней части, а при отсутствии там места – на свободном месте лицевой
стороны первой страницы документа и содержит помимо даты и регистрационного
номера наименование организации – «Правительство Тверской области»;

э)  общие требования к машинописному оформлению документов.

Документы (текст и
остальные реквизиты документов) печатаются шрифтом Times
New Roman.

Реквизит «текст
документа» печатается шрифтом Times
New Roman № 14, при небольших объемах
текста допускается увеличение межстрочного интервала, но не более чем на 0,5
интервала, для формата А5 межстрочный интервал может быть уменьшен до 12 пт.

Для оформления
табличных материалов используют шрифт  Times New Roman  № 12.

Наименование вида
документа печатают прописными буквами.

При оформлении всех
реквизитов документов между инициалами и фамилией ставится пробел.

Отдельные внутренние
документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от
руки (заявления, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении
документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть
пронумерованы.

Номера страниц
проставляют по центру верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница»
(стр.) и знаков препинания. Нумерация страниц в документе должна быть сквозной.

Каждый лист документа,
оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм —
левое, 15 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее.

Раздел
V

 Особенности подготовки, оформления и

прохождения
отдельных видов документов

Подраздел
I

Правила
подготовки, оформления и прохождения проектов

законодательных
актов Тверской области

23. Разработка
проектов законов Тверской области (далее – проект закона) и необходимых
документов осуществляется работниками исполнительных органов, структурных
подразделений (далее – исполнитель-разработчик проекта), а при необходимости –
лично членами Правительства Тверской области или руководителями исполнительных
органов, советниками Губернатора Тверской области.

В случае необходимости
изменения, дополнения, частичной или полной отмены, признания утратившими силу
действующих законов Тверской области подготовка проекта закона по данному
вопросу осуществляется исполнительными органами или структурными
подразделениями, в сферу деятельности которых входят изменяемые нормы
действующих законов Тверской области.

24. Проект закона
печатается шрифтом Times New Roman № 14 на стандартных листах
бумаги формата А4.

25. Проект закона
оформляется следующим образом:

а) на расстоянии 20 мм
от верхнего среза листа в правом углу печатаются слова «Проект ЗО», выделяются
полужирным шрифтом, выравниваются по правому краю;

б) наименование вида
правового акта печатается через 1,5 межстрочных интервала от строки, на которой
размещены слова «Проект ЗО», прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом
и выравнивается по центру. При этом слово «ЗАКОН» печатается ниже
словосочетания «ТВЕРСКАЯ ОБЛАСТЬ» через 1,5 межстрочных интервала;

в) наименование
проекта закона отделяется от 
предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается
через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по
центру, пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем издан закон?»
или в нем приводится название кодекса (например, Избирательный кодекс Тверской
области);

г) на 2 – 3
межстрочных интервала ниже наименования проекта закона с выравниванием по
правому краю указывается: «Принят Законодательным Собранием Тверской области
___________ года»;

д) текст проекта
закона отделяется от предыдущего реквизита 3 – 4 межстрочными интервалами и
печатается через 1 межстрочный интервал с одной стороны листа.

Текстовая часть
проекта закона может подразделяться на преамбулу, нормативные предписания,
составляющие основное содержание закона, заключительные и переходные положения.

Преамбула – самостоятельная часть проекта закона, которая определяет его
цели, задачи, но не является обязательной. Преамбула может содержать указание
на законы и иные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми
принимается закон Тверской области, и не должна содержать самостоятельные
нормативные предписания. Преамбула не делится на статьи,  не нумеруется.

Текстовая часть
проекта закона (за исключением преамбулы) состоит из статей, которые могут
группироваться в главы, а главы – в разделы.

Раздел может иметь наименование.

Вводить структурную единицу «раздел», если в законопроекте нет глав, не
следует.

Структурная единица «глава» имеет наименование, нумеруется арабскими
цифрами.

Наименование главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с
обозначением номера главы, после которого ставится точка.

Названия статей
печатаются строчными буквами через 1  межстрочный интервал и выравниваются
по левому краю. Слово «статья» печатается с красной строки с прописной буквы.
Номера статей проставляются арабскими цифрами. После указания номера статьи
ставится точка. Текст статьи печатается с нового абзаца.

При отсутствии
названия статьи слово «статья» и номер выделяются полужирным шрифтом, точка не
ставится. Статьи, главы и разделы имеют сквозную нумерацию.

В зависимости от
содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты,
абзацы. Нумерация частей осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой
статьи, пунктов – арабскими цифрами со скобкой, подпунктов – строчными буквами
со скобкой;

е) реквизит подписи оформляется  в
соответствии с подпунктом «у» пункта 22 настоящей Инструкции.

26. Подписанный Губернатором Тверской области закон
Тверской области передается в управление документационного обеспечения, которое
осуществляет регистрацию, тиражирование, хранение, снятие копий и рассылку, в
том числе передачу бумажной копии и электронной версии  для официального опубликования.
Зарегистрированный подлинный экземпляр закона Тверской области направляется в
Законодательное Собрание Тверской области.

27. Управление
документационного обеспечения организует официальное опубликование законов
Тверской области, подписанных Губернатором Тверской области, в газете «Тверские
ведомости».

28. Учет опубликования
законов Тверской области в средствах массовой информации осуществляет
управление документационного обеспечения.

Проекты поправок к Уставу Тверской области оформляются в том же порядке, что
и проекты законов.

Подраздел
II

Правила
подготовки и оформления нормативных правовых актов и распорядительных
документов Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области

29. Законами Тверской
области от 02.08.2011 № 44-ЗО «О Правительстве Тверской области», от 16.03.2004
№ 13-ЗО «О нормативных правовых актах Тверской области» установлены следующие
виды нормативных правовых актов Губернатора Тверской области и Правительства
Тверской области: постановления Губернатора Тверской области и постановления
Правительства Тверской области (далее – Постановления).

В компетенцию
Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области также входит
принятие распорядительных актов в форме распоряжений (далее – Распоряжения),
которые не порождают общеобязательных норм права, за исключениями,
установленными федеральным законодательством, Уставом Тверской области и
законами Тверской области.

Порядок подготовки и
вынесения на рассмотрение Губернатора Тверской области, Правительства Тверской
области правовых актов определяется Регламентом Правительства Тверской области.

30. Обеспечение
качественной подготовки, правильности оформления проектов правовых актов,
полноты процедуры прохождения, в том числе их согласования с заинтересованными
сторонами, определение списка рассылки возлагается на исполнителей, готовящих
проекты.

31. Представление
проекта правового акта на подпись Губернатору Тверской области осуществляется
управлением документационного обеспечения через управление секретариатом
Губернатора Тверской области Аппарата.

32. Управление
документационного обеспечения осуществляет регистрацию правовых актов с
использованием АС ДОУ, направление копий правовых актов согласно списку рассылки
и текущее хранение подлинников правовых актов (кроме правовых актов, содержащих
сведения, составляющие государственную тайну).

33. Правовые акты
оформляются на унифицированных бланках формата А4 с продольным расположением
реквизитов (приложения 2-5), соответствующих наименованию вида документа
(Постановления, Распоряжения), и имеют, помимо бланочных, обязательные
реквизиты.

34. Дата и номер
проставляются цифровым способом, печатаются шрифтом Times New Roman №
14, номер состоит из знака «№» и порядкового номера (например, 15.07.2012  № 210).

35. Правовые акты
нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. В постановлениях
Губернатора Тверской области после порядкового номера через дефис добавляется
буквосочетание «пг», в распоряжениях Губернатора
Тверской области – «рг», в постановлениях Правительства  Тверской
области – «пп», в распоряжениях Правительства
Тверской области – «рп». Дата и регистрационный номер
подписанного правового акта проставляются управлением документационного
обеспечения.

36. Заголовок должен
кратко и точно отражать содержание текста правового акта. Заголовок  печатается шрифтом Times New Roman № 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по
левому краю текста.

Заголовок начинается с
предлога «О» («Об») и формируется при помощи отглагольных существительных
(например, «О введении…», «Об утверждении…», «О создании…») или
существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах…», «О
мерах…»).

Заголовок имеют
Постановления и Распоряжения.

Заголовок отделяется
от реквизита «Наименование вида правового акта» 4 – 5 межстрочными интервалами.

37. Текст отделяется
от заголовка 3 – 4 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman № 14. Левая граница текстового поля располагается на
расстоянии 30 мм от левого среза листа, правая граница текстового поля
располагается на расстоянии 15 мм от правого среза листа.

Текст выравнивается по
левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на
расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст правового акта,
как правило, состоит из двух взаимосвязанных частей  – 
констатирующей (преамбулы) и постановляющей (в распоряжениях –
распорядительной).

Констатирующая часть
является введением в существо вопроса и обосновывает издание правового акта. В
ней могут быть кратко перечислены факты, события, дана им оценка.

Постановляющая часть
постановлений Губернатора Тверской области начинается словом «постановляю», а
постановлений Правительства Тверской области – словами «Правительство Тверской
области постановляет». Слова «постановляю», «постановляет» печатаются строчными
буквами в продолжение констатирующей части, при этом не допускается перенос
части этих слов на следующую строку.

Текст постановляющей
части печатается с красной строки.

Формулировки
постановляющей части правового акта должны быть конкретными, четкими, ясными,
не допускающими двояких толкований, не противоречить ранее изданным правовым
актам.

Постановляющая часть
проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться
на подпункты, которые обозначаются строчными буквами со скобкой (например, а),
б), в). После строчных буквенных обозначений со скобкой подпункты начинают со
строчной буквы и отделяют точкой с запятой. Если подпункт состоит из нескольких
абзацев, то они отделяются друг от друга точками. Пункт может подразделяться на
абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет
ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт. Абзац следует
начинать с прописной буквы, а последнюю строку абзаца заканчивать точкой.

В постановляющей
(распорядительной) части правового акта в повелительной форме указывается, как
правило, кому, в какой срок и какие действия предписывается исполнить.

Исполнители могут
указываться обобщенно, например:

«Руководителям
структурных подразделений аппарата Правительства Тверской области…».

Предписываемое
действие выражается глаголом в неопределенной форме: «разработать»,
«обеспечить», «подготовить», «организовать», «зачислить», «возложить»,
«предоставить» и т.п.

Не допускается
формулировка конкретных заданий без установления соответствующего срока
исполнения.

Как правило, в
предпоследнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается
контроль за исполнением правового акта и срок предоставления отчета об
исполнении правового акта.

Если текст правового
акта имеет несколько страниц, то они нумеруются, начиная со второй, арабскими
цифрами по центру верхнего поля листа.

38. Правовые акты
подписываются Губернатором Тверской области либо (в случаях, определенных Уставом Тверской области) должностным лицом, исполняющим
обязанности Губернатора Тверской области.

39. Список рассылки
правового акта составляется исполнителем.

При формировании
списка рассылки указываются должностные лица, наименования исполнительных
органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций (перечень
конкретных адресатов, которым в правовом акте предписывается осуществление
определенных действий). Список рассылки печатается шрифтом Times New Roman № 12 в нижней части листа согласования выше
отметки об исполнителе.

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального архивного агентства
от 22 мая 2019 г. № 71

Правила делопроизводства
в государственных органах, органах местного самоуправления

I. Общие положения

1.1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства) разработаны в соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).

1.2. Правила делопроизводства разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления.

1.3. Действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления (далее – государственные органы, органы местного самоуправления).

1.4. Требования Правил делопроизводства применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций устанавливается в государственном органе, органе местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»^[1].

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»^[2].

Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»^[3].

1.8. На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления (далее – инструкция по делопроизводству) после ее согласования^[4]:

федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

1.9. В органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (далее – СЭД), может применяться инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления.

1.10. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

1.11. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее – Служба делопроизводства). При его отсутствии обязанности по ведению делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника).

Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее – делопроизводитель подразделения).

В территориальных органах федерального государственного органа в субъектах Российской Федерации и органах, подведомственных государственному органу субъекта Российской Федерации, организация и ведение делопроизводства осуществляются Службой делопроизводства или государственным служащим (работником), назначенным ответственным за ведение делопроизводства правовым актом соответствующего государственного органа.

1.12. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и определяющего наименование Службы делопроизводства, ее структуру, задачи и функции.

Должностные обязанности специалистов Службы делопроизводства и делопроизводителей подразделений государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.14. Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления.

1.15. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации^[5].
 

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2.2. В государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.3. СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[6].

2.4. Документы государственного органа, органа местного самоуправления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, подлежит согласованию с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства^[7].

2.5. Документы государственного органа, органа местного самоуправления оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации^[8], герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления в соответствии с муниципальными правовыми актами, на листах бумаги формата А4.

2.6. Бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016^[9] и утверждаются в составе инструкции по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

2.7. Состав реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016^[10].

2.8. Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

2.9. Проекты документов, подготовленных государственным органом, органом местного самоуправления подлежат согласованию.

Согласование проекта документа в государственном органе, органе местного самоуправления оформляется визой руководителя структурного подразделения или иного уполномоченного должностного лица.

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

Согласование проекта документа, созданного в государственном органе, органе местного самоуправления, с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом, письмом о согласовании, а также, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, в форме заключений, отзывов, поправок^[11].

2.10. Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им должностного лица.

Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа государственного органа, органа местного самоуправления, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации^[12].

В СЭД государственного органа, органа местного самоуправления могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.

2.11. На документах, утверждаемых правовыми актами государственного органа, органа местного самоуправления или руководителем государственного органа, органа местного самоуправления (иным уполномоченным им должностным лицом), оформляется гриф утверждения.

2.12. В необходимых случаях собственноручная подпись руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица заверяется печатью государственного органа, органа местного самоуправления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления).

2.13. Особенности подготовки отдельных видов документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.
 

III. Организация документооборота

3.1. В процессе документооборота обеспечивается:

• прием и первичная обработка входящих документов;

• предварительное рассмотрение входящих документов;

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• рассмотрение документов руководством;

• доведение документов до исполнителей;

• подготовка проектов документов;

• согласование проектов документов;

• подписание проектов документов;

• определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

• обработка и отправка исходящих документов.

3.2. Электронный документооборот государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется с использованием СЭД.

Информационные системы государственного органа, органа местного самоуправления, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

3.3. Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводители подразделений, а также работники государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).

3.4. Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер. Структура регистрационного номера документа определяется инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

При включении в СЭД проектов документов, подготовка которых осуществляется государственным органом, органом местного самоуправления, им присваивается учетный внутрисистемный номер.

3.5. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.

3.6. В документообороте государственного органа, органа местного самоуправления выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются:

• документы органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы территориальных органов государственного органа в субъектах Российской Федерации (при их наличии);

• документы организаций;

• парламентские запросы и ответы на них;

• запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления и ответы на них;

• обращения граждан, организаций, запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них;

• документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

3.7. Доставка и отправка документов в государственном органе, органе местного самоуправления осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее – Портал государственных услуг).

3.8. Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством МЭДО, осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота^[13].

3.9. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляется Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления. Прием и первичная обработка запросов граждан, организаций о предоставлении государственных (муниципальных) услуг может осуществляться иным структурным подразделением государственного органа, органа местного самоуправления.

3.10. Все поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:

• проверку правильности доставки документов;

• проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

• вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);

• проверку целостности входящих документов, включая приложения;

• уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

3.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства.

3.12. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й – приобщается к входящему документу, и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

3.13. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

• с отметкой «Лично» – непосредственно адресату;

• с грифами ограничения доступа – в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

3.14. Документы, поступающие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства.

3.15. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления.

3.16. Электронные документы, поступившие от других организаций и граждан по электронной почте, посредством СЭД, МЭДО, через сайт государственного органа, органа местного самоуправления в сети «Интернет», Портал государственных услуг принимаются Службой делопроизводства или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, о предоставлении государственных (муниципальных) услуг.

3.17. Порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации^[14], за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, установлен Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия^[15] и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию.

3.18. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

3.19. Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

3.20. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях.

3.21. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства в СЭД, иной информационной системе или ином структурном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, если на него возложены обязанности по регистрации и организации работы с отдельными видами документов.

3.22. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день, если законодательством Российской Федерации не установлено иное.

3.23. Сведения о входящем документе вносятся в ЭРК СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.

3.24. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.

3.25. В целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД государственного органа может использоваться штриховое кодирование.

3.26. Регистрация (учет) электронных документов в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления – участника МЭДО осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, учитывающей требования, установленные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере межведомственного электронного документооборота^[16].

3.27. Документы на иностранных языках, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления после регистрации в Службе делопроизводства передаются в соответствующее подразделение или работнику государственного органа, органа местного самоуправления для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения.

3.28. Документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления подлежат предварительному рассмотрению в целях распределения документов на документы, требующие рассмотрения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, заместителями руководителя государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в государственном органе, органе местного самоуправления может быть конкретизирован в инструкции по делопроизводству.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы передаются руководству на рассмотрение незамедлительно.

3.29. Результаты рассмотрения документа руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюций (поручений).

Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).

3.30. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей – по месту нахождения ответственного исполнителя) или остаются в Службе делопроизводства и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.31. Структурные подразделения (работники) государственного органа, органа местного самоуправления, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его ЭРК в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления и организуют работу с документом.

3.32. После принятия руководителем решения по исполнению документа, поступившего по МЭДО, для информирования организации-отправителя Службой делопроизводства должно быть сформировано уведомление о принятии документа к исполнению, а в случае смены ответственного исполнителя (исполнителя) в ходе исполнения документа – уведомление об изменении хода исполнения^[17].

3.33. Документы, подготовленные в государственном органе, органе местного самоуправления, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, включаются в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.

При включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.

Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.34. Перед включением исходящих документов в СЭД Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

3.35. Включение исходящих документов, созданных на бумажном носителе, и их регистрация в СЭД осуществляются в день их подписания или на следующий рабочий день.

3.36. При регистрации документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД отправителя должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[18].

3.37. ЭРК, созданная в СЭД при подготовке проекта документа, при регистрации исходящего документа дополняется сведениями об исходящем документе.

Отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, подписанные руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом, включенные и зарегистрированные в СЭД.

3.38. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи^[19], при отправке спецсвязью – в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам спецсвязи.

3.39. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

3.40. Отправка документов по МЭДО должна осуществляться в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[20].

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

3.41. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.42. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

3.43. Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

3.44. Решение о способе доставки документа адресату принимается исполнителем по согласованию со Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

3.45. Ответы на обращения граждан, организаций направляются заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме^[21].

3.46. По выбору заявителей государственный орган, орган местного самоуправления предоставляет информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, независимо от формы или способа обращения заявителей, за исключением случаев, если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности^[22].

3.47. Государственный орган, орган местного самоуправления обязан предоставлять по выбору заявителей информацию в форме электронных документов посредством Портала государственных услуг в соответствии с Федеральным законом «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации не установлено иное.

3.48. На поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления обращение гражданина, организации, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен на официальном сайте государственного органа, органа местного самоуправления в сети «Интернет»^[23].

3.49. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — входящих документов.

3.50. Правильно оформленные и согласованные с заинтересованными лицами, проекты правовых актов передаются на подпись руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу.

3.51. Подписанные правовые акты (постановления, решения, приказы, распоряжения) регистрируются в день подписания или на следующий рабочий день.

В виде электронных копий правовые акты государственного органа, органа местного самоуправления включаются в СЭД государственного органа, за исключением правовых актов, содержащих сведения ограниченного доступа.

3.52. Подлинники правовых актов формируются в дела на основании номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с пунктами 6.23–6.24 Правил делопроизводства.

Исполнители и лица, назначенные в качестве исполнителей, должны быть проинформированы о подписанных приказах, распоряжениях.

3.53. Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, совещательных, методических, представительных и иных постоянных или временных органов регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями (иными работниками, в должностные обязанности которых входит ведение делопроизводства соответствующего органа), по каждому виду протоколов отдельно.

3.54. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа или размещаются на электронном информационном ресурсе государственного органа, органа местного самоуправления.

3.55. Внутренние документы на имя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, заместителей руководителя, руководителя (руководителей) структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии таких возможностей в СЭД) – в подразделении, подготовившем документ.

3.56. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, в том числе, подлинникам и копиям, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

3.57. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, иных регистрационно-учетных форм.

3.58. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.59. Данные о количестве документов обобщаются (с нарастающим итогом), анализируются и представляются руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера с установленной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год).
 

IV. Управление документами в системе электронного документооборота

4.1. Доступ к работе в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления должны иметь только зарегистрированные пользователи.

4.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.

4.3. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством государственного органа, органа местного самоуправления или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования.

4.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа^[24];

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа; 24

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) дата поступления документа;

7) входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14) срок исполнения документа;

15) индекс дела по номенклатуре дел;

16) сведения о переадресации документа;

17) отметка о контроле;

18) гриф ограничения доступа к документу;

19) сведения об электронной подписи;

20) результат проверки электронной подписи^[25];

21) электронный адрес корреспондента;

22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

4.5. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации — адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа^[26];

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

количество листов основного документа;

9) индекс дела по номенклатуре дел;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) подразделение – ответственный исполнитель документа;

13) сведения об электронной подписи;

14) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

15) электронный адрес корреспондента;

16) способ доставки документа адресату.

4.6. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе^[27]:

1) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

2) наименование вида документа60;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) гриф ограничения доступа к документу;

6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

9) подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) индекс дела по номенклатуре дел;

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

14) отметка о контроле;

15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

4.7. При включении в СЭД обращений граждан, организаций и ответов на обращения в ЭРК вносятся следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2) наименование организации — адресата;

3) дата обращения гражданина, организации;

4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

6) дата поступления обращения гражданина, организации;

7) входящий регистрационный номер;

краткое содержание обращения гражданина, организации;

9) количество листов основного документа;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

13) срок исполнения документа;

14) индекс дела по номенклатуре дел;

15) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации

16) отметка о контроле;

17) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

18) результат проверки электронной подписи^[28];

19) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

20) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

21) вопрос по тематическому классификатору;

22) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

4.8. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах, обращений граждан, организаций в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

4.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.

4.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

• классификаторы: корреспондентов, видов документов, структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления;

• справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).
   

V. Контроль исполнения документов (поручений)

5.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

5.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

• исполнения документов (поручений) по существу – руководителем, иными должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;

• сроков исполнения документов (поручений) – Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления или иным структурным подразделением, на которое возложена эта функция.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

5.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации»^[29].

5.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

• постановку документов (поручений) на контроль;

• проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

• снятие с контроля документов (поручений);

• учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

• информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

5.5. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.

5.6. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа^[30].

Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

5.7. Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день^[31].

5.8. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

5.9. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

• установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);

• с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

• без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

• «весьма срочно» – в течение одного-двух дней;

• «срочно» – в 3-дневный срок;

• «оперативно» – в 10-дневный срок;

• остальные – в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами.

5.10. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

5.11. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

5.12. В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

5.13. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД или с использованием электронной почты.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

5.14. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (докладную (служебную) записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1-го месяца срока, отведенного на исполнение поручения.

Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства.

Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием Службы делопроизводства.

5.15. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

5.16. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.

Решение об исполнении документа (поручения), не требующего направления ответа, принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства.

Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

5.17. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

5.18. Служба делопроизводства анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю государственного органа, органа местного самоуправления и руководителям структурных подразделений отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, по отдельным исполнителям.

5.19. Государственные органы, органы местного самоуправления ежемесячно представляют в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям^[32].
  

VI. Документальный фонд государственного органа,
органа местного самоуправления

6.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, образуют документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления.

6.2. Государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[33].

6.3. Государственные органы Российской Федерации и государственные органы субъектов Российской Федерации, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.

6.4. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве государственный орган, орган местного самоуправления разрабатывает и утверждает номенклатуру дел.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

6.5. Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

6.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, определяющим деятельность государственного органа, органа местного самоуправления, положением о государственном органе (органе местного самоуправления), регламентом государственного органа (органа местного самоуправления), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

6.7. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

6.8. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводная) составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений (направлений деятельности) по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях^[34] (далее – Правила хранения 2015 г.).

6.9. Наименованиями разделов номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления являются наименования структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов^[35].

6.10. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после согласования проекта номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа, органа местного самоуправления и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) федерального государственного архива^[36], ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[37] или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям^[38].

В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям и утверждению.

6.11. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства;

2-й экземпляр передается в архив государственного органа, органа местного самоуправления в качестве учетного документа;

3-й экземпляр передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления.

В качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления.

В структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.

6.12. В конце каждого года номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления уточняется и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления.

6.13. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1-го января следующего календарного года.

В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел составляется, согласовывается в порядке, установленном в соответствии с пунктами 6.8-6.10 Правил делопроизводства, и утверждается заново.

6.14. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях — копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

6.15. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Службу делопроизводства. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в соответствии с пунктом 6.10 Правил делопроизводства, и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления.

6.16. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

6.17. Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления хранится в Службе делопроизводства до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления.

6.18. Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и формируется в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

6.19. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

а) номинальный – название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) авторский – наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

в) корреспондентский – наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

г) предметно-вопросный – краткое содержание документов дела;

д) хронологический – дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;

е) географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ж) указание на копийность документов дела.

6.20. Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

6.21. Сроки хранения документов (графа 4 номенклатуры дел) устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, типовым перечнями архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

6.22. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений

государственного органа, органа местного самоуправления.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

6.23. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

• в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

• приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

• в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел.

• документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

• в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

• факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

• в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

• в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

• документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

6.24. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами.

Постановления, решения, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности^[39].

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.25. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23,6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

6.27. Формирование и хранение дел до передачи их в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется структурным подразделением и/или Службой делопроизводства, электронных дел – в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.

6.28. Дела на бумажном носителе в структурных подразделениях размещаются в шкафах, сейфах, в Службе делопроизводства – в шкафах, на стеллажах.

Дела должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел для обеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

6.29. Дела, находящиеся на оперативном хранении в Службе делопроизводства, выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству.

Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.

6.30. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

6.31. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

6.32. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

6.33. В целях установления фактического наличия документов и дел делопроизводителями подразделений и Службой делопроизводства должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

• перед передачей документов в архив государственного органа, органа местного самоуправления;

• при перемещении дел;

• при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;

• при реорганизации и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления или структурного подразделения.

По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются заместителю руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, курирующему проверяемое структурное подразделение.

6.34. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

6.35. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом руководителем Службы делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в Службе делопроизводства и структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив государственного органа, органа местного самоуправления при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.
 

VII. Подготовка документов к передаче на хранение
в архив государственного органа; выделение к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения

7.1. Ежегодно Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводителями подразделений совместно с экспертной комиссией государственного органа, органа местного самоуправления (далее — ЭК) проводится экспертиза ценности документов.

7.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

• отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления;

• отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, правильность определения сроков хранения дел.

7.3. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения в соответствии с пунктами 7.17-7.21 Правил делопроизводства.

7.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

7.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления приказом руководителя создается экспертная комиссия, центральная экспертная комиссия (ЭК, ЦЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, утверждаемом правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

7.6. По результатам экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

7.7. Описи дел в структурных подразделениях составляются под методическим руководством Службы делопроизводства и архива государственного органа, органа местного самоуправления по формам, установленным Правилами хранения 2015 г.^[40].

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив государственного органа, органа местного самоуправления такие дела не передаются.

Описи дел структурных подразделений составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, научно-техническая документация).

Основой составления описей дел структурных подразделений является номенклатура дел.

7.8. При составлении описей дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

• порядок нумерации дел в описи – валовый;

• графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

• при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

• графа описи дел «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.

В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

7.9. В опись электронных дел, документов включается приложение к описи – реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

7.10. Описи дел структурного подразделения изготавливаются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и руководителем Службы делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Один экземпляр описи дел структурного подразделения передается вместе с делами в архив государственного органа, органа местного самоуправления второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив государственного органа, органа местного самоуправления также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

7.11. Оформление дел на бумажном носителе, предназначенных для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления, осуществляется в соответствии с пунктами 4.19-4.30 Правил хранения 2015 г.

7.12. Подготовка электронных документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктом 4.34 Правил хранения 2015 г. структурным подразделением государственного органа – пользователем соответствующей информационной системы совместно со Службой делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы.

7.13. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

• преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

• формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;

• формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

• формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

• миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не по информационно-коммуникационным каналам;

• проверка воспроизводимости электронных документов;

• проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

• формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

7.14. Дела передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с графиком передачи документов, согласованным с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденным руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом.

Прием-передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктами 4.33–4.34 Правил хранения 2015 г.

7.15. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственного органа делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их в Службу делопроизводства государственного органа.

7.16. На основе предложений структурных подразделений Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, установленной Правилами хранения 2015 г.^[41].

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами хранения 2015 г.

7.17. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

7.18. Дела с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

7.19. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после утверждения ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.

7.20. Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью работника Службы делопроизводства.

7.21. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

7.22. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

---

[1] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454) (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

[2] Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2018, № 1, ст. 7) (далее – Федеральный закон № 8-ФЗ).

[3] Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2019, № 14, ст. 1461).

[4] Пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 (далее – Правила хранения 2007 г.) (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный номер 9059, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» от 14 мая 2007 г. № 20), с изменениями, внесенными приказом Минкультуры России от 16 февраля 2009 г. № 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный номер 13893, «Российская газета» от 20 мая 2009 г. № 89).

[5] Федеральные законы № 8-ФЗ, от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 52, ст. 6217; 2018, № 1, ст. 7).

[6] Подпункт 4 пункта 6 Положения о Росархиве.

[7] Абзац 12 подпункта 4 пункта 9 Указа Президента Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).

[8] Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).

[9] Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с Изменением № 1). – М.: Стандартинформ, 2018 (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

[10] Разделы 3 «Общие требования к созданию документов», 4 «Реквизиты документа», 5 «Оформление реквизитов документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016.

[11] Статья 26.4 Федерального закона от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 42, ст. 5005; 2019, № 42, ст. 5801) (далее – Федеральный закон № 184-ФЗ).

[12] Статьи 5, 6 Федерального закона от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2016, № 1, ст. 65; 2016, № 26, ст. 3889) (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ); постановления Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 8, ст. 1027; 2018, № 49, ст. 7600); от 25 июня 2012 г. № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 27, ст. 3744; 2018, № 36, ст. 5623); от 25 августа 2012 г. № 852 «Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 36, ст. 4903; 2017, № 44, ст. 6523); от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2015, № 1, ст. 284; 2018, № 49, ст. 7600) (далее – постановление № 1494).

[13] Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314).

[14] Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 15, ст. 2293).

[15] Постановление № 1494.

[16] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[17] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[18] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[19] Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с изменениями, внесенными приказами Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. № 61 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545); от 13 ноября 2018 г. № 619 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 марта 2019 г., регистрационный № 54090); от 27 марта 2019 г. № 106 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 июня 2019 г., регистрационный № 54893).

[20] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[21] Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.

[22] Федеральный закон № 63-ФЗ; пункты 2, 3 Правил осуществления взаимодействия в электронной форме граждан (физических лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 9 июня 2016 г. № 516 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 25, ст. 3803).

[23] Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.

[24] Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

[25] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

[26] Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

[27] Конкретный состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.

[28] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

[29] Указ Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 14, ст. 1880).

[30] Статья 191 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2019, № 12, ст. 1224).

[31] Статья 193 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2019, № 12, ст. 1224). В федеральных органах исполнительной власти, в соответствии с пунктом 6.1.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением № 30, если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

[32] Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 17, ст. 2545). Информацию о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций представляют также органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, иные организации, осуществляющие публично значимые функции.

[33] Пункт 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19).

[34] Приложения №25, № 26 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 10 сентября 2015 г.).

[35] В органах местного самоуправления допускается разработка номенклатур дел функционального типа, систематизация документов в которых осуществляется в соответствии с направлениями деятельности.

[36] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 62 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 июня 2018 г., регистрационный № 51357; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 7 августа 2018 г.).

[37] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 63 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 августа 2018 г., регистрационный № 51794; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 7 августа 2018 г.).

[38] Пункт 4.18. Правил хранения 2015 г.

[39] В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный № 18380), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2016 г. № 403 «О внесении изменений в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный № 41414), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

[40] Приложения № 23, № 24 к Правилам хранения 2015 г.

[41] Приложение № 21 к Правилам хранения 2015 г.

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Инструкция по делопроизводству правительства рф

Инструкция по делопроизводству правительства рф

Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция по делопроизводству правительства рф (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты